Cerintele fata de documente prin metoda

Cerintele principale fata dedactelografierii

documentele dactilografiate sint stabilite de
Standartul de Stat 6.39-72 , partea a 2-a.

Pentru reducerea timpului de dactilografiere se aplica tabularea. In

Standartul de Stat 6.39-72 e stabili ca pentru dactilografierea
documentelor se folosesc 8 pozitii standard ale tabulatorului:

De la pozitia a 5-a a tabulatorului se

In pozitia 0 se tiparesc elementele : tiparesc elementele apobrat secret
denumirea institutiei , confindential.
departamentul , etc

In pozitia 1 se foloseste pentru In pozitia 6 se tipareste semnatura

aliniat

Pozitia 2 3 7 se stabileste pentru

imprimarea formularelor cu texte-
sablon , tabelelor, si la intocmirea De la pozitia a 4-a se tipareste
textelor. destinatarul si nr paginii.

Incadrarea textului in pagina

Prima conditie de realizare estetica a unei lucrari o constituie incadrarea
corespunzatoare in pagina.Pagina nu trebuia sa fie prea incarcata , cu rinduri
inghesuite si margini mici , fara aliniate.Trebuie evitata greseala care multi
incepatori o comit de a lasa o margine prea mare in stinga . Marginile de sus si
de jos trebuie sa fie sufficient de mari ambele. La inceputul lucrarii selasa
margine mai mare. La finele lucrarii cu constinuare este ocupat de numarul
paginii care se scrie la mijlocul paginii.
 Tastatura
Tastatura unui calculator este asemntoare cu cea a unei maini de scris obinuite i are
rolul de a permite introducerea datelor n calculator prin apsarea tastelor. Tastatura este
component hardware a calculatorului ce permite utilizatorului s introduc date prin apsarea unor taste.
Cele mai folosite tastaturi sunt cele QWERTY. Denumirea vine de la primele sase taste de pe rndul al
treilea. Tastatura este probabil cel mai vechi dispozitiv de intrare, ea existnd nainte de aparitia
monitoarelor si evident nainte de aparitia mouse-ului. Fiecare tast are asociat un numr de identificare
care poart denumirea de cod de scanare. La apsarea unei taste, tastatura trimite sistemului de calcul
codul de scanare corespunztor tastei respective (un numr ntreg de la 1 la n - numrul de taste). La
primirea codului de scanare de la tasttaur, calculatorul face conversia ntre numrul primit si codul ASCII
corespunztor. Tastatura retine nu numai apsarea unei taste, dar si eliberarea acesteia, fiecare actiune fiind
nregistrat separat. Conine trei categorii mari de taste:a) Tastele alfanumerice conin: taste
alfabetice (AZ), numerice (09) i tastele cu caractere speciale (., ,, / etc.). Pentru a
obine litera mare se tasteaz Shift i litera mic n acelai timp sau se blocheaz tasta
special Caps Lock (se aprinde ledul corespunztor). Caracterele speciale scrise pe tastele
numerice se obin n acelai mod ca literele mari(Shift + tasta). Caracterele numerice se mai
pot obine prin utilizarea tastaturii numerice aflate n partea dreapt avnd grij s fie
acionat tasta special Num Lock (se aprinde ledul corespunztor).b) Tastele funcionale
sunt dispuse pe primul rnd al tastaturii, au scris pe ele F1F12 i au diferite funcii n
diferite produse soft.

c) Tastele speciale sunt folosite, n general pentru:

- Esc (Escape) ntreruperea unei aciuni;

- Tab saltul la urmtoarea zon;

- Ctrl (Control) i Alt sunt utilizate n combinaie cu alte taste pentru obinerea
diferitor efecte (Ex.: Ctrl+Alt+Del = reseteaz calculatorul);

- Caps Lock blocarea tastaturii alfabetice pe litere mari (Capitals);

- Backspace tergerea caracterului aflat naintea poziiei curente a cursorului;

- Enter ncheierea mesajului dat calculatorului;

- Print Screen preluarea imaginii ecranului;

- Scroll Lock oprirea defilrii ecranului;

- Pause oprirea/pornirea execuiei unui program;

- Num Lock utilizarea tastaturii numerice ca atare (led aprins) sau ca tastatur special(led
stins);
- Tastele speciale de navigare:
o Insert mod de suprascriere;
o Delete tergerea caracterului pe care se gsete cursorul;
o Home mut cursorul la nceputul rndului;
o End - mut cursorul la sfritul rndului;
o PageUp - mut cursorul la nceputul paginii anterioare;
o PageDown - mut cursorul la nceputul paginii urmtoare.
 Lucrarile de corespondenta
Corespondenta este domeniul in care dactelografia isi gaseste o deosebita
schimbare. Scrierea si incadrarea in pagina a elementelor constituitive ale
lucrarilor de corespondenta se vor face conform urmatoarelor reguli:

Antetul este alcauit Adresa Numarul si data

din denumire si adresa destinatarului se constituie
unitatii emitente.El plaseaza mai jos de elementul principal
poate cuprinde si antet spre marginea de identificare si
mentiuni suplimentare. din stinga hirtiei. Ea evidenta a unei
cuprinde denumirea corespondente.Se
intreprinderii aplica in momentul
precedata de cuvintul expedierii.
catre sau numele
persoanei destinate.

Obiectul element
Textul este alcatuit din 3 Semnatura
foarte util care
elemente: scrisorile cuprind 2
usureaza operatia de
Introducerea se formuleaza semnaturi a
orientare si de clasare
dintr-o formulare scurta care conducatorului si a
a scrisorilor.Se noteaza
face legatura cu un fapt sefului care a emis
prin Ref: , exprima
anterior cunoscut de cei 2 scrisoarea
continutul pe scurt al
corespindenti.
documentului .
Tratarea cuprinde cuprinde
2 parti motivarea si
concluzia. Conta in
expunerea
problemeirespective.

Mijloace de copiere si multiplicare a documentelor

 Ca rezultat al cercetarilor s-a stabilit ca 96% din toata documentatia
urmeaza sa fie multiplicata in numar de 3-7 exemplare, iar 60% copiat
repetat .
La masina de
dactelografiat se poate
obtine un nr mic de copii
de aceea in asemenea
cazuri se folosesc
dispozitivele de
multiplicare.
Reprografia este totalitatea de
mijloace, procede de reproducere
imaginii originalului cu scopul de a
obtine copii fara a utiliza formele de
zetarie-tipar , bazate pe folosirea
purtatorilor care schimba proprietatile
fizico-chimice sub actiunea radiatiei .
Reprografia include diazografia
electrofotografia fotocopierea ,
Elementele
Titlul-.Titlurile se plaseaza simetric ,la
mijlocul spatiului ocupat de text . Titlul
simplu de dimeansiune mijlocie se scrie
in mod obisnuit pe un singur rind cu
majuscule. n celelalte cazuri
dimensiunea titlurilor difera in functie de
importanta elementelor constitutive
Tehnica de copiere-
multiplicare uneste doua
grupe de metode si
mijloace care se dezvolta
si se aplica interdependent
reprografia si poligrafia
operativa
Toate aceste mijloace de multiplicare
sunt foarte costisitoare mai des este
folosita poligrafia operative ,
imprimarea hectografica si
imprimarea-sablon , folosita p/u
documentele administrative care este
realizata cu ajutorul rotatoarelor.
lucrarii dactelografiate
Evidenierile.nafara de
subliniere,de scriere cu majuscule si
scrierea cu rosu-cind masina este
prevazuta cu panglica bicolora-
evidentierea unor elemente se poate face
prin
scrierea spaiala( cu un spatiu intre litere
si cu doua sau 3 intre cuvinte)
 Elementel
e lucrarii Acoladele-acoladele se
Citatele-citatele se scriu intre aplica cu ajutorul
ghilimele , Indicarea sursei
dactelogra parantezelor . btute
se face prin paranteze sau prin fiate una sau sub alta , la
trimitere in subsoulul paginii. distant de un interval .

Enumerarile termenii unei

enumeratii se scriu
in general cu spatii de alineat.
Daca eu sunt formati din mai multe
rinduri
acestea se scriu la interval de un
rind . ntre termenii enumerarii se
lasa interval
dublu .

Tabelele

Tabelele sunt de 2 feluri: Scrierea tabelului se face cu

Corpul este format din
ajutorul tambulatorului.
Linierea
Marginile la tabel mai
Capul cuprinde titlurile poate
Zecimal fi rubric , Simplu
multe Tambulatorul poate
orizontala fi :a care
pronuntate
si subtitlurile rubricilor , pot fi dispartite prin
reprezinta se
dimensiunea 2
unstabileste opreste carul
linii. Tabelele
Linierea sunt
se poatealcatuite
face cu tabelelor se face
Dacaneincadra
un tabel este formatIncadrate
din mai multe pagini sistem
dupa capul
lungimetabelului
, ea depinde
pe paginile numai
urmatoare la punctul
nu
Titlul se scrie cu creionul si din
se urmatoarele:
fixeaza virful si se face cu liniuta de
este obligatoriu,
te (fara cind coloanele sunt deperfectionat
numerotate
nr coloanelor
se de
trec
in raport
numai numerele la inceputul
lor.
majuscule sublinierea sau prin
liniatura) (cu liniatura) linia. cu tambulator
formatul hirtiei. metoda tabelara. coloanei
construit aume
p/u scrierea
 Exercitiile pentru perfectionarea
Fazele
Sede
vaantrenare cuprind toate literele alfabetului limbii romanestialiniatelor
si principalele
se semen
lasa la stinga
de punctuatie: virgule
de 8 diviziuni.
o margine
si punctul.
Incepind
degitatie
cu Exercitiile din aceasta
La inceputul
lasacategorie
asa cumconstau din repetarea
s-a procedat la
frazei respective timp
exercitiul 20 de 10 minute.Dimensiunea
, marginea din reduca a frazelor precedent
exercitiul permite scrierea
un lor intr-
un rind. Se va relua
dreapta nu vadeci
mai fiecare fraza de la capat. Celelalte
fi perfect exercitii
spatiu de 5 vor
bai. fiLacopiate
unele de citeva
aliniat ca la exercitiile ori. masini se poate realiza
precedente. Se va respecta in automat prin actionarea
general regula ca dupa sunetul concomitenta a minereului
clopotelului sa se scrie inca o de de rinduri si tastei de
silaba sau sa se termine cea eliberare a marginii.
inceputa.
 Estetica lucrrilor
dactilografiate.
Lucrarile dactilografiate trebuie nu numai s fie corect scrise,
ci i s satisfac anumite condiii de ordin estetic.
Scoaterea hirtiei copiative dintre
foile pe care s-a scris se poate
face printr-o singura miscare: se
tine cu o mina coltul din stinga-
sus al lucrarii, iar cu cealalalta se
apuca foile de hirtie copiativa de
partea de jos. Pentru a obtine
copii citete, ingrijite este
important a respecta anumite
cerinte.
Operaiuni pregtitoare pentru
dactilografierea unui document
Cerintele: Lovitura trebuie sa fie la
centrul tastei, egala, scurta, cu
vioiciune. La introducerea in masina
a unui nou complet ordinea de
organizare a plombaginei trebuie sa
corespunda ordinei copiilor, astfel
paginile completelor vor fi pestrite-
mult mai deschise, altele mai
inchise. Pentru a evita aceasta
plombagina se aranjeaza incepind
cu ultima foaie si se schimba dupa
8-10 utilizari. Scriind pe ambele
parti ale foii, hirtia-carbon se
foloseste in ordinea expusa mai sus.
E necesar de a atrage atentia la
incadrarea textului pe verso. Se va
lasa margine mare la dreapta.
Pentru aceasta se vor muta
marginarii in mod corespunzator.
 Scrierea la
masina
presupune
mai multe
etape

Introducerea Fixarea Fixarea

distantei
hirtiei marginilor
dintre rinduri

Fixarea marginilor se
face in raport de Fixarea distantei
Foaia de hirtie se ia cu mina
natura lucrarii si dintre rinduri
stinga si se introduce intre
formatul hirtiei. Ea depinde, de
variaza, la stinga, intre asemenea, de
sul si rezematorul hirtiei
2,5 si 5 cm (10-20 natura lucrarii.
( placa din spatele sulului).
diviziuni), si la dreapta
Se invirteste cu mina rotita
intre 0,8 si 1,2 cm Lucrarile pentru
sulului pina cind hirtia apare publicare se scriu
(3-5 diviziuni).
in fata acestuia. Daca hirtia la doua rinduri.
Marginea din stinga,
a fost introdusa strimb, se Celelalte lucrari
fiind de indosariere
elibereaza cu ajutorul
este deci, mai mare se scriu, in mod
eliberatorului hirtiei si apoi
decit cea din dreapta. obisnuit, la 1,5
se indreapta.
Daca se scrie pe sau la 1 rind. In
verso, se va avea grija
sa se lase, de data acest din urma
aceasta, margine mai caz se va lasa
mare la dreapta. intre aliniate
interval dublu.

Mijloace de intocmire a textelor

documentelor
Mijloacele de intocmire a textelor documentelor se clasifica dupa metoda de alcatuire a
documentelor.Variantele de ciorna a documentelor se alcatuesc de regula prin metoda de
manuscris
 Procesul de intocmire
include 2 etape:

De creatie Tehnica

intocmirea textelor a da forma uzuala a

si redactarea lor documentelor

Documentele
care se scriu In prezent in cel
Autobiografia;
mai raspindit
prin metoda de Cererile, Ancheta;
mijloc de
manuscris Chitantele;
Documente intocmire a
financiare; documentelor
Fisa de evidenta a este prin
cadrelor. dactelografiere

Mijloace tehnice de organizare in

In prezent sunt elaborate complete-tip
In functie de volumul de rotatii a
Componenta de mijloacede mijloace tehnice de organizare pentru

Mijloacele
procesul documentarii
tehnice de organizare pentru
tehnice pentru mecanizarea
documentelor sint stabilite citeva
urmatoarele diviziuni: expeditie ,
variante de complete
organizarii de mijloaace
, biroudocumentelor
sectoarele centralizate tipice
cancelarie arhiva, biblioteca de reprezinta o
totalitate de mijloace tehnice
tehnicedactilografiere,
de organizare, pentru mecanizarea
conditionata de consecutivitatea
de prelucrare a etc.
tehnologica
documentelor in aparatul de de intensitatea si volumul pregatirea
proceselor; de lucrari.
documentelor , copierea si
administrare si pentru
multiplicarea,expedierea,
locurile de munca ale unui
inregistrarea si organizarea
sir de categorii de
aparatului de evidenta si
functionari depinde de
informatie.