Regulile de redactare a textelor documentelor

Textele documentelor organizatorice i de dispoziie se ntocmesc n form de chestionar, tabele,

text coerent, precum i n form combinat a acestora.
La alctuirea textelor sub form de chestionar indicii se exprim prin substantiv la cazul
nominativ sau prin mbinri cu verb la persoana a doua, numrul plural, timpul prezent sau trecut "au
fost", "s-au aflat", "avei", "posedai". Caracteristicile, exprimate prin cuvinte trebuie s fie coordonate
cu denumirea indicilor.
Rubricile i rndurile tabelelor trebuie s conin titluri, exprimate prin substantive la cazul
nominativ. Subtitlurile rubricilor i rndurilor trebuie s fie coordonate cu titlurile.Dac tabelul e tiprit
pe mai multe pagini, rubricile tabelului se numeroteaz i pe paginile urmtoare se tipresc numai
numerele rubricilor.
Textul continuu coerent, ce conine mai multe hotrri sau concluzii, trebuie s fie sistematizat pe
capitole i puncte numerotate cu cifre arabe.
n documentele de dispoziie ale unitilor, ce activeaz n baza principiului conducerii unice,
precum i n documentele adresate administraiei, textul este redactat la persoana nti, numrul singular
("ordon", "propun", "rog").
n documentele de dispoziie ale organelor colegiale textul este redactat la persoana a treia,
numrul singular ("a hotrt", "hotrte", "a decis", "decide").n documentele de dispoziie ntocmite n
comun de cteva uniti textul se redacteaz la persoana nti, numrul plural ("am hotrt", "hotrm",
"am decis", "decidem").Textul procesului-verbal al edinei se redacteaz la persoana a treia numrul
singular ("s-a examinat", "au luat cuvntul", "s-a hotrt" sau "s-a decis").
Documentele ce stabilesc drepturi i obligaii (regulament, instruciune), precum i cele ce conin
descrierea sau atestarea faptelor (proces-verbal, certificat) snt redactate la persoana a treia, numrul
singular sau plural ("secia exercit funciile", "din componena asociaiei fac parte", "comisia a
stabilit")
Redactarea scrisorilor se face:
La persoana nti, numrul plural ("expediem spre examinare", "rugm s ne expediai"),
la persoana nti, numrul singular ("consider necesar", "rog s alocai"),
la persoana a treia numrul singular ("ministerul e de acord", "comitetul executiv consider posibil").
 Cerinele fa de documentele ntocmite cu ajutorul calculatorului

Textele documentelor se tipresc pe blanchete de formatul A4 la interval de 1,5 rnduri, iar pe

cele de formatul A5 la interval de un rnd.Se admite tiprirea la intervale de dou rnduri a textelor
pregtite pentru imprimare tipografic.
Elementele (cu excepia textului) compuse din cteva rnduri se tipresc la interval de un rnd.
Prile componente ale elementelor "Destinatarul", "Parafa, aprobrii", "Parafa coordonrii" se tipresc la
intervale de 1,5"2 rnduri. 4.3. Elementele documentului se tipresc la intervalul de 2"3 rnduri.
Denumirea tipului documentului se tiprete cu majuscule.
Numele i prenumele n elementul "Semntura" se tiprete la nivelul ultimului rnd al denumirii
funciei.
. Lungimea. maximal a elementelor alctuite din mai multe rnduri este de 28 semne.n cazul
cnd textul depete 150 semne (5 rnduri) el se prelungete pn la limita marginii din dreapta. La sfritul
titlului nu se pune punct. La tiprirea documentelor se folosesc opt poziii standard ale tabulatorului:
de la extrema marginii din stnga se tipresc urmtoarele elemente: "Data", "Locul ntocmirii
sau editrii", "Titlu textului", "Textul" (fr alineate), "Meniuni privind anexele", "Numele de familie al
executantului i numrul telefonului", "Meniune privind rezolvarea documentului i depunerea la dosar",
denumirile funciei n elementele "Semntura" i "Parafa de coordonare", semntura de certificare "Pentru
conformitate", precum i cuvintele "A EXAMINAT", "AU LUAT CUVNTUL", "S-A"HOTARIT",
"ORDON", "PROPUN";
- la intervalul de cinci semne de tipar ncepe alineatul n text;
la intervalul de 32 semne de tipar se plaseaz elementul "Destinatarul";
la intervalul de 40 semne de tipar se plaseaz elementul "Parafa de aprobare" i "Parafa de
limitare a accesului la document";
la nivelul de 48 de semne de tipar se plaseaz numele i prenumele semnatarului.
la nivelul de 56 semne de tipar se tiprete codul conform clasificatorului de documente
respective i pentru alctuirea tabelelor.
Poziiile tabulatorului 2, 3 i 7 se folosesc pentru ntocmirea tabelelor.
Prezena mai multor parafe de aprobare i coordonare impune, plasarea lor la acelai nivel n
rnduri verticale, ncepnd de la poziiile "0" i "5" ale tabulatorului.
n cazul cnd textul documentului conine note sau trimiteri la documentul, n baza cruia a fost
emis, cuvintele "Not" i "n baza" se tipresc de la poziia "0" a tabulatorului, iar textul ce se refer la ele -
la interval de un rnd.
La ntocmirea documentelor pe dou i mai multe pagini cea dea doua, precum i urmtoarele
trebuie numerotate.
Numerele paginilor se scriu cu cifre arabe, se plaseaz sus, la mijlocul lor, fr cuvntul "Pagin"
(p.) i semne de punctuaie.