Cerintele fata de documente prin metoda dactelografierii

Cerintele principale fata de documentele dactilografiate sint stabilite de Standartul de Stat 6.39-
72 , partea a 2-a.

Pentru reducerea timpului de dactilografiere se aplica tabularea. In Standartul de Stat 6.39-

72 e stabili ca pentru dactilografierea documentelor se folosesc 8 pozitii standard ale
tabulatorului:

De la pozitia a 5-a a tabulatorului se tiparesc

In pozitia 0 se tiparesc elementele : elementele apobrat secret confindential.
denumirea institutiei , departamentul , etc

In pozitia 1 se foloseste pentru aliniat In pozitia 6 se tipareste semnatura

Pozitia 2 3 7 se stabileste pentru imprimarea

formularelor cu texte-sablon , tabelelor, si la
intocmirea textelor. De la pozitia a 4-a se tipareste destinatarul si
nr paginii.

Incadrarea textului in pagina

Prima conditie de realizare estetica a unei lucrari o constituie incadrarea corespunzatoare in

pagina.Pagina nu trebuia sa fie prea incarcata , cu rinduri inghesuite si margini mici , fara
aliniate.Trebuie evitata greseala care multi incepatori o comit de a lasa o margine prea
mare in stinga . Marginile de sus si de jos trebuie sa fie sufficient de mari ambele. La
inceputul lucrarii selasa margine mai mare. La finele lucrarii cu constinuare este ocupat de
numarul paginii care se scrie la mijlocul paginii.
 Tastatura
Tastatura unui calculator este asemntoare cu cea a unei maini de scris obinuite i are rolul de a permite
introducerea datelor n calculator prin apsarea tastelor. Tastatura este component hardware a calculatorului
ce permite utilizatorului s introduc date prin apsarea unor taste. Cele mai folosite tastaturi sunt cele
QWERTY. Denumirea vine de la primele sase taste de pe rndul al treilea. Tastatura este probabil cel mai
vechi dispozitiv de intrare, ea existnd nainte de aparitia monitoarelor si evident nainte de aparitia mouse-
ului. Fiecare tast are asociat un numr de identificare care poart denumirea de cod de scanare. La
apsarea unei taste, tastatura trimite sistemului de calcul codul de scanare corespunztor tastei respective
(un numr ntreg de la 1 la n - numrul de taste). La primirea codului de scanare de la tasttaur,
calculatorul face conversia ntre numrul primit si codul ASCII corespunztor. Tastatura retine nu numai
apsarea unei taste, dar si eliberarea acesteia, fiecare actiune fiind nregistrat separat. Conine trei categorii
mari de taste:a) Tastele alfanumerice conin: taste alfabetice (AZ), numerice (09) i tastele cu caractere
speciale (., ,, / etc.). Pentru a obine litera mare se tasteaz Shift i litera mic n acelai timp sau se
blocheaz tasta special Caps Lock (se aprinde ledul corespunztor). Caracterele speciale scrise pe tastele
numerice se obin n acelai mod ca literele mari(Shift + tasta). Caracterele numerice se mai pot obine prin
utilizarea tastaturii numerice aflate n partea dreapt avnd grij s fie acionat tasta special Num Lock (se
aprinde ledul corespunztor).b) Tastele funcionale sunt dispuse pe primul rnd al tastaturii, au scris pe ele
F1F12 i au diferite funcii n diferite produse soft.

c) Tastele speciale sunt folosite, n general pentru:

- Esc (Escape) ntreruperea unei aciuni;

- Tab saltul la urmtoarea zon;

- Ctrl (Control) i Alt sunt utilizate n combinaie cu alte taste pentru obinerea diferitor efecte (Ex.: Ctrl+Alt+Del =
reseteaz calculatorul);

- Caps Lock blocarea tastaturii alfabetice pe litere mari (Capitals);

- Backspace tergerea caracterului aflat naintea poziiei curente a cursorului;

- Enter ncheierea mesajului dat calculatorului;

- Print Screen preluarea imaginii ecranului;

- Scroll Lock oprirea defilrii ecranului;

- Pause oprirea/pornirea execuiei unui program;

- Num Lock utilizarea tastaturii numerice ca atare (led aprins) sau ca tastatur special(led stins);
- Tastele speciale de navigare:
o Insert mod de suprascriere;
o Delete tergerea caracterului pe care se gsete cursorul;
o Home mut cursorul la nceputul rndului;
o End - mut cursorul la sfritul rndului;
o PageUp - mut cursorul la nceputul paginii anterioare;
o PageDown - mut cursorul la nceputul paginii urmtoare.
 Lucrarile de corespondenta

Corespondenta este domeniul in care dactelografia isi gaseste o deosebita schimbare. Scrierea si
incadrarea in pagina a elementelor constituitive ale lucrarilor de corespondenta se vor face
conform urmatoarelor reguli:

Antetul este alcauit din
denumire si adresa unitatii
emitente.El poate cuprinde si
mentiuni suplimentare.
Adresa destinatarului se
plaseaza mai jos de antet
spre marginea din stinga
hirtiei. Ea cuprinde
denumirea intreprinderii
precedata de cuvintul catre
sau numele persoanei
destinate.
Numarul si data
constituie elementul
principal de identificare
si evidenta a unei
corespondente.Se aplica
in momentul expedierii.

Obiectul element foarte util Textul este alcatuit din 3 elemente:

care usureaza operatia de
orientare si de clasare a
scrisorilor.Se noteaza prin
Ref: , exprima continutul pe
scurt al documentului .
Introducerea se formuleaza dintr-o Semnatura scrisorile
formulare scurta care face legatura cuprind 2 semnaturi a
cu un fapt anterior cunoscut de cei 2 conducatorului si a
corespindenti. sefului care a emis
scrisoarea
Tratarea cuprinde cuprinde 2 parti
motivarea si concluzia. Conta in
expunerea problemeirespective.

Incheerea consta dintr-o formulare

de salut sau multumire
 Mijloace de copiere si multiplicare a documentelor

Ca rezultat al cercetarilor s-a stabilit ca 96% din toata documentatia urmeaza sa fie
multiplicata in numar de 3-7 exemplare, iar 60% copiat repetat .

La masina de dactelografiat se
poate obtine un nr mic de copii
de aceea in asemenea cazuri se
folosesc dispozitivele de
multiplicare.
Tehnica de copiere-multiplicare
uneste doua grupe de metode si
mijloace care se dezvolta si se
aplica interdependent reprografia
si poligrafia operativa

Reprografia este totalitatea de mijloace,

procede de reproducere imaginii originalului cu
scopul de a obtine copii fara a utiliza formele de
zetarie-tipar , bazate pe folosirea purtatorilor
care schimba proprietatile fizico-chimice sub
actiunea radiatiei . Reprografia include
diazografia electrofotografia fotocopierea ,
termocopierea , etc.
Toate aceste mijloace de multiplicare sunt foarte
costisitoare mai des este folosita poligrafia
operative , imprimarea hectografica si
imprimarea-sablon , folosita p/u documentele
administrative care este realizata cu ajutorul
rotatoarelor.
 Elementele lucrarii dactelografiate

Titlul-.Titlurile se plaseaza simetric ,la
mijlocul spatiului ocupat de text . Titlul
simplu de dimeansiune mijlocie se scrie
in mod obisnuit pe un singur rind cu
majuscule. n celelalte cazuri
dimensiunea titlurilor difera in functie de
importanta elementelor constitutive
Evidenierile.nafara de
subliniere,de scriere cu majuscule si
scrierea cu rosu-cind masina este
prevazuta cu panglica bicolora-
evidentierea unor elemente se poate face
prin
scrierea spaiala( cu un spatiu intre litere
si cu doua sau 3 intre cuvinte)

Elementele
lucrarii
Acoladele-acoladele se
dactelografiate aplica cu ajutorul
Citatele-citatele se scriu intre parantezelor . btute
ghilimele , Indicarea sursei una sau sub alta , la
se face prin paranteze sau prin distant de un interval .
trimitere in subsoulul paginii.

Enumerarile termenii unei

enumeratii se scriu
in general cu spatii de alineat. Daca
eu sunt formati din mai multe rinduri
acestea se scriu la interval de un
rind . ntre termenii enumerarii se
lasa interval
dublu .
 Tabelele

Tabelele sunt de 2 feluri: Scrierea tabelului se face cu ajutorul

tambulatorului. Tambulatorul poate fi :

Incadrate
neincadrate
(fara liniatura) (cu liniatura) Zecimal reprezinta un
sistem perfectionat de Simplu care opreste
tambulator construit carul numai la punctul
aume p/u scrierea la inceputul coloanei
coloanelor de cifre

Corpul este format din mai multe

Capul cuprinde titlurile si rubric , dimensiunea se stabileste
subtitlurile rubricilor dupa lungime , ea depinde de nr
coloanelor in raport cu formatul
hirtiei.

Titlul se scrie cu majuscule Tabelele sunt alcatuite Linierea orizontala a

din urmatoarele: tabelelor se face cu
liniuta de sublinierea sau
prin metoda tabelara.

Marginile la tabel poate fi pronuntate , pot fi

dispartite prin 2 linii. Linierea se poate face cu
creionul si se fixeaza virful si se face linia.

Daca un tabel este format din mai multe pagini capul tabelului pe paginile urmatoare nu este obligatoriu, cind
coloanele sunt numerotate se trec numai numerele lor.
 Exercitiile pentru perfectionarea degitatie
Fazele de antrenare cuprind toate literele alfabetului limbii romanesti si principalele semen de punctuatie:
virgule si punctul. Exercitiile din aceasta categorie constau din repetarea frazei respective timp de 10
minute.Dimensiunea reduca a frazelor permite scrierea lor intr-un rind. Se va relua deci fiecare fraza de la
capat. Celelalte exercitii vor fi copiate de citeva ori.

Se va lasa la stinga o margine de 8

diviziuni. Incepind cu exercitiul 20 ,
marginea din dreapta nu va mai fi
perfect aliniat ca la exercitiile
precedente. Se va respecta in general
regula ca dupa sunetul clopotelului sa
se scrie inca o silaba sau sa se termine
cea inceputa. La inceputul aliniatelor se lasa asa
cum s-a procedat la exercitiul
precedent un spatiu de 5 bai. La
unele masini se poate realiza
automat prin actionarea
concomitenta a minereului de de
rinduri si tastei de eliberare a
marginii.
 Estetica lucrrilor
dactilografiate.
Lucrarile dactilografiate trebuie nu numai s fie corect
scrise, ci i s satisfac anumite condiii de ordin estetic.

Multiplicarea textelor e un procedeu

folosit cu scopul scrierii cu hirtie
copiativa. De obicei, se scot 6-7 copii,
dar numarul lor poate ajunge la 10-12
sau chiar mai mult. Cu cit hirtia e mai
subtire, cu atit numarul copiilor va fi
mai mare si calitatea mai buna. Pentru
astfel de copii se poate folosi o hirtie
speciala, subtire.

Scoaterea hirtiei copiative dintre foile pe

care s-a scris se poate face printr-o
singura miscare: se tine cu o mina coltul
din stinga- sus al lucrarii, iar cu cealalalta
se apuca foile de hirtie copiativa de
partea de jos. Pentru a obtine copii
citete, ingrijite este important a respecta
anumite cerinte.
Cerintele: Lovitura trebuie sa fie la centrul
tastei, egala, scurta, cu vioiciune. La
introducerea in masina a unui nou complet
ordinea de organizare a plombaginei trebuie
sa corespunda ordinei copiilor, astfel paginile
completelor vor fi pestrite- mult mai deschise,
altele mai inchise. Pentru a evita aceasta
plombagina se aranjeaza incepind cu ultima
foaie si se schimba dupa 8-10 utilizari. Scriind
pe ambele parti ale foii, hirtia-carbon se
foloseste in ordinea expusa mai sus. E
necesar de a atrage atentia la incadrarea
textului pe verso. Se va lasa margine mare la
dreapta. Pentru aceasta se vor muta
marginarii in mod corespunzator.
Operaiuni pregtitoare pentru
dactilografierea unui document
Scrierea la masina
Introducerea hirtiei
Foaia de hirtie se ia cu mina stinga
si se introduce intre sul si
rezematorul hirtiei ( placa din
spatele sulului). Se invirteste cu
mina rotita sulului pina cind hirtia
apare in fata acestuia. Daca hirtia
a fost introdusa strimb, se
elibereaza cu ajutorul
eliberatorului hirtiei si apoi se
indreapta.
presupune mai
multe etape
Fixarea marginilor
Fixarea marginilor se face in
raport de natura lucrarii si
formatul hirtiei. Ea variaza,
la stinga, intre 2,5 si 5 cm
(10-20 diviziuni), si la
dreapta intre 0,8 si 1,2 cm
(3-5 diviziuni). Marginea din
stinga, fiind de indosariere
este deci, mai mare decit
cea din dreapta. Daca se
scrie pe verso, se va avea
grija sa se lase, de data
aceasta, margine mai mare
la dreapta.
Fixarea distantei
dintre rinduri
Fixarea distantei dintre
rinduri depinde, de
asemenea, de natura
lucrarii. Lucrarile
pentru publicare se
scriu la doua rinduri.
Celelalte lucrari se
scriu, in mod obisnuit,
la 1,5 sau la 1 rind. In
acest din urma caz se
va lasa intre aliniate
interval dublu.
 Mijloace de intocmire a textelor documentelor

Mijloacele de intocmire a textelor documentelor se clasifica dupa metoda de alcatuire a

documentelor.Variantele de ciorna a documentelor se alcatuesc de regula prin metoda de manuscris

Procesul de intocmire
include 2 etape:

De creatie Tehnica

intocmirea textelor si a da forma uzuala a

redactarea lor documentelor

Documentele care Autobiografia;

se scriu prin Cererile, Ancheta; In prezent in cel mai
Chitantele; raspindit mijloc de
metoda de
Documente financiare; intocmire a
manuscris Fisa de evidenta a
documentelor este
cadrelor.
prin dactelografiere
 Mijloace tehnice de organizare in procesul
documentarii

Mijloacele tehnice pentru mecanizarea organizarii documentelor reprezinta o totalitate de

mijloace tehnice de organizare, conditionata de consecutivitatea tehnologica de intensitatea
si volumul de lucrari.

Componenta de mijloace tehnice de In functie de volumul de rotatii a

organizare pentru sectoarele
centralizate tipice de prelucrare a
documentelor in aparatul de
administrare si pentru locurile de
munca ale unui sir de categorii de
functionari depinde de organizarea
tehnologiei si volumul de lucrari
executate.
documentelor sint stabilite citeva variante
de complete de mijloaace tehnice pentru
mecanizarea proceselor; pregatirea
documentelor , copierea si
multiplicarea,expedierea, inregistrarea si
organizarea aparatului de evidenta si
informatie.

In prezent sunt elaborate complete-tip de mijloace

tehnice de organizare pentru urmatoarele
diviziuni: expeditie , cancelarie arhiva, biblioteca ,
birou de dactilografiere, etc.