1.

Introducere in activitatea de birotica

Definitie: “Birotica desemnează asistenţa în activităţile de birou furnizată de mijloace şi
proceduri ce fac apel la tehnici de informaţii, de telecomunicaţii şi de organizare
administrativă şi în general la tot ce concură la logistica biroului”.
Principalele domenii de aplicaţie şi componentele biroticii
Birotica foloseşte diferite tipuri de informaţii care circulă în birouri şi care pot fi
clasificate în patru categorii:
- texte (documente redactate de orice natură)
- date (informaţii numerice şi alfanumerice)
- imagini (informaţii vizuale, desene, fotografii)
- vocea (informaţii vocale sau sonore servind comunicării om-om sau om-maşină).
Birotica are aplicaţii în următoarele domenii:
- pregătirea documentelor - domeniul procesării textelor sau imaginilor
- schimbul de informaţii - domeniul telecomunicaţiilor de birou
- difuzarea documentelor - domeniul reprografiei
- clasarea, arhivarea şi accesul la dosare - domeniul
micrografiei automatizate
- planificarea activităţilor de birou - domeniul gestiunii sarcinilor şi timpului
- manipularea datelor numerice - domeniul programării informatice
- ajutor în luarea deciziilor - domeniul sistemelor interactive decizionale
- securitatea şi controlul activităţilor de birou - domeniul procedurilor administrative.
- conceperea posturilor de lucru şi a mediului ambiant al acestora - domeniul ergonomiei
şi al arhitecturii interioare a birourilor.
Sisteme birotice: -informatica- -tratarea textelor- -telecomunicatii de birou--arhivare si
acces--echipamente de birou- -securitate si control--reprografie
Piramida: tratare texte—microcalculatoare si telecomunicatii—sisteme de reprografie
Arhivare si acces la documente—organizarea posturilor de lucru birotice

Noile echipamente ce apar au drept caracteristică esenţială tendinţa de integrare a

diferitelor funcţii, astfel încât se prefigurează un “birou al viitorului”, dotat cu mobilier
ergonomic în care vom găsi un număr mic de echipamente multifuncţionale
Din ce în ce mai răspânditele laptop-uri, telefoanele mobile, posibilităţi facile şi flexibile
de lucru la distanţă schimbă însă obiceiurile şi viaţa.
Oamenii pot lucra acasă îmbinând ocupaţiile personale cu activităţi profesionale.
Un model de “birou al viitorului”, ar arăta astfel:
- masa de lucru şi scaunul sunt reglabile
- monitorul este plat, devenind opac atunci când este necesară protejarea informaţiei
afişate
- tastatura arată asemănător unui fluture, iar funcţionalitatea ei va fi limitată datorită
posibilităţii de transmitere vocală a comenzilor
- imprimanta color pentru birou va fi de format mare şi va putea fi partajată între
membrii echipei
- suprafaţa mesei de lucru va putea fi folosită pentru îndeplinirea diferitelor activităţi şi va
fi de dimensiuni reduse
- o staţie de comunicare va realiza legătura cu persoanele implicate în
desfăşurarea activităţilor.
2. Resurse hardware pentru activitatea de birotica
Resurse hardware. Structura unui sistem de calcul de tip PC
La începutul anilor 80 apar primele tipuri de microcalculatoare din familia calculatoarelor
personale (PC): APPLE, IBM, ATARI, AMIGA, etc.
Actualele PC-uri sunt de fapt microcalculatoare, sunt cele mai mici din punct de vedere al
gabaritului, dar în afară de ele există şi alte categorii de calculatoare:
A. Calculatoare mari şi puternice
B. Minicalculatoare, puternice din punct de vedere al capacităţii de calcul
C. Staţiile de lucru (workstations) care sunt calculatoare de mici dimensiuni ca şi PC-
urile dar foarte puternice din punct de vedere al puterii de calcul
Calculatorul propriu-zis cuprinde într-o casetă:
placa de bază (motherboard)--sursa de alimentare--unitatea de disc hard (fix, sau
Winchester) --unitatea sau unităţile de discuri flexibile (floppy)--unitate de CD (cititor de
CD, inscriptor de CD, DVD).
Din punct de vedere funcţional se disting următoarele blocuri:
- Unitatea centrală de prelucrare (UCP), - Memoria
- Dispozitivele de intrare-ieşire (I/E)
Placa sistem cuprinde: unitatea centrală, memoria, conectori, adaptoare standard.
Unităţile (dispozitivele) de intrare - ieşire
 a) Tastatura
b) Sistemul video
Din punct de vedere hardware, sistemul video se compune din:
- monitorul TV (Display sau Screen)
- adaptorul video.
c) Discuri magnetice
d) mouse f) plotter g) imprimanta e) scanner(Scannerele de
imagini convertesc fotografii, desene, text în fişiere numerice care pot fi prelucrate cu
programe specifice.) resurse de memorie
Elemente de multimedia: compact discuri, plăci de sunet.
Unitatea de compact disc (CD)
-         CD-ROM (Compact Disk-Read Only Memory)
-         WORM (Write Only Read Many)
-         WMRM (Write Many Read Many)
Placa de sunet
Aparatele fotografice digitale
3. Resurse software
  Sistemul de operare (SO) al calculatorului. Principalele funcţii ale sistemului de
operare sunt:
- interpretarea şi executarea comenzilor monitor
- încărcarea, lansarea în execuţie şi controlul execuţiei
programelor
- comanda şi controlul dispozitivelor periferice, gestiunea
fişierelor pe disc
- diagnosticarea, semnalarea şi tratarea erorilor.
- prestarea de servicii utilizatorului prin apelarea de funcţii sistem.
Programe utilitare
Printre cele mai cunoscute utilitare disponibile pe calculatoarele personale se numără:
Norton Utilities, XTGold, PC Tools, DOS Navigator.
Sistemele de operare de tip GUI (Graphical User Interface - interfaţă grafică utilizator),
au restrâns mult aria de folosire a produselor enumerate.
Pachete de programe specifice orientate spre diverse aplicaţii: baze de date, editare şi
procesare texte, tehnoredactare, proiectare inginerească etc.
Tratarea textelor
Prin tratarea textelor se înţelege procesul de producere de documente redacţionale, de la
crearea de către autor, prin manuscris sau dictare, înregistrarea pe un echipament
specializat, manipularea, editarea, arhivarea şi reproducerea şi până la distribuirea
documentului final
Etapele procesului de tratare a textelor
A. Crearea şi înregistrarea textului
În aşteptarea momentului (de altfel nu foarte îndepărtat) în care progresul
tehnologic va permite recunoaşterea vocală, deci comunicarea vocală directă om-maşină,
în prezent se folosesc trei metode:
- manuscrisul: creat de autorul textului
- dictarea pentru o stenografă
- dictarea pentru un dictafon care realizează o înregistrare magnetică utilizată
ulterior de o dactilografă pentru tipărirea textului.
B. Manipularea şi editarea textului
Manipularea textului se referă la următoarele aspecte:
- modificări în conţinutul textului:
- ştergere şi corectare de caractere
- suprimarea de cuvinte, fraze sau paragrafe
- inserarea de cuvinte, fraze sau paragrafe
- substituirea unor părţi din text
- deplasarea liniilor, paragrafelor dintr-o parte în alta a textului
- stabilirea formei de prezentare a textului:
- tabelarea automată
- cadrarea marginilor
- centrarea automată a titlurilor
- îngroşarea, înclinarea, sublinierea automată
- alinierea coloanelor la stânga, la dreapta sau la virgula zecimală
- despărţirea semiautomată a cuvintelor la capătul liniei
- alte funcţii sofisticate, realizate pe anumite echipamente:
- paginarea automată
- gestiunea automată a antetelor, numerotarea paginilor etc.
- căutarea automată a unui cuvânt sau fraze
- asamblarea unui document pornind de la paragrafe preînregistrate
- corectarea automată sau semiautomată a greşelilor de
ortografie cu ajutorul unui dicţionar
- alte funcţii precum calcul, grafică etc.
Editarea textului se referă la:
- definirea dimensiunilor paginii
- parametrii tipografici (distanţa între caractere, între linii, tipul de caracter etc.
- comenzi de punere în pagină (tabelare, alineate, sublinieri etc.)
- imprimarea propriu-zisă a textului pe o imprimantă corespunzătoare.
C. Reproducerea textului şi difuzarea cuprinde totalitatea metodelor de înregistrare
a textelor pe suporturi grafice şi de distribuire a lor către destinatari.
D. Arhivarea pentru acces ulterior se referă la activităţile de clasare şi depozitare
(memorare) a documentelor astfel încât să poată fi uşor regăsite când e necesar.
Procesoare de texte
Organizarea unui text ca document
Un text este compus fizic din linii şi pagini şi logic din cuvinte şi paragrafe.
Divizarea logică o face operatorul (SPACE termină un cuvânt iar ENTER determină
încheierea unui paragraf).
Divizarea fizică este făcută de programul de editare. Acesta aliniază fiecare linie să
umple tot spaţiul alocat, fie prin mărirea spaţiului dintre cuvinte, fie prin "rarefierea"
literelor din cuvinte, fie prin despărţirea în silabe.
Parametrii care trebuie luaţi în considerare la organizarea unui text sunt:
- distanţa dintre linii
- numărul maxim de linii pe pagină
- distanţa dintre paragrafe
- forma literelor (fontul)
Anumite părţi ale textului pot fi scoase în evidenţă prin:
- subliniere
- scriere cu litere înclinate
- scriere cu litere îngroşate
În cazul în care în text se introduc desene sau imagini sau dacă se lucrează cu tabele,
programele de editare permit fie rezervarea de spaţiu pentru aceste obiecte, fie chiar
crearea lor.
Vom numi document un text paginat cu ajutorul calculatorului. Fişierul corespunzător va
cuprinde pe lângă textul propriu-zis şi caractere suplimentare pentru comenzile de punere
în pagină.
Programele care permit prelucrarea textelor se numesc procesoare de texte şi se pot
împărţi, în funcţie de complexitatea lor şi funcţiile oferite, în trei categorii:
- Procesoare elementare de texte
- Procesoare de texte semiprofesionale
- Procesoare de texte profesionale
4. Detaliati caracteristicile si performantele procesoarelor de texte
Organizarea unui text ca document
Un text este compus fizic din linii şi pagini şi logic din cuvinte şi paragrafe.
Divizarea logică o face operatorul (SPACE termină un cuvânt iar ENTER
determină încheierea unui paragraf).
Divizarea fizică este făcută de programul de editare. Acesta aliniază fiecare linie
să umple tot spaţiul alocat, fie prin mărirea spaţiului dintre cuvinte, fie prin "rarefierea"
literelor din cuvinte, fie prin despărţirea în silabe.
Parametrii care trebuie luaţi în considerare la organizarea unui text sunt:
- distanţa dintre linii
- numărul maxim de linii pe pagină
- distanţa dintre paragrafe
- forma literelor (fontul)
Anumite părţi ale textului pot fi scoase în evidenţă prin:
- subliniere
- scriere cu litere înclinate
- scriere cu litere îngroşate
În cazul în care în text se introduc desene sau imagini sau dacă se lucrează cu
tabele, programele de editare permit fie rezervarea de spaţiu pentru aceste obiecte, fie
chiar crearea lor.
Vom numi document un text paginat cu ajutorul calculatorului. Fişierul
corespunzător va cuprinde pe lângă textul propriu-zis şi caractere suplimentare pentru
comenzile de punere în pagină.
Programele care permit prelucrarea textelor se numesc procesoare de texte şi se pot
împărţi, în funcţie de complexitatea lor şi funcţiile oferite, în trei categorii:

- Procesoare elementare de texte. Acestea oferă funcţii ce permit introducerea

de texte, editarea de texte, manipularea blocurilor de text (selectare, mutare, copiere,
ştergere, etc.)

- Procesoare de texte semiprofesionale. In plus faţă de cele de la punctul

precedent sunt posibile: despărţirea în silabe, consultarea unui dicţionar pentru
corectitudine gramaticală, fuzionarea documentelor, alegerea fonturilor, etc.

- Procesoare de texte profesionale. Acestea adaugă funcţiilor oferite următoarele

facilităţi: lucrul cu figuri şi tabele, editarea de ecuaţii, note de subsol, antete, existenţa
unor dicţionare în diverse limbi, redefinirea tastaturii, etc.
Elemente de tehnoredactare

Procesul de prelucrare a textelor urmăreşte pregătirea acestora în vederea obţinerii

unor documente având diverse destinaţii:
documente oficiale într-o organizaţie,
publicaţii ştiinţifice sau de divertisment,
pliante publicitare, cărţi etc.
În funcţie de destinaţie, aceste documente vor trebui astfel redactate încât să-şi
atingă în cât mai mare măsură scopul.
 Cei care realizează documente trebuie să aibă în vedere un design îngrijit, care
poate fi rezultatul următorilor paşi:

· stabiliţi scopurile şi organizaţi-vă materialul;

· alegeţi dimensiunile paginii şi aranjamentul în pagină;

· hotărâţi ce tip de caractere veţi utiliza, care va fi

dimensiunea lor, şi la ce spaţiere veţi recurge;

· utilizaţi imagini. De câte ori e posibil folosiţi imagini în

locul cuvintelor;

· menţineţi treaz interesul cititorului. Împărţiţi materialul

voluminos în bucăţi mici prin: subtitluri, evidenţiere, etc.
Programe de tehnoredactare

În general softul disponibil în acest domeniu se împarte în două categorii:

programe de redactare de text şi programe de punere (aranjare) în pagină.

Pentru proiectele de tehnoredactare programele de punere în pagină prezintă

avantaje semnificative faţă de cele de redactare:

- plasarea textului în pagină se face foarte uşor

- aranjamentul în pagină (pagini "master") se stabileşte uşor şi controlat

- controlul spaţierii literelor, cuvintelor şi liniilor este mai bun

- există posibilităţi sofisticate de manipulare a imaginilor scanate, inclusiv

"iluminarea" sau "întunecarea" lor

- colaborarea cu birourile de publicare şi tipografiile este uşurată (ele folosesc

programe de aranjare în pagină)

Exemple de programe de redactare text: Word, WordPerfect.

Exemple de programe de aranjare în pagină: Microsoft Publisher, Corel

Publisher, Page Maker, Quark X Press.