APLICATIE

Organizarea participrii la un trg internaional

Pentru a asigura o eficien ct mai ridicat a prospectrii prin participarea la trguri i

expoziii internaionale, firma participant trebuie s elaboreze i s urmreasc
realizarea riguroas a unui program de participare la manifestarea comercial,
cuprinznd, n principal: selectarea manifestrii; pregtirea participrii; derularea i
evaluarea aciunii.
Alegerea manifestrii trebuie s aib n vedere obiectivele firmei, n funcie de
natura operaiunii. Astfel, la export, se urmrete cunoaterea noilor realizri n domeniu,
ofertele concurenilor, contactarea unor clieni poteniali i, eventual, negocierea i
contractarea, de operaiuni de vnzare internaional. La import, se au n vedere
operaiuni cum sunt: informarea cu privire la noile oferte n domeniu, identificarea de
parteneri poteniali, selectarea furnizorilor pentru negocieri, contractarea.
Dup ce manifestarea comercial a fost aleas, se trece la desemnarea
persoanelor care reprezint firma, precum i la alegerea i rezervarea standului. n acest
proces, este important s se acorde importan coninutului contractului de participare,
pentru a se evita nenelegeri sau litigii ulterioare. Confirmarea de participare presupune
vrsarea unui acont, stabilit de organizatorii trgului.
Pregtirea participrii presupune elaborarea unui plan de aciune i a bugetului
de participare, precum i realizarea unor activiti de ordin material, logistic i
promoional. n aceast etap, se pot face demersuri pentru a obine o asigurare pentru
operaiunea de prospectare sau pentru a beneficia de faciliti de finanare.
Planul de aciune se elaboreaz, de regul, pentru o perioad de 12 luni nainte de
deschiderea trgului. El cuprinde o prezentare activitilor ce urmeaz a fi realizate
pentru pregtirea participrii la trg.
Programul general trebuie ulterior s fie transpus ntr-un calendar al sarcinilor ce
urmeaz a fi ndeplinite pentru participarea la trgul /salonul internaional.
Activitile de pregtire se pot grupa n urmtoarele categorii:
nscrierea firmei la comitetul organizator al manifestrii comerciale
n funcie de manifestare, organizatorul atribuie firmei amplasamentul unde
aceasta i poate alege standul.
Proiectarea standului
Sunt propuse mai multe tipuri se standuri, cum ar fi: standul liniar, cu o singur
faad (cel mai ieftin), standul sub form de unghi, standul cu 3 faade i standul insul
(cel mai scump).
Suprafaa minim a standului variaz ntre 9 i 12 m2. Este necesar alocarea de
spaii pentru: buna circulaie a vizitatorilor; punerea n valoare a produselor expuse ;
negocieri.
Proiectarea standului poate fi realizat de ctre firm sau poate fi subcontractat
unei firme specializate, alegerea unei variante depinznd de frecvena participrii firmei
la expoziii i de mijloacele financiare de care aceasta dispune.
 Activitatea de promovare prealabil n rndul specialitilor i publicului
Firma va trebui s anune participarea sa la manifestarea comercial, utiliznd n
acest sens cele mai eficiente mijloace i suporturi publicitare.
De regul, se trimit anunuri prin curier tuturor partenerilor din zon, nsoite de
cteva invitaii gratuite; totodat, se trimit anunuri i eventual invitaii unor parteneri
poteniali, precum i unor persoane publice sau specialiti.
Este necesar asigurarea unui numr suficient de brouri de prezentare a firmei,
precum i de materiale documentare privind produsele expuse, destinate presei i
publicului, precum i dosare documentare destinate specialitilor.
Organizarea logistic
Dup selecionarea produselor ce urmeaz a fi expuse, va trebui organizat
transportul acestora. Criteriile care stau la baza alegerii transportatorului sunt: calitatea
serviciilor oferite i respectarea termenelor.
Produsele expuse sunt asigurate att n timpul transportului, ct i pe perioada
manifestrii comerciale.
Se organizeaz, totodat, transportul i cazarea persoanelor participante la
manifestarea comercial.
Un aspect important este cel al elaborrii bugetului de cheltuieli i a finanrii
acestora.
De exemplu, n cazul participrii la un trg / expoziie internaional, principalele
posturi bugetare sunt urmtoarele:
- cheltuieli de transport i sejur pentru membrii delegaiei (rezervare bilete de
transport, rezervare camere hotel, mas, deplasri locale, formaliti / viz etc.);
- cheltuieli de documentare (pregtirea materialelor, traducerea);
- cheltuieli cu marfa (adaptare la norme, ambalaj, transport dus-ntors,
manipulare, asigurare, tranzit);
- cheltuieli de amenajare i decorare a standului (concepie, localizare,
branamente diverse);
- cheltuieli de funcionare a standului (electricitate, telefon, fax, material publicitar,
protocol etc.)
n general, costul participrii unei firme la saloane specializate deine o ponderea
nsemnat n totalul bugetului alocat activitii de prospectare a pieelor externe.
Derularea participrii la trg presupune, din partea personalului, o atitudine activ,
promoional, o inut ireproabil, precum i ncercarea de a pune n aplicare idei
novatoare i modaliti de comunicare eficiente.
n acest sens, se cer a fi respectate urmtoarele cerine :
- prezen i disponibilitate n cadrul standului;
- asigurarea unei animri atractive a standului n vederea atragerii vizitatorilor;
- ospitalitatea;
- grija ca documentele i mostrele s fie n cantiti suficiente;
- prezentarea i, la cerere, explicarea exponatelor;
- participarea la conferine, reuniuni de pres.
La sfritul fiecrei zile, personalul comercial va elabora un raport cuprinznd:
numrul de clieni ntlnii; numrul de prospeci (parteneri posibili) care s-au artat
interesai; numrul de contacte; opinii ale vizitatorilor; opinii proprii n legtur cu
vizitatorii; consemnarea unor observaii n legtur cu salonul, ara unde este organizat
manifestarea etc.
Se poate practica i formula elaborrii de fie dup fiecare ntlnire de afaceri, pe
baza crora se ntocmesc rapoarte periodice. Aceste fie trebuie s cuprind informaii
privind identificarea vizitatorului, domeniul n care activeaz i poziia sa n firm,
principalele idei aduse n discuie, urmarea care poate fi dat acelui contact.

Dup ncheierea manifestrii comerciale se procedeaz la evaluarea acesteia i

se stabilesc msurile ce urmeaz fi ntreprinse (follow up).
Mai nti, la ntoarcerea n ar a echipei care a participat la trgul internaional,
se face un bilan al aciunii, pe baza raportului prezentat de ctre eful echipei. Analiza
participrii se realizeaz pe dou planuri, unul calitativ i altul cantitativ.
n primul caz, se analizeaz msura n care rezultatele prospectrii confirm
opiunile i ateptrile firmei privind piaa vizat. Atunci cnd obiectivele nu sunt realizate
(prospectare negativ), cauzele pot ine de politica firmei (produsul nu corespunde
cerinelor pieei, preul prea ridicat etc.), dar i de modul deficitar n care a fost conceput
prospectarea. n al doilea caz, se face o analiz de rentabilitate a prospectrii, raportnd
contactele utile realizate la costul aciunii i determinndu-se astfel costul unui contact
util. Aceast analiz trebuie continuat, n perspectiv temporal, prin calcularea
raportului dintre creterea vnzrilor pe relaia vizat prin prospectare i costul total al
operaiunilor de prospectare pe acea relaie.
n cazul unei prospectri pozitive, este necesar luarea de msuri pentru
valorificarea contactelor realizate. n acest sens, se poate proceda la:
trimiterea de scrisori de reamintire, nsoite de o documentaie complet asupra
ntreprinderii i a produselor sale, precum i de informaii suplimentare, dac e
cazul, tuturor partenerilor poteniali (prospeci);
trimiterea de oferte prospecilor care au manifestat interes n acest sens sau care
au trimis cereri de ofert;
invitarea pentru negocieri a prospecilor care i-au manifestat intenia de a stabili
relaii de afaceri.
Pe de alt parte, activitatea de prospectare se reflect n documentele de
gestiune comercial a exportului prin completarea i actualizarea fiierului prospecilor,
n timp ce n fiierul clieni se menioneaz noii parteneri rezultai n urma prospectrii.
Participare la un trg internaional

Firma Radioall, cu sediul n Frana, intenioneaz s participe la o manifestare

comercial ce va avea loc la Istanbul, n perioada 8- 11 aprilie a.c. Piaa turc pentru
echipamente i instrumente medicale pare s ofere firmei Radioall oportuniti de
dezvoltare.
ntrebri:
1. Ce informaii sunt utile n vederea pregtirii deplasrii la Istanbul ?
2. Dup stabilirea punctelor forte ale firmei , redactai o scrisoare prin care s
anunai clienii poteniali ai firmei c urmeaz s participai n perioada 8-11 aprilie
a.c. la manifestarea comercial.
3. Redactai o fi pentru vizitatori.
4. Calculai bugetul corespunztor participrii la manifestarea comercial.

Anexa 1

Fis identitate Radioall

Forma juridic: S.A.

Capital social: 15.000 euro
Data nfiinrii: 10.06.1989
Adresa: 120, avenue des Acacias,
93100 Montreuil- sous- Bois
Telefon: 45.46.92.21
Fax: 45.46.92.23
Activitate: fabricarea, instalarea de echipamente medicale

Principalele piee externe:

Germania: 45 %
Olanda: 21%
Africa: 20%
Arabia Saudit: 11%

Produse fabricate i comercializate: mici uniti radiologice adaptate cerinelor centrelor

medicale i clinicilor.
Cercetrile din ultimii ani au permis dezvoltarea urmtoarelor caracteristici pentru
produsele fabricate:
uurin n utilizare: pregtire de 3 zile este asigurat de ctre tehnicienii firmei
Radioall;
 simplitatea instalrii echipamentelor medicale;
produsele rspund normele existente n Frana, Germania i SUA.

Anexa 2

Tip Healthcare
Salon internaional echipamente i instrumente medicale

Perioad de desfurare: 8 11 aprilie a.c.

Locaie: Hilton Convention and Exhibition Center
Periodicitate: anual
Produse expuse: toate tipurile de materiale medicale, aparate i uniti radiologice
Vizitatori: Profesioniti din sectorul medical
Organizator:
- Interteks
Min Kemal Oke Caddesi
Nisantasi
Istanbul
Tel. 9011330894

Ediia precedent:
- total expozani: 310
- expozani strini: 201
- expozani francezi: 11
- numr de vizitatori: 9.429
Condiii de participare: preul de 300 euro/ mp cuprinde: chiria standului, amenajare
general, mobilier de baz, curenia stadului.
Anexa 3
Istanbul
Formaliti, condiii de lucru, costuri

Transport
- tarif Paris/Istanbul:
business 1200 euro
economic 550 euro
- Aeroport Yesilkoy
- Distana aeroport - centrul oraului 25 km
- Transport taxi :aeroport - centrul oraului 17 euro

Formaliti:
- paaport valabil
- viza
Hotel- restaurant
-Hotel:
- camer ptr. 1 persoan 148 euro
- camer pentru 2 persoane 180 euro
Mas
- pentru o persoan: 50 euro
Sejur
Clima Temperat
Temperaturi min / max 5 15 grade
Taxi ( 5 km) 2- 3 euro
nchiriere main 85- 115 euro
Pre carburani / litru 1 euro
Condiii de lucru
Program de lucru (birouri) 9. 18
Zile libere smbt, duminic
Traductor (pe zi) 100 euro
Secretar (pe zi) 90 euro
Telefon Ist. Paris (pe minut) 1 euro
Anexa 4:
Elemente de calcul

Deplasarea personalului:
- la salon vor participa 2 persoane (directorul comercial i asistenta ) 6- 12 aprilie
a.c.
- cele dou persoane cltoresc la business class
- indemnizaia primit include: cheltuieli cu cazarea i masa ; cheltuieli diverse de
35 euro
- asigurarea medical este de 80 euro /persoan

Cltoria post- manifestare comercial va avea loc la o lun dup ncheierea

manifestrii comerciale ; se va deplasa directorul comercial, pentru 2 zile.
Se va nchiria o main ( distan parcurs 300 km)

Stand:
- a fost rezervat un stand de 12 mp, 10 euro/mp
- amenajarea standului a fost subcontractat unei firme locale (23 ore necesare /
130 euro)
- dou panouri vor fi amplasate la stand (1 panou 170 euro)

Exponate:
- o unitate radiologic
- 2 uniti radiologice prezentate pe baza fotografiilor
- Ambalarea unitii radiologice: 185 euro
- Transport : 1050 euro
- Asigurare: 145 euro

Publicitate:
- pliante : 500 ( 1 euro/ pilant)
- traducerea documentelor: 1880 euro
- 150 scrisori trimise potenialilor vizitatori ( costul 1 scrisoare ( 1,5 euro)