Laborator 3

5.Proprietile cmpurilor

5.1.Introducere

Fiecare cmp dintr-un tabel are o multitudine de caracteristici care pot fi stabilite
n scopul unui control sporit asupra acestora. Proprietile apar n partea de jos a ferestrei
Table design atunci cnd selectm un cmp.

Fig.5.1.1. Seciunea destinat proprietilor

Proprietile sunt grupate n dou tab-uri: tab-ul General care ne indic

caracteristicile generale ale cmpurilor i tab-ul Lookup n care putem defini o list de
valori valide pentru un cmp. Acest ultim tab a fost explicat n detaliu n capitolul 3.
Proprietile din tab-ul General pot varia de la un tip de dat la altul, n timp ce
proprietile aferente tab-ului pot varia n funcie de controlul asociat cmpului.
De reinut faptul c, dac proprietile unui cmp sunt modificate dup ce s-au
introdus date n acel cmp, aceste date pot fi pierdute.
n cele ce urmeaz v vom explica diferite proprieti posibile pentru tipurile de
date.

5.2. Field Size

A.Pentru cmpul de tip Text, proprietatea determin numrul maxim de caracter

ce pot fi introduse. Iniial, numul de caractere ce pot fi introduse este de 50, dar putem
modifica aceast proprietate, astfel nct s putem introduce 255 caractere.

B.Pentru cmpurile de tip Numeric opiunile sunt:

Byte (echivalent cu un caracter) pentru valori ntre 0 i 255.

1
 Integer pentru valori ntre -32.678 i 32.767.
Long integer pentru valori ntregi ntre 2,147,483,648 i 2,147,483,647.
Single pentru valori ntre -3.402823E38 i -1.401298E-45 n cazul numerelor
negative i ntre 1.401298E-45 i 3.402823E38 n cazul numerelor pozitive.
Double pentru valori ntre-1.79769313486231E308 i -4.94065645841247E-
324, respectiv 1.79769313486231E308 i 4.94065645841247E-324 .
Replication ID folosit n cazul bauelor de date replicate.
Decimal folosit pentru a stoca valori ntre (n cazul bazelor de date .adp) i
numere ntre (n cazul bazelor de date .mdb).

C.Cmpul Autonumerical este de tip Long integer.

Aceast proprietate nu poate fi folosit n cazul altor tipuri de date.

5.3. Field Format

Aceast proprietate este folosit pentru a personaliza modul n care este afiat o
informaie pe ecran, sau ntr-un raport.
Aceast proprietate poate fi stabilit pentru orice tip de dat n afar de OLE
object i Autonumerical.

A.Pentru cmpurile de tip Numeric i Currency opiunile sunt:

General number :prezint numerele n acelai mod n care au fost introduse.
Currency :prezint valorile introduse cu un separator de mii i cu un simbol
monetar anume.
Euro :folosit n formatul currency, alturi de simbolul pentru Euro.
Fixed :prezint valorile fr separatorul de mii.
Standard :prezint valorile cu separatorul de mii.
Percent :multiplic valoarea cu 100 i adaug semnul de procent (%).
Scientific :prezint numrul cu notaie tiinific.

B.Cmpurile Date/Time pot avea urmtorul format:

General date:informaia afiat este reprezentat, fie doar de dat (fr or), fie
doar de or(fr dat), fie de ambele . Acest format este o combinaie ntre Short date i
Long time.( '3/4/93', '05:34:00 PM' i '3/4/93 05:34:00 PM'.)
Long date:dat este vzut mpreun cu ziua din sptmn i cu luna (n format
Text)( Monday, August 21, 2000).
Medium date:vor fi afiate doar primele trei caractere din denumirea lunii(21-
Aug-2000).
Short date:data va avea cte dou cifre la zi i la lun (01/08/00 sau
01/08/2000).
Long time:prezint ora n formatul normal( 05:35:20 PM).
Medium time: prezint ora n formatul AM sau PM(5:35 PM).
Short time: prezint ora fr secunde i fr AM/PM.( 17:35).

C.Cmpul Yes/No are urmtoarele formate posibile: Yes/No, True/False i

On/Off.

2
 D.Cmpurile Text i Memo nu au un format predefinit, pentru cmpurile de tip
Text va trebui s facem, singuri, formatul sub care vrem s afim.
Cnd definim un format pentru un cmp, spunem Access-ului cum ar trebui s ne
afieze datele stocate ntr-un anume cmp.
Pentru a se simplifica sarcinile Access sunt predefinite o multitudine de formate
pentru tipurile de date existente.
Dar pe lng acestea, putem recurge la a defini propriile noastre formate. Pentru a
defini un format oarecare putem folosi unul din urmtoarele simboluri:

5.4. Decimal places

Aceast proprietate ne permite s indicm numrul de zecimale pe care dorim s

le afim n cazul datelor de tip Number sau Currency .

5.5. Input mask

Input mask este folosit pentru a uura introducerea datelor i a controla valorile
pe care fiecare utilizator le poate introduce ntr-un anumit cmp. De exemplu putem crea
un input mask pentru numerele de telefon care ne indica cum vom putea introduce un
numr de telefon (n ce format).De ex: (___)___-____.
Access ne ofer un wizard pentru input mask care ne ajut s stabilim aceast
proprietate. Pentru apela la acest wizard nu avem dect s dm un click pe butonul
care apre n partea dreapt a propietii n momentul n care aceast proprietate este
activat.
Proprietatea Input mask poate avea pn la 3 seciuni separate prin ;.

Seciunea Descriere
I Specific input mask (de exemplu !(999)999-9999). Caracterele folosite n
aceast masc sunt descrise n tabelul de mai jos
II Specific dac Access2003 va stoca, sau nu, toate caracterele care apar n
tabel n momentul introducerii datelor. Dac folosim 0 pentru aceast
seciune toate caracterele afiate(cum ar fi parantezele rotunde) vor fi stocate
alturi de valoarea introdus. Dac folosim , sau lsm aceast seciune
necompletat, vor fi stocate doar caracterele introduse n respectivul cmp
III Specific caracterele pe care Access2003 le va arta n locul n care
utilizatorul va trebui s introduc anumite valori. n aceast seciune poate fi
folosit orice caracter. Pentru a folosi spaiu vom recurge la urmtoarea form
de reprezentare: (spaiu n ghilimele)

Cnd crem un Input mask putem folosi caractere speciale prin care s menionm
c introducerea de text n acele poziii este obligatorie, sau opional. Aceste caractere ne
arat tipurile de date, cum ar fi cifre sau litere pe care trebuie s le introducem n locul
fiecrui caracter din aceast masc.
Putem defini o masc folosind urmtoarele caractere:

3
Caracter Definiie
0 Cifre (De la 0 la 9, introducere de cifre
obligatorie, semnele + i nu sunt permise)
9 Cifre sau spaiu (introducerea nu este
obligatorie, semnele + sau nu sunt
permise)
# Cifre sau spaiu (introducerea nu este
obligatorie, spaiile sunt reprezentate n
modul de editare, dar sunt eliminate la
stocare, semnele + sau sunt permise)
L Litere (de la A la Z, introducere obligatorie)
? Litere (de la A la Z, introducere facultativ)
A Litere sau cifre (introducere obligatorie)
a Litere sau cifre (introducere facultativ)
& Orice caracter sau spaiu (introducere
obligatorie)
C Orice caracter sau spaiu (introducere
facultativ)
.,:;-/ Separator de dat, or, indicarea poziiei
zecimale i a miilor
< Convertire caractere n minuscule
> Convertire caractere n majuscule
\ Determin ca urmtorul caracter dup acest
semn s fie afiat (de exemplu \A va afia A
)

5.6. Caption

Aceast proprietate ne ofer posibilitatea s stabilim cum vrem s vizualizm

titlul cmpului.
De exemplu pentru cmpul Datan putem stabili s fie afiat la titlu Data naterii.

5.7. Default value

Default value este valoarea stocat n tabel dac nu introducem nici o valoare
pentru acel cmp. Este folosit n cazurile n care tim c un cmp va lua, deseori, o
anumit valoare.
De exemplu, considerm c majoritatea clienilor unei firme sunt din judeul
Suceava. n acest caz, putem stabili ca Default value valoarea SV, n cazul cmpului
Judet.
Aceast prorpietate poate fi folosit n marea majoritate a cazurilor(excepie
fcnd cmpurile de tip OLE sau Autonumber).

5.8. Validation Rule

4
 Aceast proprietate ne permite s controlm valorile introduse. Trebuie stabilite
anumite criterii pentru aceste valori. De exemplu, dac ntr-un cmp anume vrem s avem
valori ntre 100 i 5000 vom scrie la Validation Rule >=100 AND <=5000.
Aceast proprietate poate fi folosit n cazul tuturor tipurilor de date, exceptnd
tipurile OLE object i Autonumerical.

5.9. Validation Text

n aceast proprietate vom introduce un text care va aprea n urma introducerii

unei valori ce nu corespunde cu criteriul de la Validation rule.
Acest mesaj trebuie s fie compus, astfel nct utilizatorul s-i dea seama de
greeala fcut i s ncerce s-o corecteze.
Aceast proprietate poate fi folosit n cazul tuturor tipurilor de date, exceptnd
tipurile OLE object i Autonumerical.

5.10. Required

Dac selectm Yes, utilizatorul este obligat s introduc o valoare corect n acest
cmp. Atunci cnd am selectat No, utilizatorul poate lsa acest cmp necompletat.
Aceast proprietate poate fi folosit n cazul tuturor tipurilor de date, exceptnd
tipul Autonumerical.

5.11. Indexed

Crearea indecilor permite MS Access s interogheze i sorteze datele mai rapid.

Pentru a seta un cmp de index, se selecteaz un cmp folosit la cutarea nregistrrilor i
se setez proprietatea Indexed la Yes (Duplicates OK) dac sunt permise nregistrri
multiple cu aceleai valori sau Yes (No Duplicates) pentru a preveni duplicatele.
Access creeaz un index dup cheia principal . Se dorete uneori realizarea de
indeci dup un alt cmp sau dup mai multe. Indecii accelereaz cutrile anumitor
tipuri de date n nregistrri. Dezavantajul indecilor multipli este c operaiile de
introducere a datelor sunt ncetinite cu timpul pe care l ia actualizarea indecilor
suplimentari. Pentru fiecare tabel se pot crea cel mult 32 indeci iar 5 dintre ei pot fi de
tipul multicmp; fiecare index multicmp poate conine cel mult 10 cmpuri.
Succesiunea operaiilor pentru un index dup un singur cmp este:
1. Se selecteaz cmpul care va deveni index.
2. Se selecteaz caseta de text Indexed din fereastra Field Proprieties.
3. Se deschide lista derulant Indexed i se alege opiunea dorit.
Pentru a crea index dup mai multe cmpuri :
1. Se deschide fereastra Indexes cu butonul Indexes. Apar indecii deja existeni.
2. Se tasteaz numele indexului compus .
3. Se selecteaz n cmpul Field Name, succesiv, cmpurile care vor forma noul
index.

5
 6.Relaii ntre tabele

6.1.Concepte de baz

ntr-o baz de date relaional datele sunt organizate n tabele i programe( care
prelucreaz aceste date).
Bazele de date relaionale permit folosirea simultan a datelor din mai mult dect
un tabel.
Prin folosirea relaiilor putem evita duplicarea datelor, putem salva din spaiul
folosit pe disc, putem ajunge la o viteza ridicat de manipulare i prelucrare a datelor din
tabele.
n cazul relaiilor vom avea dou tipuri de tabele: tabelul principal i tabelul
secundar.
O relaie este o asociere ntre dou cmpuri a dou tabele diferite.
ntr-o baz de date putem avea trei tipuri de relaii:
-relaie unu la unu- cnd o nregistrare dintr-un tabel poate avea ca referin o
nregistrare din tabelul secundar (i vice-versa). De exemplu avem un tabel cu angajai,
unde putem avea informaii despre adresa, nume, etc., i un alt tabel unde vom stoca
numrul total de ore lucrate de un angajat n strintate.Acest tip de relaie nu este folosit
prea des.
-relaie unu la N- cnd o nregistrare dintr-un tabel primar poate avea mai muli
corespondeni n tabelul n tabelul secundar. De exemplu un tabel cu judeele, iar altul cu
clieni. Astfel, ntr-un jude pot fi mai muli clieni, dar clienii aparin unui singur jude.
Acest tip de relaii sunt folosite mult mai des.
-relaie N la M- cnd unei nregistrri din tabelul primar i corespund mai multe
nregistrri din tabelul secundar, iar unei nregistrri din tabelul secundar i corespund
mai multe nregistrri n tabelul primar. Acest tip de relaie este posibil doar atunci cnd
apare un al treilea tabel, care face legtura ntre alte dou tabele.

6.2. Crearea primei relaii

Pentru a crea prima relaie trebuie s ne poziionm n fereastra Relationships.

Vom putea ajunge la aceast ferestr prin dou moduri:
-n fereastra Database apelm meniul Tools i selectm opiunea
Relationships... ;
-click pe butonul din bara de instrumente.

Fig.6.2.1. Relationships

6
 n acest va aprea cutia de dialog Show table, asupra creia vom face
urmtoarele operaiuni:
- click pe un tabel necesar ntr-o relaie, dup care click Add pe
butonul, sau dublu-click pe tabel ;
- facem aceleai operaiuni pentru a aduga i urmtorul tabel necesar
relaiei;
- la final click pe butonul Close .

Fig.6.2.2. Introducere tabele ntr-o relaie

Dup aceti primi pai vom avea n fereastra Relationships cele dou tabele
introduse.

Fig.6.2.3. Tabelele introduse n relationships

Pentru a crea o relaie nu avem dect s selectm un cmp din tabelul principal i
s-l tragem deasupra cmpului de referin din tabelul secundar. De obicei cmpul referit
este o cheie primar.
Dac avem mai multe cmpuri n tabelul principal, pe care vrem s la referim,
selectm primul cmp, iar cu ajutorul tastei CTRL avem posibilitatea selectrii i
celorlalte cmpuri.
Dup ce selectm cmpurile ce vor forma o legtur va aprea o nou ferestr
Edit relationships.

7
 Fig.6.2.4. Fereastra Edit relationships

n partea de sus a acestei ferestre apar numele celor dou tabele care intr
legtur, iar mai jos cpurile din aceste tabele care formeaz aceast legtur. De reinut
faptul c aceste dou cmpuri trebuie s aib acelai tip de dat.
n partea de jos la seciunea Relationship type se observ i tipul legturii(n
acest caz unu la unu).
Dac dorim csuele Cascade Update Related Fields i Cascade Delete
Related Records pot fi activate.
Pentru a termina dm click pe butonul Create.
Legtura astfel creat va aprea n fereastra Relationships.

6.2.1. Integritatea referenial

Integritatea referenial este un sistem de reguli pe care bazele de date relaionale

folosesc pentru a asigura coerena datelor.
Putem activa aceste reguli printr-un click pe opiunea Enforce Referential
integrity din fereastra aprut n cazul crerii legturilor
Dac aceste reguli sunt activate, Access nu ne va permite s introducem o
nregistrare n tabelul secundar dac valoarea din cmpul de referin nu exist n cmpul
referit din tabelul principal.
Integritatea referenial are asociate dou aciuni:
- Cascade update the related fields:selectarea acesteia determin ca la o
modificare a valorii referite din tabelul de baz s se modifice toate nregistrrile aferente
din tabelul secundar;
- Cascade delete related records:selectarea acesteia determin ca la o
tergere a valorii referite din tabelul de baz s se tearg toate nregistrrile aferente din
tabelul secundar.