Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Ghid metodologic de
simplificare a procedurilor
administrative
2
Ghid metodologic de simplificare a procedurilor administrative
I. Introducere
II. Ce este simplificarea administrativ
III. Abordarea proiectului
1. Organisme
1.1. Comitetul de Coordonare
1.1.1. Componena
1.1.2. Rolul
1.1.3. Modul de funcionare
1.2. Grupurile de lucru
1.2.1. Structura
1.2.2. Rolul
1.2.3. Modul de funcionare
1.3. eful de proiect
1.3.1. Rolul
1.3.2. Activiti
2. Etapele de desfurare
2.1 Fia Planul de aciune
2.1.a. Etape
2.1.b. Modul de elaborare a planului de aciune
2.1.c. Prezentarea planului de aciune
2.1.1. Fi analiz juridic
2.1.2. Fi analiz procedur
2.1.3. Fi analiz financiar/fiscal
2.2. Fi monitorizare proiect
2.3. Fi evaluare proiect
3
I. Introducere
Departe de a reprezenta o fatalitate, birocraia i complicaiile la care aceasta d natere, sunt deficiene
care pot fi remediate, dac modalitatea de abordare a aciunilor administrative se va schimba. Acest
lucru se va traduce n noi metode de lucru, simplificnd astfel procedurile administrative.
4
Factorii de succes pentru o simplificare administrativ reuit
Scopul ghidului
Acest ghid se dorete a fi un document de referin care s sprijine administraia public n demersurile
de reform i modernizare. Abordarea simplificrii preconizate n acest ghid se nscrie ntr-un proces
continuu de mbuntire a procedurilor administrative.
n acest sens, v oferim o culegere de informaii practice despre etapele simplificrii i responsabilii
acesteia. Scopul urmrit este de a sprijini instituiile administraiei publice n formularea, planificarea,
monitorizarea i evaluarea unei proceduri de simplificare.
Acest cadru metodologic, destinat oricrei instituii din administraia public, poate servi ca manual de
referin, oferind rspunsuri la ntrebrile funcionarilor nsrcinai cu elaborarea i implementarea
soluiilor de simplificare administrativ, rspunsuri care vizeaz:
Demersul de iniiere a unui proiect de simplificare;
Organismele care intervin n procesul de simplificare;
Aciunile i tipurile de masuri de adoptat;
Mijloacele de comunicare de folosit;
Detalierea fiecarei etape de simplificare;
Instrumentele i metodele ce pot fi adaptate in functie de specificul proiectului.
Ghidul vine n sprijinul efului de proiect, nsrcinat s coordoneze un proiect de simplificare, dar i n
sprijinul factorilor de decizie care doresc s schimbe o procedur sau modul de organizare a activitii.
Ghidul este organizat n 4 capitole, 2 subcapitole, 6 pri i 11 subpri.
Abordarea din acest ghid nu este de a propune msuri de simplificare, ci de a schia ci de simplificare.
Demararea unui astfel de proiect trebuie apreciat de ctre fiecare instituie public, aceasta fiind cea
mai n msura s propun msuri adecvate pentru a simplifica propriile proceduri. Accentul aadar, se
pune pe cum s se deruleze o astfel de operaie de simplificare.
Derularea unui proiect de simplificare trebuie s corespund regulior generale de conduit a
proiectelor. Aceasta metod pe care o avem n vedere v este prezentat sub forma unor instrumente
5
practice de lucru, fie detaliate care corespund fiecrei etape. Nucleul acestei lucrri este structurat pe
doua componente :
1. Organismele implicate
2. Etapele de desfurare
1. Organisme
- Comitetul de Coordonare
- Grupul de lucru
- eful de proiect
Angajarea rspunderii se face la cel mai nalt nivel de decizie, atunci cnd proiectul este n parteneriat.
Formula de Comitet de Coordonare este aleas pentru a da o mai mare greutate propunerilor care se vor
lua n cadrul su. Forul decizional are rolul de a direciona i coordona ntregul proiect de simplificare.
1.1.1. Componena
reunete toate prile implicate;
factori de decizie din cadrul ministerelor de resort (minitri, secretari de stat, directori) ;
factori de decizie de la nivelul administraiei publice deconcentrate i locale (prefect,
subprefect, preedinte Consiliu Judeean);
conductorii instituiilor implicate direct sau indirect;
reprezentanii autoritii locale;
reprezentanii societii civile.
1.1.2. Rolul
instana de decizie suprem a proiectului;
organ deliberativ;
dupa examinarea propunerilor i recomandrilor grupului de lucru, decide de o manier
independent asupra continurii proiectului;
definete orientrile generale i organizarea;
urmrete activitatea grupurilor de lucru;
decide ajustrile de parcurs, n funcie de dificultile ntmpinate ;
confirm desemnarea efului de proiect.
6
1.1.3. Modul de funcionare
- este prezidat de ctre conductorul instituiei coordonatoare care desemneaz eful de proiect i
care conduce dezbaterile, modereaz discuiile;
- se reunete trimestrial sau ori de cte ori este nevoie;
- valideaz minuta reuniunii precedente;
- stabilete urmtoarea reuniune.
1.2.2. Rolul
- organism consultativ fr putere de decizie;
- furnizeaz coordonare i expertiz ntr-un domeniu dat;
- efectueaz o analiz amnunit a normelor i practicilor curente pentru a putea formula propuneri
i recomandri care s duc la remedierea situaiei;
- stabilirea regulilor/principiilor ce trebuie respectate pe parcursul desfurrii proiectului;
- clarificarea punctelor de vedere divergente;
- analizarea situaiei existente n funcie de specificitaea fiecrui grup;
- rspunde comentariilor prilor interesate.
7
1.3 eful de proiect
1.3.1. Rolul
Responsabiliti:
- este resonsabil de avansarea proiectului i de coordonarea diferitelor interveni;
- pregtete i coordoneaz reuniunea Comitetului de Coordonare;
- menine legtura ntre forul de decizie i cel de execuie;
- anim, coordoneaz diferitele etape ale proiectului;
- coordoneaz studiile realizate de diferitele pri implicate n proiect.
1.3.2. Activiti
- face propuneri cu privire la structura, componena grupului/grupurilor de lucru care urmeaz s fie
constituite;
- identific instituiile administrative implicate direct sau indirect n procedur;
- organizeaz reuniunile grupurilor de lucru i Comitetului de Coordonare;
- asigur redactarea minutelor reuniunilor grupurilor de lucru i Comitetului de Coordonare;
- raporteaz periodic Comitetului de Coordonare propunerile grupului de lucru;
- informeaz periodic Comitetul de Coordonare cu privire la stadiul proiectului;
- stabilete agenda de lucru i ordinea de zi a tuturor edinelor;
- conduce dezbaterile grupului de lucru;
- analizez i sintetizez punctele de vedere n discuie;
- solicit un acord explicit din partea preedintelui Comitetului de Coordonare cu privire la
demersurile preconizate;
- realizeaz studii i diverse alte aciuni;
- n cadrul primei reuniuni a forului decizional, Comitetul de Coordonare, prezint o not care va
cuprinde structura demersului i planul de aciune pentru atingerea obiectivelor stabilite.
8
2. Etapele de desfurare
9
2.1 Fia Planul de aciune
2.1.a. Etape
Elaborarea planului de aciune trebuie s in cont de anumite condiii obligatorii ce trebuie
respectate, astfel nct procesul de simplificare s aib un efect durabil (cunoaterea ateptrilor
cetenilor prin recurgerea la un sondaj de opinie realizat de ctre un institut de sondaj independent,
acceptarea unei mari liberti de exprimare i de critic n cadrul echipei, introducerea de bune practici,
concentrarea asupra unei comunicri eficiente prin ncredinarea ei n responsabilitatea unui
profesionist n comunicare).
Pentru identificarea celor mai adecvate soluii este necesar a fi ntocmit n prealabil o analiz
diagnostic a situaiei existente:
prezentarea obiectivului i a situaiei la care se dorete s se ajung;
prezentarea avantajelor i dezavantajelor implementrii acestui proiect;
analiza juridic a textelor care reglementeaz respectiva procedur: sinteza regulilor i
principiilor care coordoneaza respectivul proces;
consultarea instituiilor implicate n procedura respectiv;
confruntarea realitii trit de ctre cetean cu procedura descris n textele legale;
capacitatea administrativ a respectivelor servicii n raport cu necesitile;
- care sunt resursele umane;
- care sunt resursele financiare;
- care este nivelul de pregtire al funcionarilor;
- care sunt nevoile i posibilitile de formare ale personalului;
Planul de aciune trebuie s ofere repere explicite i precise fiecrui actor implicat. El poate fi realizat
dup urmtorul model innd cont n funcie de specificitatea proiectului:
obiectivele care trebuie s fie SMART:
> S specific - furnizeaza informatii despre caracteristicile specifice unui
anumit obiectiv;
> M msurabile cantitative (creterea gradului de satisfacie cu x%) sau calitative
(funcionari publici formai);
> A de atins - dei suprasolicit capacitatea personalului, ele trebuie s se nscrie n puterea
instituiei;
> R realiste s se ncadreze n sfera instituiei;
> T cu termen - s poat fi implementate ntr-un interval de timp stabilit.
de preferat s fie realizat sub forma unui tabel, care s conin durata fiecrei etape, ordinea n
care se deruleaz, aciunile care pot fi conduse n paralel, etape decizionale i de validare;
detalierea fiecrei aciuni;
resursele necesare (umane, financiare, materiale, de timp) i alocarea lor.
10
2.1.1. Fi analiz juridic
2.1.1.1 Obiectiv:
Const n analizarea sistemului juridic actual i formularea de recomandri care s favorizeze
reducerea i clarificarea reglementrilor din domeniul respectiv cu respectarea constrngerilor
bugetare.
2 .1.1.2 Activiti:
- Identificarea de o manier exhaustiv a tuturor actelor normative, la toate nivelurile, care se aplic n
domeniul respectiv;
- Analiza textelor se face urmrindu-se:
ce se permite i ce este interzis;
care sunt autoritile responsabile;
care sunt termenele prevzute de lege;
care sunt punctele nevralgice;
cerinele europene cu privire la domeniul respectiv.
- O sintez a ceea ce este prevzut n actele normative;
- Un tablou detaliat, etap cu etap, n ordine cronologic, a procedurii descris n textul de lege;
- Identificarea etapelor ce par inutile;
- Identificarea aspectelor care nu sunt reglementate n mod clar;
- Identificarea redundanelor i/sau neconcordanelor ntre actele normative;
- Identificarea aspectelor care nu sunt reglementate prin lege, ci prin norme de aplicare, instruciuni,
norme, decizii etc.
1. Obiectiv:
2. Activiti:
3. Prile implicate:
Constituie misiunea grupului de lucru.
11
2.1.3. Fi analiz financiar/fiscal
1. Obiectiv:
2. Activiti:
- Identificarea tuturor actelor normative, la toate nivelurile, care se aplic n domeniul respectiv;
- Specificarea taxelor si impozitelor ce corespund fiecrei etape din cadrul procedurii i actele
normative care le prevd;
- Identificarea soluiilor care s ajute la o mai bun colectare a taxelor i impozitelor locale;
- Gsirea de soluii prin care s se vin n sprijinul cetenilor;
- Identificarea circuitelor financiar-bancare;
- ncheierea de protocoale ntre instituiile implicate.
1. Obiectiv:
Verificarea permanent a derulrii proiectului, cu privire la termene i rezultate.
2. Activiti:
Prezentarea propunerilor de simplificare Comitetului de Coordonare n vederea validrii asupra
evoluiei proiectului;
Raportarea periodic privind stadiul, etapele i termenele de realizare a proiectului ctre Comitetul
de Coordonare;
Realizarea de sondaje de opinie, chestionare, interviuri i alte metode de cercetare social pentru a
evalua impactul demersului;
Informarea prilor implicate asupra evoluiei, rezultatelor i impactului proiectului;
Schimb de informaii asupra dificultilor ntlnite i eventualele disfuncii;
formularea de propuneri privind aciunile corective necesare;
ndrumarea permanent a prilor implicate, pentru a depi dificultile ntlnite. Pentru aceasta
este nevoie de :
1. creterea gradului de implicare / responsabilizarea a factorilor decizionali ;
2. mbuntirea procesului de instruire a personalului
3. favorizarea schimburilor de bune practici i mutualizarea experienelor.
Pe parcursul derulrii proiectului trebuie create condiiile n vederea asigurrii permanente a sprijinului
politic.
3. Prile implicate:
ef de proiect
12
2.3. Fi evaluare proiect
1. Obiectiv:
Evaluarea trebuie fcut raportnd rezultatele obinute la obiectivele propuse, pentru a verifica
dac aciunile realizate se ridic la nivelul ateptrilor. Evaluarea trebuie s aib drept int
mbuntirea aciunilor i deciziilor adoptate.
2. Activiti:
3. Prile implicate:
13
Raportul grupului de lucru interministerial asupra calitii reglementrii: Raportul
Mandelkern
14
UCRAP
Unitatea Centrala pentru Reforma Administratiei Publice
15