Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
ŞI INTERNELOR MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
DIRECŢIA GENERALĂ DE
PAŞAPOARTE
APROBAT
DIRECTOR GENERAL
Chestor de poliţie
Cârjan Lazăr
LISTA DE DIFUZARE
FIŞA DE MODIFICARE
DIRECTOR GENERAL
Chestor de poliţie
Cârjan Lazăr
Ediţia: 1 Revizia: Pagina 4 din 29
01234
DIRECŢIA GENERALĂ DE TIP DOC:MANUAL DE COD:MMC - 01
PAŞAPOARTE MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
CUPRINS
1. DOMENIU DE APLICARE.............................................................................................................. 7
1.1. PREZENTAREA DIRECŢIEI GENERALE DE PAŞAPOARTE ........................................ 7
1.1.1. ORGANIZARE .................................................................................................................... 7
1.2. APLICARE ................................................................................................................................ 10
2. REFERINŢE NORMATIVE .......................................................................................................... 10
3. TERMENI ŞI DEFINIŢII ............................................................................................................... 11
4. SISTEM DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII .......................................................................... 11
4.1. CERINŢE GENERALE ........................................................................................................... 11
4.2. CERINŢE REFERITOARE LA DOCUMENTAŢIE ........................................................... 12
4.2.1. DOCUMENTELE SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII INCLUD: 12
4.2.2. MANUALUL MANAGEMENTULUI CALITĂŢII....................................................... 12
4.2.2.1. SCOPURILE MANUALULUI................................................................................... 12
4.2.2.2. RESPONSABILITATEA PENTRU ELABORARE................................................ 12
4.2.2.3. ANALIZA FINALĂ ŞI APROBAREA MANUALULUI MANAGEMENTULUI
CALITĂŢII............................................................................................................................... 13
4.2.2.4. DIFUZAREA MANUALULUI .................................................................................. 13
4.2.2.5. INTRODUCEREA MODIFICĂRILOR MANUALULUI...................................... 13
4.2.2.6. CONTROLUL EMITERII ŞI AL MODIFICĂRII MANUALULUI .................... 13
4.2.2.7. COPII NECONTROLATE ........................................................................................ 14
4.2.3. CONTROLUL DOCUMENTELOR ............................................................................ 14
4.2.4. CONTROLUL ÎNREGISTRARILOR............................................................................. 14
5. RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI ....................................................................... 15
5.1. ANGAJAMENTUL MANAGEMENTULUI ......................................................................... 15
5.2. ORIENTAREA CĂTRE CLIENT .......................................................................................... 15
5.3. POLITICA REFERITOARE LA CALITATE ...................................................................... 15
5.3.1. POLITICA PRIVIND CALITATEA ............................................................................... 16
5.4. PLANIFICARE ......................................................................................................................... 16
5.4.1. OBIECTIVELE CALITĂŢII............................................................................................ 16
5.4.2. PLANIFICAREA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII .................. 16
5.5. RESPONSABILITATE, AUTORITATE ŞI COMUNICARE ............................................. 16
5.5.1. RESPONSABILITATE ŞI AUTORITATE..................................................................... 16
5.5.2. REPREZENTANTUL MANAGEMENTULUI .............................................................. 17
5.5.3. COMUNICAREA INTERNĂ ........................................................................................... 17
5.6. ANALIZA EFECTUATĂ DE MANAGEMENT ................................................................... 18
5.6.1. GENERALITĂŢI............................................................................................................... 18
5.6.2. ELEMENTE DE INTRARE ALE ANALIZEI ............................................................... 18
5.4.3. ELEMENTE DE IEŞIRE ALE ANALIZEI .................................................................... 18
6. MANAGEMENTUL RESURSELOR ........................................................................................... 18
6.1. ASIGURAREA RESURSELOR .............................................................................................. 18
6.2. RESURSE UMANE .................................................................................................................. 19
6.2.1. GENERALITĂŢI............................................................................................................... 19
6.2.2. COMPETENŢĂ, CONŞTIENTIZARE ŞI INSTRUIRE ............................................... 19
6.3. INFRASTRUCTURĂ ............................................................................................................... 19
6.4. MEDIU DE LUCRU ................................................................................................................. 19
7. REALIZAREA SERVICIULUI PUBLIC ..................................................................................... 20
7.1. PLANIFICAREA REALIZĂRII SERVICIULUI PUBLIC ................................................. 20
1. DOMENIU DE APLICARE
1.1.1. ORGANIZARE
CONDUCEREA
SERVICIUL SERVICIUL
CONTROL COORDONARE METODOLOGICĂ A SERVICIILOR
PUBLICE COMUNITARE PENTRU ELIBERAREA ŞI
EVIDENŢA PAŞAPOARTELOR SIMPLE
SERVICIUL
PENTRU PREVENIREA ŞI CONSTATAREA SERVICIUL
CAZURILOR DE ÎNCĂLCARE A REGIMULUI EMITERE ŞI ELIBERAREA PAŞAPOARTELOR
PAŞAPOARTELOR, APLICAREA MĂSURILOR SIMPLE PENTRU CETĂŢENII ROMÂNI CU
RESTRICTIVE ŞI RELAŢII CONSULARE DOMICILIUL ÎN STRĂINĂTATE
SERVICIUL
SERVICIUL COOPERARE ŞI REGLEMENTĂRI
CLARIFICĂRI PROBLEME DE CETĂŢENIE ÎN DOMENIUL RELAŢIILOR DE MUNCĂ
ÎN STRĂINĂTATE
SERVICIUL SERVICIUL
EVIDENŢĂ GENERALĂ ŞI ARHIVĂ INFORMATIC ŞI VALIDARE DATE
SERVICIUL SERVICIUL
RESURSE UMANE ORGANIZARE, ANALIZĂ-SINTEZĂ, DISPECERAT,
INTEGRARE EUROPEANĂ, RELAŢII PUBLICE ŞI
CONTROL ACCES
SERVICIUL SERVICIUL
REGLEMENTĂRI JURIDICE ŞI CONTENCIOS SECRETARIAT ŞI RELAŢII CU PUBLICUL
FINANCIAR SERVICIUL
ASIGURARE TEHNICO-MATERIALĂ
STRUCTURI AFLATE ÎN
STRUCTURI DIN APARATUL CENTRAL CONDUCEREA SUBORDINEA/COORDONAREA
AL MINISTERULUI ADMINISTRAŢIEI MINISTERULUI ADMINISTRAŢIEI MINISTERULUI ADMINISTRAŢIEI
ŞI INTERNELOR ŞI INTERNELOR ŞI INTERNELOR
DIRECŢIA GENERALĂ
DE PAŞAPOARTE
CURTEA DE CONTURI
A ROMÂNIEI
MINISTERE
MISIUNILE DIPLOMATICE ŞI
OFICIILE CONSULARE ALE ROMÂNIEI
ÎN STRĂINĂTATE
1.2. APLICARE
2. REFERINŢE NORMATIVE
3. TERMENI ŞI DEFINIŢII
Acest document a fost emis într-un numar de exemplare stabilit prin Lista de
difuzare. Exemplarul de referinţă este cel păstrat de responsabilul cu calitatea.
Utilizatorii din cadrul instituţiei au acces la manualul managementului calităţii păstrat
de către acesta.
Prin instruirea efectuată de către RMC şi responsabilul cu calitatea, personalul
instituţiei s-a familiarizat cu conţinutul manualului de management al calităţii
corespunzător fiecărui utilizator din cadrul instituţiei.
Lista de distribuire/retragere a manualului se prezintă la pagina 2.
Toate manualele difuzate pentru utilizare sau pentru alte scopuri în afara
organizaţiei vor fi inscripţionate cu menţiunea „copii necontrolate”, în scopul evitării
utilizării neintenţionate a documentelor perimate. Organizaţia nu îşi asumă obligaţia
reviziei acestor exemplare.
Detaliile sunt prezentate în Procedura „Controlul documentelor”.
5. RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI
5.4. PLANIFICARE
5.6.1. GENERALITĂŢI
6. MANAGEMENTUL RESURSELOR
6.2.1. GENERALITĂŢI
6.3. INFRASTRUCTURĂ
Elementele de ieşire ale proiectării şi dezvoltării sunt furnizate într-o formă care
permite verificarea în raport cu elementele de intrare ale proiectării şi dezvoltării şi sunt
aprobate de conducerea ministerului înainte de a deveni aplicabile în structura direcţiei.
Elementele de ieşire ale proiectării şi dezvoltării:
satisfac cerinţele cuprinse în elementele de intrare ale proiectării şi
dezvoltării;
furnizează informaţii corespunzătoare pentru aprovizionare şi pentru
furnizarea serviciului;
conţin sau fac referire la reglementări de furnizare şi acceptare a
serviciului public;
precizează caracteristicile serviciului public care sunt esenţiale pentru
utilizarea sigură şi corectă a acestuia.
7.4. APROVIZIONARE
Atunci când este cazul, Direcţia Generală de Paşapoarte identifică stadiul în care
se află procedura, folosind mijloace adecvate pe durata realizării serviciului public.
Direcţia Generală de Paşapoarte identifică stadiul serviciului public în raport cu
cerinţele de măsurare şi monitorizare.
Atunci când trasabilitatea este o cerinţă, Direcţia Generală de Paşapoarte
controlează şi înregistrează identificarea unică a serviciului public.
8.1. GENERALITATI
8.5. IMBUNĂTĂŢIRE
Anexe:
LISTA PROCEDURILOR AFERENTE SMC
Nr. crt. Denumirea procedurii Cod procedura
1. Controlul documentelor PS-DGP-01
2 Controlul înregistrărilor PS-DGP-02
3 Audituri interne PS-DGP-03
4 Controlul produsului neconform PS-DGP-04
5 Acţiuni corective PS-DGP-05
6 Acţiuni preventive PS-DGP-06
7 Analiza efectuată de management PO-DGP-05
TITLU: CONTROLUL
DOCUMENTELOR
DIRECŢIA GENERALĂ DE
PAŞAPOARTE
PROCEDURA DE SISTEM
„CONTROLUL DOCUMENTELOR”
APROBAT
DIRECTOR GENERAL
Chestor de poliţie
Cârjan Lazăr
LISTA DE DIFUZARE
FIŞA DE MODIFICARE
CUPRINS
01.1. SCOP .............................................................................................................................................. 4
01.2. DOMENIU DE APLICARE......................................................................................................... 4
01.3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ ............................................................................................... 4
01.4. DEFINIŢII ..................................................................................................................................... 4
01.5. DESCRIERE.................................................................................................................................. 5
01.6. ÎNREGISTRĂRI ŞI ANEXE ....................................................................................................... 6
01.4. DEFINIŢII
Pentru scopul prezentei proceduri se aplică termenii şi definiţiile din SR EN ISO
9000:2001. Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular.
01.5. DESCRIERE
ELABORARE R ENTITATE
DOCUMENTE Ă DESEMNATĂ
S
P
AVIZARE U RMC
DOCUMENTE
N
D
E
APROBARE MANAGEMENTUL DE LA
DOCUMENTE CEL MAI ÎNALT NIVEL
ANALIZĂ MANAGEMENTUL DE LA
DOCUMENTE CEL MAI ÎNALT NIVEL
ACTUALIZARE ENTITATE
DOCUMENTE DESEMNATĂ
REAPROBARE MANAGEMENTUL DE LA
DOCUMENTE CEL MAI ÎNALT NIVEL
IDENTIFICARE MANAGEMENTUL DE LA
MODIFICĂRI ŞI STADIUL EXECUTĂ CEL MAI ÎNALT NIVEL
REVIZUIRII CURENTE
ENTITATE
DESEMNATĂ
RMC MANAGEMENTUL
IDENTIFICABILITATE ŞI DE LA CEL MAI
DISTRIBUŢIE CONTROLATĂ A ÎNALT NIVEL
DOCUMENTELOR DE
PROVENIENŢĂ EXTERNĂ
TITLU: CONTROLUL
ÎNREGISTRĂRILOR
DIRECŢIA GENERALĂ DE
PAŞAPOARTE
PROCEDURA DE SISTEM
„CONTROLUL ÎNREGISTRĂRILOR”
APROBAT
DIRECTOR GENERAL
Chestor de poliţie
Cârjan Lazăr
LISTA DE DIFUZARE
FIŞA DE MODIFICARE
CUPRINS
0.2.CONTROLUL ÎNREGISTRĂRILOR........................................................................................... 4
0.2.1. SCOP ........................................................................................................................................ 4
0.2.2. DOMENIU DE APLICARE................................................................................................... 4
0.2.3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ.......................................................................................... 4
0.2.4. DEFINIŢII ............................................................................................................................... 5
0.2.5. DESCRIERE............................................................................................................................ 5
0.2.5.1. Stabilirea şi identificarea înregistrărilor ....................................................................... 5
0.2.5.2. Elaborarea, colectarea, păstrarea, protejarea şi regăsirea promptă a înregistrărilor
........................................................................................................................................................ 5
0.2.5.3. Durata de păstrare a înregistrărilor .............................................................................. 6
0.2.5.4. Utilizarea înregistrărilor ................................................................................................. 6
0.2.5.5. Arhivarea înregistrărilor ................................................................................................ 6
0.2.5.6. Eliminarea înregistrărilor............................................................................................... 6
0.2.5.7. Controlul documentelor pe suport informatic .............................................................. 6
0.2.6. DOCUMENTE ASOCIATE................................................................................................... 6
0.2.7. ÎNREGISTRĂRI ŞI ANEXE.................................................................................................. 6
0.2.CONTROLUL ÎNREGISTRĂRILOR
0.2.1. SCOP
0.2.4. DEFINIŢII
0.2.5. DESCRIERE
DIRECŢIA GENERALĂ DE
PAŞAPOARTE
PROCEDURA DE SISTEM
„AUDIT INTERN”
APROBAT
DIRECTOR GENERAL
Chestor de poliţie
Cârjan Lazăr
LISTA DE DIFUZARE
FIŞA DE MODIFICARE
CUPRINS
0.3. AUDIT INTERN ............................................................................................................................. 4
0.3.1. OBIECT .................................................................................................................................... 4
0.3.2. DOMENIUL DE APLICARE ................................................................................................. 4
0.3.3. DEFINIŢII ŞI PRESCURTĂRI ............................................................................................. 4
0.3.3.1. Definiţii............................................................................................................................... 4
0.3.3.2. Prescurtări ......................................................................................................................... 5
0.3.4. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ .......................................................................................... 5
0.3.5. RESPONSABILITATE ŞI AUTORITATE........................................................................... 5
0.3.6. DESCRIEREA ACTIVITĂŢILOR........................................................................................ 6
0.3.6.1. Generalităţi ........................................................................................................................ 6
0.3.6.2. Echipa de audit .................................................................................................................. 7
0.3.6.3. Iniţierea auditului.............................................................................................................. 7
0.3.6.4. Pregătirea auditului .......................................................................................................... 8
0.3.6.5. Efectuarea auditului.......................................................................................................... 9
0.3.6.6. Şedinţa de închidere .......................................................................................................... 9
0.3.6.7. Raportul de audit .............................................................................................................. 9
0.3.6.8. Activităţi de urmărire ..................................................................................................... 10
0.3.7. ÎNREGISTRARI .................................................................................................................... 10
0.3.8. FORMULARE........................................................................................................................ 10
0.3.1. OBIECT
Prezenta procedură are drept scop stabilirea metodologiei de planificare şi
efectuare a auditurilor interne ale calităţii, pentru a verifica dacă sistemul de
management al calităţii este conform cu masurile planificate, referitoare la cerinţele
standardului SR EN ISO 9001: 2001 şi la cerinţele sistemului de management al calităţii
stabilit de către societate şi dacă acest sistem este implementat şi menţinut eficace.
0.3.3.1. Definiţii
Auditul: Proces sistematic, independent şi documentat în scopul obţinerii
de dovezi de audit si de evaluare a lor cu obiectivele pentru a determina măsura în care
sunt îndeplinite criteriile de audit.
Auditor: Persoana care are competenţa de a efectua un audit.
Auditat: Organizaţie care este auditată.
Dovezi obiective: Date care susţin că ceva este, există sau este adevărat.
NOTA: Dovada obiectivă poate fi obţinută prin observare, măsurare, încercare
sau prin alte mijloace.
Neconformitate: neîndeplinirea unei cerinţe.
Ediţia: 1 Revizia: Pagina 4 din 10
01234
DIRECŢIA GENERALĂ DE TIP DOC: PROCEDURA DE SISTEM COD:PS-DGP-03
PAŞAPOARTE TITLU: AUDIT INTERN
Cerinţă: Nevoie sau aşteptare care este declarată, în general implicită sau
obligatorie.
Sistem de management al calităţii: Sistem de management prin care se
orientează şi se controlează o organizaţie în ceea ce priveşte calitatea.
Sistem de management: sistem prin care se stabilesc politica si
obiectivele si prin care se realizează acele obiective.
0.3.3.2. Prescurtări
DGP - Direcţia Generală de Paşapoarte
SMC - Sistem de Management al Calităţii
RMC - Reprezentantul Managementului pentru Calitate
ª Şefii de compartimente:
răspund de aplicarea prevederilor procedurii in activitatea
compartimentelor pe care le conduc;
asigură accesul auditorilor la documentele aplicabile activităţii desfăşurate.
0.3.6.1. Generalităţi
Auditul se declanşează în una din următoarele situaţii:
La verificarea că sistemul calităţii satisface în permanenţă exigenţele
specificate şi că este pus în aplicare;
Ediţia: 1 Revizia: Pagina 6 din 10
01234
DIRECŢIA GENERALĂ DE TIP DOC: PROCEDURA DE SISTEM COD:PS-DGP-03
PAŞAPOARTE TITLU: AUDIT INTERN
fiecărui proces al SMC, care se elaborează atunci când auditorul şef/ auditorul consideră
necesar.
Documentele de lucru nu conţin informaţii confidenţiale.
Examinarea propriu-zisă
Responsabilitatea auditorului este de a evalua starea SMC. Toate
observaţiile/neconformităţile evidenţiate sunt clar şi precis documentate pe bază de
dovezi obiective. Dovezile se obţin prin: discuţii, examinarea documentelor, observarea
activităţilor şi situaţiilor.
Efectuarea auditului
Auditul se execută conform Planului de audit.
Auditorii identifică şi consemnează neconformităţile în raport cu condiţiile
specifice ale standardului de referinţă şi ale celorlalte criterii de audit. După efectuarea
vizitelor în zonele auditate, echipa de audit împreună cu auditorul şef completează
Rapoartele de neconformitate (formular cod F-PS-DGP-03-4)
0.3.7. ÎNREGISTRĂRI
Documentele de audit rezultate în urma auditului intern se înregistrează de către
RMC, iar după aprobare se difuzează compartimentelor vizate pentru auditare/auditate.
Decizia de numire a auditorilor interni, şi înregistrările referitoare la instruirea şi
calificarea auditorilor, se păstrează de către RMC în „Dosarul de evidenţă a auditorilor
interni”.
0.3.8. FORMULARE
Pentru aplicarea procedurii se utilizează următoarele formulare:
F-PS-DGP-03-1 „Program anual de audit intern”
F-PS-DGP-03-2 „Plan de audit intern”
F-PS-DGP-03-3 „Raport de neconformitate”
F-PS-DGP-03-4 „Raport de audit intern”.
TITLU: CONTROLUL
PRODUSULUI
NECONFORM
DIRECŢIA GENERALĂ DE
PAŞAPOARTE
PROCEDURA DE SISTEM
„CONTROLUL PRODUSULUI NECONFORM”
APROBAT
DIRECTOR GENERAL
Chestor de poliţie
Cârjan Lazăr
LISTA DE DIFUZARE
FIŞA DE MODIFICARE
CUPRINS
0.4.1. SCOP
Această procedură documentată descrie procesul prin care Direcţia Generală de
Paşapoarte se asigură că produsul neconform este identificat şi ţinut sub control, astfel
încât să se prevină utilizarea sau livrarea neintenţionate.
0.4.4. DEFINIŢII
Pentru scopul prezentei proceduri se aplică termenii şi definiţiile din SR EN ISO
9000:2001. Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular.
0.4.5. DESCRIERE
Pentru a asigura atingerea scopului acestei proceduri de desfăşoară în mod
planificat şi sistematic activităţile descrise în continuare:
DEPISTARE PRODUS
NECONFORM
LUCRĂTOR CETĂŢEAN
Reclamaţii şi sesizări
IDENTIFICARE PRODUS
NECONFORM Răspunde şef
serviciu/compartiment
Lucrător paşapoarte
Răspunde şef
serviciu/compartiment ELIBERAREA PRODUSULUI
CONFORM CĂTRE CETĂŢEAN
TITLU: ACŢIUNI
CORECTIVE
DIRECŢIA GENERALĂ DE
PAŞAPOARTE
PROCEDURA DE SISTEM
„ACŢIUNI CORECTIVE”
APROBAT
DIRECTOR GENERAL
Chestor de poliţie
Cârjan Lazăr
LISTA DE DIFUZARE
FIŞA DE MODIFICARE
CUPRINS
0.5.1. SCOP
Această procedură documentată descrie procesul prin care Direcţia Generală de
Paşapoarte elimină cauza neconformităţilor în scopul de a preveni reapariţia acestora.
0.5.4. DEFINIŢII
Pentru scopul prezentei proceduri se aplică termenii şi definiţiile din SR EN ISO
9000:2001. Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular.
0.5.5. DESCRIERE
Pentru a asigura atingerea scopului acestei proceduri se desfăşoară în mod
planificat şi sistematic activităţile descrise în continuare:
analiza neconformităţilor (inclusiv a reclamaţiilor cetăţenilor);
determinarea cauzelor neconformităţilor;
Ediţia: 1 Revizia: Pagina 4 din 5
01234
DIRECŢIA GENERALĂ DE TIP DOC: PROCEDURA DE SISTEM COD:PS-DGP-05
PAŞAPOARTE TITLU: ACŢIUNI CORECTIVE
TITLU: ACŢIUNI
PREVENTIVE
DIRECŢIA GENERALĂ DE
PAŞAPOARTE
PROCEDURA DE SISTEM
„ACŢIUNI PREVENTIVE”
APROBAT
DIRECTOR GENERAL
Chestor de poliţie
Cârjan Lazăr
LISTA DE DIFUZARE
FIŞA DE MODIFICARE
CUPRINS
8.4.1. SCOP
Această procedură documentată descrie procesul prin care Direcţia Generală de
Paşapoarte elimină cauza neconformităţilor potenţiale în scopul de a preveni reapariţia
acestora.
8.4.4. DEFINIŢII
Pentru scopul prezentei proceduri se aplică termenii şi definiţiile din SR EN ISO
9000:2001. Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular.
8.4.5. DESCRIERE
Pentru a asigura atingerea scopului acestei proceduri se desfăşoară în mod
planificat şi sistematic activităţile descrise în continuare:
determinarea neconformităţilor potenţiale şi a cauzelor acestora;
evaluarea necesităţii de acţiuni pentru a preveni apariţia
neconformităţilor;
determinarea şi implementarea acţiunii necesare;
înregistrarea rezultatelor acţiunii întreprinse;
analiza acţiunii preventive întreprinse.