TIME MANAGEMENT - SUPORT DE CURS

DEFINIIE I OBIECTIVE
TIME MANAGEMENT

DEFINIIE

Managementul timpului este un complex de tehnici ce au scopul de a spori eficacitatea

unei persoane n atingerea obiectivelor propuse. Managementul timpului const de fapt

n managementul propriei persoane. Exist o serie numeroas de tehnici i instrumente

de managementul timpului, printre care: liste de activiti, stabilirea scopurilor,

anticiparea situaiilor, valorificarea oportunitilor ctig- ctig, nelegerea celorlali,

autoperfecionarea.

OBIECTIVE

S tim cum s ne folosim timpul pentru cele mai importante lucruri.

S tim ce anume putem controla.

S tim cum s fim mai eficieni n ceea ce facem.

S tim cum s nu mai irosim timpul.

S tim cum s profitm la maxim de timpul pe care l avem.

CONCEPII FALSE
LEGATE DE
MANAGEMENTUL TIMPULUI

Gestionarea timpului nu este altceva dect o problem de bun-sim!

M descurc bine la serviciu, deci mi gestionez timpul cum trebuie!

Lucrez mai bine sub presiune, gestionarea timpului mi-ar lua acest

stimulant!

Folosesc calendarul pentru ntlniri i o list cu lucruri de fcut. Nu

este suficient?

Oamenii iau prea serios problema gestionrii timpului, asta i ia toat

distracia din via!

Gestionarea timpului te lipsete de libertate, iar eu sunt o persoan

spontan!

Gestionarea timpului poate fi bun pentru anumite tipuri de munc,

dar munca mea este foarte creativ!

Nu m pot lega de rutin!

Gestionarea timpului presupune o mulime de munc suplimentar.

Nu am timp pentru aceasta!

2
AVANTAJELE MANAGEMENTULUI
TIMPULUI
Planificarea carierei

Informarea

Comunicarea

Relaxarea

Gndirea

BENEFICII ALE MANAGEMENTULUI TIMPULUI

PENTRU ORGANIZAII

Productivitate crescut a muncii, posibilitatea de monitorizare,

creterea angajamentului fa de organizaie
Un nivel crescut de finalizare a proiectelor individuale i de echip
Comunicare mai eficient
Reducerea stresului ocupaional
Fluidizarea lucrului n echip

BENEFICII ALE MANAGEMENTULUI TIMPULUI

ANGAJAI

Mai mult control asupra timpului i a vieii personale

Recunoaterea i recompensarea eforturilor personale din partea
superiorilor
mbuntirea relaiilor interpersonale att la slujb, ct i n afara
acesteia
Reducerea stresului i relaxare n viaa de zi cu zi.

3
CAUZELE IROSIRII TIMPULUI

CAUZE CARE PROVIN DIN NOI NINE:

Dezorganizarea;
Trgnarea;
Incapacitatea de a spune NU;
Perfecionismul inutil;

CAUZE CARE PROVIN DIN EXTERIOR:

Vizitatorii;
Telefoanele;
Corespondena fr valoare;
Ateptarea;
Crizele;

4
PRINCIPIILE
MANAGEMENTULUI TIMPULUI

1. Ia-i urmtorul angajament: Vreau s m schimb!

2. Anticipeaz: nu te lsa influenat sau surprins de

evenimente, aloc intrevale tampon.

3. Creeaz sau folosete instrumente de organizare a

timpului : Planificare, Delegare, Controlul mediului.

4. Definete i stabilete prioriti.

5. Asigur un control al propriei activiti.

6. nva s spui NU.

Cheia managementului timpului :

PROTEJAREA TIMPULUI PLANIFICAT!

5
INSTRUMENTE DE GESTIONARE A
TIMPULUI

Lista activitilor: reflecta prioritile

Documente scrise: ndosariate, rezolvate, transferate altcuiva,

aruncate.

nsemnri, notie, agend personal

inerea unui jurnal: punct de plecare

o pentru mbuntiri, consemnarea zilnic
o a activitilor

Cronometrarea activitilor: recompens personal, pedeaps

personal, ntrziere posibil

Defalcarea sarcinilor: sarcini de rutin , proiecte n curs, sarcini de

dezvoltare personal (timp), ce modificri considerai c trebuie
fcute?, soluii posibile

Folosirea tehnologiei: agende electronice, notepad, sisteme hands-

free, videoconferine, computere portabile, arhivare pe computere, e-
mail (chestionar)

6
TEHNICI N
MANAGEMENTUL TIMPULUI
PLANIFICAREA
Principiile planificrii: definirea obiectivelor, cum trebuie s fie
scopurile i obiectivele
Stabilirea prioritilor: Prioritatea A: lucruri obligatorii,
Prioritatea B: lucruri utile, Prioritatea C: lucruri opionale
Planuri pe termen lung: fie de planificare, diagrama fazelor
intermediare, diagrama PERT (program evaluation and review
technique), planul general.
Planurile pe termen scurt: planuri sptmnale cu prioriti de tip
A, B, C.
Planuri zilnice: echilibrai-v cerinele, fii realist!, nu uitai:
alimentaia este vital pentru nivelul de concentrare i pentru sntate,
asigurai-v perioade de linite!, efectuarea lucrurilor neplcute,
momentul optim al fiecrei sarcini.

VALORIFICAREA EDINELOR
scopul edinei, rolul nostru n aceast edin, ce va trebui s facem
dup aceast edin

DELEGAREA
decizia de delegare, alegerea persoanei potrivite, oferirea
instruciunilor clare, acordarea autoritii corespunztoare, sistem de
urmrire, sprijin i instruire cnd este necesar.
EVITAREA NTRERUPERILOR
cum s descurajai ntreruperile?

7
ORGANIZAREA DOCUMENTELOR I SPAIULUI DE
LUCRU

RENCRCAREA BATERIILOR
grija pentru via , alimentaia sntoas, evitarea stresului

GNDIREA POZITIV
luarea msurilor pozitive

RECOMANDRI
Culegei informaii!

Analizai modul n care v utilizai

timpul!

Concepei un plan de aciune!

Monitorizai-v evoluia!

8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
TEST 1

Cat de bine va gestionati timpul?

Raspundeti la urmatoarele 26 de intrebari intr-un mod onest. Va veti putea face o imagine despre
cat de eficient sau ineficient va gestionati timpul, alaturi de care sunt acele obiceiuri care va
manaca timpul cel mai mult.

1. Cand ai de realizat o sarcina care necesita o atentie ridicata la detalii, cum reactionezi?
a) Urasc munca foarte detaliata. O evit pe cat posibil. Trec peste detalii si incerc sa am o
imagine globala, foarte repede.
b) Iubesc munca foarte detaliata. As putea sa imi petrec toata viata facand asta. De fapt, cand
am de facut lucruri de acest gen, imi vine chiar sa o taraganez pentru ca imi place atat de
mult.
c) Pendulez intre aceste doua extreme. Pot sa desfasor o munca foarte detaliata, dar stiu cand
sa o inchei si sa ma apuc de alte lucruri.

2. In general aloci mai mult timp pentru o sarcina, decat alte persoane?
a) Da, aproape tot timpul.
b) Da, frecvent.
c) Ocazional / uneori.
d) Rar sau niciodata.

3. Este foarte important pentru tine sa fii popular printre colegi?

a) Da.
b) Intr-un fel.
c) Nu chiar.

4. Esti mai degraba de acord sau in dezacord cu urmatoarea afirmatie: "Daca vreau ca o sarcina sa
fie facuta bine, cel mai bine o fac eu insumi."
a) Sunt de acord.
b) Nu sunt de acord.

5. Cand spui cuiva ca va veti intalni la o anumita ora, ajungi de obicei atunci cand ai spus?
a) Da.
b) Intarziu rar.
c) Intarziu adesea.
d) Sunt aproape intotdeauna in intarziere.

6. Cand trebuie sa iei o decizie importanta la serviciu, in general preferi sa:

a) O iei singur.
b) O iei impreuna cu altii, intr-o sedinta.

7. Esti un strangator? Iti vine greu sa arunci lucruri, chiar si atunci cand stii ca nu vei mai avea
nevoie de ele niciodata?
a) Da.
b) Unele lucruri.
c) Nu.

20
8. Iti este greu sa spui nu, altor persoane?
a) Da.
b) Uneori.
c) Nu.

9. Iti faci multe griji?

a) Da.
b) Da, dar probabil nu mai mult decat majoritatea oamenilor.
c) Uneori, dar nu prea multe.
d) Nu, chiar deloc.

10. Te apuci de un hobby, un sport sau o activitate si apoi o abandonezi, inainte de a atinge o
performanta reala in acel domeniu?
a) Da, frecvent.
b) Uneori.
c) De obicei nu.

11. Ti se intampla adesea sa incepi proiecte si sa nu le termini?

a) Da.
b) Nu.

12. Esti un perfectionist?

a) Da.
b) Nu.

13. Daca ai de indeplinit doua sarcini, dintre care una este usoara, iar cealalta este dificila, pe care
dintre ele vei incerca sa o rezolvi prima?
a) Sarcina dificila.
b) Sarcina usoara.

14. Cand ai mai multe lucruri de facut, ai dificultati in stabilirea prioritatilor si in a decide care
este cel mai important?
a) Da, imi este greu sa stabilesc prioritatile.
b) Am unele dificultati.
c) Imi este usor si nu am nici o problema in stabilirea prioritatilor.

15. Faci adesea mai multe lucruri in acelasi timp (citesti in timp ce te uiti la TV)?
a) Da.
b) Ocazional / uneori.
c) Nu.

16. De obicei termini lucrurile la timp?

a) Da.
b) Nu.
c) Uneori da, alteori nu.

17. Cand ai de facut ceva, iti stabilesti un termen limita pentru tine, chiar daca nu exista un
termen limita impus?
a) Da.
b) Uneori.
c) Nu, de obicei o pun pe un plan secundar si o fac cand am timp.

21
18. Ai tendinta sa faci lucrurile in ultimul moment?
a) Da.
b) Uneori.
c) Nu.

19. Esti mai degraba de acord sau in dezacord cu urmatoarea afirmatie: "Adesea subestimez
timpul necesar pentru a face anumite lucruri."
a) Sunt de acord.
b) Nu sunt de acord.

20. Cum este atentia ta?

a) Foarte buna. Ma pot concetra perioade lungi de timp fara sa imi distraga ceva atentia.
b) Destul de buna. Ma pot concentra cand chiar trebuie, dar daca nu este ceva foarte
important, ma deconcentrez uneori.

21. Poti spune ca stii cu adevarat ce vrei de la viata?

a) Da.
b) Nu.

22. Simti ca nu ai niciodata destul timp pentru a face toate lucrurile pe care trebuie sa le faci?
a) Da.
b) Uneori simt asta.
c) De obicei, nu.

23. Lucrezi adesea in vacante sau la sfarsit de saptamana, sau amani sau anulezi vacante pentru ca
ai prea mult de lucru?
a) Da.
b) Nu.

24. La sfarsitul zilei, de obicei termini lucrurile pe care ti le-ai propus la inceputul zilei?
a) Da.
b) Nu intotdeauna, dar de cele mai multe ori.
c) Nu.
d) In general nu imi stabilesc agenda zilnica. Fac lucrurile cum vin.

25. Exista un domeniu in care lucrul tau este dezorganizat?

a) Da.
b) Intr-un fel, dar nu este dezorganizare.
c) Nu.

26. Care dintre urmatoarele afirmatii reflecta cel mai acurat stilul tau de luare a deciziilor?
a) Iau adesea decizii impulsive; sub impulsul momentului.
b) Nu iau o decizie inainte sa am toate elementele relevante si utile clarificate pentru acea
decizie.
c) Sunt intre cele doua extreme.

22
23
PARTEA II- MANAGEMENTUL
TIMPULUI: O ABORDARE MODERN

CEASUL I BUSOLA

i alegi mereu felul n care i petreci timpul i trebuie s trieti cu consecinele acestor
alegeri. Apare o discrepan, cnd simi c exist o nepotrivire ntre felul n care i
petreci timpul i ceea ce simi c e cu adevrat important n via. Fenomenul poate fi
simbolizat de contrastul dintre dou importante instrumente de orientare: ceasul i busola.

Ceasul reprezint angajamentele, rspunderile, planificrile, scopurile, activitile tale-

ceea ce faci cu timpul tu i modul n care reueti s-l administrezi
Busola reprezint viziunea, valorile, principiile, crezul, contiina ta- ceea ce simi c e
cu adevrat important i felul n care i orientezi viaa.

Ce se ntmpl cnd ntre ceas i busol intervine o prpastie?

- dezorientare
- confuzie
- te simi parc viaa i-ar fi trit de ctre altcineva

nainte de a-i gestiona timpul, trebuie s tii ncotro te ndrepi!

URGENA I IMPORTANA

In ce msur urgena i controleaz viaa?

Cum te simi sub presiunea urgenei? Stresat? Constrns? Tensionat?
Epuizat?

Problema este, cnd urgena devine factorul dominant din viaa ta, se pierde sensul
importanei. Ceea ce ni se par prioritile numrul unu sunt lucrurile urgente. Multe dintre
instrumentele time managementului tradiional hrnesc de fapt dependena de urgen.
Planificarea zilnic i listele de obiective ne menin concentrai n mod esenial pe
ndeplinirea prioritilor i a sarcinilor urgente. i cu ct avem de-a face mai mult cu
urgena, cu att mai puin avem parte de ceea ce e cu adevrat important n via.

24
Multe lucruri importante au tendina s nu acioneze direct i cu insisten asupra noastr.
Pentru c nu sunt urgente, sunt lucrurile asupra crora noi suntem cei chemai s
acionm.

Spre a nelege mai bine problema urgenei, s privim matricea de administrarea timpului
de mai jos.

Urgent Mai puin urgent

I II
Importante Crize Pregtire
Probleme presante Prevenire
Proiecte cu scadene Evaluri
apropiate, ntrevederi, Planificare
pregtiri Crearea unor relaii
Recreere autentic
mputernicire (Stimulare)
III IV
Lipsite de ntreruperi, anumite Fleacuri, bagatele
importan telefoane Coresponden
O parte din neimportant
coresponden Unele apeluri telefonice
Unele ntruniri Activitile sau indivizii,
Multe din chestiunile care te fac s-i pierzi
importante, presante timpul
Multe din activitile Activiti de evadare
obinuite

Exerciiu:

i propunem s te uii n matricea de de administrare a timpului i s-i readuci n

minte ultima sptmn de via. Dac ar fi s plasezi fiecare din activitile de
ultimei sptmni ntr-unul din aceste sectoare, n care din ele ai putea afirma c i-
ai petrecut majoritatea timpului?

25
CELE PATRU NECESITI FUNDAMENTALE
Exist patru necesiti, ce au fost identificate ca elemente vitale n desvrirea omului.
Fundamentul acestor nevoi este surprins n sintagma a tri, a iubi, a nva, a lsa ceva
n urm.
Nevoia de a tri reprezint necesitile fizice , cum sunt hrana, adpostul, sntatea.
Nevoia de a iubi reprezint necesitatea social de a intra i a stabili relaii cu ali
oameni, de a aparine, de a iubi i de a fi iubit.
Nevoia de a nva reprezint necesitatea mental de a crete i a ne dezvolta.
Nevoia de a lsa ceva n urm este necesitatea spiritual de a simi c eti aa cum
trebuie i poi contribui cu ceva n societate.

Fiecare din aceste necesiti, cnd nu e ndeplinit, contribuie la scderea calitii

vieii.
Fiecare dintre aceste necesiti, dac nu e mplinit, poate deveni o gaur neagr,
care s-i absoarbe energia.
Oricare dintre aceste necesiti, dac nu e ndeplinit, te poate conduce ctre
dependena de urgen.

n punctele de convergen ale celor patru necesiti gsim adevratul echilibru interior,
mplinirea i fericirea.

Mental
Spiritual

Social
Fizic

26
LEGEA FERMEI: CE SUNT PRINCIPIILE?
In sistemele naturale , ne putem da seama cu uurin c legile i principiile guverneaz
munca i determin recolta. Dar n culturile sociale, organizate, ne gndim, c ntr-un fel
putem ignora procesele naturale i nela sistemul, ctignd, totui, nc o zi.

Ce ar nsemna s ngrai porcul n ajun, atunci cnd te ocupi de o ferm? S uii

primvara de semnat, s dormi toat vara, iar toamna brusc s-i aduci aminte i s te
apuci de arat, de semnat, ateptnd ca recolta s rsar peste noapte.

In viaa de zi cu zi poi lucra cu soluii provizorii i tehnici ncropite rapid, obinnd

succese aparente. Dar pe termen lung Legea Fermei guverneaz n toate domeniile vieii.

Principiile se leag de lucruri, care pe termen lung vor aduce fericire i roadele unei viei
de calitate. Sunt incluse aici principii, cum ar fi serviabilitatea sau reciprocitatea. Toate
dorinele i chiar toat munca din lume, dac nu sunt fundamentate pe principii valide, nu
vor da roadele unei viei de calitate.

NORDUL AUTENTIC
E important pentru noi tim unde e nordul autentic? Dac ne abatem doar cu un grad
cnd cltorim cu avionul, s-ar putea s ajungem ntr-un loc complet diferit de cel propus.
La fel de important este nordul autentic n dimensiunea uman, crearea unei busole
interioare conform creia s ne direcionm vieile cum trebuie.

ntre stimuli i reacii exist un spaiu,

n acest spaiu se afl puterea de a ne alege reacia.
n reacia noastr st de fapt maturitatea i libertatea.

nsuirile care populeaz acest spaiu- cunoaterea de sine, contiina, imaginaia creativ
i voina independent- stau la baza libertii umane: puterea de a alege, de a reaciona,
de a schimba. Ele creaz busola dup al crei nord autentic ne putem direciona viaa.
N

Cunoaterea de sine
Contiina
Voina independent
Imaginaia creativ

27
Cunoaterea de sine este puterea de a ne detaa de noi nine i a ne examina felul n
care gndim. Asta ne permite s ne scoatem ochelarii i s ne uitm deopotriv la ei
prin ei. Ne permite s devenim contieni de istoricul social i psihic al felului n care
suntem programai i s sporim distana dintre stimuli i reacii.

Contiina este sistemul nostru intern de ghidare, care ne permite s ne dm seama cnd
acionm sau chiar s ne contemplm acionnd ntr-un mod contrar principiilor.

Voina independent este capacitatea noastr de a aciona. Ne d puterea de a aciona

pen baza principiilor i nu a emoiilor sau circumstanei. Avem voina de a aciona cu
contiin, moralitate i vizionarism.

Imaginaia creativ este puterea de a prevedea o situaie viitoare, de a concepe un plan

i a rezolva probleme. Este nsuirea care ne permite s ne vedem pe noi i pe ceilali
altfel, mai buni, dect suntem n prezent.

Rspunsurile din chestionarul ce urmeaz i vor da o imagine despre gradul n care i-ai
desvrit i i foloseti n via aceste nsuiri. Msoar-i punctajul de la fiecare
seciune dup urmtoarea schem:
0-7- nsuire inactiv
8-12- nsuire activ
13-16- nsuire puternic dezvoltat
Marcheaz numrul de pe segment care-i reprezint cel mai bine comportamentul
normal sau atitudinea vizavi de afirmaiile din stnga (0- niciodat, 2-uneori, 4-
totdeauna).

Cunoaterea de sine 0 1 2 3 4
1. Sunt capabil s m detaez de gndurile i
sentimentele mele, s le examinez i s procedez la Nicio
Uneori Totdea
unele schimbri. data una

2. Sunt contient de paradigmele mele fundamentale i 0 1 2 3 4

de impactul pe care le au asupra comportamentului
meu, asupra rezultatelor pe care le obin de la via Nicio
Uneori Totdea
data una

3. Sunt contient de o anume diferen ntre structura 0 1 2 3 4

mea biologic, genealogic, psihologic,
sociologic i propria-mi gndire profund. Nicio
Uneori Totdea
data una

4. Atunci cnd reacia celorlali vizavi de mine pune la 0 1 2 3 4

ndoial felul n care m vd pe mine nsumi, sunt
capabil s evaluez aceast reacie care difer de Nicio
ceea ce tiam despre mine, s nv ceva din ea. Uneori Totdea
data una

28
Contiina

1. Simt uneori o voce interioar care m mpinge s fac 0 1 2 3 4

un lucru sau m mpiedic s fac ceva ce aveam n
gnd? Nicio
Uneori Totdea
data una
2. Am sentimentul diferenei dintre contiina social 0 1 2 3 4
ceea ce societatea m-a nvat s preuiesc i propriul
meu ghid interior? Nicio Uneori Totdea
data una
3. Simt nluntrul meu adevrul unor principii ale 0 1 2 3 4
nordului autentic, precum integritatea i loialitatea
Nicio Totdea
Uneori
data una
4. Vd n experiena uman un tipar care valideaz 0 1 2 3 4
adevrul principiilor.
Nicio Totdea
Uneori
data una

Voina independent 0 1 2 3 4

1. Sunt capabil s-mi respect promisiunile fcute att Nicio Uneori Totdea
fa de mine nsumi, ct i fa de cei din jur. data una

2. Am capacitatea de a aciona conform propriilor 0 1 2 3 4

mele imperative interioare, chiar atunci cnd asta
nseamn s not mpotriva curentului. Nicio
Uneori Totdea
data una
3. Mi-am dezvoltat abilitatea de a-mi stabili i a duce 0 1 2 3 4
la ndeplinire nite scopuri semnificative n via.
Nicio Totdea
Uneori
data una
4. mi pot subordona dispoziiile responsabilitilor. 0 1 2 3 4

Nicio Totdea
Uneori
data una

29
 Imaginaia creativ
0 1 2 3 4
1. M gndesc la viitor
Nicio Totdea
Uneori
data una
2. mi vizualizez viaa dincolo de realitatea 0 1 2 3 4
prezentului.
Nicio Uneori Totdea
data una
3. M folosesc de aceast capacitate de vizualizare 0 1 2 3 4
pentru a-mi confirma i realiza scopurile.
Nicio Totdea
Uneori
data una
4. Caut ci noi, creative de a rezolva problemele ntr-o 0 1 2 3 4
diversitate de situaii, iau n consideraie opiniile
diferite ale celorlali. Nicio
Uneori Totdea
data una

PROCESUL STABILIRII PRIORITILOR

PRIMUL PAS: STABILIREA UNEI VIZIUNI I A UNUI CREZ

Atunci cnd ncepi s te organizezi pentru sptmna care urmeaz, primul pas pe care
trebuie s-l faci este s stabileti care sunt lucrurile cele mai importante din viaa ta.
Studiaz tabloul mrit- ce anume te preocup cu adevrat, ce aduce clipelor tale veritabil
pondere. Rspunsul la aceste chestiuni de limpezimea cu care poi rspunde la ntrebri
de genul:
- Care e lucrul cel mai important?
- Ce anume d sens vieii tale?
- Ce vrei s fii i s faci cu viaa ta?

30
AL DOILEA PAS: IDENTIFICAREA ROLURILOR

Ne trim viaa jucnd nite roluri. Avem roluri importante n munc, n familie, n
comunitate sau n alte sfere de existen. Ele nseamn responsabilitate, stabilirea unor
relaii i aport social.
Un set limpede de roluri asigur un cadru firesc pentru a crea ordine i echilibru.
Echilibrul ntre roluri nu nseamn doar c reueti s-i petreci un timp egal n fiecare
din roluri, ci c aceste roluri acioneaz mpreun pentru ndeplinirea menirii tale.

Un director care se ocup de producie i-ar putea defini rolurile dup cum urmeaz:
Rolul 1: so/tat
Rolul 2: Manager- Produse noi
Rolul 3: Manager-cercetare
Rolul 4: Manager-Administraie
Rolul 5: Preedinte- Direcie

Care sunt rolurile pe care tu i le asumi n fiecare zi?

Identificarea propriilor roluri

ROL DESCRIERE
Dezvoltare
personal/individual
Rolul 1

Rolul 2

Rolul 3

Rolul 4

Rolul 5

Rolul 6

31
AL TREILEA PAS: ALEGEREA UNOR OBIECTIVE DE SECTOR II PENTRU FIECARE
DINTRE ROLURI

Dup ce i-ai identificat rolurile, pune-i ntrebarea:

Care este cel mai important lucru pe care l-a putea face n fiecare din aceste roluri pentru
a obine un impact pozitiv considerabil?

AL PATRULEA PAS: CREAREA UNUI CADRU DE DECIZIE PENTRU SPTMNA N

CURS

Transpunerea eficient a obiectivelor importante de sector II ntr-un plan de aciune

impune crearea unui cadru pentru luarea deciziilor de-a lungul ntregii sptmni.

Asistam la un seminar, unde lectorul ne citea ceva. La un moment

dat ne-a spus: Ei, acum a venit timpul pentru un scurt test. S-a dus sub
catedr i a scos de sub ea un vas transparent de vreo 4 litri, cu gura
destul de larg. L-a pus pe mas lng cteva pietre de mrime medie.
Cte pietre ca asta credei c ncap n vas?- ne-a ntrebat.
Dup ce am ncercat s facem cteva presupuneri a zis: Bine, acum
haidei s aflm. A pus n vas o piatr, apoi nc una...i nc una. Nu-mi
amintesc cte a vrit nuntru, cert e c a umplat vasul. Dup care a
ntrebat: vasul e plin?
Toat lumea a privit pietrele i a zis DA.
El a fcut: A! S-a aplecat sub mas i a scos o gleat de pietri. L-a
rsturnat n vas, agitndu-l i pietriul a umplut toate spaiile rmase
ntre pietrele mari. Apoi a zmbit i a ntrebat nc o dat: Vasul e
plin?
De data asta am rspuns circumspeci: Probabil c nu.
Bun! a replicat el i a scos sub catedr o gleat de nisip. A nceput s
toarne n vas i nisipul a umplut spaiile rmase ntre pietre i pietri. Ne-
a privit din nou i a pus aceeai ntrebare Vasul e plin?.
Nu am strigat n cor. Bine, a rspuns el, apucnd o can de ap i
rsturnnd-o n vas. Care credei c e concluzia?- ne-a ntrebat apoi.
Cineva a rspuns: Ei bine, iddea c exist unele goluri i dac te strdui
destul, poi totdeauna s mai adaugi ceva bun n viaa ta.
Ba nu- a zis el. Ideea e c dac n-ai fi aezat pietrele acelea mai nti,
le-ai mai fi putut oare introduce dup aceea?
Extras din cartea Covey- Managementul timpului

32
Obiectivele Sectorului II sunt asemeni pietrelor din exemplul de mai sus. Dac punem
alte activiti-apa, nisipul, pietriul- pe primul loc, i apoi ncercm s introducem
pietrele mai mari, nu numai c nu vor ncpea, dar vom sfri prin a murdri totul n jur
n timpul operaiunii.
Dac tim ns care sunt pietrele i le aezm pe ele mai nti, e uimitor ct de multe
vor ncpea- i ce cantitate de nisip, de pietri, de ap, vom reui s strecurm printre ele.
Indiferent de ce altceva mai ncape de pe lturi, esenial e ca pietrele, adic obiectivele
noastre de Sector II s fie primele.

PASUL AL CINCILEA: EXERCIIUL INTEGRITII

A-i exersa integritatea nseamn a transpune crezul n fapt cu linite luntric i

ncredere- indiferent dac stabilirea prioritilor nseamn a te ine de planul ntocmit sau
a face o schimbare dictat de contiin. Toi paii urmai n acest proces sunt menii s-i
ntreasc caracterul i competena, judecata i abilitatea de a face apel la busola
interioar n momente de criz.

Tabelul de mai jos reprezint un instrument valoros de planificare, alctuit pe baza

principiilor de mai sus.

33
 3. Identific 4. Organizeaz sptmnal
1. Stabileste crezul scopurile
2. Trece n revist 5 Zilnic: Practic integritatea
rolurile n momentul deciziei

Roluri Scopuri Memento Luni Marti

Fizic
Social/emotional 7
Mental
Spiritual 8
Ascute ferastraul
9
Rolul 1
10

11
Rolul 2
12

1
Rolul 3
2

3
Rolul 4
4

5
Alte prioritati Alte prioritati

PASUL AL ASELEA: EVALUAREA

Procesul ar fi incomplet dac n-am nchide cercul, dac nu am transforma experiena unei
sptmni n fundamentul eficienei sporite a sptmnii care urmeaz. Dac n-am nva
din ceea ce trim, cum ne-am putea feri s facem aceleai greeli de fiecare dat?
La sfritul sptmnii oprete-te i pune-i cteva ntrebri de genul:
Ce obiective am realizat?
Ce provocri am ntmpinat?
Ce decizii am luat?
Cnd am decis, am inut seama de lucrurile cele mai importante?

34
CE ESTE ECHILIBRUL?

Echilibrul ine de principiul nordului autentic. l putem vedea manifestndu-se

pretutindeni n jur. Cum putem ntreine acest echilibru n via? E vorba doar de a alerga
ntre obiective destul de repede pentru a le atinge, zilnic, pe toate? Sau exist alt cale,
mai eficient i cu un impact mai puternic asupra rezultatelor, pe care le obinem n via?
Cum i priveti rolurile? Muli suntem educai s le vedem, ca pe nite compartimente
separate din via. Ne privim rolul de la birou complet separat de cel din familie, iar
acestea dou fr a avea prea mult de a face cu alte roluri, precum cele referitoare la
evoluia personal sau serviciul n slujba comunitii.. Drept urmare gndim n termeni
ori/ori/ ne putem concentra fie pe un rol, fie pe altul.
n realitate, aceste roluri fac parte dintr-un tot interdependent, un ecosistem viu, n care
fiecare component le influeneaz pe celelalte. Echilibrul nu este ori-ori, ci i-i.

CREAREA SINERGIEI NTRE OBIECTIVE

Gndirea de tip ntreg-ntreg determin crearea sinergiei ntre roluri i

obiective. Recunoatem c unele activiti pot fi combinate i ndeplinite n moduri care
se dovedesc mai eficiente dect dac fiecare activitate ar fi rezolvat separat.
Recunoatem de asemenea c unele activiti n-ar trebui combinate, necesitnd o atenie
exclusiv. In acest caz, ne putem adapta restul activitilor cu nelepciune, cunoscnd
felul n care fiecare o influeneaz pe cealalt.

Putem descoperi mai multe ci de a combina diverse obiective. De exemplu

putem gti o mncare gustoas, ne putem cunoate vecinii i ne putem pregti pentru
ntrunirea de la club de a doua zi, gtind suficient pentru trei mese- vom servi una
familiei, vom duce una noilor vecini i o vom pune deoparte pe cealalt pentru a nu mai fi
nevoii s gtim n seara ntrunirii. Posibilitile de combinare ale activitilor sunt
infinite. Exist nenumrate ci de a crea sinergie n viaa pe care nu trebuie s-o vedem
niciodat dintr-o perspectiv linear, fragmentat.

Scopul nu este de a nghesui ct mai multe activiti posibile n agend sau de a

ncerca s faci totul dintr-o dat. Scopul este de a ne folosi imaghinaia creatoare pentru a
gsi ci sinergice, principiale de a atinge obiective care s creeze rezultate mai bune dect
dac elurile ar fi ndeplinite separat.

35
CELE 3 GENERAII DE TIME MANAGEMENT

Prima generaie se bazeaz pe repere. Aceast generaie se caracterizeaz prin simple

adnotri i liste de control. Dac aparii acestei generaii, vei lua cu tine aceste liste i le
vei consulta pentru a verifica s nu fi uitat ceva. Din fericire, la sfritul zilei, vei constata
c ai fcut multe din lucrurile pe care i le-ai propus i pe care le poi tia de pe list.
Dac exist sarcini nemplinite, le vei trece pe lista ta de mine.

A doua generaie este cea a planurilor i pregtirilor. i sunt caracteritice calendarele i

agendele de lucru, ca i eficiena, responsabilitatea personal, realizarea scopurilor
propuse, planificrile anticipate, organizarea activitilor i evenimentelor viitoare. Dac
faci parte din aceast generaie, i faci programri, i notezi promisiunile fcute, i
stabileti termene, notezi unde se vor ine edinele. S-ar putea s pstrezi totul pe un
fiier ntr-o agend electronic sau pe computer.

A treia generaie const n planificare, control, ntocmirea listelor de prioriti. Dac

aparii acestei generaii, i-ai petrecut ceva timp probabil clarificndu-i principiile i
prioritile. i-ai pus ntrebarea Ce anume vreau?. i-ai stabilit sarcini pe termen lung,
mediu i scurt pentru a duce la ndeplinire ceea ce i-ai propus. i organizezi activitile
dup importan, zi de zi. Aceast generaie se caracterizeaz printr-o gam foarte larg
de agende electronice sau de hrtie- cu rubrici detaliate pentru planificare cotidian.

CEA DE A PATRA GENERAIE DE TIME MANAGEMENT (ABORDAREA

MODERN A TIME MANAGEMENTULUI)

Principiile prezentate pn acum n acest manual aparin celei de a patra generaii

de time management. Tabelurile de mai jos prezint caracteristicile celor 3 generaii de
time management, instrumentele, avantajele de reinut i dezavantajele de eliminat .

Rezumat Instrumente

Prima generaie Indici de memento Simple notie, liste

Generaia a doua Planificare i pregtire Calendare, carneele
Generaia a treia Planificare, prioriti, Agende care unific
control valorile cu obiectivele i
schemele zilnice

36
Generaia a patra de Avantaje de reinut
time management
Cele patru necesiti i Unele necesiti atinse prin
capaciti: a tri, a iubi, a stabilirea obiectivelor i a
nva, a lsa ceva n urm prioritilor (generaia III) Dorina de mai mult, fr
Principiile nordului Asumarea responsabilitii
autentic pentru rezultate (generaia
III)
Fora viziunii Eficientizarea edinelor i
prezentrilor, prin pregtire
(generaia II)
Echilibrul ntre roluri Mai puin stress (generaia
I)
Fora obiectivelor Mai mult organizare prin
obiective i planificare
Perspectiva sptmnii Fr programare i Lipsa unei structuri reale
planificare exagerat
(generaia I)
Integritate n momentul Capacitatea de adaptare n
deciziei momentul apariiei unui
element de mai mare
importan (generaia I)
Sinergia interdependenei Sensibilitate mai mare fa
de oameni (generaia I)
Dezavantaje de
eliminat
Prioritile- lucrurile care
i se nimeresc n cale
ca asta s te mplineasc
(generaia II, III)
Priceperile nu sunt deajuns
pentru eficien i control-
e nevoie de caracter
(generaia II, III)
Neutilizarea forei viziunii
(generaiile II, III)
Relaii n suferin,
angajamente ignorate sau
uitate
Lucrurile scap printre
degete (generaia I)
(generaia I)
Tendina de a pune
programul mai presus de
oameni (generaiile II; III)
Gndirea i aciunea
independent, cnd oamenii
sunt vzui ca mijloace sau
obstacole n calea
obiectivelor (generaiile II,
III)

37
CONSIDERENTE FINALE
Cteva lucruri de amintit

Nu avem probleme cu timpul- avem doar decizii de luat

F-i planuri de viitor, pentru c acolo i vei petrece restul vieii.

Mark Twain

Trebuie s devenim noi nsi schimbarea pe care o cutm n lume

Gandhi

38