Modulul IV. Administrarea arhivei.

Obiectivele Numirea responsabilului de arhiv

cursului Predarea documentelor curente de la structurile organizaiei ctre
depozitul de arhiv
Evidena documentelor la depozitul de arhiv
Administrarea depozitului de arhiv
Scoaterea documentelor din evidena arhivei

Numirea responsabilului de arhiv

Pentru administrarea arhivei fiecare organizaie creatoare sau deintoare de documente

este obligat, potrivit legii s numeasc un responsabil de arhiv, acolo unde cantitatea de
documente este mai mic, ori unul sau mai muli arhivari, n cazul marilor creatori i deintori
de documente. n oricare din cazuri, atribuiile acestora trebuie s fie prevzute n fia postului.
Operaiunile, procesele i responsabilitile descrise n standardul ocupaional Arhivar cod
COR 441501, trebuie s reflecte activitatea desfurat de un arhivar, angajat n sistemul
Arhivelor Naionale sau n cadrul unei organizaii creatoare sau deintoare de documente.
n funcie de volumul de documente creat i administrat, sunt necesare amenajarea unor
spaii speciale de pstrare a arhivei, numite generic depozite de arhiv, unde urmeaz s se
pstreze actele create i deinute.

Predarea documentelor curente de la structurile organizaiei ctre depozitul de

arhiv

Aa dup cum prevede legea, documentele se depun la depozitul de arhiv al creatorului

de documente n al doilea an de la constituire pe baz de inventar i proces verbal de predare
primire, ntocmite potrivit cu anexele nr.2 i 3 din Legea nr.16/1996, cu modificrile i
completrile ulterioare. De obicei, aceast activitate trebuie ncheiat pn la sfritul primului
trimestru al anului urmtor ncheierii dosarelor.

Aa dup cum s-a mai amintit n acest curs, operaiunile de ordonare la nivelul dosarelor,
de scoatere a agrafelor i acelor metalice, de numerotare i certificare a dosarelor i registrelor,
de nscrierea pe coperta lor a elementelor de identificare: antetul, indicativul dosarului dup
nomenclator, numrul dosarului, eventual volumul( n cazul cnd avem mai multe dosare din
acelai an cu referire la aceiai problem) coninutul pe scurt al dosarului sau registrului i

1
termenul de pstrare trebuie efectuate nainte de inventarierea dosarelor i registrelor
constituite.

La inventarierea dosarelor i registrelor se va ine seama de toate precizrile fcute n

Modulul III. Evidena documentelor. Fiecare compartiment al organizaiei va realiza
inventarele documentelor dup cum urmeaz:

4 exemplare pentru documentele cu caracter permanent

3 exemplare pentru documentele cu termene de pstrare temporare

Mai amintim, nc o dat c, inventarele se realizeaz pentru documentele create ntr-

un an calendaristic, separat, pe termene de pstrare, aa nct pentru documentele care se
pstreaz temporar vom avea cte un inventar pentru fiecare termen de pstrare, chiar dac la
un termen de pstrare nu se va regsi dect o singur unitate arhivistic.

Odat ncheiat procesul de luare n eviden a documentelor create n cursul anului

anterior, de regul pn la sfritul trimestrului I al anului urmtor, eful organizaiei va elabora
un act administrativ intern n care se vor meniona persoanele care vor depune documentele la
arhiva organizaiei i graficul de depunere a lor. Documentul se va comunica celor interesai.

Evidena documentelor la depozitul de arhiv

Potrivit graficului aprobat se va proceda la predarea dosarelor i registrelor, nsoite de

inventarele aferente la arhiva unitii.

Etapa 1

La predarea-primirea documentelor la arhiva unitii se vor verifica:

numrul de inventare aferent fiecrui termen de pstrare i dac ele au fost

ntocmite potrivit legii;
calitatea ordonrii documentelor n cadrul dosarului n sensul respectrii
ordinii cronologice sau de alt natur, concret stabilite prin nomenclator i
procedurile interne de lucru;
numerotarea filelor i certificarea dosarului sau registrului, aa dup cum
prevd legile i metodologia n vigoare. Este foarte important verificarea
corect a numerotrii filelor i a certificrii unitilor arhivistice deoarece

2
 ntocmirea defectuoas a acestor lucrri poate atrage dup sine cercetarea penal,
civil sau administrativ, cu consecinele de rigoare pentru cei gsii vinovai.
Calitatea inventarelor ntocmite , n sensul c trebuie s se respecte i s se
completeze toate rubricile inventarului, dac e cazul, iar rezumatul inventarului
trebuie s conin toate elementele obligatorii menionate n Modulul III.
Evidena documentelor.

Verificarea se va face n momentul predrii documentelor i nu ulterior predrii lor,

de aceea este necesar un grafic al predrii documentelor.

n cazul n care, cu ocazia predrii-primirii documentelor la arhiva unitii, se constat

nclcarea a unuia sau mai multe din punctele enumerate mai sus, procesul de predare-primire
se va ntrerupe iar preluarea se va face la o dat convenit ulterior, atunci cnd se vor ndrepta
erorile constatate. La a doua ncercare de predare a dosarelor la arhiv se vor relua toate etapele
enumerate.

Etapa 2

Dac dosarele i registrele sunt constituite corect, iar inventarele dosarelor i registrelor
sunt alctuite conform regulilor de ntocmire a acestora se trece la etapa a doua aceea de
nregistrare a inventarelor depuse n Registrul de eviden a intrrilor i ieirilor unitilor
arhivistice potrivit anexei nr.4 la Legea nr.16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare,
republicat.

REGISTRU DE EVIDENT
a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice

INTRARI IESIRI
Nr. Data Denumirea Datele Nr.dos Nr.dos. Nr.dos. Data Unde Denumirea Total
Crt. intrrii compartimentului extreme .dup primite Ramase ieirii s-au Actului de dosare
ale inventar efectiv la predat predare ieite
documentelor compartimente

nainte de punerea n aplicare a registrului intrrilor i ieirilor, acesta se nregistreaz

la registratura organizaiei.

3
 Fiecare inventar va primi un numr de ordine ce se va nscrie pe fiecare exemplar al
inventarelor. Procesul de nregistrare a inventarelor se va face pe compartimentele de munc
ncepndu-se cu cele cu caracter permanent i continund n ordine descresctoare( de la cel
mai mare spre cel mai mic termen de pstrare) cu cele temporare.

n cazul n care organizaia nu are structuri, nregistrarea inventarelor se va face n

aceiai ordine. De obicei predarea-primirea dosarelor i a inventarelor la arhiva unitii se va
face de ctre o persoan numit n acest sens i responsabilul cu arhiva organizaiei respective.

n toate cazurile, la ncheierea procesului de luare n eviden se va ncheia urmtorul

proces-verbal:

Organizaia_________________
( regie autonom, societate comercial, instituie public)

PROCES-VERBAL
de predare primire a documentelor
Astzi, ................., subsemnaii ..............................., delegai ai
compartimentului.........................., i .........................., arhivarul instituiei ....................... am
procedat primul la predarea i al doilea la preluarea documentelor create n perioada
.................... de ctre serviciul menionat, n cantitate de ................ dosare. Predarea - primirea
s-a fcut pe baza inventarelor anexate, cuprinznd ............. pagini dactilografiate, conform
dispoziiilor legale.
Am predat, Am primit,

Not: n cazul n care o organizaie pstreaz o alt arhiv de la un creator ter i

ncepe activitile de luare n eviden ale acelei arhive , predarea acelei arhive i a
inventarelor aferente se va face la ncheierea prelucrrii arhivei respective, nainte de a fi
selecionat.

n cazul arhivelor fr o form de eviden, prelucrate i luate n eviden ulterior

dosarele vor fi nsoite de un inventar al dosarelor i registrelor n 4 exemplare ( adic numrul
cel mai mare de copii al inventarului, aferent termenului de pstrare permanent, deoarece n
acest caz stabilirea termenelor de pstrare a documentelor se face de ctre comisia de

4
selecionare a organizaiei, cu confirmarea unitii teritoriale a Arhivelor Naionale i nu de
efii compartimentelor din organizaie.

Aa dup cum am artat mai sus, inventarele arhivei curente se fac n 4 exemplare pentru
cele permanente i n 3 exemplare pentru cele temporare. Cte un exemplar din fiecare se va
restitui semnat de pri ctre compartimentele care au depus dosarele iar cte 3 exemplare
pentru permanente i 2 din cele temporare, semnate i acestea de predare-primire se depun la
arhiv unde se va nfiina un dosar, numit dosarul arhivei. Aici se vor depune :

inventarele ct i procesele verbale de predare primire a dosarelor i

inventarelor,
cte un exemplar din lucrrile de selecionare i confirmarea lor de ctre unitile
teritoriale ale Arhivelor Naionale,
un exemplar din procesele verbale de control asupra activitii de arhiv
efectuate de ctre organele de specialitate ale Arhivelor Naionale,
procesele verbale de predare-preluare a documentelor cu caracter permanent de
ctre Arhivele Naionale,
procesele verbale de constatare a deteriorrii ireversibile a unor documente
aflate n arhiva organizaiei.

Odat luate n evidena arhivei documentele vor fi aezate pe rafturi avnd grij s se
respecte organigrama organizaiei. Responsabilul de arhiv va repartiza rafturile i poliele n
aa fel nct s poat aeza dosarele pe compartimente iar n cadrul compartimentelor pe ani i
termene de pstrare. n toate cazurile dosarele vor fi aezate pe rafturi i polie de sus n jos i
de la stnga la dreapta.

Atunci cnd organizaia mai are n pstrare fonduri arhivistice provenite de la teri ,
fiecare fond arhivistic va fi ordonat separat dup aceleai principii, ca fondul creatorului de
documente. Dac arhiva organizaiei este aezat n unul sau mai multe depozite, n fiecare
dintre acestea rafturile i poliele rafturilor se numeroteaz pentru fiecare ncpere de la nr 1 n
continuare, iar poliele vor primi numere ncepnd cu nr.1 pentru fiecare raft.

Pentru fiecare depozit al arhivei se va deschide cte un registru de depozit dup

modelul de mai jos:

5
 1 2 3 4 5 6 7 8
Nr. Denumirea Cota Scopul scoaterii Numele solicitantului, Data soaterii u.a., semntura Data restituirii Obs.
crt. fondului/ dosar din depozit funcia, serviciul arhivarului u.a.,
compartimentului semntura
arhivarului

n acest registru de depozit se vor trece micarea dosarelor i registrelor prin

completarea tuturor rubricilor acestuia. Prin micarea dosarelor i registrelor se nelege
solicitarea din partea angajailor a unor documente necesare pentru rezolvarea anumitor lucrri
ori folosirea dosarelor n procesul de rezolvare a cererilor persoanelor fizice i juridice.

n oricare din situaii nu se va proceda la scoaterea documentelor din dosar deoarece n

acest fel s-ar deteriora sistemul de numerotare i cerificarea dosarelor de ctre persoanele care
au predat documentele la arhiv.

La predarea i restituirea dosarului sau registrului se va proceda la o atent verificare

din partea celui care pred i a celui care preia dosarul sau registrul. Se va urmri dac
numerotarea filelor este corect i dac certificarea reflect realitatea din dosar.

Registrul de depozit este un instrument de lucru i nu un instrument de eviden a

arhivei. El consemneaz micarea documentelor n cadrul unei organizaii dup ce acestea au
fost luate n eviden.

n locul dosarului sau registrului scos din arhiv de va lsa urmtoarea fi de control
completat cu elementele cerute:

FISA DE CONTROL

FONDUL/COLECIA ______________________________
COMPARTIMENTUL ______________________________
NR. DIN INVENTAR ______________________________
ANUL ___________________________________________
NUMELE SI PRENUMELE SOLICITANTULUI_________
DATA______________________

Pentru protecia documentelor acestea pot fi puse n cutii de protecie, care s le fereasc
de praf i intemperii. Pe coperta cutiei vor fi trecute elementele de identificare a dosarelor
din fiecare cutie: fondul, compartimentul, dosarul sau numerele dosarelor din curie aa cum
este scris pe coperta dosarelor, anul sau anii documentelor.

6
 Registrele i alte materiale preconstituite se vor aranja separat de dosare.

Scoaterea documentelor din evidena arhivei

Scoaterea documentelor din evidena arhivei organizaiei se poate face, potrivit legii n
urmtoarele cazuri:

selecionarea documentelor ale cror termene de pstrare au expirat;

predarea spre pstrare permanent a documentelor cu caracter de pstrare
permanent ctre Arhivele Naionale;
constatarea deteriorrii complete a documentelor sau lipsei acestora.

n toate cazurile trebuie respectat legislaia ce reglementeaz situaiile de mai sus.

Atunci cnd se constat deteriorarea complet, documentele ce au avut de suferit vor

fi scoase din eviden n urma unui proces verbal de constatare, a propunerii comisiei de
selecionare a organizaiei respective, aprobat de conducerea unitii creatoare sau deintoare
i cu confirmarea Arhivelor Naionale. Aceasta nu exclude o cercetare penal sau administrativ
prin care s se stabileasc cauzele care au dus la aceast situaie i s se stabileasc vinovia
celor care trebuiau s se preocupe de pstrarea i securitatea arhivei.

n ceea ce privete selecionarea documentelor se va respecta procedura prevzut la

selecionarea documentelor. Adresa de naintare spre confirmare trimis ctre Arhivele
Naionale, procesul verbal de selecionare ntocmit de ctre comisia de selecionare a
organizaiei, mpreun cu un exemplar din inventarul documentelor ce se propun spre
selecionare i cu un exemplar din inventarele documentelor permanente pentru perioada din
care sunt documentele propuse spre selecionare constituie toate la un loc lucrarea de
selecionare.

Predarea documentelor permanente la Arhivele Naionale se face dup un anumit

numr de ani clar specificat n legislaia n vigoare.

Persoanele fizice i juridice creatoare i deintoare de documente care fac parte din
Fondul Arhivistic Naional le depun spre pstrare permanent la Arhivele Naionale sau la
structurile lor judeene dup cum urmeaz:

Documentele scrise, dup 30 de ani de la crearea lor;

Documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor;

7
 Actele i registrele de stare civil, dup 100 de ani de la crearea lor;
Documentele fotografice, precum i peliculele cinematografice dup 20 de ani
de la crearea lor;
Matricele sigilare dup scoaterea lor din uz.

Se nelege c toate aceste documente au termenul de pstrare permanent.

Predarea primirea documentelor cu caracter permanent la Arhivele Naionale se face n

urma unei adrese nsoit de 2 exemplare din inventarele documentelor care se predau. La sediul
Arhivelor Naionale documentele se verific de ctre un angajat al instituiei i se ntocmete
un proces verbal de predare-preluare n dou exemplare, unul se pstreaz la Arhivele Naionale
i unul rmne organizaiei care pred documentele. Numrul dat acestui proces-verbal st la
baza scoaterii documentelor din evidena arhivei organizaiei.

n cazul cnd Arhivele Naionale nu dispun de spaiul suficient de depozitare pot s

prelungeasc termenul pn la care organizaiile pstreaz documentele.

n toate cele trei cazuri: deteriorarea complet, lucrarea de selecionare, predarea la

Arhivele Naionale, actul care st la baza aprobrii sau confirmrii scoaterii acestor documente
din evidena arhivei organizaiei va fi nscris la rubrica denumirea actului de predare din
Registrul de eviden a intrrilor i ieirilor unitilor arhivistice.

Bibliografie

Legea Arhivelor Naionale nr.16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare,

republicat n Monitorul Oficial, partea I, nr.293 din 22 aprilie 2014.

Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996.Instruciuni privind activitatea de arhiv la

creatorii i deintorii de documente.