ȘCOALA Ediţia : II

Procedura de Sistem Nr.de ex. 4

GIMNAZIALĂ
privind întocmirea, actualizarea și aprobarea fișelor de
,,ANTON PANN'' post pentru personalul nedidactic
BRĂILA
Comisia de monitorizare, coordonare Revizia 1
şi îndrumare metodologică a Nr.de ex. 4
dezvoltării sistemului de control
managerial
Cod: PS – 02.2 Pag. 1 / 8
Exemplar nr. 1

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în
cadrul ediţiei procedurii:

Nr. Elemente privind

Crt. responsabilii / Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura
operaţiunea
1.1. Elaborat Prof. Dinca Nicoleta Secretar comisie 08.09.2017
1.2. Verificat Prof. Ciupala Corina Presedinte Comisia 08.09.2017
de monitorizare,
coordonare şi
îndrumare
metodologică a
dezvoltării sistemului
de control
managerial
1.3. Aprobat Prof. Bolovan Cici Mihaela Director 08.09.2017

2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii

Nr. Ediţia sau, după caz, Componentă Modalitatea Data la care se aplică
Crt. revizia în cadrul revizuită reviziei prevederile sau
ediţiei reviziei ediţiei
2.1. Ediţia II Ediția I Conform Ordinului nr. 400 /2015 pentru aprobarea Data aprobării
Codului controlului intern/managerial al entităţilor 08.09.2017
publice, modificat cu Ordinul nr. 200/2016

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei
procedurii

Nr. Scopul Exemplar Nume şi Data

Compartiment Funcţia Semnătura
crt. Difuzării nr. prenume primirii
3.1. Aplicare 1 Secretariat Secretar Aristide Gabriela 12.09.2017
3.2. Arhivare 2 Arhivă Arhivar Aristide Gabriela 12.09.2017
Coordonare, 3 Comisia de monitorizare, Comisia de monitorizare, Prof. Ciupala 12.09.2017
coordonare şi îndrumare coordonare şi îndrumare
3.3. control metodologică a metodologică a Corina
dezvoltării sistemului de dezvoltării sistemului de
control managerial control managerial
Aprobare 4 Conducere Director Prof. Bolovan 12.09.2017
3.4.
Cici Mihaela
 ȘCOALA Ediţia : II
Procedura de Sistem Nr.de ex. 4
GIMNAZIALĂ
privind întocmirea, actualizarea și aprobarea fișelor de
,,ANTON PANN'' post pentru personalul nedidactic
BRĂILA
Comisia de monitorizare, coordonare Revizia 1
şi îndrumare metodologică a Nr.de ex. 4
dezvoltării sistemului de control
managerial
Cod: PS – 02.2 Pag. 2 / 8
Exemplar nr. 1

4. Scopul procedurii

Prezenta procedură de sistem are scopul de a identifica şi descrie etapele necesare elaborării,
actualizării şi aprobării fişelor de post ale personalului nedidactic în cadrul Instituției școlare precum şi de a
stabili persoanele implicate în realizarea acestei activități.

Scopuri generale
 Stabilește modul de realizare a activității, compartimentele și persoanele implicate;
 Asigură existența documentației care stă la baza procesului de întocmire, actualizare și aprobare a
fișelor de post;
 Asigură continuitatea activității, inclusiv în condiții de fluctuație a personalului;
 Sprijină auditul și/sau alte organisme abilitate în acțiuni de auditare și/sau control, iar pe director, în
luarea deciziei.

Scopuri specifice
 Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activității de întocmire, actualizare și
aprobare a fișelor de post;
 Stabilirea responsabilităților privind întocmirea, actualizarea și aprobarea documentelor care
stabilesc atribuțiile personalului de la nivelul Instituției școlare;
 Asigurarea personalului necesar pentru buna desfăşurare a activităţii de elaborare a fișelor de post;
 Corelarea permanentă a atribuțiilor efective ale personalului cu cele prevăzute în fișele de post;
 Păstrarea fișelor de post în cadrul Secretariatului, în spații și condiții corespunzătoare.

5. Domeniul de aplicare
 Procedura va fi aplicată în activitatea de elaborare, actualizare și aprobare a fișelor de post ale
personalului nedidactic de la nivelul Instituției școlare;
 Personalul care se ocupă cu gestionarea activităților privind fișele de post ale angajaților din cadrul
unităţii de învăţământ, va aplica prezenta procedură în activitatea desfăşurată.
 Principalele activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurată:
- desemnarea personalului responsabil cu gestionarea activităților de elaborare/actualizare/aprobare
a fișelor de post la nivelul unităţii de învăţământ;
- însuşirea legislaţiei specifice care reglementează activitatea procedurată;
- stabilirea formei standardizate a fișelor de post ale personalului;
- elaborarea diferențiată și individualizată a conținutului fișelor de post, în funcție de specificul
activității fiecărui angajat;
- actualizarea periodică a fișelor de post, în funcție de modificările intervenite în sfera atribuțiilor
fiecărui salariat.
 Compartimente implicate în activitatea procedurată:
- compartimente furnizoare de date: conducerea instituției și compartimentul de Secretariat;
 ȘCOALA Ediţia : II
Procedura de Sistem Nr.de ex. 4
GIMNAZIALĂ
privind întocmirea, actualizarea și aprobarea fișelor de
,,ANTON PANN'' post pentru personalul nedidactic
BRĂILA
Comisia de monitorizare, coordonare Revizia 1
şi îndrumare metodologică a Nr.de ex. 4
dezvoltării sistemului de control
managerial
Cod: PS – 02.2 Pag. 3 / 8
Exemplar nr. 1

- compartimente beneficiare a activităţii procedurate: toate compartimentele Instituției școlare.

6. Documente de referinţă

Legislaţie naţională primară (legi, ordonanţe de urgenţă)

1.1. Legea nr. 1/2011 Legea Educației Naţionale;
1.2. Legea nr. 53/2003 Codul muncii, republicată;

Legislaţie naţională secundară (hotărâri de guvern, ordine, etc.)

6.1. Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar,
OMENCS nr. 5079/31.08.2016, publicat in MOf nr. 720/19.09.2016

6.2. ORDIN nr. 400 din 12 iunie 2015, modificat cu OSGG 200/2016, pentru aprobarea Codului
controlului intern/managerial al entităţilor publice;Decizie de numire a Comisiei pentru
monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea metodologică cu privire la sistemele de control
managerial.

7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi

7.1. Definiţii:

Nr.
Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
Crt.
1. Procedură Prezentare în scris a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a
regulilor de aplicat necesare îndeplinirii atribuţiilor şi sarcinilor, având în
vedere asumarea responsabilităţilor;
PS (Procedură de sistem) = procedură care descrie o activitate sau un proces
care se desfăşoară la nivelul tuturor compartimentelor/structurilor dintr-o
entitate publică.
PO (Procedură operaţională) = procedură care descrie o activitate sau un
proces care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente dintr-
o entitate publică.
2. Compartiment Departament / serviciu / birou.
3. Conducătorul Director / şef birou / şef serviciu.
compartimentului
4. Sistem de control Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri, procese şi
managerial resurse ce are ca scop implementarea controlului managerial.
5. Postul Locul deținut de o persoană în cadrul structurii organizatorice a unei entități,
individualizat printr-o funcție atribuită persoanei.
 ȘCOALA Ediţia : II
Procedura de Sistem Nr.de ex. 4
GIMNAZIALĂ
privind întocmirea, actualizarea și aprobarea fișelor de
,,ANTON PANN'' post pentru personalul nedidactic
BRĂILA
Comisia de monitorizare, coordonare Revizia 1
şi îndrumare metodologică a Nr.de ex. 4
dezvoltării sistemului de control
managerial
Cod: PS – 02.2 Pag. 4 / 8
Exemplar nr. 1

6. Fișa postului Document elaborat de către conducerea unității de învățământ, după încadrarea
pe funcție a cadrului didactic sau didactic auxiliar, în care sunt specificate
atribuțiile postului.
7. Actualizarea fișei Modificarea conținutului fișei postului, în sensul adăugării sau eliminării unor
postului atribuții ale angajatului, în concordanță cu activitățile desfășurate de acesta.
8. Atribuție Ansamblu de acțiuni și activități ce trebuie realizate de persoana care ocupă un
anumit post, în vederea îndeplinirii rolului său în cadrul organizației, fapt ce
permite atingerea obiectivelor acesteia.
9. Comisie Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării
sistemului de control managerial.

7.2 Abrevieri:

Nr. crt. Abrevierea Termenul abreviat

1. PO Procedura operaţională
2. PS Procedură de sistem
3. Ah. Arhivare
4. E. Elaborare
5. V. Verificare
6. A. Aprobare
7. Ap. Aplicare

8. Descrierea procedurii

8.1. Generalităţi:

Procedura de sistem cuprinde descrierea modului de elaborare, actualizare şi aprobare a fişelor de post ale
personalului nedidactic al Instituției școlare, precum şi a persoanelor care sunt implicate în realizarea
acestor operaţiuni. Documentul are rolul de a sprijini și facilita activitatea angajaților din cadrul
compartimentului de resurse umane, a conducerii unităţii de învăţământ, precum și a angajaţilor Instituției
școlare.
Fişele de post ale personalului nedidactic avizează de către director, sunt aprobate şi revizuite anual de către
consiliul de administraţie şi constituie anexă la contractul individual de muncă.

8.2. Resurse necesare:

8.2.1. Resurse materiale
 Dulap/fișet pentru păstrarea dosarelor personale ale salariaților, cu acces limitat;
 calculator cu imprimantă;
 reţea internet;
 ȘCOALA Ediţia : II
Procedura de Sistem Nr.de ex. 4
GIMNAZIALĂ
privind întocmirea, actualizarea și aprobarea fișelor de
,,ANTON PANN'' post pentru personalul nedidactic
BRĂILA
Comisia de monitorizare, coordonare Revizia 1
şi îndrumare metodologică a Nr.de ex. 4
dezvoltării sistemului de control
managerial
Cod: PS – 02.2 Pag. 5 / 8
Exemplar nr. 1

 hârtie copiator;
 telefon pentru legături operative cu persoanele implicate în realizarea activităţii procedurate;
 caiete, dosare, pixuri, foi veline de scris, agrafe, perforator, capsator.

8.2.2. Resurse umane

 Personalul responsabil cu realizarea activităţilor de gestionare a resurselor umane din cadrul unității
de învățământ;
 Personalul nedidactic al instituției;
 Conducerea instituţiei de învăţământ;

8.2.3. Resurse financiare

 bugetul necesar pentru procurarea materialelor consumabile, necesare desfășurării în bune condiții a
activității procedurate.
8.3. Modul de lucru

A. Sarcina 1: Elaborarea fişelor de post

A. Pentru post vacant:

Fişa de post este arhivată

Fişa de post este elaborată de Fişa de post este

către Director transmisă către
B. Pentru post ocupat:
Secretariat
Secretariatul transmite fişa de post în dublu
exemplar titularului în vederea semnării, iar
acesta predă un exemplar semnat la
Secretariat

Secretariatul anexează fişa de post la dosarul

angajatului

Figura 1. Diagrama Elaborării Fişelor de Post

B. Sarcina 2: Modificarea/actualizarea fişelor de post

 ȘCOALA Ediţia : II
Procedura de Sistem Nr.de ex. 4
GIMNAZIALĂ
privind întocmirea, actualizarea și aprobarea fișelor de
,,ANTON PANN'' post pentru personalul nedidactic
BRĂILA
Comisia de monitorizare, coordonare Revizia 1
şi îndrumare metodologică a Nr.de ex. 4
dezvoltării sistemului de control
managerial
Cod: PS – 02.2 Pag. 6 / 8
Exemplar nr. 1

Secretariatul întocmeşte Secretariatul transmite fişa de post în

nouă fişă de post dublu exemplar titularului în vederea
semnării, iar acesta retransmite un
exemplar semnat

Fişa de post este

verificată şi semnată de
către Director

Secretariatul anexează fişa de post la dosarul

angajatului

Fişa de post este transmisă

Secretariatului

Figura 2. Diagrama Modificării/Actualizării Fişelor de Post

A. Modificarea/actualizarea fişelor de post

Fişa de post se modifică/actualizează ca urmare a:
- modificării atribuţiilor de serviciu
- modificărilor legale
- modificărilor cerinţelor postului
Secretariatul procedează în termen de 5 zile de la survenirea unei modificări aşa cum este prezentată
mai sus la actualizarea fişelor de post vizate de modificare.

Secretariatul redactează fişele de post în conformitate cu prevederile legale în vigoare, cerinţele şi

atribuţiile postului, consultându-se eventual cu Directorul şi cu Şeful de compartiment în subordinea
căruia se află postul dacă este cazul.

Secretariatul semnează şi transmite fişa de post în dublu exemplar Directorului pentru verificare şi
semnare.
 ȘCOALA Ediţia : II
Procedura de Sistem Nr.de ex. 4
GIMNAZIALĂ
privind întocmirea, actualizarea și aprobarea fișelor de
,,ANTON PANN'' post pentru personalul nedidactic
BRĂILA
Comisia de monitorizare, coordonare Revizia 1
şi îndrumare metodologică a Nr.de ex. 4
dezvoltării sistemului de control
managerial
Cod: PS – 02.2 Pag. 7 / 8
Exemplar nr. 1

Directorul verifică conţinutul fişei de post după care o semnează, dacă o aprobă, şi o retransmite
Secretariatului. Dacă nu este de acord cu aceasta o transmite cu menţiuni spre refacere.

Secretariatul primeşte fişa de post semnată de către Director şi o transmite spre semnare titularului.
Titularul menţionează de luare la cunoştinţă şi o semnează. Un exemplar îl păstrează şi unul îl transmite
la Secretariat.

Secretariatul primeşte fişa de post semnată de titular după care o anexează la dosarul titularului.

9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

Nr.
Compartimentul (postul) / acţiunea (operaţiunea) I II III
crt.
1. Elaborarea fișelor de post ale angajaților instituției E.
2. Vizarea fişelor de post pentru personalul nedidactic V.
3. Aprobarea fişelor de post pentru funcţiile nedidactice A.
4. Asigurarea și coordonarea întregului proces de întocmire, modificare/ Ap.
actualizare și aprobare a fișelor de post
6. Arhivarea documentelor rezultate din activitățile de gestionare a fișelor de post Ah.

I – Secretariat;
II – Director;
III – Arhivar;

10. Anexe, înregistrări, arhivări

Nr. A r h i v a r e
anexă/ Denumirea Nr. de
Alte
cod anexei/ Elaborator Aprobă exem Difuzare loc perioadă elemente
formular formularului plare
Copertă ----------- ---------- Arhivă Cf. nomenclator
arhivistic
F/PS- Fişa de post – Secretariat Director 2 Arhivă Cf. nomenclator
02.02/01 personal arhivistic
nedidactic
11. Cuprins
 ȘCOALA Ediţia : II
Procedura de Sistem Nr.de ex. 4
GIMNAZIALĂ
privind întocmirea, actualizarea și aprobarea fișelor de
,,ANTON PANN'' post pentru personalul nedidactic
BRĂILA
Comisia de monitorizare, coordonare Revizia 1
şi îndrumare metodologică a Nr.de ex. 4
dezvoltării sistemului de control
managerial
Cod: PS – 02.2 Pag. 8 / 8
Exemplar nr. 1

Numărul
componentei Denumirea componentei din cadrul procedurii Pagina
în cadrul procedurii
0 Copertă 0
1 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, 1/8
după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii
2 Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii 1/8
3 Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, 1/8
revizia din cadrul ediţiei procedurii
4 Scopul procedurii 2/8
5 Domeniul de aplicare 3/8
6 Documente de referinţă 3/8
7 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi 3/8
8 Descrierea procedurii 4/8
9 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 7/8
10 Anexe, înregistrări, arhivări 7/8
11 Cuprins 8/8