Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Mav c02
Mav c02
OBIECTIVE:
Prin studiul acestui capitol se are în vedere îndeplinirea următoarelor obiective:
− însuşirea conţinutului diferitelor concepte, termeni şi noţiuni economice de
specialitate specifice managementului aprovizionării materiale şi tehnice;
− cunoaşterea activităţilor componente ale managementului aprovizionării;
− cunoaşterea unor sisteme de organizare structurală a subsistemului
(compartimentului) de specialitate;
− exemplificarea unor activităţi de realizat la nivelul unor grupe profesionale
componente ale compartimentului de specialitate, în funcţie de sistemul de
organizare internă (din cele precizate în text);
− cunoaşterea structurii funcţiilor specifice subsistemului aprovizionare, a rolului
acestora în cadrul compartimentului de specialitate, ca şi a activităţilor de
îndeplinit la nivelul acestora;
− cunoaşterea sistemului de relaţii pe care compartimentul de aprovizionare
trebuie să şi-l definească pe planul intern şi exterior unităţilor economice,
pentru îndeplinirea rolului care îi revine în structura organizatorică a acestora.
5
Cursul nr. 1
6
concretizează în „asigurarea completă şi complexă a unităţii economice cu resurse
materiale şi tehnice corespunzătoare calitativ, la locul şi termenele solicitate, cu un cost
minim”. Pentru realizarea acestui obiectiv, se iniţiază şi desfăşoară în principiu mai multe
activităţi specifice cu grad de complexitate şi dificultate diferit. Între acestea amintim:
o Identificarea şi stabilirea volumului şi structurii materiale şi energetice necesare
desfăşurării activităţii de ansamblu a unităţii economice şi în primul rând a
celei productive;
o Fundamentarea tehnico-economică a planului şi programelor de aprovizionare
(asigurare) materială şi energetică a unităţii;
o Dimensionarea pe bază de documentaţie tehnico-economică a consumurilor
materiale şi energetice;
o Elaborarea de bilanţuri materiale şi energetice care contribuie la evidenţierea
modului de folosire a resurselor, ca şi a formei concrete de regăsire a acestora pe
parcursul prelucrării (materiale încorporate în produse, resturi, pierderi prin
ardere, evaporări etc.).
o Dimensionarea pe criterii economice a stocurilor şi a loturilor (a cantităţilor de
comandat) de resurse materiale pentru comandă şi aprovizionare;
o Prospectarea pieţei interne şi externe de resurse materiale şi energetice în vederea
depistării şi localizării surselor reale şi potenţiale de furnizare.
o Alegerea resurselor materiale şi echipamentelor tehnice care răspund cel mai bine
caracteristicilor cererilor pentru consum, prezintă cele mai avantajoase condiţii de
livrare, reprezintă substituenţi eficienţi pentru materiale deficitare, scumpe, care
se asigură prin import etc.;
o Alegerea furnizorilor a căror ofertă prezintă cele mai avantajoase condiţii
economice şi asigură certitudine în livrările viitoare pe termen scurt sau lung.
o Elaborarea strategiilor în cumpărarea de resurse în raport cu piaţa de furnizare
internă şi externă.
o Testarea credibilităţii furnizorilor selectaţi în scopul evidenţierii probităţii morale,
garanţiilor de care se bucură, seriozităţii în afaceri, responsabilităţii în respectarea
obligaţiilor asumate şi, nu în ultimul rând, a solvabilităţii;
o Negocierea şi concretizarea relaţiilor cu furnizorii aleşi, acţiune care implică
stabilirea, prin acord de voinţă, a tuturor condiţiilor de livrare între parteneri.
Finalizarea relaţiilor de vânzare-cumpărare se realizează prin emiterea comenzilor
şi încheierea de contracte comerciale;
o Urmărirea şi controlul derulării contractelor de asigurare materială, întocmirea
fişelor de urmărire operativă a aprovizionării pe furnizori şi resurse. În acest cadru
se înscrie şi preocuparea pentru asigurarea mijloacelor de transport eficiente în
baza contractelor încheiate cu unităţile de transport. Acţiunea presupune şi o
legătură permanentă cu furnizorii prin agenţii de aprovizionare în vederea prevenirii
unor dereglări în livrări, verificării pe parcursul fabricaţiei a stadiului execuţiei şi
a calităţii resurselor materiale etc.;
o Analiza periodică a stadiului asigurării bazei materiale şi tehnice, a realizării
programelor operative şi a planurilor de aprovizionare, a contractelor economice
pe total şi distinct pe furnizorii principali la resursele vitale, de importanţă
strategică etc.;
o Asigurarea condiţiilor normale de primire-recepţie a partizilor de materiale sosite
de la furnizori; aceasta presupune: amenajarea de spaţii speciale de
descărcare- recepţie, dotate cu mijloacele tehnice adecvate; constituirea comisiilor
7
de primire- recepţie şi organizarea activităţii acestora, a formaţiilor de lucrători
specializaţi în efectuarea operaţiilor respective ş.a.;
o Stabilirea anticipată a spaţiilor de depozitare, dotarea lor cu mobilier adecvat,
organizarea internă a fluxurilor de circulaţie, alegerea sistemelor eficiente de
depozitare, efectuarea operaţiilor de dezambalare (dacă este cazul) şi de depozitare-
aranjare a resurselor materiale în magazii şi depozite. În acelaşi sens, se are
în vedere înscrierea în evidenţă a intrărilor de resurse recepţionate şi
acceptate, asigurarea condiţiilor de păstrare-conservare cerute de natura
resurselor materiale depozitate, ca şi a celor de prevenire a sustragerilor,
de securitate contra incendiilor;
o Organizarea raţională a sistemului de servire (alimentare) ritmică cu resurse
materiale a subunităţilor de consum ale întreprinderii, în strictă concordanţă
cu cerinţele acestora şi cu programele de fabricaţie care au stat la baza elaborării
celor de aprovizionare; în acest cadru se asigură : elaborarea unor programe
optime de circulaţie consum, de corelare a momentelor de eliberare sau transmitere a
materialelor de la depozite la subunităţile de consum cu cele la care sunt efectiv
necesare, eşalonarea judicioasă în timp a servirilor (pentru satisfacerea cererilor de
materiale ale punctelor de consum, sau/şi a magaziilor intermediare) pentru
prevenirea aşteptărilor nejustificate la depozite, a supraaglomerării punctelor de
servire, a blocării mijloacelor de transport intern, a încărcării neuniforme a lucrătorilor
din depozite ş.a.;
o Controlul sistematic al evoluţiei stocurilor efective în raport cu limitele estimate
pentru a se evita consecinţele economice nefavorabile pe care le poate genera
suprastocarea sau lipsa de materiale în stoc asupra activităţii economice
a întreprinderii, a situaţiei financiare a acesteia;
o Urmărirea şi controlul utilizării resurselor materiale şi energetice pe destinaţii de
consum. Desfăşurarea acestei activităţi are ca scop prevenirea consumurilor peste
limitele stabilite prin calcule, a risipei pe timpul transportului şi depozitării, a
nerespectării disciplinei tehnologice sau destinaţiei iniţiale de folosire a resurselor
materiale etc.;
o Conceperea şi aplicarea unui sistem informaţional cuprinzător, simplu şi operativ,
aşezat pe baze informatice, care să permită: vehicularea volumului imens de
informaţii într-un timp scurt; evidenţierea clară a stării reale a procesului
de asigurare materială; evidenţa corectă a materialelor, în orice moment. În acelaşi
timp, acest sistem trebuie să dispună de o bază extinsă de date care să poată fi uşor
apelată în funcţie de necesităţile de informare, prelucrare şi analiză;
o Selectarea şi angajarea după principiul competenţei a personalului de specialitate
în structura profesională specifică; formarea şi perfecţionarea lucrătorilor din
sectorul de asigurare materială prin diferite forme de pregătire ş.a.
Structura activităţilor componente evidenţiază faptul că managementul aprovizionării
materiale integrează într-un tot unitar fluxul şi controlul resurselor materiale de la
momentul iniţierii procesului de asigurare a lor şi până la transformarea acestora
în produse vandabile (adică de la identificare necesităţi, selectare furnizori, cumpărare,
aducere, depozitare, şi până la trecerea în consum, controlul utilizării resurselor materiale în scopul
obţinerii unor efecte maxime din investiţia făcută).
În consecinţă, managementul aprovizionării materiale poate fi privit ca o
modalitate de grupare a activităţilor specifice, interpretat printr-o abordare sistemică.
În general, toate activităţile componente ale managementului aprovizionării au
8
importanţă şi semnificaţie economică specifică pentru activitatea generală a întreprinderii,
pentru realizarea obiectivelor stabilite în cadrul strategiei de dezvoltare a acesteia. Însă, în economia
de piaţă unele activităţi capătă valenţe noi, importanţa lor se accentuează şi ca urmare, acestea
trebuie abordate cu un interes sporit, într-o viziune racordată total la mediul economic în care
acţionează întreprinderea. Interpretarea porneşte de la conţinutul obiectivelor specifice
asigurării materiale care sunt subordonate realizării obiectivelor generale ale strategiei de
dezvoltare a întreprinderii.
În categoria activităţilor pentru a căror realizare, în economia de piaţă, se impune
o atenţie sporită se încadrează:
y studierea pieţei de furnizare, a furnizorilor potenţiali şi reali;
y selectarea şi testarea credibilităţii furnizorilor;
y elaborarea strategiilor în cumpărarea (achiziţionarea) de resurse materiale şi
echipamente tehnice, ca şi în domeniul gestiunii stocurilor;
y negocierea condiţiilor de vânzare-cumpărare, de comercializare în general şi
finalizarea acţiunii, în cea mai mare măsură, pe bază de contracte comerciale;
y urmărirea evoluţiei pieţei de furnizare, a structurii şi potenţialului de resurse, a
preţurilor ş.a.
Pe seama realizării eficiente a unor asemenea activităţi, subsistemului aprovizionării i se
asigură rolul de "sursă strategică de informare " şi "subsistem cu participare activă la
elaborarea strategiilor de dezvoltare a întreprinderilor”. Rolul de "sursă strategică de
informare " decurge din raporturile subsistemului cu "piaţa din amonte" (de furnizare internă şi
externă) în calitate de factor de cumpărare. Această poziţie îi permite culegerea de informaţii utile
atât pentru procesul de aprovizionare, cât şi pentru activitatea de ansamblu a întreprinderii.
Informaţiile colectate de pe piaţa din amonte se pot adresa sectorului de desfacere-
vânzări din întreprindere, celui tehnic şi de producţie, conducerii întreprinderii şi se pot referi
la:
o evoluţia cererii şi a ofertei de produse;
o tendinţe în evoluţia viitoare a concurenţei (determinate de manifestarea unor
relaţii speciale între anumiţi furnizori, iniţierea unor proiecte comune de
colaborare ş.a.);
o strategia desfăşurării negocierilor;
o evoluţia preţurilor;
o noi condiţii de furnizare oferite care influenţează cumpărarea sau determină
atragerea clienţilor etc.
Prin natura informaţiilor, subsistemul aprovizionare materială poate contribui şi la
îmbunătăţirea performanţelor tehnice şi de calitate a produselor fabricate de
întreprindere; aceasta prin identificarea de standarde noi de calitate care se impun pe piaţă,
de materiale şi echipamente tehnice noi, cu caracteristici superioare care pot fi achiziţionate ş.a.
Rolul de "subsistem cu participare activă la fundamentarea strategiilor de
dezvoltare a întreprinderii” se manifestă prin:
o elaborarea şi fundamentarea strategiilor eficiente în cumpărarea de resurse
materiale şi echipamente tehnice;
o elaborarea de strategii de acţiune, în raport cu furnizorii, care să corespundă
intereselor întreprinderii (specificate în strategia generală de dezvoltare a
acesteia);
o elaborarea unei strategii adecvate în domeniul colectării şi transmiterii
informaţiilor;
o adoptarea unei strategii şi a unei politici eficiente în angajarea şi formarea forţei
9
de muncă din domeniul aprovizionării materiale, în aprecierea calităţii şi
eficienţei muncii, stimulându-se concurenţa bazată pe competenţă profesională în
condiţiile asigurării elementelor motivaţionale puternice etc.
Toate aceste categorii de strategii specifice subsistemului aprovizionare materială îşi
transmit efectul asupra obiectivelor formulate de întreprindere în cadrul strategiei generale de
dezvoltare a ei.
Importanţa subsistemului aprovizionare materială şi cu echipamente tehnice
pentru activitatea întreprinderii decurge şi din faptul că, prin acesta se asigură resursele
materiale a căror pondere în costul total al producţiei este semnificativă, respectiv de peste 50% (în
unele ramuri industriale depăşind 80%). Ca urmare, orice acţiune a subsistemului aprovizionare
care determină reducerea costurilor materiale (cumpărarea la preţuri mai mici, promovarea
substituenţilor economici etc.) este benefică. Din acest punct de vedere, în economia ţărilor
dezvoltate se apreciază că, prin acţiunea sectorului aprovizionare materială se pot
reduce costurile de producţie cu circa 5-10%. Semnificaţia sensului de acţiune este relevantă
dacă avem în vedere că într-un orizont de timp definit (mediu sau lung) între sursele
potenţiale de creştere a profitului reducerea costurilor va reprezenta o cale prioritară. Aceasta
datorită amplificării concurenţei care va determina trecerea la o nouă stare de spirit, la o nouă
interpretare a acţiunii în domeniul vânzărilor, şi anume "de a vinde pe măsura clientului". Această
nouă viziune, care a fost deja pusă în practică de "toyotism", propune ca preţul să fie fixat pe piaţă şi
deci profitul nu poate fi decât rezultatul diferenţei dintre preţ şi cost. Cum preţul este impus de
piaţă, creşterea concurenţei la furnizarea pe piaţă va impune reducerea acestuia, pentru că
singura sursă de a fi competitiv va fi reducerea costului, deci implicit a elementelor care-l
compun, cu deosebire a celor cu ponderea hotărâtoare (care, aşa cum s-a arătat, sunt cele
antrenate de cumpărarea şi aducerea resurselor materiale necesare fabricaţiei produselor).
Activităţii de aprovizionare materială i s-a definit "rolul distinct" în "modelele de
reflexie strategică" prin care se caracterizează mediul concurenţial general în care îşi
desfăşoară activitatea o întreprindere. Amintim aici "modelul Porter" în care aprovizionarea
materială, respectiv furnizorii de resurse materiale constituie unul din cei cinci factori
determinanţi care caracterizează poziţia strategică a întreprinderii. M.Porter arată că
dezvoltarea unei strategii depinde mai întâi de intensitatea şi caracterul concurenţei care se manifestă
între "furnizori, clienţi, potenţiali concurenţi, produsele de substituţie şi concurenţa
internă" în raport cu activitatea întreprinderii. Analiza intensităţii concurenţei celor cinci
factori permite identificarea oportunităţilor care pot fi valorificate, ca şi ameninţările,
dificultăţile care trebuie anulate, evitate sau limitate. Se arată astfel că este oportună
desfăşurarea activităţii de aprovizionare pe o piaţă concurenţială, unde raportul de putere
este favorabil consumatorului. Elaborarea unei strategii care se bazează pe cumpărarea de
pe o piaţă a furnizorilor favorabilă acestora trebuie să se facă cu mare atenţie; în general, se au
în vedere relaţiile de furnizare stabile pe lungă durată.
Pe baza elementelor prezentate, în literatura şi practica de specialitate se apreciază în tot
mai mare măsură că activitatea de aprovizionare materială reprezintă un "centru de profit" şi
nu un centru de cheltuieli. În general "centrul de profit" este reprezentat de acea verigă
organizatorică a întreprinderii care poate să-şi controleze atât intrările (costurile), cât şi ieşirile
(veniturile). Acest control trebuie înţeles în anumite limite. Subsistemul aprovizionare
materială se manifestă ca "centru de profit" prin controlul pe care îl poate avea asupra costurilor
specifice, cum sunt: costurile de achiziţie, costurile de gestiune, costurile suplimentare de
prelucrare etc.
Revenind la rolul "subsistemului aprovizionare materială", remarcăm evoluţia
acţiunii acestuia pe următoarele "faze":
10
a) faza de pasivitate în care activitatea de aprovizionare materială este apreciată ca fiind
subordonată subsistemului producţie;
b) faza de autonomie în care aprovizionarea materială îşi elaborează strategii de optimizare
la nivelul subsistemului propriu;
c) faza de participare în care subsistemul aprovizionare materială participă, prin punere la
dispoziţie a informaţiilor, datelor şi analizelor necesare, la elaborarea strategiilor generale
de dezvoltare a întreprinderii;
d) faza de integrare în care acest subsistem participă efectiv la fundamentarea strategiei de
dezvoltare a întreprinderii.
Dacă faza de autonomie se manifestă obişnuit, cea de integrare trebuie să constituie
obiectivul permanent al oricărei echipe manageriale din întreprinderi.
11
atribuţiile şi sarcinile compartimentului de aprovizionare, de la iniţierea activităţilor de
realizat şi până la finalizarea lor.
"Sistemul pe grupe de activităţi distincte" constă în departajarea procesului de
aprovizionare pe principalele activităţi componente în funcţie de natura, gradul de
complexitate sau de omogenitate a acestora. Sistemul, cunoscut şi sub denumirea de
"funcţional", asigură o delimitare selectivă a activităţilor de prognozare-planificare-
programare a aprovizionării, de cele privind prospectarea, negocierea, contractarea,
realizarea aprovizionării, de urmărire, control, analiză şi evaluare a acestuia, de depozitare- păstrare
a resurselor materiale asigurate, de urmărire a modului de folosire a acestora pe destinaţii de
consum. Aşadar, sistemul presupune identificarea, delimitarea şi gruparea activităţilor după
criteriile amintite şi constituirea de subcolective (grupe) distincte care să le realizeze calificat şi
operativ. (figura 1.2).
Figura 1.2
12
materiale şi produse, de regulă, necesare în cantităţi mici, urmărirea procesului de aducere a
resurselor la destinatarul pe care-l reprezintă etc. Urmarea legăturii directe permanente cu
furnizorii, lucrătorii din grupele operative de aprovizionare au posibilitatea culegerii de date şi
informaţii despre modul de conlucrare cu aceştia, comportamentul factorilor umani care îi
reprezintă, reacţia la cerinţele, sugestiile, reclamaţiile, refuzurile clienţilor referitoare la
produsele livrate (şi care au în vedere: calitatea, cantitatea, condiţiile de ambalare, de transport etc.).
Asemenea informaţii sunt puse la dispoziţia celor care au responsabilitatea selectării şi
testării credibilităţii furnizorilor, negocierii condiţiilor de livrare; uneori sunt solicitaţi
pentru participarea la desfăşurarea acţiunilor de acest gen.
"Grupa depozitelor" asigură primirea-recepţia partizilor de materiale sosite de la
furnizor, depozitarea şi păstrarea integrităţii proprietăţilor fizico-chimice a resurselor, în
funcţie de natura şi condiţiile specifice de conservare, evidenţa şi securitatea lor,
pregătirea şi eliberarea în consum sau pe destinaţiile de utilizare-valorificare a acestora.
Grupele operative şi cele de depozite sunt aşezate pe acelaşi nivel ierarhic. Între
toate grupele compartimentului de aprovizionare se stabilesc relaţii stricte de
colaborare. Conducerea, coordonarea, corelarea şi controlul pe ansamblul grupelor se asigură
la nivelul şefului de compartiment. Salariaţii din cadrul ultimelor două grupe, de regulă, au
pregătire medie, în mai mică măsură superioară, incluzând pentru depozite şi angajaţi cu
pregătire primară (muncitori cu sau fără calificare).
Prin concepţia de constituire a grupelor şi a legăturilor care se stabilesc între acestea,
sistemul funcţional "nu" asigură abordarea unitară a procesului de aprovizionare în
întregul lui (respectiv, de la iniţierea acţiunii de aprovizionare, de contractare şi până la
primirea-depozitarea resurselor inclusiv controlul folosirii lor). Ca urmare, se creează condiţii pentru
delegarea răspunderii între grupe pe parcursul derulării procesului de aprovizionare pe
subactivităţi componente; totodată: nu se asigură controlul eficient al utilizării
resurselor în raport cu destinaţiile iniţial prevăzute şi consumurile specifice din
documentaţiile tehnico-economice ale produselor, lucrărilor; nu oferă posibilitatea
promovării folosirii materialelor noi, înlocuitoare a celor refolosibile sau prevenirii
consumurilor iraţionale.
Sistemul pe grupe de aprovizionare-depozitare-control, utilizare a resurselor
materiale are în vedere constituirea de grupe de materiale în cadrul compartimentului în a
căror atribuţie intră realizarea procesului de aprovizionare în întregul său după o concepţie
unitară. Ca urmare, fiecare grupă răspunde de asigurarea structurii materiale pentru care se
formează de la fundamentarea necesităţilor, contractarea resurselor şi până la aducerea,
gestionarea şi controlul utilizării acestora, inclusiv analiza-evaluarea procesului de asigurare
materială în ansamblul său şi pe fazele componente. Pentru fiecare grupă, astfel constituită,
structura de personal include angajaţi cu studii superioare (care, de regulă, coordonează
activitatea grupei şi realizează activităţile complexe - fundamentarea necesităţilor,
prospectarea pieţei, alegerea furnizorilor, negocierea, contractarea, rezolvarea litigiilor,
îndrumarea, controlul, analiza, evaluarea procesului), medii (a căror pondere numerică este mai
mare) şi primare (incluzând şi muncitori cu sau fără calificare). O importanţă deosebită
revine criteriului de constituire a grupelor în cadrul acestui sistem care poate fi
omogenitatea resurselor, în funcţie de destinaţia de utilizare. În acest sens se pot folosi 3
variante: pe grupe omogene de materiale, pe secţii consumatoare sau ca sistem mixt (prin
combinarea primelor două variante).
a. Organizarea compartimentului pe grupe de aprovizionare-depozitare-
control utilizare materiale asemănătoare (omogene) prezintă avantaje care sunt determinate de
simplificarea şi specializarea activităţii lucrătorilor (agenţilor de aprovizionare), ca urmare
13
a numărului redus de materiale şi implicit de furnizori pe o grupă; totodată, se asigură
condiţii pentru stabilirea unor relaţii tradiţionale, de continuitate în aprovizionare.
Considerăm că acest sistem (figura 1.3) este cel mai indicat pentru organizarea internă a
compartimentului de aprovizionare, datorită eficacităţii superioare în conducerea asigurării materiale
a unităţilor industriale.
Figura 1.3
Sistemul prezintă ca dezavantaj faptul că, pe plan intern, în cazul existenţei unui număr
mai mare de puncte de consum (secţii, ateliere, alte sectoare de activitate) şi a unei dispersii
pronunţate a acestora pot apărea condiţii care să conducă la necorelarea aprovizionării cu
cererile pentru consum, cu producţia, la îngreunarea procesului de urmărire-control a modului
de utilizare a resurselor materiale.
b. Organizarea pe grupe de aprovizionare, depozitare, control utilizare în
funcţie de destinaţia de consum a materialelor are în vedere unităţile în cadrul cărora
secţiile, atelierele şi alte sectoare de activitate, prin profilul lor, consumă materiale distincte
(o secţie consumă numai materiale lemnoase, alta metalice etc.). În acest context, se constituie
grupe de aprovizionare în funcţie de destinatarul materialelor, respectiv în funcţie de secţia
consumatoare. Un asemenea sistem prezintă avantajul că asigură cunoaşterea în detaliu, la
nivelul fiecărei grupe, a necesităţilor de resurse materiale specifice secţiei pe care o alimentează,
creează condiţii pentru un control permanent şi eficient al destinaţiei de consum a materialelor, a
consumului propriu-zis. De asemenea, oferă posibilitatea exercitării unui control
sistematic a raportului aprovizionare-consum în direcţia depistării necorelărilor, a cauzelor
generatoare şi stabilirii măsurilor de regularizare; se realizează astfel o mai bună corelare între
factorul de aprovizionare şi cel de producţie privind asigurarea cu resurse materiale, utilizarea
economică şi valorificarea complexă, superioară a acestora, introducerea în circuitul economic
al unităţii a tuturor resurselor disponibile. Aplicabilitatea variantei este limitată însă de numărul
redus de unităţi care îndeplinesc condiţiile cerute pentru implementare; totodată, organizarea pe
grupe de aprovizionare profilate pe secţii consumatoare prezintă neajunsul că, în frecvente
situaţii, nomenclatura materialelor pentru o secţie este foarte largă şi implicit numărul de furnizori
foarte mare, din care cauză creşte gradul de dificultate în coordonarea, desfăşurarea
14
operativă şi urmărirea eficientă a procesului de aprovizionare la nivelul grupei
constituite. Organizarea în cazul acestei variante este prezentată în figura 1.4.
Figura 1.4
Figura 1.5
15
Sistemul asigură îmbinarea avantajelor primelor două variante şi eliminarea în
mare măsură a dezavantajelor care le sunt specifice.
În aplicarea variantelor respective este necesară o analiză detaliată a nomenclatorului de
materiale şi structurii consumului, a subunităţilor consumatoare din unitatea economică, a surselor
de furnizare şi căilor de distribuţie, a fluxurilor de transport intern şi de aprovizionare,
precum şi a condiţiilor pe care procesul de producţie le pune pentru aprovizionarea completă,
complexă şi ritmică a tuturor locurilor de muncă.
În literatura de specialitate se prezintă şi alte forme de organizare a compartimentului de
asigurare materială practicabile la nivelul marilor unităţi (corporaţii, companii, trusturi etc.).
Un exemplu în acest sens se prezintă în figura 1.6, fiecare ramură reprezentând un departament.
Figura 1.6
16
stocurilor efective în raport cu limitele estimate, a nivelurilor de comandă-aprovizionare;
o transport - asigură echipamentul şi mijloacele de transport, elaborarea programelor optime
de transport al resurselor la subunităţile de consum ale întreprinderii, deplasarea
materialelor în interiorul şi exteriorul unităţilor economice, manipularea la descărcare-
încărcare, efectuarea de intervenţii tehnice prin care se asigură funcţionarea normală a
mijloacelor de transport proprii ş.a.
Între aceste departamente se stabilesc relaţii reciproce. Prin aceste relaţii de
colaborare între departamente se are în vedere armonizarea desfăşurării activităţilor care le sunt
specifice în scopul evitării perturbaţiilor, dereglărilor, necorelărilor care ar avea implicaţii
directe asupra procesului de aprovizionare materială în ansamblul său. Totodată, se creează condiţii
pentru informarea reciprocă asupra stadiului realizării diferitelor activităţi. Se furnizează date şi
informaţii care înlesnesc derularea acestora în concordanţă cu programele stabilite.
O asemenea structură de organizare suportă frecvente modificări în funcţie de
condiţiile noi care apar pe parcursul desfăşurării acestor activităţi.
Tendinţa spre gigantism în dezvoltarea unităţilor economice amplifică la dimensiuni
importante structura organizatorică a compartimentului de asigurare cu materiale, crescând riscul
unei coordonări neeficiente a procesului de aprovizionare în ansamblul său, dată fiind marea
varietate de activităţi pe care le cuprinde, complexitatea acestora şi gradul de dificultate
sporit în realizarea lor (stăpânirea corectă a cunoştinţelor necesare conducerii departamentelor
specifice fiind dificilă). Se creează, astfel, condiţii ca un angajat pregătit insuficient să poată
folosi funcţia pe care o deţine pentru a lua decizii care pot genera consecinţe nefavorabile
pentru activitatea unităţii în numele căreia acţionează.
La nivelul unei corporaţii structura organizatorică a conducerii aprovizionării materiale
se prezintă în figura 1.7.
Figura 1.7
17
compartiment este subordonat, prin şeful său, conducătorului firmei (director general,
preşedinte) sau vicepreşedintelui cu activitatea comercială.
18
faptul că, ori de câte ori agentul cumpără materiale la un preţ mai mic, el va spori profitul firmei
cu diferenţa respectivă. Se ştie că peste 50% din volumul profitului este realizat din acţiunea
de cumpărare a resurselor materiale.
Agenţii de aprovizionare se ocupă, în general, cu: studierea pieţelor de materii
prime şi produse; depistarea surselor de furnizare; negocierea preliminară a
condiţiilor de furnizare (inclusiv a preţurilor de vânzare, de acordare a rabaturilor, a
creditelor ş.a.); participarea la încheierea de convenţii speciale, de contracte
economice de livrare; achiziţionarea-cumpărarea de materiale, produse sau
echipamente tehnice neprogramate anticipat; urmărirea derulării operative a
procesului de aprovizionare în raport cu prevederile contractuale; contactarea
unităţilor de transport specializate şi stabilirea condiţiilor de deplasare a resurselor
materiale de la sursele de furnizare la punctele de destinaţie (depozite centrale, depozite
teritoriale, depozite amenajate pe lângă punctele de consum etc.); participarea la bursele de
materii prime şi studierea evoluţiei potenţialului de furnizare, a tendinţelor de preţ ş.a.;
informarea factorilor de conducere a asigurării materiale, a colaboratorilor din celelalte
compartimente asupra diferitelor situaţii care presupun analize, evaluări, interpretări,
măsuri, decizii ş.a. Agenţii de aprovizionare pot fi repartizaţi pe zone teritorial-geografice
de furnizare sau cu rază nelimitată de acţiune. Ei pot fi angajaţi permanent sau temporar chiar
din zonele geografice respective, având reşedinţa stabilă în aceste zone.
Agentul de aprovizionare acţionează după un "cod profesional" care specifică
"normele etice şi profesionale" după care se conduce. Agenţii de aprovizionare se
organizează, de regulă, într-o asociaţie proprie specifică (de exemplu, în SUA - Asociaţia
Naţională a Agenţilor Achizitori). Profesia de agent de aprovizionare prezintă stabilitate
relativă, durata medie de ocupare a unui asemenea post este de 12 la 15 ani - durată
considerată remarcabilă pentru lucrătorii din acest domeniu.
Analiştii în domeniul aprovizionării au atribuţii şi responsabilităţi legate de elaborarea de
studii de prognoză privind evoluţia consumurilor, fundamentarea necesităţilor de resurse
materiale, în volum şi structură; elaborarea strategiei şi a programelor de aprovizionare
materială, de echipamente şi alte elemente tehnice, analiza gradului de fundamentare a
necesităţilor de consum, a cererilor de materiale emise de subunităţile de consum;
dimensionarea pe criterii economice a stocurilor, a cantităţilor economice de comandat;
participarea la selecţia şi testarea credibilităţii furnizorilor, la negocierea condiţiilor de
livrare şi încheierea de contracte comerciale, întocmirea de situaţii şi rapoarte statistice şi
curente privind acoperirea cu resurse a necesităţilor de consum, stadiul realizării
contractelor economice, evoluţia stocurilor efective în raport cu nivelurile estimate, gradul
de încadrare în consumurile specifice şi indicii de consum din documentaţia tehnică, stadiul
rezolvării litigiilor contractuale cu partenerii ş.a.
În sfârşit, experţii şi dispecerii în transporturi se ocupă cu: elaborarea programelor
optime de transport între punctele de consum ale întreprinderii, asigurarea traficului
privind mişcarea materialelor în interiorul şi în afara unităţii economice; asigurarea
necesarului de mijloace de transport din parcul propriu al firmei sau prin închiriere
(colaborând, în aducerea materialelor de la sursele de furnizare, cu agenţii de
aprovizionare); asigurarea condiţiilor pentru realizarea, în timp util şi cu eficienţă a
operaţiilor de încărcare, descărcare, manipulare a resurselor materiale; stabilirea
măsurilor pentru folosirea eficientă a mijloacelor de transport proprii sau închiriate şi
reducerea astfel a cheltuielilor cu mişcarea materialelor ş.a.
19
1.3. Sistemul de relaţii specific unităţilor economice pentru aprovizionarea
materială
Figura 1.8
20
normală a mijloacelor de transport proprii sau închiriate destinate aducerii materialelor de
la furnizori, a celor pentru transport intern, aprovizionarea cu combustibili şi
lubrifianţi necesari funcţionării acestora, a pieselor de schimb pentru întreţinere şi reparare;
o compartimentul tehnic care pune la dispoziţie listele cu normele de consum de resurse
materiale specifice produselor, lucrărilor, prestaţiilor prevăzute pentru
execuţie, specificaţiile materiale;
o depozitele de materiale, pentru asigurarea primirii şi recepţiei loturilor de materiale sosite
de la furnizori, depozitării şi păstrării raţionale a acestora, evidenţei şi securităţii , urmăririi
dinamicii stocurilor efective, a nivelurilor de comandă, eliberării pentru consum
a materialelor ş.a.;
o cu secţiile şi atelierele de producţie, cu subunităţile auxiliare şi de servire, pentru
informarea directă asupra necesităţilor de materiale auxiliare, corelarea operativă a
programelor de aprovizionare cu cele de fabricaţie, controlul utilizării resurselor materiale,
promovarea folosirii de noi resurse ca substituenţi eficienţi etc.;
o compartimentul (atelierul) de concepţie-proiectare sau de creaţie, de cercetare-
dezvoltare căruia îi pune la dispoziţie informaţii privind materiale, componente,
echipamente tehnice noi, apărute pe piaţa în amonte, care pot fi avute în vedere pentru
modernizarea produselor din fabricaţia curentă sau la cele noi prevăzute pentru asimilare;
o compartimentul de control tehnic de calitate pentru efectuarea recepţiei calitative şi
atestarea acesteia la partizile de materiale sosite de la furnizori.
În afară, unitatea economică stabileşte relaţii, în primul rând, cu furnizorii de
materiale de pe piaţa internă şi internaţională (unităţi producătoare şi firme specializate în
cumpărarea-vânzarea de resurse materiale) pentru achiziţionarea de resurse materiale,
stabilirea condiţiilor de furnizare (de preţ, de ambalare etc.), încheierea de convenţii şi contracte
de livrare, derularea livrărilor, acoperirea contravalorii resurselor cumpărate, reconcilierea
condiţiilor de furnizare ş.a. Alte relaţii se organizează cu:
o unităţile de transport pentru stabilirea condiţiilor de aducere a resurselor de la furnizori
(dacă această acţiune intră, conform contractului, în atribuţia cumpărătorului), pentru
închirierea de mijloace de transport etc.;
o unităţi specializate în importul de materiale pentru achiziţionarea şi aducerea de resurse
de la furnizorii externi;
o unităţi şi instituţii de cercetare specializate pentru elaborarea de studii de prognoză
privind: conjunctura mondială a furnizărilor de resurse materiale; evoluţia pieţei de materii
prime, a preţurilor; scadenţa potenţialului de resurse clasice; mutaţiile în structura
consumului, în structura ofertei de resurse materiale etc. Relaţii asemănătoare se
stabilesc cu unităţi de cercetare specializate în elaborarea de studii de perfecţionare a
aprovizionării pe laturile specifice: elaborare strategii de cumpărare, dimensionare stocuri
pe criterii economice etc.;
o centre de calcul specializate (dacă nu au unităţi proprii de acest gen) pentru prelucrarea
electronică a datelor de fundamentare a planurilor şi programelor de aprovizionare,
de calcul a stocurilor optime, de evidenţă a dinamicii stocurilor efective etc.;
o unităţi bancare pentru efectuarea operaţiunilor de plată a cumpărărilor de resurse
materiale, acordarea de credite bancare în scopul achiziţionării şi stocării resurselor
materiale, reglementarea raporturilor financiare cu furnizorii ş.a.;
o agenţi de aprovizionare independenţi angajaţi temporar, reprezentanţi sau
reprezentanţe comerciale, în scopul depistării şi informării asupra potenţialilor furnizori
care oferă condiţii avantajoase la livrare, înlesnirii încheierii de contracte comerciale
privind achiziţionarea de materiale şi produse de pe segmentele de piaţă din zona lor de
21
acţiune sau/şi pentru urmărirea derulării livrărilor de la furnizorii din ţară sau
externi; informării asupra tendinţelor care se manifestă pe piaţa de furnizare, mutaţiilor în
evoluţia preţurilor, în structura ofertei, în condiţiile de livrare etc.
o burse de mărfuri pentru informare privind resursele materiale şi produsele oferite pentru
vânzare, tendinţe în evoluţia potenţialului şi structurii acestora, a preţurilor, condiţiilor de
livrare etc.;
o instituţii de conjunctură mondială pentru informare privind evoluţia pieţei de resurse
materiale şi produse, tendinţe în evoluţia preţurilor, a politicilor în furnizare pe segmente
ale pieţei mondiale şi pe ansamblul ei;
o unităţi specializate în comercializarea de materiale şi produse (piese, componente
tehnice) reutilizabile în scopul achiziţionării unor resurse de acest gen care prezintă
interes pentru folosire ca atare sau prin recondiţionare, fiind mai economice decât cele noi
pentru anumite destinaţii de consum.
Toate aceste relaţii (schema de principiu se prezintă în figura 1.9) sunt orientate în sensul:
asigurării integrale, la termenele, locul şi momentele prevăzute, cu cost minim, a bazei
materiale, în volumul şi structura strict corelate cu cea a consumului productiv şi neproductiv;
folosirii cu maximă eficienţă a resurselor aprovizionate; încadrării în consumurile specifice din
documentaţiile tehnico-economice şi stocurile prestabilite; valorificării complete şi eficiente a
materiilor prime ş.a.
Figura 1.9
22
Întrebări
23
Teste grilă
1. În structura activităţilor componente ale managementului aprovizionării se încadrează:
a) identificarea structurii materiale necesare desfăşurării activităţii de ansamblu a unităţii
economice;
b) elaborarea de bilanţuri materiale;
c) prospectarea pieţei de furnizare de resurse materiale şi echipament tehnic;
d) extinderea şi modernizarea reţelei proprii de service;
e) stabilirea anticipată a spaţiilor de depozitare a resurselor materiale şi dotarea lor cu mobilier
adecvat.
Precizaţi activitatea neadevărată.
26
Precizaţi activitatea considerată neadevărată.
27
b) fundamentarea necesităţilor de resurse materiale, elaborarea programelor de aprovizionare, analiza
gradului de fundamentare a cererilor de consum emise de subunităţile de consum, dimensionarea
cantităţilor de comandă-aprovizionare, participarea la negocieri;
c) întocmirea de situaţii şi rapoarte statistice privind acoperirea cu resurse a necesităţilor de consum,
elaborarea programelor de aprovizionare, participarea la selecţia furnizorilor, dimensionarea pe
criterii economice a stocurilor, contactarea unităţilor de transport specializate;
d) întocmirea de rapoarte curente privind stadiul realizării contractelor economice, participarea la
negocieri, dimensionarea cantităţilor de comandă-aprovizionare, efectuarea de cumpărări
neprogramate, participarea la bursele de mărfuri;
e) contactarea unităţilor de transport, participarea la bursele de mărfuri, efectuarea de cumpărări
neprogramate, participarea la selecţia furnizorilor, urmărirea derulării operative a aprovizionării.
Precizaţi combinaţia integral adevărată.
28
17. Analistul în aprovizionare asigură realizarea următoarelor activităţi:
1. elaborarea de studii de prognoză privind evoluţia consumatorilor;
2. depistarea surselor de furnizare a materialelor;
3. analiza gradului de fundamentare a cererilor de materiale emise de subunităţile de consum;
4. contactarea unităţilor de transport specializate şi stabilirea condiţiilor de deplasare a materialelor
de la furnizor la destinatarul lor;
5. dimensionarea cantităţilor economice de comandă-aprovizionare;
6. participarea la bursele de mărfuri şi studierea evoluţiei potenţialului de furnizare.
a – 2, 4, 6; c – 2, 3, 6; e – 3, 5, 6;
b – 1, 2, 5; d – 1, 3, 5.
Precizaţi combinaţia integral adevărată.
Rezultate grile
1 d 7 d 13 c
2 c 8 b 14 b
3 c 9 d 15 d
4 a 10 c 16 b
5 c 11 d 17 d
6 d 12 c
Bibliografie:
29