Derularea activităţii

(1) Misiunea de audit intern demarează, cu elaborarea notificării privind declanşarea

misiunii de audit public intern .
Compartimentul de audit public intern notifică entitatea/structura auditată cu 15 zile
calendaristice înainte de data declanşării misiunii de audit public intern, prevăzute în planul
de audit intern. Notificarea privind declanşarea misiunii de audit public intern, prevazută in
formularul
(F-PO-02.04-03, conţine informaţii referitoare la scopul, obiectivele generale, durata
misiunii, documentele care urmează a fi puse la dispoziţie de entitatea/structura auditată,
precum şi informaţii cu privire la data şedinţei de deschidere.
Următorul pas îl reprezintă elaborarea Ordinului de serviciu (F-PO-02.04.01) de
către CAI, căruia i se alocă un număr de înregistrare din registrul de evidenţă a
documentelor și este transmis Presedintelui ANAD, pentru analiză şi aprobare. Documentul
aprobat este înmânat echipei de auditori și îndosariat în dosarul misiunii la Secţiunea A
– Raportul de audit intern şi anexele acestuia și o copie este păstrată în Registrul de
intrări/ieșiri al compartimentului.
(2) Următoarea activitate din schema logică a misiunii de audit intern o reprezintă
întocmirea Declaraţiei de independenţă (F-PO-02.04.02), în vederea asigurării că niciunul
dintre auditorii interni nominalizaţi nu sunt în situație de incompatibilitate în legătură cu
entitatea/structura/activitatea ce urmează a fi auditată. În cazul identificării unei/unor
incompatibilități, auditorii interni , după o analiză atentă, stabilesc modalitatea în care aceasta
poate fi rezolvată/atenuată; în caz contrar auditorul/ auditorii cu incompatibilităţi nu este/sunt
desemnat/desemnaţi în echipa de audit. În situaţia în care auditorii interni/supervizor prezintă
incompatibilităţi, aceştia se pot implica în misiunea de audit doar în cazul în care aceasta este
de neevitat. Dacă pe parcursul misiunii de audit apare vreo incompatibilitate, auditorii interni
şi supervizorul au responsabilitatea să informeze imediat conducatorul institutiei pentru a
identifica soluţia optimă pentru rezolvarea respectivei incompatibilități. În cazul în care
auditorii interni/supervizorul nu se află în nici o situație de incompatibilitate, auditorii CAI
semnează Declaraţiile de independenţă, acestea fiind îndosariate în dosarul misiunii la
Secţiunea A – Raportul de audit intern şi anexele acestuia.
(3) În baza Planului anual de audit intern aprobat, auditorii interni inițiază faza de
informare a structurii auditate cu privire la demararea misiunii de audit intern, prin
întocmirea documentului Notificarea privind declanșarea misiunii de audit intern (F-
PO-02.04.03), document ce este supus analizei supervizorului; dacă acesta are propuneri de
modificări şi completări ale documentului, organizează o întâlnire cu auditorii interni pentru a
discuta despre acestea. Consensul asupra conţinutului materialului, determină transmiterea
acestuia pentru semnare. Auditorii interni alocă variantei finale un număr de înregistrare
din Registrul de intrari/iesiri al compartimentului. Notificarea privind declanșarea
misiunii de audit intern este semnată de către auditori/supervizor și transmisă, în original,
către structura auditată, o copie a acestui formular se îndosariază în dosarul misiunii,
Secţiunea B – Administrativă și altă copie este păstrată în Registrul intrări/ieșiri al
compartimentului. În cazul structurilor din cadrul ANAD, care sunt supuse auditului intern
nu mai este prezentată Carta auditului intern, deoarece este postată pe intranet-ul ANAD.
Data transmiterii Notificării privind declanșarea misiunii de audit intern este - 15 zile
calendaristice înainte de data declanșării misiunii, prevăzute în Planul anual de audit intern.
Structura auditată poate solicita amânarea unei misiuni de audit intern printr-o adresă care
cuprinde justificări pertinente. Eventuala amânare este discutată de către auditorii interni,
supervizor cu președintele ANAD. Prin Notificarea privind declanșarea misiunii de audit
intern auditorii interni solicită o serie de documente referitoare la activitatea auditată. Există
posibilitatea ca reprezentanții structurii auditate să refuze auditorilor interni punerea la
dispoziție a documentelor solicitate, situație în care aceștia informează conducerea instituției.
Supervizorul misiunii întreprinde demersuri pentru a soluționa motivele refuzului și pentru a
obține respectivele documente. În cazul în care și supervizorul se lovește de un nou refuz,
acesta va informa, din nou, conducerea institutiei despre conjunctura apărută și în funcție de
decizia presedintelui ANAD, misiunea de audit intern va fi continuată sau suspendată. Se
informeaza conducerea si structurile auditate despre prevederile art.18 alin.(3) si ale art.23,
lit.d) din Legea 672/2002, republicată.
(4) Prezentarea obiectivelor, scopului misiunii de audit intern și a modalităților de
lucru reprezentanţilor entității/structurii auditate se realizează cu ocazia desfășurării Ședinței
de deschidere, termenul de desfășurare este data stabilită în

Programul misiunii de audit.

Auditorii interni întocmesc formularul Minuta şedinţei de deschidere (F-PO-
02.04.04) ce este analizat, modificat/completat și semnat de către supervizor. Rezumatul
întâlnirii este consemnat de către unul dintre auditorii interni participanți la ședință. În situația
în care, din motive obiective, reprezentaţii structurii auditate sau auditorii interni implicați în
misiune nu pot participa la ședința de deschidere la data stabilită, se va fixa de comun acord o
nouă dată, în cel mai scurt timp posibil, pentru a nu afecta semnificativ durata de desfășurare
a misiunii de audit intern. Formularul Minuta şedinţei de deschidere, semnat de către toți
participanții – atât ai structurii de audit, cât și ai structurii auditate, este îndosariat în dosarul
misiunii, Secţiunea B – Administrativă. (5)
Colectarea și prelucrarea informatiilor constă în analiza aprofundată a domeniului
auditabil, respectiv a procedurilor de lucru, cunoaşterea specificităţii activităţilor desfăşurate
de către structura auditată, înţelegerea atribuţiilor şi responsabilităţilor personalului ce îşi
desfăşoară activitatea în cadrul său, cât și funcționarea sistemului de control intern. Astfel,
activitatea echipei de audit continuă cu întocmirea Dosarului permanent, sursă esenţială de
informaţii generale despre activitatea auditată şi despre structura/entitatea care o desfăşoară
(strategii interne, reguli, regulamente și legi aplicabile, proceduri de lucru, informații
financiare, rapoarte de audit intern anterioare și/sau externe, informații privind posturile-
cheie/fluxurile de operații, etc). Auditorii interni identifică punctele şi posturile cheie ale
funcţionării structurii auditate, sistemele de control intern existente şi exercitate, circuitul
documentelor (eventual şi pistele de audit, dacă acestea există), informaţii utile şi pentru o
evaluare prealabilă a punctelor tari şi slabe, precum şi evaluarea riscurilor cu incidenţă
semnificativă. Totodată, auditorii interni identifică eventuale constatări şi recomandări
formulate în precedentele rapoarte de audit intern sau extern, în vederea verificării modului de
implementare. Dosarul permanent este actualizat anual, atfel încât să ofere auditorilor interni
informații disponibile și utile în realizarea activităților specifice.
Pentru a definitiva necesarul informaţiilor colectate auditorii interni întocmesc
Chestionarul de luare la cunoștință (F-PO-02.04.05), formular ce conține întrebări prin al
căror răspuns auditorii interni obțin informații referitoare la contextul socio-economic de
organizare și funcționare a entității/structurii auditate și este transmis supervizorului pentru
eventuale modificări, completări și semnare a variantei finale. Chestionarul de luare la
cunoștință se îndosariază în dosarul misiunii, Secţiunea A – Raportul de audit intern şi
anexele acestuia. (6) Prelucrarea de către auditorii interni a informațiilor obținute se
finalizează cu elaborarea Studiului preliminar (F-PO-02.04.06), formular ce conține
concluziile cu privire la caracterizarea generală a entității/structurii auditate, strategiile și
politicile în domeniul auditabil, analiza domeniului supus auditului (documente de organizare
și funcționare, cadrul normativ și metodologic, procedurile de lucru, informații interne și
externe), obiectivele entității/structurii auditate, analiza structurii și pregătirii personalului,
asigurarea calității și politica de îmbunătățire și dezvoltare a activităților domeniului auditabil,
asigurare și disponibilitatea resurselor financiare necesare realizării activităților auditabile,
alte informații specifice domeniului auditabil și concluzii. Formularul completat este supus
analizei și semnării supervizorului, ulterior este îndosariat în dosarul misiunii la Secţiunea A –

Raportul de audit intern şi anexele acestuia.

(7) Finalizarea formularului Studiu preliminar constituie suportul analizei riscurilor, etapă ce
debutează cu întocmirea de către auditorii interni a documentului Stabilirea punctajului
total al riscurilor și ierarhizarea acestora (F-PO-02.04.07) prin parcurgerea următorilor
paşi: - stabilirea activităților/acțiunilor auditabile; - identificarea riscurilor asociate
activităților/acțiunilor auditabile; - stabilirea criteriilor de evaluare a riscurilor (probabilitatea
de apariție – măsură a posibilității de apariție a riscului, impactul riscului –
efectele/consecințele asupra entității în cazul manifestării riscului); - stabilirea nivelului
riscului pentru fiecare criteriu, prin utilizarea unei scări valorice pe trei nivele. Exemple de
nivele pentru fiecare criteriu: 1 pentru aprecierea probabilității riscului, factor calitativ:
probabilitate mică – nivel 1, probabilitate medie – nivel 2, probabilitate mare – nivel 3, 2
pentru aprecierea impactului riscului, factor cantitativ: impact scăzut – nivel 1, impact
moderat – nivel 2, impact ridicat – nivel 3,

- stabilirea punctajului total al riscului se obține utilizând formula:

PT = P x I Unde: PT – punctajul total al riscului; P - probabilitate; I -

impact; - ierarhizarea riscurilor, pe baza punctajelor totale:
1. pentru PT = 1 sau 2, riscul este mic; 2. pentru PT = 3 sau 4, riscul este mediu; 3. pentru PT
= 5 sau 6, riscul este ridicat. Conținutul acestui document este discutat de către auditorii
interni cu supervizorul pentru stabilirea variantei finale, variantă semnată de către fiecare
component al echipei de audit și de către supervizor și îndosariat în dosarul misiunii la
Secțiunea C – Analiza riscului.

(8) Următorul pas îl constituie Evaluarea controlui intern , care se realizează pe baza
Chestionarului de control intern, (F-PO-02.04.08), precum şi a documentelor existente la
dosarul permanent şi are rolul de a identifica existenţa controalelor interne pentru fiecare
activitate/acţiune auditabilă. Evaluarea iniţială a controlului intern presupune parcurgerea
următoarelor etape: - determinarea modalităţilor de funcţionare a fiecărei activităţi/acţiuni
identificate; - identificarea controalelor interne existente, pe baza chestionarului de control
intern şi/sau a documentelor colectate; - stabilirea controalelor interne aşteptate pentru fiecare
activitate/acţiune şi risc identificat; - stabilirea conformităţii controlului intern. Evaluarea
controlului intern are în vedere riscurile asociate activităţilor/acţiunilor auditabile şi
presupune identificarea şi analiza controalelor interne implementate de entitate pentru
gestionarea acestor riscuri cu scopul de a descoperi eventualele zone în care există semnale că
acesta nu există, nu funcţionează sau funcţionează neadecvat. Aceasta prezintă sintetic
rezultatul evaluării iniţiale a controlului intern pentru fiecare activitate/acţiune auditabilă.
Pentru evaluarea controlului intern se utilizează o scală, pe 3 niveluri, astfel: control intern
conform, control intern parţial conform şi control intern neconform.

Control intern Criterii Conform a) Sistemul de control intern/managerial este

implementat; sunt elaborate proceduri adecvate, care pot preveni materializarea riscurilor. b)
Conducerea entității/structurii cunoaște cadrul de reglementare a sistemului de control
intern/managerial. c) Conducerea si personalul au o atitudine pozitivă fata de controlul intern/
managerial, existând preocuparea de a anticipa si inlătura problemele semnalate. d) Controlul
intern/managerial este integrat in activitățile curente ale structurii auditate si nu reprezintă o
activitate distinctă sau care se desfasoara in paralel cu acestea. e) Procesul de management al
riscului din structura auditată asigură identificarea riscurilor, evaluarea lor, stabilirea
măsurilor de gestionare a riscurilor si monitorizarea eficacitătii acestora. f) Conducerea
primește sistematic raportări privind desfășurarea activitătilor si gradul de îndeplinire a
obiectivelor si dispune măsuri corective in cazul abaterilor de la obiective etc.
Partial conform a) Sistemul de control intern/managerial este partial implementat; procedurile
nu sunt suficiente pentru prevenirea materializării riscurilor. b) Conducerea si personalul au o
atitudine subiectivă fată de controlul intern/managerial, inlăturând problemele semnalate doar
de către anumite echipe de audit sau control. c) Controlul intern/managerial este parțial
integrat in activitățile curente ale structurii auditate. d) Procesul de management al riscului din
entitate asigură identificarea unor riscuri, evaluarea lor, dar măsurile de gestionare a riscurilor
nu sunt intotdeauna adecvate si eficace. e) Conducerea primește anumite raportări privind
desfășurarea activităților, dar nu urmarește gradul de îndeplinire a obiectivelor etc.
Neconform a) Sistemul de control intern/managerial nu este implementat; procedurile lipsesc,
sunt putin utilizate sau sunt implementate necorespunzator. b) Conducerea structurii auditate
nu cunoaște cadrul de reglementare a sistemului de control intern/managerial. c) Conducerea
si personalul au o atitudine necooperantă sau indiferentă față de controlul intern/managerial.
d) Controlul intern/managerial este perceput ca o activitate distincta sau care se desfasoara in
paralel cu activitatile structurii auditate. e) Procesul de management al riscurilor din structura
auditata nu asigura identificarea riscurilor, nefiind stabilite masuri adecvate de gestionare a
riscurilor. f) Conducerea primeste unele raportari privind desfasurarea activitatilor si gradul de
indeplinire a obiectivelor, dar informatiile din acestea nu sunt fiabile. Raportarile nu sunt
utilizate in procesul decizional si nu sunt luate masuri corective in cazul abaterilor de la
obiective etc.

Astfel audiorii interni:

-Stabilesc modalitătile de funcționare a fiecărei activităti/actiuni.
-Stabilesc controalele interne planificate pentru fiecare activitate/actiune.
-Concep si elaborează Chestionarul de control intern utilizat in identificarea
controalelor interne existente.
-Obțin răspunsurile la întrebările formulate în chestionarul de control intern.
-Identifică controalele interne existente pentru fiecare actiune/operatie.
-Realizează evaluarea initiala a controlului intern.
-Stabilesc obiectivele de audit și in cadrul acestora activitătile/actiunile ce vor fi
auditate si testate, in functie de nivelul riscului si evaluarea controlului intern.
-Efectuează eventualele modificări stabilite in ședinta de lucru.
-Îndosariază documentele elaborate în cadrul procedurii de analiză a riscului în dosarul
misiunii de audit public intern.

Supervizorul are urmatoarele sarcini: a) Analizează şi evaluează controalele interne

aşteptate identificate b) Analizează şi revizuieşte chestionarul de control intern elaborat.
c) Analizează şi evaluează controalele interne existente identificate. d) Organizează o
şedinţă de lucru cu echipa de audit pentru a analiza modul în care a fost evaluat controlul
intern. e) Supervizează formularul privind evaluarea iniţială a controlului intern şi
stabilirea obiectivelor de audit.
(9) Programul misiunii de audit intern (F-PO-02.04.09), cuprinde în mod detaliat,
pe fiecare obiectiv al misiunii de audit intern, toate activităţile ce vor fi realizate pe parcursul
misiunii de audit, termenul necesar pentru fiecare dintre aceste activități, ţinând cont de
încadrarea în perioada planificată din Programul misiunii de audit intern. Elaborarea
Programului misiunii de audit este prevazuta în vederea planificării timpului de elaborare a
documentelor pe parcursul misiunii de audit intern. Ulterior completării formularului,
auditorii interni îl înaintează supervizorului, care îl analizează şi îl discută cu
auditorul/auditorii interni. Varianta finală a acestuia este semnată și supervizată. Subliniem că,
la sfârşitul misiunii de audit intern, supervizorul efectuează revizuirea Programului misiunii
de audit intern, stabilind gradul în care echipa de audit şi-a respectat termenele prevăzute.
Ulterior revizuirii, formularul este semnat de către supervizor. Echipa de audit îndosariază
documentul - Programului misiunii de audit intern - în dosarul misiunii la Secţiunea A –
Raportul de audit intern şi anexele acestuia. Pe parcursul elaborării acestui formular este
stabilit tipul instrumentului de audit considerat potrivit de către auditorii interni: documentare,
observare fizică, analiza documentelor, interviuri, chestionare, teste (fixându-se locația pentru
desfășurarea acestora și datele de realizare de comun acord cu structura auditată). Formularul
completat este prezentat supervizorului pentru analiză, modificare/completare și semnare.

Schema logică a operaţiunilor şi acţiunilor desfăşurate în cadrul PO este

prezentată în Anexa nr. 1. 8.4.3.
Valorificarea rezultatelor activităţii
- Identificarea legislației aplicabile structurilor/activităților auditate, precum și a
tuturor informațiilor referitoare la acestea;
- Colectarea și sintetizarea datelor/documentelor ce sunt utilizate/analizate/verificate
pe parcursul misiunii de audit intern;
- Întocmirea/completarea documentelor/formularelor specifice etapei de pregătire a
misiunii de audit intern.
- Planificarea activităților ce sunt desfășurate pe parcursul misiunii de audit intern;

9. RESPONSABILITĂŢI ŞI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂŢII

Directorul General:

1) Analizează și aprobă Ordinul de serviciu în vederea declanşării misiunii de audit intern.

BAPI realizează următoarele activităţi:
1) auditorii interni/supervizorul discută despre misiunea de audit intern și stabiliesc echipa
de audit;
2) elaborează și semnează Ordinul de serviciu și îl transmite pentru aprobare Presedintelui
ANAD. Documentul aprobat este înmânat echipei de audit;
3) Completează și semnează Declarațiile de independență;
4) supervizorul şi auditorii interni discută despre conţinutul documentelor și formularelor
Notificarea privind declanşarea misiunii de audit intern, Programul misiunii de audit intern ;
5) analizează și semnează Notificarea privind declanşarea misiunii de audit intern şi Minuta
şedinţei de deschidere;
6) aprobă Programul misiunii de audit intern ulterior întocmirii acestuia;
7) revizuiește Programul misiunii de audit intern la finalul misiunii de audit intern;
8) supervizorul/ auditorii interni pregătesc Minuta şedinţei de deschidere ce va avea loc cu
reprezentanţii structurii auditate şi participă la aceasta.

Supervizorul: 1) asigură pe tot parcursul misiunii de audit intern îndrumarea, asistenţa,

consilierea şi informarea auditorilor interni; 2) elaborează și semnează propria Declarație de
independență; 3) participă la întâlnirile organizate cu auditorul/auditorii interni; 4) discută și
analizează cu auditorii implicați în misiunea de audit intern punctele de vedere ale acestora
referitor la documentele prezentate; 5) solicită şi analizează informaţiile colectate şi
documentele justificative probante; 7) semnează documentele supuse supervizării, după ce în
prealabil a verificat concordanţa dintre constatările auditorilor interni şi elementele probante;
8) respectă planificarea activităţii de audit intern, conform termenelor stabilite în Programul
misiunii de audit intern .

Auditorul/auditorii interni realizează următoarele activităţi:

1) elaborează și semnează documentele și formularele specifice prezentei proceduri;
2) prezintă supervizorului toate documentele întocmite pe parcursul acestei etape a misiunii
de audit intern în vederea analizei şi semnării;
3) prezintă supervizorului informaţiile/dovezile/datele justificative ale documentelor de audit
intern întocmite;
4) informează supervizorul despre acordul/dezacordul asupra modificărilor/completărilor
realizate de către acesta pe documentele înaintate spre analiză şi semnare;
5) transmit entității/structurii auditate formularul Notificarea privind declanşarea misiunii de
audit intern;
6) respectă planificarea activităţii de audit intern, conform termenelor stabilite în Programul
misiunii de audit intern;
7) păstreză și îndosariază documentele și formularele elaborate pe parcursul etapei de
pregătire a misiunii de audit intern în dosarul misiunii la secțiunile corespunzătoare;
8) arhivează PO Pregătirea misiunii de audit intern.