Ghid SGG Procedura Formalizata 2018-1

GHID PENTRU REALIZAREA
PROCEDURILOR FORMALIZATE
Motto: „Un obiectiv fără un plan este doar o dorință.”

Antoine de Saint-Exupery
Pag 1
Competența face diferența! Proiect selectat în cadrul Programului Operațional Capacitate Administrativă
cofinanțat de Uniunea Europeană, din Fondul Social European.
CUPRINS
CAPITOLUL I – INTRODUCERE..............................................................................3
I.1. Scopul ghidului.........................................................................................3
I.2. Necesitatea ghidului..................................................................................3
I.3. Cadrul legislativ........................................................................................4
I.4. Definiții..................................................................................................5
CAPITOLUL II – MODUL DE REALIZARE A PROCEDURILOR FORMALIZATE............................7
II.1. Stabilirea activităților procedurabile..............................................................7
II.2. Codificarea procedurilor formalizate..............................................................8
II.3. Definirea formatului procedurii formalizate.....................................................9
II.4. Elaborarea procedurilor formalizate.............................................................12
II.4.1. Pagina de gardă...................................................................................12
II.4.2. Pagina de cuprins.................................................................................13
II.4.3. Scopul procedurii.................................................................................13
II.4.4. Domeniul de aplicare.............................................................................14
II.4.5. Documente de referință.........................................................................14
II.4.6. Definiții și abrevieri..............................................................................15
II.4.7. Descrierea procedurii............................................................................15
II.4.8. Responsabilități...................................................................................22
II.4.9. Formular evidenţă modificări...................................................................24
II.4.10. Formular analiză procedură....................................................................25
II.4.11. Lista de distribuire a procedurii...............................................................26
II.4.12. Anexe și formulare procedură.................................................................27
II.4.12.1. Diagrama de proces privind elaborarea procedurilor formalizate....................27
II.5. Verificarea, avizarea și aprobarea procedurilor formalizate.................................28
II.6. Evidența procedurilor formalizate................................................................29
II.7. Distribuirea procedurilor formalizate............................................................30
II.8. Actualizarea procedurilor formalizate...........................................................30
II.9. Arhivarea procedurilor formalizate...............................................................30
CAPITOLUL III - CONCLUZII...............................................................................31
MACHETE....................................................................................................32
Pag 2
BIBLIOGRAFIE...............................................................................................48
CAPITOLUL I – INTRODUCERE
I.1. Scopul ghidului

Scopul acestui ghid constă în asigurarea unui cadru coerent și unitar pentru elaborarea, verificarea
avizarea, aprobarea, distribuirea, actualizarea și arhivarea procedurilor de sistem și a procedurilor
operaţionale din cadrul entităţilor publice de la nivel central şi local.
Precizăm că structura acestui ghid nu este atotcuprinzătoare, ci conţine elementele minimale și
orientative ale unei proceduri, în conformitate cu prevederile legislative în vigoare. Așadar, acolo
unde se consideră necesar, pot fi adăugate componente suplimentare, se pot opera
modificări/completări cu amendamentul că trebuie avute în vedere cerințele generale ale
Standardului 9 – Proceduri din Codul controlului intern managerial, ce face obiectul Ordinului
Secretarului General al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările și completările ulterioare.
Ghidul conţine două machete pentru elaborarea unitară a procedurilor formalizate, respectiv una
pentru procedurile de sistem şi una pentru procedurile operaţionale, aplicabile entităţilor publice de
la nivel central și local.
Punctul de plecare al metodologie îl reprezintă Analiza stadiului implementării legislației aferente
standardelor de management, care compun SCIM, pe baza misiunilor de evaluare desfășurate la
nivelul entităților publice centrale, selectate în funcție de gradul de implementare a sistemului de
control intern managerial.
În cadrul proiectului „Consolidarea implementării standardelor de control intern managerial la
nivel central și local – cod SIPOCA 34” forma finală a Ghidului pentru realizarea procedurilor
formalizate a fost definitivată după organizarea unei sesiuni de consultare publică cu entitățile
publice centrale și locale.
I.2. Necesitatea ghidului

Codul controlului intern managerial al entităților publice, prin Standardul 9 – Proceduri, precizează
importanța elaborării procedurilor formalizate la nivelul entităților publice precum și referințele
legislative principale. Mai mult, încă din anul 2000, Cartea alba – partea I, referitoare la reforma
serviciilor Comisiei Europene, definește controlul intern ca totalitatea ”politicilor și procedurilor
implementate de instituții, pentru asigurarea realizării obiectivelor, într-un mod economic, eficient
și eficace”.
Astfel, în consens atât cu legislatia română cât și cu recomandările europene, conducerea entităţilor
publice trebuie să asigure elaborarea procedurilor formalizate pentru procesele și/sau activităţile
derulate în cadrul entităţilor publice şi să le aducă la cunoştinţă personalului implicat.
Pentru o abordare unitară de elaborare a procedurilor formalizate la nivelul tuturor entităților
publice centrale și locale, prezentul Ghid își propune prezentarea unui cadru detaliat pentru
elaborarea procedurilor de sistem și operaționale.
Pag 3
Necesitatea elaborării Ghidului este susținută în aceeași măsură și de Analiza stadiului
implementării legislației referitoare la dezvoltarea și implementarea sistemului de control intern
managerial, menționată anterior, unde au fost constatate o serie de dificultăți întâmpinate în
procesul de elaborare a procedurilor de sistem și operaționale la nivelul entităților publice
evaluate, precum:
 existența unei confuzii privind identificarea domeniului de aplicare a procedurilor
elaborate;
 nu există un cadrul procedural intern privind elaborarea, avizarea, verificarea și aprobarea
procedurilor formalizate, care să cuprindă și modalitatea de codificare a acestora;
 nu sunt actualizate procedurile formalizate, atunci când este cazul, ca urmare a modificărilor
organizatorice și legislative intervenite în derularea activității procedurate;
 nu sunt introduse atribuțiile privind elaborarea și actualizarea procedurilor formalizate în
fișele de post, fapt care conduce la lipsa de conștientizare a personalului privind
transpunerea activităților desfășurate într-un cadru formalizat;
 evidența incompletă și neactualizată a procedurilor formalizate la nivelul Comisiei de
monitorizare.
 lipsa unei codificări unitare la nivelul întregii entități publice.
În urma misiunilor de evaluare desfășurate, s-a constat că din cauza deselor reorganizări
instituționale, Standardul 9 - Proceduri este dificil de implementat prin prisma actualizării
procedurilor și separării atribuțiilor.
Se recomandă ca procedurile formalizate să existe pentru toate procesele şi activităţile

importante și să se asigure o separare corectă a funcţiilor de iniţiere, verificare, avizare şi
aprobare a operaţiunilor. De asemenea, procedurile trebuie să fie actualizate în
permanenţă și să fie aduse la cunoştinţă personalului implicat.
I.3. Cadrul legislativ

Principalele acte normative care stau la baza reglementării Ghidului pentru realizarea
procedurilor de sistem și operaționale (Ghid) sunt următoarele:
 Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern managerial şi controlul financiar
preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
 Ordinul Secretarului General al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea codului
controlului intern managerial al entităţilor publice, cu modificările şi completările ulterioare;
 Ordinul Secretarului General al Guvernului nr. 201/2016 pentru aprobarea Normelor
metodologice privind coordonarea, îndrumarea metodologică şi supravegherea stadiului
implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial la entităţile publice;
 Bunele practice internaționale1;
1
Guidelines for Internal Control Standards for the Public Sector, INTOSAI GOV 9100
Pag 4
 Legea nr. 174/2015 pentru aprobarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 86/2014
privind stabilirea unor măsuri de reorganizare la nivelul administraţiei publice centrale şi
pentru modificarea şi completarea unor acte normative.
I.4. Definiții
Principalele concepte utilizate în Ghid sunt următoarele:
Activitate procedurabilă - totalitatea atribuţiilor de o anumită natură care determină procese de
muncă cu un grad de complexitate şi omogenitate ridicat, pentru care se pot stabili reguli şi
modalităţi de lucru, general valabile, în vederea îndeplinirii, în condiţii de regularitate, eficacitate,
economicitate şi eficienţă, a obiectivelor compartimentului/entităţii publice.
Actualizare procedura – constă fie în revizuirea procedurii sau în elaborarea unei noi ediții.
Cartuș procedura – text încadrat în chenar, pe o pagină imprimată.
Compartiment – direcție generală, direcție, serviciu, birou.
Control intern managerial - ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice,
inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi cu
reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient şi
eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi procedurile. Sintagma
"control intern managerial" subliniază responsabilitatea tuturor nivelurilor ierarhice pentru ţinerea
sub control a tuturor proceselor interne desfăşurate pentru realizarea obiectivelor generale şi a celor
specifice.
Delegare - procesul de atribuire de către un conducător de entitate/compartiment, pe o perioadă
limitată, a unora dintre sarcinile sale unui subordonat, împreună cu competenţele şi
responsabilităţile aferente.
Ediție procedură – forma iniţială a procedurii; în cazul în care apar noi ediții ale documentelor de
referință și se realizează modificări structurale în conținutul procedurii; de regulă la a-3-a revizie;
dacă volumul modificărilor depășește circa 50% din conținutul reviziei anterioare.
Fişa postului - document care defineşte locul şi contribuţia postului în atingerea obiectivelor
individuale şi organizaţionale, caracteristic atât individului, cât şi entităţii şi care precizează
sarcinile şi responsabilităţile care îi revin titularului unui post. În general, fişa postului cuprinde:
denumirea postului, obiectivele individuale, sarcinile, competenţele, responsabilităţile, relaţiile cu
alte posturi, cerinţele specifice privind pregătirea, calităţile, aptitudinile şi deprinderile necesare
realizării obiectivelor individuale stabilite pentru postul respectiv.
Gestionarea documentelor - procesul de administrare a documentelor unei entităţi publice, pentru a
servi intereselor acesteia, pe parcursul întregii lor durate de viaţă, de la început, prin procesul de
creare, revizuire, organizare, stocare, utilizare, partajare, identificare, arhivare, şi până la distrugerea
lor.
Pag 5
Măsuri de control - stabilirea unor acţiuni în vederea monitorizării şi verificării permanente sau
periodice a unei activităţi, a unei situaţii , pentru a evidenţia progresele şi pentru a asigura
îmbunătăţirea activităţii.
Monitorizare - activitatea continuă de colectare a informaţiilor relevante despre modul de
desfăşurare a procesului sau a activităţii.
Obiective generale - ţinte exprimate sub formă de efect, fixate pe termen mediu sau lung, la nivelul
global al entităţii publice şi/sau al funcţiunilor acesteia, enunţate în actul normativ de organizare şi
funcţionare al entităţii sau stabilite de conducere în planul strategic şi documentele de politici
publice.
Obiective specifice - obiective rezultate prin derivare din obiectivele generale şi care constituie, de
regulă, ţinte intermediare ale unor activităţi care trebuie atinse pentru ca obiectivul general
corespunzător să fie îndeplinit. Acestea sunt exprimate descriptiv sub formă de rezultate şi se
stabilesc la nivelul fiecărui compartiment din cadrul entităţii publice.
Procedură formalizată - totalitatea paşilor ce trebuie urmaţi, a modalităţilor de lucru stabilite şi a
regulilor de aplicat, în vederea executării activităţii, atribuţiei sau sarcinii şi editate pe suport hârtie
şi/sau electronic. Procedurile formalizate pot fi proceduri de sistem şi proceduri operaţionale.
Procedură operaţională - procedură care descrie un proces sau o activitate care se desfăşoară la
nivelul unuia sau mai multor compartimente dintr-o entitate.
Procedură de sistem - procedură care descrie un proces sau o activitate care se desfăşoară la nivelul
tuturor compartimentelor/structurilor dintr-o entitate.
Proces - un flux de activităţi sau o succesiune de activităţi logic structurate, organizate în scopul
atingerii unor obiective definite, care utilizează resurse, adăugându-le valoare.
Responsabilitate - obligaţia de a îndeplini sarcina atribuită, a cărei neîndeplinire atrage sancţiunea
corespunzătoare tipului de răspundere juridică.
Responsabilitate managerială - defineşte un raport juridic de obligaţie a îndeplinirii sarcinilor de
către managerul entităţii publice sau al unei structuri organizatorice a acesteia, care presupune să
exercite managementul în limitele unor determinări interne şi externe, în scopul realizării eficace,
eficiente şi în conformitate cu dispoziţiile legale a obiectivelor stabilite, să comunice şi să răspundă
pentru neîndeplinirea obligaţiilor manageriale în conformitate cu răspunderea juridică. Răspunderea
managerială derivă din responsabilitatea managerului pentru toate cele cinci componente ale
controlului intern managerial în sectorul public: mediul de control; performanţe şi managementul
riscului; activităţi de control; informarea şi comunicarea; evaluare şi audit.
Resurse - totalitatea elementelor de natură fizică, umană, informaţională şi financiară, necesare ca
input pentru ca strategiile să fie operaţionale.
Revizie - acţiunea de modificare respectiv adăugare sau eliminare a unor informații, date,
componente ale unei ediții a procedurii formalizate, modificări ce implica sub 50% din conținutul
Pag 6
procedurii; în cazul în care se fac modificări pentru corelarea procedurii cu schimbările din entitate
sau se fac detalieri ale unor activități.
CAPITOLUL II – MODUL DE REALIZARE A PROCEDURILOR

FORMALIZATE
II.1. Stabilirea activităților procedurabile

Conducătorul fiecărei entități publice este responsabil pentru implementarea și dezvoltarea
sistemului de control intern managerial la nivelul entității publice, inclusiv pentru elaborarea
procedurilor formalizate, aferente activităților desfășurate pentru atingerea obiectivelor stabilite la
nivelul entității.2
Astfel, conducerea entităţii publice se asigură să existe proceduri pentru toate procesele și
activitățile importante la nivelul entității publice, prin elaborarea unei liste sau unui alt document cu
obiectivele specifice și activităţi (activități procedurabile).
Procedurile reprezintă un instrument de control intern, care contibuie la îmbunătățirea desfășurării
activităților prin separarea sarcinilor, a funcțiilor, a competențelor și a responsabilităților
personalului din cadrul entității publice.
Aria de acoperire a unei proceduri este determinată atât de gradul de eficacitate a sistemului de
control intern managerial din cadrul entității publice, cât și de stadiul în care se află procesul de
informatizare a activității procedurabile.
Fiecare entitate publică adaptează sistemul de procedurare al activităților în funcție de

mărimea entității, forma, tipurile și complexitatea activităților, cu respectarea prevederile
Standardului 9 - Proceduri.
Scopul elaborării procedurilor formalizate este acela de a stabili și descrie pașii ce trebuie urmați, a
modalităților de lucru stabilite și a regulilor de aplicat, precum și a responsabilitaților ce le revin
persoanelor implicate în desfășurarea procesului sau activității ce face obiectul procedurii
formalizate.
Procedurile formalizate trebuie să fie scrise și editate pe suport de hârtie și/sau electronic, simple și
specifice pentru fiecare activitate, actualizate în mod permanent și aduse la cunoștința executanților
și a celorlalți factori interesați.
2
Importanța stabilirii activităților procedurabile este mentionată prin Normele metodologice privind coordonarea,
îndrumarea metologică și supravegherea stadiului implementării și dezvoltării sistemului de control intern
managerial la entitățile publice ce fac obiectul Ordinului secretarului general al Guvernului nr. 201/2016, punctul 5
din ”Etapele procesului de implementare și dezvoltare a sistemului de control intern managerial”.
Pag 7
Entitatea publică poate derula elaborarea, verificarea, avizarea, aprobarea, distribuirea/difuzarea,
utilizarea, etc, a procedurilor și utilizând sistemele informatice în condițiile în care dotarea tehnică
și pregătirea profesională a personalului permit aceste operațiuni.
Se recomandă ca fiecare entitate publică să elaboreze Procedura privind elaborarea

procedurilor, care să descrie fluxul de informații, sarcinile, funcțiile, competențele și
responsabilitățile personalului din cadrul entității publice.
II.2. Codificarea procedurilor formalizate

O componentă structurală a procedurii formalizate o reprezintă codificarea acesteia cunoscută sub
numele de codul procedurii.
Procedura de sistem implică un singur element de identificare personalizat la nivelul entității
publice, în timp ce procedura operațională (care se elaborează de către un anumit compartiment,
pentru o activitate specifică acestuia), impune necesitatea identificării compartimentului ce a
elaborat respectiva procedură.
În acest sens, apare nevoia utilizării unui element de identificare al fiecărui compartiment și care se
concretizează prin codul compartimentului.
Codificarea procedurii formalizate depinde de tipul procedurii respectiv dacă este

procedura de sistem sau procedura operațională.
Astfel, la nivelul entității publice se stabilește un sistem de codificare al compartimentelor, sistem

ce poate fi reprezentat uzual prin:
 Codificare numerică prin alocarea unui corespondent numeric fiecărui compartiment
Exemplu : 01, 02, 03.....n
 Codificare prin abrevierea denumirii compartimentului
Exemplu : DRU – Direcția Resurse Umane.
În funcție de decizia Comisiei de monitorizare, la nivelul entității publice se stabilește

modalitatea de codificare a compartimentelor entității publice.
Codificarea compartimentelor este cu atât mai utilă și vine în sprijinul conducătorului entității
publice, președintelui Comisiei de monitorizare sau secretarului acesteia, în monitorizarea
actualizării și revizuirea procedurilor operaționale și identificarea ușoară a compartimentelor
responsabile cu modificarea respectivă.
Pag 8
Lista de codificare a compartimentelor se întocmește de către Comisia de monitorizare și se
actualizează la orice modificare a organigramei ce implică înființarea, desființarea sau cumularea de
compartimente sau de câte ori situația o impune.
II.3. Definirea formatului procedurii formalizate

Cartușul procedurii
Datele de identificare privind denumirea entității publice, tipul procedurii, denumirea procedurii,
codul procedurii, numărul de ordine al ediției în vigoare, numărul de ordine al reviziei și numărul de
ordine al exemplarului difuzat unui anumit compartiment, sunt cuprinse într-un format denumit
cartușul procedurii, conform modelului de mai jos.
[Tip procedură, Ediția [...........]

procedură de sistem sau
procedură operațională] Revizia [...........]
[Denumirea entității publice]
[Denumirea procedurii formalizate]
Exemplar nr. [.......]
Cod [ ...... ]
Cartușul procedurii este mentionat pe fiecare pagină a procedurii, în antetul acesteia, excepție
făcând prima pagina.
Datele din cartuș se actualizează, după caz, odată cu modificarea: tipului de procedură, denumirii
acesteia, codului procedurii, ediției, reviziei, etc,
Actualizarea datelor din cartuș este importantă în urmărirea trasabilității procedurii, în

sensul de a se cunoaște permanent, faptul că a fost distribuită/difuzată unui anumit
compartiment ultima ediție sau revizie a procedurii, cu un număr unic de identificare.
Denumirea entității publice exprimă numele oficial al acesteia și poate conține opțional sigla
entitătii publice.3
Tipul de procedură respectiv procedură de sistem sau procedură operaţională se stabilește astfel :
 Procedura operaţională - procedura care descrie un proces sau o activitate care se
desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente dintr-o entitate.
 Procedura de sistem - procedura care descrie un proces sau o activitate care se desfăşoară la
nivelul tuturor compartimentelor dintr-o entitate.
Denumirea procedurii se stabilește în cadrul fiecărei entități publice sau compartiment și trebuie
să reflecte într-un mod cât mai comunicativ procesul sau activitatea procedurată.
3
Ca referintă recomandăm Ghidul de identitate vizuala al Guvernului României în care se prezintă o serie de
mijloace de comunicare; http://online.gov.ro/identitate/index.php/download/
Pag 9
Sistemul de codificare al procedurilor formalizate este următorul:
 codul procedurii de sistem PS – XX
Este format din grupul PS ce reprezintă tipul procedurii prin abrevierea de la procedura de
sistem și grupul XX ce reprezintă numărul de ordine al procedurii de sistem, număr alocat
de secretariatul Comisiei de monitorizare din Registrul de evidență al procedurilor de
sistem;
Exemplu : PS - 01
 codul procedurii operaționale
a) dacă compartimentul are o codificare numerică PO - XX - YY
Este format din grupul PO ce reprezintă tipul procedurii prin abrevierea de la procedura
operațională, XX ce reprezintă codul compartimentului responsabil cu elaborarea
procedurii operaționale stabilit în cadrul Comisiei de monitorizare, conform pct.II.2, iar YY
reprezintă numărul de ordine al procedurii operaționale alocat de compartimentul care a
realizat procedura.
Exemplu : PO - 07 – 01
b) dacă compartimentul are o codificare prin abrevierea compartimentului

PO – XX… - YY
Este format din grupul PO ce reprezintă tipul procedurii prin abrevierea de la procedura
operațională, XX... reprezintă codul compartimentului responsabil cu elaborarea procedurii
operaționale stabilit în cadrul Comisiei de monitorizare, prin abrevierea compartimentului,
conform pct.II.2, iar YY reprezintă numărul de ordine al procedurii operaționale alocat de
compartimentul care a realizat procedura.
Exemplu : PO - DRU - 01
Edițiile se numerotează cu cifre romane, iar reviziile din cadrul acestora, cu cifre arabe.
Orice modificare de reglementare, organizatorică sau de altă natură, cu efect asupra

activității procedurate, determină revizia respectiv elaborarea unei noi ediții pentru
procedura formalizată respectivă.
Numărul de ordine [...........] al Ediției – reprezintă numărul de ordine al ediției în vigoare, ce este
distribuită în cadrul entității publice.
Numărul de ordine [...........] al Reviziei – reprezintă numărul de ordine al reviziei în vigoare.
Pag 10
Exemplar nr. [...........] – se completează după aprobarea procedurii prin specificarea numărului
procedurii ce a fost distribuită unui anumit compartiment din cadrul entității, corespondent cu
numărul înregistrat în Lista de difuzare a procedurii.
În acest mod, există o evidență controlată a numărului de exemplare dintr-o anumită ediție sau
revizie a proceduri care au fost distribuite și ce exemplar (identificat prin Exemplar nr. [...........]) a
fost distribuit unui anumit compartiment.
Pentru o întelegere facilă a definițiilor și explicațiilor componentelor cartușului prezentăm un model
de cartuș completat în integralitate.
Procedura de sistem Ediția I

Revizia 0
PROCEDURA PRIVIND ELABORAREA
Secretariatul General al PROCEDURILOR Exemplar nr. 3
Guvernului Cod PS - 00
Modul de redactare al procedurii
Pentru o elaborare unitară a tuturor procedurilor formalizate din punct de vedere al modului de
redactare, prezentăm pe lângă modelul uzual de referință întâlnit în Ghidul de redactare
interinstituțional, elaborat de Oficiul pentru Publicații al Uniunii Europene, utilizat la nivelul
instituțiilor, organelor și agențiilor Europene4, un model sinteză.
a) succesiune notare 1.0.; 1.1.; (1); 1; a); (a)
b) procedura formalizată se redactează utilizând diacritice;
c) formatul hârtiei: A4
d) conţinutul paginii
d1) propunere
 titlurile scrise cu litere Bold, corp de 14, Times New Roman
 textul cu litere Normal, corp de 12, Times New Roman
 conținutul notei de subsol, caracter corp de 10, Times New Roman
d2) fiecare entitate publică poate să utilizeze tipul de font stabilit în manualul sau ghidul de
identitate publică al acesteia.
Modul de redactare al procedurii de sistem și operaționale trebuie să fie menționat în

Procedura privind elaborarea procedurilor.
4
http://publications.europa.eu
Pag 11
II.4. Elaborarea procedurilor formalizate
Elaborarea procedurilor formalizate se realizează de către responsabilul desemnat cu această
activitate, la inițiativa conducătorului compartimentului, indiferent de tipul procedurii formalizate.
În cazul procedurilor de sistem, Lista procedurilor de sistem se stabilește de către membrii Comisiei
de monitorizare.
Atribuțiile personalului responsabil cu elaboararea și actualizarea procedurilor

formalizate se recomandă a se menționa în Fișa postului, de către conducătorul
compartimentului, în vederea responsabilizării salariaților.
Procedura formalizată conţine obligatoriu pagina de gardă, pagina de cuprins, conţinutul propriu-zis
(ce include scop, domeniu de aplicare, documente de referință, definiții și abrevieri, descrierere,
responsabilități), formularul de evidenţă a modificărilor, formularul de analiză al procedurii, lista de
distribuire/difuzare a procedurii, anexe (dintre care obligatoriu diagrama de proces).
Se recomandă a se asigura pagina distinctă pentru fiecare componentă menționată anterior, în cazul
în care este posibil.
Procedura formalizată se elaborează într-un singur exemplar original.
II.4.1. Pagina de gardă

Pagina de gardă respectiv prima pagină a procedurii include următoarele componente, date și
informații.
 În antetul paginii este precizată denumirea entității publice.
 Opțional se poate insera și sigla entității publice.
 ”Aprob”
Funcția conducătorului entității publice care aprobă procedura formalizată.
Numele și prenumele conducătorului entității publice și semnătura.
 Denumirea procedurii de sistem sau operaționale – denumirea propriu-zisă a procedurii.
 Cod PS – [...............] – numărul de ordine al procedurii de sistem din Registrul de evidență
al procedurilor de sistem ținut de secretarul Comisiei de monitorizare.
 Cod PO – [...............] – codul compartimentului și numărul de ordine al procedurii
operaționale din Lista de evidentă a procedurilor operaționale de la nivelul fiecărui
compartiment.
 Ediția [...............] – numărul ediției în vigoare;
 Revizia [...............] – numărul reviziei în vigoare;
 Data [...............] – data la care a fost aprobată procedura formalizată.
Pag 12
 ”Avizat”
Președinte Comisia de monitorizare
Numele și prenumele președintelui Comisiei de monitorizare și semnătura.
 ”Verificat”
Funcția conducătorului compartimentului
Numele și prenumele conducătorului compartimentului care a verificat procedura
formalizată și semnătura.
 ”Elaborat”
Numele și prenumele celui/celor care a/au întocmit procedura formalizată și semnătura.
 Paginare procedură
Număr curent pagină / număr total pagini.
Fiecare entitate publică își poate adapta pagina de gardă sau modul de elaborare,
verificare, avizare și aprobare, în funcție de specificul acesteia și de procedurile și
regulamentele interne de organizare și funcționare.
Astfel, pentru operativitate, pe pagina de gardă pot exista semnăturile persoanelor care
elaborează, verifică, avizează și aprobă procedurile, dar poate să existe și un formular de
avizare și aprobare în cadrul procedurilor.
II.4.2. Pagina de cuprins

Include:
 Cartușul personalizat al procedurii formalizate, completat și poziționat în antetul pagini;
 ”Cuprins”
Se va menționa lista cu cuprinsul procedurii formalizate cu specificarea paginaţiei.
Vezi model Pagina de cuprins din capitolul MACHETE.
II.4.3. Scopul procedurii

Scopul unei proceduri formalizate este de a preciza utilitatea și de a descrie etapele care trebuie
parcurse pentru executarea unei activităţi sau a unui proces la nivelul unui compartiment, dacă ne
referim la o procedura operaționala sau a unui proces complex în cazul unei proceduri de sistem.
Entitatea publică identifică şi înscrie scopurile specifice în cazul fiecărei proceduri formalizate
elaborate, ţinând cont de rolul, locul, importanţa, precum şi de alte elemente privind activitatea
procedurată.
Pag 13
II.4.4. Domeniul de aplicare
Domeniul de aplicare defineşte activităţile specifice pentru care se va aplica procedura formalizată,
delimitează explicit activitatea procedurată în cadrul portofoliului de activităţi desfășurate la nivelul
compartimentului sau entității şi precizează compartimentul/compartimentele care vor implementa
procedura în cazul procedurii operaționale, sau precizarea aplicabilității procedurii la nivelul
întregii entități publice pentru procedurile de sistem.
Această componentă se bazează pe colaborarea dintre compartimentele entităţii publice, astfel încât
la fixarea şi definirea activităţii, la delimitarea acesteia de alte activităţi sau la precizarea
compartimentelor cu atribuţii legate de activitatea respectivă să fie eliminată orice situaţie de
suprapunere de activităţi, de activităţi necuprinse în procesul de analiză şi elaborare a procedurilor,
de suprapunere de atribuţii între compartimente precum și de atribuţii pentru care nu au fost fixate
responsabilităţi.
Activitățile care solicită elaborarea unor proceduri de sistem se stabilesc în cadrul Comisiei de
monitorizare și sunt acelea care se desfășoară la nivelul tuturor compartimentelor/structurilor
dintr-o entitate publică.
Exemple de proceduri de sistem
Procedura privind elaborarea procedurilor de sistem și operaționale (Standarul 9); Procedura

privind managementul riscurilor (Standardul 8); Procedura privind neregularitățile
(Standardul 1); Procedura privind inventarierea funcțiilor sensibile (Standardul 2); Procedura
privind continuitatea activității (Standardul 11); Procedura privind circuitul documentelor
(Standardul 12); Procedura privind arhivarea documentelor (Standardul 13).
II.4.5. Documente de referință
Componenta Documente de referință priveşte în special enumerarea documentelor cu rol de

reglementare faţă de activitatea procedurată.
Este necesar să fie cunoscute şi respectate toate actele normative care reglementează fiecare
activitate procedurată respectiv gruparea pe categorii de sistematizare a reglementărilor.
Documentele de referinţă evidenţiate în cadrul unei proceduri formalizate sunt, după caz,
următoarele5:
 reglementări internaționale – ce au legătură cu domeniul respectiv, România fiind
membră UE;
 legislație primară - referitor la legi şi la ordonanţe ale Guvernului;
5
LEGE nr. 24/2000 privind normele de tehnică legislativă pentru elaborarea actelor normative, republicată
Pag 14
 legislație secundară - are în vedere hotărâri ale Guvernului sau acte ale organismelor cu
atribuţii de reglementare şi care sunt emise în aplicarea legilor şi/sau a ordonanţelor
Guvernului;
 legislație terțiară - alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice ce se
referă la instrucţiuni, precizări, decizii, ordine, etc şi care au efect asupra activităţii
procedurate;
II.4.6. Definiții și abrevieri
Capitolul definiţii şi abrevieri dezvoltă acei termeni folosiţi cu cea mai mare frecvenţă în textul
procedurii formalizate, conform definiţiilor din standarde, documentaţii tehnice, etc, necesari pentru
înţelegerea conţinutului procedurii formalizate, precum şi pentru explicitarea prescurtărilor utilizate.
Se recomandă ca sortarea definiţiilor şi abrevierilor termenilor să fie în ordine alfabetică,

pentru precizie și rapiditatea identificării mai ușoare a elementelor componente.
II.4.7. Descrierea procedurii
Descrierea procedurii cuprinde modul cum trebuie desfăşurată activitatea sau procesul în
succesiune logică, atribuţiile şi sarcinile factorilor implicaţi, resursele utilizate (după caz) respectiv
termenele de realizare aferente.
Această componentă reprezintă esenţa procedurii fiind în acelaşi timp şi acea parte a procedurii care
nu este generalizabilă prin model de procedură decât în termeni foarte largi.
Descrierea procedurii este dependentă, în mod direct, de condiţiile concrete în care se desfăşoară
activitatea respectivă în cadrul entităţii publice, de modul de organizare, de gradul de subordonare,
de gradul de dotare cu resurse materiale, financiare şi umane, de calitatea şi pregătirea profesională
a salariaţilor şi, nu în ultimul rând, de gradul de dezvoltare a sistemului de control intern
managerial.
Ca recomandări, menționăm următoarele:
a) în exprimare se foloseşte numai timpul prezent, forma afirmativă: execută, elaborează,
efectuează, verifică, certifică etc.
b) prezentarea unor generalități cu privire la descrierea activității procedurabile;
c) includerea în descriere și a documentelor utilizate (conținutul și rolul lor);
d) detalierea resurselor necesare desfășurării activității procedurate (resurse umane, materiale și
financiare);
Pag 15
e) descrierea trebuie să conţină şi circuitul documentelor aferente procesului sau activităţii,
care trebuie integrat în fluxul general al documentelor din cadrul entității publice.
f) includerea în anexele procedurii a modelor de Formulare;
g) utilizarea, ca și anexă, a reprezentării grafice a procesului de realizare a procedurilor sau a
circuitului documentelor sub forma diagramelor de proces, pentru înţelegerea mai uşoară a
procesului descris.
II.4.7.1. Etapele unei proceduri de sistem
Etapele unei proceduri de sistem sunt următoarele:
Etapa I stabilirea activităților procedurabile și a responsabililor
Etapa II elaborarea propriu-zisă a procedurii de sistem
Etapa III verificarea, avizarea și aprobarea procedurii
Etapa IV distribuirea/difuzarea procedurii
Etapa V revizia și arhivarea
În etapa I
 Conducătorii fiecărui compartiment elaborează Lista activităților procedurabile pentru
procedurile de sistem.
Termen începutul fiecărui an (15 ianuarie a fiecărui an)
Această activitate presupune o muncă de echipă și consultare cu toți factorii implicați din
cadrul compartimentului.
Model Listă de activități procedurabile

Nr. crt. Obiective specifice Activităţi Denumire procedură Responsabil Prioritizare
0 1 2 3 4 5
O procedură poate să vizeze una sau mai multe activități ori procese. Astfel, o procedură
de sistem privind recrutarea și selecția personalului de la nivelul unei entități publice poate
viza mai multe activități: activitatea de analiză a gradului de încărcare cu sarcini a
personalului; identificarea necesității direcțiilor de ocupare a posturilor vacante cu
personal calificat, stabilirea unor criterii de recrutare etc.
Pag 16
 După elaborare, conducătorul compartimentului transmite atât în format electronic cât și
prin adresă, Lista cu activitățile procedurabile pentru procedurile de sistem,
secretariatului/secretarului Comisiei de monitorizare.
Termen 2 zile lucrătoare
 Secretariatul/secretarul Comisiei de monitorizare centralizează listele și elaborează Lista de
activități procedurabile la nivel de entitate pentru procedurile de sistem.
Termen 7 zile lucrătoare de la data primirii tuturor informațiilor de la toate
compartimentele
 Secretariatul/secretarul Comisiei de monitorizare supune dezbaterii și ulterior aprobării,
Lista de activități procedurabile la nivel de entitate pentru procedurile de sistem în ședința
Comisiei de monitorizare.
Termen 5 zile lucrătoare de la data finalizării listei
 Președintele Comisiei de monitorizare aprobă Lista de activități procedurabile la nivel de
entitate pentru procedurile de sistem.
Termen 1 zi lucrătoare
 Secretarul/secretariatul Comisiei de monitorizare transmite Lista cu activitățile
procedurabile pentru procedurile de sistem conducătorilor de compartimente, după
definitivarea și aprobarea acesteia.
 Conducătorii de compartimente stabilesc persoanele responsabile cu elaborarea efectivă a
procedurilor de sistem.
În etapa a II-a
 Persoana responsabilă de la nivelul compartimentului va elabora procedura de sistem,
pornind cu diagrama de proces.
 După elaborarea diagramei de proces, persoana responsabilă de la nivelul compartimentului
cu elaborarea procedurii va prezenta diagrama de proces conducătorului compartimentului.
 Conducătorul compartimentului analizează diagrama de proces și dacă are completări, o va
retransmite persoanei responsabile, în vederea operării modificărilor.
Pag 17
 În cazul în care conducătorul compartimentului nu are observații sau completări pe diagrama
prezentată, responsabilul cu elaborarea procedurii va elabora procedura de sistem.
Termen 5 - 7 zile lucrătoare, în funcție de complexitatea procedurii
În etapa a III-a
 Conducătorul compartimentului verifică conținutul procedurii, transmisă de responsabilul cu
elaborarea procedurii.
 Dacă are completări, conducătorul compartimentului retransmite procedura către persoana
responsabilă cu elaborarea acesteia.
 În cazul în care conducătorul compartimentului nu are observații la procedură, o semnează și
dispune trimiterea acesteia la secretarul/secretariatul Comisiei de monitorizare care o
înregistrează în Registrul procedurilor de sistem și verifică respectarea formatului și
stucturii procedurii.
 În cazul în care există modificări sau completări, secretarul/secretariatul Comisiei de
monitorizare retransmite procedura conducătorului compartimentului pentru inserarea
acestora, după caz, iar în caz contrar o transmite Comisiei de monitorizare.
 Comisia de monitorizare analizează procedura și în cazul în care sunt modificări sau
completări, procedura se retransmite secretarului/secretariatului Comisiei de monitorizare
pentru inserarea observațiilor.
 În cazul în care nu sunt modificări, Președintele Comisiei de monitorizare analizează și
avizează procedura și dispune totodată transmiterea acesteia către conducătorul entității
publice.
 Conducătorul entității publice analizează și aprobă procedura de sistem.
Pag 18
În etapa a -IV-a
 Secretarul/secretariatul Comisiei de monitorizare îndosariază exemplarul original al
procedurilor de sistem.
Termen 1 zi lucătoare
 Secretarul/secretariatul Comisiei de monitorizare distribuie copii ale procedurii de sistem
tuturor compartimentelor, conform Listei de distribuire/difuzare a procedurii.
În etapa a -V-a
 Secretarul/secretariatul Comisiei de monitorizare transmite decizia CM de actualizare a
procedurii de sistem conducătorului compartimentului responsabil cu elaborarea și
actualizarea procedurii.
Termen 2 zile lucrătoare de la apariția deciziei
 Conducătorul compartimentului inițiator dispune măsuri pentru actualizarea procedurii de
sistem, conform fluxului de la etapa II la etapa IV (revizie sau elaborarea unei noi ediții).
Termen 5 zile lucătoare
 Secretarul/secretariatul Comisiei de monitorizare arhivează originalele procedurilor de
sistem retrase, conform legislației în domeniu.
Termen 1 zi lucătoare sau în funcție de prevederile legale.
Fiecare entitate publică, în funcție de dimensiunea acesteia, de specificul

activităților derulate și a regulamentelor interne, își va stabili termenele și
modalitatea de lucru. Termenele menționate în prezentul Ghid sunt orientative.
Circuitul documentelor respectiv modalitatea de avizare şi aprobare poate fi
adaptată la specificul entităţii publice.
II.4.7.2. Etapele unei proceduri operaţionale

Etapele unei proceduri operaționale sunt următoarele:
Etapa I stabilirea activităților procedurabile și a responsabililor
Etapa II elaborarea propriu-zisă a procedurii operaționale
Etapa III verificarea, avizarea și aprobarea procedurii
Etapa IV distribuirea/difuzarea procedurii
Pag 19
Etapa V revizia și arhivarea procedurii operaționale
În etapa I
 Conducătorul compartimentului stabilește la începutul anului Obiectivele specifice și
activitățile compartimentului.
Termen începutul fiecărui an (15 ianuarie a fiecărui an)
 Conducătorul compartimentului dispune întocmirea Listei activităților procedurabile pentru
procedurile operaționale și numește responsabilii cu elaborarea și actualizarea procedurilor.
 Responsabilul/responsabilii de la nivelul fiecărui compartiment elaborează Lista
activităților procedurabile, conform modelului prezentat anterior (Etapa I procedura de
sistem).
Termen 5 zile lucrătoare de la data primirii sarcinii
În etapa a II-a
 Responsabilul cu realizarea procedurii operaționale elaborează Diagrama de proces.
 Responsabilul cu realizarea procedurii operaționale transmite Diagrama de proces
conducătorului compartimentului spre verificare și stabilirea de modificări, completări după
caz.
 Conducătorul compartimentului analizează Diagrama de proces și dacă are completări, o
retransmite persoanei responsabile desemnate, în vederea efectuării observațiilor.
 În cazul în care conducătorul compartimentului nu are observații pe diagrama prezentată,
responsabilul desemnat de la nivelul compartimentului va elabora procedura operațională, în
baza Diagramei de proces, cu consultarea compartimentelor implicate în proces, după caz.
Termen 5 - 7 zile lucrătoare în funcție de complexitatea procedurii operaționale
În etapa a III-a
 Conducătorul compartimentului verifică și semnează procedura operațională, dacă nu are
observații pe conținutul acesteia.
Pag 20
 În cazul în care conducătorul compartimentului are modificări sau completări pe conținutul
procedurii, acesta retransmite procedura operațională persoanei responsabile cu elaborarea și
actualizarea, în vederea efectuării observațiilor.
 Conducătorul compartimentului dispune transmiterea procedurii operaționale
secretarului/secretariatului Comisiei de monitorizare, după ce aceasta este agreată și
semnată.
 Secretarul/secretariatul Comisiei de monitorizare înregistrează procedura în Registrul
procedurilor operaționale.
 Secretarul/secretariatul Comisiei de monitorizare verifică dacă procedura operațională
respectă formatul și structura aprobată la nivelul entității publice.
Termen 3 zile lucrătoare de la data primirii
 Procedura operațională este transmisă spre avizare Președintelui Comisiei de monitorizare,
de către secretarul/secretariatul Comisiei de monitorizare, dacă aceasta respectă formatul și
structura.
 În situația în care secretarul/secretariatul Comisiei de monitorizare constată că procedura
operațională nu respectă toate elementele prevăzute de legislație, retransmite procedura
conducătorului compartimentului, în vederea revizuirii.
 Dacă nu sunt modificări sau după efectuarea observațiilor, Președintele Comisiei de
monitorizare avizează procedura operațională.
 Președintele Comisiei de monitorizare dispune transmiterea procedurii operaționale spre
aprobare, conducătorului entității.
 Conducătorul entității publice analizează și aprobă procedura operațională.
În etapa a IV-a
 Procedura aprobată este repartizată la responsabilul care a elaborat procedura operațională.
Pag 21
 Responsabilul care a elaborat procedura îndosariază originalul acesteia, distribuie copii ale
procedurii tuturor factorilor implicați, inclusiv la secretarul/secretariatul Comisiei de
monitorizare, conform Listei de distribuire/difuzare a procedurii.
 Termen 2 zile lucrătoare

În etapa a V-a
 Responsabilul cu elaborarea procedurii operaționale din cadrul compartimentului inițiator
actualizează procedura, ori de câte ori este necesar, conform fluxului de la etapa II la
etapa IV.
 Responsabilul cu elaborarea procedurii operaționale arhivează exemplarul original al
procedurilor retrase, conform legislației în domeniu.
Termen 1 zi lucrătoare sau în funcție de prevederile legale în domeniul arhivării.
II.4.8. Responsabilități
Cu privire la Responsabilităţi, se va urmări identificarea tuturor acţiunilor care au legătură cu

procesul/activitatea și stabilirea acestora pe compartimentele cărora le revin responsabilităţile
şi/sau, după caz, răspunderile faţă de acestea, prin nominalizarea personalului.
Se recomandă cuprinderea acţiunilor în ordinea logică a desfăşurării lor și a

compartimentelor sau responsabililor, în ordinea intervenţiei, conform Diagramei de proces.
II.4.8.1. Responsabilii cu elaborarea, verificarea, avizarea, aprobarea, distribuirea,

actualizarea și arhivarea procedurilor de sistem.
a) Responsabilul cu elaborarea și actualizarea procedurii de sistem
 elaborează Diagrama de proces a procedurii de sistem;
 elaborează procedura de sistem;
 efectuează modificări și completări ale procedurii ori de câte ori primește observații de
la conducătorul compartimemntului;
 realizează revizuirea sau elaborarea unei noi ediții a procedurilor de sistem;
b) Conducătorul compartimentului
 elaborează Lista activităților procedurabile pentru procedurile de sistem la nivelul
compartimentului;
Pag 22
 transmite Lista cu activitățile procedurabile pentru procedurile de sistem,
secretariatului/secretarului Comisiei de monitorizare;
 stabilește persoanele responsabile cu elaborarea procedurilor de sistem;
 verifică Diagrama de proces;
 verifică procedura de sistem și o semnează;
 retransmite procedura, responsabilului cu elaborarea și actualizarea, ori de câte ori este
cazul pentru modificări și completări;
 transmite procedura la secretarul/secretariatul Comisiei de monitorizare;
 dispune măsuri pentru actualizarea procedurilor de sistem;
c) Secretarul/secretariatului Comisiei de monitorizare
 centralizează Listele cu activitățile procedurabile de la compartimente și elaborează
Lista de activități procedurabile la nivel de entitate;
 transmite Lista cu activitățile procedurabile pentru procedurile de sistem conducătorilor
de compartimente;
 înregistrează procedurile de sistem;
 verifică formatul și structura procedurilor de sistem;
 retransmite conducătorului compartimentului observațiile (proprii sau primite de la
Comisia de monitorizare) la procedurile de sistem;
 supune spre analiză, Comisiei de monitorizare, procedurile de sistem;
 îndosariază originalele procedurilor de sistem aprobate;
 distribuie copii ale procedurii aprobate;
 transmite conducătorului compartimentului decizia Comisiei de monitorizare de
actualizare a procedurilor de sistem;
 arhivează originalele procedurilor de sistem retrase;
d) Comisia de monitorizare
 dezbate și aprobă Lista de activități procedurabile la nivel de entitate pentru procedurile
de sistem;
 analizează procedurile;
 retransmite secretarului/secretariatului Comisiei de monitorizare observații la
procedurile de sistem, după caz;
 transmite procedura de sistem spre avizare Președintelui Comisiei de monitorizare;
e) Președintele Comisiei de monitorizare
 aprobă Lista de activități procedurabile la nivel de entitate pentru procedurile de sistem;
 analizează și avizează procedurile de sistem;
f) Conducătorul entității
 analizează și aprobă procedurile de sistem.
Pag 23
II.4.8.2. Responsabili cu elaborarea, verificarea, avizarea, aprobarea, distribuirea,
actualizarea și arhivarea procedurilor operaționale.
a) Responsabilul cu elaborarea și actualizarea procedurii operaționale
 elaborează Lista activităților procedurabile pentru procedurile operaționale de la
nivelul compartimentului;
 elaborează Diagrama de proces a procedurii;
 elaborează procedura operațională;
 efectuează modificări și completări ale procedurii ori de câte ori primește observații de
la conducătorul compartimemntului;
 îndosariază originalele procedurilor aprobate;
 distribuie copii ale procedurii aprobate;
 realizează revizuirea sau elaborarea unei noi ediții a procedurii operaționale;
 arhivează originalele procedurilor de sistem retrase;
b) Conducătorul compartimentului
 stabilește obiectivele specifice și activitățile compartimentului;
 dispune elaborarea Listei activităților procedurabile pentru procedurile operaționale la
nivelul compartimentului;
 stabilește persoanele responsabile cu elaborarea procedurilor operaționale;
 verifică Diagrama de proces;
 verifică procedura operațională și o semnează;
 retransmite procedura, responsabilului cu elaborarea și actualizarea, ori de câte ori este
cazul pentru modificări și completări;
 transmite procedura la secretarul/secretariatul Comisiei de monitorizare;
 ia măsuri pentru actualizarea procedurilor de sistem;
c) Secretarul Comisiei de monitorizare secretarul/secretariatului Comisiei de monitorizare
 înregistrează procedurile operaționale;
 verifică formatul și structura procedurilor operaționale;
 retransmite conducătorului compartimentului observațiile la proceduri;
 transmite Președintelui Comisiei de monitorizare spre avizare, procedurile operaționale;
d) Președintele Comisiei de monitorizare
 analizează și avizează procedurile operaționale;
e) Conducătorul entității
 analizează și aprobă procedurile operaționale.
Pag 24
II.4.9. Formular evidenţă modificări
Așa cum este menționat la pct. II.3, Definirea formatului procedurii formalizate, pct.a. Cartușul
procedurii, procedura formalizată este supusă permanent monitorizării și după caz, obiectului
actualizării, prin Revizii sau prin elaborarea de noi Ediții.
Această acțiune se realizează coerent și într-un format unitar, pentru monitorizarea cu ușurință în
timp a tuturor modificărilor ce au avut loc.
La modificarea unei proceduri formalizate regăsim elemente comune utilizate, precum:
 Numărul ediției
 Data ediției
 Numărul reviziei
 Data reviziei
 Numărul paginii unde s-a efectuat modificarea
 Descrierea modificării
 Avizul conducătorului compartimentului, în cadrul căruia s-a elaborat procedura.
Toate aceste elemente transpuse într-un format tabelar ne oferă Formularul de evidență al
modificărilor, conform modelului de mai jos.
Semnătura
Data Data Nr.
Nr. crt. Ediția Revizia Descriere modificare conducătorului
ediţiei reviziei pag.
compartimentului
1 2 4 5 6 7 8 9
II.4.10. Formular analiză procedură
Procedura formalizată se aplică, așa cum s-a precizat în capitolele anterioare, fie la nivelul
întregii entități publice în cazul procedurii de sistem, fie la nivelul unui compartiment sau
mai multor compartimente, în cazul procedurii operaționale.
În acest sens, pentru evitarea situațiilor în care procedura poate deveni neaplicabilă, pentru
eliminarea confuziei responsabilitaților sau pentru eliminarea unor potențiale erori în
procesul de implementare al procedurii, se recomandă consultarea compartimentelor
implicate în aplicarea (implementarea) procedurii.
Pentru aceasta, anterior intrării în vigoare a procedurii și difuzării acesteia, procedura se
transmite spre analiză compartimentelor implicate, în vederea exprimării unui punct de
vedere. Această etapă de analiză a procedurii se gestionează unitar, toate datele fiind
centralizate într-un Formular de analiză a procedurii, conform modelului tabelar de mai jos.
Pag 25
Nume și Aviz favorabil Aviz nefavorabil
Înlocuitor
Nr. prenume
Compartiment de drept
crt. conducător
sau delegat Semnătura Data Obs. Semnătura Data
compartiment
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Avizul favorabil sau nefavorabil cu menționarea observațiilor poate fi exprimat și de către

înlocuitorul conducătorului compartimentului, cu precizarea că această atribuție să fie
menționată în Fișa postului înlocuitorului.
După primirea propunerilor de completare și/sau modificare, fie în variantă tipărită fie în variantă
electronică, din partea compartimentelor implicate în activitatea procedurată, procedurile
formalizate sunt avizate și aprobate.
În cazul în care sistemul de informatizare al entității publice este unul dezvoltat, în sensul că aceasta
deține intranet, procesul de analiză al procedurilor formalizate se poate realiza în format electronic,
pe baza postării procedurilor pe site-ul intranet, într-o secțiune dedicată.
II.4.11. Lista de distribuire a procedurii
După aprobarea procedurii formalizate, aceasta se distribuie compartimentelor implicate sau tuturor
compartimentelor, în funcție de tipul procedurii formalizate.
Această atribuție revine fie secretarului Comisiei de monitorizare, în cazul procedurilor de sistem,
fie responsabilului cu elaborarea și actualizarea procedurii, în cazul procedurilor operaționale.
Datele de identificare ale entității care primește noua Ediție a procedurii formalizate sau Revizia
acesteia, sunt centralizate într-un Formular de difuzare a procedurii, conform modelului de mai jos.
Data intrării în
Nr. Nume şi Data Data
Compartiment Semnătura Semnătura vigoare a
ex. prenume primirii retragerii
procedurii
1 2 3 4 5 6 7 8
Odată cu distribuirea/difuzarea unei ediții noi sau a unei revizii a procedurii formalizate
este OBLIGATORIU a fi retrasă procedura formalizată ce a fost înlocuită.
Variantă alternativă de analiză și distribuire/difuzare a procedurilor formalizate
Pag 26
Conform precizărilor Ordinului Secretarului General al Guvernului nr. 400/2015, în măsura în care
dotarea tehnică şi pregătirea personalului permit, operaţiunile de elaborare, avizare, aprobare,
distribuire/difuzare, utilizare etc. a procedurilor se pot derula şi prin utilizarea sistemelor
informatice.
Astfel, cazul în care sistemul de informatizare al entității publice este unul dezvoltat, în sensul că
aceasta deține intranet, procesul de implementare al procedurilor formalizate se poate realiza în
format electronic, pe baza postării procedurilor pe site-ul intranet, într-o secțiune dedicată.
Acest fapt implică în mod obligatoriu însă respectarea unui set minimal de reguli, precum:
Dotare hardware și software
 Existența unui sistem informatic bine dezvoltat, în care întreg personalul sa dispună de un
PC;
 Existența unei platforme IT cu secțiunea ”Proceduri” pe un site de intranet al entității
publice;
 Accesul întregului personal la site-ul de intranet;
Decizia conducătorului entității

 Procesele de analiză și distribuire/difuzare al procedurilor să fie menționat în Procedura de
sistem privind elaborarea procedurilor formalizate elaborate în cadrul entității;
 Procesele de analiză și distribuire/difuzare în format electronic să fie bine cunoscute la
nivelul entității prin aducerea la cunoștintă a personalului printr-o decizie a conducătorului
entității publice și luarea la cunoștiință pe bază de semnătură, atât a personalului implicat în
procesul de elaborare, verificare, avizare, aprobare proceduri, cât și de cel implicat în
aplicarea procedurilor.
 Monitorizarea și verificarea din partea conducătorilor compartimentelor că sistemul este
unul funcțional.
II.4.12. Anexe și formulare procedură
Anexele sunt reprezentate prin tabele, scheme logice, diagrame de proces necesare pentru o mai
bună înţelegere şi descriere a activității procedurabile.
Formularele constituie în documente distincte de Anexe, care pot fi codificate în funcție de tipul
procedurii și complexitatea activităților procedurabile.
Pag 27
II.4.12.1. Diagrama de proces privind elaborarea procedurilor formalizate
Procesul reprezintă un flux de activități sau o succesiune de activități logic structurate, organizate în
scopul atingerii unor obiective definite, care utilizează o serie de resurse.
Descrierea generală a tuturor proceselor și a relației dintre acestea, reprezintă diagrama de proces.
Descrierea unui proces respectiv diagrama de proces în sine, trebuie să prezinte înțelegerea corectă
a procesului și trebuie să cuprindă:
 Obiectivul și rezultatele procesului
 Fluxul de formulare și utilizarea documentelor
 Acțiunile care trebuie îndeplinite
 Compartimentul și personalul implicat în proces
 Modalitatea în care se aplică principiul separării sarcinilor
 Relația dintre procesele precedente și cele ulterioare.
Recomandare
1. Diagrama de proces se stabilește la începutul conceperii procedurii formalizate, exprimând
esența procesului sau activității procedurate.
2. Diagrama de proces utilizează simboluri comune ce exprimă imaginea de : document,
responsabil, compartiment, bucle „Ce se întâmplă dacă!” etc.
Pentru exemplificare prezentăm două modele de Diagrame de proces aferente Machetelelor

anexate.
II.5. Verificarea, avizarea și aprobarea procedurilor formalizate
Pe baza principiului "celor patru ochi" procedurile formalizate se recomandă a fi analizate de cel
puțin două persoane, care verifică independent una faţă de cealaltă procedura formalizată, cu scopul
de a atinge un grad ridicat de siguranţă.
Fiecare entitate publică își adaptează separarea atribuțiilor și responsabilităților la

dimensiunea sa, prin implementarea de activități de control suplimentare pentru buna
desfășurare a activităților.
Pag 28
Verificarea procedurii formalizate se realizează la nivelul compartimentului responsabil de
activitatea procedurată de către conducătorul compartimentului.
La nivelul secretariatului Comisiei de monitorizare se analizează procedura formalizată din punct de
vedere al respectării conformității elementelor prezentate de cadrul legislativ în domeniul
controlului intern managerial și parcurgerii etapelor corespunzătoare.
Comisia de monitorizare analizează şi avizează procedurile de sistem şi le transmite spre

aprobare conducătorului entităţii publice.
Aprobarea procedurilor formalizate se recomandă a se realiza la nivelul conducătorului entității

publice, în conformitate cu principiul responsabilităţii manageriale.
La nivelul entităților publice centrale, în situația în care acest lucru nu este eficient,
aprobarea procedurilor formalizate, se va efectua după caz, la nivelul secretarului de stat
responsabil cu domeniul activității procedurate sau secretarului general, în conformitate cu
procedura proprie de elaborare a procedurilor.
II.6. Evidența procedurilor formalizate
Evidența procedurilor formalizate se ține în Registrul privind evidența procedurilor formalizate de

către secretarul/secretariatul Comisiei de monitorizare, fiind gestionat de către acesta.
Registrul privind evidența procedurilor formalizate cuprinde secțiuni separate pentru procedurile
de sistem și procedurile operaționale, conform modelelor prezentate mai jos.
Registru evidență proceduri de sistem
Data Data
Cod Compartiment sau
Nr. Denumire înregistrări Persoana intrării
procedură de echipa care a Ediția Revizia
crt. procedură pentru responsabilă în
sistem elaborat procedura
analiză vigoare
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Registru evidență proceduri operaționale
Pag 29
Data Data
Cod Compartimentul
Nr. Denumire înregistrări Persoana intrării
procedură care a elaborat Ediția Revizia
crt. procedură pentru responsabilă în
operațională procedura
analiză vigoare
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Înregistrarea procedurilor formalizate se realizeză anterior aprobării acestora respectiv în momentul

transmiterii la secretariatul Comisiei de monitorizare pentru verificarea formatului procedurii.
După caz, în măsura posibilităților, Registrul privind evidența procedurilor formalizate este postat
în format electronic pe pagina web sau intranet a entităţii publice și este actualizat periodic de către
secretarul/secretariatul Comisiei de monitorizare.
II.7. Distribuirea procedurilor formalizate

După înregistrarea procedurilor formalizate în Registrul privind evidența procedurilor formalizate,
acestea sunt distribuite, după cum urmează:
 Procedurile de sistem se distribuie tuturor compartimentelor entității publice de către
secretarul/secretariatul Comisiei de monitorizare;
 Procedurile operaționale se distribuie, dacă este cazul și altor compartimente, de către
responsabilul cu elaborarea și actualizarea procedurii de la compartimentul inițiator;
În ambele cazuri, se utilizează Formurul de distribuire/difuzare a procedurii.
Pentru asigurarea transparenței procedurilor formalizate, în cadrul entității publice, se

recomandă postarea acestora pe pagina intranet a entității. Acest fapt contribuie și la
fluidizarea circuitului documentelor, operativitatea în consultarea membrilor CM, dar și în
vederea unei funcționări active a comisiei, în conformitate cu cadrul legislativ.
II.8. Actualizarea procedurilor formalizate
Actualizarea procedurilor formalizate implică una din formele prezentate în capitolele anterioare:
 revizuirea procedurii, constă în:
- adăugarea sau eliminarea unor informații, date, componente ale unei ediții; modificările
propuse nu depăsesc 50% din conținutul reviziei curente;
- detalierea unor activități ce nu au fost suficient de bine prezentate anterior;
 elaborarea unei noi ediții, presupune:
- modificări legislative aferente activității procedurate;
- modificări ale documentelor de referință;
- modificările propuse depășesc 50% din conținutul reviziei curente;
Pag 30
Pentru a fi un instrument de lucru eficient, procedura se actualizează periodic sau ori de
câte ori este necesar.
II.9. Arhivarea procedurilor formalizate
Arhivarea procedurilor formalizate retrase se realizează astfel:

 Pentru procedurile de sistem secretarul/secretariatul Comisiei de monitorizare arhivează
procedurile în original, conform condițiilor și termenelor legale în domeniul arhivării și
procedurii interne.
 Pentru procedurile operaționale persoana responsabilă, din cadrul compartimentului,
arhivează procedurile în original, conform acelorași prevederi sau proceduri.
CAPITOLUL III - CONCLUZII
Procedurile reprezintă instrumente utile, atât conducătorilor instituțiilor publice, cât și

personalului responsabil cu aplicarea acestora, având drept scop eficientizarea activităților unui
compartiment sau al unei entități publice.
Procedurile trebuie să fie clare, simple, specifice pentru fiecare activitate importantă sau proces
semnificativ și repetitiv, să fie actualizate ori de cîte ori este cazul, să fie aduse la cunoștința
întregului personal vizat și să fie înțelese de acesta.
Procedurile trebuie să fie elaborate chiar dacă există o serie de acte normative care reglementează
activitățile sau procesele semnificative de la nivelul compartimentelor sau entității publice.
Procedurile trebuie să fie în concordanță cu standardele cuprinse în cele cinci elemente – cheie
ale controlui intern managerial, respectiv mediul de control, performanţe şi managementul
riscului, activităţi de control, informarea şi comunicarea, evaluare şi audit.
Pag 31
Procedurile trebuie să aducă o serie de elemente clarificatoare care să sprijine personalul entității
publice, care nu sunt precizate în actele normative și să nu fie doar o reproducere a actelor
normative.
Procedurile trebuie să conțină responsabilii cu aplicarea procedurii, termene, etapele de lucru,

circuitul documentelor, diagrama de proces și alte elemente de interes, utile în desfășurarea
eficientă și eficace a entităților publice.
MACHETE
Macheta 1
Pentru elaborarea unei proceduri de sistem
[Opțional sigla entității publice]

[ ANTET ENTITATE PUBLICĂ SAU DENUMIREA ENTITĂȚII PUBLICE ]
Aprobat,
[Funcția conducătorului entității publice]
[Nume Prenume conducător entitate publică]
[Semnătură]
Pag 32
Procedură de Sistem [Denumirea procedurii de sistem]
Cod: PS – [Nr. procedură din Registrul de evidență PS]

Ediția [……..], Revizia [……..], Data [……..]
Avizat,
[Nume Prenume Președinte Comisie de monitorizare]
[Semnătură]
Verificat,
Elaborat,
Conducător compartiment [Nume Prenume persoana responsabilă
[Nume Prenume conducător compartiment] cu activitatea procedurată]
[Semnătură] [Semnătură]
Pag 33
Ediția [...........]
PROCEDURĂ DE SISTEM
Revizia [...........]
[Denumirea entității publice] [Denumirea procedurii de sistem]
Cod: PS - [Nr. procedură din Registru evidență Exemplar nr. [.......]
PS]
Pagina de gardă .................................................................................................................................
Cuprins ..............................................................................................................................................
1. Scopul procedurii .......................................................................................................................

2. Domeniul de aplicare .................................................................................................................
3. Documente de referință ............................................................................................................
4. Definiții și abrevieri ...................................................................................................................
5. Descrierea procedurii .................................................................................................................
6. Responsabilități .........................................................................................................................
7. Formular evidență modificări ....................................................................................................
8. Formular analiză procedură .......................................................................................................
9. Lista de distribuire a procedurii .................................................................................................
10. Anexe .........................................................................................................................................
10.1. Diagrama de proces pentru realizarea procedurii de sistem ....................................................
Pag 34
Ediția [...........]
Revizia [...........]
PS]
1. Scopul procedurii
[Se va completa conform Ghidului]
2. Domeniul de aplicare
3. Documente de referinţă
4. Definiţii şi abrevieri
4.1. Definiţii
 Entitate publică - autoritate publică, instituţie publică, companie/societate naţională, regie
autonomă, societate la care statul sau o unitate administrativ-teritorială este acţionar majoritar,
cu personalitate juridică, care utilizează/administrează fonduri publice şi/sau patrimoniu public.
 Compartiment - Direcţie Generală, Direcţie, Serviciu, Birou, Compartiment cu coordonator;
 Conducătorul compartimentului - Director General, Director, Şef Serviciu, Şef Birou;
 Procedură - prezentare în scris a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a
regulilor de aplicat necesare îndeplinirii atribuţiilor şi sarcinilor, având în vedere asumarea
responsabilităţilor;
 Procedură de sistem (PS) - procedură care descrie un proces sau o activitate care se desfăşoară
la nivelul tuturor compartimentelor din cadrul entității publice;
 [Se va completa după caz]
4.2. Abrevieri
 EP – Entitate publică;
Pag 35
Ediția [...........]
Revizia [...........]
PS]
5. Descrierea procedurii
[Se va completa conform Ghidului, după caz]
6. Responsabilităţi
7. Formular evidenţă modificări
Semnătura
Data Data Nr.
Nr. Edițía Revizia Descriere modificare conducătorului
crt. compartimentului
.....
8. Formular analiză procedură
Aviz favorabil Aviz nefavorabil

Nume și
Înlocuitor
Nr. prenume
Compart. de drept
crt. conducător
sau delegat Semnătura Data Observații Semnătura Data
compart.
.....
Ediția [...........]
Revizia [...........]
PS]
Pag 36
9. Lista de difuzare a procedurii
Data intrării
Nr. Nume şi Data Data în vigoare a Semnătura
Compart. Semnătura
ex. prenume primirii retragerii procedurii
.....
10. Anexe
10.1. Diagrama de proces pentru realizarea procedurii de sistem (PS) – Anexa A
Pag 37
Anexa A
Pag 38
Pag 39
Pag 40
Macheta 2
Pentru elaborarea unei proceduri operaționale
[Opțional sigla entității publice]

[ANTET ENTITATE PUBLICĂ SAU DENUMIREA ENTITĂȚII PUBLICE ]
Aprobat,
[Funcția conducătorului entității publice]
[Nume Prenume conducător entitate publică]
[Semnătură]
Procedură Operațională [Denumirea procedurii operaționale]
Cod: PO – [Nr. procedură din Registrul de evidență PO]

Ediția [……..], Revizia [……..], Data [……..]
Avizat,
[Nume Prenume Președinte Comisie de monitorizare]
[Semnătură]
Verificat,
Elaborat,
Conducător compartiment [Nume Prenume persoana responsabilă
[Nume Prenume conducător compartiment] cu activitatea procedurată]
[Semnătură] [Semnătură]
Pag 41
Ediția [...........]
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Revizia [...........]
[Denumirea entității publice] [Denumirea procedurii operaționale]
Cod: PO - [Nr. procedură din Registru evidență Exemplar nr. [.......]
PO]
Pagina de gardă .................................................................................................................................
Cuprins ..............................................................................................................................................
1. Scopul procedurii .......................................................................................................................

2. Domeniul de aplicare .................................................................................................................
3. Documente de referință ............................................................................................................
4. Definiții și abrevieri ...................................................................................................................
5. Descrierea procedurii .................................................................................................................
6. Responsabilități .........................................................................................................................
7. Formular evidență modificări ....................................................................................................
8. Formular analiză procedură .......................................................................................................
9. Lista de difuzare a procedurii ....................................................................................................
10. Anexe .........................................................................................................................................
10.1. Diagrama de proces pentru realizarea procedurii operaționale ...............................................
Pag 42
Ediția [...........]
Revizia [...........]
PO]
1. Scopul procedurii
2. Domeniul de aplicare
3. Documente de referinţă
4. Definiţii şi abrevieri
4.1. Definiţii
 Entitate publică - autoritate publică, instituţie publică, companie/societate naţională, regie
autonomă, societate la care statul sau o unitate administrativ-teritorială este acţionar majoritar,
cu personalitate juridică, care utilizează/administrează fonduri publice şi/sau patrimoniu public.
 Compartiment - Direcţie Generală, Direcţie, Serviciu, Birou, Compartiment cu coordonator;
 Conducătorul compartimentului - Director General, Director, Şef Serviciu, Şef Birou;
 Procedură - prezentare în scris a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a
regulilor de aplicat necesare îndeplinirii atribuţiilor şi sarcinilor, având în vedere asumarea
responsabilităţilor;
 Procedură de sistem (PS) - procedură care descrie un proces sau o activitate care se desfăşoară
la nivelul tuturor compartimentelor din cadrul entității publice;
4.2. Abrevieri
 EP – Entitate publică;
Pag 43
Ediția [...........]
Revizia [...........]
PO]
5. Descrierea procedurii
6. Responsabilităţi
7. Formular evidenţă modificări
Semnătura
Data Data Nr.
Nr. Edițía Revizia Descriere modificare conducătorului
crt. compartimentului
.....
8. Formular analiză procedură
Aviz favorabil Aviz nefavorabil

Nume și
Înlocuitor
Nr. prenume
Compart. de drept
crt. conducător
sau delegat Semnătura Data Observații Semnătura Data
compart.
.....
[Denumirea entității publice] PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediția [...........]

Revizia [...........]
Pag 44
[Denumirea procedurii operaționale]
PO]
9. Lista de difuzare a procedurii
Data intrării
Nr. Nume şi Data Data în vigoare a Semnătura
Compart. Semnătura
ex. prenume primirii retragerii procedurii
.....
10. Anexe
10.1. Diagrama de proces pentru realizarea procedurii operaționale (PO) – Anexa B
Anexa B
Pag 45
Pag 46
Pag 47
BIBLIOGRAFIE
1. Control Intern - Cadru Integrat (Internal Control – Integrated Framework), Committee of

Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO), mai 2013;
2. Cartea alba – partea I, Reformarea comisiei (Reforming the commission, A white paper,
part I), Bruxelles, martie 2000;
3. Ghid de evaluare a sistemului de control intern în entităţile publice, Curtea de conturi a

Romaniei, 2011;
4. Instrucțiuni privind standardele de control intern pentru sectorul public (Guidelines for
Internal Control Standards for the Public Sector), International Organization of Supreme
Audit Institutions (INTOSAI), the XVIII INCOSAI Budapest, 2004;
5. Ordinul Secretarului General al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului

controlului intern managerial al entităților publice, cu modificările și completările ulterioare;
6. Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 201/2016 pentru aprobarea Normelor

metodologice privind coordonarea, îndrumarea metologică și supravegherea stadiului
implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial la entitățile publice;
7. Îndrumar metodologic pentru dezvoltarea controlului intern în entitățile publice, Ministerul

Finanțelor Publice;
8. Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale, Ministerul Dezvoltării

Regionale şi Turismului, 2011;
9. Procedura privind elaborarea procedurilor, PS-00, Secretariatul General al Guvernului.
10. Regulament privind sistemul de control intern managerial, Academia de Studii Economice
din Bucureşti, 2014;
11. Procedură de elaborare a procedurilor şi instrucţiunilor de lucru, Universitatea Tehnică

"Gheorghe Asachi" Iași;
12. Ghid de redactare interinstituțional, Oficiul pentru publicații al Uniunii Europene.
Pag 48

Ghid SGG Procedura Formalizata 2018-1

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Ghid SGG Procedura Formalizata 2018-1

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

GHID PENTRU REALIZAREA

Motto: „Un obiectiv fără un plan este doar o dorință.”

I.1. Scopul ghidului

I.2. Necesitatea ghidului

Se recomandă ca procedurile formalizate să existe pentru toate procesele şi activităţile

I.3. Cadrul legislativ

CAPITOLUL II – MODUL DE REALIZARE A PROCEDURILOR

II.1. Stabilirea activităților procedurabile

Fiecare entitate publică adaptează sistemul de procedurare al activităților în funcție de

Se recomandă ca fiecare entitate publică să elaboreze Procedura privind elaborarea

II.2. Codificarea procedurilor formalizate

Codificarea procedurii formalizate depinde de tipul procedurii respectiv dacă este

Astfel, la nivelul entității publice se stabilește un sistem de codificare al compartimentelor, sistem

În funcție de decizia Comisiei de monitorizare, la nivelul entității publice se stabilește

II.3. Definirea formatului procedurii formalizate

[Tip procedură, Ediția [...........]

Actualizarea datelor din cartuș este importantă în urmărirea trasabilității procedurii, în

 codul procedurii operaționale

a) dacă compartimentul are o codificare numerică PO - XX - YY

b) dacă compartimentul are o codificare prin abrevierea compartimentului

Orice modificare de reglementare, organizatorică sau de altă natură, cu efect asupra

Procedura de sistem Ediția I

Modul de redactare al procedurii

Modul de redactare al procedurii de sistem și operaționale trebuie să fie menționat în

Atribuțiile personalului responsabil cu elaboararea și actualizarea procedurilor

Procedura formalizată se elaborează într-un singur exemplar original.

II.4.1. Pagina de gardă

II.4.2. Pagina de cuprins

Vezi model Pagina de cuprins din capitolul MACHETE.

II.4.3. Scopul procedurii

Exemple de proceduri de sistem

Procedura privind elaborarea procedurilor de sistem și operaționale (Standarul 9); Procedura

II.4.5. Documente de referință

Componenta Documente de referință priveşte în special enumerarea documentelor cu rol de

II.4.6. Definiții și abrevieri

Se recomandă ca sortarea definiţiilor şi abrevierilor termenilor să fie în ordine alfabetică,

II.4.7. Descrierea procedurii

Model Listă de activități procedurabile

Fiecare entitate publică, în funcție de dimensiunea acesteia, de specificul

II.4.7.2. Etapele unei proceduri operaţionale

 Termen 2 zile lucrătoare

Cu privire la Responsabilităţi, se va urmări identificarea tuturor acţiunilor care au legătură cu

Se recomandă cuprinderea acţiunilor în ordinea logică a desfăşurării lor și a

II.4.8.1. Responsabilii cu elaborarea, verificarea, avizarea, aprobarea, distribuirea,

II.4.10. Formular analiză procedură

Avizul favorabil sau nefavorabil cu menționarea observațiilor poate fi exprimat și de către

II.4.11. Lista de distribuire a procedurii

Variantă alternativă de analiză și distribuire/difuzare a procedurilor formalizate

Decizia conducătorului entității

II.4.12. Anexe și formulare procedură

 Relația dintre procesele precedente și cele ulterioare.

Pentru exemplificare prezentăm două modele de Diagrame de proces aferente Machetelelor

II.5. Verificarea, avizarea și aprobarea procedurilor formalizate

Fiecare entitate publică își adaptează separarea atribuțiilor și responsabilităților la

Comisia de monitorizare analizează şi avizează procedurile de sistem şi le transmite spre

Aprobarea procedurilor formalizate se recomandă a se realiza la nivelul conducătorului entității

II.6. Evidența procedurilor formalizate

Evidența procedurilor formalizate se ține în Registrul privind evidența procedurilor formalizate de

Registru evidență proceduri operaționale

Înregistrarea procedurilor formalizate se realizeză anterior aprobării acestora respectiv în momentul

II.7. Distribuirea procedurilor formalizate

Pentru asigurarea transparenței procedurilor formalizate, în cadrul entității publice, se

II.8. Actualizarea procedurilor formalizate