Sunteți pe pagina 1din 6

CURS 11.

PLANUL DE PROIECT

Reprezentarea planului de proiect


În general orice acțiune care are drept scop atingerea unui obiectiv trebuie planificată și cu cât ea este mai
complicată și mai amplă cu atât devine necesară elaborarea unui plan. Acest lucru este valabil și în cazul proiectelor
alcătuite, în general dintr-un număr mare de activități care se intercondiționează. Planul unui proiect trebuie să
reflecte modul în care se preconizează realizarea efectivă a acestuia, de la concepție și până la terminare.
Planul de proiect este un plan obligatoriu care descrie cum si când obiectivele proiectului vor fi atinse, prezentând
produsele, activitatile si resursele principale.
Procedee de reprezentare a proiectelor (retele, diagrame Gantt).
Diagrama GANTT
Prezinta fiecare activitate printr-un segment orizontal a carui lungime este proportionala cu durata activitatii.

Cadrul în care sunt vizualizate activitatile contine


Exemplul 1:

In diagrama de mai sus sunt reprezentate 3 activitati cu duratele:


● Activitatea 1: 5 saptamâni
● Activitatea 2: 3 saptamâni
● Activitatea 3: 4 saptamâni
Exemplul 2:

În exemplul 2 avem un proiect cu 6 activitati. S-a folosit culoarea neagra pentru a arata cât din activitate a fost
executata. Astfel se poate observa ca în saptamâna a VII-a activitatea 1 si 5 este executata în totalitate, 1/3 din
activitatea 2, activitatea 4 este în întârziere, activitatea 3 nu a fost înca începuta.
Cu ajutorul diagramelor GANTT se poate constata la orice moment stadiul activitatilor, ea are însa si unele
neajunsuri, si anume :
● Nu reflecta conditionarile dintre activitati
● Nu reflecta utilizarea resurselor
● Diagrama nu permite modificari
Retele coordonatoare
Reteua reprezinta un desen compus din puncte numite noduri si segmente orientate numite arce care unesc unele
dintre aceste noduri.
În reprezentarea unui proiect, reteaua are avantajul de a arata concret cu claritate structura acestuia adica
dependentele dintre activitatile componente conform planificarii realizata de echipa de planificatori. Constructia

1
retelei nu necesita de la început informatiile legate de durata activitatilor si nici de resursele si costurile activitatilor.
Pe masura ce aceste informatii sunt obtinute se pot opera pe baza unor reguli simple stabilindu-se durata de executie
a proiectului, planificarea în timp a activitatilor, detrminarea necesarului de resurse si costul.
Reprezentarea unui proiect cu ajutorul retelelor se poate face în doua feluri :
● Identificând activitatile proiectului cu arcele retelei abreviat cu AoA (Activities on Arcs)
● Identificând activitatile proiectului cu nodurile retelei abreviat cu AoN (Activities on Nods)
Vom detalia în continuare reprezentarea unui proiect prin metoda AoA.
Reguli de construire a retelei AoA
Arcele au semnificatie de activitati, iar nodurile de evenimente: de început si/sau de terminare pentru o activitate sau
pentru mai multe.

Regula fundamentala: Daca activitatea A precede direct pe B atunci extremitatea finala a lui A coincide cu
extremitatea initiala a lui B.

Regula de evitare a unor precedente inexistente:


Consideram situatia:
Activitatea C precede direct pe A si activitatea D precede direct pe A si B.
Daca aplicam regula fundamentala rezulta urmatoarea retea:

Uneori este necesara introducerea mai multor activitati fictive.


Regula de reprezentare a activitatilor paralele.
Fie situatia :
B si C au ca activitate direct predecenta pe A.
D are ca activitati direct precedente de B si C
Atunci diagrama arata astfel:

Dar atunci între B si C nu se mai poate face distincti având aceleasi extremitati.
Pentru rezolvarea situatie se va insera o activitate fictiva astfel :

Analiza unei retele AoA


Pornind de la duratele activitatilor se poate calcula durata de executie a proiectului, adica timpul cel mai scurt în care
se poate termina proiectul TPT (total project time), determinat de o secventa de activitati numite critice. Aceasta
secventa se numeste drum critic.
Durata va rezulta dintr-un pas înainte executat în retea, pas în care pentru fiecare activitate se va calcula un termen
de începere cel mai devreme si de finalizare cel mai devreme dupa formula :
termenul de începere cel mai devreme (EET) = termenul de începere cel mai devreme + durata activitatii
Drumul critic va rezulta dintr-un pas înapoi executat în retea, pas în care pentru fiecare activitate se va calcula un
termen de începere cel mai târziu si de finalizare cel mai târziu dupa formula :
termenul de începere cel mai târziu (LET) = termenul de începere cel mai devreme - durata activitatii
2
Se va folosi urmatoarea notatie

Pasul înainte
● începe prin a fixa evenimentul care semnifica începerea proiectului, adica un termen cel mai devreme egal cu 0.
● se termina în momentul determinarii termenului cel mai devreme al evenimentului ce reprezinta terminarea
proiectului. Acest termen va indica durata executiei proiectului.
Exemplu :
Fie activitatile reprezentate prin diagrama de mai jos, situatia pasului înainte :

Dorim sa aflam când se pot termina cel mai devreme cunoscând termenele cele mai devreme ale evenmentelor 1,2,3
si duratele activitatilor A,B,C.
Cele trei activitati pot fi terminate cel mai devreme la momentele :
A : 10 + 16 = 26
B : 15 + 17 = 32
C : 19 + 11 = 30
Prin urmare evenimentul 4 se poate produce când toate cele 3 activitati s-au finalizat deci cel mai devreme
evenimentul 4 se poate produce la momentul :
Max (26,32,30) = 32
Pasul înapoi
● începe prin a fixa pentru nodul final un cel mai târziu termen egal cu durata executiei proiectului si sfârseste în
momentul în care s-a revenit în nodul initial trebuie sa fie egal cu termenul cel mai devreme adica 0.
Dupa finalizarea calculului termenelor evenimentelor se trece la identificarea activitatilor critice, adica acele activitati
care conditioneaza termenul final al proiectului. Întotdeauna o activitate critica este plasata între doua evenimente
critice. Reciproc în general, nu este adevarat.
Exemplu :
Fie situatia de mai jos care apare în derularea pasului înapoi

Pentru evenimentele 6,7,8, sunt cunoscute termenele cele mai târzii si se doreste aflarea termenului cel mai târziu
pentru evenimentul 5.
Activitatile E,F,G pot începe cel mai devreme la momentele :
E : 85-15 = 70
F : 70-16 = 54
G : 60-17 = 43
Deoarece o activitate nu poate începe mai devreme de producerea evenimentului in care decurge se deduce ca
termenul cel mai târziu de producere a evenimentului 5 este :

3
Min (70, 54, 43) = 43
Rezerva totala a unei activitati = termenul de terminare cel mai târziu - termenul de începre cel mai devreme -
durata activitatii.
Activitatile critice sunt cele care au rezerva totala = 0
Documente specifice planificarii proiectelor :
● justificarea economica a proiectului reprezinta documentarea justificarii demararii proiectului bazata pe costul
estimat pentru implementare si beneficiile de business anticipate rezultate.Contine:
 Motivele;
 Beneficiile;
 Modul de materializare a beneficiilor;
 Cost si perioada de realizare;
 Evaluarea investitiei
● analize de estimare a rezultatelor, prognoze;
● documentul de initiere a proiectului defineste proiectul, formeaza baza pentru managementul proiectului si
pentru evaluarea succesului final.
 Contextul proiectului;
 Definirea proiectului (obiective, abordare, arie de cuprindere, livrabile, excluziuni, constrângeri, interfete);
 Presupuneri;
 Planul de calitate si de comunicare (gestiunea documentelor de proiect);
 Planul de proiect (initial);
 Registrul de riscuri (initial) si planurile de contingenta;
● echipa de conducere a proiect. Roluri în proiect
Pentru identificarea rolurilor în proiect se folosesc tehnici pentru identificarea si documentarea rolurilor. Una dintre
aceste tehnici este matricea de asigurare a responsabilitatilor prin care elementele din structura organizatorica a
proiectului sunt asociate cu elemente din structura detaliata orientata pe activitati, astfel incat sa se garanteze faptul
ca exista o persoana responsabila pentru fiecare element al sferei de cuprindere a proiectului
Matricea are urmatorul format :
Rol1 Rol2 …. Roln
WP1
….
WPm

● structuri de comunicare în proiect – planul de comunicare defineste toate partile interesate în proiect,
modalitatile si frecventa de comunicare între acestia si proiect. Contine :
 Partile interesate (stakeholders , auditori ai calitatii etc )
 Informatiile solicitate
 Informatiile prezentate
 Frecventa de comunicare
 Modalitati de comunicare
● structura detaliata orientata pe activitati (WBS), specificatia pachetelor de lucru: Reprezinta o tehnica de
grupare a activitatilor pe pachete in raport de rezultate pe diferite niveluri de detaliere prin care se asigura
organizarea si definirea completa a sferei de cuprindere a proiectului. Are asociata o reprezentare grafica de tip
arbore si un dictionar al specificatiilor pachetelor.
Nivelele structurii respecta urmatoarele reguli :
 Nivelul 0: un pachet, reprezentand intregul proiect.
 Nivelul 1: Uzual, 5-7 pachete de activitati, care acopera, de regula, diferitele faze din ciclul de viata al proiectului.
 Exista, in mod obligatoriu, un pachet pentru managementul proiectului.
 Nivelul 2: Fiecare pachet din nivelul 1 se detaliaza in 5-7 pachete de nivel 2, dupa rezultatele activitatilor s.a.m.d.
Numarul de niveluri este stabilit in functie de:
o Complexitatea proiectului
o Stilul de conducere adoptat in proiect
● planul de proiect descrie cum si când obiectivele proiectului vor fi atinse, prezentând produsele, activitatile si
resursele principale. Contine:
o Descrierea continutului planului
o Ipotezele si dependentele
o Planul de proiect (PBS, WBS, Gantt Chart)
o Bugetul
o Tabelul de alocare a resurselor
o lista de produse,
o contracte cu furnizorii.
● lista de produse,
● contracte cu furnizorii.
F. Instrumente software de reprezentare a proiectelor.
În prezent exista o gama foarte larga de instrumente pentru planificarea si controlul proiectelor.

4
Caracteristici pe care trebuie sa le îndeplineasca softurile de reprezentare a proiectelor :
● Plaseaza softul în centrul atentiei – nu doar în ca proces extern de modelare, ci ca proces intern si central de
modelare, pe care toti sa-l poata utiliza în functie de rolul lor în cadrul echipei de proiect .
● Modeleaza metodologia si stilul de management
● Sustin deciziile si le comunica
● Pot fi utilizate pentru a-i încuraja pe oameni sa discute si sa-si planifice activitatea împreuna
● Au avantaje clare pentru tosi cei implicati în proiect (link catre Pentru cine sunt proiectele ? )
● Pot fi instalate fara un angajament investitional de mare amploare
● Sunt usor de utilizat
Sistemele software pot fi împartite în trei categorii :
● sisteme de mare capacitate
● sisteme autonome
● sisteme introductive
Sistemele de capacitate mare sunt utilizate în cadrul proiectelor care au ma multi beneficiari sau pentru planificarea
programelor (link catre definitia din glosarul de la lectia 1). De regula aceste sisteme au fost proiectate sa ruleze într-
un mediu distribuit gen UNIX sau VMS, în care un procesor central este operat de foarte multe persoane, prin statii
de lucru conectate la un PC de mare putere. Aceste sisteme încep sa fie adaptate la lucru cu calculatoare conectate
într-o retea locala si sa poata fi operate de un singur PC foarte performant.
Aceste sisteme sunt de obicei, utlizate de catre companiile mari de management de proiect dat fiind costurile mari
atât ale software-ului cât si ale sistemului hardware. În general, aceste software-uri memoreaza datele în baze de
date deschise fapt ce permite legaturi cu alte siseme manageriale, cum ar fi calculul costurilor de activitate, aplicatii
informatice pentru contabilitate, de conducere si raportare, e-mail etc. Acest lucru constituie un avantaj dar creste si
costul lor.
Exemple de astfel de sisteme:
● Artemis, de la Lucas Management Systems ;
● Cascade, de la Mantix ;
● OpenPlan de la Welcom Software Tehnology ;
● Planview, de la Planwiev Inc. ;
● Primavera, de la Primavera Inc.
● PX, de la PSDI Ltd.
Costurile acestor sofware-uri variaza între 2000 si 10000 de lirfe sterline pe utilizator.
Sistemele autonome sunt cele mai utilizate în managementul proiectelor fiind accesibile pentru platformele
Windows. Au ca facilitati urmatoarele :
● Pot fi utilizate pentru realizarea drumului critic ;
● Analizarea planului de proiect
● Realizarea de grafce cu bare si alte rapoarte de planificarea în timp
● Alocarea resurselor pe activitati si întocmire de histograme de resurse
● Alocarea costurilor pe activitati si întocmirea de previziuni asupra costurilor
● Urmarirea efectiva a proiectului
Sunt accesibile vizualizari ale graficelor PERT, care arata sarcinile ce alcatuiesc planul sub forma unei retele cu
relatii logice între componente, indicând în ce mod depind unele de altele.
De asemenea sunt accesibile grafice cu bare care indica durata sarcinilor, calculata pe baza diagramei PERT prin
intermediul algoritmului de analiza a timpului.
Dintre aceste software-uri putem nominaliza :
● Microsoft Project
● Project Workbench, de la ABT International
● Hydra, de la Hydra Development Corporation Limited
● Superproject, de la Computer Associates
● Timelime, de la Symantec Corporation
Aceste sisteme fiind functionale sub sistemul de operare Windows sunt accesibile si utilizatorilor mai putin
experimentati dar familiarizati cu aplicatiile sub Windows. Unele sisteme ofera si posibilitatea de navigare fapt ce
permite utilizatorului sa se orienteze prentru a gasi o anumita sarcina, sa faza a poiectului.
Sistemele autonome utilizeaza baze de date proprii fapt ce nu permite utilizatorului sa faca schim de date între
aplicatii. Pentru a face schimb de date între aplicatii se pot utiliza urmatoarele mijloace :
● Protocoale OLE2 si DDE.
● Exportul de fisiere (într-un anumit format accesibil altor aplicatii)
● Comenizi «copy si paste »
● Salvare în format ODBC
Costurile acestor sisteme variaza între 300 si 1200 de lire sterline.
Sisteme introductive sunt aplicatii destinate începatorilor si ruleaza sub sisteme de operare Windows. Ele nu permit
schimb de date cu alte aplicatii accentual punându-se atât pe planificare cât pe prezentare. Au o mare capacitatea
de a produce graficele cu bare foarte prezentabile si usor de descifrat.
Din aceasta categorie de sisteme putem aminti :
● Charts Now si Instaplan de la Deepack Sareen Associates
● Suratrak, de la Primavera System Inc.

5
6