Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Experienta unei functii manageriale pentru un consilier juridic aduce un plus de intelegere a
rolului pe care acesta il joaca intr-o companie. Din aceasta perspectiva realizezi ca accentul
este pus pe ideea de solutionare a problemelor. Dar si ca exista juristi care, desi au calitati
profesionale remarcabile, sunt tentati sa trateze problemele clientilor ca niste chestiuni de care
trebuie sa scape cat mai repede decat ca probleme care au nevoie de solutii [Bruce D. Becker,
"The In-house Counselor: Perspectives from the Executive Suite," ACCA Docket (Winter
1993)].
Cel mai important element al relatiei cu compania este intelegerea activitatii pe care aceasta o
desfasoara. Iata cateva principii de actiune care pot face un consilier sa fie perceput ca o parte
a echipei care administreaza compania pentru care lucreaza:
6. Vizitati periodic alte zone ale firmei decat cele destinate sedintelor [John Douglas,
"Reeboks Rules," ACCA Docket (Spring 1992)]
Este esential sa dedici timp pentru a discuta cu angajatii companiei in mod neoficial. Dincolo
de sedintele planificate din birouri, cele mai complete informatii despre posibile probleme
juridice pot fi aflate si descoperite in cursul intalnirilor intamplatoare, de la oamenii implicati
direct in activitatea firmei.
7. Atitudinea de rezolvare a problemelor
Cand esti jurist si cineva iti solicita ajutorul, de obicei inseamna ca are o problema de
rezolvat. Uneori ea are doar natura juridica, alteori are mai mult legatura cu activitatea de
afaceri iar clientul presupune ca ar fi o chestiune juridica. De cele mai multe ori este un
amalgam din acestea doua. Indiferent de categoria problemei, cea mai buna atitudine este de a
ajuta la rezolvarea ei, chiar daca asta inseamna sa parasim limitele “traditionale” ale
consultantei juridice. Scopul este de a incuraja oamenii sa ceara ajutorul si a mentine relatia
deschisa.
Cea mai buna metoda de a afla despre modul in care angajatii organizatiei percep relatia cu
departamentul juridic este de a-i intreba direct despre aceasta. O perioada potrivita pentru
lansarea unor chestionare simple cu aceasta tema este ultimul trimestru al anului.
b. Raportarile financiare
c. Administrarea documentelor
Surprizele juridice neplacute se numara printre cele mai dificile momente ale unei companii.
Puterea de a anticipa ce se va intampla maine cand mai toti ceilalti se concentreaza asupra
zilei de astazi este valoarea esentiala pe care un departament juridic o poate aduce unei
afaceri.
Marile firme iau rareori decizii fara a o analiza juridica a efectelor pe care acestea le pot avea.
Fie ca e vorba despre licente si autorizatii, respectarea normelor, a unor masuri minime de
siguranta, reglementari privind mediul sau chestiuni legate de stabilirea pretului,
departamentul juridic sta deseori la aceeasi masa cu cei care iau deciziile cele mai importante
in cadrul organizatiei. Unii privesc aceasta pozitie ca o sursa de putere. Personal cred ca este o
functie in care in primul rand trebuie sa convingi. Iar pentru ca departamentul juridic sa fie
persuasiv, este nevoie de a construi relatii personale nu numai la nivelul echipei de conducere
dar si printre angajatii simpli, acolo unde functioneaza afacerea.
Cand un jurist intra pentru prima data intr-o incapere plina de ingineri, contabili si specialisti
in vanzari e posibil sa fie primit cu ostilitate. Din pacate reputatia juristilor de a spune “nu” si
de a ameninta cu sanctiunile legii sau simplul fapt ca stapanim un domeniu greu accesibil fara
o instruire speciala produce acest efect. Cu timpul este nevoie ca perceptia negativa sa
dispara.Cu totii trebuie sa simta in consilierul juridic pe cineva care stie sa tina un echilibru
intre initiativele de afaceri si norma juridica.
Cat de bine functioneaza relatia cu ceilalti depinde atat de compententa profesionala a
juristului cat si de cunoasterea afacerii. Este si o problema de personalitate. Credibilitatea
departamentului juridic depinde de multe ori atat de rezultatele sale cat si de modul in care
demonstreaza ca face parte din familia companiei. Aceasta inseamna ca trebuie sa te potrivesti
cu ceilalti si nu sa porti un costum intr-o zi cand toti ceilalti vin la birou imbracati lejer.
Pentru unii juristi ideea ca alti angajati ar putea intocmi contracte sau alte acte juridice poate
sa para neobisnuita. Dar uneori, pentru anumite tipuri de contracte o companie poate obtine
rezultate mai bune mult mai repede si cu mai putine complicatii daca altcineva decat
departamentul juridic este implicat. Cei care au experienta in consultanta juridica stiu ca
aceasta este o realitate. Uneori ideea de a implica un jurist inseamna ca negocierile vor trebui
purtate la cel mai inalt nivel decizional, ceea ce ar putea face ca negocierile sa dureze mai
mult decat este necesar. O astfel de implicare poate ridica obstacole si ar acorda unui contract
simplu o importanta pe care acesta nu o are. Cazul contractelor este cel mai des intalnit, dar
pot exista si alte tipuri de acte juridice care sa fie incheiate fara sprijinul consilierului, in
functie de natura afacerii. Timpul poate fi mai important decat forma in anumite situatii
comerciale.
Instruirea anajatilor pentru aplicarea normelor legale la nivelul companiei este una din
functiunile departamentului juridic care au drept scop reducerea riscurilor de a angaja
raspunderi civile sau penale cauzate de neaplicarea legii. Programul de instruire poate sa cada
in sarcina exclusiva a departamentului juridic sau in sarcina unei comisii speciale de aplicare.
1.Analiza zonelor de risc ale organizatiei, pentru a identifica posibile domenii de neaplicare a
legii care necesita atentie sporita, in vederea stabilirii prioritatilor
2. Realizarea unui Regulament intern aprobat de autoritatea decizionala cea mai inalta a
companiei. Regulamentul va contine un set de valori si obiective fundamentale si va aborda
toate obligatiile etice si juridice care sunt folosite in cadrul organizatiei.
Exista situatii in care este nevoie de angajarea unui consultant local atunci cand chestiunea
juridica trebuie solutionata la o distanta relativ mare de sediul firmei si impune o prezenta
permanenta. Astfel de situatii apar mai ales in cazul litigiilor.
Atragerea profesionistilor si motivarea lor este una din marile provocari cu care se confrunta
directorul departamentului juridic. Inainte de a incepe procesul de recrutare este nevoie de
identificarea nevoilor si conceperea unei strategii de angajare. Aceasta implica previzionarea
unor posibile varfuri de incarcare ale activitatii departamentului, pentru a stabili tipul de
contract – pentru o perioada nedeterminata sau determinata. Dupa elaborarea planului, sunt
necesare fisa postului si investigarea trendurilor de salarizare. O fisa a postului bine conceputa
poate ajuta la evaluarea calitatii aplicatiilor primite si la elaborarea intrebarilor pentru
interviu. In momentul in care ati hotarat ca un candidat este potrivit pentru cerintele postului
se poate trece la verificarea referintelor conform practicilor de angajare ale companiei.
Cresterea productivitatii departamentului juridic si mentinerea cheltuielilor la un nivel
rezonabil necesita capacitatea managerului de a-si inspira echipa sa lucreze la cel mai bun
nivel de performanta. Mediul de lucru deschis care incurajeaza comunicarea si feedback-ul
onest este unul din cele mai bune instrumente pentru a motiva performanta. Nu in ultimul
rand, chiar si cele mai puternice companii pot avea momente cand iau decizia de a reduce
numarul de angajati. Iar directorii cei mai eficienti nu sunt imuni la problemele ridicate de
lipsa de performanta a unor colegi. Modul in care sunt gestionate chestiunile dificile in relatia
cu personalul departamentului juridic este o indicatie a felului in care directorul intelege sa isi
protejeze compania si sa mentina moralul echipei pe care o conduce.
Una din cele mai frecvente si eficiente metode de a controla costurile juridice este reducerea
numarului de consultanti externi [Michael Roster and Gloria Santona, "Client Service in an
In-house Environment," ACCA Docket, (January/February 1998)]. S-a constatat ca aceasta
metoda scade dependenta companiei de furnizorii externi de servicii juridice. Alte beneficii
sunt:
- furnizorii externi devin mai atenti la nevoile companiei;
- scade nivelul onorariilor;
- se reduce timpul afectat administrarii relatiei cu consultantii externi.
Reducerea numarului de consultanti juridici externi pe care a realizat-o compania DuPont este
cel mai cunoscut exemplu. Acest precedent a impus atat companiilor cat si avocatilor externi o
disciplina a cheltuielilor juridice, inclusiv prin evaluarea cazului cat mai devreme pentru o
estimare a costurilor. In perioada 1993-1997 strategia de reducere a numarului de consultanti
externi a adus companiei DuPont economii de aproximativ 50 milioane de de dolari [Thomas
L. Sager si Gerard G. Boccuti, "Achieving the Common Goal: DuPont's Performance
Metrics," ACCA Docket (September/October 1997)].
Cea mai importanta misiune a departamentului juridic este de a defini clar obiectivul care
trebuie atins si rezultatul dorit al solutionarii cauzei. Odata identificate, ele trebuie comunicate
avocatului extern si apoi monitorizata indeplinirea lor. Atitudinea activa a consilierilor interni
este esentiala pentru a controla costurile litigiilor si a reduce riscul expunerii la sanctiuni. Desi
natura obiectivelor variaza de la caz la caz, o mare parte din acestea se refera la: 1. limitarea
costurilor juridice; 2. limitarea altor costuri legate de cauza in litigiu; 3. rezolvarea cat mai
rapida a litigiului; 4. obtinierea unei decizii sau incheierea unei tranzactii la nivelul echitabil
cel mai redus; 5. limitarea publicitatii si descurajarea unor litigii similare.
Odata obiectivele stabilite, urmatorul pas este de a formula un plan pentru atingerea lor.
Iata cateva metode recomandate de practica: selectarea atenta a unui avocat; negocierea
onorariului si stabilirea unor proceduri clare de aprobare a oricaror cheltuieli suplimentare;
comunicarea unor instructiuni detaliate legate de gestionarea cauzei pentru a proteja interesele
companiei si monitorizarea aplicarii acestora; concentrarea probatoriului asupra chestiunilor
esentiale; folosirea metodelor alternative de rezolvare (negociere, mediere, arbitraj); actiuni
de limitare a publicitatii negative.
Toate afacerile sunt vulnerabile la situatii de criza. Nu pot fi evitate litigiile, acuzatiile,
schimbarile neasteptate de proprietate asupra companiei si alte situatii care atrag atentia
publicului [Jim Patton, Terrence D. Delehanty, David C. Fanning Diane J. Geller, Theresa
M.B. Van Vliet, and Naomi j. Paiss, "Responding to Media Inquiries in a Crisis: Inhouse
Counsel as Spokesperson," ACCA Docket (July/August 2003)]. Modalitatea cea mai simpla
de reducere a riscurilor este de a invata din greselile altora. Pornind de la aceasta, gasiti mai
jos cateva exemple de abordare nepotrivita a situatiilor de criza, culese din analiza unor cazuri
reale. Astfel incat daca doriti ca in compania pentru care lucrati crizele sa se dezvolte si sa ia
amploare iata ce ar trebui sa faceti [Anton R. Valukas, Robert R. Stauffer, Thomas P. Monroe,
"Crisis Management: The Economy, Security and Coping with the Unexpected: A Practical
Guide to Preparing for and Responding to a Crisis", disponibil la:
http://www.acca.com/protected/article/crisismanage/guide.pdf]:
Chiar daca acordati o oarecare atentie cazului, tot nu ati hotarat sa faceti ceva inainte ca totul
sa explodeze. Desi ar fi cateva modalitati de actiune, cum ar de exemplu testarea reactiei
publicului la cateva mesaje cheie pregatite din timp, aceasta ar insemna ca ati putea sa
comunicati promt si credibil cind criza devine publica.. Dar pentru a permite mesajelor
negative sa intre in constiinta publicului, incercati tot posibilul sa abordati toate chestiunile
dintr-o postura defensive si sa raspundeti pe loc, dupa cum o cere momentul.