Ediţia: a

III-a
PROCEDURĂ DE SISTEM
Revizia: 0

Colegiul Naţional "Eudoxiu Analiza culturii organizationale

Exemplar nr.: 1
Hurmuzachi" Rădăuţi
Cod: PS-SCIM-21

Procedură de Sistem privind

Analiza culturii organizationale

COD: PS-SCIM-21

Ediţia: a III-a, Revizia: 0, Data: 08.10.2018,

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei

Elemente
Nr. privind
Numele și prenumele Funcția Data Semnătura
Crt responsabilii/
operațiunea
1 2 3 4 5 6
Lăzărescu Antoneta
1.1 Elaborat Profesor Comisie Monitorizare 08.10.2018
Erica
1.2 Verificat Epatov Maria Membru CEAC 08.10.2018
Lăzărescu Luminiţa
1.3 Avizat Responsabil Comisie Monitorizare 08.10.2018
Mirela
1.4 Aprobat Puiu Adrian Nicolae Director 08.10.2018

2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii

Data de la
care se
Ediția sau,
aplică
Nr. după caz,
Componenta revizuită Modalitatea reviziei prevederile
Crt revizia în
ediției sau
cadrul ediției
reviziei
ediției
1 2 3 4 5
2.1 Ediţia I X X 12.09.2016
- Legislație primară
2.2 Ediţia a II-a Modificări legislative (conform Ordinului 200/2016) 22.01.2018
- Legislație secundară
  Conform Ordinului nr. 600/2018, în vigoare de la 07.05.2018,
se aduc modificări în ceea ce privește definirea termenilor,
- Legislație primară structura din cadrul procedurii documentate prin
2.3 Ediţia a III-a introducerea/modificarea a 3 formulare, prevăzute ca si 08.10.2018
- Legislație secundară componente structurale minimale, respectiv Formular de
evidență a modificărilor, Formular de analiză a procedurii,
Formular de distribuire difuzare.

Pagina 1 / 8
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei
procedurii

Nr. Scopul Ex. Data

Compartiment Funcția Nume și prenume Semnătura
Crt difuzării nr. primirii
1 2 3 4 5 6 7 8

3.1 Aplicare, 1 Management Director Puiu Adrian Nicolae 08.10.2018

Informare
Aplicare, Comisie Responsabil Comisie
3.2 Evidență, 2 Lăzărescu Luminiţa Mirela 08.10.2018
Monitorizare Monitorizare
Arhivare
3.3 Aplicare 3 CEAC Responsabil CEAC Cloșcă Valentina 08.10.2018

4. Scopul procedurii

4.1 Stabilește modul de realizare a activității, compartimentele și persoanele implicate

Procedura stabilește:
-  planificarea activităţilor de analiză a culturii organizaţionale şi de elaborare de măsuri corective în
vederea îmbunătăţirii calităţii educaţiei.
-  metodologia si responsabilităţile celor implicaţi în procesul de analiză a culturii organizaţionale.

4.2 Dă asigurări cu privire la existența documentației adecvate derulării activității

4.3 Asigură continuitatea activității, inclusiv în condiții de fluctuație a personalului

4.4 Sprijină auditul și/sau alte organisme abilitate în acțiuni de auditare și/sau control, iar pe
manager, în luarea deciziei

4.5 Alte scopuri

5. Domeniul de aplicare

5.1 Precizarea (definirea) activității la care se referă procedura operațională:

Procedura se referă la activitatea de analiză a culturii organizaționale.

5.2 Delimitarea explicită a activității procedurate în cadrul portofoliului de activități desfășurate

de entitatea publică:

Activitatea de elaborare a documentelor SCIM este prima activitate procedurată în cadrul instituției

5.3 Listarea principalelor activități de care depinde și/sau care depind de activitatea procedurată:

De activitatea procedurată depind toate celelalte activități din cadrul instituției, datorită rolului pe care
această activitate îl are în cadrul derulării corecte și la timp a tuturor proceselor.

5.4 Listarea compartimentelor furnizoare de date și/sau beneficiare de rezultate ale activității
procedurate:

5.4.1 Compartimente furnizare de date

Toate structurile

5.4.2 Compartimente furnizoare de rezultate:

Toate structurile

5.4.3 Compartimente implicate în procesul activităţii:

SCIM

Pagina 2 / 8
6. Documente de referință

6.1. Reglementări internaționale:

- Nu este cazul

6.2. Legislație primară:

- Legea nr. 87/13.04.2006 privind asigurarea calităţii în educaţie;

- Standardele de acreditare şi evaluare periodică a unităţilor de învăţământ preuniversitar - anexa H.G.nr.
21/10.01.2007
- Standardele de referinţă şi indicatorii de performanţă pentru evaluarea şi asigurarea calităţii în
învăţământul preuniversitar - H.G. nr. 1534/25.11.2008
- Legea educaţiei naţionale, nr. 1/2011

6.3. Legislație secundară:

- Ordin nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice Publicat in
Monitorul Oficial, Partea I nr. 387 din 07.05.2018
- Instrucţinea nr. 1/2018 din 16 mai 2018 privind aplicarea unitară la nivelul unităţilor de învăţământ
preuniversitar a Standardului 9 - Proceduri prevăzut în Codul controlului intern managerial al entităţilor
publice, aprobat prin Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018

6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entității publice:

- Programul de dezvoltare al SCIM

- Regulamentul de funcționare al Comisiei SCIM
- Regulamentul de organizare şi funcţionare al instituției
- Regulamentul Intern al Instituției
- Decizii/Dispoziţii ale Conducătorului Instituției

Pagina 3 / 8
7. Definiții și abrevieri

7.1. Definiții ale termenilor:

Nr.
Termenul Definiția și / sau, dacă este cazul, actul care definește termenul
Crt.
  Modul specific de realizare a unei activități sau a unui proces, editat pe suport de
1. Procedură documentată hârtie sau în format electronic; procedurile documentate pot fi proceduri de sistem
şi proceduri operaţionale;
Procedura de sistem (procedură   Descrie un proces sau o activitate care se desfăşoară la nivelul entității publice
2.
generală) aplicabil/aplicabilă majorității sau tuturor compartimentelor dintr-o entitate publică;
  Act prin care se adeverește, se constată sau se preconizează un fapt, se conferă
3. Document un drept, se recunoaște o obligație respectiv text scris sau tipărit inscripție sau altă
mărturie servind la cunoașterea unui fapt real actual sau din trecut
  Confirmarea scrisă, semnătura şi datarea acesteia, a autorităţii desemnate de a fi
4. Aprobare
de acord cu aplicarea respectivului document în organizaţie.
  Confirmare prin examinare şi furnizare de dovezi obiective de către autoritatea
5. Verificare desemnată (verificator), a faptului că sunt satisfăcute cerinţele specificate, inclusiv
cerinţele Comisiei de Monitorizare.
  Procesul de administrare a documentelor unei entităţi publice, pentru a servi
intereselor acesteia, pe parcursul întregii lor durate de viaţă, de la început, prin
6. Gestionarea documentelor
procesul de creare, revizuire, organizare, stocare, utilizare, partajare, identificare,
arhivare şi până la distrugerea lor;
  Forma actuală a procedurii; Ediția unei proceduri se modifică atunci când deja au
7. Ediție procedură fost realizate 3 revizii ale respectivei proceduri sau atunci când modificările din
structura procedurii depășesc 50% din conținutul reviziei anterioare;
  Acţiunea de modificare respectiv adăugare sau eliminare a unor informații, date,
8. Revizie procedură componente ale unei ediții a unei proceduri, modificări ce implică de regulă sub 50%
din conținutul procedurii;
9. Sistem   Ansamblu de elemente corelate sau în interacţiune
  Autoritate publică, instituţie publică, companie/societate naţională, regie
autonomă, societate la
10. Entitate publică care statul sau o unitate administrativ-teritorială este acţionar majoritar, cu
personalitate juridică, care utilizează
/administrează fonduri publice şi/sau patrimoniu public
11. Departament   Direcţie Generală, Direcţie, Serviciu, Birou, Compartiment;

12. Conducătorul departamentului   Director general, director, şef serviciu, şef birou, şef compartiment;
(compartimentului)

7.2. Abrevieri ale termenilor:

Nr.
Abrevierea Termenul abreviat
Crt.
1. P.S. Procedura de sistem
2. P.O. Procedura operationala
3. E Elaborare
4. V Verificare
5. A Aprobare
6. Ap. Aplicare
7. Ah. Arhivare
8. CS Compartiment de specialitate
9. SCIM Sistem de control intern/managerial
10. EP Entitate Publică;

Pagina 4 / 8
8. Descrierere procedurii

8.1. Generalități:

-  Procedura cuprinde etapele ce trebuie urmate, metodele de lucru stabilite şi regulile de aplicat în vederea
cunoaşterii și aplicării de către salariaţii entității a prevederilor legale care reglementează activitatea
procedurată.

8.2. Documente utilizate:

8.2.1. Lista și proveniența documentelor:

-  Lista documentelor utilizate în elaborarea prezentei proceduri de sistem se regăseşte in Lista incluzând
Referinţe legislative în implementarea OMFP pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinzând
standardele de control intern/managerial la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control
intern/managerial, cu referire la standardul implementat.

8.2.2. Conținutul și rolul documentelor:

-  Documentele utilizate în elaborarea prezentei proceduri au rolul de a reglementa modalitatea de

implementare activității procedurate.
-  Accesul, pentru fiecare Compartiment, la legislaţia aplicabilă, se face prin programul informatic la care au
acces salariaţii entității.

8.2.3. Circuitul documentelor:

-  Pentru asigurarea condiţiilor necesare cunoaşterii și aplicării de către salariaţii entității a prevederilor legale
care reglementează activitatea procedurată, responsabilul CEAC va difuza procedura către toţi conducătorii de
compartimente/comisii.

8.3. Resurse necesare:

8.3.1. Resurse materiale:

- Computer
- Imprimantă
- Copiator
- Consumabile (cerneală/toner)
- Hartie xerox
- Dosare

8.3.2. Resurse umane:

- Respnsabilul SCIM și membrii comisiei SCIM

- Respnsabilul CEAC și membrii comisiei CEAC
- Conducătorii de compartimente/comisii și salariații entității, în scopul aplicării procedurii

8.3.3. Resurse financiare:

- Conform Bugetului aprobat al Instituției

8.4. Modul de lucru:

8.4.1. Planificarea operațiunilor și acțiunilor activității:

Operațiunile și acțiunile activității de elaborare a documentelor SCIM se vor derula de către toate
compartimentele din astfel:
- pentru elaborarea inițială (Ediția I) – la termenele prevăzute în Programul de Implementare a Standardelor de
Control Intern Managerial aprobat de Conducătorul Instituției
- pentru elaborarea edițiilor și reviziilor ulterioare – ori de câte ori intervin modificări în derularea activităților
și/sau persoanelor implicate

8.4.2. Derularea operațiunilor și acțiunilor activității:

Pasul 1. Activităţi deproiectare a analizei culturii organizaţionale

Analiza culturii organizaţionale se va face din 3 perspective:
-  din cea a direcţiilor strategice (prin analiza documentelor ce conţin misiunea, strategia, politicile organizaţiei),
-  din cea operaţională (prin intervievarea managerilor organizaţiei), din cea a angajaţilor organizaţiei (prin

Pagina 5 / 8
aplicarea chestionarului Focus).

Pasul 2. Activităţi de elaborare a documentelor de analiză

-  consilierul psiholog al şcolii întocmeşte un chestionar care va fi aplicat unui eşantion de angajaţi ai
organizaţiei de pe diferite trepte ierarhice;
-  C.E.A.C. stabileşte grila de categorii prin care se vor analiza documentele semnificative ale organizaţiei
(strategii, politici, studii etc);
-  Consilierul psiholog va elabora un ghid de interviu - un instrument de cercetare calitativă ce va fi utilizat în
intervievarea managerilor.

Pasul 3. Testarea procedurii de evaluare a culturii organizationale

-  în urma aplicării instrumentelor de cercetare şi a agregării rezultatelor obţinute prin cele trei metode
(ancheta, analiza documentelor şi interviu) vor rezulta 4 valori numerice care caracterizeaza cele 4 orientări
culturale (modelul lui Quinn) în organizaţie.
-  Aceste valori vor fi tratate drept valori ale jocului strategic dintre organizaţie şi mediul extern la momentul la
care a fost făcută evaluarea.
-  Se vor repeta la interval de 6 luni.
-  Seriile de valori culese vor fi utilizate în selectarea modelului matematic.
-  Acestă selecţie va conduce la punctul de echilibru al jocului strategic din plan cultural dintre organizaţie şi
mediul ei extern.
-  Acest punct de echilibru (Nash) reprezintă valoarea jocului pentru perioada următoare de timp şi face posibilă
previzionarea evoluţiei parametrilor culturali pentru perioada aleasă de timp.
-  aplicarea procedurii de evaluare a culturii organizaţionale după o nouă perioadă de timp de unde vor rezulta
valorile reale (empirice).
-  Prin comparaţia acestora cu cele rezultate prin aplicarea modelelor matematice se va putea selecta şi aplica
acel model care aproximează cel mai bine dinamica evoluţiei culturii organizaţiei.

Pasul 4. Formularea concluziilor legate de:

-  percepţiile, evaluările şi opiniile angajaţilor;
-  o imagine concisă a atuurilor şi vulnerabilităţilor colectivului, a aşteptărilor, frustrărilor sau disponibilităţii de
implicare a angajaţilor;
-  o listă a problemelor, cauzelor şi soluţiilor pe care le propun angajaţii în vederea optimizării activităţii
profesionale;
-  un feedback rapid cu privire la impactul pe care îl au, la nivelul organizaţiei, schimbările propuse, procesele
de restructurare demarate sau deciziile strategice implementate.;
-  un suport consistent pentru decizii;
-  o analiză a eficienţei şi stilurilor de conducere;
-  o ilustrare a „condiţiilor" implicite sau explicite pe care le pun angajaţii, pentru a se implica, a munci mai mult
şi mai bine.

8.4.3. Valorificarea rezultatelor activității:

Rezultatele activității vor fi valorificate de către toate comisiile și compartimentele din Instituție.

9. Responsabilități 647

9.1. Conducătorul instituției

-  implementarea și menținerea procedurii.

9.2. Consiliul de administrație

-  Aprobă procedura propusă de CEAC;
-  Corectează documentele proiective pe baza rezultatelor analizei;

9.3. Membrii CEAC

-  elaborareză, monitorizează aplicarea şi revizuirea periodică a procedurii.
-  comunică prevederile procedurii conform responsabilităţilor specifice din cadrul comisiei.
-  implementează şi menţin procedura.
-  Aplică instrumentele de analiză

9.4. Consilierul psiholog

-  întocmirea documentelor şi interpretarea datelor specifice.

Pagina 6 / 8
10. Formular de evidenţă a modificărilor

Semnătura
Nr. Data Data Nr.
Ediţia Revizia Descrierea modificării conducătorului
Crt ediţiei reviziei pag.
departamentului

11. Formular de analiză a procedurii

Înlocuitor
Nume şi prenume
Nr. de drept
Compartiment conducător Aviz Data Observaţii Semnătura
Crt sau
compartiment
delegat

12. Lista de difuzare a procedurii

Data
Nr. Data Data
Compartiment Nume și prenume Semnătura intrării în Semnătura
ex. primirii retragerii
vigoare
1 Management Puiu Adrian Nicolae 08.10.2018 08.10.2018 08.10.2018
Lăzărescu Luminiţa
2 Comisie Monitorizare 08.10.2018 08.10.2018 08.10.2018
Mirela
3 CEAC Cloșcă Valentina 08.10.2018 08.10.2018 08.10.2018

13. Anexe

Nr. Numar de
Denumirea anexei Elaborator Aproba Arhivare
Crt exemplare

Pagina 7 / 8
Cuprins

1.Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției sau, după caz, a reviziei în cadrul ediției 1

2.Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii 1

3.Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţieiprocedurii 2

4.Scopul procedurii 2

5.Domeniul de aplicare 3

6.Documente de referință 3

7.Definiții și abrevieri 5

8.Descrierere activității sau procesului 7

9.Responsabilități 9

10.Formular de evidenţă a modificărilor 9

11.Formular de analiză a procedurii 9

12.Lista de difuzare a procedurii 9

13.Anexe 9

Pagina 8 / 8