MANAGEMENTUL

PROIECTULUI
EDUCATIONAL

II. Metode şi instrumente pentru

managementul proiectului
Managementul general al proiectelor
Principii generale şi operaţionale
Trăsăturile managementului proiectelor:
 Multilateralitatea - implică, pe lângă cunoştinţe de
specialitate şi aptitudini organizatorice (organizarea
optimă a timpului, conducerea echipei, administrarea
resurselor);
 Inovaţia este o trăsătură de bază a managementului
proiectelor, ea reprezentând modul de rezolvare a unor
probleme noi, specifice fiecărui proiect în parte;
 Complementaritatea se referă la arta managerului de
proiect de a realiza o îmbinare între capacităţile şi
perspectivele membrilor echipei de proiect.
Managementul general al proiectelor
Principii generale şi operaţionale
Principii ale managementului de proiect
 Unicitatea obiectivului: un proiect are un singur obiectiv principal
(general). Acesta este motivul pentru care proiectul există şi este finanţat;
 Existenţa unui manager de proiect (coordonatorul / directorul de proiect)
care are competenţa, autoritatea şi responsabilitatea privind conducerea
proiectului ; el poate delega membrilor echipei luarea unor decizii;
 Descompunerea structurală a proiectului: în funcţie de complexitatea
proiectului, acesta se împarte în subunităţi structurale (subproiecte, sarcini,
grupuri de activităţi, activităţi, subactivităţi);
 Abordarea „de sus în jos” pornind de la obiectiv către resurse: alocarea
resurselor necesare realizării obiectivelor proiectului se face numai după ce
sunt specificate toate activităţile incluse în cadrul proiectului;
 Evaluarea şi reevaluarea proiectului în toate fazele sale în scopul
îndreptării eventualelor erori de planificare;
 Monitorizarea continuă: monitorizare internă sau monitorizare externă.
Managementul general al proiectelor
Principii generale şi operaţionale
Principii operaţionale ale managementului de proiect
 adoptarea unei metodologii manageriale adecvate şi utilizarea ei cu consecvenţă;
 o filozofie de proiect care să ducă spre un management performant;
 elaborarea unui plan de proiect viabil şi fezabil;
 obiective realiste şi tangibile;
 programarea, urmărirea şi bugetarea proiectului sunt elemente inseparabile;
 alegerea unui manager de proiect care să aibă competenţe profesionale în domeniul
proiectului, competenţe manageriale şi capacitatea de a lucra în echipă;
 susţinerea şi implicarea totală a echipei manageriale şi a echipei de proiect;
 focalizarea atenţiei asupra corelaţiei timp-activităţi;
 adoptarea unor modele de comunicare rapide şi eficiente pe toate palierele de
activitate ale proiectului;
 recunoaşterea rolului întregii echipe în succesul unui proiect;
 evitarea şi eliminarea activităţilor şi întrunirilor care nu sunt eficiente;
 identificarea rapidă şi rezolvarea eventualelor probleme pentru evitarea unor costuri
suplimentare;
 evaluarea şi măsurarea ritmică a progresului realizat;
 încadrarea strictă în parametrii calitativi şi financiari asumaţi prin plan.
Managementul general al proiectelor
Elemente constitutive ale managementului proiectului

 Calitatea managementului proiectului;

 Gestionarea parteneriatului;
 Managementul resurselor umane ale
proiectelor;
 Managementul comunicării în cadrul
proiectului;
 Urmărirea scopurilor (obiectivelor);
 Urmărirea costurilor;
 Managementul riscurilor în cadrul
proiectelor.
Managementul general al proiectelor
Parteneriatul şi echipa de management a proiectului
Parteneriatul trebuie să fie constituit în funcţie de raportul
„costuri implicate – beneficii aduse proiectului”
Promotorul proiectului / coordonatorul proiectului - are rolul
de instituţie coordonatoare dar şi de contractor financiar
principal al proiectului. ROLURI:
 realizează coordonarea şi supervizarea ştiinţifică, financiară,
administrativă a proiectului,
 menţine legătura cu instituţia finanţatoare, realizează şi înaintează
raportările periodice şi finale presupuse de derularea proiectului;
 este principalul responsabil pentru derularea în bune condiţii a
proiectului şi atingerea obiectivelor propuse;
 este beneficiarul iniţial al fondurilor solicitate şi primite; răspunde în
ceea ce priveşte repartizarea costurilor pe capitole bugetare şi de
încadrarea în aceste alocaţii;
 organizează evaluările (auditul) intern şi extern al proiectului;
 are drepturi depline asupra rezultatelor proiectului.
Managementul general al proiectelor
Parteneriatul şi echipa de management a proiectului
Partenerii sunt entităţi selectate de către promotor în
scopul unei cât mai judicioase derulări a proiectului,
plecând de la competenţele şi aportul potenţial la
îndeplinirea proiectului; aceştia sunt contractanţi
secundari. ROLURI:
 semnează proiectul dar, din punct de vedere tehnic, se află în relaţie
directă cu promotorul proiectului şi nu cu finanţatorul;
 răspund numai de partea de proiect care le-a fost încredinţată în
mod specific sau numai de anumite faze ale proiectului;
 au drept de utilizare a rezultatelor activităţii proprii realizate în
cadrul proiectului;
 au drepturi limitate asupra rezultatelor generale ale proiectului
(dacă nu este prevăzut altfel în contractul iniţial).
Managementul general al proiectelor
Parteneriatul şi echipa de management a proiectului

Experţii şi / sau prestatorii de servicii pot fi persoane

sau entităţi care pot oferi servicii necesare pentru
derularea proiectului, limitate ca volum sau timp;
experţii şi prestatorii de servicii sunt aşa-numiţii
subcontractanţi şi interpretează următoarele roluri:
 oferă servicii extrem de specializate; de regulă, dacă angajarea
unui subcontactant presupune sub 5% din buget (suma poate
diferi de la un proiect la altul) acesta nu este menţionat în
proiect ci este amintit doar serviciul ce urmează a fi
achiziţionat odată cu implementarea proiectului;
 oferă servicii care nu pot fi asigurate de membrii
parteneriatului;
 răspunde direct faţă de contractantul principal.
Managementul general al proiectelor
Echipa de management a proiectului

 Managementul general al proiectului se realizează, de obicei, în cadrul unei

structuri constituită în acest scop: comitet de conducere a proiectului. În
funcţie de o serie de factori acest comitet se poate suprapune cu echipa
managerială a proiectului. Există însă şi cazuri când acest comitet de
conducere nu se suprapune cu echipa managerială a proiectului. Eventualele
diferenţe dintre cele două structuri pot avea în vedere nivelul şi amploarea
deciziilor care sunt adoptate.
 Comitetul de conducere poate fi văzut ca o structură supraordonată ce
are un rol de integrare a proiectelor în contextele unor programe pe termen
mediu sau lung, în timp ce echipa de management a proiectului are, în
acest caz, un rol subordonat, având competenţe decizionale legate strict de
proiect.
 Indiferent dacă este vorba despre un proiect mai larg, ce are atât un comitet
de conducere al proiectului cât şi o echipă managerială distinctă, sau
despre un proiect de anvergură mai redusă ce beneficiază doar de o echipă
de management, funcţiile acestor structuri sunt aceleaşi. În esenţă este vorba
despre funcţiile manageriale generale ce pot fi regăsite în cadrul oricărui
proces de conducere raţională. Aceste funcţii generale pot fi particularizate
după cum urmează, în cadrul managementului de proiect:
 A. Previziunea :
Definirea obiectivelor şi a priorităţilor proiectului;
Alegerea căilor şi a politicii de urmat;
Adoptarea deciziilor privind activităţile viitoare din cadrul
proiectului;

B. Organizarea
Selectarea partenerilor din cadrul consorţiului de proiect;
Alegerea personalului care activează în cadrul proiectului
Organizarea structurii parteneriatului, a modalităţilor de
comunicare şi de relaţionare între membri;

C. Comanda
Definirea mecanismelor de decizie din cadrul proiectului;
Adoptarea deciziilor privind activităţile din cadrul proiectului;

D. Coordonarea
Stabilirea şi delegarea sarcinilor în cadrul proiectului;
Coordonarea activităţilor;
Informarea proprie şi informarea celorlalţi;

E. Controlul
Monitorizarea internă a proiectului;
Controlul continuu al activităţilor;
Legătura cu structurile organizatorice supraordonate
Legătura cu structurile externe de evaluare a proiectului;
Autoevaluarea activităţilor;
Acţiuni de remediere şi adoptarea de noi decizii ca urmare a
controlului, evaluării şi monitorizării.
Managementul general al proiectelor
Resursele umane şi comunicarea în managementul
proiectelor
Leadershipul este crucial în managementul proiectelor se refera la abilitatea
de a identifica ce trebuie făcut şi apoi de a selecta cele mai potrivite persoane
pentru a se ocupa de aceste sarcini. Un leadership eficient în cadrul
managementului proiectelor presupune centrarea pe obiective, precum şi
asigurarea mobilizării echipei şi parteneriatului.
Caracteristicile unui bun coordonator (director) de proiect sunt următoarele:
 Atitudine pozitivă;
 Minte deschisă;
 Adaptabilitate;
 Inventivitate;
 Asumarea unor riscuri calculate;
 Corectitudine;
 Angajament.
Managementul general al proiectelor
Resursele umane şi comunicarea în managementul
proiectelor
 În managementul eficient al proiectelor este important lucrul eficient în echipă.
Grupurile de lucru trec, de obicei, printr-o serie de etape (constituire,
identificarea problemelor, crearea normelor, atingerea performanţei,
destrămare, cf. Tuckman, 1965). Rolul directorului de proiect este acela de a
păstra direcţia evoluţiei grupului, care, în anumite condiţii poate să penduleze
între o etapă şi cealaltă înainte de a trece la următoarea. Coordonatorul de
proiect este cel care ajută grupul să înainteze pentru a putea desăvârşi
proiectul.
 Conflictul poate apărea în orice stadiu al proiectului. Acest lucru se poate
întâmpla în condiţiile în care pot apare, la nivel individual sau la nivelul
subgrupurilor, interese diferite de interesele întregii echipe de proiect. La un
moment dat, părţile ar putea ajunge la conflicte dacă îşi modifică perspectiva
asupra proiectului sau dacă scopurile asumate ca echipă intră în contradicţie cu
propriile dorinţe şi interese. Aceste contraste pot conduce foarte repede către
conflicte. Rezolvarea conflictelor dintre membrii echipei devine astfel, un
element important al muncii de echipă.
 În plus, asumarea şi considerarea diversităţii în cadrul echipei, este un element
important pentru prevenirea şi pentru rezolvarea conflictelor. Managementul
conflictelor devine, în acest context, o adevărată artă de a controla şi de
rezolva conflictele în mod creativ şi productiv. Competenţele directorului de
proiect în managementului conflictelor pot conduce şi pot canaliza aceste
conflicte astfel încât rezultatele să fie mai degrabă pozitive decât distructive.
Managementul general al proiectelor
Comunicarea în managementul proiectelor

 Comunicarea – element extrem de important pentru

succesul proiectului.
 În condiţiile unui management raţional şi judicios al
proiectului, relaţiile de comunicare din cadrul unui proiect
ar trebui să fie structurate, încă de la debutul acestuia, în
cadrul unui plan de comunicare.
 Reţelele de comunicare pot avea diverse configuraţii
(comunicare directă, în lanţ, reţea, stea etc.). De cele mai
multe ori, conţinutul şi modul de comunicare este adesea
mai important decât metoda propriu-zisă.
 Întâlnirile oficiale între actorii implicaţi reprezintă, în cadrul
multor proiecte, una dintre activităţile importante.
 Neplanificarea aspectelor de comunicare poate conduce
către o pierdere de timp şi de bani.
Managementul general al proiectelor
Comunicarea în managementul proiectelor
Tipologia întâlnirilor în cadrul unui proiect:
 întâlnirile exploratorii între potenţiali parteneri, cu scopul de a fixa
tematica generală a proiectului şi pentru a „rafina” ideea de bază;
 întâlnirile constitutive, derulate la debutul proiectelor, care au rolul de a
pune în contact actorii implicaţi în cadrul proiectului şi de a stabili
cadrul general de acţiune al proiectului;
 întâlnirile structurale, ce fac publică structura şi compoziţia
parteneriatului şi a managementului de proiect; de regulă sunt dublate şi
de evenimente de presă pentru promovarea evenimentului
 întâlniri periodice, care pot fi de două tipuri: cele formale de prezentare
a stadiului şi evoluţiei proiectului către partenerii interesaţi sau către
finanţatori şi întâlnirile curente de lucru derulate cu o anumită
ritmicitate, la nivelul parteneriatului şi a echipei de management, cu
scopul gestionării curente a proiectului şi evaluării activităţilor;
 întâlnirile pentru diseminarea rezultatelor; acestea pot avea diverse
forme în funcţie de specificul proiectelor;
 întâlnirile de finalizare a proiectelor organizate la sfârşitul derulării
activităţii de proiect, şi acestea dublate uneori, de evenimente de presă.
Managementul general al proiectelor
Comunicarea în managementul proiectelor
Trebuie reliefată, de asemenea şi importanţa managementului
informaţiilor şi documentelor în cadrul unui proces de comunicare
eficientă. Acestea sunt importante nu numai în timpul derulării
proiectului, pentru luarea deciziilor, dar şi în scopuri de evaluare şi
monitorizare.