Gestiune – CURS 5

Registrele de contabilitate

Registrele de contabilitate sunt documente contabile în care unitățile patrimoniale

înregistrează periodic, cronologic, sistematic, operațiunile economice și financiare
consemnate în documentele justificative ce produc modificări în patrimoniu acestora.
Înregistrările cronologice se fac în ordinea datei de întocmire sau de intrare a documentelor în
unitate; înregistrările sistematice grupează operațiunilor economice în conturi sintetice și
analitice.

Registrele de contabilitate se prezintă sub forma unor caiete (registre legate), fișe și
situații cu o liniatură specială, a căror formă și conținut corespunde scopurilor pentru care se
țin.

Acestea au o mare importanță pentru contabilitatea respectivă prin funcțiile pe care le

îndeplinesc:

- servesc pentru înregistrarea, identificarea și controlul tuturor

operațiunilor economice și financiare;

- în orice moment, permit prelucrarea informațiilor și centralizarea

acestora prin documente contabile de sinteză;

- furnizează informația conducerii unității patrimoniale și organelor de

control;

Registrul jurnal și registrul inventar constituie probe în justiție în caz de neînțelegeri și

permit determinarea situației reale a patrimonului.

CLASIFICAREA REGISTRELOR:

- după mai multe criterii:

 după forma exterioară:

o registre sub formă de fișe sau foi volante;

o registre legate;

Registrele legate se folosesc mai mult în evidența operativă și mai puțin în evidența contabilă.

 după destinație, registrelor contabile pot fi:

o de evidență cronologică – se completează zilnic operațiile

economice și financiare, fiind grupate după ordinea în care a
avut loc; din această categori fac parte: registrul jurnal, registrul
 jurnal de încasări și plăți, jurnal pentru cumpărături și jurnal
pentru vânzări.

o registre contabile de evidență sistematică;

o registre contabile de evidență mixtă.

Registrele de evidență se folosesc pentru înregistrarea operațiunilor economice grupate

pe conturi sintetice și analitice. Astfel de registre sunt: Cartea Mare cu variantele ei, fișă de
cont pentru operațiuni diverse, fișă de cont analitic pentru cheltuieli efective.

Registrele de evidență mixtă cronologică și sistematică se folosesc pentru înregistrarea

operațiunilor economice și financiare în ordinea în care au avut loc, grupate în conturi
analitice și sintetice: jurnale pentru operațiuni de credit, situații pentru operații de debit
folosite în formă de înregistrare pe jurnale.

 după importanța lor:

o registre obligatorii – sunt impuse obligatoriu tuturor unităților

patrimoniale, indiferent de activitatea desfășurată, prin dispoziții
legale în vigoare (registrul jurnal, Cartea Mare, registrul
inventar);

Registrul jurnal și registrul inventar au regim de înregistrare fiscală, de regulă se

prezintă numerotate, legate și parafate.

o registre facultative – sunt mai puțin folosite și sunt create să

satisfacă unele aspecte specifice muncii de evidență într-o
ramură de activitate.

REGISTRUL JURNAL = documentul contabil obligatoriu, în care se înregistrează

zilnic, cronologic, operație cu operație, fără spații libere informații privind modificările
patrimoniului unității.

Registrul jurnal de încasări și plăți se înregistrează zilnic; acesta reprezintă toate

operații de încasare și plățile efectuate pe baza documentelor justificative, pe toate asociațiile
și persoanele fizice care au calitate de comerciant.

REGISTRUL CARTEA MARE = documentul contabil obligatoriu, în care se

înregistrează lunar și sistematic, prin regruparea conturilor mișcarea și existența tuturor
elementelor patrimoniale la un moment dat.

REGISTRUL INVENTAR = documentul contabil obligatoriu, în care se

înregistrează grupat toate elementele patrimoniale inventariate la unitatea respectivă, conform
legii contabilității; acesta se completează pe baza inventarierii faptice a fiecărui cont de activ
și pasiv cuprins în bilanțul annual.
 GESTIONAREA DOCUMENTELOR:

În cadrul unităților patrimoniale, documentele contabile utilizate trebuie să constituie

un sistem unitar și rațional care să aibă la bază reguli precise despre: întocmirea, folosirea,
circulația și evidența fiecărui document. Problemele ce formează obiectul gestiunii
documentului sunt: organizarea circulației documentului, utilizarea și evidența documentului,
reconstituirea documentului și păstrarea documentelor.

Utilizarea și evidența elementelor contabile ridică problema despre gestionarea lor. O

parte din documentele contabile intră sub incidența formularelor cu regim special. Pentru
formularele cu acest scop, se organizează o evidență operativă cu ajutorul fișelor de magazie,
și a formularea cu regim special.

Reconstituirea documentelor are loc dacă sunt: pierdute, sustrase, distruse; operația de
reconstituire are loc în termen de 30 de zile cu respectarea normelor stabilite în legislația
contabilă; pentru reconstituirea actelor, documentelor, evidențelor, se întocmește pentru
fiecare caz în parte:

 un document de reconstituit ce reprezintă sesizarea scrisă în 24

de ore de la constatare;

 proces verbal de constatare a pierderii, sustragerii, distrugerii

ce se întocmește de conducătorul unității în 3 zile de la
primirea sesizării;

 declarația scrisă a salariatului;

 dovada sesizării organelor de urmărire penală sau disciplinării

verbale a salariatului vinovat după caz;

 dispoziția scrisă a conducătorului unității pentru reconstituirea

actului, documentului, evidenței;

 o copie după actul reconstituit.

ARHIVAREA ȘI PĂSTRAREA DOCUMENTELOR:

Unitatea patrimonială are obligația păstrării în arhivă a registrelor de contabilitate, a

documentelor contabile, a documentelor justificative care stau la baza îregistrării.

Termenul de păstrare al documentelor justificative și contabile este de 10 ani cu începe

de la data încheierii exercițiului financiar, în cursul căruia s-au întocmit, cu excepția situațiilor
contabile anuale (bilanțul care se păstrează 50 de ani).

Funcții de înregistrare în contabilitate:

FUNCȚIILE DE ÎNREGISTRARE = Sistemul de registre, formulare și documente

contabile corelate între ele, ce servesc la înregistrarea cronologică conform normelor stabilite
pe tot parcursul exercițiului financiar.
 Principala funcție de înregistrare în contabilitate a operațiunilor economice și
financiare în cazul unităților care conduc contabilitatea în partidă dublă sunt pe jurnale,
maestrul șah și funcția combinată maestrul șah cu jurnale.

În cadrul funcției de înregistrare pe jurnale, principalele formulare utilizate sunt:

 registrul jurnal – se utilizează pentru înregistrarea cronologică a tuturor

operațiunilor economice și financiare consemnate în documentele
justificative; pentru înregistrări ce nu au la bază documente justificative
se întocmesc note de contabilitate;

În vederea înregistrării în registrul jurnal a operațiunilor economice și financiare

consemnate în documente justificative, se face contarea acestora, indicându-se simbolurile
contuli sintetic debitor sau creditor conform cu planul de conturi elaborat de Ministerul
Finanțelor Publice. Lunar, în fiecare jurnal auxiliar se stabilesc totalurile sumelor debitoare
sau creditoare înregistrate în cursul lunii, totaluri ce se trec în registrul jurnal și Cartea Mare.

 registrul inventar;

 jurnale auxiliare;

 Cartea Mare;

 balanța de verificare;

Lunar se face balanța de verificare a conturilor sintetice și a conturilor analitice.

CARTEA MEA = documentul de sistematizare și sinteză contabilă ce cuprinde toate

conturile sinetice și reflectă existența și mișcarea tuturor elementelor patrimoniale la un
moment dat; aceasta servește la stabilirea rulajelor lunare și a soldurilor conturilor sintetice și
stă la baza întocmirii balanței de verificare a conturilor sintetice.

BALANȚA DE VERIFCARE = documentul utilizat pentru verificarea exactității

înregistrării contabile și controlul concordanței dintre contabilitatea sintetică și cea analitică și
principalul instrument pe baza căruia se întocmește bilanțul contabil și celelalte situații de
sinteză. Aceasta se întocmește lunar pe baza totalurilor reluate din Cartea Mare și din fișele
deschise destinate pentru fiecare cont. Se întocmesc bilanțuri lunare pentru conturile analitice
utilizate.

PLANUL DE CONTURI:

PLANUL DE CONTURI GENERAL = tablou al întregului sistem de conturi

conform căruia fiecărui cont este determinat printr-o denumire și simbol cifric, fiind încadrat
într-o clasă și grupă.
În planul de conturi general sunt cuprinse 9 clase de conturi:

I. clasa I – conturi de capitaluri;

II. clasa II – contul de imobilizări;

III. clasa III – conturi de stocuri și producție în curs de execuție;

IV. clasa IV – conturi de terți;

V. clasa V – conturi de trezorerie;

VI. clasa VI – conturi de cheltuieli;

VII. clasa VII – conturi de venituri;

VIII. clasa VIII – conturi speciale;

IX. clasa IX – conturi de gestiune.