Școala Gimnazială “Barbu Procedura operationala Ediţia : I

Ionescu” Urzicuta privind completarea registrelor matricole Nr.de ex. 4

Comisia pentru Evaluare şi Revizia 0
Asigurare a Calităţii Nr.de ex. 4
Cod: PO – C50 Pag. 1 / 8
Exemplar nr. 1

Nr.1283 b/14.09.2015 Aprobat in CA din 31.07.2015

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în
cadrul ediţiei procedurii:

Nr. Elemente privind

Crt. responsabilii / Numele si prenumele Funcţia Data Semnătura
operaţiunea
1.1. Elaborat Gavrila Monica Secretar CEAC 31.07.2015
1.2. Verificat Cirneanu Cristina Coordonator 31.07.2015
CEAC
1.3. Aprobat Gruia Manuela Director 31.07.2015

2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii

Nr. Ediţia sau, după caz, Componentă Modalitatea Data la care se aplică
Crt. revizia în cadrul revizuită reviziei prevederile sau reviziei
ediţiei ediţiei
2.1. Ediţia I Elaborarea ediţiei Conform CEAC Data aprobării
iniţiale

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei
procedurii

Nr. Scopul Exemplar Nume şi Data Semnătura

crt. Difuzării nr. Compartiment Funcţia prenume primirii

3.1. Aplicare 1 Secretariat Secretar Vaduva 31.07.2015

Floarea
3.2. Arhivare 2 Arhivă Persoana cu 31.07.2015
atribuții de Vaduva
arhivă Floarea

3.3. Coordonare, 3 CEAC Coordonator Cirneanu 31.07.2015

control CEAC Cristina
3.4. Aprobare 4 Conducere Director Gruia 31.07.2015
Manuela
Școala Gimnazială “Barbu Procedura operationala Ediţia : I
Ionescu” Urzicuta privind completarea registrelor matricole Nr.de ex. 4
Comisia pentru Evaluare şi Revizia 0
Asigurare a Calităţii Nr.de ex. 4
Cod: PO – C50 Pag. 2 / 8
Exemplar nr. 1

4. Scopul procedurii

Scopuri generale
Prezenta procedură operațională descrie modul în care se completeaza corect şi în termen registrele
matricole din Școala Gimnazială “Barbu Ionescu” Urzicuta.

Scopuri specifice
 Stabile te modul de realizare a activităților i persoanele implicate;
 Asigură existența documentației care stă la baza completării registelor matricole;
 Asigură realizarea activităților procedurate, în diverse condiții de funcționare a instituției;
 Sprijină auditul i/sau alte organisme abilitate în acțiuni de auditare i/sau control, iar pe director, în
luarea deciziei.

5. Domeniul de aplicare
 Procedura este aplicată de cadrele didactice desemnate pentru completarea registelor matricole.
 Principalele activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurată:
- desemnarea personalului responsabil de completarea registelor matricole;
- însuşirea legislaţiei specifice care reglementează completarea registelor matricole;
- stabilirea categoriilor de documente care vor fi întocmite în cadrul acestor activități;
- alocarea resurselor i mijloacelor necesare completarii registelor matricole.
 Compartimente implicate în activitatea procedurată:
- compartimente furnizoare de date: oricare din compartimentele/angajații instituției de învățământ;
- compartimente beneficiare a activităţii procedurate: toate compartimentele unitatii de invatamant.

6. Documente de referinţă

Legislaţie naţională primară (legi, ordonanţe de urgenţă)

6.1. Legea nr. 1/2011, Legea educaţiei naţionale;
6.2. Lege nr. 87 /2006 pentru aprobarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 75/2005 privind
asigurarea calităţii educaţiei, cu modificările si completările ulterioare
6.3. Ordonanţă de urgenţă nr. 75 /2005 privind asigurarea calităţii educaţiei, cu modificările si
completările ulterioare

Legislaţie naţională secundară (hotărâri de guvern, ordine, etc.)

6.4. Ordin nr. 3502 din 03/03/2005 pentru aprobarea Regulamentului privind actele de studii şi
documentele şcolare în învăţământul preuniversitar;
6.5. OMEN 5115/2014 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de
învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;
6.6. Ordin nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice;
6.7. Hotărâre nr. 1534/2008 privind aprobarea Standardelor de referinţă şi a indicatorilor de performanţă
Școala Gimnazială “Barbu Procedura operationala Ediţia : I
Ionescu” Urzicuta privind completarea registrelor matricole Nr.de ex. 4
Comisia pentru Evaluare şi Revizia 0
Asigurare a Calităţii Nr.de ex. 4
Cod: PO – C50 Pag. 3 / 8
Exemplar nr. 1

pentru evaluarea şi asigurarea calităţii în învăţământul preuniversitar

7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi

7.1. Definiţii:

Nr. Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
Crt.
1. Procedură Prezentare în scris a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru
stabilite şi a regulilor de aplicat necesare îndeplinirii atribuţiilor şi
sarcinilor, având în vedere asumarea responsabilităţilor;
PO (Procedură operaţională) = procedură care descrie o activitate sau
un proces care se desfăşoară la nivelul unui singur compartiment din
cadrul unității de învățământ.
2. Educaţia Este ansamblul proceselor de punere în aplicare a programelor şi
activităţilor de învăţare şi formare de competenţe academice sau
profesionale. Educaţia include atât activităţile de învăţare în context
formal, cât şi în context nonformal sau informal.
3. Controlul calităţii educaţiei Semnifică activităţi şi tehnici cu caracter operaţional, aplicate
în unităţile de învăţământ sistematic de o autoritate de inspecţie desemnată pentru a verifica
preuniversitar respectarea standardelor prestabilite.
4. Consiliul profesoral Organ decizional format din totalitatea cadrelor didactice din unitatea
şcolară cu personalitate juridică, prezidat de către director.
5. Consiliul Organ de conducere în unitățile de învățământ de stat, constituit din
de administrație 7,9 sau 13 membri, incluzând reprezentanți ai părinților, ai consiliului
local, ai primarului, ai cadrelor didactice, inclusiv directorul unității
de învățământ.
6. Eficacitate Mãsurã în care sunt realizate activitãţile planificate şi sunt obţinute
rezultatele planificate

7.2 Abrevieri:

Nr. Abrevierea Termenul abreviat

crt.
1. PO Procedura operaţională
2. E. Elaborare
3. V. Verificare
4. A. Aprobare
5. Ap. Aplicare
6. Ah. Arhivare
7. CEAC Comisia de evaluare si asigurare a calității
Școala Gimnazială “Barbu Procedura operationala Ediţia : I
Ionescu” Urzicuta privind completarea registrelor matricole Nr.de ex. 4
Comisia pentru Evaluare şi Revizia 0
Asigurare a Calităţii Nr.de ex. 4
Cod: PO – C50 Pag. 4 / 8
Exemplar nr. 1

8. Descrierea procedurii

8.1. Generalităţi

În sistemul naţional de învăţământ, registrele matricole se întocmesc numai în limba română,

folosindu-se alfabetul latin.
Este interzis să se facă ştersături, răzuiri, acoperire cu pastă corectoare, prescurtări şi/sau adăugări în
registrele matricole.
Registrele matricole se întocmesc numai pe formulare ale căror machetă şi conţinut sunt stabilite
anual şi prezentate pe site-ul Ministerului Educaţiei i Cercetării tiințifice în timp util, pentru a fi cunoscute
şi preluate de unitatea de învăţământ.
Schimbările de nume intervenite pe parcursul frecventării nivelului de învăţământ se operează la
solicitarea scrisă a titularului, aprobată de directorul unităţii de învăţământ, pe baza actelor doveditoare, în
toate documentele şcolare.
Actele doveditoare ale schimbării de nume, în copie legalizată notarial, se arhivează, cu termen de păstrare
permanent. Modificarea se face cu tuş sau cu cerneală roşie, menţionând actul în temeiul căruia au fost
efectuate.
Registrul matricol, după completare, devine document şcolar cu regim special.
Înscrierea elevilor în registrul matricol se face în conformitate cu datele din actul de identitate,
certificatul de naştere, cartea de identitate, certificatul de căsătorie, alte acte emise de organele competente,
menţionându-se şi CNP-ul.
Atribuirea numărului matricol se face începând cu numărul 1, la începutul şcolarizării, pe niveluri şi
forme de învăţământ, pe baza documentelor de stare civilă, cu modificările ulterioare.
Pentru elevii transferaţi în timpul anului şcolar, numărul matricol se atribuie în continuarea seriei
anului respectiv.
Înscrierea mediilor pe ani de studiu se face pe baza mediilor anuale încheiate în catalogul clasei, la
care se adaugă menţiuni cu privire la eventualele examene de diferenţă.
Anual, situaţia şcolară este certificată de secretarul colii şi este confirmată, după verificare, de
directorul acesteia.
În mod obligatoriu, numărul matricol al fiecărui elev din catalog trebuie să corespundă cu cel din
registrul matricol, număr care se păstrează pe toată durata şcolarizării.
Pentru situaţiile aprobate prin metodologii specifice de transferare de la un nivel de pregătire la altul,
de la o formă de organizare la alta şi de la o specializare la alta, în cadrul aceleiaşi filiere sau de la filiere
diferite, se menţionează denumirea disciplinelor la care s-au susţinut examene de diferenţă şi notele obţinute,
fără modificarea mediilor generale ale anilor echivalaţi.
Școala Gimnazială “Barbu Procedura operationala Ediţia : I
Ionescu” Urzicuta privind completarea registrelor matricole Nr.de ex. 4
Comisia pentru Evaluare şi Revizia 0
Asigurare a Calităţii Nr.de ex. 4
Cod: PO – C50 Pag. 5 / 8
Exemplar nr. 1

Pentru elevii transferaţi în cadrul aceluiaşi nivel de învăţământ, de la o filieră/profil/specializare la

alta/altul, se specifică examenele de diferenţă şi rezultatele obţinute, menţionându-se media anuală calculată
la unitatea de învăţământ de la care provin - fără recalcularea mediei generale.
Pentru absolvenţii care au promovat examenul de finalizare a studiilor, odată cu eliberarea actelor de
studii se completează în caseta corespunzătoare din registrul matricol datele de identificare ale acestora,
precum şi rezultatele examenului.
Atât în registrul matricol, cât şi în catalogul clasei se înscriu citeţ şi în întregime toate disciplinele
înscrise în planul-cadru aferent filierei/profilului/specializării corespunzătoare/ corespunzător fiecărei clase.
Registrul matricol, după completarea procesului-verbal, tipărit pe ultima sa pagină, se arhivează la
unitatea de învăţământ preuniversitar emitentă, cu termen de păstrare permanent.
Modificarea unor rubrici din registrele matricole se face pentru îndreptarea unor erori sau omisiuni
comise cu ocazia înregistrărilor, prin bararea textului greşit printr-o linie orizontală trasă cu cerneală roşie,
înscriindu-se deasupra noul text tot cu cerneală roşie. Modificarea este semnată de către directorul colii şi se
ştampilează.

8.2. Documente utilizate:

 Registrul matricol:
a) serveşte ca document obligatoriu pentru evidenţa situaţiei şcolare a tuturor elevilor colii;
b) se gestionează de compartimentul secretariat;
c) se arhivează de către compartimentul secretariat din cadrul colii;
d) conţine minimum obligatoriu: denumirea instituţiei, nivelul de învăţământ (după caz); în interior se vor
scrie obligatoriu: numărul matricol/numarul volumului matricol, numele iniţiala tatălui, prenumele elevului,
data şi locul naşterii, numele şi prenumele părinţilor, CNP (codul numeric personal), menţiuni privind
transferurile elevului, data efectuării, unitatea şcoală la/de la care se transferă, data, situaţia şcolară pe
fiecare an de studiu şi pe fiecare disciplină cu menţiunea unităţii şcolare unde a fost înmatriculat elevul,
semnătura secretarului, directorului, stampila rotundă a unităţii; se completează cu situaţia la învăţătură la
sfârşitul fiecărui an şcolar (iunie) şi după examenele de corigenţa (septembrie);

8.3. Modul de lucru:

 Procurarea registrelor matricole - Achiziţionarea registrului matricol tipizat pentru fiecare nivel de
învăţământ;
 Inregistrarea în unitate ca volum 1, 2, 3 sau I, II, III, numerotarea filelor;
 Intocmirea procesului verbal pe ultima filă;
 Desemnarea prin decizie a persoanei responsabile cu gestionarea registrului matricol - Se emite
decizie din partea conducătorului unitatii şi înmănată persoanei în cauză;
Școala Gimnazială “Barbu Procedura operationala Ediţia : I
Ionescu” Urzicuta privind completarea registrelor matricole Nr.de ex. 4
Comisia pentru Evaluare şi Revizia 0
Asigurare a Calităţii Nr.de ex. 4
Cod: PO – C50 Pag. 6 / 8
Exemplar nr. 1

 Desemnarea prin decizie a Comisiei responsabile cu completarea alături de persoana stabilită, a

situaţiei şcolare în registrul matricol - Se emite o decizie privind comisia responsabilă de
completarea registrului matricol împreună cu persoana desemnată;
 Verificarea de către conducătorul unităţii a modului de completare a registrului matricol şi a
veridicităţii datelor înscrise;
 Semnarea filelor registrului matricol - Semnarea filelor registrului matricol după consemnarea
situaţiei şcolare de către: diriginti, secretar, director.

8.4 Resurse necesare:

8.4.1 Resurse materiale

 hârtie de scris;
 telefon pentru legături operative cu persoanele implicate în realizarea activităţii procedurate;
 caiete, dosare, pixuri, foi veline de scris, agrafe, perforator, capsator.

8.4.2 Resurse umane

 Secretar;
 cadrele didactice;
 conducere;

8.4.3 Resurse financiare

 bugetul instituției, conform alocării bugetare anuale, precum i alte surse suplimentare.

9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

Nr. Compartimentul (postul) / I II III IV

crt. acţiunea (operaţiunea)
1. Procurarea registrului matricol Ap.

2. Inregistrarea în unitate a Ap.

registrului matricol si
numerotarea filelor
3. Intocmirea procesului verbal E.
pe ultima filă a registrului
matricol
4. Desemnarea prin decizie a A.
persoanei responsabile cu
gestionarea registrului
matricol
Școala Gimnazială “Barbu Procedura operationala Ediţia : I
Ionescu” Urzicuta privind completarea registrelor matricole Nr.de ex. 4
Comisia pentru Evaluare şi Revizia 0
Asigurare a Calităţii Nr.de ex. 4
Cod: PO – C50 Pag. 7 / 8
Exemplar nr. 1

5. Desemnarea prin decizie a A.

Comisiei responsabile cu
completarea alături de
persoana stabilită, a situaţiei
şcolare în registrul matricol
6. Verificarea de către V.
conducătorul unităţii a
modului de completare a
registrului matricol şi a
veridicităţii datelor înscrise
7. Arhivarea documentelor Ah.
rezultate din derularea
activitatii

I – Cadre didactice;
II – directorul instituţiei;
III – secretar;
IV – persoana cu atribuții de arhivă.

10. Anexe, înregistrări, arhivări

Nr.
anexă/ Denumirea anexei/ Elaborator Aprobă Nr. de Difuzare Arhivare Alte
cod formularului exemplare elemente
formular loc perioadă

Copertă ----------- ---------- Arhivă Cf.

nomenclator
arhivistic
Școala Gimnazială “Barbu Procedura operationala Ediţia : I
Ionescu” Urzicuta privind completarea registrelor matricole Nr.de ex. 4
Comisia pentru Evaluare şi Revizia 0
Asigurare a Calităţii Nr.de ex. 4
Cod: PO – C50 Pag. 8 / 8
Exemplar nr. 1

11. Cuprins

Numărul componentei
în cadrul procedurii Denumirea componentei din cadrul procedurii Pagina

0 Copertă 0
1 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobareaediţiei 1/8
sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţieiprocedurii
2 Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii 1/8
3 Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după 1/8
caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii
4 Scopul procedurii 2/8
5 Domeniul de aplicare 2/8
6 Documente de referinţă 3/8
7 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi 3/8
8 Descrierea procedurii 4/8
9 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 6/8
10 Anexe, înregistrări, arhivări 7/8
11 Cuprins 8/8