Capitolul 2

ELABORAREA UNUI PLAN DE CONTINGENȚĂ1

Există trei pași în planificarea de contingență

1) Decideți ce situații pot interveni;

2) Evaluați consecințele și impactul lor potențial asupra proiectului;
3) Decideți în legătură cu modalitatea de a reduce sau de a anihila potențialul
cu efecte adverse;

“Ce ar fi daca....?”-este o întrebare care trebuie să ne-o punem întotdeauna când urmărim
ca lucrurile să meargă bine și de asemenea să gasim și raspunsuri practice la tot felul de intrebari
acesta. Este de preferat să nu ajungem la utilizarea planului de contingență, deoarece această
schimbare implică multe resurse și este costisitoare.

Pentru a depista riscurile potențiale este necesar să parcurgem o serie de etape:

 Defalcarea fiecărei sarcini în componentele mici (WBS);

 Suprapunerea activităților din plan;
 Comunicarea și coordonarea cu oameni;
 Alcătuirea unei liste de furnizori sau consultanți de încredere;
 Rezerve de timp și de resurse;

O metodă foarte utilizată în identificarea riscurilor potențiale este brainstormingul.

Potrivit dicționarului explicativ al limbii române, brainstormingul, este o “tehnică de

stimulare în grup a gândirii creeatoare a indivizilor, bazată pe emitere liberă de ideii pentru
rezolvarea unei probleme”2. De asemenea, mai poate fi definit ca un “process prin care se
eliberează gândirea, fiind scoasă din tiparele ei obișnuite”3 Cerința de bază a participanților la
1
Paul Marinescu, Management de proiect, Ed. Universității din București, 2005, p. 148
2
DEX, 2009- accesat la data de 18.11.2015
3
Paul Marinescu, op cit.
sesiunea de brainstorming este: nu criticați nici o idee. Într.o sedință cu privire la practica
proiectelor, intotdeauna cei adunați sunt rugați să identifice cât mai multe modalități de acțiune
posibile pentru fiecare dintre riscurile pe care tot ei le-au listat.

Există, însă, și câteva obstacole în activitate de brainstorming:4

 Atitudinea oamenilor;
 Poate să pară unora forțat și artificial, senzație care generează reticență față de demersul
sesiunii
 Omogenitatea grupului- dacă sunt un număr mare de participanții atunci este mult mai
dificil să fie exprimate noi și multe ideii
 Prezența șefilor- este o problemă pentru unii oameni mai timizi și asta duce la reținerea
acestora
 Prezența unor persoane străine față de restul participanților- ceea ce poate duce la
împiedicare exprimării ideilor.

Conform altei surse, în realizarea unui plan de contingență eficient este necesar parcurgerea a 7
etape:

1) Identificarea evenimentelor favorabile și nefavorabile ce pot modifica strategia sau

strategiile;
2) Estimarea punctului în timp când e posibil ca evenimentul contingent să apară;
3) Măsurare impactului fiecărui eveniment contingent. Estimarea potențialului cost-
beneficiu fiecărui eveniment contingent;
4) Crearea planului de contingență. Se asigură că planul este compatibil cu misiunea,
viziunea și strategia organizației și să fie viabil din punct de vedere economic;
5) Măsurarea efectelor secundare ale fiecarui plan de contingență;
6) Determinarea semnalelor de avertizare pentru fiecare eveniment contingent cheie și
monitorizarea semnalelor;
7) Pentru evenimente, contingența cu semnale de avertizare dezvoltă planuri de acțiune
avansată pentru a se folosi perioada de timp;

4
Idem, p. 149
Vom prezenta un mic plan de contingență elaborat în paralel cu planul inițial. Proiectul este
elaborarea unei nunți.5

PLANUL ORIGINAL PLANUL DE CONTINGENȚĂ

Ceremonia de cununie are loc în grădina
restaurantului
Scaunele pentru invitați sunt instalate în
grădină
Dacă ceremonia se va desfăsura afară nu va fi
nicio problemă cu aerisirea
Există umbrele de soare pentru a evita
insolația
Ceremonia de cununie are loc în grădina
restaurantului
Personalul restaurantului este instruit să bage
scaunele în restaurant dacă vântul începe să
bată foarte tare
Dacă ceremonia se va desfăsura în restaurant
atunci aerul condiționat trebuie declanșat
imediat
Dacă plouă, angajații restaurantului sunt
pregătiți cu umbrele de ploaie pentru a-i ajuta
pe invitați să intre în restaurant fără să se ude

Potrivit tot lui Mintzer, avem nevoie și de o matrice a planificării planului de

contingență. Cu ajutorul acestei matrice vom determina care varianta este mai prioritară pentru
rezolvarea problemei. O astfel de matrice arată cam așa: pe verticală, se listează fiecare problemă
posibilă iar pe orizontală severitatea fiecărei probleme, folosind același sistem de notare ca si la
matricea de evaluare- 1=severitate foarte scăzută, 5= severitate foarte ridicată;

Problema Pierderea vieții Pierdere Pierdere de Pierdere de

potențială financiară resurse imagine
masivă

Comunicarea

Defecțiuni
tehnice

5
Idem, p. 150 (sursa:R. Mintzer, The Everything Project Management Book, 2002, p. 232)
Planul de
aprovizionare
este întârziat

Demisii în lanț

Schimbarea
locului unde era
planificat inițial
să se desfășoare
proiectul

O posibilă structură a planului de contingență poate lua o asemena formă:

 Descrierea problemei;
 Pericole potebțiale legate de ea;
 Putem gestiona problema sau este incontrolabilă?;
 Descrierea manierelor contingente de acțiune;
 Listarea costurilor pentru manierele contingente de acțiune;
 Listarea resurselor adiționale pentru manierele contingente de acțiune;
 Estimarea timpului necesar pentru implementarea manierelor contingente;
 Responsabilii pentru implementarea manierelor contingente
 Efectele pe care manierele contingente de acțiune le au asupra stakeholterilor;
 Concluzii și arhivare;