1.

SCOP

Stabilirea unui mod documentat de control şi verificare a documentelor elaborate de NORDEX FOOD ROMANIA.
Această procedură reglementează controlul documentelor SMSA în cadrul NORDEX FOOD ROMANIA.
Procedurile includ metodele şi responsabilităţile pentru identificarea, elaborarea, analiza/avizarea, aprobarea, difuzarea
şi modificarea documentelor sistemului de management al siguranţei alimetului.

2. DOMENIU DE APLICARE

Procedura se aplica în toate sectoarele organizaţiei în cadrul activităţilor de bază şi a activitatilor de sustinere a acestora.

Prezenta procedură se aplica in cadrul organizaţiei NORDEX FOOD ROMANIA tuturor documentelor legate de sistemul
de management al sigurantei alimentului. Categorii de documente proprii organizatiei: Manualul Siguranţei Alimentului
(420-01); procedurile sistemului de management al siguranţei alimetului; alte categorii de documente aferente
procedurilor, formulare, instrucţiuni de lucru, etc.

3. DEFINIŢII / PRESCURTĂRI

Document - informatia împreuna cu mediul sau suport. Mediul poate fi hârtia, discuri magnetice, fotografie sau mostră,
sau combinaţii ale acestora.
Analiza - activitate de determinare a potrivirii, adecvanţei şi eficienţei în ceea ce priveşte îndeplinirea obiectivelor sale.
Eficienţa - relaţie între rezultatul obţinut şi resursele utilizate.
Sistem de management al siguranţei alimentului - sistem de management prin care se orientează şi se controlează o
organizaţie în ceea ce priveşte siguranţa alimentului.
Sistem de management - sistem prin care se stabilesc politica şi obiectivele, şi prin care se realizează acele obiective.

4. RESPONSABILITĂŢI

- CESA: răspunde de elaborarea, aplicarea şi eficacitatea procedurii de control al documentelor; răspunde de

identificarea, elaborarea, analizarea/avizarea, difuzarea şi modificarea documentelor;
- Proprietarii de procese: iniţiaza îmbunătăţirea procedurilor; aprobarea procedurii al cărei proprietar este.

Durata de Unde se
Cod
5. DOCUMENTE AFERENTEDenumire Tip Arhivare
păstrare pastrează
Perioada
422-01-01 Fişa Documentului înregistrare CESA -
valabilităţii
Perioada
422-01-02 Lista reglementărilor aplicabile înregistrare valabilităţii CESA 2 ani

Instrucţiuni de Format şi Numerotare a Instrucţiune de Perioada

422-01-03 CESA 5 ani
Documentelor lucru valabilităţii
Instrucţiune de Perioada
422-01-04 Simboluri pentru Diagrame (Flowcharts) CESA 5 ani
lucru valabilităţii
Structura Sistemului Siguranţei Alimentului Perioada
410-01 înregistrare CESA 2 ani
(SMSA) valabilităţii
423-01 Controlul Înregistrărilor Procedură - - -
Perioada
- Registru de intrări-ieşiri înregistrare Secretara 2 ani
valabilităţii

422-01 Rev. 0 Ex. DOCUMENT CONTROLAT

Proprietar de Proces: CESA
Numele: IONESCU CRISTINA
Controlul Documentelor Pagina 1 din 4
Data: 29.09.2009 Semnatura: © 2009 NORDEX FOOD ROMANIA Controlul Documentelor.vsd
6. DESCRIEREA PROCESULUI SUB FORMĂ DE SCHEMĂ LOGICĂ

În cazul în care iniţiatorul unui document nou este o

Trebuie lansat un
persoană din afara compartimentului Managementul
document intern nou
Siguranţei Alimentului, aceasta va supune atenţiei
in sistemul siguranţei
CESA oportunitatea lansării acelui document.
alimentului
(Manual, Procedură Internă şi Instrucţiune de Lucru)

Instrucţiuni de Format CESA elaborează

şi Numerotare a Document de lansat
documentul în colaborare cu
Documentelor
Proprietarul de Proces
422-01-03

Distribuire prin: CESA distribuie documentul

- şedinta Proprietarului de Proces spre
- legatură directă analiză şi aprobare

Proprietarul de Proces
Atunci când Responsabil Proces analizează conţinutul
este CESA, la analiza documentului şi comunică Document de lansat
documentului nou elaborat va fi rezultatul analizei în termen
cooptat şi Administratorull. de 2 zile de la primire de la
CESA

Document de
lansat
Proprietarul
Simboluri pentru
de Proces este de acord
cu Documentul Nu Diagrame (Flowcharts)
Fisa 422-01-04
Da de Lansat ?
Documentului
422-01-01

Se completează
Proprietarul de Proces aprobă
pentru procedurile prin semnătura sa Documentul
CESA şi Proprietarul de Instrucţiuni de Format
interne, instrucţiuni de Lansat, respectiv Fişa şi Numerotare a
de lucru şi Manualul Documentului sau in cazul Proces modifică
Documentelor
Siguranţei formularelor aproba lansarea Documentul de Lansat
422-01-03
Alimentului. documentului prin inregistrarea
formulare
reviziei acestuia pe SSSA.
Structura Sistemului
Siguranţei
Alimentului 410-01 CESA distribuie Copi
Controlate ale Documentului de
Lansat în maxim 2 zile tuturor
persoanelor implicate în
procesul respectiv , conform
Fişa înregistrărilor din fişa
Documentului documentului
422-01-01
CESA actualizează Structura Structura Sistemului
Sistemului Siguranţei Siguranţei Alimentului
Alimentului, conform 410-01
înregistrărilor.

Proprietarul de Proces
Formular de
instruieşte tot personalul din Confirmare a Instruirii
subordine cu privire la 622-01-01
Documentul Nou Lansat

422-01 Rev. 0 Ex. DOCUMENT CONTROLAT

Proprietar de Proces: CESA Controlul Documentelor
Pagina 2 din 4
Numele: IONESCU CRISTINA Lansare
Data: 29.09.2009 Semnatura: © 2009 NORDEX FOOD ROMANIA Controlul Documentelor.vsd
 Modificare necesară la un
document existent

Iniţiatorul modificării se adresează

Document de modificat
CESA, care contactează Proprietarul
de Proces pentru modificarea unui
Document

Atunci când Responsabil de

Proprietarul de Proces analizează
Proces este CESA, la analiza
modificarea de document propusă documentului nou elaborat va fi
de iniţiatorul modificării cooptat şi Administratorul.

Proprietarul
Instrucţiuni de Format şi
Da de Proces este de acord
Numerotare a Documentelor 422- cu modificarea Nu
01-03 propusă?

Simboluri pentru Diagrame Proprietarul de Proces CESA inştiinţeaza verbal pe

(Flowcharts) 422-01-04 împreună cu CESA modifică iniţiatorul modificării în
documentul ţinând cont de legatură cu motivul
instrucţiunile de diagramare, refuzului modificării
format şi numerotare.
Proprietarul de Proces
Stop Proces
Fişa Documentului 422-01-01
aprobă prin semnătura sa
documentul modificat, sau in Structura Sistemului
cazul formularelor aproba Siguranţei Alimentului
formulare
410-01
lansarea documentului prin
CESAinregistrarea
distribuie copii
reviziei acestuia pe SMSA.
controlate ale documentului
Fişa Documentului
422-01-01 modificat în maxim 2 zile
tuturor persoanelor implicate
în procesul respectiv şi
Este INTERZISĂ retrage copiile perimate ale
multiplicarea ulterioară,
documentului respectiv
neautorizată, pentru a CESA marchează
se preveni circulaţia de documentele perimate cu Controlul Înregistrărilor
documente scăpate de 423-01
sub control. însemnul "ANULAT",
arhivează originalul, iar
CESA actualizează Structura Sistemului Siguranţei
copiile SMSA (in Alimentului 410-01
cazul înlecare se schimbă
distruge
denumirea documentului
Modificat)
Formular de Confirmare a Instruirii Proprietarul de Proces
622-01-01 instruieşte tot personalul din
subordine cu privire la
modificarea efectuată asupra
documentului
422-01 Rev. 0 Ex. DOCUMENT CONTROLAT
Proprietar de Proces: CESA Controlul Documentelor
Pagina 3 din 4
Numele: IONESCU CRISTINA Modificare
Data: 29.09.2009 Semnatura: © 2009 NORDEX FOOD ROMANIA Controlul Documentelor.vsd
Controlul Documentelor pe suport Electronic

1. Aprobarea documentelor, care fac parte din programele electronice, înainte de utilizarea lor se realizeaza prin recepţia
programului de catre Director General.
2. De fiecare dată cînd apare necesitatea modificării programului (a documentelor din program), Director General solicită furnizorului
programului realizarea modificărilor necesare. Reaprobarea noilor revizii ale documentelor se face de Director General prin recepţia
modificărilor făcute.
3. În urma realizării modificărilor în program rămîn numai reviziile curente ale documentelor, revizia anterioară este exclusă din
program.
4.Documentele sistemului de Management si documentele considerate importante pentru organizatie sunt salvate periodic pe CD.

Controlul Documentelor Externe

1. Fiecare document de provenienţă externă care intră în firmă prin fax sau poştă este înregistrat în Registrul intrări-ieşiri şi apoi
predate destinatarului. Documentele de provenienţă externă care ajung în firmă prin e-mail sunt păstrate în arhiva electronică 2 ani.
2. Orice document care este expediat din firmă, prin fax sau poştă este înregistrat în Registrul de intrări - ieşiri. Documentele care
sunt expediate prin e-mail sunt păstrate în arhiva electronică 2 ani.

422-01 Rev. 0 Ex. DOCUMENT CONTROLAT

Proprietar de Proces: CESA Controlul Documentelor
Pagina 4 din 4
Numele: IONESCU CRISTINA Modificare
Data: 29.09.2009 Semnatura: © 2009 NORDEX FOOD ROMANIA Controlul Documentelor.vsd