ANALIZA DATELOR ÎN MICROSOFT EXCEL Tema 7

Tema 7
ANALIZA DATELOR ÎN MICROSOFT EXCEL

Cuprins:
• Caracteristici ale rapoartelor şi diagramelor pivot. Construirea tabelelor
pivot
• Actualizarea tabelelor pivot. Diagrame pivot

Timpul alocat temei: 4 ore

Obiectivele studiului:

• pivotarea și principalele caracteristici ale tabelelor și diagramelor pivot;

• crearea unei tabele pivot pornind de la foi de calcul ce conțin liste Excel;
• editarea tabelelor pivot prin: adăugarea de noi câmpuri; ștergerea de câm-
puri; schimbarea ordinii câmpurilor și a înregistrărilor în cadrul aceleiași
zone și mutarea câmpurilor dintr-o zonă în alta;
• actualizarea datelor din tabelele pivot atunci când apar modificări în listele
pe baza cărora sunt construite;
• utilizarea formatelor predefinite pentru tabelele pivot;
crearea și actualizarea diagramelor pivot.

Bibliografie recomandată:

• Suport Office - Microsoft Excel - site oficial

• Abbot Katz, Beginning Microsoft Excel, Apress, New York,
• John Walkenbach, Microsoft Excel, Wiley Publishing, Inc., Indianapolis,
• Silvia Curteanu, Excel prin exemple, Polirom, Iași, 2004
• Curtis D. Frye, Microsoft Excel – Step by step, Microsoft Press, Washington,
• Wayne L. Winston, Microsoft Excel – Data Analysis and Business Modeling,
Microsoft Press, Washington, 2011
• Andre Odnoha, Excel - Financials Cookbook, Packt Publishing, Birmingham,
2011

Suport de curs, anul I Pag. 1

Tema 7 ANALIZA DATELOR ÎN MICROSOFT EXCEL

7.1 CARACTERISTICI ALE RAPOARTELOR ŞI DIAGRAMELOR PIVOT. CONSTRUI-

REA TABELELOR PIVOT

Tabelele pivot (rapoartele PivotTable) şi diagramele pivot (rapoartele Pivot-

Chart) reprezintă facilităţi deosebite oferite de Excel pentru sinteza şi analiza da-
telor. Extrem de uşor de folosit de către utilizatorii domestici (nu este necesară
adăugarea unor formule sau funcţii), ele se pot constitui în instrumente utile pro-
cesului managerial.
Aceste rapoarte permit crearea de noi vizualizări, prin sintetizarea datelor
din foile de calcul. În câteva secunde, se pot asambla sute sau mii de informații,
punând în evidență semnificațiile din spatele datelor.
Să presupunem că avem o foaie de lucru Excel cu lista vânzărilor dintr-o
firmă, care conţine mii rânduri de date cu detalii privind vânzările pe agenţi, pro-
duse, perioade de timp, locuri de desfacere etc. Un manager îşi pune întrebări le-
gate de semnificaţia acestor date. Cum se obţin răspunsurile? Rapoartele PivotTa-
ble şi PivotChart organizează şi sintetizează datele, oferă comparaţii, pun în evi-
denţă modele, relaţii şi analizează tendinţe. În această lucrare vom afla cât de uşor
pot aceste rapoarte să realizeze diverse vizualizări ale datelor, comparând, punând
în evidenţă şi analizând aceste date, transformându-le în informaţii pline de sem-
nificaţii.
Decideţi ce date doriţi să se analizeze şi cum vor fi organizate acestea. În
locul unui singur formular arbitrar care nu corespunde pe deplin necesităţilor, fie-
care raport PivotTable oferă o viziune diferită a datelor, răspunzând imediat la in-
terogări şi fiind particularizat în funcţie de scopurile propuse.
Pentru a compara fapte şi a le afla semnificaţia, începeţi prin a pune între-
bări. Este necesar să cunoaşteţi care sunt vânzările totale în funcţie de regiune,
agent de vânzări, trimestru sau lună? N-ar merge mai bine afacerea dacă cei mai
buni oameni ar vinde numai produsele de top? Sau ar trebui eliminate produsele
care nu aduc venituri? Odată întrebările formulate, cu Excel obțineți foarte ușor
răspunsurile.
Spre deosebire de facilitatea de realizare a subtotalurilor, care modifică
structura listei (bazei de date) prin ordonarea datelor după un criteriu, tabelele
pivot şi diagramele pivot creează în registru de lucru elemente noi, independente.
Rapoartele PivotTable se pot folosi atunci când toate datele se află într-o
listă sau într-o bază de date externă pe care o puteţi interoga cu programul Excel.
Ele nu se pot folosi pentru foile de calcul structurate care cuprind subtotaluri şi
rânduri de total. De exemplu, un raport PivotTable nu poate fi folosit în cadrul unei
foi de lucru ce conţine un buget anual sau un bilanţ contabil etc., deoarece în
aceste cazuri există deja rânduri şi coloane în care sunt realizate subtotaluri. Dar,
dacă se introduc în foaia de calcul (sau se importă dintr-o bază de date externă)
datele primare pentru calculul bugetului anual sau pentru bilanţul contabil, atunci
se pot crea uşor asemenea rapoarte, sub formă de PivotTable, având astfel la dis-
poziţie mai multe opţiuni analitice.
Pentru a crea un raport PivotTable dintr-o listă existentă se deschide regis-
trul (fişierul) care conţine lista pe care doriţi să se bazeze acesta.
De exemplu, într-un registru de calcul numit Ex_PivotT_01 avem o foaie de
calcul Vânzări, care are foarte multe înregistrări, cu structura din tabelul nr. 7.1:

Pag. 2
ANALIZA DATELOR ÎN MICROSOFT EXCEL Tema 7

Tabelul nr. 7.1

Lista vânzărilor pe agenţi de vânzare şi ţări
Ţară Agent de vânzări Valoare comenzi
ROM Florescu 2.542,00 lei
ROM Ionescu 3.124,00 lei
ROM Constantin 1.514,00 lei
USA Florescu 4.512,00 lei
USA Ionescu 3.211,00 lei
USA Marin 424,00 lei
USA Marin 545,00 lei
USA Florescu 627,00 lei
ESP Ionescu 1.278,00 lei
.... ........ .....
ESP Florescu 1.456,00 lei
Atenţie: realizarea unei tabele pivot, înainte de a fi o problemă tehnică (de
cunoaştere a ceea ce poate oferi programul Excel), este una funcţională. Utilizato-
rul, bun cunoscător al domeniului în care se încadrează problema (în exemplul
nostru, bun specialist în marketing), trebuie să definească bine cerinţele. Altfel zis:
trebuie să stabilească exact ce informaţii vor apărea în raport şi cum vor fi ele gru-
pate.
Să presupunem că în lista de mai sus sunt peste 2000 de înregistrări. Cum
trebuie grupate datele pentru a servi procesului decizional? Pentru a afla cum, în-
cepem prin a pune întrebări despre ce este necesar să aflăm:
o cât a vândut fiecare agent de vânzări?
o care este volumul vânzărilor după ţară?
După ce am rezolvat problema din punct de vedere funcţional, parcurgem
etapele de mai jos.
Pentru a putea urmări practic operaţiunile descrise, copiaţi link-ul din refe-
rinţa de mai jos 1 în browser-ul dvs. de Internet, downloadaţi-l şi deschideţi-l în
Excel.
1. Se efectuează un click de mouse oriunde în listă. Programul Excel consi-
deră ca fiind o bază de date (listă) toate datele aflate în tabel într-o zonă continuă.
Plasarea cursorului în interiorul listei şi trecerea la pasul următor (ca de altfel şi
utilizarea altor comenzi din tab-ul Data, precum Sort, Filter, Subtotals ...) deter-
mină implicit utilizarea tuturor datelor din listă pentru comanda care va fi dată în
continuare.
Dacă se doreşte realizarea unui raport PivotTable (sau o sortare, o filtrare
sau un subtotal etc.) dintr-un set de date din listă, se selectează domeniul care
conţine datele.
2. Se apelează tab-ul Insert, din grupul de butoane Tables, se apasă butonul

PivotTable , având ca rezultat afişarea ferestrei Create PivotTable, aşa cum

1
https://skydrive.live.com/re-
dir.aspx?cid=e44b2a458777f333&resid=E44B2A458777F333!2029&pa-
rid=E44B2A458777F333!210

Suport de curs, anul I Pag. 3

Tema 7 ANALIZA DATELOR ÎN MICROSOFT EXCEL

arată în figura 7.1, care pune la dispoziţie opţiuni referitoare la sursa de date ce se
doreşte a fi analizată, precum şi locaţia unde va fi plasat raportul de pivotare.

Figura 7.1 Fereastra principală a utilitarului PivotTable

3. O primă setare se referă la specificarea sursei de date ce urmează a fi

analizate, aceasta putând fi o tabelă sau un domeniu de celule (opţiunea Select a
table or range), respectiv utilizarea unei surse de date externă (opţiunea Use an
external data source).
Pentru prima opţiune, completarea casetei se face fie scriind de la tasta-
tură numele tabelei sau adresa domeniului sau, mai uşor, prin apăsarea butonului
şi selectarea din foaia de calcul a tabelei sau domeniului dorit. Implicit, dacă
anterior acestui pas, s-a efectuat poziţionarea în listă, aşa cum am descris în pasul
1, adresa de domeniu sau a listei este trecută automat, utilizatorul putând even-
tual să verifice corectitudinea adresei.
În cazul în care se doreşte stabilirea unei surse externe, cum e cazul prelu-
ării dintr-o bază de date, se selectează opţiunea Use an external data source şi se
apasă butonul Choose Connection…, având ca rezultat deschiderea unei ferestre
cu conexiuni deja existente (fereastra Existing Connections – figura 7.2 a). Dacă în
lista conexiunilor nu se află cea pe care o doriţi, se apasă butonul Browse for more,
apărând fereastra Select Data Source – vezi – figura 7.2 b. În această fereastră se
poate selecta una din conexiunile existente, dacă vreuna realizează conexiune la
sursa de date dorită, în caz contrar, se va trece la crearea unei noi conexiuni ODBC,
prin apăsarea butonului New Source… Pasul următor este selectarea tipului de co-
nexiune dorit din fereastra Data Connection Wizard – figura 7.2 c, urmând să se
stabilească parametrii de conectare la serverul bazei de date, tip de acces, numele
bazei de date etc.

Pag. 4
ANALIZA DATELOR ÎN MICROSOFT EXCEL Tema 7

De fiecare dată când se reîmprospătează datele din tabela pivot, Excel-ul

rulează interogarea salvată şi reactualizează raportul cu modificările intervenite în
baza de date externă utilizată ca sursă.
Paşii sunt reflectaţi în figura compusă de mai jos:

7.2.a. Pasul 1 7.2.b. Pasul 2

7.2.c. Pasul 3
Figura 7.2 Paşii parcurşi pentru definirea unei noi conexiuni
la o sursă externă de date

4. Cea de-a doua setare vă întreabă unde să se plaseze raportul PivotTable.

Este recomandată alegerea opţiunii implicite New Worksheet, deoarece prin adă-
ugarea unui raport PivotTable în propria sa foaie vă expuneţi riscului ca modifică-
rile efectuate în listă să afecteze raportul PivotTable şi invers.
Dacă se alege opţiunea Existing Worksheet, va trebui să alegeţi adresa
unde va fi poziţionat tabelul pivot.
După precizarea acestor setări, se apasă butonul Ok, sistemul Excel creând
o nouă foaie de calcul în care veţi găsi structura raportului de pivotare, aşa cum
este prezentat în figura 7.3.

Suport de curs, anul I Pag. 5

Tema 7 ANALIZA DATELOR ÎN MICROSOFT EXCEL

Figura 7.3. Structura raportului PivotTable

În cadrul ribonului, se vor activa două noi tab-uri referitoare la lucrul cu

tabele pivot, derivate din PivotTable Tools şi anume Options şi Design, primul tab
conţine comenzi de configurare a raportului de pivotare, de grupare a datelor, sor-
tare şi filtrare, refreshing de date, efectuarea de calcule, generarea de grafic, acti-
varea componentelor de configurare (figura următoare):

Cel de-al doilea tab răspunde de partea de aspect al raportului de pivotare

şi anume activarea/dezactivarea liniilor de subtotal sau total, structura raportului
de pivotare, afişarea sau ascunderea elementelor de antet linie sau coloană, stiluri
de formatare (figura de mai jos):

Odată afişată structura raportului pivot în foaia de calcul, mai puteţi stabili
şi anumite opţiuni asupra tabelului cu ajutorul comenzii Options... din cadrul bu-
tonului PivotTable, accesibilă din apăsarea săgeţii de derulare de sub acesta, care
va deschide fereastra Pivot Table Options, figura 7.4:

Pag. 6
ANALIZA DATELOR ÎN MICROSOFT EXCEL Tema 7

Figura 7.4 – Stabilirea opţiunilor de realizare a tabelei pivot

o În cadrul secţiunii Layout & Format se poate stabili ordinea de afişare

a câmpurilor prin intermediul Display fields in report filter area, For
error values show gestionează erorile prin înlocuirea valorilor greşite
cu un caracter sau cu un spaţiu, iar For empty cells show face înlocu-
irea cu caracterul precizat pentru celulele goale.
o În secţiunea Total & Filters, opţiunile Show grand totals for rows ,
respectiv Show grand totals for columns permit activarea totalurilor
generale pe linii, respectiv pe coloane.
o Opţiunea Repeat row labels on each printed page din secţiunea Prin-
ting determină imprimarea pe fiecare pagină a etichetelor de câm-
puri.
o Refresh data when opening the file din secţiunea Data actualizează
la deschidere tabela pivot pe baza modificărilor efectuate în lista
(baza de date) ce a constituit sursa de date
Pentru un studiu analitic al opţiunilor raportului de pivotare, se poate consulta
resursa electronică http://office.microsoft.com/en-us/help/pivottable-options-
HA010087022.aspx
După stabilirea opţiunilor de realizare şi, eventual, după stabilirea modului
de afişare a tabelei, se trece la ecranul de proiectare al raportului de pivotare
structurat în patru zone, în cadrul noii foi de calcul (vezi figura 7.5):
o Zona de linie, Row (Drop Row Fields Here) – câmpul introdus aici va
fi amplasat în capul fiecărei linii a tabelei pivot, iar pentru fiecare va-
loare a câmpului se va genera o linie în tabelă.

Suport de curs, anul I Pag. 7

Tema 7 ANALIZA DATELOR ÎN MICROSOFT EXCEL

o Zona de coloană, Column (Drop Column Fields Here) – câmpul intro-

dus aici va fi amplasat în capul fiecărei coloane a tabelei pivot, iar
pentru fiecare valoare a câmpului se va genera o coloană în tabelă.
o Zona de pagină, Page (Drop Report Filter Fields Here) – câmpul care
se introduce aici creează un meniu derulant care va permite filtrarea
înregistrărilor din tabel.
o Zona de date, Data (Drop Value Fields Here) – asupra câmpului am-
plasat aici se vor realiza diverse funcţii sub formă de sumă, minim,
maxim etc. Funcţia implicită este SUM.

Figura 7.5 Proiectarea structurii tabelei pivot

În fiecare din cele patru zone se pot plasa mai multe câmpuri. Între câmpu-
rile introduse în aceeaşi zonă va exista o relaţie ierarhică: al doilea câmp este inclus
în primul câmp, al treilea câmp este inclus în al doilea câmp etc.
Pentru plasarea câmpurilor în spaţiu de proiectare aveţi (cel puţin) două
metode:
a. Prin metoda Drag & Drop, plasaţi câmpuri din lista de câmpuri a tabelei
pivot (Pivot Table Field List) în cele patru zone din fereastra de proiec-
tare (row, column, page, data) în funcţie de ceea ce aţi prevăzut să re-
zolve tabela pivot, sau în cele patru casete corespunzătoare aceloraşi
zone de mai sus, dar situate în partea dreaptă a ecranului, sub lista de
câmpuri.
b. În fereastra Pivot Table Field List selectaţi
câmpul pe care doriţi să îl plasaţi în tabel.
Cu click dreapta al mouse-ului, puteţi se-
lecta destinaţia plasării câmpului selectat
(a se vedea figura alăturată).

Pag. 8
ANALIZA DATELOR ÎN MICROSOFT EXCEL Tema 7

Figura 7.6 Finalizarea raportului PivotTable

În figura 7.6 este prezentată ultima etapă de generare a tabelei pivot pen-
tru exemplul avut în vedere.
Nu fiţi surprinşi dacă raportul PivotTable nu este afişat corespunzător de
prima dată. În particular, câmpurile de centralizare din zona de date sunt presta-
bilite pentru funcţia SUM. Pentru configurarea ulterioară a funcţiilor aplicate asu-
pra datelor, câmpuri selectate în raport, filtrare, afişarea într-un anumit format,
vom discuta în subcapitolul următor.

TEST DE EVALUARE

1. Ce sunt tabelele pivot şi diagramele pivot?

Răspuns: Tabelele pivot (rapoartele PivotTable) şi diagramele pivot (rapoar-
tele PivotChart) reprezintă facilităţi deosebite oferite de Excel pentru sinteza şi
analiza datelor. Ele permit crearea de noi vizualizări ale datelor din foile de calcul.
În câteva secunde, se pot asambla sute sau mii de informații, punând în evidență
semnificațiile din spatele datelor.

2. În câte zone este structurat ecranul de proiectare al unei tabele pivot? Ce se

întâmplă cu câmpurile plasate în fiecare zonă?
Răspuns:

Întrebări tip grilă

Exemplu rezolvat:

Suport de curs, anul I Pag. 9

Tema 7 ANALIZA DATELOR ÎN MICROSOFT EXCEL

Se apelează tab-ul Insert, butonul PivotTable, în fereastra de opţiuni apă-

rută se cere să se specifice sursa de date (Choose the data that you want to
analyze). Ce opţiune alegeți dacă sursa este o bază de date Access?
a) Microsoft Office Excel list or database;
b) Use external data source, butonul Choose Connection;
c) Multiple consolidation ranges;
d) Another PivotTable report or PivotTable chart.
Răspuns: ○●○○

De rezolvat:
Am generat un tabel pivot şi trebuie să personalizăm anumite opţiuni. Des-
chidem fereastra Pivot Table Options. Care din casetele de validare de mai jos tre-
buie bifată, pentru ca tabela pivot să se actualizeze de fiecare dată la deschiderea
fişierului, pe baza modificărilor efectuate în lista (baza de date) ce a constituit
sursa de date?
a) Refresh data when opening the file;
b) Save data with table layout;
c) Repeat item labels on each printed page;
d) Refresh every n minutes.
Răspuns: ○○○○○

Pag. 10
ANALIZA DATELOR ÎN MICROSOFT EXCEL Tema 7

7.2 ACTUALIZAREA TABELELOR PIVOT. DIAGRAME PIVOT

După ce creaţi un raport PivotTable, este uşor să rearanjaţi câmpurile şi

articolele de date. Astfel, trageţi câmpurile dintr-un loc în altul pentru a schimba
afişarea datelor, de exemplu dintr-un câmp de linii într-un câmp de coloane, dacă
doriţi să vizualizaţi valorile unele lângă altele, în loc de una deasupra alteia.
Pentru a avea la dispoziție comenzile necesare modificării unei tabele pi-
vot, efectuaţi click din butonul drept al mouse-ului în interiorul tabelei pivot şi va
fi afişat meniul contextual prezentat în figura 7.7 sau deschideți lista ascunsă (lista
derulantă) Pivot Table din bara de instrumente cu acelaşi nume şi apare meniul
din figura 7.8.

Figura 7.7 – Opţiuni pentru modificarea unei tabele pivot (meniu con-
textual)

Suport de curs, anul I Pag. 11

Tema 7 ANALIZA DATELOR ÎN MICROSOFT EXCEL

Figura 7.8 – Opţiuni pentru modificarea unei tabele pivot (bara de instrumente
Pivot Table)

Pentru a modifica lista sau sursa de date pe care se bazează raportul Pivot
Table procedaţi astfel:
o apelaţi, din meniul contextual, opţiunea Pivot Table Wizard;
o daţi de două ori Back pentru a reveni la începutul programului utili-
tar;
o efectuaţi modificările dorite;
o apelaţi butonul Finish.
Pentru a adăuga la machetă un nou câmp alegeţi una din cele două me-
tode descrise la punctul 5 din paragraful 7.1.
Dacă înlocuiţi un câmp existent, este bine ca, mai întâi să îl ştergeţi pe cel
vechi, pentru a nu efectua calcule inutile.
Atunci când plasaţi un nou câmp în zona de rânduri sau de coloane, pro-
gramul Excel îl adaugă ca parte a ierarhiei de câmpuri care se află deja acolo şi
grupează automat articolele în ordinea în care apar. De exemplu, dacă aveţi o listă
de categorii de produse, în care fiecare categoriile conţine mai multe produse, pla-
saţi câmpul de categorii la stânga câmpului cu numele produsului, în caz contrar
rezultatele raportului nu vor avea sens. Sau dacă aveţi o listă de conturi analitice,
în care fiecare cont analitic se dezvoltă în mai multe conturi sintetice, plasaţi câm-
pul de conturi sintetice la stânga câmpului cu numele conturilor analitice. Dacă
lista conţine două câmpuri care se află într-o corespondenţă de unu-la-unu, cum
ar fi numele persoanei si CNP-ul, atunci puteţi să le adăugaţi în zona de rânduri în
orice ordine, lista fiind corectă în ambele cazuri.

Pag. 12
ANALIZA DATELOR ÎN MICROSOFT EXCEL Tema 7

Pentru a şterge un câmp din orice parte a machetei PivotTable, trageţi

butonul de câmp în afara machetei, iar atunci când pictograma indicatorului se
modifică, astfel încât să devină un X de culoare roşie, eliberaţi butonul mouse-ului.
Pentru a schimba ordinea câmpurilor din rânduri, coloane sau zona de
date, trageţi butonul de câmp şi plasaţi-l în noua locaţie. Asiguraţi-vă că indicaţi
butonul de câmp nu eticheta acestuia, Veţi şti că este corect dacă indicatorul mo-
use-ului se transformă în patru săgeţi.
Utilizarea mouse-ului pentru a rearanja ordinea articolelor de date dintr-
un raport PivotTable poate fi incomodă. Este mai simplu dacă efectuaţi click de
dreapta pe butonul de câmp pe care doriţi să il mutaţi şi apoi alegeţi oricare din
opţiunile meniului Order.
Pentru a schimba funcţia de centralizare implicită utilizată în zona de date
(SUM) efectuaţi click de dreapta pe butonul de câmp din raportul PivotTable şi
alegeţi, din meniul contextual, opţiunea Field settings. Se deschide caseta de dia-
log PivotTable Field, prezentată în figura 7.9.

Figura 7.9 – Modificarea funcţiei implicite de însumare din zona de date

Din lista Summarize se alege funcţia dorită, al cărui nume prestabilit se

poate schimba în caseta Name.
Ordinea de sortare prestabilită pentru rânduri şi coloane este alfanume-
rică. Se poate schimba ordinea unor articole prin tragerea lor în sus sau în jos (în
cazul rândurilor), la stânga sau la dreapta (în cazul coloanelor).
Pentru a schimba automat ordinea de sortare, procedaţi astfel:
1. Efectuaţi click dreapta pe butonul pentru rânduri sau coloane şi alegeţi
oţiunea Field Setings.
2. Efectuaţi click pe butonul Advanced, pentru a afişa caseta de dialog Pi-
vot Table Fields Advanced Options, figura 7.10.
3. Alegeţi ordinea de sortare şi coloana după care veţi efectua sortarea.
4. Pentru a afişa un anumit număr de înregistrări alegeţi opţiunea On din
secţiunea Top 10 AutoShow. De fapt veţi putea afişa primele sau ulti-
mele n înregistrări, folosind butonul de incrementare/decrementare
Show (n poate lua valori până la 255).

Suport de curs, anul I Pag. 13

Tema 7 ANALIZA DATELOR ÎN MICROSOFT EXCEL

Figura 7.10 – Sortarea în tabelele pivot

Într-o listă se pot adăuga subtotaluri ale rândurilor, coloanelor sau ambe-
lor. În multe cazuri, programul Excel le adaugă automat, chiar dacă nu sunt adec-
vate. Subtotalurile pot reprezenta o modalitate utilă de prezentare a informaţiilor
sau pot adăuga dezordine între rânduri şi coloane.
În funcţie de concepţia raportului PivotTable şi de ceea ce a adăugat auto-
mat programul Excel, este, de multe ori, nevoie să adăugaţi sau să ştergeţi aceste
subtotaluri.
În unele cazuri, puteţi şterge subtotaluri cu ajutorul meniurilor contextu-
ale. Efectuaţi click de dreapta pe oricare din subtotaluri şi alegeţi opţiunea Hide.
Pentru a utiliza subtotaluri procedaţi astfel:
1. Efectuaţi click dreapta pe butonul Pivot Table corespunzător titlului
rândului sau coloanei care conţine subtotalul şi alegeţi opţiunea Field
Setings din meniul contextual. Programul Excel afişează caseta de dia-
log prezentată în figura 7.11.
2. În secţiunea Subtotals, alegeţi opţiunea Automatic, pentru a lăsa pro-
gramul Excel să creeze subtotaluri pentru toate articolele. Alegeţi
opţiunea Custom pentru a adăuga unul sau mai multe tipuri specifice
de subtotaluri, cum ar fi Count sau Average. Selectaţi None pentru a
şterge toate subtotalurile.
3. Selectaţi butonul OK pentru a ieşi din caseta de dialog şi a salva modi-
ficările efectuate.

Pag. 14
ANALIZA DATELOR ÎN MICROSOFT EXCEL Tema 7

Figura 7.11 – Setarea subtotalurilor

Comutarea între rapoartele de tip tabelar şi rapoartele de tip schiţă. După

cum indică şi denumirea, macheta prestabilită pentru un raport PivotTable este în
format tabelar. Dar acest aranjament nu reprezintă întotdeauna cea mai eficientă
modalitate de a prezenta datele.
Atunci când grupaţi un raport PivotTable după un câmp de rânduri şi afişaţi
datele după al doilea câmp de rânduri, probabil este mai bun formatul de tip
schiţă, în care câmpul de rânduri de pe nivelul de sus apare în primul rând urmat
de fiecare grup de articole.
Care varianta este mai bună: tabel sau schiţă? Nu există un răspuns întot-
deauna corect. El este în funcţie de datele din tabel şi de considerente estetice.
Pe baza tabelului cu structura de mai jos, s-a realizat un tabel pivot.
Tabelul 7.2
Lista vânzărilor pe agenţi de vânzări, ţări şi oraşe

Ţară Agent de vânzări Oraş Valoare comenzi

ESP Ionescu Madrid 1.239,00 lei
ESP Constantin Valencia 414,00 lei
ESP Marin Madrid 9.843,00 lei
ESP Ionescu Madrid 1.278,00 lei
ESP Florescu Valencia 1.456,00 lei
ROM Florescu Cluj 2.542,00 lei
ROM Ionescu Cluj 3.124,00 lei
ROM Constantin Arad 4.132,00 lei
ROM Marin Arad 4.534,00 lei
ROM Constantin Arad 1.514,00 lei
USA Florescu Dalas 4.512,00 lei
USA Ionescu Boston 3.211,00 lei
USA Marin Boston 424,00 lei
USA Marin Boston 545,00 lei
USA Florescu Dalas 627,00 lei

În figura 7.12 el este prezentat sub formă de tabel, iar în figura 7.13 este
prezentat sub formă de schiţă.

Suport de curs, anul I Pag. 15

Tema 7 ANALIZA DATELOR ÎN MICROSOFT EXCEL

Figura 7.12 – Un raport PivotTable prezentat sub formă de tabel

Pentru a comuta între formatele de tip tabel şi schiţă, efectuaţi următoa-

rele:
1. Executaţi click de dreapta pe butonul PivotTable corespunzător câm-
pului de rânduri care se află cel mai în stânga şi alegeţi opţiunea Field
Setings din meniul contextual.
2. În caseta de dialog PivotTable Field, efectuaţi click pe butonul Layout
pentru a afişa caseta de dialog PivotTable Fields Layout, figura 7.14.
3. Pentru a utiliza o machetă tabelară selectaţi opţiunea Show Items in
Tabulator Form. Pentru a o machetă în stil schiţă selectaţi opţiunea
Show Items in Outline Form.
4. Efectuaţi orice alte modificări, de exemplu pentru a adăuga o linie ne-
completată sau un salt la pagină nouă după fiecare grup şi apoi selectaţi

butonul OK.

Figura 7.13 – Un raport PivotTable prezentat sub formă de schiţă

Pag. 16
ANALIZA DATELOR ÎN MICROSOFT EXCEL Tema 7

Figura 7.14 – Comutarea între macheta de tip tabel şi macheta de tip schiţă
Pentru a face ca vederea tabelară din figura 7.12 să fie mai uşor de citit, se
poate utiliză o opţiune: se efectuează click dreapta oriunde în tabel, se alege Table
Options şi apoi se bifează opţiunea Merge Labels. Efectul constă în îmbinarea tu-
turor celulelor corespunzătoare etichetelor rândurilor şi coloanelor exterioare.

Suport de curs, anul I Pag. 17

Tema 7 ANALIZA DATELOR ÎN MICROSOFT EXCEL

7.2.1 Alte actualizări pentru rapoartele PivotTable

Ştergerea celulelor necompletate şi configurarea mesajelor de eroare.

Pentru a crea un raport PivotTable uşor de citit, cu aspect profesionaist, este bine
să acordăm atenţie celulelor necompletate şi mesajelor de eroare. Aceasta deoa-
rece rapoartele PivotTable centralizează automat toate datele, iar în zona de date
pot să apară celule necompletate şi mesaje de eroare. Erorile de tipul #DIV/0 sunt
obişnuite mai ales când se calculează mediile dintr-o listă lungă, deoarece este
aproape sigur că unele articole nu vor avea corespondent la intersecţia dintre un
anumit rând şi o coloană.
De exemplu, pe baza listei prezentată în tabelul 7.2, se generează un raport
PivotTable care are în zona row ţara, în zona column agentul de vânzări, iar în zona
data valoare comenzi şi dorim să analizăm media vânzărilor (funcţia de sumarizare
este average). Dacă anumiţi agenţi de vânzări nu au vândut în unele ţări, atunci
vor apărea mesaje de eroare, figura 7.15.

Figura 7.15 – Mesaje de eroare într-un raport PivotTable

Pentru a configura aspectul celulelor necompletate şi al mesajelor de

eroare se procedează astfel:
1. Deschideţi fereastra pentru modificarea unei tabele pivot (vezi fi-
gurile 7.7 şi 7.8 de la paragraful 7.1).
2. Selectaţi caseta de validare For error values, show (pentru valorile
eronate, se va fişa) şi modificaţi conţinutul casetei de text din
dreapta cu mesajul care doriţi să apară în cazul unor valori eronate
(nc – nu se calculează, de exemplu).
3. Selectaţi caseta de validare For empty cells, show (pentru celulele
necompletate, se va afişa) şi modificaţi conţinutul casetei de text
din dreapta cu mesajul care doriţi să apară în cazul unor celule ne-
completate (de exemplu: puteţi să afişaţi 0, în cazul în care câmpul
conţine date numerice sau ld – lipsă date – în rest).
4. Apelaţi butonul OK pentru a salva modificările făcute.
Actualizarea datelor într/un raport PivotTable. Atunci când se schimbă
macheta unui raport PivotTable, Excel-ul actualizează automat datele din tabel. De
exemplu, dacă aţi generat iniţial un tabel pe agenţi de vânzări (zona row) şi ţări
(zona column), iar apoi, în zona de coloană se înlocuieşte câmpul ţări cu câmpul
oraşe, el recalculează automat afişarea datelor.
Dar dacă se modifică lista de bază (în foaia de calcul după care a fost gene-
rat raportul se schimbă valoarea unor celule şi/sau apar linii sau coloane noi),

Pag. 18
ANALIZA DATELOR ÎN MICROSOFT EXCEL Tema 7

modificările nu apar automat în tabelul pivot. Este necesară actualizarea trebuie

manuală (reîmprospătarea datelor) din tabel. Pentru aceasta, trebuie apelată co-
manda Refrech Data (din bara de instrumente PivotTable sau din lista ascunsă de
pe aceeaşi bară sau din meniul contextual sau din meniul Data).
Se poate opta şi pentru varianta reîmprospătării datelor din tabela pivot
ori de câte ori se deschide registru de lucru. Pentru aceasta, din lista PivotTable de
pe bara de instrumente PivotTable sau din meniul contextual ce apare la un click
dreapta de mouse în suprafaţa tabelului pivot, se apelează comanda Table Opti-
ons, iar fereastra Pivot Table Options care apare (figura 7.4) se bifează căsuţa de
validare Refrech on open (reîmprospătare la deschidere).
Atenţie:
1. Opţiunea Refresh every n minutes nu este activă decât în cazul în care
pentru generarea raportului PivotTable s-a folosit o sursă externă de
date (de exemplu, o bază de date VisualFox).
2. Dacă, în lista sursă (de bază), se adaugă noi linii sau noi coloane în afara
cadrului iniţial al tabelului (altfel spus: se adaugă o linii mai jos de ul-
tima linie sau se adaugă coloane la dreapta ultimei coloane ), pentru
actualizarea tabelei pivot apelarea comenzii Refrech Data nu produce
nici un efect. În acest caz, procedura de actualizare este următoarea:
a. se plasează cursorul în interiorul tabelei pivot şi, din meniul
contextual ce apare prin apăsarea butonului drept al mo-
use-ului, se alege opţiunea Pivot Table Wizard, care lan-
sează programul utilitar pentru generarea tabelelor pivot,
dar (atenţie!) programul este lansat în cel de al treilea pas;
b. se apelează butonul Back şi se revine la pasul doi şi se selec-
tează întreaga listă.
Formatarea rapoartelor PivotTable. Atunci când se crează un raport Pivot-
Table, acesta preia formatările prestabilite pentru registru de lucru din care face
parte.
Se pot aplica formatări noi, atât textului cât şi numerelor de pe cuprinsul
unui raport PivotTable, prin folosirea opţiunilor de formatare la fel ca la o foaie de
calcul obişnuită. Dar, dacă se redefineşte ulterior raportul pivot, se vor pierde
aceste formatări.
Pentru a face ca rapoartele PivotTable sa arate cât mai bine, se poate pro-
fita de capacitatea AutoFormat din programul Excel. Astfel, după crearea raportu-
lui, se efectuează click cu butonul stâng al mouse-ului pe butonul Format Reports
din bara de instrumente PivotTable. Apare caseta de dialog AutoFormat, care
conţine 21 de formatepre stabilite. Se alege unul dintre aceste formate şi se selec-
tează butonul OK pentru a aplica modificările în raportul PivotTable.
Formatarea de mai sus se poate anula astfel: din fereastra Pivot Table Opti-
ons (care se deschide apelând comanda Table Options... din meniul contextual
rezultat în urma unui click dreapta de mouse în suprafaţa tabelei pivot sau din
meniul ce se deschide apelând lista ascunsă Pivot Table din bara de instrumente
cu acelaşi nume) se şterge semnul de validare aferent casetei AutoFormat table.
Apoi se efectuează click pe butonul Format Reports, pentru a deschide din nou
caseta de dialog AutoFormat şi se alege opţiunea None.

Suport de curs, anul I Pag. 19

Tema 7 ANALIZA DATELOR ÎN MICROSOFT EXCEL

7.2.2 Crearea şi editarea de diagrame (grafice) PivotChart

Un raport PivotChart este o diagramă bazată pe datele din PivotTable.

Fiecare diagramă PivotChart necesită deci un tabel PivotTable, pe care îl
utilizează ca sursă de date.
Sunt două variante pentru crearea unei diagrame PivotChart:
1. Există un raport PivotTable creat anterior. În acest caz, se plasează
cursorul în interiorul tabelei pivot şi, din unul din meniurile descrise în
figurile 7.7 şi 7.8 de la paragraful 2.3, se alege opţiunea PivotChart.
Drept rezultat, pe baza tabelului pivot existent se creează, într-o nouă
foaie de calcul denumită Chart n, un grafic, care apoi se poate modifica
în mod obişnuit.
2. Nu există un raport PivotTable anterior creat.
a. După apelarea programului utilitar Pivot Table and PivotChart
Wizard (figura 7.1), la întrebarea What kind of report do yu
want to create? se alege a doua opţiune, PivotChart report
(with PivotTable report). Atenţie: şi în acest caz se crează un
tabel pivot; o diagramă pivot nu poate există fără un tabel pivot.
b. După parcurgerea celui de al treilea pas din programul de tip
wizard, macheta de proiectare este cea prezentată în figura
7.14. Se observă anumite diferenţe faţă de proiectarea unei ta-
bele pivot:
i. Zona pentru câmpurile de rânduri s-a transformat în
zonă pentru câmpurile de categorii;
ii. Zona pentru câmpurile de coloană s-a transformat în
zonă pentru câmpuri de seri.
Plasarea şi actualizarea câmpurilor şi a datelor câmpurilor în spaţiul de pro-
iectare nu diferă, în cazul diagramelor PivotChart faţă de tabelele pivot.
Pe de altă parte, pentru diagramele PivotChart se pot utiliza aceleaşi
opţiuni de formatare şi editare ca şi în cazul diagramelor (graficelor) convenţio-
nale. Se pot apela meniurile contextuale pentru a alege alt tip de grafic, a formata
seriile de date etc.

Figura 7.16 – Macheta de proiectare a unei diagrame PivotChart

Pag. 20
ANALIZA DATELOR ÎN MICROSOFT EXCEL Tema 7

TEST DE EVALUARE
1. Cum se procedează pentru schimbarea automată a ordinii de
sortare într-un tabelele pivot?
Răspuns: Pentru a schimba automat ordinea de sortare, procedaţi astfel:
1. Efectuaţi click dreapta pe butonul pentru rânduri sau coloane şi ale-
geţi oţiunea Field Setings.
2. Efectuaţi click pe butonul Advanced, pentru a afişa caseta de dialog
Pivot Table Fields Advanced Options.
3. Alegeţi ordinea de sortare şi coloana după care veţi efectua sorta-
rea.
4. Pentru a afişa un anumit număr de înregistrări alegeţi opţiunea On
din secţiunea Top 10 AutoShow. De fapt veţi putea afişa primele
sau ultimele n înregistrări, folosind butonul de incrementare/decre-
mentare Show (n poate lua valori până la 255).

2. Prezentaţi paşii ce trebuie parcurşi pentru a comuta un tabel pivot între

formatele de tip tabel şi schiţă.
Răspuns:
1.
2.
3.
4.

ÎNTREBĂRI TIP GRILĂ

Exemplu rezolvat:
Care este prima etapă pe care o parcurgeţi pentru a modifica lista sau sursa
de date pe care se bazează raportul Pivot Table?
a) apelaţi, din meniul contextual, opţiunea Table Options;
b) alegeţi opţiunea Field Setings din meniul contextual;
c) apelaţi, din meniul contextual, opţiunea Field Settings;
d) apelaţi, din meniul contextual, opţiunea Pivot Table Wizard.
Răspuns: ○○○●

De rezolvat:
Care este prima etapă pe care o parcurgeţi pentru a schimba funcţia impli-
cită de centralizare?
a) apelaţi, din meniul contextual, opţiunea Table Options;
b) alegeţi opţiunea Field Setings din meniul contextual;
c) apelaţi, din meniul contextual, opţiunea Field Settings;
d) apelaţi, din meniul contextual, opţiunea Pivot Table Wizard.
Răspuns: ○○○○○

Suport de curs, anul I Pag. 21