Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
2. Un panou în mijlocul ferestrei, din care putem alege fie crearea unei baze de
date (Bază de date necompletată), fie un şablon dorit pentru noua
bază de date;
3. Panoul Deschidere bază de date recentă (în dreapta), în care
putem alege baza de date pe care dorim să o deschidem.
3.1.2. Închiderea aplicaţiei
4. INTERFAŢA CU UTILIZATORUL
4.1. Funcţia Help
Funcţia de Help se
activează folosind butonul
Ajutor Excel, ,
afişat în colţul din dreapta-
sus al ferestrei de
document sau tasta F1.
Se va afişa o fereastră în
care, în zona de editare test
de lângă butonul
Căutare, vom tasta
cuvântul sau cuvintele-cheie pe care le căutăm, apoi vom folosi tasta Enter sau
butonul Căutare.
Sistemul va afişa o listă cu legături spre toate capitolele de Help care conţin textul
căutat.
Fereastra Ajutor Excel e o fereastră distinctă şi, de aceea, o putem minimiza
sau, dacă nu mai avem nevoie de ea, o vom închide ca pe orice fereastră.
Textul din fereastra de Ajutor Excel poate fi copiat în orice altă fereastră.
5. TABELE
Un tabel dintr-o bază de date Microsoft Access 2007 este organizat pe rânduri
(numite înregistrări sau articole) şi coloane (numite câmpuri).
Tabelele pot fi considerate, într-o oarecare măsură, analoage cu foile de calcul
dintr-un registru Excel iar baza de date analoagă cu întregul registru.
Câmpurile, împreună cu tipurile de date stabilite pentru ele, reprezintă structura
tabelului.
Câmp 1 Câmp 2 Câmp 3 ... Câmp n
Structura Nume Prenume Data_n ... Telefon
Articol 1
Articol 2
Spre deosebire de tabelele din Microsoft Word sau Excel, unde puteam introduce
orice valoare în orice celulă, în Microsoft Access 2007 trebuie să specificăm de la
început ce fel de valori vom introduce în fiecare coloană, urmând ca acesta să
Access 2007 – Modul A – Pagina 6
4
Din păcate, la ştergerea unui articol, valoarea unui astfel de câmp nu se actualizează automat (ea
nu reprezintă numărul de articol decât la introducere). De exemplu, dacă un câmp are, în ordine,
valorile 1, 2, 3 pentru primele trei articole şi se şterge articolul cu valoarea 2, valoarea 3 nu va deveni 2
(deşi valoarea 2, ştearsă, nu se va mai atribui vreodată altui articol).
Access 2007 – Modul A – Pagina 8
8
Nu toate tipurile de date admit, aici, variante de format de afişare (de exemplu, tipurile Text şi
Memo).
Access 2007 – Modul A – Pagina 10
mari
\ Inserează caracterul următor, ca şi cum ar fi
introdus
! Aliniază valoarea introdusă la dreapta
De exemplu, dacă pentru câmpul Nume folosim masca
>L<??????????????, atunci prima literă din nume va fi convertită
la literă mare, următoarele la litere mici şi nu se vor permite mai mult
de 15 caractere în acest câmp; un alt exemplu: pentru câmpul CNP, de
tip Text pe lungime de 13, masca 9999999999999 va permite doar
introducerea de cifre în poziţiile respective; alt exemplu: pentru câmpul
Buletin, masca >LL999999 va permite doar litere pe primele două
poziţii şi cifre pe următoarele şase;
Legendă (Caption) – permite specificarea unui nume atribuit
câmpului când acesta este folosit într-un raport sau un formular;9
Valoare implicită (Default Value) – valoarea care se
atribuie, automat, câmpului, când utilizatorul nu introduce nici o
valoare pentru acel câmp;
Regulă de validare (Validation Rule) – un criteriu care
trebuie îndeplinit de valoarea câmpului pentru a putea fi acceptată (v.
mai jos);
Text de validare (Validation Text) – textul care se va
afişa în bara de mesaje când valoarea introdusă în câmp nu se respectă
criteriul specificat la Regula de validare;
Obligatoriu (Required) – dacă este activată, utilizatorul nu va
putea trece de acel câmp fără să-l completeze;
Se permite lungimea zero (Allow Zero Length) – se
permit sau nu valori vide în câmpurile text sau memo;
Indexat (Indexed) – se creează sau nu un index pentru acel câmp
(v. capitolul despre indexare, mai jos).
5. La închiderea ferestrei, suntem întrebaţi dacă dorim să salvăm noul tabel şi,
dacă folosim Yes, se va afişa un dialog în care trebuie să introducem numele
noului tabel.
6. Vom fi întrebaţi dacă dorim să indexăm tabelul după un anumit câmp.
Deoarece indexarea va fi discutată mai jos, vom răspunde cu No la această
întrebare.
După aceşti paşi, în lista afişată în fereastra principală a bazei de date, la folosirea
butonului Tabele (Tables), se va afişa, ca pictogramă, noul tabel.
9
Se foloseşte mai ales când numele câmpului este „codificat“ – de exemplu, un câmp care conţine
un nume de persoană se numeşte C04. În acest caz, la crearea ulterioară a unui raport/formular sau la
afişarea conţinutului tabelului, Access va folosi, în locul lui C04, numele specificat la Legendă ca
etichetă pentru câmp.
Access 2007 – Modul A – Pagina 11
Exemple:
Să se creeze tabelele PERSONAL şi FUNCŢII cu următoarele structuri:
PERSONAL FUNCŢII
Nume câmp Tip de date Lungime Nume câmp Tip de date Lungime
Nr crt AutoNumerotare Incremental Funcţia Număr Întreg lung
Marca Text 3 Denumire funcţie Text 15
CNP
Nume Text 15
Prenume Text 20
Data naşterii Dată/Oră
Data angajării Dată/Oră
Studii Da/Nu
Adresa Memo
Funcţia Număr Întreg lung
Salariul Număr Simplă precizie
face cu Ctrl+apostrof.
Valorile de tip AutoNumerotare se confirmă cu Enter.
Pentru a copia/muta valoarea dintr-un câmp dintr-o înregistrare într-un
câmp din altă înregistrare putem folosi EditCopy/Cut după ce am
selectat valoarea-sursă, urmat de EditPaste în celula destinaţie. Se
pot folosi şi butoanele corespunzătoare din bara de instrumente.
Introducerea datelor calendaristice se face, în mod standard, în formatul
zz/ll/aa dar se recomandă ca anul să fie tastat pe 4 cifre, chiar dacă, în
final, Microsoft Access 2007 îl va afişa, eventual, doar pe două cifre.
Activarea/dezactivarea comutatorilor care apar pentru câmpurile de tip
Da/Nu se face fie cu bara de spaţiu, fie cu mouse-ul.
Oricare ar fi modificarea făcută, putem anula ultima operaţie folosind
EditAnulare câmp/înregistrare curentă
(EditUndo) sau butonul cu acelaşi nume imediat după operaţia
respectivă.
3. Ştergerea unei înregistrări se face prin selectarea ei urmată de tasta Delete
sau cu EditDelete Record sau folosind butonul Delete din
bara de instrumente, după care se confirmă ştergerea (Atenţie, nu există
Undo!).
Exemplu: Să se introducă în tabelul PERSONAL cel puţin
10 înregistrări, cu dubluri pentru câmpul Funcţia. În
tabelul FUNCŢII vor exista atâtea înregistrări câte coduri
distincte de funcţii există în tabelul PERSONAL.
11
Valorile constante tip dată calendaristică trebuie specificate între caractere # (ca în #05/07/1964),
cele de tip text între ghilimele (ca în "Popescu") iar cele de tip Da/Nu ca -1 sau 0 (corespunzător lui Da
respectiv Nu).
Access 2007 – Modul A – Pagina 15
12
Această operaţie nu are nici un efect asupra lungimii cu care câmpurile au fost definite în tabel.
Access 2007 – Modul A – Pagina 16
FormatFont, după care se aleg parametrii doriţi. Dialogul afişat este asemănător
celui de la Word şi Excel, dar sunt mai puţine opţiuni.
Se poate folosi şi bara de formatare, care se activează cu
ViewToolbarsFormatting (Datasheet).
Parametrii privind fontul se pot stabili numai pentru întregul tabel, nu şi pentru
anumite coloane, linii, celule, domenii etc.
6.9. Filtre
Când lucrăm cu un tabel cu multe înregistrări, putem stabili un filtru prin care vom
obliga Microsoft Access 2007 să afişeze numai înregistrările care îndeplinesc o
anumită condiţie (de exemplu, dorim ca în tabelul afişat să apară numai înregistrările
pentru care prenumele este Nicolae).
Există mai multe tipuri de filtre:
Filtre care afişează numai înregistrările care, în câmpul curent, au valoarea
respectivă – se creează după plasarea cursorului într-un articol cu valoarea
respectivă, în acel câmp, folosind RecordsFilter by Selection
sau butonul Filter By Selection din bara de instrumente Baza
Access 2007 – Modul A – Pagina 19
subtipuri:
Da (cu dubluri) – permit existenţa valorilor duplicate în câmpul
respectiv;
Da (fără dubluri) – nu pot exista două înregistrări cu aceeaşi valoare
sau valori nule pentru câmpul respectiv.
18
În acest caz, la închiderea ferestrei Access face aceeaşi verificare ca la indexul cheie primară.
Access 2007 – Modul A – Pagina 22
9. INTEROGĂRI
O interogare este un obiect al bazei de date care ne permite extragerea din unul
sau mai multe tabele a înregistrărilor care satisfac anumite criterii.20 După crearea
interogării, ea poate fi executată ori de câte ori este nevoie, obţinând ca rezultat doar
câmpurile dorite şi/sau înregistrările care satisfac o anumită condiţie.
QueryShow table sau cu butonul Show table după care, din dialogul afişat, alegem
tabelul dorit. De asemenea, dacă un tabel devine inutil într-o interogare, îl putem elimina selectându-l
din subfereastra superioară şi folosind QueryRemove Table sau tasta Delete.
Access 2007 – Modul A – Pagina 24
OBSERVAŢII
1. Dacă la interogare participă două sau mai multe tabele, în listele
ascunse de la Câmp Acces va prefixa numele fiecărui câmp cu numele
tabelului din care provine câmpul respectiv (de exemplu,
personal.funcţia înseamnă că se va afişa câmpul Funcţia din
tabelul PERSONAL iar functii.funcţia înseamnă că se va afişa
câmpul Funcţia din tabelul FUNCŢII).
2. Numele tabelului din care provine fiecare câmp este afişat pe linia
Tabel (Table).
3. Ordinea în care sunt alese câmpurile are importanţă, în sensul că va fi
ordinea în care vor fi afişate câmpurile în rezultatul interogării. Dacă
actuala ordine nu e cea dorită, putem muta câmpurile ca pe orice
coloană dintr-o fereastră de date.
Schimbarea ordinii de afişare a câmpurilor se face la fel ca la ferestrele de date.
9.1.2. Testarea interogării
Se recomandă ca de oricâte ori facem o modificare asupra unei interogări să
verificăm dacă rezultatele sunt cele dorite.
Pentru aceasta putem folosi QueryRun sau butonul Run din bara de
instrumente. Se va afişa o fereastră cu rezultatul interogării.
Revenirea la fereastra de proiectare se face cu ViewDesign View sau cu
butonul Vizualizare (View) din bara de instrumente.
OBSERVAŢIE
Se va evita, după testare, închiderea ferestrei cu rezultate, operaţie care ne
va întoarce la fereastra principală a bazei de date.
9.1.3. Ordonarea rezultatelor după unul sau mai multe criterii
Dacă dorim ca în rezultatul interogării înregistrările să fie ordonate după unul sau
mai multe criterii, vom folosi lista ascunsă Sortare (Sort) pentru câmpul care
constituie criteriu de sortare, din care vom alege ordinea în care se face sortarea
(Ascendentă – Ascending, Descendentă – Descending, nesortat –
unsorted).
Putem alege mai multe câmpuri drept criteriu de sortare, dar trebuie să ţinem cont
că:
Ordinea în care sunt alese aceste criterii este importantă, în sensul că al
doilea criteriu va avea efect numai dacă pentru primul există valori duplicat.
Câmpul care este criteriu principal de sortare trebuie să fie în stânga
câmpului criteriu secundar (nu neapărat vecine).
Exemplu: Să se ordoneze rezultatele interogării
crescător după Studii şi descrescător după Nume.
9.1.4. Ascunderea/reafişarea unor câmpuri din rezultat
Putem impune ca anumite câmpuri să nu se afişeze, dezactivând comutatoarele
Access 2007 – Modul A – Pagina 25
OBSERVAŢII
1. Dacă dorim să specificăm mai multe condiţii de selectare, le putem lega,
în zona expresiei, prin doi operatori logici:
And – pentru ca o înregistrare să fie inclusă în rezultat trebuie ca ea
să îndeplinească ambele condiţii (de exemplu, dacă specificăm
Functia>=3 And Funcţia<=5, în rezultat vor apărea toate
persoanele pentru care codul de funcţie are o valoare 3...5.
Or – pentru ca o înregistrare să fie inclusă în rezultat, trebuie să
îndeplinească măcar una dintre condiţiile respective (de exemplu,
dacă specificăm Nume="Ionescu" Or Nume="Popescu", în
listă vor apărea toate persoanele numite Ionescu sau Popescu.23
2. Putem nega o anumită condiţie folosind operatorul Not, care va
determina afişarea în rezultat a articolelor care nu satisfac condiţia
specificată. De exemplu, dacă dorim să afişăm persoanele pentru care
prenumele nu este Nicolae, vom specifica drept condiţie Not
Prenume="Nicolae"24.
La închiderea dialogului Generatorului de expresii, Access 2007 va afişa condiţia
sub câmpul selectat iniţial.
Indiferent de metoda folosită (scriere directă a condiţiei în fereastra de interogare
sau folosirea Generatorului de expresii), efectul va fi acelaşi.
9.1.6. Specificarea criteriilor pentru mai multe câmpuri
În mod normal, condiţiile specificate pentru diferite câmpuri sunt legate prin And,
în sensul că, pentru ca o înregistrare să fie inclusă în rezultat, trebuie ca acea
înregistrare să îndeplinească toate condiţiile.
Dacă dorim ca o înregistrare să fie inclusă în rezultat dacă îndeplineşte cel puţin
una din condiţii, vom plasa o condiţie pe linia Criterii (Criteria) sub câmpul
corespunzător iar cealaltă pe linia Sau (Or) sub câmpul respectiv.
De exemplu, dacă dorim ca în rezultat să apară toate înregistrările pentru care
prenumele este Nicolae sau înregistrările pentru care funcţia este 2, vom plasa în
linia Criterii de la câmpul Nume condiţia Nume="Nicolae" iar în linia Sau de la
câmpul Funcţia condiţia Funcţia=2.
EXEMPLE
1. Să se creeze, folosind Generatorul de expresii, o interogare care să extragă
numai persoanele născute după 1 ianuarie 1960 şi la care codul de funcţie
este 2. Pentru aceasta:
a. În fereastra de proiectare vom plasa cursorul în linia Criterii sub
câmpul Data nasterii şi vom folosi butonul Build din bara de
instrumente. În dialogul Generatorului de expresii vom da clic dublu pe
Tabele, apoi pe tabelul Personal, apoi, în lista de câmpuri, pe câmpul
Data naşterii. Vom tasta, apoi, în zona de expresie, >01/01/1960
23
De fapt, echivalent cu IN("Popescu";"Ionescu).
24
De fapt, echivalent cu <>"Nicolae".
Access 2007 – Modul A – Pagina 28
10.FORMULARE
Formularele reprezintă interfaţa
principală între utilizator şi o bază de
date Access 2007. Ele sunt obiecte
componente ale bazei de date care
permit introducerea şi modificarea
datelor într-o manieră mai atractivă
decât modul de afişare Datasheet View, discutat mai sus.
spaţiu liber pe lângă ea. Pentru a avea întreaga imagine, dăm clic dreapta pe imagine,
operaţie care va afişa un dialog în care, la Mod afişare, alegem:
Zoom – Access 2007 va afişa întreaga imagine, pe cea mai mare dimensiune
posibilă în dreptunghiul descris;
Lărgit – Access 2007 va umple cu imaginea întregul dreptunghi, chiar
dacă o va deforma.
10.6. Crearea unui formular prin care utilizatorul să aibă acces numai
la anumite înregistrări
Prin metoda de mai sus, utilizatorul va avea acces prin intermediul formularului la
toate înregistrările din tabelele selectate.
Dacă dorim să creăm un formular prin care să avem acces numai la anumite
înregistrări, trebuie să parcurgem doi paşi majori:
1. Crearea unei interogări prin care să impunem condiţiile de selectare
respective a înregistrărilor, eventual câmpurile dorite şi ordinea de selectare a
înregistrărilor.
2. Crearea formularului – se procedează ca mai sus, singura diferenţă fiind că la
pasul 1 nu se aleg tabelele din care provin înregistrările, ci interogarea
respectivă.
Exemplu: Să se creeze un formular la care utilizatorul
să aibă acces numai la persoanele cu studiile DA (-1).
Access 2007 – Modul A – Pagina 33
11. RAPOARTE
Un raport este un obiect din baza de date care permite extragerea datelor din unul
sau mai multe tabele, în general în scopul listării.
Ca şi la interogări şi la formulare, pentru crearea şi gestionarea rapoartelor există
butonul Rapoarte (Reports) în fereastra bazei de date care determină afişarea
unei liste cu rapoartele existente în baza de date.
din bara de
instrumente. Access
Access 2007 – Modul A – Pagina 37
26
În cazul tabelelor şi formularelor, pentru a folosi Page Setup, trebuie să deschidem întâi
obiectul.
Access 2007 – Modul A – Pagina 40
Cuprins
1. CONCEPTE GENERALE PRIVIND BAZELE DE DATE................................1
1.1. Noţiunea de SGBD..................................................................................................1
2. ORGANIZAREA UNEI BAZE DE DATE ACCESS 2007...............................2
3. PRIMII PAŞI ÎN LUCRUL CU BAZELE DE DATE.......................................2
3.1. Deschiderea şi închiderea unei aplicaţii de baze de date
(Microsoft Access 2007)......................................................................................................2
3.2. Crearea unei baze de date.......................................................................................2
3.3. Închiderea unei baze de date...................................................................................3
3.4. Deschiderea unei baze de date................................................................................3
4. UTILIZAREA FUNCŢIEI HELP.................................................................3
5. AFIŞAREA ŞI ASCUNDEREA BARELOR DE INSTRUMENTE
4
6. TABELE (ENTITĂŢI)................................................................................4
6.1. Tipuri de date în Microsoft Access 2007.................................................................5
6.2. Crearea unui tabel...................................................................................................6
6.3. Adăugarea, modificarea şi ştergerea înregistrărilor dintr-un
tabel 8
6.4. Modificarea structurii unui tabel............................................................................9
6.4.1. Crearea unei reguli de validare pentru un câmp......................................................................10
6.5. Ştergerea unui tabel din baza de date...................................................................11
7. MODIFICAREA ASPECTULUI UNEI FERESTRE CU DATE
11
7.1. Schimbarea dimensiunilor coloanelor şi liniilor...................................................12
7.2. Schimbarea ordinii de afişare a câmpurilor.........................................................12
7.3. Blocarea unui câmp pe ecran................................................................................12
7.4. Ascunderea şi reafişarea câmpurilor....................................................................13
7.5. Liniile de grilă şi culoarea de fond.......................................................................13
7.6. Modificarea parametrilor de font pentru câmpurile din fereastră
13
7.7. Sortarea înregistrărilor din tabel..........................................................................13
7.8. Căutarea unei valori într-un tabel........................................................................14
7.9. Filtre......................................................................................................................15
8. INDEXAREA UNUI TABEL......................................................................15
8.1. Crearea, modificarea şi ştergerea unui index cheie primară...............................16
8.2. Crearea, modificarea şi ştergerea unui index normal..........................................16
Access 2007 – Modul A – Pagina 41