Formele de inregistrare contabila

Definirea formei de inregistrare contabila

Din momentul inregistrarii datelor in documentele primare si pana la prezentarea lor spre
analiza organelor de conducere, ele trec prin anumite etape succesive, dintre care cele mai
importante sunt urmatoarele:
1. consemnarea operatiilor economice in documentele primare, ceea ce se mai
numeste culegerea datelor informationale;
2. -prelucrarea documentelor justificative (sortarea, verificarea, contarea) si
inregistrarea acestora in sistemul de conturi;
3. verificarea exactitatii datelor inregistrate in conturi cu ajutorul balantei de
verificare;
4. -verificarea realitatii datelor inregistrate in contabilitate cu ajutorul
inventarierii;
5. -sintetizarea si generalizarea informatiilor contabile, in vederea cunoasterii de
ansamblu a activitatii economice a unitatii patrimoniale, prin intermediul
documentelor contabile de sinteza (bilantul contabil).
Toate aceste etape constituie ciclul contabil de prelucrare a datelor si se realizeaza folosind
anumite mijloace tehnice de lucru.

Imbinarea si executarea etapelor din cadrul ciclului de prelucrare a datelor se realizeaza prin
forma de inregistrare contabila, denumita si forma de contabilitate sau sistem contabil.Ciclul
contabil sau modul de inregistrare si prelucrare a datelor formeaza continutul formei de
inregistrare contabila, in timp ce formularele de evidenta si raportare a datelor folosite reprezinta
instrumente de lucru ale acesteia.

Prin forma de inregistrare contabila se intelege un ansamblu de formulare corelate intre ele,
care servesc la inregistrarea si prelucrarea dupa anumite reguli a datelor privind starea si
miscarea elementelor patrimoniale.

Experienta teoretica si practica din activitatea financiar-contabila dovedeste ca nu se poate aplica

aceeasi forma de inregistrare contabila in toate unitatile patrimoniale. Ca urmare, alegerea formei
de contabilitate este influentata de natura activitatii unitatii patrimoniale, de marimea si structura
organizatorica a acesteia, in functie de mijloacele tehnice de prelucrare de care dispune unitatea
respectiva, precum si de posibilitatile practice de utilizare a acestor mijloace.
Formele de inregistrare contabila utilizate in tara noastra

Ciclul contabil de inregistrare si prelucrare a datelor incepe cu consemnarea in scris a

datelor in documente, se continua cu reflectarea acestor documente in registrele contabile si se
incheie cu intocmirea bilantului contabil si efectuarea analizei pe baza de bilant. Ca urmare,
documentele justificative reprezinta limita inferioara a formei de inregistrare contabila, iar
bilantul contabil limita superioara.

Dintre formele de inregistrare contabila folosite in prezent in unitatile patrimoniale din tara
noastra mentionam:

- forma de inregistrare contabila maestru - sah;

- forma de inregistrare contabila pe jurnale;

- forma de inregistrare contabila in conditiile folosirii mijloacelor tehnice de calcul, denumita

si forma informatica.

Fiecare forma de inregistrare contabila se distinge prin modul de prelucrare a datelor si prin
structura registrelor contabile folosite pentru redarea inregistrarii cronologice si sistematice.

La modul general, in categoria formularelor, ca elemente componente ale formei de inregistrare

contabila, se cuprind:

1) documentele justificative;
2) registrul jurnal;
3) registrul cartea mare;
4) purtatorii tehnici de date;
5) balanta conturilor;
6) registrul inventar;
7) situatiile sinteza si raportare financiar-contabila, denumite si conturi anuale.

Forma de inregistrare contabila maestru - sah are ca trasatura esentiala utilizarea a cate
doua fise pentru fiecare cont sintetic, una pentru debit cu dezvoltare pe conturi corespondente
creditoare si alta pentru credit cu dezvoltare pe conturi corespondente debitoare, denumite 'cartea
mare' (sah)

Tehnica de lucru in cadrul acestei forme de inregistrare contabila este urmatoarea:

1) documentele justificative, care stau la baza operatiilor economice, sunt supuse prelucrarii
contabile ceea ce inseamna (sortare pe feluri de operatii, verificare, evaluare, contare);
daca pentru acelasi fel de operatie exista mai multe documente justificative, acestea se
totalizeaza zilnic sau periodic in documente cumulative; pentru operatiile care nu au la
 baza documente (operatii de stornare, repartizarea profitului, etc.) se intocmeste nota de
contabilitate care este un document tipizat ce contine elementele articolului contabil.
2) operatiile din documentele justificative (sau centralizatoare unde este cazul), respectiv
notele de contabilitate se inregistreaza in registrul jurnal folosit pentru inregistrarea
cronologica a operatiilor economico-financiare si pentru stabilirea rulajului lunar al
acestora
3) la sfarsitul lunii, pe baza datelor din fisele sintetice (cartea mare sah ) se intocmeste
balanta de verificare a conturilor sintetice, iar pe baza inregistrarilor din contabilitatea
analitica se intocmesc balantele de verificare pentru conturile analitice.
4) periodic, de regula la sfarsitul exercitiului, pe baza datelor din balanta sintetica a
conturilor, precum si din balantele analitice, se intocmeste situatia patrimoniului
(semestrial) si bilantul contabil (anual).

Forma de inregistrare contabila clasica sau jurnal unic – se utilizeaza de unitatile

patrimoniale mici, unde volumul operatiilor ce se inregistreaza zilnic este redus.

In cadrul acestei forme de inregistrare se folosesc urmatoarele registre:

1) Jurnalul unic pentru inregistrarea cronologica;

2) Cartea mare fara ca rulajele sa fie dezvoltate pe conturi corespondente, pentru evidenta
sistematica, sintetica si analitica, ce se concretizeaza in practica sub forma fiselor de cont
pentru operatii diverse;
3) -Registrul - inventar sub forma listelor de inventariere pentru inventarierea patrimoniului
4) -Balanta de verificare a conturilor, pentru verificarea periodica a exactitatii datelor si
documentele de sinteza si raportare financiar-contabila privind situatia patrimoniului si
rezultatele obtinute.

Forma de inregistrare contabila pe jurnale are ca trasatura esentiala utilizarea jurnalelor

pentru inregistrarea cronologica si sistematica a creditului fiecarui cont in corespondenta cu
conturile debitoare respective.

Formularele folosite in cadrul acestei forme de inregistrare contabila sunt urmatoarele:

1) Jurnalele multiple care servesc la inregistrarea cronologica si sistematica proprie

conturilor sintetice (in unele cazuri se folosesc si pentru conturile analitice);
2) Situatii pentru debitul unor conturi (de exemplu, pentru debitul conturilor Casa si Conturi
curente la banci);
3) Cartea mare, ce constituie un registru anual, care se completeaza in fiecare luna, pe baza
datelor preluate din jurnalele de credit (registrele - jurnale auxiliare).
Principalele jurnale pentru creditul conturilor, folosite in cadrul acestei forme de inregistrare
contabila sunt:

1) Jurnalul privind operatiile diverse

2) Jurnal situatie privind imobilizarile
3) Jurnal - situatie privind operatiile de casa si banca
4) Jurnal privind decontarile cu furnizorii
5) Jurnal privind consumurile si alte iesiri de material
6) Jurnal privind salariile si contributia la asigurarile sociale
7) Jurnal privind vanzarea produselor si alte iesiri
8) Jurnal privind vanzarea marfurilor si alte iesiri.

In categoria situatiilor pentru debitul conturilor mentionam: Situatia privind operatiile de casa si
banca , Situatia incasarii-achitarii facturilor; Situatia privind avansurile spre decontare; Situatia
privind miscarea materialelor si cheltuielilor de transport-aprovizionare.

Inregistrarile in jurnal si situatii se efectueaza in tot cursul lunii, sau numai la sfarsit de luna,
direct pe baza documentelor justificative (sau centralizatoare, unde este cazul), precum si pe baza
notelor de contabilitate numai pentru acele operatii care nu au la baza documente justificative
(operatii de stornare, etc.).

Contabilitatea analitica se organizeaza fie cu ajutorul jurnalelor (pentru unele conturi), fie cu
ajutorul altor formulare specifice contabilitatii analitice (fise de cont analitic pentru valori
materiale, fisa de cont pentru operatii diverse, etc.).

Cartea mare se utilizeaza pentru stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor pentru fiecare cont
sintetic. Aceasta se intocmeste la finele lunii in felul urmator:

In general, etapele ciclului contabil de prelucrare a datelor sunt asemanatoare cu cele prezentate
la forma de inregistrare contabila maestru sah, cu particularitatile mentionate anterior.

Forma de inregistrare contabila in conditiile utilizarii tehnicii de calcul (informatica)

se bazeaza pe adaptarea conceptiilor metodologice ale formelor de inregistrare contabila
caracterizate anterior, cu deosebirea ca toate lucrarile specifice se realizeaza prin utilizarea
calculatorului electronic.

Instrumentele de lucru sunt, in general, aceleasi ca si in cazul formelor de inregistrare

contabila abordate anterior, dar cu un continut informational specific, adaptat necesitatilor de
prelucrare automata a datelor.In cadrul acestei forme de inregistrare, in principiu, ciclul contabil
de prelucrare a datelor are ca punct de pornire formula contabila, stabilita pe baza documentelor
justificative sau notelor de contabilitate, si prin programe specifice de prelucrare se obtine
Registrul jurnal, pentru evidenta cronologica, si registrele cartea mare, pentru evidenta
sistematica, sintetica si analitica.
In plus, in conditiile acestei forme de inregistrare contabila, apar ca etape distincte, in cadrul
tehnicii de lucru urmatoarele: activitatea de codificare; stabilirea procedurilor de prelucrare si
elaborarea modelelor pentru datele informationale de intrare si situatiile informationale finale (de
iesire).

Situatiile finale impreuna cu documentele care au stat la baza prelucrarii datelor, se transmit
compartimentelor beneficiare, respectiv contabilitate, financiar, sau alte birouri functionale, unde
sunt folosite pentru sistematizarea informatiilor si obtinerea situatiilor de raportare financiar
contabila (bilantul contabil).

In cadrul acestei forme de inregistrare contabila, inregistrarea contabila sistematica

(contabilitatea sintetica si analitica) este la fel de importanta ca si inregistrarea contabila
cronologica, ambele realizandu-se pe baza de registre sub forma de 'listari informatice'. Aceasta
inseamna ca, la inchiderea exercitiului, Registrul jurnal si registrele Cartea mare, obtinute la
calculator sub forma de 'liste', care pot sa fie legate, numerotate, snuruite, parafate, sigilate si
vizate inainte de arhivare sau se pot athiva electronic.

Potrivit art.23 din Legea contabilitatii nr.82/l991, persoanele fizice si juridice care utilizeaza
sistemele de prelucrare automata a datelor au obligatia sa asigure respectarea normelor contabile,
stocarea, pastrarea sub forma suportilor tehnici si controlul datelor inregistrate in contabilitate.

Sistemele de prelucrare automata a datelor trebuie sa precizeze tipul de suport pentru pastrarea
datelor de intrare (pe hartie, disc, etc.) care asigura conservarea acestora in conditii de siguranta,
precum si listele inregistrarilor efectuate in evidenta contabila, interzicandu-se inserari,
intercalari, precum si orice eliminari si adaugiri ulterioare.

Fiecare data inregistrata in contabilitate trebuie sa aiba la baza continutul unui document scris, la
care sa poata avea acces atat beneficiarii, cat si organele de control. De asemenea, sistemele de
prelucrare automata organizate trebuie sa permita, in orice moment, reconstituirea elementelor si
a continutului conturilor, a listelor si informatiilor supuse verificarii, pornind, fie de la datele de
intrare, fie in ordine inversa, de la continutul sintetic al conturilor, listelor sau altor informatii pe
baza carora sa se poata determina datele de intrare.

In cazul unitatilor care prelucreaza in sistem automat date din contabilitate, organele de control
au acces la documentatia de analiza, programare si de utilizare a tehnicii de calcul, in vederea
efectuarii corespunzatoare a testelor necesare. Procedurile de prelucrare automata a datelor
trebuie sa fie organizate astfel incat sa permita controlul respectarii reglementarilor in domeniu.

Potrivit normelor legale, in conditiile utilizarii acestei forme de inregistrare contabila, unitatile de
informatica sau persoanele care efectueaza lucrari cu ajutorul tehnicii de calcul poarta
raspunderea prelucrarii cu exactitate a informatiilor din documente, iar beneficiarii raspund
pentru exactitatea si realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.