6/8/2021

Prelucrarea datelor in perioada Covid-19

 valabil la 07 Apr 2020 Raspuns oferit de Colectivul de Specialisti Rentrop&Straton

Intrebare: In urma raspunsurilor la intrebarile frecvente legate de COVID-19, Autoritatile Europene

de Supraveghere si Protectie a datelor au emis mai multe recomandari. Una dintre recomandari
este ca operatorii pot sa utilizeze un chestionar cu intrebari de tipul DA/NU pentru a evalua
riscurile si a limita raspandirea bolii. In cazul in care se va completa acest chestionar, am cateva
nelamuriri: cum vom utiliza aceste date, cine face analiza si in special cine are abilitati, skill-uri de a
analiza pertinent astfel de date, cum vom arhiva aceste chestionare si pentru cat timp si cum vom
justifica pastrarea lor, emiterea unei decizii a conducerii prin care angajatii sa aiba initiativa de a
informa operativ si obligatoriu angajatorul in cazul in care raspunsul la astfel de intrebari este
pozitiv, indiferent daca sunt sau nu in munca la domiciliu, telemunca sau altceva. Multumesc!
Ganduri bune si numai bine!

Raspuns:
1. Cum vom utiliza aceste date?

Datele cu caracter personal ar trebui sa fie utilizate doar in scopul/scopurile determinate pentru care
au fost colectate, explicite si legitime si nu vor fi prelucrate ulterior intr-un mod incompatibil cu
aceste scopuri (principiul limitarii legate de scop).

Printre scopurile pentru care pot fi colectate datele mentionate de dumneavoastra in contextul
COVID-19 se pot numara:
- stabilirea unor masuri in vederea prevenirii si limitarii efectelor coronavirus;
- adoptarea unor solutii de eliminare sau diminuare a riscurilor de imbolnavire a salariatilor;
- asigurarea securitatii si sanatatii salariatilor.

2. Cine face analiza si in special cine are abilitati, skill-uri de a analiza pertinent astfel de date?

Prelucrarea datelor cu caracter personal se va face doar de catre angajatii Operatorului ce detin
competenta necesara efectuari unei astfel de prelucrari. In situatia in care angajatul nu cunoaste
gradul sau de acces la date confidentiale, se va putea adresa managerului de departament/DPO-ului
din care acesta face parte. In vederea mentinerii confidentialitatii adecvate a datelor cu caracter
personal, angajatii vor fi obligati sa respecte restrictiile de procesare a datelor impuse de Operator
prin Politica de securitate implementata, in functie de categoria datelor si nivelul de acces.

Managementul Operatorului are atributia sa supravegheze prelucrarea datelor, inclusiv buna

1/3
6/8/2021

functionare a sistemelor informatice utilizate in activitatea de prelucrare si transmitere a datelor cu

caracter personal. In exercitarea acestei atributii, se poate solicita oricarui angajat informatii cu privire
la prelucrarea datelor si se poate stabili prin instructiuni de lucru reguli obligatorii in domeniul
prelucrarii datelor.

3. Cum vom arhiva aceste chestionare si pentru cat timp si cum vom justifica pastrarea lor?

Arhivarea se va face in baza unei proceduri documentate privind activitatea de arhivare si pastrare a
documentelor in cadrul Operatorului, in vederea asigurarii protectiei datelor cu caracter personal,
asigurarea confidentialitatii datelor si informatiilor precum si pastrarea in siguranta a acestora, in
cadrul activitatii curente executate de catre angajatii.

In cadrul procedurii de arhivare trebuie descrise activitatile desfasurate cu privire la operatiunile

arhivare a documentelor care contin date cu caracter personal, respectiv stabilirea persoanelor si/sau
compartimentelor implicate si responsabilitatile acestora. Prin procedura de arhivare se va urmari
asigurarea unui cadru legal si eficient de prelucrare a datelor cu caracter personal, in ceea ce priveste
arhivarea documentelor care contin date cu caracter personal cu respectarea drepturilor persoanelor
vizate, in acord cu reglementarile GDPR si legislatiei conexe.

Documentele/inregistrarile se pastreaza de catre initiatori s i utilizatori la locul de munca (arhiva

activa), pe durata specificata de normele legale. Dupa expirarea perioadei de pastrare operativa,
sefii/responsabilii compartimentelor intocmesc propuneri pentru arhivare in arhiva Operatorului.
Anual, persoana responsabila cu indosarierea documentelor la fiecare compartiment, grupeaza
documentele in unitati arhivistice potrivit problematicii s i a termenelor de pastrare stabilite in
nomenclatorul arhivistic. Nomenclatorul arhivistic este intocmit de catre responsabilul cu arhiva din
cadrul Operatorului, pe baza propunerilor transmise de sefii/responsabilii compartimentelor din
cadrul Operatorului si este aprobat prin decizia organelor de conducere.

4. Emiterea unei decizii a conducerii prin care angajatii sa aiba initiativa de a informa operativ si
obligatoriu angajatorul in cazul in care raspunsul la astfel de intrebari este pozitiv, indiferent daca
sunt sau nu in munca la domiciliu, telemunca sau altceva.

Operatorul ar trebui sa implementeze o procedura de informare, incurajare si responsabilizare a

salariatilor prin care acestia sunt invitati sa declare daca prezinta simptome specifice COVID-19,
oferindu-le totodata o linie de raportare clara pe care acestia sa o poata folosi pentru a sesiza orice
problema/informatie cu privire la coronavirus.

Operatorul poate sa le solicite informatii salariatilor cu privire la diagnosticarea acestora cu COVID-19.

Temeiul de prelucrare a acestor date cu caracter personal il reprezinta art. 9 alin. (2) lit. b) din GDPR
coroborat cu dispozitiile art. 6 alin. (1) si art. 13 lit. a) din Legea nr. 319/2006 securitatii si sanatatii in
munca. Consideram asadar justificat din partea Operatorului sa colecteze date cu privire la
diagnosticarea salariatilor cu COVID-19 ca parte din obligatia generala a acestora de a asigura
sanatatea si securitatea in munca a salariatilor. Inregistrarile referitoare la sanatatea salariatilor

2/3
6/8/2021

trebuie sa se limiteze la ceea ce este necesar pentru a permite angajatorului sa puna in aplicare
masuri de sanatate si securitate in munca.

3/3