NOTA DE INFORMARE PRIVIND PROTECTIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

SI DECLARATIA DE ACORD A FOSTULUI SALARIATULUI

PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR SALE CU CARACTER PERSONAL NECESARE IN
VEDEREA ELIBERARII ADEVERINTEI DE VECHIME IN MUNCA

În conformitate cu prevederile Regulamentului (UE) nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecţia
persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie
a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (denumita in continuare „Regulamentul General
UE privind protecția datelor” sau „RGPD”), a actelor normative interne aprobate în vederea
implementarii Regulamentului General UE, Societatea Rompetrol Downstream SRL, care face parte
din Grupul KMG International (denumita in continuare "Societatea"), cu sediul în Bucuresti, Sector
1, Piata Presei Libere, City Gate Northern Tower, înregistrată la Registrul Comerţului Bucureşti sub
nr. J40/1716/2000, legal reprezentată de către Zhanibek Nugertayev, în calitate de Zhanibek
Nugertayev, are obligaţia să prelucreze datele dumneavoastră cu caracter personal pe care ni le-aţi
furnizat în condiţii de siguranţă, cu bună credinţă şi în conformitate cu prevederile legale în vigoare,
exclusiv în realizarea scopurilor specificate.

1. Operatorul de date cu caracter personal:

S.C. Rompetrol Downstream SRL este o societate română constituită şi funcţionând conform legilor
din România, care, în calitatea sa de angajator dar si fost angajator al dumneavoastra, stochează cu
bună credinţă datele cu caracter personal ale angajaţilor săi în conformitate cu legislaţia muncii şi cu
alte reglementări aplicabile, respectând pe deplin principiile prelucrării datelor cu caracter personal în
scopuri legitime, conform Legii nr. 677/2001 şi articolului 5 din Regulamentul General UE privind
protecția datelor actelor normative interne aprobate în vederea implementării Regulamentului General
UE.

2. Date cu caracter personal:

În calitatea dumneavoastră de fost angajat al S.C. Rompetrol Downstream SRL, denumit in

continuare si "Persoana vizata" Societatea vă informează în mod expres, prin prezenta Notă de
Informare, în conformitate cu articolele 12 şi 13 din Regulamentul General UE privind protecția datelor,
cu privire la prelucrarea şi stocarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în condiţiile descrise
în prezenta Notă de Informare:

(a) Informaţii Generale: Numele, prenumele, numele anterior, initiala tatalui/mamei, adresa de
domiciliu, adresa de rezidență şi adresa de unde este prestată munca la distanţă, dacă este
diferită, data naşterii, starea civilă, numărul de telefon şi adresa de email, naţionalitatea, cetăţenia,
vechimea la locul de munca, date privind salariul.

(e) Date privind remuneraţia si taxele si impozitele legale: Detalii privind salariul, bonusurile,
beneficiile, inclusiv pensiile private, contul bancar, CNP-ul, numărul de pașaport, numărul
permisului de ședere, detalii privind contul de retragere şi privind pensia, date privind taxele si
impozitele datorate de Persoana Vizata conform legislației fiscale aplicabile.

(f) Date privind orele de lucru si prezenta la locul de munca: vechimea în muncă, absenţele de
la locul de muncă, orele lucrate;

1
(g) Date privind sănătatea: informaţii privind sănătatea, concediile medicale, date privind controlul
medical la angajare, controlul medical periodic, detalii privind asigurarea obligațiilor Societatii
privind securitatea si sănătatea in munca, suspendare;

(h) Informaţii referitoare la performanţa Persoanei Vizate la locul de muncă: analizele de

performanţă și evaluare, îmbunătăţirea performanţei sau planurile de dezvoltare şi documentele
aferente, acces la link-ul in care este postat CV-ul Salariatului, rezultate ale testelor efectuate de
către dumneavoastră la încheierea contractului de munca sau pe durata executării acestuia.

(k) Informaţii referitoare la deplasările şi cheltuielile efectuate de Persoana Vizată în interes de

serviciu: detalii privind conturile bancare, paşaportul, permisul de conducere, înmatricularea
autovehiculului şi detalii privind asigurările, facturi.

(l) Date privind modificarea, încetarea şi desfacerea contractului de muncă: documentele sau
motivele legale de modificare sau încetare a contractului individual de munca conform legislației
muncii aplicabile.

3. Scopurile prelucrării datelor cu caracter personal:

Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate de către Societate în scopuri legate de
resurse umane şi de administrarea şi gestionarea relaţiilor de munca cu dumneavoastră, in calitate de
Angajat al Societatii, conform legii aplicabile, după cum urmează:

• în vederea indeplinirii unei obligatii legale in sensul luarii si intreprinderii tuturor demersurilor
legale necesare fie in raport de, dar fara a se limita la organele, autoritatile si entitati competente
in vederea obtinerii documentelor care atesta sau care stau la baza atestarii vechimii in munca
a fostului salariat atestarii încheierii şi executării contractului individual de muncă, a pastrarii
dosarului de personal si a statelor de plata în conformitate cu articolul 6 alineatul 1) litera c) din
Regulamentul General UE privind protecția datelor;
• in vederea eliberarii adeverintei de vechime sau a unui extras care sa ateste vechimea in
munca sau in specialitate a fostului salariat, activitatea desfasurata, durata, salariul etc. în
conformitate cu articolul 6 alineatul 1) litera a) din Regulamentul General UE privind protecția
datelor;
• prelucrarea datelor în vederea recuperării oricăror prejudicii care derivă din raporturile de
muncă sau oricăror daune înregistrate de către Societate, transmiterea de date cu caracter
personal autorităților și organelor competente, inclusiv dar fără a se limita la autorități și
organisme competente în dreptul muncii, protecției sociale, instanțe, organe de cercetare
penală, societăți sau entități specializate în recuperarea creanțelor, stocarea acestora in arhiva
electronica si prelucrarea acestora etc. conform art. 6 alineat 1 litera f) sau, după caz, articolul
6 alineat 1 litera c) din Regulamentul General UE privind protecția datelor.

În cazul în care Societatea va decide să prelucreze datele dumneavoastră cu caracter personal in alte
scopuri, îndeosebi în baza articolului 6, alineatul 1, litera a) din Regulamentul General UE privind
protecția datelor, și a actelor normative interne aprobate în vederea implementarii Regulamentului
General UE,respectiv în baza consimţământului dumneavoastră, vi se va transmite o notificare de
informare separată, pentru a vă permite să vă exprimaţi consimţământul expres, în mod liber.

2
4. Durata prelucrării datelor:

În cadrul scopurilor legate de activitatea de resurse umane, datele dumneavoastră cu caracter personal
vor fi stocate pe o perioadă limitată de timp într-un loc sigur, pana la retragerea consimtamantului, şi în
conformitate cu condiţiile şi prevederile legale, astfel:

• Datele angajaţilor care sunt necesare în scopuri legate de relaţia de muncă vor fi stocate pe
durata contractului individual de muncă sau pe perioada de timp necesară în vederea
îndeplinirii obligaţiilor legale prevăzute de legislaţia muncii sau de alte legi aplicabile.

• Datele incluse în dosarul de angajare vor fi stocate pe o perioadă de 75 de ani de la crearea

acestora, conform Legii nr. 16/1996 privind Arhiva Naţională;

• Datele legate de statul de plata vor fi stocate pe o perioada de 50 de ani, iar cele care sunt
menționate in documente justificativ contabile pe o perioada de 10 ani, conform Legii nr.
82/1991 privind contabilitatea;

5. Persoanele împuternicite/Destinatari/Operator asociat:

Datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi prelucrate de către următoarele persoane, cu

respectarea întocmai a legislației privind protecția datelor cu caracter personal:

i. Societățile din Grupul KMG International care prestează activitati pentru Societate in domeniul
relațiilor de munca sau cărora Societatea raportează rezultatele activitatii sale, respectiv KMG
Rompetrol Services Center S.R.L., Global Security System S.A. KMG Rompetrol S.R.L.

ii. Furnizorii de prestări servicii din domeniul arhivarii Global Archive Management S.R.L,furnizori
de servicii si sisteme IT, cum ar fi Total Soft S.A., SAP, , precum și toate societățile din aceste
categori cu care Societatea va contracta acest tip de servicii și care au luat măsuri adecvate
de protecţie, conform prevederilor legale, pentru a asigura că aceştia îşi respectă obligaţiile
privind protecţia datelor cu caracter personal. In cazul în care persoanele împuternicite
subcontractează o parte din activităţile care implică prelucrarea de date cu caracter personal,
subcontractanţii vor fi supuşi aceloraşi obligaţii în ceea ce priveşte implementarea măsurilor de
securitate, tehnice şi organizatorice prevăzute de Regulamentul General UE privind protecția
datelor, dar și a actelor normative interne aprobate în vederea implementarii Regulamentului
General UE.

iii. Auditori, autorităţile statului precum ITM, autoritatea fiscala, consulate sau ambasade pentru
emiterea vizelor, etc. pe baza competenţelor acestora prevăzute de legea aplicabilă.

6. Drepturile angajatului în ceea ce priveşte datele sale cu caracter personal:

3
Dorim sa va informam, de asemenea, ca, in conformitate cu articolele 12-22 din Regulamentul General
UE privind protectia datelor si a actelor normative interne aprobate in vederea implementarii
Regulamentului General UE, aveti urmatoarele drepturi:
(i) dreptul la informare si de acces la datele dumneavoastra cu caracter personal;
(ii) dreptul la rectificarea datelor dumneavoastra;
(iii) dreptul de a fi uitat/dreptul la stergerea datelor;
(iv) dreptul la restrictionarea prelucrarii;
(v) dreptul la portabilitatea datelor;
(vi) dreptul de a va opune prelucrarii datelor dumneavoastra, in cazul datelor cu caracter personal
prelucrate in conformitate cu Articolul 6 alineatul 1) litera e) sau f), inclusiv crearea de profiluri in baza
acestor prevederi, respectiv pentru indeplinirea unei sarcini executate in interes public sau in cadrul
exercitarii unei autoritati oficiale cu care este investit operatorul, respectiv in scopul intereselor legitime
ale Societatii;
(viii) dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale, ceea ce inseamna ca aveti dreptul de a solicita
si de a obtine retragerea, anularea si reconsiderarea oricarei decizii care produce efecte juridice asupra
dumneavoastra, adoptata exclusiv in baza unei operatiuni de prelucrare a datelor personale prin
mijloace automatizate, in scopul evaluarii unor trasaturi de personalitate, precum abilitatile
profesionale, credibilitatea, comportamentul dumneavoastra la locul de munca;
(viii) dreptul de a retrage consimtamantul (acordul) in orice moment, fara a afecta legalitatea prelucrarii
efectuate pe baza consimtamantului inainte de retragerea acestuia;
(ix) dreptul de a sesiza Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter
Personal sau orice instante competente.

Pentru a va exercita aceste drepturi, puteti contacta Societatea printr-o solicitare scrisa - in atentia
responsabilului de protectia datelor, la adresa de email DataProtection@rompetrol.com .

Solicitarea dumneavoastra va fi analizata si vi se va raspunde in termen de 30 zile de la primirea

solicitarii de catre Societate, conform Regulamentului General UE privind protectia datelor si a actelor
normative interne aprobate in vederea implementarii Regulamentului General UE.

8. Alte aspecte:

Operatorul de date cu caracter personal garantează faptul ca prelucrează datele dumneavoastră in

condiții de legitimitate, implementând totodată masuri tehnice si organizatorice adecvate pentru
asigurarea integrității si confidențialității datelor conform art. 25 si 32 din Regulamentul General UE.

Subsemnatul, declar pe propria răspundere că am luat la cunoștință și

mi-am însușit stipulațiile cuprinse în prezenta Nota de informare.

Nume, Prenume, Semnătură fost Angajat

Declarație si Acord al Persoanei vizate

Dl./Dna.................................................................................., in calitate de fost angajat al Societatii S.C.

Rompetrol Downstream SRL - Departamentul__________________, in funcția de ............………….,
declar ca am luat cunoștința de informațiile prezentate in prezenta Nota de Informare cu privire la

4
prelucrarea datelor mele cu caracter personal, în conformitate cu cadrul legal de reglementare în
vigoare.

De asemenea, declar ca sunt de acord cu prelucrarea datelor mele cu caracter personal în următoarele
scopuri pentru care este necesar consimtamantul meu expres si liber exprimat, prin bifarea căsuțelor
si semnarea prezentului document, după cum urmează:

a. prelucrarea datelor cu caracter personal, constand in CNP, seria si numarul CI/Pasaportului in

scopurile prezentei note, indeosebi pentru efectuarea verificari necesare si emiterii adeverintei care
atesta vechimea in munca sau in specialitate a fostului salariat, activitatea desfasurata, durata, salariul
in vedera atestarii a vechimii in munca sau in specialitate a fostului salariat, activitatea desfasurata,
durata, salariul:
□Da □Nu

Înțeleg ca exprimarea acordului cu privire la prelucrarea datelor mele cu caracter personal în scopurile
sus menționate reprezintă opțiunea mea, liber si specific exprimata, fiind informat pe deplin asupra
operațiunilor de prelucrare pentru care mi-am exprimat acordul.

De asemenea, înțeleg ca refuzul de a-mi da consimțământul sau retragerea consimțământului nu va

afecta relația de muncă dintre mine si Societate, în sensul încetării acestora

Fost Angajat
[Nume, Prenume]______________

Semnatura___________________

Data_________________________