ENTITATEA PUBLICĂ

ADRESA

APROBAT
Ordonator de credite

AVIZAT
Comisia de monitorizare, coordonare şi
îndrumare metodologică a dezvoltării
controlului managerial

PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
privind elaborarea şi actualizarea Programului anual de achiziţii

Ediţia I, zz.ll.aaaa, Revizia 0

Verificat Secretariat
Comisie

Elaborat

F-PO-01.01 Ed. I

1
 Cod: PO-01
ENTITATEA Rev. 0
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ Ed. I
PUBLICĂ
Serviciul Achiziţii
Publice Elaborarea şi actualizarea Programului anual de
Pag. 2/N
achiziţii

Cuprins

Formular pagină de gardă

Cuprins …………………………………………………………………………. pag. 2

Formular de evidenţă a modificărilor ………………………………………….. pag. 3

Conţinutul propriu-zis al procedurii …………………………………………… pag. 4

Formular de analiză a procedurii ………………………………………………. Pag. 11

Lista de difuzare a procedurii ………………………………………………….. pag. 12

Formulare pag.

Anexe pag.

2
F-PO-00.02 Ed. I

3
 ENTITATEA Cod: PO-01
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ Ed. I Rev. 0
PUBLICĂ
Serviciul Achiziţii Elaborarea şi actualizarea Programului anual de
Publice Pag. 3/12
achiziţii

FORMULAR DE EVIDENŢĂ A MODIFICĂRILOR

EDIŢIA REVIZIA Semnătura

Nr. DESCRIEREA
Pag. conducătorului
crt. Nr. Data Nr. Data MODIFICĂRII compartimentului
1. I 0 Elaborat prima versiune

F-PO-00.03 Ed. I

4
 ENTITATEA Cod: PO-01
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ Ed. I Rev. 0
PUBLICĂ
Serviciul Achiziţii Elaborarea şi actualizarea Programului anual de
Publice Pag. 4/12
achiziţii

1. Scop
Procedura stabileşte un mod unic de iniţiere, elaborare, avizare şi aprobare al Programului
anual de achiziţii publice, document care se constituie într-un instrument de planificare şi
monitorizare a cheltuielilor bugetare utilizat în cadrul sistemului de control managerial al
entităţii publice.

2. Domeniu de aplicare
Prezenta procedură a fost elaborată în vederea promovării transparenţei în planificarea şi
execuţia bugetara prin stabilirea unui mod unitar de elaborare a Programului anual al
achiziţiilor publice, document în care sunt cuprinse toate contractele de achiziţie publică şi
acordurile - cadru ce urmează a fi atribuite (încheiate) în decursul anului bugetar următor.

3. Documente de referinţă
Legea nr. 500/2002, modificată şi actualizată, privind finanţele publice
O.U.G. nr. 34/2006, modificată şi actualizată, privind atribuirea contractelor de achiziţie
publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de
servicii, aprobată prin Legea nr. 337/2006 cu modificările şi completările ulterioare;
H.G. nr. 925/2006, modificată şi actualizată, pentru aprobarea normelor de aplicare a
prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din Ordonanţa de
urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a
contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii

4. Definiţii şi abrevieri
P.A.A.P. = Programul anual de achiziţii publice
A.P. = Achiziţie publică
S.A.P. = Serviciul Achiziţii Publice
S.F.C. = Serviciul Financiar Contabilitate
D.I. = Direcţia Investiţii
D.E. = Direcţia Economică

5. Descrierea procedurii
Aceasta parte de descriere a procedurii propriu-zise poate fi realizată ori narativ
(înşiruirea logică şi cronologică a paşilor care trebuie urmaţi în vederea realizării
atribuţiunilor şi sarcinilor, având în vedere asumarea responsabilităţilor), ori tabelar prin
includerea într-un tabel a aceloraşi elemente ale procedurii (paşi, responsabil(i), termen).

5.1. Descrierea narativă

Programul anual al achiziţiilor publice (P.A.A.P.) se elaborează în fiecare an, într-
o primă formă în perioada octombrie – decembrie, şi se definitivează după aprobarea
bugetului entităţii publice, de regulă în luna ianuarie a anului următor.
P.A.A.P. este întocmit luând în considerare necesităţile obiective de produse, de
lucrări şi servicii precum şi gradul de prioritate a acestor necesităţi. Astfel, aceste necesităţi
precum şi gradul lor de prioritate sunt comunicate de un responsabil desemnat din cadrul
fiecărei direcţii/departament din instituţie prin completarea documentului denumit Referat
de necesitate şi transmiterea acestuia către structura de achiziţii publice (Serviciul în acest
caz).

F-PO-00.04 Ed. I
5
 Cod: PO-01
ENTITATEA PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PUBLICĂ
Ed. I Rev. 0
Serviciul Achiziţii
Publice Elaborarea şi actualizarea Programului anual de
Pag. 5/12
achiziţii

În urma consultărilor, responsabilul din cadrul S.A.P. şi responsabilul desemnat din

compartimentul de specialitate stabilesc forma finală a referatul de necesitate. Prin cumularea
referatelor de necesitate transmise de fiecare compartiment al instituţiei, S.A.P. realizează
identificarea necesităţilor obiective şi ierarhizarea lor în funcţie de prioritate şi elaborează,
luând în considerare anticipările privind fondurile bugetare, Programul anual al achiziţiilor
publice într-o primă formă .
Anticipările referitoare la fondurile1 ce urmează să fie alocate prin bugetul anual,
în baza solicitării sunt transmise de către responsabilul de buget din cadrul Serviciului
financiar – contabilitate, pe suport electronic respectiv, pe suport de hârtie, sub
semnătură, responsabilului din Serviciul achiziţii publice, în baza solicitării acestuia din
urmă.
Programul anual este elaborat în cadrul S.A.P., verificat de către şeful S.A.P., avizat
de directorul Direcţiei Economice şi aprobat2 de ordonatorul principal de credite sau de
persoana căreia i s-a delegat această competenţă.
P.A.A.P. poate fi modificat/completat ulterior dacă apar necesităţi care nu au fost
cuprinse iniţial. Introducerea acestora în program este condiţionată de asigurarea surselor de
finanţare.

5.2. Descrierea tabelară

Vezi pag. 6-8

1
Identificarea fondurilor reprezintă operaţiunea prin care se urmăreşte asigurarea finanţării necesare îndeplinirii contractului.
Se au în vedere următoarele posibile surse de finanţare, după caz: bugetul de stat, bugetul local, fonduri comunitare, fonduri
obţinute de la organisme financiare internaţionale, credite bancare, fonduri nerambursabile, fonduri comunitare, sponsorizări,
alte surse atrase.
2
În conformitate cu art.20, al. (2) din Legea 500/2002 cu privire la finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare;
6
F-PO-00.05 Ed. I

7
Pas Descriere Responsabil(i) Termen (ore) Document

I. ELABORAREA PROGRAMULUI ANUAL DE ACHIZIŢII PUBLICE

1 Elaborarea actului administrativ privind demararea procesului de P.A.A.P. Şeful SAP
Salariatul responsabil din S.A.P. cu
2 Înregistrarea actului administrativ în Registrul de corespondenţă al S.A.P. transmiterea/ recepţionarea
corespondenţei
Salariatul responsabil cu întocmirea
3 Luarea la cunoştinţă sub semnătură a actului administrativ
P.A.A.P. din S.A.P.
Elaborarea Notei de informare care conţine instrucţiuni şi termene pentru
4 completarea Referatului de necesitate privind produsele, serviciile, lucrările ce 1
Model Referat de
Salariatul responsabil cu întocmirea necesitate
urmează a fi achiziţionate în anul bugetar următor P.A.A.P. din S.A.P.
5 Transmiterea Notei de informare către şeful S.A.P. spre analiză şi aprobare -
Analiza şi aprobarea Notei de informare, precum şi a modelului de Referat de
6 Şeful S.A.P. 1
necesitate
7 Înregistrarea Notei de informare în Registrul de corespondenţă al S.A.P. Salariatul responsabil din S.A.P. cu -
transmiterea/ recepţionarea
8 Transmiterea Notei de informare către direcţiile/compartimentele de specialitate corespondenţei 1
Recepţionarea şi înregistrarea Notei de informare în Registrul de corespondenţă al Salariaţii responsabili cu
9* -
direcţiilor/ compartimentelor de specialitate transmiterea/recepţionarea
Transmiterea Notei de informare către salariaţii cu atribuţii în completarea şi corespondenţei din cadrul
10* justificarea Referatului de necesitate din cadrul direcţiilor/compartimentelor de direcţiilor/compartimentelor de 1
specialitate spre analiză şi soluţionare specialitate
11* Identificarea şi centralizarea necesităţilor de funcţionare ale direcţiei/
compartimentului de specialitate pentru anul următor
Detaliere: Întocmeşte Referatul de necesitate privind produsele, serviciile,
lucrările pentru anul bugetar următor, indicând şi ordinea de priorităţi a acestora.
Referatul de necesitate trebuie sa ia in consideraţie analiza fiecărei necesităţi
identificate, arătând: Salariaţii responsabili cu întocmirea
 unde, de ce şi în ce moment; Referatului de necesitate din cadrul
10
 concordanţa cu obiectivele generale ale politicii de management; direcţiilor/ compartimentelor de
 dacă sunt cerinţe noi sau dacă asigură înlocuirea sau îmbunătăţirea specialitate
resurselor existente;
 dacă condiţionează folosirea unei resurse existente.
 Referatul de necesitate trebuie sa includă/anexeze:
 denumirea produselor, serviciilor şi lucrărilor;
 toate informaţiile care asigura descrierea/caracterizarea cât mai precisă a

8
Pas Descriere Responsabil(i) Termen (ore) Document
produselor/serviciilor/lucrărilor;
 valoarea estimata a produselor/serviciilor/lucrărilor;
 data când produsele/serviciile/lucrările sunt necesare.
Transmiterea Referatului de necesitate spre analiza şi aprobarea şefilor direcţiilor/ Salariaţii responsabili cu întocmirea
12* -
compartimentelor de specialitate Referatului de necesitate
Director/şef compartiment de
13* Analizarea şi aprobarea Referatului de necesitate 1
specialitate
Salariaţii responsabili cu
transmiterea/recepţionarea
14* Transmiterea Referatului de necesitate la Serviciul Achiziţii Publice -
corespondenţei din cadrul direcţiilor/
compartimentelor de specialitate
Recepţionarea/înregistrarea/transmiterea Referatelor de necesitate către Salariatul responsabil cu
15 persoana/ele care au atribuţii în centralizarea datelor transmise de transmiterea/recepţionarea 1
direcţiile/serviciile de specialitate corespondenţei din cadrul S.A.P.
Centralizarea datelor privind necesarul de produse, servicii, lucrări pentru anul
16 5
bugetar următor transmise de direcţiile/serviciile de specialitate Salariatul responsabil cu întocmirea
Solicitarea, în scris, Serviciului Financiar – Contabilitate asupra anticipărilor P.A.A.P. din S.A.P.
17 1
referitoare la fondurile3 ce urmează să fie alocate prin bugetul anual
Transmiterea către S.A.P. pe suport electronic, respectiv pe suport de hârtie, a Salariatul responsabil din cadrul
18* 3
anticipărilor referitoare la fondurile ce urmează să fie alocate prin bugetul anual. S.F.C.
Recepţionarea anticipărilor referitoare la fondurile ce urmează să fie alocate prin
19 Salariatul responsabil cu întocmirea -
bugetul anual
P.A.A.P. din S.A.P.
20 Reanalizarea datelor prin prisma informaţiilor obţinute de la S.F.C. 3
Salariatul responsabil cu întocmirea
Desfăşurarea unor consultări cu direcţiile/compartimentele de specialitate în scopul P.A.A.P. din S.A.P. şi responsabilii
21 5
definitivării Referatului de necesitate din fiecare compartiment. desemnaţi din direcţiile/
compartimentele de specialitate
22 Definitivarea proiectului P.A.A.P. pentru anul bugetar următor ţinând cont de: Salariatul responsabil cu întocmirea 1
 necesităţile obiective de produse, de lucrări şi de servicii; P.A.A.P. din S.A.P.
 gradul de prioritate a acestor necesităţi;
 anticipările cu privire la fondurile ce urmează să fie alocate prin bugetul
anual;
 concluziile consultărilor purtate cu responsabilii desemnaţi din
compartimentele de specialitate.
Pentru fiecare contract în parte, se are în vedere:

3
Identificarea fondurilor reprezintă operaţiunea prin care se urmăreşte asigurarea finanţării necesare îndeplinirii contractului. Se au în vedere următoarele posibile surse de finanţare, după caz: bugetul
de stat, bugetul local, fonduri comunitare, fonduri obţinute de la organisme financiare internaţionale, credite bancare, fonduri nerambursabile, fonduri comunitare, sponsorizări, alte surse atrase.

9
Pas Descriere Responsabil(i) Termen (ore) Document
 stabilirea celei mai competente persoane care va fi desemnată responsabilă
pentru atribuirea contractului (şi, implicit, preşedinte al comisiei de
evaluare);
 alegerea tipului de procedură de atribuire - stabilirea şi consemnarea
motivelor care vor sta la baza întocmirii viitoarei note justificative privind
alegerea procedurii (înscris esenţial al dosarului de achiziţie);
 elaborarea calendarului procedurii de atribuire a contractului.
Salariatul responsabil cu întocmirea
23 Transmiterea proiectului P.A.A.P. spre analizare şi avizare -
P.A.A.P. din S.A.P.
Salariatul responsabil cu
24 Înregistrarea proiectului P.A.A.P. transmiterea/recepţionarea -
corespondenţei din cadrul S.A.P.
Definitivarea P.A.A.P., după aprobarea bugetului, în funcţie de: Director D.I.
 fondurile aprobate; Şefii direcţiilor/compartimentelor de
 posibilităţile de atragere a altor fonduri. specialitate
25 1
*Una dintre cele mai frecvente modificări în cadrul P.A.A.P. este efectuată prin Şef S.A.P.
eliminarea din program a unor produse/servicii/lucrări, ca urmare a insuficienţei Salariatul responsabil cu întocmirea
fondurilor aprobate (cu informarea conducătorilor compartimentelor respective). P.A.A.P. din S.A.P.
Salariatul responsabil cu
26 Transmiterea P.A.A.P. Direcţiei Economice spre analizare şi avizare transmiterea/recepţionarea -
corespondenţei din cadrul S.A.P.
27 Analizarea şi avizarea P.A.A.P. Director Economic 1
Salariatul responsabil cu
Transmiterea P.A.A.P. ordonatorului de credite/conducătorului entităţii publice
28 transmiterea/recepţionarea -
spre o ultimă analiză şi aprobare
corespondenţei D.E.
Salariatul responsabil cu
transmiterea/recepţionarea
29 Recepţionarea şi înregistrarea P.A.A.P. -
corespondenţei Ordonatorului de
credite
30 Analizarea şi aprobarea P.A.A.P. Ordonatorul de credite 1
Salariatul responsabil cu
31 Transmiterea P.A.A.P. aprobat către S.A.P. şi direcţiile/compartimentele cu transmiterea/recepţionarea
corespondenţei Ordonatorului de -
atribuţii în implementarea, monitorizarea şi controlul acestuia
credite
32 Recepţionarea P.A.A.P. aprobat de către direcţiile/compartimentele cu atribuţii Salariaţii responsabili cu -

10
Pas Descriere Responsabil(i) Termen (ore) Document
Transmiterea pe bază de semnătură a P.A.A.P. către persoanele cu atribuţii în transmiterea/recepţionarea
33 implementarea, monitorizarea şi controlul acestuia din cadrul corespondenţei din cadrul direcţiilor/ -
direcţiilor/compartimentelor respective compartimentelor de specialitate

II. ACTUALIZAREA PROGRAMULUI ANUAL AL ACHIZIŢIILOR PUBLICE

Identificarea şi întocmirea Referatului de necesitate privind produsele/serviciile/ Salariatul responsabil din
34 1
lucrări necuprinse iniţial în P.A.A.P. compartimentul de specialitate
Salariaţii responsabili cu
Transmiterea Referatului de necesitate către Serviciul Financiar – Contabilitate în transmiterea/recepţionarea
35 -
vederea analizării posibilităţii de finanţare corespondenţei din cadrul direcţiilor/
compartimentelor de specialitate
Analizarea şi avizarea Referatului de necesitate, după caz, în sensul precizării dacă Salariatul responsabil din Serviciul
36 3
există sau nu surse de finanţare corespunzătoare Financiar – Contabilitate
Salariatul responsabil cu
Transmiterea către ordonatorul de credite/conducătorului entităţii publice, a
37 transmiterea/recepţionarea -
P.A.A.P. cu modificările supuse aprobării, spre analiză şi aprobare
corespondenţei S.F.C.

NOTĂ:
1) Paşii care conţin semnul “*” sunt paşi care aparţin procedurii interne ale altor direcţii/compartimente, ceea ce trebuie interpretat că aceşti paşi
trebuie să constituie parte a unor proceduri interne acestor direcţii/compartimente, dar care au fost abordaţi în cadrul acestei proceduri operaţionale
pentru a crea cursivitate în fluxul de date şi informaţii necesare analizei acestei activităţi (Elaborarea şi actualizarea Programului anual de
achiziţii).
2) Prin zile se înţelege „zile calendaristice”.

11
 ENTITATEA Cod: PO-01
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ Ed. I Rev. 0
PUBLICĂ
Serviciul Achiziţii Elaborarea şi actualizarea Programului anual de
Publice Pag. 10/12
achiziţii
6. Responsabilităţi
a) Şeful direcţiei sau compartimentului beneficiar:
 Sunt corect identificaţi toţi paşii pe care trebuie să îi urmărească procedura pentru atingerea
rezultatelor specifice activităţii;
 Sunt corect identificate actele normative sub incidenţa căreia intră activitatea descrisă de procedură
şi termenele legale;
 Termenele fixate de procedură sunt fezabile;
 A fost corect estimat timpul necesar personalului pentru îndeplinirea sarcinilor prevăzute de
procedură;
 Au fost identificate toate riscurile potenţiale şi relevante care ar putea apărea pe parcursul paşilor
procedurii;
 Procedura respectă standardele de calitate prevăzute de OMF nr. 946/2005
b) Alte direcţii/compartimente a căror domeniu de activitate este acoperit de procedură 4
 Sunt corect identificaţi toţi paşii pe care trebuie să îi urmărească procedura pentru atingerea
rezultatelor specifice activităţii;
 Sunt corect identificate actele normative sub incidenţa căreia intră activitatea descrisă de procedură
şi termenele legale
 Termenele fixate de procedură sunt fezabile
 A fost corect estimat timpul necesar personalului pentru îndeplinirea sarcinilor prevăzute de
procedură
 Au fost identificate toate riscurile potenţiale şi relevante care ar putea apărea pe parcursul paşilor
procedurii
 Procedura respectă standardele de calitate prevăzute de OMF nr. 946/2005
c) Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării controlului
managerial:
 Procedura respectă formularul şi structura standard. Sunt corect identificate actele normative sub
incidenţa căreia intră activitatea descrisă de procedură şi termenele legale
 În măsura posibilităţilor documentele specifice au fost standardizate şi transformate în formulare.
Există Liste de verificare pentru aceste formulare.
 Informaţia este bine structurată şi este suficientă pentru atingerea rezultatelor pe care şi le propune
procedura.
 Au fost identificate şi implementate soluţii în conformitate cu observaţiile direcţiilor /
compartimentelor.
d) Secretarul General (Preşedintele Comisiei de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică
a dezvoltării controlului managerial):
 Analizează procedura şi aprobă includerea ei pe ordinea de zi a Comisiei de monitorizare,
coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării controlului managerial

7. Formulare
F-PO-00.01 - Pagina de gardă
F-PO-00.02 - Pagina de cuprins
F-PO-00.03 - Formular de evidenţă a modificărilor
F-PO-00.04 - Formular procedură propriu-zisă
F-PO-00.05 - Formular de analiză a procedurii
F-PO-00.06 - Lista de difuzare a procedurii

8. Anexe
……….

F-PO-00.04 Ed. I

4
Se va preciza numele direcţiei/compartimentului. Aceste criterii de verificare se vor insera în Lista de verificare,
pentru fiecare direcţie/compartiment în parte. Avizul acestor direcţii/compartimente va avea în vedere în special
domeniul specific de activitate pentru care ele sunt responsabile.
12
 Cod: PO-01
ENTITATEA PUBLICĂ PROCEDURA OPERAŢIONALĂ Ed. I Rev. 0
Serviciul Achiziţii Publice
Elaborarea şi actualizarea Programului anual de achiziţii Pag. 11/12

FORMULAR DE ANALIZĂ A PROCEDURII

Conducător Înlocuitor de Aviz favorabil Aviz nefavorabil

compartiment – drept/Delegat –
Compartiment
Nume şi Nume şi DA Semnătură Data Observaţii Semnătură Data
prenume prenume
Serviciul
Achiziţii Publice
Direcţia Investiţii
Direcţia
Economică
……………..
……………..
……………..
……………..

F-PO-00.05 Ed. I

13
 Cod: PO-01
ENTITATEA PUBLICĂ PROCEDURA OPERAŢIONALĂ Ed. I Rev. 0
Serviciul Achiziţii Publice
Elaborarea şi actualizarea Programului anual de achiziţii Pag. 12/12

LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

Data intrării în
Nr.
Compartiment Nume şi prenume Data primirii Semnătura Data retragerii vigoare a Semnătura
ex.
procedurii
1 Serviciul Achiz. Publice XXXXXXX
2 Direcţia Economică YYYYYYY
3 Direcţia Investiţii ZZZZZZZZ
4 ………………

F-PO-00.06 Ed. I

14