Ghidul Contabilului junior se adresează absolvenţilor instituţiilor de învăţământ cu profil

economic,
care deţin deja noţiunile de bază în domeniul contabilităţii (planul de conturi, funcţionarea
conturilor
etc.). De aceea, acest material nu se doreşte a fi un „manual" despre ABC-ul înregistrărilor
contabile. Se doreşte a fi un material orientativ care să permită identificarea etapelor iniţiale în
procesul
de cunoaştere şi familiarizare atât cu particularităţile firmei pentru care urmează să se ţină
evidenţa
contabilă, cât şi cu cerinţele legate de organizarea şi evoluţia în timp a responsabilităţilor unui
contabil, văzute din perspectiva beneficiarului serviciilor de contabilitate.
Elementele prezentate în acest ghid au în vedere atât situaţia prestării serviciilor de contabilitate
în
cadrul departamentului financiar al unei firme, cât şi în cadrul unei firme de contabilitate.
Precizările legate de proceduri şi documente din acest material au în vedere legislaţia actualizată
A

la nivelul lunii iulie 2010. In timp, este recomandată actualizarea conformităţii acestor precizări
cu legislaţia în vigoare la un moment viitor.

I Cunoaşterea dosarelor şi a documentelor firmei-

client
Atenţia Ia detalii, răbdarea şi organizarea trebuie să se numere printre calităţile unui contabil, calităţi
ce îi vor permite stabilirea unei structuri logice, cu chei de control bine detenninate pentru ordonarea
şi corelarea unui volum semnificativ de documente şi informaţii. Această avalanşă de
informaţii se poate dovedi covârşitoare pentru un începător dacă nu este abordată în mod sistematic.
Pentru stabilirea unui reper iniţial în cunoaşterea firmei-client pentru care se va ţine contabilitatea,
o modalitate de abordare recomandată poate fi studierea dosarului cu documentele de constituire (act
constitutiv, certificat de înregistrare, modificări la actul constitutiv) şi contractele (de servicii sau de
vânzare-cumpărare) ale companiei respective pentru a fixa datele ce trebuie cunoscute obligatoriu:
- n u m e l e finnei, reprezentanţii legali, obiectul (obiectele) de activitate, sediul social, puncte de
lucru, sucursale;
- vectorul fiscal al acesteia: impozit pe profit sau microîntreprindere, TVA sau nu, impozite salariale
sau nu;
- identificarea contractelor de servicii externe care ar trebui înregistrate la administraţia financiară
şi verificarea existenţei certificatelor de evitare a dublei impuneri aferente;
- identificarea mijloacelor de transport, terenurilor sau clădirilor pentru care sunt întocmite contracte
de vânzare-cumpărare şi verificarea declaraţiilor aferente.
Toate aceste date de identificare din punct de vedere juridic şi fiscal sunt importante pentru corecta
întocmire a documentelor justificative (facturi, chitanţe etc.) şi a declaraţiilor periodice.
De asemenea, odată stabilit profilul firmei pentru care se va ţine contabilitatea, se va putea face şi
corelarea corectă între documentele contabile şi cele juridice (de ex.: facturile cu contractele de
servicii sau de vânzare-cumpărare).
2. Din punct de vedere financiar-contabil, Ordinul nr. 3.512/2008 privind
documentele financiarcontabile
stabileşte elementele principale pe care trebuie să le conţină documentele justificative
în baza cărora se înregistrează în contabilitate operaţiunile economico-financiare:
• denumirea documentului;
• denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care
întocmeşte
documentul;
• numărul documentului şi data întocmirii acestuia;
• menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când este
cazul);
• conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al
efectuării
acesteia;
• datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate, după caz;
• numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii
economico-financiare, ale persoanelor cu atribuţii de control financiar preventiv şi ale
persoanelor în drept sa aprobe operaţiunile respective.
• conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării
acesteia;
• datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate, după caz;
• numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii
economico-financiare, ale persoanelor cu atribuţii de control financiar preventiv şi ale persoanelor
în drept să aprobe operaţiunile respective, după caz;
• alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiunilor efectuate.
Documentele care stau la baza înregistrărilor în contabilitate pot dobândi calitatea de document
justificativ numai în condiţiile în care furnizează toate informaţiile prevăzute de normele legale în
vigoare.
In cuprinsul oricărui document emis de către o societate comercială trebuie să se menţioneze şi
elementele prevăzute de legislaţia din domeniu, respectiv forma juridică, codul unic de
înregistrare şi capitalul social, după caz.

Conform articolului 74 din Legea nr. 31/1990 privind societăţile comerciale: (1) în
orice factură,
ofertă, comandă, tarif, prospect şi alte documente întrebuinţate în comerţ,
emanând de la o societate,
trebuie să se menţioneze denumirea, forma juridică, sediul social, numărul din
registrul comerţului şi
codul unic de înregistrare. Sunt exceptate bonurile fiscale emise de aparatele
de marcat electronice,
care vor cuprinde elementele prevăzute de legislaţia din domeniu.
A.
In funcţie de specificul lor, pentru documentele financiar-contabile pot exista cerinţe
suplimentare
celor menţionate anterior cu titlu general. în plus, Normele metodologice ale Ordinului nr.
3.512/2008
precizează cerinţe specifice şi modele minimale pentru documentele justificative şi registrele
obligatorii
de contabilitate.
Ca exemplu de document pentru care există cerinţe specifice menţionate în alte legi, este factura
care se întocmeşte şi se utilizează în conformitate cu prevederile Codului fiscal, articolul 155.
Factura cupiinde în mod obligatoriu următoarele informaţii:
a) numărul de ordine, în baza uneia sau mai multor serii, care identifică
factura în mod unic;
b) data emiterii factinii;
c) denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare prevăzut la art. 153, după
caz, ale persoanei
impozabile care emite factura;
d) denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare prevăzut la art. 153, ale
reprezentantului fiscal,
în cazul în care furnizorul/prestatorul nu este stabilit în România şi şi-a
desemnat un repre-