Aspecte privind reconstituirea documentelor

financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse

NUMĂRUL 19-20, 22 MAI - 4 IUNIE 2018  »  EXPERTIZA ȘI AUDITUL AFACERILOR

CECCAR

REZUMAT
Pentru a putea fi înregistrate în contabilitate, operațiunile economico-
financiare trebuie să fie justificate cu documente originale, întocmite sau
reconstituite. Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor
financiar-contabile, aprobate prin Ordinul ministrului finanțelor publice nr.
2.634/2015, stabilesc măsurile care trebuie luate în cazul pierderii, sustragerii
sau distrugerii documentelor justificative ori contabile, pe care le vom
prezenta în cadrul acestui articol.
Termeni-cheie: registre de contabilitate, documente justificative,
documente pierdute, sustrase sau distruse, documente reconstituite, dosar de
reconstituire

Clasificare JEL: M41

Conform prevederilor art. 6 din Legea contabilității nr. 82/1991,

republicată, cu modificările și completările ulterioare, orice operațiune
economico-financiară realizată se consemnează în momentul efectuării ei într-
un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel
calitatea de document justificativ. Documentele justificative care stau la baza
înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au
întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în
contabilitate.

Art. 25 din același act normativ stipulează că registrele de contabilitate

obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în
contabilitatea financiară se păstrează în arhivă timp de 10 ani, cu începere de
la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite.
Obligația vizează următoarele persoane:
● societățile, societățile/companiile naționale, regiile autonome,
institutele naționale de cercetare-dezvoltare, societățile cooperatiste și
celelalte persoane juridice, precum și subunitățile fără personalitate juridică,
cu sediul în străinătate, care le aparțin;

1
 ● instituțiile publice, asociațiile și celelalte persoane juridice cu și fără
scop patrimonial, precum și subunitățile fără personalitate juridică, cu sediul în
străinătate, care le aparțin;
● persoanele fizice care desfășoară activități producătoare de venituri
determinate în sistem real;
● subunitățile fără personalitate juridică din România care aparțin unor
persoane juridice cu sediul în străinătate.
Excepții:
● statele de salarii, care se păstrează timp de 50 de ani;
● registrele de contabilitate* și documentele justificative** pentru care s-a
stabilit prin ordin al ministrului finanțelor publice o perioadă de păstrare de
cinci ani.

* Registrele de contabilitate obligatorii sunt: Registrul-jurnal, Registrul-

inventar și Cartea mare, întocmite, editate și păstrate conform prevederilor
legale. Acestea se utilizează în strictă concordanță cu destinația lor și se
prezintă în mod ordonat și astfel completate încât să permită, în orice
moment, identificarea și controlul operațiunilor contabile efectuate. Pentru
verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operațiunilor realizate se
întocmește balanța de verificare, cel puțin la încheierea exercițiului financiar,
la termenele de întocmire a situațiilor financiare, a raportărilor contabile,
precum și la finele perioadei pentru care entitatea trebuie să întocmească
declarația privind impozitul pe profit/venit, potrivit legii.

** Documentele justificative la care facem referire sunt cele prevăzute

în anexa nr. 4 la Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 2.634/2015, respectiv
nota de recepție și constatare de diferențe, bonul de consum, fișa de
magazie, dispoziția de livrare, chitanța, dispoziția de plată/încasare către
casierie, ordinul de deplasare (delegație), decontul de cheltuieli, lista de
inventariere, decontul pentru operațiuni în participație, fișa de cont pentru
operațiuni diverse, nota de debitare-creditare, decizia de imputare,
angajamentul de plată etc.

Regulă:
Pentru a putea fi înregistrate în contabilitate, operațiunile economico-
financiare trebuie să fie justificate cu documente originale, întocmite sau
reconstituite. În acele situații în care se prevede prin reglementări speciale că
formularul original trebuie păstrat la altă unitate, la înregistrarea în
contabilitate este folosită copia documentului respectiv.
Important!

2
 Potrivit art. 26 din legea contabilității, în caz de pierdere, sustragere sau
distrugere a documentelor contabile se vor lua măsuri de reconstituire a
acestora în termen de maximum 30 de zile de la constatare.

Art. 41 pct. 2 lit. c) din același act normativ prevede că nerespectarea

reglementărilor legale cu privire la întocmirea și utilizarea documentelor
justificative și contabile pentru toate operațiunile efectuate, înregistrarea în
contabilitate a acestora în perioada la care se referă, păstrarea și arhivarea
lor, precum și reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau
distruse constituie contravenție, dacă nu este săvârșită în astfel de condiții
încât, potrivit legii, să fie considerată infracțiune, și se sancționează cu
amendă de la 300 lei la 4.000 lei.

Publicarea în Monitorul Oficial a documentelor pierdute, sustrase sau

distruse nu este obligatorie. Declararea nulității formularelor cu regim special
de înseriere și numerotare pierdute sau sustrase în Monitorul Oficial, Partea a
III-a, după sesizarea organelor în drept, era prevăzută în normele
metodologice privind întocmirea și utilizarea formularelor comune privind
activitatea financiară și contabilă, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr.
831/1997, în prezent abrogată.

Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-

contabile, aprobate prin OMFP nr. 2.634/2015, stabilesc măsurile care trebuie
luate în cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii documentelor justificative ori
contabile. În această situație se au în vedere aspecte precum cele pe care le
vom prezenta în continuare.

✔ Orice persoană care constată pierderea, sustragerea sau distrugerea

unor documente justificative ori contabile trebuie să aducă la cunoștință acest
lucru, în scris, în termen de 24 de ore de la constatare, conducătorului entității
(administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are
obligația gestionării societății respective).

✔ În termen de cel mult trei zile lucrătoare de la primirea comunicării,

conducătorul entității dispune încheierea unui proces-verbal care trebuie să
cuprindă:
● datele de identificare a documentelor dispărute;
● numele și prenumele persoanei responsabile cu păstrarea acestora;
● data și împrejurările în care s-a constatat lipsa lor.
Procesul-verbal se semnează de către:
● conducătorul societății;

3
 ● conducătorul compartimentului financiar-contabil al acesteia sau
persoana împuternicită să îndeplinească această funcție;
● persoana responsabilă cu păstrarea documentelor; și
● șeful ierarhic al persoanei responsabile cu păstrarea documentelor,
după caz.

✔ Atunci când dispariția documentelor se datorează însuși

conducătorului entității, măsurile de reconstituire se iau de către ceilalți
membri ai consiliului de administrație, după caz.

În condițiile în care documentul pierdut a fost întocmit într-un singur

exemplar, reconstituirea sa se face urmând aceleași proceduri prin care a fost
întocmit documentul original, menționându-se în antetul documentului că este
reconstituit și stă la baza înregistrărilor în contabilitate.

✔ Ori de câte ori pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor

constituie infracțiune, situația se aduce imediat la cunoștință organelor de
urmărire penală.

✔ Reconstituirea documentelor se face pe baza unui dosar de

reconstituire, întocmit separat pentru fiecare caz, care trebuie să conțină
toate lucrările efectuate în legătură cu constatarea și reconstituirea
documentelor dispărute, și anume:
● sesizarea scrisă a persoanei care a constatat dispariția acestora;
● procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
● dovada sesizării organelor de urmărire penală sau dovada sancționării
disciplinare a persoanei vinovate, după caz;
● dispoziția scrisă a conducătorului entității pentru reconstituirea
documentelor;
● o copie a documentelor reconstituite.

✔ În cazul în care documentul dispărut a fost emis de altă societate,

reconstituirea se face de entitatea emitentă, prin realizarea unei copii după
documentul existent la aceasta. Astfel, societatea emitentă îi trimite entității
solicitante, în termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul
reconstituit.

✔ Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu și

vizibil mențiunea „duplicat”, cu specificarea numărului și datei dispoziției în
temeiul căreia s-a făcut reconstituirea.

4
 ✔ Documentele reconstituite conform normelor amintite reprezintă baza
legală pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitate.

✔ Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri,

bilete de călătorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse înainte de
a fi înregistrate în contabilitate. În acest caz, vinovații de pierderea,
sustragerea sau distrugerea documentelor suportă paguba adusă entității,
salariaților sau altor societăți, sumele respective recuperându-se potrivit
prevederilor legale.

✔ În cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al

facturii, emitentul trebuie să emită un duplicat al acesteia, care poate fi:

● o factură nouă cuprinzând aceleași date ca factura inițială și mențiunea

că este duplicat și că înlocuiește factura inițială; sau

● o fotocopie a facturii inițiale având aplicată ștampila societății și care să

conțină mențiunea că este duplicat și că înlocuiește factura inițială.

✔ Pentru pagubele generate de pierderea, sustragerea sau distrugerea

documentelor se stabilesc răspunderi materiale, care cuprind și eventualele
cheltuieli ocazionate de reconstituirea acestora.

✔ Găsirea ulterioară a documentelor originale care au fost reconstituite

poate reprezenta motiv de revizuire a sancțiunilor aplicate, în condițiile legii. În
cazul găsirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anulează pe
baza unui proces-verbal și se păstrează împreună cu procesul-verbal în
dosarul de reconstituire.

✔ Conducătorii entităților trebuie să ia măsuri pentru asigurarea

înregistrării și evidenței curente a tuturor lucrărilor întocmite, primite sau
expediate, stabilirea responsabililor cu păstrarea acestora, evidența tuturor
reconstituirilor de documente, precum și pentru păstrarea dosarelor de
reconstituire pe toată durata prevăzută de lege.

Din punct de vedere fiscal, în ceea ce privește taxa pe valoarea

adăugată, la art. 301 alin. (2) din Codul fiscal se stipulează că în situația în
care nu sunt îndeplinite condițiile și formalitățile de exercitare a dreptului de
deducere în perioada fiscală de declarare sau în cazul în care nu s-au primit
documentele de justificare a taxei pe valoarea adăugată, persoana
impozabilă își poate exercita dreptul de deducere prin decontul perioadei
fiscale în care sunt îndeplinite aceste condiții și formalități sau printr-un decont

5
ulterior, dar nu pentru mai mult de cinci ani consecutivi, începând cu data de 1
ianuarie a anului care urmează celui în care a luat naștere dreptul de
deducere.

Pentru a sublinia importanța reconstituirii documentelor justificative

pierdute, sustrase sau distruse, prezentăm următoarele exemple.

Exemplul 1

Entitatea X achiziționează produse de papetărie în sumă de 1.000 lei,

TVA 19%.

Existența documentului justificativ, în acest caz factura fiscală, permite

următoarea înregistrare contabilă:
1.190 lei % = 401 1.190 lei
1.000 lei 604 „Furnizori”
„Cheltuieli privind
materialele nestocate”
   190 lei 4426
„TVA deductibilă”
În situația în care factura ar fi pierdută, iar documentul justificativ ar fi
reprezentat de chitanța privind plata furnizorului, înregistrarea ar fi
următoarea:
1.190 lei 604 = 5311 1.190 lei
„Cheltuieli privind „Casa în lei”
materialele nestocate”

Taxa pe valoarea adăugată nu poate fi dedusă, iar suma de 1.190 lei

este nedeductibilă la calculul impozitului pe profit.

Exemplul 2

Entitatea Y achiziționează un autoturism de la o persoană fizică.

Documentul de achiziție a fost contractul de vânzare-cumpărare, care însă nu
a ajuns la departamentul contabil, fiind pierdut de persoana care s-a ocupat
de tranzacție – unul dintre asociați, care a plătit automobilul din fondurile
proprii.

În cazul în care vânzătorul nu mai poate fi găsit, dosarul de reconstituire

poate include:

6
 ● o copie a documentului/documentelor (contractul de vânzare-
cumpărare, declarația de impunere) pe baza căruia/cărora s-a făcut
înregistrarea bunului respectiv la Direcția Impozite și Taxe Locale;
● o copie a documentului (fișa de înmatriculare auto, contractul de
vânzare-cumpărare) de la Direcția Regim Permise de Conducere și
Înmatriculare a Vehiculelor unde a fost înmatriculat autoturismul sau un
document din care să reiasă că societatea este proprietara acestuia.
Așa cum am menționat anterior, în dosarul de reconstituire trebuie să
existe și:
● sesizarea scrisă a persoanei care a constatat lipsa documentului;
● procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii
acestuia;
● dovada sancționării disciplinare a persoanei vinovate;
● dispoziția scrisă a conducătorului entității privind reconstituirea
documentului.

O posibilitate, în ultimă instanță, ar fi ca autoturismul să se recunoască

ca plus la inventar cu ocazia inventarierii patrimoniului.

BIBLIOGRAFIE

1. Legea contabilității nr. 82/1991, republicată în Monitorul Oficial nr.

454/18.06.2008, cu modificările și completările ulterioare.
2. Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, publicată în Monitorul
Oficial nr. 688/10.09.2015, cu modificările și completările ulterioare.
3. Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 2.634/2015 privind
documentele financiar-contabile, publicat în Monitorul Oficial nr. 910 și 910
bis/09.12.2015.