Universitatea Bucureti, Facultatea de istorie Master IDD Arhivistic 2006 Pagina 1 din 11

Anul I

MODULUL nr. 1c Ce arhivm? Nuane ale conceptului de document

Obiective: nelegerea limitelor conceptului de document Definirea i nelegerea conceptului de document oficial (record) Tehnici i strategii de identificare a documentelor oficiale ntr-o organizaie

Cuprins: 1. Document 2. Record 3. Delimitarea i identificarea records n cadrul documentelor unei organizaii

Universitatea Bucureti, Facultatea de istorie Master IDD Arhivistic 2006 Pagina 2 din 11

1. Document n Dicionarul tiinelor auxiliare, documentul este definit drept termen generic, nsumnd toate categoriile de surse ce pot transmite date istorice n sens arhivistic, definete toate sursele pe supori friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, nregistrrilor sonore, cinematografice sau alte imagini, care prezint interes pentru cunoaterea istoric 1 .
F F

La nivel internaional, dincolo de diferitele definiii existente ntr-una sau alta din practicile arhivistice din diferite ri, remarcm faptul c n ultima jumtate de secol s-au nregistrat o serie de evoluii, n ceea ce privete conceptul de document. Astfel, la a aptea Conferin a Mesei Rotunde a Arhivelor, din 1962, una din definiiile citate una considera documentele ca date autentice care pot servi scopurilor tiinifice, oficiale i practice 2 . n 1986 ns, n dicionarul de termeni
F F

arhivistici editat de CIA, documentul este definit ca ansamblul format din informaie i suportul pe care aceast informaie este plasat 3 . Definiii similare apar n prezent n Frana 4 , Australia, Marea
F F F F

Britanie, SUA . La aceast definiie, unii autori adaug o precizare suplimentar: nu este obligatorie
F F

legtura organic ntre suport i informaia nregistrat. Problema care se ridic este ns dac vorbim despre o evoluie a definiiilor, despre noi concepte, sau este o altfel de definire a unei realiti mai vechi. S analizm puin definiia. n primul rnd, constatm caracterul ei conceptual: definiia nu prezint documentul ca o niruire de genuri specifice, ci ncearc s identifice acele elemente particulare, caracteristice noiunii. Acestea sunt: informaia, ca un ansamblu structurat de date, articulate de o manier logic, care transmite un mesaj, i suportul, ca material subiacent, care fixeaz/ nregistreaz / nscrie informaia. Inexistena unei legturi organice dintre cele dou elemente semnific faptul c informaia poate migra, adic poate fi tears de pe suportul ei iniial, i poate fi transpus pe alt suport. Exemplificnd, constatm c definiia documentul este suficient de larg pentru a acoperi toate obiectele: o inscripie, n msura n care transmite un mesaj, este un document; o simpl ciorn, este un document; o fotografie, este un document, informaia fiind de natur vizual; o mzgleal a unui copil ns, nu poate fi considerat document dect atunci cnd un psiholog, de pild, consider c respectivul nscris ar comunic o informaie despre subiectul su. Referitor la nivelul de legtur al elementelor, remarcm faptul c n cazul unui palimpsest, informaia poate fi tears, iar suportul refolosit; ns informaia iniial se pierde; n cazul unui document digital ns, informaia scris poate fi transferat de pe un suport pe altul fr nici o pierdere.
1 2

Dicionarul tiinelor speciale ale istoriei, Bucureti, Edit. tiinific i Enciclopedic, 1982, sub voce document. Le concept darchives et les frontires de larchivistique, n La Septime Confrence de la Table Ronde des Archives, Madrid, 1962, p. a3. 3 Dictionary of Archival Terminology, Paris, 1986, sub voce. 4 Dictionnaire de terminologie archivistique. Projet de liste alphabtique, [Paris, 2003], sub voce.

Universitatea Bucureti, Facultatea de istorie Master IDD Arhivistic 2006 Pagina 3 din 11

n opinia noastr, aceast definiie a documentului este mai riguroas i cu delimitri mai precise i din punct de vedere arhivistic. Astfel, dac definiia anterioar din Dicionarul tiinelor auxiliare subliniaz caracterul de surs istoric, pentru a caracteriza un document, definiia de fa lrgete sensul, stabilind caracterul de document oricrui suport scris situaie mai apropiat de sensul cuvntului i n limbajul comun, neprofesional. n plus, prin stabilirea nuanei de separare ntre suport i informaie, se asigur cuprinderea i a caracteristicii de baz a documentelor digitale n definiia generic a documentului. Astfel, noua definiie acoper, dup opinia noastr, toate realitile ce pot fi cuprinse n sfera noional de document, fiind mai larg (ca sens), dar i mai precis (din punct de vedere al semnificaiilor). 2. Document oficial (documents darchives/records) Este evident c arhivistica, dei prin activitatea sa acoper att partea de gestiune a informaiei, ct i partea de prezervare a suportului, nu are i nu poate avea ca domeniu de activitate totalitatea documentelor: analiza inscripiilor nu e resortul arhivelor, aa cum nici colectarea grafitti-urilor nu pare s intereseze undeva n lume breasla arhivitilor. Astfel, acceptnd definiia general a unui fond arhivistic, se constat c totalitatea 6 documentelor este rezultatul
F F

activitii unui creator. Aadar, de fapt, nu orice document existent n cadrul unei organizaii face parte din fondul arhivistic al respectivei organizaii, ci doar acele documente rezultate din activitatea specific. Aceste documente sunt definite n literatura arhivistic anglo-saxon drept records i ele sunt practic cea mai mic structur fizic dintr-un fond arhivistic.
http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/glossary_of_recordkeeping_terms_ df_4299.asp
HU UH

Some documents are records because they have participated in a business transaction, or were created to document such a transaction. Conversely, some documents are not records because they do not function as evidence of a business transaction.

Conform Dicionarului de arhivistic editat de CIA, un record (tradus n francez ca document darchives) este definit drept documentul creat, primit sau pstrat cu scop de eviden i informare de o organizaie sau persoan, ca rezultat al obligaiilor legale sau al derulrii activitilor specifice.

Maygene F. Daniels, Introduction to Archival Terminology, 1984, la www.nara.gov . Concept discutabil, dat fiind c unele pri ale fondului sunt supuse selecionrii, i deci nu se mai poate vorbi despre un fond ntreg, ci doar despre fragment de fond
HU UH

5 6

Universitatea Bucureti, Facultatea de istorie Master IDD Arhivistic 2006 Pagina 4 din 11

Carol Couture, Le concept de document darchives laube du troisime millnaire, n ,,Archives , vol. 27, no. 4, 1996, p. 7. ,,Cette dfinition offre lavantage de prendre en compte et de considrer sur un pied dgalit les deux composantes, linformation et le document, il faut savoir que le CIA dfinit le document comme tant un ensemble constitu par un support et par linformation quil porte, utilisable des fins de consultation ou de preuve , de les mettre en perspective avec le producteur (...by an agency, institution or individual) et de les insrer dans leur contexte de cration et dutilisation (in pursuance of its legal obligation or in the transaction of business).

Richard Pearce-Moses, A Glossary of Archival and Records Terminology la www.archivists.org

HU

,,A record has fixed content, structure, and context. Content is the text, data, symbols, numerals, images, sound, graphics, and other information that make up the substance of the record. A records ability to fix information so that it can be repeated, recited, or recalled at a later date functions as an extension of memory and is at the heart of the concept of record. A record may be created specifically to preserve information over time or to prevent future misinterpretation of that information, although a record cannot be presumed to be reliable without authentication. However, any itemno matter how ephemeral it was intended to bemay serve as a record if it is later used as evidence of the thing to which it refers. Fixity is the quality of content being stable and resisting change. To preserve memory effectively, record content must be consistent over time. Records made on mutable media, such as electronic records, must be managed so that it is possible to demonstrate that the content has not degraded or been altered. A record may be fixed without being static. A computer program may allow a user to analyze and view data many different ways. A database itself may be considered a record if the underlying data is fixed and the same analysis and resulting view remain the same over time. Structure refers to a record's physical characteristics and internal organization of the contents. Record structure is the form that makes the content tangible and intelligible. Physical characteristics include components and methods of assembly, such as paper, ink, seals, and font families, or character sets, encoding, and file formats. Structure also includes the intellectual organization of a document. A records structure may be very simple, such as plain text on a page; it may be organized into an outline or sections with headings; or it may be highly complex, including a preamble, the body, and the signatures of witnesses. A documents structure is contained within boundaries, which define the record as a unit and give it identity by distinguishing it from other information. A record may consist of many physically or logically discrete parts that function together as unit, such as several pages or data values from many tables. However, those parts must be bound together in some fashion. Context is the organizational, functional, and operational circumstances surrounding a records creation, receipt, storage, or use. Context includes a records date and place of creation, compilation, or issue, and its relationship to other records.

Una dintre cele mai dificile probleme este reprezentat de denumire, sau mai exact de traducerea (n limba romn, dar nu numai) a termenului de record. Printr-o apropiere de sens, record semnific i nregistrare; dat fiind c documentele care fac parte din fondul arhivistic ar putea fi nregistrate, termenul pare o soluie potrivit. n realitate, definirea unui document ca record nu este obligatoriu legat de nregistrarea lui, iar la origine, nregistrarea semnific prinderea n scris a unui fapt. n afara termenului de nregistrare, n limba francez s-a propus la un moment dat termenul de documents darchives.

Carol Couture, Le concept de document darchives laube du troisime millnaire, n ,,Archives , vol. 27, no. 4, 1996, p. 6. Vu la charge ngative1 que contiennent les termes archives, archiviste et archivistique, plusieurs refusent de les appliquer lensemble de nos interventions. Ils ne les acceptent que pour parler de lorganisation des archives dfinitives. Ces derniers proposent les termes documents, gestionnaires de documents et gestion de documents, quand ils veulent signifier la partie de larchivistique qui sintresse la valeur primaire des archives. Ils font ainsi une

Universitatea Bucureti, Facultatea de istorie Master IDD Arhivistic 2006 Pagina 5 din 11 traduction littrale de records, records managers et records management pour dsigner respectivement lobjet, le professionnel et la discipline. Malheureusement, en Franais, cette terminologie, quon dit moins entache par les prjugs ngatifs, pose plusieurs problmes. Dabord les expressions gestionnaires de documents et gestion des documents sappuient sur un terme luimme inappropri pour dsigner lobjet de lintervention: le document. En effet, le mot franais documents pas plus dailleurs que lexpression documents administratifs ne traduit pas la mme ralit que le mot anglais records qui recouvre la notion dinstitutionnel ou dorganique2. Pour signifier la mme ralit, le mot document doit ncessairement tre jumel au mot archives. De plus, les mots gestion et gestionnaire ne rendent pas la mission de conservation quon retrouve dans les mots archivistique et archiviste. Gestion (action ou manire de grer, dadministrer, de diriger, dorganiser quelque chose...) et gestionnaire sont des termes beaucoup plus neutres centrs sur les aspects dorganisation des activits administratives dune institution. Enfin, il y a cette impossible quivalence entre le mot franais archives et le terme anglais archives. En Anglais, archives renvoie la notion de valeur secondaire et de conservation permanente alors que lacception la plus rpandue du mot franais archives signifie lensemble des documents quelle que soit leur date ou leur nature ... gnrs par une personne physique ou morale dans le cadre de ses activits3. Bref, en Franais, le mot archives recouvre la mme ralit que les mots records/archives en Anglais.

Din punctul nostru de vedere, termenul nu reflect cu adevrat ideea coninut de record. Mai presus de orice, record se refer la documente curente/semi-active; puini creatori au n vedere faptul c documentele pe care ei le gestioneaz sunt documente de arhiv. n plus, aa cum vom vedea, transformarea unui document n record are i implicaii juridice, pe care conceptul de document de arhiv nu le conine. Din acest punct de vedere, suntem de acord cu arhivitii francezi, care notau c formula american, unde archives (documente care i-au pierdut utilitatea curent) i records (documente de utilitate curent) sunt de o manier clar disjunse prin lege poate avea avantajul de a caracteriza mai bine competena arhivitilor prin comparaie cu cea a creatorilor de documente 7 . Avnd n vedere aceste consideraii, noi am propus pentru limba romn termenul de
F F

document oficial 8 . Folosirea acestei formule n limba romn considerm c reflect att valoarea
F F

juridic (este un document oficial al unei organizaii, deci aparine organizaiei respective), ct i sensul comun (document). Remarcm ns alte dou nuane. Pe de o parte, n arhivistica de limb englez exist i conceptul de oficial record (adic ntr-adevr, document oficial), definit drept acel document care i are originea ntr-o structur a organizaiei, iar acea structur i asum rspunderea pentru el 9 . Considerm ns c sensul este apropiat de cel din limba romn, propus de
F F

noi. n al doilea rnd, n limba romn exist conceptul de act, definit drept un document care a primit numr de nregistrare. Dat fiind, aa cum se va vedea mai jos, c nu obligatoriu toate
7 8

La pratique archivistique francaise, Paris, 1993, p. 2223. Bogdan-Florin Popovici, Contribuii la analiza conceptului de document i implicaiile sale n prelucrarea arhivistic, n Anuarul arhivelor mureene, p. 39-43. 9 E-mail trimis de E. Fairfax ctre RECMGMT-L@LISTS.UFL.EDU , sub titlul Re: "Official Record" definition, n data de 28 decembrie 2005: The official record is the record that originates in the office of record, and the office that has assigned responsibility for it. Usually this has to do with the funtion of each office and the records arise from that function. For example, accounting records arise in the accounting department and since they have responsibility for tracking the accounting, the records that pertain to that function, they generally originate or require, and are subsequently responsible for. Retention schedules generally cannot operate effectively without these assigned responsibilities of function and office of record. Many "official" records that predate an effective records management program are incomplete, and therefore it is important to know where secondary copies reside or who has responsibility for them.
HU UH

Universitatea Bucureti, Facultatea de istorie Master IDD Arhivistic 2006 Pagina 6 din 11

records-urile trec prin registratur, rezult c actele sunt records, dar nu toate records sunt acte, cum arat figura 1. Altfel spus, cu un termen preluat de la arhivistul canadian Carol Couture, records sunt documentele care conin informaii organice.

Carol Couture, Le concept de document darchives laube du troisime millnaire, n ,,Archives , vol. 27, no. 4, 1996, p. 10. ,,Tous les membres de lorganisme ont besoin dinformation pour remplir leurs fonctions respectives. Ils se procurent linformation requise soit lintrieur, soit lextrieur de lorganisme. Cette information peut tre verbale ou consigne sur un support tels, par exemple, le papier, la disquette dordinateur personnel, la bande magntique, la bande vido, le disque optique ou le microfilm. Elle peut tre ou organique cest--dire labore, expdie ou reue dans le cadre de la mission de lorganisme, ou non organique, cest--dire produite en dehors du cadre de cette mission. La production dinformations organiques consignes donne naissance aux archives de lorganisme. En effet, sous ce vocable sont regroups tous les documents et linformation quils contiennent, peu importe leur support et leur ge, produits et reus par lorganisme dans lexercice de ses fonctions. Citons titre dexemple les directives, les rapports, les statistiques, les tudes, les recherches, les plans et devis, les tats financiers, les procs-verbaux, les contrats, les dossiers de clients, les dossiers de personnel, etc. Ces documents peuvent se retrouver en entier ou en partie tous les postes de travail de chacune des units de lorganisation. Linformation non organique, pour sa part, existe souvent dans les postes de travail mais aussi la bibliothque ou au centre de documentation, sous la forme de publications (livres, littrature grise, priodiques, catalogues, etc.), de banques de donnes ou de dossiers thmatiques. Ainsi peut tre circonscrite la place quoccupent les documents darchives dans linformation. (Annexe 1) La distinction faite ici entre linformation consigne organique et linformation consigne non organique permet de situer les documents darchives dans ce vaste ensemble quest linformation, de prciser davantage leur contenu et de garantir les spcificits de larchivistique en identifiant clairement ce qui distingue son objet de celui des autres spcialits du monde de la gestion de linformation.

Fig. 1 Raportul dintre document/act /record

Din punct de vedere arhivistic, diferenierea operat mai sus are implicaii majore n activitatea de prelucrare a documentelor. Aa cum artam mai sus, n cadrul unei organizaii creatoare de arhiv exist documente, dar numai o parte a acestora sunt documente de arhiv. n opinia noastr, ar trebui s avem n vedere aceast realitate, deoarece ea exist n mod obiectiv, iar

Universitatea Bucureti, Facultatea de istorie Master IDD Arhivistic 2006 Pagina 7 din 11

simplul concept de nregistrare al documentelor nu asigura identificarea cu precizie a documentelor de arhiv create de o instituie. Exemplele pot fi numeroase: n dosarul de pres al unei instituii se vor aduna, alturi de comunicatele oficiale, i tieturi din ziare, fotografii etc. documente care rareori vor trece pe la registratura instituiei, dar care formeaz o surs important, i uneori esenial, n evaluarea istoric ulterioar a sursei de declanare a unei anumite aciuni din partea organizaiei. La fel, lucrrile scrise la examene, nu vor avea numr de nregistrare, dar ele se vor pstr un numr de ani, sunt prezente n nomenclatorul arhivistic al organizaiei, deci sunt documente de arhiv. Aceste cteva exemple consider c sunt suficiente pentru a justifica o ncercare de delimitare, n rndul ansamblului documentelor unei organizaii, a celor care au caracter de documente de arhiv. Ca cea mai clar departajare, momentul n care un document devine un document de arhiv, este atunci cnd el trece de la cel care a ntocmit respectivul document n proprietatea organizaiei.

PRO, Management, appraisal and preservation of electronic records, vol 2: Procedures, 1999. Declararea unui document ca fiind document oficial (record) este punctul de tranziie n care acel document trece oficial n proprietatea organizaiei. Odat desemnat ca record, documentul nu mai este administrat de creator, ci de organizaie, ca parte a resurselor sale informaionale. Odat declarat un document ca fiind oficial, el nu mai poate fi modificat este definitiv () Considernd cadrul unei organizaii, este necesar distincia ntre: Spaiul de munc personal, coninnd documente personale i schie de proiecte Spaiul de lucru de grup/echip, cuprinznd proiecte n lucru i documente de discuie Spaiul de lucru al organizaiei, coninnd documente finalizate i documente oficiale (records) Un document obinuit va trece prin fiecare din aceste spaii de lucru n timp ce se transform ntr-un document oficial al unei organizaii n funcie de situaia specific fiecrei organizaii. Astfel, un departament va aplica politica sa proprie stabilind limitele n care asemenea documente sunt considerate o resurs de informaii a organizaiei: unii pot considera c toate documentele sunt documente oficiale ale organizaiei, la orice nivel, alii vor restrnge aceast situaie la anumite categorii de documente.

Dup cum este cunoscut, nu caracterul de copie sau original este cel important n stabilirea termenului de pstrare i n definirea ca document de arhiv al unei organizaii: de pild, pentru documentele ieite, se pstreaz copia; mai multe copii ale aceluiai ordin pot fi i ele documente de arhiv, n msura n care fiecare n parte servete unui scop distinct (deci sunt destinate s fie arhivate n dosare distincte). Unii arhiviti au ntocmit chiar un chestionar menit s faciliteze stabilirea caracterului de document de arhiv pentru documentele unei organizaii: Organizaia a solicitat crearea sau trimiterea i pstrarea documentului? Documentul a fost folosit pentru desfurarea activitii organizaiei? Dac documentul este un proiect sau un document preliminar, creat pentru circuit intern sau pentru scop similar, conine informaii unice care explic anumite formulri ale unor politici i decizii semnificative?

Universitatea Bucureti, Facultatea de istorie Master IDD Arhivistic 2006 Pagina 8 din 11

Documentul a fost distribuit ctre alte structuri pentru consultri i aprobri? Documentul a fost ndosariat? Documentul este o parte a unui sistem de gestiune a documentelor digitale al instituiei? Documentul este inclus ntr-un dosar cu poziie nomenclator? 10
F

Dup Arhivele Naionale ale SUA, analiza de stabilire a caracterului de document de arhiv trebuie s urmreasc urmtoarele aspecte:

Crearea: a fost documentul creat sau primit de un angajat al organizaiei, n timpul de lucru, cu materialele organizaiei, i pe cheltuiala organizaiei? Dac nu, atunci documentul nu este document de arhiv al organizaiei. Dac da, atunci poate, sau nu s fie document de arhiv, n funcie i de alte criterii. Coninutul: documentul conine informaii despre activitatea organizaiei sau despre probleme personale ale angajatului? Dac nu, probabil c nu este document de arhiv. Conine att informaii personale, ct i oficiale? Dac sunt informaii referitoare la organizaie, statutul de document de arhiv poate depinde i de alte consideraii.

Scop: a fost documentul creat pentru a servi activitii instituiei? Dac da, atunci probabil este un document de arhiv, n funcie i de rspndirea i folosirea sa de ctre ceilali angajai. A fost creat doar pentru uzul personal al angajatului? Atunci nu este un document de arhiv.

Rspndirea: documentul a fost distribuit i altor angajai, ca un document oficial? Dac da, atunci este un document de arhiv.

Folosirea: Angajatul sau angajaii folosesc documentul pentru a-i desfura activitatea n cadrul organizaiei? Materialele documentare aduse n organizaie pentru scop de informare nu devin documente de arhiv doar pentru c se refer la subiecte oficiale sau pentru c influeneaz munca angajatului. Cu toate acestea, dac angajatul se bazeaz pe aceste materiale pentru a ndeplini activitatea organizaiei, sau dac ali angajai folosesc materialul pentru a servi scopurilor instituiei, atunci materialele sunt cel mai probabil documente de arhiv.

10

NARA, Documenting Your Public Service, Washington, 2000 (versiunea electronic).

Universitatea Bucureti, Facultatea de istorie Master IDD Arhivistic 2006 Pagina 9 din 11

Pstrarea: documentul se afl ntr-un dosar al organizaiei sau se pstreaz n posesia angajatului? Dac e ntr-un dosar, atunci probabil c este document de arhiv, dac nu, statutul su depinde i de alte consideraii.

Selecionarea: documentul apare ntr-o poziie a nomenclatorului? Dac, da, documentul ine de arhiva instituiei. Dac angajatul este liber s distrug respectivul document, la liberul su arbitru, nseamn c documentul nu aparine arhivei instituiei.

Controlul: a ncercat organizaia s exercite controlul instituional asupra documentului prin emiterea de directive de pstrare i selecionare? Dac da, atunci documentul este cel mai probabil un document de arhiv.

Separarea: Pot fi separate n document informaiile organizaiei de cele personale? Dac da, seciunea referitoare la informaiile oficiale trebuie extras din document i clasat n dosarele organizaiei.

TEM DE CONTROL Exemplificai categorii de documente care sunt i care nu sunt documente oficiale n cadrul unei organizaii. Cutai acele categorii care, n funcie de anumii factori, pot fi sau nu documetne oficiale.

Pe de alt parte, documente potenial existente ntr-o organizaie, dar care nu ar trebui incluse n categoria de arhiv, pot fi urmtoarele: Copii de informare dup coresponden, ordine, formulare sau alte documente pe baza crora nu se nregistreaz sau se bazeaz nici un fel de aciune administrativ. Notie i afie de semnalare Duplicate dup documente, pstrate n acelai dosar Copii ale documentelor printate sau prelucrate, pentru care exist documentaie complet, cum ar fi norme interne ieite din uz sau care se refer la alt compartiment dect la cel n care se gsesc.

Universitatea Bucureti, Facultatea de istorie Master IDD Arhivistic 2006 Pagina 10 din 11

Cataloage, oferte i alt publicaii primite de la alte organizaii, i prin care nu se cer nici o aciune administrativ, i nu sunt parte a unei activiti n curs de desfurare Obiecte de art, artefacte, i alte obiecte care nu au valoare de eviden. O categorie special a documentelor care nu sunt documente de arhiv o reprezint documentele personale ale angajailor. Acestea ar putea fi definite ca materiale documentare aparinnd indivizilor, i care nu sunt folosite pentru desfurarea activitilor organizaiei. Ele se refer strict la activiti personale ale unei persoane, i sunt folosite exclusiv pentru uzul personal. Se pot referi la domeniul de lucru al organizaiei, dar ele nu sunt folosite pentru ndeplinirea activitilor. Evident, aceste documente nu sunt proprietatea organizaiei, ci a individului. Anumite documente din aceast categorie au n mod clar un caracter privat, i sunt cu uurin identificabile: Materiale acumulate de o persoan nainte de intrarea n serviciul respectivei organizaii i care nu sunt folosite mai departe n desfurarea activitilor organizaiei. Exemplele include dosare anterioare de lucru, instruciuni de lucru i nsemnri. Materiale aduse sau acumulate n birouri dar care nu sunt folosite pentru desfurarea activitilor, i care se refer exclusiv la problemele de familie ale persoanei, preocupri extraprofesionale, activiti profesionale sau asociaii particulare. Exemplele include coresponden particular i familial, documente privind activiti de voluntariat ale persoanei, bibliografie de specialitate de la organizaii profesionale, manuscrise i proiecte de articole i cri, aparintoare angajailor. Materiale documentare referitoare la procesul muncii, cum ar fi jurnale, note, nsemnri, agende personale, liste de ntlniri, care nu sunt pregtire, primite sau folosite n procesul de desfurare a activitii organizaiei. Dei aceste materiale conin informaii referitoare la activitatea desfurat, ele sunt documente personale, dac sunt considerate ca atare, i servesc exclusiv scopurilor individuale (de pild, ca notie i observaii personale asupra procesului muncii sau alte subiecte). Aceast categorie este cel mai dificil de deosebit de documentele de arhiv ale instituiei, datorit coninutului asemntor 11 .
F F

Dup cum o demonstreaz i practic, angajaii trebuie s aib n vedere faptul c unele materiale documentare care par a fi personale se pot dovedi a fi de fapt documente de arhiv ale organizaiei. Stabilirea statutului lor depinde de toate circumstanele crerii, pstrrii i folosirii.

NARA, Disposition of Federal Records: A Records Management Handbook, Washington, 2000 (versiunea electronic).

11

Universitatea Bucureti, Facultatea de istorie Master IDD Arhivistic 2006 Pagina 11 din 11

n ncheiere, menionm i alte dou criterii de identificare a documentelor oficiale aparinnd unei organizaii. Pe de o parte, planul de clasare al documentelor (nomenclatorul) cuprinde documentele care se claseaz de ctre o organizaie, documentele care alctuiesc fondul arhivistic, deci documentele oficiale ale respectivei organizaii. Existena sau inexistena unui anume document n acest plan poate determina caracterul de record sau nu al unui document. Pe de alt parte, n rile cu democraie participativ, s-au adoptat legi privind liberul acces la informaie. n majoritatea cazurilor, n aceste legi sunt clasificate ca fiind de interes public informaii referitoare la categoriile de documente produse i/sau gestionate, potrivit legii. Din acest punct de vedere, lista amintit ar trebui s reprezinte o modalitate de separare a documentelor obinuite de documentele oficiale ale unei organizaii publice (documentele produse reprezentnd, n acest caz, tocmai documentele de arhiv din fondul organizaiei).

Bibliografie: Couture Carol, Le concept de document darchives laube du troisime millnaire, n ,,Archives , vol. 27, no. 4, 1996 Dicionarul tiinelor speciale ale istoriei, Bucureti, Edit. tiinific i Enciclopedic, 1982. Le concept darchives et les frontires de larchivistique, n La Septime Confrence de la Table Ronde des Archives, Madrid, 1962, p. a3. Dictionary of Archival Terminology, Paris, 1986 Dictionnaire de terminologie archivistique. Projet de liste alphabtique, [Paris, 2003] Maygene F. Daniels, Introduction to Archival Terminology, 1984, la www.nara.gov . Public Records Office, Management, Appraisal and Preservation of Electronic Records, vol 2: Procedures, London, 1999 (versiunea electronic). NARA, Documenting Your Public Service, Washington, 2000 (versiunea electronic). NARA, Disposition of Federal Records: A Records Management Handbook, Washington, 2000 (versiunea electronic).
HU UH

Test de autoevaluare 1. Definii conceptul de document i comentai-l din perspectiva interesului arhivistic 2. Definii conceptul de record i caracteristicile sale. Precizai legtura ntre record i fondul arhivistic. 3. Cnd un document devine record? 4. Care sunt criteriile de a identifica documentele oficiale dintr-o organizaie? 5. Ce grupe mari de documente personale (neoficiale) cunoatei?