Curs Manager proiect

Decembrie 2013
Trasaturile esentiale ale unui proiect
Sa aiba noutate si relevanta pentru beneficiarii
carora se adreseaza;
Sa aiba obiectivele bine stabilite;
Sa aiba inclusa o analiza a riscurilor care pot
afecta atingerea rezultatelor scontate si a
evenimentelor din mediul extern care pot afecta
activitatile proiectului;
Sa fie evaluat in baza unor rezultate, date,
calificative;
Sa fie realizat intr-o perioada de timp, intr-un
buget si cu rezusele prevazute.
Functiile managerului de proiect
Autorizarea si delegarea;
Stabilirea echipei de proiect;
Stabilirea planului proiectului;
Pregatirea unui buget pentru finantarea
proiectului;
Asigurarea de rezerve si eliberarea de fonduri;
Monitorizarea progresului proiectului;


Ciclul de viata al unui proiect

Programarea
Identificarea
Formularea
Implementarea
Evaluarea

Identificarea necesitatilor unui proiect
Realizarea matricei logice Metoda Logframe
Analizarea si colectarea problemelor si a
necesitatilor in cadrul sedintelor de tip
Brainstorming
Realizarea arborelui problema (Probleme tip
cauza-efect)
Realizarea arborelui problema - obiective
Stabilirea scopului proiectului
Un proiect are un singur scop!

Scopul proiectului este obiectivul central care
trebuie atins prin implementarea proiectului

Stabilirea scopului conduce la definirea de
obiective specifice, prin cunatificare sau
enumerare.
Ex: Cresterea productivitatii cu 50%



Stabilirea obiectivelor proiectului
In management, acronimul ce surprinde toate cele 5 caracteristici ale
unui obiectiv bine formulat este SMART
Specific
Un obiectiv specific va raspunde, de obicei, celor cinci intrebari:
CE: Ce vreau sa realizez?
DE CE: care sunt motivele specifice, scopul sau beneficiile realizarii
obiectivului?
CINE: Cine este implicat?
UNDE: Se impune identificarea locatiei
CARE: Identificarea cerintelor si constrangerilor.
Masurabil
Un obiectiv masurabil va raspunde unor intrebari de genul:
Cat de mult?
Cat de multi?
Cum voi sti cand este realizat?



Atins
Obiectivele trebuie sa fie tangibile, realiste si realizabile si raspund la
intrebarea:
- Cum poate fi atins obiectivul?

Relevant
Un obiectiv este relevant in cazul in care se considera ca poate fi indeplinit, sau
daca exista experienta in indeplinirea unor obiective de acest gen. Raspunde la
intrebarea:
Merita?

Timp precizat Obiectivele trebuie realizate intr-un interval determinat de timp, pana la
o data limita.
Un obiectiv care presupune un timp precizat va raspunde la intrebarile:
Cand?
Ce pot face in urmatoarele 6 luni?
Ce este de facut in urmatoarea luna?
Ce pot face astazi?

Necesitatea si fezabilitatea proiectului
Studiu de fezabilitate = analiza aprofundata a proiectului in urma
careia rezulta documentatia care cuprinde caracteristicile principale
si indicatorii sociali-tehnici-economici ai investitiei.

Obiectului studiului de fezabilitate este asigurarea utilizarii rationale
si eficiente a resurselor materiale si umane astfel incat cerintele
economice si sociale ale clientului sa fie satisfacute.

Scopul unui studiu de fezabilitate il reprezinta verificarea si validarea
principalelor ipoteze, aprecierea resurselor, analiza diferitelor
abordari posibile si alegerea celei adecvate proiectului respective.

Rezultatele obtinute in urma unui studiu de fezabilitate trebuie sa fie
definitive, la ele ajungandu-se in urma analizei tuturor variantelor
posibile.

Cand se elaborea studiile de fezabilitate?
Studiile de fezabilitate sunt elaborate in urmatoarele situatii:
implementarea pe scara larga a unui serviciu/ produs/
tehnologii;
exitinderea (sau fuzionarea) unei organizatii (cu o alta
organizatie);
infiintarea unei noi unitati de productie sau servicii;
extinderea pietei unui produs in interiorul/ exteriorul tarii
de productie.

Realizarea studiului de fezabilitate se face in cadrul unor etape
generale:
organizarea ideilor proiectului;
culegerea informatiilor tehnice si financiare necesare;
plasarea lor intr-un acdru analitic.
Analiza SWOT
Analiza SWOT = procedeu prin care sunt identificate punctele tari si punctele
slabe ale unui proiect si sunt determinate si analizate oportunitatile si amenintarile
unui proiect.

Termenul provine din initialele cuvintelor din limba engleza:
Strenghts puncte tari
Reprezinta aspectele pozitive ale proiectului. Este foarte important a se identifica
punctele tari ale proiectului, pentru a sti sa le folosim in comparatie cu punctele
slabe.
Weaknesses puncte slabe
Punctele slabe reprezinta aspectele negative ale proiectului, dar care, odata
identificate, pot fi corectate.
Opportunities oportunitati
Oportunitatile reprezinta elementele socio-economice conjuncturale de natura
pozitiva pentru proiect. Printre oportunitati se numara schimbarile de natura
legislativa, politica, elementele de progres stiintific si tehnologic, evolutii ale
societatii, curente de opinie, implementarea de noi strategii.
Threats amenintari
Amenintarile reprezinta elemente socio-economice conjuncturale negative pentru
proiect, de natura legislativa, economica, sociala, politica.

Planificarea activitatilor
Factorii determinanti ai planificarii sunt:
Necesarul de timp al activitatilor;
Succesivitatea sarcinilor;
Constrangerile fizice ale planificarii in timp;
Disponibilitatea resurselor;
Eficientizarea costurilor, rationalizate.

Cel mai des instrument metodologic al realizarii planificarii in timp este asa-
numita diagrama GANTT sau diagrama pe benzi.

Diagrama GANTT este definita ca un instrument de gestionare a proiectului
ce permite vizualizarea activitatilor specifice din cadrul unui anumit proiect si
a duratei propuse pentru finalizarea lor. Acest instrument este util atat in
etapa de formulare cat si in etapa de implementare si evaluare.


Pasii necesari in pregatirea programului
de activitati sunt:

stabilirea principalelor activitati;
impartirea principalelor activitati in sarcini gestionabile;
stabilirea succesiunii si dependentelor pentru activitati si
sarcini;
estimarea datei de incepere, durata si data de incheiere a
fiecarei activitati si sarcini;
identificarea indicatorilor de proces sau reperele cu
ajutorul carora se pot masura realizarile proiectului
definirea calitatilor profesionale necesare pentru
indeplinirea activitatilor si sarcinilor
atribuirea sarcinilor in cadrul echipei de proiect.


Monitorizare si evaluarea proiectului

Monitorizarea reprezinta procesul de colectare de informatii iar evaluarea
presupune acordarea unui calificativ pe baza analizei informatiilor care au
fost corelate.
Pregatirea monitorizarii trebuie sa aiba in vedere urmatoarele aspecte:
cine are nevoie de aceasta informatie si de ce;
ce fel de informatie este necesara;
cum poate fi ea obtinuta;
care sunt cele mai potrivite surse care pot furniza aceste informatii;
care este cea mai potrivita metoda pentru a strange informatiile;
cine va analiza informatia obtinuta.

Evaluarea se poate realiza:
in timpul implementarii proiectului evaluare intermediara cand se pot
lua decizii privind continuarea, modificarea sau anularea proiectului;
la sfarsitul fazei de implementare evaluarea finala pentru a stabili
rezultatele finale obtinute. In aceasta etapa, evaluarea vizeaza analiza
consecintelor implementarii proiectului. Informatiile obtinute pot fi utile
pentru derularea de noi proiecte.


Management financiar
Cand discutam despre management financiar, ne
referim la urmatoarele:
stabilirea bugetelor;
operatiunile bancare;
formalitatile de efectuare a platilor;
monitorizarea;
raportarea cheltuielilor efectuate comparativ
cu cele planificate;
pregatirea bilanturilor financiare.

Gestiunea utilizarii costurilor si a
resurselor proiectului

Bugetul proiectului reprezinta totalitatea nevoilor si
disponibilitatilor financiare ale proiectului. El este
un calcul prealabil al fondurilor necesare, care
cuprinde cheltuieli legate de:
personal;
spatii;
echipamente;
transport;
materiale;
consumabile, comunicatii, etc.


Etapele cheie in realizarea bugetului

planificarea activitatilor;
estimarea chletuielilor in detaliu pentru fiecare
activitate si subactivitate;
estimarea potentialelor surse de venituri;
reconcilierea diferentelor dintre cheltuieli si
venituri;
fluxul de numerar (impartirea bugetului pe
perioade si sume aferente);
aprobarea bugetului la nivelul institutiei;
stabilirea unor proceduri de supraveghere
permanenta a costurilor proiectului.
Finantatorii de fonduri EU prezinta in ghid, lista cu cheltuieli eligibile si
cheltuieli neeligibile care trebuie atent analizate inainte de scrierea
bugetului.

Majoritatea finantatorilor promoveaza principiul cofinantarii:
finantatorii acopera un anumit procent din costul total al proiectului,
urmand ca organizatia beneficiara sau partenerii acesteia sa acopere
procentul ramas.

Bugetul trebuie sa evidentieze bugetul total al proiectului, contributia
financiara solicitata de la finantator si contributia financiara a institutiei
sau partenerilor care inainteaza propunerea de proiect.



Exemple de bugete

Proiecte realizare obiective de investitii
Proiect pentru dezvoltarea resurselor umane
Rezerva de contingenta reprezinta cheltuielile neprevazute si poate fi introdusa in
bugetul cererii de finantare in limita a maximul 5 % din costurile directe eligibile.
Rezerva de contingenta poate fi utilizata de beneficiar numai cu o autorizare prealabila
in forma scrisa din partea organismului de monitorizare (ex: AM POSDRU).
In cadrul FEDR (Fondul European de Dezvoltare Rurala) sunt eligibile urmatoarele tipuri
de cheltuieli:
Terenuri;
Amenajari de terenuri: defrisari, demontari, evacuari materiale rezultate, devieri
retele de amplasament, drenaje, etc;
Constructii: achizitii de cladiri, reabilitare/modernizare cladiri, constructie cladiri;
Instalatii tehnice;
Echipamente tehnologice;
Aparate si instalatii de masurare, control si reglare;
Mobilier, aparatura, birotica, echipamente de protectie a valorilor umane si
materiale;
Cheltuieli pentru avize, acorduri, autorizatii;
Cheltuieli privind proiectare si inginerie;
Cheltuieli pentru asigurarea utilitatilor si/sau reabilitarea si modernizarea
utilitatilor.

Realizarea procedurilor de achizitii pentru
proiect

Incepand cu data de 30 iunie 2006, in Romania, procedurile de
achizite publica se deruleaza pe baza legislatiei nationale,
reglementate de Ordonanta de Urgenta a Guvernului nr.
34/2006 (privind achizitiile publice) actualizata in 2012.

Scopul achizitiilor publice:
promovarea unui mediu concurential printre operatorii
economici;
garantarea unui tratament nediscriminatoriu si egal pentru
operatorii economici;
asigurarea transparentei si corectitudinii achizitiilor publice;
eficientizarea utilizarii fondurilor publice.

Vocabularul specific achizitiilor publice:

acord cadru intelegerea scrisa intervenita intre una sau mai
multe autoritati contractante si unul sau mai multi operatori
economici, al carei scop este stabilirea elementelor/ conditiilor
esentiale care vor guverna contractele de achizitie publica ce
urmeaza a fi atribuite intr-o perioada data, in mod special in ceea
ce priveste pretul si cantitatile avute in vedere.
Candidat orice operator economic care a depus candidatura in
cazul unei proceduri de licitatie restransa, negociere sau dialog
competitiv.
Candidatura documentele prin care un candidat isi
demonstreaza situatia personala, capacitatea de exercitare a
activitatii profesionale, situatia economica si finanicara, capacitatea
tehnica si profesionala, in vederea obtinerii invitatiei de participare
pentru depunerea ulterioara a ofertei;
Concurent orice operator economic care a prezentat un proiect in
cadrul unui concurs de solutii.
Contract orice contract de achizitie publica sau acord-cadru.



Contrat de achizitie publica contractul comercial care include si categoria
contractului sectorial, asa cum este definit la art. 229 alin(2) din O.U.G. nr.
36/2006, cu titlu oneros, incheiat in scris intre una sau mai multe autoritati
contractante, pe de o parte, si unul mai mai multi operatori economici, pe
de alta parte, avand ca obiect executia de lucrari, furnizarea de produse
sau prestarea de servicii, in sensul prezentei ordonante.
Contractant ofertantul care a devenit, in conditiile legii, parte intr-un
contract de achizitie publica.
Documentatie de atribuire documentatia ce cuprinde toate informatiile
legate de obiectul contractului de achizitie publica si de procedura de
atribuire a acestuia, inclusiv caietul de sarcini, sau, dupa caz, documentatia
descriptiva.
Fonduri publice sume alocate din bugetele prevazute la art. 1 alin (2) din
Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ulterioare.
Ofertant orice operator economic care a depus oferta in termenul de
depunere a ofertelor indicat in anuntul/ invitatia de participare.
Procedura de atribuire etapele ce trebuie parcurse de autoritatea
contractanta si de catre candidate/ ofertanti pentru ca acordul partilor
privind angajarea in contractul de achizitie publica sa fie considerat valabil.


Pentru atribuirea unui contract de achizitie
publica se aplica urmatoarele proceduri:

licitatia deschisa reprezinta procedura la care orice operator economic
interesat are dreptul de a depune oferta; se desfasoara, de regula, intr-
o singura etapa si se initiaza prin transmiterea spre publicare in SEAP
(sistemul electronic pentru achizitii publice) a unui anunt de participare
insotit de fisa de date a achizitiei, caietul de sarcini, prin care se
solicita operatorilor economici depunerea de oferte;

licitatia restransa reprezinta procedura la care orice operator
economic are dreptul de a-si depune candidatura, urmand ca numai
candidatii selectati sa aiba dreptul de a depune oferta. Se desfasoara,
de regula, in doua etape: etapa de selectare a candidatilor si etapa de
evaluare a ofertelor depuse de candidatii selectati, fiind initiate prin
transmiterea spre publicare in SEAP a unui anunt de participare insotit
de fisa de date a achizitiei si a caietului de sarcini.
cererea de oferte reprezinta procedura simplificata prin care
autoritatea contractanta solicita oferte de la mai multi
operatori economici, si se initiaza prin publicarea in SEAP, a unei
invitatii la procedura de atribuire.
Aceasta metoda se aplica numai daca valoarea estimate, fara TVA, a
contractului de achizitie publica este mai mica decat echivalentul in lei
a urmatoarelor praguri:
pentru contractul de furnizare: 75 000 euro
pentru contractul de servicii: 75 000 euro
pentru contractul de lucrari: 500 000 euro

cumpararea directa se aplica in cazul in care se achizitioneaza
produse, servicii sau lucrari a caror valoare (fara TVA), acumulata pe
parcursul unui an, nu depaseste echivalentul in lei a 10 000 euro.
Cumpararea directa se realizeaza pe baza de documente justificativ
care se considera a fi baza legala pentru plata (factura fiscala).



Managementul riscurilor

Riscul este nesiguranta asociata oricarui rezultat. Nesiguranta se poate referi la
probabilitatea deaparitie a unui eveniment sau la influenta, la efectul unui eveniment
in cazul in care acesta se produce.

Riscul apare atunci cand:
un eveniment se produce sigur, dar rezultatul acestuia este nesigur;
efectul unui eveniment este cunoscut, dar aparitia evenimentului este nesigura;
atat evenimentul cat si efectul acestuia sunt incerte.

Metode de identificare a riscului
intocmirea unor liste de control care contin surse potentiale de risc, cum ar fi:
conditii de mediu, rezultate asteptate, personalul, erorile si omisiunile de proiectare
si executie, estimarile costurilor si a termenelor de executie, etc;
analiza documentelor disponibile in arhiva firme, pentru identificarea problemelor
care au aparut in situatii similare celor curente;
utilizarea experientei personalului direct productive prin invitarea acestora la o
sedinta formala de identificare a riscurilor;
identificarea riscurilor impuse din exterior (prin legislatie, schimbari in economie,
tehnologie, etc) prin desemnarea unei persoane care sa participle la intrunirile
asociatiilor profesionale, la conferinte si sa parcurga publicatiile de specialitate.

Riscurile interne greseli manageriale
lipsa unor procedure scrise si formalizate;
autoritatea in organizatie este atribuita unor persoane nepotrivite;
lipsa raportarii catre manageri;
probleme personale ale angajatilor care pot afecta capacitatea acestora de decizie

Reducerea aparitiei riscurilor interne se face prin:
monitorizarea activitatii tehnice si financiare a echipei de implementare a
proiectului care sa urmareasca delegarea autoritatii si separarea atributiilor fiecarui
membru al echipei

Riscuri externe evenimente care pot afecta proiectul
retragerea unui finantator din tara;
incendii, inundatii, cutremure sau alte calamitati naturale;
schimbari in politica nationala;
schimbari ale legislatiei;
crize economice nationale.

Reducerea aparitiei riscurilor externe se face prin:
diversificarea surselor de finantare;
crearea de planuri de rezerva;
asigurarile.

Managementul echipei de proiect
Managerul lucreaza cu resurse, cele mai importante sunt resursele
umane.
In domeniul resurselor umane, pentru a avea succes proiectul trebuie
sa se solutioneze urmatoarele aspecte:
identificarea calificarilor sau a aptitudinilor si alegerea candidatilor
care corespund cel mai bine cerintelor proiectului;
identificarea si atragerea candidatilor competitivi folosind cele mai
adecvate metode, surse sau medii de recrutare;
respectarea legislatiei in domeniu, referitor la oportunitati egale de
angajare si corectarea practicilor discriminatorii existente sau a unor
dezechilibre.

Recrutarea resurselor umane este procesul managerial de mentinere si
dezvoltare a celor mai adecvate surse interne si externe necesare
asigurarii cu personal competitiv in vederea realizarii obiectivelor
proiectului.

Pentru o functionare optima a echipei de
proiect se impune a se cunoaste urmatoarele:

membrii echipei de proiecr si rolul pe care trebuie sa-l
indeplineasca fiecare dintre membrii echipei;
scopul proiectului, obiectivele urmarite, activitatile ce
urmeaza sa se desfasoare si rezultatele ce urmeaza a fi
obtinute;
importanta proiectului pentru entitate si toate informatiile
legate de contextul implementarii sale;
impactul proiectului;
modul de recompensare a eforturilor;
constrangerile si restrictiile posibile, dificultatile ce pot fi
intampinate in timpul implementarii, la fiecare nivei;
organizarea echipei de lucru (atributiile, gradul de
subordonare, modul de raportare, stabilirea prioritatilor,
delegarea autoritatii, etc);
cadrul juridic, reglementarile si regulile ce trebuie
respectate.

Elemente specifice resurselor umane
Ele sunt utile in momentul in care managerul de proiect trebuie sa isi formeze echipa:
analiza postului procesul prin care se determina sarcinile si abilitatile necesare
pentru un anume post si ce fel de persoana trebuie sa-l ocupe;
fisa postului enumerarea principalelor sarcini, responsabilitati, relatii de lucru si
conditii de lucru;
specificatiile postului enumerarea cerintelor pentru ocuparea postului (educatie,
abilitati, trasaturi de personalitate);

Managerul de proiect este responsabil de colaborarea in cadrul echipei de proiect, de
formarea spiritului de echipa, mai ales in conditiile in care membrii echipei de proiect
provin din structuri diferite si au specialitati diverse. Fixarea atributiilor, stabilirea
rolurilor si repartizarea sarcinilor sunt sarcini extrem de importante, ce conduc la
succesul de ansamblu al proiectului.

Managerul de proiect trebuie sa actioneze de asa natura incat:
sa nu existe sarcini neacoperite;
sa se asigure o incarcare optima;
sa nu existe suprapuneri de sarcini;
sa existe un singur responsabil de indeplinirea fiecarei sarcini punctuale;
sa nu existe ambiguitati sau neclaritati in materie de responsabilitate si raspundere.

Managerul de proiect va acorda o atentie
deosebita realizarii sarcinilor , urmarind:

asigurarea calitatii, chiar daca este in detrimentul cantitatii;
definirea clara a obiectivelor;
incredintarea unor sarcini clare, cuantificabile membrilor echipei;
formarea unei atitudini pozitive;
eficientizarea muncii si utilizarea optima a profesionalismului
membrilor echipei;
modificarea echipei, daca este cazul;
modul de relationare la nivelul echipei, motivarea acestia in functie
de rezultate si de modul de atingere a obiectivelor;
formarea spiritului de echipa;
dezvoltarea profesionala si personala a membrilor echipei
comunicarea intre membrii echipei, indiferent de gradul de
dispersare;
eficientizarea colaborarii cu specialistii din alte echipe sau entitati.

Stiluri de management
Stilul exploatativ-autoritar
Comunicarea decurge de sus in jos;
Conducerea foloseste frica pentru a conduce subordonatii
sai;
Majoritatea deciziilor sunt luate de nivelul ierarhic superior;
Din punct de vedere psihologic exista o distanta foarte
mare intre superiori si subordonati.

Stilul binevoitor-autoritar
Conducerea acorda recompense;
Subordonatii au o atitudine de supunere fata de superiori;
Circulatia informatiei de jos in sus este limitata la ceea ce
vor sa auda superiorii;
Deciziile strategice sunt luate la nivelul ierarhic de superiori

Stilul consultativ
Conducerea acorda recompense, penalizari si solicita un
anumit grad de implicare din partea subordonatilor;
Comunicarea se face in ambele sensuri: comunicarea de jos
in sus contine elemente limitate transmise cu precautie;
Angajatii pot avea o anumita influenta asupra activitatii din
sectoarele lor.

Stilul participativ
Conducerea acorda recompense economice;
Conducerea stimuleaza implicarea factorului uman in
realizarea obiectivelor de performanta, imbunatatirea
metodelor de lucru, etc;
Comunicarea este exacta si functioneaza in ambele sensuri;
Din punct de vedere psihologic exista o apropiere intre
superiori si subordonati.

Managementul echipei de proiect
implica monitorizarea performantei, furnizarea
de feedback asupra perfomantei, rezolvarea
problemelor personalului, asigurandu-se in
acelasi timp ca performanta echipei in ansamblu
este la cel mai inalt nivel.
implica un set de tehnici si instrumente care pot
fi folosite proactiv si reactiv in functie de
necesitatile echipei pentru controlul
performantei acesteia.


Managementul comunicarii

Comunicarea eficienta este un factor esential de care
depinde succesul proiectului. In cadrul unui proiect,
procesul de comunicare poate avea ca receptor si
emitator:
membrii echipei de implementare;
beneficiarul proiectului si finantatorul;
beneficiarul proiectului si partenerii sai;
beneficiarul proiectului si grupul tinta.

Comunicarea in cadrul organizatiei se poate clasifica in:
comunicare interna sau externa;
comunicare orala sau scrisa.

Comunicarea interna
este definita de mesaje transmise cu scopul de a sprijini
eficienta organizationala, inteleasa in termen larg, de
organizare, respective functionarea proiectului, derularea
activitatilor si a relatiilor in mediul proiectat special pentru
a fi propice succesului.

Pentru o comunicare interna eficienta ar trebui sa existe:
obiective clare ale comunicarii, cunoscute de toti cei
implicati in proiect;
un status al nivelului general de comunicare si de
motivare a membrilor echipei extinse a proiectului
tehnologia necesara pentru a facilita o comunicare cat
mai accesibila pentru toata lumea.

Metodele prin care se poate efectua
comunicarea interna:
intalniri de lucru periodice in care sa fie evaluate
rezultatele de pana atunci a activitatilor si sa fie
comunicate obiectivele pe termen scurt ce
urmeaza sa fie indeplinite;
evenimente formale/ informale (conferinte,
prezentari, seminarii organizate de organizatie,
etc);
publicatii interne: afise, regulamente de ordine
interioara;
teambuilding-uri petreceri organizare special
pentru motivarea personalului sau a voluntarilor;
comunicarea performantelor profesionale.


Comunicarea externa

In cadrul acestui tip de comunicare, informatiile
sunt filtrate inainte de a fi trimise mediului extern
proiectului, dar sunt situatii cand aceste
informatii sunt publice si se impune o
transparenta totala.
Comunicarea externa este indreptata in afara
proiectului, catre opinia publica si catre alte
institutii cu care interactioneaza: populatia,
beneficiarii proiectelor, mass-media, autoritati
locale, etc.

Comunicarea orala si scrisa

Comunicarea orala nu se limiteazala o simpla conversatie; ea are in
vedere transmiterea informatiei referitoare la activitatea in
desfasurare. Indiferent daca dialogul se realizeaza direct sau
telephonic, acesta implica in mod necesar a vorbi si a asculta.

Comunicarea scrisa este principala forma de comunicare in cadrul si
intre organizatii. Comunicarea scrisa poate lua forma scrisorilor,
faxurilor, e-mail-urilor, proceselor verbale, rapoartelor, etc.

Atunci cand intocmim documente, trebuie luati in considerare
urmatorii factori:
Obiectivul care este scopul documentului?
Audienta cui ii este adresat documentul?
Structura cum poate fi informatia prezentata clar si concis?
Schema si forma finala documentul isi indeplineste scopul in mod
clar si concis?


Realizarea unui plan de comunicare
eficient se face dupa urmatorii pasi:

Pasul 1: Analiza comunicarii
Pasul 2: Stabilirea obiectivelor comunicarii
Pasul 3: Realizarea ghidului de comunicare
Pasul 4: Definirea audientei
Pasul 5: Stabilirea mesajelor cheie
Pasul 6: Identificarea canalelor de comunicare
Pasul 7: Programarea evenimentelor de
comunicare
Pasul 8: Comunicarea evenimentelor
Pasul 9: Matricea comunicarilor


Managementul calitatii proiectului

Calitatea este reprezentata de totalitatea proprietatilor si
caracteristicilor unui produs sau serviciu care influenteaza
capacitatea acestora de a satisface necesitatile explicite sau
implicite. (ISO9000).

Obiectivele managementului calitatii proiectului:
Satisfactia beneficiarului;
Atingerea rezultatelor stabilite initial;
Satisfacerea unor cerinte reale

In cadrul proiectelor se urmaresc doua aspecte importante ale
calitatii:
calitatea produselor / serviciilor rezultate in urma finalizarii
proiectului;
calitatea proceselor de management.
Planificarea calitatii
Instrumente si tehnici pentru planificarea calitatii :

Analiza cost-beneficiu implica estimarea costurilor (cheltuielilor) si a
beneficiilor (veniturilor) diferitelor alternative de proiecte. Costul
principal al satisfacerii cerintelor de calitate consta in cheltuielile asociate
cu activitatile de management al calitatii proiectului. In general,
beneficiile trebuie sa depaseasca costurile.
Benchmarking. Este o metod de comparare a proceselor proiectului
planificat cu cele mai bune practici ale altor proiecte din domeniul
respectiv sau din alte domenii, pentru a genera idei de imbunatatire a
proceselor si a furniza proceduri prin care sa fie masurate performantele.
Aspectele comparate de obicei sunt calitatea, timpul si costul proiectului.
Utilizarea unor diagrame : Diagrama cauza-efect - stabileste relatiile
existente intre diferitele cauze si efectele sau problemele potentiale pe
care le creeaza.
Utilizarea unor diagrame poate sprijini echipa proiectului sa anticipeze
unde ar putea aparea probleme referitoare la calitate si astfel poate ajuta
la rezolvarea acestora.

Asigurarea calitatii
Asigurarea calitatii- evaluarea performantelor generale ale
proiectului in mod regulat, pentru a furniza increderea in faptul ca
proiectul va satisface standardele de calitate relevante.

Activitatile de asigurare a calitatii in proiecte includ procese de
acceptare si testare, procese de verificare a cerintelor pentru
calitate, activitati de programare si comunicare etc.

Asigurarea interna a calitatii are scopul de a furniza incredere
echipei de management a proiectului si managerilor organizatiei
executante ca este realizata calitatea dorita.

Asigurarea externa a calitatii are scopul de a furniza incredere
clientului sau altor beneficiari neimplicati activ in lucrarile
proiectului ca sistemul calitatii existent va furniza produse sau
livrabile ce vor satisface conditiile de calitate date.



Controlul calitatii
Controlul calitatii in proiecte implica tehnici si activitati cu caracter operational
utilizate pentru monitorizarea rezultatelor specifice ale proiectului , in timpul derularii
proiectului, si pentru eliminarea cauzelor rezultatelor nesatisfacatoare.

Acest control de calitate trebuie sa fie efectuat in toate fazele componente ale
proiectului: initiere, planificare, executie etc.

Rezultatele proiectului care trebuie monitorizate includ atat produsul rezultat al
proiectului, de exemplu calitatea livrabilelor, cat si rezultatele procesului de
management, cum sunt performantele de costuri si programare.

Dac rezultatul final al proiectului este un produs, criteriile de calitate impuse pot
include caracteristici ce apartin operarii si functionarii produsului, de exemplu:
siguranta in functionare, usurinaa de utilizare, intretinerea usoara, disponibilitate,
eficienta economica, etc.

Daca rezultatul proiectului este un nou serviciu, caracteristicile de calitate ale
serviciului furnizat sunt: calitatea accesului la serviciu, promptitudinea servirii
clientilor, competenta furnizorului de servicii, curtoazia si abilitatile de comunicare,
fiabilitatea serviciului.