Tema 6
Managementul proiectelor & Planificarea

conf.univ.dr.ec. N.Ștefîrță

 
 

Managementul proiectelor & Planificarea

A doua fază a activităţilor din cadrul managementului de proiect este planificarea. În
cadrul acestei etape se ia decizia privind abordarea organizaţională ce va fi adoptată şi se
trece la elaborarea proiectului. Strâns legate de problematica costurilor şi a bugetelor
proiectelor sunt şi aspectele privind managementul resurselor, îndeosebi a planificării
acestora.
După ce în etapa precedentă s-au identificat proiectele necesare se derulează activitatea de
planificare a proiectului care include şi atragerea de fonduri .
Există situaţii în care proiectul este finanţat din resurse interne ale organizaţiei, după cum
există şi situaţii când poate fi finanţat din resurse atrase de la alte organizaţii sau indivizi.
Datorită acestui fapt una dintre cele mai răspândite metode de acordare a unui sprijin pentru
proiecte este tehnica acordării de finanţare pe baza cererii de finanţare.
Pentru a evita confuziile ulterioare trebuie specificat încă de la început faptul că aceasta
este o modalitate de a obţine o finanţare pentru un proiect deja existent. Cererea de finanţare
nu este un proiect în sine, ci pentru a corespunde rigorilor cerute de finanţator,
proiectul trebuie transpus pe formularul de finanţare. Pentru a veni în sprijinul celor care
completează aceste formulare se vor trece în revistă atât activităţile şi cerinţele legate de
planificarea proiectului, cât şi cele cerute cu ocazia completării unei cereri de finanţare.
 
 

În cadrul etapei de planificare este foarte importantă activitatea de documentare referitoare la alte
proiecte asemănătoare, derulate în ţară sau străinătate. De regulă, un proiect este necesar pentru:

• a testa ceva nou (o idee, un mecanism, un serviciu),

• a promova ceva nou,
• a rezolva o problemă concretă (instruirea unui anumit număr de persoane,
privatizarea/restructurarea unei companii, construirea unui drum).
În această etapă din ciclul unui proiect se realizează în principal următoarele
activităţi:
• definirea obiectivelor şi rezultatelor,
• stabilirea punctuală a activităţilor proiectului,
• identificarea resurselor necesare pentru proiect,
• conceperea formei finale şi planificarea proiectului,

 
 

 
Definirea obiectivelor şi a rezultatelor ce trebuie atinse

În stabilirea obiectivelor este important să se cunoască :

• care sunt obiectivele globale stabilite pentru proiect în documentele de planificare şi în documentele conexe,
• care sunt obiectivele cheie în acest sector,
• care este politica guvernamentală declarată pentru acest sector şi care sunt obiectivele declarate ale
guvernului.
Un obiectiv poate fi definit ca un deziderat care în urma implementării proiectului poate fi realizat şi totodată
reprezintă un pas în atingerea scopului propus. Obiectivul proiectului trebuie să fie atât de concret, încât
măsura îndeplinirii sale să fie cuantificabilă.
Problemele tipice care apar în definirea obiectivelor sunt:
• Obiectivele nu convin tuturor părţilor implicate;
• Obiectivele proiectului sunt prea rigide şi nu se pot adapta priorităţilor de schimbare;
• Nu există suficient timp pentru a defini clar, în totalitate, obiectivele;
• Obiectivele nu sunt cuantificate corespunzător,
• Obiectivele nu sunt suficient de bine documentate;
• Eforturile clientului şi ale personalului de proiect nu sunt coordonate;
• Costul cu personalul este ridicat;

 
 

Stabilirea punctuală a activităţilor proiectului

Când se elaborează obiectivele proiectului trebuie avută în vedere analiza SMART.

Acest tip de analiză prevede ca obiectivul/obiectivele proiectului să fie:

Specifice (engl. - specific),

• Măsurabile (engl.-measurable),
• Tangibile (engl. - achievable),
• Relevante (engl. – relevant),
• Delimitate în timp (engl. – time-based)
Structura activităţilor are următoarele caracteristici:
• pentru fiecare activitate se stabileşte o autoritate şi o responsabilitate specifică,
• activităţile sunt independente sau au o dependenţă şi o interfaţă redusă cu alte activităţi în
desfăşurare, integrarea activităţilor are ca finalitate un întreg coerent,
• activităţile pot fi măsurabile şi cuantificabile sub raportul progresului.

 
 

Identificarea resurselor necesare pentru proiect

În cadrul literaturii de specialitate funcţiei de planificare a bugetului i se atribuie următoarele caracteristici:

1. Bugetul cuantifică activităţi – adică le conferă valoare în bani.
2. Bugetele dirijează cheltuielile astfel încât resursele să fie cheltuite numai pentru activităţi care sprijină obiectivele
proiectului.
3. Bugetele identifică ce resurse sunt necesare şi când sunt solicitate.
4. Bugetele permit examinarea obiectivelor şi activităţilor unui proiect din punct de vedere al costului lor actual.
5. Bugetele clarifică relaţia dintre cheltuielile directe necesare derulării proiectului şi cheltuielile de susţinere sau
administrative (chirie, personal de specialitate, etc.).
6. Un buget realist şi actualizat permite evaluarea financiară a proiectului.
Paşii care trebuie parcurşi în elaborarea unui buget pentru o cerere de finanţare sunt următorii:
• stabilirea perioadei de lucru pentru fiecare etapă şi pentru proiectul în ansamblu
• realizarea estimărilor pentru toate costurile
• estimarea valorii cheltuielilor
• estimarea veniturilor
• justificarea cheltuielilor – prin intermediu bugetului narativ

 
 

Conceperea formei finale şi planificarea proiectului

Metoda Cadrului Logic sau LFA („logical framework approach”) este un instrument de
planificare şi management folosit pentru proiectele de dezvoltare. Această metodă a fost adoptată
pentru prima oară ca instrument de planificare pentru activităţile de dezvoltare desfăşurate peste
ocean de către USAID, la începutul anilor ’70. Originile sale pot fi identificate în teoriile de
management ale sectorului privat, cum ar fi metoda „managementului prin obiective”, care a
cunoscut o mare popularitate în anii ’60. De atunci LFA a fost adoptată de un număr important de
finanţatori, în special de agenţiile implicate în acordarea de asistenţă prin programe de dezvoltare.
Pot fi incluse aici agenţia britanică DFID, agenţia canadiană CIDA, agenţia australiană AUSAID,
agenţia germana GTZ, etc. Toate liniile de finanţare PHARE folosesc această metodologie în
analiza proiectelor.
Metoda Cadrului Logic sintetizează într-un format standard:
• ce încearcă să realizeze proiectul,
• cum îşi propune să facă asta,
• ce elemente sunt necesare pentru ca succesul proiectului să fie asigurat,
• metodele prin care se poate măsura evoluţia proiectului,
• eventualele probleme care pot să apară,

 
 

Conceperea formei finale şi planificarea proiectului

Matricea cadru logic constituie punctul de plecare în dezvoltarea altor instrumente ca:
• bugetul detaliat;
• alocarea responsabilităţilor;
• planul de implementare;
• planul de monitorizare.
Matricea Logică este deci principalul element de lucru care sumarizează aspectele esenţiale din design-ul
proiectului, cu ajutorul a 4 coloane şi 4 sau mai multe linii. Este o matrice de 4 x 4 care leagă şi sintetizează
elementele cheie ale proiectului şi relaţiile dintre ele:

 
 

Matricea Logică

Logica Indicatori Surse şi mijloace Ipoteze (presupuneri şi

intervenţiei verificabili în mod de verificare riscuri)
(sumarul obiectiv
descriptiv)

Obiective
generale

Scopul
proiectului
Rezultate
Activităţi Mijloace Costuri
Pre-condiţii

 
 

:
Definirea termenilor

Obiectivul general – explică de ce este proiectul important pentru societate, în beneficii pe termen lung pentru
beneficiarii finali şi mai larg, beneficii pentru alte grupuri. Obiectivele generale ajută să arate cum se încadrează
proiectul în politicile regionale /sectoriale, ale guvernului/organizaţiilor implicate şi ale CE.
Scopul proiectului – este obiectivul care trebuie atins prin implementarea proiectului. Scopul trebuie să fie rezolvarea
unei probleme centrale care trebuie definită în termeni de beneficii sustenabile pentru grupurile ţintă. Trebuie să existe
un singur scop al proiectului.
Rezultatele – sunt produse obţinute ca urmare a desfăşurării activităţilor, a căror combinaţie va conduce la realizarea
scopului proiectului.
Activităţi – acţiunile (şi mijloacele) specifice care trebuie întreprinse pentru a produce rezultate.
Mijloace – resurse (intrări) materiale şi nemateriale necesare pentru a desfăşura activităţile (cum ar fi: personal,
echipament şi materiale).
Costuri – costurile reprezintă traducerea în termeni financiari a resurselor identificate (mijloacelor).
Indicatori verificabili în mod obiectiv – descrierea operaţională a obiectivelor generale, scopului proiectului şi
rezultatelor.
Surse şi mijloace de verificare – arată unde şi în ce formă pot fi găsite informaţiile privind realizarea obiectivelor
generale, a ascopului proiectului şi a rezultatelor.
Ipoteze – sunt acei factori externi (condiţii) care nu sunt influenţaţi de proiect, dar care pot afecta implementarea sa şi
sustenabilitatea pe termen lung. Aceste condiţii trebuie îndeplinite pentru ca proiectul să poată reuşi.
Precondiţii – condiţii care trebuie îndeplinite înainte ca proiectul să înceapă.

 
 

Elementele din tabel sunt corelate pe două direcţii logice:

Logica verticală (relaţia dintre coloanele I şi IV) se verifică cu testul Daca/Atunci sau Cauză/Efect:
 identifică ce intenţionează proiectul să facă – obiectivele (coloana I)  
clarifică relaţia cauzală între diferite niveluri ale obiectivelor (activităţi – rezultate – scop – obiectiv) –
logica intervenţiei proiectului (coloana I)
 specifică ipotezele importante şi incertitudinile dincolo de controlul managerului de proiect (coloana
IV)
Logica orizontală se referă la măsurarea efectelor proiectului şi resursele folosite de proiect prin:
 specificarea indicatorilor cheie (coloana II)
 sursele de informare prin care aceştia vor fi verificaţi (coloana iii).
Verificarea finală a calităţii matricei cadru logic
După ce matricea cadru logic este completată trebuie verificat din nou dacă:
 logica intervenţiei este completă şi corectă;
 indicatorii şi sursele de verificare sunt accesibile şi credibile;
 precondiţiile sunt realiste;
 ipotezele sunt realiste şi complete;
 riscurile sunt acceptabile;
 probabilitatea succesului este suficient de mare;
 beneficiile justifică costurile.

 
 

Matricea cadru logic este o metodă de prezentare a conţinutului unui proiect într-un mod în care este posibilă
stabilirea logică şi sistematică a obiectivelor proiectului. Matricea cadru logic se elaborează în faza de pregătire
a proiectului (chiar înaintea conceperii lui), dar este utilizată şi joacă un rol important şi în toate celelalte faze
ale proiectului (inclusiv în implementare şi evaluare).
Controlul costurilor nu înseamnă doar înregistrarea atentă a acestora, ci şi analiza lor, pentru luarea unor
măsuri corective. Controlul costurilor trebuie să fie o preocupare a tuturor angajaţilor firmei, nu doar a
unora.
Un bun control al costurilor înseamnă un bun management al acestora, concretizat în: estimarea costurilor,
contabilizarea lor, analiza fluxurilor băneşti (de trezorerie) pe fiecare proiect sau la nivelul întregii organizaţii,
costurile cu manopera directă, costurile indirecte, precum şi alte elemente, cum ar fi prime, penalizări,
dividende. Urmărirea costurilor presupune şi raportarea lor sub anumite forme (costuri standard, costuri normate
sau costuri planificate), toate acestea conducând la ideea că este necesară o foarte bună planificare, vorbindu-se
despre sistemul de planificare şi control al costurilor pus la dispoziţia decidenţilor pentru a urmări modul în care
se ating obiectivele propuse. Scopul oricărui sistem de management şi control al costurilor este de a stabili
politici, proceduri şi tehnici utilizate zi de zi pentru managementul şi controlul proiectelor şi programelor.
Bugetul trebuie să identifice cerinţele de forţă de muncă planificată, fondurile alocate contractelor şi rezerva
pentru conducere. Stabilirea bugetelor presupune ca planificatorul să înţeleagă rolul şi sensul standardelor.

 
 

Acestea sunt de două feluri: cantitative şi calitative.

Standardele cantitative se referă la rezultatele obţinute (calitatea produselor, cantitatea de produse sau volumul de lucrări, costul produsului sau
lucrării, termenul de finalizare sau punere în funcţiune). Standardele calitative se referă la procese, incluzându-se aici şi personalul, partea
funcţională şi relaţiile dintre oameni.
Pentru măsurarea stadiului de execuţie şi a schimbărilor intervenite, sistemul trebuie, de asemenea:
● să măsoare resursele consumate;
● să evalueze şi să măsoare starea lucrărilor şi nivelul de realizare;
● să compare rezultatele obţinute cu proiecţiile sau standardele lor;
● să ofere elementele necesare diagnozei şi reglării.
În privinţa raporturilor dintre managerul de proiect şi sistemul de control al costurilor, se fac recomandări:
● nivelul de detaliere al urmăririi costurilor este specificat de managerul proiectului, cu aprobarea conducerii;
● autoritatea centrală şi exercitarea controlului costurilor sunt în responsabilitatea şefului compartimentului proiecte;
● pentru proiecte mari se recomandă constituirea unor echipe specializate în managementul şi controlul costurilor.
Activităţile de planificare a sistemului de management şi control al costurilor conţin:
● recepţia contractelor (dacă este cazul);
● autorizarea lucrărilor prevăzute în proiect;
● structura de descompunere a lucrării;
● descrierea subcomponentelor lucrării;
● planificarea calendaristică;
● bugetele.
Pentru elaborarea bugetelor sunt necesare desfăşurătoare de manoperă şi materiale până la cel mai coborât nivel de urmărire (cel mult cu un nivel
mai jos decât indică structura de descompunere a lucrărilor sau la cel mai de jos nivel managerial, sau pe elemente de costuri, sau costuri
analitice).
Realizarea sistemului de urmărire şi controlul costurilor înseamnă obţinerea unor avantaje, dar şi apariţia costurilor suplimentare.
 
 

Avantajele pentru proiecte sunt:

● identificarea rezultatelor obţinute;
● urmărirea activităţilor efectuate;
● coordonarea şi comunicarea între părţile implicate;
● determinarea tipului, cantităţii şi momentului alocării resurselor necesare;
● identificarea elementelor supuse celui mai mare risc şi evaluarea incertitudinii;
● sugerarea unor noi variante de acţiune;
● evidenţierea efectului schimbării nivelului de alocare a resurselor sau a termenului de execuţie asupra rezultatelor
obţinute;
● măsurarea şi raportarea stadiului lucrărilor;
● identificarea potenţialelor probleme;
● oferirea informaţiilor de bază pentru soluţionarea problemelor, luarea deciziilor şi a acţiunilor corective;
● asigurarea legăturii planului cu controlul.
Prin prisma costurilor suplimentare implicate de sistemul de gestiune şi control al costurilor, acestea sunt cauzate de:
● noi forme operative (un nou sistem) privind culegerea informaţiilor din surse noi şi prelucrarea acestora pentru a
răspunde noilor exigenţe;
● personal suplimentar sau alocarea unei părţi din timpul celor implicaţi în managementul proiectelor sau al
personalului existent la serviciul financiar-contabil;
● cheltuieli de instruire în noul sistem (timp de instruire, instructori, materiale ş.a.).
 
 

Prin ceea ce urmează, ne vom referi doar la resursele necesare proiectului pentru finalizarea activităţilor necesare realizării reperelor sau obiectivului final.
Resursele vor fi abordate prin prisma:

planificării calendaristice a lor;

• folosirii optime;
• stabilirii efectelor alocării lor;
• identificării apariţiei disfuncţionalităţilor în utilizare;
• disponibilizării la timp a resurselor ce nu mai sunt necesare;
• câştigării unei experienţe din ceea ce s-a întreprins anterior.
• Problema resurselor se pune după ce s-au finalizat diagramele Gantt, structura descompunerii pe lucrări,
reţeaua interdependenţelor dintre activităţi, precum şi alte diagrame considerate ca necesare proiectului.
Pentru estimarea timpului necesar derulării proiectului trebuie să se cunoască necesarul de resurse umane, dar
şi alte resurse specificate anterior. După ce se efectuează o astfel de planificare, vor fi repartizaţi responsabilii
şi executanţii fiecărei activităţi. În proiectele ce implică un număr mai mic de persoane (aproximativ cinci),
repartizarea de responsabilităţi este mai simplă, dar lucrurile se complică la efective umane mai mari.
Salvarea va fi doar apelarea la calculatoare dotate cu soft specializat. Întregul proces al managementului resurselor
poate fi redat prin cinci paşi, astfel:
1. planificarea resurselor necesare proiectului;
2. obţinerea şi utilizarea raţională a resurselor;
3. urmărirea şi administrarea resurselor;
4. planificarea eliberării, înlocuirii şi terminării folosirii resurselor;
 
5. implementarea eliberării, înlocuirii şi terminării folosirii resurselor.
 

Recomandări în elaborarea bugetului:

Recomandări în elaborarea bugetului:

- costurile trebuie detaliate pentru susţinerea necesităţii lor;
- nu trebuie uitate taxele aferente salariilor (impozite, asigurări sociale etc.);
- trebuie incluse şi costuri aferente întreţinerii şi reparării utilajelor;
- trebuie incluse costuri de evaluare a proiectului;
- trebuie inclusă o marjă de siguranţă pentru a acoperi evoluţia ratei inflaţiei, cursului de schimb valutar etc.
În final, un buget si în special un buget pentru un proiect finantat din fonduri europene corect întocmit trebuie sa
indeplineasca urmatoarele condiţii:
 Bugetul este complet si perfect corelat cu activitătile prevăzute, cu resursele materiale implicate în realizarea
proiectului si cu rezultatele anticipate, adică: nu există mentiuni în sectiunile privind activitătile, resursele si rezultatele
anticipate care nu au acoperire într-un subcapitol bugetar / linie bugetară; de asemenea, nu există subcapitol bugetar /
linie bugetară fără corespondentă în sectiunile privind activitătile, resursele si rezultatele.
 Cheltuielile au fost corect încadrate în categoria celor directe sau indirecte, iar pragurile pentru anumite cheltuieli
au fost respectate;
 Bugetul este corelat perfect cu devizul general si devizele pe obiecte. Există corelare perfectă între buget si sursele
de finantare.
 Costurile sunt realiste (corect estimate), suficiente si necesare pentru implementarea proiectului.
 Valoarea categoriilor de lucrări din devizul pe obiect este stabilită în propotie de 100%, pe baza cantitătilor de
lucrări si a preturilor acestora. Costurile pe unitatea de resurse utilizate sunt realiste din punctul de vedere al
evaluatorului si justificate de catre solicitant prin citarea unor surse independente si verificabile (statistici oficiale,
preturi standard etc.) sau prin rezultatele unei cercetari de piată efectuate de solicitant.

 
 

Metodologia unui proiect va trebui să descrie:

- Activitătile si procesele necesare în derularea proiectului;

- Formularele (modelele) de documente care se utilizează;
- Rolurile membrilor echipei de proiect;
- Instructiuni pentru utilizarea instrumentelor de management de proiect.
 Metodologia descrie detaliat (în profunzime) fiecare pas din Ciclul de Viată al proiectului explicând cu exactitate
(metodologic) ce activităti trebuie executate, când si cum. Metodologia de proiect descrie modul în care cei implicaţi
în proiect trebuie sa procedeze in diferite faze ale ciclului de viata al proiectului. In mod concret aceasta se referă la :
- terminologia comună folosită în cadrul proiectului ;
- tipul de formulare care se utilizeaza ;
- când si cine le completează/aprobă;
- cum trebuie procedat în anumite situatii de criză din proiect etc.
Ca principal avantaj al metodologiei elaborate intern poate fi menţionat costul redus si faptul ca
procedurile rezultate vor emula perfect procesele existente în firma respectiva.
Printre dezavantaje se numără faptul că este un proces laborios, greu de realizat atât timp cât nu există
experienţă în lucrul pe proiecte.

 
 

Întrebări
1.În cadrul etapei de planificare este foarte importantă activitatea de documentare referitoare la alte proiecte
asemănătoare, derulate în ţară sau străinătate. De regulă, un proiect este necesar pentru:
2.În această etapă din ciclul unui proiect se realizează în principal următoarele activităţi:
3.În stabilirea obiectivelor este important să se cunoască următoarele:
4.Problemele tipice care apar în definirea obiectivelor sunt:
5.Când se elaborează obiectivele proiectului trebuie avută în vedere analiza SMART. Acest tip de analiză prevede ca
obiectivul/obiectivele proiectului să fie:
6.Stabilirea punctuală a activităţilor proiectului
7.Structura activităţilor are următoarele caracteristici:
8.Identificarea resurselor necesare pentru proiect
9.În cadrul literaturii de specialitate funcţiei de planificare a bugetului i se atribuie următoarele caracteristici:
10.Paşii care trebuie parcurşi în elaborarea unui buget pentru o cerere de finanţare sunt următorii
11.Metoda Cadrului Logic sau LFA
12.Matricea cadru logic constituie punctul de plecare în dezvoltarea altor instrumente ca:
13.Elementele din tabel sunt corelate pe două direcţii logice:
14.Standardele cantitative se referă la
15.Standardele calitative se referă la
16.Întregul proces al managementului resurselor poate fi redat prin cinci paşi care sunt
17.Diagrama Gantt reprezintă în sine
18.Un buget si în special un buget pentru un proiect finantat din fonduri europene corect întocmit trebuie sa
indeplineasca urmatoarele condiţii:
 
 
 

Literatura

1. Kotler, Philip, Dubois, B. – Marketing management, Public Union, 1994.

2. Look, Dennis, - Project Management (sixt edition), A Gover, University Press, Cambridge, Great
Britain, 2001.
3. Mocanu, Mariana, Schuster, Carmen – Managementul proiectelor – Cale spre creşterea
competivităţii, Editura ALL BECK, Bucureşti, 2001.
4. Nicolescu, O. Verboncu I., - Metodologii manageriale de firma, Editura Tribuna Economica,
Bucuresti, 2001.