UNIVERSITATEA DE VEST VASILE GOLDI DIN ARAD FACULTATEA DE TIINE UMANISTE, POLITICE I ADMINISTRATIVE

COMUNICAREA CU PRESA
- suport de curs -

Lect. univ. dr. Ioan LESUAN

CUPRINS
INTRODUCERE ................................................................................................................................................... 3 1. RELAIILE CU PRESA - PARTE INTEGRANT A RELAIILOR PUBLICE .................................... 4 1.1. DEFINIREA RELAIILOR PUBLICE I A ACTIVITILOR SALE .......................................................................... 4 1.2. DOMENIILE ACTIVITILOR DE RELAII PUBLICE .......................................................................................... 5 1.2.1. Comunicarea intern ........................................................................................................................... 5 1.2.2. Relaiile cu comunitatea....................................................................................................................... 6 1.2.3. Relaiile cu presa ............................................................................................................................. 6 1.3. MODALITI DE DESFURARE A ACTIVITILOR DE RELAII PUBLICE ........................................................ 7 1.3.1. Departamente interne .......................................................................................................................... 7 1.3.2. Firme de relaii publice........................................................................................................................ 8 1.3.3. Soluii mixte ......................................................................................................................................... 9 NTREBRI RECAPITULATIVE: .............................................................................................................................. 9 2. BIROULUI DE PRES MISIUNI, ORGANIZARE, ACTIVITI....................................................... 10 2.1. MISIUNEA I ROLUL BIROULUI DE PRES .................................................................................................... 10 2.2. ORGANIZAREA BIROULUI DE PRES ............................................................................................................ 11 2.2.1. Alegerea spaiului .............................................................................................................................. 11 2.2.2. Dotarea cu echipamente .................................................................................................................... 11 2.2.3. Membrii biroului de pres ................................................................................................................. 12 2.3. ACTIVITILE UNUI BIROU DE PRES .......................................................................................................... 12 2.4. CENTRU DE PRES ...................................................................................................................................... 14 2.5. PURTTORUL DE CUVNT ........................................................................................................................... 14 NTREBRI RECAPITULATIVE: ............................................................................................................................ 17 3. GENURI ALE COMUNICRII SCRISE CU MASS-MEDIA ................................................................... 18 3.1. CARACTERISTICILE UNUI FAPT DE PRES .................................................................................................... 19 3.2. TIREA DE PRES ........................................................................................................................................ 20 3.2.1. Reguli de redactare a tirii de pres.................................................................................................. 21 3.2.2. Reguli tehnice de redactare i prezentare a tirii de pres................................................................ 24 3.3. COMUNICATUL DE PRES............................................................................................................................ 25 3.3.1. Clasificarea comunicatelor de pres ................................................................................................. 25 3.3.2. Redactarea comunicatului de pres................................................................................................... 27 3.3.3. Forma de prezentare a comunicatului de pres................................................................................. 29 NTREBRI RECAPITULATIVE: ............................................................................................................................ 32 4. TEHNICI DIRECTE DE LUCRU CU PRESA ............................................................................................ 33 4.1. CONFERINA DE PRES ............................................................................................................................... 33 4.1.1. Pregtirea conferinei de pres ......................................................................................................... 34 4.1.2. Desfurarea conferinei de pres ..................................................................................................... 38 4.1.3. Evaluarea........................................................................................................................................... 40 4.2. BRIEFING-UL DE PRESA ............................................................................................................................... 41 4.3. RECEPIA DE PRES .................................................................................................................................... 43 4.4. VIZITE ORGANIZATE PENTRU JURNALITI ................................................................................................... 44 4.4.1. Vizita la sediul organizaiei ............................................................................................................... 44 4.4.2. Cltoriile pentru pres..................................................................................................................... 46 4.4.3. Vizita la redacie ................................................................................................................................ 46 4.5. INTERVIUL ................................................................................................................................................ 47 4.5.1. Regulile de baz ale interviului.......................................................................................................... 50 4.5.2. Tehnici de rspuns la ntrebri .......................................................................................................... 50 NTREBRI RECAPITULATIVE: ............................................................................................................................ 54 BIBLIOGRAFIE SELECTIV ......................................................................................................................... 56

Introducere
Societatea actual este caracterizat ca fiind informaional, comunicarea cu publicul int al organizaiei este un lucru indispensabil. Aceast necesitate este realizat prin intermediul relaiilor publice care au ca i scop principal formarea i gestionarea imaginii organizaiei. Pentru majoritatea organizaiilor, indiferent de domeniul lor de activitate, o comunicare corect i profesional cu publicul int i cu mass-media, ca mijloc de difuzare a informaiilor ctre acest public, este o condiie esenial a funcionrii lor. Mass-media constituie canalul n lipsa cruia comunicarea de mas este de neconceput, n lipsa cruia comunicarea i formarea reputaiei organizaiei este imposibil. Pornind de la aceste considerente ne-am propus a arta rolul crucial pe care l are organizarea i activitile unui birou de pres n cadrul unei organizaii. Biroul de pres reprezint elementul de legtur dintre organizaii, pres i publicul larg, fiind, de obicei, un departament din cadrul unei organizaii, care are ca sarcin principal stabilirea i meninerea relaiilor de comunicare dintre organizaie i mass media. n capitolul I sunt trecute n revist problematica general a relaiilor publice legat de definirea acestui domeniu i activitile specifice desfurate de specialitii n relaii publice. Aceste activiti vizeaz trei domenii majore: comunicarea intern ce vizeaz n special publicul intern al unei organizaii, constnd n comunicarea biunivoc ntre structurile de conducere a organizaiei i membrii acestei organizaii; scopul comunicrii interne fiind acela de a spori motivaia membrilor organizaiei prin facilitatea nelegerii misiunilor pe care organizaia i, implicit, personalul acesteia l are; comunicarea cu comunitatea ce urmrete a demonstra c este un bun cetean i un bun vecin; i comunicarea cu presa. De asemenea, am avut n vedere i modalitile de realizare a relaiilor publice prin servicii interne, externe sau mixte. n capitolul II Biroului de pres misiuni, organizare, activiti se analizeaz rolul i activitile pe care le desfoar un birou de pres n cadrul organizaie, misiunile i activitile sale specifice cel difereniaz de alte activiti de relaii publice, cum ar fi monitorizarea presei, rspunsul la solicitrile presei, crearea de legturi cu jurnalitii etc. Un alt aspect avut n vedere este activitatea purttorului de cuvnt care ine locul conductorului organizaiei (n relaia cu mass-media), el dobndind astfel o responsabilitate i o autonomie aparte, deoarece el reprezint, n orice moment, instituia i exprim, prin lurile sale de cuvnt, atitudinea oficial a acesteia asupra chestiunilor de interes general sau specific, solicitate de jurnaliti. Pentru aceast activitate este nevoie de o serie de caliti ce sunt enunate i analizate n cuprinsul dezvoltrii temei. n capitolele III i IV Genuri ale comunicrii scrise cu mass-media i Tehnici directe de lucru cu presa sunt trecute n revist principalele instrumente de lucru n relaia cu presa: tirea de pres i comunicatul de pres insistnd asupra modului n care acestea trebuie redactate att n ceea ce privete coninutul informaiei ct i a formei de difuzare i prezentare a lor. n ceea ce privete tehnicile direct de lucru cu presa se analizeaz principalele activiti cum ar fi conferina de pres, briefing-ul de pres, interviul.

1. Relaiile cu presa - parte integrant a Relaiilor Publice

1.1. Definirea relaiilor publice i a activitilor sale
Termenul de relaii publice este relativ nou n vocabularul organizaional romnesc, fiind, nu de puine ori, confundat cu termenul de relaii cu publicul, care reprezint doar una din activitile desfurate n cadrul relaiilor publice, i anume relaiile directe, nemijlocite cu anumite categorii de public (clieni, acionari, furnizori etc.). Aadar, s vedem ce sunt relaiile publice. Conform Asociaiei Internaionale a Relaiilor Publice, acestea constituie o funcie principal a conducerii, bazat pe o activitate continu i sistematic, cu ajutorul creia organizaiile caut s obin nelegerea, simpatia i sprijinul acelora cu care au relaii n prezent sau vor avea n viitor. Aceeai organizaie mai definete relaiile publice ca practica, arta i tiina social a analizrii unor tendine, a anticiprii consecinelor lor, a sftuirii liderilor unei organizaii i a implementrii unor programe de aciune care vor servi att interesele organizaiei, ct i interesele publicului.1 Scott M. Cutlip i Allen H. Center, autorii lucrrii Effective Public Relations, arat c relaiile publice sunt acea funcie a managementului care stabilete i menine relaii reciproc avantajoase ntre o organizaie i publicul de care depinde succesul su eecul acesteia2. O alt definiie a acesteia este Relaiile publice (PR) este practica de administrare a fluxului de informaii ntre o organizaie i publicul su. [1] Relaii Publice ajut o organizaie sau un individ n expunerea lor public, folosind subiecte de interes public i tiri pentru care nu au nevoie de pli directe. [2] Expunerea prin relaiile publice este mai credibil oferind o legitimitatea pe care publicitatea nu o are. [3] Activiti de relaii publice includ conferinele, lucrul cu presa, i comunicare cu angajaii.3 O bun parte din definiiile date relaiilor publice se concentreaz asupra a ceea ce fac specialitii din acest domeniu, ele fiind enumerative ncercnd a circumscrie activitile specifice domeniului. Astfel potrivit lui J.E. Grunig i T. Hunt identific dou roluri majore pe care practicienii din relaiile publice le ndeplinesc sau pe care i le atribuie cnd trebuie s-i defineasc sfera de activitate: - rolul de tehnician al comunicrii practicienii scriu, editeaz, fac producie audiovizual, creeaz sigle, grafice i orice alte mesaje necesare pentru executarea programelor de relaii publice; ei nu trebuie s ia decizii organizaionale, ci doar s aplice deciziile altora, nu fac cercetri, nu planific i nu evalueaz anumite activiti; - rolul de manager al comunicrii: aceti practicieni planific i conduc un program de relaii publice, consiliaz conducerea i iau decizii n ceea ce privete politica de comunicare a organizaiei; ei sunt implicai n toate segmentele lurii deciziilor, utilizeaz cercetarea pentru a planifica i evalua munca lor; n cadrul acestui rol, cercetrile au identificat trei subtipuri: - rolul de expert specialistul are funcie de conducere, cerceteaz i definete problemele specifice ale relaiilor publice, dezvolt programe i i asum responsabilitatea pentru implementarea acestora; - rolul de a facilita comunicarea specialistul asigur un flux continuu i bilateral al informaiei ntre organizaie i public; el este omul de legtur, de interpretare de mediere;
1 2

Cristina Coman, Relaiile publice. Principii i strategii. (Iai: Editura Polirom, 2001), p. 16. Ibidem. 3 http://en.wikipedia.org/wiki/Public_relations (accesat 12.10.2008).

- rolul de a facilita rezolvarea problemelor specialistul ajut alte persoane din organizaie s-i rezolve problemele de comunicare.4 Cristina Coman aduce n atenie n lucrarea sa i poziia lui David Dozier, pentru care alturi de rolurile de tehnician al comunicrii i manager al comunicrii, ar mai exista nc dou roluri: - rolul de legtur cu media specialitii menin contactele cu presa i informeaz membrii organizaiei asupra activitilor presei; ei asigur o comunicare n dou sensuri, ntre mass-media i organizaie (prin fiele de pres i revista presei) i ntre organizaie i pres (prin materialele pe care le produc i le distribuie); - rolul de legtur comunicaional specialitii sunt manageri ai comunicrii, reprezentnd organizaia la diferite evenimente sau crend evenimente n care conducerea organizaiei are ocazia de a comunica direct cu publicul intern sau extern.5 O alt definiie care trece n revist activitile desfurate de specialitii din domeniul relaiilor publice ne este oferit de Societatea Relaiilor Publice din SUA (Public Relations Society of America PRSA) care enumr 14 activiti asociate n general cu relaiile publice: (1) informarea public (publicity), (2) comunicare (comunication), (3) afacerile publice (public affairs), (4) managementul problemelor (issues management), (5) relaii guvernamentale (government relations), (6) relaiile publice financiare (financial public relations), (7) relaiile comunitare (community relations), (8) relaiile cu industria (industry relations), (9) relaiile cu minoritile (minority relations), (10) publicitatea (advertising), (11) activitile agentului de pres (press agentry), (12) activitile de promovare (promotion), (13) relaiile cu presa (media relations), (14) propaganda (propaganda)6.

1.2. Domeniile activitilor de relaii publice

Activitatea specialistului din domeniul relaiilor publice se desfoar n cel puin trei domenii principale, dup cum afirm George David7: - comunicarea (informarea) intern adic activiti destinate informrii publicului intern al organizaiei, adic membrilor acesteia; - relaiile cu comunitatea care cuprind ansamblul activitilor desfurate nemijlocit de o organizaie (n general, de reprezentanii acesteia) pentru a ctiga bunvoina, simpatia, ncrederea, sprijinul vecinilor din spaiul geografic al organizaiei respective, fie al altor organizaii sau persoane din mediul exterior; - relaiile cu mass-media ce cuprinde activitile de informare a opiniei publice prin intermediul presei. Fiecare din aceste trei domenii ale activitii de relaii publice i are propriile sale caracteristici, de aceea n cadrul organizaiilor, mai ales cele mari, exist specialiti pregtii special pentru fiecare domeniu n parte.

1.2.1. Comunicarea intern

Activitatea de comunicare intern vizeaz n special publicul intern al unei organizaii, constnd n comunicarea biunivoc ntre structurile de conducere a organizaiei i membrii acestei organizaii. Scopul comunicrii interne este acela de a spori motivaia membrilor organizaiei prin facilitatea nelegerii misiunilor pe care organizaia i, implicit, personalul acesteia l are.

4 5

Cristina Coman, op. cit. p. 17. Ibidem. 6 Doug Newsom i col., Totul despre relaiile publice, (Iai: Editura Polirom, 2003), p. 18 19. 7 George David, Tehnici de relaii publice: comunicarea cu mass-media (Iai: Editura Polirom, 2008), p 13.

Acest scop se realizeaz prin furnizarea de informaii despre misiunile organizaiei, obiectivele strategice ale acesteia, dar i elemente ce vizeaz responsabilitile morale, materiale, financiare ale fiecrui membru organizaiei, perspectivele profesionale, evenimente care au loc n cadrul organizaiei sau n care organizaia este implicat etc. Comunicarea intern sau relaiile publice interne sunt, n genere, responsabilitatea conductorilor organizaiei, specialitii n relaii publice fiind cei prin intermediul crora se realizeaz aceast funcie. Astfel sarcina specialistului n relaii publice este aceea de a organiza i realiza comunicarea dintre conducerea organizaiei i membri acesteia.

1.2.2. Relaiile cu comunitatea

Acest tip de relaii pleac de la ideea c orice organizaie se manifest ntr-o anumit arie geografic, c ea face parte dintr-o comunitate i prin urmare succesul organizaiei este legat i de modul n care se gestioneaz relaii cu aceasta. Scopul relaiilor publice cu comunitatea este de a ctiga bunvoina n interiorul comunitii, prin relaii preponderent directe, nemediate de mijloace de informare n mas.8 Prin aceste relaii organizaia urmrete a demonstra c este un bun cetean i un bun vecin. Gestionarea relaiilor cu comunitatea nu se reduce numai la a transmite anumite mesaje, ci din ce n ce mai mult, implicarea organizaiei ntr-o serie de evenimente care au loc n snul comunitii, dar i n rezolvarea de probleme ale acesteia, cum ar fi cele referitoare la mediul nconjurtor, sntate, educaie, ocuparea forei de munc etc. Comunitatea local, arat George David, cuprinde mai multe tipuri de public, care pot fi structurate pe baza unor interese, atitudini, aptitudini comune etc. n genere, se au n vedere oficialitile locale, lideri de sindicat, bancheri editori de pres, comentatori i analiti economici, politici etc. ntre obiectivele activitii de relaii publice cu comunitatea regsim: - crearea i dezvoltarea unei imagini pozitive a organizaiei de bun cetean care i asum responsabiliti sociale, n rndul publicului-int existent n plan local i care prezint interes pentru activitatea organizaiei; - fructificarea acestei percepii pozitive pentru motivarea propriilor membri, recrutarea de noi membri, dezvoltarea relaiilor cu colaboratorii, furnizorii, ctigarea bunvoinei comunitii; - sprijinirea demersurilor care au ca obiectiv nelegerea scopurilor i strategiilor organizaiei; - ncurajarea prilejurilor ca membrii organizaiei s aib o participare activ la viaa comunitii, precum i crearea de ocazii favorabile n acest scop; - sprijinirea cerinelor comunitii locale prin organizarea de activiti care s permit perceperea organizaiei ca model, ca centru de excelen n privina performanelor profesionale i a implicrii n viaa comunitii; - individualizarea clar a propriilor programe de relaii cu comunitatea local, astfel nct acestea s fie percepute i reinute cu uurin de ctre membrii comunitii.9

1.2.3. Relaiile cu presa

Acest al treilea mare domeniu al activitilor de relaii publice presupune activiti de informare a opiniei publice, motiv pentru care mai este cunoscut i ca activitatea de informare public, prin intermediul mijloacelor de comunicarea n mas. Organizaia trebuie s-i fac cunoscut activitatea i la niveluri mai mari dect cele locale, i pentru aceasta se apeleaz la mass-media prin intermediul creia este informat public larg.

8 9

George David, Relaii publice garania succesului (Bucureti: Editura Oscar Print, 2003), p. 137. Ibidem, p. 142.

Scopul principal al relaiilor unei organizaii cu mass-media este acelai de a-i spori reputaia i renumele produselor printr-o informare corespunztoare i, prin aceasta influenarea publicului-int. Presa, fie ea scris sau audio-vizual sau mai nou Internetul, reprezint principalul canal de comunicare cu publicul extern al organizaiei. Aceasta are un rol determinat n ncurajarea consumului de produse i servicii, element decisiv pentru reuita organizaiilor. De asemenea, mass-media are un puternic impact asupra credinelor, atitudinilor i comportamentului consumatorului de pres.

1.3. Modaliti de desfurare a activitilor de relaii publice

Diversitatea organizaiilor duce la o diversitate a modului de organizare a activitii de relaii publice. Unele organizaii aleg varianta nfiinrii unor departamente de relaii publice n interiorul lor, altele apeleaz la firme specializate pentru a acoperi gama de activiti specifice relaiilor publice. Exist i organizaii care ncearc s gseasc un echilibru ntre primele dou variante.

1.3.1. Departamente interne

Existena departamentelor de relaii publice n interiorul organizaiei este una curent iar modul de organizare a unui astfel de departament va depinde foarte mult de obiectivele organizaiei. n funcie de acestea, organizaia se afl n contact cu anumite categorii de public i va face apel cu precdere la anumite activiti din zona relaiilor publice. n general, indiferent de mrimea organizaiei, n interiorul departamentelor de relaii publice se pot identifica urmtoarele poziii: - eful departamentului, cel care asigur coordonarea de ansamblu a ntregii activiti, asigur interfaa ntre conducerea organizaiei i membrii departamentului. La acest nivel are loc asumarea responsabilitii pentru proiecia i implementarea politicilor de comunicare ale organizaiei; - coordonatorii de proiecte sunt cei care desfoar cu precdere activiti specifice de relaii publice ce vizeaz un anumit eveniment sau o anumit categorie de public int; - specialitii n comunicare, distribuii pe echipe corespunztoare fiecrui proiect (analiz de date, relaia cu anumite categorii de public, evenimente etc.); - tehnicienii care asigur partea logistic a activitilor de relaii publice (comunicaii, editare, prelucrare de imagine, sonorizare, design, secretariat de redacie etc.). Existena unui departament de relaii publice n interiorul organizaiei are de regul o serie de avantaje: - costuri mult mai mici pentru anumite servicii de relaii publice; - o comunicare intern mult mai eficient ntre departamentul de relaii publice i celelalte departamente din organizaie; - o cunoatere mult mai bun a specificului domeniului n care i desfoar activitatea organizaia; - se ateapt un grad mai ridicat de fidelitate fa de organizaie prin nsuirea obiectivelor acesteia; - acumularea n timp a unei baze de date specifice ce se afl n proprietatea organizaiei (analize de imagine, analize de pres, informaii despre publicuri etc.); - construirea n timp a unei relaii durabile cu categoriile de public10. Dezavantajele existenei unui departament de relaii publice n interiorul organizaiei pot fi: - obiectivitate sczut ca urmare a raportului de subordonare care exist ntre departamentul de relaii publice i unitatea managerial a organizaiei;
10

Cristina Coman, op. cit. p. 66.

angrenarea departamentului de relaii publice n activiti de rutin; creterea surselor de friciune cu alte structuri ale organizaiei mplicare n procesul de comunicare (resursele umane, marketingul, juridicul, consilierii, departamentele care vor fi afectate de politicile de comunicare promovate de organizaie la recomandarea direciei de relaii publice etc.); lipsa unei experiene pe anumite zone de strict specialitate a relaiilor publice n cazul unor departamente mici sau incapacitatea de a acoperii toate serviciile (de exemplu monitorizarea mass-media timp de 24h solicit o echip puternic de specialiti n vederea nregistrrii programelor radio, TV, colectrii jurnalelor i ulterior selectrii unei anumite informaii i analizei acesteia); decalaje ntre obiectivele pe care departamentul trebuie s le ating i bugetul alocat.11

1.3.2. Firme de relaii publice

Anumite organizaii aleg varianta angajrii unor firme de specialitate pentru a rspunde problemelor din zona relaiilor publice. O astfel de soluie de externalizare a acestui departament poate fi determinat de mai muli factori: - organizaia este destul de mic pentru a-i putea permite bugetarea unui departament de relaii publice; - organizaia este prea mare iar gama problemelor de relaii publice la care aceasta trebuie s rspund ar dimensiona considerabil organigrama acesteia; - nu exist n interiorul organizaiei expertiza necesar pentru a proiecta i administra problematica specific domeniului. Decizia de a colabora cu o firm de relaii publice are n vedere o echilibrare a avantajelor i dezavantajelor pe care un astfel de demers le implic. Dintre avantaje putem meniona: - firmele asigur o gam variat de servicii, respectiv pune la dispoziie experi specializai pe orice domeniu al relaiilor publice, stadiu pe care n general organizaiile nu i-l permit fie din motive de ordin financiar, fie din lipsa de experien pentru a selecta o astfel de echip; - firmele de relaii publice vor fi interesate n utilizarea celor mai moderne tehnici i strategi de comunicare i vor acorda o atenie deosebit componentei cercetare; - diagnozele firmei vor fi obiective aceasta neavnd o relaie de subordonare cu unitatea managerial a organizaiei ci una contractual; - accesul la o baz de date mult mai mare pe care firma de relaii publice o constituie n timp; - accesul la mult mai multe contacte (lideri de opinie, mass-media, factori de decizie din domeniul administrativ, politic, financiar etc.); - experien n situaii comunicaionale diferite, inclusiv n comunicarea de criz; - capacitate mare de mobilizare (timp optim de proiecie i implementare a politicilor de comunicare); Colaborarea cu firme de relaii publice poate implica i o serie de dezavantaje: - dificulti n nelegerea specificului organizaiei; - dificulti n culegerea informaiilor din interiorul organizaiei; - costuri mai mari pe anumite categorii de servicii, respectiv acelea care se desfoar permanent; - dialogul cu unitatea managerial a organizaiei poate fi obstrucionat din motive de timp.12
11 12

Ibidem, p. 66 67. Ibidem, p. 67 71.

1.3.3. Soluii mixte

Exist organizaii care ncearc s combine primele dou variante pentru a amplifica avantajele i a diminua riscurile. n funcie de tipul de activiti de relaii publice necesare, organizaia poate angaja un anumit numr de persoane care s acopere aciunile curente, n timp ce acele activiti speciale for fi contractate cu o firm de relaii publice. De exemplu, o organizaie nonprofit poate acoperi prin angajaii si activitile de strngere de fonduri, relaia cu comunitatea sau cu anumite categorii de public, dar va colabora cu o firm de relaii publice pentru relaiile mass-media, cercetarea segmentelor de public, evenimente speciale etc. Exist situaii n care organizaii foarte mari decid s contracteze toate serviciile de relaii publice, pstrnd totui n interiorul acesteia unul sau doi specialiti n comunicare i relaii publice, cu rolul de translatori ntre firma de relaii publice i organizaie.

ntrebri recapitulative:
1. Care sunt domeniile principale ale activitii de relaii publice? a. propaganda; publicitatea; promovarea b. managementul problemelor; relaii publice financiare; relaii guvernamentale c. comunicarea intern; relaiile cu comunitatea; relaiile cu mass-media d. activitile agentului de pres; activiti de promovare; relaii cu presa 2. Care sunt obiectivele relaiilor publice cu comunitatea? a. crearea i dezvoltarea unei imagini pozitive a organizaiei de bun cetean b. sporirea reputaie i renumelui produselor printr-o informare corespunztoare c. sporirea motivaie membrilor organizaiei prin facilitatea nelegerii misiunilor pe care organizaia le are d. furnizarea de informaii despre misiunile organizaiei, obiectivele strategice ale acesteia 3. Care sunt modalitile de desfurare a activitii de relaii publice? a. departament intern si firme de relaii publice b. departament intern, firme de relaii publice, soluii mixte c. departament intern d. comunicarea cu presa, comunicarea intern i comunicarea cu comunitatea 4. Care sunt avantajele unui departament intern de relaii publice? a. asigurarea unei game variate de servicii, respectiv punerea la dispoziie de experi specializai pe orice domeniu al relaiilor publice b. diagnozele firmei vor fi obiective aceasta neavnd o relaie de subordonare cu unitatea managerial a organizaiei ci una contractual c. capacitate mare de mobilizare d. costuri mult mai mici, o comunicarea mai eficient cu celelalte departamente 5. Care sunt dezavantajele externalizrii activitii de relaii publice? a. angrenarea departamentului de relaii publice n activiti de rutin b. dificulti n nelegerea specificului organizaiei, dificulti n culegerea informaiilor din interiorul organizaiei c. firmele de relaii publice vor fi interesate n utilizarea celor mai moderne tehnici i strategi de comunicare i vor acorda o atenie deosebit componentei cercetare d. accesul la o baz de date mult mai mare pe care firma de relaii publice o constituie n timp

2. Biroului de pres misiuni, organizare, activiti

Biroul de pres reprezint elementul de legtur dintre organizaii, pres i publicul larg, fiind, de obicei, un departament din cadrul unei organizaii, care are ca sarcin principal stabilirea i meninerea relaiilor de comunicare dintre organizaie i mass media. n marile organizaii, biroul de pres este o secie din cadrul departamentului de relaii publice; ierarhic, el este subordonat direct efului departamentului de relaii publice, care, la rndul su, se subordoneaz direct conductorului instituiei. n organizaiile mai mici, n care nu exist un departament de relaii publice, eful biroului de pres va fi subordonat direct conducerii instituiei. Aceste realizeaz o serie de activiti cum ar fi: - cutarea i selectarea informaiilor din interiorul organizaiei, pentru a putea crea i reactualiza documente de baz referitoare la aceasta; - ntocmirea zilnic a revistei presei; - rspunsul la ntrebrile jurnalitilor; - alctuirea, pe baza revistei presei, a dosarelor de documentare pe domeniile de interes ale organizaiei; - crearea relaiilor personalizate cu reprezentanii mass-media; - organizarea manifestrilor pentru pres (conferine de presa, vizite i voiaje de presa, mese rotunde, dezbateri si seminarii, simpozioane); - realizarea unei baze de date exclusiv cu date referitoare la partenerii de pres13. n cadrul unei structuri de relaii publice, biroul de pres reprezint att releul dintre organizaie i mass-media, ct i megafonul organizaiei. De aceea, presa constituie unul dintre canalele de comunicare ce rspunde necesitii vitale de informare a opiniei publice.

2.1. Misiunea i rolul biroului de pres

Sarcina principal a biroului de pres dintr-o organizaie este s stabileasc i s menin bune relaii de comunicare ntre organizaia respectiv i mass-media, de aceea se subordoneaz direct conducerii organizaiei. Aceast poziie, n partea superioar a ierarhiei organizaiei, este necesar deoarece el trebuie: - s tie tot ce se ntmpl sau se va ntmpla important n organizaie, pentru a putea reaciona rapid i corect n cazul n care presa solicit anumite informaii; - s poat urmri i chiar prevedea evoluia unor evenimente majore, ndeosebi a celor cu potenial de criz; - s cunoasc deciziile luate de conducere i s poat contribui la orientarea lor corect din perspectiva impactului lor comunicaional; - s poat obine cooperarea permanent a personalului din diferitele departamente ale organizaiei, s aib o poziie ierarhic suficient de important pentru a nu fi blocat n activitatea sa de diferitele cadre de conducere de pe ealoanele intermediare; - s se evite dependena celor care lucreaz in biroul de pres de serviciile de marketing sau de publicitate.14 Rolul biroului de pres reiese din cele dou obiective majore pe care le are de ndeplinit15:
13

Biroul de pres i purttorul de cuvnt, http://www.scribd.com/doc/10882114/Biroul-de-Presa-Si-Purtatorulde-Cuvant (accesat 21.10.2008) 14 Cristina Coman, Comunicarea cu presa, Universitatea Bucureti, Facultatea de Jurnalism i tiintele Comunicrii, Curs. http://facultate.regielive.ro/cursuri/comunicare/comunicarea_cu_presa-36602.html (accesat 6.11.2008) 15 George David, Tehnici de relaii publice: comunicarea cu mass-media (Iai: Editura Polirom, 2008), p. 209.

10

S informeze organizaia despre ceea ce se afirm n pres n legtur cu activitile organizaiei respective sau cu alte aspecte care ar putea influena sau interesa organizaia. S stabileasc i s ntrein o legtur bun cu presa, aceasta activitate urmrind: difuzarea imaginii organizaiei n rndul publicului su int; satisfacerea nevoilor de informare a presei i a publicului; crearea unui climat de nelegere i colaborare ntre organizaia respectiv i mass-media.

2.2. Organizarea biroului de pres

n momentul n care o organizaie decide s creeze un birou de pres, ea trebuie s ia n calcul mai multe aspecte legate de alegerea locului unde va fi plasat acesta, de dotarea lui i de stabilirea numrului de membri ai biroului i a funciilor specifice fiecruia.

2.2.1. Alegerea spaiului

Spaiul n care urmeaz s-i desfoare activitatea un birou de pres trebuie s se afle n incinta organizaiei i s fie situat n apropierea sediului conducerii (fiind direct subordonat acesteia, eful biroului de pres trebuie s poat fi uor contactat de conducere i s aib acces rapid la birourile liderilor) i, n acelai timp, ntr-un loc accesibil pentru jurnaliti. Acest spaiu trebuie s fie suficient de mare, pentru ca cei care lucreaz acolo s-i poat aeza birourile i dulapurile (sau rafturile) n care pstreze documentaia n mod comod, fr a tri senzaia de nghesuial, s fie luminos, aerisit i clduros. Dac aceste cerine par exagerate, nu trebuie s uitm faptul c biroul de pres poate fi considerat ca o carte de vizit a organizaiei: el este primul i poate cel mai important loc din cadrul instituiei, n care jurnalitii au acces permanent i n care i desfoar activitatea de cunoatere a organizaiei. Cu ct acest spaiu va arta mai bine, cu att imaginea de echilibru, bunstare i soliditate a organizaiei va fi mai pregnant.

2.2.2. Dotarea cu echipamente

Pentru a funciona la parametri normali de eficien i profesionalism, un birou de pres trebuie s fie dotat cu un echipament minimal, constnd din: - un telefon cu numr direct (dotat i cu fax), pentru a se asigura o comunicare nemediat i rapid cu instituiile externe, n general i cu jurnalitii, n particular; - un telefon corelat la reeaua interioar, pentru a se putea comunica rapid cu membrii organizaiei; - un calculator cu imprimant, care va fi utilizat att pentru editarea textelor, ct i pentru crearea bazelor de date. - un copiator, care va fi folosit pentru multiplicarea materialelor destinate att presei, ct i conducerii organizaiei; - un radiocasetofon, care va servi la ascultarea emisiunilor radiofonice de informare i la nregistrarea direct a acestora; de asemenea el poate fi folosit la nregistrarea alocuiunilor i dezbaterilor din timpul conferinelor de pres; Pe lng aceste echipamente, dac organizaia este puternic, are suficiente resurse materiale i de personal i desfoar activiti de interes pentru categorii largi de public, se mai pot pune la dispoziia biroului de pres: - televizor i aparat video, pentru urmrirea i nregistrarea emisiunilor de tiri sau a altor programe cu impact asupra organizaiei; - aparat de fotografiat, eventual i un mic laborator foto, pentru crearea bazelor de date necesare; 11

camer video, pentru nregistrarea unor activiti (ale organizaiei i ale biroului de pres), cu elemente de studio, atunci cnd biroul i propune s creeze materiale video pentru uzul presei.16

2.2.3. Membrii biroului de pres

ndeplinirea obiectivelor pe care biroul de pres i le propune depinde n chip decisiv de profesionalismul celor desemnai s se ngrijeasc de relaia cu mass media. De aceea n organizarea unui birou de pres, cel mai dificil lucru este selectarea membrilor si. Cel mai important criteriu n desemnarea unui membru al biroului ar trebui s fie pregtirea sa profesional (n care putem include formarea i aptitudinile). n realitate ns lucrurile nu sunt ntotdeauna aa de simple. Pentru ca munca n cadrul biroului de pres nu se poate desfura dup ureche, pentru c ea are un specific aparte, specialitii din acest domeniu susin cu trie c persoanele care vor face parte din biroul de pres trebuie s fie absolvente ale unei faculti cu profil de comunicare (relaii publice sau jurnalism) sau ale unor cursuri de specializare organizate de instituii acreditate. Pe lng aceasta, ele trebuie s cunoasc bine mediul jurnalistic, condiiile de lucru din pres, cerinele i ateptrile ziaritilor. Dac este aleas o persoan bine pregtit n plan profesional, care posed abilitile unui bun comunicator, exist garania c aceasta va putea s se integreze rapid n organizaie, va ti s se fac repede cunoscut, apreciat i respectat de ctre ceilali membrii ai instituiei, obinnd astfel sprijinul lor ori de cte ori va solicita diverse informaii pentru a le pune la dispoziia jurnalitilor. Att n lume, ct i la noi n ar, se manifest tendina de a fi angajai, n birourile de pres, o seam de ziariti, pe considerentul c au o experien bogat n scrierea de texte i cunosc bine lumea presei. Totui, aceast experien nu este suficient i specialitii recomand ca ei s urmeze cursuri de profil, tocmai pentru a nelege diferenele dintre cele dou domenii (jurnalism i relaii publice) i pentru a asimila tehnicile proprii muncii din cadrul biroului de pres. Este evident, n aceste condiii, c o persoan care nu are o pregtire de specialitate i care nu are nici o anume experien n acest domeniu, nu va putea face fa, n mod profesional, activitilor specifice ale biroului de pres. Pentru a-i putea ndeplini cu succes sarcinile i pentru a putea face fa diverselor probleme de comunicare pe care le genereaz munca zilnic cu presa, membrii biroului de pres trebuie s posede anumite caliti (native ori dobndite), indispensabile unui bun comunicator. Edward L. Berneys a propus o list de caracteristici personale care sunt necesare unui practician de relaii publice, i deci i unui membru al biroului de pres: (1) caracter i integritate; (2) un sim al raiunii i al logicii; (3) abilitatea de a gndi creativ i imaginativ; (4) o nclinaie spre adevr i discreie; (5) obiectivitate; (6) un interes profund pentru soluionarea problemelor; (7) o cultur general bogat; (8) curiozitate intelectual; (9) o putere de analiz i de sintez eficient; (10) intuiie i (11) instruire n tiinele sociale i n mecanismele relaiilor publice.17

2.3. Activitile unui birou de pres

Avnd n vedere multitudinea responsabilitilor ce cad pe umerii membrilor biroului de presa, acetia trebuie s ndeplineasc un set de activiti complexe. n mod obinuit, aceste activiti sunt: a) cutarea i selectarea informaiilor din interiorul organizaiei, pentru a putea crea i reactualiza documente de baz referitoare la aceasta:

16 17

Cristina Coman, Relaii publice i mass-media, ediia a II-a (Iai: Editura Polirom, 2000), p. 62 63. Doug Newsom i col., Totul despre relaiile publice, (Iai: Editura Polirom, 2003), p. 26.

12

trebuie s se realizeze o banc de date a instituiei, care s cuprind date despre produsele sau serviciile oferite, fotografii i biografii ale membrilor din conducerea organizaiei; aceasta trebuie actualizat permanent, pentru a se putea lucra pe baza acesteia. - cea mai eficient metod de a obine informaii este explicarea tuturor persoanelor care ar putea deine informaii care este scopul biroului de pres, metodele sale de lucru, rezultatele care ar putea fi obinute difuznd n mod regulat informaia ctre pres; b) revista presei - const n urmrirea zilnic a presei scrise i audio-vizuale i culegerea informaiilor pe care le ofer; sunt urmrite informaii referitoare la organizaie, la aciunile i evenimentele n care aceasta este implicat i despre mediul de interes al acesteia. Revista presei, pentru a avea relevan: - trebuie fcut permanent, astfel se poate urmri imaginea organizaiei reflectat n pres i se poate reaciona n timp util: informaiile produse n mod constant stimuleaz conducerea n luarea unor decizii privind organizaia. - trebuie s ajung n fiecare dimineaa pe biroul directorului, nainte de nceperea programului, pentru ca acesta s-i poat orienta deciziile. n funcie de mrimea i obiectivele organizaiei, de obiectivele asumate sau resursele de care dispune, revista presei ia diverse forme: revista presei realizat prin fotocopiere este cea mai des ntlnit form, deoarece este uor de realizat i ofer o informaie complet: se fotocopiaz articolele importante; revista presei realizat prin sinteza datelor const n analiza, selecia i redactarea rezumatelor articolelor; selectarea informaiilor trebuie s fie obiectiv, deoarece conducerea este interesat de poziia presei, nu de a celui care redacteaz revista presei. revista mixt a presei - fotocopierea celor mai importante articole, la care sunt adugate scurte comentarii referitoare la celelalte materiale aprute n pres; revista presei realizat prin montaj lipirea mai multor tieturi din diversele articole i reproducerea prin fotocopiere sau tiprire offset (cnd e vorba de mai multe exemplare). c) rspunsul la ntrebrile ziaritilor - membrii biroului de pres trebuie s aib dispoziie informaiile pe care ziaritii le solicit pentru a realiza o comunicare eficient. Astfel, biroul de pres trebuie s se afle permanent n legtur cu conducerea organizaiei, deoarece unele informaii nu pot fi fcute publice. n cadrul acestei activiti intr i invitaiile telefonice ale ziaritilor la evenimentele organizate de instituia respectiv. d) alctuirea, pe baza revistei presei, a dosarelor de documentare pe domeniile de interes ale organizaiei - acestea servesc att pentru informarea suplimentar a membrilor din conducerea organizaiei, ct i pentru redactarea ulterioar a unor materiale destinate presei. e) realizarea de contacte individuale cu jurnalitii - n promovarea imaginii organizaiei, biroul de pres trebuie s menin mereu interesul presei fa de organizaia respectiv. Membrii biroului de pres trebuie s creeze relaii cu reprezentanii presei: partenerul lor este un anumit jurnalist, nu organul de presa. O relaie bun cu ziaritii presupune capacitatea de a oferi informaii complete, adevrate, n timp scurt i ntr-o form adecvat att stilului jurnalistic, ct i trsturilor specifice fiecrui canal de comunicare. f) organizarea manifestrilor pentru pres i a materialelor destinate presei: comunicate de pres, dosare de pres sau buletine informative; g) realizarea unei baze de date exclusiv cu date despre partenerii de pres, care s cuprind: - titlul publicaiei sau numele instituiei de pres; - tipul (dup frecvena de apariie i zona de acoperire); - numere de telefon si fax; 13

- e-mail, pagina web; - tirajul, distribuia; - orientarea; - resursele materiale (sponsorizri, finanri); - termenul de nchidere al ediiei; - ora pn la care se pot trimite materiale pentru publicare; - numele persoanelor din conducere i coordonatele acestora; - reporterul acreditat pe organizaia respectiv.18

2.4. Centru de pres

Centrul de pres este o structur temporal, care se nfiineaz cu ocazia unor evenimente importante, care ies din aciunile obinuite ale organizaiei i biroului de pres. Centrul de pres arat George David se nfiineaz ori de cte ori n viaa organizaie se produce un eveniment ce ar putea prezenta un interes peste medie pentru opinia public i care prin rezultatele finale, ar putea justifica eforturile umane i materiale fcute pentru punerea la punct a unei asemenea structuri informaionale.19 Exist i centre de pres care funcioneaz ca structuri permanente cum ar fi cele de pe lng organizaiile internaionale. De asemenea, n ultimul timp, datorit dezvoltrii a noi medii de comunicare se ntlnesc i centre de pres online. Rolul centrelor de pres este: - informarea opiniei publice cu privire la aciunile realizate de organizaie n cadrul unui eveniment anume, de importan major; - sprijinirea jurnalitilor n munca de documentare referitoare la evenimentul pentru care a fost nfiinat centrul de pres. n mod uzual acest sprijin const n: rspunsuri prompte la solicitrile de informare ale jurnalitilor, organizarea de conferine de pres i de briefing-uri pe msur ce apar informaii noi de interes, sprijinirea concret a jurnalitilor n aciunile proprii de documentare (facilitarea de interviuri, oportuniti de fotografiere sau filmare, distribuirea de dosare de pres, organizarea de tururi, cltorii de pres etc.); - ctigarea prin informare public onest a nelegerii, simpatiei, bunvoinei i sprijinul opiniei publice pentru organizaie sau pentru aciunile acesteia; - contracararea prin informare corect a informaiilor distorsionate sau negative care pot afecta ntr-o msur mai mare sau mai mic prestigiul, reputaia organizaiei.20

2.5. Purttorul de cuvnt

n cadrul biroului de pres, unul dintre membrii acestuia are, pe lng sarcinile obinuite, enumerate mai sus, un ansamblu de atribuii specifice (care cer i o seam de caliti deosebite) i, implicit, o poziie aparte. Jurnalitii doresc ntotdeauna s foloseasc drept surs pentru informaiile pe care le vor evoca, o personalitate a organizaiei; ei solicit acest lucru, deoarece ei au nevoie de o poziie oficial, care s exprime punctul de vedere al instituiei i s ofere greutate i prestigiu acestor afirmaii. Din diferite motive (lipsa de timp a conductorului instituiei, absena sa din localitate, starea sntii n acel moment, absena unor abiliti de comunicare oral, uneori frica sau resentimentul fa de pres), organizaiile au desemnat una sau mai multe persoane care s l reprezinte pe liderul instituiei n relaia cu presa. Aceast funcie este cunoscut sub numele de purttor de cuvnt.

18 19

Cristina Coman, Relaii publice i mass-media, ediia a II-a (Iai: Editura Polirom, 2000), p. 55 - 61. George David, Tehnici de relaii publice: comunicarea cu mass-media (Iai: Editura Polirom, 2008), p. 217. 20 Ibidem, p. 218.

14

innd locul conductorului organizaiei (n faa mass media), el dobndete o responsabilitate i o autonomie aparte, deoarece el reprezint, n orice moment, instituia i exprim, prin lurile sale de cuvnt, atitudinea oficial a acesteia asupra chestiunilor de interes general sau specific, solicitate de jurnaliti. Purttorul de cuvnt trebuie s aib toate calitile i competenele solicitate pentru oricare alt membru al biroului de pres. n plus el trebuie s aib o voce radiofonic i o nfiare plcut, experiena vorbitului n public, vitez de reacie i o anume siguran de sine (prin care s poat ascunde eventualele momente de emoie sau de dificultate). Un bun purttor de cuvnt trebuie s aib urmtoarele nsuiri: - s cunoasc bine toate aspectele legate de activitatea organizaiei pe care o reprezint; - s cunoasc obiectivele i strategiile organizaiei, astfel nct s poat da rspunsuri, la situaii particulare, n consens cu politica general a instituiei; - s aib abilitatea de a exprima clar i convingtor (din punctul de vedere al jurnalistului i al publicului) ideile n chestiune; - s se bucure de ncrederea conducerii organizaiei, pentru a putea fi la curent cu toate deciziile i pentru a avea girul liderului instituiei n tot ce face; Tehnicile i trucurile pe care trebuie s le utilizeze un purttor de cuvnt atunci cnd se ntlnete cu jurnalitii sunt: - s tie sau s anticipeze cu precizie ceea ce doresc jurnalitii s afle, astfel nct s posede toate informaiile i s nu fie prins n capcana unor ntrebri ncruciate; - s cunoasc preocuprile anterioare ale jurnalitilor, zona lor tematic, tipul de articole pe care le realizeaz, tacticile lor, n general atitudinea lor fa de organizaie; - s cunoasc specificul genurilor i formatelor jurnalistice (ndeosebi ale diverselor tipuri de interviu) pentru a putea face fa solicitrilor jurnalitilor; - s vorbeasc din punctul de vedere al interesului public i nu exclusiv din acela al intereselor i preocuprilor organizaiei; - s nu fie pasiv: purttorul de cuvnt rspunde ntrebrilor presei, dar nu trebuie s atepte ca aspectele pe care dorete s le sublinieze s fie ridicate numai de jurnaliti; o ntrebare poate fi provocat, o tem poate fi, discret, sugerat; - s nu fie defensiv: ntrebrile sunt prilejuri de a prezenta organizaia, nu de a infirma sau confirma o prere a jurnalistului; n plus, purttorul de cuvnt trebuie s manifeste un anume entuziasm, o ncredere natural n instituia, cauza, ideea pe care o reprezint, s-i umanizeze rspunsurile, dndu-le o not personal; - s tie s treac uor de la aspectele negative la cele pozitive, s releve contribuia sau eforturile organizaiei n a ameliora o situaie, n a-i schimba atitudinile sau comportamentele ce s-au dovedit eronate; - s aib abilitatea de a plasa cele mai importante informaii sau luri de poziie la nceputul mesajului su i de a termina discuia cu jurnalitii ntr-o not pozitiv; - s dea rspunsuri directe, fr exagerri, minciuni, fr agresivitate i fr pripeal (o formul aforistic spune: gndete repede i rspunde ncet); - s nu rspund la ntrebrile la care nu posed informaii clare, ci s se angajeze c, n timpul cel mai scurt, va obine acele date i le va pune la dispoziia jurnalistului; niciodat, spun specialitii, nu trebuie s uzeze de formula no comment, ci s explice onest de ce nu poate rspunde la o anumit ntrebare; el nu trebuie s ocoleasc rspunsul la ntrebri, s se ncurce n pretexte, divagaii, false rspunsuri;

15

s nu se certe cu jurnalitii, s-i pstreze calmul chiar i cnd ntrebrile lor i se par agresive.21 Odat numit, purttorul de cuvnt devine o persoan public, ce va fi urmrit, n tot ceea ce spune i face, cu interes sporit, de ziariti i de audiene. El nu are ns statutul unei vedete, ci reprezint, n orice moment, organizaia, fiind adeseori identificat cu aceasta. De aceea, oriunde se afl (n sala de conferine, n redacii, n locuri publice), el trebuie s fie contient c orice declar va putea fi considerat ca un punct de vedere oficial al organizaiei, chiar dac nu a uitat s precizeze c vorbete off the record. n general, el trebuie s evite s exprime preri personale, iar dac o face, va trebui s accentueze de mai multe ori acest lucru, tiind ns c risc s fie citat de anumii jurnaliti ca i cum ar fi exprimat tot o poziie oficial. Cnd lucrezi cu mass-media, orice greeal pe care o comii, poate deveni oricnd public art C. Howard i W. Mathews. Purttorul de cuvnt este un actor important n angrenajul unui birou de pres. El este principala surs de informare a jurnalitilor i, totodat, imaginea accesibil i concret a organizaiei. De aceea, alegerea i pregtirea unui bun purttor de cuvnt constituie o operaie prioritar, creia conducerea organizaiei i departamentul de relaii publice trebuie s i acorde o atenie maxim. Principii de baza ale activitii de purttor de cuvnt sunt: - cinstea - dac se ascunde adevrul, acesta va iei la iveala, n cele din urm, ceea ce poate afecta credibilitatea n faa reprezentanilor mass-media - sinceritatea - daca nu tie s se rspund la o ntrebare, se poate pur i simplu s nu se tie. Exist i cazuri in care se poate refuza s se rspund la ntrebri, i anume: securitatea organizaiei i evitarea speculaiilor. - confidenialitatea n rspunsurile la ntrebrilor ziaritilor trebuie protejate informaiile secrete ale organizaiei, personalul, proiectele i publicul int al organizaiei. - scrupulozitatea - trebuie cunoscut de ce au nevoie mass-media pentru relatrile s li se de o forma ce poate fi publicat. Succesul unei informaii depinde de modul n care aceast informaie este prezentat jurnalitilor, dar i de modul n care parvine organelor de pres. Astfel trebuie respectate 12 porunci n dialogul cu presa: 1. Stpnirea foarte bine a mesajul ce se dorete al transmite. 2. Cunoaterea auditoriul. 3. Ascultarea cu atenie a ntrebrilor. 4. S se rspund la ntrebarea adresat. 5. Pozitivitate n transmiterea mesajului. 6. S nu se mint. 7. S nu se spun niciodat Nu comentez! 8. S nu se dea niciodat mai multe informaii dect se tiu. 9. S nu se spun niciodat ceva ce nu se dorete a fi citat. 10. Controlarea dialogul. 11. Naturaleea. 12. Respectarea tuturor poruncilor de mai sus!22

Cristina Coman, Comunicarea cu presa, Universitatea Bucureti, Facultatea de Jurnalism i tiintele Comunicrii, Curs. http://facultate.regielive.ro/cursuri/comunicare/comunicarea_cu_presa-36602.html (accesat 6.11.2008) 22 Biroul de pres i purttorul de cuvnt, http://www.scribd.com/doc/10882114/Biroul-de-Presa-Si-Purtatorulde-Cuvant (accesat 21.10.2008).

21

16

ntrebri recapitulative:
1. Care este rolul biroului de pres? a. s tie tot ce se ntmpl sau se va ntmpla important n organizaie b. s informeze organizaia despre ceea ce se afirm n pres n legtur cu activitile organizaiei respective, s stabileasc i s ntrein o legtur bun cu presa c. s cunoasc deciziile luate de conducere i s poat contribui la orientarea lor corect d. s poat obine cooperarea permanent a personalului din diferitele departamente ale organizaiei 2. Ce informaii trebuie cuprinse ntr-o baz de date despre partenerii de pres? a. date statistice i informaii relevante despre jurnaliti b. date despre produsele sau serviciile oferite, fotografii i biografii ale membrilor din conducerea organizaiei c. titlul publicaiei sau numele instituiei de pres, tipul, numere de telefon si fax, email, pagina web, tirajul, distribuia, orientarea, resursele materiale, termenul de nchidere al ediiei d. date despre organizaie care sunt destinate publicrii i afirii 3. Ce este un centru de pres? a. este o structur temporal, care se nfiineaz cu ocazia unor evenimente importante b. este o structura permanent n cadrul organizaiei c. o cldire n care se afl mai multe media d. o instituie media 4. Un purttor de cuvnt exprim punctul de vedere: a. al mass-media b. personal c. al interesului public d. oficial al organizaiei 5. Principiile de baz dup care se ghideaz un purttor de cuvnt sunt: a. agresivitatea, minciuna, ofensiva i superioritatea fa de jurnaliti b. cinstea, sinceritatea, confidenialitatea, scrupulozitatea c. pasivitate, atitudine defensiv, anticiparea, s ocoleasc rspunsurile la ntrebri d. s vorbeasc din punctul de vedere al interesului public, s fie deschis, sincer i s rspund la orice ntrebare

17

3. Genuri ale comunicrii scrise cu mass-media

n domeniul informrii publice sau al comunicrii cu presa, specialistul de relaii publice este pus deseori n situaia de a scrie materiale destinate (cel puin ca intenie) difuzrii prin pres; mai mult, adeseori el sau colegii si din biroul de pres trebuie s furnizeze informaii ctre mass-media, fie din proprie iniiativ atunci cnd se adopt o politic activ de informare public fie ca urmare a unor cereri formulate de jurnaliti. Pentru a putea transmite mesaje ctre opinia public prin intermediul mass-media, practicianul de relaii publice trebuie s fie familiarizat cu limbajul i cu specificul presei; cunoaterea ct mai bun a specificului mass-media i al comunicrii prin intermediul acestui canal constituie o parte important a bagajului de cunotine i deprinderi necesare unui profesionist de relaii publice. Aa se i explic, de altfel, migraia frecvent a profesionitilor din pres ctre domeniul relaiilor publice i invers. Dei, la prima vedere, cele dou profesii par oarecum opuse, aflate de o parte i de cealalt a baricadei, n realitate, att jurnalistul ct i specialistul de relaii publice sunt comunicatori care vizeaz, n ultim instan, aceeai int: opinia public. Diferena const n faptul c jurnalistul trebuie s-i modeleze mesajul direct pentru un segment al opiniei publice, pe cnd specialistul de relaii publice va ajunge la aceeai int prin intermediul mass-media i, prin urmare, va trebui s cunoasc regulile jocului att n cazul presei ca mijloc de comunicare public, ct i n cazul segmentului de public care va constitui inta final a mesajului su. Pe de alt parte, jurnalistul caut s informeze opinia public n general, innd cont de faptul c obiectivitatea, imparialitatea constituie o regul deontologic esenial a profesiei sale. Specialistul de relaii publice urmrete ca, prin intermediul mass-media, s influeneze un anumit public-int, pe care s-l conving i s-l motiveze ntr-un anumit sens, fr a se ndeprta de adevr i fr a ncerca s-i manipuleze destinatarii. Un dezavantaj cruia trebuie s-i fac fa att specialitii de relaii publice care scriu materiale pentru difuzarea lor public, ct i jurnalitii din presa scris, este imposibilitatea folosirii limbajului non-verbal. Dup cum se tie, n cazul comunicrii directe sau al difuzrii unor mesaje prin intermediul televiziunii, semnificaiile transmise prin intermediul limbajului non-verbal pot contribui n proporie semnificativ la reuita actului de comunicare; n egal msur, unele elemente ale comunicrii para-verbale pot fi utilizate i n cazul difuzrii mesajelor prin radio: inflexiuni ale vocii, interjecii, variaii ale ritmului i ale tonului vorbirii, pauze mai lungi sau mai scurte, elemente muzicale etc. n cazul comunicrii prin scris, avantajele i facilitile oferite de limbajul non-verbal trebuie suplinite prin claritatea, concizia i logica mesajului, precum i prin utilizarea de materiale ilustrative adecvate (fotografii, grafice, scheme, desene, caricaturi .a.m.d.). n plus, cel care difuzeaz o informaie scris nu va avea ocazia (dect destul de rar) s rspund la ntrebrile pe care i le-ar putea pune publicul, aadar el va trebui s utilizeze empatia, punndu-i singur aceste ntrebri nc de la nceput i oferind rspunsuri la ele. n activitatea de informare public, adic n ncercarea de a informa opinia public prin intermediul mass-media, specialistul de relaii publice utilizeaz n mod frecvent cteva tehnici i mijloace, care vor fi descrise mai detaliat n cuprinsul acestui curs. Pentru delimitarea domeniului tehnicilor de informare public, va trebui s lum n considerare definiia de dicionar a termenului tehnic n general: totalitatea procedeelor ntrebuinate n practicarea unei meserii, a unei tiine etc. n cazul relaiilor publice cele mai des utilizate tehnici sau modaliti de ctre practicieni sunt: Genuri ale comunicrii scrise tirea de pres, comunicatul de pres, articolul de pres, biografia, scrisoarea ctre editor, brouri/pliante. 18

 Tehnici specifice de relaii publice conferina de pres, briefingul de pres, discursul, interviul, evenimentele speciale.

3.1. Caracteristicile unui fapt de pres

n relaiile cu mass-media specialistul n relaii publice trebuie s in seama de faptul c nu orice eveniment constituie un fapt de pres, nu orice ntmplare are valoare pentru un mijloc de informare. Pentru a intra n atenia presei, un eveniment trebuie s ntruneasc anumite caracteristici, iar specialistul de relaii publice trebuie s cunoasc i el aceste caracteristici, pentru a putea discerne cu deplin profesionalism care anume lucruri ar putea trezi interesul mass-media i care trebuie lsate deoparte. Sintagma fapt de pres se refer la evenimente care au valoare de informaie i care, n anumite circumstane, pot s aib interes pentru pres23. George David propune urmtoare definiie a faptului de pres: un fapt de pres ar putea fi caracterizat drept un eveniment care, adus la cunotina populaiei prin intermediu mass-media, furnizeaz informaii care au potenialul de a le afecta viaa sau de a le capta interesul.24 Sorin Preda atrage atenia c pe lng valoarea informaional a evenimentul, exist nc un factor determinant ca evenimentul s devin fapt de pres i anume voina redacional, aceasta avnd de cele mai multe ori un rol decisiv n configurarea valorii de informaie a unui eveniment.25 Ken Metzler n lucrarea sa Newgathering26 enumer zece trsturi principale care fac ca un eveniment s intre n atenia presei: - actualitatea un eveniment are mai mult valoare de informaie dac s-a produs recent. Valoarea de informaie a evenimentului crete dac acesta este relatat prima dat; - consecinele - cu ct vor fi afectate mai multe persoane de un eveniment cu att acesta va fi mai interesant pentru public, deci i pentru mass-media; - proeminena atunci cnd ntr-un eveniment sunt implicate persoane sau organizaii cunoscute opiniei publice, aceast implicare este de multe ori suficient pentru a-i da valoare de tire; - raritatea cu ct un eveniment se manifest mai rar, cu att valoarea sa de informaie crete; - proximitatea prin natura lor oamenii sunt interesai de faptele care se petrec n apropierea lor; - conflictul divergenele, certurile, luptele sau confruntrile dintre persoane sau instituii ori nfruntarea unor elemente exterioare (factori naturali, boli, tehnologii) dau valoare de informaie evenimentelor; - schimbarea oamenii sunt interesai de evoluia situaiilor i doresc s tie ce este nou i cum i vor afecta aceste schimbri; - aciunea o relatare despre oameni care desfoar anumite aciuni este mai interesant dect una despre oameni care spun ceva; - concreteea referirile la lucruri, fapte, cifre i situaii concrete trezesc mai mult interes consumatorului de pres dect consideraiile abstracte; - profilul personalitii sau interesul uman dimensiunea uman a unui eveniment poteneaz valoarea de informaie a evenimentului. Acelai autor menioneaz i alte caracteristici care pot da valoare unui eveniment, cum ar fi:
George David, Tehnici de relaii publice: comunicarea cu mass-media (Iai: Editura Polirom, 2008), p. 19. Ibidem, p. 20. 25 Sorin Preda, Tehnici de redactare n presa scris, (Iai: Editura Polirom, 2006), p. 23. 26 Ken Metzler, Newgathering, ediia a II-a (New Jersey; Prentince-Hall Inc., 1986), p. 23 apud. George David, op.cit. p. 20 21.
24 23

19

celebrrile aniversrile, evenimentele sociale, festivitile de premiere, comemorri etc. - aventura - aciunile aventuroase care exploateaz limitele umane sunt interesante pentru mass-media i public; - misterul enigmele de tot felul i incit pe oameni care ncearc s le dezlege; - dramatismul aspectele impresionante din via, confruntrile dramatice etc. fac din eveniment un fapt de pres; - etica dreptatea, justeea, corectitudinea sunt lucruri interesante pentru om; - mbuntirea propriului trai elemente care l pot ajuta pe om n viaa sa cotidian cum ar fi: sfaturile domestice, culinare, financiare, despre relaii, sntate etc. Exist i alte elemente care pot transforma un eveniment n fapt de pres. Cristian Florin Popescu amintete n acest sens27: - amplitudinea ce poate fi exprimat prin expresia mai mult, mai mare, mai dramatic; - corespondena adic gradul de convergen a evenimentelor cu ateptrile publicului; - familiaritatea ceea ce este familiar este mai uor nregistrat dect ceea ce este strin; - surpriza.

3.2. tirea de pres

tirea de pres reprezint relatarea sau descrierea ntr-o manier jurnalistic a unui eveniment. Ea este destinat exclusiv publicrii i, drept urmare, este preluat i difuzat ca atare de ctre mass-media. n ceea ce privete definirea tirii de pres exist numeroase asemenea ncercri. Cristian Florin Popescu trece n revist o serie de asemenea definiii cum ar fi28: - tirea este lucrul pe care l afli azi i pe care ieri nu-l tiam; - tirea este faptul care i face pe oameni s stea de vorb ntre ei; - tirea este o prim avizare a unui lucru ntmplat recent. Este relatarea pur i simplu nu a unui simplu fapt, ci a unui eveniment, adic a unui fapt socialmente semnificativ, a crui cunoatere este necesar pentru nelegerea istoriei n derularea ei zilnic (Roger Clausse) - tirile comprim toate activitile curente care au un interes uman general, iar cea mai bun tire este aceea care i intereseaz pe cei mai muli oameni (Curtis D. MacDougall) n ceea ce privete tipologia tirii i aici avem numeroase preri i diverse criterii de clasificare. Din punct de vedere al durabilitii lor n timp i al legturii cu evenimentul, tirile se clasific, potrivit lui George David29, n: - hard news tiri perisabile din punct de vedere temporal caracterizate n special prin actualitate i impact mare asupra publicului. n categoria acestor tiri intr: evoluiile politice sau economice actuale; conflictele, tirile despre accidente, catastrofe, crize; ntlnirile politice sau de afaceri la nivel nalt; criminalitatea; urmri ale unor fenomene naturale etc. - soft news tiri care sunt mai durabile din punct de vedere temporal, care spre deosebire fa de cele din prima categorie pot fi relatate i dup trecerea unei

Cristian Florin, Popescu, Manual de jurnalism. Redactarea textului jurnalistic (Bucureti: Editura Tritonic, 2003), p. 163 164. 28 Ibidem, p. 162. 29 George David, op.cit. p. 41 42.

27

20

anumite perioade de timp fr a-i pierde actualitatea. Ele se refer la evenimente de interes uman sau ofer contextul unei tiri de tipul hard news. Cristian Florin Popescu vorbete pe lng aceste categorii enunate mai sus i de evergreen news adic evenimente care au un caracter permanent dar care intereseaz publicul, cum ar fi de exemplu omajul.30 3.2.1. Reguli de redactare a tirii de pres n ceea ce privete modul de prezentare i redactare a tirii de pres exist mai multe posibiliti: ordonarea cronologic a evenimentelor, ordonare combinat, deductiv (pornindu-se de la faptul general pentru a se ajunge la particular), piramida i piramida inversat. Indiferent de stilul abordat o tirea de pres trebuie s rspund la ase ntrebri fundamentate pe care i le pune orice receptor: - cine (este autorul aciunii, este implicat n eveniment)?; - ce (s-a ntmplat)?; - unde (s-a petrecut evenimentul)?; - cnd (a avut loc)?; - cum (s-a desfurat)?; - de ce (care au fost cauzele sau motivul evenimentului)?. tirea de pres cea mai folosit este cea dup modelul piramidei inversate. Aceasta presupune ca informaiile prezentate n tire s fie ordonate descresctor, n funcie de importana lor. Astfel, informaiile cele mai importante sunt amplasate n primul paragraf al tirii, nu n ultimul, deoarece rolul acesteia este de a informa, i nu de a ine n suspans cititorul. Abordarea acestui model n comunicarea cu presa a specialitilor n relaii publice se impune deoarece redactorii i editorii din pres citesc, de obicei, primele paragrafe ale unei tiri, pentru a-i da seama dac aceasta prezint interes sau nu. Cnd spaiul de publicare nu este suficient, atunci tirea trebuie redus. O tire de pres redactat dup regula piramidei inversate are urmtoarea structur: introducere, cuprins i ncheiere.
INTRODUCERE (Lead) Primul paragraf. Rspuns la ntrebrile cine?, ce?, unde? i cnd? CUPRINS Detalii despre cele relatate n introducere i rspunsul la ntrebrile necuprinse n introducere (cum?, de ce?

NCHEIERE Detalii suplimentare

Figura 3.1. Regula piramidei rsturnate

30

Cristian Florin, Popescu, op.cit., p. 165.

21

nainte de paragraful iniial soarta tirii este decis de titlu. Titlul este nceputul unui contract ntre jurnalist i cititor, arat Cristian Florin Popescu31, fiind elementul cel mai important pentru ca tirea s fie citit sau nu. n ceea ce privete practica relaiilor publice exist viziuni diferite cu privire la necesitatea titrrii materialelor destinate presei, arat George David32: - pe de o parte unii teoreticieni ai relaiilor publice dau importan mai mare introducerii (lead-ului), titlul ndeplinind doar o funcie de identificare: el este scris pe prima pagin, precum i n partea superioar a fiecreia dintre paginile urmtoare, astfel nct redactorul s se poat asigura c este vorba de acelai material. Aceast opiune este justificat de faptul c, dac materialul va fi publicat, titlul urmeaz a fi schimbat n conformitate cu politica editorial a respectivei instituii media; - pe de alt parte, ali autori, a crui opinie o susine i autorul menionat, sunt n favoarea scrierii unui titlu pentru materiale trimise redaciilor. Aceast opinie pleac de la ideea c, de cele mai multe ori, analiza materialului se reduce la citirea titlului, dac acesta spune ceva el are anse s treac mai departe i s fie publicat. Dincolo de aceste dispute, n genere, autorii sunt de acord c titlul se scrie dup ce materialul, tirea de pres a fost adus n forma final, el reprezentnd rezumatul rezumatului, adic esena textului. Astfel, titlul trebuie s fie sintetic i s vizeze, de obicei, rspunsul la ntrebrile cine? i ce?. De asemenea, el nu trebuie s depeasc 6 7 cuvinte, s cuprind un verb la diateza activ i la timpul prezent sau viitor, chiar dac aciunea a avut loc. Cnd nu este posibil o sintez se poate apela la supratitlu sau/i subtitlu. De asemenea, se pot folosi, n interiorul textului, de aceast dat, intertitluri. Introducerea sau lead-ul trebuie s capteze atenia cititorului i s-i trezeasc curiozitatea de a citi pn la capt; nu trebuie s depeasc 30 de cuvinte (un paragraf); trebuie s rspund la primele patru ntrebri (cine?, ce?, unde?, cnd?). Ea constituie un rezumat al tirii, dnd cele mai importante informaii ale acesteia. n selectarea ntrebrilor crora trebuie s li se rspund n introducere, aceasta se realizeaz n funcie de ceea ce l-ar interesa pe cititor. n majoritatea cazurilor, ntrebrile cine? i ce? sunt cele mai importante. Cine? vizeaz subiectul aciunii, n general tirile sunt despre oameni i ca atare cititorul este interesat de cel care fptuiete aciunea. Se poate omite rspunsul la aceast ntrebare n introducere dac persoana implicat n aciune nu este una cunoscut de opinia public. Rspunsul la ntrebrile cum? i cnd? localizeaz evenimentul n timp i spaiu. De obicei aceste rspunsuri se gsesc i ele n introducere. Cuprinsul este format din mai multe paragrafe de aproximativ 30 de cuvinte, n care se ofer detaliile despre eveniment i rspunde la ntrebrile cum? i de ce?. ntrebarea de ce? se refer la cauzele evenimentului i rspunsul la aceast ntrebare necesit o atenie sporit. Sunt cazuri n care cauzele evenimentului nu sunt cunoscute, iar cel care ncearc a rspunde la ntrebare are tendina de a face supoziii, speculaii. Pentru specialistul n relaii publice acestea sunt greeli, el trebuind s relateze fapte. ntrebarea cum? cere rspunsuri referitoare la mprejurrile producerii evenimentului, la modul de desfurare a acestuia. n acest caz este recomandat a se apela la citarea de surse, adic a persoanelor implicate direct n eveniment sau cele care au fost martore la desfurarea lui. De asemenea, n cuprins se mai regsesc informaii precum:
31 32

Ibidem, p. 145. George David, op. cit. p. 50.

22

numele i prenumele persoanei sau persoanelor implicate (dac nu au fost menionate n introducere), cu elemente de identificarea precum numele organizaiei creia i aparin, funciile ndeplinite n aceasta; - detalierea faptelor care au fost relatate pe scurt n introducere; - afirmaii ale surselor (cu citarea acestora) referitoare la subiect, aciune, cauze, mprejurri, posibile evoluii etc. - corelarea evenimentului sau evenimentelor relatate cu alte evenimente anterioare sau ulterioare etc.33 n ceea ce privete citatele, acestea dau greutate relatrii i credibilitate pentru c exprim prerea celor care au participat efectiv. Dac nu exist posibilitatea citrii unor persoane care au fost implicate direct sau au fost martori la eveniment se recomand citarea unor experi care prin autoritatea lor pot oferi credibilitate relatrii evenimentului. Fiecare surs citat trebuie identificat prin nume complet, funcia pe care o ocup n organizaie, organizaia cruia i aparine. n cazul unor tiri care sunt transmise ctre media audio-vizual ordinea acestor informaii va fi inversat, adic prima dat se va meniona funcia i organizaia cruia aparine i apoi numele complet al persoanei citate. Referitor la modul de citare exist mai multe posibiliti. George David, urmdu-l pe Metzler arat c citarea surselor se poate face: - direct adic reproducerea cuvnt cu cuvnt ntre ghilimele a ceea ce a declarat sursa. n acest caz sunt permise doar intervenii minore n declaraie cum ar fi corectarea unor dezacorduri sau greeli gramaticale, eliminarea unor cuvinte sau expresii care reiau informaia fr a aduce nimic nou; - indirect se reproduce ceea ce a declarat sursa, fr a se ine prea mult seama de modul n care a fost formulat declaraia; n acest caz nu se folosesc ghilimelele; - parafrazarea reproducerea spuselor sursei dar cu cuvintele i stilului autorului; - citarea fragmentar sau parial este o combinaie de parafrazare i citare direct ce ncearc a surprinde coloratura declaraiei; - dialogul citarea a dou sau mai multe surse care converseaz, aa cum se ntmpl n cazul unei dezbateri.34 Specificarea sursei se face de obicei dup textul citat sau naintea acestuia n materiale destinate presei scrise, pentru presa audio-vizual acest lucru se face ntotdeauna naintea textului. n cazul unor adevruri bine cunoscute ce aparin bagajului de cunotine comun, cum ar fi date istorice, date tiinifice elementare nu este necesar atribuirea. Etica jurnalistic interzice cu desvrire fabricarea de citate, jurnalistul trebuind a reda, direct sau indirect cele spuse de surs. n cazul specialistului n relaii publice aceast condiie este mai puin restrictiv, n sensul c el este specialist n comunicare i consilier n ceea ce privete livrarea celor mai potrivite mesaje i ca atare se pot construi anumite citate care s fie atribuite unei persoane din organizaie. Condiia obligatorie este ca s se aduc la cunotina acestuia citarea, s nu fie difuzat fr acordul deplin al su. n ceea ce privete modul n care se face atribuirea, este de preferat a se folosi expresii precum a spus, a afirmat i nu de felul crede, are sentimentul sau presupune. ncheierea cuprinde informaii mai puin importante despre eveniment, dar care prezint interes pentru opinia public. ncheierea nu trebuie ns s repete ceea ce s-a spus n cuprins sau n introducerea tirii. De asemenea, trebuie s se aib n vedere faptul c, adesea editorii, dac consider materialul prea lung sau din lipsa de spaiu, au obiceiul de a tia sfritul, motiv pentru care aici nu trebuie s existe mesaje pe care vrem neaprat s le transmitem.
33 34

Ibidem, p. 47. Ibidem, p. 48.

23

O tire bun, att din punct de vedere structural, ct i informaional respect urmtoarele principii : Nu trebuie construite paragrafe lungi. Trebuie scris pentru a informa, nu pentru a impresiona. Nu se insereaz opiniile personale, deoarece acestea nu intereseaz pe nimeni. tirea de pres nu trebuie s depeasc o pagin A4.35 3.2.2. Reguli tehnice de redactare i prezentare a tirii de pres n activitatea de relaii publice i comunicare cu presa un rol important l are i forma n care este prezentat tirea redaciilor. Nu trebuie neglijat punerea n pagin care se face i ea innd seama de o serie de reguli i condiii de prezentare: tirea de pres se scrie la dou rnduri, corpul literei de 14 pct., font Times New Roman normal, diacrit (care cuprinde caracterele specifice limbii romne); tirea s nu depeasc dou pagini; Utilizarea numai a unei singure fee a colii de hrtie; se scrie urmeaz la sfritul primei pagini i sfrit n partea de jos a celei de a doua coli; Marginile stnga/dreapta s fie egale, de aprox. 2.5 cm (pentru a lsa loc adnotrilor ce vor fi fcute de sub-editor; Toate paragrafele sunt identice (tab de 0.4-0.5); Nu se subliniaz nici un cuvnt (nici chiar titlul) dac nu se dorete ca tipograful s le scrie cursiv (italic); Din prezentarea tirii de pres nu trebuie s lipseasc coordonatele organizaiei care transmite tirea: numele; adresa; numerele de telefon i fax; e-mail i web. Toate acestea se scriu, de regul, n antet. Sub antet se precizeaz persoana de contact pentru eventuale solicitri. Aceast precizare se poate face i la sfritul tirii, n partea dreapt. Tot n partea de sus, n dreapta, se scrie data difuzrii tirii. La finalul tirii, n partea stnga, se semneaz documentul respectiv i se pune eventual tampila organizaiei. Logo Press release Nr din Editor Fotograf Numele ofierului de relaii publice Adresa Tel/fax/e-mail Data transmiterii

TITLU (scurt, incitant)

Introducere (Lead): Cine? Ce? Cnd? Unde? (cel puin) Cuprins: Cum? De ce? Figura 3.2. Forma de prezentare a unei tiri de pres ncheiere Not de faciliti (dac este cazul)

35

Dan Mircea, Tehnici de redactare i editare n relaiile publice, Curs Facultatea de Comunicare i Relaii Publice, SNSPA, Bucureti, 2002, p. 17.

24

Adaptare dup Dan Mircea, Tehnici de redactare i editare n relaiile publice, Curs Facultatea de Comunicare i Relaii Publice, SNSPA, Bucureti, 2002

3.3. Comunicatul de pres

Specialitii n relaii publice l consider un mijloc simplu i eficace cu ajutorul cruia se transmite presei o informaie despre organizaie, n sperana c mesajul va ajunge la publicul cruia i este adresat. Pentru a fi publicat, comunicatul trebuie s conin o informaie n msur s reprezinte o noutate sau s prezinte un anume interes pentru o categorie important de public. Comunicatul nu are nimic comun cu reclama: aceasta este un mesaj pltit (organizaia a cumprat spaiu tipografic sau timp de anten), al crui coninut i ale crei condiii de apariie sunt controlate de cel care a comandat-o. Biroul de pres sau practicianul n relaii publice, care au redactat i trimis ctre redacii comunicatul, nu au nici un fel de drept asupra acestuia, nu pot impune nici actul publicrii lui, nici forma n care va fi reprodus i nici momentul difuzrii. Jurnalitii sunt cei care hotrsc dac el va fi sau nu fcut public, stabilind totodat dac va fi difuzat integral, trunchiat sau rescris. Pentru ziariti comunicatul este un instrument de lucru i de referin n cazul n care furnizeaz informaii despre subiecte care vor face obiectul unor materiale mai ample (reportaje, anchete, interviuri) - sau un produs finit n cazul n care este publicat direct, fr a declana un efort suplimentar de documentare din partea redaciei, dup cum arat B. Dagenais.36 Principalele criterii de evaluare a importanei unui comunicat sunt, pentru jurnaliti, noutatea informaiei, interesul pe care aceasta l-ar putea avea pentru publicul ziarului, revistei sau postului i calitatea redactrii textului (care ar trebui s fie ct mai apropiat de scriitura jurnalistic). Conform aceluiai autor comunicatul are urmtoarele caracteristici: a) este un anun sau un document transmis oficial de ctre o organizaie sau de ctre o persoan; b) transmite o informaie legat de o idee, serviciu, produs, eveniment, situaie, informaie care poate interesa populaia sau un grup bine determinat al ei; c) este redactat n mod special pentru presa de informare, n scopul publicrii i difuzrii lui; d) este ntotdeauna un document scris.

3.3.1. Clasificarea comunicatelor de pres

Diversitatea situaiilor concrete, care trebuie aduse la cunotina mass-media, a dus la apariia mai multor tipuri de comunicate. I. Dup criteriul prezenei sau absenei unei luri de poziie, exist dou mari categorii de comunicate: - comunicatul de informare, prin intermediul cruia se transmit invitaii sau anumite informaii. - comunicatul de tip persuasiv, prin care se transmite o opinie sau o poziie a organizaiei. II. Comunicatele pot fi difereniate i n funcie de coninutul lor. Astfel, avem:

36

Cristina Coman, Comunicarea cu presa, Universitatea Bucureti, Facultatea de Jurnalism i tiintele Comunicrii, Curs. http://facultate.regielive.ro/cursuri/comunicare/comunicarea_cu_presa-36602.html (accesat 6.11.2008).

25

- Comunicat - invitaie, prin care, dup cum sugereaz i numele, ziaritii sunt invitai s participe la un eveniment organizat de instituia care-l trimite: o conferin de pres, o vizita, o inaugurare, aniversare etc. n acest tip de comunicat trebuie s se precizeze: tema evenimentului; locul de desfurare; momentul desfurrii; participanii. Invitaia se trimite presei cu dou-trei zile naintea evenimentului. - Comunicatul - anun - face cunoscut un eveniment public ce urmeaz s aib loc: vernisaje, lansri etc. Prin intermediul mass-media, se urmrete informarea publicului i convingerea de a participa la eveniment. Comunicatul - anun trebuie s strneasc interesul presei, de aceea trebuie s conin detalii ct mai semnificative. El sta la baza unui material de pres de sine stttor. - Comunicatul de informare se refer la evenimentele importante ce au loc n cadrul organizaiei: inaugurarea unui nou sediu, lansare de produs sau serviciu, fuzionare, numirea unui nou preedinte etc. - Comunicatul de luare de poziie prezint atitudinea organizaiei fa de o anumit problem. Comunicatul poate avea mai multe forme: - de contestare fa de o realitate cu care organizaia nu este de acord; - de provocare, prin care denun o realitate cu care nu este de acord; - de clarificare, prin care aduce unele precizri i nuaneaz anumite afirmaii anterioare; - de rectificare, prin care corecteaz anumite informaii ce ar putea prejudicia imaginea organizaiei. - Comunicatul de reamintire dubleaz comunicatul - invitaie, amintindu-le ziaritilor de evenimentul anunat anterior. n acest comunicat, se face referire la cel trimis deja i se adaug unele detalii pentru a atrage atenia asupra evenimentului.37 Doug Newsom i Bob Carrell n lucrarea lor Redactarea materialelor de relaii publice propun urmtoare tipologie a comunicatelor de pres: a) comunicate de tip anun aceste comunicate pot anuna ieirea pe pia a unui nou produs, intrarea n funciune a unei noi uzine, ultimele rezultate financiare ale firmei sau adoptarea unei noi politici; b) comunicatele de tipul tiri create care ncearc s mreasc impactul unui anun, aducnd la cunotin i un eveniment care este prilejuit de faptul anunat, cum ar fi organizarea unei recepii, un simpozion, un spectacol; c) comunicatul de tip tiri scurte acestea se folosesc atunci cnd apar evenimente neprevzute; acestea sunt de obicei urmate de comunicate mai ample care aduc lmuriri despre cele ntmplate; d) comunicatul de tip replic atunci cnd n pres apar materiale care conin afirmaii critice la adresa organizaiei, mai ales din partea unor tere persoane. Atunci, de obicei, jurnalitii solicit i punctul de vedere al organizaiei vizate, iar acest tip de comunicat este un rspuns la aceast solicitate; e) comunicatul de tip feature comunicate care propun mass-media subiecte care intr n aria lor de interes. Potrivit unor autori acestea nu sunt comunicate de pres pentru c nu se adreseaz tuturor mass-media, fiind materiale, articole propuse spre publicare; f) comunicate despre tiri rele vizeaz evenimente neplcute din interiorul organizaiei. Dei exist tendina de a nu face cunoscute asemenea evenimente, tcerea poate aduce prejudicii mai mari organizaiei.38

37

Biroul de pres i purttorul de cuvnt, http://www.scribd.com/doc/10882114/Biroul-de-Presa-Si-Purtatorulde-Cuvant (accesat 21.10.2008) 38 Doug Newsom i Bob Carrell, Redactarea materialelor de relaii publice (Iai, Editura Polirom, 2004), p. 216 219.

26

3.3.2. Redactarea comunicatului de pres

De-a lungul anilor, ntre reprezentanii presei i cei ai departamentelor de relaii publice s-au stabilit anumite convenii referitoare la comunicatul de pres; aceste reguli se refer att la structura i coninutul comunicatului, ct i la modul de punere n pagin. Cel care redacteaz un comunicat trebuie s respecte aceste reguli, pentru a mri ansele de publicare ale materialului su. Majoritatea autorilor de lucrri referitoare la comunicarea cu pres consider c titlul este o component esenial a comunicatului. Un titlu are mai multe anse s atrag atenia jurnalistului dac: a) este acroant, adic are puterea de a trezi curiozitatea jurnalistului; b) centreaz atenia asupra a ceva (aciuni, decizii, realizri, idei) de maxim noutate; c) este scurt i factual; d) este simplu, direct, cu verbe la moduri ale diatezei active; e) ofer cititorului o perspectiv clar asupra coninutului comunicatului. Titlul trebuie s fie explicit, astfel nct, printr-o formulare de maximum 15 cuvinte, s exprime esena informaiei. Este indicat ca el s conin verbe la diateza activ, modul indicativ, precum i numele actorilor implicai n eveniment. El se poate ntinde pe dou rnduri; este indicat s fie scris cu majuscule. Ideea coninut n titlu trebuie reluat n textul comunicatului; nu uitai c unii jurnaliti ar putea s dea textului un alt titlu, pentru a-l adapta la specificul publicaiei i pentru a evita ca aceeai tire s apar cu acelai titlu n mai multe publicaii. n plus, gazetarii de la posturile de radio i televiziune transmit tirile fr titlu: dac informaia nu ar fi inclus i n corpul comunicatului, ea s-ar pierde. n acest sens este indicat ca i n titlu i n text s apar numele organizaiei (specificat clar) sau al persoanei implicate n evenimentul la care se face referire. Regula cea mai important n redactarea unui comunicat de pres este ca informaia esenial s fie prezentat imediat, fr a fi ascuns dup lungi introduceri. Pentru acest gen de text este total nerecomandat formula cronologic, n care se face istoria unui eveniment de la nceputuri pn la momentul actual, sau formula teoretic, n care se pleac de la adevrurile generale pentru a se ajunge la acel caz concret, care face obiectul comunicatului. Textul unui comunicat trebuie construit n formula jurnalistic a piramidei inversate, n care primul paragraf (numit, n literatura jurnalistic, lead) prezint pe scurt esena informaiei; paragrafele urmtoare dezvolt datele enunate, aducnd informaii complementare, totul n ordinea descresctoare a importanei. Respectarea acestei structuri satisface ateptrile jurnalistului, care va aprecia faptul c primete un material n forma i n stilul de redactare specifice meseriei lui, material pe care l poate publica aa cum este, fr a trebui s l rescrie. Introducerea sau lead-ul, constituie cea mai important parte a textului, deoarece ea cuprinde cele mai importante elemente ale mesajului. Ca i titlul, lead-ul are rolul de a strni interesul jurnalistului (i al cititorului), de a-l determina s parcurg textul n ntregime i de a-l convinge s l publice. In acest prim paragraf se prezint esena informaiei deoarece: a) din lips de spaiu ziaritii sunt nevoii s taie pri din text; de obicei ei renun la pasajele finale. Organizarea textului n forma piramidei inversate permite salvarea informaiei eseniale i sacrificarea acelor aspecte care sunt considerate mai puin importante. b) n general, oamenii citesc titlul i primele fraze dintr-un articol; astfel ei pot inventaria repede temele mari ale unei pagini de ziar i pot sesiza ceea ce li se pare mai important; dac, n aceste prime rnduri, ei gsesc ceva interesant, atunci continu lectura i parcurg ntregul articol. 27

Lista cu ntrebrile care i vor gsi rspunsul n paragraful iniial nu poate fi prescris n mod standardizat; alegerea lor depinde de specificul informaiei, a crei esen nu trebuie s se piard n detalii nesemnificative. De aceea cel care redacteaz comunicatul trebuie s evite capcana lead-ului care vrea s spun totul i care, prin aceasta, este greu de citit i neles (un lead bun nu va depi 50 de cuvinte, sau 5-6 rnduri de text). Textul propriu-zis sau coninutul comunicatului de pres ntregete datele coninute n paragraful iniial. Spre deosebire de informaiile principale, acestea nu trebuie s fie inedite ceea ce nu nseamn c ele pot fi total lipsite de interes. nti vor fi prezentate faptele noi i importante, apoi circumstanele, motivele, explicaiile, consecinele. Paragrafele care conin aceste informaii trebuie s fie scurte, avnd la nceputul lor elementele noi, iar spre final elementele considerate deja cunoscute. Redactarea trebuie s in seama de tipul de comunicat i de tipul de mass-media ctre care este orientat comunicatul. n acelai timp redactarea trebuie s in seama de publicul la care va ajunge comunicatul: ca o regul general se recomand ca acesta s fie scris ca i cum s-ar adresa cuiva care nu a auzit niciodat vorbindu-se despre subiectul tratat. n ceea ce privete stilul de redactare se recomand de obicei ca: - textul trebuie s fie concis; el va fi construit din paragrafe scurte, grupnd 3-4 fraze (ceea ce evident nu este o regul absolut). Se recomand ca frazele s fie scurte (15-20 cuvinte); la modul ideal, fiecare nou cuvnt ar trebui s mbogeasc substana informativ a textului. Frazele construite astfel (formula clasic este o fraz = o idee) sunt uor de neles i de reinut. Totui, aceste recomandri nu trebuie aplicate n mod mecanic, rigid; redactarea va evita excesul de fraze clip, formule exagerat de scurte, eliptice, cu sens ambiguu. - Textul trebuie s fie clar; se va utiliza un vocabular simplu, apropiat de limba colocvial, dar nu srac. El va trebui s conin cuvinte concrete, cu semnificaie precis; se va evita jargonul (administrativ, tiinific, economic, medical etc.); n situaiile n care acest lucru este imposibil, cuvintele cu sensuri tehnice vor fi nsoite de explicaii. De asemenea vor fi evitate arhaismele, neologismele, cuvintele strine mai puin cunoscute, etc. - Textul trebuie s fie precis; vor fi folosite date i cifre verificate n prealabil, se vor scrie corect numele (de persoane, de localiti, de instituii, etc.), se va aduga de fiecare dat cnd este nevoie numele, prenumele, locul de munc, funcia persoanelor care sunt evocate sau citate. Se vor utiliza sigle sau abrevieri numai dup ce numele respectiv a fost prezentat integral; acolo unde este cazul se vor da explicaii pentru nelegerea unei denumiri sau a numelui mai complicat al unei instituii. - Tonul comunicatului trebuie s fie factual i neutru; el va evita toate elementele stilistice care pot sugera o poziie prtinitoare sau o anumit stare emotiv. Nu se vor face judeci de valoare, nu se vor da calificative, se vor evita superlativele sau comparaiile flatante adic tot ceea ce ar putea da sentimentul unui text publicitar. - Stilul comunicatului poate face apel la repetiie, tehnic ce se poate folosi pentru a-i determina pe cei care citesc textul s rein anumite elemente. De obicei este vorba de repetarea numelui organizaiei, a unei personaliti, a unui produs, a unei idei; aceste cuvinte pot aprea n titlu, n lead i, o dat sau de mai multe ori, n textul comunicatului. Aceast tehnic este util deoarece ea permite familiarizarea cititorului (i a jurnalistului) cu elementele specifice ale organizaiei. - Textul poate cuprinde citate din aseriunile uneia dintre personalitile organizaiei; citatul ofer mai mult greutate textului, l dramatizeaz, l personalizeaz i amplific fora informaiei. Pot fi citate opiniile, ideile, afirmaiile exprimate de un membru marcant al organizaiei, fie cu o anumit ocazie public, fie la cererea reprezentanilor biroului de pres. Folosind 28

ghilimelele (care marcheaz ntotdeauna citatul) vom putea prezenta punctul de vedere al organizaiei asupra unei probleme, fr a abdica de la exigenele factualitii i neutralitii. Cel care redacteaz materialul pentru pres va sintetiza afirmaiile respective pentru a obine un citat simplu (una, dou propoziii), care s poat fi inserat n chip natural n textul comunicatului. Frazele alese din alocuiunea n cauz vor fi prezentate conducerii organizaiei, pentru a se alege fragmentele cele mai potrivite i a se obine aprobarea final. Nu se recomand ca citatul s apar n primul paragraf (lead), deoarece acest lucru nu este agreat de ctre jurnaliti; n general el trebuie plasat n paragrafele 2 sau 3. Imediat dup prima propoziie a citatului se indic sursa, (de obicei prin cuvintele dup cum a afirmat - a sugerat, a susinut, a subliniat, a accentuat) precizndu-se numele ntreg al persoanei citate, funcia pe care o deine n organizaie i, n unele cazuri, locul i momentul n care au fost fcute afirmaiile respective. Dup terminarea redactrii, este bine ca textul comunicatului s fie citit de cteva ori cu voce tare, pentru a se vedea dac citatele se integreaz firesc n text i dac ele sintetizeaz atitudinea pe care organizaia dorete s o transmit. Utilizarea citatelor n comunicatele de pres are i un avantaj practic: de obicei jurnalitii preiau aceste pasaje fr modificri, ceea ce mrete ansa mesajului de a ajunge la public ca atare; n plus, ziaritii caut declaraii semnificative, pe care s le poat folosi direct, ca citate, sau indirect, prin parafrazare.39

3.3.3. Forma de prezentare a comunicatului de pres

Succesul comunicatului depinde, n egal msur, de modul n care a fost scris i de modul n care a fost prezentat. O prezentare corect mrete ansa comunicatului de a fi ales de ctre jurnaliti, uureaz lectura acestuia i simplific munca gazetarului (care poate da spre publicare textul n forma n care l-a primit, fr prea multe modificri). Astfel, n tehnoredactarea comunicatului se va ine seama de urmtoarele reguli: Se va dactilografia pe o pagin format A-4; Se va scrie pe o singur fa a colii de hrtie; Textul se tiprete spaiat la dou rnduri sau la 1,5 rnduri, pentru a lsa ziaritilor suficient loc ca s fac diverse modificri sau s aduc unele completri (acestea se fac, conform uzanelor redacionale, deasupra rndului scris); De o parte i de alta a paginii se las o margine de 2-3 centimetri; O pagin ntreag trebuie s conin 25 de rnduri a cte 60 de semne fiecare; deoarece acesta este standardul utilizat, de obicei, n redacii; Un comunicat poate fi redactat pe cel mult dou pagini; Corpul textului se va mpri n alineate; excepie face lead-ul, care va aprea separat, la nceputul comunicatului; acest fapt faciliteaz lectura i nelegerea textului. Este de dorit ca o fraz s nu treac de pe o pagin pe alta; prima pagin se va termina cu finalul unei fraze, dac este posibil chiar cu finalul ntregului alineat. Nu se subliniaz nici cuvinte, nici fraze i nici chiar titlul Ne se scriu cu majuscule dect titlurile, nceputurile de fraze i numele proprii. Nu se pun puncte ntre iniialele care compun o abreviere sau sigl; n general este bine ca textul s respecte regulile tipografice. Dac avem la dispoziie anumite informaii, fotografii sau date cifrice suplimentare, care arunc o lumin aparte asupra textului, sau dac vrem s oferim mai multe detalii, putem face apel la note de informare sau note tehnice; pentru a nu lungi
39

Cristina Coman, Comunicarea cu presa, Universitatea Bucureti, Facultatea de Jurnalism i tiintele Comunicrii, Curs. http://facultate.regielive.ro/cursuri/comunicare/comunicarea_cu_presa-36602.html (accesat 6.11.2008); George David, Tehnici de relaii publice: comunicarea cu mass-media (Iai: Editura Polirom, 2008), p. 63 - 67.

29

comunicatul, acestea se anexeaz separat, precizndu-se ns, la finalul comunicatului, c exist o anex cu aceste date sau cu fotografii.40 Pentru ca mesajul s fie ct mai bine scos n eviden i pentru ca el s atrag privirea jurnalistului, este necesar ca punerea n pagin a comunicatului s cuprind cteva informaii indispensabile: - Sigla organizaiei, cu numele complet al acesteia, adres, telefon, fax, imprimat pe prima pagin a comunicatului, permite jurnalistului s vizualizeze sursa; utiliznd o hrtie cu antet imprimat, sugerm caracterul oficial al documentului. De obicei acest element este aezat n partea din stnga-sus a paginii, dar designul modern a condus i la alte soluii grafice. - Numrul de nregistrare este un numr de referin pe care organizaia l d pentru fiecare comunicat emis; el ajut la arhivarea i clasificarea comunicatelor, n ordine cronologic sau tematic. - Data emiterii trebuie precizat deoarece jurnalitii, care arhiveaz textele pe care le consider interesante, au nevoie de indicaii prin care s poat plasa n timp respectiva informaie (s nu uitm c ntr-o redacie sosesc, zilnic, numeroase comunicate, scrisori, tiri de agenie, articole, care inund masa de lucru a gazetarilor). - Meniunea embargo atrage atenia jurnalitilor asupra faptului c textul nu trebuie publicat nainte de data i ora precizat. Embargo-ul trebuie utilizat ct mai rar, deoarece el nu are o valoare juridic, ci una strict profesional, derivat din conveniile i tradiiile comunicrii presei cu birourile de pres i din prevederile codurilor de deontologie jurnalistic. - Meniunea pentru difuzare imediat apare uneori n mod explicit; cel mai adesea, se presupune c, n absena meniunii embargo, redaciile au acordul organizaiei pentru publicarea imediat a textului. - Precizarea Comunicat de pres trebuie s apar n mod clar pe pagina nti, pentru a asigura jurnalistul c nu are de a face cu un text publicitar i c acest document i este, n mod exclusiv, adresat. - Numele, adresa, telefonul persoanei de contact l asigur pe jurnalist c, dac dorete s obin informaii suplimentare, poate s ia oricnd legtura cu organizaia respectiv. Persoana indicat trebuie s cunoasc foarte bine subiectul comunicatului i s fie capabil s ofere toate clarificrile cerute de gazetar. De cele mai multe ori, aceast persoan este diferit de cea care a redactat comunicatul (poate fi un specialist n acea problem).41

40

Dan Mircea, Tehnici de redactare i editare n relaiile publice, Curs Facultatea de Comunicare i Relaii Publice, SNSPA, Bucureti, 2002, p. 29. 41 Cristina Coman, Comunicarea cu presa, Universitatea Bucureti, Facultatea de Jurnalism i tiintele Comunicrii, Curs. http://facultate.regielive.ro/cursuri/comunicare/comunicarea_cu_presa-36602.html (accesat 6.11.2008).

30

Sigla organizaiei Adresa Figura 3.3. Forma unui comunicat de pres Telefon, fax, e-mail COMUNICAT DE PRES TITLU (informativ, explicit)

Nr. Data.

Introducere . Cuprins .. ncheiere ..

Persoana de contact Nume i prenume Funcia Adaptare dup Dan Mircea, Tehnici de redactare i editare n relaiile publice, Curs Facultatea de Comunicare i Relaii Publice, SNSPA, Bucureti, 2002 De obicei, comunicatul de pres se redacteaz n scris i se transmite prin fax, e-mail sau (mai rar) prin pota clasic ori curier. n ultima vreme, datorit dezvoltrii tehnologice sunt utilizate i video-comunicatele de pres (VNR video news release), mai ales pentru televiziuni, crora li se asigura n acest fel att informaia n sine, ct i imaginile care o pot ilustra. Potrivit lui Dan Mircea42 ntre comunicatul de pres i tirea de presa exist o serie de deosebiri printre care: Poziia pe care ne situm la redactarea lor. n cazul tirii de pres scriem din poziia de jurnalist i cutm s respectm att deontologia profesional ct i politicile editoriale ale instituie mass-media la care lucrm. n cazul comunicatului suntem angajai ai unei organizaii i trebuie s i aprm interesele i imaginea, fr a deforma adevrul ci doar utiliznd cu inteligen cuvintele. Audiena. O tire de pres este destinat publicrii deci, atingerii audienei int n mod direct. Un comunicat este destinat informrii audienelor int dar prin intermediul mijloacelor de informare n mas. Mesaj. ntotdeauna un comunicat de pres va avea un mesaj, indiferent de situaia n care a fost emis. O tire de pres, neutr poate avea doar rolul de a informa sec despre un anumit eveniment. Formalitate. Un comunicat de pres este un document oficial, emis de o organizaie i exprim poziia oficial a acelei organizaii n legtur cu ceva pe cnd tirea de pres nu are caracter oficial.

42

Dan Mircea, Tehnici de redactare i editare n relaiile publice, Curs Facultatea de Comunicare i Relaii Publice, SNSPA, Bucureti, 2002, p. 32 - 33.

31

ntrebri recapitulative:
1. Ce condiii trebuie s ndeplineasc specialistul de relaii publice pentru a putea transmite mesaje ctre opinia public prin intermediul mass-media? a. s fie onest i scrupulos b. s fie familiarizat cu limbajul i cu specificul presei c. s cread n mesajul transmis d. s aib studii de specialitate i s cunoasc bine organizaia 2. Ce nseamn proeminena unui eveniment? a. cnd ntr-un eveniment sunt implicate persoane sau organizaii cunoscute opiniei publice b. ct sunt afectate mai multe persoane de un eveniment c. fapte ce se petrec n imediata apropiere a publicului i care sucit interes tocmai datorit apropierii d. evenimente care se petrec rar i care au un caracter bizar 3. Ce este faptul de pres? a. orice aciune desfurat de organizaii b. numai aciunile organizaiei care au un caracter extraordinar c. evenimente care au valoare de informaie i care pot s aib interes pentru pres d. este o tire de pres mai puin formalizat 4. Ce sunt tirile hard news? a. tiri care sunt durabile din punct de vedere temporal b. evenimente care au un caracter permanent dar care intereseaz publicul c. tirile grele cum ar fi cele despre conflicte sau dezvluiri ocante d. tiri perisabile din punct de vedere temporal 5. Care este caracteristica de baz a lead-ului? a. s furnizeze toate detaliile i s rspund la ntrebrile de ce? i cum? b. trebuie s capteze atenia cititorului c. s cuprind informaiile mai puin relevante d. s fie scurt, de maxim 5-7 cuvinte 6. Ce este un comunicat de pres? a. o form a reclamei, dar mai elaborat b. o tire complex de pres c. un material destinat informrii presei d. un material destinat publicrii n forma n care el este redactat 7. Ce conine un comunicat-invitaie? a. invitaia de a participa la un eveniment b. anun un eveniment care va avea loc c. se refer la evenimentele importante ce au loc n cadrul organizaiei d. prezint atitudinea organizaiei fa de o anumit problem

32

4. Tehnici directe de lucru cu presa

Pe lng comunicarea prin intermediul materialelor scrise cu mass-media, biroul de pres desfoar i o serie de activiti n care are contact direct cu presa. Printre aceste activiti se numr: conferina de pres, briefing-ul de pres, recepia de pres, vizite organizate pentru jurnaliti, etc.

4.1. Conferina de pres

ntre manifestrile organizate de biroul de pres, conferina de pres este una din cele mai importante momente. Conferina de pres constituie, dup cum spune C. Darroy un eveniment cheie n politica de comunicare a unei organizaii. Ea ofer un loc si un moment privilegiat pentru a transmite o informaie de maxim importan.43 Potrivit lui Cristina Coman putem organiza o conferin de pres doar n cazul n care reuim s rspundem afirmativ la cel puin trei din ntrebrile de mai jos: a) Se bucur organizaia de un prestigiu suficient de mare pentru a atrage un numr reprezentativ de ziariti? b) Au activitile organizaiei o importan deosebit pentru un segment determinat al populaiei? c) Este evenimentul n cauz att de important nct organizaia s trebuiasc s se explice n faa publicului n legtur cu el? d) Subiectul n discuie intereseaz suficient de mult presa pentru a suscita ntrebrile ziaritilor? e) Exist informaii sau poziii noi care pot fi oferite sau argumentate n faa presei? In cazul n care subiectul nu este foarte important sau reprezentanii organizaiei nu sunt decii sa rspund la toate ntrebrile ziaritilor este bine s se renune la convocarea unei conferine de pres i s se recurg la un comunicat de pres, la un telefon de informare sau la un dosar de pres. In momentul n care, n urma unei evaluri atente, organizaia a ajuns la concluzia c informaia pe care vrea s o transmit poate face obiectul unei conferine de pres, ea trece la organizarea acesteia. Indiferent de mrimea organizaiei, de tipul i importana ei, organizarea unei conferine de pres trebuie s in seama de un plan general, bazat pe urmtoarele etape: 1) pregtirea conferinei 2) desfurarea conferinei 3) evaluarea conferinei. Pentru a asigura succesul unei conferine de pres, reprezentanii biroului de pres i purttorul de cuvnt trebuie s o gndeasc i s o organizeze pn n cele mai mici amnunte; o conferin de pres prost organizat, n care informaia nu este interesant sau n care datele importante au fost greit prezentate, duce la o mediatizare slab a evenimentului i poate compromite participarea jurnalitilor la aciunile viitoare ale organizaiei.

Cristina Coman, Comunicarea cu presa, Universitatea Bucureti, Facultatea de Jurnalism i tiintele Comunicrii, Curs. http://facultate.regielive.ro/cursuri/comunicare/comunicarea_cu_presa-36602.html (accesat 6.11.2008).

43

33

4.1.1. Pregtirea conferinei de pres

Exceptnd situaiile de criz, cnd conferina se organizeaz far nici un fel de preparative prealabile, n toate celelalte cazuri aceasta are parte de pregtiri. n cadrul acestei etape vor fi parcuri urmtorii pai: a) alegerea momentului (data, ziua, ora); b) stabilirea locului de desfurare; c) fixarea listei invitailor; d) redactarea i trimiterea invitailor; e) redactarea documentaiei; f) elaborarea materialelor ajuttoare; g) pregtirea reprezentanilor organizaiei care vor participa la conferin; h) pregtirea discursurilor sau interveniilor acestora; a) Alegerea momentului Unul din elementele de baz, care poate asigura succesul sau insuccesul conferinei, este data la care ea se va desfura. Dac momentul ales este concurat de alte evenimente, ziaritii vor fi atrai de ceea ce consider ei a fi mai important i s-ar putea ca acea conferin s fie sortit eecului. Intervalul cel mai propice pentru conferine de pres este n prima parte a zilei, ntre orele 10 i 14 este de prere Dan Mircea44. b) Stabilirea locului de desfurare Cel mai adesea reprezentanii biroului de pres se confrunt cu urmtoarea ntrebare: unde este mai bine s se organizeze conferina - la sediul organizaiei sau ntr-o sal special (de obicei nchiriat)? Este greu de precizat care localizare prezint mai multe avantaje; mai simplu este s prezentm cerinele majore la care trebuie s rspund sediul unei conferine de pres, urmnd ca, prin analiza acestora, fiecare ef de birou de pres sau fiecare purttor de cuvnt s adopte strategia adecvat. Cadrul ales trebuie s fie agreabil i conform cu imaginea pe care organizaia vrea s o dea despre ea nsi; nici opulena ostentativ i nici rigoarea monahal nu sunt recomandate. Locul respectiv trebuie s poat fi identificat uor i gsit repede de ctre ziariti (de aceea sunt preferate zonele sau slile deja cunoscute), s fie accesibil, att pentru cei care vin cu maina (existena unei parcri proprii este indispensabil), ct i pentru cei care folosesc transportul n comun i s fie situat ct mai aproape de centrul oraului. Sala trebuie s fie suficient de mare pentru a gzdui confortabil pe toi participanii la conferin. Dimensiunea ei se va alege n funcie de numrul estimat al participanilor. n unele situaii, discursul reprezentantului organizaiei poate fi nsoit de materiale ajuttoare: diapozitive, casete video, slide-uri. Evident, sala trebuie s fie dotat cu aparatura necesar: retroproiectoare, videorecorder i monitor TV, ecrane, etc. Totodat este bine s verificai dac sala are draperii sau jaluzele, pentru a putea asigura ntunericul n timpul proieciei. Lng sala n care se desfoar conferina trebuie s mai existe o ncpere destinat ziaritilor (camera presei), care s fie dotat cu telefon, fax, copiator, eventual calculator sau main de scris. In felul acesta se asigur reporterilor condiii optime pentru a redacta n vitez i pentru a transmite rapid un material, astfel nct acesta s prind pagina de a doua zi. De asemenea, organizatorii trebuie s prevad o ncpere sau un spaiu suficient de izolate de zgomotele exterioare, unde un reprezentant sau o personalitate a instituiei gazd s poat da interviuri radio sau de televiziune, nainte sau dup conferin.

44

Dan Mircea, op. cit., p. 66.

34

c)Stabilirea listei invitailor Un alt element de care depinde succesul unei conferine de pres este alegerea jurnalitilor: important nu este ca sala s fie plin-ochi, ci ca n sal s se afle ziaritii specializai i direct interesai de subiectul conferinei. Jurnalitii invitai din greeal sau din dorina de a avea un public vor fi nemulumii pentru c au pierdut timpul degeaba i vor pstra o amintire neplcut n legtur cu organizaia dumneavoastr. n plus, persoanele invitate trebuie s reprezinte publicaiile sau posturile de radio ori televiziune care se adreseaz publicului specific pe care organizaia vrea s-l informeze. Reprezentanii birourilor de pres nu trebuie s uite nici o clip c ei nu invit ziare, ci jurnaliti; aceasta nseamn c ei trebuie s defineasc n mod precis tipul de informaie pe care doresc s o transmit i s deduc din aceast definiie care sunt jurnalitii interesai, atrage atenia Cristina Coman45. Pentru a completa lista cu invitai este necesar s se consulte fiierele de pres; n aceast situaie, toate publicaiile i posturile trebuie s fie plasate pe picior de egalitate, fr s se in seama de tirajul ori audiena lor, de renume sau de afinitile celui/celor care organizeaz conferina. Dac este neglijat o publicaie sau un post exist riscul iritrii unor jurnalitii i declanrii unor focare de tensiune i, chiar, inamiciie. d) Redactarea i trimiterea invitaiilor Dup cum am artat n discuia despre comunicatul de pres, invitaiile sunt un tip aparte de comunicate, care se redacteaz i se trimit presei cu scopul de a-i anuna i a-i invita pe jurnaliti la un anumit eveniment. n consecin invitaiile trebuie s conin principalele elemente ale unui comunicat de pres: 1) sigla organizaiei (invitaia se tiprete pe hrtie tip, care are n antet numele, n clar, al organizaiei, adresa, telefonul, faxul); 2) numrul de nregistrare al invitaiei; 3) data emiterii; 4) cuvntul Invitaie, naintea titlului; 5) titlul; este indicat ca n acesta s apar numele organizaiei, pentru ca el s se ntipreasc bine n mintea jurnalistului invitat, precum i motivul pentru care se organizeaz conferina; 6) textul invitaiei trebuie s cuprind urmtoarele precizri: a) persoana sau organizaia care invit (de obicei invitaia este fcut de directorul sau preedintele instituiei); numele acestora se scrie n ntregime iar funcia este prezentat n detaliu. b) subiectul conferinei acesta va fi prezentat n cteva rnduri, subliniindu-se importana, interesul, noutatea temei aflat la ordinea de zi; c) personalitile reprezentative ale organizaiei care vor participa la conferin; d) momentul desfurrii conferinei (data, ziua, ora); e) locul de desfurare (adresa exact: ora, strad, numr, etaj, sal); dac este cazul se va include o mic hart cu strzile principale din apropierea locului unde se desfoar conferina, indicndu-se staiile proxime de autobuz, tramvai, metrou i locurile de parcare convenabile; f) data limit de confirmare a participrii; g) numele, funcia i semntura celui care invit; h) adresa, telefonul/faxul biroului de pres, precum i numele persoanei ce poate fi contactat pentru informaii suplimentare sau pentru confirmarea participrii; i) existena (dac este cazul) a unui cocktail dup conferin;

Cristina Coman, Comunicarea cu presa, Universitatea Bucureti, Facultatea de Jurnalism i tiintele Comunicrii, Curs. http://facultate.regielive.ro/cursuri/comunicare/comunicarea_cu_presa-36602.html (accesat 6.11.2008).

45

35

Nu trebuie uitat faptul c, la o conferin de pres, reprezentanii mass media sunt invitai, nu convocai. De aceea tonul trebuie s fie cald, amabil, politicos, dar fr excese de formule de politee. In acelai timp, invitaia trebuie s respecte stilul jurnalistic, folosind fraze scurte i concise. Ea trebuie s fie explicit, complet i motivat, capabil s strneasc interesul jurnalitilor i dorina de a participa la acea ntlnire.46 e) Redactarea documentaiei Materialul de sprijin se refer la texte cu caracter documentar, fotografii, grafice, diagrame etc., care pot fi distribuite odat cu trimiterea invitaiilor, ca dosare de pres, sau dup terminarea conferinei de pres. n acest caz, se pun dou ntrebri: ct material tiprit produci?, cnd i unde l distribui? Dosarul de pres va fi nmnat tuturor gazetarilor, la intrarea n sal de conferin, sau va fi trimis la redacie, a doua zi, pentru jurnalitii care au absentat. Dosarul nu trebuie s fie supra-ncrcat cu materiale inutile: nu volumul conteaz, ci coninutul, adic bogia i noutatea informaiei. Dosarul nu are scopul de a satura reporterii cu materiale publicitare, ci de a le oferi ct mai multe date despre activitatea organizaiei respective, astfel nct acetia s-i realizeze ct mai bine articolele lor. n general, un dosar de pres trebuie s conin: - sumarul (cuprinsul) dosarului; - declaraia de principii (mission statement), adic un text scurt, format din cteva fraze, care prezint cmpul de activitate i obiectivele organizaiei; - prezentarea subiectului conferinei; - un scurt istoric al organizaiei (data de nfiinare, realizri deosebite, personaliti, dovezi ale recunoaterii sau prestigiului dobndit etc.); - prezentarea celor mai importante activiti ale organizaiei; - organigrama organizaiei (structura departamentelor, echipa de conducere) - audit, raport bugetar, proiect de buget; - proiecte i strategii de viitor; - lista persoanelor care vor repartiza organizaia la conferina de pres ( nume, prenume, titlul complet, funcia), nsoite de scurte date biografice i de fotografii recente; - un logo (uor de reprodus), fotografii, diapozitive; Aceste materiale vor fi nsoite de anexe care vor cuprinde grafice, diagrame, statistici, planuri sau fotografi ale unor obiective care fac obiectul conferinei de pres, alte elemente ilustrative.47 Discursul reprezentantului organizaiei trebuie s fie nsoit de elemente vizuale: filme, plane, grafice, diapozitive, embleme, machete, panouri cu fotografii, diagrame etc. O plan cu un logo bine ales n raport cu evenimentul prezentat, scoate n eviden aspectele cele mai importante ale mesajului pe care organizaia dorete s-l transmit i i ajut pe jurnaliti s sesizeze semnificaia profund a poziiei, iniiativei, aciunii sau strategiei pe care conferina le prezint. f) Pregtirea discursului De cele mai multe ori reuita unei conferine este asigurat de prestaia celui care reprezint organizaia; un argument important n efortul su de a se impune n faa jurnalitilor este oferit de calitatea discursului su. D.L. Wilcox i colaboratorii48 identific urmtoarea list de caracteristici:

Ibidem. George David, Tehnici de relaii publice. Comunicarea cu mass-media (Iai: Editura Polirom, 2008), 82 88. 48 Citat de Cristina Coman, Comunicarea cu presa, Universitatea Bucureti, Facultatea de Jurnalism i tiintele Comunicrii, Curs. http://facultate.regielive.ro/cursuri/comunicare/comunicarea_cu_presa-36602.html (accesat 6.11.2008).
47

46

36

trebuie s spun ceva despre lucrurile care au o valoare, care dureaz; chiar dac are umor, chiar dac i propune s relaxeze, el trebuie s fie construit n jurul unei chestiuni semnificative; - trebuie s aib att coninut, ct i stil; el trebuie s poate trece de testul uii: dup ce au asistat la discurs, dup ce au ieit din sala de conferine, dup ce au participat la cocktail, dup ce au vorbit cu ali colegi, dup ce au ndeplinit diverse sarcini de serviciu, seara, atunci cnd soiile lor i ntreab ce s-a discutat la conferin, participanii trebuie s fie capabili s-i reaminteasc ideile majore ale discursului i s le poat reproduce cu uurin; - trebuie s se concentreze pe cel mult 2-3 teme; - trebuie s fie centrat pe fapte; informaia respectiv trebuie s poat ilustra tema, ea trebuie s aib acuratee: aceast calitate se obine selectnd i verificnd cu atenie informaiile care vor fi reproduse n discurs; - trebuie s-i adecveze stilul i coninutul la specificul audienei; - trebuie s fie clar: dac asculttorii nu neleg ce spune vorbitorul, toat lumea i pierde timpul de poman; cei mai mari dumani ai claritii sunt frazele complicate, jargonul, informaiile excesiv de tehnice. Dup ce a fost scris, discursul va fi dat vorbitorului, pentru ca acesta s-l citeasc, s fac modificri, s scot sau s adugate unele pasaje. Aceast etap este extrem de important, pentru c vorbitorul trebuie s regseasc n textul respectiv propriul su stil i propriile sale puncte de vedere; de asemenea, el trebuie s se familiarizeze cu discursul pe care l va rosti, s-l neleag i s-i simt ritmul specific. Pn la momentul n care discursul va deveni o expresie natural a personalitii vorbitorului, se pot realiza dou-trei variante succesive (uneori chiar mai multe, n funcie de exigena vorbitorului i de priceperea celui care scrie textul). Pentru ca aceast operaie de punere n acord s reueasc repede i bine, este necesar ca cei doi (vorbitorul i autorul textului) s petreac mai mult timp mpreun. Din nefericire, puini conductori de organizaii neleg importana acestui lucru; majoritatea ateapt discursul, fr s fi avut nici o ntrevedere cu cel care l scrie i, n final, sunt mirai c audiena nu le acord atenie i cred c vina aparine n exclusivitate autorului textului. De fapt, ei ar trebui s neleag c nu pot fi convingtori dac ei nu cred n ceea ce spun i nu pot crede n ceva care nu a fost lucrat n comun cu specialistul din relaii publice. g) Pregtirea reprezentanilor organizaiei care particip la conferin Reuita unei conferine depinde, n mare msur, de alegerea i pregtirea celor care vor ine discursuri i vor rspunde la ntrebrile gazetarilor. n majoritatea cazurilor este ales directorul (conductorul) organizaiei, deoarece el este considerat persoana cea mai reprezentativ. n plus, ziaritii apreciaz o asemenea alegere, tiind c un citat din discursul celui care reprezint cea mai nalt funcie de conducere d mai mult greutate materialului jurnalistic. Aceast alegere nu trebuie considerat nici ca venind de la sine i nici ca obligatorie; de fapt, la baza seleciei trebuie s stea alte criterii, a cror respectare asigur succesul ieirii la ramp a reprezentantului organizaiei. Dup D.L. Wilcox i L.W. Nolte persoana ideal este aceea care cunoate bine subiectul, care posed o voce i o nfiare care o ajut s fac o impresie bun i care d dovad de abiliti n comunicarea oral.49 Pregtirea celui care va aprea n faa jurnalitilor (i, prin acetia, n faa opiniei publice) nu se oprete aici. In orice conferin de pres exist dou momente importante: discursul pe care l ine reprezentantul organizaiei i dialogul pe care acesta l are cu jurnalitii, atunci cnd rspunde la ntrebrile puse de ei. Pentru fiecare moment persoanele

49

Ibidem.

37

selectate trebuie s fac o pregtire serioas, cu oameni specializai (de obicei membrii ai biroului de pres). Aceste antrenamente solicit timp i rbdare; adeseori se poate ajunge la simularea unei ntregi conferine de pres (reprezentantul organizaiei este pregtit pentru dezbaterea unei probleme; membrii biroului de pres imagineaz ntrebrile cele mai dificile i joac rolul jurnalitilor; exerciiul este nregistrat video; nregistrarea este vzut i revzut, interveniile sunt comentate, iar imperfeciunile de exprimare sau comportament sunt semnalate pentru a fi eliminate). Mai multe indicaii de acest fel, sintetizate din diferite lucrri de specialitate, pot alctui un fel de decalog al reprezentantului organizaiei n ntlnirile sale cu presa: - s fie relaxat i onest; - s adopte o adresare direct, s alterneze momentele n care vorbete cu un ton mai ridicat cu cele n care tonul este sczut; - s aib o exprimare concis: jurnalitii aleg ntotdeauna citatele scurte i la obiect; - s nu utilizeze jargonul sau termenii prea tehnici; - s nu i nceap discursurile cu aprecieri legate de ntrebare (de tipul: da, este o ntrebare grea, interesant, plcut; m bucur c mi-ai pus aceast ntrebare), deoarece asemenea comentarii pot irita pe jurnalitii ale cror ntrebri nu au beneficiat de aceleai calificative; - s nu foloseasc formula no comment (nu comentez), dac nu este sigur c va putea preciza de ce nu poate discuta despre subiectul respectiv; - s nu fie defensiv: rspunsurile trebuie s fie pozitive; - s evite schimburile verbale violente cu jurnalitii; - s fie prudent n utilizarea informaiilor: dac tie c ceva nu poate s fie fcut public, este de preferat s nu abordeze acel subiect i s nu fac apel la formula off the reccord (nu exist niciodat certitudinea c nici un ziarist nu va publica acest tip de informaie); - s dea cte un rspuns pentru fiecare ntrebare;

4.1.2. Desfurarea conferinei de pres

Aceast secven cuprinde mai multe momente importante: - primirea jurnalitilor; - deschiderea conferinei; - discursul reprezentantului organizaiei; - ntrebrile; - nchiderea conferinei; - dialogul informal. a) Primirea jurnalitilor La intrarea n sala de conferin jurnalitii vor fi ntmpinai de reprezentani ai biroului de pres sau ai organizaiei. Acetia trebuie s fie persoane care cunosc toate detaliile conferinei i care pot oferi informaii jurnalitilor cu care se ntlnesc; ei vor purta ecusoane pentru a putea fi identificai i vor avea o list cu invitaii (n ordine alfabetic sau a instituiilor de pres) pentru a putea ine evidena celor prezeni sau abseni; totodat ei vor nmna jurnalitilor dosarele de pres, eventualele ecusoane i i vor conduce n sal. Purttorul de cuvnt sau eful biroului de pres va saluta pe fiecare ziarist, va schimba cteva cuvinte cu ei. b) Deschiderea conferinei

38

Conferina trebuie s nceap la ora anunat pe invitaie; ntrziaii pot fi ateptai maxim 10 minute, timp n care fotografii pot s-i fac meseria, fr s stinghereasc desfurarea conferinei. Dac n organizaia respectiv exist un purttor de cuvnt, este mult mai bine ca acesta s joace rolul de moderator. O asemenea opiune mi se pare mai potrivit, deoarece el are o experien mai bogat n lucrul cu jurnalitii, i cunoate mai bine i poate anticipa unele reacii ale acestora; n plus, dac va modera discuiile, va fi o prezen activ, nu doar un simplu element de decor aa cum se ntmpl adeseori. Orice persoan care conduce conferina de pres trebuie, n deschidere, s-i salute pe jurnaliti, s le mulumeasc pentru participare, s precizeze titlul (tema) conferinei i s-i prezinte, n ordine ierarhic (nume i funcie) pe reprezentanii organizaiei care iau parte la ntlnirea cu presa. Apoi el va reaminti programul conferinei, artnd cine va vorbi din partea organizaiei, ct timp va dura aceast intervenie (max. 15 - 20 min.), ct timp este alocat pentru ntrebri i rspunsuri (max. 45 - 60 min.) i va invita jurnalitii ca, dup terminarea conferinei, s ia parte la un dialog informal, servind o cafea, rcoritoare, fursecuri etc. (specificnd timpul afectat: max. 30 - 40 min.). Aceste intervale de timp sunt orientative; n fiecare caz particular, ele depind de cantitatea de informaie care este coninut n discurs, precum i de interesul pe care l dovedesc ziaritii pentru subiectul respectiv. Oricum, nu este indicat ca aceste valori s fie depite cu mult: desfurarea conferinei nu trebuie s ia mai mult de 60-80 de minute.50 Dup aceast scurt introducere, el va da cuvntul celui mai important reprezentant al organizaiei aflat n sal. c) Discursul reprezentantului organizaiei Discursul va fi inut de un membru marcant al organizaiei (de obicei, directorul), care a fost n prealabil pregtit de membrii biroului de pres. Dac nu a avut ocazia s o fac nainte, la nceputul alocuiunii sale, acesta va saluta jurnalitii i va prezenta pe scurt tema conferinei. n unele situaii, cnd subiectul o cere (este nevoie de precizarea unor aspecte tehnice), pe lng reprezentantul conducerii organizaiei pot s aib scurte intervenii i 1-2 specialiti, care cunosc n amnunt acele probleme; n acest caz, cel care va ine discursul va preciza importana specific a fiecruia din aceste aspecte. n esen, trebuie s se in seama de faptul c o conferin de pres nu este totuna cu o declaraie, c trebuie lsat jurnalitilor suficient materie i suficient timp pentru a pune ntrebri. n cazul n care lor li se refuz un rol activ, de parteneri la un schimb de informaii, mesajul conferinei nu se va bucura de interesul reprezentanilor presei i va fi slab mediatizat.51 d) ntrebrile Aceast parte a conferinei, n care ziaritii pun ntrebri i reprezentanii organizaiei dau rspunsuri este considerat, n toate lucrrile de specialitate, ca un moment esenial al ntlnirii cu presa. De fapt este o ocazie ca, n mod direct, s se ia pulsul presei, s se constate cum reacioneaz jurnalitii la informaia primit i, uneori, s se poat rsturna o anumit tendin sau atitudine a presei n favoarea organizaiei. Dac aceast secven este bine condus, ea va permite distribuirea unui surplus de informaie, neprezentat n timpul discursului; dac este prost condus, ea va scoate n eviden punctele slabe ale organizaiei. Dup terminarea discursului (sau a discursurilor), purttorul de cuvnt mulumete celor care au vorbit i invit jurnalitii s pun ntrebri, reamintindu-le timpul pe care l au la dispoziie.
Dan Mircea, op. cit. p. 67 68. Cristina Coman, Comunicarea cu presa, Universitatea Bucureti, Facultatea de Jurnalism i tiintele Comunicrii, Curs. http://facultate.regielive.ro/cursuri/comunicare/comunicarea_cu_presa-36602.html (accesat 6.11.2008).
51 50

39

Totodat el anun c va da cuvntul n ordinea n care jurnalitii vor solicita acest lucru. Purttorul de cuvnt numete ziaristul i specific publicaia sau postul pe care acesta l reprezint; n cazul n care nu i amintete sau nu este sigur de nume ori de redacie, l roag pe acesta s se prezinte singur. Aceast introducere este important pentru c d posibilitatea reprezentantului organizaiei s tie cu cine vorbete i s-i aduc aminte ce i s-a spus, n timpul pregtirii pentru conferin, despre jurnalistul respectiv. n cadrul acestui segment al conferinei de pres pot aprea anumite situaii care trebuie gestionate cu atenie : - nu pune nimeni ntrebri purttorul de cuvnt sau mediatorul conferinei ca pune o ntrebare celui care a susinut discursul pentru a deschide noi unghiuri de abordare a problemei; - un jurnalist tinde s monopolizeze discuiile purttorul de cuvnt sau mediatorul conferinei se va oferi s-i furnizeze detalii dup; - un jurnalist care n loc de ntrebare i expune propriile preri mediatorul n va ntreba ntrebarea dvs. fiind? - Separarea ntrebrilor duble este treaba practicianului de relaii publice; Purttorul de cuvnt urmrete cu atenie (dar cu discreie) ceasul; cnd timpul alocat conferinei se apropie de sfrit, el va anuna c a mai rmas un anumit numr de minute i c mai este timp doar pentru una sau dou ntrebri; el nu va uita ns s reaminteasc faptul c discuia poate continua, ntr-un cadru informal, la o cafea.52 e) nchiderea conferinei Dup expirarea timpului stabilit pentru ntrebri i rspunsuri, liderul organizaiei sau purttorul de cuvnt vor face un scurt rezumat al temei respective, scond n eviden faptele, informaiile sau ideile cele mai importante. Apoi li se va reaminti jurnalitilor faptul c, la plecare, vor primi copii ale discursului. n final, li se va mulumi jurnalitilor pentru participare i va fi lansat invitaia la un dialog amical, la o cafea. f) Dialogul informal Conform tradiiilor ospitalitii, orice gazd dorete s ofere cteva momente plcute invitailor si; totodat ea va fi ncntat s le ofere o cafea, rcoritoare, buturi slabe, prjituri etc. Cei care organizeaz conferinele de pres nu fac excepie de la regulile ospitalitii. Important este ns ca ei s tie care este momentul prielnic pentru asemenea clipe de relaxare i care este linia de echilibru dintre regulile ospitalitii i excesele culinare sau alcoolice. n intervalul prevzut pentru ntlnirea informal se pot acorda interviurile (pentru radio ori televiziune) pe care jurnalitii le-au solicitat, folosindu-se o sal pregtit dinainte n acest scop; excepie de la aceast regula fac acele cazuri cnd ziaritii, care doresc s dea o anumit culoare materialului, insist ca interviul s se fac pe holuri, n sala de conferine sau n orice alt loc care sugereaz mai bine identitatea aparte a acelui moment. Dup 30 - 40 de minute reprezentanii organizaiei i iau rmas bun de la ziariti, mulumindu-le pentru participare i invitndu-i s vin i la alte evenimente pe care organizaia le va produce.53

4.1.3. Evaluarea

Dan Mircea, op. cit., p. 69. Cristina Coman, Comunicarea cu presa, Universitatea Bucureti, Facultatea de Jurnalism i tiintele Comunicrii, Curs. http://facultate.regielive.ro/cursuri/comunicare/comunicarea_cu_presa-36602.html (accesat 6.11.2008).
53

52

40

Activitatea de comunicare cu presa nu s-a ncheiat odat cu plecarea ultimului gazetar. Dimpotriv, de acum urmeaz o alt etap, extrem de important, n care se va face evaluarea derulrii conferinei i a efectului pe care ea l-a avut. Dup terminarea conferinei se va parcurge lista jurnalitilor invitai i se vor nota n fiierele de pres ziaritii care au venit (eventual se trec i cteva informaii despre tipul de ntrebri pe care le-au pus). Astfel, pe termen lung vor putea fi identificai jurnalitii care sunt interesai de organizaie i care rspund ori de cte ori sunt invitai i jurnalitii care refuz sistematic s participe la activitile organizaiei. A doua zi se trimit dosare de pres celor care nu au venit la conferin, evident fr a li se face reprouri. Celor care au fost prezeni li se trimit scrisori de mulumire (sub semntura conductorului organizaiei). De asemenea, se va trimite documentaia suplimentar acelor gazetari care au solicitat acest lucru. n zilele urmtoare se va urmri reacia presei, pentru a se vedea ce i ct s-a scris n diversele publicaii sau s-a difuzat n audiovizual despre organizaie. Se poate ntmpla ca ntlnirea cu presa s nu aib un ecou imediat (apariia de tiri sau interviuri); ea are ns ntotdeauna un impact, materializat prin faptul c, dup un anume interval de timp, organizaia este contactat pentru anumite informaii, pentru interviuri sau reportaje. n cazul n care conferina nu a avut nici un fel de rezonan, membrii biroului de pres trebuie s-i pun anumite ntrebri i s caute cauzele acestui fapt; ele pot fi legate de alegerea momentului i locului n care s-a desfurat conferina, de subiectul ei, de calitatea interveniilor, de tipul redaciilor i jurnalitilor solicitai, de modul cum a fost organizat ntregul eveniment. Rspunznd corect i fr complezen la aceste ntrebri, ei vor descoperi cauzele eecului i vor putea lua msurile ce se impun pentru a asigura reuita aciunilor viitoare.

4.2. Briefing-ul de presa

n multe privine, briefing-ul este asemntor conferinei de pres. Deosebirile de baz constau n faptul c n cadrul briefing-ului se supune discuiei un singur subiect, de o complexitate mai restrns dect n cadrul conferinei, precum i n durata mai scurt a briefing-ului. n ceea ce privete limitele subiectului abordat n cadrul briefing-ului, precizarea de la nceput i respectarea limitelor acestuia constituie o regul de baz. Ca urmare, ntrebrile situate n afara acestor limite nu vor primi rspuns, ci doar o formulare de genul: Aa cum am precizat de la bun nceput, subiectul briefing-ului de astzi este ..., iar ntrebarea dumneavoastr este n afara acestui subiect.54 Dac pentru o organizaie exist mai multe solicitri pe aceeai tem din partea mai multor mass-media, acest fapt este un indiciu c ar fi oportun organizarea unui briefing de pres. Specialistul de relaii publice trebuie s analizeze ns foarte bine aceast propunere, deoarece briefing-urile de pres nu sunt foarte agreate de jurnaliti, din cauza uniformitii lor, rezultate din limitarea la un singur subiect bine definit. De obicei, un briefing poate fi organizat n cazul unor evenimente neplcute din viaa organizaiei, cnd exist riscul ca acestea s fie greit prezentate i interpretate n pres. n desfurarea unor evenimente complexe, care au o anumit ntindere n timp (catastrofe naturale, operaiuni de salvare, accidente majore, fluctuaii puternice ale aciunilor etc.), organizarea unor briefing-uri de pres la intervale scurte de timp, de ndat ce evoluia evenimentelor o cere, este ceva foarte obinuit i, mai ales, foarte indicat; tocmai de aceea, briefing-urile sunt organizate mai ales n cazul crizelor mediatice n desfurare, cu scopul de a mprospta informaiile oferite jurnalitilor n funcie de evoluia crizei.55 Cu toate acestea,
54 55

Dan Mircea, op. cit. p. 70. George David, Tehnici de relaii publice. Comunicarea cu mass-media (Iai: Editura Polirom, 2008), p. 133.

41

subiectul unui briefing poate fi i un eveniment pozitiv, dac organizatorii consider c acesta prezint interes pentru pres. Briefing-ul de pres are dou pri: - declaraia iniial; - formularea ntrebrilor i a rspunsurilor. a) Declaraia iniial va fi prezentat de persoana care susine briefing-ul. Copii ale textului acesteia, precum i alte materiale ajuttoare, pot fi nmnate jurnalitilor care iau parte la briefing. Prezentarea declaraiei iniiale nu trebuie s depeasc 5 minute. Un exemplu destul de eficient de declaraie iniial poate fi ntocmit dup urmtoarea structur: - introducere: persoana care susine briefing-ul i salut pe participani, dup care se prezint, spunndu-i numele complet, precum i funcia sa n cadrul organizaiei; se prezint scopul briefing-ului, adic limitele subiectului care va fi abordat; se precizeaz celelalte reguli de baz propuse jurnalitilor pentru desfurarea briefing-ului; - cuprins (organizat de obicei n ordine cronologic i cutnd s rspund la ntrebrile: cine? ce? unde? cnd? cum? de ce?); se precizeaz concret subiectul briefing-ului; se furnizeaz date despre eveniment, despre persoanele implicate, despre urmri etc. n cuprins nu se includ mesaje de transmis opiniei publice, ci numai informaiile ca atare. - ncheiere: se precizeaz din nou subiectul briefing-ului, aa cum a fost el formulat n cuprins, pentru ca jurnalitii s poat nelege cu exactitate despre ce a fost vorba; se formuleaz o concluzie ct mai neutr sau, dac este posibil, chiar una pozitiv (se transmit mesajele dorite); se solicit ntrebri din partea jurnalitilor. n funcie de tipologia lor declaraiile iniiale urmresc de regul: s informeze sau s explice (ce face organizaia i de ce); s conving sau s apere (punctul de vedere al organizaiei asupra unei probleme, justificarea unor aciuni, argumente pentru susinerea unei poziii); sa celebreze sau comemoreze (momente deosebite din viaa organizaiei). Din punct de vedere al stilului se va avea n vedere: - adresarea s fie direct; - verbe la diateze active; - propoziii scurte; - analogii pentru elemente abstracte sau necunoscute; - antiteze. b) Partea rezervat ntrebrilor i rspunsurilor se limiteaz, de regul, la durata de 15 minute. De asemenea, aa cum s-a spus deja, persoana care susine briefing-ul trebuie s refuze (n mod politicos, desigur) s rspund la ntrebrile care nu au legtur cu subiectul comunicat tuturor n declaraia iniial. Briefingul sau conferina de presa n situaii de criz are cteva particulariti care asigur succesul: - recunoaterea confruntrii criza; - sa spun c totul funcioneaz normal (dac aa era) i s-a fcut tot posibilul pentru evitarea sau prevenirea accidentului; - anunarea faptului c datorit specificului activitii exist riscuri, dar exist i planuri de aciune pentru acest gen de situaii; - reafirmarea preocuprii instituiei pentru cele petrecute. Practic mesajele unei conferine de presa sau briefing de presa n situaii de criz sunt trei la numr i sunt foarte simple: - ce s-a ntmplat; - ce face organizaia pentru a remedia; - ce simte conducerea organizaiei n legtur cu cele petrecute. 42

Ordinea cea mai indicata de a aborda problemele este: 1. oamenii; 2. mediul; 3. proprietatea; 4. banii.56 Desigur c i n cazul briefing-ului de pres, dup terminarea acestuia se va realiza, ca i n cazul conferinei de pres o evaluare a lui pentru a identifica modul n care mesajul dorit a fost transmis publicului, cum a reacionat presa la subiectul propus etc.

4.3. Recepia de pres

Recepia de pres poate fi privit ca o conferin de pres transformat ntr-un eveniment social57: conferina de pres propriu-zis este un element obinuit al programului de lucru (att al organizatorilor ct i cel al jurnalitilor), n care un purttor de cuvnt sau reprezentant al organizaiei transmite informaii. Recepia de pres, mai puin oficial din punct de vedere al furnizrii informaiilor, pune n prim plan, mai degrab, ncercarea de a construi relaii de cooperare cu cei din pres. Aceast activitate, la fel ca i vizitele pregtite de o organizaie pentru jurnaliti, constituie o ncercare de a cldi relaiile cu jurnalitii pe un fundament mai personal, ntr-un cadru ce pune accentul mai mult pe socializare dect pe informare. Recepia de pres poate fi organizat n orice moment al zilei, fie sub forma unui mic dejun sau a unui prnz cu jurnalitii, fie a unui dineu n cursul serii. Indiferent de perioada din zi n care are loc, recepia de pres va cuprinde: - o parte neoficial n care participanii socializeaz mpreun ntr-un cadru informal; - o parte formal, n care gazda va prezenta ceea ce i-a propus s aduc la cunotina jurnalitilor: fie un eveniment din categoria hard news, fie consideraii privind politica (strategia organizaiei) ntr-o anumit chestiune, fie atunci cnd scopul recepiei este pur i simplu o mai bun cunoatere reciproc mulumiri pentru participarea la aceast aciune; - recepia de pres conine, de asemenea, o parte dedicat ntrebrilor i rspunsurilor, care se desfoar ntr-o manier mai puin oficial dect n cadrul unei conferine de pres. O recepie de pres poate fi organizat cu urmtoarele cazuri: - lansarea sau ncheierea cu succes a unei campanii de relaii publice, unui program etc. - lansarea unui produs; - inaugurarea unui nou sediu al organizaiei sau a unei noi capaciti de producie; - invitarea unor personaliti n cadrul unui program al organizaiei; - momente festive n viaa organizaiei; - previzualizarea unei expoziii, a unui trg, a unui film sau video-clip de prezentare, lansarea pentru pres a unui spectacol, a unei lucrri literare sau tiinifice etc. n ceea ce privete invitaii, potrivit unora dintre specialitii n relaii publice, n funcie de scopul recepiei i a subiectului abordat, se vor invitat doar jurnaliti specialiti, acetia susinnd c ntlnirile de acest fel cu jurnalitii din presa general nu dau rezultate. n pregtirea recepiei de pres va trebui de la bun nceput s avertizai conducerea c oferirea de mncare i butur nu-i va obliga n nici un fel pe jurnaliti s fac relatri pozitive despre organizaie.

56 57

Dan Mircea, op. cit. p. 72 73. George David, Tehnici de relaii publice: comunicarea cu mass-media (Iai: Editura Polirom, 2008), p. 133.

43

Acest cadru informal de ntlnire i conversaie permite organizaiei s deschid noi canale de comunicare cu presa sau s le consolideze pe cele existente; succesul de moment al unei astfel de recepii este greu de apreciat, rezultatele sale aprnd n timp.

4.4. Vizite organizate pentru jurnaliti

O tehnic de relaii publice ce se bucur de credibilitate, dar necesit eforturi complexe, const n organizarea unor vizite n folosul celor din mass-media. Wilcox, Ault, i Agee58 susin c aceste vizite pot fi clasificate n trei categorii: a) cltorii de pres la una sau mai multe faciliti ale organizaiei, care sunt de obicei n localiti diferite; b) cltorii ale unor experi sau persoane cheie ale organizaiei n diferite localiti, unde sunt organizate ntlniri cu membrii redaciilor, n vederea prezentrii unui produs, a unei noi tehnologii etc. Aceste ntlniri pot avea loc la sediul redaciilor diferitelor instituii media; c) cltorii de familiarizare, organizate n special de companiile turistice n folosul jurnalitilor specializai pe acest domeniu. Aceste cltorii sunt finanate n ntregime de organizatori, prezentndu-se jurnalitilor invitai un nou produs turistic (un nou traseu turistic, o nou locaie de vacan etc.) i au ca scop determinarea apariiei n pres a unor materiale de prezentare a produsului, prin exprimarea experienei proprii a jurnalistului.

4.4.1. Vizita la sediul organizaiei

Vizitele la sediul organizaiei reprezint o modalitate foarte eficient de prezentare a scopului, obiectivelor, rolului, misiunilor i specificului respectivei organizaii, deoarece n cadrul lor jurnalitii pot vedea pe viu cum se desfoar anumite operaiuni, cum se aplic anumite proceduri, cum acioneaz membrii organizaiei, care sunt condiiile n care acetia i desfoar activitatea, cum funcioneaz tehnica sau anumite echipamente etc. Vizitele organizate pentru jurnaliti la sediul organizaiei permit atingere a dou obiective, potrivit lui George David59: - crearea de ocazii pentru apariia n pres a unor relatri despre organizaie; - punerea n tem a jurnalitilor cu privire la specificul organizaiei. Vizitele pot fi organizate cu diverse ocazii, cum ar fi: - prezentarea unei secii, sucursale, filiale ale organizaiei; - prezentarea diferitelor tipuri de operaiuni care se desfoar n locaii diferite; - serviciile noi ale organizaiei (de exemplu, inaugurarea unei noi linii de producie); - aniversarea unor momente importante din viaa organizaiei; - lansarea unor noi activiti (un produs nou, o politic/strategie nou, un nou concept de organizare a muncii etc.) n organizarea unor asemenea evenimente trebuie avute n vedere o serie de aspecte, cum ar fi: - detaliile logistice ale vizitei; - posibilitatea ca vizita s produc ntreruperi sau modificri n programul obinuit de lucru al angajailor; - sigurana vizitatorilor: luarea n consideraie a tuturor detaliilor ce ar putea aprea pe traseul vizitei i ar putea periclita n vreun fel sigurana vizitatorilor; stabilirea
Dennis L. Wilcox, , Phillip Ault, Warren Agge, Public Relations: Strategies and Tactics, ed. a III-a, (New York: HarperCollins Publishers Inc., 1992), p. 618. 59 George David, op. cit. p. 136.
58

44

msurilor de protecie pentru invitai (echipamente speciale, reguli de respectat, personal de supraveghere etc.); instructajul preliminar cu jurnalitii referitor la msurile de protecie etc. - necesarul de personal pentru organizarea vizitei (personal de nsoire, experi i prezentatori ai diferitelor puncte de interes, eventuali susintori ai unei conferine de pres sau briefing de pres, personal pentru pregtirea materialelor necesare pe timpul vizitei, personal auxiliar asisten medical, oferi, buctari, asisteni etc. Pentru pregtirea vizitei trebuie ntreprinse urmtoarele aciuni: - realizarea unui plan detaliat privind modul de desfurare a vizitei; propunerea spre avizarea conducerii a datei de desfurare, activitile care vor fi prezentate jurnalitilor, traseul de desfurare, persoanele care vor fi implicate n organizarea vizitei; anunarea din timp a mass-media; pregtirea persoanelor din organizaie (prezentatori, experi) care vor fi implicate n contactele cu jurnalitii; pregtirea dosarului de pres; pregtirea unei sau unor sli pentru eventualele conferine de pres sau brifinguri de pres. n esen, n desfurarea unei vizite pentru jurnaliti, sunt implicate dou tipuri de personal, prezentatorii (ghizii) i personalul de nsoire. Prezentatorii trebuie s se afle n punctele eseniale ale traseului pregtit pentru vizit i s fie capabili s prezinte n mod convingtor organizaia i specificul preocuprilor sale. n acest scop, ei trebuie s fie selectai dintre cei care cunosc foarte bine istoricul i specificul organizaiei, avnd totodat aptitudini de buni comunicatori. Ei trebuie s dea dovad nu numai de expertiz ci i de capacitate de persuadare, n plus este nevoie de o bun cultur general. Personalul de nsoire trebuie s ndeplineasc i el unele cerine, cum ar fi: - s fie politicoi, cooperani, deschii i s poat anticipa nevoile jurnalitilor; - ei trebuie s poat asigura legtura dintre jurnaliti i personalul organizaiei; - nsoitorii nu trebuie s furnizeze informaii despre organizaie, dect n limitele competenei lor profesionale; - trebuie s cunoasc foarte bine traseul de urmat i regulile de baz stabilite pentru jurnaliti. Rolul lor este de acompaniere a jurnalitilor pe traseul stabilit n prealabil. Asemenea vizite pot fi organizate i pentru alte categorii de public nu numai pentru jurnaliti, de exemplu poteniali consumatori, dealeri sau publicul local, n acest ultim caz, aciunea va purta denumirea de Ziua(zilele) porilor deschise. n asemenea situaii, mai ales cnd este vorba de un public numeros este bine s se aib n vedere i unele aspecte cum ar fi: - posibilitatea angajrii temporare a unor persoane din afara organizaiei pentru a fi de ajutor pe timpul vizitei; - nchirierea sau punerea la dispoziie a unor mijloace de transport; - prezena de personal medical specializat i chiar a unor ambulane pentru situaii de urgen medical; - eventualitate contractrii unor servicii (catering, comercializarea de produse alimentare i nealimentare etc.), amenajarea unor corturi de prezentare, locarea unor toalete ecologice etc. - amenajarea sau stabilirea unor locuri de parcare pentru vizitatori; - amenajarea unor spaii de odihn pentru cei care au nevoie de aa ceva pe timpul vizitei; - faciliti pentru rezolvarea unor probleme cum ar fi obiecte pierdute sau de ndrumare a participanilor;

45

alternative n caz de vreme nefavorabil .a.m.d.60

4.4.2. Cltoriile pentru pres

Cltoriile pentru pres sunt destul de asemntoare cu vizitele la sediul organizaiei. Ele se justific cnd informaia ce urmeaz a fi difuzat este n strns legtur cu o anumit locaie (fabric, antier, loc de desfurare a unei activiti etc.). n esen, pregtire se desfoar dup acelai algoritm. Pe lng detaliile enumerate n cazul vizitei la sediu se vor avea n vedere i: - stabilirea unui orar al deplasri(lor) i a momentelor de interes; - procurarea unor mijloace de transport suficiente i de calitate; - planificarea deplasrii: ora de plecare, locul de plecare, pauze pe traseu, gustri i rcoritoare ce pot fi distribuite pe durata pauzelor, ora prezumat de sosire; - cazarea i masa jurnalitilor, atunci cnd durata cltoriei impune asemenea lucruri; - posibiliti de legtur cu sediul central al organizaiei, ct i cu locaiile ce urmeaz a fi vizitate sau deja trecute n revist; - modaliti de rezolvare a unor urgene; - cerine specifice ale jurnalitilor (de exemplu, un anumit regim alimentar, posibilitatea de a continua un tratament medical etc.) - subiecte care pot fi prezentate pe timpul deplasrii ntre diferitele puncte ale traseului stabilit.

4.4.3. Vizita la redacie

Vizitele la redacie are destul de multe asemnri cu conferina de pres, deosebirea este dat de locul de desfurare: sediul unei redacii sau o locaie nchiriat din afara organizaiei. De asemenea, de multe ori este vorba de o succesiune de vizite n mai multe redacii, posturi de radio sau televiziune locale, cu scopul de a prezenta o organizaie, o strategie, un concept sau o idee; pe lng acestea vizita la redacie poate fi utilizat i pentru prezentarea unui nou conductor al organizaiei, la nfiinarea unor noi organizaii etc.61 Pentru organizarea vizitelor la redacie se pot folosi dou strategii: organizarea de echipe reprezentative pentru organizaie care s efectueze aceste vizite sau s se realizeze un turneu al echipei la toate redaciile vizate. n alctuirea acestora trebuie s se aib n vedere un echilibru n alctuirea echipelor, diversele tipuri de media: scris i audio-vizual, pres generalist i/sau pres de specialitate, orientarea media etc. Vizita urmrete realizarea unei nelegeri i a unei apropieri ntre organizaia respectiv i mass-media, precum i furnizarea de informaii de substan despre rolul i misiunea organizaiei. n acest sens, specialistul n relaii publice trebuie s medieze ntre organizaie i mass-media, s planifice vizita n termeni de acord comun. Pe durata vizitei, membrii echipei trebuie s fie pregtii s rspund tuturor solicitrilor din partea jurnalitilor sau a conducerii mediei. Un alt aspect important este acela de a evita crearea unor relaii prefereniale cu anumite instituii media, existnd pericolul ca organizaia s fie perceput ca avnd poziii partizane.

60 61

George David, op. cit. p. 138 139. Ibidem, p. 140.

46

4.5. Interviul
Interviul nu este neaprat o tehnic direct de lucru cu presa, el putnd fi realizat si n forma indirect cnd ntrebrile sunt trimise organizaiei i rspunsul este dat n scris. De asemenea, interviul are o dubl natur n jurnalism, el este att o tehnic de colectare a informaiilor ct i un gen jurnalistic de sine stttor. Dac comunicatul de pres i tirea de pres reprezint tehnici proactive de difuzare a informaiei, interviul poate fi considerat o tehnic reactiv, n care jurnalistul solicit o ntrevedere, iar intervievatul rspunde ntrebrilor acestuia. Ca specialiti n relaii publice, trebuie s se rspund att n interviuri care sunt acordate, ct i pregtirea persoanelor din organizaie solicitate de ctre reprezentanii massmedia; n prezent, interesul jurnalitilor pentru intervievarea specialitilor n relaii publice este sczut, comparativ cu preocuparea pentru accesarea direct a surselor primare de informaii (decideni, experi, participani nemijlocii la evenimente etc.). n funcie de specificul mass-media pentru care este acordat, interviul poate fi: - pentru presa scris; - pentru radio; - pentru televiziune; - sau pentru medii electronice online. Interviul pentru presa scris se poate desfura fie sub forma unei discuii nregistrate pe band audio, pe care jurnalistul o prelucreaz pentru publicare, fie prin remiterea ntrebrilor scrise, la care intervievatul urmeaz s rspund tot n scris. Interviul se poate desfura i telefonic (dar acesta este un caz mai des ntlnit n presa audio-vizual). Interviul pentru presa scris ofer, n general, mai mult timp pentru pregtire dect interviurile pentru presa audio-vizual. n funcie de pregtirile prealabile pe care le poate face intervievatul, se consider c exist trei tipuri de interviu: - interviul spontan (sau de ambuscad) cnd jurnalistul solicit unui membru al organizaiei o declaraie despre un eveniment la care a participat, n care nimic nu este pregtit, iar intervievatul nu tie dect cel mult tema general ce urmeaz a fi abordat; - interviul pregtit n care toate ntrebrile i rspunsurile sunt pregtite n prealabil, iar intervievatul urmeaz scenariul stabilit. - Interviul semispontan n care jurnalistul i intervievatul stabilesc n prealabil ntrebrile (sau tipurile de ntrebri care vor fi puse), astfel nct intervievatul poate s-i stabileasc anumite linii sau rspunsuri posibile, n minte. n funcie de legtura care poate fi fcut ntre informaie i sursa sa interviul poate fi: - on-the-record, adic tot ceea ce spune intervievatul poate fi redat n mass-media cu specificarea sursei. Aceasta trebuie s fie atitudinea tipic pe timpul interviului, intervievatul trebuie s fie contient cu toate afirmaiile sale pot fi fcute publice; - off-the-record, jurnalistul accept s nu utilizeze n nici un fel informaiile pe care le-a primit. Trebuie oferite informaii off-the-record doar cu intenia de a-i clarifica jurnalistului detalii i aspecte de profunzime, specificndu-se n mod clar c acestea nu sunt pentru publicare. Cu toate acestea jurnalistul nu poate fi mpiedicat s publice detaliile pe care le cunoate, din acest motiv acest tip de atitudine nu este recomandat; - informaii care nu pot fi atribuite informaii care pot fi publicate, dar fr specificarea sursei. n acest caz jurnalistul recurge la formule precum din surse oficiale am fost informai c sau sub protecia anonimatului, un oficial a declarat . 47

Informare general se ofer informaii de fond, cu caracter general despre organizaie i/sau subiect. Aceste informaii nu sunt atribuite unei surse concrete, pentru c se presupune c provin de la organizaia respectiv. n etapa de pregtire a interviului, cel intervievat trebuie informat c se poate atepta la situaii precum: - ntreruperi; - ncercri de a-i pune n gur, adic jurnalistul s formuleze afirmaii pe care ar dori s le aud de la intervievat i de a obine aprobarea acestuia; - denaturri ale adevrului sau interpretri incorecte ale faptelor, menite s provoace o anumit reacie din partea intervievatului; - treceri la alte subiecte nainte ca intervievatul s poat spune ceea ce consider ca important pentru subiectul abordat nainte; - solicitri de opinii off-the-record; - salve de ntrebri, uneori cu ncrctur ostil, menite s fac presiune asupra ritmului rspunsurilor pe care le formuleaz cel intervievat; - solicitarea insistent a unui rspuns la o ntrebare la care intervievatul nu poate rspunde; - ntrebri despre nereuite ale organizaiei; - ntrebri din ce n ce mai detaliate i decurgnd una din alta cu privire la un anumit subiect; - ntrebri dure i complexe la care se solicit un rspuns imediat: - citri sau interpretri incorecte ale afirmaiilor fcute pe parcursul interviului; - solicitri de opinii personale despre anumite aspecte din activitatea organizaiei; - solicitri de opinii despre produse sau servicii oferite de organizaii concurente.62 n pregtirea interviului att de ctre specialistul n relaii publice ct i mpreun cu persoana ce urmeaz a fi intervievat. David George recomand parcurgerea urmtoarelor etape:63 - obinerea unor informaii despre jurnalist, despre cunotinele sale despre subiect (acestea pot fi obinute direct de la jurnalist sau pot fi rezultatul unor aciuni de cercetare anterioare): numele jurnalistului, experiena ca jurnalist, experiena profesional, subiectul pe care dorete s-l abordeze, ntrebri concrete, unghiul de abordare a subiectului (este vorba, de exemplu, de o anchet jurnalistic sau de realizarea unui material pur informativ), msura n care este familiarizat cu subiectul pe care dorete s-l abordeze, cu specificul organizaiei, dac au mai fost intervievate i alte persoane pe acelai subiect(e), reputaia publicaiei/postului respectiv, audiena/difuzarea, termenul pn la care trebuie realizat materialul pentru care se solicit interviul. - stabilirea persoanei care urmeaz a fi intervievat: dac este disponibil, dac stpnete temeinic subiectul solicitat de ctre jurnalist, dac are experien n contactele cu mass-media, dac este capabil a se exprima clar, coerent, fluent, n termeni comuni, fr utilizarea jargonului profesional; - determinarea locului (n special n cazul interviurile pentru televiziune): locul ales trebuie s fie potrivit cu tema interviului, s fie curat i bine aranjat, s nu conin elemente perturbatoare (elemente care s distrag atenia jurnalistului/telespectatorului de la tema interviului telefoane care sun, computere sau instalaii care execut diverse operaii, aciuni secundare sau grupuri de persoane etc.); iluminarea trebuie s fie corespunztoare; locul s fie reprezentativ pentru organizaie, s conin simboluri care s sugereze telespectatorului cu ct mai mult for ceva pozitiv; logo-ul organizaiei,
62 63

George David, op. cit. p. 110 111. Ibidem.

48

denumirea acesteia, drapel, cldire (dac aceasta este cunoscut opiniei publice), produse etc. - determinarea regulilor de baz i acceptarea lor de ctre ambele pri; - determinarea necesitii unor mijloace ajuttoare: hri, statistici, diagrame, grafice, mostre, fotografii, nregistrri video, materiale multimedia; - ntocmirea unei liste prealabile de ntrebri i rspunsuri (ntrebri pe care ar putea s le adreseze jurnalistul i rspunsurile adecvate); din aceast list nu trebuie s lipseasc acele ntrebri considerare neplcute cum ar fi: de ce?, s-a mai ntmplat aa ceva?, cine este responsabil?, ce s-a fcut pentru prevenirea unei asemenea situaii?, care este costul/valoarea pagubelor? etc. - n deschiderea interviului este recomandat, dac este posibil, ca intervievatul s fac o declaraie iniial; - pregtirea i exersarea unor mesaje ce trebuie transmise n timpul interviului. Intervievatul trebuie s tie, n permanen, c scopul su este acela de a transmite opiniei publice mesajele despre organizaia sa. Acestea trebuie s fie concise, formulate n termeni simpli i pozitiv. Pentru un interviu este suficient formularea a 3-4 mesaje. Un dicton din lumea relaiilor publice spune c miestria de a transmite mesajul pe care i l-ai propus nseamn s vinzi nu numai friptura, ci i aroma ei; - pregtirea final: stabilirea i exercitarea tehnicilor de formulare a rspunsului (variaia de ritm pentru meninerea interesului asculttorului, variaii ale inflexiunii vocii i accentuarea unor cuvinte cheie sau a unor mesaje importante; utilizarea pauzelor pentru sublinierea unor mesaje importante; sigurana tonului, vorbirea msurat, relaxat, prietenoas; evitarea prescurtrilor i jargonului profesional; dozarea energiei de expunere; formularea de fraze scurte; evitarea pauzelor stnjenitoare i utilizrii unor expresii precum , deh, pi, mda etc.; controlul comportamentului i temperamentului (atitudine politicoas, deschis, siguran de sine, evitarea atitudinilor de ngmfare, arogan, ostilitate etc.); utilizarea de exemple i analogii; utilizarea corespunztoare a limbajului nonverbal; evitarea atitudinilor defensive, a discuiilor i dezbaterilor contradictorii; - obinerea feedbackului privind desfurarea interviului: feedbackul imediat (cu jurnalistul: determinarea necesarului de informaie suplimentar, corectarea erorilor de documentare); cu intervievatul (impresia acestui despre modul cum a decurs interviul); feedbackul intermediar (cum a fost reflectat interviul n mijlocul de informare respectiv; feedbackul pe termen lung (impactul la nivelul opiniei publice). n cazul interviului de orice natur, dar n special al celor pentru radio i televiziune, intervievatul are unele drepturi pe care trebuie s le cunoasc i s le aplice: - n cazul interviurilor spontane sau n direct: s tie cine l intervieveaz i ce publicaie/post reprezint; s fie tratat politicos, dei coninutul ntrebrilor este incomod; s nu fie agresat fizic prin utilizarea necorespunztoare a aparaturii (lumini, aparate de nregistrare, microfoane puse agresiv n faa sa etc.) - n cazul interviurilor prenregistrate, pe lng cele amintite mai sus se adaug: s cunoasc din timp subiectul, pentru a avea posibilitatea de a se pregti; s tie durata interviului; s tie dac mai sunt i ali invitai i care vor fi rolurile acestora; s aib un nsoitor specializat n relaii publice sau n chestiunea supus discuiei; s fac o nregistrare proprie a interviului sau s obin o copie a acestuia; s i se permit s rspund fr hruieli sau ntreruperi (cu condiia ca rspunsurile sale s fie scurte i la obiect); 49

s nu-i fie trunchiate rspunsurile n procesul ulterior de montaj; s i se ofere posibilitatea de a prezenta propriile puncte de vedere asupra subiectului, nu doar s rspund la ntrebrile adresate.

4.5.1. Regulile de baz ale interviului

Stabilirea regulilor de baz n cazul contactelor cu jurnalitii reprezint o cerin elementar a activitii profesionale de relaii publice. Aceste reguli de baz nu sunt altceva dect reguli ale jocului, adic drepturile i obligaiile fiecruia dintre participanii la interviu, pe care fiecare se oblig a le respecta. n cazul interviului pentru documentarea jurnalistului sau pentru presa scris, regulile pot fi stabilite printr-o simpl nelegere verbal preliminar ntre jurnalist i persoan intervievat sau ntre jurnalist i specialistul de relaii publice care o asist. La fel se poate proceda i n cazul interviurilor n direct la radio sau televiziune. n cazul talk-show-urilor sau a emisiunilor cu mai muli invitai este recomandat ca aceste reguli de baz s fie incluse ntr-un protocol scris ncheiat cu realizatorul. ntre regulile de baz ce trebuie stabilite n cazul unui interviu, se numr: - modalitatea de atribuire a informaiilor (adic dac interviul va fi on-the-record, off-the-record, .a.m.d.). Aceasta este o regul esenial care, odat stabilit, va trebui s determine conduita intervievatului pe timpul interviului; - ziua, ora i locul n care urmeaz s aib loc interviul; - durata interviului. De regul 30 de minute sunt suficiente pentru desfurarea interviului; - subiectul (subiectele) interviului, limitele acestuia, eventual i ntrebrile ce urmeaz a fi adresate (mcar cele eseniale); - eventuala participare a altor persoane la interviu i identitatea acestora; - ntrebrile la care nu se va rspunde pe parcursul interviului; - avertizarea jurnalistului de a nu se aventura n speculaii tendenioase sau atacuri la persoan, deoarece, n acest caz, interviul va fi ntrerupt; - anunarea jurnalistului, de la bun nceput, c vei face o nregistrare proprie a interviului. nregistrarea oricrei aciuni ntreprinse n domeniul relaiilor publice, n acest caz a interviului, este indicat din cel puin dou motive: pe de o parte, nregistrarea reprezint un material preios pentru evaluarea activitii de relaii publice desfurare, pe de alt parte, prin efectuarea nregistrrii este descurajat orice eventual tentativ din partea jurnalistului de a denatura n vreun fel, cu reacredin sau nu, coninutul interviului.

4.5.2. Tehnici de rspuns la ntrebri

Dup cum remarc David George, orice fapt poate fi relatat ntr-o manier pozitiv, lucru necesar n activitatea de relaii publice. Relatrile neplcute din mass-media sunt cel mai adesea rezultatul unor rspunsuri slabe, al greelilor de comunicare i a pregtirii insuficiente a unor asemenea ntreprinderi. Specialistul n relaii publice trebuie s stpneasc bine acest domeniu al ntrebrilor i rspunsurilor, adic a eroteticii sau logicii judecilor interogative. Erotetica este un domeniu specializat n logic care studiaz modalitatea de a trece de la necunoscut la cunoscut, un mod de umplere a unei lacune de cunoatere. Erotetica trateaz problema naturii, structurii i particularitile logice a ntrebrilor i rspunsurilor. O ntrebare cuprinde dou pri: - partea descriptiv numit i datum quaestionis sau presupoziia; - partea interogativ sau necunoscuta ntrebrii. Presupoziia este propoziia presupus a fi adevrat. n procesul de completare a unei lacune de cunoatere se pleac ntotdeauna de o anumit doz de cunoatere. Ele pot fi cunotine anterioare sau simple ipoteze. Acestea pot cpta o valoare de adevr, adic pot fi 50

adevrate sau false, ntrebarea Ce gust are victoria? pornete de la o presupoziie fals dac nu acceptm un rspuns metaforic. ntrebarea Cnd a ajuns omul pe Lun? pleac de la presupoziia c omul a ajuns ntr-adevr pe Lun. O ntrebarea nu poate fi fals sau adevrat, pentru c n judecata interogativ accentul cade pe necunoscuta ntrebrii nu pe presupoziie. O ntrebare poate fi doar relevant sau irelevant. Presupoziiile pot fi clasificate dup mai multe criterii: a) n funcie de valoarea de adevr avem: - presupoziii adevrate - presupoziii false. b) n funcie de gradul de certitudine avem: - presupoziii absolute care sunt adevrate fr nici o ndoial - presupoziii relative care sunt luate ca punct de plecare ntr-o interogaie urmnd a fi modificate n funcie de rspunsul obinut. c) n funcie de importana lor: - presupoziii principale - presupoziii secundare sau derivate. n ceea ce privete ntrebrile, i ele sunt de mai multe feluri: a) din punct de vedere lingvistic pot fi: - ntrebri de decizie cu rspunsuri da sau nu. Exemplu: Meninei declaraia dat? cere o aprobare sau o respingere printr-o propoziie confirmativ sau infirmativ. - ntrebri completitive cer rspunsuri de descriere sau evaluare (cine, care, ct, cum, unde etc.), de exemplu Care este starea victimelor? ntrebrile completitive, la rndul lor se mpart n dou categorii: (i) ntrebri completitive cu rspuns descriptiv. De pild Unde i cnd a avut loc evenimentul? Evenimentul a avut loc la data de . Rspunsul descriptiv conine o propoziie care poate fi adevrat sau fals. (ii) ntrebri completitive cu rspuns evaluativ. Exemplu: Care era starea drumului n momentul producerii accidentului? Drumul era umed, acoperit parial cu zpad. Rspunsul evaluativ cuprinde o propoziie de valoare care poate fi valabil sau nevalabil. b) n raport cu rspunsurile date, ntrebrile pot fi: - de alternativ unic presupun selectarea unui singur rspuns valabil. De exemplu De unde l cunoatei pe - de alternativ limitat sau list complet presupune selectarea alternativelor adevrate, cele rmase fiind false. Exemplu: Care sunt persoanele care au participat la eveniment? - de alternativ la liber alegere. c) n funcie de sigurana fundamentrii prezumiei, avem: - ntrebri sigure cu prezumie valid i ntemeiate pe adevruri ferme - ntrebri riscante cu prezumie bazat pe opinie. O ntrebare este bine formulat dac este formulat corect i dac este ntemeiat. Ea este formulat corect dac termenii utilizai sunt neechivoci i dac sunt respectate urmtoarele reguli: - generatorul ei cuprinde attea variabile cte necunoscute; - generatorul ei i sunt prefixate attea semne de ntrebare cte necunoscute sunt; - dac ntrebarea conine o singur necunoscut, ea trebuie s fie ori individual, adic s cear valoarea uneia sau mai multor variabile individuale (Cine era de serviciu n momentul producerii evenimentului?) sau funcional, adic valoarea sau valorile uneia sau mai multor variabile predicative (Cum era mbrcat X?). O ntrebare este bine ntemeiat dac nici una din presupoziiile ei nu este fals sau formulat nedecis n acelai context i presupune respectarea urmtoarelor reguli: - indicarea tuturor presupoziiilor problemei; 51

- evidenierea tuturor presupoziiilor de dovedit ca adevrate sau false; - presupoziiile s fie discutabile ntr-un context i indiscutabile n altul. n general, se consider c ntrebrile trebuie s satisfac urmtoarele condiii: - precizia - univocitatea - unicitatea. ntrebrile imprecise conduc la rspunsuri imprecise. ntrebarea Ce venituri are X? nu precizeaz intervalul de timp la care se refer, ceea ce poate da un rspuns imprecis. Ambiguitatea e dat de folosirea n ntrebare a unor termeni plurivoci. De exemplu, Ce este norma? este ambigu pentru c termenul norm are dou nelesuri: regul stabilit prin lege sau uz, constituind un principiu de conduit, precum i cantitate sau volum de munc ce trebuie efectuat de cineva ntr-o unitate de timp. Lipsa unicitii e dat de ntrebrile simple care conin de fapt mai multe necunoscute. Principalele tipuri de ntrebri greit puse sau eronate sunt: - ntrebrile sugestive - ntrebrile retorice - ntrebrile multiple. ntrebrile sugestive sau capioase sunt ntrebrile care conduc subiectul spre un rspuns dorit de cel care pune ntrebarea. Ele ofer n coninutul formulrii i o parte din rspuns. De exemplu: Credei c X este o persoan violent? este o ntrebare cu un potenial sugestiv mai mare dect Ce caracter are X?. ntrebrile retorice nu sunt de fapt ntrebri pentru c ele nu ateapt un rspuns, sau accept doar o variant de rspuns. Rostul lor este de a impresiona auditoriul. De exemplu, un profesor care sesizeaz c studenii din ultima banc se prpdesc de rs n timpul cursului le va pune ntrebarea retoric: Vrei s v dau afar?. Dup cum observm, cel care pune ntrebarea retoric nu solicit un rspuns, dorind mai degrab s atrag atenia asupra unei situaii, sau pur i simplu s-i exprime starea de spirit pe care o are la acel moment. Eroarea ntrebrilor multiple const n: a) ntr-o singur formulare sunt puse dou sau mai multe ntrebri (adic conine mai multe necunoscute), dar se cere un singur rspuns; b) ntrebarea are o presupoziie pe care cel care rspunde ar dori s o nege, dar pe care ar accepta-o implicit dac rspunsul su ar fi da sau nu. De exemplu Te nelegi bine cu X? pleac de la presupoziia c l cunoti pe X, iar un rspuns cu da sau nu presupune acceptarea presupoziiei. n continuare vom trece n revist, mpreun cu David George64, cteva ntrebri pe care le folosesc jurnalitii i rspunsurile care sunt adecvate acestora: ntrebri la care rspunsul trebuie s confirme aseriunea jurnalistului: - Ct de mare este paguba produs de angajatul dumneavoastr? (paguba este prezumat ca existent i dovedit) - mi pare ru, dar nu sunt de acord cu ceea ce spunei. De fapt, situaia se prezint astfel (aseriunea nu este acceptat, dar nici nu se face abstracie de ea, ci este corectat n mod politicos, dar ferm, pentru a se putea transmite mesajul dorit) ntrebri cu nad: - Nu credei c organizaia dumneavoastr este cam lacom dup fonduri de la buget? - N-a spune asta. Noi trebuie s fim competitivi (se evit repetarea cuvntului incriminator lacom -, dup care acesta este combtut) Solicitri de opinii personale: - Care este opinia dumneavoastr despre ?
64

Ibidem, p. 119 120.

52

- Nu cred c este cazul s vorbim despre opinia mea. Fapte sunt (se evit formularea de speculaii sau opinii personale) Solicitri de a vorbi n numele altora: - De ce credei c guvernul/administraia local a hotrt ? - M tem c trebuie s ntrebai la guvern/administraia local. (se fac afirmaii doar n numele propriei organizaii) ntrebri la care intervievatul nu tie rspunsul: - Ct de mare sunt fondurile pentru ? - Din pcate, nu tiu cifra exact, dar m voi informa i v voi comunica n scurt timp. (se evit rspunsul echivoc, aproximativ; de reinut c promisiunea de a reveni cu o informaie trebuie onorat) ntrebri la care nu se poate da un rspuns din anumite motive: - Ce ne putei spune despre ? - mi pare ru, nu v pot rspunde, deoarece: informaia nu este de natur public; cauza este n cercetarea justiiei; nu sunt eu n msur s fac aprecieri etc. (se specific motivul pentru care nu se poate rspunde) ntrebri cu dou sau mai multe opiuni: - Restructurarea organizaiei dumneavoastr nseamn disponibilizarea de personal sau consum suplimentar de fonduri? - Obiectivul nostru este s devenim o organizaie competitiv. (se face abstracie de cele dou opiuni i se face o declaraie sincer, neutr) ntrebri ostile sau cu ncrctur emoional: - Angajaii dumneavoastr vor lucra sub cerul liber la iarn? - Deloc. Dac v referii la situaia spaiilor de producie, ne confruntm, din pcate, cu o situaie destul de grea. (nu se rspunde cu ostilitate sau cu ncrctur emoional; se face o dezminire scurt i adecvat; rspunsul se reformuleaz prin cuvinte mai puin ncrcate emoional) ntrebri ostile, dar care conin adevrul: - De ce nu v respectai promisiunea fcut n campania electoral de a reduce cota TVA-ului? - E adevrat c n-am putut reduce cota TVA-ului att de repede pe ct ne-am dorit, dar am czut de acord asupra unei noi date. (rspunsul se reformuleaz n termeni proprii, fr a prelua incriminrile i fr a adopta un ton ostil) ntrebri insistente: - V ntreb din nou: care este concepia acestei aciuni? - Aa cum v-am mai spus, concepia acestei aciuni este n curs de elaborare i va fi comunicat ct va fi definitivat. Aadar, cu tot respectul, cred c n-are rost s insistai. (intervievatul arat n mod politicos, dar ferm c nu este dispus s cedeze, dup care repet mesajul iniial) ntrebri vagi sau cu final deschis: - Ce ne putei spune despre organizaia dumneavoastr? - Ce anume aspect v intereseaz? (i se cere jurnalistului s se refere la ceva clar/concret) ntrebri ipotetice: - Ce vei face dac nu ajungei la o nelegere cu ? - N-a vrea s fac speculaii. (se eticheteaz ntrebarea drept incitare la speculaie) Zvonuri: - Se spune c 53

E nepotrivit s rspund unor zvonuri. Putem s discutm despre aceast problem dac ea va apare. ncercri de abordare amical: - Mi se pare c trebuie s fie tare greu cu toate problemele cu care se confrunt organizaia dumneavoastr. - Cred c nu asta este problema principal. Noi continum s ne ndeplinim responsabilitile. (intervievatul nu trebuie s se lase pclit i s confirme aseriunea jurnalistului; atitudinea de autocomptimire creeaz impresia de slbiciune) Afirmaii: - Aadar, avionul a czut datorit pieselor de schimb neconforme. - ntrebarea dumneavoastr care este?

ntrebri recapitulative:
1. Care sunt etapele unei conferine de pres? a. introducerea, cuprinsul i ncheierea b. titlul, lead-ul, cuprinsul i ncheierea c. introducerea, cuprinsul, ncheierea, datele de contact, antet, logo d. pregtirea, desfurarea, evaluarea 2. Care sunt caracteristicile discursului din cadrul conferinei de pres? a. trebuie s se concentreze pe cel mult 2-3 teme b. trebuie s fie pe placul jurnalitilor i uor de neles c. trebuie s fie amplu, s cuprind ct mai multe amnunte d. trebuie s urmeze ntocmai materialele din dosarul de pres 3. Care este durata optim pentru declaraia iniial a unui briefing de pres? a. maxim 5 minute b. minim 5 minute c. ntre 5 - 10 minute d. aproximativ 30 de minute 4. Ce este recepia de pres? a. o conferin de pres mai scurt b. o conferin de pres transformat ntr-un eveniment social c. o form a briefingului de pres, dar mai scurt ca durat d. ntmpinarea jurnalitilor la o conferin de pres 5. Care sunt obiectivele organizrii de vizite pentru jurnaliti la sediul organizaiei? a. crearea de ocazii pentru apariia n pres a unor relatri despre organizaie i punerea n tem a jurnalitilor cu privire la specificul organizaiei b. organizarea de conferine de pres i recepii de pres n cadrul organizaiei c. informarea i documentarea membrilor organizaiei despre mass-media d. o modalitate de a interaciona cu presa ntr-un mod informal i de transforma o conferin de pres ntr-un eveniment social 6. Dup specificul mass-media ce tipuri de interviu avem? a. spontan, semispontan, pregtit b. off-the-record i on-the-record c. interviu de documentare i interviu ca gen jurnalistic d. pentru presa scris, radio, televiziune i medii online 7. Ce solicit ntrebrile completitive? a. cer rspunsuri de descriere sau evaluare 54

b. cer rspunsuri cu da sau nu c. sunt ntrebri care nu cer un rspuns, ci doar urmresc impresionarea auditoriului d. nu exist asemenea ntrebri 8. Cum rspundem la o ntrebare la care nu tim rspunsul? a. prin sintagma no comment b. evitm rspunsul echivoc, i promitem a reveni cu rspunsul c. rspundem aproximativ, fr a intra n detalii d. dm un rspuns ambiguu, ncercnd a pcli jurnalistul

55

Bibliografie selectiv
*** Biroul de pres i purttorul de cuvnt, http://www.scribd.com/doc/10882114/Biroul-de-Presa-Si-Purtatorul-deCuvant (accesat 21.10.2008).

Coman, Cristina. Comunicarea cu presa, Universitatea Bucureti, Facultatea de Jurnalism i tiintele Comunicrii, Curs. http://facultate.regielive.ro/cursuri/comunicare/comunicarea_cu_presa36602.html (accesat 6.11.2008). Coman, Cristina. Relaii publice i mass-media, ediia a II-a. Iai: Editura Polirom, 2000. Coman, Cristina. Relaiile publice. Principii i strategii. Iai: Editura Polirom, 2001. David, George. Relaii publice garania succesului, Bucureti: Editura Oscar Print, 2003. David, George. Tehnici de relaii publice: comunicarea cu mass-media Iai: Editura Polirom, 2008. Mircea, Dan. Tehnici de redactare i editare n relaiile publice, Curs Facultatea de Comunicare i Relaii Publice, SNSPA, Bucureti. Newsom, Doug i Carrell, Bob. Redactarea materialelor de relaii publice. Iai, Editura Polirom, 2004. Newsom, Doug i col., Totul despre relaiile publice, Iai: Editura Polirom, 2003. Popescu, Cristian Florin Manual de jurnalism. Redactarea textului jurnalistic. Bucureti: Editura Tritonic, 2003). Preda, Sorin Tehnici de redactare n presa scris, Iai: Editura Polirom, 2006.

56