Procesul managementului strategic al performanei

Definiie
Managementul strategic al performanei este definit ca procesul n care orientarea organizaiei are loc prin definirea sistematic a misiunii, strategiei i obiectivelor organizaiei, fcndu-le msurabile prin factori cheie de succes i indicatori cheie de performan, pentru a putea adopta aciuni corective pentru a menine organizaia pe traseu

eluri i scopuri
A ajuta la obinerea de mbuntiri durabile n performana organizaiei A aciona ca un levier pentru schimbare n dezvoltarea unei culturi mai orientat spre performan A crete motivarea i angajarea personalului A permite indivizilor dezvoltarea abilitilor, creterea satisfaciei la locul de munc i atingerea potenialului complet spre beneficiul lor i al organizaiei ca ntreg A mbunti dezvoltarea coeziunii i performanei echipei A dezvolta relaii constructive i deschise ntre indivizi i managerii lor ntr-un proces de dialog continuu legat de lucrrile realizate n timpul anului A furniza oportuniti pentru exprimarea de indivizi a aspiraiilor i ateptrilor legate de locul de munc A crea mbuntire continu A sprijini planificarea activitilor organizaionale A ntri retorica managementului A introduce plata pentru performana grupului A influena atitudinea angajailor A realiza benchmark-uri nvarea individual i organizaional Focalizarea i justificarea investiiilor/programelor de dezvoltare

Subprocesele procesului managementului strategic al performanei

Dezvoltarea strategiei

Bugetare/ stabilirea intelor

Stimulare/ compensare

Msurarea performanei

Executare/ prognozare

Revizuirea performanei

Dezvoltarea strategiei
Procesul dezvoltrii strategiei rezult n obiective strategice i planuri de aciune clare pentru mbuntirea msurabil a performanei

Bugetare/stabilirea intelor
Din procesul de bugetare/stabilirea intelor rezult planuri de aciuni operaionale clare pentru mbuntirea determinanilor cheie ai valorii, alocarea resurselor i stabilirea intelor financiare pentru anul urmtor

Executare
n procesul de executare membrii organizaiei execut activitile care trebuie s duc la rezultatele dorite

Msurarea performanei
Procesul de msurare a performanei colecteaz, proceseaz (incluznd consolidarea) i distribuie datele i informaiile pentru a permite o executare eficace a celorlalte subprocese. Informaia este reprezentat sub forma factorilor cheie de succes (FCS) i indicatorilor cheie de performan (ICP)

Revizuirea performanei
Procesul de revizuire a performanei revizuiete periodic performana efectiv, intele i prognozele pentru a asigura ca sunt adoptate aciuni corective oportune de prevenire pentru a menine organizaia pe traseu

Stimulare/recompensare
Acest proces leag aciunile strategice i operaionale pentru determinanii cheie ai valorii ntr-o manier echilibrat cu politicile de compensare i beneficii

Factori cheie de succes (FCS) i indicatori cheie de performan (ICP)

Dezvoltarea factorilor cheie de succes (FCS) i indicatorilor cheie de performan (ICP)

Proiectarea unui model de raportare strategic

Dezvoltarea factorilor cheie de succes i indicatorilor cheie de performan

Dezvoltarea unui scorecard echilibrat

Dezvoltarea rapoartelor de aciune i excepie

Stabilirea unei arhitecturi ITC pentru managementul performanei

Procesul dezvoltrii FCS i ICP

OBIECTIVE -Specifice -Msurabile -Acceptabile -Realistice -Temporale

FACTORI CHEIE DE SUCCES -Rezultat -Efort

INDICATORI CHEIE DE PERFORMAN

Factori cheie de succes (FCS) i indicatori cheie de performan (ICP)

FCS = o descriere calitativ a unui element al strategiei n care organizaia trebuie s exceleze pentru a avea succes FCS este fcut cuantificabil cu ajutorul unui indicator cheie de performan (ICP) Utilizarea FCS i ICP permite msurarea i astfel managementul obiectivelor strategice

Piramida msurrii performanei

1. Misiune

1. Strategie

2. Obiective strategice, FCS i ICP (pentru organizaia n ansamblu)

3. Obiectivele unitilor, FCS i ICP (pentru nivelurile inferioare)

4. Procese cheie, FCS i ICP (procese cheie ale unitii organizaionale)

Exemple de FCS i ICP pentru un proces cheie

PROCES CHEIE FCS AL PROCESULUI CHEIE ICP AI PROCESULUI CHEIE

Utilizarea utilajelor

Utilizarea resurselor

Utilizarea capacitii

Utilizarea n echivalent full time

CALITATIV

CALITATIV

CANTITATIV

Exemple de FCS i ICP de rezultate i de efort

Obiective: Dezvoltarea mai bun a personalului FCS de rezultate: Personal calificat

ICP 1: Obiective/inte personale atinse ICP 2: Potrivire ntre funcii i angajai ICP 1: Ore training/angajat

ICP 2: Nivelul educaiei personalului

FCS de efort: Training-ul personalului

Factori cheie de succes

Fiecare obiectiv trebuie msurat cu cel puin un FCS de rezultate i nu mai mult de doi FCS Pentru fiecare FCS trebuie dezvoltai nu mai mult de 3 ICP. Aceasta pentru a limita cantitatea de informaii, timpul de dezvoltare i costurile i pentru a se asigura c numai informaiile relevante sunt incluse n rapoartele ctre management FCS trebuie s acopere nu doar informaii financiare, ci i nonfinanciare, pentru a asigura o viziune bine echilibrat a obiectivului Un FCS este o noiune calitativ care descrie n cuvinte cum poate fi msurat un anumit obiectiv. Astfel, nu este niciodat cantitativ (un numr sau un procentaj). De exemplu, nu este numrul de clieni satisfcui, ci satisfacia clienilor Un FCS este clar, concis i fr ambiguiti (nu poate fi interpretat dect ntr-un singur fel)

Indicatori cheie de performan

Definiia unui ICP trebuie s fie concis, uor de neles i complet (fiecare termen folosit n definiie este descris astfel nct definiia s nu poat fi interpretat dect ntr-un singur fel) Un ICP poate fi msurat de organizaie. Organizaiile trebuie s dispun de proceduri, resurse i (unele) sisteme informaionale pentru a face posibil msurarea Definiia unui ICP este de preferat s cuprind o comparaie sau o relaie ntre lucruri. Procentajele i ratio-urile informaii mai valoroase dect numerele absolute Definiia unui ICP include o frecven de raportare (de ex. Lunar, trimestrial, anual)

inte
inta pentru un ICP trebuie s fie realistic: managerul responsabil trebuie s cread c este fezabil inta pentru un ICP are o anumit marj. Trebuie ntreprinse aciuni corective doar dac rezultatul nu se situeaz n aceast marj (este fie peste fie sub aceasta) inta pentru un ICP este determinat mpreun cu managerul responsabil pentru rezultatul indicatorului vizat. Aceasta stimuleaz suportul n organizaie

Procese cheie
Un proces este definit ca o activitate sau colecie de activiti care adaug valoare unui anumit input i ulterior produce un anumit produs finit, cum ar fi un produs sau serviciu pentru un client intern sau extern. Un proces poate fi simplu, acoperind o singur activitate, sau complicat, coninnd mai multe activiti sau chiar subprocese. La cel mai nalt nivel, exist trei tipuri de procese: operaionale, de sprijin i de management

Procese operaionale
- Procesele de producie care produce bunuri i servicii - Procesele de dezvoltare care creeaz noi produse, servicii, piee i procese de producie - Procese de alocare a resurselor care furnizeaz resursele necesare pentru alte procese - Procesele de management care orienteaz i conduc organizaia i procesele sale

O organizaie poate lega procesele cheie de obiectivele organizaionale prin parcurgerea urmtorilor pai:
1. Identificai procesele cheie selectai din sutele procese din ntreprindere pe acelea care acoper funciuni i departamente multiple i care implic muli oameni 2. Descriei procesele cheie furnizai o scurt descriere a procesului: inputul, activitile, output-ul i responsabilii 3. Legai procesele cheie de obiectivele organizaionale construii o matrice pentru fiecare tip de obiectiv (strategic, pe unitate, operaional) 4. Analizai matricea fiecare obiectiv trebuie s fie acoperit de cel puin un proces cheie i fiecare proces cheie trebuie s influeneze cel puin un obiectiv 5. Actualizai matricea 6. Definii FCS i ICP ai proceselor FCS i ICP ai proceselor furnizeaz informaii privind executarea i rezultatele unui anumit proces. FCS al unui proces descrie rezultatul pe care organizaia l ateapt de la procesul respectiv. ICP al unui proces este utilizat pentru msurarea inputului, activitilor sau output-ului procesului

Legtura dintre obiectivul strategic i procese

Obiectiv strategic A fi un productor cu costuri mici FCS de rezultate Pre la cost mic ICP de rezultate Diferena preului la cost fa de principalii concureni

FCS de efort Utilizarea resurselor

ICP de efort 1 Utilizarea parcului de utilaje

ICP de efort 2 Utilizarea personalului

Proces cheie 1 Utilizarea optim a utilajelor FCS de proces Utilizarea capacitii utilajelor ICP de proces Input: Defectarea utilajelor Activitate: Durata de funcionare utilaje Output: Productivitate/utilaj

Proces cheie 2 Utilizarea optim a personalului FCS de proces Utilizarea capacitii personalului ICP de proces Input: Exactitatea planificrii personalului Activitate: Output-ul angajailor Output: Productivitate/echivalent norm ntreag

Managementul proceselor

O organizaie poate lega procesele cheie de obiectivele organizaionale prin parcurgerea urmtorilor pai (cont.):
6. Legturile dintre managementul strategic, care utilizeaz FCS i ICP de rezultate i efort pentru a msura executarea strategiei i managementul procesului, care msoar i mbuntete procesele cheie ale organizaiei sunt ICP de efort, deoarece acetia sunt influenai direct de procesele cheie 7. Descompunei procesele cheie n subprocese procesele cheie pot fi, dac este necesar, subdivizate n procese mai detaliate pentru a le face mai tangibile pentru membrii organizaiei. Fiecare proces trebuie msurat cu FCS i ICP proprii, care pot fi dezvoltai prin detalierea FCS i ICP ai procesului cheie din care face parte 8. Determinai mbuntirile proceselor 9. Realizai un raport de informare asupra proceselor

Relaia dintre sediul central i unitile organizaiei

Misiune

Strategie

Aliniere strategic
Obiective strategice, FCS i ICP ale grupului

Sediul central
Misiune

Strategie

Obiective strategice, FCS i ICP ale unitii organizaiei

Obiectivele, FCS i ICP ale unitilor organizaiei

Procese cheie, FCS i ICP

Unitate a organizaiei

Paii n modelul de aliniere a performanei

Pasul I Pasul II Pasul IV 1 Misiune i strategie 4 Obiectivele proiectului, FCS, ICP

3 Obiective funcionale, FCS, ICP

9 Recompensar e/ stimulare

2A Obiective strategice, FCS, ICP

5 Obiective de competen, FCS, ICP

10 Training/ dezvoltare

2B Obiective pe uniti organizaionale , FCS, ICP 6 Obiective personale, FCS, ICP 2C Procese cheie, FCS, ICP Pasul III Performan

7 Rapoarte regulate privind performan a

8 Revizuirea performan ei