Inventarieirea i rolul acesteia n contabilitate

Share Esena, nsemntatea i tipurile inventarierii Printre cerinele de baz fa de informaia contabil snt realitatea i exactitatea ei. Acest lucru se realizeaz cu ajutorul invetarierii. Inventarierea reprezint procedeul de control i autentificare documentar a existenei elementelor contabile care aparin i/sau se afl n gestiunea temporar a entitii. Inventarierea are urmtoarele sarcini:

determinarea existenei efective a elementelor patrimoniale (active nemateriale, mijloace fixe, stocuri de mrfuri i materiale, creane, mijloace bneti, datorii etc.); controlul asupra strii activelor prin compararea realitii cu informaia furnizat de contabilitate; depistarea valorilor care i-au pierdut parial calitile iniiale sau sn nvechite din punct de vedere moral; verificarea respectrii regulilor i condiiilor de pstrare a stocurilor de mrfuri i materiale, mijloacelor bneti, precum i a mainilor, utilajelor i a altor mijloace fixe; verificarea realitii valorii de bilan a elementelor patrimoniale.

Modul de efectuare a inventarierii i de reflectare n contabilitate a rezultatelor acesteia snt reglementate de Legea contabilitii nr. 113-XVI din 27.04.2007 i Regulamentul cu privire la inventariere nr. 27 din 28.04.2004. Numrul inventarierilor pe parcursul anului, momentele efecturii acestora i lista elementelor patrimoniale ce trebuie supuse inventarierii se stabilesc de ctre conductorul ntreprinderii, cu excepia cazurilor cnd efectuarea inventarierii este obligatorie n conformitate cu legislaia n vigoare. Inventarierea patrimoniului se efectueaz n mod obligatoriu n urmtoarele cazuri:

la inceputul activitatii; cel puin o dat pe an, de regul, la sfritul anului; n caz de nlocuire a gestionarului; n caz de furt, delapidare, sustragere sau abuz, precum si n caz de deteriorare a bunurilor; n caz de incendiu sau calamitate naturala (inundatie, cutremur de pamint etc.); la reevaluarea mijloacelor fixe, a stocurilor de marfuri i materiale etc.; n cazul reorganizarii, lichidarii sau ncetarii activitatii;

n cazul modificarii preturilor; n baza hotrrii organelor de control, n cazul efecturii unui control, sau n baza hotrrii altor organe prevazute de lege.

Inventarierea se clasific dup urmtoarele criterii: n dependen de gradul de cuprindere al elementelor patrimoniale:

inventariere total, cuprinde toate elementele patriomoniale inventariere parial, cuprinde doar anumite tipuri de active sau pasive. De exemplu, invetarierea mijloacelor bneti

Dup caracterul inventarierii:

inventariere planificat se efectueaz periodic conform graficului existent la ntreprindere inventariere inopinat se efectueaz pe neateptate pentru gestionari cu scopul depistrii fraudelor

Dup modalitatea de efectuare:

inventariere total se extinde asupra tuturor sortimentelor care formeaz un element patrimonial, sau asupra tuturor bunurilor dintr-o gestiune inventariere prin sondaj cuprinde numai anumite sortimente a unui element patrimonial sau numai anumite bunuri dintr-o gestiune. Astfel de inventariere se aplic n cazul unui volum mare de lucru i necesit mai puin timp, ns nu asigur obiectivitatea rezultatelor. Dac pe parcursul invetarierii prin sondaj se depisteaz nereguli semnificative, atunci se efectueaz inventarierea total.

Responsabilitatea pentru efectuarea corect i oportun a inventarierii o poart conductorul ntreprinderii. Contabilul-ef mpreun cu conductorii subdiviziunilor i serviciilor snt obligai s verifice respectarea regulilor de efectuare a inventarierii.

Modul de efectuare a inventarierii

Efectuarea inventarierii presupune parcurgerea a trei etape:

pregtirea pentru efectuarea inventarierii efectuarea propriu-zis a inventarierii reflectarea rezultatelor inventarierii

La etapa de pregtire se creaz comisia de inventariere, n componena creia se includ reprezentani ai administraiei, lucrtori ai serviciului contabil i ali specialiti. Membri ai comisiei de inventariere nu pot fi gestionarii a cror valori materiale snt supuse inventarierii i contabilii care efectueaz evidena contabil a sectorului supus inventarierii, cu excepia ntreprinderilor mici. Componena comisiei de inventariere se aprob prin ordinul conductorului

ntreprinderii n care se mai stabilesc termenele de efectuare a inventarierii, subdiviziunile (depozitele, seciile de producie, sectoarele) i valorile supuse inventarierii. La ntreprinderii mari i mijlocii comisia de inventariere trebuie s fie compus minimum din cinci persoane, iar la ntreprinderile mici din trei persoane. Apoi comisia cere de la gestionar o declaraie scris prin care el confirm faptul dac are sau nu n gestiune bunuri care nu aparin ntreprinderii, dac are documente de primire-predare a bunurilor care nu au fost predate n contabilitate, precum i numrul i data ultimului document de intrare i de ieire a bunurilor. Tot la aceast etap se sigileaz ncperile unde se afl bunurile supuse inventarierii, se sisteaz operaiile de intrareieire a bunurilor din gestiune, se verific starea de funcionare a aparatelor de msur a greutii, iar serviciul contabil efectueaz reflectarea n conturile contabile i n evidena analitic a tuturor operaiunilor economice efectuate pn la inventariere, verificarea corectitudinii i exactitii nregistrrilor prin confruntarea informaiilor din contabilitate cu cele din evidena operativ i prin ntocmirea balanelor de verificare sintetice i analitice i s ridice de la gestiuni toate evidenele operative i s le vizeze cu meniunea pn la inventariere acestea servind drept temei pentru determinarea stocurilor la nceputul inventarierii. Efectuarea propriu-zis a inventarierii presupune stabilirea stocurilor faptice prin numrare, cntrire sau calcule tehnice. Inventarierea se efectueaz pe fiecare loc de depozitare i pe fiecare gestiionar cu condiia prezene gestionarului i a tuturor membrilor comisiei de inventariere. n caz contrar rezultatele inventarierii se declar nevalabile. Bunurile supuse inventarierii se nscriu n listele de inventariere cu indicarea denumirii, codului, unitii de msur, indicilor calitativi, cantitii, lor i preului la care se ine evidena lor. Listele de inventariere se ntocmesc pe locuri de depozitarre, pe categorii de bunuri i pe gestionari. De asemenea se ntomcesc liste de inventariere separate pentru bunurile aflate n custodie (bunuri care nu aparin ntreprinderii dar se afl la pstrare) sau arendate. n listele de inventariere nu se admit tersturi, spaiile libere se bareaz. Bunurile aflate n ambalaje se despacheteaz i se verific prin sondaj. Dac despachetarea lor duce la deteriorarea lor, atunci acestea nu se despacheteaz. Bunurile de volum mare (cement, beton, producia agricol), inventarierea crora necesit cheltuieli mari se inventariaz prin efectuarea de calcule tehnice i matematice. Bunurile intrate pe parcursul efecturii inventarierii se recepioneaz de ctre gestionar n prezena membrilor comisiei de inventariere, iar pe documentele de intrare se face meniunea primite n timpul inventarierii. Eliberarea bunurilor pe parcursul inventarierii se interzice. n cazuri excepionale, la depozitele mari, inventarierea crora necesit o perioad mai ndelungat de timp se permite eliberarea bunurilor numai cu acordul n scris a conductorului i a contabilului-ef. Eliberarea acestora se efectueaz de ctre gestionar, n prezena membrilor comisiei de invantariere, iar pe documentele de ieire se face meniunea eliberate n timpul inventarierii. Elementele patrimoniale pentru care nu este posibil verificarea fizic se verific pe baza datelor contabilitii. Acest procedeu se aplic n cazul bunurilor ntreprinderii, dar care se afl n afara acesteia (mijloacele fixe transmise n arend, materiale transmise la pstrare sau prelucrare etc). Inventarierea creanelor i datoriilor se efectueaz n baza extraselor de cont confirmate de debitori i creditori. Pentru aceste elemente patrimoniale este important de verificat momentul apariei i termenele de ncasare i de plat. Listele de inventariere se semneaz de ctre membrii comisiei i gestionari, iar pe ultima fil gestionarul face meniunea prin care confirm c bunurile au fost verificate n prezena sa, c nu are pretenii fa de membrii comisiei de inventariere i c bunurile incluse n listele de inventariere se afl la el n gestiune.

Determinarea rezultatelor inventarierii i contabilitatea acestora

La aceast etap listele de inventariere se transmit n contabilitate, unde contabilul responsabil de sectorul respectiv de eviden nscrie n liste datele din conturile contabile privind elementele care au fost supuse inventarierii. Elementele pentru care s-au stabilit abateri dintre datele faptice i datele evidenei contabile se nscriu n balanele de verificare a rezultatelor inventarierii. Pentru divergenele stabilite comisia de inventariere cere de la persoanele responsabile explicaii n scris, iar n baza acestora se ia hotrrea privind modul lor de compensare. n cazul stocurilor de mrfuri i materiale pot s aib loc divergene din cauza c diferite poziii de stocuri se aseamn dup aspectul exterior, proprieti etc. Astfel, lipsurile unui fel de stoc pot fi compensate cu plusurile altui fel de stoc. Aceast compensare se efectueaz numai cu acordul conductorului ntreprinderii. Rezultatele inventarierii se examineaz la edina comisiei de inventariere i se perfecteaz cu un protocol semnat de ctre conductorul ntreprinderii, care ia decizia privind regularizarea divergenelor depistate. Rezultatele inventarierii se reflect n contabilitate n luna cnd aceasta a luat sfrit. n conformitate cu art. 42 al Legii contabilitii i p. 107 al Regulamentului privind inventarierea diferenele, depistate n timpul inventarierii se reglementeaza i se nregistreaza n evidena contabil n felul urmtor:

plusurile de bunuri i mijloace bnesti, precum i diferenele valorice favorabile, obinute n urma compensarii lipsurilor cu plusuri, se nregistreaza ca majorare a veniturilor; lipsurile de bunuri i mijloace bnesti se trec la cheltuielile perioadei de gestiune; lipsurile de bunuri, care depesc normele perisabilitatii naturale stabilite, precum i prejudiciile cauzate de deteriorarea bunurilor, se atribuie persoanelor vinovate, fiind evaluate la preurile de piaa la data depistrii lipsurilor; n cazul cnd nu snt identificate persoanele vinovate, prejudiciile cauzate de deteriorarea bunurilor sau lipsurile de bunuri, care depesc normele perisabilitii naturale stabilite, se trec la cheltuielile perioadei de gestiune.

Plusurile depistate n urma inventarierii se reflect n felul urmtor: la valoarea de pia a activelor pe termen lung stabilite ca plusuri:

debit contul 111 Active nemateriale debit contul 112 Active nemateriale n curs de execuie debit contul 121 Active materiale n curs de execuie debit contul 122 Terenuri debit contul 123 Mijloace fixe debit contul 131 Investiii pe termen scurt n pri nelegate debit contul 132 Investiii pe termen lung n pri legate credit contul 621 Venituri din activitate de investiii

la valoarea relizabil net a stocurilor de mrfuri i materiale depistate ca plusuri:

debit contul 211 Materiale debit contul 212 Animale la cretere i ngrat debit contul 213 Obiecte de mic valoare i scurt durat debit contul 215 Producie n curs de execuie debit contul 216 Produse debit contul 217 Mrfuri credit contul 612 Alte venituri operaionale

la valoarea nominal a investiiilor pe termen scurt i a mijloacelor bneti stabilite ca plusuri:

debit contul 231 Investiii pe termen scurt n pri nelegate debit contul 232 Inverstiii pe termen scurt n pri legate debit contul 241 Casa debit contul 246 Documente bneti credit contul 612 Alte venituri operaionale.

Lipsurile depistate n urma inventarierii se reflect n felul urmtor: la valoarea de bilan a activelor pe termen lung depistate ca lipsuri n urma inventarierii:

debit contul 721 Cheltuieli ale activitii financiare credit contul 111 Active nemateriale credit contul 112 Active nemateriale n curs de execuie credit contul 121 Active materiale n curs de execuie credit contul 122 Terenuri credit contul 123 Mijloace fixe credit contul 131 Investiii pe termen scurt n pri nelegate credit contul 132 Investiii pe termen lung n pri legate

la suma amortizrii, uzurii aferente activelor pe termen lung depistate ca lips:

debit contul 113 Amortizarea activelor nemateriale, 124 Uzura mijloacelor fixe credit contul 111 Active nemateriale, 123 Mijloace fixe

la valoarea de bilan a activelor curente depistate lips n urma inventarierii:

debit contul 714 Alte cheltuieli operaionale credit contul 211 Materiale credit contul 212 Animale la cretere i ngrat credit contul 213 Obiecte de mic valoare i scurt durat credit contul 215 Producie n curs de execuie credit contul 216 Produse credit contul 217 Mrfuri

n cazul cnd nu este determinat persoana vinovat este necesar de restabilit taxa pe valoarea adugat anterior trecut n cont care se calculeaz de la valoarea de bilan a valorilor materiale. La aceast sum se ntocmete formula contabil:

debit contul 713 Cheltuieli generale i administrative credit contul 534 Datorii privind decontrile cu bugetul

n cazul cnd este gsit persoana vinovat i aceasta a acceptat s recupere dauna material pricinuit ntreprinderii sau este hotrrea judecii privind recuperarea daunei se ntocmesc urmtoarele formule contabile: n cazul cnd dauna va fi recuperat n perioada de gestiune:

debit contul 227 Creane pe termen scurt ale personalului la suma daunei materiale pricinuite ntreprinderii care se evalueaz la pre de pia credit contul 612 Alte venituri operaionale la suma venitului obinut din recuperarea daunei materiale credit contul 534 Datorii privind decontrile cu bugetul la suma TVA aferente prejudiciului materiale adus ntreprinderii

n cazul cnd dauna va fi recuperat n perioadele urmtoare, dar pe o perioad nu mai mare de un an:

debit contul 227 Creane pe termen scurt ale personalului credit contul 515 Venituri anticipate curente credit contul 534 Datorii privind decontrile cu bugetul

n cazul cnd dauna va fi recuperat n perioadele viitoare i termenul de recuperare al acesteia este mai mare de un an:

debit contul 134 Creane pe termen lung credit contul 422 Venituri anticipate pe termen lung credit contul 534 Datorii privind decontrile cu bugetul

Recuperarea daune se poate efectua:

prin reinere din salariul:

debit contul 531 Datorii fa de personal privind retribuirea muncii credit contul 227 Creane pe termen scurt ale personalului

contra mijloace bneti:

debit contul 241 Casa credit contul 227 Creane pe termen scurt ale personalului

contra alte active:

debit contul 121 Active materiale n curs de execuie debit contul 123 Mijloace fixe debit contul 211 Materiale debit contul 213 Obiecte de mic valoare i scurt durat debit contul 217 Mrfuri credit contul 227 Creane pe termen scurt ale personalului

n cazul cnd recuperarea daunei materiale are loc pe parcursul mai multor perioade de gestiune suplimentar se ntocmesc formulele contabile: dac termenul de recuperare este mai mic de un an:

debit contul 515 Venituri anticipate curente credit contul 612 Alte venituri operaionale constatarea venitului aferent perioadei de gestiune curente

dac termenul de recuperare este mai mare de un an:

debit contul 227 Creane pe termen scurt ale personalului credit contul 134 Creane pe termen lung trecerea creanelor din categoria creanelor pe termen lung n categoria creanelor pe termen scurt cnd termenul de recuperare devine mai mic de un an

i, concomitent

debit contul 422 Venituri anticipate pe termen lung credit contul 515 Venituri anticipate curente transferarea veniturilor anticipate din categoria veniturilor anticipate pe termen lung n categoria veniturilor anticipate curente

Ulterior, la recuperarea daunei, veniturile anticipate curente vor fi constatate ca venituri ale perioadei de gestiune curente prin formula contabil:

debit contul 515 Venituri anticipate curente credit contul 612 Alte venituri operaionale