Ministerul Finanelor Publice 1.

0 Scop

PROCEDUR OPERAIONAL Procedur operaional privind derularea interveniei la faa locului

Cod: PO07.03 Ed. I Rev. 0 pag. 4/24

Aceast procedur operaional are rolul de a prezenta activitile derulate la nivelul Direciei de Audit Public Intern n cadrul etapei de intervenie la faa locului. 2.0 Domeniul de aplicare Procedura este aplicabil Direciei de Audit Public Intern n calitate de structur care asigur funcia de audit intern la nivelul MFP. 3.0 3.1 3.2 3.3 3.4 Documente de referin Legea nr.672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile ulterioare. Hotrrea Guvernului nr.34/2009 privind organizarea i funcionarea Ministerului Finanelor Publice, cu modificrile i completrile ulterioare. Ordinul ministrului finanelor publice nr.38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern. Ordinul ministrului finanelor publice nr.445/2004 pentru aprobarea normelor proprii privind exercitarea auditului public intern n cadrul Ministerului Finanelor Publice, cu modificrile i completrile ulterioare. Ordinul ministrului finanelor publice nr.252/2004 pentru aprobarea Codului Etic al auditorului intern. Ordinul ministrului finanelor publice nr.1702/2005 pentru aprobarea normelor privind organizarea i exercitarea activitii de consiliere desfurate de ctre auditorii interni din cadrul entitilor publice. Ordinul ministrului economiei i finanelor nr.998/2008, pentru aprobarea procedurii de sistem Realizarea procedurilor formalizate pe activiti, cu modificrile ulterioare. Definiii i abrevieri. Definiii

3.5 3.6

3.7 4.0 4.1

(1) Structura auditat = compartiment din cadrul MFP sau structur subordonat acestuia ce deruleaz activitatea supus auditrii; (2) Structura de audit = DAPI sau serviciul din cadrul acesteia, care deruleaz activitatea de audit intern. (3) Personal DAPI = personal de execuie (auditori interni) i personal de conducere (director, efi serviciu). (4) Echipa de audit = grup de auditori interni desemnai prin Ordin de Serviciu pentru derularea unei misiuni de audit intern. (5) Iregularitate = orice abatere de la regulile procedurale i metodologice, respectiv de la prevederile legale, aplicabile structurii/activitii/operaiunii auditate i care ar putea produce prejudicii pe seama fondurilor publice/comunitare. (6) Auditul public intern = conform Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern este definit ca activitate funcional independent i obiectiv, care d asigurri i consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor i cheltuielilor publice, perfecionnd activitile entitii publice. Ajut entitatea public s-i ndeplineasc obiectivele printr-o abordare sistematic i
F-PO-07.03.04 Ed. I

Ministerul Finanelor Publice

PROCEDUR OPERAIONAL Procedur operaional privind derularea interveniei la faa locului

Cod: PO07.03 Ed. I Rev. 0 pag. 5/24

metodic, care evalueaz i mbuntete eficiena i eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i proceselor de administrare. Auditul public intern nu trebuie s fie confundat cu controlul intern. (7) Controlul intern = reprezint ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entitii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere n concordan cu obiectivele acesteia i reglementrile legale, n vederea asigurrii administrrii fondurilor n mod economic, eficient i eficace. Include, de asemenea, structurile organizatorice, politicile i procedurile. (8) Misiunea structurii de audit public intern = este de a furniza asigurri i consiliere managementului superior privind buna funcionare a sistemelor de management i control implementate i de a aduce, n msura n care acest lucru este posibil, un plus de valoare n activitatea derulat la nivelul structurii auditate. (9) Dosar permanent = Documentul care asigur legtura ntre sarcina de audit, intervenia la faa locului i raportul de audit public intern i care este alctuit din 3 seciuni: seciunea A Raportul de audit public intern i anexele lui, seciunea B - Administrativ, seciunea C Documentaia de audit public intern i seciunea D Supervizarea i revizuirea desfurrii de audit public intern i a rezultatelor acesteia. (10) Supervizor = persoana care orienteaz, ndrum din punct de vedere metodologic i monitorizeaz auditorii n toate etapele de derulare a misiunii de audit intern. (11) Obiect auditabil = entitatea corporal sau necorporal elementar a domeniului auditat, delimitabil logic i operaional, ale crei caracteristici pot fi definite teoretic i comparate cu realitatea practic. Obiectul auditabil, n funcie de tipul misiunii de audit intern i de nivelul de detaliere a acesteia, poate fi o procedur, o clas de operaiuni, o populaie de dosare, etc. (12) Risc = Riscul reprezint orice eveniment, aciune, situaie sau comportament cu impact asupra capacitii entitii publice de a realiza obiectivele. 4.2 Abrevieri (1) MFP= Ministerul Finanelor Publice; (2) DAPI = Direcia de Audit Public Intern din cadrul MFP; (3) UCAAPI = Unitatea Central de Armonizare pentru Auditul Public Intern; (4) FIAP = Fi de Identificare i Analiza Problemei; (5) FCRI = Formularul de constatare i raportare a iregularitilor. 5.0 5.1 Descrierea procedurii. Derularea interveniei la faa locului presupune parcurgerea urmtoarelor activiti: 1 Echipa de audit desemnat pentru derularea misiunii de audit intern programeaz de comun acord cu structura auditat edina de deschidere a interveniei la faa locului (data, locul desfurrii). 2 Structura auditat poate solicita amnarea misiunii de audit intern, n cazuri justificate (interese speciale, lips de timp, alte circumstane). Amnarea trebuie discutat cu DAPI, notificat la conducerea MFP i aprobat de aceasta.
F-PO-07.03.04 Ed. I

(1) Deschiderea interveniei la faa locului;

Ministerul Finanelor Publice

PROCEDUR OPERAIONAL Procedur operaional privind derularea interveniei la faa locului

Cod: PO07.03 Ed. I Rev. 0 pag. 6/24

3 edina de deschidere a interveniei la faa locului se deruleaz la structura auditat, cu participarea auditorilor interni i a personalului entitii/structurii auditate. 4 Ordinea de zi a edinei de deschidere trebuie s cuprind: a) prezentarea auditorilor interni; b) prezentarea obiectivelor misiunii de audit public intern; c) stabilirea termenelor de prezentare la conducerea structurii/entitii auditate a stadiului verificrilor; d) prezentarea tematicii n detaliu; e) acceptarea calendarului ntlnirilor; f) comunicarea modului de realizare a interveniei la faa locului; g) asigurarea condiiilor materiale necesare derulrii misiunii de audit public intern. 5 edina de deschidere se concretizeaz ntr-o minut, aceasta cuprinznd: a) tema misiunii de audit public intern; b) perioada auditat; c) data edinei de deschidere; d) numele celor care ntocmesc minuta edinei de deschidere; e) numele persoanei nsrcinate cu verificarea ntocmirii minutei edinei de deschidere; f) lista participanilor la edina de deschidere cu menionarea numelui, funciei, direciei, a numrului de telefon/adresei de e-mail i semntura; g) redactarea n detaliu a dezbaterilor de pe parcursul edinei (Formular F-PO-07.03.07). 6 Minuta se redacteaz dup finalizarea edinei de deschidere de ctre auditorii interni desemnnai, se semneaz de ctre participanii din partea DAPI i de ctre participanii din partea structurii auditate. 7 Dup semnare, structura auditat returneaz originalul minutei ctre DAPI, o copie a minutei semnate rmnnd n posesia structurii auditate. (2) Colectarea dovezilor; 1 Aceast etap presupune colectarea informaiilor/documentelor de ctre echipa de audit intern, analizarea acestora i formularea constatrilor i recomandrilor corespunztoare. 2 n faza de intervenie la faa locului se au n vedere, fr a se limita la acestea: a) cunoaterea activitii/sistemului/procesului supus verificrii i studierea procedurilor aferente; b) intervievarea personalului auditat; c) verificarea nregistrrilor contabile; d) analiza datelor i informaiilor; e) evaluarea eficienei i eficacitii controalelor interne; f) realizarea de testri;
F-PO-07.03.04 Ed. I

Ministerul Finanelor Publice

PROCEDUR OPERAIONAL Procedur operaional privind derularea interveniei la faa locului

Cod: PO07.03 Ed. I Rev. 0 pag. 7/24

g) verificarea modului de ndeplinire a recomandrilor aprobate prin rapoartele de audit anterioare. 3 Pe parcursul interveniei la faa locului, structura auditat, prin conductorul acesteia i personalul desemnat asigur accesul auditorilor la toate documentele i informaiile solicitate, inclusiv la cele existente n format electronic, considerate relevante pentru scopul i obiectivele misiunii de audit intern. 4 n baza tehnicilor specifice de audit intern (descrise n cadrul Instruciunii privind descrierea tehnicilor de audit intern, formularul F-PO-07.03.12), echipa de audit analizeaz i evalueaz activitile auditate, prin completarea testelor aferente, n cadrul crora sunt prezentate aspectele pozitive i/sau aspectele care necesit mbuntiri. 5 Echipa de audit documenteaz activitatea de audit pe tot parcursul derulrii interveniei la faa locului, cu documente justificative corespunztoare, care s certifice constatrile fcute (n special constatrile care evidenieaz aspecte necesar a fi corectate/mbuntite). 6 Constatrile cu privire la aspectele ce necesit mbuntiri sunt prezentate n cadrul Fielor de Identificare i Analiz a Problemei, sub urmtoarea form: prezentarea problemei identificate, a cauzelor acesteia, consecinelor i a recomandrilor de mbuntire. (Formularul F-PO-07.03.08). a) FIAP se elaboreaz pentru fiecare problem identificat, o problem putnd fi rezumatul mai multor constatri cu impact negativ asupra activitii structurii auditate. b) Echipa de audit discut FIAP-urile cu structura auditat, dup elaborarea acestora. c) Dup finalizarea discuiilor, conductorii structurii auditate semneaz FIAP-urile pentru luare la cunotin i le returneaz echipei de audit. d) n cazul existenei unor comentarii i/sau observaii, conductorul structurii auditate i/sau persoanele desemnate de acesta completeaz FIAP-ul la rubrica aferent i transmit cu adres oficial eventualele comentarii sau observaii ctre DAPI. e) n cazul n care, din motive obiective, FIAP-urile nu pot fi elaborate la momentul interveniei la faa locului, echipa de audit va transmite aceste documente pentru luare la cunotin i semnare concomitent cu proiectul raportului de audit intern. (3) Constatarea i raportarea iregularitilor; n cazul identificrii unei iregulariti (abateri de la regulile procedurale i metodologice, respectiv de la prevederile legale, aplicabile structurii/activitii/operaiunii auditate, i care ar putea produce prejudicii pe seama fondurilor publice), concluzie bazat pe constatrile din FIAP-uri, echipa de audit elaboreaz Formularul de constatare i raportare a iregularitilor (Formular F-PO-07.03.09). n baza acestor documente, personalul DAPI informeaz n termen de 3 zile structura de control abilitat de la nivelul MFP pentru continuarea verificrilor, precum i conducerea ministerului. (4) Revizuirea documentelor de lucru; 1 Revizuirea se efectueaz de ctre auditorii interni, nainte de ntocmirea proiectului Raportului de audit public intern, pentru a se asigura c documentele de lucru sunt pregtite n mod corespunztor. 2 Activitatea const n analizarea coninutului i formei documentaiei de audit pentru a aprecia dac acestea trec testul de eviden.
F-PO-07.03.04 Ed. I

Ministerul Finanelor Publice

PROCEDUR OPERAIONAL Procedur operaional privind derularea interveniei la faa locului

Cod: PO07.03 Ed. I Rev. 0 pag. 8/24

3 n cazul identificrii unor neconcordane sau neclariti, echipa de audit va opera modificrile necesare/revizuirea corespunztoare a documentelor. 4 n baza documentaiei de audit elaborate, echipa de audit elaboreaz Nota Centralizatoare a documentelor de lucru (Formular F-PO-07.03.10 document cu caracter opional) (5) nchiderea interveniei la faa locului. 1 Dup finalizarea interveniei la faa locului, echipa de audit organizeaz de comun acord cu managementul structurii auditate sau persoanele desemnate de acesta edina de nchidere. 2 edina de nchidere a interveniei la faa locului se deruleaz la structura auditat, cu participarea echipei de audit, a supervizorului misiunii de audit intern i a personalului structurii auditate (conductorul structurii auditate sau persoana/persoanele desemnate de acesta). 3 Desfurarea edinei de nchidere are scopul finalizrii etapei interveniei la faa locului, obinndu-se asigurri asupra faptului c att constatrile, ct i recomandrile sunt clare (uor de neles, evidente, s nu permit interpretri), obiective (s nu fie prtinitoare), fundamentate (fiecare constatare are la baz documente doveditoare i face trimiteri la textul legal aferent), relevante (aspectele semnalate s ajute conducerea structurii auditate n luarea unor decizii manageriale pentru eliminarea deficienelor constatate). 4 n cadrul edinei de nchidere, conductorii structurii auditate i declar prerile lor n privina constatrilor auditorilor i recomandrilor, precum i a coreciilor de efectuat. 5 Dup finalizarea edinei, echipa de audit elaboreaz o minut a aspectelor discutate (Formular F-PO-07.03.11). 6 Minuta edinei este naintat de echipa de audit conductorului structurii auditate n vederea semnrii. 7 Dup semnare, structura auditat returneaz originalul minutei ctre DAPI, o copie a minutei semnate rmnnd n posesia structurii auditate. 6.0 6.1 Responsabiliti Managementul structurii auditate i/sau persoanele desemnate din cadrul structurii auditate:

(1) Dispune msurile necesare n vederea pregtirii i punerii la dispoziia echipei de audit a documentelor solicitate (n cazul n care acestea au fost solicitate concomitent cu notificarea declanrii misiunii de audit intern). (2) Semneaz minutele edinelor de deschidere/nchidere a interveniei la faa locului, FIAP-urile (pentru luare la cunotin). (3) Particip sau desemneaz persoanele responsabile la edinele de deschidere/nchidere, alte reuniuni solicitate de ctre echipa de audit intern. (4) Analizeaz/avizeaz observaiile formulate la constatrile/recomandrile echipei de audit, prin intermediul FIAP-urilor. 6.2 Conducerea Direciei de Audit Public Intern: (1) Avizeaz/semneaz documentele prin care sunt comunicate sau transmise structurii auditate diverse solicitri n direct legtur cu misiune ade auidt intern n derulare.
F-PO-07.03.04 Ed. I

Ministerul Finanelor Publice

PROCEDUR OPERAIONAL Procedur operaional privind derularea interveniei la faa locului

Cod: PO07.03 Ed. I Rev. 0 pag. 9/24

(2) Avizeaz transmiterea FCRI ctre structura de control competent de la nivelul MFP. 6.3 Echipa de audit desemnat: 1 Elaboreaz documentele incluse n cadrul etapei de derulare a interveniei la faa locului (menionate la punctul 5 din prezenta procedur) i/sau alte documente de coresponden necesare n aceast etap (adrese de solicitare documente/informaii, informrii, note de transmitere, etc.). 2 Pregtesc din punct de vedere administrativ edinele de deschidere/nchidere a interveniei la faa locului. 3 nainteaz documentele elaborate ctre supervizor i opereaz modificrile propuse de acesta. 4 Arhiveaz corespunztor documentaia de audit n dosarul misiunii (conform Procedurii operaionale privind arhivarea documentelor elaborate n cadrul misiunilor de audit intern PO07.06). (2) Supervizorul misiunii de audit intern: 1 Analizeaz documentaia de audit elaborat de auditorii desemnai pentru derularea misiunii de audit intern; propune modificri de mbuntire a acestor documente (conform Procedurii operaionale privind derularea activitii de supervizare PO07.05); 2 Avizeaz documentele analizate/supervizate. 3 Particip la edinele de deschidere/nchidere a interveniei la faa locului. 7.0 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 Formulare F-PO-07.03.07 Minuta edinei de deschidere a interveniei la faa locului; F-PO-07.03.08 Fia de Identificare i Analiz a Problemei; F-PO-07.03.09 Formular de Constatare i Raportare a Iregularitilor; F-PO-07.03.10 Nota centralizatoare a documentelor de lucru; F-PO-07.03.11 Minuta edinei de nchidere a interveniei la faa locului. F-PO-07.03.12 Instruciune privind descrierea tehnicilor de audit intern. (1) Auditorii interni desemnai:

F-PO-07.03.04 Ed. I

Ministerul Finanelor Publice

PROCEDUR OPERAIONAL Procedur operaional privind derularea interveniei la faa locului

Cod: PO07.03 Ed. I Rev. 0 pag. 10/24

8.0. Anexe Diagrama procesului de derulare a interveniei la faa locului:

Programul misiunii de audit intern

INTRRI

IEIRI
Deschiderea interveniei la faa locului Minuta de deschidere

Colectarea dovezilor

Teste/Liste de verificare FIAP FCRI

Constatarea i raportarea iregularitilor

Revizuirea documentelor de lucru

Nota centralizatoare a documentelor de lucru

nchiderea interveniei la faa locului

Minuta de nchidere

F-PO-07.03.04 Ed. I