1Politici de mediu Controlul efectiv al polurii nu se poate realiza exclusiv pe soluii tehnologice, ci trebuie abordat n baza unui sistem

de management de mediu, integrat managementului general al ntreprinderii. Dei implementarea sistemelor de management de mediu este o aciune voluntar, a reuit s conving, nu numai prin beneficiile financiare obinute (identificarea zonelor ce pot aduce economii, mrirea eficienei produciei, gsirea de noi piee etc.), dar i prin creterea credibilitii n obinerea de credite bancare, n atragerea investitorilor i a noilor beneficiari. n acest sens, n prezent, pe plan mondial se poate constata o orientare a preocuprilor companiilor ctre introducerea Sistemelor de Management de Mediu (SMM). Acestea ofer o modalitate structurat i sistematic de integrare a problematicii de mediu n toate aspectele activitii unei companii. Scopul nu const numai n conformarea cu legislaia de mediu i minimizarea riscurilor financiare, ci i mbuntirea continu a performanei de mediu, asigurndu-se astfel o bun imagine i o serie de avantaje pe piaa competiional. n 1985 conceptul SMM a fost introdus pentru prima dat n Olanda, n prezent aceasta constituind un real interes n celelalte ri Vest Europene, n Asia, SUA, Canada i n continu cretere n Europa Central i de Est. Iniial (anii 70) eforturile rilor au fost concentrate spre dezvoltarea componentelor legislative i de reglementare ca i a structurilor organizatorice care s asigure ncadrarea activitii economice n limitele permise de standardele de mediu. n aceste condiii rspunsul industriei era dat ca reacie la apariia problemelor, ndeosebi a celor de neconformare cu reglementrile existente. Investiiile erau preponderent n soluii tehnologice de depoluare, la capt de linie (end of pipe). n continuare s-a trecut treptat la integrarea politicii ecologice n politica economic a ntreprinderii. n 1987, Raportul Brundland al Comisiei Mondiale asupra Mediului i Dezvoltrii a introdus termenul de Dezvoltare Durabil i a ndemnat industriile s-i dezvolte sisteme eficiente de management de mediu. A urmat ntlnirea din 1992 de la Rio de Janeiro cnd conductorii de guverne i de mari companii, grupuri private au analizat cum poate fi condus lumea ntreag ctre dezvoltarea durabil. A rezultat consensul global i angajamentul politic de la cel mai nalt vrf (Agenda 21) pentru nceperea colaborrii ntre guverne, ntreprinderi, organizaii neguvernamentale, etc., n vederea gsirii soluiilor pentru rezolvarea problemelor cruciale de mediu. S-a hotrt de asemenea ca Organizaia Internaional pentru Standardizare (ISO) s elaboreze o serie de standarde dedicate sistemului de management de mediu. Sistemul de Management de Mediu (SMM) este definit ca fiind o component a sistemului general de management ce include structura organizatoric, activitile de planificare, responsabilitile, practicile, procedurile, procesele i resursele pentru elaborarea, implementarea, realizarea, revizuirea i meninerea politicii de mediu. Un Sistem de Management de Mediu are ca obiectiv principal s ajute o companie n: identificarea i controlul aspectelor de mediu, a impacturilor i riscurilor relevante din companie; satisfacerea politicii de mediu a obiectivelor i intelor, inclusiv conformarea cu legislaia de mediu; definirea unui set de principii de baz care s orienteze activitile viitoare viznd responsabilitile de mediu; stabilirea unor creteri ale performanei de mediu a companiei, pe baza unui bilan costuribeneficii; determinarea resurselor necesare pentru atingerea obiectivelor; definirea responsabilitilor, autoritii i a procedurilor care s asigure implicarea fiecrui 1

angajat al companiei, n reducerea impactului negativ asupra mediului; realizarea unui sistem eficient de comunicare n interiorul companiei i asigurarea unei instruiri a personalului.

SMM rspunde abordrii cunoscute Managementului Calitii i anume: Planific, Execut, Verific, mbuntete (figura.1).

Figura .1 Ciclul aciunilor PEVI specific pentru o activitate socio-economic SMM reprezint un instrument de identificare i rezolvare a problemelor specifice de mediu care poate fi implementat ntr-o companie n diferite modaliti, depinznd de condiiile specifice. Din punct de vedere a evoluiei standardelor din domeniul SMM sunt de reinut cele la nivel european EMAS(Environment Management and Audit Scheme) i cele la nivel internaional ISO 14001 i 19011. Sistemul de management de mediu va diferi n funcie de tipul, natura, mrimea, complexitatea activitii, produselor i serviciilor companiei. Exist totui un numr de elemente de baz care se regsesc n comun tuturor SMM. Acestea includ: Obinerea angajamentului din partea managerului general al companiei privind dorina i sprijinul n implementarea sistemului de management de mediu. Analiza iniial: stabilirea exact a poziiei unde se afl compania n relaie cu mediul. Constituie baza de pornire n implementarea SMM, fa de care se va judeca ulterior i mbuntirea performanei de mediu. Politica de mediu, de obicei publicat n scris ca Declaraie a Politicii de Mediu, exprimnd angajamentul managerului general de a se conforma legislaiei de mediu i de a urmri mbuntirea continu a performanei de mediu. n felul acesta, se asigur nu numai responsabilitatea pentru implementarea politicii de mediu, ci i suportul necesar acesteia. Programul de mediu sau Planul de aciune , care pornind de la identificarea aspectelor de 2

mediu i a impactului asociat acestora, conine msurile ce vor fi luate de-a lungul unei perioade de timp. n fapt, acesta traduce politica de mediu a companiei n obiective i inte, identific activitile necesare atingerii acestora, definete responsabilitile angajailor i resursele financiare corespunztoare. Structuri i responsabiliti: definirea, atribuirea i comunicarea structurilor, responsabilitilor i autoritii de mediu necesare pentru a implementa SMM. Contientizare, motivare i furnizarea de cunotine corespunztoare printr-un program de instruire. Va fi desemnat un reprezentant al managementului companiei, responsabil cu activitatea de protecie a mediului. Integrarea managementului de mediu n managementul general al companiei include proceduri pentru nglobarea cerinelor de mediu n toate sectoarele specifice companiei, cum ar fi: aprovizionare, marketing, cercetare-dezvoltare, serviciu financiar etc. Aceste proceduri pot conine: Sistemul de comunicare intern. Controlul documentelor. Controlul operaional. Evaluarea riscului i pregtirea planurilor i procedurilor de urgen n vederea asigurrii unui rspuns corespunztor n cazul incidentelor neprevzute i accidentale. Monitoring, msurtori i proceduri de nregistrare necesare pentru a nregistra i evidenia pe baz de documente, rezultatele aciunilor ntreprinse. Aciuni preventive i corective n vederea eliminrii cauzelor existente sau poteniale privind neconformarea cu obiectivele, intele stabilite iniial. Auditul Sistemului de Management de Mediu stabilirea i meninerea programelor de auditare a sistemului de management de mediu cu o frecven dictat de natura operaiilor. Analiza Managementului de Mediu evaluarea fcut de managerul general asupra tuturor aspectelor semnificative ale SMM, pentru a identifica necesitatea unor posibile schimbri n sistem.

Dintre avantajele introducerii unui Sistem de Management de Mediu ntr-o companie, se pot meniona: Operaional: Identific i corecteaz, pe plan intern, probleme, nainte ca acestea s fie descoperite din exterior. Elimin posibile conflicte ntre standardele SMM naionale prin introducerea unui standard internaional. Asigur o implicare mai mare a angajailor n activitatea ntreprinderii. Faciliteaz obinerea autorizaiei de funcionare. Ajut n dezvoltarea i transferul tehnologiilor.

Comercial: Demonstreaz beneficiarilor c ntreprinderea rspunde exigenelor de mediu. Ofer avantaje n relaiile publice prin posibilitatea comunicrii angajamentului de a asigura un mediu nconjurtor curat, sigur i sntos. Rspunde cerinelor poteniale (naionale i internaionale) ale relaiilor comerciale. 3

Asigur profit dintr-o ofert de produse verzi. mbuntete competitivitatea pe piaa internaional. Asigur o imagine mbuntit.

Financiar: Faciliteaz relaiile cu companiile de asigurare. Elimin posibilele costuri determinate de nencadrarea n standardele naionale de mediu. Asigur economii financiare prin minimizarea consumurilor de energie i materii prime. Satisface criteriile investitorilor. Ajut la reducerea rspunderilor i riscurilor de mediu. Ajut accesul la mprumuturi bancare. Reglementri: Demonstreaz angajamentul ntreprinderilor fa de autoritile guvernamentale, pentru conformare i mbuntire continu. Asigur un program de mediu proactiv.

Protecia mediului: Reduceri ale consumurilor de materii prime i energie; emisiilor n aer, ap, sol; deeurilor i ambalajelor; zgomotului; impactului asupra ecosistemelor etc.

Dezvoltarea sistemului de management de mediu i a instrumentelor aferente au ca finalitate abordarea ntr-un context global a relaiei unitii economice n raport cu mediul.

2 Instrumente ale managementului de mediu n general un Sistem de Management de Mediu (SMM) trebuie s ofere toate detaliile necesare pentru evaluarea impactului asupra mediului a tuturor proceselor i procedurilor, astfel nct s faciliteze: luarea deciziilor, previziunile strategice, conceptele de dezvoltare, proiectare, prelucrare, ambalare, distribuie i comercializare, fr efecte negative asupra mediului. n acest sens, alturi de SMM exist n prezent un cuprinztor set de instrumente ale managementului de mediu care ajut la soluionarea problemelor n condiiile respectrii cerinelor dezvoltrii durabile. Instituiile guvernamentale au nevoie de un mecanism, ca i de instrumente specifice pentru a-i realiza programele, politicile i strategiile naionale de protecie a mediului. De asemenea, conductorii ntreprinderilor au descoperit, la rndul lor, c le sunt necesare instrumente de mediu pentru a-i concretiza deciziile luate n sistemul de management de mediu. n ultimii ani, o dat cu evoluia nregistrat la nivelul managementului de mediu au devenit operaionale o serie ntreag de instrumente manageriale de protecie a mediului. Aceste instrumente sunt astfel structurate nct s mbunteasc sistemul de luare a deciziilor, de informare a managerilor i a altor categorii de personal, cu scopul final al mbuntirii performanelor de mediu ale ntreprinderilor. Ele au fost promovate n numeroase ri, fiind la ndemna companiilor pentru a fi adoptate i utilizate n mod voluntar fr presiuni legislative. 4

ntr-o clasificare general, aceste instrumente se mpart n trei mari categorii: 1. pentru analiz i evaluare; 2. pentru aciune; 3. pentru comunicare. 1. Instrumentele pentru analiz i evaluare sunt de tipul urmtor: metode de comparare a performanelor de mediu proprii cu realizrile de vrf n domeniu; analiza cost-beneficiu, util n ierarhizarea alternativelor de control al proceselor de poluare; auditul de mediu, folosit pentru a verifica conformarea cu legislaia specific i de a evalua practicile i procedurile de mediu; evaluarea impactului de mediu, aplicat n faza de proiectare cu scopul identificrii impactului potenial; evaluarea cheltuielilor pentru protecia mediului (contabilitate de mediu), evaluarea costului total -ajut la identificarea urmtoarelor patru tipuri de costuri pentru un produs, proces sau proiect: costuri directe; costuri ascunse, exemplu: monitoring, conformare); poteniale rspunderi (plata unor remedieri n mediu) sau costuri mai puin tangibile (cum ar fi relaiile cu publicul, o bun imagine etc.); evaluarea iniial a calitii mediului (diagnoz) - se realizeaz pentru a stabili punctul de plecare ntr-o aciune ecologic; evaluarea ciclului de via, metoda prin care sunt evaluate consumurile de energie i materii prime pe de o parte i impactul asupra mediului, pe de alta, n fazele reprezentative ale desfurrii proceselor pentru obinerea unui produs i ale utilizrii lui (ncepnd cu extracia materiilor prime, prelucrarea, utilizarea, reciclarea, transportul, pn la depozitarea produsului uzat); evaluarea riscului asupra mediului i a sntii umane este realizat cu scopul stabilirii unor msuri de prevenire a apariiei unor incidente, accidente; evaluarea tehnologiei - stabilete efectele poteniale ale unei noi tehnologii nainte de implementarea sa; indicatorii dezvoltrii durabile - diferii de indicatorii economici convenionali i care integreaz aspectele de mediu n aprecierea progresului economic.

2.2. Instrumente pentru aciune,: sistem de management de mediu care stabilete structura organizatoric, responsabilitile, practicile, procedurile, procesele i resursele, pentru a implementa politica de mediu a ntreprinderii; politica de mediu reprezint obiectivele i principiile ce stau la baza aciunilor de protecie a mediului, incluznd conformarea cu ntreaga legislaie de mediu specific ntreprinderii; management total al calitii mediului a fost acceptat ca un instrument viznd mbuntirea performanelor ntregii activiti incluznd i managementul de mediu; 5

eco-marcarea (eco-emblema), termen care descrie o procedur devenit oficial n multe ri, conform creia un produs cu un nivel acceptabil de impact asupra mediului poate primi o etichet ecologic; prghii economice, al cror scop este de atingere a obiectivelor de mediu cu costuri ct mai mici. n acest sens alocarea optim a resurselor pentru mediu reclam utilizarea cantitii optime a fiecrei resurse comparativ cu preurile altor factori economici de producie (exemplu: ecuaia economic de optimizare ntre preul materiilor prime - intrri -i taxele pe emisii poluante ieiri); nelegeri voluntare - focalizate pe atingerea unor obiective de mediu dincolo de cerinele legii; parteneriat n favoarea proteciei mediului, n general realizate pentru a transforma poziiile de confruntare, dependen i izolare n nelegeri mutuale precum i interdependena acceptat.

2.3. Instrumente de comunicare n interiorul ntreprinderii i n afara ei Dintre acestea semnalm: rapoarte anuale; informaii pentru mass-media, pentru clieni sau pentru proprii angajai; rapoarte interne pentru evidena SMM.

Evoluia conceptelor privind problematica mediului impune i o evoluie a standardelor ISO 14000. Exist o tendin de abordare integrat a sistemelor de management: a calitii; a mediului; a proteciei sntii; a riscului. Ca o exemplificare a acestei tendine o reprezint standardul SR EN ISO 19011 care abordeaz n comun problema auditului, a calitii i mediului. Etapele ce trebuie parcurse pentru a se atinge un sistem de management de mediu eficient: P = plan = planificare Definirea politicii de mediu. Planul de aciune i demararea introducerii Sistemului de Management de Mediu. Identificarea celor mai importante efecte de mediu. Cerinele legale. Definirea obiectivelor de atins. Definirea programului de management de mediu. D = do = aciune Introducerea SMM-ului. Structura organizatoric i responsabilitate. Formare, sensibilizare i competen. Comunicare. Documentaia SMM. Gestionarea documentaiei. 6

 Gestionarea funcionrii. Prevenirea i pregtirea pentru situaiile de urgen. C = check = controlare Control intern. Supraveghere i msurare continu. Neconformitate, aciuni de corectare i prevenire. nregistrri. Audit SMM. A = act = ameliorare Un ciclu de ameliorare/mbuntire continuu. Verificarea direciunii. Declaraia de mediu. Verificare i certificare. Definirea politicii de mediu este un document public, fcut de companie, care descrie msurile care se vor lua n vederea proteciei mediului nconjurtor. Acest angajament emis de conducerea ntreprinderii trebuie s se bazeze pe urmtoarele puncte: Examinarea i supravegherea activitii ntreprinderii dvs. i analiza punctelor critice pentru mediu. Luarea de msuri pentru diminuarea, prevenirea i eliminarea polurii mediului. Evaluarea preliminar a impactului pe care activitile i produsele noi o vor avea asupra mediului. Prevenirea sau diminuarea riscurilor de emitere a substanelor poluante i de risipire a energiei n caz de accident. Compararea regulat al programului de aciune de mediu cu politica de mediu. Realizarea sistematic a obiectivelor de mediu. Colaborare cu autoritile n vederea minimalizrii riscurilor i accidentelor de mediu, cu ajutorul unor tehnici adecvate. Sensibilizarea i eco-contientizarea angajailor. Informarea clienilor despre pericolele pe care produsele i serviciile o reprezint fa de mediu. Obligarea furnizorilor i subcontractanilor s respecte normele i prevederile de mediu aplicate n cadrul ntreprinderii. Informarea complet a publicului larg i un dialog deschis despre impactul pe care ntreprinderea o are asupra mediului. Analiza ntreprinderii i identificarea aspectelor activitii care au impact asupra mediului. Analiza preliminar este obligatorie. Ea poate constitui pilonul de baz a sistemului de management de mediu. Poate constitui baza elaborrii programului de mediu i definirii obiectivelor de mediu. Analiza trebuie s examineze urmtoarele probleme: Impactul major pe care l au activitile, produsele i serviciile. Cerinele i prevederile legale din domeniu. Toate practicile i procedurile existente n materie de management de mediu. Evaluarea i rezultatele anchetelor, accidentelor din trecut. Reclamaiile din partea populaiei din zona privind poluarea mediului de ctre ntreprinderea dvs. 7

Rezultatele se trec ntr-un tabel de impact. Nu exist o metod universal pentru evaluarea riscurilor i efectelor de mediu, dar trebuie s se ia n considerare printre altele: poluarea aerului, apei, managementul deeurilor, contaminarea solului, utilizarea resurselor naturale a materialelor prime, ambalarea, transportul i alte probleme de mediu i sociale legate de sediul ntreprinderii. Asociaiile i organizaiile profesionale v pot ajuta cu manuale i publicaii de specialitate care v informeaz despre sectorul economic din care facei parte i efectul acestui sector asupra mediului. Exist metode simple i originale pentru evaluarea impactului asupra mediului, cum ar fi eco-cartografierea. Respectarea legislaiei din domeniu Un sistem de management de mediu poate fi foarte util n respectarea legislaiei din domeniu, fiind necesar urmrirea modificrilor survenite. n cazul nerespectrii legilor, trebuie ntreprinse aciuni de corectare. Obiectivele de mediu provin din politica de mediu. Planul de activitate de mediu este o metoda bine definit, care face posibil atingerea obiectivelor prin date concrete i o ncadrare strict n timp. Obiectivele i planul SMM-ului trebuie scrise, reactualizate i comunicate celor interesai n mod regulat. Ele trebuie s reflecte politica de mediu a ntreprinderii concentrndu-se pe prevenirea polurii. Obiectivele pot include angajamente de genul: Reducerea deeurilor i a utilizrii resurselor. Reducerea sau eliminarea emisiilor poluante. Reproiectarea produselor n vederea minimalizrii impactului asupra mediului n procesul de producie, n perioada de exploatare i la eliminare. Promovarea mediului i sensibilizarea angajailor i a comunitii din jur. Caracteristicile obiectivelor i a elurilor: Sunt n concordan cu principalele impacte ale activitii asupra mediului, formularea lor este clar i nu poate fi interpretat. n cazul realizrii lor, mbuntesc cu adevrat performana de mediu a ntreprinderii. Sunt trecute pe hrtie, cuantificate i conin date limit. Angajaii sunt inui la curent n mod regulat despre stadiul de desfurare. Instruire n domeniul proteciei mediului i a managementului de mediu Indiferent de dimensiunea ntreprinderii i de domeniul de activitate, activitatea fiecrui angajat are un impact asupra mediului. Fiecare angajat poate contribui n mod pozitiv la eco-contientizarea ntreprinderii dac propune inovaii tehnice, i modific comportamentul i sprijin dezvoltarea ntreprinderii. Pentru acesta este nevoie de informaii, traininguri i nsuirea de noi abiliti. n cadrul SMM-ului trebuie s evalum nevoile iar dup aceea s organizm traininguri avnd n vedere urmtoarele: Persoanele implicate n sistemul de management. A ngajaii a cror activitate are un impact semnificativ asupra mediului. Introducerea unor procedee noi de producie. Introducerea unor noi produse tehnice. A ccidentele i incidentele. Schimbarea posturilor de munc, sosirea unor noi angajai. Legislaia din domeniu. Comunicarea Comunicarea este elementul cel mai stimulant al unui sistem de management de mediu. Fr comunicare nu exist dezvoltare. Comunicarea intern const nainte de toate din mesaje i documente 8

destinate angajailor, mesaje din partea conducerii ctre angajai i consiliul de conducere ct i din politica de mediu cu obiectivele i elurile specifice. Comunicrii interne i aparin i rapoartele despre formarea, dezvoltarea SMM-ului. Comunicarea extern poate avea forme multiple, este destinat clienilor, administraiei publice, mass media, asociaiilor profesionale i tuturor celor care sunt interesai de produsele i serviciile ntreprinderii.

Documentaia SMM

Documentaia este memoria intern a ntreprinderii. Este dovada performanei Sistemului de Management de Mediu. La ntreprinderile mici, documentaia este mai redus dar eficient, iar la o ntreprindere mare este adecvat i ordonat, preferabil sub form electronic. Documentaia conine:

1. O copie scris a politicii de mediu. 2. Registrul factorilor i impactelor de mediu, programul de management de mediu i definiia
responsabilitilor sistemului. 3. Cteva instruciuni de munc i procedee care clarific cele mai importante aspecte ale managementului de mediu. Gestiunea documentelor Gestiunea documentelor asigur ca toat lumea s foloseasc aceleai instruciuni de munc. Cei n cauz trebuie s tie tot ce este disponibil i important la un moment dat, iar datele vechi, nefolositoare trebuie s fie terse din cnd n cnd pentru a menine flexibilitatea sistemului. Actualizarea documentelor crete credibilitatea sistemului de management. Pentru realizarea acestuia, fiecare document trebuie s conin: numr de identificare, data elaborrii, observaii privind actualizarea i una sau mai multe semnturi. Prin reglementarea funcionrii nelegem o serie de instruciuni clare, care sunt respectate de ntreprindere n vederea protejrii mediului nconjurtor. Aceasta este inima sistemului de management de mediu, care face posibil realizarea obiectivelor i elurilor de mediu, a standardului ISO 14001 i EMAS i a unei performane de mediu n condiii de producie normale i speciale. Reglementarea joac un rol important i n respectarea legislaiei din domeniu. Prevenirea accidentelor i a situaiilor de risc Un accident sau o situaie de risc provoac daune mediului, sntii i averii angajailor i a celor din jur. Poate avea repercusiuni economice importante asupra ntreprinderii. Programul de prevenire al accidentelor se bazeaz pe: Identificarea accidentelor i a situaiilor de risc posibile. Prevenirea accidentelor (separarea produselor periculoase, sol antiderapant etc.). Planuri i proceduri de urgen pentru situaia "Ce se ntmpl Teste periodice pentru buna funcionare a planurilor i procedurilor (exemplu: simulare de incendiu). Incidente anterioare.

Supraveghere i msurare, staia de msurare a managementului de mediu 9

Este necesar pentru feedback la realizarea obiectivelor i elurilor dar mai are i alte roluri: 1. Furnizeaz date recente pentru declaraia de venit: despre ambalare; despre deeuri; despre consumul de energie; statisticile oficiale. 2. Permite un control permanent al consumului resurselor; 3. Compar performana de mediu a ntreprinderii i nivelul managementului eco-contient a anilor care urmeaz. 4. Informeaz n mod adecvat angajaii despre diferite tipuri de materiale prime i impactul lor asupra mediului. 5. Stabilete un sistem de supraveghere al mbuntirii continue a managementului, definete indicatorii simpli de performan cum ar fi: consumul de ap/kg de produs; deeuri periculoase/kg de produs; deeuri periculoase/or de producie; costul de energie/kg de produs finit sau/1 or de producie; 6. Implic profesionitii din domeniul economic, financiar n procesul de mediu, i msoar costurile i economisirile efectuate de pe urma dezvoltrii managementului eco-contient. 7. Testeaz efectele numerice ale utilizrii diferitelor scenarii: nlocuirea produselor i procedeelor. D ezvoltarea filierelor de refolosire, reciclare. Introducerea taxelor de mediu. Learning by doing, neconformare, aciuni de corectare i prevenire Neconformarea (cnd ceva nu funcioneaz conform cerinelor) poate fi rezultatul unei probleme tehnice (fisurarea unui recipient, defectarea unui mecanism etc.) sau o problem de management (o supraveghere prea lejer, lipsa sau ineficiena unui program de training etc.). Ce facei cnd avei o problem? Examinai problema. Identificai cauzele. ncercai o alt soluie (aciune de corectare). Supravegheai n continuu perimetrul.

Astfel, o aciune de corectare este un rspuns rapid i adecvat la o problem, care atenueaz efectele negative i previne reproducerea problemei. Dac evitam o problem nainte ca ea s se ntmple, atunci putem vorbi de aciune preventiv. Putem nva din fiecare greeal, iar experiena ne mbogete cunotinele. Tocmai din aceast cauz este o necesitate elementar s observm incidentele survenite, problemele pe care le-au generat i soluiile aferente. Documentaia Documentaia este singura dovad care demonstreaz iniiativele pentru introducerea sistemului de management ecocontient. Va trebui strns o cantitate mare de date despre consumul de energie, deeuri i despre eforturile depuse pentru aplicarea sistemului de management eco-contient. Aceste date trebuie catalogate n scris, s fie precise, i s poate fi nelese de toat lumea. Exemple de nregistrri: Registrul anual de deeuri; 10

Documente de calibrare a aparatelor. Rapoarte despre incidente, accidente i reclamaii. Rezultatele analizelor apei reziduale, a fumului, calitii apei etc. Caietul cu evidena consumului de energie, apa i utilizarea produselor. Documentele care atest terminarea unor cursuri de perfecionare. Rezumatul auditului intern i a observaiilor din partea conducerii.

Nucleul documentelor legate de sistemul de management eco-contient l constituie: Observaiile angajailor cu privire la problemele legate de sistem. Reclamaii primite din exterior. Msurile luate n vederea prevenirii i corectrii problemelor. Auditul sistemului de management de mediu Auditul const ntr-o evaluarea periodic a bunei funcionri al SMM-ului i performanei de mediu al ntreprinderii. Printre sarcinile lui se mai numr i stabilirea gradului de conformare a SMM cu standardele ISO 14001 sau cu cerinele EMAS. Este vorba despre un proces sistematic, de rutin, documentat. Trebuie fcut de o persoan independent, care poate s observe funcionarea sistemului din exterior, capabil s dezvolte o atitudine critic. Auditul sistematic este necesar pentru evaluarea periodic a situaiei i pentru mbuntirea performanei de mediu. Cu ajutorul auditului intern, ntreprinderea poate stabili (cu sau fr un ajutor extern) dac sistemul funcioneaz corect sau nu. Pe de alt parte, auditul extern efectuat de un auditor extern independent este necesar pentru obinerea unei atestri. Rezultatele auditului intern sunt evaluate de conducerea ntreprinderii. mbuntirea continu ntlnirea directorilor - edina consiliului de conducere. Conform standardului ISO cel puin o dat pe an trebuie inut o edin pentru dezbaterea rezultatelor auditului intern. Punctele care trebuie abordate sunt urmtoarele: V-ai atins scopurile i elurile propuse? Politica de mediu adoptat este valabil? Sarcinile i responsabilitile sunt bine definite i adecvate? Resursele sunt utilizate raional i eficient? Dezvoltarea tehnologic a depit oare sistemul dvs. de management de mediu? Mai exist posibiliti pentru mbuntirea continu? Verificare i atestare Cnd un sistem corespunde standardului ISO 14001 sau cerinelor EMAS, putem opta pentru o verificare din exterior i atestare. Standardul ISO ofer urmtoarele trei posibiliti: Emiterea unei declaraii dup cum urmeaz: ntreprinderea noastr dispune de un sistem de management de mediu care corespunde standardelor ISO 14001 . Mai mult ca sigur, c o declaraie de acest gen va prea mai puin autentic pentru cei din exterior, dar n cadrul ntreprinderii poate avea un efect pozitiv. Se poate apela la civa clieni sau chiar de la furnizori mai importani, s fac o vizit la companie i s efectueze un audit autorizat. Astfel, se poate demonstra partenerilor i furnizorilor existena unui sistem de management de mediu, care poate fi dovedit i de ctre un partener. 11

Atestarea de ctre o organizaie independent este cea mai raional i mai popular metod, care se bucur de recunoatere i din partea pieei i din punctul de vedere al comunicrii ctre exterior. Dac se dorete conformarea cerinelor EMAS, trebuie angajai auditori i ageni acreditai. Raportul public de mediu Raportul sau declaraia de mediu este vitrina sistemului de management de mediu. Trebuie s fie public i accesibil tuturor. Raportul este fcut pentru cei care sunt interesai de performana de mediu a ntreprinderii: clieni, angajai, proprietari, instituii financiare, vecini, autoriti, organizaii nonguvernamentale, cercettori, grupuri de presiune (lobby), consilieri, concureni i mass media. Raportul trebuie s conin politica de mediu a ntreprinderii, descrierea scurt a activitilor i impactul major pe care aceste activiti le au asupra mediului. Poate conine rapoarte despre consumul de materiale i energie, indici folosii pentru msurarea performanei de mediu. Poate furniza informaii despre dezvoltarea durabil, sntate i sigurana la locul de munc, despre etic sau alte subiecte de interes comun. 4.3 Specificaii i ghid de utilizare - ISO 14001 Standardele internaionale de management de mediu sunt destinate s furnizeze organizaiilor interesate elementele unui sistem de management de mediu, elemente care pot fi integrate i altor cerine de management, pentru sprijinirea organizaiilor n atingerea obiectivelor referitoare la mediu i a celor economice. Aceste standarde, precum i alte standarde internaionale similare, nu sunt destinate crerii unor bariere comerciale netarifare, creterii sau modificrii obligaiilor legale ale unei organizaii. n principal, cuprinsul standardului este prezentat n figura 4.2.

Figura 4.2 Coninut SR EN ISO 14001 n continuare vor fi dezvoltate elementele principale ale acestui standard. Trebuie spus de la nceput c baza SMM o reprezint ciclul prezentat n figura 4.3. Un astfel de model se aplic tuturor organizaiilor de orice tip i mrime, indiferent de condiiile geografice, culturale i sociale. 12

Figura 4.3 Ciclul modelului pentru sistemul de management de mediu 4.3.1 Domeniu de aplicare. Este aplicabil oricrei organizaii care dorete: s implementeze, s menin i s mbunteasc un sistem de management de mediu; s se asigure de conformitatea cu politica de mediu declarat; s demonstreze aceast conformitate altora; certificarea/nregistrarea sistemului su de management de mediu de ctre un organism exterior; s realizeze o autoevaluare i autodeclarare a conformitii cu acest standard. 4.3.2 Cerine ale sistemului de management de mediu Politica de mediu Conducerea organizaiei trebuie s defineasc politica de mediu i s se asigure c aceasta: corespunde naturii, dimensiunilor i impactului asupra mediului al activitilor, produselor sau serviciilor organizaiei; include un angajament de mbuntire continu i de prevenire a polurii; include un angajament de conformitate cu legislaia i cu reglementrile de mediu aplicabile, precum i cu alte cerine pe care organizaia le-a adoptat; ofer cadrul pentru stabilirea i analizarea obiectivelor generale i obiectivelor specifice de mediu; este documentat, implementat, meninut i comunicat ntregului personal; este disponibil pentru public.

Planificare Organizaia trebuie s stabileasc i s menin (o) proceduri() de identificare a aspectelor de mediu ale activitilor, produselor sau serviciilor sale pe care le poate controla i asupra crora se 13

presupune c are o influen, pentru a le determina pe cele care au sau pot avea un impact semnificativ asupra mediului. Organizaia trebuie s se asigure c aspectele cu un impact semnificativ sunt luate n considerare la stabilirea obiectivelor sale de mediu. Cu ocazia stabilirii i analizrii obiectivelor sale, o organizaie trebuie s ia n considerare prevederile legale i alte cerine, aspectele de mediu semnificative, opiunile sale tehnologice i cerinele sale financiare, operaionale, comerciale, precum i punctele de vedere ale prilor interesate. Obiectivele generale i obiectivele specifice trebuie s fie coerente cu politica de mediu, inclusiv cu angajamentul de prevenire a polurii. Pentru atingerea obiectivelor generale i a obiectivelor specifice de mediu, organizaia trebuie s stabileasc i s menin unul sau mai multe programe. Programul trebuie s includ: desemnarea responsabilitilor la fiecare funcie i nivel relevante ale organizaiei pentru atingerea obiectivelor de mediu; mijloacele i termenele privind realizarea acestora. n cazul unor proiecte care se refer la noi dezvoltri, precum i la activiti, produse sau servicii noi sau modificate, programul(ele) trebuie schimbat(e) astfel nct s se asigure aplicarea managementului de mediu pentru aceste proiecte. Implementare i funcionare Conducerea organizaiei trebuie s furnizeze resursele necesare pentru implementarea i controlul sistemului de management de mediu. Aceste resurse cuprind resurse umane i calificri specializate, resurse tehnologice i financiare. Conducerea organizaiei trebuie s numeasc unul sau mai muli reprezentani care, n afara altor responsabiliti, trebuie s aib definite atribuiile, responsabilitile i autoritatea pentru: a asigura c cerinele referitoare la sistemul de management de mediu sunt stabilite, implementate i meninute; a raporta conducerii organizaiei, performana sistemului de management de mediu, pentru analizare i ca baz pentru mbuntirea acestui sistem. Organizaia trebuie s identifice necesitile de instruire. ntregul personal, a crui munc poate avea un impact semnificativ asupra mediului, trebuie instruit n mod corespunztor. Trebuie s se stabileasc i s se menin proceduri pentru ca personalul sau membrii si, de la toate nivelurile i din toate funciile relevante, s fie contientizat de: importana conformitii cu politica de mediu, cu procedurile i cerinele sistemului de management de mediu; impactele semnificative asupra mediului, reale sau posibile, ale activitilor lor i de efectele benefice aduse mediului prin mbuntirea performanei lor individuale; atribuiile i responsabilitile lor n realizarea conformitii cu politica de mediu, cu procedurile i cerinele sistemului de management de mediu, inclusiv cu cerinele referitoare la pregtirea situaiilor de urgen i a capacitii de rspuns; consecinele posibile ale abaterilor de la procedurile operaionale specificate. Personalul ce ndeplinete sarcini care pot avea impacte semnificative asupra mediului trebuie s aib competena necesar, fie prin educaie, fie prin instruire corespunztoare i/sau prin experien. Organizaia trebuie s stabileasc i s menin proceduri referitoare la aspectele de mediu i la sistemul de management de mediu pentru: comunicare intern ntre diferitele niveluri i funcii ale organizaiei; primirea, documentarea i transmiterea rspunsurilor corespunztoare la solicitrile pertinente ale prilor interesate din exterior. Organizaia trebuie s aib n vedere procesul de comunicare extern privind aspectele semnificative de mediu i s pstreze deciziile sale. 14

Organizaia trebuie s stabileasc i s menin informaiile, pe suport de hrtie sau electronic, pentru: a descrie elementele eseniale ale sistemului de management de mediu i interaciunea lor; a indica accesul la documentaia conex. Organizaia trebuie s stabileasc i s menin proceduri pentru controlul tuturor documentelor cerute de acest standard i pentru a se asigura c: acestea pot fi localizate; sunt analizate periodic, revizuite atunci cnd este necesar i aprobate de persoane autorizate; versiunile actualizate ale documentelor sunt disponibile n toate locurile unde se efectueaz operaii eseniale pentru funcionarea eficient a sistemului de management de mediu; documentele depite sunt retrase prompt din toate punctele de difuzare i utilizare, sau sunt protejate n alt mod mpotriva unei utilizri neintenionate; orice document depit, pstrat n scopuri juridice i/sau pentru informare, este corect identificat. Documentaia trebuie s fie lizibil, i uor identificabil, meninut ntr-un mod ordonat i arhivat pentru o perioad precizat. Trebuie stabilite i actualizate proceduri i responsabiliti pentru crearea i modificarea diferitelor tipuri de documente. Organizaia trebuie s identifice acele operaii i activiti care sunt asociate aspectelor de mediu semnificative, corespunztor politicii, obiectivelor generale i obiectivelor sale specifice. Organizaia trebuie s planifice aceste activiti, inclusiv activitatea de ntreinere, pentru a se asigura c acestea se realizeaz n condiii specificate, prin: stabilirea i meninerea procedurilor documentate pentru a cuprinde situaiile n care absena unor astfel de proceduri ar putea conduce la abateri de la politica de mediu, obiectivele generale i obiectivele specifice de mediu; stipularea n proceduri a criteriilor de operare; stabilirea i meninerea procedurilor referitoare la aspectele de mediu semnificative, identificabile, ale bunurilor i serviciilor utilizate de organizaie i comunicarea ctre furnizori i contractani a procedurilor i cerinelor relevante. Organizaia trebuie s stabileasc i s menin proceduri pentru a identifica posibilele accidente i situaii de urgen i a rspunde unor astfel de situaii i pentru a preveni i a reduce impactul asupra mediului care poate fi asociat acestora. Organizaia trebuie s analizeze i s revizuiasc, acolo unde este necesar, procedurile de pregtire pentru situaii de urgen i capacitate de rspuns, n special dup producerea accidentelor sau apariia unor situaii de urgen. De asemenea, organizaia trebuie s testeze periodic astfel de proceduri, atunci cnd acest lucru este posibil. Verificare i aciune corectiv Organizaia trebuie s stabileasc i s menin proceduri documentate pentru a monitoriza i a msura, n mod regulat, caracteristicile principale ale operaiilor i activitilor sale care pot avea un impact semnificativ supra mediului. Aceast activitate trebuie s includ pstrarea informaiilor care permit urmrirea performanei, a controalelor operaionale relevante i a conformitii cu obiectivele generale specifice de mediu ale organizaiei. 15

Echipamentul de monitorizare trebuie etalonat i ntreinut, iar nregistrrile acestui proces trebuie pstrate n conformitate cu procedurile organizaiei. Organizaia trebuie s stabileasc i s menin o procedur documentat pentru evaluarea periodic a conformitii cu reglementrile i legislaia de mediu n vigoare. Organizaia trebuie s stabileasc i s menin proceduri pentru definirea responsabilitilor i autoritii, tratarea i analizarea neconformitii, adoptarea unor msuri n vederea reducerii oricrui impact produs, iniierea i finalizarea aciunilor corective i preventive. Orice aciune corectiv sau preventiv ntreprins pentru eliminarea cauzelor neconformitii existente sau posibile trebuie adaptat importanei problemelor i trebuie s fie proporional cu impactul produs asupra mediului. Organizaia trebuie s implementeze i s pstreze orice modificri aprute n procedurile documentate rezultate din aciunile corective i preventive. Organizaia trebuie s stabileasc i s menin proceduri de identificare, pstrare i eliminare a nregistrrilor privitoare la mediu. Aceste nregistrri trebuie s includ evidenele privind instruirea personalului, rezultatele auditurilor i ale analizelor. nregistrrile referitoare la mediu trebuie s fie lizibile, identificabile i trebuie s permit regsirea informaiilor privind activitatea, produsul sau serviciul implicat. nregistrrile referitoare la mediu trebuie pstrate i meninute astfel nct s poat fi regsite cu uurin i trebuie protejate mpotriva oricrui risc de deteriorare sau pierdere. Durata lor de pstrare trebuie stabilit i nregistrat. Organizaia trebuie s stabileasc i s menin unul sau mai multe programe i proceduri pentru realizarea periodic a auditurilor sistemului de management de mediu, pentru: a determina dac sistemul de management de mediu: este conform dispoziiilor convenite pentru managementul de mediu, incluznd cerinele prezentului standard; i este implementat corespunztor i meninut. a furniza conducerii organizaiei informaii referitoare la rezultatele auditurilor. Programul de audit al organizaiei, inclusiv termenele, trebuie s se bazeze pe importana privind mediul a activitii implicate i pe rezultatele auditurilor precedente. Pentru a fi completate, procedurile de audit trebuie s abordeze domeniul de aplicare, frecvena i tehnicile de audit, precum i responsabilitile i cerinele pentru conducerea auditorilor i raportarea rezultatelor. Conducerea organizaiei trebuie s analizeze sistemul de management de mediu la intervale prestabilite, pentru a se asigura c acesta este n permanen corespunztor, adecvat i eficient. Procesul analizei efectuate de conducere trebuie s asigure c informaiile necesare sunt colectate astfel nct s permit conducerii realizarea acestei evaluri. Aceast analiz trebuie s fie documentat. Analiza efectuat de conducere trebuie s abordeze eventualele necesiti de schimbare a politicii de mediu, a obiectivelor i a altor elemente ale sistemului de management de mediu, ca urmare a rezultatelor auditurilor sistemului, modificrilor circumstanelor i n cadrul angajamentului de mbuntire continu. 4.3.3 Ghid pentru utilizarea specificaiilor n standardul ISO 14001 se evideniaz o anex special dedicat unui Ghid pentru utilizarea specificaiilor. Cuprinsul acestuia este prezentat n figura 4.4.

16

Ghid pentru utilizarea specificaiilor A1 Cerine generale A2 Politica de mediu A3 Planificare A4 Implementare i funcionare A5 Verificare i aciune corectiv A6 Analiza efectuat de conducere Figura 4.4 Cuprins Anexa A ISO 14001 Se observ c fiecare din paii ciclului SMM din figura 4.3 este detaliat n sensul prezentrii unor informaii suplimentare pentru evitarea unor interpretri greite. A1. Cerine generale Sistemul de management de mediu furnizeaz un proces structurat pentru obinerea unei mbuntiri continue, a crui ritm i ntindere vor fi determinate de ctre organizaie n funcie de contextul economic i de alte circumstane. Dei este posibil o anumit mbuntire a performanei de mediu ca urmare a adoptrii acestei abordri sistematice, ar trebui s se neleag c sistemul de management de mediu este un instrument de lucru care permite organizaiei s ating i s controleze sistematic nivelul performanei de mediu pe care i-l fixeaz. Stabilirea i funcionarea unui sistem de management de mediu nu determin n mod necesar prin el nsui o reducere imediat a unui impact duntor asupra mediului. Integrarea problemelor legate de mediu n cadrul sistemului de management general al organizaiei poate contribui la implementarea efectiv a sistemului de management de mediu, precum i la eficientizarea i clarificarea atribuiilor. Sistemul permite unei organizaii: s stabileasc o politic de mediu corespunztoare; s identifice aspectele de mediu care rezult din activitile, produsele sau serviciile sale, existente, anterioare sau planificate, pentru a determina impactul semnificativ asupra mediului; s identifice reglementrile i prevederile legale relevante; s identifice prioritile i s fixeze obiective generale i obiective specifice de mediu corespunztoare; s stabileasc o structur i unul sau mai multe programe pentru a pune n practic politica i pentru a-i atinge obiectivele de mediu fixate; s faciliteze activitile de planificare, control, monitorizare, aciuni corective, audit i analiz pentru a se asigura c politica de mediu este respectat i sistemul de management de mediu rmne corespunztor; s fie capabil s se adapteze la schimbri. 17

A2. Politica de mediu Politica de mediu este elementul determinant al implementrii i al mbuntirii sistemului de management de mediu al unei organizaii, astfel nct organizaia s poat menine i mbunti performana de mediu. n consecin, se recomand ca politica de mediu s reflecte angajamentul conducerii organizaiei la cel mai nalt nivel de a se conforma legilor n vigoare i de a urmri mbuntirea continu. Politica de mediu reprezint baza pe care se sprijin organizaia pentru a-i fixa obiectivele generale i obiectivele specifice de mediu. Se recomand ca politica de mediu sa fie suficient de clar pentru a fi neleas de prile interesate, att din cadrul organizaiei ct i din exterior, i s fie analizat i revizuit periodic pentru a reflecta modificarea condiiilor i a informaiilor. Se recomand ca domeniul su de aplicare s fie clar identificat. Formulrile s fie succinte, sub forma posibil de a fi afiate n locuri vizibile n incinta organizaiei. A3. Planificare n vederea identificrii aspectelor de mediu se recomand ca o organizaie n care nu exist un sistem de management de mediu s stabileasc, ntr-o prim etap, situaia sa n raport cu mediul printro analiz de mediu preliminar. Scopul acestei analize este de a lua n considerare toate aspectele de mediu ale organizaiei ca baz pentru stabilirea sistemului de management de mediu. Organizaiile care au implementat un sistem de management de mediu funcional nu trebuie s mai ntreprind o asemenea analiz. Se recomand ca aceast analiz s acopere patru domenii principale: prevederile legale i reglementrile; identificarea aspectelor de mediu semnificative; examinarea tuturor procedurilor i practicilor de management de mediu existente; evaluarea aciunilor ntreprinse n urma investigrii incidentelor anterioare. n toate cazurile, se recomand s fie luate n considerare condiiile normale i anormale de funcionare din cadrul organizaiei, precum i situaiile de risc i urgene de mediu. Se recomand ca procesul de identificare a aspectelor de mediu semnificative asociate activitilor din unitile operaionale ale organizaiei s ia n considerare, dac este necesar, urmtorii factori: emisii n aer; deversri n ap; gestionarea deeurilor; contaminarea solului; utilizarea materiilor prime i a resurselor naturale; alte probleme referitoare la comunitate i la mediul local. Se recomand ca acest proces s ia n considerare condiiile normale de funcionare, condiiile de oprire i de pornire, precum i impacturile semnificative poteniale asociate situaiilor previzibile n mod raional sau situaiilor de urgen. Se subliniaz nc o dat c procesul are drept scop identificarea aspectelor semnificative de mediu asociate activitilor, produselor sau serviciilor, i nu evaluarea detaliat a ciclului de via. Organizaia poate avea n vedere n cadrul implementrii SMM i elemente suplimentare coninute n: coduri de bun practic n industrie; acorduri ncheiate cu autoritile publice; 18

ghiduri fr caracter de reglementare.

n succesul implementrii SMM promovarea de programe pe aceast linie poate fi un factor determinant. Se recomand ca programul s descrie modul n care vor fi atinse obiectivele generale i obiectivele specifice fixate de ctre organizaie i s indice termenele i personalul responsabil de punerea n practic a politicii de mediu a organizaiei. Acest program poate fi subdivizat pentru a aborda elementele specifice ale activitilor organizaiei. Se recomand ca programul s cuprind o analiz de mediu pentru activitile noi. A4. Implementare i funcionare. Structur i responsabilitate Succesul implementrii unui sistem de management de mediu presupune angajamentul ntregului personal al organizaiei. n consecin, se recomand ca responsabilitile n domeniul mediului s nu fie lsate numai responsabililor de mediu, ele putnd fi atribuite i altor structuri ale organizaiei, cum este conducerea operaional, sau altor funcii neimplicate n probleme de mediu. Un aspect important ce rezult din aceast implicare a unui numr ct mai mare de angajai este instruirea, contientizarea i promovarea competenei. Se recomand ca s existe un set de documente specifice care s susin implementarea i dezvoltarea SMM. Nivelul de detaliere al documentaiei trebuie s fie suficient pentru a descrie elementele eseniale ale sistemului de management de mediu, interaciunea lor i indicarea modului de acces la informaiile detaliate privind funcionarea fiecrei pri a sistemului de management de mediu. Aceast documentaie poate fi integrat n documentaia altor sisteme implementate de organizaie. Nu este necesar ca documentaia s se prezinte sub forma unui manual unic. Aceast documentaie poate cuprinde: informaii despre proces; organigrame; standarde interne i proceduri operaionale; planuri de urgen locale. Organizaiile vor avea grij s menin documentele ntr-un mod adecvat implementrii sistemului de management de mediu. Totui, se recomand ca preocuprile principale ale organizaiilor s fie centrate pe implementarea efectiv a sistemului de management de mediu i obinerea performanei de mediu i nu pe crearea unui sistem complex de control al documentelor. A5. Verificare i aciune corectiv n etapele iniiale va avea loc i o identificare a neconformitilor, aciunilor corective i a aciunilor preventive. n timpul stabilirii i meninerii procedurilor de investigare i corectare a neconformitii, se recomand ca organizaia s ia n considerare urmtoarele elemente de baz: identificarea cauzelor neconformitii; identificarea i punerea n practic a aciunii corective necesare; introducerea sau modificarea controalelor necesare pentru evitarea unei repetri a neconformitii; nregistrarea n proceduri scrise a oricror schimbri rezultate din aciunile corective. n funcie de situaie, acestea se pot realiza rapid i cu un minimum de planificare formal, sau 19

pot constitui o activitate mai complex i pe termen lung. Trebuie acordat atenie operaiei de nregistrare, depozitare i conservare a tuturor categoriilor de informaii i de suport al acestora. Se recomand ca procedurile de identificare, de meninere i de punere la dispoziie a nregistrrilor s se concentreze pe acele nregistrri necesare aplicrii i funcionarii sistemului de management de mediu i pe acelea care arat n ce msur au fost atinse obiectivele generale i obiectivele specifice planificate. nregistrrile referitoare la mediu pot include: informaii despre legislaia de mediu aplicabil sau alte cerine; nregistrrile reclamaiilor; nregistrri referitoare la instruire; informaii asupra proceselor aplicate; informaii asupra produsului; nregistrri referitoare la inspecii, ntreineri i etalonri; informaii pertinente privind contractanii i furnizorii; rapoarte cu privire la incidente; informaii cu privire la pregtirea pentru situaii de urgen i a capacitii de rspuns; informaii despre aspectele semnificative de mediu; rezultatele auditurilor; analizele efectuate de conducere. n aplicarea SMM se impune auditul acestuia. Problema auditului SMM se va relua ntr-un viitor capitol. La aceast faz se recomand ca programul i procedurile de audit s cuprind: activitile i domeniile care fac obiectul auditului; frecvena auditurilor; responsabilitile asociate realizrii i conducerii auditurilor; comunicarea rezultatelor auditului; competena auditorului; modul de conducere a auditurilor. Auditurile pot fi realizate de ctre membri ai personalului organizaiei i/sau de ctre persoane din exterior alese de organizaie. n orice situaie, se recomand ca persoanele care realizeaz auditul s fie impariale i obiective. A6. Analiza efectuat de conducere Pentru a susine mbuntirea continu, adaptarea i eficiena sistemului de management de mediu i prin aceasta, a performanei de mediu, se recomand conducerii organizaiei s analizeze i s evalueze sistemul de management de mediu la intervale stabilite. Se recomand ca domeniul acestei analize s fie cuprinztor, dei nu este necesar ca toate elementele sistemului s fie analizate n acelai timp, procesul de analiz putndu-se desfura ntr-o anumit perioad de timp. Aceste analize vor include: rezultatele auditurilor; msura n care obiectivele generale i obiectivele specifice au fost atinse; continua adaptare a sistemului de management de mediu la schimbrile de condiii i informaii; preocuprile pertinente ale prilor interesate. 20

4.3.4 Comparaii cu standardele ISO 9000 nc din perioadele iniiale, standardele ISO 14000 au fost considerate ca o prelungire sau elemente de complementaritate a standardelor ISO 9000 Managementul calitii i asigurarea calitii. Foarte multe organizaii tind n prezent s se certifice nu numai conform ISO 9000, dar i n conformitate cu ISO 14001. Menionm c titlul complet al standardului ISO 9001 este: Sistemul calitii model pentru asigurarea calitii n proiectare, dezvoltare, producie, montaj i service. Se apreciaz c este util prezentarea unei comparaii ntre cele dou standarde dup principalele lor proceduri (tabel 4.1). Problematica se va dezvolta ntr-un viitor capitol.

Tabelul 4.1. Corespondena ntre standardele IS0 14001 i ISO 9001 ISO 14001:1996 Cerine generale Politica de mediu Planificare Aspecte de mediu Prevederi legale i alte cerine Obiective generale i obiective specifice Program(e) de management de mediu Implementare i funcionare Structur i responsabilitate Instruire, contientizare i competen Comunicare Documentaia sistemului de management de mediu Controlul documentelor Generaliti Politica n domeniul calitii ISO 9001:1994

Planificarea calitii Organizare Instruire Generaliti Controlul documentelor i al datelor Procedurile sistemului calitii Analiza contractului Controlul proiectrii Aprovizionare Controlul produsului furnizat de client Controlul proceselor Manipulare, depozitare, ambalare, conservare i livrare Service Identificarea i trasabilitatea produsului

Controlul operaional Pregtire pentru situaii de urgen i capacitate de rspuns Verificare i aciune corectiv

Inspecii i ncercri 21

Monitorizare i msurare

Neconformitate, aciune corectiv i aciune preventiv nregistrri Auditul sistemului de management de mediu Analiza efectuat de conducere

Stadiul inspeciilor i ncercrilor Tehnici statistice Controlul echipamentelor de inspecie, msurare i ncercare Controlul produsului neconform Aciuni corective i preventive Controlul nregistrrilor calitii Audituri interne ale calitii Analiza efectuat de management

SR EN ISO 19011 - Ghid pentu auditarea sistemelor de management al calitii i/sau de mediu Aa cum s-a menionat anterior, standardele SR EN ISO 14010:1997, SR EN ISO 14011:1997 i SR EN ISO 14012:1997, din iulie 2003, au fost nlocuite cu standardul SR EN ISO19011:2002, care se conformeaz unei tendine de abordare integrat a managementului de mediu i a managementului calitii la nivelul unei organizaii. Acest standard internaional furnizeaz ndrumri referitoare la principiile de auditare, managementul programelor de audit, efectuarea auditurilor sistemului de management al calitii i auditurilor sistemului de management de mediu precum i competena auditorilor sistemului de management al calitii i al mediului. Este aplicabil tuturor organizaiilor care au nevoie s efectueze i s conduc audituri interne sau externe ale sistemului de management al calitii i/sau mediului. Avnd n vedere aceste aspecte vor fi prezentate elementele fundamentale ale acestui standard.

22

CUPRINS Preambul Introducere 1. Domeniu de aplicare 2. Referine normative 3. Termeni i definiii 4. Principii de auditare 5. Conducerea unui program de audit 5.1 Generaliti 5.2 Obiectivele i extinderea programului de audit 5.3 Responsabilitile, resursele i procedurile programului de audit 5.4 Implementarea programului de audit 5.5 nregistrrile programului de audit 5.6 Monitorizarea i analizarea programului de audit 6. Activiti de audit 6.1 Generaliti 6.2 Iniierea auditului 6.3 Realizarea examinrii documentelor 6.4 Pregtirea activitilor la faa locului 6.5 Realizarea activitilor la faa locului 6.6 Pregtirea, aprobarea i distribuirea raportului de audit 6.6.1 Pregtirea raportului de audit 6.6.2 Aprobarea i distribuirea raportului de audit 6.7 ncheierea auditului 6.8 Desfurarea activitilor de urmrire rezultate din audit 7. Competena i evaluarea auditorilor 7.1 Generaliti 7.2 nsuiri personale 7.3 Cunotine i abiliti 7.4 Educaie, experien de munc, instruire ca auditor i experien de audit 7.5 Meninerea i mbuntirea competenei 7.6 Evaluarea auditorilor Figura 5 Cuprinsul standardului ISO 19011 Capitolul 4 al standardului ISO 19011 descrie principiile de auditare. Aceste principii ajut utilizatorul s aprecieze natura esenial a auditrii i este necesar s precead capitolele 5, 6 i 7. Capitolul 5 furnizeaz ndrumri despre conducerea programelor de audit i acoper acele teme cum sunt desemnarea responsabilitilor pentru conducerea programelor de audit, stabilirea obiectivelor programului de audit, coordonarea activitilor de audit i furnizarea resurselor suficiente pentru echipa de audit. Capitolul 6 furnizeaz ndrumri despre efectuarea auditurilor sistemelor de managementul calitii/sau mediului, inclusiv selectarea echipelor de audit. Capitolul 7 furnizeaz ndrumri despre competena necesar unui auditor i descrie procesul de evaluare al auditorilor. 4.4.1. Principii de auditare Auditarea se caracterizeaz prin faptul c se bazeaz pe un numr de principii. Acestea fac din 23

audit un instrument eficace i de ncredere n susinerea politicilor i controalelor managementului care furnizeaz informaii pe baza crora o organizaie poate aciona pentru a-i mbunti performana. Principii de auditare referitoare la AUDITORI: Comportament etic baza profesionalismului ncrederea, integritatea, confidenialitatea i discreia sunt eseniale pentru auditare. Prezentare corect obligaia de raporta adevrul i cu acuratee Constatrile auditului, concluziile auditului i raportul de audit reflect cu fidelitate i acuratee activitile de audit. Obstacolele semnificative ntlnite pe parcursul auditului i opiniile divergente i nerezolvate ntre echipa de audit i auditat sunt raportate. Responsabilitatea profesional aplicarea perseverenei i a judecii n auditare Atitudinea profesional practicat de auditori este n concordan cu importana sarcinii pe care o efectueaz i cu ncrederea acordat de ctre clienii auditului i de alte pri interesate. O condiie prealabil important este s aib competena necesar. Principii de auditare referitoare la PROCESUL DE AUDIT. Un audit este prin definiie independent i sistematic iar aceste caracteristici sunt strns legate de urmtoarele principii de auditare: Independena baza pentru imparialitatea i obiectivitatea concluziilor auditului Auditorii sunt independeni de activitatea pe care o auditeaz i sunt liberi de orice influene i conflicte de interese. Auditorii menin o gndire obiectiv pe ntreg parcursul unui proces de audit pentru a se asigura c se bazeaz numai pe dovezi n stabilirea constatrilor i a concluziilor auditului. Utilizarea dovezilor baza raional pentru a ajunge la concluzii de ncredere i reproductibile ntr-un proces sistematic de audit. Dovada auditului este verificabil. Se bazeaz pe eantioane ale informaiei disponibile, din moment ce auditul este efectuat ntr-o perioad finit de timp i cu resurse limitate. Utilizarea corespunztoare a eantionrii este strns legat de ncrederea care poate fi plasat n concluziile auditului. 4.4.2 Conducerea unui program de audit Generaliti O organizaie care are nevoie s desfoare audituri trebuie s implementeze i s conduc un program eficient de audit. Scopul unui program de audituri este s planifice tipul i numrul auditurilor, s identifice i s furnizeze resursele necesare pentru a le efectua. Programul de audit poate include audituri cu o varietate de obiective. n funcie de mrimea, natura i complexitatea organizaiei care urmeaz a fi auditat, programul de audit poate include unul, cteva sau mai multe audituri i audituri comune sau combinate. Managementul de la cel mai nalt nivel al organizaiei trebuie s delege autoritatea pentru conducerea programului de audit. Cei responsabili de conducerea programului de audit trebuie: s stabileasc obiectivele i amploarea programului de audit; s stabileasc responsabilitile, resursele i procedurile; s se asigure de implementarea programului de audit; s monitorizeze, analizeze i s mbunteasc programul de audit; i s se asigure c sunt meninute nregistrri corespunztoare ale programului de audit. Figura 6 ilustreaz aplicarea ciclului PEVA (Planific Execut Verific Acioneaz) a conducerii unui program de audit. 24

Figura 6. Schema ilustrativ de aplicare a ciclului (PEVA) n managementul unui program de audit

Obiectivele i amploarea programului de audit Obiectivele unui program de audit. Se pot baza pe urmtoarele consideraii: prioritile managementului; inteniile comerciale; cerinele sistemului de management; cerine reglementate i contractuale; nevoia de evaluare a furnizorilor; cerinele clientului; nevoile altor pri interesate; 25

poteniale riscuri pentru organizaie. Responsabilitile, resursele i procedurile programului de audit

Responsabiliti Responsabilitatea pentru conducerea unui program de audit trebuie s fie atribuit uneia sau mai multor persoane care neleg principiile de audit, care au competena de auditor i aplic tehnicile de audit. Celor crora li s-a atribuit responsabilitatea pentru conducerea programului de audit trebuie s: defineasc, implementeze, monitorizeze, analizeze i s mbunteasc programul de audit; identifice i s furnizeze resurse pentru programul de audit. Resurse Atunci cnd se identific resurse pentru un program de audit, trebuie s se ia n considerare urmtoarele: resursele financiare necesare pentru a dezvolta, implementa, conduce i mbunti activitile de audit; tehnicile de audit; procesele de realizare i meninere a competenei auditorilor, i de mbuntire a performanei auditorului; disponibilitatea auditorilor i a experilor tehnici, care au competen corespunztoare unor obiective specifice ale unui program de audit; durata auditurilor; timpul de cltorie, cazarea i alte nevoi de auditare. Procedurile programului de audit Procedurile programului de audit trebuie stabilite i s includ: planificarea i programarea auditurilor; asigurarea competenei auditorilor i a auditorului ef; selectarea echipei de audit corespunztoare; efectuarea auditurilor; efectuarea auditurilor de urmrire; meninerea nregistrrilor programului de audit; monitorizarea realizrii i mbuntirea programului de audit. Implementarea programului de audit Implementarea unui program de audit trebuie s includ: comunicarea programului de audit prilor relevante; coordonarea i programul auditurilor i a altor activiti de audit; stabilirea i meninerea procesului pentru evaluarea iniial a auditorilor i evaluarea continu a nevoilor de instruire i dezvoltarea profesional continu a auditorilor; asigurarea desemnrii echipei de audit; furnizarea resurselor necesare de echipa de audit; asigurarea realizrii auditului conform programului de audit; asigurarea controlului nregistrrilor activitilor de audit; asigurarea analizelor i aprobarea rapoartelor de audit i asigurarea distribuirii lor ctre clientul auditului i alte pri interesate;

26

 asigurarea auditului de urmrire, dac este aplicabil. 4.4.3 Activiti de audit Figura 7 furnizeaz o imagine de ansamblu a activitilor de audit.

Figura 7 Imaginea de ansamblu a activitilor de audit

Iniierea auditului. Desemnarea auditorului ef Cei care sunt responsabili pentru conducerea programului de audit trebuie s numeasc eful echipei de audit pentru un anume audit. 27

Atunci cnd se efectueaz un audit comun, este important s se ajung la un acord ntre organizaiile care auditeaz, nainte ca auditul s nceap referitor la responsabilitile specifice ale fiecrei organizaii, n special cele referitoare la autoritatea efului echipei desemnat pentru audit. Liniile punctate indic faptul c orice aciuni de urmrire a auditului nu sunt, de obicei, considerate ca fcnd parte din audit. Dup finalizarea unui audit, poate avea loc auditul de urmrire. Aceste aciuni nu sunt considerate c fac parte din audit numai dac nu sunt incluse n planul de audit. Definirea obiectivelor, a domeniului i ale criteriilor auditului Obiectivele auditului definesc ceea ce urmeaz s se realizeze prin audit. Obiectivele unui audit pot include: determinarea gradului de conformitate a sistemului de management al auditatului sau a prilor acestuia, cu criteriile de audit; evaluarea capabilitii sistemului de management de a se asigura de conformitatea cu cerinele reglementate i contractuale; evaluarea eficacitii sistemului de management n atingerea obiectivelor specificate; sau identificarea zonelor de mbuntire potenial a sistemului de management. Determinarea fezabilitii auditului Cei care sunt responsabili pentru conducerea programului de audit trebuie s determine fezabilitatea auditului lund n considerare factori cum sunt: informaii suficiente i corespunztoare pentru planificarea auditului; cooperare adecvat din partea auditatului; timpul i resursele adecvate. Selectarea echipei de audit Atunci cnd se decide mrimea i componena echipei de audit, trebuie s se ia n considerare urmtoarele: obiectivele, domeniul, criteriile i durata estimat a auditului; competena global a echipei de audit necesar pentru realizarea obiectivelor auditului; cerinele organismelor de acreditare/certificare, dup cum este aplicabil; necesitatea de a se asigura independena echipei de audit de activitile care sunt auditate i de a evita conflictele de interese; abilitatea membrilor echipei de audit de a interaciona eficace cu auditatul i de a lucra mpreun; limba n care se desfoar auditul i nelegerea caracteristicilor sociale i culturale fie prin abilitile personale ale auditorului fie prin sprijinul unui expert tehnic. Stabilirea contactului iniial cu auditatul Scopul contactului iniial este: 28 s stabileasc canalele de comunicare s furnizeze informaii despre perioada de timp propus i componena echipei de audit; s solicite accesul la documentele relevante, inclusiv nregistrri; s determine regulile de securitate aplicabile zonei; s stabileasc acordurile pentru efectuare auditului;

s convin reciproc asupra necesitii persoanelor nsoitoare cum sunt: observatorii sau ghizii echipei de audit.

Efectuarea analizei documentelor naintea desfurrii activitilor la faa locului, documentaia auditatului trebuie analizat pentru a determina conformitatea sistemului, din punct de vedere al documentelor, cu criteriile de audit. Documentaia poate include att documente i nregistrri relevante ale sistemului de management, ct i rapoarte de audit anterioare. Analiza trebuie s ia n considerare mrimea, natura i complexitatea organizaiei precum i obiectivele i domeniul auditului. O vizit preliminar la faa locului poate fi necesar pentru a avea o privire de ansamblu corespunztoare a informaiilor disponibile. Pregtirea activitilor la faa locului. Pregtirea planului de audit Planul de audit trebuie s includ sau s descrie: obiectivele auditului; criteriile de audit i orice documente de referin; domeniul auditului, inclusiv identificarea unitilor organiza-ionale i funcionale precum i a proceselor care urmeaz s fie auditate; datele i locaiile unde se vor desfura activitile de audit la faa locului; perioada i durata, apreciate pentru desfurarea activitilor de audit, inclusiv ntlnirile cu managementul auditatului i cele ale echipei de audit; rolurile i responsabilitile membrilor echipei de audit i a persoanelor care i nsoesc; alocarea resurselor corespunztoare pentru zonele critice ale auditului.

Atribuirea activitilor n cadrul echipei de audit Conductorul echipei de audit, consultndu-se cu echipa de audit, trebuie s aloce fiecrui membru responsabilitatea pentru auditarea proceselor, funciilor, locurilor, zonelor sau activitilor specifice sistemului de management. Astfel de alocri trebuie s ia n consideraie necesitatea de independen, competen i utilizare eficace a resurselor auditorului ca i rolurile diferite i responsabilitile auditorilor, auditorilor n curs de formare i a experilor tehnici. Schimbri ale activitilor alocate pot fi fcute pe msura desfurrii auditului pentru a se asigura realizarea obiectivelor auditului. Pregtirea documentelor de lucru Documentele de lucru trebuie s fie pregtite i utilizate de echipa de audit n scop de referin i de nregistrare a desfurrii auditului, i pot include: liste de verificare i planuri de eantionare pentru audit; formulare pentru nregistrarea informaiilor, cum sunt dovezile obiective, constatrile de audit i nregistrrile edinelor. Desfurarea activitilor la faa locului Desfurarea edinei de deschidere Scopul unei edine de deschidere este: analizarea planului de audit; furnizarea unui scurt sumar al modului de desfurare a activitilor de audit; confirmarea canalelor de comunicare; furnizarea unei oportuniti pentru auditat s pun ntrebri. 29

Comunicarea pe parcursul auditului Echipa de audit trebuie s fac periodic schimb de informaii, s evalueze desfurarea auditului i s realoce activitatea ntre auditori dup cum este nevoie. Pe parcursul auditului, conductorul echipei de audit trebuie s comunice periodic, stadiul auditului i orice nelmuriri auditatului i clientului auditului, dup cum este cazul. Dovezile colectate n audit care sugereaz un risc imediat i semnificativ (de exemplu: securitate, mediu sau calitate) trebuie s fie anunat fr ntrziere auditatului, i cnd este cazul, clientului auditului. Rolul i responsabilitile ghizilor i observatorilor Ghizii i observatorii pot nsoi echipa de audit dar nu fac parte din ea. Ei nu trebuie s influeneze sau s interfere n desfurarea auditului. Atunci cnd sunt desemnai ghizi, ei trebuie s asiste echipa de audit i s acioneze la cererea conductorului de audit. Sarcinile lor pot include: stabilirea contactelor i a timpilor pentru interviuri; aranjarea vizitelor ntr-o anume parte specific zonei sau companiei; asigurarea c regulile referitoare la procedurile de siguran i securitate sunt cunoscute i respectate de membrii echipei de audit; confirmarea auditului n numele auditatului; furnizarea clarificrilor sau asistarea la colectarea informaiilor. Colectarea i verificarea informaiilor Informaiile relevante fa de obiectivele, domeniul i criteriile auditului, inclusiv informaiile referitoare la interfeele dintre funcii, activiti i procese trebuie colectate prin eantionare corespunztoare pe parcursul auditului i verificate. Numai informaia care este verificabil poate fi dovad de audit. Dovezile de audit trebuie nregistrate ca atare. Figura 8 furnizeaz o prezentare de ansamblu a procesului, de la colectarea informaiilor la concluziile de audit.

Dovad de audit

Constatri ale auditului

30

Figura 8. Prezentare de ansamblu a procesului de colectare a informaiilor pentru a ajunge la concluziile auditului Metodele de colectare a informaiilor includ: interviul; observarea activitilor, i analiza documentelor. Pregtirea concluziilor auditului Echipa de audit trebuie s ia n considerare nainte de edina de nchidere: analizarea constatrilor auditului i a altor informaii corespunz-toare colectate pe perioada auditului, comparativ cu obiectivele auditului; convenirea concluziilor auditului avnd n vedere incertitudinea inerent a procesului de audit; pregtirea recomandrilor, dac este specificat n obiectivele auditului; i discutarea auditului de urmrire, dac este inclus n planul de audit.

Desfurarea edinei de nchidere edina de nchidere trebuie s se desfoare sub coordonarea conductorului echipei de audit, pentru a prezenta constatrile i concluziile auditului, astfel nct acestea s fie nelese i nsuite de auditat, i s se convin, dac este cazul, asupra unei perioade de timp pentru ca auditatul s prezinte un plan de aciuni corective i preventive. Printre participanii la edina de nchidere trebuie inclus auditatul i de asemenea, pot fi inclui clientul auditului i alte pri. Dac este necesar, conductorul echipei de audit trebuie s l ntiineze pe auditat de situaiile ntlnite pe parcursul auditului care pot diminua ncrederea n concluziile auditului. Pregtirea, aprobarea i distribuirea raportului de audit Pregtirea raportului de audit Raportul de audit trebuie s furnizeze o nregistrare complet, exact, concis i clar a auditului, i trebuie s conin sau s fac referire la urmtoarele: obiectivele auditului; domeniul auditului, n special identificarea unitilor funcionale i organizaionale, sau a proceselor auditate i a perioadei de timp n care s-a desfurat auditul. identificarea clientului auditului; identificarea conductorului echipei de audit i a membrilor; datele i locurile n care s-au desfurat activitile de audit la faa locului; criteriile de audit; constatrile auditului; i concluziile auditului. Finalizarea auditului Auditul este finalizat atunci cnd activitile descrise n planul de audit au fost ndeplinite i raportul de audit aprobat a fost difuzat. Documentele referitoare la audit trebuie reinute sau distruse n baza acordului dintre prile participante i n concordan cu procedurile programului de audit i cerinele reglementate, legale i contractuale aplicabile. Dac nu se cere altfel prin lege, echipa de audit i cei responsabili pentru conducerea programului de audit nu trebuie s dezvluie coninutul documentelor, orice informaii obinute n perioada auditului sau raportul de audit, oricrei pri fr acordul explicit al clientului auditului i, cnd este cazul, cu aprobarea auditatului. Dac este cerut dezvluirea coninutului documentelor 31

auditului, clientul auditului i auditatul trebuie s fie informai ct mai curnd posibil.

Desfurarea activitilor de urmrire rezultate din audit Concluziile auditului pot indica necesitatea unor aciuni corective, preventive sau de mbuntire, dup caz. Astfel de aciuni, de obicei, sunt ntreprinse de auditat n cadrul perioadei de timp convenite i nu sunt considerate ca fcnd parte din audit. Auditatul trebuie s-l informeze pe clientul auditului referitor la stadiul acestor aciuni. Finalizarea i eficacitatea aciunilor corective trebuie verificat. Aceast verificare poate fi parte a unui audit ulterior. Programul de audit poate specifica urmrirea de ctre membrii echipei de audit, care adaug valoare prin utilizarea expertizei lor. n astfel de cazuri, trebuie s se aib grij pentru a menine independena n activitile ulterioare de audit. 4.4.4 Competenai evaluarea auditorilor Generaliti ncrederea n procesul de audit depinde de competena celor care desfoar audituri. Aceast competen se bazeaz pe demonstrarea: aptitudinilor personale; i capabilitatea de a aplica cunotinele i aptitudinile acumulate prin educaie, experien de munc, instruire ca auditor i experien de audit. Conceptul de competen a auditorilor este ilustrat n figura 9 Unele dintre cunotine i abiliti sunt comune pentru auditorii sistemelor de management al calitii i de mediu iar unele sunt specifice auditorilor unei discipline individuale. Auditorii i dezvolt, menin i mbuntesc competena prin dezvoltare profesional continu i prin participri regulate la audituri.

Figura 9. Caliti personale ale auditorilor 32

Aptitudini personale Un auditor trebuie: s dea dovad de etic, cinste, ncredere, sinceritate, onestitate i discreie; s fie receptiv, de exemplu, dornic s ia n considerare idei sau alte puncte de vedere alternative; s fie diplomat, de exemplu, tact n lucrul cu oameni; s aib spirit de observaie, de exemplu, stare activ de contientizare a ambientului fizic i a activitilor practice; s fie perceptiv, de exemplu, stare de contientizare instinctiv a situaiilor i capabilitatea de a nelege situaiile; s fie flexibil, de exemplu, se adapteaz prompt la situaii diferite; s fie tenace, de exemplu, perseverent, concentrat pe ndeplinirea obiectivelor; s aib capacitate de decizie, de exemplu, ajunge la concluzii n timp util bazndu-se pe analiz i raionamente logice; i s aib siguran de sine, de exemplu, acioneaz i se manifest independent n timp ce interacioneaz efectiv cu ceilali Cunotine i nsuiri Cunotine i nsuiri generale pentru auditorii sistemelor de management al calitii i de

mediu Auditorii trebuie s aib cunotine i nsuiri n urmtoarele domenii: a) Principii, proceduri i tehnici de audit care s permit auditorilor s selecteze i s aplice pe cele corespunztoare diferitelor audituri i s se asigure c auditurile sunt efectuate ntr-o manier consecvent i sistematic. Un auditor trebuie s fie capabil: s aplice principiile, procedurile i tehnicile de audit; s planifice i s organizeze activitatea n mod eficace; s efectueze auditul n limitele programului agreat; s stabileasc prioritatea i s se concentreze pe probleme n funcie de importan; s colecteze informaii n mod eficace prin intervievare, ascultare, observare i examinarea documentelor, nregistrrilor i a datelor; s neleag adecvarea i consecinele utilizrii tehnicilor de eantionare pentru auditare; s verifice exactitatea informaiilor colectate; s confirme c dovezile de audit sunt suficiente i adecvate pentru a susine constatrile i concluziile auditului; s evalueze acei factori care pot influena credibilitatea constatrilor i concluziilor auditului; s utilizeze documente de lucru pentru a nregistra activitile auditului; s pregteasc rapoartele de audit; s menin confidenialitatea i securitatea informaiilor, i s comunice eficace, fie prin abilitile lingvistice personale, fie prin intermediul unui interpret. b) Sistemele de management i documente de referin care permit auditorului s neleag domeniul i s aplice criteriile de audit. Cunotinele i nsuirile n acest domeniu trebuie s cuprind: aplicarea sistemelor de management diverselor organizaii; interaciunea ntre componentele sistemului de management; standardele sistemelor de management al calitii sau de mediu, proceduri aplicabile sau alte documente ale sistemului de management utilizate ca i criterii de audit; recunoaterea diferenelor dintre documentele de referin i prioritatea acestora; 33

aplicarea documentelor de referin pentru diferite situaii de audit; i sisteme informatice i tehnologia pentru autorizarea, securitatea, difuzarea i controlul documentelor, datelor i al nregistrrilor. c) Situaii organizaionale care permit auditorilor s neleag contextul operaional al organizaiei. Cunotinele i nsuirile n acest domeniu trebuie s cuprind: mrimea, structura, funciile i relaiile organizaiei; procesele generale ale activitii i terminologia conex, i obiceiurile culturale i sociale ale auditatului. d) Legile, reglementrile i alte cerine relevante aplicabile disciplinei care permit auditorului s lucreze n cadrul organizaiei auditate i s cunoasc cerinele care se aplic organizaiei auditate. Cunotinele i nsuirile n acest domeniu trebuie s cuprind: Coduri, legi i reglementri locale, regionale i naionale; Contracte i acorduri; Tratate i convenii internaionale; i alte cerine la care organizaia subscrie. Cunotine i nsuiri generale pentru conductorii echipei de audit Un conductor al unei echipe de audit trebuie s fie capabil: s planifice i s utilizeze eficace resursele pe durata unui audit; s reprezinte echipa de audit n comunicarea cu clientul auditului i auditatul; s organizeze i s conduc membrii echipei de audit; s asigure orientarea i s ndrume auditorii n curs de formare; s conduc echipa de audit pentru a obine concluziile de audit; s previn i s rezolve conflictele i s ntocmeasc i s finalizeze raportul de audit. Cunotine i nsuiri specifice pentru auditorii sistemului de management al calitii Auditorii sistemului de management al calitii trebuie s aib cunotine i abiliti referitoare la: a) tehnici i metode din domeniul calitii pentru a permite auditorului s examineze sistemele de management al calitii i s genereze constatrile i concluziile de audit corespunztoare. Cunotinele i abilitile n acest domeniu trebuie s acopere: terminologia calitii; principiile de management al calitii i aplicarea acestora i instrumentele managementului calitii i aplicarea lor (de exemplu, controlul statistic al proceselor, analiza efectelor i a modurilor de defectare etc.) b) procese i produse, inclusiv servicii pentru a permite auditorului s neleag contextul tehnologic n care se efectueaz auditul. Cunotinele i abilitile n acest domeniu trebuie s acopere: terminologia specific sectorului; caracteristicile tehnice ale produselor i proceselor, inclusiv ale serviciilor i procesele i practicile specifice sectorului. Cunotine i abiliti specifice pentru auditorii sistemului de management de mediu Auditorii sistemului de management de mediu trebuie s aib cunotine i abiliti referitoare la: a) tehnici i metode din domeniul managementului mediului pentru a permite auditorului s examineze sistemele de management de mediu i s genereze constatrile i concluziile corespunztoare auditului. Cunotinele i abilitile n acest domeniu trebuie s acopere: terminologia n domeniul mediului; 34

principiile de management de mediu i aplicarea acestora i instrumentele managementului de mediu i aplicarea lor (cum sunt evalurile impacturilor/ aspectelor de mediu, evaluarea ciclului de via, evaluarea performanei de mediu etc.). b) tiine i tehnologii de mediu -pentru a permite auditorului s neleag relaia fundamental dintre activitile umane i mediu. Cunotinele i abilitile n acest domeniu trebuie s acopere: impactul activitilor umane asupra mediului; interaciunea ecosistemelor; forme ale mediului (exemplu: aer, apa, sol); managementul resurselor naturale (exemplu: combustibili fosili, apa, flora i fauna) i metode generale pentru protecia mediului. c) aspecte tehnice i de mediu referitoare la operare pentru a permite auditorului s neleag interaciunea activitilor, produselor i serviciilor, precum i operaiunilor auditatului cu mediul. Cunotinele i abilitile n acest domeniu trebuie s acopere: terminologia specific sectorului; aspecte i impacturi de mediu; metode pentru evaluarea semnificaiei aspectelor de mediu; caracteristice critice ale proceselor operaionale, produselor i serviciilor; tehnici pentru monitorizare i msurare; i tehnologii pentru prevenire a polurii. Studii, experien profesional, instruire ca auditor i experien de audit Auditor Un auditor trebuie s aib urmtoarele studii, experien profesional, instruire ca auditor i experien de audit: trebuie s absolve studii suficiente pentru a dobndi cunotine i abiliti; trebuie s aib experien profesional. Experiena profesional trebuie s fie ntr-o funcie tehnic, managerial sau profesional care implic raionamente, rezolvarea problemelor i comunicarea cu ali specialiti sau manageri, persoane cu funcii similare, clieni i/ sau alte pri interesate. Parte din experiena profesional trebuie s fie n funcia n care activitile ntreprinse contribuie la dezvoltarea cunotinelor i a abilitilor n: o domeniul managementului calitii pentru auditorii sistemelor de management al calitii, i o domeniul managementului de mediu pentru auditorii sistemelor de management de mediu; instruire ca auditor. Instruirea poate fi furnizat de propria organizaie sau de o organizaie extern; experien de audit. Aceast experien trebuie acumulat sub direcionarea i ndrumarea unui auditor care este competent n calitate de conductor al unei echipe de audit n aceeai disciplin. Conductorul echipei de audit Un conductor al echipei de audit trebuie s fi acumulat experien de audit suplimentar. Aceast experien suplimentar trebuie acumulat acionnd n calitate de conductor al echipei de audit sub direcionarea i ndrumarea unui altui auditor care este competent n calitate de conductor al echipei de audit. Auditori care auditeaz att sisteme de management al calitii ct i de mediu 35

Auditorii sistemelor de management al calitii sau auditorii sistemelor de management de mediu care doresc s devin auditori n cea de-a doua disciplin trebuie: s aib instruirea i experiena profesional necesare pentru a acumula cunotinele i abilitile pentru cea de-a doua disciplin; i s efectueze audituri n cel de-al doilea sistem de management sub direcionarea sau ndrumarea unui auditor care este competent n calitate de conductor al echipei de audit n cea de-a doua disciplin. Un conductor al echipei de audit ntr-una dintre discipline trebuie s ndeplineasc recomandrile menionate mai sus pentru a deveni conductor al echipei de audit n cea de-a doua disciplin. Niveluri de studii, experien profesional, instruire ca auditor i experien de audit Organizaiile trebuie s stabileasc nivelurile de studii, experien profesional, instruire ca auditor i experien de audit pentru un auditor, necesare pentru a acumula cunotinele i abilitile corespunztoare programului de audit prin aplicarea pailor 1 i 2 ai procesului de evaluare. Experiena a artat c nivelurile prezentate n tabelul 2 sunt corespunztoare pentru auditorii care efectueaz audituri de certificare sau similare. n funcie de programul de audit pot fi corespunztoare niveluri mai ridicate sau mai sczute. Tabelul 2. Exemple de niveluri de studii, experien profesional, instruire ca auditor i experien de audit pentru auditorii care efectueaz audituri de certificare sau similare CERINE Studii Experiena profesional total Experiena profesional n domeniul managementului de mediu sau calitate Instruirea ca auditor Auditor Studii secundare (a se vedea Nota 1) 5 ani (a se vedea Nota 2) Auditor n ambele discipline Idem auditor Idem auditor Conductor al echipei de audit Idem auditor Idem auditor

Cel puin 2 ani din cei 5 ani de experien

2 ani n cea de-a doua disciplin (a se vedea Nota 3) 24 de ore de instruire n cea de-a doua disciplin (a se vedea Nota 4)

Idem auditor

40 de ore de instruire despre audit

Idem auditor

36

3 audituri complete pentru un total de cel 4 audituri complete pentru puin 15 zile de un total de cel puin 20 de experien de audit n zile de experien de audit cea de-a doua ca auditor n curs de disciplin sub formare sub direcionarea conducerea i i ndrumarea unui auditor ndrumarea unui Experiena de audit competent n calitate de auditor competent n conductor al echipei (a calitate de conductor se vedea nota 5). al echipei n cea de-a Auditurile trebuie doua disciplin efectuate n ultimii 3 ani (a se vedea nota 5). consecutivi. Auditurile trebuie efectuate n ultimii 2 ani consecutivi.

3 audituri complete pentru un total de cel puin 15 zile de experien de audit n cea de-a doua disciplin sub conducerea i ndrumarea unui auditor competent n calitate de conductor al echipei n cea de-a doua disciplin (a se vedea nota 5). Auditurile trebuie efectuate n ultimii 2 ani consecutivi.

Nota 1: Studii secundare reprezint acel nivel din sistemul naional de educaie care urmeaz dup nivelul primar sau elementar, dar care este finalizat anterior intrrii la o universitate sau instituie educaional similar. Nota 2: Numrul de ani pentru experien profesional poate fi redus cu un an dac persoana a absolvit o form de educaie post liceal corespunztoare. Nota 3: Experien profesional n cea de-a doua disciplin poate fi dobndit n acelai timp cu experiena profesional din prima disciplin. Nota 4: Instruirea n cea de-a doua disciplin este pentru a acumula cunotine despre standardele, legile, reglementrile, principiile, metodele i tehnicile relevante. Nota 5: Un audit complet este un audit care acoper toi paii. Experiena global de audit trebuie s acopere ntregul standard al sistemului de management.

Meninerea i mbuntirea competenei Dezvoltarea profesional continu Dezvoltarea profesional continu se refer la meninerea i mbuntirea cunotinelor, a abilitilor i a nsuirilor personale. Aceasta poate fi realizat prin mijloace ca activitate suplimentar, experien, instruire, studiu individual, studiu asistat, participarea la ntlniri, seminarii i conferine sau alte activiti relevante. Auditorii trebuie s demonstreze dezvoltarea profesional continu. Meninerea abilitilor de auditare Auditorii trebuie s i menin i s demonstreze abilitatea de auditare prin participarea n mod regulat la audituri ale sistemelor de management al calitii/de mediu. Evaluarea auditorilor Generaliti Evaluarea auditorilor i a conductorilor echipei de audit trebuie planificat, implementat i nregistrat n concordan cu procedurile programului de audit pentru a furniza un rezultat care este obiectiv, consecvent, corect i de ncredere. Procesul de evaluare trebuie s identifice nevoile de mbuntire a instruirii i a altor abiliti. Evaluarea auditorilor intervine n urmtoarele etape: evaluarea iniial a persoanelor care doresc s devin auditori; evaluarea auditorilor ca parte a procesului de selectare a echipei de audit; evaluarea continu a performanei auditorului pentru a identifica necesitile pentru meninerea i mbuntirea cunotinelor i a abilitilor. Figura 10 ilustreaz relaia dintre aceste etape de evaluare.

37

Figura 10. Etape ale Evalurii Auditorilor

Procesul de evaluare. Implic patru pai principali. Pasul 1 Identificarea nsuirilor personale, a cunotinelor i abilitilor pentru a ndeplini necesitile programului de audit. Pentru stabilirea cunotinelor i a abilitilor adecvate trebuie s se ia n considerare urmtoarele: Mrimea, natura i complexitatea organizaiei care va fi auditat. Obiectivele i amploarea programului de audit. Cerinele de certificare/nregistrare i acreditare. Rolul procesului de audit n managementul organizaiei care va fi auditat. Nivelul de ncredere cerut n programul de audit; i Complexitatea sistemului de management care va fi auditat Pasul 2 Stabilirea criteriilor de evaluare Criteriile pot fi cantitative (cum sunt anii de experien profesional, numrul de audituri efectuate, orele de instruire ca auditor) sau calitative (cum sunt demonstrarea nsuirilor personale, a cunotinelor sau a abilitilor, n timpul instruirii sau la locul de munc). Pasul 3 Selectarea metodei adecvate de evaluare Evaluarea trebuie realizat de o persoan sau de un grup de persoane care utilizeaz una sau mai multe metode selectate dintre cele din tabelul 3. La utilizarea tabelului 3 trebuie s se ia n considerare urmtoarele: Metodele prezentate reprezint un interval de opiuni i pot s nu fie aplicate n toate situaiile. 38

Diferitele metode prezentate pot diferi n ceea ce privete ncrederea conferit, i combinaie de metode care trebuie de regul s fie utilizat pentru a asigura un rezultat obiectiv, coerent, corect i de ncredere. Tabelul 3. Metode de evaluare

Metoda de evaluare Analiza nregistrrilor Feedback pozitiv sau negativ

Obiective Verific pregtirea i experiena acumulate de auditor. Furnizeaz informaiile despre cum este perceput prestaia auditorului. Evalueaz nsuirile personale, abilitile de comunicare, verific informaiile, testarea cunotinelor i obinerea informaiilor suplimentare. Evalueaz nsuirile personale, i capacitatea de a aplica cunotine i abiliti. Evalueaz nsuirile personale, cunotinele i abilitile, precum i aplicarea acestora. Furnizeaz informaiile acolo unde observarea direct nu este posibil sau adecvat.

Exemple Analiza nregistrrilor referitoare la studii, instruire, expe-rien profesional i de audit. Supravegheri, chestionare, referine personale, mrturii, reclamaii, evaluarea perfor-manei, analize reciproce. Interviuri fa n fa sau la telefon.

Interviu

Observare Testare Analiza post audit

Interpretare de roluri, audituri cu supraveghere, evaluarea n activitate. Examene scrise i orale, teste psihometrice. Analiza raportului de audit i discuia cu clientul auditului, cu auditatul, cu colegii i cu auditorul.

Pasul 4 Efectuarea evalurii n cadrul acestui pas informaiile colectate despre persoan sunt comparate fa de criteriile stabilite la pasul 2. Atunci cnd o persoan nu ndeplinete criteriile, se solicit instruire suplimentar, experien profesional i/sau experien de audit suplimentar, urmat de o reevaluare. Un exemplu referitor la aplicarea i documentarea pailor procesului de evaluare pentru un program ipotetic de audit intern, este ilustrat n tabelul 4. Tabelul 4. Aplicarea procesului de evaluare pentru un auditor ntr-un program ipotetic de audit intern Domenii de competen nsuiri personale Etapa 1 nsuiri Etapa 2 Criterii de personale, cunotine i evaluare abiliti Etic, fr prejudeci, Performan diplomatic, cu spirit de satisfctoare la locul de observaie i de percepie, munc. flexibil, tenace, hotrt, ncreztor . Etapa 3 Metode de evaluare Evaluarea perfomanei

39

Cunotine i abiliti generale Principii, proceduri i Abilitatea de a efectua un tehnici de audit audit conform procedurilor interne, comunicarea cu colegii de la locul de munc cunoscut. Sistem de management Abilitatea de a aplica i documente de pri relevante din referin manualul sistemului de management i din procedurile corelate. Situaii organizaionale Abilitatea de a-i desfura activitatea n mod eficace n cadrul culturii organizaiei i structurii organizaionale i de raportare. Abilitatea de a identifica i a nelege aplicarea legilor i reglementrilor relevante pentru procesele, produsele i/sau emisiilor n mediu.

A absolvit un curs de instruire ca auditor intern. A efectuat 3 audituri ca membru al unei echipe de audit intern. A citit i neles procedurile manualului sistemului de management, obiectivele, domeniul i criteriile de audit relevante. A lucrat n organizaie cel puin de 1 an n funcia de supervizor.

Analiza nregistrrilor de la instruire Observare Analiz reciproc Analiza nregistrrilor de instruire Testare Interviu Analiza nregistrrilor referitoare la experiena profesional Analiza nregistrrilor de instruire.

Legi, reglementri i alte cerine aplicabile

A absolvit un curs de instruire despre legile relevante pentru activitile i procesele care vor fi auditate.

Tabelul 4. (continuare) Etapa 1 nsuiri personale, cunotine i abiliti Cunotine i abiliti specifice domeniului calitii Domenii de competen Abilitatea de a descrie metodele interne de control al calitii. Abilitatea de a diferenia ntre cerinele pentru ncercarea n cursul fabricaiei i cea final. Etapa 2 Criterii de evaluare A absolvit o instruire n aplicarea metodelor de control al calitii. A demonstrat la locul de munc i a utilizat procedurile de ncercare pe flux i final. Etapa 3 Metode de evaluare

Metode i tehnici referitoare la calitate

Analiza nregistrrilor de la instruire. Observare.

40

Procese i produse, inclusiv servicii

Abilitatea de identifica produsele, procesele de fabricaie ale acestora, specificaiile i utilizarea final a acestora.

A lucrat n planificarea Analiza produciei ca funcionar nregistrrilor de pentru planificarea munc. proceselor. A lucrat n departamentul service A absolvit o instruire referitoare la evaluarea performanei de mediu. 6 luni de experien n controlul i prevenirea polurii ntr-un mediu de lucru similar. Analiza nregistrrilor de la instruire. Analiza nregistrrilor de munc.

Cunotine i abiliti specifice domeniului mediului Metode i tehnici ale Abilitatea de nelege managementului metodele pentru de mediu evaluarea performanei de mediu. tiine i tehnologii de mediu Abilitatea de nelege modul n care metodele de prevenire i de control ale polurii utilizate de organizaie trateaz aspectele de mediu semnificative ale organizaiei. Abilitatea de a recunoate aspectele de mediu ale organizaiei i impactele acestora (exemplu: materiale, reaciile lor cu altele i potenialul impact asupra mediului n cazul unei scurgeri accidentale sau emisii. Abilitatea de a evalua procedurile de rspuns n caz de urgen, aplicabile n cazul incidentelor de mediu.

Aspecte tehnice i de mediu ale operrii

A absolvit un curs de instruire intern despre depozitarea materialelor, amestecarea, utilizarea i eliminarea acestora i despre impactele lor de mediu. A absolvit un curs de instruire despre planul de rspuns n situaii de urgen i capacitate de rspuns. Are experien ca membru al unei echipe de rspuns n situaii de urgen.

Analiza nregistrrilor de instruire. Analiza nregistrrilor de instruire i referitoare la experiena profesional.

4.4.5 Raport de structur a unui Raport de audit CUPRINS 1. Scurt descriere a auditului 2. Matricea planului de lucru 3. Evaluarea nonconformitii a auditurilor anterioare 4. Revederea nonconformitii rezultnd de la acest audit 5. Planificarea auditului 6. Lista de verificare a auditului: a. Identificarea aspectelor de mediu, evaluare i control b. Cerine legale i de alt natur c. Obiective i inte 41

d. Programul de management e. Structur i responsabiliti f. Pregtirea ctigurilor i competen g. Comunicarea h. Documentarea i. Controlul documentelor j. Controlul operaional k. Monitoring i msurare l. Nonconformiti m. nregistrri RAPORTUL DE AUDIT Locaia/departamentul: Data auditului: Angajaii intervievai: Scopul: ISO 14001:1996, Sistemul de management de mediu Numele Auditorului Sef: Semntura: 1. Scurta descriere a auditului

42

2. Matricea planului de lucru Departament / Activitate / Persoan A: B: C: D: E: F: G: A B C D 4.1 4.2 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.4.4 4.4.5 4.4.6 4.4.7 4.5.1 4.5.2 4.5.3 4.5.4 43

ELEMENTELE SISTEMULUI ISO 14001 Cerine generale Politica Planificare Aspecte de mediu Cerine legale i de alt natur Obiective i inte Programul de management de mediu Implementare i operaionalizare Structura i responsabiliti Instruire, contientizare i competen Comunicare Documentaia SMM Controlul documentelor Controlul operaional Pregtire pentru situaii de urgen i capacitate de rspuns Verificare i aciune corectiv Monitoring i msurtori Non-conformiti, aciuni corective i preventive nregistrri de mediu Auditul SMM

E F

Analiza efectuat de conducere 3. Evaluarea nonconformitii de la auditurile anterioare Numrul nonconformitii Data

4.6

nchis?

Remarci

4. Revederea nonconformitii rezultnd de la acest audit Numrul aciunii corective ISO 14001 Remarci

5. Planificarea auditului Ziua/ Ora Subiect

44

6. Lista de verificare a auditului

Activitate Identificarea aspectelor de mediu, evaluare i control Cerine legale i de alt natur Obiective i inte Cerina 4.2 Puncte importante -identificarea aspectelor de mediu este relevant pentru departament? -sunt toate activitile analizate? -sunt identificate cerine legale i de alt natur pentru activitile i procesele departamentului? -este progresul asupra obiectivelor i intelor discutat la nivelul departamentului n timpul ntlnirilor lunare? -este nivelul i aciunile controlate de mijloace de actualizare periodic? -sunt identificate i controlate obiectivele relevante i intele la nivelul departamentului? -sunt aciunile din programul de management identificate i controlate la nivelul departamentului? -sunt responsabilitile i programele de timp respectate? -exist o persoan responsabil pentru problematica mediului? Ceea ce s-a descoperit Numrul nonconformitii

4.3.1 4.3.2

Programul management

de

4.3.3

Structur i responsabiliti Instruire Comunicarea Documentarea Controlul documentelor Monitoring i msurare

4.4.1 4.4.2

nregistrri

-responsabilitile sunt identificate? -planul de instruire este valabil? 4.4.3 -organizarea ntlnirilor i subiectelor de discuie sunt discutate? Este comunicarea descris i comunicat? 4.4.4 -exist o list a procedurilor i registrelor disponibile i folosite, implementate i mbuntite? 4.4.5 -sunt date actualizate i proceduri noi primite care le nlocuiesc pe cele vechi? 4.5.1 -exist o procedur disponibil i urmat privind monitorizarea i msurtorile? -sunt toate datele pentru monitorizare identificate? -sunt toate informaiile cu privire la monitorizare i msurare documentate i pstrate? 4.5.3 -sunt toate nregistrrile actualizate i administrate la nivelul

45

departamentului? Audit 4.5.4 -sunt auditurile departamentului conduse conform planificrii? -sunt rapoartele de audit analizate i aciunile corective implementate?

RAPORT DE AUDIT NR. _____________ DATA: 1. ORGANIZAIA AUDITAT:

2. SCOPUL AUDITULUI:

3. DOCUMENTELE DE REFERIN:

4. ECHIPA DE AUDIT:

4.1 4.2 4.3 4.4 5.1 5.2

5. REPREZENTANII AUDITATULUI: 6. PERIOADA AUDITATULUI: 7. ACTIVITILE AUDITATE 8. DESFURAREA AUDITULUI: 8.1 edina de deschidere: Participani: a.) echipa de audit: Data :

Ora: b.) reprezentanii auditatului:

8.2 Constatrile auditului (pe elemente de sistem): 8.2.1 8.2.2 8.2.3 46

8.3. Neconformiti constatate: 8.4 edina de nchidere: Participani: a.) echipa de audit: Data : Ora: b.) reprezentanii auditatului:

8.5. Concluzii privind conformarea sistemului cu documentele de referin: 8.6. Aprecieri privind eficiena sistemului calitii i atingerea obiectivelor : 8.7. Reguli de confidenialitate: 8.8. Difizarea raportului: - un exemplar la: .............................. - un exemplar la: .............................. 8.9. Anexa: Raport de neconformiti Auditor ef,

47

48