TEORIA COMUNICRII CUPRINS Conceptul de Comunicare Definitii ale comunicarii Modele ale comunicarii Functii ale comunicarii Principii

i ale comunicarii 1.NOIUNEA DE COMUNICARE Comunicarea a fost perceput ca element fundamental al existenei umane nca din antichitate. n fapt, nsi etimologia termenului sugereaz acest lucru; cuvntul comunicare provine din limba latin communis care nseamn a pune de acord, a fi in legatur cu sau a fi n relaie, dei termenul circula n vocabularul anticilor cu sensul de a transmite i celorlali, a mprti ceva celorlai. 2.DEFINITII ALE COMUNICARII Toate definiiile date comunicrii, indiferent de colile de gndire crora le aparin sau de orientarile n care se nscriu, au cel puin urmtoarele elemente comune: -comunicarea este procesul de transmitere de informaii, idei, opinii, preri, fie de la un individ la altul, fie de la un grup la altul; -comunicarea este un atribut al speciei umane; -nici un fel de activitate, de la banalele activiti ale rutinei cotidiene pe care le trim fiecare dintre noi zilnic i pn la activitile complexe desfurate la nivelul organizaiilor, nu pot fi concepute n afara procesului de comunicare. Definitii ale comunicarii: a)Definitii de natura instrumentala (care descriu comunicarea prin componentele sale, asa cum se produce aceasta); ,,comunicarea este un proces in care oamenii isi impartasesc informatii, idei si sentimente - Hybels, Weaver,1986; ,,comunicarea este procesul prin care o parte (numita emitator) transmite informatii (mesaj) unei alte parti (numite receptor)- Baron, 1983; ,, comunicarea se refera la actiunea, cu una sau mai multe persoane, de trimitere si receptare a unor mesaje, care pot fi deformate de zgomote, are loc intr-un context, presupune efecte, si furnizeaza oportunitati de feedback De Vito, 1988. b)Definitii de natura analitic-investigativa (care incearca sa observe dincolo de activitatea stricta de transmitere-receptare a unui mesaj) ,,comunicarea reprezinta interactiunea sociala prin sistemul de simboluri si mesaje- George Gerbner; ,, comunicarea este o functie sociala..un set de relationari bazate pe transmiterea unor stimuli( semne) si evocarea raspunsurilor- Colin Cherry;

,,comunicarea este dobandirea, transmiterea si atasarea unui inteles informatiei-Roberts, Hunt,1991. 3.FUNCTIILE COMUNICARII Intelegere si cunoastere; Relationari consistente cu ceilalti; Dimensiunea de influenta si persuasiune a comunicarii.

FUNCIILE COMUNICRII ORGANIZAIONALE a)FUNCTIA DE INFORMARE. Consta in capacitatea comunicarii de a oferi personalului informatii necesare, astfel incat, acesta sa-si poata indeplini sarcinille de serviciu cat mai eficient. Tipuri de informatii: pertinente adecvate postului ocupat actuale determinate ca timp: - urgente - de perspectiva - permanente b)FUNCTIA DE REGLEMENTARE Reglementarea comunicarii organizationale este comunicarea indreptata spre politicile aplicate in cadrul organizatiei sau mesaje privitoare la intretinerea organizatiei. -Adesea, astfel de comunicari atrag atentia ca anumite principii sau dispozitii ale organizatiei au fost incalcate si nu mai trebuie repetate. - Aceste mesaje sunt de obicei neplacute dar necesare pentru functionarea normala a organizatiei c)FUNCTIA DE INTEGRARE (spiritul de echipa).Se axeaza pe coordonarea sarcinilor de munca, pe conlucrarea diferitelor unitati functionale ale organizatiei spre realizarea scopului comun. -unul ( sau o echipa) face un segment de lucru; -celalalt ( cealalta echipa) face un segment compementar, pentru a obtine o maxima optimizare a serviciilor propuse. d)FUNCTIA DE MANAGEMENT Este axata pe determenarea personalului de a face: - ceea ce este necesar pentru organizatie; - de a obtine informatii despre personal spre a-l cunoaste mai bine; - pe stabilirea relatiilor cu personalul. Cine poate intruni scopul relatiei interpersonale si scopul intelegerii, ar putea avea o mai buna sansa de a sti cum sa conduca angajatii.

e)FUNCTIA PERSUASIVA Este un produs al functiei de management; Este o incercare de a influenta angajatii sa faca ceva in mod special, fara sa para a fi un ordin; Aceasta abordare duce la formarea unor mult mai bune relatii intre conducator si subordonati. f)FUNCTIA DE SOCIALIZARE Caracteristici: Cea mai importanta; Adesea neglijata; Pare evidenta; Rareori omisa de manageri sau angajati. Socializarera nu inseamna a fi in relatii bune cu oricine din organizatie, ci a fi integrat in retelele de comunicare din acea organizatie.( ex. functiile Departamentului de Relatii Publice si Comunicare). PRINCIPII ALE COMUNICARII Comunicarea este inevitabila; Comunicarea este un proces in care componentele relationeaza; Comunicarea este ireversibila; Comunicarea reprezinta un proces circular, continuu ( nu se poate identifica de unde s-a pornit si unde se va termina comunicarea); Comunicarea este simetrica si complementara; Competenta de comunicare( un intreg set de abilitati de a utiliza procesul de comunicare FUNCTIILE SI PRINCIPIILE COMUNICARII Functiile si principiile comunicarii reprezinta un ansamblu structural care sustine intregul edificiu al fenomenului. Un principu de baza este acela ca ,,nu putem sa nu comunicam, iar competenta de comunicare poate fi inteleasa ca cea mai importanta functie a comunicarii. MODELE ALE COMUNICARII Modelul simplu, liniar propus de C. Shannon si W. Weaver, 1994, preluat de Roberts, Hunt,1991 si adaptat, adaugandu-i elementul de feedback. Modelul initiat de David Berlo, numit modelul SMCR ( Sursa, Mesaj, Canal, Receptor).: -Subliniaza relevanta pentru emitator si receptor a culturii si a sistemului social in care are loc actul de comunicare; -Incearca sa surprinda echilibrul sau faptul ca procesul de comunicare este o actiune multiinfluentata

TIPOLOGIA COMUNICARII ORGANIZATIONALE

Comunicarea interna
a) Comunicarea formala; b) Comunicarea informala.

Comunicarea externa
a) Comunicarea externa operationala b) Comunicarea externa strategica b) Comunicarea externa de promovare

Comunicarea interna
a) Comunicarea formala; Canalele formale de comunicare sunt proiectate si gestionate pentru a permite transferul de informatii pe verticala pe orizontala. Comunicarea se desfasoara, in general, pe trei directii principale: 1. de sus in jos, 2. de jos in sus, 3. pe orizontala. Aceasta este situatia ideala de comunicare 1.Comunicarea de sus in jos este initiata de manageri, este indreptata catre esaloanele subordonate. De obicei, este folosita pentru: transmiterea de dispozitii si directive, explicarea regulamentelor si practicilor specifice organizatiilor, delimitarea responsabilitatilor salariatilor, motivarea angajatilor, punerea lor periodica la curent cu politica, scopurile si strategia aleasa de organizatie. Comunicarea de sus in jos trebuie folosita cu prudenta pentru ca prezinta pericolul desprinderii managerilor de realitatile din organizatie, datorita lipsei de feed-back. Din acest motiv, comunicarea de sus in jos trebuie sa fie completata de comunicarea de jos in sus.

2.Comunicarea de jos in sus are ca emitatori salariatii si ca destinatari pe manageri. Angajatii isi comunica in acest mod parerile si masura in care au inteles comunicarea de sus in jos. Acest fapt are rolul de a crea sentimentul de valoare personala.

Complementaritatea acestor doua tipuri de comunicare trebuie sa favorizeze crearea unei culturi organizationale flexibile, centrata pe sentimenteul valorii personale a salariatilor si pe cel al apartenentei acestora la valorile si normele organizatiei. 3.Comunicarea pe orizontala Este alt palier al comunicarii formale si se realizeaza: - intre managerii aflati pe pozitii similare in interiorul organizatiei, - intre alte persoane din cadrul diverselor departamente. Acest tip de comunicare are rolul de a realiza coordonarea activitatilor dintre departamente, mai ales daca acestea sunt interdependente. b) Comunicarea informala. Se poate defini drept schimbul de informatii care are loc in afara canalelor de comunicare oficiale. Se desfasoara in general prin canale create spontan. Apar si exista in mod necontrolat, se modifica permanent si opereaza la toate nivelurile. Merg in paralel cu canalele de comunicare formale, daca sunt ineficiente sau daca informatia care ajunge pe aceasta cale este saraca. Directiile formale de comunicare trebuie sa functioneze fara gres pentru ca informatia circula oricum. Daca este mediata de canalele neformale de comunicare, exista pericolul ca ea sa se transforme in zvon sau in barfa, ceea ce nu este de dorit nici pentru mediul intern de lucru, nici pentru functionarea de ansamblu a organizatiei. Aceste canale nu pot fi nici interzise, nici desfiintate. Pentru buna functionare a organizatiei ele trebuie pe de o parte contracarate de informatiile transmise prin intermediul canalelor oficiale, iar pe de alta parte trebuie incurajate pentru ca ofera un feed-back optim. Acest tip de comunicare se asociaza cel mai bine cu o politica manageriala care incurajeaza initiativa si autonomia, largind spatiul de joc al fiecarui actor al organizatiei. Promovarea comunicarii informale reduce riscurile legate de conflictele de munca, de greve, de fenomene de tipul contraputerii, generate de obicei de excesul de formalism. In concluzie, pentru a functiona eficient comunicarea organizationala trebuie sa acopere atat registrul formal, cat si pe cel informal. Daca informalul este incurajat, el poate deveni sursa de inovatie pentru formal, lucru foarte profitabil mai ales in momente de restructurare a organizatiei. Invers, promovarea exclusiva a comunicarii informale va avea ca efect dezordinea, dezorganizarea, imposibilitatea formularii de obiective pe termen lung.

In aceste conditii, trebuie in primul rand create cadre formale de comunicare, suficient de suple insa, pentru a putea permite fluxurile informale purtatoare de feedback si de noutate.

Comunicarea externa cuprinde :

Comunicarea de tip managerial; Comunicarea externa operationala; Comunicarea externa strategica; Comunicarea externa de promovare. 1.Comunicarea de tip managerial acest gen de comunicare este redusa de obicei la comunicarea de tip managerial; managerul este considerat veriga de legatura intre organizatie si mediul sau extern in general si publicul specific in particular. managerul este purtatorul principal de imagine al organizatiei pe care o conduce. legaturile sale cu mediul extern sunt oficiale, comportamentul si atitudinile sale sunt predictibile. managerul este purtatorul principal de imagine al organizatiei pe care o conduce. legaturile sale cu mediul extern sunt oficiale, comportamentul si atitudinile sale sunt predictibile managerul are rolul de simbol al organizatiei; managerul are un rol deosebit in contextul interferentelor cu organizatii similare. 2.Comunicarea externa operationala este realizata intre membrii organizatiei cu interlocutori din exteriorul acesteia; se refera la faptul ca mare parte din salariati intretin relatii profesionale cu persoane din mediul extern al organizatiei; se comunica in calitate de reprezentanti ai organizatiei cu partenerii externi ai acesteia: clienti, furnizori, contractanti, autoritati publice, eventuali concurenti. Astfel, fiecare vehiculeaza o anumita imagine si anumite mesaje din partea organizatiei si primesc in acelasi timp informatii pe care le retransmit in interiorul organizatiei. Aceste schimburi sunt vitale pentru activitatea pe termen scurt a organizatiei.

3.Comunicarea externa strategica Acest tip de comunicare imbraca doua forme de baza: dezvoltarea de relatii de comunicare cu mediul extern si, previzionarea evolutiei si schimbarilor care se pot produce in exteriorul organizatiei si care pot afecta activitatea acesteia. Organizatia incearca sa reziste in mediul extern, in mod necesar concurential prin construirea de relatii profitabile cu actorii cheie ai acestuia: autoritatile locale, directori ai altor organizatii, in general cu persoanele care sunt considerate a fi influente. Observarea atenta a mediului extern si previzionarea evolutiei acestuia se realizeaza prin intermediul unor anumiti membri ai organizatiei care capteaza toate informatiile considerate strategice. O atentie deosebita este acordata activitatilor concurentei, evolutiei suporturilor tehnice, noilor norme si reglementari legislative care pot afecta organizatia si transforma mediul sau extern, evolutiei situatiei locurilor de munca, eventualelor miscari sociale etc. Aceste informatii sunt foarte utile in luarea de decizii, in alegerea strategiilor si in optiunea pentru o anume politica. 4.Comunicarea cu rol de promovare se desfasoara unilateral, dinspre organizatie catre mediul exterior al acesteia. in aceasta situatie, nu mai sunt membrii organizatiei cei care intretin legatura cu exteriorul, ci organizatia ca institutie. se ofera informatii despre produsele sau serviciile pe care le ofera, incearca sa-si amelioreze imaginea de ansamblu sau pur si simplu vrea sa se faca cunoscuta si sa-si promoveze valorile. Formele prin care se concretizeaza acest tip de comunicare sunt: publicitatea - prin mass media sau prin propriile materiale publicitare; promovarea vanzarilor; sponsorizarile - finantarea activitatilor culturale sau sportive; mecenatul - ajutor financiar sau logistic acordat artistilor, organizatiilor umanitare sau non-profit; articole care prezinta organizatia in publicatii de specialitate; organizarea de standuri la targuri si forumuri; organizarea de zile ale portilor deschise; actiuni de consiliere si ajutorare a altor institutii similare (dar care in mod real nu sunt concurentiale) prin detasarea temporara de personal.

In concluzie fiecare angajat isi poate asuma fara probleme rolul de comunicator extern, mesajul sau fiind centrat pe seriozitatea, eficienta si calitatea de care da dovada organizatia. Acest lucru presupune insa ca salariatul : sa stie (ceea ce tine de eficienta comunicarii interne); sa creada (este vorba de coerenta dintre discursul pe care il afiseaza si actiunile sale concrete) ; sa vrea (adica sa simta nevoia sa vorbeasca despre organizatie, ceea ce trimite la ideea de motivatie).