PREVENIREA CORUPIEI PRIN INOVAIE I CALITATE N SECTORUL PUBLIC

Ghid de bune practici

Bucureti Octombrie 2010

Asociaia Asisten i Programe pentru Dezvoltare Durabil Agenda 21

Proiectul: Corupia ne privete pe toi! Facilitatea de Tranziie 2007 Consolidarea sprijinului societii civile n lupta mpotriva corupiei Partener proiect: Agenia Naional a Funcionarilor Publici

Corupia ne privete pe toi! - Ghidul de bune practici

Autor Monica Dimitriu

Coordonator proiect: Nina Cugler

CUPRINS

1. Introducere ...................................................................................................................... 5 2. Capitolul 1 - mbunatirea serviciilor publice printr-un management organizaional i al calitii performant .. 6 3. Capitolul 2 - Consolidarea administraiei publice prin promovarea dialogului social, dar i prin atragerea la actul de decizie a cetenilor .......................................................... 102 4. Capitolul 3 - Sporirea gradului de integritate, transparen i rspundere n cadrul funciei publice ..... 148 5. Regulamentul Grupurilor Locale de Aciune ........................................................... 173 6. Plan cadru de aciune pentru prevenirea i combaterea corupiei ................................ 177

Introducere
Prezentul Ghid de bune practici reprezint una dintre componentele proiectului Corupia ne privete pe toi!, proiect care se deruleaz n cadrul programului de finanare: Facilitatea de Tranziie 2007/19343.01.11 - Consolidarea sprijinului societii civile n lupta mpotriva corupiei, finanat de Uniunea European i coordonat de asociaia Asisten i Programe pentru Dezvoltare Durabil - Agenda 21 (APDD - Agenda 21), n parteneriat cu Agenia Naional a Funcionarilor Publici (ANFP). APDD - Agenda 21 i ANFP i-au propus prin proiectul Corupia ne privete pe toi s creeze un model de parteneriat public - privat ntre instituii / autoriti publice locale i societatea civil, n scopul prevenirii i combaterii corupiei, prin instituirea unor mecanisme de monitorizare a modului n care se aplic n practic legislaia i Strategia naional privind prevenirea i combaterea corupiei n sectoarele vulnerabile i administraia public local 20082010. Exemplele de bun practic n ceea ce privete calitatea serviciilor publice oferite, creterea ncrederii n administraia public prin consultarea cetenilor n procesul decizional, precum i etica, integritatea i profesionalismul funcionarilor publici, dovedesc implicarea instituiilor i autoritilor publice din administraia central i local n prevenirea corupiei, n elaborarea i implementarea unor politici publice i strategii eficiente de combatere a acestui fenomen social. Procesul de selectare a proiectelor s-a realizat la nivel naional. Cele mai bune exemple de bun practic incluse n acest ghid vor fi premiate n cadrul Conferinei finale din cadrul proiectului, care va avea loc n data de 16 noiembrie 2010, cu prilejul derulrii festivitii de premiere a competiiei Inovaie i calitate n sectorul public, ediia a 3-a.
5

MBUNATIREA SERVICIILOR PUBLICE PRINTR-UN MANAGEMENT ORGANIZAIONAL I AL CALITII PERFORMANT

Modernizarea sectorului public i mbuntirea calitii serviciilor publice reprezint un element esenial pentru programul reformei sectorului public. Indiferent de modelul de management ales, calitatea serviciului public rmne o problem cheie pentru programul de modernizare i reformare a administraiei publice. Managementul calitii ofer soluii pentru problemele de ineficien i calitate sczut a serviciilor livrate, dar i pentru reducerea costurilor n situaii de criz financiar. Promovarea cazurilor de bun practic pe aceast tematic reprezint unul dintre instrumentele de ncurajare a administraiei publice din Romnia pentru implementarea managementului calitii.

Economie bazat pe cunoatere-EBC

Instituia: Ministerul Comunicaiilor i Societii Informaionale Persoan de contact Cassian SPOREA, coordonator RECL, UMP, MCSI

Parteneri Ministerul Comunicaiilor i Tehnologiei Informaiei, Ministerul Administraiei i Internelor, Ministerul Educaiei, Cercetrii Tineretului i Sportului, Ministerul Culturii i Patrimoniului Naional, Ministerul Economiei, Comerului i Mediului

Descriere Proiectul Economia Bazat pe Cunoatere (EBC) este un proiect strategic de pionierat pentru societatea cunoaterii din Romnia, conceput i derulat de Ministerul Comunicaiilor i Societii Informaionale. Cu un buget de 69.4 mil USD, din care 60 mil USD dintr-un mprumut acordat de Banca Mondial, proiectul se adreseaz spaiului rural i mic urban i se desfoar n parteneriat cu primriile din 255 de comune i orae cu mai puin de 30 000 locuitori, unde nu
7

exist acces la informaie digital i, deci, nici competene de a o folosi i exploata. Prin acces la Internet de mare vitez, computere aflate la dispoziia publicului larg i a colilor, sesiuni de instruire i programe de mentorat, proiectul sprijin administraia public local s ofere servicii de calitate ctre populaia din aceste localiti (peste 8% din populaia Romniei) astfel nct cetenii s obin o informaie relevant pentru preocuprile lor, s tie cum s-o foloseasc pentru a-i mbunti calitatea vieii. Serviciile de Asisten Tehnic reprezint componenta de dezvoltare comunitar a proiectului Economia Bazat pe Cunoatere (EBC), ce urmrete familiarizarea populaiei rurale cu instrumentele TIC actuale. Aceast component, poate cea mai important din ntreaga economie a proiectului EBC, va asigura suport de specialitate comunitilor rurale i mic urbane n activitile ce reclam cunotine informatice de baz. Portalul www.ecomunitate.ro, dezvoltat n cadrul acestui proiect reprezint un instrument complex, primul de acest tip, care ofer o platform modern pentru interaciunea comunitilor dezavantajate, interaciune care duce, de la schimbul de idei i experiene, pn la parteneriate colare i comer electronic. Structura portalului se concentreaz pe necesitatea dezvoltrii locale cu accent pe informaii din urmtoarele domenii: educaie, cultur, afaceri i administraie local.

Website www.ecomunitate.ro

Problema n cadrul unui studiu al emergenei economiei bazat pe cunoatere, ntocmit de Banca Mondial n perioada de pre-aderare (2003), au fost propuse o serie de politici economice capabile s reduc decalajele identificate n raport cu standardele europene i internaionale. Facilitarea accesului la servicii TIC pentru beneficiari din cadrul comunitilor dezavantajate din punctul de vedere al accesului la cunoatere a reprezentat i un punct important pe agenda aderrii Romniei la UE. Proiectul EBC i-a propus s ncurajeze creterea calitii serviciilor publice, prin oferirea de echipamente i conectivitate, dar i prin alfabetizarea digital a membrilor comunitilor i autoritilor publice locale. S-a avut n vedere extinderea accesului la Internet i implicit la servicii cu component TIC, mbuntirea cunotinelor de utilizare a calculatorului de ctre un numr ct mai mare de persoane din categorii diferite, reducerile de costuri i creterea eficienei serviciilor publice.

Scopul Tratatul de la Lisabona (2007), ratificat de toate rile membre ale Uniunii Europene, printre care i Romnia, iniiativa i2010 i Declaraia de la Riga (2006) sunt documentele care asigur cadrul trecerii de la societatea informaional la societatea cunoaterii. Un important studiu i plan strategic, este agenda politic a urmtorilor cinci ani pentru viitoarea societate european a
8

cunoaterii, ntocmit, n septembrie 2009, de Ministerul Comunicaiilor din Suedia. Obiectivul final al unei economii bazate pe cunoatere este creterea produsului intern brut, prin investiia n capitalul uman care, cu ajutorul tehnologiei informaiei i al instruirii, nva s genereze i s exploateze cunoaterea. De aceea proiectul urmrete mbuntirea serviciilor publice i instruirea resurselor umane din Administraia Public Local n vederea unui management performant capabil s ofere premisele accesului la societatea cunoaterii. Mediile n care s-a investit i nc se investete n crearea de competene sunt cele care pot concura la dezvoltarea local printr-un management modern, producnd schimbri de natur s transforme societile comunitare n centre economic sustenabile i social competitive - cultur, educaie, administraie local i mediul de afaceri.

Obiective Proiectul contribuie la extinderea accesului la tehnologiile informaionale i de comunicaii moderne i la mbuntirea cunotinelor de utilizare a calculatorului pentru cetenii celor 255 de comuniti selectate, dezvoltarea i promovarea serviciilor de e-government, modernizarea procesului educaional precum i la promovarea comerului electronic i adoptarea soluiilor inovative n mediul de afaceri. Componentele majore ale Proiectului vizeaz toate domeniile care au un rol n societatea cunoaterii, iar viziunea sa strategic a fost dimensionat astfel: Asigurarea accesului la informaie pentru reducerea decalajului digital (se asigur diseminarea cunoaterii) Alfabetizare digital i creare de competene pentru o societate incluziv (factorul uman ca productor i consumator de cunoatere) Promovarea i furnizarea serviciilor locale de guvernare electronic pentru stabilirea unei relaii corecte ntre contribuabil i Stat Stimularea iniiativelor de antreprenoriat

Resurse Proiectul a presupus implicarea a numeroase categorii de participani, fiecare cu nevoi specifice care trebuiau adresat pe perioada implementrii factori decizionali (Guvernul Romniei i Banca Monidal), administraia central i local (primrii, consilii judeene, RECL, etc), sectorul privat (antreprenorii din comunitile EBC), profesori i elevi i ali membri ai comunitii. n cadrul proiectului au fost angajai n cadrul primriilor 255 de Manageri RECL i 255 de Administratori IT. n concordan cu acordurile i angajamentele legale, proiectul EBC este derulat de ctre Unitatea de Management al Proiectului (UMP), din cadrul MCSI. Una dintre cele mai valoroase resurse n cadrul proiectului a fost experiena echipei UMP legat de dezvoltarea rural. Ideea principal din spatele proiectului a fost implicarea activ a ct mai muli participani. Urmnd principiul conform cruia succesul proiectului nu este msurat n cantitatea de tehnologie livrat, ci n numrul persoanelor instruite i modul n care utilizeaz tehnologia, angajaii din administraia local au fost sprijinii i ncurajai s-i nsueasc tehnici de management modern i s se implice activ n furnizarea de servicii cu valoare adugat ctre populaie.
9

Implementare Prin intermediul proiectului EBC, MCSI (Unitatea de Management al Proiectului) a diseminat bunele practici ctre cele 255 de comuniti locale ducnd la mbuntirea i diversificarea serviciilor oferite de reprezentanii autoritilor publice locale ctre membrii acestora. Primul pas a fost identificarea celor nou comuniti care au format o reea experimental ce a devenit apoi fundaia pe care s-au cldit, la scurt timp, cele 255 de Reele Electronice ale Comunitilor Locale (RECL). Al doilea pas: infrastructura de comunicaii. n aceast etap au fost realizate o serie de dotri mii de kilometri de fibr optic, echipamente IT, design-ul i implementarea RECL, achiziia de mobilier i tot ce presupune asigurarea condiiilor unei bune funcionri. A urmat etapa de selectare i instruire a resurselor umane ale RECL. Din studiile de fezabilitate reieea ca formula optim a echipei locale de specialiti ai cunoaterii const n colaborarea a doi experi cu atribuii precise: un manager de reea (manager RECL), care urma s aib un rol important n comunitate, acela de liant i promotor al factorilor care contribuie la dezvoltarea local i un administrator IT, care urma s ntrein reeaua ca sistem informatic integrat. n faza urmtoare a fost organizat procesul de instruire al personalului RECL (Reele Electronice ale Comunitilor Locale) desfurat la Braov n vara anului 2008. Personalului RECL i-au fost dedicate sesiuni de instruire n mai multe domenii conexe economiei bazat pe cunoatere: management, marketing, comunicare, utilizarea TIC, dezvoltare economic local. Lansat n anul 2008, portalul eComunitate (www.ecomunitate.ro) este o iniiativ unic la noi n ar, fiind, poate, cel mai complex site de coninut finanat de Guvern. Site-ul prezint cele 255 de comuniti dar este i o reea social, n care utilizatorii fac transfer de cunoatere i genereaz coninut, folosindu-se de tehnologiile web 2.0. Portalul eComunitate ofer posibilitatea de a prezenta ntr-un mod unitar ctre membrii comunitilor i ctre publicul larg informaiile de interes general din mediul rural, proiecte desfurate, direciile de dezvoltare ulterioare, etc. Aa a fost creat i seria povetilor de succes care promoveaz bune practici despre dezvoltarea local. Portalul vine de asemenea n ntmpinarea nevoilor antreprenorilor din comuniti oferindu-le posibilitatea de a se promova compania, produsele i de a vinde online produsele realitate. Poate cel mai important program de instruire profesional este susinerea cursului intensiv pentru utilizarea TIC n coal i afaceri, finalizat n vara anului 2009 cu acordarea a peste 5000 de certificate CNFPA. Adresat tuturor membrilor comunitilor KEP, cu precdere antreprenorilor, funcionarilor publici, cadrelor didactice i bibliotecarilor, cursul a fost conceput i structurat personalizat, folosind ca indicatori de baz profilul socio-profesional al beneficiarilor, nevoile lor, gradul de familiaritate cu utilizarea calculatorului i a resurselor digitale. Scopul stagiilor de instruire pentru utilizarea calculatorului adresate membrilor comunitii a constat n formarea competenelor de baz necesare cetenilor pentru a optimiza accesul acestora la informaie i cunoatere prin intermediul reelei electronice a comunitii locale (RECL) i serviciilor electronice dezvoltate prin proiect. Investiia n resursele umane i n competenele de TIC ale comunitilor locale reprezint un element strategic n dezvoltarea comunitilor. Serviciile de Asisten Tehnic reprezint componenta de dezvoltare comunitar a proiectului Economia Bazat pe Cunoatere (EBC), ce are ca scop familiarizarea populaiei rurale cu instrumentele TIC actuale. Aceast etap a proiectului este continuarea fireasc a eforturilor de pn acum de asigurare a infrastructurii i de instruire n domeniul tehnologiilor
10

informatice. Aceast component, asigur suport de specialitate comunitilor rurale i mic urbane n activitile ce reclam cunotine informatice de baz. Componenta de Asisten Tehnic optimizeaz accesul populaiei rurale la serviciile guvernamentale de baz (educaie, administraie public, cultur) i contribuie la consolidarea unui mediu de afaceri concurenial, la nivel local. Pentru atingerea acestor obiective, etapa de Asisten Tehnic din cadrul EBC atinge urmtoarele aspecte: facilitarea managementului EBC la nivel local cu sprijinul a 25 de Coordonatori Locali de Proiect; asisten pentru dezvoltarea planurilor de sustenabilitate a RECL din fiecare comunitate i asigurarea de suport pentru dezvoltarea sustenabil a comunitilor locale; dezvoltarea unui program de relaionare i networking pentru personalul RECL, ce are n vedere o serie de actiuni de consolidare a colaborrii dintre comunitile participante la proiect pentru diseminarea de bune practici privind furnizarea de servicii publice locale; monitorizarea i evaluarea personalului RECL, n vederea identificrii unui plan de dezvoltare personal care s conduc la mbuntirea serviciilor oferite de APL i acumularea de cunotine de management n vederea asigurrii calitii activitilor realizate n beneficiul membrilor comunitii; suport pentru dezvoltarea sustenabila a comunitilor locale, prin organizarea de instruiri adresate personalului RECL, privind dezvoltarea de proiecte finanate din instrumente structurale; dezvoltarea serviciilor oferite n cadrul Punctului de Acces Public la Informaie (PAPI) prin intermediul TIC; facilitarea parteneriatelor ntre comunitatile EBC i organizaii private i identificarea prghiilor de dezvoltare socio-economic a comunitilor ; dezvoltarea i finanarea unui program de granturi pentru comunitile EBC, aciune ce va avea ca obiectiv punerea n aplicare a unor servicii de e-guvernare n scopul creterii potenialului economic local.

Elemente Novatoare Studiile internaionale arat c pn n 2015, pentru majoritatea locurilor de munc vor fi obligatorii cunotinele de utilizare a computerului i obinerea de competene digitale. Inovaia este unul dintre pilonii fundamentali ai economiei bazat pe cunoatere iar utilizarea tehnologiei pentru asigurarea dezvoltrii locale este un element cheie ce presupune aciunea comun n cadrul unor multiple niveluri de guvernare. De aceea proiectul EBC face parte din elita proiectelor Europene care ncurajeaz utilizarea tehnologiei pentru reducerea decalajelor existente ntre mediul urban i cel rural. Informaia nseamn oportunitate i responsabilizare, iar cunotinele de a utiliza noile tehnologii sunt eseniale n prezent. Accesul la informaie ofer un avantaj clar pentru dezvoltarea personal i profesional a locuitorilor din zonele defavorizate, inclusiv a reprezentanilor APL. Elementul inovator al proiectului EBC este chiar impactul la nivel naional privind utilizarea noilor tehnologii n vederea dezvoltrii locale sustenabile i modul n care administraia public local este sprijinit n procesul de reformare a acestui sector n vederea furnizrii de servicii de calitate pentru ceteni. Proiectul are o component social i economic extrem de puternic ce asigur beneficii pe termen lung i posibilitatea ncadrrii n standardele Uniunii Europene.

11

Lecii nvate Managementul schimbrii a fost o component cheie n implementarea proiectului EBC. Un accent deosebit s-a pus pe integrarea soluiilor IT n sistemul administraiei locale n vederea creterii eficienei i calitiii serviciilor prestate ctre populaie. Implementarea proiectului a presupus un efort conjugat din partea tuturor celor implicai reprezentani guvernamentali, organisme internaionale, reprezentani ai administraiei publice locale, parteneri privai, etc dar rezultatele nregistrate vin s confirme valoarea proiectului i beneficiile pentru membrii comunitilor din mediul rural privind accesul la noile tehnologii. Implementarea proiectului EBC a urmrit o strategie coerent, pe termen lung cu implicaii extinse nu doar la nivelul celor 255 de comuniti. Rezultatele obinute n prezent de comunitile EBC pot fi replicate i n cazul altor localiti din mediul rural. Pentru a depi ineria i reticena iniial a membrilor comunitilor i pentru a adapta proiectul ct mai mult la nevoia local echipa de management al proiectului din partea MCSI a apelat la sprijinul unor coordonatori locali. Cu ajutorul acestora i al personalului RECL, s-a ncercat ca toi beneficiarii finali s fie implicai n proiect, participnd astfel n mod direct la dezvoltarea societii cunoaterii.

Rezultate Proiectul EBC adreseaz nevoile a 1,8 milioane de oameni. Muli dintre membrii acestor comuniti rurale au avut pentru prima dat acces la tehnologia modern. EBC i propune s creeze un model de dezvoltare pentru o societate modern declannd un proces ireversibil de schimbare cultural i economic i mbuntire a calitii vieii. Rezultate nregistrate: dezvoltarea a 255 de Reele Electronice ale Comunitilor Locale n comunitile beneficiare ale Proiectului EBC. Un numr de 255 de primrii, biblioteci publice, Puncte de Acces Public la Informaie (PAPI) i 502 de coli gimnaziale au fost conectate n cadrul unei reele integrate ntr-o prim faz 512 persoane din APL, din cadrul comunitilor beneficiare au fost instruite n domeniul TIC (manageri de reea i administratori IT) dar i n alte domenii precum: marketing, comunicare, relaii publice i dezvoltare economic local. au fost organizate cursuri de instruire IT n toate cele 255 de comuniti EBC i 5.225 de absolveni au primit un certificat oficial emis de CNFPA (Consiliul Naional pentru Formarea Profesional a Adulilor) i recunoscut de Ministerul Educaiei, Cercetrii i Inovaiei i Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale. Dintre aceti 1940 sunt cadre didactice, 187 bibliotecari, 662 ntreprinztori, 1207 funcionari n administraia public, 530 poteniali ntreprinztori, 178 proaspei absolveni i 521 alte persoane din comunitate. au fost acreditate 28 de PAPI-uri ca centre locale de formare n domeniul TIC (competene de baz). Certificarea CNFPA va oferi centrelor locale posibilitatea de a organiza programe de instruire n domeniul alfabetizrii n domeniul TIC pentru membrii comunitilor locale. 255 de manageri au participat la instruiri privind dezvoltarea de proiecte finanate din instrumente structurale. 103 Administratori IT i Manageri
12

RECL, au beneficiat de instruire privind dezvoltare web i aplicarea instrumentelor TIC n afaceri. a fost dezvoltat portalul eComunitate, ce are n prezent peste 8000 de utilizatori i peste 2000 de materiale publicate. Proiectul Economia Bazat pe Cunoatere a obinut, deja, dou distincii importante: premiul Cel mai bun proiect cu coninut informaional i o medalie din partea Comisiei Europene, la seciunea Geographic Inclusion, la gala proiectelor pe domeniul e-Incluziunii, n anul 2008.

Referine Articole presa, linkuri cu informatii despre proiect postate pe Ecomunitate, lista comunitati, poze, document programatic WB

Linkuri Informaii despre activiti din proiect: www.ecomunitate.ro www.ecomunitate.ro/Comunicare_si_diseminare(17537).html Valorile comunitii: http://www.ecomunitate.ro/Valorile_comunitatii(15917).html Materiale de promovare: http://www.ecomunitate.ro/Materiale_informative(15777).html Program de instruire n domeniul utilizrii calculatorului i a tehnologiei informaiei i comunicaiilor (TIC) cu aplicare n coal i afaceri, in comunitatile EBC http://www.ecomunitate.ro/instruiretic http://www.ecomunitate.ro/seminarii_regionale Date statistice: http://www.ecomunitate.ro/Sinteza_rezultate_si_indicatori_(17536).html Poveti de succes: http://ecomunitate.ro/arhiva_poveste_de_succes(15466).html Galerie poze portal eComunitate: http://www.ecomunitate.ro/Gallery.aspx?id=Ng Centre PAPI acreditate CNFPA: http://www.ecomunitate.ro/n_Agenda_digitala_sau_nscris_28_de_centre_de_formare_n_competente_digitale,_sustinute_prin_proiectul_Econo mia_bazata_pe_Cunoastere(20311).html

13

Refuz etichetele...suntem egali din natere! - Combaterea discriminrii romilor n acces la serviciile de sntate din Romnia
Instituia: Instituia Prefectului Municipiului Bucureti Persoan de contact Paula VITRIUC, manager public

Parteneri Institutia Prefectului Municipiului Bucuresti, Asociatia pentru Dezvoltare si Incluziune Sociala, Consiliul National pentru Combaterea Discriminarii, Asociatia Medicilor Rezidenti din Romania, Universitatea de Medicina si Farmacie "Gr. T. Popa" din Iasi

Descrierea bunei practici Proiectul a fost implementat in perioada noiembrie 2009-iulie 2010 si a fost finantat de catre Open Society Institute prin Roma Health Project, Public Health Program. Scopul proiectului il constituie promovarea tratamentului egal in domeniul sanatatii in vederea reducerii prejudecatilor, stereotipurilor si atitudinilor discriminatori pe criteriul etnic din sistemul de sanatate. Obiectivele principale vizeaza: 1. informarea si constientizarea medicilor si a autoritatilor publice locale asupra fenomenului discriminarii romilor si 2. derularea unei campanii de advocacy privind accesul persoanelor de etnie roma la serviciile de sanatate publica. Proiectul corespunde atat obiectivelor Strategiei Guvernului pentru imbunatatirea situatiei populatiei rome cat si celor ale Programului de Guvernare 2009-2012, formulate in cap. 9 "Familia, protectia copilului si egalitatea de sanse". Dintre rezultate mentionam: 3 cursuri de formare organizate, cu 42 de medici de familie si medici rezidenti formati, respectiv 17 reprezentanti ai autoritatilor publice locale si 5 studenti ai Universitatilor de Medicina si Farmacie "Carol Davila" si "Dunarea de Jos"; creditarea cu 18 puncte EMC de catre Colegiul Medicilor din Romania a cursurilor pentru medici; 4 vizite ale medicilor si autoritatilor in comunitatile de romi din Giulesti, Giulesti-Sarbi, Targu Bujor si Galati; grad crescut de informare a cadrelor medicale, a mediatorilor sanitari romi si a comunitatilor de romi cu privire la legislatia in domeniul prevenirii si combaterii discriminarii. Un rol foarte important l-au avut vizitele pe teren, permitand medicilor si autoritatilor sa intre in dialog cu cetatenii romi beneficiari ai serviciilor de sanatate si astfel sa le cunoasca nemijlocit problemele si propunerile.

14

Website www.adis.org.ro/ro/proiecte/combaterea-discriminarii-romilor-in-acces-la-serviciile-de-sanatate

Problema Tratamentul discriminatoriu al persoanelor de etnie roma in accesul la serviciile de sanatate (si nu numai), datorat prejudecatilor dar si necunoasterii cutumelor etniei de catre personalul medical si de catre autoritati; etnicii romi nu cunosc suficient drepturile pacientilor si asiguratilor medical; procedura de urmat pentru sesizarea unui fapt discriminatoriu este insuficient cunoscuta si multe asemenea acte nu ajung sa fie sanctionate.

Scopul Scopul proiectului il constituie promovarea tratamentului egal in domeniul sanatatii in vederea reducerii prejudecatilor, stereotipurilor si atitudinilor discriminatorii pe criteriul etnici in sistemul de sanatate. Astfel, proiectul se aliniaza urmatoarelor documente: - Directiva Consiliului 2000/43/CE, din 29 iunie 2000, cu privire la implementarea principiului tratamentului egal intre persoane indiferent de originea rasiala sau etnica - Recomandarile ECRI 5, ECRI 6, ECRI 7,ECRI 8 si ECRI 9 - Strategia Guvernului pentru imbunatatirea situatiei populatiei de etnie roma; - Programul de Guvernare 2009-2012, cap. 9 "Familia, protectia copilului si egalitatea de sanse", punctul 3 "Egalitatea de sanse" - Ordonanta Guvernului nr. 137/2000 republicata, privind prevenirea si sanctionarea tuturor formelor de discriminare, cu modificarile si completarile ulterioare

Obiective 1. informarea si formarea cadrelor medicale din Bucuresti si Galati si a autoritatilor publice locale cu atributii in domeniul sanatatii publice cu privire la nediscriminare si principiul egalitatii de sanse, in special in ceea ce priveste prevenirea si combaterea atitudinilor si comportamentelor discriminatorii cu privire la pacientii de etnie roma; 2. derularea unei campanii de advocacy cu privire la dreptul la tratament egal pentru persoanele de etnie roma in sistemul sanitar, cu titlul "Refuza etichetele...Suntem egali din nastere"

Resurse Valoarea proiectului este de 33.420 dolari, suma fiind gestionata de catre Asociatia pentru Dezvoltare si Incluziune Sociala. La aceasta se adauga contributiile partenerilor, constand in

15

personal, spatii pentru sesiunile de informare, materiale publicitare si sprijin administrativ si logistic pe toata durata desfasurarii proiectului.

Implementare Durata proiectului: 15 noiembrie 2009 - 15 iulie 2010 Activitati: sesiuni de informare in Bucuresti si Galati, 3 cursuri de formare in Bucuresti si Galati (pentru personalul medical si autoritatile locale cu atributii in domeniul sanatatii), intalniri cu factorii responsabili din domeniul sanatatii publice de la nivel local, vizite in comunitatile de romi, promovarea proiectului prin massmedia si campania de informare si constientizare "Refuza etichetele...Suntem egali din nastere!" Management: managementul proiectului a fost asigurat de catre Asociatia pentru Dezvoltare si Incluziune Sociala, partenerii avand atributiile specificate in acordurile de parteneriat incheiate cu fiecare in parte. Comunicare: intern, a fost asigurata permanent pe durata implementarii proiectului (telefon, e-mail, intalniri de lucru) si nu au fost intampinate probleme. Extern, au fost transmise catre canalele media locale si nationale 4 comunicate de presa si in cadrul campaniei "Refuza etichetele....suntem egali din nastere!" au fost elaborate si distribuite pliante si afise pe tema nediscriminarii si a accesului egal la serviciile de sanatate. Informatii despre proiect au fost postate pe website-urile partenerilor si prezentate in buletinul informativ al Institutiei Prefectului Municipiului Bucuresti.

Elemente Novatoare 1. Abordarea. De la bun inceput s-a accentuat faptul ca fiecare persoana discrimineaza, sursele discriminarii fiind multiple, si poate fi discriminata intr-un anumit moment din viata, dar totusi nu orice diferentiere constituie o discriminare. In ceea ce priveste romii, este necesar ca ei sa fie tratati individual si nu ca etnie, iar cutumele comunitatilor traditionale de romi trebuie cunoscute de personalul medical si de autoritati in vederea respingerii stereotipiilor si a adoptarii de masuri eficiente in ceea ce priveste accesul la serviciile de sanatate. 2. Interactiunea cu comunitatea. Cele 4 vizite organizate in comunitati mixte sau traditionale de romi au oferit autoritatilor si personalului medical participant oportunitatea cunoasterii directe a conditiilor de viata, cutumelor, problemelor romilor. Romii au putut sa transmita factorilor de decizie propuneri privind imbunatatirea accesului la sanatate si sa rezolve probleme punctuale. La cursurile de formare au participat si etnici romi, acest lucru facilitand interactiunea interetnica si intelegerea problematicii discriminarii romilor. S-a ajuns la un dialog real intre beneficiari, decidenti si prestatori.
16

3. Varietatea partenerilor implicati in proiect si a participantilor, acestia reprezentand administratia, asociatiile profesionale, organizatiile neguvernamentale, institutii de invatamant superior si etnia roma.

Lecii nvate - importanta expunerii la un mediu diferit si a lucrului in echipe mixte, ceea ce aduce impreuna perspective diferite si duce la schimbari personale in mentalitate si comportament; - nu orice diferentiere reprezinta o discriminare, dar discriminarea exista si se naste din prejudecati si necunoastere; ea poate fi evitata si trebuie sanctionata - utilitatea reuniunii tuturor actorilor implicati in proiectarea, furnizarea si accesarea serviciilor publice si a participarii cetatenilor la formularea politicilor publice - nu este nevoie neaparat de finante ca s obii rezultate pozitive i s te implici.

Rezultate 3 cursuri de formare; - 42 medici de familie si rezidenti formati; creditarea cu 18 puncte EMC (educatie medicala continua) a cursului destinat medicilor - 5 studenti de la Universitatile de Medicina si Farmacie "Carol Davila" si "Dunarea de Jos" - 17 reprezentanti ai autoritatilor locale formati; - crearea unui e-grup de discutii pe tema discriminarii romilor in serviciile de sanatate 4 vizite in comunitatile de romi (Giulesti, Giulesti Sarbi, Galati, Trgu Bujor) - 4 comunicate de presa; - 1 campanie de informare si constientizare cu titlul "Refuza etichetele....suntem egali din nastere!" in cadrul careia au fost produse si distribuite sute de pliante si afise, s-au organizat mese rotunde si sesiuni de informare.

17

Referine Articole publicate in buletinul informativ al Institutiei Prefectului Municipiului Bucuresti (maiiunie), comunicate de presa, fotografii, pliant, afi.

Linkuri www.prefecturabucuresti.ro/relatia-cu-cetateanul-buletin-informativ.html, www.cncd.org.ro/noutati, www.adis.org.ro

18

Sistemul Educaional Informatizat

Instituia: Ministerul Educaiei, Cercetrii, Tineretului i Sportului Persoan de contact Bogdan POPOVICIU, director- Direcia Modernizare Patrimoniu, Investitii si Informatizare Parteneri SIVECO Romania, HP, IBM, INTRAROM, Microsoft

Descrierea bunei practici Sistemul Educaional Informatizat reprezint materializarea strategiei Guvernului Romniei n domeniul informatizrii i educaiei asistate de calculator, fiind un program complex iniiat de Ministerul Educaiei, Tineretului i Sportului n anul 2001. SEI are ca scop susinerea procesului de predare/nvare n nvmntul preuniversitar, cu tehnologii de ultim or. Programul de introducere a tehnologiei informaiei n sistemul educaional romnesc are dou componente principale: una, orientat spre tranziia ctre educaia modern, specific societii informaionale, i a doua, orientat spre eficientizarea managementul educaiei i asigurarea transparenei proceselor educaionale, prin folosirea unor instrumente IT de suport. n prezent, toate colile din Romnia beneficiaz de laboratoare informatizate, dotate cu tehnologie de ultim generaie. Introducerea resurselor ICT n coli a reprezentat pasul obligatoriu n crearea unei societi bazate pe cunoatere, competitiv la nivel european i mondial. SEI acoper toate activitile majore din sectorul educaional: Pedagogie - predare i nvare, testare i evaluare, management al coninutului educaional, programe de formare continu pentru profesori. Management colar i al resurselor din educaie. Suport IT pentru examenele naionale admiterea n licee i coli profesionale (ADLIC), Bacalaureat, Titularizare. Crearea Bazei de Date Naionale a Educaiei (BDNE), harta coal, www.harta.edu.ro. Comunicare i colaborare portalul educaional naional, www.portal.edu.ro - forum, newsletter, training i sesiuni de formare profesional, iniiative educaionale concursul naional de informatic .Campion, Cupa SIVECO, caravana SEI, coala de var SIVECO. Utilizatorii i beneficiarii programului sunt situai la toate nivelurile sistemului educaional: local, regional i naional, cuprinznd mai multe sub-niveluri, precum i profesori, studeni, prini, manageri, factori de decizie i publicul larg.

Website www.portal.edu.ro

19

Problema nainte de nceperea SEI, n Romnia existau doar 3 calculatoare pentru fiecare 100 de elevi din nvmntul gimnazial i 5 calculatoare pentru fiecare 100 de elevi de liceu. Pentru fiecare 100 de elevi reveneau aadar 3.5 calculatoare conectate la Internet. Modernizarea sistemului educaional impunea cu prioritate extinderea accesului la calculatoare pentru fiecare elev si profesor. Pentru ca un asemenea demers s aib succes, s-a impus dotarea de mas, la nivel naional, a tuturor colilor din nvmntul preuniversitar. Dificultatea principal a constat n faptul c 90% dintre cadrele didactice nu aveau cunotine de utilizare a calculatorului, astfel c o mare parte din timpul care era destinat implementrii tehnologiei a fost folosit pentru a preda cunotine de folosire a PC-ului i/sau de acces/navigare pe Internet. ns folosind strategii coerente de managementul schimbrii, beneficiarii au neles importana proiectului i beneficiile adoptrii soluiilor furnizate.

Scopul Creterea gradului de cunotine al elevilor si profesorilor n domeniul IT, faciliteaza un pas spre ceea ce iniiativa eEurope denumete O societate informaional pentru toi. SEI sprijin obiectivele reformei educaionale n conformitate cu strategiile europene eEurope 2005 i i2010, i este parte a iniiativei europene eLearning. SEI se aliniaz obiectivelor Strategiei Naionale pentru Dezvoltare Durabil, Orizonturi 2013-2020-2030, ce fixeaz ca obiectiv prioritar de importan strategic mbuntirea i diversificarea ofertei educaionale a ntregului sistem de nvmnt i formare profesional, condiie obligatorie pentru transpunerea n fapt a principiilor dezvoltrii durabile pe termen mediu i lung. Educaia reprezint factorul strategic al dezvoltrii viitoare a rii prin contribuia sa esenial la modelarea multidimensional i anticipativ a capitalului uman, reprezentnd o cale spre dezvoltarea durabil, privit ca un proces de nvare social n cutare de soluii inovative. SEI urmrete obiectivele Programului de Guvernare 2009-2012 i Strategiei "Educaie i Cercetare pentru Societatea Cunoaterii" elaborat n baza Pactului Naional. Obiectivele Strategiei vizeaz dezvoltarea educaiei i cercetrii i conine soluiile operaionale pentru perioada 2009-2015, astfel nct prin educaie i cercetare s se ajung n Romnia la o societate a cunoaterii, care sa aduca prosperitate, dezvoltarea durabil i dezvoltarea personal a fiecrui cetean.

Obiective Principalul obiectiv al SEI este modernizarea sistemului educaional romnesc, att n privinta normele pedagogice i metodologia didactic, precum i la nivel administrativ i de management al educaiei. SEI faciliteaz accesul la instrumente IT moderne, standardizate, care contribuie la dezvoltarea societii romneti. Obiectivele sunt realizate prin dotarea colilor cu echipamentele IT, proiectarea unei game largi de softuri care asigurara interaciunea dintre elevi i coninuturile disciplinare, prin formarea continua a profesorilor ntr-o viziune a centrrii pe elev i prin
20

constituirea unei reele informatizate ca suport managementului educaional modern. Alt obiectiv SEI este folosirea tehnologiei informaiei ca suport n sistemul de nvmnt, nlesnind o administrare mai bun i transparen la nivelul structurilor organizaionale. Prin SEI, administraia local, regional i central beneficiaz de un important sprijin n raportare statistic, previzionare i gestiune.

Resurse SEI este proiectat ca o soluie integrat la nivel naional, compus dintr-o reea de soluii locale i regionale. Fiecare laborator IT instalat n coli este o soluie integrat n sine, gata de folosit de ctre profesori i elevi. Laboratoarele sunt folosite att n procesul pedagogic, pentru predare i nvare la clas, ct i ca suport pentru desfurarea proceselor administrative managementul curent al colii, examenele naionale etc. Datele colectate local sunt consolidate n Baza de Date Naional a Educaiei, gzduit n Centrul de Calcul al Ministerului Educaiei, Cercetrii, Tineretului i Sportului, i servesc drept instrument de luare a deciziilor i de informare a opiniei publice. n acest moment sunt instalate n licee, coli i centre de formare continu un numr de 14.987 platforme. O platform conine 10 sau 25 de calculatoare, server, imprimant i alte echipamente. Resurse i tehnologii implicate in programul SEI: Instalarea si configurarea n 13.181 de coli (192.705 de calculatoare) a unei soluii complete pentru predare-nvare: laboratoare dotate cu soluii eLearning, management colar i coninut educaional multimedia. Elaborarea a 3.647 lecii multimedia interactive AeL (16.000 momente individuale de nvare) i 16 dicionare: explicativ, ortografic, sinonime, antonime, romn-englez-francez; enciclopedii i glosare de termeni, filme, art, poezie i teatru, Encyclopaedia Britannica. Managementul curriculei colare integrate cu biblioteca educaional AeL i cu structura organizaional a colii. Dezvoltarea de proiecte IT pentru susinerea examenelor naionale: Admiterea n licee i coli de arte i meserii ADLIC, www.admitere.edu.ro (2.000.000 elevi, 2001-2010); Examenul de Bacalaureat www.bacalaureat.edu.ro (peste 1.500.000 elevi, 2003-2010); Examenul de titularizare (441.953 profesori, 2003-2010) www.titularizare.edu.ro. Implementarea unui sistem digitalizat pentru fluxul i managementul documentelor n cadrul Ministerului Educaiei, conectnd structurile centrale cu cele 42 Inspectorate colare Judeene; Dezvoltarea i administrarea portalului educaional SEI, http://portal.edu.ro, ce reunete decideni din Minister, profesori, elevi, prini, administratori colari i publicul larg. Portalul are 162.148 de utilizatori inregistrati i reprezint cea mai important surs de informare in educatie. Training pentru 141.750 cadre didactice, n vederea integrrii resurselor TIC n educaie.

Implementare Programul SEI a nceput n anul 2001 i n momentul de fa nregistreaz 6 etape succesive ncheiate cu succes. SEI 1 - 2001 Pilotul SEI a fost implementat n 120 de licee din Romnia. Acestea beneficiaz de cel puin o platform educaional informatizat pentru folosire n
21

predarea n clas a orelor de matematica, biologie, fizica, chimie, romana, istorie, etc. O platform educaional informatizat este constituit dintr-un ansamblu de tehnologie, de calculatoare, Internet, coninut educaional multimedia electronic, metodologie si instruire a profesorilor. - Derularea de proiecte de suport administrativ : ADLIC Admiterea n licee si scoli profesionale 2001 si 2002; Proiectul a fost distins cu eticheta Best Practice la conferina la nivel ministerial De la teorie la practic Bruxelles 2001, Comisia European http://admitere.edu.ro/adm2001/2001-10-23-ADLIC-rom.htm - Evaluarea electronic a manualelor si licitaie pentru achiziionarea de manuale scolare 2002; - Crearea si administrarea portalului SEI http://portal.edu.ro SEI 2 2002 - Instalarea si configurarea a 1.100 platforme informatizate; - Coninut educaional multimedia: 80 de lecii, 30.000 de ntrebri pentru teste electronice; - Instruirea administratorilor de sistem; - Perfecionarea a peste 15.000 de profesori; - Derularea de proiecte de suport administrativ: ADLIC - Admiterea n licee si scoli profesionale; - Titularizarea profesorilor. SEI 3 - 2003 SEI 3 a avut ca obiectiv finalizarea informatizrii liceelor, cuprinznd: 290 de platforme informatizate complete, coninut multimedia interactiv, instrumente software pentru crearea de coninut, instruirea a peste 5.000 de profesori, derularea de proiecte de suport administrativ: ADLIC - Admiterea n licee si scoli de arte si meserii 2004, Bacalaureat 2004, Titularizarea profesorilor 2004. SEI 4 2005 A avut ca obiectiv principal extinderea informatizrii nvmntului la nivel gimnazial: - 3.228 laboratoare informatizate pentru coli generale i 42 de centre judeene de instruire; - 3 ani suport tehnic pentru derularea etapei curente pentru toate colile implicate; - Actualizarea hardware a 120 locaii dotate cu laboratoare informatizate n cadrul primei etape a SEI; - Dotarea a 1.000 de coli cu hardware pentru uz administrativ; - Realizarea de 1.255 lecii interactive i implementarea n toate laboratoarele informatizate, instruirea administratorilor de sistem i a profesorilor; - Derularea de proiecte pentru susinerea examenelor naionale: ADLIC, Bacalaureat, Titularizarea profesorilor. - Asigurarea de suport informatic n pentru derularea proiectelor: * EURO 200 - acordarea de ajutor financiar pentru achiziionarea de calculatoare de ctre elevi i studeni. * Programul naional de protecie social "Bani de liceu". * Implementarea unui sistem de management al documentelor i al fluxurilor de lucru n Ministerul Educaiei i n Inspectoratele colare Judeene. * Dotarea cu tehnic de calcul pentru centrul de date al Ministetrului Educaiei i al Inspectoratelor colare Judeene/al Municipiului Bucureti. * mbuntirea conectivitii ISJ/ISMB la Internet pentru susinerea sistemului de management al documentelor, examenelor naionale si bazei naionale de date a educaiei. * Restructurarea i administrarea portalului Ministerului Educaiei Cercetrii i Inovrii, www.edu.ro, administrarea i ntreinerea Portalului Educaional SEI www.portal.edu.ro * Auditarea utilizrii i impactului programului SEI. SEI Rural (2007, 2008) - 1.974 de coli din mediul rural au fost dotate cu laboratoare informatizate moderne; - 33.813 calculatoare au fost dotate cu tehnologie de ultim or, inclusiv platforma AeL, Windows Vista, suita Office 2007, aplicaie antivirus etc; - 16.500 de profesori au fost instruii n utilizarea tehnologiei informaiei i a instrumentelor AeL n educaie. SEI 5 (2008, 2009) - 8.191 de coli au fost dotate cu laboratoare informatizate moderne; - 79.284 calculatoare au fost prevzute cu tehnologie de ultim or, inclusiv platforma AeL i AeL eContent, Windows Vista, suita Office, aplicaie antivirus etc; - 42.810 profesori au beneficiat de formare n utilizarea tehnologiei informaiei i AeL; - Peste 7.000 de momente individuale de nvare pentru 21 de materii, au fost special concepute; - Administrarea portalului educaional SEI, http://portal.edu.ro . - Derularea de proiecte pentru susinerea examenelor naionale: Admiterea ADLIC; Examenul de Bacalaureat; Examenul de titularizare. Pe lng componentele tehnice, o
22

puternic strategie de comunicare a fost implementat la nivel naional, menit s nlesneasc adopia noilor soluii ca suport complementar i s promoveze efectele benefice ale programului. A fost organizat caravana SEI, menit s promoveze adopia soluiilor, a fost nfiinat Centrul Virtual de Excelen, avnd drept obiectiv dezvoltarea potenialului elevilor informaticieni prin intermediul competiiilor de profil. Pe durata implementrii au fost publicate 180 de comunicate de pres, 670 articole n pres, 980 de articole online, 57 de programe radio, 20 de clipuri TV, 260 de transmisiuni TV, 120 de reportaje TV, seminarii i dezbateri publice, prezentri la diferite evenimente i expoziii publice (Educa Berlin, BETT Londra, IST Africa, GESS Middle East), premii i competiii internaionale (IPMA, ICT Awards, eGovernment Awards).

Elemente Novatoare Dezvoltarea programului SEI pornete de la ideea inovaiei n educaie, prin propunerea unui curriculum structurat pe metode moderne de predare, bazate pe introducerea tehnologiei la clas. Prin SEI se asigur o pregtire pedagogic superioar, bazat pe predarea centrat pe elev folosind ca metod de predare-nvare metoda proiectului, cu sprijinul tehnologiei moderne. Tehnologia inclus n proiect respect cele mai noi standarde (MathML, SVG, SCORM), metodologii i recomandri n educaie. Coninutul educaional AeL este realizat dup norme pedagogice internaionale i cuprinde animaii multimedia, experimente interactive, simulri virtuale, clipuri video, teste i evaluri. Toate acestea cresc gradul de reinere a cunotinelor i cresc curiozitatea natural i creativitatea elevului, ncurajndu-i s descopere i pun n practic noiunile teoretice nvate. Unicitatea programului SEI este dat de pe de o parte de accesul liber la un tezaur de coninut digital de nalt calitate (16.000 de momente individuale de nvare), de metodologia standardizat, precum i de amploarea i impactul nregistrat la nivel naional, n rndul tuturor beneficiarilor. Rezultatele nregistrate de SEI de-a lungul celor 9 ani de implementare demostreaz succesul unui program strategic, coerent, proiectat pe termen lung, cu impact pozitiv la nivel social, cultural i economic.

Lecii nvate Implementarea programului SEI este un proces extrem de complex. Punerea n aplicare a SEI necesit urmrirea unei strategii coerente, pe termen lung. Accentul este pus n primul rnd pe beneficiile pedagogice (prin software educaional, coninut multimedia interactiv, mapat pe curricul), iar echiparea colilor cu componente hardware calculatoare, servere, internet, aduce un plus de valoare proiectului, oferind un suport modern, motivant pentru beneficiari. Managementul schimbrii are un rol esenial n implementarea proiectului, viznd adoptarea instrumentelor digitale puse la dispoziie, complementare celor tradiionale i diseminarea rolului esenial al profesorului n educaie, prin nlturarea temerii acestuia de a fi nlocuit de computer. ntruct profesorii au cel mai puternic impact pentru a determina utilizarea instrumentelor IT, sunt luate msuri speciale cu scopul de a facilita transferul de cunotine. Sunt organizate sesiuni de formare pentru profesori, experi i inspectori colari, cu scopul de a oferi acestora posibilitatea de a dezvolta competenele necesare adoptrii noilor tehnologii. Sunt fcute eforturi i pentru a ncuraja utilizarea tehnicilor de predare i nvare inovatoare i pentru a stimula
23

creativitatea n rndul profesorilor i elevilor, prin asigurarea unui cadru general pentru dezvoltarea de proiecte colaborative. Astfel, toi beneficiarii sistemului de nvmnt au anse s participe direct la dezvoltarea societii informaionale.

Rezultate SEI reprezint cea mai important component a reformei educaionale, plasnd Romnia n cadrul rilor cu un sistem educaional modern, eficient, orientat ctre dezvoltarea spre o societate a cunoaterii. SEI inregistreaz efecte benefice la nivelul elevilor, profesori, prinilor, personalului administrativ i decidenilor guvernamentali i asupra economiei naionale. SEI a fost nominalizat ca "un exemplu de bun practic" (Jan Figel, Comisarul European pentru Educaie, Formare, Cultur i Tineret), i a primit un numr important de premii internaionale, care recunosc calitatea nalt a serviciilor prestate, a soluiilor software i a metodologiei de implementare. SEI a adus colile romneti la nivelul european de informatizare. Prin intermediul SEI, 13.181 de coli romneti beneficiaz astzi de o soluie complet de eLearning. 192.000 calculatoare de ultim generaie au fost instalate cu programe software, inclusiv librria AeL eContent (desemnat la World Summit Award 2005 cel mai bun coninut educaional din lume) i platforma educaional AeL. Managementul schimbrii este o component de succes n implementarea proiectului SEI. Un accent foarte puternic este pus pe integrarea de soluiilor IT n sistemul de nvmnt i pe acceptarea resurselor digitale ca resurse valoroase, suplimentare celor clasice, menite s uureze procesul de predare-nvare. Un studiu independent, efectuat la nivel naional n 2007-2008 de ctre Universitatea din Bucureti, n colaborare cu Institutul de tiine ale Educaiei, Centrul pentru Dezvoltare i Inovare n Educaie i Asociaia pentru tiinele Educaiei, relev impactul pozitiv al SEI asupra sistemului de nvmnt, att din perspectiva cadrelor didactice ct i a elevilor: -95% dintre elevi declar c ar dori s utilizeze mai mult computerul i Internetul pentru lecii la diferite discipline; -70,2% dintre profesori remarc impactul pozitiv al TIC asupra performanei la disciplina pe care o predau; -90% dintre elevi consider c aceia dintre ei care nu au acces la un calculator vor fi dezavantajai mai trziu; -83% dintre profesorii care au urmat un curs de formare specializat remarc un impact pozitiv al utilizrii computerului asupra elevilor. Cea mai important realizare este ns revoluia n mentalitatea colii n particular i a societii n general. Asimilarea noilor instrumente educaionale a atins un nivel de mas - un atu important pentru strategiile educaionale pe termen mediu i lung.

Referine Articole, rapoarte si studii independente, statistici

24

Performan, securitate i operativitate cu sistemul de comunicaii on-line, aplicat pentru actualizarea registrului judeean de eviden a persoanelor
Instituia: Direcia Judeean de Eviden a Persoanelor Cluj

Persoan de contact Comisar ef de poliie Viorel SIRCA, director Parteneri Biroul Judeean de Administrare a Bazelor de Date privind Evidena Persoanelor, Serviciile Publice Comunitare Locale de Eviden a Persoanelor din Judeul Cluj, Inspectoratul de Poliie al Judeului Cluj

Descrierea bunei practici Odat cu intrarea Romniei n Uniunea European, cartea de identitate valabil constituie document de cltorie n statele din comunitatea european, fapt ce a determinat o cretere semnificativ a cererilor cetenilor ctre serviciile publice comunitare de eviden a persoanelor pentru eliberarea actelor de identitate. n consecin, s-a impus modernizarea i eficientizarea activitii de eviden a persoanelor n privina metodologiei de lucru i a sistemului informatic integrat creat n anul 2000. Pentru realizarea acestor obiective au fost necesare modificri legislative (prin modificarea metodologiei de lucru) i tehnice (prin modernizarea sistemului informatic i a reelelor de comunicaii a datelor). Avnd n vedere dezvoltarea reelelor de comunicaii, att din punct de vedere al securitii datelor transmise cat i ca arie de acoperire la nivel naional i de asemenea existena mai multor companii de comunicaii ce ofer soluii moderne n domeniul transmiterii datelor, conducerea Direcia Judeean de Eviden a Persoanelor Cluj n colaborare cu Biroul Judeean de Administrare a Bazelor de Date privind Evidena Persoanelor Cluj, a luat hotrrea de a realiza o reea de tip VPN care s faciliteze legtura ntre serviciile publice de eviden a persoanelor existente n judeul Cluj, cu posibiliti de extindere i la alte servicii locale care s-ar putea nfiina pe viitor. Datorit faptului c la acea dat existau condiii tehnice necesare testrii aplicaiei RJEP.EXE, judeul Cluj a fost ales pentru testarea proiectului pilot de actualizare a RNEP i a RJEP on-line prin intermediul aplicaiei RJEP.EXE. Perioada de testare s-a ntins pe parcursul a trei luni, aceasta finalizndu-se la sfritul lunii septembrie 2007. n concluzie, reeaua VPN ofer posibilitatea de comunicare rapid i eficient ntre serviciile publice locale de eviden a persoanelor din jude, asigurnduse n acelai timp i securitatea datelor transmise.

25

Website www.djepcluj.ro

Problema De ani de zile se ncearc s se reduc numrul persoanelor care nu dein un act de identitate valabil dar aceast activitate a fost ngreunat ca urmare a lipsei infrastructurii necesare i a imposibilitii de deplasare n unele zone din judeul Cluj. nainte de crearea reelei Virtual Private Network (VPN) era nevoie ca de fiecare dat eful serviciului public comunitar local de eviden a persoanelor s se deplaseze la Biroul Judeean de Administrare a Bazelor de Date Cluj s aduc copiate pe suport extern cererile i documentele necesare pentru ntocmirea actelor de identitate, iar dup cteva zile s revin pentru ridicarea crilor de identitate pe care apoi, s le elibereze solicitanilor la sediul serviciului public comunitar local de eviden a persoanelor. Aceast activitate de eliberare a crii de identitate consuma mult timp i multe resurse, att umane ct i financiare.Prin crearea reelei VPN s-a reuit ca transmiterea datelor s se fac online.

Scopul Se urmrete n permanen modernizarea i eficientizarea activitii de eviden a persoanelor n privina metodologiei de lucru i a sistemului informatic integrat.n acest sens, Direcia Judeean de Eviden a Persoanelor Cluj n colaborare cu Biroul Judeean de Administrare a Bazelor de Date Cluj a luat hotrrea de a realiza o reea de tip Virtual Private Network (VPN) care s faciliteze legtura ntre serviciile publice de eviden a persoanelor existente n Judeul Cluj, nc din anul 2006, cu posibiliti de extindere i la alte servicii publice comunitare locale. Derularea proiectului pilot de modernizare a Sistemului Naional Informatic de Eviden a Populaiei (SNIEP), prin realizarea unei reele de tip VPN i construirea infrastructurii de comunicaii ntre Direcia Judeean de Eviden a Persoanelor Cluj i Serviciile Publice Comunitare Locale de Eviden a Persoanelor din jude, ne-a dat posibilitatea ca ncepnd cu data de 14 ianuarie 2010 s eliberm Cri de Identitate pentru locuitorii ntregului jude, activitate ce se deruleaz conform legii, pentru testarea i urmrirea funcionrii aplicaiilor informatice, pentru soluionarea unor cazuri deosebite, precum i pentru activiti ce vin n sprijinul cetenilor netransportabili sau internai n instituii de ocrotire social, ori care locuiesc la distane mari de sediile Serviciilor Publice Comunitare Locale de Eviden a Persoanelor.

Obiective Cel mai important aspect al soluiei oferite de VPN este securitatea i operativitatea transmisiilor. O reea VPN, prin natura sa, trebuie s se ocupe cu, i s rezolve toate tipurile de ameninri ale siguranei, oferind i servicii de securitate n domeniul autentificrii (controlului accesului).
26

Pentru punerea n legalitate a ct mai multor persoane fr acte de identitate sau cu acte de identitate expirate, s-au stabilit urmtoarele obiective: Creterea gradului de informare public privind modul de obinere i a actelor de identitate, precum i actele necesare pentru eliberarea acestora. DJEP Cluj, informeaz n permanen cetenii despre obligaia de a se prezenta la sediul SPCLEP la care sunt arondai sau la sediul instituiei noastre i de a solicita intrarea n legalitate, n sensul eliberrii actului de identitate, n cazul tinerilor care au mplinit vrsta de 14 ani, precum i n cazul persoanelor care dein acte de identitate expirate.

Resurse Prin Proiectul Phare: Modernizarea activitilor de eviden a persoanelor din judeul Cluj a fost achiziionat staia mobil care este utilizat pentru deplasarea n teren fcnd posibil desfurarea aciunilor de punere n legalitate cu acte identitate a persoanelor. Potrivit Graficului aciunilor privind punerea n legalitate a persoanelor ce nu dein acte de identitate, crora urmeaz a le expira, sunt deteriorate, pierdute, etc. lucrtorii Direciei Judeene de Eviden a Persoanelor Cluj, se deplaseaz cu staia mobil, periodic, n vederea prelurii documentelor pentru ntocmirea actelor de identitate. Aceste aciuni se desfoar n sprijinul persoanelor crora starea sntii sau posibilitile materiale nu le permit s se prezinte la serviciul public comunitar local de eviden a persoanelor pentru obinerea documentelor de identitate, precum i a tinerilor care au mplinit vrsta de 14 ani i nu au solicitat eliberarea crii de identitate. Persoanele respective intr n posesia actelor de identitate n termenul legal prevzut de actele normative n vigoare. n sprijinul acestor aciuni sunt captate i autoritile publice locale (primriile, posturile de poliie comunal, etc.). n urma testelor efectuate la nivelul judeului Cluj, att pentru reeaua VPN cat i pentru aplicaia informatica RJEP.EXE, s-a constatat c din punct de vedere tehnic (hardware i software), se poate trece la etapa de actualizare on-line a bazei de date judeene de eviden a persoanelor, eliminndu-se etapa de actualizare pe baza locala. n perioada urmtoare, pe msura ce vor fi realizate reele VPN i n celelalte judee, acest proiect va fi extins la nivel naional. De altfel, ca argument al necesitii existenei (extinderii la nivel naional) conducerea Ministerului Administraiei i Internelor, a emis prin fostul Inspectorat Naional pentru Evidena Persoanelor (actuala Direcie pentru Evidena Persoanelor i Administrarea Bazelor de Date), mai multe radiograme prin care se cerea demararea i punerea n funciune a acestui gen de comunicaii.

Implementare Existena reelei VPN ne-a creat posibilitatea de a actualiza on-line a Registrului Naional de Eviden a Persoanelor i de a elibera cri de identitate n conformitate cu prevederile art. 83, alin. 1 din HG nr. 1375 pentru aprobarea unitar a dispoziiilor legale privind evidena, domiciliul, reedina i actele de identitate ale cetenilor romni. Astfel, la nivelul Direciei Judeene de Eviden a Persoanelor Cluj exist un Grafic al aciunilor pentru soluionarea unor cazuri deosebite, precum i pentru activiti ce vin n sprijinul cetenilor netransportabili sau internai n instituii de ocrotire social, ori care locuiesc la distane mari de sediile Serviciilor Publice Comunitare Locale de Eviden a Persoanelor. Graficul se ntocmete n baza unui studiu
27

prealabil fcut de autoritile locale, avnd la baz situaia centralizat a persoanelor fr acte de identitate sau cu acte de identitate expirate. Pentru a avea rezultate optime Direcia Judeean de Eviden a Persoanelor Cluj prin informri periodice n mass-media, prin comunicate de pres postate pe site-ul Consiliului Judeean Cluj i pe site-ul Direciei Judeene de Eviden a Persoanelor Cluj, ncearc s intensifice activitile privind punerea n legalitate a persoanelor ce nu dein acte de identitate, crora urmeaz a le expira, sunt deteriorate, pierdute, etc.Avnd n vedere dezvoltarea reelelor de comunicaii, att din punct de vedere al securitii datelor transmise cat i ca arie de acoperire la nivel naional i de asemenea existena mai multor companii de comunicaii ce ofer soluii moderne n domeniul transmiterii datelor, conducerea Direcia Judeean de Eviden a Persoanelor Cluj n colaborare cu Biroul Judeean de Administrare a Bazelor de Date Cluj, a luat hotrrea de a realiza o reea de tip VPN care s faciliteze legtura ntre serviciile publice de eviden a persoanelor existente n judeul Cluj, cu posibiliti de extindere i la alte servicii locale care s-ar putea nfiina pe viitor. n acest sens, a fost pregtit de ctre conducerea Direcia Judeean de Eviden a Persoanelor Cluj nc din anul 2006 un plan de msuri cuprinznd termeni, oportunitii, activitii prealabile, acorduri de principiu, soluii tehnice care au urmrit realizarea la parametrii maximi a reelei VPN, iar in luna februarie 2007 s-a organizat la sediul direciei o licitaie pentru atribuirea contractului de realizare a reelei VPN, iar contractul a fost atribuit companiei ROMTELECOM SA. Sursele de finanare a contractului au fost furnizate de la Bugetul Consiliului Judeean Cluj - pentru Direcia Judeean de Eviden a Persoanelor Cluj i de la Bugetul Primriilor din Cluj-Napoca, Cmpia Turzii, Dej, Gherla, Huedin i Turda - pentru serviciile publice comunitare locale de evidenta a persoanelor. Din luna martie 2007 reeaua VPN funcioneaz n condiii bune, fr incidene majore care s pericliteze sau s ngreuneze activitatea specific instituiilor legate la aceasta reea. n vederea fluidizrii tranzaciilor de la nivelul local la nivelele superioare i a eliminrii timpului de actualizare a acestor nivele, s-a impus ca 0 necesitate, actualizarea informaiilor cu privire la persoana s fie fcute on-line la nivel judeean. Astfel, ncepnd cu luna iulie 2007 s-a trecut la instalarea, verificarea drepturilor de acces la module i testarea funciilor aplicaiei RJEP.EXE. Datorit faptului c la acea dat existau condiii tehnice necesare testrii aplicaiei RJEP.EXE, judeul Cluj a fost ales pentru testarea proiectului pilot de actualizare a RNEP i a RJEP on-line prin intermediul aplicaiei RJEP.EXE. Perioada de testare s-a ntins pe parcursul a trei luni, aceasta finalizndu-se la sfritul lunii septembrie 2007. La testarea aplicaiei au participat urmtoarele instituii: Direcia Judeean de Eviden a Persoanelor Cluj, Biroul Judeean de Administrare a Bazelor de Date Cluj i toate serviciile publice comunitare locale de eviden a persoanelor din jude (Cluj-Napoca, Dej, Cmpia Turzii, Gherla, Huedin, Turda). Pentru ca activitatea de testare s se desfoare n bune condiii i s produc date certe i care pot fi valorificate ulterior. Pe baza rapoartelor de testare trimise sptmnal, specialitii din cadrul Direciei pentru Evidena Persoanelor i Administrarea Bazelor de Date, au completat sau corectat aplicaia RJEP.EXE. n urma testrii s-a ntocmit un raport de testare n care pe lng observaiile privind aplicaia testat, s-au fcut propuneri de completare a aplicaiei (acolo unde a fost cazul) i la nivelul direciilor judeene s fie permis preluarea documentelor i a pozei pentru producerea paapoartelor simple i de asemenea, preluarea actelor pentru permise de conducere, n sistem de ghieu unic, la nivel judeean s existe posibilitatea conectrii la baza de date a Serviciului Cazier. n concluzie, reeaua VPN ofer posibilitatea de comunicare rapid i eficient ntre serviciile publice locale de eviden a persoanelor din jude, asigurndu-se n acelai timp i securitatea datelor transmise. Prin crearea aplicaiei RJEP.EXE s-a redus timpul
28

necesar emiterii documentelor de identitate, actualizarea n timp real a bazei de date centrale privind evidena persoanelor, realizarea de servicii operative i de calitate fa de ceteni. Odat cu introducerea noului sistem de actualizare a registrului de eviden a persoanelor, s-a creat posibilitatea ca Direcia Judeean de Eviden a Persoanelor Cluj s emit documente de identitate pentru cetenii cu domiciliul pe raza judeului. n urma testelor efectuate la nivelul judeului Cluj, att pentru reeaua VPN cat i pentru aplicaia informatica RJEP.EXE, s-a constatat c din punct de vedere tehnic (hardware i software), se poate trece la etapa de actualizare on-line a bazei de date judeene de eviden a persoanelor, eliminndu-se etapa de actualizare pe baza locala.

Elemente Novatoare Direcia Judeean de Eviden a Persoanelor Cluj, a fost iniiatoarea crerii unei infrastructuri de comunicaii date, ntre toate serviciile publice de evidena persoanelor din jude i Reeaua de Comunicaii Voce Date din MAI, noul model de funcionare SNIEP fiind implementat i testat n premier pe ar timp de 3 luni (conform aprobrii date de conducerea MAI), iar n urma evalurii acestui proiect pilot, s-a aprobat de ctre conducerea MAI trecerea n producie a noului model de funcionare SNIEP, respectiv pe dou nivele (judeean i central), n cadrul judeului Cluj.Rezultatul existenei infrastructuri a dus la posibilitatea eliberrii de Cri de Identitate de ctre Direcia Judeean de Eviden a Persoanelor Cluj. Astfel, ncepnd cu data de 14 ianuarie 2010, eliberarea crilor de identitate se deruleaz conform legii, respectiv pentru soluionarea unor cazuri deosebite, precum i pentru activiti ce vin n sprijinul cetenilor netransportabili sau internai n instituii de ocrotire social, ori care locuiesc la distane mari de sediile Serviciilor Publice Comunitare Locale de Eviden a Persoanelor. n anul 2008, prin proiectul Phare Modernizarea activitilor de eviden a persoanelor n judeul Cluj, a fost achiziionat, o staie mobil destinat deplasrilor n teritoriu pentru preluri de imagini i acte pentru punerea n legalitate a persoanelor care nu au posibiliti materiale sau starea sntii nu le permite s se deplaseze la sediile SPCLEP.

Lecii nvate Deplasrile cu staia mobil n zone unde se gsesc ceteni fr acte de identitate care se regsesc n cazurile prevzute de art. 83, alin. 1 din HG nr. 1375 pentru aprobarea unitar a dispoziiilor legale privind evidena, domiciliul, reedina i actele de identitate ale cetenilor romni, trebuie fcute conform unui plan de aciuni bine ntocmit i pe baza unui grafic de deplasri. naintea fiecrei aciuni se ia legtura cu eful de post i cu primarii din comunele unde se vor face deplasrile pentru a stabili locul unde se va desfura aciunea de preluare de documente i imagini pentru eliberarea actelor de identitate. Cu aproximativ o sptmn nainte, autoritile locale aduc la cunotin cetenilor, desfurarea aciunilor de preluare de documente n vederea eliberrii de acte de identitate. Urmnd aceti pai, lucrtorii din cadrul Direciei Judeene de Eviden a Persoanelor Cluj, pot prelua un numr mare de acte, ncercnd s satisfac cerinele tuturor cetenilor
29

Rezultate Modernizarea comunicrii instituionale prin introducerea tehnologiei informaiei a avut ca rezultat creterea eficienei activitii derulate de ctre Direcia Judeean de Eviden a Persoanelor Cluj, debirocratizarea i creterea calitii serviciilor prestate cetenilor. De la data eliberrii primei cri de identitate de ctre Direcia Judeean de Eviden a Persoanelor Cluj, respectiv din 14.01.2010 i pn n prezent, au fost preluate, verificate i pregtite un numr de 1223 cereri n vederea ntocmirii crii de identitate. Astfel, au fost eliberate 859 cri de identitate rezultate din aciunile desfurate prin deplasarea cu staia mobil, iar 364 cri de identitate au fost eliberate prin depunerea cererii n vederea ntocmirii crii de identitate, la sediul Direciei Judeene de Eviden a Persoanelor Cluj. De reinut faptul c, efectele soluiei tehnice puse n practic, are o component major n privina beneficiului pe care instituii ale statului i nu numai, le are prin obinerea unor informaii din Registrului Naional de Eviden a Persoanelor, actualizate prin sistemul on-line, date care reflect realitatea la zi a micrii populaiei. Nu n ultimul rnd lucrtorii structurilor de eviden a persoanelor din jude, au posibilitatea evitrii primirii i ntocmirii unor acte de identitate prin substituire de persoan, existnd posibilitatea confruntrii Registrului Judeean de Eviden a Persoanelor (istoricului), a fotografiei existente cu persoana care solicit un act de identitate.

Referine Comunicate de pres, poze de la aciunile cu staia mobil

30

Certificatul de atestare fiscal online

Serviciului Public de Impozite, Taxe i alte Venituri ale Bugetului Local Constana Persoan de contact Hermina BECTEMIR, referent Parteneri Telliso, Real Data Grup, Cert Sign Romania

Descrierea bunei practici Aplicatia E-Tax a Serviciului Public de Impozite, Taxe si alte Venituri ale Bugetului Local Constanta, implementata inca din anul 2001, vine in sprijinul contribuabililor sai, in premiera la nivel national, cu o noua functie: cererea si eliberarea online a certificatului de atestare fiscala. Aceasta noua functie este disponibila din primavara anului 2009, pentru contribuabilii persoane juridice, iar din august 2010 si pentru contribuabilii persoane fizice. Noua forma de certificare fiscala inlocuieste standardul clasic tiparit pe suport de hartie si autentificat prin semnatura holografa, cu formatul fisierului electronic autentificat prin semnatura digitala. Documentul electronic semnat digital se afla sub protectia Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica si produce aceleasi efecte ca si actul in forma autentica. Pentru a beneficia de un certificat fiscal semnat electronic contribuabilii trebuie s ndeplineasc urmtoarele condiii: - s fie utilizator al sistemului electonic oferit de SPITVBL - s aplice o cerere on-line pentru certificat fiscal - s nu aibe datorii ctre SPITVBL - s nu aibe dosar de urmrire i executare silit iniiat de SPITVBL. Pentru a intra n posesia unui certificat valabil, contribuabilii care au dobndit calitatea de utilizator al sistemului electronic, trebuie sa completeze cererea online. Documentul va fi eliberat n 24 sau 48 de ore n funcie de opiunea utilizatorului. Taxele aferente emiterii certificatului vor fi debitate pe rolul fiscal al contribuabilului care va trebui s le achite ulterior. Valabilitatea documentului este dovedita prin prezentarea formatului digital pe suport electronic (CD, DVD, stick de memorie, memorie flash, discheta etc.). Autenticitatea documentului si a semnaturilor electronice pot fi verificate suplimentar pe site-ul institutei noaste, in sectiunea verifica certificat fiscal (http://etax.spit-ct.ro/VerificaCF.aspx).

Website http://www.spit-ct.ro/certificat-fiscal-online-pf

31

Problema Conform legii, certificatul de atestare fiscala se elibereaza personal proprietarului pe baza actului de identitate. In situatia in care proprietarul nu se poate deplasa la ghiseele agentiilor fiscale ale Serviciului Public de Impozite, Taxe si alte Venituri ale Bugetului Local Constanta, trebuie sa desemeze un reprezentant legal prin procura notariala. Pentru contribuabilii din strainatate, procura trebuie sa fie ntocmita la Ambasada sau Consulatul Romaniei. Drept urmare, proiectul a venit in intampinarea contribuabililor care nu locuiesc in municipiul Constanta si a celor care, din diverse motive, nu se pot prezenta la ghiseele agentiilor fiscale. Scopul Acest proiect a avut drept scop satisfacerea cerintelor contribuabililor prin obtinerea certificatului de atestare fiscala online direct de acas, fr deplasri la sediul vreunei agenii fiscale a SPITVBL. Certificatul de atestare fiscala online reprezinta un instrument pentru ducerea la indeplinire a viziunii institutiei de a fi lideri de performan n sectorul instituiilor publice locale i un model de profesionalism i integritate pentru contribuabili i alte pri interesate.

Obiective Obiectivele proiectului au fost stabilite in concordanta cu politica organizatiei, si anume: 1. Creterea satisfaciei contribuabililor prin mbuntirea continu a calitii serviciilor prestate. 2. Imbuntirea continu a performanelor globale ale organizaiei. 3. Conformarea cu cerinele legale n vigoare i alte cerine aplicabile la care organizaia subscrie. 4. Prevenirea polurii prin reducerea consumului de hartie. 5. Reducerea birocratiei.

Resurse In vederea implementarii proiectului au fost necesare urmatoarele tipuri de resurse: - resurse financiare pentru achizitionarea unui soft performant si pentru 125 de semnaturi digitale; resurse umane din cadrul Serviciului Informatizare si Operare Plati si din cadrul agentiilor fiscale pentru persoane fizice si juridice; - resursa-timp pentru concepere, implementare si instruireutilizare.

Implementare Implementarea a avut parte in sectiuni distincte de timp, dintre care: 06.10.2008 - 10.10.2008 ACTIVITATE = Analiza Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica ORGANIZATOR = Biroul Juridic COMUNICARE = Adresa interna de asimilare si aliniere la cuprinsul Legii nr. 455/2001
32

 13.10.2008 - 24.10.2008 ACTIVITATE = Analiza de piata furnizori de certificate digitale si semnaturi electronice ORGANIZATOR = Serviciul Informatizare si Operare Plati COMUNICARE = Participare directa si dezbatere publica la Conferinta ANIAP/2008 27.10.2009 - 28.10.2009 ACTIVITATE = Prezentarea produsului de certificare digitala ORGANIZATOR = Conducerea SPITVBL si compania CERT SIGN ROMANIA COMUNICARE = Prezentare sintetica si probe practice, pentru 20% din personalul institutiei, cu privire la modul de obtinere, utilizare si recunoastere a validitatii certificatului 29.10.2008 - 31.10.2008 ACTIVITATE = Stabilire plan de lucru privind modificarea aplicatiei E-Tax, la noile cerinte ORGANIZATOR = Serviciul Informatizare si Operare Plati si REAL DATA GRUP COMUNICARE = Reunire la nivelul compartimentelor de IT, cu privire la strategiile software ce trebuie implementate, pentru noile cerinte 03.11.2008 - 07.11.2008 ACTIVITATE = Organizarea licitatiei cu privire la achizitionarea certificatelor digitale si a semnaturilor electronice ORGANIZATOR = Biroul Achizitii Publice COMUNICARE = Aplicarea pe www.e-licitatie.ro 25.11.2008 ACTIVITATE = Atribuirea contractului de achizitionare a semnaturilor electronice ORGANIZATOR = Biroul Achizitii Publice CANTITATE = 32 dispozitive e-token 02.12.2008 ACTIVITATE = Sedinta cu privire la distribuirea drepturilor de operare si semnatura electronica in aplicatia informatica, pentru persoanele desemnate sa elibereze certificate fiscale electronice, similare cu cele editate clasic ORGANIZATOR = Conducerea SPITVBL PARTICIPANTI = Sefii de compartimente si angajatii Serviciului Informatizare si Operare Plati COMUNICARE = Convocator sedinta 02.02.2009 - 13.02.2009 ACTIVITATE = Traning pentru utilizare aplicatie informatica si atribuirea certificatelor digitate personalului desemnat; ORGANIZATOR = REAL DATA GRUP si Serviciul Informatizare si Operare Plati COMUNICARE = Adresa de participare si instruire INSUSIRE CUNOSTINTE = Procese verbale individuale de instruire 23.03.2009 - 27.03.2009 ACTIVITATE = Implementarea in interfata web a functiei Verifica certificat fiscal + teste de functionalitate PARTICIPANTI = Serviciul Informatizare si Operare Plati si TELLISO COMUNICARE = Reunire Serviciul Informatizare si Operare Plati si TELLISO 30.03.2009 - 03.04.2009 ACTIVITATE = Campanie instiintare lansare serviciu Certificat fiscal online PARTICIPANTI = Serviciul Informatizare si Operare Plati, Telliso COMUNICARE = Comunicate de presa, newsletter, scrisori de comunicare pentru toate persoanele juridice care solicitasera certificate fiscale in ultimele 12 luni FEEDBACK = 338 de noi conturi E-Tax pentru persoanele juridice, pe langa cele 148 existente pe perioada 2003-2008 06.04.2009 ACTIVITATE = Lansare operationala a functiei Certificat fiscal online.

Elemente Novatoare Serviciul Public de Impozite, Taxe si alte Venituri ale Bugetului Local Constanta este prima institutie publica din Romania care a pus la dispozitia contribuabililor persoane fizice si juridice posibilitatea de a solicita si obtine certificatul de atestare fiscala online.

33

Lecii nvate Pe perioada implementarii acestui proiect am constientizat ct de important este comunicarea. In acest sens, am procedat la selecionarea contribuabililor persoane juridice cu cele mai multe cereri de solicitare a certificatului de atestare fiscala. Dintr-o plaja de peste 3000, au fost selectionati 1000 de contribuabili crora le-au fost transmise scrisori de informare privind modalitatea de a solicita si obtine online certificatul de atestare fiscala. Aceste informri si-au dovedit utilitatea prin creterea progresiva a solicitrilor online, fapt ce a determinat conducerea institutiei de a demara un nou proiect intitulat "Newsletter". "Newsletter" este un instrument de comunicare eficienta si permanenta prin care contribuabilii persoane fizice si juridice primesc pe mail informatii privind activitatea SPITVBL, noutati legislative, termene scadente ale impozitelor si taxelor etc.

Rezultate Obiectivele stabilite la demararea proiectului au fost realizate. Astfel, performantele obtinute ca urmare a implementarii certificatului de atestare fiscala online pentru contribuabilii persoane juridice au condus la extinderea proiectului prin eliberarea acestui document online si pentru contribuabilii persoane fizice.

Referine Scrisori de informare catre contribuabili, comunicate de presa

Linkuri http://www.observator.ro/16816/stiri-economie/certificate-de-atestare-fiscala-electronice/; http://www.telegrafonline.ro/1283461200/articol/search/134783/certificate_de_atestare_fiscala_ online_pentru_persoanele_fizice.html

34

Standardizarea activitatii juridice i promovarea aplicrii unitare i transparente a actelor normative un pas important pentru modernizarea instituional
Instituia Prefectului Judeului Cluj Persoan de contact Mihaela BUJOR, Simona STUPAR, manageri publici Descrierea bunei practici Una dintre prioritile Instituiei Prefectului judeului Cluj o constituie modernizarea i creterea calitii analizei legalitii actelor administrative de la nivelulul judeului Cluj, prin promovarea informrii i interpretrii corecte i unitare a prevederilor legale, n relaia cu unitile administrativ-teritoriale, prin redefinirea prioritilor i a atribuiilor specifice juritilor angajai. Etapele de modernizare a activitii juridice au vizat n principal: 1. Identificarea i promovarea unor modaliti transparente i unitare de comunicare rapid a modificrilor legisltative. Forumul de discutii creat pe site-l instituiei promoveaza ultimele modificri legisltative, afieaz ntrebri i rspunsuri unitare specifice, 2. Simplificarea procedurilor administrative aplicabile n domeniul restituirii proprietii i soluionarea mai rapid a acestora, prin constituirea unei evidene electronice a dosarelor n lucru, respectiv a etapei de soluionare a acestora, a unor proceduri standardizate de lucru n relaia cu autoritile publice locale i cu cele centrale, 3. Creterea responsabilitii i autonomiei personalului angajat, prin stabilirea unor regulamente unitare, n paralel cu ncurajarea delegrii i asumrii rapide a altor sarcini de ctre angajai, 4. Prioritizarea dosarelor n lucru conform unor criterii unitare aprobate, identificarea unor indicatori de performan pentru activitatea juridic, 5. Analiza nevoilor de formare specifice fiecarui post i participarea juritilor la cursuri de perfecionare pe domenii de actualitate, 6. mbuntirea colaborrii cu instanele de judecat n vederea crerii unor practici judiciare unitare i coerente. Identificarea acestor prioriti s-a realizat prin aplicarea unei analize SWOT direciei de specialitate, prin discuii tematice cu angajaii i cu coordonatorul direciei, pentru identificarea tuturor aspectelor problematice. Website www.prefecturacluj.ro

35

Problema Aspecte problematice specifice structurii juridice vizeaz : Inexistena forum de discuii pentru noutile legislative i interpretrile acestora, Insuficienta promovare a rolului de consiliere i ndrumare legislativ al instituei, Numrul mare de ntrebri privind aceleai aspecte legislative, Inexistena unor proceduri de lucru standardizate, Inexistena i neutilizarea unui sistem de nregistrare electronic a corespondenei, Nesoluionarea unitar a unor probleme complexe i comunicarea deficitar ntre angajati, Fiele de post cuprind multe atribuii specifice, fiind foarte diferite ntre ele, Inexistena unor criterii unice de prioritizare a dosarelor n lucru Insuficienta colaborare cu reprezentanii instanelor judectoreti pentru crearea unor practici judiciare unitare pentru spee similare Consumul mare de timp al juritilor pentru ndeplinirea unor formaliti administrative specifice Inexistena unei analize a nevoilor de formare

Scopul Instituia Prefectului judeului Cluj i-a conturat i asumat urmtorul scop specific Eficientizarea activitii de verificare a legalitii actelor prin standardizarea activitilor specifice, comunicarea unitar a noutilor legislative i a interpretrilor acesteia i mbuntirea colaborrii cu instituiile publice i cu instanele judectoreti din judeului Cluj. Cadrul Comun de auto-evaluare a modului de Funcionare a instituiilor publice (CAF) reprezint un instrument de management al calitii totale prin care UCRAP sprijin procesul de modernizare administrativ n instituiile publice. Implementarea acestui instrument a contribuit la sporirea eficienei serviciilor i la creterea transparenei instituionale, n deplin acord cu obiectivele asumate n relaia cu Uniunea European n domeniul reformei i modenizrii administrative. Acest proiect de mbuntire a imaginii instituionale se ncadreaz n liniile directoare ale Strategiei de la Lisabona, n obiectivele de guvernare asumate prin Programul de Guvernare pentru perioada 2009-2012, capitolul 19 Reforma administraiei publice, respectiv n obiectivele asumate de Guvernul Romniei dup momentul aderrii la Uniunea European.

Obiective 1. Creterea transparenei activitii de verificare a a legalitii actelor, prin crearea unui forum de informare unic, specializat i uor acesibil pentru unitile administrativ-teritoriale, 2. Standardizarea unor activiti specifice i responsabilizarea personalului angajat prin introducerea unor proceduri de lucru i a unor fie de post cu caracteristici unitare pentru juriti, 3. Adaptarea nevoilor de formare ale juritilor, cerinelor actuale rezultate din analiza activitii lor, n conformitate cu bugetul limitat alocat de minister 4. mbuntirea colaborrii cu instanele judectoreti n vederea adoptrii unor practici judiciare unitare la nivelul judeului Cluj

36

Resurse Surse financiare Sumele din bugetul instituiei i al instituiilor cooptate n aciunile derulate Resurse umane 2 manageri public din cadrul instituiei Funcionari publici din cadrul direciei juridice i directorul direciei Funcionari publici din cadrul compartimentului de relaii publice Resurse materiale: Forumul de discuii creat pe site-ul instituiei cuprinznd legislaie actualizat, ntrebri i rspunsuri Legislaia i interpretrile diferitelor reglementri n vigoare Materiale privind tehnici de elaborare a procedurilor de lucru Procedurile de lucru elaborate Fiele de post modificate Indicatorii de msurare a performanelor activitii juridice Criteriile unice de prioritizare a cauzelor Planul de participare la cursuri de formare profesional aprobat de prefect Setul de problematici abordate n discuiile cu preedinii de instane din judeul Cluj Regulamentul de organizare i funcionare al instituiei, Regulamentul de ordine interioara, Multiplicarea materialelor regulamente, proceduri

Implementare Identificarea prioritilor activitii juridice s-a realizat prin aplicarea n luna decembrie 2009 a unei analize SWOT, prin discuii tematice cu angajaii, cu coordonatorul direciei. Utilizarea simultan a acestor instrumente a contribuit la conturarea unei imagini de ansamblu a performanelor acestei direcii, dar i a deficienelor specifice, fiind identificate prghii specifice de aciune. Metodele aplicate s-au axat pe mbuntirea colaborrii cu unitile administrativteritoriale n privina interpretrii juridice a legislaiei, creterea vizibilitii activitii juridice, cu un accent deosebit pe prevenirea nclcrii prevederilor legale i identiticarea de soluii unitare rapide i transparente, n paralel cu creterea performanelor profesionale ale juritilor angajai. Msurile de modernizare structural viznd direcia juridic au fost adoptate i implementate n perioada noiembrie 2009 februarie 2010 astfel: 1. Crearea n luna februarie 2010, a forumului de discuii de pe site-ul prefecturii, permanent actualizat cu legislaia precum i cu interpretri unitare ale legislaiei, 2. Utilizarea de la finele anului 2009 a unei evidene informatizate a documentelor, a circuitului lor i a modului lor de soluionare, prin implementarea unei aplicaii numit SOBIS, 3. Evidenierea n format electronic, ncepnd cu luna februarie 2010, a numrului de dosare n lucru n domeniul restituirii proprietii, a stadiului lor de soluionare, precum i a demersurilor instituionale efectuate pentru soluionarea lor, 4. Stabilirea n cursul lunii februarie 2010 a unor reguli/proceduri de lucru n format standardizat, uor accessible i utilizabile, asumarea lor de ctre personalul angajat, 5. Degrevarea juritilor de unele activiti de rutin cum ar fi de ex. nregistrarea i verificarea unor acte i preluarea acestora de ctre alte persoane din cadrul altor compartimente 6. Desemnarea unei persoane din cadrul compartimentului de relaii publice pentru preluarea apelurilor telefonice i a actelor necesare pentru completarea dosarelor n domeniul restituirii proprietii, 7. n luna februarie 2010 au fost modificate i standardizate fiele de post ale juritilor astfel nct atribuiile specifice postului de jurist s se regseasc n toate fiele de post, asigurndu-se astfel o preluare mai uoar a atribuiilor specifice altui coleg jurist, 8. Aprobarea n luna martie 2010 a unui Regulamentului de organizare i funcionare a instituiei i a celui de organizare intern, ambele afiate pe site-ul
37

instituiei, 9. Identificarea i aplicarea unei metode unice, general aplicabile la nivelul structurii, de prioritizare a soluionrii dosarelor, prin adresa intern cu nr 577/16.02.2010 10. Aprobarea unor indicatori de performan pentru evaluarea activitii juridice, pentru evidenierea performanelor specifice, prin adresa intern cu nr 577/16.02.2010 11. Analiza nevoilor actuale de formare specifice structurii juridice i planificarea participrii la cursuri de formare profesional pentru juriti n funcie de domeniile de interes identificate i de bugetul limitat alocat, conform documentului cu nr. 6801/03.05.2010 12. Organizarea n data de 16 aprilie 2010 a unei ntlniri cu preedinii de instane- Curtea de Apel, Tribunalul i Judectoria Cluj pentru a analiza posibilitatea adoptrii unor practici judiciare unitare n situaii similare din domeniul legilor fondului funciar i ale restituirii proprietii Responsabilitatea ndeplinirii acestor activitilor a revenit unui grup de lucru care reunete diferite categorii de personal din instituie ( director executiv, manager public, funcionari publici din cadrul direciei juridice ). Asigurarea colaborrii i implicrii tuturor acestor categorii de personal cooptate n realizarea activitilor sa realizat prin acte de autoritate semnate de conductorul instituiei prefectul judeului Cluj, prefect care a aprobat, la termenele stabilite, toate documentele necesare ndeplinirii obiectivelor propuse. Prima prioritate, n cadrul setului de activiti specifice de modernizare a direciei juridice a reprezintat-o identificarea unei modaliti de comunicare rapid, transparent, uor accesibil i unitar a modificrilor legislative intervenite precum i a eventualelor interpretri ale acestora. O alt prioritate viza stabilirea unui set de reguli sau proceduri de lucru general aplicabile acestei structuri, care s fie aprobate de conducerea instituiei, cunoscute i asumate de ctre tot personalul care le utilizaz precum i standardizarea fielor de post ale tuturor juritilor din direcia juridic. Utilizarea mai raional a timpului de lucru i eficientizarea activitii juridice prin degrevarea acestora de unele sarcini de rutin cum ar fi nregistrarea sau verificarea unor acte obligatorii de depus ntr-un dosar avand ca obiect restiuirea proprietii. Un alt aspect definitoriu care contribuie la fluidizarea activitii de juridice este utilizarea de ctre instituie a unui soft specializat care permite nregistrarea electronic a documentelor, a circuitului lor precum i a tuturor operaiunilor necesare pn la soluionarea i expedierea lor. Analiza nevoilor de formare ale juritilor cuprinznd cursurile anterior urmate i de actualitate, a permis conturarea unei planificri personalizate sau adaptate fiecrui profil de post care s asigure participarea la cursuri de formare adaptate problematicilor de actualitate. Conducerea instituiei a considerat util organizarea unor ntlniri cu preedinii de instan din judeul Cluj pentru dentitificarea unor soluii unitare n spee similare la nivel de jude. Metoda de modernizare aplicat direciei juridice a contribuit la garantarea legalitii actelor administrative din jude printr-o mai transparent interpretare a legislaiei. Consecina fireasc observat a fost diminuarea numrului de aciuni n contecios administrativ promovate de prefect.

Elemente Novatoare Sintetic, elementele de noutate introduse n activitatea juridic vizeaz: Creterea transparenei activitii juridice prin crearea i actualizarea forumului de discuii pe site-ul instituiei, Sporirea nivelului de informare legislativ al unitilor administrativ-teritoriale, Standardizarea unor activiti specifice domeniului juridic, Sporirea responsabilitii i autonomiei personalului angajat, prin crearea unui model unic de fi de post pentru juriti, ncurajarea practicrii delegrii, a prelurii i asumrii rapide a noilor sarcini de ctre angajai, Degrevarea juritilor de
38

sarcinile administrative, repetitive dar care consum mult timp Desemnarea unei alte persoane din cadrul structurii de relaii publice pentru preluarea acestor sarcini administrative Identificarea i aplicarea unor modaliti unice de prioritizare a dosarelor instrumentate Conturarea unor indicatori specifici de evaluare a performanelor juritilor pentru ncurajarea competitivitii, a performanei profesionale Adaptarea nevoilor de formare ale juritilor, cerinelor actuale rezultate din analiza activitii lor n conformitate cu bugetul limitat alocat de minister Specializare juritilor n domenii de actualitate de interes major cum ar fi de ex. achiziiile publice Colaborarea cu preedinii de instan n vederea asigurrii unor practici unitare ale instanelor judectoreti de la nivelul judeului Cluj.

Lecii nvate Identificarea aspectelor problematice s-a realizat cu implicarea activ a juritilor angajai i a directorului coordonator. Unor uniti adminsitrativ-teritoriale le lipsete exerciiul utilizrii unor astfel de mijloace de comunicare gen forum de discuii, ei fiind obinuii s scrie ntrebri sau s discute verbal Conturarea i implementarea instrumentelor de lucru este accelerat dac toi membrii structurii contribuie la elaborarea lor, doresc aplicarea lor, i le asum i propun adaptarea lor la noile realiti. Delimitarea mai clar a sarcinilor de serviciu, degrevarea de unele sarcini administrative i utilizarea la maximum a timpului de lucru pentru soluionarea unui numr ct mai mare de dosare n domeniul restituirii proprietii a contribuit la sporirea randamentului direciei juridice. Eficiena interveniilor n paralel, att la nivel operaional precum i la nivel managerial prin sprijinul acordat de conducera instituiei n ndelinirea obiectivelor specifice Bugetul limitat alocat nu a permis participarea unui numr foarte mare de angajai la cursurile de perfecionare profesional, fiind preferate cursurile organizate ca locaie n municipiul Cluj Colaborarea cu instanele n procesul de stabilire a unor interpetri unitare a prevederilor legilor la nivelul judeului Cluj asigur coeren n aplicarea legilor. Acest demers sporete i gradul de ncredere al cetenilor n instituii, garantnd modernizarea soluiilor.

Rezultate Aplicarea CAF- ului i efectuarea analizei interne a contribuit la conturarea unui profil al compartimentului, la elaborarea unui plan specific de aciune cu posibile riscuri dar i la prognozarea unor tendine pentru viitor. Crearea formului de discuii permanent actualizat, transparent i uor accesibil prin simpla conectare la internet contribuie la o mai bun i mai rapid cunoatere a modificrilor legislative intevenite asigurnd i o interpretare unitar cu privire la unele aspecte juridice. Procedurile de lucru i regulamentele interne elaborate i funcionale, sub forma unui set de reguli unitare i coerente constituie un instrument practic, util i transparent, la ndemna oricrui angajat, care contribuie la fluidizarea i eficientizarea activitii la nivel instituional. Redistribuirea unor sarcini administrative de la juriti la unele persoane de la relaii publice a condus la o sporire a timpului alocat de juriti pentru soluionarea mai rapid a unor dosare Reformularea fielor de post asigur continuitatea exercitrii
39

respectivelor atribuii de ctre o alt persoan din cadrul compartimentului, care s poat prelua cu uurin, rapid i eficient soluionarea respectivelor aspecte. Delimitarea clar a atribuiilor adminsitrative de cele specializate, juridice a condus la soluionarea unui numr mai mare de dosare aflte n lucru. Prin utilizarea concomitent a acestor prghii diferite, crearea forumului de discuii, schimbri de atribuii, implementarea de proceduri de lucru, adoptarea de regulamante interne s-a ncercat o nou abordare a managementului instituional, prin creterea responsabilizrii personalului angajat, standardizarea i fluidizarea activitilor specifice. Metoda de modernizare aplicat juridice se va extinde i generaliza n viitor, la toate structurile instituionale, reprezentnd un pas esenial n restructurarea ntregii instituii. Evidenierea rolului instituiei de garantare a legalitii actelor administrative ale unitilor adminstrativ-teritoriale de la nivelul judeului Cluj se poate realiza prin implicarea sporit a direciei juridice, prin toate mijloacele de comunicare, n interpretarea unitar a prevederilor legale i n diseminarea n timp real a acestora.

Referine Forumul de discuii, Regulamentele de organizare intern i de organizare i funcionare ale instituiei, toate existente pe site-ul prefecturii, analiza SWOT privind direcia juridic cu planul de msuri aferent, noile fie de post modificate

40

Linkuri www.prefecturacluj.ro, http://www.administratie.ro/articol.php?id=29395 http://cluj.time4news.ro/administrativ/stamatian-se-lauda-ca-a-fost-un-prefectjucator/ http://www.citynews.ro/cluj/din-oras-10/prefectura-vrea-comunicare-online-

Reea de informare i asisten pentru fondurile structurale ale U.E. n judeul Bihor
Consiliul Judeean Bihor

Persoan de contact Dan POINAR, consilier

Parteneri Institutia Prefectului Judetul Bihor, Primriile Oradea, Aled, Beiu, Vascau, Valea lui Mihai, Marghita, Salonta

Descrierea bunei practici Scopul proiectului l constituie crearea unei reele de informare i asisten constituit dintr-o structur de coordonare la nivel judeean i opt puncte de informare n judeul Bihor. (b) grupul(rile) int Grupurile int sunt angajaii administraiei publice locale (30 de persoane din structurile Instituiei prefectului, Consiliului Judeean i a 7 primrii de municipii sau orae), 120 de angajai ai primriilor comunale, ntreprinztori privai i membri ai O.N.G.-urilor din judeul Bihor. (c) activitile principale - organizarea Reelei de Informare i Asisten pentru Fondurile Structurale ale UE (numit n continuare R.I.A.F.S.) n judeul Bihor constituit din 7 puncte zonale, unul judeean (cu dou birouri) i un punct mobil - achiziii de mijloace necesare
41

punctelor de informare i asisten a celor judeene, zonale i a celui mobil - organizarea unui curs de management a Fondurile Structurale (n special POR i Cooperare Teritorial CBC) adresat angajailor administraiei locale membri ai R.I.A.F.S. - organizarea a 4 seminarii i a 6 mese rotunde privind managementul Fondurilor structurale adresate angajailor primriilor comunale, ONG-urilor i intreprinzatorilor privai din judeul Bihor - organizarea a 4 campanii de informare: dou la nivelul punctelor de informare i asisten zonale i dou la nivelul punctelor de informare i asisten judeene - realizarea unui site dedicat R.I.A.F.S., a unei reele de Intranet i a unor publicaii.

Website www.finantare-bihor.ro

Problema De aceea, dezvoltarea capacitii colectivitilor locale de asigurare a unei gestionri mai eficiente a fondurilor disponibile determin n ara noastr o permanent nevoie de instruire a personalului din administraie, pentru dobndirea de noi cunotine, aptitudini i atitudini care s conduc la creterea eficienei i eficacitii activitilor care se desfoar n sectorul public. n acest sens, un factor deosebit de important l constituie mbuntirea capacitii instituiilor administraiei publice locale de a gestiona fondurile disponibile pentru dezvoltarea comunitilor respective ct i capacitatea de a dezvolta parteneriate la nivelul comunitilor locale pentru accesarea n viitor a fondurilor europene. Totodat, ncurajarea relaiei de colaborare i parteneriat cu celelalte sectoare (privat i civic) i utilizarea tehnologiilor moderne de comunicare i informare susin efortul de creare a unei administraii de calitate pentru ceteni.

Scopul Reforma administraiei publice reprezint o prioritate a Romniei, fapt datorat pe de o parte, att angajamentelor asumate n procesul de integrare europeana, dar i cerinelor societii romneti care solicit i ateapt servicii publice mai bune, mai prompte, mai transparente i adaptate la necesitile acesteia precunm i informarea ct mai prompt aupra posibilitilor de finanare din fondurile U.E. Necesitatea unei administraii moderne la standarde europene, se resimte att la nivelul ceteanului, ct i la nivelul instituiilor care presteaz servicii publice. n procesul de schimbare a administraiei publice, simplificarea administrativ i informarea prompt a cetenilor constituie un demers fundamental pentru modernizarea i reformarea administraiei. De aceea, scopul proiectului l constituie crearea unei reele de informare i asisten constituit dintr-o structur de coordonare la nivel judeean i opt puncte de informare n judeul Bihor.

42

Obiective Din punct de vedere al perspectivei temporale, obiectivele proiectului pot fi clasificate astfel: Pe termen lung: adaptarea administraiei publice locale la realitile economico-sociale din Romnia, respectiv la schimbrile determinate de aderarea rii la structurile europene creterea capacitii administraiei locale din judeul Bihor de atragere a fondurilor comunitare Pe termen scurt: creterea capacitii administraiilor publice locale din judeul Bihor de a aciona n parteneriate pentru atragerea i managementul fondurilor U.E. mbuntirea pregtirii personalului din administraia local bihorean, n managementul fondurilor U.E.

Resurse Consiliul Judeean Bihor i Instituia Prefectului au rolul de a asigura nfiinarea i funcionarea Punctului de Informare i Asisten Judeean, compus din dou birouri, care va avea i rolul de coordonator al R.I.A.F.S. Cele dou instituii vor asigura resursele umane i financiare necesare funcionrii celor dou birouri. Consiliul Judeean Bihor, ca solicitant, i asum desfurarea tuturor procedurilor de achiziii publice, derularea i inerea evidenei operaiunilor financiarcontabile precum i deschiderea i gestionarea unui cont bancar dedicat acestui proiect. Prin parteneriatul semnat cele dou instituii vor asigura funcionarea R.I.A.F.S. pentru cel puin nc doi ani dup terminarea proiectului Cele apte primrii partenere n proiect au rolul de a asigura nfiinarea i funcionarea Punctelor de Informare i Asisten Zonale asigurnd resursele umane i materiale necesare

Implementare Durata: 12 luni Activitati: 1.Achiziii de echipamente I.T.2. Achiziii de mijloace - autovehicul 3.Curs Fonduri Structurale 4.Campanii de informare la nivel judeean 5. Campanii de informare la nivel local 6.Publicaii (4 bannere, 100 stickere, 100 afie, 10 plci indicatoare afiate n locaiile de desfurare a activitilor proiectului) 7. Conferine de pres (3) 8. Seminarii (2) 9. Mese rotunde (6) 10. Realizare site i intranet 11. Audit Echipa de management a constat din: Managerul de proiect, Managerul executiv, Asistentul managerului de proiect, Coordonator reea de informare i asisten pentru fondurile structurale, Coordonator puncte de informare i asisten zonale, Responsabil cu vizibilitatea i mass-media, Responsabilul financiar, au fost implicai i un numr de 14 specialiti locali selectai din rndul angajajailor primriilor partenere care au ncadrat Punctele de Informare i Asisten Zonale.

43

Elemente Novatoare Prin finalizarea acestui proiect i implementarea R.I.A.F.S. s-e asigurat un nou instrument de lucru la nivelul judeului care va asigura o mai bun absorbie a fondurilor U.E., att la nivelul administraiei publice locale ct i al ONG-urilor i intreprinztorilor privai. Proiectul promoveaz lucrul n reea, deci metoda de lucru n parteneriat, avnd astfel un real impact structural. n consecin, se va lrgi paleta de instrumente, proceduri i mecanisme la dispoziia administraiei locale, menite s asigure utilizarea eficient a fondurilor i implicit, deservirea cetenilor din comunitatea respectiv.

Lecii nvate : 1. Lucru in echipa 2. Colaborarea inter-institutionala 3. Proceduri de elaborare a proiectelor cu finantare europeana 4. inerea contabilitii in cadrul proiectelor cu finantare europeana. 5. Colaborarea institutiilor publice cu intreprinzatorii privati si cu O.N.G.-urile

Rezultate Rezultat final:Infiintarea retelei de asistenta si informare preivind fondurile structurale ale U.E. in judetul Bihor. Dotarea punctelor de asistenta si informare cu aparatura si birotica necesara. Instruirea personalului acestor puncte. Participarea angajailor din cadrul administraiei publice locale din judeul Bihor la 1 curs i 4 seminarii de perfecionare n domeniul Fondurilor Structurale organizate prin acest proiect, nfiinarea unei reele intranet i a unei pagini web vor fi promovate prin intermediul mass-mediei locale, astfel nct cetenii s fie informati cu privire la iniiativa administraiei de a crete nivelul de calificare a personalului su, pentru o gestionare mai eficient a fondurilor publice i mbuntirea serviciilor oferite populaiei n cadrul a 3 conferine de pres i 6 mese rotunde n acest sens, ne bazm pe bunele relaii de cooperare existente ntre instituia Consiliului Judeean Bihor i reprezentanii mass-mediei locale, scrise, audio i video. Vor aprea articole n presa scris, interviuri i reportaje la posturile de radio i TV locale. n locaiile unde s-a desfurat proiectul au fost afiate 4 bannere, 10 plci indicatoare, activitile din cadrul proiectului au fost promovate i prin 1000 de fluturai iar pe echipamentele procurate n cadrul proiectului au fost ataate 100 de stickere Nu n cele din urm, n cadrul proiectului au fost realizate 300 de brouri coninnd informaii eseniale i actualizate referitoare la Fondurile Structurale.

Referine Broura realizat n cadrul proiectului

44

Realizarea unui mediu de lucru dinamic, inovativ, in exercitarea competentei Instituiei Prefectului Judeul Suceava
Instituia Prefectului Judeului Suceava Persoan de contact Angela IOANOVICI, consilier

Descrierea bunei practici n urma analizei principalelor probleme de management privind comunicarea, coerena funcional i structural, resursele disponibile, a rezultat necesitatea mbuntirii mediului de lucru al instituiei. n acest scop a fost creat un site intern accesat n cadrul reelei locale Intranet, astfel nct comunicarea s se fac att n interiorul, ct i n exteriorul instituiei, cu ajutorul potei electronice. Intranetul este implementat ntr-o reea local LAN Local Area Network,
45

unde un numr de 52 calculatoare sunt legate fizic ntre ele. n acest fel Intranetul leag resursele informatice interne i creeaz un mecanism de schimb controlat cu exteriorul. Pe site-ul intern se gsesc informaii referitoare la: Monitoarele Oficiale publicate n anii 2009 i 2010 (pe luni i zile, postate de regul a doua zi de la publicare), ordinele emise de prefect, regulamente ale instituiei, liste privind numerele de telefon, adresele de e-mail, codurile funcionale ale angajailor instituiei, adresele de e-mail ale primarilor, precum i alte informaii de interes. Prin e-mail se pot furniza informaii n maniera cea mai oportun: acestea pot fi transmise simultan angajailor, salariaii pot comunica ntre ei sau cu primriile, serviciile publice deconcentrate, cetenii etc. Intranetul ofer o interfa facil de folosit, permind salariailor s ajung la datele din cadrul oricrei baze de date pe care bordul instituiei dorete s o fac disponibil. Prin scanarea documentelor ntocmite, cetenii beneficiaz de rspunsuri la anumite solicitri exprimate de regul prin petiii sau se pot transmite primriilor diferite informri, ordine, adrese, dar mai ales avertizri pentru situaii de urgen. Totodat, comunicarea cu ministerele i Guvernul Romniei a devenit facil, mai ales la transmiterea unor lucrri care necesit un volum mare de informaii. Staia de lucru (serverul) se afl n grija unui angajat, care are i atribuii de administrator.

Website www.prefecturasuceava.ro

Problema Pentru funcionarea eficient a instituiei, contextul relaional este definitoriu, deoarece este axiomatic faptul c un sistem izolat, fr s interacioneze este ermetic i nereceptiv la mesajele de comunicare. Forma de comunicare folosit cu preponderen n relaiile de la nivel intern i extern, era comunicarea formal. Aceasta se realiza prin: coresponden, raportri, informri, petiii, reclamaii, solicitri de date etc. Una dintre disfuncionalitile semnalate a fost legat de ntrzierile determinate de procedurile de circuit al documentelor ( semnturi, aprobri, timpi de ateptare, decalaje mari de timp ntre data ntocmirii unei corespondene i data primirii acesteia de ctre destinatar). La acesta se adaug lipsa prefigurrii unor fluxuri comunicaionale pe orizontal i vertical, care s conduc la creterea vitezei de circulaie a informaiei. Resursele financiare limitate nu au impus achizitionarea de noi calculatoare, reteaua intranet utiliznd cele existente.

Scopul Realizarea unui management performant se asigur prin investigarea acelor aspecte care s asigure o analiz riguroas a capacitii instituiei pentru atingerea viziunii i scopurilor propuse, pentru realizarea sarcinilor prevzute n actele normative i n documentele de politici publice. n acest context, mbuntirea serviciilor publice printr-un management organozaional i al
46

calitii performant era mai mult dect evident. Simplificarea procedurilor administrative prin utilizarea tehnicii de calcul n comunicare, conduce implicit la consolidarea capacitii administrative i la mbuntirea calitii serviciilor publice.Creterea gradului de utilizare a comunicrii electronice att n interiorul, ct i n exteriorul instituiei, determin dezvoltarea schimbului rapid e informaii i mai puin costisitor, ntre structurile de specialitate i cei interesai. Strategia Guvernului privind informatizarea administraiei publice, aprobat prin HG nr. 1007 din 4 octombrie 2001, urmrete introducerea tehnologiei informaiei n birourile de lucru de la toate nivelurile. Proiectul descris contribuie la ndeplinirea intelor cuprinse n aceast strategie, dar i n Strategia Guvernului privind accelerarea reformei n administraia public, aprobat prin HG nr. 1006 din 4 octombrie 2001 i n Programul de Guvernare 2009 - 2012. Instituia Prefectului se angajeaz astfel, s fie o organizaie eficient, aflat n topul progreselor din domeniul administraiei publice.

Obiective Principalele obiective urmrite n realizarea acestui proiect (bune practici) sunt: - dezvoltarea unor servicii publice de calitate, a unor standarde ridicate de furnizare a serviciilor i a unui management mbuntit; -promovarea inovaiei la nivelul domeniilor de competen ale instituiei; - mbuntirea fluxului informaional, att cu mediul intern, ct i cu cel extern instituiei; - scurtarea duratei transmiterei/obinerii de informaii; - crearea unui mediu de lucru atractiv, prin mbuntirea managementului organizaional.

Resurse Pentru realizarea reelei INTRANET n cadul Instituiei Prefectului - Judeul Suceava au fost utilizate resurse materiale, financiare i umane. Bugetul de timp alocat proiectului a fost de 8 ore/zi, timp de 10 zile lucrtoare. Din cei 57 salariai ai instituiei, 52 utilizeaz calculatoare legate n reea. De asemenea, instituia are n gestiune un numr de 4 scanere, 6 fax-uri, 4 xeroxuri, un server. Administratorul de reea utilizeaz un server (13.798,37 lei), un calculator (19.020,81 lei) i un scaner (4.456,50 lei) a cror costuri totale se ridic la 20.157,68 lei. Pentru realizarea reelei s-au folosit calculatoarele care erau deja utilizate de salariai; unii salariai care au prin atribuiile de serviciu activiti cu caracter secret de serviciu, dispun i de calculatoare care nu sunt legate n reea. Instruirea personalului s-a fcut de ctre administratorul de reea, n timpul celor 8 ore de lucru ale zilei i pe parcursul a 5 zile. Facem precizarea c din cei 52 salariai care dein calculatoare legate n reea i sunt utilizatori ai acesteia, un numr de 5 au participat la cursurile pentru obinerea Permisului european de Conducere a Computerului (ECDL), finanat n cadrul unui proiect prin Fondul de modernizare al Administraiei Publice i un salariat a urmat aceste cursuri la un alt loc de munc. Deoarece n instituie sunt un numr de 45 imprimante, iar volumul tipriturilor este uneori foarte mare, de la 200 - 300 pagini ( de exemplu, n cazul monitorizrilor modului de realizare a planului de Aciuni pentru ndeplinirea Programului de Guvernare), un xerox special conectat la reea, aflat ntr-o anumit ncpere, ofer posibilitatea listrii mai multor pagini ntr-un timp relativ scurt.
47

Implementare Implementarea proiectului privind realizarea unui mediu de lucru atractiv n exercitarea competenei Instituiei prefectului - Judeul Suceava, cu ajutorul reelei INTRANET, a nceput cu luna decembrie 2009 i continu. Instituia prefectului deine numeroase resurse pentru sustenabilitatea acestui proiect. Proiectul a urmrit implicarea fiecrui salariat, prin asumarea responsabilitilor n respectarea cerinelor regulamentului Intern al Instituiei, regulamentului de Organizare i funcionare, iar prin cunoaterea ploticii promovate de conducerea instituiei, acetia garanteaz capacitatea i seriozitatea n ndeplinirea sarcinilor i furnizrii serviciilor ntrun sistem ordonat i controlabil. Dintre activitile desfurate menionm: - Identificarea informaiilor necesare managementului organizaional i transmiterea acetora tuturor salariailor instituiei. Acest fapt a determinat succesiunea i interaciunea proceselor, precum i aplicarea metodelor necesare pentru a se asigura c, att operarea, ct i controlul acestor procese sunt eficace; - Asigurarea resurselor (financiare, umane, logistice) i a informaiilor necesare pentru a susine operarea, msurarea, analiza i monitorizarea acestor procese; - Desemnarea unui administrator de reea (i a unui nlocuitor0, cu atribuii corespunztoare cuprinse n fia postului; - Montarea serverului i realizarea legturilor cu scanerul, xeroxul i a celor 52 calculatoare legate n reea; - Realizarea site-ului intern; - Instalarea unui firewall (un calculator folosit la monitorizare, verificarea i restricionarea intrrilor i ieirilor de orice natur din Intranet); - Identificarea/stabilirea parolelor pentru fiecare utilizator; - Instalarea automat a datelor de contact pentru salariaii instituiei, primrii, servicii publice deconcentrate i alte instituii, - Instruirea celor 52 utilizatori (salariai) conectai la reea; - ncrcarea bazei de date disponibil pe site-ul intern, de administratorul de reea; - Transmiterea pe e-mail, tuturor angajailor, a diferitelor comunicate din partea board-ului de conducere a instituiei; Comunicare prin e-mail cu diferite instituii, servicii publice deconcentrate i autoriti ale administraiei publice locale, pentru obinerea n timpul cel mai scurt a diferitelor situaii, informri etc. - Transmiterea rspunsurilor la petiiile adresate de ceteni conducerii instituiei prin e-mail, prin utilizarea scanerului dup ce corespondena a fost semnat, cu aplicarea tampilei corespunztoare. n ceea ce privete managementul organizaional, s-a urmrit ca personalul implicat n activitile reelei, activiti cu impact asupra calitii serviciilor i realizrii unui management eficient s fie competent sub aspectul studiilor, instruirii, experienei i aptitudinilor, conform precizrilor din diplome i a cerinelor fiei postului.

Elemente Novatoare - Utilizarea ct mai redus, a instrumentelor de comunicare nvechite: fax, coresponden prin pot, transmiterea notelor telefonice etc. - Realizarea unei legturi informatice interne i crearea unui mecanism de schimb controlat cu exteriorul; - Transmiterea de comunicate/informaii simultan la toi salariaii instituiei; - Transmiterea, cu ajutorul potei electronice, a unor adrese pentru solicitarea de date/informaii sau comunicate privind situaiile de urgen, tuturor primriilor sau serviciilor publice deconcentrate n mod simultan, cu obinerea confirmrii recepionrii e-mailului; - Primirea prin e-mail a informaiilor solicitate, ceea ce conduce la
48

reducerea timpului de centralizare a datelor, dar i a numrului de salariai angrenai n elaborarea unor situaii complexe; - Asimilarea informaiilor stocate pe site-ul intern, cu tezaurul unei bnci; - Accesul rapid al angajailor la coninutul Monitoarelor Oficiale, imediat dup publicarea acestora ( a doua zi de la publicare). - Scanarea i transmiterea n mod rapid a unor documente contribuie la realizarea unui mecanism de comunicare inter-instituional eficient; Asigurarea celeritii serviciului public.

Lecii nvate Proiectul realizat a condus la nvarea unor lecii, cum ar fi: - n condiiile globalizrii, realizarea unui management performant constituie o metod de sprijinire a instituiilor n scopul obinerii unor rezultate remarcabile; - O informaie accesibil i la momentul oportun, constituie un mare avantaj, uneori chiar strategic; - Salariaii instituiei vor informaii imediate, ceea ce le confer siguran n realizarea cu responsabilitate a sarcinilor de serviciu; Disponibilitatea/receptivitatea personalului la mobilizarea i implicarea acestuia n procesul de mbuntire continu; - Integrarea diferitelor iniiative privind calitatea, n activitile instituiei; - Asigurarea unui sistem unitar de transmitere a informaiilor, conduce la predictibilitate, asigurarea transparenei i eliminarea zvonurilor.

Rezultate Prin mbuntirea mediului de lucru n exercitarea competenei instituiei, cu ajutorul reelei interne INTRANET s-au realizat schimbri importante n activitatea de management organizaional, a creterii performanei i a orientrii mai accentuate asupra calitii serviciilor oferite. Pentru msurarea rezultatelor obinute s-au folosit indicatori de input (ex. personal, fonduri, logistic), indicatori de rezultat (nr. salariai instruii, nr. participani la cursuri de perfecionare, numr e-mailuri transmise, nr. e-mailuri primite, etc) i indicatori de impact. Principalele rezultate obinute s-au concretizat n: a) Perfecionarea comunicrii pe orizontal i vertical; acest fapt a contribuit la realizarea unui schimb rapid de date i informaii, la creterea calitii actului administrativ i la simplificarea procedurilor administrative. n acest sens a crescut gradul de transmitere a informaiilor prin email, a sczut numrul de petiii sau de reveniri la acestea adresate de ceteni instituiei ntr-un anumit interval de timp. Comparnd numrul de petiii adresate Instituiei Prefectului n semestrul I din anii 2008, 2009, 2010 se constat c acesta s-a redus considerabil. Dac n semestru I 2008 s-au nregistrat 973 petiii, n 2009 numrul era de 950 petiii, iar n anul 2010, de 800 petiii. Numrul de persoane care au solicitat audien i conducerea instituiei le-a acordat s-a redus de la 1.256 persoane n primul semestru al anului 2008, la 804 persoane n anul 2009 i la 508 persoane n anul 2010, n acelai interval al anului. Totodat au sczut cheltuielile cu: telefoanele, de la 11.639 lei n trim. II 2009, la 7.934 lei n trim. II 2010; timbrele i taxele potale, de la 4.343 lei n trim. II 2009, la 4.073 lei n trim. II 2010; cheltuielile cu emailul/Internetul s-au eliminat n totalitate (1.505 lei n trim. II 2009), prin schimbarea furnizorului de servicii i trecerea la reeaua STS.
49

b) Modernizarea modului de aciune a prefectului n gestionarea situaiilor de urgen, prin utilizarea e-mailului. c)Realizarea unui flux informaional operativ i eficient cu structurile abilitate n gestionarea situaiilor de urgen; fluxul informaional se transmite simultan comitetelor pentru situaii de urgen, ct i canalelor mass-media. d) Optimizarea managementului instituiei, prin promovarea lucrului n echipe n cazul unor activiti comune i complementare; e) Primirea rapid a feed-back i a prospeimii informaiilor.

Referine - Pagina de start a reelei locale Intranet; - Raport privind activitatea de soluionare a petiiilor i de primire a cetenilor n audien desfurat n sem.I din anii: 2008 - 2010; Situaii financiare;

Modul Aplicat de Strategie a Comunicrii i Protecie a Comunicrii n IDSA

Institutul de Diagnostic i Sntate Animal Persoan de contact Prof. univ. dr. Gheorghe ONTANU, ef birou Coordonare Programe, Dezvoltare, Comunicare, Cercetare Descrierea bunei practici Proiect unicat la nivelul serviciilor medicale i medicale veterinare din Romnia, care a condus la optimizarea monitorizrii aplicrii i respectrii procedurilor interne care reglementeaz activitatea curent a Institutului de Diagnostic i Sntate Animal, are ca motto Comunicarea transparent multidirecional - metod de lucru, nu scop n sine. Acest proiect este soluia optim pentru mbuntirea modului de utilizare a resurselor materiale, financiare i umane ale instituiei, utilizarea eficient a instrumentelor de management al calitii n livrarea de servicii publice specifice domeniului de activitate, mbuntirea constant a cooperrii ntre instituii i iniiativele de creare a reelelor de colaborare specifice domeniului sanitar veterinar i pentru
50

sigurana alimentelor, implicnd att sntatea public ct i sntatea i bunstarea animalelor. Proiectul se constituie ntr-un instrument important pentru promovarea modernizrii managementului organizaional n administraia sanitar veterinar i pentru sigurana alimentelor, prin msuri novatoare, prin specializarea funcionarilor publici, motivarea i mobilizarea acestora n direcia inovaiei. Eficiena proiectului propus rezid n faptul c, prin sistemul de diseminare a informaiilor s-a realizat valorificarea rezultatelor privind managementul calitii, n ceea ce privete cultura organizaional, reducerea costurilor financiare ale instituiei, promovarea soluiilor electronice, creterea nivelului de securitate a documentelor publice, precum i simplificarea procedurilor administrative i msuri de reducere a birocraiei, eliminarea sistemului de xerografiere sau copiere i distribuia manual a documentelor. Proiectul a condus la mbuntirea evident a satisfaciei publicului int, intern i extern, cuantificat prin numrul i coninutul feedback-urilor primite, constituind un instrument nou de comunicare i colaborare i muntirea evident a serviciilor publice. Website www.idah.ro

Problema Domeniile de competen principale ale institutului sunt: sntatea animal, bunstarea animal, biologie molecular i OMG, medicin legal veterinar, legislaie veterinar, cercetare, dezvoltare i inovare, accesare fonduri structurale i de cercetare. n structura institutului funcioneaz toate cele 33 de Laboratoare Naionale de Referin, institutul coordonnd tehnic aceste domenii, pentru cele 41 de laboratoare veterinare judeene. Informarea i documentarea specialitilor n vederea soluionrii responsabilitilor specifice menionate se realiza, pn la sfritul anului 2009, individual, aceasta implicnd un consum ridicat de timp prin sumarizarea timpilor individuali, cheltuieli materiale i financiare consistente, absena coordonrii n sistemul informaional, utilizarea aleatorie a surse lor de informare, suprapunerea domeniilor de informare ntre specialiti, precum i lipsa unei proceduri de comunicare intern, ntre specialitii institutului i extern cu partenerii.

Scopul Nu exista n cadrul instituiei o procedur oficial de reglementare a procesului de comunicare, de cunoatere a barierelor de comunicare i nici tehnici procedurale privind comunicarea intern i pentru scheme de asociere i nici pentru comunicarea extern public normal i pentru situaii de urgen. De asemenea, nu exista o structur de gestionare coordonat a informaiilor i de reglementare a fluxurilor de comunicare i nici proceduri de audit al procesului de comunicare i criterii de evaluare a acesteia. Proiectul propus are ca prim scop remedierea neconformitilor, prin elaborarea unei strategii care s reglementeze termenii i definiiile comunicrii, importana i funciile acesteia, instrumente de eliminare a barierelor de comunicare, tehnici de comunicare intern i scheme de asociere, definirea categoriilor de public int i a relaiilor publice cu mass
51

media, reglemenarea reelei de protecie a informaiilor neclasificare i a celor clasificate (ghid practic), soluionarea petiiilor, organizarea campaniilor de relaii publice, protejarea dreptului de proprietate a clienilor, stabilirea criteriilor de evaluare a comunicrii i a unui modul de audit a acesteia. Al doilea scop major a constat n crearea unei structuri de gestionare a informaiilor i a unei reele de comunicare, precum i modularea informaiilor transmise prin reea, n cadrul celor 15 module de comunicare, cu ncadrarea n legislaia specific privind comunicarea i protecia comunicrii.

Obiective Proiectul propus are n vedere, ca obiectiv general modernizarea managementului organizaional i a calitii n livrarea serviciilor publice, prin implementarea unor instrumente novatoare, subordonate unor obiective sectoriale ce vizeaz:-definirea unei structuri specifice privind colectarea, procesarea, monitorizarea i gestionarea informaiilor;-crearea unei reele de comunicare intern i extern;-stabilirea unor proceduri operaionale specifice privind gestionarea informaiilor clasificate, precum i a celor neclasificate;-elaborarea unui ghid practic pentru protecia informaiilor clasificate;-modularea informaiilor neclasificate n cele 15 module de comunicare;- diminuarea la maximun a cheltuielilor materiale i financiare destinate comunicrii, informrii i documentrii;-disponibilizarea timpilor de informare i documentare pentru activiti tehnice specifice;-familiarizarea specialitilor cu fluxurile de informaie i coninutul acestora;-obinerea unui feedback real.

Resurse Pn la sfritul anului 2009 exista, la nivelul celor 18 servicii, birouri i compartimente din structura institutului, cte 1 persoan care avea responsabiliti privind comunicarea intern. La nivelul instituiei exista, n responsabilitatea directorului executiv, atribuii privind comunicarea referitoare la informaiile clasificate, iar n responsabilitatea directorului adjunct tehnic, atribuii privind comunicarea informaiilor de interes public, atribuii stabilite prin decizie i acreditare ORNIS. Prin proiect s-a renunat la cei 18 specialiti menionai, eliminnd responsabiliti administrative, n favoarea realizrii activitilor specifice tehnice, informaiile clasificate au rmas n responsabilitatea funcionarului de securitate, n persoana directorului instituiei, iar comunicarea privind informaiile neclasificate i integral sistemul de comunicare a fost transferat n responsabilitatea noii structuri menionate, realizndu-se debarasarea conducerii tehnice de o responsabilitate nespecific i eficientizarea sistemului de comunicare, informare i documentare. ntreg sistemul menionat a fost, prin proiect, transferat n responsabilitatea a 3 specialiti, ntre acetia i purttorul de cuvnt al instituiei. Colectivul respectiv gestioneaz integral comunicarea intern i extern pentru informaii i documente de interes public, asigur comunicarea cu clienii i persoanele tere, precum i comunicarea in house, ntre structurile instituiei. Resursele financiare i materiale alocate sistemului ce comunicare, informare i documentare au fost optimizate, realizndu-se n acelai timp i o important disponibilizare a timpilor de lucru n favoarea activitilor tehnice specifice. Introducerea transferului de informaii n sistem on-line, a condus la o economie evident de reurse materiale, eliminndu-se
52

xerografierea i copierea documentelor, iar prin aceasta i o economie de resurse financiare. Totodat, au fost diversificate, ntr-o manier considerabil, sursele de informaii tehnice de specialitate, de informaii privind activitatea de cercetare, dezvoltare, inovare, precum i realizarea unei biblioteci legislative i a uneia tehnice on-line, cu acces direct din partea tuturor utilizatorilor. Tot n acest sistem au fost modulate i informaiile privind sistemul de management al calitii, precum i informaiile care se ncadreaz n sistemul rapid de alert sau cele pentru situaii de urgen.

Implementare Dezvoltarea organizaional a Institutului de Diagnostic i Sntate Animal i creterea vizibilitii acestuia ca for metodologic privind mbuntirea statusului de sntate i bunstare a animalelor a condus la o diversificare relaional intern, ct i cu partenerii externi i la cretere evident a vizibilitii instituiei. Aceasta a impus existena unui sistem de comunicare intern i, de asemenea, perfectarea unui sistem relaional de comunicare cu partenerii externi, clienii i opinia public. Iniial proiectul a fost implementat n ultimul trimestru al anului 2009, n sistem pilot cu 10 beneficiari interni i 5 parteneri externi, n vederea evalurii funcionrii acestuia i a msurilor corective necesare. Proiectul a fost implementat, ncepnd cu 1 ianuarie 2010, att n relaia cu utilizatorii interni, ct i n relaie cu partenerii externi, clienii i publicul de relaie. Acesta este astfel structurat nct este transferabil, fr nici o adaptare, celor dou institute veterinare centrale, ct i celor 42 direcii sanitare veterinare i pentru sigurana alimentelor judeene. Totodat, poate fi uor transferat i implementat, cu mici adaptro de profil, altor instituii de profil medical veterinar, de profil medical sau de profil biologic. Proiectul a fost implementat n urmtoarele etape: 1. identificarea nevoilor de comunicare intern i extern, de informare i documentare i de acces la informaiile publice, ale publicului int intern sau extern; 2. stabilirea obiectivelor strategice privind dinamismul, multilaritatea, realismul, oportunitatea, sigurana i precizia, sinteza, conciziunea i specificitatea procesului de comunicare; 3. stabilirea obiectivelor operaionale pe termen scurt, caracteristice fiecrui modul de comunicare; 4. stabilirea obiectivelor tactice pe termen mediu (Legea 182/2002, HG 781/2002); 5. stabilirea termenilor i definiiilor specifice; 6. definirea aspectelor semnificative ale comunicrii privind mesajul, cuplul emitor receptor, cuplul cuvnt nelegere; 7. stabilirea mijlocului/canalului de comunicare; 8. definirea limbajului comunicrii (verbal, nonverbal, paraverbal); 9. precizarea contextului comunicrii; 10. stabilirea sistemului de feedback; 11. definirea obiectivelor tactice generale (pe termen lung) privind receptarea corect a mesajului, nelegerea corect a mesajului, acceptarea mesajului de ctre receptor, transmiterea deciziilor, influenarea i instruirea receptorului, crearea de imagine, motivarea, promovarea culturii organizaionale i integrarea; 12. identificarea barierelor n procesul comunicrii; 13. tehnici i organizarea comunicrii interorganizaionale; 14. realizarea design-ului pentru comunicarea extern, cu identificarea categoriilor de public, a tehnicilor de comunicare public i a relaiilor publice cu mass media (alctuirea unui dosar de pres); 15. realizarea pattern-ului pentru comunicarea i informarea public pentru situaii de urgen; 16. stabilirea procedurii de gestionare a informaiilor prin crearea cadrului instituional, a fluxurilor de comunicare intern i extern i a reelei de protecie a informaiilor clasificate; 17. identificarea categoriilor de
53

informaii neclasificate i clasificate existente n cadrul institutului; 18. stabilirea modalitilor de soluionare a petiiilor, a elementelor de etic i deontologie profesional n activitatea de relaii publice; 19. delimitarea rolului i atribuiilor structurii de comunicare privind gestionarea informaiilor i elementelor, organizarea i desfurarea unor campanii de relaii publice; 20. stabilirea criteriilor i procedurii de evaluare i audit a comunicrii; 21. implementarea ghidului practic pentru protecia informaiilor clasificate; 22. elaborarea procedurii specifice privind protejarea dreptului de proprietate a clienilor; 23. stabilirea domeniului specific pentru cele 15 module de comunicare intern i extern; 24. stabilirea structurii interne a fiecrui modul cu referire la comunicarea intern n reea orizontal, comunicarea intern n reea vertical, cu conducerea institutului, comunicarea extern cu parteneri de profil i comunicarea extern cu strucura de finanare sau de management; 25. stabilirea surselor de informaii pentru fiecare modul; 26. precizarea pentru fiecare modul a : scopul aciunilor de comunicare, publicul int al comunicrii, (intern sau extern), tipul de mesaj (integrator, promovare a culturii organizaionale, de instruire a receptorului, de influenare a receptorului, de transmitere a deciziilor), mijloace de comunicare (internet, intranet, skype, adrese oficiale), strategii adoptate pentru preluarea, procesarea i comunicarea informaiilor, indicatori de performan (actualizri periodice, numr de comunicate, numr i calitate feedback), responsabiliti i nregistrri oficiale; 27. pentru fiecare modul s-au stabilit sursele de informaii, n faza de implementare pilot a proiectului, iar n faza de implementare propriu-zis a acestuia, exist o strategie pentru diversificarea surselor de informaie, att cele interne, dar n special cele externe, precum i selectarea nivelului calitativ al acestora; 28. s-a instituit, de asemenea, un sistem specific de gestionare a feedback-urilor att de la utilizatorii interni, ct i de la parteneri, clieni i publicul de relaie, precum i criterii de evaluare i ierarhizare a satisfaciei acestora n relaie cu coninutul, forma, actualitatea i specificitatea informaiilor transmise

Elemente Novatoare Proiectul implementat este o premier pentru serviciile veterinare, att pentru cele centrale, ct i pentru cele judeene, prin care se realizeaz managementul comunicrii ntre Autoritatea Veterinar Central i institut, ntre diferitele structuri ale institutului, ntre institut i instituiile de profil pe care acesta le coordoneaz tehnic, precum i cu clienii externi.Proiectul este, prin complexitate, singurul pentru serviciile veterinare naionale ale Statelor Membre i, prin structur, poate fi adaptat la orice instituie de profil medical i biologic din Romnia.Proiectul constituie o premier n ceea ce privete modularea sistemului informaional pe domenii de informaii i, totodat, constituie un element novator privind gestionarea i utilizarea informaiilor. n acelai sens se realizeaz, pentru prima dat, o eficientizare a gestionrii i monitorizrii procesului de comunicare, un colectiv redus realiznd un volum de activitate considerabil, facilitat de existena unor surse pertinente de informaii, a unor fluxuri de informaie bine stabilite care satisfac ntr-o manier mai mult dect benefic necesarul de informaii al utilizatorilor i furnizarea de informaii publice clienilor i publicului int.Un alt element novator este rapiditatea identificrii oricrei informaii i oportunitatea transmiterii informaiilor publicului int prin utilizarea sistemului on-line. Este prima dat cnd s-a creat o bibliotec tehnic i o bibliotec legislativ on-line.
54

Lecii nvate Dei proiectul este implementat de o perioad relativ scurt, beneficiile obinute sunt evidente. Proiectul constituie un element esenial de nlocuire a tehnicilor clasice de comunicare (pe suport de hrtie sau electornic mobil) prin tehnici virtuale de comunicare, utiliznd sistemul on-line n cadrul unor megareele (Internet) sau a unor reele proprii (Intranet, Skype). Un alt atu al acestui sistem este realizarea unei comunicri n timp real cvasi-simultan i obinerea n aceeai manier a feedback-ului fa de o informaie transmis. Implementarea acestui proiect n cadrul institutului a fost un exemplu de identificare a unor modaliti de reducere a cheluielilor umane, materiale i financiare, precum i de disponibilizare de timp real pentru activitile specifice. Tot ca o lecie nvat este i faptul c informaia poate fi identificat, selectat i procesat ntr-un timp record i poate fi pus la dispoziia publicului int sau a clienilor n mod partajat. Totodat, prin distribuirea partajat a informaiei, publicul int are la dispoziie informaia relevant pentru domeniul de activitate, fiind eliminai timpii necesari identificrii i selectrii n regim propriu a acesteia, conducnd la eficientizarea activitilor specifice. Prin feedback-urile primite s-a realizat faptul c, implementarea acestui proiect a condus la o cretere evident a vizibilitii institutului, prin operativitatea comunicrii i sistemul modular de transmitere.

Rezultate Prin implementarea proiectului au fost diseminate, att n structurile interne ale institutului, ct i la nivelul clienilor i partenerilor externi, cunotine i experien privind arta comunicrii n regim reglementat. Impactul proiectului a fost deosebit n cadrul institutului i a influenat n sens evident pozitiv relaiile cu partenerii externi, naionali i internaionali. Sustenabilitatea proiectului este de foarte lung durat prin crearea unei structuri oficiale n cadrul institutului i alocarea de resurse umane, materiale i financiare n acest scop. Exist o strategie de dezvoltare a proiectului prin diversificarea surselor de informaii i creterea numrului partenerilor externi, naionali i internaionali. Implicarea cetenilor n regim de voluntariat s-a realizat prin relaia cu clienii i prin evaluarea i acceptarea unor propuneri de mbuntire din partea partenerilor. Reeaua de comunicare on-line stabilit are dou componente, una intern, operaional prin sistemul Intranet, Internet, Skype i LIMS i o component extern, operaional prin Internet i Skype. Componenta intern cuprinde 145 uniti de public int. Componenta extern cuprinde o seciune de parteneri i clieni naionali cu care institutul are relaii ierarhice, n numr de 86, i o alt seciune de parteneri naionali fr relaii ierarhice, n numr de 29, precum i un numr de 36 parteneri internaionali. n cadrul componentei interne de comunicare au fost transmise un numr de 529 comunicri, din care 23 pentru modulul 8.1. Informaii referitoare la cercetare, 6 pentru modulul 8.2. Informaii referitoare la programe tehnice, 32 pentru modulul 8.3. Informaii referitoare la sistemul de management al calitii, 5 pentru modulul 8.4. Teste de competen i comaparri interlaboratoare, 21 pentru modulul 8.5. Informaii referitoare la relaia cu clienii,
55

328 pentru modulul 8.6. Informaii tehnice i tiinifice de specialitate, 2 pentru modulul 8.7. Informaii referitoare la dezvoltarea vizibilitii, 31 pentru modulul 8.9. Informaii pe reeaua de comunicare cu Autoritatea Veterinar Central, 11 pentru modulul 8.10. Informaii pentru comunicarea cu partenerii interni, 3 pentru modulul 8.11. Informaii privind patrimoniul de standarde, 1 pentru modulul 8.13. Informaii privind traducerile de specialitate, 62 pentru modulul 8.14. Biblioteca legislativ on-line, 4 pentru modulul 8.15. Biblioteca tehnic on-line. Referine 1. Regulamentul de Organizarea i Funcionare al Institutului de Diagnostic i Sntate Animal;2.Regulamentul de Ordine Interioar al Institutului de Diagnostic i Sntate Animal;3.Organigrama de funcionare a Institutului de Diagnostic i Sntate Animal;

S vorbim despre Constana prin sport

Direcia Judeean pentru Sport i Tineret Constana Persoan de contact Elena FRINCU, reprezentant legal Parteneri Primria Municipiului Constana si cele oreneti i comunale din judeul Constana, FEFS din cadrul Universitii Ovidius Constana, DSP Constana, Inspectoratul Judeean de Jandarmi, Inspectoratul de Poliie al Judeului Constana

Descrierea bunei practici Programul judeean "S vorbim despre Constana prin sport" a plecat de la ideea coeziunii factorilor de decizie pentru a putea dezvolta sau a crea cadrul organizaional necesar implementrii unei nevoi a comunitii, aceea de a face micare , de a practica un sport, de a avea un mod de via sntos, de a socializa. Sportul este un fenomen social, economic i educativ, iar cei trei iniiatori Direcia pentru Sport a Judeului Constana, Consiliul Judeean Constana i Inspectoratul colar Judeean i-au asumat rspunderea de a conecta majoritatea elevilor,
56

tinerilor i cetenilor la activitile sportive organizate, fiind totodat un mod plcut de transmitere a valorilor importante precum spiritul de ecip, solidaritate, toleran i fair play. Proiectul s-a adresat unui numr de 7000 de elevi i studeni ai judeului. Prin cele 13 activiti cuprinse n proiect s-au practicat cele mai ntlnite sporturi: volei, handbal, fotbal, rugby, atletism, ciclism i not. Bugetul total al proiectului a fost de 515.639 lei i s-a desfurat pe parcusul a 10 luni n 15 localiti din jude. Ca instituie european care recunoate specificitatea rolului pe care l joac sportul n societate, bazat pe structuri benevole (voluntariat) n beneficiul sntii, educaiei, integrrii sociale i culturii, Direcia pentru Sport a Judeului Constana a mai implementat n perioada 2006 2009 urmtoarele proiectele judeene: Prin sport educ-i mintea i trupul, vei fi sntos (2006/2007), Sportul un mod de via (2007/2008), Sportul un element al culturii (2008/2009), avnd ca parteneri administraia public local i cofinanarea Consiliului Judeean Constana. Website http://www.dsjconstanta.ro/ro/215/actiuni-dsj/790/proiect-judetean-sa-vorbim-despre-constantaprin-sport/

Problema Rolul important al sportului n societatea european, precum i natura sa specific au fost recunoscute n decembrie 2000, n cadrul Declaraiei Consiliului Europei privind caracteristicile pe care le denot funcia sa social n Europa, de care trebuie s se in cont atunci cnd se pune problema implementrii politicilor comune (Declaraia de la Nisa). Declaraia subliniaz c, organizaiile sportive i statele membre (Romnia) au responsabilitatea de a organiza activitile sportive n conformitate cu legislaia comunitar. n acelai timp se menioneaz c, n pofida lipsei de atribuii directe n domeniu, comunitatea, conform diferitelor reglementri ale Tratatului, trebuie s in cont n aciunile pe care le ntreprinde de funciile pe care sportul le joac n plan social, educaional i cultural, motiv pentru care codul etic n conservarea rolului su social trebuie respectat.

Scopul Promovarea sportului, neles ca: toate formele de activiti fizice care, printr-o participare mai mult sau mai puin organizat, au drept obiectiv expresia sau ameliorarea condiiei fizice i psihice, dezvoltarea relaiilor sociale sau dobndirea unor rezultate pozitive n competiiile de toate nivelurile i recunoaterea lui ca fcnd parte integrant din realitatea social, cultural i economic a Romniei i ca factor de consolidare a imaginii i a relaiilor sale internaionale. Promovarea principiului "Minte sntoas n corp sntos".

57

Obiective - Creterea nivelului de educaie, de socializare i a strii de sntate a populaiei tinere (copii, elevi, studeni) prin practicarea educaiei fizice i a sportului. - Perfecionarea organizrii i funcionrii sistemului naional de educaie fizic i sport. Ameliorarea potenialului psiho-biomotric i intelectual al populaiei tinere prin dezvoltarea activitilor de educaie fizic colar i universitar. - Dezvoltarea activitilor din cadrul programului Sportul pentru Toi la nivelul judeului Constana conform HG Micare pentru Sntate. - Elaborarea unor programe speciale pentru dezvoltarea activitilor sportive n mediul rural, n corelaie cu programele naionale de dezvoltare rural la nivelul judeului Constana. - Promovarea valenelor cultural educative ale sportului i educaiei fizice, a spiritului de toleran i fair-play. - Promovarea msurilor de prevenire, de educaie i de sancionare a actelor de dopaj i violen n sport.

Resurse Resurse umane: 7000 participani, 500 voluntari, 300 personal calificat, 100 personal medical. Resurse financiare: de la bugetul de stat, de la bugetul local, donaii, sponsorizri, reclam i activiti comerciale nsumnd 515.639 lei. Resurse specifice: Echipament sportiv 5000 buci (treninguri, tricouri, pantaloni, epci, colani, osete, pantofi sport).

Implementare Durata proiectului 1 Octombrie 2009 - 1 August 2010. Activiti: Deschiderea anului sportiv colar: 1 6 Octombrie 2009 Sptmna Sportul pentru Toi: 5 11 Octombrie 2009 Cupa Consiliului Judeean ediia a V-a: 12 Octombrie 2009 15 iunie 2010 Olimpiada Naional a Sportului colar: 15 Octombrie 2009 1 Mai 2010 Cupa Academicus ediia a XIV-a: februarie iunie 2010 Turul Dobrogei la Ciclism ediia a IV-a: Mai 2010 Volei, Handbal i Fotbal n mediul rural ediia a III-a: 1 Aprilie 1 Iunie 2010 Cupa 1 Iunie ediia a XX-a: 25 Mai 5 Iunie 2010 Crosul Ziua Olimpic ediia a XXIII-a: 20 26 Iunie 2010 Rugby Tag la nivel judeean ediia I: 15 Octombrie 2009 15 Mai 2010 Festival Judeean de Volei Beach ediia a II-a: 10 Iunie 20 Iulie 2010
58

Festival Judeean de Handbal Beach ediia a III-a: Iulie 2010 Sunt constnean tiu s not: 15 Noiembrie 2009 1 August 2010 Management: ncheierea de protocoale cu administraia local, asociaiile sportive colare i asociaiile judeene pe ramur de sport. Comunicarea: promovarea proiectului prin intermediul conferinelor de pres, a comunicatelor de pres, afie i pliante, bannere.

Elemente Novatoare Implementarea voluntariatului prin angrenarea unui numr ct mai mare de profesori, arbitri la diferite discipline sportive. Promovarea "Codului moral al sportului" la nivel judeean. nfiinarea Comisiei de Educaie Sportiv ce a avut ca rol promovarea proiectului att n mediul urban ct i n cel rural, angrennd un numr ct mai mare de elevi. Furnizarea de servicii sportive prin intermediul sistemului informaional. A fost un proiect de cooperare ntre organizaiile sportive, coli, societatea civil, prini i administraia public local.

Lecii nvate Am nvat lucrul n echip, s ne jucm, s socializm i s cretem sntos. Creterea copiilor n mod sntos este un semn al speranei. Participanii au nvat c exist i alte modaliti alternative de petrecere a timpului liber n mod organizat. Au nvat ce este Fairplay - ul (calitatea esenial care ar trebui s defineasc relaiile intre oameni).

Rezultate Perfecionarea sistemelor de selecie, pregtire i competiionale pentru fiecare ramur de sport la nivelul judeului n vederea practicrii sportului de performan. Aciunile desfurate au condus la dezvoltarea fizic i psihic armonioas a copiilor participani, care au manifestat dorina de a se perpetua acest gen de activiti. Calificarea echipelor clasate pe primul loc la Olimpiada Naional a Sportului colar n fazele zonale i naionale ale competiiei. Livrarea de servicii sportive ctre populaia tnr. Oferirea mijloacelor informaionale n vederea reducerii consumului de droguri, a criminalitii i a discriminrii. Toate activitile au condus la dezvoltarea capacitii de autodepire, de creativitate, de autocontrol i echilibru emoional a fiecrui participant. Creterea notorietii Direciei pentru Sport a Judeului Constana.

59

Referine Articole pres i poze activiti

60

Linkuri http://www.dsjconstanta.ro/ro/215/actiuni-dsj/790/proiect-judetean-sa-vorbim-despre-constantaprin-sport/ www.telegrafonline.ro www.cugetliber.ro www.observator.ro

Buletinul Informativ al Instituiei Prefectului - judeul Hunedoara, o surs important de informaii pentru instituiile hunedorene

Instituia Prefectului Judeului Hunedoara Persoan de contact Irina Alexandra Pdurean, manager public Dorina Milian, consilier

Descrierea bunei practici n 2006, odat cu autoevaluarea CAF, s-a readus n atenia conducerii instituiei ideea de a elabora un Buletin Informativ. Se dorea asigurarea transparenei activitii instituiei printr-un mijloc modern, care s permit o cuantificare a informaiilor furnizate. Am pornit de la transmiterea unui chestionar care viza o analiz a percepiei beneficiarilor cu privire la activitatea instituiei. Seciunea final a chestionarului transmis primarilor i conductorilor serviciilor publice deceoncentrate se referea la intenia instituiei de a-i mediatiza activitatea prin intermediul unui Buletin Informativ, destinatarii fiind rugai s menioneze ce gen de informaii le-ar fi utile. Demersul a fost pregtit din august 2006 pn n septembrie 2007, cnd a fost publicat pe pagina de internet a instituiei primul numr al Buletinului Informativ. Acest mijloc de informare a fost gndit ca un instrument electronic, disponibil pe pagina de internet a instituiei i transmis prin pot electronic beneficiarilor. Pe scurt, Buletinul Informativ conine: prezentarea agendei prefectului i a subprefecilor, a activitii structurilor de specialitate, sinteza celor mai importante acte normative publicate n Monitorul Oficial al Romniei, comunicate de pres /informri ale unor servicii publice deconcentrate, anunuri, consultri publice, i un capitol
61

dedicat informaiei europene (agenda european, tiri din actualitatea european, informaii utile despre lansare apeluri ale liniilor de finanare, acte normative, corrigenda, instruciuni, oportuniti de finanare active, competiii europene, etc.), toate din sptmna anterioar publicrii. Coninutul i design-ul acestuia au fost evaluate n anul 2007, iar chestionarul de evaluare este postat permanent pe pagina web a instituiei unde, n cei 4 ani de la prima apariie online pn n prezent, au fost postate 146 de numere.

Website http://www.sips.ro/prefectura/index.php?id=79

Problema Orice instituie public trebuie s respecte prevederile legale legate de asigurarea liberului acces la informaiile de interes public i pe cele legate de asigurarea transparenei decizionale n administraia public (Legile nr. 544 /2001 i nr. 52 /2003), astfel c era necesar o apreciere a impactului activitii instituiei asupra societi civile, precum i percepia beneficiarilor, att asupra activitii instituiei, ct i asupra atribuiilor conferite de lege prefectului. n urma evalurii a reieit necesitatea publicului de a fi informat, care, corelat cu nevoia instituiei de a asigura transparen maxim activitii i de a-i informa pe beneficiari i pe parteneri (regsindui astfel o parte din justificarea de mediator ntre instituiile publice centrale i administraia public local), a condus la concluzia c era oportun crearea unui mijloc de informare i de mediatizare a propriei activiti care s fie modern, util, rapid, accesibil i gratuit.

Scopul Scop: mbuntirea imaginii instituiei prin mediatizarea propriei activiti i prin furnizarea de informaii utile beneficiarilor i/sau partenerilor instituionali. Documente programatice: Planurile de comunicare i relaii publice ale instituiei (2006, 2007) cuprind sub obiectivul Transparen i deschidere, informare corect, oportun i sistematic a opiniei publice asupra activitii Instituiei, activiti referitoare la editarea de buletine informative, la difuzarea de informaii publice relevante prin e-mail i /sau pe site-ul oficial al instituiei; - Planul de aciuni elaborat n urma aplicrii Cadrului Comun de Autoevaluare a Funcionrii instituiilor publice (CAF) n anul 2006 se refer n mod expres la editarea unui Buletin Informativ al Instituiei Prefectului - judeul Hunedoara; - Planurile de aciuni i rapoartele Instituiei Prefectului judeul Hunedoara pentru implementarea Programului de Guvernare, precum i cele pentru promovarea accesrii fondurilor europene (2008 - 2010), prevd editarea Buletinului informativ i transmiterea acestuia beneficiarilor, ca mijloc principal de informare; - Elaborarea Buletinului Informativ este una dintre activitile principale care contribuie la atingerea unui important obiectiv general al instituiei, i anume eficientizarea comunicrii interne i externe (a se vedea

62

n acest sens Rapoartele de activitate ale instituiei pentru anii 2007, 2008, 2009 publicate pe site-ul: www.prefecturahunedoara.ro.

Obiective 1. mbuntirea imaginii instituiei i a echipei manageriale prin mediatizarea activitii desfurate de prefect, de cei doi subprefeci, de serviciile publice comunitare i de structurile aparatului de specialitate al prefectului; 2. Creterea calitii n comunicarea cu mediul extern (autoriti ale administraiei publice locale, ale administraiei publice centrale, servicii publice deconcentrate, ceteni, ONG-uri, pres, alte instituii ale prefectului, parteneri externi); 3. Asigurarea unui grad ridicat de transparen a activitii instituiei, prin furnizarea de informaii legate att de activitatea instituiei, ct i de teme de interes general (acte normative nou-aprute, consultri publice pentru proiecte de acte normative cu impact asupra administraiei publice locale, anunuri importante ale instituiilor publice judeene i naionale, informaie european complex, etc.).

Resurse Publicarea exclusiv electronic a Buletinului Informativ a eliminat cele mai importante costuri ale editrii, cele implicate de tiprire i de distribuie. Singura excepie o reprezint listarea pentru afiarea la Punctul de informare de informare european al instituiei, i, la solicitarea unor beneficiari, imprimarea anumitor pagini de interes pentru acetia. Aa nct putem totui considera c singurele resurse alocate sunt resursa-timp i cea uman. Resursa-timp: - 1 - 2 h /sptmn /structur - redactare materiale-sintez a informaiilor destinate publicrii - 1 h /zi culegere informaii + 3 h /sptmn - redactare materiale seciunea Informaie european - 2 3 h - editare Buletin informativ - h - 40 - transmitere Buletin informativ n format electronic grupului-int - or - publicare Buletin informativ pe pagina de internet a instituiei Resurse umane: - 1 persoan din fiecare structur pentru redactarea articolelor; - 1 persoan pentru primire materiale, tehnoredactare i editarea schiei; - 1 persoan din Cancelaria Prefectului pentru verificarea formei finale a Buletinului (bunul de tipar); - 1 persoan din Compartimentul Afaceri Europene i Relaii Internaionale pentru transmiterea Buletinului Informativ prin e-mail grupului-int; - 1 persoan - specialist TI pentru publicarea pe pagina de internet a instituiei. Resurse financiare i materiale: Nu sunt implicate. Tip de informaii (Structuri implicate): a) Informaii privind mecanismele instituionale, de finanare, i politicile UE, agenda instituiilor europene i din Romnia, scheme de finanare (lansare apeluri, termene-limit, condiii, criterii), concursuri lansate la nivel european, oferte de parteneriate europene, exemple proiecte de succes i de bune practici europene, apariia altor buletine electronice, etc. (Compartiment Afaceri Europene i Relaii Internaionale); b) Ultimele modificri legislative, acte normative publicate n M.O. (Serviciul Verificarea Legalitii Actelor, Aplicarea Actelor Normative, Contencios Administrativ - SVLAANCA) c) edine care au avut loc n cursul sptmnii (Structurile responsabile, pe domenii) d) Evenimente din agenda prefectului, a subprefecilor; Comunicate (Cancelaria Prefectului) e) Articole diverse prezentarea activitii diferitelor structuri ale
63

aparatului de specialitate. (Toate structurile instituiei) f) Concluzii ale evenimentelor desfurate n sptmna anterioar publicrii.(Structurile organizatoare)

Implementare Durat: septembrie 2007 - prezent Activiti: 1. Aprobarea Planului de aciune rezultat n urma implementrii Cadrului comun de Autoevaluare a modului de Funcionare a instituiilor publice (CAF) n anul 2006. Asumarea de echipa de management a unui obiectiv pentru anul 2007, n sensul mbuntirii imaginii instituiei i a mediatizrii activitii proprii prin intermediul unui Buletin Informativ al Instituiei. 2. Evaluarea percepiei beneficiarilor cu privire la activitatea instituiei prin intermediul unor chestionare (septembrie 2006 - februarie 2007). Chestionarele au fost transmise progresiv din noiembrie 2006, pentru a evalua msura n care destinatarii rspund la iniiativ, astfel c, cea mai mare rat de rspuns a venit din partea primriilor (45% - 31 primrii din 69). Dac ntr-o prim etap au fost transmise chestionare tuturor primriilor din jude, ulterior au fost incluse serviciile publice deconcentrate. Din analiza datelor cuprinse n chestionarele returnate a reieit necesitatea de informare a beneficiarilor. Datele corelate au condus la concluzia c o parte din activiatea instituiei este oportun s fie prezentat acestora prin intermediul unui Buletin informativ. Nevoia de informare se referea n general la informaii din urmtoarele categorii: activitatea structurilor de specialitate; obiectivele strategice ale instituiei pe termen mediu, mod de realizare; fonduri structurale, proiecte - prezentri, informri, ghiduri; activitatea comisiilor organizate la nivelul instituiei; evenimente importante de interes general; implicarea Prefectului n activitatea de dezvoltare economic a judeului (atragerea de investitori, sprijinirea acestora); nouti legislative. 3. August 2007 - conducerea instituiei aprob un coninut-cadru al Buletinului Informativ. 4. Sunt stabilite reguli generale, aplicabile tuturor structurilor care furnizeaz informaii pentru Buletinul Informativ, prin intermediul unei Proceduri operaionale gestionate de proprietarul de proces. Buletinul Informativ este editat de Compartimentul Management Public, verificat de Cancelaria Prefectului, transmis beneficiarilor n format electronic de Compartimentul Afaceri Europene i Relaii Internaionale i postat pe pagina de internet a instituiei de specialistul TI. 5. Octombrie 2007 - evaluarea Buletinului Informativ. A fost elaborat un chestionar de evaluare a Buletinului Informativ transmis, cu adres de nsoire potenialilor beneficiari: primrii, servicii publice deconcentrate i alte instituii ale prefectului. Scopul imediat al demersului era de a stabili n ce msur informaiile din Buletinul informativ rspund ateptrilor potenialilor cititori, dar i acela de a identifica punctele slabe, direciile de mbuntire i categoriile de informaii necesare. Din analiza punctelor tari i slabe identificate de respondeni, rezult c o serie de informaii sunt prezentate mult prea detaliat, fiind necesar sintetizarea acestora. Alte categorii de informaii nu sunt suficient detaliate (oportunitile de finanare; activitatea prefectului pentru sptmana din cursul creia se public Buletinul Informativ; rezultatele activitilor structurilor de specialitate etc.). Se recomand publicarea Buletinului n format de hrtie, ns aceasta ar presupune un efort financiar din partea instituiei, care nici la acest moment nu poate fi susinut. Peste 80% dintre respondeni au evaluat elementele caracteristice (grafic; accesibilitate; calitate, actualitate i importana informaiei; relevana pentru activitatea
64

instituiei; cantitatea de informaie furnizat; gradul de detaliere; adresabilitate) cu excelent sau bun. 6. Pn n prezent, au fost publicate 146 de numere ale Buletinului Informativ al Instituiei Prefectului - judeul Hunedoara. Primele numere au fost destinate prezentrii structurilor de specialitate ale instituiei, existnd deja rubrici constante n coninutul buletinului: - agenda sptmnal a prefectului (o prezentare succint a activitii Prefectului judeului Hunedoara din sptmna anterioar publicrii); - detalii din activitatea subprefecilor, a structurilor de specialitate, a comisiilor de specilitate, concluzii ale unor controale mai importante, .a.; comunicate de pres ale instituiilor publice judeene. n anul 2007, ne-am exprimat disponibilitatea de a cuprinde n paginile Buletinului Informativ comunicate de pres ale serviciilor publice deconcentrate, n msura n care acestea sunt transmise n timp util spre editare; - o selecie de acte normative publicate n sptmna anterioar n Monitorul Oficial al Romniei; - seciunea destinat informaiei europene. Cu timpul, seciunea destinat informaiei europene a devenit o parte consistent a Buletinului Informativ, regsind-se informaii dintre cele mai variate: prezentarea principalelor instituii europene - Parlamentul, Comisia, Consiliul UE, preedinia UE, .a.. Sunt inserate i articole despre politici i strategii ale UE, mecanismele instituional i financiar, procesul legislativ, agenda principalelor organisme europene i din Romnia (Departamentul pentru Afaceri Europene), documente programatice, documente supuse consultrii /dezbaterii publice, scheme de finanare (lansare apeluri, termene-limit, condiii, criterii, reglementri comunitare i naionale), concursuri lansate la nivel european, oferte de parteneriate europene, exemple de proiecte de succes i de bune practici europene, apariia altor buletine electronice, etc. Grafica Buletinului Informativ se mbuntete continuu, iar chestionarul de evaluare este postat pe pagina de internet a instituiei i este accesibil tuturor celor interesai.

Elemente Novatoare Un Buletin Informativ care mediatizeaz activitatea unei instituii i care faciliteaz beneficiarilor accesul la informaii pentru care altfel ar fi nevoii s consulte o mulime de alte surse, nu este o inovaie n sine. Cu toate acestea, faptul c Buletinul Informativ al Instituiei Prefectului - judeul Hunedoara, este publicat pe pagina de internet a instituiei de 3 ani, cu o frecven constant sptmnal, fr costuri suplimentare, ci prin mai buna gestionare a resursei-timp din partea echipei implicate n editare, verificare, transmiterea i publicarea online a documentului, reprezint un exemplu ce poate preluat, de exemplu, de instituia prefectului din celelalte judee, dar i de alte instituii i servicii publice. Pe de alt parte, frecvena apariiei sale (sptmnal) este n mod fericit complementar celei anuale, prevzute de Legea nr. 544 /2001 n Cap. 1, art. 5, alin. 2. Publicarea n Buletin a informaiilor privind oportunitatea de a participa la consultri publice asupra unor proiectelor de acte normative, de documente programatice, lansate de instituii i organisme naionale i comunitare, suplinete faptul c Legea nr. 52 /2003 nu este aplicabil de instituia prefectului. n acelai timp, realizarea Buletinului reprezint asumarea noilor direcii de aciune cuprinse n Cartea alb a politicii europene de comunicare, a Planului 3 D: democraie, dialog, dezbatere, respectarea principiilor: a asculta.

65

Lecii nvate Dac vizibilitatea Buletinului Informativ al Instituiei Prefectului este destul de bun, el fiind disponibil online i transmis n fiecare sptmn celor nscrii pe lista iniial de difuzare, devenii abonai tradiionali, dar i noilor destinatari, adugai pe parcurs, exist i minusuri. Totui, fa de primele luni de editare, se poate observa cu uurin o cretere n calitate, a informaiei inserate n buletin, a tehnoredactrii, dar i o cretere cantitativ considerabil de informaie, n special a celei europene, care pune instituia n imposibilitatea de a-l tipri, chiar i la un tiraj redus, pentru a fi distribuit n format de hrtie. Din semnalele primite, s-ar impune probabil editarea, fie a unui supliment al actualei publicaii, fie chiar a unui buletin informativ de informare european de sine stttor, cum de altfel a mai existat n anii 2002 2003. Ce este sigur este c munca de editare a Buletinului de informare va continua, ns o nou evaluare ne va oferi indicii cu privire la tematici, editare, design, adresabilitate.

Rezultate Anul 2007 / 15 numere Anul 2008 / 51 numere Anul 2009 / 50 de numere Anul 2010 / 30 de numere Mie, personal, i primriei ne este de mare folos Buletinul. Gsesc acolo toate informaiile de care am nevoie. - Otilia Crian - Primria Ilia Angajaii Primriei comunei Slau de Sus studiaz cu regularitate Buletinul Informativ al Instituiei Prefectului - judeul Hunedoara i astfel i clarific anumite probleme care apar n activitatea de zi cu zi i iau cunotin de ultimele nouti, att n domeniul legislativ, ct i n alte domenii. Mulumim Instituiei Prefectului - judeul Hunedoara ! - PRIMAR, MARICA SORIN Primria comunei Petiu Mic: Suntem mulumii cu datele pe care ni le furnizeaz aceast publicaie, cu meniunea c ne-am dori mai mult informaie n ceea ce privete activitatea primriilor de comun. - Primar Biroul de Integrare European al Primriei Comunei Cricior apreciaz calitatea Buletinului Informativ al Instituiei Prefectului, att n ceea ce privete organizarea coninutului, ct i pentru faptul c primim toate informaiile necesare, i acest lucru ne ajut n rezolvarea problemelor, iar ce ne intereseaz cel mai mult, avem informaii despre majoritatea fondurilor europene. V mulumim pentru c ne trimitei Buletinul Informativ ! - Terchia Ovidiu Buletinul Informativ al Instituiei Prefectului - judeul Hunedoara" are un grad de adresabilitate mare, este o surs important de informare pentru multe compartimente din cadrul primriilor. Seciunile "Informaie european" i "Selecia de acte normative aprute n Monitorul Oficial" prezint interes deosebit pentru personalul instituiei noastre. Apreciem n mod special grafica, actualitatea i calitatea informaiilor. Felicitri, i la ct mai multe numere ! - Carmen Pricjan, Primria Ortie Eu citesc BI i gsesc n ele informaii i atenionri n legtur cu proiectele europene, i alte informaii utile, att biroului nostru, ct i pentru celelalte birouri. Consider c sunt utile, mai ales cnd ni se anun termene-limit la unele axe prioritare i DMI ale POR. Melania, Haeg.

66

Referine Plan de aciuni CAF 2006, Plan de comunicare i relaii publice 2006, Propuneri implementare aciuni, Propunere schi BI, Solicitare date BI; Chestionare evaluare, Rapoarte, Buletine informative din cei patru ani, procedura de elaborare a BI

Linkuri http://www.sips.ro/prefectura/index.php?id=79; www.prefecturahunedoara.ro seciunea Buletin Informativ

Sistemul IT de la Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur

Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur

Persoan de contact Raluca DAMINESCU, director Descrierea bunei practici ncepnd cu anul 2007, Romania beneficiaz de fonduri pentru agricultur de la Uniunea European sub form de pli directe pe suprafa. Plile directe reprezint sprijinul acordat de UE agricultorilor din Romnia in condiiile in care acetia depun o cerere de plat pe suprafa i ndeplinesc condiiile de eligibilitate. O condiie esenial pe care statul roman trebuia s o ndeplineasc pentru a putea absorbi fondurile europene pentru plile directe a fost crearea unui sistem care s asigure administrarea i controlul riguros al cererilor de plat ale fermierilor. Acesta este Sistemul Integrat de Administrare i Control (IACS), iar crearea, implementarea i gestionarea lui intr in atribuiile Ageniei de Pli i Intervenie pentru Agricultur (APIA). Dezvoltarea, implementarea i finalizarea la termenele stabilite a sistemului IACS pentru agricultura din Romania, prin realizarea componentelor informatice, a reprezentat o etap important in procesul de aderare a Romniei la Uniunea European. Astfel, n luna septembrie 2006 demara in Romania cel mai mare proiect de informatizare al agriculturii, avnd ca furnizor
67

SIVECO Romania. La numai o lun de la demararea proiectului, a fost necesar realizarea, n avans fa de planul proiectului, a primei versiuni a Modulului de nregistrare a Fermierilor. Acest modul a fost prezentat n data de 7 septembrie 2006 n faa delegaiei Comisiei Europene. Practic, proiectul a contribuit la ridicarea unui stegule rou, realizarea sa reprezentnd una din condiiile pentru aderarea Romniei la UE, la 1 ianuarie 2007. Pe 01 martie 2007, la nceperea Campaniei 2007, sistemul informatic dezvoltat in cadrul proiectului cuprindea toate funcionalitile necesare, pe parcursul derulrii proiectului fiind nglobate toate cerinele nou aprute. Astfel, in cadrul sistemului informatic s-au regsit toate schimbrile generate de obligativitatea alinierii procedurilor de lucru la regulamentele CE aflate ntr-o continu evoluie.

Website www.apia.org.ro

Problema innd cont de faptul c fiecare stat membru UE este obligat s-i dezvolte propriul sistem IACS, iar firmele care realizeaz aceste sisteme nu au voie s-l nstrineze n alte state membre UE, sistemul folosit de APIA a fost construit de la zero. Spre deosebire de celelalte ri membre UE, Romnia a avut la dispoziie numai un an i jumtate pentru construirea i punerea in funciune a sistemului IT pentru APIA, ceea ce a reprezentat un adevarat tur de for, n condiiile n care alte state au realizat acelai lucru n 3-4 ani. De asemenea, la momentul demarrii proiectului, n Romnia nu existau nici un fel de date n format electronic referitoare la mrimea parcelelor, la numrul de proprietari, la litigii pe legea funciar, iar gestionarea acestor situaii complexe i gradul de fragmentare a teritoriului, s-au reflectat n soluia informatic aleas de APIA care cuprinde un numr maxim de componente, n comparaie cu sistemele similare din alte ri.

Scopul Sistemul informatic integrat al APIA permite: evidena fermierilor, a fermelor i a exploataiilor agricole; preluarea cererilor de subvenii pentru plata pe suprafa; efectuarea controalelor administrative i a celor pe teren; calcularea i autorizarea plilor pe ferm, inclusiv activitile de control al calitii i de audit; executarea efectiv a plilor ctre fermieri; contabilizarea plilor proceduri contabile standard pe baza conturilor de venituri i cheltuieli; evidena datelor geografice i alfanumerice privind suprafeele declarate de fermieri; tiprirea hrilor pentru fermieri, att pe bloc fizic, ct i pe fermier; gestiunea schemelor de comer exterior licene de comer, restituiri, calcul i eliberare garanii, dezvoltarea setului de rapoarte licene comer import-export; gestiunea schemelor de intervenie privind achiziia, depozitarea public, depozitarea privat i vnzarea, precum i dezvoltarea modificrilor de funcionalitate
68

licitaii vnzare achiziie; aplicarea schemelor de subvenie a laptelui in scoli din cadrul msurilor de intervenie pentru lapte i produse lactate; gestionarea in sistemul IT a plilor privind msura de sprijin pentru ajutor financiar n programul apicol; gestiunea i urmrirea plilor din schemele naionale pentru acordarea de sprijin financiar; gestiunea avansurilor i garaniilor; gestiunea i urmrirea debitelor rezultate din plile pe schemele naionale; gestiunea i urmrirea plilor din schemele europene.

Obiective Realizarea unui sistem IT integrat pentru administrarea i controlul sprijinului financiar acordat fermierilor din fondurile UE n conformitate cu Politica Agricol Comun prin: Realizarea mecanismelor de nregistrare privind cererile de sprijin, verificarea, aprobarea i plata ctre fermieri; mbuntirea activitilor pentru detectarea i controlul fraudei, utiliznd instrumente performante pentru stocarea i regsirea in orice moment a informaiilor dorite; mbuntirea semnificativ n administrarea costurilor; Crearea capacitii de monitorizare, in orice moment, a oricrei cereri de sprijin. Realizarea compatibilitii sistemului naional cu sistemul UE; Utilizarea de tehnologii standard de facto si platforme de dezvoltare deschise; Sistemul informatic dezvoltat urmrete pas cu pas procesele de business funcionale in cadrul ntregii organizaii a APIA, n conformitate cu cerinele CE.

Resurse Realizarea i implementarea tuturor funcionalitilor (bazate pe cerinele APIA) au fost posibile datorit unei echipe numeroase, puternice i unite, format din specialiti de excepie ai APIA i ai SIVECO Romnia, care au acoperit toate ariile de business incluse in cadrul implementrii acestui proiect. Numai pentru campania din 2007, efortul echipei cumuleaz 15.310 zile-om (42 ani-om). Pentru realizarea analizei au fost necesare 5922 zile-om, pentru proiectare s-au consumat 5060 zile-om, pentru dezvoltare, implementare, testare i punere in funciune a aplicaiilor 4328 zile-om. APIA a realizat i implementat peste 100 de proceduri pentru toate cele 7 componente de baza ale aplicaiei.

Implementare ORGANIZARE. Implementarea sistemului IT a necesitat crearea unor departamente de suport care s completeze activitatea ageniei: Direcia msuri de sprijin i IACS, Direcia control pe teren, Direcia msuri de pia, Direcia ajutoare de stat i subvenii, Direcia inspecii, Direcia juridic i contencios, Direcia management resurse umane, Direcia patrimoniu, achiziii publice i administrativ, Direcia audit intern, Direcia economic, Direcia IT, Direcia metodologie i
69

relaii instituionale, Serviciul relaii cu publicul. IMPLEMENTARE. Soluia software pentru Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur a implicat implementarea a apte componente de baz, formate la rndul lor din 12 module principale. Cele 7 componente sunt: 1. Sistemul de nregistrare a fermierilor reprezint componenta cu cea mai centralizat baz de date a organizaiei pentru categoriile de informaii privind fermierii. A fost realizat de ctre echipa SIVECO Romnia n totalitate, fiind dezvoltat mai nti un sistem pilot (Farmer Registry Speed-Up), care a fost apoi generalizat i interfaat cu nregistrarea suprafeelor din cererile de sprijin; 2. Sistemul integrat de administrare i control (IACS Integrated Administration and Control System) reprezint principala component a sistemului IT din APIA i este format din 5 module: Modulul Captare Date; Modulul Control Administrativ; Modulul Control pe Teren (acoperind funcionalitile referitoare la controlul clasic pe teren i respectiv prin teledetecie); Modulul Calcul Pli; Modulul Autorizare Pli. 3. Sistemul de identificare a parcelelor agricole (LPIS Land Parcels Identification System). Aceasta component asigur vizualizarea i ntreinerea blocurilor fizice (printr-un bloc fizic nelegnd parcela de referin). ncepnd cu Campania 2008, se folosete aplicaia SIVGISAPIA realizat de SIVECO Romnia n colaborare cu alte firme; 4. Sistemul de gestiune a schemelor de reglementare a pieei (MR Market Regulation) sistemul pentru comerul cu cereale, vin, carne de pasare i ou, carne de porc, zahr; sistemul de intervenie la cereale; 5. Sistemul de gestiune a msurilor pentru dezvoltare rural (RD Rural Development) - pli pentru zone cu handicap natural; pli de agro-mediu; 6. Sistemul financiar - contabil component din pachetul integrat SIVECO Applications, realizat de ctre SIVECO Romnia, asigur procesarea activitilor financiar - contabile din APIA: gestionarea tuturor documentelor specifice din toate birourile judeene i sediul central; gestionarea fondurilor UE administrate prin IACS; raportrile ctre UE; propriile conturi financiar contabile; raportarea statutar att ctre UE ct i pentru Romnia; 7. Sistemul de gestiune a documentelor (SIVADOC = DMS Document Management System) component realizat de ctre SIVECO Romnia, care asigur managementul documentelor, aducnd avantaje semnificative pentru APIA n comparaie cu sistemul tradiional, bazat pe documente pe format de hrtie. COMUNICARE. La sfritul anului 2007, n aparatul central APIA s-a luat decizia nfiinrii unei structuri specializate care reunete activitile de promovare i comunicare n cadrul Direciei Promovare Comunicare. In scurt timp, a fost creat propria reea de responsabili de comunicare, la nivelul direciilor aparatului central i n fiecare centru judeean. A fost, de asemenea, nregistrat un progres important n relaia cu mass-media, prin creterea transparentei instituionale. Astfel, s-a asigurat: informarea periodic a publicului i beneficiarilor cu privire la schemele de plat i msurile de plat i intervenie, la drepturile i obligaiile beneficiarilor, precum i la condiiile de acordare a fiecrei forme de sprijin; mbuntirea mijloacelor i tehnicilor de comunicare prin adaptarea mesajului la necesitile diferitelor categorii de public int; dezvoltarea unui mecanism de evaluare a campaniilor desfurate, n vederea mbuntirii constante a calitii activitii de comunicare ntre APIA i publicul int. Beneficiarilor nregistrai n bazele de date ale diferitelor departamente Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur li se adreseaz n mod direct (prin scrisori, e-mail, fax etc.). Pentru rezolvarea
70

solicitrilor de informaii de interes public, precum i a petiiilor, a fost creat Serviciul de Relaii cu Publicul. In vederea asigurrii unei bune colaborri, att ntre compartimentele din cadrul Ageniei, ct i cu instituiile externe, la nivelul APIA central s-a nfiinat Direcia Metodologie i Relaii Instituionale. Aceasta direcie asigur comunicarea permanent i interfaa pentru transmiterea informaiilor privind derularea i gestionarea fondurilor europene pentru agricultur, precum i a fondurilor din bugetul naional ctre Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale, Autoritatea Competent pentru acreditarea ageniilor de pli, Organismul de Coordonare a ageniilor de pli, dar i ctre alte organizaii guvernamentale, neguvernamentale sau reprezentane ale organizaiilor internaionale.

Elemente Novatoare Sistemul IT a fost ntr-o continu schimbare, necesitnd mbuntiri permanente. Dintre funcionalitile importante dezvoltate n cursul campaniilor 2007-2009 menionm: un nou flux al proceselor pentru nregistrarea fermierilor n sistem pornind de la captarea datelor pentru cererea de sprijin i modificarea fluxului n modulul de calcul i autorizare pli; realizarea fluxului pentru implementarea contestaiei i a fluxului pentru implementarea sesizrilor; realizarea bazei de date GIS cu migrare date raster, vector, atribute; realizarea modelului digital al terenului; realizarea de proceduri automate de control administrativ in batch. De asemenea, APIA a dezvoltat aplicaia IPA-online ce permite identificarea parcelelor agricole deinute de fermieri prin intermediul internetului. Practic, s-au asigurat avantaje importante: nu mai sunt necesare hrile pe hrtie; suprafaa digitizat de fermier este msurat foarte exact; riscul depunerii unei cereri de sprijin incorecte este mai mic, deci i riscul de a primi sanciuni este mai mic; consistena datelor este verificat de sistem, ceea ce duce la reducerea numrului de erori, iar suma suprafeelor parcelelor digitizate este calculat automat; rezultatele sunt disponibile n orice moment; n anul urmtor digitizrii iniiale, tot ce trebuie sa fac solicitantul este s actualizeze schiele, ceea ce duce la o economie semnificativ de timp.

Lecii nvate Gestionarea unui proiect complex, dificil, cu un numr mare de beneficiari implic obstacole pe msur care necesit o reacie prompt i eficient. Buna comunicare, mesajele clare, informaiile coerente i concise care ajung uor la beneficiari sunt eseniale. Pentru a evita crizele de comunicare, responsabilii proiectului au nvat s fie ateni la semnalele care preced o criz de comunicare acionnd pentru prevenirea acesteia. Am nvat c trebuie s avem un plan de aciune in situaie de criz, o comunicare i o echip eficiente i un singur purttor de cuvnt. Fiecare direcie a Ageniei a contribuit la gestionarea situaiei de criz prin asigurarea de informaii coerente i suficiente. Buna gestionare a echipei este alt lecie nvat. Un proiect de asemenea dimensiune i importan implic angajai responsabili, disponibili i bine pregtii
71

care s tie s depeasc uor problemele aprute. Stagiile de pregtire a angajailor, simularea unor poteniale situaii de criz au fost utile pentru depirea obstacolelor. S-a evitat ntrzierea proiectului, depirea bugetului i s-au diminuat reclamaiile beneficiarilor. Am nvat importana reuniunilor bi-sptmnale pentru schimbul de informaii i pentru analizarea stadiului fiecrei faze. Am nvat c a face comparaii cu ceea ce se petrece n alte ri este benefic i util, dar n acelai timp nu trebuie s uitam c fiecare ar are specificitile ei care pot conduce la reducerea ori amplificarea problemelor.

Rezultate Rezultatele proiectului sunt deosebit de importante pentru activitatea APIA, implementarea acestui sistem venind n sprijinul fermierilor care intr n posesia subveniilor agricole prin intermediul unui mijloc modern, facil i sigur de operare cu fondurile puse la dispoziia lor. Depunerea i urmrirea cererii de finanare, precum i a documentelor aferente, se face folosind un sistem transparent care faciliteaz accesul permanent la informaii privind situaia unei cereri. Procesul de acordare a finanrii, de la depunerea cererii pn la efectuarea de pli, se desfoar ntr-un mod transparent i eficient. Prin utilizarea sistemului se reduc substanial timpii de ateptare n diversele puncte de pe fluxul de procesare a unei cereri, acest lucru mbuntind implicit experiena beneficiarilor n lucrul cu administraia. Cu ajutorul sistemului se realizeaz o mai bun gestionare, urmrire i procesare a cererilor de finanare ce vin din partea beneficiarilor msurilor administrate ale APIA, ceea ce atrage dup sine alte dou avantaje, i anume simplificarea i eficientizarea activitilor APIA. Implementarea unui astfel de sistem este n concordan cu directivele UE privind implementarea sistemului electronic naional de administrare i facilitarea accesului cetenilor la serviciile guvernamentale. Proiectul IT pentru APIA a nsemnat de fapt trei ani de pli ale subveniilor europene i naionale, procesarea a peste 1,2 milioane de cereri de subvenii, instruirea a peste 750 000 de utilizatori externi i a aproximativ 5 000 de utilizatori interni (angajai ai APIA), precum i peste 2.500 milioane euro subvenii pltite pentru campaniile 2007-2009, din care 1.500 milioane euro pltite din fonduri europene. Trebuie menionate, de asemenea, gestionarea informaiilor n 261 centre locale i 42 centre judeene APIA, n care au depus cereri fermierii arondai acestor centre, dar i evaluarea a 1.650.000 blocuri fizice agricole. Toate acestea reprezint date concrete care dau dimensiunea unui proiect complex, vital pentru agricultura romneasc i pentru fermieri.

Referine Comunicate de presa, articole de presa, informare de presa

72

Grup de lucru interinstituional pentru facilitarea accesrii fondurilor UE la nivelul judeului Slaj
Instituia Prefectului Judeului Slaj Persoan de contact Raul MOCUTA, consilier afaceri europene Parteneri Serviciile Publice Deconcentrate din Slaj

Descrierea bunei practici In data de 18.03.2010 a fost creat prin Ordin al Prefectului "Grupul de Lucru Interinstituional pentru facilitarea accesrii Fondurilor UE la nivelul judeului Slaj". Grupul a fost constituit n scopul facilitrii accesrii fondurilor europene, pentru deblocarea unor eventuale probleme aprute i pentru evidenierea proiectelor care se deruleaz n judeul nostru. Acesta monitorizeaza proiectele depuse pe domeniile: Mediu, Resurse Umane, Dezvoltarea Capacitii Administrative, Competitivitate economica, ANDZM, FRDS i altele si se intruneste in sedinte lunare. Grupul de Lucru funcioneaz ca i organ consultativ pe lng Instituia Prefectului Slaj i Consiliul Judeean Slaj. Website www.prefecturasalaj.ro Problema S-a constatat lipsa unei abordari integrate asupra finantarilor si proiectelor in desfasurare in judet. SPD-urile din Salaj au intampinat dificultati in identificarea unor modele viabile de parteneriat interinstitutional, fapt care a dus la diverse lacune in managmentul ciclului de proiect. De asemenea, in aceasta imprejurare, institutiile care au accesat fonduri europene nu au beneficiat de informatiile si experienta pe care ar fi putut sa le ofere potentialii partener.

Scopul - promovarea unor parteneriate viabile care sa conduca la eficientizarea accesarii de catre instituitiile publice a fondurilor europene in Salaj - accentul pe atragerea fondurilor europene este subliniat in mod repetat in Programul de Guvernare 2009-2012, mai mult de atat, capitolul 24 face referire directa la "Consolidarea
73

mecanismului de coordonare al afacerilor europene, prin creterea gradului de apropiere instituional" - una din prioritatile Strategiei de Dezvoltare a Institutiei Prefectului Salaj este "Cresterea la nivel de judet a absorbtiei Fondurilor Comunitare"

Obiective - realizarea unei baze de date cu privire la proiectele de finanare depuse, aprobate i implementate pentru perioada 2007-2013 - centralizarea fielor de proiect depuse de instituiile publice sau de administraia public local - promovarea oportunitilor de finanare - acordarea de asisten n faza de elaborare i implementare a proiectelor - diseminarea de bune practici la nivelul judeului - elaborarea de propuneri pentru mbuntirea legislaiei pe domeniul de activitate

Resurse Institutia prefectului a pus la dispozitia Grupului urmatoarele resurse: Materiale: - sala de videoconferinte a institutiei pentru intalnirile Grupului - laptop, flipchart, videoproiector si alte materiale de birotica Umane: - 7 persoane desemnate din partea SPD-urilor, responsabile cu gestionarea Programelor Operationale - 3 persoane din partea Institutiei Prefectului - 2 persoane din partea Consiliului Judetean - 2 persoane din partea ONG

Implementare Grupul de lucru desfasoare urmatoarele activitati punctuale: - Consiliul coordonator: analizeaz raportrile primite de la colectivele tehnice emit rezoluii cu privire la derularea proiectelor de finanare ntocmesc Procese Verbale de edin ntocmesc comunicate de pres - Colectivele tehnice: ntocmesc fiele de proiect ale instituiilor publice sau ale administraiei publice locale, ct timp aceast activitate nu creeaz incompatibiliti cu atribuiile instituiei reprezentate ntocmesc i actualizeaz tabele centralizatoare pe finanatori ntocmesc un raport periodic pe care l nainteaz consiliului coordonator furnizeaz informaii privind proiectele avizate pe domeniul de activitate formuleaz observaii i propuneri de modificare/completare a prezentului regulament evalueaz feedbackul beneficiarilor de proiecte propuse spre finanare ntocmesc Procese Verbale de edin
74

- Secretariatul permanent: convoac edinele consiliului coordonator i ale colectivelor tehnice invit la sesiuni i alte persoane implicate sau vizate cnd este cazul arhiveaz documentaia Managementul grupului este asigurat de catre Prefectul judeului Slaj, respectiv Preedintele Consiliului Judeean Slaj (pe principiul co-preedeniei, prin rotaie) Consiliul coordonator i desfoar activitatea n cadrul edinelor convocate de regul lunar sau ori de cte ori este nevoie. Pana acum au avut loc 2 intalniri. Lucrrile Colectivelor tehnice se rezum strict la problematica axei de finanare pentru care au fost convocate. Grupul este convocat de catre secretar, telefonic si/sau prin e-mail. Pentru o mai buna comunicare, sedintele grupului sunt anuntate si in mass-media, urmand ca dupa fiecare intalnire sa fie transmis un comunicat de presa care sa prezinte actvitaile desfasurate in cadrul intalnirii si deciziile luate de Grup. Elemente Novatoare Primul grup interinstitutional de acest gen din judet. Modul de lucru al Grupului este inovator prin munca in echipa intre reprezentantii unor institutii diferite, dar cu o sarcina comuna. Principiul de conducere prin rotatie a Grupului. Lecii nvate Prin Grup au fost utilizate metode moderne de guvernare, diferite forme de parteneriat, cu accent deosebit pe implicarea interinstitutionala, a sectorului ONG fapt care a eficientizat comunicarea interinstitutionala si in final un management operational mai performant. Prin crearea unui cadru comun de discutii, a fost incurajat transferul de bune practici intre institutii. Rezultate Cu participarea Grupului a fost conceputa si editata "Carta Alba a finantarilor europene" din judetul Salaj, brosura care contine proiectele in desfasurare din judet. La prezentarea acesteia a fost invitata mass media locala asigurand o diseminare completa a evenimentului. Mai multe proiecte cu dificultati in implementare au beneficiat de consultanta din partea Grupului. Referine Regulament de organizare i funcionare a Grupului de Lucru Interinstituional pentru facilitarea accesrii Fondurilor UE la nivelul judeului Slaj Carta alb a absoriei fondurilor europene

Linkuri www.prefecturasalaj.ro, www.magazinsalajean.ro, www.graiulsalajului.ro, www.salajeanul.ro

75

Implementarea i meninerea sistemului de management al calitii n cadrul Consiliului Judeean Gorj

Consiliul Judeean Gorj

Persoan de contact Ionel DOBRE,manager public Parteneri Unitatea Central pentru Reforma Administraiei Publice

Descrierea bunei practici ncepnd cu anul 2008 Consiliul Judeean Gorj a nceput procesul de implementare a instrumentelor de managemet al calitii la nivel instituional. Astfel, cu sprijinul Unitii Centrale pentru Reforma Administraiei Publice s-a reuit implementarea cu succes a Cadrului Comun de Autoevaluare a modului de funcionare a instituiilor publice, analiz n urm creia au fost identificate domeniile n care aveam nevoie urgent s ntreprindem msuri pentru modernizarea instituiei. A fost realizat si Planul Multianual de Modernizare n care au fost incluse principalele obiective i activiti menite s duc la creterea calitii acutului administrativ. Cunoscndu-se domeniile n care trebuia s acionm i cu sprijinul financiar al unor proiecte cu finanare european sau prin efort propriu s-a pornit procesul de modernizare a instituiei care a vizat 3 domenii prioritare: 1. Modernizarea infrastructurii informatice i implementarea unor instrumente moderne de management al proceselor; 2. mbuntirea pregtirii profesionale a angajailor cu accentul pus pe perfecionarea abilitilor de utilizare a IC&T. 2. Standardizarea activitii prin implementarea sistemului de management al calitii ISO 9001. Plecnd de la aceste prioriti, s-a reuit achiziionarea soluiilor informatice: Sistemul de management electronic al documentelor (Opis flow) ncepnd cu luna ianuarie 2009. Sistemul de management al resurselor (Enterprise Resource Planning) Navision. Primavera, soft dedicat managementului proiectelor. Marea majoritate a angajailor instituiei au obinut certificatul european de conducere a calculatorului ECDL. In luna octombie 2009 Consiliul Judeean Gorj a obinut certificarea sistemului de management al calitii, certificare realizat de organismul de certificare SRAC CERT.

76

Website www.cjgorj.ro

Problema - Din modelul PDCA, n marea majoritate a proceselor specifice instituiei, preponderente erau activitile de ndeplinire a sarcinilor, celelalte faze (planificare, raportare, mbuntire continu) fiind ignorate sau desfurare sporadic, activitile curente fiind bazate mai mult pe rezultat dect pe respectarea tuturor etapelor unui proces; - Nu exista un sistem de formare i motivare a salariailor; - Nu era implementat un sistem de msurare a satisfaciei angajailor i clienilor instituiei; - Politicile publice nu erau formulate, implementate i monitorizate n mod adecvat; - Nu se alocau resurse proceselor n funcie de importana contribuiei acestora la obiectivele strategice (ex. gestionarea resurselor umane, managementul proiectelor, procese de ITC). - Numrul parteneriatelor cu alte organizaii similare sau societatea civil era destul de mic; - Cetenii erau implicai suficient n procesele de luare a deciziilor; - Nu exista o evaluare a percepiei cetenilor.

Scopul Scop: mbuntirea modului de funcionare a Consiliului Judeean Gorj prin implementarea unui sistem de management al calitii. Buna practic este n concordan cu programul de guvernare 2009 2012, care consider c introducerea standardelor de calitate pentru serviciile publice este o prioritate, ea contribuind la realizarea obiectivului: Reducerea birocraiei i eficientizarea serviciilor publice i a direciei de aciune: Creterea transparenei i eficienei actului administrativ n Planul Naional de Dezvoltare sunt prevzute ca prioriti pentru realizarea procesului de descentralizare, urmtoarele aciuni: sprijin pentru ndeplinirea eficient a competenelor reieite din procesul de descentralizare (responsabiliti i resurse financiare clar stabilite); mbuntirea calitii serviciilor publice i sporirea capacitii de a furniza noi servicii, dezvoltarea capacitii de accesare i management al fondurilor de dezvoltare interne i externe, n special a fondurilor comunitare. Aceste cerine sunt ndeplinite prin implementarea unui sistem de management al calitii conform standardului ISO 9001.

Obiective Simplificarea i degrevarea semnificativ a proceselor de management i de execuie, ca urmare a elaborrii unor proceduri bine definite i structurate; Creterea eficienei i eficacitii activitilor desfurate n instituie; Implementarea unor indicatori de msurarea a calitii serviciilor prestate; Crearea unui sistem de management centrat pe cetean si pe cerinele acestuia. Standardizarea activitii i clarificarea rolului fiecrui angajat al instituiei.
77

Angajamentul i implicarea managementului la cel mai nalt nivel n implementarea politicilor n domeniul calitii. mbuntire proceselor de coordonare i comunicare. Implementarea unor instrumente de msurare a satisfaciei clienilor. Dezvolarea unui istem de management flexibil care s permit mbuntirea permanent a calitii serviciilor publice oferite; Aplicarea principiilor PDCA cu accent pe modalitile de mbuntire continu a activitii;

Resurse Financiare: plata serviciilor de consultan si a cursurilor de auditori interni de calitate; Umane: 1 Responsabil cu managementul calitii, 1 Responsabil Calitate, 26 responsabili de proces. Logistice: Sli de instruire proprii folosite pentru derularea sesiunilor de instruire. IT: Pentru realizarea documentaiei RMC, RC si RP au folosit echipamentele din dotare, pentru distribuirea procedurilor s-a folosit sistemul de management al documentelor.

Implementare Implementarea sistemului de management al calittii s-a realizat n mai multe etape: ETAPA 1: Stagiu de informare i iniiere n domeniul managementului calitii n conformitate cu cerinele standardului internaional SR EN ISO 9001. Scopul acestei instruiri a fost familiarizarea reprezentanilor managementului (Top management i management de nivel mediu) cu standardele de calitate: Infrastructura de Evaluare a Conformitii. Introducere n managementul calitii. Prezentarea familiei de standarde ISO 9000. Principiile standardului ISO 9001. Politica n domeniul calitii. Responsabilitile top-managementului i obinerea angajamentului acestora n vederea implementrii cerinelor specifice sistemelor de management al calitii. ETAPA 2: Stagiu de instruire i formare n domeniul proiectrii i implementrii sistemului de management al calitii. Personalul implicat n activitile care determin calitatea serviciilor Consiliului Judeean Gorj i n activitile de proiectare i implementare a sistemului calitii a fost instruit n legtur cu cerinele specifice Sistemelor de management al calitii:Infrastructura de Evaluare a Conformitii. Introducere n managementul calitii. Prezentarea familiei de standarde ISO 9000:2000. Principiile standardului ISO 9001. Cerine ale standardului ISO 9001. Proiectarea i documentarea unui Sistem de Management al Calitii. ETAPA 3: Diagnosticul sistemului de management al calitii. n aceast etap s-a evaluat sistemul de management al calitii al Consiliului Judeean Gorj n conformitate cu cerinele ISO 9001. A fost elaborat un raport de audit de diagnostic. A fost stabilit necesarul de documente pentru sistemul de management al calitii. ETAPA 4: Elaborarea hrtii proceselor. Au fost identificate urmtoarele tipuri de procese din Consiliul Judeean Gorj : -procese manageriale (de conducere): managementul strategic, managementul financiar, managementul resurselor umane, managementul proceselor, managementul calitii; -procese operaionale (de baz): administrare drumuri, urmrire execuie lucrri de drumuri, investiii, emiterea de licene de transport public judeean de persoane prin curse regulate speciale, autorizri lucrri n zona drumurilor, monitorizarea serviciilor de utilitate public, promovare obiecte patrimoniu, politici social culturale, politici economice, administraie public local, coordonare administraie public
78

local i monitorul oficial al CONSILIULUI JUDEEAN GORJ, relaii mass media, urbanism, certificate de urbanism, autorizaii construcie, disciplina n construcii, controlul echipamentelor de msurare i monitorizare; -procese suport: aprovizionare, achiziii publice, sntate i securitate operaional, proiectare, IT, asisten juridic, cooperare i dezvoltare regional, arhivare, audit intern, gospodrire, ntreinere, deservire, registratur. -procese de msurare, analiz i mbuntire: procese prin care se asigur efectuarea msurtorilor i monitorizrilor necesare a fi efectuate asupra sistemului n scopul iniierii aciunilor de mbuntire. Pe baza acestor informaii a fost realizat harta proceselor. ETAPA 5: Elaborarea procedurilor de sistem. Au fost elaborate procedurile de sistem: controlul documentelor, controlul nregistrrilor, audituri interne, controlul neconformitilor, aciuni corective, aciuni preventive, documente ce susin funcionarea n bune condiii a sistemului de management al calitii. ETAPA 6: Elaborarea manualului de management al calitii. Manualului de management al calitii a fost fundamentat pe informaiile regsite n celelalte faze i a fost elaborat n scopul inerii sub control a propriului sistem de management al calitii: -ca dovad a conformitii sistemului cu standardul de referin, adus tuturor clienilor si; -pentru a demonstra organismului de certificare concordana propriului sistem cu cerinele standardului SR EN ISO 9001:2008, n vederea obinerii certificrii. ETAPA 7: Elaborarea procedurilor de proces / specifice / operaionale. Procesele identificare n etapa 2 au fost descrise n procedurile de proces / specifice / operaionale i a instruciunile de lucru, fiecare responsabil de proces elabornd propria procedur n colaborare cu RMC i RC. Aceste proceduri sunt destinate att standardizrii activitii att ca circuit ct i ca performan. ETAPA 8: Stagiu de instruire i formare a auditorilor interni pentru sistemul de management al calitii. Pentru urmrirea modului de funcionare a sistemului i aplicarea principiilor mbuntirii continue au fost certificai angajai ai instituiei. Tematica instruirii a fost: Infrastructura de evaluare a conformitii. Cerine ale ISO 9001. Introducere n auditul calitii. Prezentarea standardului SR ISO 19011. Pregtirea i desfurarea auditului, conform SR EN 19011. ETAPA 9: Implementarea sistemului de management al calitii la Consiliul Judeean Gorj. Sistemul de management al calitii a funcionat 2 luni n regim controlat, a fost realizat un audit de implementare, 1 analiza efectuat de management, a fost elaborat programul de aciuni corective i preventive, a fost evaluat i optimizat sistemului de management al calitii n vederea certificrii ISO 9001 de ctre un organism de certificare. ETAPA 10: Obinerea certificrii sistemului de management al calitii. n urma unui proces de achiziie public a fost selectat organismul de certificare SRAC CERT pentru auditare n vederea certificrii, la 26.10.2009, preedintele acestuia, Dan Stoichitoiu, a nmnat preedintelui Consiliului Judetean Gorj, Ion Clinoiu, certificatul de calitate nr. 7508. nmnarea certificatului s-a fcut n cadru festiv, n cea de-a treia zi a manifestrilor dedicate srbtoririi a 145 de ani de la nfiinarea Consiliului Judetean Gorj.

Elemente Novatoare Pentru Consiliul Judeean Gorj implementarea ISO 9001 a adus urmtoarele schimbri n ceea ce privete modul de lucru: ntreaga activitate este centrat pe cetean i satisfacerea cerinelor acestuia; Activitatea instituiei este privit ca o sum de procese foarte bine identificate i standardizate; Reducerea neconformitilor prin implementarea procedurilor de sesizare i
79

corectare a lor; Permanenta preocupare pentru mbuntirea continu a activitii; Implicarea managementului la cel mai nalt nivel n activitile de analiz (conf. procedurii analizei efectuate de management) i realizarea unui plan de aciune pentru mbuntirea activitii; Stabilirea unor indicatori de performan pentru msurarea gradului de ndeplinire a obiectivelor asumate; Stabilirea unor obiective cuantificabile menite s ghideze ntreaga activitate a instituiei; Delegarea responsabilitilor n ceea ce privete modul de realizare a obiectivelor de la managementul la cel mai nalt nivel ctre responsabilii de proces (personal din mangementul la nivel mediu sau de execuie); Integrarea activitilor externalizate n procedurile proprii i astfel asigurarea unui control mai riguros al modului de realizare a lor; Integrarea elementelor specifice noilor tehnologii ITC n toate procesele i astfel realizarea primilor pai spre tehnologiile verzi (ex SMC este gestionat electronic n cadrul sistemului electronic de management al documentelor).

Lecii nvate Implementarea unui sistem de management al calitii bazat pe ciclul P-D-C-A (PLAN DO CHECK ACT) contribuie decisiv la mbuntirea tuturor proceselor desfurate n organizaiile publice, n special cele de management ntruct deficienele constatate n decursul implementrii unui astfel de sistem se regsesc n special n sfera activitilor de planificare i mbuntire continu. Implicarea managementul la cel mai nalt nivel n toate fazele implementrii politicilor n domeniul calitii este esenial pentru asigurarea sustenabilitii Sistemului de Management al Calitii. Diferitele instrumente de management al calitii sunt complementare, input-urile generate de aplicarea CAF fiind foarte utile n identificarea proceselor i implementarea cerinelor standardului ISO 9001. Procesul de implementare n totalitate ntr-o insituie public a principiilor ciclului P-D-C-A este unul de durat, fiind nevoie de mai multe elemente pentru succesul acestui demers: - implicarea activ a tuturor angajailor; o bun comunicare cu beneficiarii; - o bun cunoatere a legislaei i a reglementrilor att de specialitate, ct i din domeniul managementului calitii; Instabilitatea legislativ i schimbarea atribuiilor instituiei ca urmare a descentralizrii reprezint noi provocri la care trebui s facem fa, ngreunnd procesul de adaptare a politicilor instituiei la cerinele cetenilor.

Rezultate Indicatori de output Organizarea unei instruiri cu privire la cerinele specifice standardului ISO 9001(3 zile de instruire); Derularea unui curs de auditori interni ai sistemului de management al calitii (5 zile de instruire); ncheierea unui contract de consultan i a unuia de certificare a SMC; Indicatori de result Doi auditori interni ai sistemului de management al calitii certificai; 100 angajai ai Consiliului Judeean Gorj au obinut certificat de participare la instruirea privind cerinele ISO 9001; Realizarea documentaiei sistemului de management al calitii (manualul calitii, proceduri de sistem, operaionale, de proces i instruciuni de lucru);
80

Certificare sistemului de management al calitii conform standardului ISO 9001:2008; mbuntirea calitii proceselor specifice instituiilor publice judeene.

Referine Certificat implementare ISO 9001:2008

Linkuri http://ghimpele.ro/nou/2009/11/consiliul-judetean-gorj-a-obtinut-certificatul-iso-90012008/

81

Sistem integrat de management al documentelor

Instituia Prefectului Judeului Giurgiu Persoan de contact Sergiu Norut STANISTEANU, prefect Descrierea bunei practici Scopul proiectului: Institutia Prefectului Judetului Giurgiu eficienta in relatia cu cetateanul. Obiectivele specifice: imbunatatirea managementului organizational la nivelul institutiei prin mbuntirea politicilor i proceselor interne de lucru cu documentele instituiei; cresterea calitatii activitatii functionarilor publici si implicit a serviciilor oferite cetatenilor prin asigurarea suportului logistic necesar pentru informatizarea activitatii de secretariat i registratur electronic din Instituia Prefectului; mbuntirea procesului decizional n Instituia Prefectului judeul Giurgiu. Principalele rezultate: simplificarea procesului, procedurilor si circuitelor documentelor administrative, monitorizarea documentelor in vederea prevenirii pierderii lor, reducerea numarului de petitii nerezolvate, reducerea birocratiei si diminuarea volumului de hartie folosita in redactarea documentelor, reducerea duratei de livrare a serviciilor. Informatizarea managementului documentelor a fost element de noutate in cadrul administratiei publice locale si experienta noastra a fost impartasita de alte institutii. Grup tinta: Institutia Prefectului Judetul Giurgiu. Beneficiari indirecti: cetatenii judetului Giurgiu

Website www.prefecturagiurgiu.ro

Problema Prefectul judetului Giurgiu este reprezentantul Guvernului Romaniei in judetul Giurgiu, care are o populatie de 290232 de persoane. Institutia Prefectului are 43 de angajati ce opereaza in cadrul sediului central si mai are in subordine 2 servicii publice comunitare. Datorita timpului mare de inregistrare si solutionare a petitiilor si pentru ca nu aveam un instrument care s urmreasc traseul intern al documentelor intrate/ieite din instituie, prefectul a luat hotararea de imbunatatire a managementului documentelor prin introducerea acestui sistem informatic in vederea reducerii numarului de petitii nerezolvate pe unitatea de timp si de urmarire a circuitului documentelor. Instrumentele de care dispuneam anterior implementarii erau: registre de urmarire

82

a circulatiei documentelor, registre de intrare / iesire. Totodata nu exista o monitorizare riguroasa a documentelor aflate in circuit.

Scopul Institutia Prefectului Judetului Giurgiu eficienta in relatia cu cetateanul. Documente programatice: - Planul National de Dezvoltare 2007-2013 sustine crearea unui sistem eficient al administratiei publice prin msuri de consolidare a capacitii administrative a autoritilor pentru atingerea obiectivelor de dezvoltare. Una dintre aceste masuri este promovarea societii informaionale care va permite indivizilor i comunitilor efectuarea unui salt tehnologic i o participare mai bun la activitile de inovare i nalt productive. Dezvoltarea i eficientizarea serviciilor publice electronice aduce beneficii att la nivel public ct i privat. Planul de Dezvoltare Regionala 2007-2013 pentru Regiunea SUD-Muntenia prevede, in domeniul tehnologiei ICT, sprijinirea competitivitatii economice si cresterea interactiunii dintre sectorul public si firme/cetateni prin exploatarea potentialului provenit din ICT.

Obiective Obiectivele specifice: imbunatatirea managementului organizational la nivelul institutiei prin imbunatatirea politicilor si proceselor interne de lucru cu documentele din institutie ; cresterea calitatii activitatii functionarilor publici si implicit a serviciilor oferite cetatenilor prin asigurarea suportului logistic necesar pentru informatizarea activitatii de secretariat si registratura electronica pentru Institutia Prefectului; imbunatatirea sistemului decizional in Institutia Prefectului judetul Giurgiu.

Resurse Resurse umane: responsabil implementare, coordonator proiect, personalul institutiei care a fost implicat in implementarea sistemului si incarcarea bazelor de date cu asistenta reprezentantilor firmei furnizoare. Resurse financiare: 7000 Euro. O provocare in calea succesului acestei initiative a fost asigurarea resurselor financiare pentru a sustine schimbarile necesare. Resurse materiale: echipamente hardware, sisteme informatice, consumabile.

Implementare Durata: 6 luni Activitati: - Revizuirea, dezvoltarea, optimizarea proceselor interne: analiza celor mai frecvente tipuri de informatii furnizate si fluxuri utilizate si elaborarea politicii de utilizare; - Achizitie echipamente, bunuri, servicii, cu urmatoarele subactivitati: instalare si configurare sistem dupa
83

datele proprii, testare cu date reale, darea in exploatare, receptie software, instruire administrator sistem si utilizatori. Managementul a fost asigurat de prefect: - Sarcinile au fost clar stabilite de la inceput si asigurau responsabilitate individuala; - Licitatia si semnarea de catre prefect a contractului de achizitie cu firma furnizoare a sistemului informatic a avut loc la sfarsitul anului 2006. - Implementarea sistemului si monitorizarea circulatiei documentelor a inceput la 01.01.2007 sub coordonarea consilierului prefectului. Comunicare: - intalniri de informare a personalului; - instruirea personalului in utilizarea sistemului informatic, cu asistenta din partea firmei furnizoare.

Elemente Novatoare - Implementarea si modelarea sistemului informatic dupa necesitatile institutiei noastre impreuna cu firma furnizoare a programului informatic este un proces inovativ; - Experienta noastra si exemplul de buna practica se poate multiplica si adapta celorlalte institutii ale administratiei publice.

Lecii nvate 3 lectii invatate din implementarea acestui proiect: - Managementul prin proiecte duce la eficienta in administratia publica. - Rezistenta la schimbare a functionarilor publici poate fi depasita. - Modernizarea administratiei publice se bazeaza pe informatizarea activitatilor.

Rezultate Principalele rezultate: simplificarea procesului, procedurilor si circuitelor documentelor administrative, monitorizarea documentelor in vederea prevenirii pierderii lor, reducerea numarului de petitii nerezolvate, reducerea birocratiei si diminuarea volumului de hartie folosita in redactarea documentelor, conducand la reducerea duratei de livrare a serviciilor oferite cetatenilor.

84

Sustenabilitatea elementelor de modernizare a administraiei publice la Instituia Prefectului Judeul Suceava

Instituia Prefectului Judeului Suceava Persoan de contact Angela IOANOVICI, consilier

Descrierea bunei practici n urma analizei principalelor probleme de management organizaional i al calitii serviciilor oferite, a rezultat necesitatea continurii implementrii procesului de reform a administraiei publice, la nivelul Instituia Prefectului Judeul Suceava. n acest scop s-a urmrit coroborarea unor aciuni i programe care s conduc la asigurarea calitii serviciilor publice oferite, prin aplicarea procedurilor i a standardelor n mod corect, concomitent cu identificarea aspectelor negative care pot mpiedica eficiena i eficacitatea instituiei. Pentru aceasta s-a realizat o ntreptrundere a etapelor i aciunilor prevzute n Planul de dezvoltare a sistemului de control intern la nivelul Instituiei Prefectului Judeul Suceava, cu aciunile Grupului de modernizare constituit la nivelul judeului i cu procedurile de lucru i Manualul Calitii care au fost revizuite la sfritul lunii iunie 2010 (instituia respect cerinele standardului european SR EN ISO 9001/2001, conform certificatului nr. 317/25.03.2008).

Website www.prefecturasuceava.ro

Problema n procesul de reform a administraiei publice, instituia prefectului joac un rol important n definirea i funcionarea algoritmului de mprire a atribuiilor, ntre autoritatea central i cea local. Pentru funcionarea eficient a instituiei s-a simit nevoia imprimrii unor aciuni rapide, orientate n sensul evoluiei procesului de modernizare a administraiei publice, care s aib n vedere interesul general, dar i a grupurilor implicate i a stakeholders. Totodat s-a impus necesitatea ntririi capacitii instituionale i mbuntirea culturii organizaionale la nivelul Instituiei Prefectului judeul Suceava, care s nlture starea de insatisfacie aprut uneori n rndul salariailor.

85

Scopul Scopul urmrit este de creare a unei instituii a prefectului adaptat realitilor romneti i compatibil cu structurile administraiei rilor membre ale Uniunii Europene. Realizarea unui management performant se asigur prin investigarea acelor aspecte care s asigure o analiz riguroas a capacitii instituiei de a-i atinge viziunea i scopurile propuse, precum i de a realiza sarcinile prevzute n acele acte normative sau n documentele de politici publice. n acest context, mbuntirea serviciilor publice printr-un management organizaional i al calitii performant era mai mult dect evident. Implementarea aciunilor de modernizare a instituiei este perceput ca un factor de reducere a birocraiei i a cheltuielilor de funcionare. Proiectul descris i considerat exemplu de bune practici, contribuie la ndeplinirea intelor cuprinse n Strategia Guvernului privind accelerarea reformei n administraie public, aprobat prin H.G. nr. 1006 din 4 octombrie 2001, n Strategia Guvernului privind informatizarea administraiei publice, aprobat prin HG nr. 1007 din 4 octombrie 2001, dar i n prevederile Programului de Guvernare pentru perioada 2009 2012. Managementul riscului reprezint un element al sistemului de control intern, cu ajutorul cruia sunt descoperite riscurile semnificative i pot fi identificate eventualele aspecte birocratice sau cele ce pot nate suspiciuni de corupie.

Obiective Principalele obiective urmrite n realizarea acestui proiect (bune practici) sunt: -dezvoltarea unor servicii publice mai bune, a unor standarde ridicate de furnizare a serviciilor i a unui management mbuntit, -promovarea inovaiei la nivelul domeniilor de competen ale instituiei, -identificarea riscurilor ce pot genera nendeplinirea la timp i de calitate a obiectivelor stabilite; -mbuntirea activitii instituiei, prin optimizarea managementului instituiei.

Resurse Pentru realizarea proiectului evideniat ca reprezentnd Bune Practici, s-au folosit resurse umane, materiale i financiare. Bugetul de timp alocat proiectului a fost n medie de 2 ore/zi, timp de 4 luni. Din cei 57 de salariai ai instituiei, un numr de 48 au fost angrenai n amplul proces de modernizare al instituiei, de identificare i nlturare a riscurilor aprute n realizarea obiectivelor, de cretere a calitii serviciului public oferit cetenilor. Ca resurse materiale s-au folosit 48 de calculatoare, 1 scanner, 1 video-proiector, 1 xerox, hrtie (7 topuri), dosare (80 buc). Resursele financiare au fost legate de achiziionarea acestor materiale.

Implementare Sustenabilitatea elementelor de modernizarea a administraiei publice la nivelul Instituia Prefectului Judeul Suceava este absolut necesar, n condiiile n care aceast instituie a
86

elaborat i implementat mai multe instrumente, ca de exemplu: Strategia de modernizare a instituiei prefectului, Programul Multianual de Modernizare (PMM), Cadrul de Autoevaluare i Funcionare a Instituiei (CAF), Simplificarea procedurilor administrative. Exemplu de bune practici se refer la continuarea i sustenabilitatea procesului de modernizare n instituie, prin modul de implementare a unor standarde i ordine ale prefectului. Prin Ordinul Prefectului nr. 133 din 23.02.2010 s-a constituit structura intern pentru realizarea Planului de dezvoltare a sistemului de control intern la nivelul Instituiei Prefectului Judeul Suceava. Planul a fost ntocmit i aprobat de conducerea instituiei pe data de 24.03.2010 i se afl n perioada de implementare. Rolul acestui program este de adoptare de msuri sau proceduri care s duc la diminuarea riscurilor i la ndeplinirea obiectivelor specifice ale Instituiei Prefectului Judeul Suceava ntr-un mod economic, eficace i eficient. Planul a fost transmis tuturor salariailor instituiei, de realizarea etapelor rspunznd direct efii de compartimente, efii de serviciu, directorul executiv. Monitorizarea are loc trimestrial de auditorul desemnat prin ordin al prefectului. Un alt ordin emis de prefect n scopul susinerii procesului de modernizare este cel prin care a fost reorganizat Grupul judeean de modernizare constituit la nivelul judeului Suceava (Ordinul Prefectului nr. 224 din 26.05.2010). Aciunile acestui grup sunt coordonate la nivelul local de subprefectul judeului, iar la nivel naional de Unitatea Central pentru Reforma Administraiei Publice din cadrul MAI. Dintre aciunile acestui grup nou constituit la nivelul judeului, aciuni ncepute n luna iunie 2010 i care continu, menionm: - Transmiterea prin reeaua local Intranet a instituiei i prin Internet, simultan tuturor salariailor instituiei, primarilor i conductorilor instituiei publice deconcentrate, a documentelor ce reprezint instrumente dezvoltate n cadrul Proiectului PHARE Continuarea luptei mpotriva corupiei n administraia public, iniiat de MAI. Aceste documente se se refer la: mbuntirea procedurilor administrative din perspectiva transparenei(prezentare matrice de riscuri, factori de risc - Legea nr. 52/2003, factori de risc - Legea nr. 544/2001, prezentare Curs formare), Simplificarea procedurilor administrative - Ghid metodologic de simplificare a procedurilor administrative, Mai buna protecie a integritii publice n sectoarele administraiei publice mai vulnerabile la fenomenul de corupie - Declaraia de Integritate instrumente de promovare a integritii n cadrul instituiilor publice. - Salariaii din cele 114 uniti administrativ - teritoriale de pe raza judeului Suceava au luat la cunotin despre coninutul acestor documente care au fost difuzate prin grija primarului. n mod similar, conductorii serviciilor publice deconcentrate au transmis documentele funcionarilor/personalului contractual din aceste instituii. A fost ntocmit un calendar al ntlnirilor Grupului judeen de modernizare pentru anul 2010 i o list a tematicilor ce vor fi dezbtute n cedrul acestora. - Pe date de 30 iunie 2010, Grupul de modernizare s-a ntlnit la sediul Instituiei Prefectului, ocazie cu care documentele menionate au fost prezentate i dezbtute.Totodat, la Instituia Prefectului s-a fcut o prezentare a documentelor n cadrul unei reuniuni a salariailor propunndu-se actualizarea de ctre fiecare compartiment a Registrului riscurilor i revizuirea Planului de Dezvoltare a Sistemului de Control Intern. Toate aceste documente permit conducerii instituiei s dein un control ct mai bun asupra funcionrii sale, att pe ansamblu, ct i pe fiecare activitate sau operaiune n parte, n scopul realizrii obiectivelor planificate. Un management performant se realizeaz prin aciuni pe termen lung ale implementrii sistemului de management al calitii. Prin ordinul prefectului a fost stabilit responsabilul privind managementul calitii i responsabilul cu calitatea. n ceea ce privete managementul organizaional, s-a urmrit identificarea persoanelor resurs care s se implice n diseminarea informaiilor, abordarea riscurilor la surs, comunicarea eficient a
87

cunotinelor referitoare la pericole, riscuri i soluii, precum i utilizarea eficient a evalurii riscurilor i implementarea rezultatelor acesteia.

Elemente Novatoare Identificarea obiectivelor generale ale instituiei Prefectului i armonizarea acestora cu obiectivele specifice; Asigurarea armonizrii procedurilor utilizate n cadrul instituiei, n vederea ndeplinirii obiectivelor n mod economic, eficient i eficace i diminurii riscurilor asociate realizrii acestora (eliminarea paralelismelor i mbuntirea comunicrii); Cunoaterea periodic a progreselor nregistrate i a coreciilor necesare ca urmare a activitilor de auditare, monitorizare, coordonare i ndrumare; Comunicarea eficient a cunotinelor referitoare la pericole, riscuri i soluii; Consolidarea mecanismelor referitoare la respectarea legilor i reglementrilor interne; Proiectarea, la nivelul fiecrui compartiment a unor indicatori i standarde de performan asociai fiecrei activiti, care s permit analizarea, pe baza unor criterii obiective a economicitii, eficacitii i eficienei utilizrii resurselor alocate; Antrenarea funcionarilor publici la implementarea standardelor, pentru ca acetia s se simt ataai direct ideii de performan. Pentru aceasta a fost necesar: s se ncurajeze contribuia fiecruia la fixarea obiectivelor importante cu ocazia actualizrii procedurilor de lucru i a Manualului Calitii, s se explice deciziile manageriale luate pentru a le ntri credibilitatea, precum i s motiveze aciunile ntreprinse; Reducerea birocraiei prin eliminarea unor proceduri, practici i formaliti inutile, cronofage.

Lecii nvate Proiectul realizat a condus la nvarea unor lecii, cum ar fi: - ncurajarea unui cadru pentru realizarea unui management performant i obinerii unor rezultate remarcabile; - ncurajarea mbuntirii performanei angajailor; - Importana monitorizrilor n identificarea i analiza neconformitilor care pot afecta realizarea obiectivelor, autoevaluarea riscurilor; Disponibilitatea/receptivitatea personalului la mobilizarea i implicarea acestuia n procesul de mbuntire continu; - Integrarea diferitelor iniiative privind calitatea, n activitile instituiei; - Ierarhizarea prioritilor fiecrui compartiment; - Comunicarea eficient dintre conducere i angajai conduce la eliminarea i reducerea riscurilor aprute n procesul modernizrii activitii, asigurndu-se viabilitate n timp.

Rezultate Instituia Prefectului Judeul Suceava este angrenat n amplul proces de reform al administraiei publice, astfel nct satisfacerea nevoilor i ateptrilor cetenilor s se realizeze
88

printr-un management performant, cu structuri flexibile i angajai de un nalt profesionalism. Susinerea reformei administraiei la nivelul Instituiei Prefectului Judeul Suceava, creeaz posibilitatea ca partenerii i colaboratorii din diverse domenii de activitate s perceap instituia ca fiind una modern, compatibil cu instituiile similare din rile membre ale Uniunii Europene; n acelai timp, standardele preliminate a fi atinse au condus la creterea calitii actului administrativ, constituind motive de satisfacie pentru angajaii instituiei. Pentru msurarea rezultatelor obinute s-au folosit indicatori de input (ex. personal, fonduri, logistic), indicatori de rezultat (nr. salariai participani la procesul de modernizare al instituiei) i indicatori de impact (nr. articole publicate, nr. de aciuni/ntlniri realizate etc). Principalele rezultate obinute s-au concretizat n: a) Ridicarea standardelor serviciului public oferit cetenilor, prin: -optimizarea managementului instituiei, prin monitorizarea, controlul i ndrumarea respectrii procedurilor de lucru i a standardelor de calitate; -creterea gradului de implicare i responsabilizare a angajailor (gradul de participare al salariailor la proiecte desfurate n echip 90% n cazul comisiilor de evaluare a pagubelor produse de inundaii). b) Simplificarea procedurilor administrative din instituie prin utilizarea tehnicii de calcul n comunicare; acest fapt conduce implicit la consolidarea capacitii administrative i la mbuntirea calitii serviciilor publice. c) Autoevaluarea riscurilor, msurile aferente diminurii acestora, eliminarea celor care pot aprea i mpiedica atingerea obiectivelor stabilite - Registrul Riscurilor ntocmit pe fiecare compartiment; d) Introducerea unui circuit corespunztor i eficient a actelor i documentelor n vederea minimizrii birocraiei (reducerea cu 50% a numrului de petiii a cror soluionare a depit termenul de 30 zile).

Referine Planul de dezvoltare a sistemului de control intern la nivelul Instituiei Prefectului Judeul Suceava, Manualul Calitatii, Procedurile de lucru, Registrul Riscurilor, ordinele prefectului

89

E-TransALI - Eficienta, Transparenta si Acces Liber la Informatie - Platforma de lucru si colaborare

Ministerul Culturii i Patrimoniului Naional Persoan de contact Ionut ILIE, director Unitatea de Management de Proiect i Consultana Descrierea bunei practici Solutia de buna practica a Unitatii de Management de Proiect si Consultanta din cadrul Ministerului Culturii si Patrimoniului National are doua componente: - una publica, reprezentata printr-un website (http://www.ump-cultura.ro), care reflect importanta acestui departament in economia generala a ministerului, impactul proiectelor desfasurate si rezultatele obtinute, asigurand transparenta si liberul acces la informatii a publicului larg. - cea de-a doua componenta o constituie o platforma de lucru si colaborare interna de tip intranet (http://web.umpcultura.ro/intranet/), bazata pe tehnologii si trenduri IT de ultima ora (SaaS , IaaS, Cloud Computing) , avand ca principale avantaje optimizarea activitatii departamentului, cu toate beneficiile pe care o solutie de intranet classic le ofera, la care se adauga costurile reduse de implemetare prin utilizarea solutiei tehnice oferite de Google Apps Standard, cu toate componentele si beneficiile: mail, calendar, docs, sites, colaborare. Infrastructura, securitatea si disponibilitatea sunt cele pe care cloud computing-ul le contine. Aplicatia Google Apps Standard este construita pe componentele standardizate ale procedurilor de lucru si orientata spre diminuarea si eficientizarea timpului de executie a sarcinilor, permitand urmarirea indeplinirii obiectivelor de lucru, in special a celor cu grad de de complexitate sporita, unde este nevoie de interdisciplinaritate profesionala. De asemenea, aplicatia ofera urmarirea in timp real a stadiilor de executie a sarcinilor de lucru, a executiei bugetare, fiind in acelasi timp disponibila 24/7 din orice locatie prin intermediul unui web browser si o conexiune la internet.

Website http://www.ump-cultura.ro, http://web.ump-cultura.ro/intranet/

Problema Lipsa unei identitati vizuale distincte a Unitatii de Management de Proiect si Consultanta in configuratia ministerului care sa scoata in evidenta specificitatea muncii departamentului,
90

informatiile despre proiectele desfasurate si rezultatele obtinute si asigurarea, in acelasi timp, a transparentei in utilizarea fondurilor europene, dar si lipsa unei platforme de lucru si colaborare interne care sa transpuna intr-un mediu de lucru electronic procedurile de lucru, sa centralizeze si sa gestioneze informatiile si documentele necesare desfasurarii activitatii intr-o maniera operativa cu un consum redus de resurse, intr-un mediu sigur si flexibil, dar si promovarea unui instrument de gestionare a informatiei si de comunicare la nivel intra- si inter-institutional, care, ulterior, sa se poata integra la randul sau in mai amplul sistem utilizat/prealuat de administratia publica centrala si locala sunt cateva dintre problemele identificate pentru gasirea unei solutii de lucru integrate.

Scopul Scopul proiectului l reprezint, pe de o parte, realizarea unei identitati vizuale distincte a Unitatii de Management de Proiect si Consultanta si, pe de alta parte, adecvarea instrumentelor de lucru bazate pe cele mai noi tehnologii de lucru in gestionarea resurselor, n acord firesc cu exigenele de lucru si comunicare practicate de institutiile Uniunii Europene, cu respectarea principiilor eficienei, transparenei i a liberului acces la informaie. Aceste obiective se vor atinge prin crearea unui - website al departamentului - care sa ofere publicului larg dar si altor entitati interesate informatiile despre activitatea si proiectele desfasurate si sa colecteze in acelasi timp pareri, opinii si idei. Provocarea continua UMPC fiind aceea a adaptabilitatii sale la procedurile de lucru si comunicare practicate la nivel european si international. Pentru imbunatatirea modului de desfasurare a activitatii si a colaborarii interne, dar si a managementului informatiilor si documentelor, a fost implemetat un sistem de tip intranet care sa raspunda proceselor interne si care sa imbunatateasca calitatea activitatilor prestate si a serviciilor livrate, dar care, in acelasi timp, sa duca si la reducerea costurilor operationale, la imbunatatirea modului de utilizare a serviciilor si resurselor, la gestionarea mai eficienta a timpului, promovand in acelasi timp solutiile electronice si implicarea intr-o proportie cat mai mare a IT-ului in procesele din administratia publica.

Obiective A.mbuntirea modului de utilizare a serviciilor Imbunatatirea modului de utilizare a serviciilor s-a atins prin utilizarea intr-o proportie mai mare a tehnicii de calcul in procesele interne si a activitatilor intreprinse, prin imbunatatirea comunicarii si colaborarii, prin cresterea eficientei personalului reducera timpului de executie a sarcinilor dar si prin economii realizate la in ceea ce priveste consumul de hartie si toner. B.Reducerea costurilor financiare ale administraiei publice Prin abordarea solutiei tehnice novatoare care se foloseste de ultimele trenduri in domeniul IT (SaaS, Iaas) s-au facut economii in ceaa ce priveste cheltuielile pentru tehnica de calcul, licente si dezvoltare de aplicatii, dar si cheltuieli operationale cu administrarea infrastructurii IT. C.Promovarea soluiilor electronice Majoritatea proceselor operationale au fost transpuse in fluxuri informatice care pot fi executate mai repede, mai usor si pot fi urmarite pe toata durata executiei.

91

Resurse Resurse umane: Echipa Unitatii de Management de Proiect si Consultanta - documentarea, analiza procedurii operationale si implementarea efectiva a solutiei tehnice a fost realizata intern cu resurse din cadrul departamentului. Resurse financiare: 295 RON, reprezentand rezervarea domeniului ump-cultura.ro, necesar site-ului public, platforma intranet fiind implementata pe tehnologia Google Apps Standard care este gratuita. Atat proiectarea si crearea website-ului cat si analiza necesara si implementarea solutiei intranet au fost executate cu resurse interne din cadrul Unitatii de Management de Proiect si Consultanta si nu au necesitat resurse financiare suplimentare.

Implementare Implementarea intregii solutii a durat aproximativ 3 luni (15 aprilie 2010 15 iulie 2010) fiind in acest moment la stadiul de versiune beta in care majoritatea proceselor operationale sunt transpuse in aplicatia intranet. Principalele activitati desfasurate pentru implementarea proiectului au fost: - Analiza preliminara a situatiei (as it is); - Optimizarea procedurilor operationale si a activitatii (to be); - Documetarea cu privire la alegerea solutiei tehnice si alegerea solutiei tehnice optime; - Implementarea propriu-zisa; - Testarea; - Dezvoltare continua; Managementul a fost a fost asigurat intern de catre directorul departamentului. Lansarea intranetului va fi facuta in luna septembrie in cadrul Ministrului Culturii si Patrimoniului National, cu recomandarea extinderii sau replicarii solutiei si la celelalte departamente/directii din minister. Lansarea website-ului va fi facut publica in luna septembrie insotit de un comunicat de presa. Website-ul poate fi accesat la adresa: http://www.ump-cultura.ro, iar aplicatia intranet este accesibila pe web la adresa: http://web.ump-cultura.ro/intrant/ . La intranet au acces numai utilizatorii din Unitatea de Management de Proiect si Consultanta din cadrul Ministerul Culturii si Patrimoniului National pe baza numelui de utilizator si a parolei.

Elemente Novatoare Principalele elementele novatoare ale proiectului sunt: A. Nivelul ridicat de informare si transparenta pe care site-ul il ofera publicului larg, dar si tuturor celorlate entitati interesate cu privire la activitatile desfasurate si proiecte dezvoltate de Unitatea de Management de Proiect si Consultata si precum si posibilitatea de primi feedback, idei si recomandari privind posibile activitati viitoare pentru utilizarea eficienta a fondurilor europene. B. Solutia tehnica utilizata pentru implemtatrea intranetului care pe de o parte nu a implicat costuri de achizitie nici de hardware, nici software sau licente si nu necesita servicii externe de mentenata toata administrarea facandu-se intern. Platforma este bazata pe tehnologia Google Apps ofera: email 7GB / utilizator, Calendar, Documents, Contacts, Sites. Solutia Google Apps este una din cele mai puternice si fiabile solutii de clolaborare si lucru in echipa ce poate fi transpusa in solutii de back-end ca si in cazul de fata fiind folosita la nivel de administratie publica de prefecturi/primarii din ale marilor orase si/sau unitati administrativ teritoriale din Europa si
92

Statele Unite ale Americii. Trendul in industria IT fiind acesta de a externaliza majoritatea serviciilor, aplicatiile proprii ruland in cloud avand la baza noile concepte de SaaS (Software as a Service), IaaS (Infrastructure as a Service), Cloud Computing.

Lecii nvate Principala lectie invatata este aceea ca un departament poate fi competitiv si isi poate imbunatati contiunuu activitatea chiar si in conditii de criza economica. O alta lectie invatata este aceea ca solutiile electronice de colaborare si comunicare reprezinta o cale/o modalitate pentru a optimiza desfasurarea activitatii si in administratia publica, iar folosirea tenologiilor si solutiilor novatoare nu este obligatoriu sa fie costisitoare. Dar o lectie pe care speram sa o invete intreaga Administratie Publica din Romania este aceea ca solutiile novatoare si optimizarea activitatii vin de cele mai multe ori din partea de middle management si a celor implicati in executia activitatilor si livrarea efectiva a serviciilor publice, prin colaborare si comunicare care asigura schimbul informational, de deprinderi si competente intre membrii aceleasi institutii. Noi, Unitatea de Magement de Proiect si Consultanta am invatat ca implicarea este cuvanul cheie care ne-a facut sa trecem peste toate barierele intampinate in implemetarea acestui proiect.

Rezultate Rezultatele obtinute se observa din calitatea desfasurarii activitatilor care necesita colaboarare, timpii mai mici de executie a sarcinilor cu (25%), comunicarea mai facila (persoanele implicate sunt notificate via email de modificarile sau schimbarile aprute) , disponibiliatatea documentelor si a informatiilor 24/7, actualizarea in timp real a documetelor si informatiilor. Solutia pentru intranet permite colaborarea in acelasi timp a mai multor persoane pe acelasi document (ord processor sau spredsheet), notificarea pe email cu privire la modificarea documentelor a tuturor colaboratorilor. Urmarirea stadiului unui proiect pe masura ce el se se defasoara, a bugetului si a executiei bugetare. Existenta unui calendar electronic comun al departamentului si posibiliatea importarii evenimentelor in calendarul personal al fiecarui utilizator. Cu privire la website, ( http://www.ump-cultura.ro ) aici se pot urmari informatii publice despre department si activitatea sa, rapoarte de activitate, dar si informatii cu privire la proiectele desfasurate si stadiul lucrarilor informatii care vor fi actualizate pe masura ce aceste proiecte evolueaza. Dupa lansarea publica a website-ului ne asteptam la un numar de vizitatori unici cuprins intre 500 si 2000 de vizitatori pe luna.

93

Centrul Judeean de Comunicare i Informare Public pentru situaii de urgen la nivelul judeului Hunedoara
Instituia Prefectului Judeului Hunedoara Persoan de contact Diana Roxana FULOP, manager public Parteneri Inspectoratul Judeean pentru Situaii de Urgen

Descrierea bunei practici innd cont de toate reglementrile n vigoare cu privire la situaiile de urgen i dorindu-se, totodat, ca la nivelul judeului Hunedoara autoritile s fie pregtite pentru a interveni n momentul apariiei unei situaii de urgen, n prima edin din acest an a Comitetului Judeean pentru Situaii de Urgen Hunedoara s-a decis elaborarea, la nivelul judeului, unei proceduri operaionale privind comunicarea i informarea public n situaii de urgen. Astfel, Instituia Prefectului judeul Hunedoara, n parteneriat cu Inspectoratul Judeean pentru Situaii de Urgen "Iancu de Hunedoara" al judeului Hunedoara a elaborat aceast procedur care a fost transmis spre consultare Inspectoratului Judeean de Jandarmi "Decebal" Hunedoara, respectiv Inspectoratului judeean de Poliie al judeului Hunedoara. Centrul Judeean de Comunicare i Informare Public pentru situaii de urgen va fi format, n mod permanent din purttorii de cuvnt din: Instituia Prefectului judeul Hunedoara, Inspectoratul pentru Situaii de Urgen "Iancu de Hunedoara" al judeului Hunedoara, Inspectoratul Judeean de Jandarmi "Decebal" Hunedoara i Inspectoratului Judeean de Poliie al judeului Hunedoara. n funcie de natura evenimentului pe lng aceti membri vor putea fi convocai purttorii de cuvnt ai instituiilor judeene sau locale implicate n situaia de urgen produs. Activitatea Centrului Judeean de Comunicare i Informare Public este coordonat, n permanen de Prefect, ]n calitate de preedinte al Comitetului Judeean pentru Situaii de Urgen Hunedoara, care va coordona i activitile specifice gestionrii unei situaii de urgen ce poate interveni la nivelul judeului. Centrul Judeean de Comunicare i Informare Public pentru situaii de urgen i ncheie misiunea odat cu stingerea evenimentului care a produs situaia de urgen precum i a consecinelor acestuia. Website www.prefecturahunedoara.ro

94

Problema Inexistena unei comunicri unitare, coordonat a instituiilor publice membre ale Comitetului Judeean pentru Situaii de Urgen Hunedoara implicate n gestionarea situaiilor de urgen a determinat luarea deciziei privind elaborarea unei proceduri operaionale privind comunicarea i informarea public n situaii de urgen la nivelul judeului nostru. Procedura operaional privind comunicarea i informarea public n situqaii de urgen pune un accent deosebit pe tot ceea ce nseamn comunicare n timpul unei situaii de urgen i informarea publicului n mod permanent cu privire la desfurarea activitilor n cadrul eenimentului care a generat producerea unei situaii de urgen. Scopul Implementarea procedurii de comunicare i informare public n situaii de urgen urmrete reglementarea unitar a modului de comunicare a instituilor implicate n gestionarea situaiilor de urgen. Prezenta procedur asigur procesul de comunicare ntre instituiile cu atribuii i responsabiliti n domeniul situaiilor de urgen la nivel judeean i local, i mai ales, comunicarea fiecrei instituii cu oamenii. Comunicarea cu publicul larg este intermediat, n majoritatea cazurilor, de ctre mass-media, iar probleme ca rspndirea zvonurilor, a tirilor false, stpnirea panicii i anxietii sunt strns legate de modul cum autoritile reuesc s se fac nelese de ctre public i de reacia acestuia la cerinele structurilor de management. Documente programatice: - Hotrrea Guvernului Romniei nr. 548 din 21/05/2008 privind aprobarea Strategiei naionale de comunicare si informare public pentru situaii de urgen; Ordinului ministrului internelor i reformei administrative nr. 632 din 7/10/ 2008 privind implementarea Strategiei naionale de comunicare i informare public pentru situaii de urgen. Obiective 1. mbuntirea capacitii autoritilor publice de a comunica cu publicul i mass-media n timpul unei situaii de urgen; 2. Stabilirea de reguli pentru toate autoritile publice implicate n situaia de urgen, cu scopul de a eficientiza comunicarea i de a preveni difuzarea unor informaii contradictorii; 3. Furnizarea cadrului pentru dezvoltarea parteneriatelor i pentru asigurarea resurselor necesare comunicrii eficiente n timpul unei situaii de urgen; 4. Delimitarea responsabilitilor privind comunicarea, pentru fiecare instituie public implicat n situaia de urgen creat.

Resurse Activitatea Centrului Judeean de Comunicare i Informare Public pentru situaii de urgen, n funcie de situaia de urgen creat, poate implica, pe lng resurse umane i de timp, si resurse financiare.

95

Resurse umane: - 1 purttor de cuvnt al Instituiei Prefectului judeul Hunedoara - 1 purttor de cuvnt al Inspectoratului pentru Situaii de Urgen al judeului hunedoara - 1 purttor de cuvnt al Inspectoratului Judeean de Jandarmi Hunedoara -1 purttor de cuvnt al Inspectoratului Judeean de Poliie Hunedoara n funcie de situaia de urgen creat sunt implicai purttorii de cuvnt al instituiilor implicate n afara celor menionai anterior. Resursa-timp - 60 de minute de la producerea situaiei de urgen pentru activarea Centrului Judeean de Comunicare i Informare Public; - 30 de minute de la activarea centrului pentru verificarea situaiei i determinarea gravitii i intensitii evenimentului - n funcie de durata situaiei de urgen, pn la stingerea acestuia, resursa-timp poate varia de la cteva ore pn la cteva zile - 48 de ore monitorizarea i sintetizarea informaiilor aprute n mass-media sau provenite din alte surse Resurse financiare - n funcie de situaia de urgen creat i de durata acesteia, precum i la solicitarea reprezentanilor mass-media, pot fi implicate resurse financiare privind hrtie i tonner xerox n legtur cu multiplicarea mterialelor informative destinate publicitii. De asemenea pot fi alocate resurse financiare pentru dotarea Centrului Judeean de Comunicare i Informare Public pentru situaii de urgen n cazul n care se impune deplasarea n teritoriu a membrilor centrului (laptop-uri, conectare internet, telefoane mobile etc.). - Cheltuielile financiare nu pot fi cuantificate n sume exacte deoarece difer de la neimplicarea nici unei cheltuieli pn la angajarea unor cheltuieli corespunztoare n funcie de natura situaiei de urgen creat. Implementare Durata: februarie 2010 - prezent Comunicarea public n situaii de urgen la nivelul judeului Hunedoara se realizeaz ori de cte ori situaia o impune. Nu este vorba de o activitate permanent, ci doar n momentul producerii unei situaii de urgen. Activiti: 1. Solicitarea prefectului judeului Hunedoara, n calitate de preedinte al Comitetului Judeean pentru Situaii de Urgen, n cadrul edinei ordinare a comitetului de a se elabora o procedur operaional de comunicare i informare public pentru situaii de urgen la nivelul judeului Hunedoara. 2. Aprobarea procedurii operaionale de comunicare i informare public pentru situaii de urgen n cadrul sedinei Comitetului Judeean pentru Situaii de Urgen. n cazul producerii unei situaii de urgen pe teritoriul judeului Huendoara, procedura operaional de comunicare i informare public pentru situaii de urgen prevede o serie de activiti obligatorii ce trebuie respectate de ctre membrii Centrului Judeean de Comunicare i Informare Public pentru situaii de urgen dup cum urmeaz: 1. n termen de 60 de minute de la producerea unei situaii de urgen purttorul de cuvnt al Comitetului Judeean pentru Situaii de Urgen activeaz Centrul Judeean de Comunicare i Informare Public prin convocarea purttorilor de cuvnt ai instituiilor implicate n situaia creat. 2. n 30 de minute de la activarea centrului membrii centrului verific situaia i determin gravitatea i instensitatea evenimentului. 3. Purttorul de cuvnt particip la sedinele Comitetului Judeean pentru Situaii de Urgen care este convocat n vederea gestionrii, n mod eficient, a situaiei create. 4. Stabilirea grupurilor int i a mesajelor principale n funcie de gravitatea evenimentului. 5. Pregtirea comunicatelor de pres precum i a conferinelor de pres i prezentarea materialelor n comitetul pentru situaii de urgen. 6. Transmiterea prin e-mail a comunicatelor de pres/susinere conferine de pres/acordare interviuri. 7. Asigurarea unui spaiu adecvat de lucru pentru reprezentanii mass96

media. 8. Acreditarea/nsoirea reprezentanilor mass-media sau a altor persoane care particip la locul interveniei ori viziteaz zona afectat. 9. Gestionarea liniei telefonice gratuite ce trebuie activat n cazul unei situaii de urgen i actualizarea informaiilor pe pagina de internet a Instituiei Prefectului judeul Hunedoara. 10. Coordonarea comunicrii / informrii n cadrul echipei de management al situaiei de urgen. 11. Comunicarea permanent cu partenerii implicai n situaiile de urgen/Actualizarea permanent a unei baze de date cu partenerii i identificarea metodelor de contact n situaii de urgen. 12. Actualizarea permanent a paginii de internet a Instituiei Prefectului judeul Hunedoara, n funcie de situaia creat, cu informaiile relevante pentru populaie 13. Timp de dou zile de la producerea evenimentului membrii centrului monitorizeaz articolele i sintetizeaz informaiile aprute n mass-media sau provenite din alte surse. 14. Dup stingerea situaiei de urgen ce a generat activarea Centrului Judeean de Comunicare i Informare Public pentru situaii de urgen, membrii centrului realizeaz o analiz a evenimentului produs precum i a reflectrii acestuia att n presa scris local, regional i naional, ct i pe posturile de radio i televiziune (ocale i centrale). n urma acestor monitorizri i analize se elaboreaz materiale suport ce vor putea fi folosite ulterior n comunicarea ctre populaie. 15. n proxima edin ordinar a Comitetului Judeean pentru Situaii de Urgen (CJSU), purttorul de cuvnt al CJSU prezint un raport cu privire la gestionarea, din punct de vedere mediatic, a situaiei de urgen ce a determinat punerea n aplicare a procedurii menionate. Procedura de comunicare i informare public pentru situaii de urgen reprezint un document ce ghideaz i, n acelai timp, reglementeaz, activitatea Centrului Judeean de Comunicare i Informare Public pentru situaii de urgen de la nivelul judeului Hunedoara. n situaia n care, ca urmare a gestionrii unei situaii de urgen din punct de vedere mediatic prin respectarea activitilor descrise mai sus, se constat c exist activiti ce lipsesc sau ce trebuie mbuntite, procedura poate suferi modificri prin procesul de revizuire.

Elemente Novatoare: O procedur operaional care reglementeaz activitatea n cadrul unei instituii i care faciliteaz accesul cetenilor la informaii, care altfel ar fi nevoii s consulte multe alte surse, nu reprezint o inovaie n sine. Cu toate acestea, faptul c s-a elaborat procedura de comunicare i informare public pentru situaii de urgen la nivelul judeului Hunedoara, care reglementeaz activitatea Centrului Judeean de Comunicare i Informare Public reprezint un exemplu ce poate fi preluat de instituiile prefectului din celelalte judee n vederea gestionrii, n mod eficient, din punct de vedere comunicaional a oricror evenimente ce pot conduce la producerea de situaii de urgen. Prin intermediul informaiilor furnizate de membrii Centrului Judeean de Comunicare i Informare Public populaia are acces direct la informaii corecte i furnizate prompt. Pe de alt parte, procedura operaional de comunicare i informare public pentru situaii de urgen este, n mod fericit, complementar celor dou acte normative referitoare la Strategia Naional de Comunicare i Informare Public n situaii de urgen HG 548/2008 i OMAI 632/2008.

Lecii nvate: De la elaborarea procedurii de comunicare i informare public pentru situaii de urgen i pn la aprobarea acesteia n cadrul Comitetului Judeean pentru Situaii de Urgen
97

au existat dou evenimente n care s-a activat Centrul Judeean de Comunicare i Informare Public pentru situaii de urgen, aceasta reprezentnd i o verificare a etapelor/activitilor ce trebuie parcurse. Cele dou evenimente care au generat producerea unor situaii de urgen sunt reprezentate de: - rsturnarea unei cisterne ncrcat cu 24 t de diclorpropan la 500 de m de localitatea Brnica judeul Hunedoara n data de 01.04.2010. - inundaiile produse ca urmare a precipitaiilor czute pe teritoriul judeului Hunedoara n data de 23 iunie 2010 unde un numr de 7 localiti au avut de suferit. Ca urmare a acestor dou evenimente, s-a constatat faptul c, reflectarea n mass-media a situaiilor de urgen create a fost fcut n mod corect evitndu-se astfel rspndirea zvonurilor i a tirilor false.

Rezultate: Pe parcursul derulrii celor dou evenimente care au determinat activarea Centrului Judeean de Comunicare i Informare Public pentru situaii de urgen i, implicit, punerea n practic a procedurii operaionale de comunicare i infomare public n situaii de urgen au fost emise un numr de 4 comunicate de pres. Informaiile furnizate au fost preluate de presa scris local, regional i central precum i de posturile de televiziune: Realitatea tv, Antena3 i ProTv. Gestionarea eficient, din punct de vedere mediatic, a unui eveniment ce poate produce o situaie de urgen, este cel mai important rezultat pe care implementarea procedurii de comunicare i informare public pentru situaii de urgen la nivelul judeului Hunedoara l reprezint prin Centrul Judeean de Comunicare i Informare Public pentru situaii de urgen la nivelul judeului. Comunicarea public n astfel de situaii se realizeaz n mod unitar de ctre o structur cu atribuii i responsabiliti bine stabilite, n care fiecare membru al echipei tie ce are de fcut iar produsul muncii acestei echipe este informaia care ajunge la opinia public prin intermediul reprezentanilor mass media. n momente de criz i pe timpul unor evenimente care genereaz o situaie de urgen informaia furnizat corect i n timp util poate preveni crearea strii de panic n rndul populaiei ca urmare a rspndirii de zvonuri i / sau tiri false. n asemenea momente, important este restabilirea cu prioritate a strii de normalitate, iar comunicarea reprezint un factor cheie n ndeplinirea acestui obiectiv.

Referine Comunicate de pres, articole pres, arhiva stiri posturi tv (Realitatea tv Antena3, ProTv) Procedura de comunicare i informare public pentru situaii de urgen. Linkuri www.prefecturahunedoara.ro, sectiunea Situaii de urgen

98

nfrirea oraelor Techirghiol (Romnia) i Acqui Terme (Italia) - schimb de bune practici pentru dezvoltarea turismului termal european
Primria oraului Techirghiol Persoan de contact Stefania LUZINSCHI, referent Cabinet Primar Parteneri Primaria orasului Acqui Terme (Italia), Asociatia Oraselor Termale din Europa i implicit orasele ce fac parte din aceasta Asociatie

Descrierea bunei practici n baza dispoziiilor Legii nr. 215/2001 a administraiei publice locale republicat, art. 16 alin.(1) "iniiativa unitilor administrative-teritoriale de a coopera i de a se asocia cu uniti administrativ teritoriale din strinatate, precum i de a adera la o asociaie internaional a unitilor administrativ teritoriale" , Consiliul Local Techirghiol a adoptat n data de 22.08.2009 H.C.L. nr. 188 , conform creia oraul Techirghiol s-a nfrit cu staiunea Acqui Terme din Italia. Parteneriatul are ca scop dezvoltarea colaborrii ntre comuniti, organizaiile publice i de cultur, ct i manifestri comune n domeniile: cultura, nvmnt, turism, sport, activitai sociale, economie. n vederea relansrii internaionale a turismului, la propunerea municipalitii din Acqui Terme, oraul Techirghiol a fcut demersurile necesare pentru a deveni membru al Asociaiei Oraelor Istorice Termale Europene, n scopul crerii unei reele europene a oraelor termale, creterii atractivitii regiunilor n care aceste orae sunt situate, valorificarea arhitecturii termice n Europa i a peisajului termic (arhitectura in verde), la promovarea oraelor termice n calitate de centre culturale la nivel european, participrii la proiecte de finanare n parteneriat cu alte orae - membre ale Asociaiei. Acest exemplu de bune practici are ca scop pe termen lung stabilirea de relaii durabile cu omologii italieni relaii din care s beneficieze cetenii celor dou ri.

Problema La nceputul anului 2001 Consulul onorific al Italiei n Romnia - domnul Gianfranco Fraccarollo, prieten al oraului Techirghiol, ne-a prezentat foarte frumos oraul Acqui Terme din Italia i ne-a expus cteva puncte comune , ceea ce ne-a fcut s purtm o coresponden cu municipalitile din Acqui Terme pentru a cunoate mai bine istoria acestui ora termal (balnear). n urma corespondenei purtate, reprezentanii oraelor mai sus amintite au hotrt semnarea
99

unui acord de nfrire, pentru a ntri relaia de colaborare deja nceput, innd cont i de faptul c brandul turistic Techirghiol trebuie relansat la nivel internaional. n urma unui studiu fcut de Primria oraului Techirghiol, a rezultat un numr de 84 turiti strini n anul 2008, ceea ce nseamn foarte puin compartiv cu numrul structurilor turistice existente. Principala problem identificat o constituie mediatizarea redus a oraului peste hotare si implicit numrul redus de turiti strini.

Scopul Prin proiectul de nfrire Primria oraului Techirghiol vizeaz crearea unui cadru propice interaciunii funcionarilor din instituiile implicate, cetenilor din diversele domenii de activitate, cu particularitile fiecruia. Astfel, au avut / vor avea loc sesiuni de comunicare pentru funcionari, conferine de pres pentru jurnalitii invitai, ntlniri i discuii pentru oamenii de afaceri, traininguri pentru operatorii turistici, acordndu-se astfel anse reale i egale de interacionare pentru indeplinirea obiectivelor comune stabilite de fiecare grup de interes n parte i responsabilizarea lor ca ceteni ai Uniunii Europene. Participarea activ a cetenilor la problemele urbei este i va fi promovat i susinut prin discuii publice, evenimente adresate tuturor categioriilor de ceteni i activiti dedicate grupurilor int de interes. Vizibilitatea posibilitilor pe care cetenii le au n vederea implicrii n deciziile care i influeneaz va fi susinut prin msuri comune ale partenerilor italo-romni. Dialogul intercultural este o tem prioritar pe lista problematicilor europene i pentru aceasta Primria oraului Techirghiol a prevzut sesiuni de comunicri n pentru contientizarea importanei dialogului intercultural n viaa comunitii, att la nivel local ct i european. Definirea i contextualizarea dialogului intercultural reprezint o cheie tematic n interaciunea cetenilor i creterea potenialului turistic strin.

Obiective Primria oraului Techirghiol prin demarerea acestui proiect i manifest interesul pentru o colaborare fructuoas i urmrete oferirea posibilitii diferitelor grupuri de interese (funcionari, ceteni, operatori turistici etc) de a se cunoate i de a crea legturi stabile. Printre obiectivele stabilite se vor numr i stabilirea de contracte ntre ageniile de turism i operatorii turistici, schimbul de experin prin tabere i sesiuni de lucru pentru elevi, profesori i angajai din domeniul serviciilor turistice, organizarea comun a unor sesiuni tematice cu accent pe ruta cultural termal european. Prin acest demers Primria oraului Techirghiol i partenerii si italieni sper s reprezinte un exemplu pozitiv pentru alte orae din harta european i s coopereze eficient pentru sporirea confortului, a profesionalismului i a profitabilitii turismului termal, obiectiv susinut i la nivel naional de ctre Ministrul Turismului - Doamna Elena Udrea.

100

Resurse Resursele umane implicate n acest proiect au fost numeroase ( angajai ai Primriei oraului Techirghiol, ceteni, reprezentanii diferitelor instituii publice locale i centrale, reprezentani ONG-uri, etc.). mpreun, aceste resurse umane au fcut ca proiectul s fie reuit, ajutate i de resurse materiale din dotarea Primriei: mese, scaune, mape de prezentare realizate de angajaii Primriei.

Implementare La nceputul anului 2001, la propunerea Consulului onorific al Italiei n Romnia - domnul Gianfranco Fraccarollo, care ne-a prezentat foarte frumos oraul Acqui Terme din Italia, am demarat o coresponden cu municipalitatea din Acqui Terme pentru a cunoate mai bine istoria acestui ora. Astfel, n urma corespondenei purtate, reprezentanii oraelor mai sus amintite au hotrt semnarea unui acord de nfrire, pentru a ntri relaia de colaborare deja nceput, innd cont i de faptul c brandul turistic Techirghiol trebuie relansat la nivel internaional. n urma unui studiu fcut de Primria oraului Techirghiol, a rezultat un numr de doar 84 turiti strini n anul 2008, ceea ce nseamn foarte puin compartiv cu numrul structurilor turistice existente. Consiliul Local Techirghiol, reprezentat legal prin persoana primarului, domnul Stan Adrian, n baza dispoziiilor Legii nr. 215/2001 a administraiei publice locale republicat, art. 16 alin.(1) iniiativa unitilor administrative-teritoriale de a coopera i de a se asocia cu uniti administrative teritoriale din strinatate, precum i de a adera la o asociaie internaional a unitilor administrative teritoriale , a incheiat un acord de nfrire cu staiunea Acqui Terme din Italia. Parteneriatul are ca scop dezvoltarea colaborrii ntre comuniti, organizaiile publice i de cultur, manifestri comune n domeniile: cultura, nvmnt, turism, sport, activitati sociale, economie. Acordul de parteneriat a fost semnat n data de 22.08.2009, n cadrul "edinei festive a Consiliului Local Techirghiol" ce s-a desfurat pe stadionul din localitate. La eveniment au fost invitai simpli ceteni ai oraului, ceteni de onoare, reprezentani ai instituiilor publice locale i centrale, reprezentani O.N.G.-uri. Avnd n vedere acest acord de nfrire, n cadrul edinei ordinare a Consiliului Local din data de 06.10.2009 s-a aprobat aplicarea n cadrul Programului Cultural European (2007-2013) - Proiecte de cooperare multianuale ( componenta 1.1), n calitate de coorganizator n proiectul "Thermae Europae in motion Descoperind cultura termica prin mobilitate i dialog" i contractarea finanrii. Urmare a nfririi cu oraul Acqui Terme De asemenea, oraul Techirghiol a aplicat pentru a deveni membru al Consiliului European al Rutei Cultural Termale, ce-i are originea n Asociaia Oraelor Istorice Termale Europene, Asociaie n care Acqui Terme este unul dintre membrii fondatori Oraul Techirghiol a devenit membru al acestei Asociaii n scopul crerii unei reele europene a oraelor termale, creterii atractivitii regiunilor n care aceste orae sunt situate, participrii la proiecte de finanare n parteneriat cu alte orae - membre ale Asociaiei.

101

Elemente Novatoare Un element novator ar putea fi considerat conceptul de termalism, ora termal, concept de care oraul Techirghiol a luat cunotin prin intermediul partenerilor italieni - municipalitatea din Acqui Terme i Asociaia Oraelor Termale Europene. Acest concept, nou introdus n ara noastr desemneaz oraele - staiuni, indiferent de mrime sau a numrul de locuitori, care au fost recunoscut legal ca i orae balneare, care desfoar activiti legate de cure de ap cu efectele sale asupra dezvoltrii oraului, turismului i iniiativelor culturale i socio-economice. Curele de ap n cauz sunt legate de exploatarea de ape minerale i spa.

Lecii nvate Principala lecie nvat ca urmare a demarrii acestui proiect este aceea c trebuie sa valorificm ct mai bine resursele naturale de care dispunem : climat, nmol sapropelic, apa srat a lacului Techirghiol, pentru atragerea unui numr ct mai mare de strini, mediatizarea ct mai mult a oraului Techirghiol i a atuurilor sale de interes naional i internaional Cel mai uor de fcut acest lucru este n echip...iar Techirghiolul a ales o echip ctigtoare...cea a oraelor termale europene i nscrierea n Asociaia cu acelai nume.

Rezultate Rezultatele obinute pn acum: - familiarizarea funcionarilor din primria Techirghiol cu deschiderea i stilul de lucru al funcionarilor italieni - contientizara cetenilor asupra importanei nfririi oraului Techirghiol cu alte orae cu o economie n plin dezvoltare de la care putem prelua din strategii de dezvoltare - intrarea oraului Techirghiol n circuitul oraelor termale europene - invitatiile primite pentru a participa la Trgul European de Turism i la Gala de premiere a Destinaiilor de Excelen Eurpene, ce se vor desfura la Bruxelles (Belgia) n perioada 26-28 septembrie 2010 - invitaia de a participa la un trg de turism ce se va desfura n Frana, la Vichy n noiembrie 2010, toate aceste ocazii reprezentnd un pas nainte pentru relansarea brandului turistic Techirghiol.

Linkuri http://www.youtube.com/watch?v=4hBp48VL6pA

102

CONSOLIDAREA ADMINISTRAIEI PUBLICE PRIN PROMOVAREA DIALOGULUI SOCIAL, DAR I PRIN ATRAGEREA LA ACTUL DE DECIZIE A CETENILOR
Consultarea i atragerea cetenilor n procesul decizional la nivel local (n special) reprezint fundamentul pentru creterea ncrederii n administraia public, pentru consolidarea atribuiilor acesteia i pentru imbuntirea serviciilor publice livrate. Cetenii i doresc s fie implicai n procesul de decizie la nivel local pentru a se identifica cu acea comunitate creia i aparin, dezvoltndu-i astfel sentimentul de apartenen, dar i simul civic. Pentru realizarea modificrilor la nivelul instituiilor i al culturilor organizaionale ale acestora, pentru schimbarea de mentalitate i atitudine a funcionarilor publici, nu sunt suficiente prevederile legale. Acestea trebuie coroborate cu promovarea principiilor bunei guvernri i ale consultrii i implicrii active a cetenilor la procesul de luare a deciziilor la nivelul unitii administrativ teritoriale i al comunitii, i nu numai, dar i prin implicarea sindicatelor din domeniul administraiei publice i a structurilor asociative n care sunt organizai reprezentanii instituiilor i autoritilor publice din administraia public. Promovarea i ncurajarea bunelor practici pe aceast tematic nu face dect s rspund acestei provocri i s ntreasc capacitatea de cooperare dintre toate prile implicate n procesul de luare a deciziilor.

103

Identitatea ta-o ans pentru drepturi egale

Instituia: Consiliul Judeean Vrancea

Persoana de contact Ramona SCLAVONE, ef birou Proiecte cu Finanare Extern

Descrierea bunei practici Proiectul Identitatea ta-o sansa pentru drepturi egale a fost declarat proiect de succes in cadrul Programului PHARE 2005-Accelerarea Implementarii Strategiei Nationale pentru Imbunatatirea Situatiei Romilor si prezentat ca exemplu de buna practica din perspectiva punerii in legalitate cu acte de identitate si a stare civila a romilor din 7 localitati ale judetului, solutionarii in 10 de luni de activitate a dosarelor de inregistrare tardiva a nasterii si de incuviintare nume si a consolidarii parteneriatului intre sectorul ONG si cel public pentru solutionarea problemelor comunitatilor de romi.

Website www.cjvrancea.ro

Problema Proiectul Identitatea ta o sansa pentru drepturi egale" s-a adresat nevoii de punere in legalitate a romilor din judetul Vrancea, care nu au acte de identitate si de stare civila, categorie sociala expusa excluziunii sociale. Cea mai dificila situatie o prezinta romii care nu au avut niciodata acte stare civila, intrucat lipsa acestui document duce la imposibilitatea relationarii cu autoritatile statului roman si la excluderea completa de la drepturile derivate din statutul de cetatean: asistenta sociala, asigurari sociale, drept de participare politica, angajare in conditii legale. Practic, o persoana care nu a fost inregistrata la nastere nu exista din punct de vedere administrativ pentru statul roman. Consecinte si riscuri pentru societate: trafic de persoane, adoptii ilegale, realizarea incompleta a drepturilor politice, sociale si economice.

104

Scopul Scopul proiectului a fost integrarea sociala a romilor din 7 localitati ale judetului Vrancea, prin solutionarea problemei lipsei actelor de identitate si de stare civila si prin determinarea implicarii autoritatilor locale in solutionarea problemelor de proprietate. Prin implementarea acestui proiect s-a asigurat accesul la servicii sociale si la piata muncii a 1113 persoane rome, a fost introdusa pe ageda publica problema excluziunii sociale a romilor si s-au consolidat relatiile de colaborare dintre sectorul ONG, reprezentantii comunitatilor de romi si institutiile publice implicate in proiect. In primul an post-implementare autoritatile locale din zonele tinta au luat masuri in sensul solutionarii problemelor de proprietate, acesta fiind unul dintre rezultatele induse ale proiectului. Si alte probleme, cum ar fi abandonul scolar in comunitatile de romi, lipsa utilitatilor (alimentare cu gaze, curent electric, cu apa si sisteme de canalizare), saracia, somajul ridicat incep sa isi gasesca rezolvarea si sunt in atentia institutiilor publice din Vrancea. Consiliul Judetean Vrancea a mentiunut parteneriatul realizat in cadrul proiectului. Impreuna, continuam eforturile de punere in legalitate si sprijinim celelalte institutii in solutionarea problemelor si asigurarea incluziunii sociale a romilor.

Obiective Prin proiectul "Identitatea ta-o sansa pentru drepturi egale", Consiliul Judetean Vrancea si-a propus atingerea urmatoarelor obiective: -Punerea in legalitate a 300 de persoane apartinand comunitatilor de romi din 7 localitati ale judetului Vrancea cu acte de identitate si de stare civila; -Eliberarea certificatelor de nastere pentru persoanele de etnie roma din comunitatile vizate prin proiect, prin furnizarea de consultanta juridica specializata pentru demararea de actiuni in instanta privind inregistrarea tardiva; -Constientizarea de catre populatia roma a consecintelor pe care le implica lipsa actelor de identitate, de stare civila si de proprietate asupra situatiei socioeconomice, prin activitati de informare desfasurate pe durata a 4 luni; -Stimularea implicarii autoritatilor locale din cele 7 comunitati locale in solutionarea problemelor de proprietate a persoanelor apartinand comunitatilor de romi.

Resurse Resurse umane: -membrii echipei de proiect (5 persoane); -reprezentanti ai autoritatilor locale (7 persoane); -angajati ai serviciilor publice comunitare locale (7 persoane); -reprezentanti ai comunitatilor de romi (7 persoane); -voluntari ai Asociatiei Rom pentru Rom si ai IBO Italia. Resurse financiare: pentru implementarea acestui proiect au fost alocai 26.153 Euro, din care 21.923 Euro reprezinta contributia Uniunii Europene si a Guvernului Romaniei.

105

Implementare Proiectul s-a implementat in perioada 18.01.2008 - 17.11.2008 si a constatat in: 1.informarea, constientizarea grupului tinta in legatura cu importanta intrarii in legalitate, activitate organizata cu sprijinul membrilor comunitatilor de romi. 2.punerea in legalitate - ca sa reusim, am utilizat o metoda ce a constat in campanii cu statia mobila in comunitatile de romi si in comunicarea directa cu membrii grupului tinta. 3. asistenta juridica gratuita pentru persoanele care nu au avut niciodata certificat de nastere si care nu existau din puncte de vedere administrativ pentru statul roman. Am fost alaturi de membrii grupului tinta aflati in aceasta situatie din momentul identificarii acestora, pana la eliberarea certificatului de nastere, antrenand in acest proces toti factorii responsabili. In acest mod, procese ce dureaza cativa ani (datorita birocratiei din sistem) au fost finalizate in cele 10 luni de proiect. De asemenea, au fost realizate cercetari sociologice, in urma carora am adus in atentia opiniei publice si a factorilor responsabili problemele comunitatilor de romi. Managementul a fost asigurat de catre o echipa formata din angajati ai Consiliului Judetean Vrancea (managerul de proiect si responsabilul financiar), un reprezentant al Serviciul Public Judetean de Evidenta a Persoanelor Vrancea (responsabilul punere in legalitate), presedintele Asociatiei Rom pentru Rom Panciu (responsabil pentru comunicarea cu romii) si un jurist. In cadrul proiectului au fost distribuite 2.000 brosuri si 10.000 pliante, activitatile desfasurate beneficiind de o vizibilitate importanta. Astfel, au fost publicate 2 comunicate de presa, 24 de stiri in mass-media locala, nationala si pe site-urile de specialitate, 9 stiri au fost difuzate pe posturile locale de radio si televiziune, o sectiune speciala cu date despre proiect a fost creata in cadrul site-ului oficial al Consiliul Judetean Vrancea.

Elemente Novatoare 1.A fost prima interventie realizata la nivel judetean care a reunit toate institutiile publice, serviciile specializate si ONG-urile pentru solutionarea unei probleme sociale care nu se mai aflase pe agenda publica pana la acea data. 2. Au fost consolidate relatiile de colaborare dintre sectorul ONG, reprezentantii comunitatilor de romi si institutiile publice implicate in proiect, cu impact important asupra solutionarii ulterioare a celorlalte probleme identificate in comunitatile de romi de membrii echipei de proiect. 3. Fata de modalitatile clasice de punere in legalitate, proiectul s-a bazat pe campanii cu statia mobila in comunitatile de romi si pe comunicarea directa cu membrii grupului tinta. Mai mult, toate taxele pentru eliberarea documentelor de identitate si de stare civila au fost suportate din bugetul proiectului. De asemenea, am fost prima institutie din judet care s-a implicat in solutionarea cazurilor de inregistrare tardiva a nasterii (persoane rome care nu au avut niciodata certificate de nastere si care nu existau din punct de vedere administrative pentru statul roman), din momentul identificarii acestora, pana la eliberarea certificatului de nastere, antrenand in acest proces toti factorii responsabili.

106

Lecii nvate Acest proiect ne-a atras atentia asupra dificultatii demersului de punere in legalitate a unei persoane, care nu a avut niciodata certificat de nastere. Practica ne-a demonstrat ca pentru o persoana aflata in aceasta situatie, procedura este complexa si de durata. De la momentul strangerii de informatii si documente pentru dosar si pana la obtinerea certificatului de nastere membrii grupului tinta au de parcurs un drum dificil. De asemenea, s-a constatat ca persoane aflate in dificultate nu au fost sprijinite de autoritatile responsabile pentru solutionarea unui caz de inregistrare tardiva a nasterii. Spre exemplu, pentru unul dintre cazurile identificate de noi mai fusese introdusa o actiune in instanta, demersul fiind initiat de parinti. Niciuna dintre institutiile care ar fi trebuit sa ofere consiliere sau asistenta pe durata procesului nu aveau informatii despre acest caz. Am invatat si ca trebuie sa continuam activitatile in sprijinul comunitatilor de romi, ceea ce am si facut din fonduri alocate de la bugetul judetului, pastrand, in acelasi timp, parteneriatul judetean realizat in cadrul proiectului Identitatea ta-o sansa pentru drepturi egale .

107

Rezultate -1.113 persoane rome puse in legalitate cu acte de identitate si de stare civila; -1.200 persoane participante la activitatile de informare, constientizare in toate cele 7 localitati; -10.000 cu informatii privind etapele care trebuie parcurse pentru eliberarea actelor de identitate si de stare civil distribuite; -2.000 brosuri realizate si diseminate; -7 persoane beneficiare ale serviciilor de consultanta juridica; -16 sesiuni de informare realizate; -2 comunicate de presa transmise atat in etapa de lansare cat si in cea de diseminare a rezultatelor proiectului; -2 cercetari sociologice realizate pentru identificarea problemelor comunitatilor de romi si a gradului de intelegere/constientizare a informatiilor furnizate; -24 de stiri publicate in mass-media nationala, locala si pe siteurile de specialitate; -9 stiri difuzate pe posturile locale de radio si televiziune; -1 baza de date cu persoane fara acte de identitate, de stare civila realizata.

Referine Fotografii, materiale informative si de promovare, rapoarte de cercetare

Linkuri http://2008.informatia.ro/Article241303.phtml, http://www.ziare.com/social/capitala/telefonulmobil-mai-important-decat-frigiderul-pentru-rromii-din-vrancea-336965, http://radiodada.ro/news.php?id=20520, http://www.ziaruldevrancea.ro/index.php?articol=239

108

Subsidiaritate i dezvoltare local n judeul Buzu

Instituia: Instituia Prefectului Judeului Buzu Persoan de contact Domnica TOMESCU, Narcis DOBRU, Gabriel AVRAMESCU - consilieri Parteneri Asociaia FORDA Buzu, Fundaia Parteneri pentru Dezvoltare Local Bucureti

Descrierea bunei practici Proiectul Subsidiaritate i Dezvoltare Local, finanat prin Programul PHARE 2005 Consolidarea Democraiei n Romnia Componenta 2 Democraie, drepturile omului, statul de drept, independena justiiei i lupta mpotriva corupiei. Parteneri: Instituia Prefectului Buzu, Asociaia FORDA Buzu, i FPDL Bucureti. Proiectul a urmrit creterea gradului de implicare a cetenilor n procesul de luare a deciziilor la nivel local i s-a concretizat n realizarea a 9 strategii de dezvoltare local pentru 9 comune din judeul Buzu, prin utilizarea metodelor de participare public i consultare a cetenilor. Au fost implicate n proiect 9 comuniti rurale: Bljani, Ctina, Chiliile, Cilibia, Cislu, Luciu, Mgura, Vadu Paii i Vipereti. Proiectul reprezint un mod practic de aplicare a principiului subsidiaritii: luarea deciziilor la nivelul la care apar problemele, de ctre cei crora le este afectat viaa i a creat modele de bun practic axate pe participarea cetenilor i a sectoarelor reprezentative, n guvernarea local. A artat c cetenii se pot implica n guvernarea local nu numai la alegeri, prin vot, i a soluionat una din constrngerile majore ale comunitilor locale: lipsa strategiilor de dezvoltare care s le ghideze evoluia viitoare, document necesar pentru accesarea fondurilor europene. Elaborarea strategiilor de dezvoltare local s-a realizat n cadrul Atelierelor de Planificare Strategic Participativ: timp de 5 zile (pentru fiecare comunitate), 30-40 de participani reprezentnd actorii cheie, interesai n dezvoltarea local din sectoarele public, privat, neguvernamental i ceteni, au parcurs logica unui proces de planificare strategic, pentru a defini situaia dorit n dezvoltarea local pe un orizont de timp de 5 ani i a identifica obstacolele i oportunitile pentru atingerea acestei viziuni, obiectivele strategice i cile de atingere a lor, ajutai de echipa de proiect i de agenii de dezvoltare local.

Website www.prefecturabuzau.ro, www.forda.ro

109

Problema Promovarea i implementarea acestui proiect a pornit de la necesitatea rezolvrii unei probleme presante a momentului i anume lipsa strategiilor de dezvoltare local, documente cu rol de ghid al evoluiei viitoare a localitilor, care s in cont de nevoile comunitii i s fie n concordan cu prioritile programelor regionale, sectoriale i politica agricol comun. n acelai timp, s-a urmrit i rezolvarea problemelor legate de legitimitatea relativ sczut i sustenabilitatea redus a aciunilor primarilor i consiliilor locale, datorate lipsei consultrii i neimplicrii cetenilor i grupurilor de interese locale n procesul de luare a deciziilor la nivel local, precum i a celor legate de lipsa complementaritii dintre obiectivele autoritilor locale i cele ale investitorilor (locali i/sau din afara comunei), pe de-o parte, sau cu cele ale planurilor de dezvoltare de la nivel judeean, regional i naional, pe de alt parte.

Scopul Obiectivele (general i specific) proiectului se ncadreaz n obiectivele programului PHARE Consolidarea democraiei n Romnia, Componenta 2 Democraie, drepturile omului, statul de drept, independena justiiei i lupta mpotriva corupiei. Proiectul se ncadreaz n Proiecte din domeniul democraiei cu aciuni centrate pe promovarea participrii i consultrii cetenilor n procesul de luare a deciziilor. Chiar dac Romnia a devenit stat membru al Uniunii Europene trebuie s satisfac n mod continuu criteriile politice stabilite n Consiliul de la Copenhaga (1996), iar construirea unei guvernri democrate presupune practici democratice, la diverse nivele Astfel, prin nfiinarea Forumurilor locale la nivelul celor 9 comune selectate, s-a urmrit crearea unui instrument instituional de implicare a cetenilor, grupurilor de interese i instituiilor n guvernarea local, cu ajutorul cruia s se identifice i promoveze interesele reale ale comunitii, s se formuleze puncte de vedere unitare i reprezentative asupra dezvoltrii locale, s se promoveze dialogul social i comunicarea ntre toi actorii dezvoltrii de la nivelul comunitii. Desfurarea activitilor n cadrul Atelierelor de planificare strategic participativ a favorizat implicarea activ a actorilor locali n procesul decizional legat de viitorul comunitii i n iniierea de proiecte, a creat un mediu propice asumrii responsabilitilor i consolidrii relaiilor dintre acetia.

Obiective Obiectivul general - Creterea gradului de participare i consultare a cetenilor din judeul Buzu n procesul de luare a deciziilor - a fost atins prin implicarea activ a cetenilor din cele 9 comuniti rurale beneficiare, n perioada de pregtire, elaborare i dezbatere n reuniune public a strategiei de dezvoltare local a comunitii din care acetia fac parte. S-au desfurat peste 50 de reuniuni ale Forumurilor locale i adunri ceteneti i au fost implicati n dezbateri peste 300 de lideri de opinie, reprezentani ai mediului public, neguvernamental i privat de la nivel local. Obiectivul specific - Realizarea a 9 strategii de dezvoltare local pentru 9 comune din judeul Buzu La nchiderea proiectului, cele 9 strategii de dezvoltare local cu planurile de
110

aciune aferente au fost finalizate i predate fiecrei comuniti beneficiare i au fost aprobate prin hotrre de ctre consiliile locale.

Resurse Ca resurse financiare, proiectul a primit o finanare nerambursabil n sum de 51.310 euro prin programul PHARE 2005, la care s-a adugat contribuia proprie a solicitantului i partenerilor cuantificat la 9750 euro. Au fost utilizate echipamente tehnice i alte dotri aparinnd aplicantului (calculatoare, copiatoare, imprimante, videoproiector, autoturism, s.a) De asemenea s-au mai utilizat materiale consumabile, aplicaii soft si publicaii de specialitate. Resursele umane implicate n implementarea proiectului: Echipa intern de proiect a fost compus din 7 persoane, 4 din partea Asociaiei FORDA (coordonator proiect, consultant de dezvoltare comunitar, responsabil informaional, responsabil financiar) i 3 din partea Instituiei Prefectului (consultant tehnic, consultani dezvoltare comunitar). Echipa intern de proiect a fost completat cu 2 experi /traineri externi din partea Fundaiei Parteneri pentru Dezvoltare Local Bucureti, care au realizat aciuni punctuale (sesiunea de instruire a facilitatorilor, participarea la elaborarea Strategiei pilot de dezvoltare, asisten tehnic furnizat echipei interne de proiect) Tot pentru realizarea unor aciuni punctuale (anchete de opinie, pregtire i facilitare reuniuni publice) au fost implicai agenii de dezvoltare local din cele 9 comune beneficiare ale proiectului.

Implementare Proiectul Subsidiaritate i dezvoltare local a fost implementat n perioada dec. 2007 oct. 2008 de Asociaia Formare, Dezvoltare, Asisten FORDA Buzu, n calitate de solicitant, n parteneriat cu Instituia Prefectului Judeului Buzu i Fundaia Parteneri pentru Dezvoltare Local Bucureti. Proiectul a fost structurat pe 3 componente: - Componenta de instruire Formarea de facilitatori n tehnica participrii publice i dezvoltare comunitar - Componenta de culegere de date i de elaborare a profilului i potenialului de dezvoltare local pentru cele 9 comuniti selectate Componenta de elaborare a strategiilor de dezvoltare local i a planurilor de implementare printr-un proces participativ cu implicarea factorilor interesai n dezvoltarea local, facilitat de membrii echipei de proiect i de agenii de dezvoltare local ai celor 9 comune beneficiare de proiect. Activiti derulate n cadrul proiectului: - Reuniuni de lucru cu primarii i agenii de dezvoltare local din cele 9 comune selectate n proiect, n scopul stabilirii modului de lucru, dar i a rolului fiecruia n desfurarea activitilor proiectului - Instruirea echipei interne de proiect i a agenilor de dezvoltare local n domeniul Formarea de Facilitatori - Elaborarea unei strategiei locale de dezvoltare pilot pentru una dintre cele 9 comune beneficiare de proiect, model care a fost replicat i la nivelul celorlalte 8 comune - Elaborarea efectiv a strategiilor de dezvoltare pentru celelalte 8 comune, utiliznd modelul Strategiei Pilot, cu subactivitile: Informarea cetenilor din comunitile selectate cu privire la nceperea derulrii proiectului

111

 Elaborarea profilului comunitilor: teritorial, demografic, ocupaional, al serviciilor, instituional Realizarea anchetelor de opinie n comunitile respective pentru identificarea problemelor comunitii din perspectiva cetenilor Identificarea problemelor din perspectiva serviciilor guvernamentale (snatate, mediu, etc.) Analiza planurilor de dezvoltare ale Consiliului Judeean din perspectiva infrastructurii: drumuri, alimentare cu ap, canalizare, managementul deeurilor, iluminat public, etc. Elaborarea Crii Albe a comunitii, care a reunit rezultatele activitilor mai sus menionate Crearea unui instrument institutional pentru implicarea cetenilor, grupurilor de interese, institutiilor : nfiintarea Forumului local Organizarea a 5 reuniuni (pentru fiecare din comunitile implicate n proiect) ale Forumului, cu urmtoarele faze de lucru: - Identificarea nevoilor, problemelor i cauzelor pe fiecare sat i pe comun - Formularea obiectivelor - Stabilirea prioritilor - Identificarea opiunilor de aciune i stabilirea intelor - Crearea programelor prin care vor fi atacate intele i concretizarea planului de aciune - Informarea cetenilor cu privire la Strategia de dezvoltare si Planul Local de Aciune - Reuniune cu cetenii pentru dezbaterea Strategiei de dezvoltare i a Planului; - Promovarea Strategiei de dezvoltare i a Planului Local de Aciune n edina Consiliului Local; - Elaborarea materialului final al Strategiei de dezvoltare local a comunitii; Pentru atingerea obiectivului general al proiectului - Creterea gradului de participare i consultare a cetenilor din judeul Buzu n procesul de luare a deciziilor, s-a acordat o atenie desebit organizrii Forumurilor locale, implicrii plenare a participanilor n cadrul atelierelor de lucru, unde urmrind structura logic a etapelor unui proces participativ de planificare strategic s-a obinut ca rezultat documentul - Strategia de dezvoltare local a comunei beneficiare, document care a parcurs paii necesari adoptrii i asumrii sale de ctre administraia public local i partenerii si. Procesul de consultare i implicare a comunitilor beneficiare a demarat prin desfurarea anchetelor de opinie pe un eantion reprezentativ de aproximativ 50 persoane (pentru fiecare din cele 9 comuniti beneficiare), i a continuat cu lucrul n echipe mixte de actori locali (reprezentani ai administraiei i instituiilor publice locale, ceteni, nterprinztori locali, sector neguvernamental, personal clerical, etc.). S-a pornit de la stabilirea unei nelegeri comune a situaiei existente, definindu-se prin consens problemele majore prioritare i oportunitile care pot fi fructificate pentru soluionarea acestor probleme, s-a definit situaia dorit - viziunea de dezvoltare a comunei, din care au rezultat domeniile strategice de dezvoltare, s-au identificat cile i modalitile care conduc la realizarea viitorului dorit. La definirea situaiei dorite au fost antrenai i elevii din colile comunelor selectate, prin organizarea concursului de desene Comuna mea cnd voi fi mare Concursul a fost jurizat de echipa de planificare iar participanii au fost premiai de autoritile locale i de aplicantul proiectului. n cadrul ultimei ntlniri de lucru, membrii echipelor de planificare, ca reprezentani ai instituiilor, sectorului privat sau ai grupurilor de ceteni, i-au negociat roluri i responsabiliti, rezultnd i o propunere de creare a unui centru local pentru implementarea, monitorizarea i evaluarea strategiei de dezvoltare local. Managementul i implementarea
112

proiectului au fost asigurate de o echip intern format din 7 persoane (Asociaia FORDA i Instituia Prefectului) i de 2 traineri externi din cadrul FPDL Bucureti.

Elemente Novatoare Proiectul este inovativ prin faptul c este o premier la nivel de jude, este multiplicabil i poate fi preluat ca bun practic la nivel naional. Este o aplicaie concret a principiului subsidiaritii. A implicat cetenii i grupurile de interese n procesul de luare a deciziilor/ stabilire a prioritilor/rezolvarea problemelor cu care se confrunt fiecare comunitate n parte (prin procesul de consultare/dezbatere public n cadrul forumurilor locale) A implicat copiii din comunitate n definirea viziunii pe termen lung a comunitii din care fac parte, prin realizarea de concursuri premiate de desene cu tema "Comuna mea cnd voi fi mare", factor care ntrete sentimentul de apartenen i responsabilitate al acestora fa de locul n care triesc i nva. A format persoane - resurs la nivelul comunitilor beneficiare de proiect (facilitatori locali) care vor urmri punerea n practic a dezideratelor/obiectivelor incluse n Strategia de dezvoltare local.

Lecii nvate Realizarea Strategiilor de dezvoltare local prin utilizarea metodelor de participare public i consultare a cetenilor, a constituit un proces de nvare n sine, care a permis membrilor echipei de proiect i agenilor de dezvoltare local s dobndesc noi competene i abiliti n lucrul cu cetenii, n moderarea reuniunilor publice, n integrarea i sintetizarea informaiilor ntr-un document strategic. Prin implementarea proiectului s-a realizat un transfer de expertiz de la FPDL Bucureti ctre Asociatia FORDA i Instituia Prefectului, care a contribuit la creterea capacitii manageriale i tehnice a acestora din urm. S-a creat o expertiz proprie i un model de lucru n parteneriat (instituie public ONG), care au fost utilizate n dezvoltarea altor iniiative destinate comunitilor rurale. Un exemplu l constituie derularea n anul 2009 a unui proiect similar, n baza parteneriatului dintre Asociaia FORDA i Instituia Prefectului, intitulat Subsidiaritate i Dezvoltare Local II, finanat prin Programul PHARE 2006 i de care au beneficiat alte 8 comuniti rurale din judeul Buzu. Autoritile locale au contientizat importana implicrii i consultrii cetenilor n luarea deciziilor care privesc viaa comunitii i mai ales n asigurarea legitimitii i sustenabilitii acestora. Cetenii au nvat c pot juca un rol important n viaa comunitii, c se pot implica n guvernarea local i pot influena deciziile autoritilor.

Rezultate La sfritul perioadei de implementare, toi indicatorii cuprini n Matricea Cadru Logic a proiectului au fost realizai. Concret, rezultatele sunt urmtoarele: - 15 persoane instruite ca facilitatori: 6 membri ai echipei de proiect i 9 ageni de dezvoltare local din comunele
113

beneficiare ale proiectului - 9 profile de comuniti elaborate, 9 strategii de dezvoltare local i 9 planuri de aciune promovate i aprobate n Consiliile locale - 300 de ceteni, lideri de opinie implicati n dezbateri cu ocazia reuniunilor publice organizate la nivelul celor 9 comune (cte 5 pentru fiecare comun) n cadrul proiectului a fost elaborat broura Ghid de elaborare a Strategiilor de dezvoltare local care conine metodologia utilizat i un exemplu de strategie (Strategia de dezvoltare local a comunei Ctina); Broura a fost tiprit ntr-un tiraj de 250 exemplare, a fost distribuit tuturor consiliilor judeene i prefecturilor din ar, precum i participanilor la seminarul final al proiectului i a fost postat pe site-urile partenerilor proiectului: Asociaia FORDA Buzu (www.forda.ro / proiecte) i Instituia Prefectului Judeului Buzu ( www.prefecturabuzau.ro / proiecte). Prin editarea i distribuirea ghidului ca model de realizare a strategiilor de dezvoltare local prin utilizarea metodelor de consultare participativ a cetenilor i liderilor de opinie, s-a urmrit n principal preluarea acestuia, ca bun practic si de ctre alti poteniali promotori de proiecte din ar. Proiectul Subsidiaritate i Dezvoltare Local a fost inclus ca exemplu de bun practic n broura PHARE 2005 Consolidarea Democraiei n Romnia, realizat de Fundaia pentru Dezvoltarea Societii Civile, organizaie care a monitorizat proiectul pe parcursul etapelor de implementare.

Referine Ghidul pentru elaborarea strategiilor de dezvoltare local, imagini din timpul desfurrii reuniunilor publice i extras din broura PHARE 2005, editat de FDSC, unde proiectul este prezentat ca exemplu de bun practic.

Linkuri www.forda.ro/proiecte.html; www.prefecturabuzau.ro/proiecte.html

114

Dezvoltarea i consolidarea dialogului civic - o provocare pentru administraia public din mediul rural clujean
Instituia: Instituia Prefectului Judeului Cluj Persoan de contact Simona STUPAR, manager public Parteneri Asociatia Pro Democraia Filiala Cluj-Napoca, Consiliul Judeean Cluj

Descrierea bunei practici Acest proiect a fost implementat n parteneriat: Asociaia Pro Democraia - Cluj Napoca Consiliul Judeean Cluj i Instituia Prefectului Judeului Cluj. Scopul proiectului a fost acela de a asigura o comunicare eficient ntre reprezentanii diferitelor instituii publice (Instituia Prefectului, Consiliul Judeean i consilii locale ale comunelor) pentru a facilita schimbul de informaii i a mbunti actul decizional n mediul rural. La nivelul judeului Cluj, grupul int a vizat n principal 50 de consilieri locali, 42 de ceteni din 6 comune ale judeului, selectate, conform unor criterii prestabilite. n aceste comune au fost organizate sesiuni de instruire menite s asigure mbuntirea actului administrativ i s creasc gradul de participare ceteneasc la procesul decizional. Temele abordate au vizat: responsabiliti ale consilierilor locali, procedura de elaborare a actelor administrative, finane publice i participare ceteneasc. n urma susinerii acestor sesiuni, s-a evideniat i o list cuprinznd prioritile comunitii, problemele acesteia i posibile soluii identificate. Pentru o mai bun informare a cetenilor au fost tiprite materiale despre administratia publica local i bugetul localitii, iar pentru multiplicarea rezultatelor a fost tiprit un ndrumar al consilierului local pe care l-a primit fiecare consilier local din cadrul consiliilor locale beneficiare.

Website http://brasov.apd.ro/index.php?pag=Publicatii

115

Problema Una din principalele probleme cu care se confrunt comunitatea la nivelul judeului Cluj este insuficienta implicare a ceteanului n procesul de luare a deciziilor la nivel local. Nu exist o tradiie de relaionare, de colaborare a cetenilor cu administraia public local pentru mbuntirea calitii actului adminsitrativ. Majoritatea cetenilor nu cunosc rolul i structura administraiei locale, importana implicrii lor n soluionarea problemelor comunitii odat cu rezolvarea propriilor probleme. Lund n considerare aceste aspecte, proiectul i-a propus pe de o parte s stimuleze comunicarea ntre reprezentanii diferitelor instituii publice (Instituia Prefectului, Consiliul Judeean i consilii locale ale comunelor) pentru a facilita schimbul de informaii i a mbunti actul decizional n mediul rural. Proiectul a permis reunirea liderilor formali din comunitate i a cetenilor pentru identificarea i rezolvarea problemelor comunitii.

Scopul Instituia Prefectului judeului Cluj i-a conturat n strategia de dezvoltare a instituiei obiectivul specific - creterea gradului de transparen i deschidere instituional prin cointeresarea clienilor n mbuntirea calitii serviciilor de la nivelul judeului Cluj prin ncheierea i consolidarea unor parteneriate care s aduc un plus de valoare activitilor acestui proiect. Sporirea eficienei serviciilor, creterea transparenei instituionale i a gradului de satisfacie a ceteanului este n deplin acord cu obiectivele asumate n relaia cu Uniunea European n domeniul reformei i modenizrii administrative. Proiectul se ncadreaz i n obiectivele de guvernare asumate prin capitolul 22 Reforma administraiei publice, din Programul de Guvernare pentru perioada 2009-2013 respectiv n obiectivele asumate de Guvernul Romniei dup momentul aderrii la Uniunea European. Filiala Cluj a Asociaiei Pro Democraia a implementat n perioada decembrie 2008- octombrie 2009 proiectul Mai aproape de ceteni. Proiectul s-a derulat n judeele Cluj, Braov, Sibiu i a fost coordonat de ctre Asociaia Pro Democraia Club Braov. Proiectul Mai aproape de ceteni, a fost finanat prin programul Phare 2006 componenta Creterea rolului societatii civile in procesul de integrare a Romniei.Mai aproape de ceteni a avut ca scop reprezentarea eficient a intereselor cetenilor din comunitile vizate.

Obiective 1. mbuntirea nivelului de cunotine pentru un numr de 50 de consilieri locali din 6 comune din judeul Cluj n domeniile: administraie public local, finane publice, participare ceteneasc. 2. Dezvoltarea unei culturi privind implicarea cetenilor n procesul decizional prin sporirea deschiderii instituionale i a transparenei n adoptarea actului administrativ, 3. Diseminarea bunelor practici n activiti specifice comunelor de la nivelul judeului Cluj
116

Resurse Surse financiare: bugetul proiectului Mai aproape de ceteni Resurse umane: 2 manageri publici din cadrul instituiei funcionari publici din cadrul instituiei prefectului si consiliul judeean asistent de proiect Asociaia Pro Democraia Resurse materiale: calculator, imprimant, laptop, videoproiector, hrtie xerox, hrtie fax, tonner pentru imprimarea materialelor, main pentru deplasri n teritoriu, combustibil, telefon, fax, acces la internet.

Implementare La nivelul judeului Cluj au fost selectate 6 comune, beneficiare ale acestui proiect: Baciu, Bora, Corneti, Sic, Tureni, Vad. Pentru pregtirea instruirilor s-au elaborat, mpreun cu reprezentanii partenerilor implicai n proiect, o serie de materiale informative, suporturi de curs, prezentri power point. Planificarea sesiunilor de instruire s-a realizat n colaborare cu reprezentanii autoritilor publice locale din comunele vizate, n funcie de disponibilitatea acestora. Sesiunile de informare au avut loc n perioada iulie august: Baciu (18.09.2009), Bora (23.07.2009), Corneti (31.07.2009), Sic (13.08.2009), Tureni (20.09.2009), Vad (05.08.2009). La aceste sesiuni de informare au luat parte 77 participani, n principal consilieri locali, primari, viceprimari, secretari ai Consiliilor Locale ale comunei dar i delegai steti, funcionari publici din cadrul primriilor de comun, ef post poliie. Distribuia participanilor a fost urmtoarea: Baciu (15 participani), Bora (9 participani), Corneti (17 participani), Sic (13 participani), Tureni (14 participani), Vad (9 participani). Pe lng suportul de curs, participanilor la sesiunile de instruire le-au fost nmnate pliantele Bugetul comunei tale i Administraia pentru ceteni, precum i o prezentare a proiectului Mai aproape de ceteni. Pliantele au fost distribuite n principal cetenilor comunelor int dar i altor comune din judeul Cluj. Broura Mic ndrumar al Consilierului Local, elaborat n partea a doua a proiectului a fost distribuit consilierilor locali din cele 6 comune, dar i celorlalte consilii locale ale comunelor din jude. Fiecare sesiune de instruire a fost structurat pe urmtoarele teme prioritare: elaborarea bugetului local, proceduri privind fundamentarea, redactarea i iniierea proiectelor de hotrri de consiliu local, participarea cetenilor n procesul decizional, ntrebri i rspunsuri. Prima parte a sesiunilor de instruire a fost dedicat prezentrii tematicii menionate mai sus, pe baza suportului de curs elaborat i a prezentrii n power point, punndu-se accent pe prevederile legislaiei n domeniu. A doua parte a sesiunilor a fost deschis ntrebrilor i expunerii problemelor cu care se confrunt consilierii locali i primriile comunelor, n luarea deciziilor, formularea hotrrilor de consiliu local i comunicarea cu cetenii. Cele mai multe ntrebri au vizat bugetele local, alocarea fondurilor de ctre Consiliul Judeean i Ministerul Finanelor, aspecte legate de legalitatea actelor (forma i fondul hotrrilor de consiliu local), atragerea de fonduri europene nerambursabile, comunicarea dispoziiilor primarilor i a hotrrilor consiliilor locale i comunicarea consiliilor locale i a primriei cu comunitatea local. Preocuparea major a consiliilor locale i a primriilor o reprezint atragerea fondurilor necesare pentru a rezolva probleme majore n comunitate. Din pcate, bugetele locale de care dispun comunele nu se ridic
117

la nivelul ateptrilor acestora i nu pot s asigure acoperirea cheltuielilor necesare. Creterea bugetelor locale este asigurat n mod cert de fondurile europene pe care comunele le atrag (taxe, impozite locale), deoarece constatm c bugetele locale sunt destul de reduse datorit nivelului de trai foarte sczut n mediul rural, lipsit practic de investitori locali (n unele comune nu exist nici un agent economic). Atragerea de fonduri europene este considerat o soluie absolut necesar pentru a asigura dezvoltarea comunelor i a rezolva probleme majore n comunitate. Pentru primrii acest lucru a reprezentat o prioritate, acestea depunnd eforturi pentru a obine astfel de fonduri, ns, constatm c exist comune care nu au derulat nici un proiect finanat din fonduri nerambursabile (ex. Comuna Bora). O problem des menionat o reprezint alocarea resurselor financiare pentru elaborarea documentaiei necesare i consultana n domeniu (studii de prefezabilitate, obinerea a diverse autorizaii, proiecte de modernizare/construcie, etc, cereri de finanare), resurse care se asigur din bugetul local i care nu vor fi rambursate n cazul n care proiectele depuse nu vor fi aprobate. Participanii au menionat totodat i volumul mare de documente care se cer n vederea depunerii dosarelor pentru accesarea fondurilor europene. n urma sesiunilor de instruire i a discuiilor ulterioare cu reprezentanii administraiei publice locale, s-au conturat planuri de aciune local pentru fiecare comun implicat n proiect. Acestea ofer informaii privind: principalele probleme cu care se confrunt comuna, activitile propuse spre derulare anul acesta, dificultile majore n soluionarea problemelor identificate i modalitile cele mai eficiente de comunicare cu cetenii . S-a remarcat ns insuficienta pregtire de specialitate a consilierilor locali n ceea ce privete elaborarea propunerilor de hotrri de consiliu, a bugetului, a strategiei locale, punerea n aplicare a acesteia, etc. Dei edinele de consiliu local sunt publice, foarte puini ceteni particip sau se arat interesai s participe la aceste edine. n mare msur, faptul c edinele lunare ale CL sunt deschise participrii este considerat de ctre consilieri ca o modalitate de a atrage sau de a implica cetenii n aceste activiti. Alte instrumente utilizate de administraia public local pentru a informa i a se informa despre prerile cetenilor sunt considerate a fi audienele sau ntlnirile zilnice cu cetenii din comun. De multe ori, nemulumirile cetenilor apar deoarece acetia nu sunt informai adecvat i periodic despre ceea ce se ntmpl n consiliul local sau despre activitile primriei. Participarea cetenilor la elaborarea bugetului local nu este o practic des ntlnit la nivelul comunelor, doar o comun din cele ase implicate n acest proiect, organizand astfel de dezbateri.

118

Elemente Novatoare Promovarea comunicrii directe, a colaborrii i dialogului ntre Instituia Prefectului, Consiliul Judeean, consiliile locale, societatea civil i ceteni prin ntlniri fa n fa, mbuntirea nivelului de cunotine specifice n domenii cum ar fi financiar, buget att pentru consilierii locali ct i pentru ceteni, Sprijinirea autoritilor n demersurile de implicare a cetenilor n actul decizional, Sporirea nivelului de informare al cetenilor cu privire la drepturile lor n relaia cu autoritile publice locale i cu privire la prghiile de intervenie n eficientizarea actului administrativ, Metodele diverse de lucru abordate cu prilejul deplasrilor discuii, prezentri power-point, identificate la faa locului, Elaborare i diseminarea unor materiale suport pliante, brouri

Lecii nvate Deplasrile n teritoriu la unitile administrative-teritoriale pentru prezentarea diferitelor subiecte au strnit interesul pentru dezbaterea unor soluii practice pentru anumite probleme specifice. Dei edinele consiliului local sunt publice, foarte puini ceteni sunt interesai s participe la aceste edine. n mare msur, faptul c edinele lunare ale consiliului local sunt deschise participrii este considerat de ctre consilieri ca o modalitate de a implica cetenii. Alte instrumente utilizate de administraia public local pentru a informa i a se informa despre prerile cetenilor sunt considerate a fi audienele sau ntlnirile zilnice cu cetenii din comun. Unitile administrative-teritoriale nu au ncetenite proceduri formale n domeniul relaiilor publice, nu au un program prestabilit pentru acestea. Informarea cetenilor se realizeaz prin metode informale multe informaii se transmit verbal, de la persoan la persoan, fr a fi consemnate n scris, continutul lor fiind uneori deformat. Se remarc interesul sczut n rndul consilierilor locali din mediul rural pentru autopeerfecionare sau pentru promovarea unor proiecte de hotrri de consiliu cu implicarea cetenilor dar i mentalitatea conform creia o instituie superioar ca autoritate instituia prefectului, consiliu judeean ar trebui s intervin imperativ, sa i sprijine sau chiar s impun unele decizii a cror soluionare este de competena lor exclusiv.

Rezultate mbuntirea colaborrii interinstituionale ntre Consiliul Judeean, Instituia Prefectului i autoritile locale din mediul rural, prin furnizarea de informaii specializate i acordarea de consultan n anumite domenii de specialitate ntrirea rolului Instituiei Prefectului n susinerea democraiei i sporirea vizibilitii acestora prin intermediul conferinelor de pres, materialelor publicate n cadrul proiectului, asistentei acordate autoritilor locale din mediul rural; Elaborarea de planuri de aciune specifice fiecrei uniti administrative-teritoriale Instruirea pe domenii specifice a 50 de consilieri locali din mediul rural i acordarea de asisten
119

pentru 6 autoriti publice locale. Dezvoltarea mentalitii participative la procesul decizional i creterea interesului pentru participarea la actul decizional, Elaborarea i diseminarea pliante, brourii Mic ndrumar al Consilierului Local Creterea gradului de ncredere n autoritile publice locale a cetenilor .

Referine Acordul de parteneriat, ordinul prefectului pentru desemnarea responsabilului de implementarea proiectului, adresa nr. 4859/2009, invitaii, materialele informative (agenda sesiunilor de instruire, prezentri power point, brourele, pliante, Ghidul

Linkuri www.clon.ro/.../news-20091023-11201294, www.monitorulcj.ro/cms/site/.../754998.html

120

Modernizarea infrastructurii IT n cadrul Primriei oraului Trgu Neam

Instituia: Primria Oraului Trgu Neam Persoan de contact Maria Liliana Lupes, inspector Descrierea bunei practici Proiectul are drept scop modernizarea infrastructurii IT din cadrul Primariei orasului Tirgu Neamt pentru a putea face fata cerintelor impuse de legislatia cu privire la introducerea sistemelor moderne de plata, incasarea prin mijloace electronice a impozitelor si taxelor locale, asigurarea transparentei in exercitarea demnitatilor publice si a functiilor publice si sanctionarea coruptiei, accesul la informatiile de interes public. Grupurile tinta ale proiectului sunt serviciile publice din cadrul Primariei cu cei 59 de functionari publici angajati, contribuabilii- persoane fizice si juridice si cetatenii/agentii economicipotentiali solicitanti de informatii publice.Activitatile proiectului se refera la achizitionarea de calculatoare si software de inalta performanta, extinderea si modernizarea retelei IT existente, realizarea website-lui institutiei, instruirea utilizatorilor retelei, promovarea serviciilor electronice in comunitate. Obiective generale : - Modernizarea infrastructurii IT din cadrul Primariei orasului Tirgu Neamt in vederea introducerii instrumentelor, procedurilor si mecanismelor de gestionare a fondurilor la nivel local si oferirea de servicii publice in concordanta cu standardele europene si/sau internationale. Intarirea capacitatii administratiei publice locale de a face fata cerintelor impuse de implementarea reformei in domeniu. Obiective specifice: - Imbunatatirea colectarii si gestionarii impozitelor si taxelor locale si eficientizarea activitatii serviciilor Primariei prin dotarea corespunzatoare cu echipamente informatice si utilizarea tehnologiilor de varf ; - Facilitarea accesului cetatenilor la serviciile si informatiile publice prin intermediul tehnologiei informatiei; - Cresterea gradului de transparenta a procesului decizional si a modului de de utilizare si administrare a bugetului local.

Website www.primariatgneamt.ro

121

Problema La nivelul anul 2004, Primaria Tg. Neamt, se confrunta cu indeplinirea cerintelor impuse de legislatia in vigoare:lipsa infrastructuri utilizarii la scara larga a tehnologiilor moderne din domeniul informaticii in furnizarea serviciilor electronice impuse de Legea 544/2001,Ordonantele 193/2002 si 24/2002,Legea 161/2003,Legea 52/2003; nu avea un website in administrare proprie; nu detinea echipamentele necesare furnizarii serviciilor electronice la standardele cerute; nu avea acces la o conexiune internet adecvata pentru asigurarea protectiei datelor cu caracter personal si securitatea informatiei. Serviciile institutiei aveau in dotare calculatoare si software insa depasite moral sau din punct de vedere al performantei. Accesul la reteaua internet era printr-o conexiune de tp dialup. La nivelul institutiei exista o retea dar ea era partial functionala, doar pentru partea de impozite si taxe, cu soft in regim client server, restul retelei doar pentru acces la internet.

Scopul Relevanta proiectului pentru grupurile tinta ale proiectului rezida din urmatoarele: - contribuie la eficientizarea activitatii functionarilor/serviciilor publice din cadrul Primariei si la rationalizarea procedurilor administrative, circuitului documentelor; - contribuie la extinderea utilizarii in administratia publica locala a echipamentelor si tehnologiilor informatice; - elimina contactul direct intre functionarul de la ghiseu si cetatean sau agent economic; - contribuie la reducerea cheltuielilor publice, combaterea birocratiei si a coruptiei la nivelul institutiei ; - redefineste relatia intre cetateni/mediul de afaceri si administratia publica in sensul facilitarii accesului acestora la serviciile si informatiile publice prin intermediul tehnologiei informatiei ; - contribuie la promovarea colaborarii dintre institutiile publice pentru furnizarea de servicii publice prin mijloace electronice ; - contribuie la reducerea timpului si costurilor alocate de beneficiarii serviciilor publice pentru obtinerea de informatii, formulare, inregistrarea documentelor, plata impozitelor si taxelor datorate ; - contribuie la largirea cadrului de participare a societatii civile la procesul decizitional, la perfectionarea cadrului de functionare a democratiei participative si asigurarea transparentei actelor administrative si comunicarea operativa cu cetatenii.

Obiective Obiective:Imbunatatirea colectarii si gestionarii impozitelor si taxelor locale si eficientizarea activitatii serviciilor prin dotarea corespunzatoare cu echipamente informatice si utilizarea tehnologiilor de varf;Facilitarea accesului cetatenilor la serviciile si informatiile publice prin intermediul tehnologiei informatiei; Cresterea gradului de transparenta a procesului decizional si a modului de de utilizare si administrare a bugetului local.Proiectul este un sprijin real in implementarea reformei in administratia publica de la nivel local;intarirea capacitatii administrative a institutiei prin furnizarea intr-o maniera transparenta de informatii si servicii publice;crearea suportului logistic pentru introducerea sistemelor moderne de plata; asigurarea
122

transparentei in exercitarea demnitatilor publice si a functiilor publice si sanctionarea coruptiei;accesul la servicii si informatii publice prin intermediul tehnologiei informatiei;redefinirea relatiei cu cetateni/mediu de afaceri.

Resurse Resurse: -relefarea de venituri planificate si realizate pe ultimii 3 ani, cu mentionarea, unde este aplicabil pentru fiecare an, a numelor principalilor sustinatori financiari si proportia din venitul anual cu care acestia au contribuit; -numarul angajatilor pe categorii indicand locul lor de angajare; Aparatul propriu al Primariei Tirgu Neamt cuprindea un numar de 79 posturi (norma intreaga), 8 cu functii de conducere, din care, posturi ocupate - 59 de posturi, 4 functii de conducere, 4 contabili. Activitatea administratiei publice locale pentru celelalte servicii si activitati subordonate Consiliului Local, era asigurata de: 3 functionari Biblioteca oraseneasca; 13 functionari Casa Culturii Ion Creanga Tirgu Neamt; 10 angajati Cresa; 4 angajati Cantina sociala; 68 angajati Serviciul Spatii verzi Salubritate; 48 angajati Serviciul Public de Prestari Servicii CONSPRIM; 29 angajati Serviciul de Asistenta Sociala. -alte resurse relevante (ex: voluntari, organizaii asociate, relaii cu alte organizaii care pot contribui de asemenea la implementare). Din 1995 pana in 2004, Primaria Tirgu Neamt a participat, in calitate de partener si/sau co-finantator, la peste 15 proiecte cu finantari externe, initiate si derulate de organizatii neguvernamentale de pe plan local/regional, in diferite domenii. Principalele ONG-uri cu care institutia doastra a dezvoltat parteneriate durabile: Fundatia de Dezvoltare Locala Speranta Tirgu Neamt; Fundatia Omenia Tirgu Neamt, Asociatia Mestesugarilor Nemteanca-Tirgu Neamt, Fundatia de Initiativa Locala Petrodava Piatra Neamt. Aceste organizatii detin o bogata experienta in implementarea proiectelor cu finantari externe si au resurse umane (angajati si voluntari) care pot furniza asistenta si consultanta in managementul proiectelor.

Implementare Perioada de finantare: februarie 2005 - septembrie 2005 Modernizarea retelei IT existente viza achizitionarea de calculatoare si software de ultima generatie si realizarea unei retele adecvate in cadrul Primariei, capabile sa asigure o buna gestionare a resurselor bugetului local, o imbunatatire a calitatii si eficientei serviciilor publice locale, o mai buna comunicare si transmitere de date intre serviciile publice locale, intre acestea si celelalte servicii publice descentralizate si cetateni si/sau agenti economici. Echipamentele achizitionate au fost destinate in principal dotarii Serviciului Venituri-Impozite si taxe din cadrul Primariei pentru a face fata cerintelor impuse de legislatia in vigoare. Ele au inlocuit/completat echipamentele existente si au asigurat infrastructura optima necesara extinderii si functionarii retelei IT in cadrul Primariei. Echipamentele inlocuite cu cele achizitionate prin acest proiect au fost redistribuite catre acele birouri si servicii care nu sunt dotate sau care aveau in dotare echipamente depasite moral. Pentru acele activitati unde administratia locala, in calitate de aplicant al proiectului, nu detine personal cu experienta in domeniu sau personal autorizat, s-a ales varianta subcontractarii in conformitate cu Procedurile pentru achiziiile efectuate de ctre beneficiarii de finanari nerambursabile n
123

contextul Aciunilor de Sprijin Extern ale Comunitii Europene. Aceste servicii subcontractate vor fi: realizare website Primarie, servicii ISP (provider internet), tiparirea materialelor de informare si promovare (afise, pliante).Avand in vedere ca in schema de personal existenta, institutia noastra avea angajati si informaticieni, realizarea si configurarea retelei IT, evaluarea si implementarea website-lui, instruirea utilizatorilor retelei ca si intretinerea si updatarea informatiiilor de acces public, sunt activitati ce au putut fi asigurate cu personalul propriu, asigurandu-se astfel o reducere a costurilor de implementare a proiectului. Activitatea 1: Organizarea si desfasurarea procedurilor de achizitie publica a bunurilor (computere & software) Activitatea 2: Contractarea si achizitionarea bunurilor Activitatea 3: Realizarea si configurarea retelei IT Activitatea 4: Contractarea si realizarea website-lui institutiei Activitatea 5: Evaluarea /imbunatatirea website-lui Activitatea 6: Contractare servicii ISP (provider internet) Activitatea 7: Implementare website si publicare Activitatea 8: Instruire utilizatori retea IT Activitatea 9: Informare/promovare proiect in comunitate Activitatea 10: Evaluare finala proiect Managementul proiectului a fost asigurat de personalul existent in cadrul Primariei. Managerul de proiect propus detinea pregatirea si experienta necesara coordonarii unui asemenea proiect, fiind in acelasi timp seful Serviciului Venituri-Impozite si taxe locale.Tinant cont de natura activitatilor acestui proiect, in echipa de implementare au fost inclusi si doi informaticieni din cadrul personalului angajat al Primariei care impreuna cu ceilalti salariati, cu pregatire si experienta in acest domeniu al informaticii, au realizat activitatile propuse, inclusiv instruirea utilizatorilor retelei.Gestiunea financiara a proiectului a fost asigurata de Serviciul BugetContabilitate din cadrul Primariei, responsabil financiar fiind un angajat al acestui serviciu.Toate operatiunile financiare legate de acest proiect au fost efectuate in concordanta cu conditiile stipulate in contractul de finantare, cu aprobarea ordonatorului de credite, la propunerea managerului de proiect. Echipa propus pentru implementarea proiectului: manager proiect, responsabil financiar, 2 informaticieni. MANAGER PROIECT -reprezinta organizatia in relatie cu finantatorul;coordonare personalului implicat si a activitatilor proiectului;control executie activitati din proiect conform graficelor de esalonare in timp si parametrilor impusi;supervizarea cheltuielilor proiectului urmarind incadrarea lor in capitolele de buget aprobate;intocmirea si inaintarea rapoartelor tehnico-financiare catre finantator conform prevederilor contractuale; RESPONSABIL FINANCIAR - asigura gestiunea resurselor financiare conform destinatiilor stabilite;intocmeste zilnic Registrele de casa privind operatiile de plati/incasari cu numerar;intocmeste statele de plata pentru personalul implicat in derularea proiectului; efectueaza viramentele legale;intocmeste documentele de plata pentru furnizori pe baza documentelor justificative;intocmeste rapoartele financiare catre finantator. INFORMATICIENI intocmesc specificatiile tehnice pentru dosarele de licitatie la achizitionarea echipamentelor si software prevazute in bugetul proiectului;participa la evaluarea ofertelor primite pentru echipamente si software;asistenta tehnica pentru achizitionarea serviciilor: realizare website si servicii ISP;realizeaza si configureaza reteaua IT; implementeaza si evalueaza website-ul institutiei;instruirea utilizatorilor din retea pe parcursul implementarii proiectului;asigura protectia datelor si securitatea informatiilor impotriva potentialelor atacurilor in retea;asigura actualizarea permanenta a software si informatiilor publicate pe website-ul institutiei. Informarea si stimularea cetatenilor si agentilor economici pentru utilizarea serviciilor electronice oferite, a fost realizata prin: intermediul website-lui institutiei;realizarea si difuzarea de afise si pliante cu informatii referitoare la modul de accesare si utilizare a acestor servicii, tipuri de servicii oferite, avantajele acestor servicii;anunturi in presa locala si pe canalul de informatii TV-cablu;prin
124

intermediul Biroului de Consiliere pentru Cetateni care functioneaza in orasul Tirgu Neamt si care este membru al Asociatiei Nationale a Birourilor de Consiliere pentru Cetateni (ANBCC);informarea directa cetatenilor si agentilor economici prin intermediul functionarilor serviciilor publice din cadrul Primariei.

Elemente Novatoare Introducerea de noi instrumente, proceduri si mecanisme care sa conduca la imbunatatirea gestionarii fondurilor la nivel local si dezvoltarea parteneriatului la nivelul comunitatii locale. Principala publicatie a acestui proiect l-a constituit website-ul institutiei ce pute fi accesat de orice persoana interesata pentru furnizarea de informatii relevante cu privire la:numarul de vizitatori;numarul persoanelor care au descarcat online formulare sau au recurs la acest procedeu pentru a-si depune documentele/solicitarile;numar de contribuabili-persoane fizice si juridice care si-au achitat impozitele si taxele datorate, prin intermediul mijloacelor electronice;numarul persoanelor fizice si juridice care au solicitat informatii de interes public;sugestiile, opiniile si propunerile cetatenilor cu privire la activitatea administratiei publice locale, deciziile si hotararile adoptate la nivel local;gradul de transparenta al cheltuielilor efectuate din bugetul local;gradul de accesibilitate al potentialilor beneficiari la serviciile online si informatiile de interes public;calitatea si promptitudinea serviciilor oferite ;

Lecii nvate Modernizarea infrastructurii IT din cadrul Primariei sporea acesteia capacitatea tehnica necesara indeplinirii obiectivelor, atributiilor si responsabilitatilor impuse de implementarea reformei in administratia publica locala, indeplinirii standardelor europene in perspectiva aderarii la Uniunea Europeana.Implementarea acestui proiect a contribuit la: existenta unor baze de date si arhive electronice, eficientizarea activitatii functionarilor/ serviciilor publice si dobandirea de de noi cunostinte si abilitati in domeniul tehnologiilor de varf, cresterea performantelor acestora la locul de munca; reducerea timpului alocat procedurilor administrative, circuitului documentelor; a facilitat comunicarea interna si externa a institutiei; a imbunatatit accesul la surse de informatii diverse; a redus timpul alocat de beneficiarii serviciilor publice pentru obtinerea de informatii ce se refera la folosirea unor formulare; o crestere a gradului de transparenta si a modului de utilizare si administrare a fodurilor publice de la nivel local; largirea cadrului de participare a societatii civile la procesul decizitional, la perfectionarea cadrului de functionare a democratiei participative si asigurarea transparentei actelor administrative si comunicarea operativa cu cetatenii; la promovarea colaborarii dintre institutiile publice pentru furnizarea de servicii publice prin mijloace electronice.

125

Rezultate Proiectul rspundea nevoilor urgente ale administratiei publice locale de a dobandi capacitatea tehnica si manageriala necesara indeplinirii masurilor stabilite in Programul de reforma al administratiei publice centrale/locale si dezvoltarea regionala. Dotarea corespunzatoare cu echipamente performante, a tehnologiei informatiei in activitatea curenta a institutiei conducea implicit si la imbunatatirea cunostintelor si capacitatii tehnice a utilizatorilor, atat functionari prestatori de servicii publice cat si beneficiari - persoane fizice si juridice creandu-se astfel premizele compatibilizarii practicilor institutionale cu cele din administratiile tarilor din Uniunea Europeana. Nu in ultimul rand, prin implementarea acestui proiect, s-a dorit imbunatatirea capacitatii de management a autoritatilor locale atat in ceea ce priveste gestionarea pe criterii de eficienta economica a bugetelor locale cat si din punct de vedere al adoptarii deciziilor la nivel local, al informatiei, al comunicarii interne si externe.Dupa incheierea finantarii, costurile de intretinere si operare pentru intreaga infrastructura IT au fost suportate in continuare din bugetul local pe toata durata de viata si exploatare, investitiile realizate prin acest proiect au degrevat bugetul local de costurile pe care ar fi trebuit sa le suporte pentru modernizarea retelei IT impusa de necesitatea indeplinirii cerintelor si sarcinilor stabilite prin legislatia in vigoare. Sumele care ar fi trebuit sa fie alocate pentru realizarea acestui obiectiv au fost dirijate pentru acoperirea costurilor curente de functionare a acestor servicii precum si catre alte activitati/servicii prioritare.Prin asigurarea unei infrastructuri IT corespunzatoare si asigurarea unei conexiuni sigure si stabile la reteaua Internet, Primaria putea utiliza mijloacele electronice de colectare a impozitelor si taxelor locale (internet, ATM si POS); informarea si antrenarea cetatenilor in procesul de elaborare si gestionare a bugetului local; transparenta actului decizional prin intermediul tehnologiei informatiei; liberul acces la informatiile de interes public (websiteul institutiei); introducerea mijloacelor electronice de incasare a impozitelor si taxelor locale ce trebuia sa conduca implicit la dezvoltarea parteneriatului public privat la nivel local prin contractele de colaborare ce ar fi intervenit intre administratia locala si firmele specializate(banci, firme de posta-telecomunicatii, telefonie mobila etc).

Referine Certificarea acestui proiect este data de existenta pagini web a Primariei orasului Tirgu Neamt si a antetului care precizeaza implementarea proiectului.

126

Eu imi cunosc judeul

Consiliul Judeean Bihor Persoan de contact Aurelia DUMITER, consilier Dumitru VOLOSENIUC, vicepreedinte Parteneri Serviciul Judetean Salvamont-Salvaspeo Bihor, Muzeul rii Criurilor

Descrierea bunei practici Campania "Sa ne cunostem judetul" s-a desfasurat in doua etape. Prima etapa a constat in vizite ale membrilor echipei in 4 licee oradene, prezentandu-li-se elevilor si cadrelor didactice materiale de promovare despre judetul Bihor si locurile in care acestia isi pot petrece vacantele si concediile. A doua etapa a campaniei s-a desfasurat in alte 6 licee din judet. Ideea centrala a campaniei a fost aceea de a oferi tinerilor cetateni alternative viabile la o vacanta costisitoare in afara judetului sau a tarii, prezentandu-se obiective turistice din judet mai putin cunoscute publicului larg, dar frumoase si accesibile din punct de vedere pozitional si financiar. In cadrul campaniei au fost distribuite gratuit materiale promotionale (ghiduri turistice ale judetului, harti turistice) si s-a aplicat un chestionar celor care au participat la prezentari pentru ca autoritatile judetene sa afle care este opinia liceenilor vis-a-vis de implicarea autoritatilor in actiunile de promovare a turismului judetean. In urma centralizarii rezultatelor chestionarului la nivelul conducerii CJ Bihor s-a luat decizia de implicare mai activa a autoritatilor in promovarea turismului bihorean, organizandu-se targuri de turism si aplicand pentru proiecte din fondurile structurale ale UE, in domeniul turistic.

Website www.cjbihor.ro

Problema Problema identificata de specialisti din cadrul CJ Bihor a fost aceea a lipsei instrumentelor de promovare a potentialului turistic al judetului in randul tinerilor cetateni. Lipsa acestor instrumente a dus la faptul ca multi dintre tineri isi petrec vacantele in locatii din afara judetului sau chiar din strainatate. Ideea campaniei a fost aceea de a le arata tinerilor bihoreni ca exista
127

posibilitatea petrecerii unor vacante reusite, in locuri de o rara frumusete, despre care nu aveau informatii sau acestea erau insificiente, cu resurse financiare reduse.

Scopul Scopul acestei campanii a fost acela de informare a elevilor despre istoria, bogia natural i frumuseile judeului, astfel nct acetia s le poat vizita. de asemena s-a mers pe ideea construirii unui sentiment civic de apartenen la acest jude si s le dezvoltm tinerilor mndria de a fi bihoreni. Campania de promovare se incadreaza in Planul Judetean de Dezvoltare al judetului Bihor 2007-2013. PDJ identifica dezvoltarea turismului ca o prioritate pentru autoritatile publice din judet. Astfel in Planul Judetean de Dezvoltare se identifica ca obiectiv pentru dezvoltarea turismului transformarea acestuia intr-o "activitate educaionala i sociala (educarea locuitorilor i a vizitatorilor prin activiti turistice i interaciunea dintre acetia)" De asemenea Master Planul pentru Dezvoltarea turismului elaborat de MDRT prevede in strategia sa ca Prioritate/Obiectiv pe termen scurt "Crearea contiinei publice privind turismul", propunand ca actiune "Crearea i implementarea unui numr de campanii de contientizare publice n turism".

Obiective Obiectivele campaniei au fost: - informarea elevilor asupra posibilitatilor de petrecere a vacantelor in judetul lor - cresterea gardului de informare in randul tinerilor cetateni asupra potentialului turistic de care dispune judetul - promovarea unor destinatii turistice din judet mai putin cunoscute - stabilirea unor linii directoare strategice pentru autoritatile judetene in dezvoltarea turismului, bazate pe necesitatile grupului tinta.

Resurse Pentru buna desfasurare a campaniei au fost alocate urmatoarele categorii de resurse: 1. Resurse umane - dr. Aurelia Dumiter - specialist dezvoltare regionala si promovare turistica din cadrul aparatului propriu al CJ Bihor - Dumitru Voloseniuc vicepresedintele CJ Bihor, coordonator al Serviciului de Dezvoltare Regionala si al Compartimentului de Turism - Serban Morcan Directorul Directiei Dezvoltare si Implementare Proiecte - Adrian Marin Vicepresedintele Salvamont-Salvaspeo Bihor - Doru Marta Muzeograf Muzeul Tarii Crisurilor 2. Resurse Logistice - computer laptop - videoproiector - autoturism pentru deplasari - sistem audio 3. Resurse materiale - Harti turistice ale Judetului Bihor (500 buc) - Ghiduri turistice (500 buc) harti turistice de buzunar (500 buc)

128

Implementare Campania de promovare s-a desfasurat in doua etape, in perioada mai-octombrie 2009. Prima etapa a avut loc in luna mai 2009, iar etapa a doua s-a desfasurat in luna octombrie 2009. Principalele activitati: - transmiterea comunicatului de presa la initierea campaniei - realizarea materialelor de prezentare (prezentari powerpoint, filmulete, colaje de fotografii) - demararea campaniei in prezenta presei - Organizarea a 4 infomeetinguri pentru prezentarea materialelor de promovare in 4 din liceele oradene reprezentative (Liceul Aurel lazar, Liceul Emanuil Gojdu, Liceul Don Orione, Liceul Mihai Eminescu) - aplicarea chestionarului "Eu imi cunosc judetul", la finalul fiecarui infomeeting - implicarea tinerilor liceeni din cele 4 licee ca voluntari pentru organizarea targului de turism "Petrece un weekend in Bihor" in perioada 30-31 mai 2009 (12 elevi) - Organizarea unei excursii tematice pe probleme de salvare montana si salvaspeo la Suncuius pentru tinerii liceeni implicati ca voluntari in organizarea targului de turism (perioada 5-7 iunie 2009), in colaborare cu Serviciul Judetean Salvamont- Salvaspeo Bihor - Demararea etapei a doua in luna octombrie 2009, in alte 8 licee din judet (Marghita, Valea lui Mihai, Salonta, Tinca, Beius, Stei, Alesd si Vadu Crisului) - Organizarea a 8 infomeetiguri in liceele din judet Managementul activitatii a fost asigurat de echipa de implementare, coordonata de Vicepresedintele Consiliului Judetean. Activitatile de management au constat in sedinte de lucru cu membrii echipei, organizarea tuturor activitatilor, organizarea activitatilor de voluntariat, organizarea participarii la emisiunile radio si Tv care promovau evenimentul. Activitatile de comunicare au constat in: - comunicare prin mass media (comunicat de presa, articole despre activitatile desfasurate, participarea la o emisiune TV la postul regional de televiziune TVS, participarea la o emisiune radio pe postul regional Radio Maria) - comunicare directa cu grupul tinta s-a realizat in cadrul infomeetingurilor cand la sfarsitul prezentarilor elevii au putut adresa intrebari si interpelari membrilor echipei de promovare - comunicare scrisa prin intermediul chestionarelor aplicate elevilor.

129

Elemente Novatoare Elementele novatoare constau in primul rand in dialogul direct intre autoritatile judetene si tinerii cetateni ai judetului, in identificarea nevoilor unui grup tinta adesea ignorat de autoritati. prezenta in mijlocul liceenilor, in cadrul unor activitati organizate pentru ei special atat a oamenilor politici cat si a specialistilor din cadrul aparatului de specialitate al autoritatilor judetene. Ca element de noutate poate fi consemnat si faptul ca elevii au fost implicati in activitati organizate de Consiliul Judetean (organizarea targului de turism).

Lecii nvate In urma contactelor directe cu cetatenii, in special cu cei tineri, am constat ca solutiile cele mai simple si mai practice la problemele actuale vin de acolo de unde te astepti mai putin. Astfel, in cadrul infomeeting-urilor organizate in licee autoritatile judetene au invatat ca punerea in practica a unei strategii trebuie sa paraseasca linia clasica a intentiilor la nivel declarativ si acestea sa fie transpuse in actiuni concrete. Contactul direct cu cetatenii, intr-un cadru organizat, discutiile libere pe teme propuse si consultarea cetatenilor este baza de la care trebuie sa plece orice actiune in teritoriu a autoritatilor locale.

Rezultate Rezultatele actiunii au fost: - Organizarea Targului de Turism "Petrece un weekend in Bihor", inainte de debutul vacantei de vara a elevilor - Organizarea Targului de Turism "Petrece Sarbatorile de Iarna in Bihor", inainte de debutul vacantei de iarna a elevilor - 320 de chestionare completate - cresterea traficului turistic in zonele turistice din Bihor in vacanta de vara urmatoare actiunii (conform datelor Serviciului Salvamont - Salvaspeo Bihor) - cresterea solicitarilor de asistare a grupurilor de turisti de catre Serviciul Judetean Salvamont Salvaspeo Bihor - cresterea numarului persoanelor care au contactat serviciul Judetean Salvamont pentru informatii privind starea traseelor din judet - depunerea unui proiect de finantare in cadrul Programului de Cooperare Transfrontaliera Ungaria - Romania 2007-2013 "Dezvoltarea turismului Transfrontalier Complementar" - depunerea unui proiect de finantare in cadrul Programului Operational Regional 2007-2013 "Calator prin Bihor" - scrierea unui proiect de finantare care urmeaza sa fie depus in cadrul programului Operational Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane.

Referine Articole din presa, imagini de la desfasurarea activitatii, copertile materialelor promotionale distribuite, chestionarul aplicat

Linkuri http://www.administratie.ro/articol.php?id=25619, http://www.ziare.com/dumitruvoloseniuc/oradea/consiliul-judetean-promoveaza-judetul-in-licee-878204, http://bihoreanul.gandul.info/liceeni-bihoreni/campanie-pentru-turismul-bihorean-in-liceeleoradene-441

131

Initiaiv ceteneasc pentru realizarea Centrului de reumatologie i fizioterapie Petroani

Consiliul local al municipiului Petroani Persoan de contact Doina POPESCU, consilier local Parteneri Asociaia Sperana Omului Singur Petroani Organizatia municipal a PSD Petroani

Descrierea bunei practici Inititativa cetateneasca Proiectul privind infiintarea unui Centru de Reumatologie si Fizioterapie, care sa functioneze in cadrul SPITALULUI DE URGENTA PETROSANI, prin procedura de INITIATIVA CETATENEASCA, a fost cerut de cetateni, realizat cu sprijinul cetatenilor si este destinat imbunatatirii serviciilor medicale. In calitate de consilier local, la primul mandat, am constatat la intilnirile saptaminale pe care le-am avut cu cetatenii, ca au foarte multe probleme de rezolvat, foarte multe propuneri, idei constructive si din aceasta cauza am inititat acest proiect. Cetatenii au fost consultati si s-au implicat activ in realizarea acestui proiect, Temeiul legal : Legea administraiei publice locale nr.215 din 23 aprilie 2001, art. 109 , Legea nr. 141 din 30/04/2004, Regulamentul de organizare si functionare a Consiliului Local al Municipiului Petrosani. Conform procedurii, Primaria Petrosani a fost anuntata cu privire la Initiativa cetateneasca, document inreg. sub.16296/28.10. 2009. S-au primit tabelele necesare pentru obtinerea de semnaturi de la cetateni. Pentru promovarea unui proiect prin procedura de Initiativa Cetateneasca este nevoie de un numar minim de semnaturi, reprezentind 5% din cetatenii cu drept de vot dintr-o localitate. Pentru Petrosani numarul minim de semnaturi este de 1900, deoarece numarul cetatenilor cu drept de vot este de 37.800. In perioada octombrie 2009-august 2010 s-au purtat discutii cu cetatenii, au fost organizate mai multe intruniri si seminarii pentru a le prezenta importanta implicarii in luarea decizilor la nivel local. Au fost strinse semnaturile necesare, iar in data de 31 august 2010 am depus la Primaria Petrosani, un numar de 81 de tabele, semnate de 1950 de cetateni, ulterior am mai primit 50 de semnaturi, prin urmare 2000 de cetateni s-au implicat activ pentru realizarea unui CENTRU DE REUMATOLOGIE SI FIZIOTERAPIE IN MUNICIPIUL PETROSANI, prin procedura de Initiativa Cetateneasca.

132

Problema Municipiul Petrosani are o populatie de peste 45.000 de locuitori si nu dispune de un centru modern de reumatologie si fizioterapie, cu toate ca se impune acest lucru, datorita numarului mare de bolnavi, anual se efectueaza peste 60.000 de proceduri fizioterapeutice. Spitalul de Urgenta Petrosani nu a mai fost reabilitat si modernizat de peste 35 de ani, unele sectii ( cum este ceea de recuperare), au fost neglijate de catre Ministerul Sanatatii, sectii care nu sunt considerate primordiale, dar care au un numar foarte mare de bolnavi. Din aceste motive cetatenii au solicitat sa se infiinteze un CENTRU DE REUMATOLOGIE SI FIZIOTERAPIE. In calitate de consilier local, am considerat ca singura sansa de succes a acestui proiect deosebit de important pentru comunitate este implicarea directa a cetatenilor si aplicarea procedurii de INITIATIVA CETATENEASCA.

Scopul Scopul proiectului este infiintarea unui Centru de reumatologie si fizioterapie prin procedura de INITIATIVA CETATENEASCA. - atragerea cetatenilor in luarea celor mai corecte masuri in actul de guvernare locala, implicarea directa a cetatenilor la realizarea unui proiect prin procedura de INITIATIVA CETATENEASCA, constituie cel mai important eveniment din activitatea unui consilier -Prin participarea cetenilor de diverse categorii sociale, de vrst, profesionale, la ntlnirile cu consilierul local, acestia se cunosc ntre ei, fac schimb de idei i preri, socializeaz i dezvolt relaii interpersonale, toate acestea ducind la realizarea de proiecte constructive , necesare pentru comunitate si destinate imbunatatirii calitatii vietii. - daca as fi depus proiectul direct in Consiliul local, fara sprijinul cetatenilor, nu as fi avut sorti de izbinda, deoarece, grupul PSD din care fac parte este in minoritate in consiliu, iar cetatenii ar fi fost dezamagiti de aceasta situatie, de promisiunile pe care le-am facut. Nu vreau sa abandonez ideile pentru care am candidat in consiliul local si din aceasta cauza am cautat solutii pentru realizarea proiectului, am gasit procedura de Initiativa cetateneasca.

Obiective Initiativa cetateneasca implica realizarea urmatoarelor obiective: - implicarea directa a cetatenilor in actul de guvernare locala, punerea in practica a ideilor constructive - consultarea cetenilor i exprimarea de ctre acetia a opiniilor n legtur cu deciziile care se adopt la nivel local, a proiectelor necesare comunitatii pentru imbunatatirea conditiilor de viata - discutii si intruniri cu cetatenii, stringerea de semnaturi, depunerea proiectului si a tabelelor si finalizarea actiunii de INITIATIVA CETATENEASCA. - procedura de INITIATIVA CETATNEASCA a fost parcursa, au fost depuse toate documentele la Consiliul local, iar acesta urmeaza sa se implice pentru rezolvarea problemelor solicitate de cetateni, respectiv realizarea unui CENTRU DE REUMATOLOGIE SI FIZIOTERAPIE IN PETROSANI. Obiectivul principal a fost atins ,

133

proiectul a fost depus la registratura primariei, cu toate documentele prevazute de lege. Consilierul local, voluntarii si cetatenii au colaborat si au reusit.

Resurse Pentru indeplinirea etapelor cerute de lege pentru promovarea INITIATIVEI CETATENESTI, nu au fost utilizate resurse financiare considerabile. Singurele resurse implicate au fost cele umane i de timp. Pentru realizarea acestui proiect am alocat doar fonduri pentru protocol, materialele consumabile, transport, sume neglijabile in raport cu importanta realizarii unui proiect cu cetatenii, prin procedura de INITIATIVA CETATENEASCA. Prezentarea proiectului in mass-media locala a fost facuta in mod gratuit, deoarece era un proiect cerut de cetateni si destinat cetatenilor. In perioada octombrie 2009 - august 2010, a fost alocat acestui proiect, o parte din timpul liber al echipei, al voluntarilor care au strins semnaturi si au purtat discutii, uneori chiar si la cafenele din cartier, la asociatiile de proprietari, la casele de pensii, in parcuri, etc. Majoritatea cetatenilor au fost informati despre faptul ca pot avea initiative, iar cu sprijinul consilierilor locali pot scrie proiecte si pot sa le prezinte autoritatilor locale si centrale pentru a fi realizate, proiecte care sunt necesare comunitati, proiecte care sa contribuie la ridicarea calitatii vietii si la o buna guvernare locala Am considerat ca prin aplicarea INITIATIVEI CETATENESTI, locuitorii municipiului Petrosani vor intelege importanta implicarii lor in guvernarea locala, vor intelege cit de importanti sunt pentru a promova proiectele cerute de ei, vor intelege ca nu pot doar sa critice, sa arunce vina pe guvernanti fara ca ei sa se implice in mod direct, in mod democratic, in mod reali, in mod constructiv la realizarea unor proiecte durabile. Voluntarii Organizatiei PSD Petrosani, in special doamnele de la organizatia de femei si voluntarii Asociatiei Speranta Omului Singur Petrosani, dar si o parte din presedintii asociatilor de proprietari, voluntarii ai Casei Pensionarilor din Petrosani, mineri, studenti, cadre medicale sau implicat pentru a finaliza acest proiect, prin procedura de Initiativa Cetaneasca. -voluntarii mau sprijinit pentru a prezenta cetatenilor informatii cu privire la legislatie, la importanta initiativelor cetatenesti, la importanta implicarii in realizarea unor proiecte pe care le cer de multi ani.

Implementare Perioada de implementare a proiectului a durat 10 luni, din luna octombrie 2009, pina in luna august 2010. activitati Necesitatea si oportunitarea infiintarii Centrului de reumatolorgie prin procedura de intiatvia cetateneasca: - in cadrul Spitalului de Urgenta Petrosani exista o sectie, cu buni profesionisti, cadre specializate, dar cu toate eforturile nu pot acoperi serviciile medicale de specialitate la standardele impuse, deoarece dotarea este depasita moral, iar capacitatea sectiei nu face fata numarului de bolnavi, - salile de tratament pentru bolnavii internati la Spitalul de Urgenta Petrosani sunt amplasate in cadrul cladirii unde este Ambulatoriul de specialitate. Bolnavii care sunt internati la sectia de recuperare din cadrul spitalului, trebuie sa se deplaseze zilnic la salile de tratament, situate in Ambulatoriu, iar acest lucru mai mult dauneaza sanatatii, prin faptul ca si vara si iarna trebuie bolnavii stau pe coridoare, in frig si curent, Etapele parcurse de consilierul local si echipa de voluntari -lansarea campaniei de strangere de semnaturi pentru
134

introducerea Initiativei Cetatenesti in Consiliul local - discutii, intruniri cu cetatenii, in toate zonele orasului cu toate categoriile indiferent de religie, etnie, pregatire profesionala, - am prezentat in presa toate datele proiectului si a INITIATIVEI CETATENSTI Importanta aplicarii INITIATIVEI CETATENESTI - sporirea rolului pe care cetatenii il au in procesul de luare a deciziilor la nivel local, - principiul schimbarii de jos in sus al deciziilor - imbunatatirii modului de de comunicare ntre consilieri si ceteni pe de o parte si intre cetateni si administratie , pe de alta parte, cu scopul general de mbuntire a deciziilor (administraiei publice locale) susinute de ctre ceteni. -prin depunerea proiectului conform prevederilor legale si parcurgerea cu rabdare si profesionalism a etapelor de realizare a Initiativei Cetatenesti , am cistigat ncrederea cetatenilor si a colegilor si siguranta ca se poate imbunatati actul de guvernare locala -prin participarea directa a cetatenilor la realizarea unei investitii pentru comunitatea in care traiesc, acestia vor fi mult mai multumiti , vor avea curajul de a porni din nou un proiect util pentru toti locuitorii orasului. Dupa aprobarea in Consiliul local al infiintarii Centrului de reumatologie si fizioterapie, se va urmari de catre un grup de cetateni intocmirea Studiului de Fezabilitate si a Proiectului Tehnic, depunerea la Ministerul Sanatatii in vederea obtinerii finantarii. Apoi se va urmari construirea efectiva a unitatii medicale. - mediatizarea proiectului in presa locala si la posturile locale de radio.

Elemente Novatoare Este o premiera pentru Petrosani si Valea Jiului DEPUNEREA UNUI PROIECT SPRE APROBARE, IN CONSILIUL LOCAL PRIN PROCEDURA DE INITIATIVA CETATENEASCA - ESTE O PREMIERA IMPLICAREA CETATENILOR IN MOD DIRECT, PENTRU REALIZAREA UNUI PROIECT DE INVESTITII DESTINAT COMUNITATII IN VEDEREA IMBUNATATIRII SERVICIILOR MEDICALE - Este o premiera pentru un Consiler Local din Valea Jiului, sa initieze si sa finalizeze o Initiativa Cetateneasca, - Este o premiera pentru Valea Jiului ca un proiect cerut de cetateni, sustinut de cetateni sa fie depus de un consilier in Consiliul local prin procedura de Initiativa cetatenseasca. - Este o premiera pentru valea Jiului ca o Organizatie de partid, si un ONG, prin voluntarii sa se implice pentru promovarea unui proiect necesar comunitatii si cerut de cetateni - imbunatatirea metodelor de comunicare cu cetatenii - Initiativa cetateneasca este un act de Buna guvernare locala, transparenta deciziei si participarea cetatenilor la procesul decizional, - Initiativa cetateneasca este o sansa pentru cetateni sa fie ascultati de autoritatile locale, este o sansa pentru recistigarea increderii in autoritatile publice locale, in consilierii locali.

Lecii nvate - implicarea cetatenilor in actul de guvernare este importanta pentru promovarea proiectelor necesare comunitatii - cetatenii trebuie sa se implice activ pentru rezolvarea problemelor cu care se confrunta de cca 20 de ani - in luna octombrie 2009 am depus la registratura Primariei Petrosani, un numar de 7 proiecte pentru a fi realizate prin procedura de initiativa cetateneasca. Pina in prezent, pentru fiecare am un numar de semnaturi primite de la cetateni, dar am insistat sa finalizez proiectul destinat imbunatatirii serviciilor medicale. -acum voi avea mai multa
135

credibilitate in fata cetatenilor, mai multa incredere si voi impulsiona actiunea pentru a depune in acest an tabelele cu cele 1900 de semnaturi, pentru ca sumele necesare proiectarii sa fie cuprinse in bugetul pe anul 2011. - am invatat ca se poate realiza orice cu cetatenii, lucruri necesare pentru comunitate - grupul de consilieri, care este in minoritate in Consiliul local, prin procedura de initiativa cetateneasca va reusi sa rezolve probelmele cetatenilor - voi initia si anul viitor proiecte prin procedura de initiativa cetateneasca, dar voi insista pentru infiintarea GRUPURILOR DE INITIATIVA CETATENEASCA IN MUNICIPIUL PETROSANI - lectia cea mai importanta este sa ai incredere in oameni, sa ai rabdare sa explici oamenilor importanta actiunilor si sa nu te dai batut cind sunt obstacole, sa ai incredere ca se va schimba in bine atitudinea autoritatilor locale fata de cetateni.

Rezultate Infiintarea unui CENTRU DE REUMATOLOGIE SI FIZIOTERAPIE IN PETROSANI, prin procedura de INITIATIVA CETATENEASCA - Concretizarea dialogului intre cetatean consilier local, pentru adoptarea celor mai bune proiecte, - Participarea cetenilor reprezint astfel una dintre cele mai importante resurse, un instrument important n activitile administraiei publice pentru dezvoltarea localitatii, imprimnd calitate i legitimnd procesul decizional prin suportul acordat, att n conceperea, ct i n implementarea programelor i strategiilor de dezvoltare local. Oamenii sunt mult mai nclinai s susin deciziile i programele la realizarea crora au participat. - Participarea ceteneasc se definete prin informare, comunicare i implicare n relaia care se stabilete ntre administraie i ceteni, iar activitile administraiei sunt dezvoltate i susinute n aa fel nct s corespund ct mai mult
136

posibil nevoilor i dorinelor cetenilor. - INITIATIVA CETATENEASCA VA FI PREZENTATA CONSILIULUI LOCAL AL MUNICIPIULUI PETROSANI, DIN LUNA SEPTEMBRIE 2010, pentru a fi aprobate fondurile necesare proiectarii Studiului de fezabilitate si Proiectul tehnic, pentru construirea CENTRUlui DE REUMATOLOGIE SI FIZIOTERAPIE PETROSANI.

Referine Informarea cetatenilor cu privire la INITIATIVA CETATENEASCA, intrunirea de la Casa Pensionarilor din Petrosani, Documentele necesare finalizarii Initiativei cetatenesti, Nota de Fundamentare a proiectului si tabele semnate de cetateni.

137

Rolul activ al prefectului n promovarea principiilor bunei guvernri la nivelul administraiei publice locale din judeul Ialomia
Instituia Prefectului Judeului Ialomia Persoan de contact Ionel GHIORGHIOR, directorul executiv al Direciei Juridice, Contencios i Relaii cu publicul Descrierea bunei practici Rolul Prefectului judeului Ialomia n creterea nivelului de cooperare inter-instituional, prin promovarea unor msuri menite s contribuie la consolidarea rolului administraiei publice locale i pentru a ridica gradul de implicare a cetenilor n actul decizional administrativ i la procesul de luare a deciziilor, poate fi cuantificat astfel: Pentru eficientizarea activitii de control al legalitii actelor administrative adoptate/emise de autoritile administraiei publice locale, prin intermediul unui cont de e-mail special creat, sunt transmise eficient i n timp real, ctre funcionarii cu atribuii de control legalitate acte din cadrul Instituiei Prefectului judeul Ialomia, att proiectele de acte administrative ct i documentele care nsoesc adoptarea acestor proiecte, prin pota electronic, pentru a fi verificate anterior adoptrii/emiterii lor. Prin msurile astfel aplicate, s-a redus numrul actelor administrative adoptate/emise cu nclcarea prevederilor legale, respectiv numrul aciunilor promovate la instana de contencios administrativ de ctre prefect. Acest lucru a reieit din analiza fcut asupra numrului actelor administrative considerate ilegale n urma controlului de legalitate exercitat de Prefectul judeului Ialomia, astfel: n primul semestru din anul 2010, doar 0,6% din totalul actelor administrative emise/adoptate de autoritile administraiei publice locale au fost considerate ilegale n urma exercitrii controlului de legalitate, fa de 2% n primul semestru al anului 2009. n ceea ce privete numrul actelor administrative pentru care s-a promovat aciunea n prim instan, n primul semestru din 2010, doar 0,03% din actele administrative emise/adoptate n 2010 au fost atacate la instana de contencios, fa de 0,8% n primul semestru din 2009.

Website www.prefecturaialomita.ro

138

Problema Forma principal de activitate a autoritilor administraiei publice o constituie actul administrativ, precum i faptele i operaiunile tehnico-administrative, avnd ca finalitate i scop aplicarea corect a legii. Garania juridic a ndeplinirii acestui obiectiv l constituie controlul asupra modului n care autoritile i exercit atribuiile conferite de lege. Rolul controlului actelor autoritilor administraiei publice locale este de a preveni erorile n aplicarea deciziilor, de a le nltura cnd acestea exist, de a asigura mbuntirea permanent a activitii, pentru ca aceasta s corespund ct mai bine nevoilor sociale ntr-o etap dat. Rolul controlului este de a asigura o ct mai deplin conformitate a activitii autoritilor locale cu cerinele i obiectivele sociale exprimate n legi. Prin control se asigur unitatea de scop i aciune n ntregul sistem al administraiei publice i n executarea ntocmai a legii.

Scopul Pornind de la importana deosebit a administraiei publice n rezolvarea multiplelor probleme economico-sociale, apare evident faptul c realizarea deciziei administrative, executarea ei la parametrii maximi de cantitate i calitate, prezint o mare importan, aceasta conferind eficiena actului de administraie i atingerea scopului propus. Pentru a cunoate ns modalitatea de materializare a deciziei administrative, se impune efectuarea controlului executrii acesteia. Activitatea de control a autoritilor administraiei publice constituie un complex investit s opereze verificarea i adoptarea msurilor ce se impun pentru asigurarea legalitii i obinerea unei activiti optime a autoritilor administraiei publice. Funcia de control are ca finalitate perfecionarea continu a procesului transformrii deciziilor n realitate obiectiv. Aceste constatri privind importana i rolul controlului administrativ n cadrul administraiei publice, care reprezint n esen activitatea de executare i organizare a executrii n concret a legii, sunt motivele care au contribuit n alegerea acestei teme. Pentru realizarea unei administraii publice care s se armonizeze cu instituiile administraiei europene, se impune necesitatea coordonrii eforturilor tuturor instituiilor publice, prin aciuni i msuri menite s asigure respectarea i aplicarea corect a Constituiei i legilor, n aceeai msur, de autoritile administraiei publice i de ceteni.

Obiective Eliminarea eventualelor erori de interpretare i aplicare a legislaiei n vigoare, de ctre autoritile administraiei publice locale din judeul Ialomia, creterea nivelului de transparen a activitii Instituiei Prefectului judeul Ialomia, sporirea gradului de ncredere a tuturor actorilor sociali n ceea ce privete ndeplinirea atribuiilor conferite prin lege de ctre Prefectul judeului Ialomia i de ctre Instituia Prefectului, avnd n vedere faptul c activitile de control i msurile dispuse n consecin, vizeaz toate autoritile administraiei publice locale din jude, responsabilizarea tuturor angajailor din cadrul autoritilor publice locale din jude, evitarea
139

adoptrii/emiterii unor acte administrative, cu nclcarea prevederilor legale, reducerea timpului necesar verificrii actelor administrative comunicate ctre prefect, n vederea exercitrii controlului de legalitate, prin clarificarea aspectelor care fac obiectul actelor administrative.

Resurse Resursele utilizate n desfurarea activitilor descrise sunt constituite, n primul rnd din resursele umane, n spe funcionarii compartimentului legalitate din cadrul Instituiei Prefectului judeul Ialomia. Acetia au la dispoziie dotrile necesare desfurrii activitilor n bune condiii, care constau n echipamente IT, imprimante multifuncionale, conexiune la internet, aparat fax precum i alte materiale consumabile. Pentru implementarea iniiativelor prefectului n ceea ce privete eficientizarea activitii de control al legalitii actelor administrative adoptate/emise de autoritile administraiei publice locale, n vederea promovrii principiilor bunei guvernri la nivel local, nu sunt necesare resurse financiare suplimentare. Reuita modernizrii i consolidrii administraiei publice depinde de mbuntirea activitii profesionale (individuale i colective) n vederea perfecionrii procesului decizional, de cunoaterea i acceptarea deplin a scopurilor i valorilor instituionale, de dorina de a face eforturi considerabile pentru instituiile n care ne desfurm activitatea i nu n ultimul rnd de dorina de a aparine acestor instituii.

Implementare Controlul permanent al prefectului se refer la actele administrative care eman de la aceste autoriti, adic la acea manifestare expres de voin prin care se creaz, se modific sau se sting raporturi de drept administrativ a cror desfurare se asigur prin mijloace specifice statului. Controlul asupra autoritilor administraiei se exercit, preponderent cu privire la activitatea autoritilor deliberative i executive ale unitilor administrativ-teritoriale. Acest control se realizeaz prin mijloace specifice i difereniate. Controlul tematic desfurat de ctre funcionarii cu atribuii de control legalitate din cadrul instituiei, vizeaz aspecte referitoare la: funcionarea consiliului local, ndeplinirea atribuiilor consiliului local, respectiv ale secretarului, respectarea obligaiilor care revin primarului potrivit Legii nr. 215/2001 privind administraia public local, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare i se exercit, n principal, conform unei tematici aprobate de prefect (aspectele vizate sunt sunt cuprinse n acte normative care confer prefectului prghiile legale pentru o intervenie energic i eficient, n vederea restabilirii strii de legalitate). Controlul tematic se desfoar la sediul consiliilor locale i se finalizeaz cu ncheierea unor note de constatare n care sunt evideniate deficienele i sunt propuse msuri i termene de remediere a acestora. Ulterior informrii prefectului cu privire la rezultatele verificrilor se procedeaz la transmiterea notei de constatare att primarului ct i consiliului local, n vederea analizrii acesteia de ctre autoritile respective i lurii msurilor care se impun pentru corectarea deficienelor. Notele de constatare astfel ntocmite sunt afiate pe site-ul Instituiei Prefectului judeul Ialomia. Astfel, n anul 2009 au fost efectuate un numr de 50 de controale tematice la sediiile consiliilor locale din jude i au fost dispuse msuri i termene pentru nlturarea deficienelor constatate la un numr de 45 de consilii locale. Pentru
140

verificarea ndeplinirii acestor aspecte, controalele tematice au fost reluate la nceputul anului 2010 i s-a constatat c 90% din deficienele constatate au fost remediate. O alt preocupare permanent a prefectului pentru asigurarea ndeplinirii atribuiilor pe care acesta le are ct i pentru asigurarea consolidrii rolului autoritilor administraiei publice locale, n vederea eficientizrii actului administrativ o reprezint instruirea periodic a primarilor i secretarilor unitilor administrativ-teritoriale, pe anumite domenii, mai ales n ceea ce privete modificrile legislative care apar. n ceea ce privete actele normative cu impact direct asupra activitii autoritilor publice locale, s-a procedat la diseminarea n timp real a informaiilor i prin mijloace electronice, n vederea prentmpinrii apariiei unor dificulti de interpretare sau de aplicare greit a prevederilor legale. Potrivit Legii nr. 554/2004 privind contenciosul administrativ, cu modificrile i completrile ulterioare, prefectul atac direct actele administrative pe care le consider ilegale. Totui, practica Instituiei Prefectului judeul Ialomia este aceea de a solicita autoritii care a emis actul, cu motivarea necesar, reanalizarea actului socotit ilegal, n vederea modificrii sau revocrii acestuia. Din aceast perspectiv, se ofer autoritilor administraiei publice locale din jude, posibilitatea revenirii asupra actelor considerate ilegale i astfel, reducerea numrului de aciuni promovate la instana de contencios administrativ. Prin elaborarea sptmnal a rapoartelor i informrilor de ctre funcionarii cu atribuii de control legalitate acte din cadrul instituiei, cu privire la actele controlate, la modul de organizare a executrii legilor i a altor acte normative de ctre consiliile locale i judeene, de ctre primari, precum i de ctre preedintele consiliului judeean ori de consiliul judeean, au fost evideniate prevederile legale care au fost nclcate. Rapoartele sptmnale de activitate sunt afiate pe site-ul Instituiei Prefectului judeul Ialomia, sunt publicate n media local, astfel nct se constituie ntr-un veritabil instrument de transparen i responsabilizare att pentru instituia prefectului ct i pentru autoritile locale din jude. O aciune care s-a dovedit a fi eficient nc de la implementarea ei a fost iniiativa Prefectului judeului Ialomia de a nfiina o csu de mail special destinat autoritilor publice locale, pentru transmiterea in timp util, n vederea analizrii, a proiectelor de acte administrative, nainte de emiterea/adoptarea acestora de ctre autoritile administraiei publice locale din jude: De remarcat este faptul c, dei exercitarea controlului de legalitate de ctre prefect se face numai asupra hotrrilor adoptate de consiliile locale, nu i asupra proiectelor de hotrri, comunicarea eficient ntre instituii, n spe, transmiterea n timp util, prin pota electronic, a acestor documente, pentru analizarea lor anterioar, de ctre funcionarii instituiei prefectului, a condus la creterea calitii muncii desfurate de toi funcionarii implicai n aceste activiti precum i la eficientizarea controlului de legalitate exercitat de ctre prefect.

Elemente Novatoare Prin elaborarea sptmnal a rapoartelor i informrilor de ctre funcionarii cu atribuii de control legalitate acte din cadrul instituiei, cu privire la actele controlate, la modul de organizare a executrii legilor i a altor acte normative de ctre consiliile locale i judeene, de ctre primari, precum i de ctre preedintele consiliului judeean ori de consiliul judeean, au fost evideniate prevederile legale care au fost nclcate. Rapoartele sptmnale de activitate sunt afiate pe siteul Instituiei Prefectului judeul Ialomia, sunt publicate n media local, astfel nct se constituie ntr-un veritabil instrument de transparen i responsabilizare att pentru instituia prefectului
141

ct i pentru autoritile locale din jude. O aciune care s-a dovedit a fi eficient nc de la implementarea ei a fost iniiativa Prefectului judeului Ialomia de a nfiina o csu de mail special destinat autoritilor publice locale, pentru transmiterea in timp util, n vederea analizrii, a proiectelor de acte administrative, nainte de emiterea/adoptarea acestora de ctre autoritile administraiei publice locale din jude: Astfel, au fost create premisele pentru evitarea adoptrii/emiterii unor acte administrative, cu nclcarea prevederilor legale i reducerea timpului necesar verificrii actelor administrative comunicate ctre prefect, n vederea exercitrii controlului de legalitate, prin clarificarea aspectelor care fac obiectul actelor administrative.

Lecii nvate Avnd n vedere competena general pe care o are Guvernul de a conduce ntreaga administraie public la nivel naional, se poate aprecia dreptul de control de legalitate al prefectului ca expresie a relaiilor de autoritate existente ntre organul central al administraiei publice i autoritile publice locale. Din acest punct de vedere, controlul apare ca o condiie sine qua non a activitii autoritilor administraiei publice. Numai prin control se poate verifica viabilitatea deciziilor autoritilor administraiei publice, se pot gndi i elabora soluii superioare n practica cotidian. Activitatea de control constituie un complex investit s opereze verificarea i adoptarea msurilor ce se impun nu numai pentru asigurarea legalitii ci i spre obinerea unei activiti optime a autoritilor administraiei publice. Funcia de control se orienteaz astfel spre esena problemelor, avnd ca finalitate perfecionarea continu a procesului transformrii deciziilor n realitate obiectiv.Aceste constatri privind importana i rolul controlului administrativ n cadrul administraiei publice reprezint n esen activitatea de executare i organizare a executrii n concret a legii. Controlul exercitat de prefect este un control administrativ care consacr rolul prefectului n asigurarea respectrii legii i ordinii publice, de a veghea ca activitatea consiliilor locale, judeene i a primarilor s se desfoare conform legii.

Rezultate Eliminarea eventualelor erori de interpretare i aplicare a legislaiei n vigoare, de ctre autoritile administraiei publice locale din judeul Ialomia, creterea nivelului de transparen a activitii Instituiei Prefectului judeul Ialomia, sporirea gradului de ncredere a tuturor actorilor sociali n ceea ce privete ndeplinirea atribuiilor conferite prin lege de ctre Prefectul judeului Ialomia i de ctre Instituia Prefectului, avnd n vedere faptul c activitile de control i msurile dispuse n consecin, vizeaz toate autoritile administraiei publice locale din jude, responsabilizarea tuturor angajailor din cadrul autoritilor publice locale din jude, evitarea adoptrii/emiterii unor acte administrative, cu nclcarea prevederilor legale, reducerea timpului necesar verificrii actelor administrative comunicate ctre prefect, n vederea exercitrii controlului de legalitate, prin clarificarea aspectelor care fac obiectul actelor administrative. Prin msurile astfel aplicate, s-a redus numrul actelor administrative adoptate/emise cu nclcarea prevederilor legale, respectiv numrul aciunilor promovate la instana de contencios
142

administrativ de ctre prefect. Acest lucru a reieit din analiza fcut asupra numrului actelor administrative considerate ilegale n urma controlului de legalitate exercitat de Prefectul judeului Ialomia, astfel: n primul semestru din anul 2010, doar 0,6% din totalul actelor administrative emise/adoptate de autoritile administraiei publice locale au fost considerate ilegale n urma exercitrii controlului de legalitate, fa de 2% n primul semestru al anului 2009. n ceea ce privete numrul actelor administrative pentru care s-a promovat aciunea n prim instan, n primul semestru din 2010, doar 0,03% din actele administrative emise/adoptate n 2010 au fost atacate la instana de contencios, fa de 0,8% n primul semestru din 2009. S-a creat astfel un climat de legalitate prin buna cunoatere i aplicare a legii, precum i printr-o bun colaborare i tratarea cu responsabilitate i profesionalism a problemelor cetenilor att de ctre aleii locali ct i de funcionarii publici din cadrul administraiei publice locale.

143

Consilii Consultative Ceteneti pe zone ale municipiului Craiova

Primria Municipiului Craiova Persoan de contact Elvira STANCU, director executiv Descrierea bunei practici Municipiul Craiova este unul dintre oraele n care democraia participativ s-a instaurat sub diverse forme. n ultimii ani s-au creat o serie de structuri ceteneti care au ca scop aproprierea administraiei publice locale de ceteni i a Primarului municipiului Craiova de craioveni. n cadrul acestora un rol deosebit l au Consiliile Consultative Ceteneti pe zone ale municipiului Craiova, ca instrument de participare ceteneasc al crui scop este asigurarea transparenei n procesul decizional al administraiei publice locale i realizrii n comun a unor aciuni, lucrri, servicii. Consiliile au fost constituite prin Hotrrea Consiliului Local al Municipiului Craiova nr. 359, din data de 30.07.2009, ca structuri de interes local fr personalitate juridic, ai cror membri particip n mod voluntar la culegerea i transmiterea de informaii privind problemele comunitii, asigurnd astfel o mai bun relaie ntre ceteni i autoritile publice locale. Modul de funcionare al consiliilor este stabilit prin Regulamentul de organizare i funcionare, anex la HCL nr. 359/30.07.2009.

Website http://www.primariacraiova.ro

144

Problema -Necesitatea sporirii gradului de transparen i responsabilitate a administraiei locale prin stimularea participativ a cetenilor n procesul de luarea al deciziilor importante pentru comunitate i stabilirea unei relaii bidirecionale cu societatea civil, asigurnd astfel o mai bun colaborare ntre ceteni i autoritile publice locale; -Dorina cetenilor de a se implica activ n viaa comunitii;

Scopul Activitatea Consiliilor Consultative Ceteneti are drept scop identificarea problemelor cu care se confrunt cetenii Municipiului Craiova, stabilirea prioritilor n rezolvarea acestora din punctul de vedere al locuitorilor, pentru promovarea de ctre Primarul Municipiului Craiova i Consiliul Local al Municipiului Craiova a soluiilor optime pentru cetenii fiecrei zone. Legea nr. 52/2003, privind Transparena Decizional n Administraia Public este principalul instrument legal de promovare a participrii ceteneti n procesul de luare a deciziilor i de mbuntire a transparenei i responsabilizrii instituiilor publice locale. Consiliile Consultative Ceteneti constituie un instrument participativ necesar pentru respectarea principiilor instituite de Legea nr. 52/2003: -Informarea n prealabil, din oficiu asupra problemelor de interes public i acte normative ce urmeaz a fi dezbtute de autoritile administraiei publice centrale sau locale; -Obligaia autoritilor publice de a organiza consultri cu cetenii i asociaiile legal constituite n procesul de elaborare a actelor normative; Participarea activ a cetenilor la luarea deciziilor administrative i n procesul de elaborare a actelor normative;

Obiective Obiectivele care au stat la baza constituirii Consiliilor Consultative Ceteneti sunt descrise n regulamentul de organizare i funcionare al consiliilor. Obiectivul principal al acestora este de identificare a problemelor cu care se confrunt cetenii Municipiului Craiova, stabilirea prioritilor n rezolvarea acestora din punctul de vedere al locuitorilor, pentru promovarea de ctre Primarul Municipiului Craiova i Consiliul Local al Municipiului Craiova a soluiilor optime pentru cetenii fiecrei zone. Constituirea consiliilor i activitatea pe care acestea o desfoar n folosul comunitii ct i n sprijinul autoritii locale duce la: - sporirea gradului de responsabilitate a administratiei publice fata de cetatean; - stimulelarea participarii active a cetatenilor in procesul de luare a deciziilor administrative si in procesul de elaborare a actelor normative; - sporirea gradului de transparenta la nivelul administratii publice;

Resurse Resurse umane: - 90 de membrii ai celor 9 Consilii Consultative Ceteneti constituite pe zone ale Municipiului Craiova; - funcionari publici, reprezentani ai Direciei Relaii Publice din
145

cadrul Primriei Municipiului Craiova, desemnat responsabil de buna desfurare a activitilor Consiliilor Consultative Ceteneti n relaia cu Primria. - consilieri locali, reprezentani din conducerea executiv a Primriei Municipiului Craiova i funcionari publici invitai n cadul edinelor organizate la iniiativa Consiliilor Consultative Ceteneti; - ceteni ai Municipiului Craiova participani la ntlnirile publice organizate la iniiativa Consiliilor Consultative Ceteneti. Resurse materiale: - suportul logistic n redactarea, multiplicarea, difuzarea anumitor materiale folosite ca instrumente de lucru; - asigurarea spaiilor de desfurare a edinelor de lucru

Implementare Consiliile Consultative Ceteneti constituite pe zone ale municipiului Craiova funcioneaz n baza Regulamentului de organizare i funcionare, anex la Hotrrea Consiliului Local al Municipiului Craiova nr. 359, din data de 30.07.2009. Alegerea membrilor Consiliilor Consultative Ceteneti i ale birourilor de conducere, s-a fcut n cadrul edinei de constituire pe baza votului majoritar al cetenilor prezeni la edina de constituire, care a fost condus de ctre un reprezentant al Direciei Relaii Publice, fr drept de vot. Consiliile Consultative Ceteneti, conform regulamentului, au drept scop identificarea problemelor cu care se confrunt cetenii Municipiului Craiova, pentru promovare ctre Primria Municipiului Craiova i a Consiliului Local a Municipiului Craiova a soluiilor optime pentru cetenii fiecrei zone, iar raporturile dintre Consiliile Consultative Ceteneti i autoritatea public local se stabilesc att direct ct i prin intermendiul Direciei Relaii Publice. Prin Dispoziia Primarului Municipiului Craiova nr. 24755/21.09.2009 s-a dispus organizarea edinelor de constituire a Consiliilor Consultative Ceteneti pe zone ale Municipiului Craiova, prevederile acestei dispoziii fiind puse n aplicare de ctre Direcia Relaii Publice, care este responsabil i de aplicarea prevederilor Regulamentului privind organizarea i funcionarea Consiliilor Consultative Ceteneti. Aceast Hotrre a intrat n vigoare pe data de 10.09.2009, pn n prezent fiind constituite toate cele 9 Consiliile Consultative Ceteneti pe zone ale Municipiului Craiova, fiind alei membrii i birourile de conducere. n vederea constituirii acestor consilii, municipiul Craiova a fost mprit n 9 zone distincte.Consiliile Consultative Ceteneti se reunesc cel puin trimestrial n edine de lucru, ce se desfoar n spaiile puse la dispoziie prin grija Direciei Relaii Publice a Primriei Municipiului Craiova. n zona de competen, fiecare Consiliului Consultativ Cetenesc va organiza cel puin o dat pe an, o edin cu participarea locuitorilor i a autoritilor locale, pentru a face cunoscute componena, atribuiile i activitatea desfurat n folosul cetenilor. Toate propunerile i sesizrile Consiliilor Consultative Ceteneti sunt transmise prin intermediul preedintelui consiliului de zon, Direciei Relaii Publice, n vederea prezentrii acestora, dup caz, Consiliului Local al Municipiului Craiova, Comisiilor de specialitate ale acestuia, Primarului Municipiului Craiova i Compartimentelor de specialitate din cadrul Primriei Municipiului Craiova pentru a fi folosite la luarea deciziilor privind viaa comunitii. Procedura de lucru dintre Consiliile Consultative Ceteneti i Primria Municipiului Craiova este urmtoarea: - Preedintele fiecrui CCCZ (n lipsa acestuia vicepreedintele, secretarul) nainteaz Direciei Relaii Publice formularul FP-37-07, Vers. 1, completat, prin care se aduce la cunotiin tematica, data, ora i locul edinei de lucru, cu cel puin 5 zile nainte de desfurarea acesteia, inclusiv lista invitailor din partea autoritilor
146

publice locale, a serviciilor publice; - Direcia Relaii Publice comunic reprezentanilor executivului i deliberativului invitai s participe la edine, tematica, data, ora i locul edinei de lucru, att direct ct i prin afiare pe site-ul primriei, la rubrica Participare CeteneascConsilii Consultative Ceteneti; - Direcia Relaii Publice ine evidena edinelor de lucru ale CCCZ prin registrul de eviden RP-37-05, Vers. 1.; - n termen de 5 zile de la data desfurrii edinelor de lucru, preedintele fiecrei zone nainteaz procesul verbal al edinei Direciei Relaii Publice; - Direcia Relaii Publice ine evidena proceselor verbale prin registrul RP-3706, Vers. 1, - Preedintele fiecrui CCCZ nainteaz Direciei Relaii Publice formularul FP 3708, Vers. 1 de propuneri i sesizri, completat i semnat; - Pentru soluionare, Direcia Relaii Publice nainteaz formularul FP-37-09, Vers. 1, nsoit de sesizrile primite, compartimentelor de specialitate, evidena acestora fiind inut prin registrul RP-37-09, Vers. 1; - Direcia Relaii Publice comunic prin pot sau direct (prin semntur), preedinilor de zon ale CCCZ, rspunsurile primite din partea compartimentelor de specializate la sesizrile/propunerile naintate pentru soluionare; - Preedintele fiecrui CCCZ, ine evidena, sesizrilor/propunerilor primite ct i evidena adreselor prin care se anun stabilirea edinelor de lucru, pe baz de registru. Prin activitatea acestor consilii s-a nregistreaz deja o mbuntirea a procesului de implicare a cetenilor n viaa comunitii. Existena acestui mecanism funcional contribuie la asigurarea unui feed-back permanent al intereselor majore ale craiovenilor.

Elemente Novatoare Legea nr. 52/2003, privind Transparena Decizional n Administraia Public este principalul instrument legal de promovare a participrii ceteneti n procesul de luare a deciziilor i de mbuntire a transparenei i responsabilizrii instituiilor publice locale. Consiliile Consultative Ceteneti constituie o abordare inovativ menit s rspund principiilor instituite de Legea nr. 52/2003. Implicarea cetenilor prin activitatea consiliilor face ca toate deciziile s fie bine nelese, acceptate i sprijinite de comunitate. Chiar dac aleii locali sunt cei care decid n cele din urm, implicarea cetenilor n toate deciziile care privesc comunitatea, este binevenit i util. Modul de organizare i funcionare al acestor consilii nu este unul rigid, ci dimpotriv unul flexibil astfel nct la nivelul fiecrei colectiviti locale n raport de mrime, componen social, comunitate urban/rural, vrst, s fie alese cele mai potrivite modaliti de organizare i funcionare.

Lecii nvate O administraie public care se vrea ct mai aproape de cetean i de problemele lui este interesat de a crea metode i instrumente prin care societatea civil s fie consultat n permanen. Apropierea de cetean d noi dimensiuni relaiilor publice cu cetenii care trebuie s se dezvolte mai ales n direcia strngerii unor propuneri, recomandri de la acetia. Aceast necesitate a condus la apariia Consiliilor Consultative Ceteneti, ca instrument de participare ceteneasc la nivelul administraiei publice locale, ca structuri cu caracter obtesc ai cror membrii particip n mod voluntar la culegerea i transmiterea informaiilor (opinii, sugestii, recomandri) ntre ceteni i autoritile locale reprezentate de Primar i Consiliul Local.
147

Rezultate Proiectul are un impact semnificativ deoarece, prin crearea unei puni de legtur ntre administraia public local i societatea civil, Consiliile Consultative Ceteneti reprezint unul dintre cele mai oportune instrumente pentru: Consultarea populaiei pentru decizii care privesc comunitatea Evaluarea calitii serviciilor publice de ctre cetenii i beneficiari Consultarea cetenilor pentru cheltuirea banilor publici din bugetul local Identificarea i soluionarea problemelor vecintilor/cartierelor Stabilirea unor prioriti de dezvoltare a zonelor i a localitii n ansamblul su Realizarea investiiilor.

Referine HCL 359/2009, membrii consiliilor, membrii birourilor de conducere, desfasurator sedinte, formulare, minuta

Linkuri http://www.primariacraiova.ro/pcv/servlet/portal?action=ContentAction&actEvent=showRubric &id=comitete-consultative-cetatenesti-2009---2012

148

SPORIREA GRADULUI DE INTEGRITATE, TRANSPAREN I RSPUNDERE N CADRUL FUNCIEI PUBLICE

O administraie public eficient implic ncredere public. Cetenii se ateapt ca funcionarii publici s serveasc interesul public n mod just i s administreze cu decen resursele publice n fiecare zi. Romnia, ca i toate celelalte ri europene, se afl n etapa de implementare i consolidare a standardelor etice i a altor instrumente legale i administrative pentru a asigura integritatea administraiei publice. Implementarea cu succes necesit introducerea de noi i majore modificri la nivelul instituiilor i al culturilor organizaionale ale acestora. Toate prile implicate- guvern, sector privat i societate civil- se confrunt cu aceast provocare la toate nivelurile. n acest context, promovarea i ncurajarea bunelor practici pe aceast tematic nu face dect s rspund acestei provocri i s ntreasc capacitatea de cooperare dintre toate prile implicate.

Un ora fr corupie un ora cu viitor

Instituia: Primria Muncipiului Craiova

Persoana de contact Elvira STANCU director executiv Parteneri Fundaia Parteneri pentru Dezvoltare Local Bucureti Descrierea bunei practici Proiectul UN ORA FR CORUPIE UN ORA CU VIITOR, avnd ca parteneri Primria Municipiului Craiova i Fundaia Parteneri pentru Dezvoltare Local Bucureti a fost selectat pentru finaare n cadrul programului Facilitatea de Tranziie 2007/19343.01.11 - Consolidarea sprijinului societii civile n lupta mpotriva corupiei, finanat de Comunitatea European. Prin
149

acest proiect se dorete implementarea i dezvoltarea planului strategic privind Tratarea si prevenirea coruptiei prin cresterea integritatii si eficientei autoritatii executive si deliberative din municipiul Craiova pe perioada 2009-2012 aprobat prin HCL 395/2009 care a fost elaborat n anul 2008 de ctre Primria n cadrul proiectului Orae fr corupie orae cu viitor. Metodologia care a stat la baza elaborrii planului strategic este formula lui Robert Klitgaard C = M+D-T, conform crei Corupia este egala cu puterea Monopolului plus Discreia n luarea deciziilor minus Transparena. n condiiile n care serviciile prestate de autoritatea public local sunt servicii monopol, activitile cuprinse n planul de msuri privind prevenirea i combaterea corupiei vizeaz dou componente: eliminarea elementului discreionar prin consolidarea i mbuntirea sistemului de management al calitii ISO 9001 :2008 ct i prin creterea transparenei instituionale. Planul de aciuni elaborat n cadrul proiectului a fost integrat Planului de actiuni i msuri de prevenire i combatere a corupiei, conform strategiei Guvernului Romniei. Proiectul UN ORA FR CORUPIE UN ORA CU VIITOR vizeaz faza de implementare a planului strategic, a crei punere n aplicare a fost monitorizat n luna august 2009. n anul 2010 ca urmare a activitilor desfurate a fost elaborat Planul pentru implementarea strategiei de tratare si prevenire a coruptiei privind cresterea integritatii si eficientei autoritatii executive si deliberative din municipiul Craiova pe perioada 2009-2012. Website www.primariacraiova.ro Problema In august 2009, evaluand stadiul implementarii planului stategic de tratare si prevenire a coruptiei pentru cresterea integritatii, eficientei si transparentei organizatiei, a fost identificata ca necesara continuarea colaborarii cu FPDL pentru realizarea activitatilor: Intarirea relatiilor dintre membrii executivului si consilieri, in vederea implicarii CLM in implementarea strategiei; identificarea obstacolelor din calea implementarii strategiei, determinate de caracteristicile culturii organizatiei si elaborarea solutiilor de eliminare a acestora; implicarea societatii civile si agentilor economici in procesul de implementare, monitorizare si evaluare a strategiilor de tratare si prevenire a coruptiei in domenii precum planificare urbana si autorizarea constructiilor, disciplina in constructii, achizitii publice si monitorizarea lucrarilor de investitii pulice, gestionarea domeniului public si privat al municipiului, managementul resurselor umane. Scopul Proiectul propus reprezinta pentru Primaria Munucipiului Craiova o abordare metodologica de punere in aplicare a Strategiei Nationale Anticoruptie privind sectoarele vulnerabile si administratia publica locala si care are in vedere determinarea propriilor vulnerabilitati si actiuni ce urmeaza a fi implementate printr-un proces participativ ai carui actori sunt atat functionarii publici cat si reprezentanti ai societatii civile, experti tehnici, beneficiari ai serviciilor prestate. Prezentul proiect vizeaza atat punerea in aplicare a recomandarilor primite din partea secretariatului de monitorizare a Strategiei Nationale Anticoruptie cat si implementarea acestei Stategii prin solutii manageriale, identificarea obstacolelor in implementarea Planului Strategic, cresterea transparentei institutionale, simplificarea procedurilor, clarificarea rolurilor si asumarea
150

responsabilitatilor in implementare prin imbunatatirea documentelor Sistemului de Management al Calitatii ISO 9001/2008, determinate n acest proiect cu aplicabilitate local. Scopul acestui proiect este acela de accelerare a implementarii Strategiei prin implicarea Consiliului Local, a beneficiarilor externi ai activitatilor vulnerabile la coruptie, a structurilor cetatenesti consultative si a organizatiilor neguvernamentale.

Obiective O.1 Cresterea capacitatii actorilor cheie locali din Primarie, Consiliul Local si municipiul Craiova, de a juca un rol activ in prevenirea si combaterea coruptiei, promovarea integritatii, eficientei si transparentei in activitate de planificare urbana, autorizare si disciplina in constructii, managementul domeniului public si privat al primariei, achizitii publice si monitorizarea lucrarilor de investitii. O.2 Detalierea si implementarea Planului Strategic de crestere a integritatii, eficientei si transparentei Primariei municipiului Craiova prin tratarea si prevenirea coruptiei, elaborat in 2008. O.3 Diseminarea rezultatelor si a lectiilor invatate la nivel local pentru informarea cetatenilor asupra preocuparilor depuse de primarie in vederea imbunatatirii activitatii si serviciilor furnizate. La nivel national ca o propunere pentru autoritilor publice locale de a-i concentra eforturile de punere n aplicare a Strategiei guvernului prin proiecte cu aplicabilitate local. Resurse Resurse umane: n toate etapele proiectului participa: 30 Membrii ai personalului primariei reprezentand conducerea executiva a primariei, precum si functionarii publici si expertii angajati care, participa la ateliere de lucru si instruire, pentru definitivarea si implementarea planului strategic si dezbateri cu agenti economici, investitori si reprezentanti ai societatii civile. 15 de Consilieri Locali care participa la ateliere de lucru si instruire si vor avea noi oportunitati de a se intalni si lucra cu diverse categorii de cetateni din municipiu, cat si cu functionarii publici din primarie. 50 Clientii/beneficiarii activitatilor si serviciilor identificate prin procesul de diagnostic ca fiind vulnerabile la coruptie. Acestia isi vor aduce contributia la imbunatatirea acestor servicii/activitati si implicit, la cresterea satsifactiei proprii privind activitatile/serviciile prestate de primarie. o25 de reprezentanti ai firmelor de proiectare arhitectura si constructii si ale firmelor de executare lucrari de constructii, si a altor institutii publice implicate o25 de reprezentanti ai firmelor de urbanism, asociatii profesionale si a si a altor institutii publice implicate, precum i a investitorilor din municipiu Craiova 25 de reprezentanti ai ONG-urilor interesate de participarea publica, transparenta si buna guvernare, si reprezentanti ai structurilor consultative organizate pe zone/cartiere. 446 de functionari publici din cadrul primariei Craiova; 6 facilitatori, experi tehnicii din partea FPDL Bucureti au oferit sprijin n derularea proceselor; Resurse financiare: Proiectul este finantat prin Facilitatea de Tranziie 2007/19343.01.11 Consolidarea sprijinului societii civile n lupta mpotriva corupiei in valoare de 78000 euro iar cota de co-finatare din partea Primariei Craiova este de 3600 de euro.

151

Implementare Primaria Craiova a aplicat n perioada martie-noiembrie 2008 la Programul Internaional ,,Orae fr corupie orae cu viitor iniiat de FPDL, pentru a promova, n Romnia i n alte ri din centrul i estul Europei, o abordare inovativ i practic de tratare i prevenire a corupiei n administraia public local. Proiectul a inclus ateliere de lucru si instruire prin care: S-a realizat analiza si identificarea, cu implicarea tuturor serviciilor i direciilor primriei, activitilor i serviciile cele mai vulnerabile la corupie i cu impact negativ semnificativ asupra vieii cetenilor, viitorului municipiului i imaginii primriei(martie-iulie 2008) S-au elaborat strategii cu sprijinul experilor i facilitatorilor FPDL i implicarea celor ce vor fi responsabili de implementarea lor, concentrate pe mbuntirea modului de funcionare a organizaiei, promovnd transparena si competiia, limitnd elementul discreionar n luarea deciziilor si motivnd personalul (august-septembrie 2008) S-au elaborat planuri de aciuni pentru implementarea strategiilor(octombrie 2008) Primria Craiova a avut prilejul de a-i prezenta Planul Stategic i de a face schimb de experien cu alte ri i orae, n cadrul unei Conferinei Internaionale n luna noiembrie 2008 n luna ianuarie 2009 s-a elaborat varianta final a Planului Strategic unde s-au identificat 5 obiective pentru creterea integritii i eficienei organizaiei pentru anul 2009. Planul Strategic a fost prezentat CLM Craiova ntrunit n edina ordinar din data de 30.09.2009 i aprobat prin HCL nr. 395/2009. Proiectul UN ORA FR CORUPIEUN ORA CU VIITOR, continu parteneriatul nceput n 2008. n cadrul acestui proiect Primria Craiova dorete s ating urmtoarele obiective: 1. Creterea capacitii actorilor cheie locali din Primrie, CLM i Municipiul Craiova, de a implementa planul strategic de tratare i prevenire a corupiei, prin promovarea integritii, eficienei i transparenei n activitile i serviciile identificate ca vulnerabile la corupie 2. Detalierea i continuarea implementrii planului strategic, ca exemplu de bun practic n implementarea Strategiei Naionale anticorupie la nivel local 3. Diseminarea rezultatelor i a leciilor invate, la nivel local, naional i internaional, in vederea extinderii folosirii acestei metodologii anticorupie, strategice si participative, n cadrul altor autoriti publice locale. Pentru atingerea primului obiectiv, cresterea capacitii actorilor cheie din cadrul Primriei i CLM de a se implica n implementarea planului strategic anticorupie, au fost desfurate dou ateliere de instruire n managementul schimbrii n organizaii: Atelierul 1: Integritate si cultura organizatiei, a avut loc in perioada 26-28 martie, 2010, avnd ca obiective (1)Construirea unei inelegeri comune asupra conceptelor de integritate i corupie i a modului de abordare a vulnerabilitii organizaiei (2)Creterea cunotinelor privind cultura organizaiei (3)Identificarea aciunilor prin care participanii, persoane aflate n poziii de conducere i cu putere de decizie, pot aduce schimbri n cultura organizaiei pentru a sprijini implementarea Planului Strategic de tratare i prevenire a corupiei pentru creterea integritii i eficienei organizaiei. Atelierul 2: Liderii si managementul resurselor umane, organizat in perioada 7-9 mai, 2010, avand ca obiective (1)Construirea unei nelegeri comune asupra rolului liderilor i managerilor n sprijinirea procesului de implementare a strategiei i a managementului schimbrii n organizaie (2) Dezvoltarea cunotinelor i aptitudinilor privind stilurile de conducere n dezvoltarea personalului i motivarea angajailor Pentru atingerea celui de-al doilea obiectiv, detalierea i continuarea implementrii planului strategic, au fost planificate i desfurate urmatoarele activiti:

152

Dou cercetri sociologice: (1)o cercetare calitativ, efectuat de IMAS, companie de marketing si sondaje, n perioada aprilie-iunie 2010, avnd ca scop evaluarea pecepiei beneficiarilor/clienilor asupra calitii serviciilor/activitilor vulnerabile la corupie, desfurate de primarie i incluse in planul strategic de tratare si prevenire a corupiei, (2)o cercetare cantitativ, avnd ca obiective identificarea a ceea ce ii motiveaz sau i demotiveaz pe angajai s munceasc cu eficien i integritate i ce ar trebui fcut pentru creterea motivrii lor. Dou ntlniri organizate la Craiova, n zilele de 28 mai i 8 iunie 2010, avnd urmtoarele obiective: (1)ntlnirea din 28 mai, 2010: discutarea i finalizarea propunerilor de completare a Planului Strategic, pe baza ideilor generate n cele doua ateliere de instruire, n special pentru obiectivul implementarea unui sistem modern al managementului resurselor umane (2)ntlnirea din 8 iunie, 2010: elaborarea un plan de aciuni prin care s se mbunteasc comunicarea i colaborarea dintre CLM i executiv, n vederea implementrii planului strategic Un atelier de lucru Strategia este doar nceputul..., organizat n perioada 2-4 iulie, 2010, n cadrul cruia: S-au prezentat i discutat rezultatelor cercetrilor realizate cu clienii/beneficiarii activitilor primriei i cu personalul angajat Au fost dezvoltate cunotinele privind procesul de elaborare a unui plan strategc, a unui plan de aciuni pentru implementare, monitorizare si evaluare, inclusiv stabilirea indicatorilor de succes S-a elaborat planul de aciuni pentru implementarea i monitorizarea Strategiei de tratare i prevenire a corupiei pentru creterea integritii i eficienei organizaiei n data de 27 august s-a organizat o dezbatere public Cetenii vin n sprijinul primriei, unde au participat 30-35 de membri ai comitetelor consultative ceteneti. Proiectul se va finaliza n luna noiembrie 2010 prin diseminarea rezultatelor i a leciilor invate.

Elemente Novatoare Prin abordarea propusa s-a dorit sa se demonstreze importana tratarii si prevenirii coruptiei la nivelul autoritii publice locale, prin procese care sa porneasca din interior, declansate de vointa liderilor si in care sa fie implicati angajatii precum si clientii/beneficiarii serviciilor/activitatilor acestora. Cateva lucruri importante se obtin prin acest proces in care sunt implicati membrii organizatiei si clientii/beneficarii activitatilor si serviciilor sale: Un diagnostic, al cauzelor vulnerabilitatii la coruptie cat si solutii de eliminare ale acestora, care s fie determinate la nivel local, cci cine tie mai bine decat cei care lucreaza pentru si cu o organizatie, problemele cu care se confrunta? Asigurarea implementarii planurilor strategice prin faptul ca diagnosticul si solutiile sunt elaborate chiar de cei care trebuie sa le implementeze Creterea responsabilitii i integritii funcionarilor publici Consolidarea colaborarii cu structuri si actori care sa joace un rol crucial in consolidarea solutiilor, monitorizarea implementarii, si legimitatea schimbarilor realizate Abordarea propus de Primria Craiova si FPDL urmrete schimarea sistemului de lucru i a procedurilor, astfel nct s nu existe nici tentaii i nici oportuniti pentru practici corupte i nu gsirea i pedepsirea indivizilor corupi.

153

Lecii nvate Eforturile Guvernul Romaniei si Ministerul Administraiei i Internelor care au elaborat si aprobat strategia nationala de tratare si prevenire a coruptiei pot si trebuie sprijinite de autoritatile pulice locale prin proiecte cu aplicabilitate locala, cu metodologii diferite. Abordarea propusa prin acest proiect poate fi doar un exemplu. Experienta acestui proiect a dovedit ca implicarea directa a personalului din interiorul organizatiei, este posibila atata vreme cat exista vointa conducerii organizatiei si se considera ca actele de coruptie nu au drept cauze (numai) comportamentele lipsite de etica ale unor indivizi ci mai ales disfunctionalitatile organizatiei. Pe parcursul derularii acestui proiect, facilitatorii FPDL au reusit sa sa puna bazele unei comunicari oneste, si deschise despre zonele vulnerabile cu personalul. Prima faza parcursa a reusit sa obtina din partea celor vizati acceptarea/recunoasterea problemelor cu care se confrunta recunoasterea existentei ariilor vulnerabile si decizia de a le rezolva. Acest proiect doreste sa demonstreze utilitatea tratarii si prevenirii coruptiei, prin procese care sa porneasca din interiorul organizatiilor, declansate de vointa liderilor si in care sa fie implicati angajatii precum si clientii/beneficiarii serviciilor/activitatilor acestora. Rezultate Proiectul are un impact semnificativ atat la nivel individual ct i la nivelul primriei deoarece: Metodologia participativa de lucru din ateliere si dezbateri pentru rezolvarea problemelor si planificarea strategica a schimbarilor este un proces de nvare n sine si produce i rezultate de calitate, doarece oamenii (din interiorul si exteriorul organizatiei) devind mai informati, invata unii de la altii, ideile si propunerile incorporeaza viziunea diversilor actori si cei care au contribuit la realizarea lor vor fi dispusi sa se implice si in implementare

www .im as-inc.ro

Raport de cercetare calitativ

Iunie 2010

Autoritatile locale, consilierii locali si conducerea primariei dobndesc noi cunotinte despre cum sa utilizeze energia si legitimitatea pe care colaborarea cu societatea civila o poate aduce in prevenirea si tratarea coruptiei si realizarea unei bune guvernari, proiectul creand o experienta inovatoare prin aceasta abordare de pe principiul parteneriatului.

154

Se creeaz si se consolideaz noi canale de comunicare si cooperare intre organizatii publice, private, structuri asociative de la nivel local, unite in efortul de a realiza impreuna actiuni practice care sa conduca la prevenirea si tratarea coruptiei Beneficiarii serviciilor/activitatilor primariei vulnerabile la coruptie vor avea relatii cu o primarie care: va elibera autorizatii, certificate si licente intr-un timp mai scurt si prin proceduri simplificate, va trata cu integritate relatia cu cei inspectati si cu investitorii, facand municipiul mai atractiv pentru noi

investitii, va avea mai multe investitii in infrastructura si de mai buna calitate. Cetatenii vor avea o primarie care: va fi mai transparenta, vor primi la timp informatii relevante si necesare despre functionarea ei si deciziile care se iau si care ii afecteaza, va fi responsabila in fata lor pentru serviciilor oferite: imbunatatirea acestor servicii va tine seama de ideile si parerile lor, va utiliza resursele bugetului cu mai mare responsabilitate: in managementul serviciilor publice si a infrastructurii.

Referine HCL 395/2009, Plan strategic, Sondaje

Aplicarea politicilor anticorupie la nivelul Instituiei Prefectului Municipiului Bucureti -"Impreun vom reui!"
Instituia: Instituia Prefectului Municipiului Bucureti

Persoana de contact Mihaela VASILESCU, ef birou - Biroul pentru Realizarea Programului de Guvernare si Dezvoltare Economica

Parteneri Directia Generala Anticoruptie - Serviciul Anticoruptie al Municipiului Bucuresti, Directia Generala de Informare si Protectie Interna a Ministerului Administratiei si Internelor, Academia de Politie

155

Descrierea bunei practici n baza prevederilor legale n domeniu i a direciilor i recomandrilor Uniunii Europene de accelerare a luptei anticorupie n administraia public, Instituia Prefectului Municipiului Bucureti a elaborat n 2006 un Program propriu de prevenire i combatere a corupiei avnd ca arii de intervenie: - detectarea i gestionarea riscurilor - supervizarea i conducerea - recrutarea, verificarea i securitatea personalului - educare, instruire i comunicare - deschidere i transparen Implementarea acestui Program s-a realizat prin adoptarea unui plan de aciune actualizat anual n perioada 2006-2010. Ca urmare a ndeplinirii acestor planuri de aciune anticorupie s-au obinut urmtoarele rezultate: - mbuntirea imaginii i prestigiului instituiei, - reducerea riscului de intrare/reinere n sistem a personalului corupt/predispus la corupie i n general eficientizarea managementului riscului la nivelul instituiei, - o mai bun corelare a msurilor i aciunilor preventive, - creterea gradului de transparen a activitilor instituiei n domeniul prevenirii actelor de corupie, - reducerea numrului de reclamaii privind fapte de corupie atribuite personalului aparatului propriu i celor dou servicii publice comunitare, - 18 ntlniri cu angajaii (persoane nou-angajate, funcii de execuie, funcii de conducere), cu participarea partenerilor, - nfiinarea Cazierului de afaceri interne, n care au fost evideniate att cazuri de abateri disciplinare ct i angajai care au dat dovad de profesionalism n situaii de risc, - implicarea consilierilor etici n instruirea personalului privind codurile de conduit ale funcionarilor publici/personalului contractual/poliitilor, - nfiinarea Colectivului pentru analiza factorilor de risc ce genereaz/favorizeaz corupia personalului, - participarea la aprox. 15 seminarii i evenimente pe tema integritii i anticorupie, - 5 runde de chestionare/sondaje

Website www.prefecturabucuresti.ro

Problema Riscurile i oportunitile de corupie sunt prezente n activitatea oricrei instituii publice ca dovad, existena unor reclamaii viznd comportamentul lipsit de etic al unor angajai, chiar dac majoritatea salariailor sunt integri i adevrai profesioniti. Necesitatea adoptrii de msuri preventive este cu att mai mare n cadrul structurilor Ministerului Administraiei i Internelor, cetenii ateptndu-se ca acestea s constituie un exemplu de integritate, onoare i profesionalism. De asemenea, contientizarea i informarea personalului asupra riscurilor de corupie este necesar deoarece multe situaii de risc pot fi evitate prin buna cunoatere a procedurilor de lucru, a legislaiei n domeniu i a tipului de rspuns ateptat i necesar ntr-o situaie de risc. Un element favorizant in lupta anticoruptie il constituie existenta unor masuri de protectie a avertizorilor de integritate si cunoasterea acestora de catre personalul institutiei.

156

Scopul Comunicarea Comisiei ctre Consiliu, Parlamentul European i Comitetul Economic i Social European viznd adoptarea unei politici cuprinztoare anticorupie COM(2003) 317 final Strategia Naional Anticorupie pe perioada 2005-2007, aprobat prin HG nr. 231/2005 Strategia Naional Anticorupie pe perioada 2008-2010, aprobat prin HG nr. 609/2008 Programul de Guvernare 2005-2009 Programul de Guvernare 2009-2012 Ordinul Ministrului Administraiei i Internelor nr. 1150/2006 Standardul SMAI nr. 006/2006 Concepia privind activitatea de prevenire a faptelor de corupie n cadrul structurilor MAI pentru perioada 20092012 Metodologia de identificare a riscurilor i a vulnerabilitilor la corupie din cadrul structurilor MAI.

Obiective Obiective generale: Detectarea i gestionarea riscurilor, Supervizare i conducere, Recrutarea, verificarea i securitatea personalului, Educare, instruire i comunicare, Deschidere i transparen . Obiective specifice: Crearea i aplicarea unor instrumente de lucru capabile s identifice riscurile de corupie n randul personalului instituiei Sporirea rezistenei la corupie a structurilor proprii mbuntirea activitilor de monitorizare a factorilor de risc Asigurarea recrutrii i selecionrii personalului, exclusiv dup criteriile competenei i al egalitii anselor, dar i n conformitate cu normele de comportament stabilite pentru domeniul propriu de activitate Creterea nivelului de informare a personalului instituiei n domeniul anticorupiei Dezvoltarea unui plan de comunicare intern a mesajelor anticorupie adoptatea de MAI Atragerea unor reprezentani ai societii civile n implementarea msurilor anticorupie.

Resurse Resurse umane: - 5 membri ai Colectivului pentru analiza factorilor de risc - 3 consilieri etici, dintre care 1 i de integritate - 8 angajai din cadrul serviciilor publice comunitare - 9 reprezentani ai partenerilor - ntregul personal al instituiei, ca participant la instruiri i
157

consultri Resurse materiale: mape i materiale pentru ntruniri, asigurarea spaiului pentru desfurarea ntlnirilor din proiect, videoproiector, laptop, consumabile.

Implementare Durata: 2006 pn n prezent Activiti: - crearea Colectivului pentru analiza factorilor de risc ce genereaz sau favorizeaz corupia personalului din aparatul propriu, n coordonarea unui subprefect - diseminarea de materiale informative i documente programatice n domeniul prevenirii corupiei ctre personalul propriu - identificarea vulnerabilitilor i a structurilor cu grad ridicat de risc elaborarea unui studiu asupra vulnerabilitilor din cadrul instituiei - monitorizarea asigurrii de echipamente de monitorizare a punctelor de lucru cu publicul de la sediile unitatilor i amenajarea spaiilor de lucru cu publicul n vederea asigurrii transparenei activitilor transmiterea de informri ctre serviciile publice deconcentrate - urmrirea indicatorilor specifici de atenie i alarm pentru monitorizarea factorilor de risc - realizarea unei diagnoze a culturii organizaionale proprii structurilor instituiei i stabilirea unor msuri de optimizare a acestora respectarea procedurilor de resurse umane i asigurarea transparenei acestora - implicarea consilierilor etici n susinerea unor informri asupra codului de conduit al funcionarilor verificarea suplimentar a personalului ce va fi ncadrat n posturi cu risc ridicat de corupie implementarea sistemului Cazierului de afaceri interne - cursuri de formare destinate personalului n domeniul anticorupiei i managementului disciplinar - organizarea de informri/edine/seminarii periodice n cadrul crora personalul este informat i prelucrat n domeniul luptei mpotriva corupiei - promovarea proiectului prin afiare de materiale specifice pe site-ul instituiei i la avizier - desfurarea unor activiti de testare de ctre partenerul DGA a cadrelor examinatoare din cadrul Serviciul Public Comunitar Regim Permise i nmatriculare a Vehiculelor - realizarea de aciuni de control inopinat la sediile celor dou servicii publice comunitare - adoptarea de msuri specifice de prevenire a corupiei n rndul lucrtorilor examinatori de la Serviciul Public Comunitar Regim Permise i nmatriculare a Vehiculelor (de ex.: tiprirea programatoarelor i a anexelor n dimineaa fiecrei zile i nmnarea acestora examinatorilor n plicuri sigilate direct la locul de examinare, verificri pe teren a activitii examinatorilor) - simplificarea procedurilor de lucru (revizuirea procedurilor interne de lucru n scopul eliminrii prevederilor inutile, actualizarea procedurilor interne i armonizarea acestora cu modificrile legislative) - asigurarea participrii DGA n comisiile de recrutare a personalului serviciilor publice comunitare - informarea publicului asupra modalitilor de sesizare a actelor i faptelor de corupie svrite de personalul propriu (linia verde anticorupie, afiare materiale specifice, introducerea unui registru oficial de sugestii, sesizri i reclamaii postat la loc vizibil i accesibil publicului) - sondarea opiniei publice cu privire la calitatea serviciilor oferite i a aspectelor viznd rezistena la corupie a personalului instituiei. Management: colectivul proiectului este format din: subprefect coordonator, reprezentant Serviciu Juridic, reprezentant Birou Resurse Umane, reprezentant Birou Realizarea Programului de Guvernare, ofier informaii clasificate, efii serviciilor publice comunitare i consilierii de etic i integritate.
158

Comunicare: se realizeaz ntlniri de lucru periodice ale colectivului proiectului cu partenerii (sptmnale, lunare, semestriale). Materialele de instruire i informare a personalului sunt transmise prin email i pe suport hrtie, ca i n cadrul sesiunilor directe de instruire a personalului.

Elemente Novatoare Introducerea si operationalizarea Cazierului de afaceri interne - abordarea integrata a managementului riscurilor de coruptie - atragerea reprezentanilor mediului academic n implementarea msurilor anticorupie.

Lecii nvate Importana cooperrii cu structurile specializate n domeniul combaterii corupiei i cu ceilali actori interesai de implementarea politicilor anticorupie - importana asigurrii unei abordri integrate a politicilor anticorupie - necesitatea asigurrii unei informri periodice i variate a personalului propriu i a verificrii comportamentului etic al acestuia - importana interaciunii cu publicul pentru pstrarea imaginii instituiei i prevenirea actelor de corupie.

Rezultate mbuntirea imaginii i prestigiului instituiei, - reducerea riscului de intrare/reinere n sistem a personalului corupt/predispus la corupie i n general eficientizarea managementului riscului la nivelul instituiei, - o mai bun corelare a msurilor i aciunilor preventive, - creterea gradului de transparen a activitilor instituiei n domeniul prevenirii actelor de corupie, - reducerea numrului de reclamaii privind fapte de corupie atribuite personalului aparatului propriu i celor dou servicii publice comunitare, - 18 ntlniri cu angajaii (persoane nou-angajate, funcii de execuie, funcii de conducere), cu participarea partenerilor, - nfiinarea Cazierului de afaceri interne, n care au fost evideniate att cazuri de abateri disciplinare ct i angajai care au dat dovad de profesionalism n situaii de risc, - implicarea consilierilor etici n instruirea personalului privind codurile de conduit ale funcionarilor publici/personalului contractual/poliitilor, - nfiinarea Colectivului pentru analiza factorilor de risc ce genereaz/favorizeaz corupia personalului, - participarea la aprox. 15 seminarii i evenimente pe tema integritii i anticorupie, - 5 runde de chestionare/sondaje.

Referine Program cadru anticoruptie, model plan de aciune prevenirea coruptiei (2006 si 2010), rezultate chestionar functii de conducere.
159

Linkuri http://www.prefecturabucuresti.ro/activitatile-institutiei/proiecte-programe-parteneriate.html

Feedback-ul, furnizor de date, cu rol determinant, n buna funcionare a DJEP Cluj

Instituia: Direcia Judeean de Eviden a Persoanelor Cluj

Persoana de contact Viorel SRCA, director

Parteneri

Descrierea bunei practici Din cercetarea doctrinei romneti, n special aceea format n perioada interbelic, se desprinde faptul c administraia reprezint totalitatea serviciilor publiceori c serviciul public este mijlocul prin care administraia i exercit activitatea. Serviciul public, este un organism administrativ creat de stat, jude sau comun, cu o competen i puteri delimitate prin acte normative, cu mijloacele financiare procurate din patrimoniul general al administraiei publice creatoare, pus la dispoziiunea publicului pentru a satisface n mod regulat i continuu o nevoie cu caracter general, creia iniiativa privat nu ar putea s-i dea dect o satisfacie incomplet i intermitent!. Aceast definiie reliefeaz ideea c furnizarea de servicii este o funcie esenial n relaia dintre instituiile statului i ceteni. n decursul ultimilor ani, nelegerea ideii c cetenii trebuie privii ca i clieni a devenit tot mai important n modul de gndire i aciune al autoritilor i, desigur i a Direciei Judeene de Eviden a Persoanelor Cluj. Clienii au dreptul de a solicita de la furnizori servicii care le satisfac nevoile n mod rapid, accesibil, calitativ i la un pre redus. Aceast regul se aplic n special administraiei, ca furnizor de servicii publice de baz. Faptul c administraia deine monopolul n furnizarea unor produse/servicii care sunt deseori fie nedorite, fie mai puin dorite, ngreuneaz relaia dintre administraie i clienii si i, n realitate, presupune un efort suplimentar. D.J.E.P. Cluj a dus la ndeplinire recomandarea S.C.
160

DEKRA Certication (de stabilire a unor chestionare n vederea obinerii informaiilor privind satisfacia cetenilor/beneficiarilor serviciilor prestate, lund n considerare specificul activitii desfurate), menionat n raportul de audit extern, ca urmare a Certificrii ISO, i totodat, urmrete aplicarea tuturor capitolelor din Standardul internaional SR EN ISO 9001/2008.

Website www.djepcluj.ro

Problema Semnificaia bunei furnizri de servicii, ca i condiie pentru imaginea pe care cetenii o au despre administraie, nu este ntotdeauna evaluat corect. Furnizarea de servicii nu este o activitate izolat, ci este parte a relaiei complexe dintre administraie, societate i ceteni, bazat pe diverse dimensiuni, deoarece este dinamic i deoarece administraia n sine este un organism complex.

Scopul Evaluarea performanei n cadrul organizaiei se bazeaz pe urmtoarele elemente eseniale: identificarea corect a nevoilor clienilor; determinarea obiectivelor i programelor corelate cu nevoile constatate i realizarea unei caliti a prestaiilor apropiat de nevoile ceteanului/beneficiarului. Calitatea serviciilor oferite de organizaia noastr este apreciat, n cele mai multe situaii, de msura n care aceasta rspunde ateptrilor clienilor. Importante n acest sens sunt urmtoarele aspecte: oportunitatea serviciului oferit, accesibilitatea ceteanului la serviciul public, continuitatea n furnizarea serviciului, etc. De asemenea, prin implementarea sistemului ISO 9001:2008 la nivelul Direciei Judeene de Eviden a Persoanelor Cluj, se urmrete: reducerea costurilor interne i a noncalitii; creterea imaginii instituiei publice; avantaje n direcia creterii satisfaciei ceteanului, n mbuntirea serviciilor oferite de administraia public; modificarea atitudinii angajailor instituiei i dorina de a aplica tehnicile managementului calitii n vederea atingerii scopului propus; calificarea superioar a personalului; mbuntirea continu a sistemului propriu de management, n funcie de nevoile instituiei; creterea eficienei i a eficacitii; transparena i eficiena proceselor interne ale organizaiei; evitarea erorilor n locul corectrii lor.

Obiective D.J.E.P. Cluj, prin aplicarea chestionarului, are n vedere creterea gradului de atragere a cetenilor, care s contribuie la:

161

 cercetarea pentru evaluarea gradului de satisfacie a cetenilor cu privire la calitatea serviciilor ai cror beneficiari sunt i o cercetare care urmrete autoevaluarea organizaiei noastre, care reprezint deopotriv un mecanism intern de autoperfecionare, ct i un canal eficient de comunicare cu cetenii.

Resurse Direcia Judeean de Eviden a Persoanelor Cluj a proiectat, documentat i implementat sistemul de management al calitii exclusiv pe baza competenei i a eforturilor personalului propriu, neexistnd cheltuieli suplimentare. De asemenea, a fost ncheiat un contract de prestri servicii n data de 13.012009 ntre instituia noastr i S.C. DEKRA Certification S.R.L., n vederea efecturii unui audit extern de evaluare a conformitii cu cerinele standardului EN ISO 9001:2008. Auditul de certificare a Sistemului de Management al Calitii a avut loc n data de 20 mai 2009, audit realizat de ctre echipa de audit, stabilit de societatea S.C. DEKRA Certification S.R.L., ocazie cu care s-a concluzionat faptul c sistemul de management al calitii este conform cu cerinele standardului SR EN ISO 9001/2008 i totodat, s-a emis Certificatul cu nr.90609339 din 04.06.2009.

Implementare n considerarea competenelor ce ne sunt conferite prin Ordonana Guvernului nr.84/2001 privind nfiinarea, organizarea i funcionarea serviciilor publice comunitare de eviden a persoanelor, aprobat cu modificri prin Legea nr.372/2002, cu modificrile i completrile ulterioare i a prevederilor O.M.F.P. nr.946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial i a H.G. Nr. 1723/2004 privind aprobarea Programului de msuri pentru combaterea birocraiei n activitatea de relaii cu publicul, s-a elaborat documentaia, implementat i certificat Sistemul de Management al Calitii la nivelul instituiei n luna mai 2009. Urmare a Certificrii ISO 9001/2008 pentru o buna evaluare a organizaiei noastre cu privire la calitatea serviciilor pe care le prestm i pentru ca pe viitor s rspundem ct mai bine cererilor sau nevoilor clienilor/beneficiarilor, conducerea Direciei Judeene de Eviden a Persoanelor Cluj a stabilit ca mijloace de msurare a conformitii serviciilor chestionare de satisfacie a clientului oferit spre completare, att pe site-ul instituiei, ct i n birourile de relaii cu publicul. De asemenea, subiectul poate rspunde fr vreo restricie, chestionarul este anonim. Prin intermediul chestionarului se stabilete o comunicare structurat, n care ntrebrile sunt redactate cu grij i organizate ntr-o ordine prestabilit. Modelul chestionarului cuprinde o serie de factori determinani ai calitii serviciului grupai pe cteva dimensiuni: fiabilitate: furnizarea serviciului promis n mod sigur i corect; rspuns prompt: ajutarea clienilor i furnizarea unui serviciu prompt; siguran: ncredea pe care o inspir angajaii i instituia; empatie: oferirea ctre client a unui serviciu atent i individual. Pentru fiecare dimensiune exist o serie de ntrebri prin care se msoar calitatea serviciului oferit. Structura chestionarului cuprinde: ntrebri de satisfacie general a serviciilor oferite de
162

organizaia noastr i frecvena interaciunii cu aceasta; seciune cu ntrebri despre atitudinea personalului organizaiei n timpul interaciunii cu solicitantul; pentru mbuntirea serviciilor oferite, au fost introduse dou ntrebri care s evidenieze eventuale propuneri, precum i dou ntrebri care doresc s evidenieze nemulumirea cetenilor/beneficiarilor. Revizuirea periodic a programelor de calitate la nivelul Direciei Judeene de Eviden a Persoanelor Cluj, se realizeaz printr-o analiz periodic a rezultatelor obinute, n cadrul edinelor de management al calitii, analiz care are la baz evaluarea oportunitilor de mbuntire, stadiul rezolvrii msurilor stabilite n edina anterioar i necesitile de schimbare n sistemul de management al calitii, inclusiv politica referitoare la calitate i obiectivele calitii. Elemente de intrare ale analizei sunt informaii, rapoarte i situaii referitoare la: rezultatele auditurilor centralizate pe ntreg anul; feedback-ul de la cetean; performana proceselor i conformitatea produsului; stadiul ndeplinirii aciunilor corective i preventive; stadiul rezolvrii msurilor stabilite n edina anterioar de analiz efectuat de management; eventualele schimbri care ar putea s influeneze SMC; propuneri pentru mbuntirea SMC. Elemente de ieire ale analizei efectuate de management sunt nregistrate ntr-un raport care cuprinde problemele analizate, msurile stabilite i responsabilul/termenul de realizare, deciziile i aciunile referitoare la: mbuntirea eficacitii SMC i a proceselor sale; mbuntirea produsului n raport cu cerinele clientului; necesitatea de resurse, etc

Elemente Novatoare Implementarea i meninerea unui sistem de management a condus la o coordonare i un control sistematic i transparent al instituiei. Decizia documentrii i implementrii sistemului de management al calitii a asigurat cadrul necesar pentru mbuntirea continu. Sistemul de management al calitii asigur creterea satisfaciei i ncrederii ceteanului, ct i a altor pri interesate, n instituiile administraiei publice, feedbackul de la acetia contribuind astfel la dezvoltarea organizaiei pe termen lung. Implementarea sistemului de management al calitii aduce beneficii directe prin economisirea i folosirea mai eficient a resurselor, diminuarea numrului de neconformiti, creterea gradului de contientizare i instruire al angajailor. D.J.E.P. Cluj este printre primele instituii similare din ar care a fost certificat ISO. Prin acest obiectiv atins se demonstreaz faptul c, instituia are preocupri legate de alinierea la standardele europene i la bunele practici privind modernizarea administraiei, avnd capabilitatea de a furniza servicii operative i de calitate, respectiv de a obine rezultate care s rspund ateptrilor exprimate de ctre ceteni/beneficiari, cu respectarea cerinelor legale.

Lecii nvate Receptivitatea Direciei Judeene de Eviden a Persoanelor Cluj la nevoile cetenilor/beneficiarilor este esenial pentru mbuntirea capacitii furnizrii de servicii la nivelul ateptat. Orientarea spre nevoile cetenilor este un amestec de comportament amabil din partea funcionarilor instituiei noastre i necesitatea de a se ghida dup cererile ceteanului ca i client. ntrirea participrii cetenilor, lupta mpotriva corupiei i mbuntirea abilitilor managementului i administraiei la nivelul D.J.E.P. Cluj sunt elemente prezente continuu n
163

procesul mbuntirii furnizrii de servicii. Putem vorbi astfel despre o legitimitate instituional. A spune ceea ce faci, a face ceea ce spui, i totodat, a dovedi c faci astfel. Aceste trei elemente de baz ale Sistemului de Management al Calitii indic n mod clar la ce pot s se atepte cetenii i ce angajamente s respecte. Aceasta este principala responsabilitate a conducerii instituiei i, derivnd de aici, a ntregului personal angajat. O administraie local cu o bun prestaie conduce la ntrirea economiei locale. n mod contrar, o fiabilitate redus, la fel ca i furnizarea serviciilor de slab calitate, ar pute fi dezastruoas pentru imaginea organizaiei. n consecin, promovarea i asigurarea profesionalismului la nivelul organizaiei noastre pe termen lung i ndeplinirea angajamentelor, respectarea promisiunilor i termenelor, reprezint angajamentele de baz ale instituiei noastre.

Rezultate Evaluarea satisfaciei cetenilor privind calitatea serviciilor oferite de ctre instituie s-a realizat prin - chestionarul aplicat cu - observaia participativ - care s-a concretizat prin centralizare (august 2009-martie 2010), completndu-se astfel, un numr de 28 de chestionare. De asemenea, au fost transmise 9 e-mail-uri de mulumire, din partea unor ceteni care au solicitat diverse cereri. Primul set de ntrebri din chestionar se refer la percepia/ateptrile respondentului fa de organizaie. Respondenii sunt foarte mulumii de modul n care funcioneaz consultarea lor n luarea deciziei i modalitile de consultare (nivelul de eficien i transparen atinge un nr. de la 14 la 19 din totalul de 28 respondeni). Atitudine general fa de instituie. n ceea ce privete aplicarea n mod unitar a legislaiei, respectarea principiilor din codul de conduit al funcionarilor publici n relaia cu cetenii, 20 dintre respondeni consider c acestea sunt respectate ntr-o msur foarte mare i 4 n mare, 3 nu tiu/nu pot aprecia, doar unul din respondeni este nemulumit. Al doilea set de ntrebri se refer la modul de comunicare, frecvena interaciunii cetenilor clieni cu reprezentanii instituiei, eficiena proceselor organizaiei n comparaie cu alte autoriti publice locale, precum i gradul de cunoatere a activitii organizaiei. Nemulumirea cetenilor privind nivelul de abordare a personalului instituiei (rspunsul la ntrebarea nr.3) se reflect doar la ultimul alineat, ntruct celelalte nemulumiri enumerate, fac referire la Direcia de Eviden a Persoanelor Cluj-Napoca, instituie aflat n subordinea Primriei Municipiului Cluj-Napoca. Frecvena interaciunii cu instituia noastr. Majoritatea respondenilor apreciaz eficiena proceselor (un nr de 15 respondeni) ca fiind mai bun n comparaie cu alte instituii din sectorul public, doar unul din respondeni, apreciaz c situaia este mai proast. Mai apreciaz c le este cunoscut activitatea D.J.E.P. Cluj n mare msur (un nr. de 13 respondeni). Percepia general despre instituie este una pozitiv, un nr. de 13 respondeni consider c este o instituie orientat ctre cetean i doar 5 dintre respondeni consider c se poate vorbi despre birocraie, respectiv, doi respondeni susin c au fost nevoii s ofere mici atenii pentru soluionarea problemei. Linkuri http://djepcluj.ro/Quality.php

164

Ziua porilor deschise

Instituia: Primria Municipiului Oradea

Persoana de contact Bianca Ramona IRIMIE, consilier

Descrierea bunei practici Proiectul unicat, reflect demersurile Primriei Municipiului Oradea i Administraiei Imobiliare Oradea, pentru eficientizarea comunicrii i pentru transperena n relaiile cu cetenii. Prima ediie a Zilei Porilor Deschise a avut loc n luna mai 2009, i se desfoar n fiecare lun, n ultima zi de vineri. Desfurtorul fiecarei ediii const n: prezentarea Primriei municipiului, vizitarea cldirii (clasat monument istoric categoria A), funcionalitatea aparatului Instituiei primarului, vizitarea urmatoarelor: -biroul primarului, ntr-o zi obisnuit de lucru, vizitatorii i fac poze cu edilul i sunt entuziati s-l cunoasc personal, i birourile celor doi viceprimari, Sala Mare de edine, unde se desfoara edintele Consiliului Local i se oficiaz cstoriiServiciul de eviden a populaiei i Starea civil, -Poliia Comunitar, -Direcia economic, i alte servicii din instituie. Acest proiect este dedicat tuturor cetenilor care sunt interesai de vizitarea cladirii sau de serviciile existente n Primarie. La acest program au participat un numar mare de elevi, studeni, chiar i cetaeni strini ceea ce este foarte instructiv, att pentru informare ct i pentru dezvoltarea simului civic al acestora. n cadrul acestui proiect s-au facut cunoscute i alte campanii de sensibilizare a cetaenilor (de curatenie, de dezvoltare a orasului, etc.), am facut eforturi pentru a transforma fiecare editie ntr-un eveniment: expoziii de fotografii, de marioare confecionate de copii, lansri de carte, etc. ncepnd cu prima ediie interesul a fost semnificativ, de peste 300 de vizitatori.

Website www.oradea.ro

Problema Acest proiect s-a nscut din dorina administraiei de a se apropia de cetean i de a-i satisface nevoia de cunoatere n ceea ce privete activitile desfasurate, integritatea personalului dar i de a furniza informaii despre cldirea impozant n care i desfoar activitatea Instituia de mai bine de 100 de ani.
165

Scopul Scopul principal al "Zilei Portilor Deschise", este de a lua contact direct cu cetatenii, dar si cu vizitatorii. Acest program ne-a permis sa promovam o imagine reala a administratiei, cresterea transparentei, sporirea gradului de satisfacere a nevoilor cetateanului.

Obiective Sporirea gradului de transparen n ceea ce privete activitatea desfaurat n cadrul administraiei locale. Consolidarea relaiei dintre ceteni i administraie local prin dialog i informaii. Prezentarea gradului de integritate si raspundere n ceea ce privete funciile din cadrul instituiei. Atragerea i implicarea cetaeanului, n activitile administraiei. Intlnirea persoanelor aflate n conducerea Primriei Municipiului Oradea.

Resurse Resursele utilizate in de logistica administraiei locale. Cererile de nscriere sunt centralizate la persoana responsabil de proiect, comunicarea se face telefonic, prin e-mail sau prin Biroul de Pres. Resursele umane implicate sunt: Compartiment Administrare Monumente din cadrul Administraiei Imobiliare Oradea, Biroul de pres din cadrul Primariei Municipiului Oradea, si Cabinetul Primarului.

Implementare Planificarea procesului s-a facut ncepnd cu planificarea primei ediii a Zilei Porilor Deschise din luna mai 2009. Cu o saptmn anterior primei ediii s-a publicat un comunicat de presa, n care s-a detaliat att scopul, ct i condiiile de participare, pe site-ul oficial al Primariei Municipiului Oradea, www.oradea.ro, acesta fiind preluat i mediatizat n presa local. Cu ocazia primei ediii au vizitat Primria 300 de elevi, nsoii de profesori, de la diferite instituii de nvmnt din localitate, evenimentul a avut un real success. Acelai demers, respectiv comunicat de pres se face anterior fiecarei ediii a Zilei Porilor Deschise, precum i dup, pentru a prezenta feed-back-ul evenimentului.

Elemente Novatoare Proiectul este inovativ, datorit unicitatii pe plan national. Autoritile sau organizaiile interesate de aplicarea acestui program, o pot face prin alocarea unor resurse minime, dar pot obine mari beneficii prin creterea ncrederii cetenilor care beneficiaz de o informare direct si precis, i prin obinerea unui feed-back direct n ceea ce priveste serviciile oferite. Proiectul se dezvolt
166

din anul 2011 prin deschiderea catre public a Turnului cu ceas a Primariei, unde vor avea acces grupuri de vizitatori. Turnul ofer o imagine panoramic asupra oraului (in anii 1900 a fost folosit ca si turnul de veghe al pompierului de serviciu). Acest demers va transforma Primaria municipiului Oradea, n obiectiv turistic. Procesul implementarii este unul simplu, si foarte usor adaptabil orcarui tip de organizatie.

Lecii nvate O bun planificare a fiecarei ediii, n funcie de interesul participanilor, de vrsta acestora, de ocupaie, etc. Derularea fiecare ediii trebuie sistematizat pe grupe de vizitatori, pentru uurarea comunicrii, i desfurrii programului n condiii optime, deoarece un numar prea mare sau prea mic de participani ar putea deforma imaginea pe care dorim s o promovm. Pe termen lung, cetenii vor dezvolta o oarecare familiaritate n legatur cu administraia, fapt ce va inlesni relaiile viitoare.

Rezultate Din luna mai a anului 2009, au avut loc 13 ediii, i au participat n jur de 1500 de persoane la programul Ziua Porilor Deschise. Prin sensibilizarea cetenilor, administraia public a avut de ctigat n primul rnd la capitolul imagine, mbuntirea relaiei dintre cetean i administraie public.

Referine link-uri, articole, comunicate de presa, poze

Linkuri http://www.oradea.ro/index.php?option=com_content&view=article&id=1247:intere s-sporit-pentru-ziua-porilor-deschise&catid=124:stiri-si-comunicate-depresa&itemid=35 http://www.oradea.ro/index.php?option=com_content&view=article&id=2176:poliia -comunitar-i-a-expus-tehnica-din-dotare-la-ziua-porilor-deschise-&catid=124:stirisi-comunicate-de-presa&itemid=35 http://www.oradea.ro/index.php?option=com_content&view=article&id=3207:ziuaporilor-deschise-26022010&catid=247:evenimente&itemid=239

167

http://www.oradea.ro/index.php?option=com_content&view=article&id=4146:liceen i-germani-la-primria-oradea&catid=124:stiri-si-comunicate-de-presa&itemid=35 http://pitesti.time4news.ro/social/ziua-portilor-deschise-la-primaria-oradea/ http://www.info-ziare.ro/locale/stiri-din-bihor/porti-deschise-la-primaria-oradeatinerii-liceeni-au-incercat-fotoliul-de-prim-gospodar.html http://bucuresti.time4news.ro/ultima-ora/ziua-portilor-deschise-la-primaria-oradeao-data-pe-luna/ http://www.info-ziare.ro/locale/stiri-din-bihor/porti-deschise-la-primaria-oradeatinerii-liceeni-au-incercat-fotoliul-de-prim-gospodar.html

Transparen i comunicare n Slaj

Instituia Prefectului Judeului Slaj

Persoana de contact Iulia DAVID, manager public

Parteneri Asociatia Jurnalitilor din judetul Slaj - preedinte Daniel Sauca

Descrierea bunei practici Evenimentul "Transparen li Comunicare n Slaj" a avut loc in data de 12 martie 2010 in Sala Porollisum a Consiliului Judetean Salaj. Evenimentul a avut ca obiectiv principal eficientizarea comunicarii si transparentei in sectorul public prin socializarea intre reprezentantii administratiei publice locale, primar, dl Radu Capalnasiu, prefect, Dl Vegh Alexandru, presedintele Consiliuliui Judetean Tiberiu Marc, subprefectii judetului Salaj Onorica Abrudanu si Cristian
168

Barsan, parlamentari de Salaj, mass-media locala, patroni media, directorii si purtatorii de cuvant ai institutiilor publice deconcentrate. Intalnirea a avut 2 sectiuni, prima parte a constat in 2 prezentari publice : "Mass-media si imaginea publica" sustinuta de managerul public Iulia David, prezentare care se axa pe ceea ce trebuie sa faca un director de institutie publica deconcentrata si purtatorul de cuvant pentru o mai buna imagine a institutiei si comunicare eficienta cu presa. A doua prezentarea a fost sustinuta de Carmen Lesutan, de la Directia Judeteana Anticoruptie a judetului Salaj, axata in principal pe Directivele Europene si legislatia din Romania referitoare la accesul la informatiile de interes public si implicarea cetateanului la procesul decizional. A doua sectiune a intalnirii "Transparenta si Comunicare in Salaj" a constituit o abordare informala, discutii, intrebari, raspunsuri din partea mass-mediei locale pentru directorii de deconcentrate si parlamantarii salajeni. S-au analizat institutiile publice care nu transmit informatii in timp util presei, iar Prefectul Judetului dl Vegh Alexandru a accentuat importanta unei bune comunicari, cu atat mai mult cu cat judetul se confrunta cu situatia de criza, cresterea numarului somerilor, disponibilizari si alte efecte negative. Patronii institutiilor media au accentuat faptul ca o buna colaborare este in interesul ambelor parti, pentru ca mass-media reflecta informatii corecte iar institutiile publice au o imagine pozitiva.

Website www.prefecturasalaj.ro

Problema Problema identificata in cazul judetului Salaj este lipsa de comunicare intre instituiile publice deconcentrate si mass-media, conferinte de presa rare si cu materiale insuficiente, lipsa oferirii unor materiale adecvate si la timp pentru mass-media, lipsa de reactie a autoritatilor publice la problemele semnalate in presa. Din cele 27 de institutii publice deconcentrate, un numer de 5 nu tineau conferintele de presa lunare, seful institutiei era si purtatorul de cuvant, lucru care impiedica bunul mers al comunicarii intre acestea si mass-media. La sedintele de Colegiu Prefectural, de multe ori se atragea atentia de catre Prefectul Judetului pentru mai multa transparenta in relatiile institutii deconcentrate-mass-media, dar la conferintele de presa ale Institutiei Prefectului jurnalistii semnalau acelasi probleme, cu acelasi institutii. In acest caz, o intalnire-eveniment de punere "face to face" a celor doua parti se impunea cu necesitate.

Scopul Scopul Evenimentului "Transparenta si Comunicare in Salaj" este eficientizarea comunicarii intre administratia publica locala si mass-media din judetul Salaj. Un eveniment care sa faciliteze socializarea intre patronii trusturilor media locale, reprezentantii autoritatilor publice locale, purtatorii de cuvant si jurnalisti a creat un cadru pentru acest aspect. De asemenea, transparenta institutiilor publice si crearea unei interfete care sa permita accesul rapid la informatie pentru
169

jurnalisti este foarte important. Prin mass-media locala cetatenii au acces la informatia oferita de institutiile publice, care sunt create ca sa serveasca cetateanul, iar motto-ul evenimentului a fost "O institutie publica daca nu e transparenta, risca sa devina inexistenta". Adica daca nu se transmit de catre institutiile publice informatiile care trebuie sa ajunga in cel mai scurt timp la cetean, instituia respectiva nu exista in cadrul imaginii publice. Evenimentul se incadreaza in Strategia de Comunicare a Institutiei Prefectului Judetului Salaj, care are ca obiectiv eficientizarea comunicarii la nivelul judetului Salaj. In Programul de Guvernare 2009-2012, Reforma administratiei publice se stipuleaza "Simplificarea accesului cetatenilor la informatiile publice prin publicarea acestora pe portalurile de internet a institutiilor publice" In cadrul Programului National de Reforme 2007-2010, accentul este pus pe liberul acces la informatiile de interes public, anticoruptie si transparenta.

Obiective Obiectivele Evenimentului"Transparenta si Comunicare in Salaj": 1 Implemetarea n comun de activiti ce vizeaz promovarea transparenei, liberului acces la informaiile de intres public i integritii ca valoare cheie n societatea romneasc, ct i pentru responsabilizarea cetenilor i instituiilor publice privind msurile anti-criz. 2.multiplicarea eforturilor de prevenire i combatere a efectelor crizei economice i de sporire a transparenei i integritii n societatea romneasc printr-o serie de activiti practice i teoretice, att cu caracter formal ct i semiformal 3.asigurarea transparenei i liberului acces la informaiile de interes public, ntrirea capacitii administrative a instituiilor statului, alte evenimente i activiti avnd ca scop promovarea integritii n sectorul public, colaborarea n scopul realizrii unor materiale privind integritatea, procesele de reform a administraiei publice.

Resurse Resursele utilizate: Resurse umane: 10 functionari publici si jurnalisti Resurse materiale: Sala Porollisum, Consiliul Judetean Salaj, un lap-top, un videoproiector, 100 de CD-uri cu materiale promtionale, bannere, afise, invitatii, pliante, Resurse financiare: 0 (Totul s-a facut din resursele interne ale Institutiei Prefectului Judetului Salaj)

Implementare Evenimentul "Transparenta si Comunicare in Salaj" s-a desfasurat in data de 12 martie 2010, urmans sa se desfasoare mai multe module, la propunerea Asociatiei Jurnalistilor din judetul Salaj. Agenda Evenimentului a avut urmatoarele puncte principale: Data 12.03.2010, ora 13,30 Locul: Sala Porollissum a Consiliului Judeean Slaj 13,20 Primirea invitailor

170

13,30 Deschiderea evenimentului Prezint Prefectul judeului Slaj Vgh Alexandru prezentarea directorilor serviciilor deconcentrate - prezentarea purtatorilor de cuvant 13,40 Prezentarea Asociaiei Jurnalitilor din Slaj - prezentarea reprezentanilor mass-media Prezint: Daniel Suca, Preedintele Asociaiei Jurnalitilor 13,50 Prezentare powerpoint Imaginea Public i relaiile cu mass- media Prezint Iulia David, manager public 14,10 Prezentare powerpoint Transparena n contextul Uniunii Europene Prezint Carmen Lesuan Direcia General Anticorupie 14,30 Concluzii Dupa evenimentul principal, s-a mai desfasurat Modului 1, in data de 3 august, la Sediul Institutiei Prefectului, Sala de Videoconferinte, doare cu reprezentantii structurilor din MAI, Jandarmerie, Politie, ISU, directori, purtatori de cuvant si mass-media. Cea mai bine cotata structura publica in scala oferita de jurnalisti a fost Inspectoratul pentru Situatii de Urgenta Porollisum, care are 2 purtatori de cuvant si ofera cea mai buna acoperire media asupra e toate evenimentele, accidente, calamitai care au loc in judetul Salaj. Modului 2 al Evenimentului "Transparenta si Comunicare in Salaj" se va desfasura in luna septembrie, unde invitatii vor fi reprezentantii puterii legislative locale, Tribunal, Judecatorie, presedintii si purtatorii de cuvant si mass-media, pentru a veni impreuna in identificarea de solutii pentru o mai buna comunicare. Managementul intalnirilor a fost derulat in comun de catre Institutia Prefectului Judetului Salaj, prin reprezentantii ei, Prefect Vegh ALexandru, Purtator de cuvant Sebastian Olaru, Directorul Cancelariei Sebastian Ardelean, Managerul public David Iulia, Director Executiv Mircea Ciocian, Consilierul de Afaceri Europene Raul Mocuta, Presedintele Asociatiei Jurnalistilor Daniel Sauca. Pentru facilitarea accesului jurnalistilor la institutiile publice, s-au confectionat 100 de CD-uri care contineau: -2 prezentari pe Comunicare si Anticoruptie -Tabel cu datele de contact ale purtatorilor de cuvant din SPD-uri -Tabel cu datele de contact ale directorilor SPD Tabel cu jurnalistii si patronatele media din Salaj La eveniment au participat 100 de invitati, din sectorul administratiei publice, mass-media locala, directori de SPD, reprezentantii autoritatilor locale, Primar, prefect, Presedinte COnsiliu Judetean, parlamentari de Salaj. De asemenea trebuie sa precizez efortul sustinut din partea Institutiei Prefectului Salaj de a pune in practica acest eveniment judetean, lucru care a fost ingreunat datorita schimbarii inaltilor functionari publici. De asemenea mentionam continuitatea si buna organizare facuta cu ajutorul Asociatiei Jurnalistilor din Judetul Salaj, fara implicare careie acest eveniment nu ar fi putut avea loc. In judetul Salaj a fost pentru prima data cand s-au reunit pentru discutii informale, gasirea in comun de solutii a acesotr structuri atat de diferite, media, administraie, patronate media, factorul politic si factorul apolitic. Comunicare - Evenimentul a fost mediatizat de toate publicatiile de Zalau, Cotidienele Magazin Salajean, Salajeanul, Graiul Salajului, Salajul European, precum si de cele 2 televiziuni locale, Zalau Tv si Focus Media. De asemenea evenimentul a avut acoperire si in retele de radiodifuziune Radio Transilvania si City Radio, Radio Cluj. Evenimentul a fost mediatizat atat pe site-ul institutiei cat si in publicatiile maghiare Arkad si Szilagsag. Evenimentul a fost citat ca "bune practici la nivel european" si la EPSO, Maastricht, in Brosura editata de Comisia Europeana "Public Sector Awards".

171

Elemente Novatoare Elemente novatoare: 1. Crarea unui Cadru formal - masa rotunda pentru diseminarea de bune practici intre reprezentantii administratiei publice, presei locale, patronate media din judetul Salaj 2. Identificarea unor solutii comune pentru marirea gradului de transparenta si comunicare la nivelul judetului Salaj 3. Introducerea bunelor practici in administratie, prin prezentari powerpoint ale celor mai noi schimbari legislative in domeniu, a modelelor de buna practica in transparenta, a conditiilor optime de organizare a unei conferinte de presa, cum se scrie un comunicat, elaborarea unei sinteze de presa, informatie de presa, managementul situatiilor de criza, Legea transparentei decizionale 544/2003, Legea 53/2001 a informatiei publice. 4. Diseminarea de informatii privind legislatia europeana privind drepturilor cetatenesti si politice, Conventia Natiunilor Unite privind Accesul la Informatii, Conventia pentru Protectia Persoanelor. Lecii nvate O buna cunoastere a situatiei institutiilor in ceea ce priveste relatiile cu mass-media ne-a condus inspre concluzia ca facilitarea unui dialog direct si personal intre actorii sociali implicati in procesul de comunicare din judetul Salaj este cea mai scurta cale spre rezolvarea unui mare procent din problemele sectorului aferent. Directorii institutiilor deconcentrate, fata in fata cu patronii media si parlamentarii de Salaj au reusit impreuna sa identifice si sa stabileasca solutii comune pentru depasirea lipsei de comunicare reducand astfel semnificativ lantul birocratic care ar fi trebuit urmat in alte conditii. SPD-urile care la data desfasurarii Evenimentului nu aveau desemnat un purtator de cuvant, si-au desemnat si au invatat ca o buna comunicare cu massmedia conduce implicit si la o mai buna relationare cu cetatenii si la facilitarea accesului acestora la informatii. Activitatea unei institutii publice care nu comunica informatii presei locale risca sa devina "invizibila" si bareaza accesul direct al cetatenilor la serviciile publice oferite de catre acea institutie. In acest sens, o buna comunicare conduce inspre eficientizarea activitatii si este o conditie de baza pentru atingerea performantei.

Rezultate Cantitatea si calitatea de informatii publice trimise de SPD-uri catre mass-media au crescut semnificativ dupa eveniment Institutiile publice care nu aveau desemnat un purtator de cuvant pana la data desfasurarii "Transparentei si Comunicare" in Salaj si-au desemnat ad-hoc A crescut numarul de conferinte de presa organizate de institutiile publice si varietatea subiectelor abordate in conferinte. Numarul de comunicate, stiri, informatii, sinteze, sincroane de la fata locului, deplasari ale
GUVERNUL ROMNIEI INSTITUIA PREFECTULUI JUDEULUI SLAJ

Str. Piaa 1 Decembrie 1918, nr. 12, Zalu, judeul Slaj, Romnia Tel. 40-260-615450, fax 40-260661270, e-mail: psj@prefecturasalaj.ro, www.prefecturasalaj.ro

172

conducatorilor institutiilor impreuna presa in locatii de interes este mai mare.

cu

Referine Materiale de promovare a evenimentului diseminate in cadrul mesei rotunde.

Linkuri www.ztv.ro, www.salajeanul.ro, www.magazinsalajean.ro, www.break-news.ro, www.prefecturasalj.ro

173

REGULAMENT DE ORGANIZARE I FUNCIONARE A GRUPURILOR DE ACIUNE LOCAL PENTRU PREVENIREA I COMBATEREA CORUPIEI

PREAMBUL Grupurile de acinune local pentru prevenirea i combaterea corupiei se constituie n cadrul proiectului Corupia ne privete pe toi, finanat de Uniunea European, prin Programul Facilitatea de Tranziie 2007/19343.01.11, ca rspuns la obiectivele cuprinse n Strategia naional anticorupie privind sectoarele vulnerabile i administraia public local pe perioada 2008-2010, cu scopul de a ntri parteneriatul public - privat n aciunile ntreprinse de autoritile publice locale pentru reducerea vulnerabilitii la corupie i ntrirea integritii administraiei publice locale. Se estimeaz c existena Grupurilor de aciune local pentru prevenirea i combaterea corupiei - ca structuri care s reuneasc reprezentani ai autoritilor publice locale i ai societii civile va stimula transparena decizional, diversificarea formelor de dialog cu cetenii, creterea calitii serviciilor publice i va conduce la prevenirea i limitarea posibilitii de abuz n exercitarea funciei publice n interes personal, respectiv creterea ncrederii cetenilor, a agenilor economici i investitorilor n integritatea i capacitatea de intervenie a administraiei publice locale pentru prevenirea i combaterea corupiei.

CAPITOLUL I DISPOZIII GENERALE Art. 1 (1) n vederea consolidrii i eficientizrii activitilor de prevenire i combatere a corupiei, se constituie i funcioneaz Grupurile de aciune local pentru prevenirea i combaterea corupiei ca structuri de interes local fr personalitate juridic, ai cror membri particip n mod voluntar la culegerea i transmiterea de informaii privind problemele comunitii corelate faptelor de corupie, formularea de soluii n rezolvarea acestora din punctul de vedere al locuitorilor, asigurnd astfel o mai bun relaie ntre ceteni i autoritile publice locale. (2) Grupurile de aciune local pentru prevenirea i combaterea corupiei au un rol consultativ n procesul de elaborare/implementare a Strategiilor i Planurilor locale anti corupie.

174

CAPITOLUL II ORGANIZAREA I FUNCIONAREA GRUPURILOR DE ACIUNE LOCAL PENTRU PREVENIREA I COMBATEREA CORUPIEI

Art. 3 Grupurile de aciune local se constituie cu sprijinul reprezentanilor autoritilor locale responsabile pentru proiectul Corupia ne privete pe toi! i a grupului de voluntari din fiecare locaie. Art. 4 (1) Un Grup de aciune local este format din 10 - 12 membri, numii deopotriv din rndul autoritilor publice locale, ct i din societatea civil, cu prioritate reprezentani ai unor ONG-uri locale, ai mass media, ai instituiilor academice/de nvmnt etc. (2) Alegerea membrilor se va face avndu-se n vedere activitatea, profesia, aptitudinile, calitile personale i reprezentativitatea solicitanilor. (3) Membrii Grupurilor de aciune local desfoar activitate voluntar, nu beneficiaz de retribuie sau alte faciliti, aducndu-i contribuia la luarea deciziilor i punerea n aplicare a actelor emise sau adoptate de autoritile administraiei publice locale, sprijinind iniiativa local i promovnd propunerile cetenilor. (4) Calitatea de membru al Grupului de aciune local nceteaz prin: demisie, deces, retragerea mandatului de reprezentare din partea organizaiei care a desemnat respectiva persoan n grupul de aciune local. Art. 5 Componena Grupurilor de aciune local i regulamentul de funcionare vor fi aprobate n cadrul dezbaterilor Transparen i integritate n administraia public, organizate la nivel local. Art. 6 Durata mandatului membrilor Grupurilor de aciune local este de 1 an de la data constituirii ,cu posibilitatea prelungirii prin voina unanim manifestat de toate prile reprezentate. Art. 7 Grupurile de aciune local sunt conduse de un Birou alctuit din: preedinte, vicepreedinte i secretar. Art. 8 (1) Grupurile de aciune local se reunesc cel puin trimestrial, n edine de lucru, ce se vor desfura n spaiile puse la dispoziie prin grija Consiliului Judeean implicat n proiect / Primriei Sectorului 6. (2) Grupurile de aciune local sunt convocate de preedinte, cu cel puin cinci zile naintea edinei. Convocarea este nsoit de ordinea de zi a edinei ce se stabilete de Biroul GAL, pe baza propunerilor de la precedenta edin. (3) Fiecare Grup de aciune local va organiza, n parteneriat cu autoritile publice locale, cel puin o dat pe an, o edin cu participarea locuitorilor, pentru a prezenta activitatea desfurat n folosul cetenilor
175

CAPITOLUL III ATRIBUIILE GRUPURILOR DE ACIUNE LOCAL PENTRU PREVENIREA I COMBATEREA CORUPIEI Art. 9 (1) Principalele responsabiliti se refer la: Monitorizarea i evaluarea implementrii strategiilor i planurilor de aciuni referitoare la prevenirea i combaterea corupiei la nivel local; Semnalarea problemelor identificate i propunerea de soluii pentru rezolvarea acestora; Sprijinirea iniiativelor autoritilor locale de atragere a cetenilor la dezbateri publice pe teme de interes general pentru comunitate, n domenii care sunt mai vulnerabile pentru manifestarea actelor de corupie (achiziii publice, urbanism, audit, activitatea consilierilor locali etc); Organizarea, n parteneriat cu autoritile locale, a unor campanii de sondare a opiniei publice i de informare a cetenilor.

(2) Toate propunerile i sesizrile Grupului de aciune local vor fi transmise, prin intermediul preedintelui, reprezentanilor autoritilor publice locale, n vederea prezentrii acestora factorilor de decizie, pentru a fi folosite la mbuntirea planurilor de aciune i a mecanismelor de transpunere a acestora n practic.

CAPITOLUL IV DISPOZIII FINALE Art. 11 (1) Prezentul Regulament intr n vigoare la data adoptrii lui n cadrul edinei constitutive. (2) Regulamentul i componena nominal a membrilor GAL vor fi postate pe site-ul instituiilor implicate n proiect.

176

PLAN CADRU DE ACIUNE PENTRU PREVENIREA I COMBATEREA CORUPIEI Nr. 1. DOMENIU/OBIECTIVE DETECTAREA I GESTIONAREA RISCURILOR Proiectarea i aplicarea unor instrumente de lucru capabile s identifice riscurile de corupie a personalului, precum i gestionarea acestor informaii. Proiectarea unor proceduri de lucru pentru diagnoza i monitorizarea vulnerabilitilor, precum i a factorilor de risc ce genereaz sau favorizeaz corupia personalului. 1.2 Constituirea la nivelul fiecrei uniti a unui colectiv de analiz a factorilor de risc ce genereaz sau favorizeaz corupia personalului precum i a vulnerabilitilor, pe domenii de activitate i categorii de personal. 2. O.G. mbuntirea activitilor de monitorizare a factorilor de risc ce genereaz sau favorizeaz corupia personalului 2.1 Includerea n planurile de auditare a categoriilor majore de activiti (altele dect cele financiare i de management general). SUPERVIZARE I CONTROL METODOLOGIE

O.G.

1.1

177

2.2

Elaborarea unor noi reglementri cu privire la desfurarea activitilor de inspecie i control intern, pe baza recomandrilor din rapoartele de audit pe acest domeniu. Stabilirea unor indicatori specifici de atenie i alarm pentru monitorizarea factorilor de risc ce genereaz sau favorizeaz corupia personalului, precum i a vulnerabilitilor. Elaborarea unor indici i indicatori unitari de performan a activitii profesionale pe categorii de activiti /servicii/departamente/instituii subordonate. RECRUTAREA I SELECIONAREA PERSONALULUI Asigurarea unor practici de recrutare i selecionare a personalului bazate pe transparen i profesionalism Publicarea tuturor posturilor vacante pe siteul instituiei i proiectarea unei aplicaii informatice de cutare a posturilor vacante. Revizuirea testelor de selecie psihologic a personalului, astfel nct s asigure o mai bun cunoatere a personalitii i caracterului acestuia. Verificarea suplimentar a personalului ce va fi ncadrat n posturi cu risc ridicat de corupie. nfiinarea sistemului cazierului de afaceri interne pentru monitorizarea personalului predispus la fapte de corupie i a celui care a svrit abateri disciplinare grave. SPORIREA REZISTENEI LA CORUPIE

2.3

2.4

3.

O.G.

3.1

3.2

3.3

3.4

4.

178

O.G.

ntrirea capacitii instituionale n domeniul anticorupie prin elaborarea i aplicarea procedurilor de lucru ale structurilor cu atribuii n domeniu Elaborarea unui sistem de inspecii pentru domeniile cu risc ridicat de corupie. Revizuirea procedurilor de inspecie, astfel nct s includ i o component de integritate. Punerea n practic a Planului de aciune pentru combaterea birocraiei n activitatea de relaii cu publicul, elaborat n baza Hotrrii Guvernului nr.1723 /14.10.2004 privind aprobarea Programului de msuri pentru combaterea birocraiei n activitatea de relaii cu publicul.

4.1

4.2

4.3

4.4

Constituirea la nivelul fiecrei uniti a unor colective de analiz a procedurilor de lucru, astfel nct s fie diminuate suspiciunile cu privire la posibilitatea comiterii unor fapte de corupie i a celorlalte abateri de la etica i deontologia profesional. DESCHIDERE I TRANSPAREN Atragerea societii civile n gestionarea msurilor anticorupie i sporirea transparenei activitilor susceptibile a genera corupie n rndul personalului instituiei. Conlucrarea cu reprezentanii societii civile i ai ONG-urilor din cadrul GAL -urilor n gestionarea msurilor de prevenire i combatere a corupiei personalului.

5.

O.G.

5.1

179

5.2

Asigurarea unor canale multiple de comunicare la dispoziia ceteanului, disponibile 24 de ore din 24. Promovarea unei campanii susinute de informare cu privire la existena canalelor de comunicare la dispoziia ceteanului, informaiile care se pot transmite prin acestea, precum i referitoare la procedurile de asigurare a securitii datelor transmise i a persoanelor. EDUCARE, INSTRUIRE I COMUNICARE Creterea calitii programelor de pregtire n domeniul anticorupie i management disciplinar

5.3

6.

O.G.

6.1

Aplicarea unui program de identificare a nevoilor de instruire a personalului. Proiectarea mapei didactice ce va fi folosit de instituiile de nvmnt pentru formarea iniial n domeniul eticii i deontologiei profesionale. Includerea elementelor cu privire la integritate, normele de etic i deontologie profesional n procesul de instruire.

6.2

6.3

180

Mulumim tuturor participanilor pentru interesul acordat competiiei de bune practici i pentru mprtirea experienelor proprii. Ne exprimm convingerea c acest ghid va fi un instrument util pentru administraia public romneasc, iar bunele practici vor constitui un model pentru toi funcionarii publici, i nu numai, n ndeplinirea misiunii de a oferi servicii publice care s determine un grad ridicat de satisfaciei cetenilor cu privire la calitatea serviciilor publice furnizate de autoritile i instituiile publice.

181

Corupia ne privete pe toi! Proiect finanat de ctre Uniunea European prin Programul Facilitatea de Tranziie 2007/19343.01.11/AC 16 Consolidarea sprijinului societii civile n lupta mpotriva corupiei Coordonator de proiect: Asisten i Programe pentru Dezvoltare Durabil Agenda 21 Bucureti, str. Popa Tatu, nr 78, ap. 10, sector 1 Tel/fax: +40-21-3114076 email: office@agenda21.org.ro; agenda21_ro@yahoo.com

Partener de proiect: Agenia Naional a Funcionarilor Publici Bucureti, Strada Eforiei, nr.5, sector 5 Tel 0374 112 714 fax 021 312 4404 Email : anfp@anfp.gov.ro; comunicare@anfp.gov.ro octombrie 2010

Pentru eventuale informaii i sesizri legate de proiectele Uniunii Europene contactai cfcu.phare@mfinante.ro. Coninutul acestui material nu reprezint n mod necesar poziia oficial a Uniunii Europene.

182