Rolul biroului n societatea informaional

Catedra de tiinele Informrii i Documentrii, Facultatea de Litere, Universitatea din Bucureti E-mail: ionel_enache@yahoo.com

Dr. Ionel Enache

Dr. Ionel Enache este profesor la Catedra de tiinele Informrii i Document rii a Facultii de Litere de la Universitatea din Bucureti unde pred cursuri de management i marketing de bibliotec. Domeniile sale de cercetare sunt managementul, marketingul, managementul resurselor umane i ergonomia n structurile infodocumentare.
Rezumat Schimbrile actuale, rapide i imprevizibile, oblig structurile economice dar i pe cele culturale s se adapteze noilor tehnologii informaionale printr-o dotare corespunztoare a birourilor, care prin natura lor primesc, prelucreaz i transmit informaii n scopul fundamentrii deciziilor. n structurile infodocumentare biroul nu este numai interfaa dintre decizie i execuie, este subsistemul n care se desfoar majoritatea proceselor de munc.

Cuvinte cheie: management, organizare, birou, informaie

Organizare
Cele mai multe procese de munc din bibliotec se desfoar n subdiviziuni organizatorice de tipul serviciilor i birourilor. n lucrarea sa Office Management, J. C. Denyer definea biroul ca locul de desfurare a activitilor funcionarilor (1). Definiia este ns depit, conceptul modern de birou identificndu-se de fapt cu activitatea, nu cu locul. Biroul poate fi descris ca o component structural n care se concentreaz documente, se stocheaz informaii care apoi sunt folosite n diverse procese de munc prezente sau viitoare. Aceste informaii se pot referi la producie, management, marketing sau alte aspecte ale unei ntreprinderi. nsi existena unei organizaii sau a unei instituii este bazat pe funcionarea biroului. Fie c este departament guvernamental, 99

ntreprindere de afaceri sau instituie de nvmnt, biroul este vital pentru func ionarea acestora. Toate procesele de execuie i activitile ce in de management se bazeaz pe birou. G. Mills i O. Standingfort, n lucrarea Modern Office Management, arat c scopul biroului este: furnizarea serviciilor de comunicare i nregistrare (2). n procesul de conducere a unei organizaii, importana biroului rezult din mult mai multe aspecte: a) biroul este centrul informaional, baza de date a unei organizaii; orice tip de date i informaii, trecute sau prezente, sunt puse la dispoziie n birou informaiile furnizate de birou folosesc drept baz pentru previziuni, planificare i control; b) biroul constituie o punte de comunicaie prin care informaiile circul de sus n jos, dar i invers; orict de mare ar fi talentul organizatoric al conductorilor, organizaia ar eua dac obiectivele, deciziile, politica firmei, rezultatele nu sunt comunicate ntr-o anumit direcie; c) asigur o bun coordonare pentru activitile variate dintr-o organiza ie; d) constituie un sprijin n controlul managerial, asigurnd msurarea i corectarea performanelor subordonailor, n vederea atingerii obiectivelor firmei; e) are un rol esenial n cadrul relaiilor interumane, acestea necesitnd organizare efectiv; salariile, statele de plat, alte forme de recompens constituie responsabilitile unui birou; f) este un punct de legtur ntre acionari i companie; emiterea certificatelor de acionar, transferul aciunilor, dividendelor, edinele din companie i rspunsul la diferitele probleme ridicate de acionari sunt de mare importan i nu se pot desfura fr ajutorul biroului; acesta trebuie, de asemenea, s acioneze ca un departament de servicii pentru creditori; g) biroul este canalul care leag organizaia de clienii si, se ocup de cererile, comenzile i nemulumirile acestora prin contact personal; h) realizeaz conexiunea ntre diferite departamente guvernamentale i organizaie, fiind responsabil de asemenea n crearea unei imagini favorabile a organiza iei pentru public. Organizarea biroului poate fi deci definit ca procesul prin care mai multe posturi sunt reunite ntr-o subdiviziune administrativ n vederea ndeplinirii scopurilor i obiectivelor stabilite. Koonts i ODonnel, doi specialiti britanici n domeniul managementului, propun o metod logic de organizare a biroului modern, care s cuprind urmtoarele etape (3): 1) stabilirea obiectivelor ntreprinderii; 100

2) formularea obiectivelor ce deriv din cele de baz, a politicilor i planurilor; 3) determinarea activitilor necesare pentru atingerea scopurilor propuse; 4) enumerarea i clasificarea acestor activiti; 5) gruparea activitilor pe baza resurselor materiale i umane disponibile i cea mai bun metod pentru folosirea lor; 6) delegarea conductorului fiecrui grup a autoritii necesare pentru desfurarea acestor activiti; 7) conexarea acestor grupri, orizontal i vertical, prin rela ii de autoritate i sisteme informaionale. n cadrul biroului modern se desfoar dou tipuri de activiti: activiti de baz (de rutin) i activiti de management. Activitile de baz ale biroului au n vedere informaia. Un sinoptic al principalelor activiti de rutin sunt prezentate n tabelul 1.
Tabel 1. Activitile de baz ale biroului modern ACTIVITATE 1. Creare 2. Colectare 3. Citire 4. Scriere, introducerea datelor 5. nregistrare i tiprire (ieirea datelor) 6. Sortare 7. Transmitere 8. Calcul 9. Comparare 10. Stocare SCOP Iniierea datelor Strngerea la un loc a datelor pentru a fi procesate/stocate Interpretarea datelor (cuvinte, simboluri i caractere) Introducerea datelor (cifre, texte, imagini) prin tastarea i procesarea acestora Pentru obinerea rezultatelor procesrii convertirea datelor ntr-o form accesibil, pentru a fi citite uor Clasificarea datelor Trimiterea datelor la destinaii diferite Manipularea matematic a datelor, dac e necesar Controlul acurateei, corectitudinii datelor (dac sunt complete) Reinerea datelor pentru utilizri viitoare REZULTAT Existena i disponibilitatea datelor Identificarea locului i volumului de date Contientizarea faptului c datele exist nceputul procesrii datelor Terminarea procesrii datelor Legarea, conectarea datelor pe baza unor criterii Disponibilitatea datelor pentru diferite scopuri/locuri Datele (numere) sunt adunate, sczute, nmulite, mprite Inspecie calitativ i cantitativ a datelor Datele devin disponibile cnd sunt necesare

Activitile de administrare (tabelul 2) intr n sarcina conductorului administrativ al biroului; acestea sunt funcii auxiliare care mbuntesc eficiena activitii ntr-un birou. 101

ACTIVITATE 1. Activitatea de management 2. Proiectarea sistemelor de birou 3. Designul i controlul formelor

4. Controlul achiziiilor i stocurilor 5. Alegerea i cumprarea calculatoarelor, echipamentului i mobilierului de birou 6. Selectarea, angajarea, pregtirea i remunerarea personalului de birou 7. nregistrarea i protecia bunurilor 8. Relaii cu publicul

Tabel 2. Activitile de management SCOP REZULTAT Planificare, organizare, Atingerea obiectivelor control, motivare Uurarea activitii de Eliminarea erorilor; o coordonare management mai bun i degrevarea managerului de sarcinile de rutin Facilitarea acumulrii i Stocarea doar a informaiilor comunicrii informaiilor necesare i furnizarea unei localizri specifice pentru fiecare articol de informaie solicitat Facilitatea fluxului, Disponibilitatea rechizitelor i cumprrii i stocrii stocurilor n orice moment, la tiinifice a rechizitelor i cel mai eficient cost a altor rezerve/materiale Facilitarea i achiziionarea Utilizarea optim a mainilor, celor mai performante echipamentelor i maini, echipamente minimalizarea disconfortului precum i ntreinerea lor la locul de munc Selectarea i utilizarea Fora de munc eficient i optim a resurselor umane cost sczut al muncii Pstrarea bunurilor i evitarea pierderilor de natur accidental Potrivirea reaciilor publicului cu aciunile de management Evitarea pierderilor i opririlor din lucru Construirea unei bune imagini n mintea publicului

Dac ar fi s lu m ca exemplu un birou de secretariat, nelipsit n orice institu ie, principalele activiti i timpul alocat acestora, dup o statistic realizat ntr-o firm american, sunt prezentate n tabelul 3.
Tabel 3. Principalele activiti dintr-un birou de secretariat Activitate Procente din timpul total de lucru (%) Citire 1,7 Scriere 3,5 Editare/ Lucrul cu fiiere 37,8 Corectare 3,9 Copiere/Reproducere 6,2 Aezarea n plicuri a corespondenei 3,5 Trierea, distribuirea, ridicarea corespondenei 10,5 Discuii cu cadrele de conducere 4,3 Stenografie 5,5 Notarea n agend 2,6 Comunicare telefonic 10,5 Clasare, arhivare 7,2 Diverse 3

102

O analiz a activitilor demonstreaz importana relaiilor dintre conducere i secretariat i timpul foarte scurt acordat relaiilor cu restul personalului. De asemenea, poate fi observat procentul mare de timp n care secretara folosete calculatorul pentru introducerea datelor i prelucrarea acestora. De altfel, aceast observaie este valabil n toate birourile organizaiilor. Sistemele de organizare a birourilor se afl i ele ntr-o permanent schimbare. Subdiviziunile organizatorice sunt dezmembrate, modificate i mbinate sub alte forme. Toate acestea ar trebui s elimine sau s diminueze un fenomen care ne sufoc de muli ani i pe care se pare nici chiar cele mai noi tehnologii nu reu esc s-l stopeze: birocraia. Cu scepticism, Peter Drucker afirma: Nu avem nici cel mai mic motiv s considerm c n rile dezvoltate costurile sau legislaia muncii se vor reduce Un alt teanc de hrtii pe care va trebui s le completeze, o alt avalan de reclamaii, certuri i d ri n judecat (4).

Automatizare
Recunoaterea rolului deosebit al electronicii n viaa societii, amploarea fr precedent a mijloacelor de comunicare, evolu ia rapid i ptrunderea n toate sferele activitii social-economice a tehnicii de calcul, reprezint cteva trsturi caracteristice ale revoluiei tiinifice i tehnice contemporane. n ultimii ani, dezvoltarea pe plan mondial a electronicii i informaticii se caracterizeaz prin elemente noi, datorate n special progreselor microelectronicii, a evoluiei microprocesoarelor, a robo ilor industriali i a inteligenei artificiale, precum i modificrile n arhitectura sistemelor de calcul i n structura domeniilor de utilizare a calculatoarelor. Electronica i informatica, prin impactul lor asupra societii, se constituie n domenii care determin ntr-o anumit msur chiar viitorul acesteia. Actuala etap de dezvoltare numit societatea informaiei sau a calculatorului i Internetului are ca rezultat crearea industriei de transmitere i prelucrare la distan a informaiei. Se observ n acelai timp o schimbare a mentalitii salariailor i a peisajului tradiional din organizaiile economice, noile tehnologii bulversndu-le total. Cantitile enorme de date i informaii precum i instrumentele necesare pentru a le stoca, manipula, regsi, au fcut ca echipamentul electronic s fie indispensabil. n prezent exist un numr de tehnologii disponibile care au impact deosebit asupra activitii din ntreprinderi i birouri. Sistemele automatizate nou introduse au schimbat n mare msur structura i activitile din cadrul biroului, facilitnd pregtirea, stocarea, localizarea i comunicarea informaiilor. ntr-un birou informaiile nu sunt numai date numerice, ci i texte, 103

imagini etc. care trebuie s fie administrate i procesate pentru a face fa necesitii utilizatorilor. Sistemele de birou sunt o combinaie de tehnologii ce constituie suportul comunicrii dintre oameni, al transmiterii datelor n forme variate. Includ suporturile pentru activitile decidenilor, dar i ale celor din sistemul operaional. Funciile echipamentelor specifice sistemelor de birou sunt aceleai ca la celelalte sisteme informatice: intrare, stocare, procesarea i localizarea datelor. Exist deci posibilitatea de a utiliza echipamentul tehnic pentru manipularea i prelucrarea informaiilor i chiar luarea deciziilor. Orice organizaie economico-social poate fi considerat ca o colectivitate ierarhizat de oameni i obiective, ca un ansamblu de mijloace de producie i de informaii, o mpletire de interese individuale i generale. Aceast colectivitate funcioneaz cu ajutorul mesajelor, care au rolul de transmitere a informaiilor necesare desfurrii activitii. Fiecrei activit i umane specifice, desfurate n diverse structuri, i corespund informaii specifice. Informaia este util cuiva dac este cerut de un consumator de informaii, indiferent dac este decident sau executant. ntre surs i receptor informaia circul prin canale specifice. Este transportat pe diferite suporturi i supus unor modificri, transformri, pregtiri i prelucrri pentru a servi cel mai bine obiectivelor stabilite de consumatorul de informaii. Toate aceste activiti i mijloace se regsesc n cadrul sistemului informaional. Orice activitate specific are un sistem informaional specific, care trebuie s asigure informaii complete i n cantitate suficient, corecte i la nivelul de operativitate cerut de utilizator. Sistemul informaional poate fi considerat ca sistemul nervos al activitilor din sistemul de baz unde func ioneaz. Pentru ca efectul influenei reciproce dintre sistemul informaional i sistemul de baz s fie pozitiv trebuie s se asigure o deplin i permanent concordan ntre acestea. Activitatea informaional este important att pentru ansamblul sistemului ct i pentru elementele sale organizatorice (funcii de producie, cercetare-dezvoltare, financiar-contabil). Nu se poate concepe o perfecionare a activitii economico-sociale dintr-un organism fr a perfeciona corespunztor i sistemul informaional-decizional din cadrul acestuia, dup cum nu este de conceput o perfecionare a sistemului informaional fr o cretere a activitii din organismul respectiv. Pe lng creterea volumului de date de prelucrat i necesitatea furnizrii unor informaii de calitate decidenilor, folosirea mijloacelor tehnice de calcul este impus i de ali factori: 1) necesitatea conducerii operative; 104

2) eliminarea decalajelor dintre sectorul productiv i cel administrativ; 3) necesitatea utilizrii metodelor avansate de eviden, control i analiz; 4) eliberarea personalului de munca de rutin; 5) crearea unor sisteme integrate de prelucrare a datelor n care acestea sunt culese o singur dat; 6) reducerea personalului administrativ; 7) datele vor fi organizate n baze de date dup principiul unicitii de nregistrare. n mare parte ceea ce se ntmpl n cadrul firmei este orientat spre ridicarea nivelului de cunoatere prin transformarea datelor simple, n urma prelucrrii, n informaii i apoi n cunotine. Exist o profund contradicie ntre nevoia de informaii i controlul acestora pe de o parte, i necesitatea inovaiei pe de alt parte. Contradicie care determin de foarte multe ori adevrate rzboaie informaionale. Epoca modern este a computerelor, folosite de la editarea textelor i prognozarea vnzrilor pn la cercetri n ceea ce privete spaiul extraterestru. Avnd capacitatea de a prelucra un volum foarte mare de date i informaii, calculatoarele au nceput s fie folosite pe scar mult mai larg i n activitile de birou. Este greu s analizm avantajele pe care le aduce un computer ntr-o organiza ie, totui cele mai importante sunt: a) pregtirea unui numr foarte mare de informaii; b) disponibilitatea de a controla informaiile la vitez superioar; c) economii financiare indirecte prin diferite tipuri de aplicaii; d) reducerea monotoniei muncii funcionarilor, prelund o serie de activit i de rutin; e) mbuntirea procesului de control managerial; f) posibilitatea eliminrii totale a erorilor n prelucrarea i transmiterea datelor; g) grad de flexibilitate ridicat prin posibilitatea folosirii diferitelor programe i aplicaii. Pe lng aceste avantaje, n cazul utilizrii computerelor exist i dezavantaje: costul ridicat, progresul tehnologic ce le poate transforma n echipamente perimate, fraude prin intermediul computerelor. Computerele au capacitatea de a citi informaia introdus n memoria lor, nmagazineaz informaiile, efectueaz operaii matematice de toate tipurile, interpreteaz rezultatele i ofer informaii necesare la momentul potrivit. Computerele pot fi folosite att la nivelul superior al managementului ct i la nivelul inferior. 105

n activitatea de birou, utilizarea computerelor se concretizeaz n efectuarea unor operaiuni cum ar fi: 1) pregtirea statelor de plat; 2) evidena stocurilor prin actualizare; 3) contabilitatea vnzrilor; 4) controlul bugetului; 5) controlul produciei; 6) comunicare. Tot mai multe fenomene aprute n ultimii ani, odat cu proliferarea extraordinar a calculatoarelor personale, arat c securitatea informaiilor nu mai poate fi privit superficial. Periodic se organizeaz congrese care atenioneaz ntreprinderile ce dispun de sisteme informatice n vederea protejrii acestora. Concluziile acestor congrese arat c securitatea informailor ine n primul rnd de o stare de spirit iar ntreprinderile i conducerile lor trebuie s analizeze metodic riscurile la care se expun, mediul n care i desfoar activitatea, neexistnd un model unic de securitate informatic. Sindromul fortreei este aplicat de fiecare ntreprindere n felul su dar cu toate c 85% din cei care rspund de securitatea informaiilor au preocupri n ceea ce privete salvarea datelor, iar 75% dispun de control, se constat c n peste 25% din accidentele informatice astfel de situaii nu au fost prevzute. n conformitate cu opinia a numero i experi, importana strategic a informaticii n viaa ntreprinderii este subestimat, iar 30% din cadrele de conducere afirm c securitatea este ineficient. Fenomenul este ns mult mai complex, deoarece securitatea i evaluarea riscurilor nu reprezint numai o problem strict informatic, fiind necesar a se lua n considerare toi factorii implicai: spaiul global al ntreprinderii, nevoile tehnice, organizarea funcional, elementul uman etc. Din argumentele invocate rezult c este necesar studiul tipurilor de pierderi. Din analizele efectuate s-au conturat urmtoarele tipuri: a) pierderi datorate echipamentelor: se refer la costul reparaiilor sau al nlocuirii echipamentelor care au fost defectate. Accidentele informatice nu au numai cauze materiale. Unele dintre ele pot deveni veritabile ameninri pentru societate cum a fost cazul unei aplicaii n medicin (SUA), care a provocat cteva victime datorit lipsei verificrii tuturor ramurilor programului; b) pierderi financiare sau de clieni; c) pierderi datorate viruilor (bombe logice). n unele ntreprinderi mici aceeai persoan se ocup att cu exploatarea i administrarea sistemului informatic ct i cu securitatea acestuia. 106

Sustragerile de echipamente nu reprezint nici ele evenimente rare chiar dac sunt urmrite obiectele mai puin voluminoase i mai ieftine microcalculatoare, imprimante, modem-uri, mouse-uri etc. n acest caz se adaug i consecinele legate de ntreruperea activitii. Dac pirateria poate fi pus la adpost prin legea dreptului de autor, nu acelai lucru se poate realiza cu deturnarea informaiilor. Se practic n mod curent traficul cu suporturi magnetice, ntreprinderile de exporturi i cele cu tehnologie nalt fiind cele mai expuse. Cu ct se acumuleaz mai multe informaii, cu att crete i grija pentru protecia acestora. Chiar de la instalarea unui software se vor pune n aplicare anumite msuri de securitate: paza intrrii principale, oprirea neautorizailor, prevenirea incendiilor. n afara acestora se vor examina: protecia produselor software, protecia datelor n sistem on-line, protecia datelor n sistemele de procesare batch (procesare serial). Anumite date i programe trebuie s fie strict confideniale. Cantiti nsemnate de date on-line trebuie s fie periodic copiate pentru a nu fi afectate sau distruse. Protecia datelor poate fi privit din dou puncte de vedere: integritatea datelor i acurateea lor. Integritatea datelor implic protecia lor sau nlturarea daunelor ce pot fi provocate din cauza echipamentului sau a unor disfunc ionaliti de software. n sistemul batch procesarea este secvenial i cnd este fcut actualizarea datelor ntregul fiier este recopiat ca parte a procesului. Se presupune n general c sunt protejate dac dou generaii de fiiere actualizate sunt pstrate. Organizarea, protecia, supravegherea i redundana sunt expresii cheie care privesc o securitate fiabil. Pentru aceasta exist diferite soluii care pot fi simple sau complicate, totale sau pariale. Important este realizarea unei scheme de securitate omogen, dar i adaptat la ntreprindere.

Tendine
Tehnologiile i noile moduri de organizare existente au creat, prin extensie, o nou terminologie aplicat unei stri de fapt. La aceast or aproape oricine a auzit de automatizarea biroului i de biroul viitorului. n viitor computerele vor deveni mai ieftine i mai puternice datorit progresului tehnologic continuu. O cantitate echivalent de putere computerizat actual va costa cu 2030% mai pu in n viitor. Computerele personale se nlocuiesc cu modele noi la fiecare 2 ani i sunt indicii c acest termen se va scurta.

n procesarea serial datele sunt acumulate pe o perioad de timp i prelucrate periodic.

107

Capacitatea de stocare secundar se mbuntete, de asemenea, cu 50% pe an. Nevoia de interconectare va asigura existena capacitii de a lega utilizatorii i managerii cu datele din computere. Comunicarea datelor de toate tipurile va fi larg rspndit i tot mai multe companii vor investi n serviciile de baze de date comerciale. Va crete considerabil interesul pentru sistemele expert i inteligena artificial, care vor facilita construirea bazei de cunotine i procedurilor de interferen. Managerii sistemelor informatice vor avea o preocupare sporit n activitatea de organizare, influennd natura activitilor. n prezent, probabil cea mai prosper ramur a inteligenei artificiale este cea a sistemelor expert destinate rezolvrii de probleme n domenii de specialitate. Sistemele expert preiau cunotinele bazate pe informare direct sau pe experien, acumulate de ctre specialist, relativ la un set bine delimitat de probleme, i i asum sarcina rezolvrii acestora, urmrind minimalizarea interveniei utilizatorului n cursul rezolvrii. Extinderea rapid pe care a cunoscut-o domeniul implementrii de sisteme expert a avut ca suport permanent dezvoltarea unei categorii specializate de instrumente complexe dedicate acestui domeniu, denumite sisteme cadru sau sisteme anvelop , care permit preluarea n mod eficient a seturilor de cunotine specifice din domeniul de specialitate pentru care este realizat sistemul expert respectiv. Unul dintre obiectivele activitii de cercetare n domeniul sistemelor expert este ca utilizatorul calculatorului s devin invizibil. n afara unor cunotine standard, practic toate celelalte urmeaz s fie introduse n memoria calculatorului de ctre viitorul utilizator, n scopul soluionrii unor probleme de care creatorul sistemului nu va avea niciodat cunotin. Inteligena acestuia din urm intr doar n preul iniial de vnzare a produsului. Din acest punct de vedere, cel mai semnificativ aspect se refer la codificarea cuno tinelor. n acest mod se poate crea o baz larg i sofisticat de cunotine, existnd posibilitatea ca acestea acumulate i stocate s fie distribuite la cererea celor interesai. ntr-o vreme n care limbajul tiin ific este att de diversificat, n care minii umane i vine din ce n ce mai greu s analizeze cantiti att de mari de informaii, perspectiva unei integrri viitoare a sistemelor expert ofer o alternativ reconfortant. Prima faz de organizare uman ce i-a dovedit eficiena din antichitate pn aproape de zilele noastre a fost i este cea piramidal. Acest tip de structur, utilizat n armat pe timpul romanilor, n organizarea bisericii mai trziu, a fost preluat i n ntreprinderi precum General Motors i IBM pentru un timp, ca apoi s fie nlocuit cu forme mai flexibile care 108

asigurau o mai mare mobilitate procesului de producie i de informare (5) arta Jay R. Galbraith. Organizaiile i ntreprinderile n care domin informaia presupun o comunicare rapid , intercomunicare ntre conductori i executani, legturi directe i puternice ntre toi lucrtorii i decidenii procesului de producie. Principiul high tech high touch are n vedere o tehnologie nalt ce implic rela ii intense ntre oameni, cooperare, o mai mare interaciune interpersonal care s suplineasc golul uman creat de raportul om-main. Peter Drucker, sociolog i economist american, reia n lucrrile sale ideea piramidei ntr-o nou viziune: n instituia bazat pe informaie, tiina se va afla cu precdere la baza piramidei, unde se afl productorii direci. Azi i n viitor, organizarea va fi deci mult mai puin ierarhic. Organizarea de tip lateral va crea posibilitatea contactelor spontane transfunc ionale, ducnd la o mai bun comunicare i coordonare(6). Cadrul afacerilor se schimb n mod dramatic iar rolul personalului n organizaie apare tot mai mult sub semnul schimb rii. Legat de un proces decizional mai rapid, descentralizarea poate conduce la fragmentare, multiplicare, lips a coordonrii n organizaie. Modelul organizrii distribuite este cel n care se mut din sfera conducerii n subsidiar. Ierarhia este deci n descretere. n multe cazuri organizaiile trebuie s neleag importana p strrii unor informaii confiden iale, rezervndu-i astfel un avantaj n competiie. Urmtoarea list conine anumite atribute care descriu noul mod de organizare comparativ cu cel vechi (tabel 4).
Tabel 4. Moduri de organizare (comparaie) Nou Dinamic Abundena informaiei Global Dimensiuni reglabile Orientat spre producie, clieni Orientat spre aptitudini Spirit de echip Implicare Reea lateral (orizontal) Vechi Stabil Lipsa informaiei Local Dimensiuni mari Funcional Orientat spre activitate Spirit individualist Comand, control Ierarhic

n esen, exist o nou logic de organizare care cere ca nevoile practice s fie asociate cu toate sistemele manageriale ale unei organizaii. Noile organizaii trebuie s adopte conceptul de auto-structurare n ceea ce privete organizarea activit ii. n multe cazuri noua structur n ansamblu necesit o tehnologie avansat i ar fi total nerealist s le solicitm de la nceput perfeciune. 109

Biroul viitorului va deine o tehnologie avansat dar i utilizatori care trebuie s-i fac fa, s o exploateze i s participe la dezvoltarea ei. Conceptul include urmtoarele elemente: stocarea i localizarea rapid a datelor; mesajele transmise i primite; sistemele de suport decizional; distribuirea muncii n diferite locuri. Elementele sale funcionale de baz sunt: pregtirea i reproducerea documentelor; comunicaiile; stocarea i localizarea informaiei pe diverse medii. Sistemele birotice create n ultimul timp sunt parte integrant a sistemului informaional al unit ii, i n aceast postur, obiectivele i sarcinile sale se nscriu n cadrul obiectivelor i sarcinilor generale ale organizaiei. Computerele uureaz munca n domeniul administrativ, dar schimb i faa locului de munc. n societatea actual, n care mediul de schimb este cel informaional, se pot transmite date de mare importan ctre personalul de conducere, din diferite puncte geografice n care se afl, la un moment dat, chiar i n mijloacele de transport. Tot n acelai mod au aprut birourile mobile sau birourile de acas, din care se pot ncheia tranzacii cu parteneri situai n birourile lor din firme. Companii puternice din SUA ca General Motors, IBM au trecut la ncorporarea unor factori psihologici n bunurile fabricate, ceea ce va reprezenta marca de calitate a produciei n viitor. Birotica - disciplina care studiaz automatizarea birourilor confer no iunii de integrare organizaional puterea unui concept operaional. Ea va fi aplicat pretutindeni, deoarece noile tehnologii permit att creterea eficienei dar i reducerea efortului fizic, crearea unor condiii de munc deosebite, mbuntirea confortului, securitii i satisfaciei. Referine bibliografice
(1) DENYER, J. C. Office Management. Financial Times Prentice Hall, 1989, p. 32. (2) MILLS, G.; STANDINGFORD, O. Modern Office Management. Financial Times Prentice Hall, 1986. p. 76. (3) KOONTZ, H.; O'DONNELL, C. Essentials of management New York: McGraw-Hill, 2006, p. 156. (4) DRUCKER, P. Managementul viitorului. Bucureti: ASAB, 2004, p.121. (5) GALBRAITH, J. R. Designing the Customer-Centric Organization: A Guide to Strategy, Structure, and Process. Jossey-Bass, 2005, p. 56. (6) DRUCKER, P. Op. cit., p. 37.

110