NTRODUCERE

n actuala revoluie tehnico-tiinific informatica, telecomunicaiile, producerea i comunicarea

informaiei au devenit prioriti incontestabile dar cu largi aplicaii n viaa tiinific, economic i
social. n acest context a aprut o disciplin relativ recent: birotica termenul fiind introdus n
limbajul cotidian n jurul anului 1976. Birotica vizeaz automatizarea activitilor administrative i
de birou depind cadrul tehnic al proceselor administrative.
Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil o dat cu
rspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care au ptruns n orice birou i n orice
secretariat al unei organizaii sau instituii sporind considerabil productivitatea i calitatea muncii
administrative.
Birotica s-a nscut din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii administrative i de
birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a datelor, urmrind creterea
performanei i calitii muncii de secretariat i de birou n toate domeniile de activitate.
Pe de alt parte biroul n general, secretariatul n special a devenit unul dintre cele mai
importante locuri de munc n societatea contemporan; secretariatul a cptat funcii i roluri
multiple i complexe comparativ cu deceniile anterioare. Aceste transformri sunt valabile i n
cazul societii romneti.
Principalele funcii care revin secretariatului n prezent sunt urmtoarele: prelucrarea informaiilor,
documentarea, funcia de reprezentare, funcia de filtru i legtur pentru solicitri de contacte cu
conducerea, funcia de asistare direct a managementului.
Dup cum se poate observa n activitatea de secretariat i n aceea a secretarelor (asistent
manager) predomin procesele informaionale i decizionale, informaia oferind suportul pentru
decizia managerial, iar comunicarea de informaii i de decizii ocupnd o pondere important
ntr-o organizaie.
n literatura de specialitate, secretariatul este definit ca un nucleu cu activiti, atribuii i sarcini
individuale complexe. n zilele noastre activitatea de secretariat presupune un complex de
activiti i tehnici de lucru specifice (activiti de documentare, coresponden, protocol, arhivare
de documente .a.).
Prezentul volum, pornind de la aceste considerente, conine noiuni teoretice, dar i practice,
referitoare la activitatea de secretariat i asisten managerial.
Astfel acesta furnizeaz noiuni teoretice referitoare la: conceptul de birotic, managementul i
marketingul, ntr-o organizaie, noiuni de drept administrativ i comercial. Totodat lucrarea
cuprinde, n cea mai mare parte, noiuni practice legate de activitatea de secretariat: tehnici de
secretariat, funciile secretariatului modern, organizarea i prelucrarea arhivei contemporane,
elemente de protocol, norme romneti de drept administrativ i comercial.
Am considerat util s furnizm celor interesai att noiuni teoretice ct i practice, deoarece n
prezent nu exist n Romnia o astfel de lucrare, respectiv un Manual de secretariat i asisten
managerial adaptat la realitile romneti.
Lucrarea a avut drept obiectiv s trateze principalele activiti ale secretarelor (asistent manager)
i ale secretariatului.
Desigur, fiind la prima editare, Manualul va fi mbuntit pe msura atenionrii noastre de ctre
specialiti.
Autorii sunt, cei mai muli, cadre didactice universitare de la Colegiul Universitar de Administraie
i Secretariat din cadrul Facultii de Litere a Universitii din Bucureti.
Desigur, prezentul manual nu epuizeaz problematica propus, dar autorii ndjduiesc c
prezentul Manual de secretariat i asisten managerial va fi un preios instrument de lucru care
va contribui la mbuntirea i modernizarea activitii de birou, n special a secretariatelor i a
secretarelor (asistent manager).
1. CONCEPTUL DE BROTC
n contextul actualei revoluii tehnico-tiinifice, n care informatica i telecomunicaiile,
producerea i comunicarea informaiei sunt prioriti incontestabile, cu largi aplicaii n ntreaga
via economic, tiinific i social, definirea biroticii este o problem necesar dar dificil.
Birotica vizeaz automatizarea activitilor administrative i de birou, cu toate acestea, obiectul ei
depete cadrul tehnic al proceselor administrative. Astfel, prin asocierea cu cele mai noi servicii
de telecomunicaii, cu noile mijloace de stocare i de transmitere a informaiei audiovizuale, cu
tehnicile cele mai performante de reproducere optic i electronic i n special cu noile realizri
n materie de echipamente i de programe informatice, birotica ofer noilor tehnici de procesare a
informaiei valene profesionale i economice cu multiple efecte sociale.
Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil odat cu
rspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus i prin
accesibilitatea utilizrii lor, au ptruns n orice birou sporind considerabil productivitatea i
calitatea muncii administrative.
Birotica este un cuvnt intrat n limbajul cotidian relativ recent prin preluarea termenului francez
bureautique care, la rndul su, este echivalentul termenului englezesc office automation.
Termenul a fost introdus n limba francez de P. Berger i L. Nauges, dup Convenia nformatic
din anul 1976. Ambele termene, dar mai ales cel englezesc, sugereaz domeniul biroticii
BROUL i obiectivul fundamental al acesteia AUTOMATZAREA BROULU.
Se poate spune c termenul a nceput s circule n Frana dup 1982 cnd, ntr-o publicaie de
specialitate (Jurnal Oficial), gsim urmtoarea definiie: "Birotica: ansamblu de tehnici i de
mijloace utilizate n automatizarea activitilor de birou, n special a aspectelor legate de
comunicaie prin cuvnt, prin scris sau prin imagine.
n timp au aprut numeroase ncercri de a defini birotica.
n esen birotica studiaz ansamblul activitilor de producere, de distribuie i de exploatare a
informaiei din perspectiva muncii de birou, fr ns a se substitui disciplinelor nrudite:
informatica, telecomunicaiile, telematica.
Birotica s-a nscut, deci, din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii administrative i
de birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a datelor, urmrind creterea
performanei i calitii muncii de birou n orice domeniu de activitate.
ntr-o alt perspectiv, mai recent, adaptat la coordonatele societii informaionale spre care
ne ndreptm, birotica se contureaz ca un proces de automatizare flexibil aplicat la cel mai
important loc de munc al societii de azi, i mai ales de mine: BROUL. Sistemele birotice
faciliteaz procesarea, diseminarea i coordonarea informaiei, materia prim a oricrei activiti
de birou. Prin aceasta se ncearc nlturarea comarului birocratic.
Astzi birourile au trei roluri organizaionale importante:
1. Coordoneaz i conduc munca lucrtorilor dintr-o organizaie.
2. ntegreaz munca realizat pe toate nivelurile cu funciile din organizaiile respective.
3. Cupleaz organizaia cu mediul, integrnd informaional clienii i furnizorii.
Pentru a ndeplini aceste roluri, n general, birourile desfoar cinci mari activiti:
1. Managementul documentelor.
2. ntroducerea informaiilor n fiiere.
3. Conducerea proiectelor.
4. Coordonarea personalului.
5. Repartizarea pe sarcini a indivizilor i a grupurilor. [1]
Prima dintre acestea consum aproximativ 40% din efortul total, celelalte activiti ocup restul
de 60% n mod egal.
Pentru a defini mai exact conceptul de birotic se impune sublinierea particularitilor i
tendinelor muncii de birou, indiferent de coninutul su economic.
Astfel, o prim particularitate o constituie predominana proceselor informaionale i decizionale.
nformaia, materia prim a oricrei activiti de birou, ofer suportul deciziei manageriale n orice
sistem i organizaie economico-social.
O alt particularitate o reprezint ponderea mare pe care o ocup comunicarea de informaii i de
decizii, prin cele dou forme ale sale: oral i scris.
n Romnia, termenul de birotic a cptat o circulaie larg dup 1989. Acest fenomen poate fi
explicat prin influena combinat a urmtoarelor circumstane:
Transformarea social care a permis dezvoltarea proprietii private, fenomen ce a dus la
crearea ntreprinderilor mici i mijlocii. Acestea i-au bazat dezvoltarea pe utilizarea profesional
a calculatoarelor personale (PC).
Evoluia tehnologic mondial care a permis descentralizarea accesului la informaie prin
creterea extraordinar a numrului de calculatoare personale i a celorlalte echipamente
informatice.
Liberalizarea importurilor de materiale de birou, inclusiv tehnic de calcul, consumabile,
echipamente de birou (telefoane, faxuri, copiatoare). [2]
n prezent n dezvoltarea biroticii exist dou tendine majore:
Una de natur tehnologic ce implic o cretere a capacitii de intercomunicare (telefoane,
radio, TV).
Una de natur organizaional care se refer la tendina de a dezvolta structuri de tip reea.
n multe cazuri, n mod greit, birotica este asimilat cu munca de secretariat, locul unde se
intersecteaz cele mai importante fluxuri informaionale ale ntreprinderii, dar secretariatul
reprezint numai unul din birourile care fac obiectul de studiu al biroticii.
n viitor, birotica va urmri crearea biroului electronic, bazat pe utilizarea calculatoarelor,
echipamentelor de comunicaie i a altor dispozitive electronice, care tinde spre eliminarea
consumului uria de hrtie din biroul clasic.
Obiectivele biroticii
Obiectivul general al biroticii este creterea calitii, productivitii i flexibilitii muncii de birou
prin automatizarea activitilor. Cele mai importante activiti de birou se refer la introducerea, la
prelucrarea, la memorarea i la extragerea informaiilor. n societatea contemporan cantitatea
de informaie ce trebuie prelucrat este tot mai mare.
Productivitatea muncii n acest sector a cunoscut o cretere mult mai lent n comparaie cu
celelalte sectoare. De aceea sperana creterii productivitii muncii este legat de dezvoltarea
biroticii.
nformatizarea muncii de birou, n afar de creterea calitii i productivitii muncii
administrative, determin i alte efecte economice i sociale cum ar fi:
Eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabil a acestuia.
Eliminarea efortului fizic i intelectual solicitat de prelucrarea manual a informaiei.
Eliminarea efortului solicitat de lectura i de controlul exactitii documentelor primite sau
expediate.
Reducerea timpului de recepie, de prelucrare i de transmitere a informaiei n activitatea
administrativ.
Creterea exactitii proceselor informaionale, a capacitii de memorare i a vitezei de
regsire a informaiei.
Scderea considerabil a costului informaiei i a deciziei pe care aceasta din urm se
fundamenteaz.
Principiile biroticii [3] :
1. Principiul specificitii. Munca de tip administrativ desfurat n birou reprezint obiectul de
studiu al biroticii. Dei coninutul muncii n birou difer n funcie de nivelul ierarhic ntr-o
organizaie i de caracteristicile generale ale acesteia, exist o trstur comun: lucrul cu
documente i cu informaii.
2. Principiul frecvenei de apariie a diferitelor tipuri de activiti. Birotica se oprete numai
asupra celor mai utilizate proceduri i aciuni pentru a obine efectul maxim prin simplificare, prin
automatizare i prin integrare.
3. Principiul simplificrii. Activitile care apar frecvent sunt n prima etap analizate,
simplificate i apoi n etapa a doua automatizate i integrate.
4. Principiul automatizrii flexibile. Repetitivitatea relativ a unor activiti permite
automatizarea flexibil a unor sarcini, adic automatizarea realizat direct de ctre utilizator.
5. Principiul integrrii. Acest principiu se refer la partajarea (utilizare n comun) datelor i
informaiilor dintr-o organizaie. ntegrarea reprezint etapa final a procesului birotic optimizat n
care colaborarea dintre utilizatorul mijloacelor birotice i informaticieni este inevitabil.
2. LOCUL SSTEMULU BROTC N CADRUL FRME
2.1. Sistemul informaional
Dac sistemul decizional reprezint "sistemul nervos al unei organizaii, sistemul informaional
este "sistemul circulator. El ofer materia prim (informaia) necesar n stabilirea i ndeplinirea
obiectivelor manageriale, a sarcinilor, competenelor i responsabilitilor att manageriale, ct i
de execuie din cadrul organizaiilor socio-economice.
Sistemul informaional poate fi definit ca ansamblul datelor, informaiilor, fluxurilor i circuitelor
informaionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a informaiilor menite s contribuie la
stabilirea i la realizarea obiectivelor organizaiei[1].
n continuare vom defini fiecare component a sistemului informaional.
Datele i informaiile reprezint componentele primare ale sistemului informaional.
Definiii ale informaiei sunt multe n literatura de specialitate.
Norbert Wiener, printele ciberneticii, spunea c "informaia este informaie, nici materie, nici
energie. Pornind de la ideea c informaia este una dintre cele trei forme de manifestare a
materiei, ncercarea de o defini este un nonsens.
Din punct de vedere al teoriei comunicaiilor, informaia este un mesaj, un semnal ce reflect
starea unui sistem sau a mediului n care acesta funcioneaz i care aduce receptorului un spor
de cunoatere.
nformaia economic reprezint acele date care aduc receptorului un spor de cunoatere privind
ntreprinderea respectiv, ce i furnizeaz elemente noi, utilizabile n realizarea sarcinilor n cadrul
firmei respective.
nformaiile se obin n general din prelucrarea datelor, ele nu se confund ns cu acestea.
Data reprezint o niruire de caractere numerice sau alfa numerice, care au o anumit
semnificaie. Datele economice descriu aciuni, procese, fapte, fenomene referitoare la firm sau
la procese din afara acesteia.
n concluzie se poate spune c orice informaie este o dat dar nu orice dat este o informaie, ci
numai aceea care are pentru receptor un caracter de noutate.
n literatura de specialitate se ntlnesc diverse criterii de clasificare a informaiilor. at cteva
dintre acestea:
1. dup modul de exprimare: orale, scrise, audio-vizuale;
2. dup gradul de prelucrare: primare, intermediare, finale;
3. dup direcie: descendente, ascendente, orizontale;
4. dup provenien: exogene, endogene;
5. dup destinaie: interne, externe;
6. dup obligativitate: imperative, nonimperative
7. dup natura proceselor reflectate: cercetare-dezvoltare, comerciale, producie, financiar-
contabile, personal.
Aceast clasificare se refer la informaia economic utilizat n procesele manageriale pentru
fundamentarea deciziilor.
Alte criterii de clasificare pot fi:
1. dup form: analogic, digital;
2. dup natura sa: date, texte, imagini fixe, secvene audio, secvene video;
3. dup suport: magnetice, optice, opace, transparente.
Procese informaionale [2]
n raport cu natura lor specific, informaiile se proceseaz diferit, fapt pentru care se disting mai
multe tipuri de procese informaionale:
a) Procesarea datelor se caracterizeaz prin tratarea informaiei numerice, dup reguli
matematice i logice, i este larg rspndit n activitile care solicit un mare volum de calcule,
de situaii i de rapoarte: economie, proiectare, management, statistic etc.
Prelucrarea datelor n sisteme informatice se realizeaz n mod diferit, n funcie de modul de
organizare a acestora n colecii de date.
Datele organizate sub forma fiierelor de date se proceseaz cu ajutorul unor programe de firm,
denumite interpretoare sau compilatoare care difer n funcie de limbajul de programare pentru
care acestea sunt elaborate: BASC, FORTRAN, COBOL, PASCAL etc.
Datele organizate sub forma bazelor de date sunt exploatate cu ajutorul unor pachete de
programe denumite sisteme de gestiune a bazelor de date (SGBD), dintre care cele mai
rspndite sunt: base iv, foxpro, paradox, access, aproach etc.
Datele organizate sub forma foilor de calcul electronic se prelucreaz fie folosind pachete soft
specializate cum sunt procesoarele de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO, fie folosind
funciile de procesare a tabelelor din cadrul pachetelor de programe cu posibiliti integrate de
tratare a informaiei (texte, tabele, baze de date, grafic etc.) cum sunt sistemele integrate:
WORKS, FRAMEWORK, OPEN ACCESS etc.
Din punct de vedere birotic, prelucrarea datelor organizate sub forma foilor de calcul electronic
prezint un interes deosebit datorit uurinei cu care pot fi utilizate procesoarele de tabele i a
mbinrii procesrii datelor cu procesarea de texte n cadrul foii de calcul electronic.
b) Procesarea textelor reprezint un ansamblu de operaii specifice lucrului cu texte. Obiectul
procesrii, textul, structurat n pagini, n paragrafe, n fraze i n cuvinte, este supus unor operaii
viznd forma caracterelor i mrimea acestora, forma i mrimea paginii, modul de aezare a
textului n pagin.
Procesarea textelor presupune, de asemenea, operaii lingvistice cum sunt: desprirea automat
a cuvintelor n silabe, controlul gramatical, lexical i ortografic al textului analizat. n urma acestor
operaii rezult un document de tip text care poate fi consultat prin afiare pe ecran ori imprimat
pe hrtie sau pe microfilm n vederea arhivrii.
Procesarea textelor se realizeaz fie cu programe specializate cum sunt procesoarele de texte
wordstar, word, wordperfect, fie cu componente pentru tratare text ale unor sisteme de programe
avnd alt destinaie principal, spre exemplu editorul de texte WRTE al sistemului grafic de
operare WNDOWS, editoarele de texte ale procesoarelor de tabele (LOTUS 1-2-3) i ale
sistemelor integrate (WORKS).
c) Procesarea documentelor reprezint un mod de utilizare modern i eficient a tehnicilor
informatice i electronice n vederea receptrii, memorrii i prelucrrii grafice a imaginilor
coninute n documente.
Un document poate conine informaii provenite din surse diferite: situaii i rapoarte rezultate din
procesarea datelor, documente coninnd texte obinute n urma procesrii textelor, tabele i
reprezentri grafice realizate de un procesor de tabele, schie i desene tehnice, grafic
bidimensional sau tridimensional realizat cu ajutorul unor programe speciale de grafic,
desene alb-negru sau color, simboluri grafice la alegerea utilizatorului, imagini i fotografii
scanate (citite optic cu dispozitivul scanner) etc.
Procesarea informaiei vizuale, organizate sub forma documentelor, se realizeaz de ctre
programe specializate pentru procesarea documentelor (VENTURA, PAGE MAKER, QUARK
XPRESS, COREL DRAW) sau de ctre funcii specializate ale procesoarelor de texte sau de
tabele (WORD, WORDPERFECT, LOTUS 1-2-3, EXCEL, WORKS).
Documentele astfel procesate se memoreaz pe suporturi tehnice de date avnd o anumit
organizare pentru a putea fi apoi uor regsite, consultate la terminal, imprimate pe hrtie sau pe
microfilm, comunicate la distan sau introduse ntr-un nou proces de prelucrare grafic.
d) Procesarea sunetului mbrac forme foarte variate, de la vocea uman (mesaje, convorbiri
telefonice, ntlniri, conferine) la sunete obinute prin sintez electronic, la sunete naturale sau
la sunete muzicale. Aceste multiple izvoare de informaie sonor sau auditiv, perceput analogic
i convertit n form digital, ofer "materia prim ce urmeaz a fi procesat digital cu ajutorul
unor echipamente i programe specializate n tratarea informaiei sonore, cum este sistemul
SOUND BLASTER care poate funciona cuplat la orice calculator personal. Se realizeaz n
acest mod o interfa acustic a sistemului informatic cu sistemele audio analogice uzuale
(casetofon, magnetofon, compact-disk etc.), precum i cu dispozitivele de comunicaie acustic
de genul: telefon, interfon etc.
e) Procesarea de imagini (imagini n micare) completeaz gama de posibiliti oferite de
celelalte genuri de tratare a informaiei i constituie una din realizrile cele mai moderne ale
electronicii i informaticii.
nformaia vizual dinamic este rezultatul afirii i perceperii unui numr de imagini succesive
pe unitatea de timp (minimum 25 de imagini pe secund), genernd privitorului uman senzaia
vizual de micare. Sursele de informaie video (imagini n micare) sunt diverse: realitatea,
surprins cu tehnic de filmat (camer de luat vederi alb-negru sau color), imagini transmise
(analogic sau digital) prin sistemele de comunicaii video de natur profesional, precum i
imagini (animaie profesional, filme de specialitate) realizate pe calculator cu ajutorul unor
dispozitive fizice i logice.
n mod curent prelucrarea informaiei vizuale este nsoit i de prelucrarea informaiei sonore,
dup cum imaginea este nsoit de sunet sau de voce uman.
nsemntatea acestei clasificri, a tipologiei tratrii informaiei, rezid n aceea c ultimele patru
tipuri de procesare a informaiei sunt specifice domeniului biroticii. n cadrul acestora, dei s-a
plecat de la automatizarea i de la informatizarea prelucrrii textelor, care ocup un loc important
n activitatea de birou, se remarc o tendin de cretere a ponderii operaiilor de prelucrare video
i sunet, dar dinamica cea mai nalt o nregistreaz sistemele de comunicare i de procesare a
imaginilor fixe i mobile asistate de calculator.
Circuite i fluxuri informaionale
Toate aceste categorii de informaii circul n cadrul unitii ntre persoane i ntre compartimente,
precum i ntre uniti socio-economice, formnd circuite informaionale.
Circuitul informaional reprezint drumul pe care l parcurge informaia ntre emitor i receptor
(destinatar). O seciune prin acest circuit informaional formeaz un flux informaional.
Fluxul informaional reprezint cantitatea de informaii care circul ntre emitor i beneficiar.
Fluxul informaional este caracterizat prin: coninut, sens, frecven, lungime, vitez, fiabilitate,
cost.
Circuitele i fluxurile informaionale pot fi clasificate dup mai multe criterii:
1. dup direcie: verticale, orizontale, oblice;
2. dup frecven: periodice, ocazionale;
3. dup locul unde iau natere: interne, externe.
Proceduri informaionale
O component a sistemului informaional ce tinde s capete un rol preponderent n firmele
moderne o constituie procedurile informaionale.
Prin proceduri informaionale desemnm ansamblul elementelor prin care se stabilesc
modalitile de culegere, de nregistrare, de transmitere i de prelucrare a informaiilor cu
precizarea operaiilor de efectuat i succesiunea lor, a suporturilor, modelelor i mijloacelor de
tratare.
Caracteristicile procedurilor informaionale n prezent sunt:
- au un caracter detaliat;
- din ce n ce mai sofisticate;
- grad ridicat de formalizare (standardizare);
- caracter operaional.
Mijloace de tratare a informaiilor:
1. Manuale: maini de dactilografiat, maini de calcul manual, maini de contabilizat i de
facturat.
2. Mecanizate: echipamente mecanografice (maini cu cartele perforate).
3. Automate: calculatoare.
Funciile sistemului informaional
Sistemul informaional al structurilor comerciale ndeplinete cumulativ trei funcii:
1. Decizional. Aceast funcie exprim rolul sistemului informaional n asigurarea
elementelor necesare lurii deciziilor.
2. Operaional. Sistemul informaional are drept scop declanarea aciunilor necesare
realizrii obiectivelor societii comerciale.
3. Documentare. Sistemul informaional permite dezvoltarea i perfecionarea personalului
prin mbogirea cunotinelor.
Deficienele sistemului informaional
1. Distorsiunea const n modificarea parial, neintenionat a coninutului mesajului unei
informaii.
2. Filtrajul const n modificarea parial sau total a mesajului n mod intenionat.
3. Redundana const n culegerea, n prelucrarea i n transmiterea repetat a unor
informaii.
4. Suprancrcarea circuitelor informaionale const n depirea capacitii de transport a
circuitelor, ceea ce duce la blocarea sau la ntrzierea ajungerii mesajului la receptor.
Parametrii calitativi ai informaiei
nformaia constituie materia prim a sistemului informaional. n consecin, pentru a asigura o
percepere realist a proceselor la care se refer, informaiile trebuie s ndeplineasc o serie de
condiii: s fie reale, multilaterale, sintetice i concise, precise i sigure, s ajung la beneficiar n
timp util, s aib un caracter dinamic, orientare prospectiv i s fie adaptate nivelului de
nelegere a personalului implicat.
Principiile sistemului informaional
1. Subordonarea conceperii i funcionrii sistemului informaional cerinelor managementului
firmei.
2. Corelarea sistemului informaional cu cel decizional i organizatoric.
3. Unitatea metodologic n tratarea informaiilor.
4. Concentrarea asupra abaterilor eseniale.
5. Asigurarea unui timp corespunztor de reacie sistemului decizional.
6. Asigurarea de maximum de informaii finale din fondul de informaii primare.
7. Flexibilitatea.
8. Eficacitatea i eficiena.
Toate aceste elemente (deficiene, parametrii calitativi ai informaiei i principiile) stau la baza
procesului de proiectare, de reproiectare a sistemului informaional i indirect a sistemului birotic.
Tendine n conceperea i n funcionarea sistemelor informaionale:
1. perfecionrile tehnice i creterea numeric a mijloacelor de tratare a informaiilor;
2. modificarea raportului dintre soft i hard n privina preului n favoarea primului;
3. utilizarea calculatoarelor n reea;
4. organizarea de baze de date, n special de baze de date specializate;
5. schimbri n mentalitatea managerilor n sensul nelegerii necesitii introducerii
calculatoarelor n firmele pe care le conduc.
2.2. Sistemul informatic
Sistemul informatic reprezint partea automatizat a sistemului informaional. Raportul dintre
sistemul informaional i cel informatic este de ntreg-parte.
Sistemul informatic este acea parte a sistemului informaional n care operaiile de culegere, de
prelucrare, de stocare i de transmitere a datelor se realizeaz cu ajutorul calculatorului.
Componentele sistemului informatic sunt:
1. Componenta fizic (hard) este constituit dintr-un ansamblu de echipamente pentru
culegerea, pentru prelucrarea, pentru transmiterea i pentru stocarea datelor i informaiilor.
2. Componenta logic (soft) cuprinde sistemul de operare i programele de aplicaii.
3. Baza de date cuprinde un ansamblu de colecii de date i descrierea legturile dintre
acestea.
4. Resursele umane cuprinde personalul de specialitate (operatori, programatori, analiti,
ingineri de sistem).
5. Cadrul organizatoric cuprinde cadrul legal necesar funcionrii sistemului informatic (staii
de calcul, oficiu de calcul, centru de calcul).
Prin intermediul acestor componente sistemul informatic realizeaz procesul de prelucrare
automat a datelor cu scopul obinerii de informaii n vederea fundamentrii deciziilor sau
realizrii produciei.
2.3. Sistemul birotic
ntreaga gam de instrumente hard i soft utilizate n activitile de birou sunt integrate raional n
cadrul sistemelor informatice de birou (sisteme birotice) care dispun de un nucleu informatic, de
interfee specifice cu toate tipurile de periferice, precum i de echipamente de stocare i de
transmitere a informaiei sub diferite forme (analogic sau digital) sau genuri (date, texte,
documente, sunet i imagini).
Figura 1 sugereaz fluxurile informaionale care pun n eviden locul i rolul sistemului birotic n
cadrul unei organizaii. Din figur rezult o serie de concluzii referitoare la rolul biroticii n
activitatea unei ntreprinderi sau organizaii i raporturile acesteia cu sistemele decizionale i
operaionale, pe de o parte, i cu sistemele informatice i de comunicaii, pe de alt parte.
Sistemul birotic este parte integrant a sistemului informaional al unitii i n aceast postur
sarcinile sale se nscriu n cadrul obiectivelor i sarcinilor generale ale ntregului sistem
informaional.
Astfel, deciziile i reglementrile provenite din sfera sistemului decizional sunt preluate i
transmise prin intermediul sistemului informaional (sistemul informatic, sistemul birotic i sistemul
de comunicaii intern) tuturor compartimentelor de execuie care formeaz sistemul operaional.
n sens invers, informaiile referitoare la modul de execuie a deciziilor i la celelalte aspecte
eseniale privind situaia din sistemul operaional sunt percepute de sistemul informaional,
selectate, analizate, puse n form adecvat i transmise operativ cadrelor de conducere din
sistemul decizional.
Toate acestea reprezint fluxurile informaional-decizionale interne ale sistemului ntreprinderii.
Sistemul informaional realizeaz, ns, i funcia de relaii informaionale ale sistemului
ntreprinderii cu mediul social economic: organe financiare i bancare, alte organizaii de stat i
private, organele ierarhic superioare i cele subordonate (filiale i agenii), parteneri de afaceri,
furnizori, clieni, acionari. Aceast funcie extern, de legtur permanent cu mediul, ar fi de
neconceput, n condiiile de astzi, fr valorificarea avantajelor oferite de sistemele moderne de
comunicare a informaiei (scrise i orale, vizuale i auditive), n cadrul crora sistemele de
telecomunicaii asistate de calculator ocup un loc central.
Din observarea acestor fluxuri informaionale se poate afirma c sistemele birotice joac tot mai
mult un rol de interfa ntre:
Sistemul ntreprinderii i mediul social-economic.
Sistemul decizional i sistemul operaional.
Sistemul de comunicaii (extern) i sistemul informatic operaional al ntreprinderii. [1]
Funciile i structura sistemului birotic vor fi tratate pe larg n capitolele urmtoare.
2.4. Sistemul decizional
Din cele prezentate rezult c informaiile au un rol determinant n procesul de fundamentare a
deciziilor, n realizarea unei conduceri tiinifice a activitii dintr-o unitate economic.
Decizia poate fi definit ca o informaie de comand pentru sistemul condus.
Decizia are caracter obligatoriu pentru sistemul condus. Sistemul informaional este subordonat
procesului decizional, ca urmare, calitatea deciziilor depinde de calitatea informaiilor. De aceea
trebuie s existe o preocupare permanent din partea factorilor de conducere pentru
perfecionarea continu a sistemelor informaionale i decizionale.
Una dintre cile principale pentru realizarea acestui obiectiv o constituie utilizarea calculatoarelor
n procesul de prelucrare a datelor, deci implementarea sistemelor birotice.
Ansamblul deciziilor adoptate i aplicate, structurate corespunztor sistemului de obiective
urmrit i configuraiei ierarhiei manageriale, alctuiesc sistemul decizional [2] .
Numrul, natura i caracteristicile deciziilor ncorporate n sistem prezint o mare varietate.
Astfel, tipurile de decizii pot fi clasificate dup 6 criterii:
1. dup orizont: strategice, tactice, curente;
2. dup ealonul managerial: superior, mediu, inferior;
3. dup frecven: periodice, aleatorii, unice;
4. dup posibilitatea anticiprii: anticipate, imprevizibile;
5. dup amploarea sferei decizionale: integrale, avizate;
6. dup sfera de cuprindere: participative, individuale.
n vederea ndeplinirii n mod eficient a multiplelor funcii ce-i revin, decizia la fel ca i informaia
trebuie s ntruneasc cteva cerine cum ar fi:
- s fie fundamentat tiinific;
- s fie asumat;
- s fie integrat (armonizat n ansamblul deciziilor adoptate);
- s se ncadreze n perioada optim de elaborare i de aplicare;
- s fie formulat corespunztor.
Avnd n vedere complexitatea mediului ambiant decizional, adoptarea deciziilor a devenit tot mai
dificil. Din aceast cauz managerii apeleaz la modele, la metode i la tehnici decizionale,
multe dintre acestea avnd la baz calculatorul i programe specifice. at cteva dintre acestea:
ELECTRE, tabelul decizional, simularea decizional, arborele decizional.
3.1. Funciile generale ale sistemului birotic
Funciile sistemului birotic decurg att din obiectivele de automatizare i de informatizare a
activitii de birou, dar i din mijloacele pe care electronica, informatica i comunicaiile le ofer n
vederea realizrii acestor obiective.
Un sistem birotic ndeplinete urmtoarele funcii generale:
1. Funcia de introducere a informaiei n sistem.
2. Funcia de memorare i de regsire a informaiei.
3. Funcia de prelucrare.
4. Funcia de ieire.
5. Funcia de comand i de control.[1]
informaii
comenzi
Fig. 2. Funciile sistemului birotic
Funcia de introducere a informaiei n sistem se exercit ntr-o varietate de modaliti, cum sunt:
preluarea informaiei provenite din reelele de comunicaii naionale sau internaionale,
publice sau private;
preluarea informaiei provenite din reeaua local de date;
introducerea manual a datelor i textelor sau nregistrarea cu echipament adecvat a
convorbirilor, imaginii i sunetului.
nformaia odat introdus n sistem fie se prelucreaz imediat, n timp real, fie se memoreaz
pentru prelucrri ulterioare, nefiind exclus nici posibilitatea transferrii ei, la ieire, fr a fi
memorat sau prelucrat de ctre sistem.
Funcia de memorare i de regsire a informaiei joac un rol important n funcionarea unui
sistem birotic. Capacitatea de stocare a informaiei i viteza de acces la date constituie criterii
fundamentale de apreciere a performanelor unui sistem birotic.
nformaiile se pot pstra astfel:
n memoria intern, pentru datele n curs de prelucrare;
n memoria extern, pentru datele care se consult periodic;
arhiva electronic, pentru informaiile care se consult rar.
nformaia aflat n memoria unui sistem birotic poate fi valorificat prin consultare local ori
comunicat solicitanilor prin intermediul reelelor de comunicaii.
Funcia de prelucrare se refer la o mare varietate de operaii i de procese:
conversia informaiei din form analogic n form digital, necesar memorrii i procesrii
ei cu mijloace informatice, precum i operaia de conversie din digital n analogic;
transferul informaiei de pe un tip de suport (magnetic, optic, grafic) pe altul (conversie de
suport);
copierea informaiei pe acelai tip de suport (operaie de reproducere a informaiei);
crearea i ncrcarea bazei informaionale a sistemului birotic. Presupune un ansamblu de
proceduri prin care se genereaz structura i modul de organizare a informaiei pe suportul
tehnic, ncrcarea bazelor de date, astfel create, cu informaia provenit din memoria extern sau
intern din reelele de comunicaie ori manual, de la terminale;
actualizarea bazei informaionale. Aceast operaie presupune eliminarea i introducerea
informaiilor i modificarea informaiilor deja existente;
tratarea propriu-zis a informaiei, care const n efectuarea celor mai variate operaii care
pot privi:
- fie forma n cazul prelucrrii textelor, documentelor i imaginilor;
- fie coninutul n cazul prelucrrii datelor.
informaia prelucrat trebuie consultat n timp real. Acest lucru se realizeaz cu ajutorul
unor programe care permit cutarea, selectarea i transmiterea informaiei solicitate la un
dispozitiv periferic de ieire (monitor, imprimant etc.);
punerea n form a informaiei solicitate la ieire presupune operaii diferite n raport de
natura informaiei solicitate. n cazul prelucrrii textelor, documentelor i imaginii punerea n
form este una din operaiile principale la care acest gen de informaii sunt supuse.
Funcia de ieire a informaiei din sistem trebuie s satisfac mai multe cerine avnd n vedere
mai multe aspecte, dup cum urmeaz:
natura informaiei transferate la ieire: date, texte, documente, secvene sonore, secvene
vizuale;
coninutul efectiv al informaiilor solicitate la ieire;
natura suportului tehnic sau grafic pe care urmeaz a fi transferat informaia la ieire;
forma, digital sau analogic, a informaiei transmise;
destinatarul i mijlocul de comunicare adecvat.
Funcia de comand i de control a sistemului birotic deine toate atributele necesare pentru
dirijarea i pentru reglarea funcionrii ntregului sistem, a tuturor funciilor sale, alocarea optim a
resurselor sistemului referitoare la echipamente, la memoria intern, la baza de programe i la
baza informaional. Tot aici are loc controlul proceselor de intrare, de prelucrare i de ieire a
informaiei n funcie de natura lor, de destinaia i de modul de transmitere a rezultatelor.
1.2. Structura sistemului birotic
Sistemul birotic este un concept informatic ce cuprinde un ansamblu interconectat de
echipamente i de programe, de mijloace hard i soft, avnd ca obiectiv procesarea informaiei n
activitatea de birou i care i exercit funciile sale n interdependen att cu sistemele
informatice operaionale, ct i cu sistemele de telecomunicaii, ntre care creeaz un ansamblu
de legturi funcionale[2].
Din aceast definiie rezult cele trei componente ale sistemului: echipamentul, programele i
informaiile. Acestea au roluri diferite n economia sistemului birotic. Astfel, echipamentul (hard-ul)
constituie componenta fizic a sistemului, programele (soft-ul) reprezint componenta logic a
acestuia, n timp ce informaiile ofer obiectul supus procesrii cu ajutorul mijloacelor amintite.
Toate acestea sunt reprezentate n figura 3.

Fig. 3. Structura sistemului birotic
1. Componenta fizic a sistemului birotic reprezint ansamblul de echipamente format din
urmtoarele subdiviziuni:
a. Unitatea central a sistemului. Este reprezentat de cele mai multe ori de unitatea central a
unui calculator personal dispunnd de un microprocesor din clasa Pentium ( sau V) cu o
frecven de ordinul GHz (1-3), o memorie intern de 128 sau de 256 MB i o memorie extern
cu un disc fix (HDD) cu o capacitate de ordinul zecilor de GB (20-100) - vezi figura 4.

Fig. 4. Structura standard a unui calculator personal

b. Unitile de intrare ieire ale sistemului birotic conin att periferice comune cu celelalte
sisteme informatice, ct i periferice specifice tratrii textelor, documentelor, imaginii i sunetului.
Dintre perifericele de intrare necesare unui sistem birotic amintim:
Scanner;
Aparatul telefonic i interfa telefonic;
Aparatul telefax i interfa telefax;
nterfa de intrare telecopiator;
nterfa video;
Microfonul i interfaa pentru sunet adecvat;
Camera de luat vederi i interfaa audio-video necesar;
Lectorul optic de microfilme i interfaa specific.
Perifericele de ieire ale unui sistem informatic de birou sunt:
mprimanta;
Plotter-ul;
Aparatul telefonic i interfaa sa cu sistemul informatic;
Aparatul telefax i interfaa sa specific;
nterfaa de ieire telecopiator;
mprimanta pentru microfilm i interfaa sa;
nterfaa video;
nterfaa audio.
Perifericele de intrare-ieire ntlnite n configuraia unui sistem birotic sunt, n principal,
urmtoarele:
Terminalul informatic, compus din monitor alb-negru sau color i tastatura alfanumeric;
Unitile digitale de disc magnetic (discuri fixe i discuri flexibile);
Unitile audio-analogice de band magnetic i interfaa acestora;
Uniti video-analogice de band magnetic i interfaa lor.
c) Echipamentul pentru comunicaii include totalitatea dispozitivelor tehnice de conectare, de
codificare, decodificare, de transmitere i de recepie local sau la distan a informaiei utilizate
n activitatea de birou.
Structura i funcionalitatea acestuia depinde de mai muli factori: echipamentul informatic de
birou utilizat, natura informaiei prelucrate, tipul de comunicaii practicate (locale sau la distan),
natura reelelor de telecomunicaii utilizate.
Echipamentele folosite n telecomunicaii vor fi tratate pe larg n capitolul urmtor.
2) ndiferent de gradul de complexitate a configuraiei fizice a unui sistem birotic, acesta nu poate
funciona fr existena subsistemului de programe care constituie componenta logic (soft) a
sistemului birotic.
Soft-ul reprezint ansamblul programelor care asigur funcionarea calculatorului sau a unor
aplicaii informatice. Acesta este compus din:
A. Soft de baz (sistem de operare)
B. Soft de aplicaii
A. Sistemul de operare reprezint totalitatea programelor de control care asigur accesul optim la
resursele hard i soft ale unui calculator sau ale unui grup de calculatoare.
Sistemul de operare n raport cu numrul de utilizatori i cu numrul de programe pe care le
poate executa la un moment dat se poate mpri n mai multe categorii:
1. Monoutilizator i monotasking (DOS, MS-DOS). Permite rularea aplicaiilor una dup alta;
fiecare utilizator folosete resursele n mod serial.
2. Monoutilizator i multitasking (Windows 3x). Admite rularea aplicaiilor pentru un singur
utilizator n paralel.
3. Multiutilizator i multitasking (Windows 95, 98, Unix). Aplicaiile mai multor utilizatori
folosesc n comun sau separat resursele aflate n diferite puncte ale unei reele de calcul.
4. Sisteme de operare pentru reea (Novell/Netware). Permite accesul utilizatorilor de la mai
multe calculatoare (terminale), la fiiere comune sau individuale.
B. Softul de aplicaii este un program destinat rezolvrii unor anumite probleme. Si acesta se
mparte n mai multe categorii:
1. Soft-ul specializat este un produs "la cheie, specializat n rezolvarea anumitor sarcini
pentru clientul care l-a comandat. Este mai costisitor fiind realizat de obicei ca un unicat, dar
prezint avantajul c este protejat mpotriva pirateriei, el putndu-se folosi doar cu echipamentul
respectiv.
2. Soft semigeneralizat pachete de programe realizate de firme specializate care au o arie
de cuprindere mare din punct de vedere al utilizatorului. n Romnia exist o banc naional de
programe pe lng nstitutul de Cercetare n nformatic unde sunt stocate pachete de programe
din aceast categorie. Utilizarea acestui tip de programe este mai ieftin i reduce considerabil
durata de proiectare/implementare a noilor sisteme de birou. Ele asigur n acelai timp
compatibilitatea diferiilor utilizatori, ceea ce favorizeaz prelucrarea unor date folosite de mai
multe firme.
3. Softul generalizat programele din aceast categorie pot fi folosite de orice utilizator fr
nici o adaptare. Utilizatorul solicit programul de la firmele specializate n funcie de tipul
calculatorului, de capacitatea sa de memorie, de datele ce trebuie prelucrate. Tendina n
realizarea acestor programe este de automatizare a foarte multor funcii, n condiiile n care
utilizatorul nu este un specialist n informatic.
Soft-ul generalizat pentru birotic este format din urmtoarele grupe mari de programe:
Procesoare de text i de imagine fix, tip document: WORD, WORDSTAR,
WORDPERFECT, VENTURA PUBLSHER, PAGEMAKER, EXPRESS PUBLSHER.
Procesoare pentru desen i pentru reprezentri grafice: CORELDRAW, HARVARD
GRAPHCS.
Procesoare de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO.
Programe de gestiune a bazelor de date: ACCESS, APPROACH
Procesoare integrate: WORKS, FRAMEWORK, OPEN ACCESS, SYMPHONY.
Procesoare pentru comunicaii i pentru reele de date.
Unul dintre cele mai utilizare pachete de programe n activitatea de birou este Microsoft Office.
Pachetul cuprinde o suit de programe de aplicaii produse de compania Microsoft, n care sunt
incluse programele: Word, Excel, PowerPoint, Access.
Word este un procesor de texte care permite crearea i gestionarea fiierelor de tip text precum
i schimbul de date cu alte programe.
Funciile realizate de acesta sunt:
- crearea de fiiere;
- deschiderea unor fiiere existente;
- selectarea textului;
- editarea textului (mutri, copieri, tergeri);
- formatarea documentului (formatarea caracterelor i a paragrafelor);
- crearea de tabele;
- inserarea de imagini i de grafice;
- corectarea automat lexical i gramatical;
- tiprirea la imprimant a documentelor.
Excel este un program de calcul tabelar. Funciile realizate sunt:
- crearea fiierelor tip foaie de calcul tabelar;
- formatarea foii de calcul;
- copierea, mutare, tergerea datelor;
- crearea de serii numerice i calendaristice;
- calcule pe baza unor funcii;
- inserarea graficelor pe baza datelor din tabele;
- crearea unor baze de date simple;
- tiprirea la imprimant a foilor de calcul.
Access este un program de gestiune a bazelor de date care permite:
- crearea fiierelor tip baz de date (definirea cmpurilor, introducerea datelor);
- modificarea informaiilor din baza de date;
- adugarea sau tergerea unor cmpuri;
- sortarea bazei de date dup diverse criterii;
- interogarea bazei de date;
- crearea de formulare;
- crearea de rapoarte, de macrouri i de module;
- tiprirea rapoartelor.
PowerPoint este un program de grafic, de prezentare atractiv i convingtoare a unor date i
informaii.
3) Sistemul de informaii al sistemului birotic ofer obiectul supus prelucrrii (elemente de intrare)
n activitatea de birou asistat de calculator i n acelai timp conine multitudinea de rezultate
intermediare precum i rezultatele finale ale activitii de birou (elemente de ieire).
nformaiile de intrare pot proveni din mai multe surse: direct din realitate, introduse prin tastare
(date, texte), scanare (documente, faxuri), nregistrare audio (microfon) sau video (camera de
luat vederi):
Preluate din reelele de date i de comunicaii, locale sau la distan (date, texte,
documente, sunet i imagine).
Rezultate intermediare ale unor prelucrri anterioare sau n curs de desfurare.
Memoria extern i arhiva electronic sau pe microfilm a sistemului birotic.
nformaiile de ieire ale sistemului birotic au mai multe destinaii:
Consultare on-line, prin afiare imediat la terminal (date, grafice, texte, documente),
desenare la plotter (desene, schie, planuri), redare audio (speaker), redare video (monitor,
ecran).
Transmitere, local sau la distan, prin sistemele de comunicaii locale i prin
telecomunicaii de date, de texte, de sunet i de imagine.
Pstrare temporar n memoria intern sau extern n vederea unor prelucrri imediate.
Pstrare pe termen mediu n memoria extern (disc magnetic) pentru consultri ulterioare.
Pstrare pe termen ndelungat, prin arhivare pe suport magnetic (disc flexibil) sau grafic
(microfilm).
Din cele de mai sus se poate concluziona c funcionarea unui sistem informatic de birou este
posibil numai prin funcionarea sincron i intercorelat a celor trei subsisteme ale acestuia:
echipamentele, programele i informaiile.
4.1. Comunicaiile
1.1.1. Definirea comunicaiei
Comunicarea dintre manager i subordonai reprezint elementul dinamizator al proceselor
manageriale i n acelai timp condiie a unui climat organizaional i motivaional adecvat
realizrii obiectivelor organizaiei.
Comunicarea este un proces de transmitere a informaiilor, sub forma mesajelor simbolice, ntre
dou sau mai multe persoane, unele cu statut de emitor, altele cu statut de receptor, prin
intermediul unor canale specifice[1].
Rolul deosebit al comunicrii n asigurarea funcionalitii i eficacitii activitilor este generat, n
special, de activitatea managerial. Este unanim aprecierea potrivit creia un manager
afecteaz aproximativ 80% din timpul su pentru a comunica.
Rolurile managerului n cadrul firmei sunt:
1. un rol interpersonal (simbol, lider, agent de legtur);
2. un rol informaional (observator activ, difuzor, purttor de cuvnt);
3. un rol decizional (ntreprinztor, regulator, repartitor de resurse, negociator).
1.1.2. Principalele reprezentri ale procesului comunicrii
1.1.3. Componentele procesului de comunicare
Emitorul persoana care iniiaz comunicaia (manager sau executant).
Mesajul forma fizic a informaiei transmis de emitor spre receptor.
Canalul calea de transmitere a informaiei, strns legat de mesaj.
Receptorul persoana sau grupul de persoane beneficiare a mesajului informaional (executant
sau manager).
1.1.4. Tipologia comunicaiilor[2]
Varietatea comunicaiilor ntlnite n cadrul firmei este justificat de existena mai multor criterii de
clasificare:
a) canalul de comunicare
comunicaii formale
comunicaii informale
b) direcie (sens)
comunicaii verticale descendente
comunicaii verticale ascendente
comunicaii orizontale
comunicaii oblice
c) coninut
comunicaii operatorii
comunicaii opionale
comunicaii generale
comunicaii motivaionale
d) mod de transmitere
comunicaii verbale
comunicaii non-verbale
Tipuri de reele de comunicaii:
a) reele descentralizate (n "cerc sau n "lan);
b) reele centralizate (n "Y sau n "stea).
1.1.5. Deficiene majore n procesul de comunicare
Cele mai semnificative bariere comunicaionale se refer la:
a) bariera de limbaj, de exprimare
folosirea necorespunztoare a unor elemente ale procesului de comunicare (tonul folosit,
gesturi, expresia feei, poziia corpului etc.);
incapacitatea emitorului de a-i stpni emoiile n transmiterea mesajului informaional;
aceleai cuvinte au sensuri diferite pentru anumite persoane.
b) bariere de recepie
tendina de a auzi numai ceea ce ne-am obinuit s auzim;
ignorarea informaiilor care sunt n dezacord cu ceea ce cunoatem;
evaluarea subiectiv de ctre receptor a sursei obiective (emitorul) de transmitere a
mesajului;
recepionarea, n moduri diferite, de ctre diferite persoane din cadrul firmei, a aceluiai
mesaj.
c) bariere contextuale
perceperea diferit a mesajelor funcie de presiunile exercitate de mediu asupra
receptorului (zgomot, climatul organizaional etc.).
d) bariere mixte
discernerea insuficient a mesajelor relevante transmise sau primite de cele cu
semnificaie redus sau nul.
Aceste bariere declaneaz o serie de deficiene n sistemul de comunicaii:
filtrajul
distorsiunea
suprancrcarea canalelor de comunicare cu informaii inutile
1.1.6. Modaliti de amplificare a eficacitii comunicaiilor
a) motivarea adecvat a comunicrii prin:
determinarea cu exactitate a scopului fiecrei comunicaii;
clasificarea ideilor nainte de debutul procesului de comunicare;
stabilirea oportunitii comunicaiilor, a celui mai prielnic moment pentru efectuarea
acestora.
b) asigurarea unei comunicri clare, concise n sensul:
cunoaterii detaliate a simbolurilor utilizate n codificarea mesajelor informaionale;
utilizrii unui limbaj simplu i direct, fr prea multe detalii care pot diminua curiozitatea i
interesul receptorului;
folosirii, cu prioritate, a comunicaiilor directe, reducndu-se la minimum distorsiunea;
asigurrii unui nivel corespunztor de redundan n ceea ce privete transmiterea
mesajelor complexe, complicate i de mare importan, n sensul repetrii acestor mesaje n
moduri diferite i folosirea unor canale diferite.
c) perfecionarea managerilor, ndeosebi n ceea ce privete comunicaiile i mecanismele de
transmitere i de receptare a acestora n interiorul firmei, cadrul i climatul organizaional .a.
d) perfecionarea capacitii de exprimare i de ascultare, ndeosebi la manageri, corelarea
organizrii formale cu organizarea informal.
e) promovarea cu predilecie a unor stiluri participative de management ce reclam folosirea
pe scar larg a edinei i delegrii, concomitent cu o puternic descentralizare a procesului
decizional.
f) perfecionarea structurii organizatorice, att n ceea ce privete flexibilizarea, ct i n ceea
ce privete aplatizarea sa.
4.2 Telecomuncaiile

Telecomunicaiile reprezint partea procesului de comunicare n care mesajul este transmis la
distan ("tele n limba greac nseamn departe) prin intermediul unor mijloace specifice.
Posibilitatea de comunicare la distan a devenit o necesitate din cele mai vechi timpuri*.
Pn la sfritul secolului al XX-lea numrul telefoanelor era de aproximativ 1.000.000 (n
prezent sunt peste 700.000.000). ntre anii 1830-1850 munca administrativ i cea n birouri
cunoate o cretere rapid. Probabil aceast cretere a fost influenat i de utilizarea mainilor
de scris i a telefoanelor.
Cert este c n prezent telefonul a devenit un instrument indispensabil care a impus crearea unei
ntregi reele de comunicaii. Aceast reea este folosit astzi pentru transmisiile prin telex, prin
fax sau mai recent prin intermediul calculatorului.
Totui acest echipament clasic nu este lipsit de probleme. Locuitorii britanici se plng c este
necesar o sptmn pentru instalarea unui nou post telefonic. n Romnia o astfel de cerere
este posibil s atepte 4-5 ani. n ndia exist peste 500000 de cereri nesatisfcute. n ran este
necesar formarea de 3-4 ori a unui numr de telefon pentru a se stabili o legtur. n privina
numrului posturilor telefonice exist mari diferene ntre rile lumii. Astfel New York-ul are mai
multe posturi telefonice dect ntreaga Afric. La fiecare 1000 de locuitori Suedia are 900 de
posturi telefonice, n timp ce Portugalia are 200, iar ndia doar 5.
1.2.1. Echipamente folosite n telecomunicaii
TELEFONUL este cel mai important mod de comunicaie n afaceri. Este direct, personal i rapid.
Faciliti ale telefoniei moderne:
memorarea numerelor pentru cele mai utilizate numere;
reformarea ultimului numr se memoreaz ultimul numr format i se formeaz la cerere;
butonul secret se ntrerupe sonorul n timpul convorbirii cu cineva din camer;
afiarea numrului format se indic actualul numr format;
memorarea i nregistrarea mai multor numere de telefon;
posibilitatea formrii numrului fr a ridica receptorul; acesta se ridic numai cnd
rspunde interlocutorul solicitat;
difuzor telefonul conine un difuzor care ofer posibilitatea efecturii unei convorbiri chiar
dac minile sunt ocupate.
Servicii oferite de telefonia modern:
1. Servicii de urgen: Salvarea, Pompierii, Poliia, Salvamontul etc.;
2. Servicii alarm;
3. Servicii de informaii despre: starea vremii, ora exact, spectacole, evenimente sportive
etc.;
4. Serviciul telefonic cu tax invers;
5. Serviciul telefonic de conferine i de videoconferine;
6. Serviciul de securitate. Pune la dispoziia abonailor senzori de securitate care detecteaz
eventualii intrui, incendii, tierea liniilor telefonice i alte disfuncionaliti.
Un alt dispozitiv utilizat destul de frecvent este robotul telefonic. Roboii sunt dispozitive
electronice ce primesc telefoanele, transmit un mesaj interlocutorului motivnd imposibilitatea
abonatului de a rspunde la telefon i l invit s lase un mesaj nregistrat dup semnal.
Telefonia digital (ntegrated System Digital Network) se refer la procesul de transformare a
reelelor analogice n digitale, adic informaia circul prin cabluri, sub forma trenurilor de bii.
Ca aplicaii caracteristice ale SDN putem aminti: videoconferina, videotex-ul i clasicul teletex.
Videoconferina este o teleconferin n care interlocutorii folosesc videofoanele.
Avantaje oferite de SDN:
economie de cabluri, de spaiu;
costuri reduse de instalare i de exploatare, de ntreinere;
existena unor sisteme de autotestare;
folosirea telefonului prin intermediul calculatorului;
posibilitatea introducerii unui sistem modern de taxare.
Dispozitivul portabil de avertizare (Radio Pager) are forma unui mic portmoneu, care se poate
purta de ctre abonat. Atunci cnd acesta este cutat, este avertizat printr-un semnal. Pe ecranul
dispozitivului apare mesajul. O dat cu apariia telefoniei mobile interesul pentru pagere a sczut.
TELEX-ul
Este una dintre mainile folosite pentru transmiterea textelor. Folosete pentru nregistrarea
informaiilor o band perforat. Fiecare liter sau cifr corespunde unei perforaii anume, astfel
nct banda citit (n cazul n care se cunoate limbajul) poate fi recunoscut i fr
decodificatoare (citirea se face de ctre un operator telex).
n prezent este un echipament de transmisie rudimentar, singurul lui avantaj fiind c se poate
comunica simultan indiferent de condiiile atmosferice.
FAX-ul (facsimil, telefax, telegrafie facsimil)
Este un dispozitiv folosit pentru transmisia textelor i a imaginilor.
Opereaz prin scanarea limii unei foi de hrtie, detectnd unde hrtia este alb i unde este
marcat, mutnd hrtia mai jos i rescannd. Rezultatele acestei scanri sunt transmise apoi prin
liniile telefonice. La destinaie informaia este tiprit pe o coal de hrtie, dnd natere unei copii
a coninutului originalului. Astfel, orice persoan poate obine o copie a semnelor de pe original,
indiferent de tipul acestora: litere, numere, desene, orice.
Evoluia tehnic a acestor aparate este extrem de rapid. Primele dou tipuri (G1 i G2), create
n urm cu doar civa ani, sunt desuete. Locul lor a fost luat de aparate mai sofisticate din grupa
G3.
Mainile din fiecare generaie pot comunica ntre ele. Viteza mainilor crete odat cu grupele.
Astfel, fax-urile din prima grup au nevoie de 6 minute pentru a transmite o pagin de tip A4. A
doua grup are nevoie de 3 minute. Fax-urile din a treia grup transmit numai semnale analogice,
de aceea au nevoie de aproximativ 5 secunde. Fax-urile din grupa G4 sunt n ntregime digitale,
transmind documente prin reelele telefonice digitale. Unele din ele dispun de faciliti de
transmitere a informaiei, de videotext, de videofon, de telefotografie, de teletratarea textelor i
graficii.
Majoritatea fax-urilor aflate n funciune sunt din grupa G3. Gama modelelor este foarte larg. Pot
transmite o copie la fiecare 9 sau 15 secunde. Rezoluia pe orizontal este de 8 puncte/mm, iar
cea vertical de minimum 4 linii/mm, caz n care fotografiile pot fi transmise cu o calitate
deosebit: pn la 16 nuane de gri i adesea 32 pe cele mai mari fax-uri.
Memoria permite stocarea nregistrrii unui document, transmisia fcndu-se mai trziu (noaptea
tarifele sunt mai reduse).
Anumite aparate sunt dotate cu sistem de multidifuzare, acelai document fiind transmis ctre
mai muli destinatari programai la ore diferite.
COPATORUL
Alturi de telefon i de fax, copiatorul este unul dintre cele mai utilizate echipamente n munca de
birou. Dei nu este un echipament specific de telecomunicaii, copiatorul particip indirect la
procesul de comunicare, prin multiplicarea documentelor care au ca suport hrtia sau foile
transparente.
Acest echipament are la baz principiul laserului (Light Amplification by Stimulated Emission of
Radiation Amplificarea Luminii prin Emisie Stimulat a Radiaiei).
maginea documentului original este parcurs linie cu linie de o raz laser. Lumina reflectat de la
imagine cade pe un tambur senzitiv care se rotete cu o vitez corespunztoare n jurul axului
su. Tamburul, acoperit cu un material fotosensibil (seleniu), se electrizeaz static i atrage
particule fine de dispersie sau de suspensie ale tonerului (tonerul exist att sub form de
pulbere ct i lichid). Tonerul astfel atras este depus pe hrtie.
Copiatoarele actuale exist n numeroase configuraii, putnd fi grupate n patru categorii:
1. Modele mici, care pot produce sub 1000 de copii/lun;
2. Copiatoare de volum mediu (1000-3000 de copii/lun);
3. Copiatoare de volum nalt (de la 30000-100000 de copii/lun);
4. Copiatoare gigant (peste 100000 de copii/lun).
Factori ce trebuie avui n vedere la cumprarea unui copiator
Numr de copii pe lun;
Preul pe copie. Se obine adunnd costul tuturor consumabilelor (toner, developer, hrtie,
cilindru, rata de amortizare a copiatorului etc.) i mprind la numrul de copii efectuate cu
acestea. Cu ct copiatorul este mai performant, cu att costul pe copie este mai mic.
Numrul de copii/minut;
Mrimea maxim de hrtie admis (A3, A4);
Sistemul de alimentare cu hrtie (automat sau nu);
Faciliti de micorare/mrire;
Calitatea copiilor din punct de vedere al contrastului, cureniei hrtiei i formei
caracterelor. deal este ca documentul s fie imposibil de deosebit de copie;
Copierea automat pe ambele fee ale hrtiei;
Posibilitatea de a copia n dou sau n mai multe culori;
Alimentarea automat cu documente, caz n care copiatorul va selecta i poziiona
documentul pe ecran, l va scoate afar i va lua urmtorul document automat;
Selectarea automat a dimensiunii hrtiei, care va face copiatorul s alimenteze hrtie din
tava care se potrivete dimensiunii documentului;
Posibilitatea de a relua copierea de la numrul de copii la care hrtia s-a blocat n copiator.
1.2.2. Servicii moderne de telecomunicaii
VDEOTEX
Videotex-ul reprezint un grup de servicii care pune la dispoziia utilizatorilor informaii pe
calculator. Aceste informaii sunt prezentate pe monitoare sau pe ecrane TV la domiciliu. Dou
exemple cunoscute de videotex sunt: teletext-ul i viewdata.
TELECONFERN|E
Reprezint un grup de servicii care permit inerea reuniunilor fr a mai fi necesar deplasarea
participanilor, ci doar prezena lor n faa unui telefon sau ntr-un studio.
Tipuri de teleconferine:
a) audioconferina permite comunicarea ntr-o edin prin intermediul sistemului telefonic;
b) videoconferina
Fiecare dintre calculatoarele participanilor preia imaginea i sunetul prin intermediul unei camere
de luat vederi i a unui microfon. Odat prelucrate, aceste semnale sunt compactate pe baza
unor algoritmi compleci i apoi trimise pe liniile telefonice ctre ceilali participani la
videoconferin, unde are loc procesul de decodificare i de afiare pe ecran.
Punctul slab al unui astfel de sistem este suportul utilizat pentru transferul datelor ntre
calculatoare, i anume linia telefonic. De viteza acesteia depinde calitatea pe care o vor avea
imaginile i sunetul.
n cele din urm s-a apelat la serviciile liniilor telefonice digitale (ntegrated Services Digital
Network SDN), ntruct permit viteze de transmisie de patru ori mai mari dect liniile obinuite
i elimin paraziii i sunetul de fond.
c) teleconferina pe computer. Permite comunicarea prin intermediul potei electronice,
chiar dac nu toi participanii utilizeaz calculatoarele n acelai timp. Participanii pot trimite
mesaje altor participani n orice moment i pot recepiona orice parte din dezbaterile edinei.
4.3. Reele de calculatoare
O reea de calculatoare reprezint un grup de calculatoare (omogene sau eterogene) care
comunic ntre ele prin intermediul unor faciliti hard i soft.
O definiie mai riguroas ar putea fi: un grup de calculatoare (de orice tip) i de periferice care
partajeaz (folosesc n comun) resursele.
Tendina actual n utilizarea calculatoarelor este cuplarea acestora n reea. Acest lucru ofer
multiple avantaje:
programele pot fi pstrate ntr-o singur copie (pe server) i pot fi folosite de oricare dintre
utilizatorii reelei;
bazele de date pot fi exploatate de mai muli utilizatori simultan;
resursele hard (n special imprimantele) pot fi utilizate simultan de mai muli utilizatori;
posibiliti de comunicare i de schimb de informaii ntre utilizatori.
Principalele componente ale unei reele sunt: server-ul (un calculator mai puternic care
gestioneaz activitatea ntregului sistem) i staiile de lucru (work-station).
Alte echipamente specifice reelelor sunt:
- bridge (punte) face legtura ntre dou sau mai multe reele
- gateway (poart) leag calculatoare de tipuri diferite
- modem permite conectarea calculatorului prin intermediul reelelor telefonice; transform
semnalul digital n analog prin modulare i demodulare
- transceiver conecteaz dou reele prin radio
4.3.1. Tipuri de reele
A. Dup aria geografic
1) LAN (Local Area Network) arie geografic restrns
Servicii - partajarea resurselor serverului
- partajarea perifericelor din sistem
- comunicare i interaciune ntre utilizatori
- posibilitatea de conectare cu alte reele
2) WAN (Wide Area Network) larg rspndire geografic
permit transmiterea datelor la distan prin intermediul liniilor telefonice
sunt folosite pentru servicii de comunicare
conectarea unor sisteme de diferite tipuri (mainframe, minicalculatoare).
3) PDN (Public Data Network) rspndite la nivel mondial
folosite pentru consultarea marilor baze de date ale lumii
Cele mai rspndite reele de acest tip sunt: TELNET, MNTEL.
B. Dup topologie (pentru reelele de tip LAN)
1. RNG (inel) presupune conectarea calculatoarelor pe un canal circular. Controlul reelei este
deinut pe rnd de fiecare dintre noduri ntr-un interval de timp bine determinat.
Avantaje:
toate nodurile sunt egale
intervalul de timp n care va fi transmis un mesaj poate fi estimat
necesarul de cablu e acceptabil
Dezavantaje:
viteza de comunicare mai redus
defectarea unui nod duce la blocarea ntregii reele
2) BUS (magistral) presupune un cablu liniar la care sunt conectate toate nodurile reelei.
Avantaje:
necesar de cablu redus
vitez de lucru mai mare
interconectare simpl
defectarea unui nod nu afecteaz reeaua
Dezavantaje:
timpul de transmitere a unui mesaj dintr-un nod n altul nu poate fi determinat
3. STAR (stea) presupune un nod privilegiat n reea (cu rol de server) la care sunt conectate
toate celelalte.
Avantaje:
viteza de transmitere ridicat
posibilitate de rulare a aplicaiilor n timp real (timpul poate fi estimat)
costul cablului de conectare este sczut
Dezavantaje:
defectarea serverului face imposibil utilizarea reelei
cantitate de cablu necesar mai mare dect la celelalte tipuri
interconectarea este mai complicat
Pot exista i combinaii: STAR-BUS
STAR-RNG
4.3.2. NTERNET-UL
nternet-ul nu este o reea de calculatoare cum de multe ori se spune greit, ci este o reea de
reele. Este o colecie mondial de tot felul de calculatoare i de reele de calculatoare legate
ntre ele.
n anii 60, nternet-ul a fost iniial un experiment al Departamentului Aprrii al Statelor Unite,
care urmrea s-i ajute pe oamenii de tiin i pe cercettorii rspndii pe suprafee mari s
lucreze mpreun, folosindu-se cu toii de puinele i de costisitoarele calculatoare i de fiierele
acestora. Acest obiectiv a necesitat crearea unui grup de reele interconectate care s
funcioneze ca o unitate coordonat.
Rzboiul rece a strnit interesul pentru o reea care s reziste unui atac aerian. Dac o parte a
reelei ar fi fost distrus, datele i informaiile ar fi continuat s circule spre destinaie cu ajutorul
prilor componente care au supravieuit. Astfel, n nternet responsabilitatea dirijrii mesajelor a
fost distribuit n toat reeaua, nefiind centralizat ntr-un singur loc.
mpactul nternet-ului asupra vieii noastre este mai mare dect influena pe care a avut-o
Revoluia industrial n schimbarea societii secolului XV. Aceasta este concluzia la care a
ajuns un studiu efectuat de prestigiosul Centru de Cercetri Henley din Marea Britanie, studiu
finanat de corporaia american CSCO SYSTEM, liderul mondial n construcia reelelor pentru
nternet. Raportul mpactul nternet-ului n Europa relev schimbrile radicale produse n modul
nostru de a tri, de a munci, de a nva i de a ne petrece timpul liber*.
Principalele servicii i resurse pe care le ofer nternet-ul sunt:
Pota electronic
O resurs obinuit oferit de nternet este un sistem internaional prin care se poate trimite i
primi pota electronic, cunoscut sub numele de e-mail. De fapt, pota electronic reprezint o
mare parte a traficului de pe nternet i pentru muli este singura resurs pe care o utilizeaz.
Grupurile de discuii
Un alt serviciu bine cunoscut poart numele de Use Net. Acesta ofer accesul la newsgroup
pentru discuii n grup axate pe un anumit subiect.
O variant a acestui serviciu este sistemul de avizier electronic (BBS). Sistemele BBS sunt
asemntoare Use Net-ului, cu excepia faptului c toate fiierele sunt localizate pe un singur
calculator care de obicei este ntreinut de o persoan sau de un grup.
Partajarea fiierelor (transferul de fiiere)
Acest serviciu permite transferul fiierelor de date de la un calculator la altul. n felul acesta se pot
prelua de pe diferite calculatoare programe i orice tip de document electronic.
Pentru a utiliza acest serviciu este necesar un program FTP (File Transfer Protocol) cu ajutorul
cruia utilizatorul se poate conecta la un server FTP aflat la distan. Serverul este identificat
printr-o adres nternet. Accesul la un astfel de server este permis, de regul, utilizatorilor
nregistrai care au drept de acces.
World Wide Web (www)
Aceast component a nternet-ului numit mai simplu Web permite utilizatorilor s foloseasc o
idee demodat cea a notelor de subsol ntr-un mod cu totul nou. Cnd un autor al unui articol
de revist sau al unei cri introduce o not de subsol, cititorul examineaz subsolul paginii i
probabil este ndrumat spre o alt pagin sau spre alt carte. Web-ul poate face n esen acelai
lucru, folosind o tehnic ce va sublinia sau evidenia un cuvnt, o expresie sau o imagine din
document. Cuvntul sau expresia evideniat arat utilizatorului c exist un alt document asociat
primului. Acest document poate fi accesat i afiat imediat pe ecran. Documentul de acest tip
poart numele de hypertext.
De asemenea Web-ul face posibil i stocarea i regsirea sau redarea fotografiilor, a imaginilor
fixe i a celor animate i a secvenelor video i audio. Utiliznd un astfel de instrument clienii pot
s vad rapid i uor informaiile i imaginile grafice stocate, probabil, pe calculatoare aflate la mii
de km distan. Utilizarea unui browser Web seamn foarte mult cu o cltorie adevrat, numai
c aceasta se face mult mai uor. Acest tip de cltorie poart numele de "navigare pe nternet.
Societile comerciale i alte organizaii au nceput s foloseasc Web-ul ca mijloc de publicitate
pentru produsele sau pentru serviciile lor. Ei creeaz o pagin Web, un fel de vitrin electronic.
Odat ce adresa paginii Web este cunoscut, posibilii clieni pot afla informaii despre firma
respectiv.
Chat-ul (discuii prin nternet)
Acest serviciu permite unui grup de persoane s-i transmit mesaje ntr-un timp foarte scurt.
Dei este utilizat de diferite categorii de vrst, el este foarte popular n rndul tinerilor. Odat
conectat, utilizatorul este pus n legtur cu o mulime de ali utilizatori din toat lumea.
Aa-numitele spaii de discuii permit gruparea acestora pe anumite teme cum ar fi science-
fiction, film sau sport. Toate mesajele tastate ntr-un astfel de spaiu apar aproape simultan pe
ecranele calculatoarelor tuturor participanilor la discuii. Aceste spaii sunt active n general 24 de
ore pe zi.
De la inventarea sa n 1980, numrul reelelor a crescut (dup unele estimri n prezent sunt
peste 30000), numrul utilizatorilor a crescut spectaculos an de an, astfel c la sfritul anului
1999 acesta va ajunge la 400 de milioane. Este dificil de fcut o prognoz, dar se pare c, n 10
ani, numrul utilizatorilor se va dubla. Cert este un singur lucru: firmele de echipamente pentru
nternet vnd astzi mai multe consumabile dect cele de echipament pentru T (tehnologia
informaiei). Mai mult dect att, raportul Centrului de Cercetri Henley a analizat i implicaiile
sociale. Concluzia: cei care au acces la nternet la locul de munc sunt mult mai bine informai,
mai productivi, ns din cauza abundenei de date de procesat, numrul orelor de lucru este n
cretere, proporional cu acumularea oboselii i stresului.
Ce fel de informaii putem localiza pe nternet? El ofer o colecie de date care se mbogete
ntr-un ritm rapid, colecie ce cuprinde subiecte de la medicin la tiin i la tehnologie. El
prezint un material complet din domeniul artelor, precum i materiale de cercetare pentru
studeni i materiale referitoare la recreere, la divertisment, la sport i chiar posibiliti de gsire a
unui loc de munc. Prin nternet putem avea acces la almanahuri, la dicionare, la enciclopedii i
la hri.
5.1. Necesitatea organizrii ergonomice a muncii n birou
Dezvoltarea economiei de pia i extinderea proprietii private au fcut ca munca de birou s
cunoasc o amploare deosebit. n aceste condiii apar cerine noi fa de componentele
procesului de munc, fa de om, fa de mijloacele de munc i fa de ntregul sistem "om-
main-mediu. Aceste aspecte ale organizrii tiinifice a muncii i gsesc rezolvare prin
aplicarea n serviciile i birourile firmelor a cercetrilor de ergonomie care s asigure adaptarea
muncii la om, creterea productivitii i scderea solicitrilor de efort n munc.
ntroducerea cercetrilor de ergonomie n birouri poate fi susinut prin prisma unor caracteristici
proprii muncii din aceste structuri, cum ar fi:
caracterul muncii, gradul sczut de dotare tehnic i existena unor multiple solicitri de
efort fizic i psihic n munc;
amplificarea factorilor de stres i de oboseal;
varietatea i complexitatea operaiilor (n special de ordin intelectual) pe care trebuie s le
execute lucrtorii, relaiile cu clienii, rspunderea material i moral;
folosirea, uneori neraional, a potenialului uman, calitatea i structura acestuia.
Munca n birou se prezint n general ca o munc psihic ce solicit din partea personalului un
efort intelectual deosebit, ns exist numeroase activiti care necesit un efort fizic intens.
Din punct de vedere fizic se poate considera c activiti precum cele de procesare a
corespondenei, introducere a datelor, cutarea i regsirea informaiilor sunt grele, solicitnd
ntr-un grad ridicat posibilitile fiziologice ale personalului, n special cele ale secretarelor.
Pentru personalul secretariatelor apar alte cauze care pot determina creterea efortului fizic i
anume: fluxul clienilor, gradul de aglomeraie, cantitatea i varietatea informaiilor solicitate.
Avnd n vedere toate aceste solicitri, necesitatea studiilor ergonomice este evident, deoarece
numai prin intermediul acestora se poate realiza adaptarea muncii la posibilitile umane fireti,
fr ameninarea sntii lucrtorilor. Printr-o organizare corespunztoare a muncii pe baza
principiilor ergonomice, prin mecanizarea i prin informatizarea unor activiti i prin stabilirea
corect a numrului i a structurii personalului se poate aciona eficient pentru reducerea efortului
fizic.
O alt caracteristic a activitii desfurate n birouri i, n acelai timp, un factor de influen a
efortului este poziia de lucru. Aceasta este poziia eznd, care uneori nu se modific nici n
timpul pauzelor, datorit condiiilor de amenajare a locurilor de munc. Aceast caracteristic se
ntlnete la toate categoriile de personal cu o pondere mai mic sau mai mare, dar cu deosebire
la cei implicai n procesul de ntocmire i de prelucrare a documentelor. n acest caz studiile de
ergonomie trebuie ndreptate spre organizarea raional a timpului de lucru i spre crearea
condiiilor de schimbare a poziiei corpului.
Solicitarea neuropsihic n birou este predominant fa de solicitrile de alt natur la
principalele categorii de personal. Aceasta apare n special la cei implicai n activiti de
cercetare-dezvoltare, financiar contabile, de ntocmire i de prelucrare a documentelor i la cei
din serviciile de relaii cu publicul.
n cadrul serviciilor de relaii cu publicul sau n secretariate exist elemente care au o contribuie
nsemnat la creterea efortului psihic. n acest sens se remarc ndeosebi dialogul ce trebuie
meninut cu fiecare persoan pentru stabilirea informaiilor dorite. Pentru a se putea face fa
acestor solicitri, studiile de ergonomie indic o serie de caliti pe care trebuie s le aib
lucrtorii dintr-un astfel de serviciu i anume: cunotine temeinice n domeniul solicitat, arta de a
vorbi cu oamenii, dinamism, atenie distributiv, spirit de observaie, capacitate de decizie i
iniiativ.
Practica a demonstrat c n serviciile de relaii cu publicul exist o serie de cauze care conduc de
regul la suprasolicitare. Acestea sunt diverse i pot fi provocate fie de lucrtori, fie de clieni.
Din prima categorie face parte gradul de oboseal al lucrtorilor (zilnic plus cea acumulat) cu
implicaii asupra modului de comportare fa de clieni, manifestat prin lips de amabilitate i prin
nervozitate. n multe cazuri efortul lucrtorilor de a avea un comportament civilizat poate duce la
suprasolicitare.
Dificulti pot crea i clienii prin modul de comportare fa de lucrtorii serviciilor, care nu vd n
acesta un partener egal care contribuie prin munca sa la satisfacerea cererilor lor, ci o persoan
care trebuie n orice condiii s-i serveasc cu promptitudine i cu amabilitate.
Solicitarea neuropsihic a angajailor din serviciile de relaii cu publicul sau a celor din
secretariate mai este influenat i de neritmicitatea fluxului clienilor, de neadaptarea orarelor de
funcionare a acestora la fluxul clienilor i de existena unor lipsuri n organizarea muncii. n
legtur cu acest aspect trebuie menionat c organizarea ergonomic a muncii trebuie s
asigure concordana dintre numrul angajailor existeni i afluena solicitanilor. Avnd n vedere
c fluxul acestora este n general aleator, structurile respective pot aciona printr-o mai mare
flexibilitate n stabilirea programelor de lucru i prin dimensionarea optim a formaiilor de
lucrtori, prin folosirea unor grafice de munc. Aceste msuri determin servirea civilizat a
clienilor i creterea randamentului n munc n condiii de solicitare normal a lucrtorilor.
Ali factori care influeneaz substanial solicitarea psihic sunt factorii de mediu (zgomotul,
temperatura, umiditatea i lumina), precum i relaiile dintre membrii colectivelor de munc.
5.2. Stresul i oboseala profesional
Stresul i oboseala profesional, numite i bolile secolului, sunt cele mai grave disfuncionaliti
care apar n munca de birou. Din aceast cauz a aprut necesitatea organizrii ergonomice a
muncii n birouri.
Stresul reprezint o dimensiune constant a vieii noastre cotidiene. Dac pn n 1989 factorii
stresani ineau mai mult de sistemul politic, de aspectele negative ale dictaturii comuniste, n
prezent societatea de tranziie aduce pe scena vieii noi tipuri de situaii stresante cum ar fi :
incertitudinea, schimbrile rapide i adesea imprevizibile, concurena, omajul, necesitatea
reorientrii i recalilificrii rapide i, nu n ultimul rnd, scderea nivelului de trai.
Oamenii, ca indivizi izolai, au rareori posibilitatea de a influena evenimentele stresante externe.
Tot ce pot face este s-i nsueasc nite strategii adaptative care s-i fac mai rezisteni la
agresiunile psihice i mai eficieni n activitatea profesional.
Dac stresul este prea mare fiecare dintre noi poate ceda psihic; chiar dac persoana respectiv
este una extrem de echilibrat pot aprea tulburri psihologice temporare. ndividul poate tri o
stare de disfuncionalitate sau chiar o cdere psihic brusc n urma unei psihotraume severe
(accident, incendiu, decesul unui membru apropiat din familie).
Reacia la stres se instaleaz treptat atunci cnd individul este supus un timp ndelungat unor
condiii de tensiune psihic, mai ales atunci cnd este atins imaginea sa, situaia marital,
profesional sau material. De obicei individul i revine cnd situaia stresant a fost nlturat,
dei uneori pot rmne unele sechele sau o vulnerabilitate crescut fa de anumii factori de
stres*.
Factorii de mediu reprezint, de asemenea, factori de stres pentru organismul uman i animal,
producnd perturbri la nivelul diferitelor sisteme fiziologice. Aceti factori, dintre care amintim:
temperatura (prea ridicat sau prea sczut), umiditatea, zgomotul, agenii poluani pot produce
traume fizice, dar i psihice.
Exist i stresori de natur psihosocial cum ar fi: situaiile conflictuale, presiunea social prea
mare, factori care pun n pericol situaia material sau statutul social al individului, care sunt
percepui ca o ameninare pentru individ. Stresul nu este influenat numai de situaiile externe ci
i de vulnerabilitatea, de tolerana la stres a individului sau de unele trsturi ale personalitii
acestuia.
Exist, de asemenea, situaii de via care sunt considerate stresori universali, ca de exemplu:
rzboiul, detenia, calamitile naturale, accidentele care produc invaliditate sau bolile incurabile,
pierderea unor persoane apropiate. Unele situaii de via nu sunt la fel de stresante pentru toat
lumea. De pild, pierderea unui examen, dezaprobarea sau critica efului determin reacii
diferite de la un individ la altul. Chiar i n cazul unor dezastre sau calamiti naturale exist
persoane care i pstreaz calmul i acioneaz oportun i eficient, n timp ce alii intr n panic
sau manifest un comportament bizar.
Lazarus arat c cercetrile asupra unor combatani din rzboiul din Vietnam sau din rzboiul
arabo-israelian din 1973 au demonstrat c doar la un anumit procent dintre acetia au aprut
simptome emoionale grave, temporare sau permanente, care i-au fcut inapi pentru lupt,
ceilali nedezvoltnd ceea ce specialitii numesc "nevroza de rzboi.
Oboseala reprezint o reacie a organismului de readaptare, de refacere a funciilor sale. Ea
reprezint un fenomen fiziologic normal care apare n urma solicitrilor prezente n activitatea
uman.
n general oboseala este un fenomen reversibil, deoarece dac este urmat de o perioad de
odihn sau de somn, organismul i reface plenitudinea funciilor sale. Ea nu este o boal, dar
poate avea consecine temporare asupra organismului precum slbirea ateniei fa de munca
ndeplinit i fa de mediu.
Specialitii clasific oboseala n urmtoarele grupe:
Oboseala muscular (dinamic i static) determinat de efortul muscular i de
contractarea muscular fix.
Oboseala neurosenzorial cauzat de tensiunea nervoas a simurilor (ochi, urechi).
Oboseala psihic determinat de factori de natur psihic.
Oboseala poate fi provocat de o mulime de cauze, dintre care cele mai des ntlnite sunt:
intensitatea i durata muncii fizice i intelectuale;
factorii de mediu (temperatura, lumina, zgomotul);
factorii de natur psihic (responsabiliti, griji, conflicte);
monotonia sau rutina muncii;
boli i dureri.
Formele de manifestare a oboselii la om sunt multiple:
scderea ateniei;
ncetinirea i inhibarea percepiei;
inhibarea capacitii de gndire;
scderea randamentului activitii fizice i intelectuale.
n birouri oboseala profesional este o stare produs de stres i afecteaz mai ales persoanele
care lucreaz cu publicul. Cei mai muli cred c munca n birouri i secretariate este lipsit de
stres sau cu stres redus, ns lucrurile nu stau deloc aa. Tensiunile psihice i stresul contactelor
inter-umane determin oboseal sau chiar epuizare. Cercetrile efectuate asupra lucrtorilor din
birouri arat c peste 50% dintre acetia sunt afectai de un sindrom de epuizare emoional.
Cauzele ar consta n lipsa de spaiu i de intimitate a locului de munc, precum i n dificultatea
sarcinilor de serviciu.
n general, persoanele care manifest simptome de oboseal fizic i psihic au o atitudine
negativist n relaiile cu ceilali i resimt o diminuare a respectului de sine.*
n afara programului normal de lucru, remedierea i prevenirea oboselii se poate realiza prin
reglementarea duratei zilei de lucru, a duratei sptmnii de lucru i a concediilor de odihn.
n munca de birou remediile pentru epuizarea i pentru oboseala profesional se pot asigura la
dou niveluri. La nivelul vieii personale angajaii trebuie s-i structureze activitile astfel nct
acestea s le dea un sentiment de confort i de siguran. Salariaii trebuie s aib o via activ
n afara serviciului i mediului acestuia.
Al doilea nivel se refer la responsabilitile manageriale care trebuie s vizeze ajutorarea
salariailor afectai de oboseal profesional prin recunoaterea simptomelor acestui fenomen i
prin instruirea personalului n vederea depistrii lor, prin organizarea de ntruniri ce pot fi folosite
pentru ntrajutorarea membrilor personalului i prin promovarea spiritului de echip.
Pentru serviciile de relaii cu publicul, n situaia n care schema de personal permite, managerii
pot s restructureze anumite posturi sau s refac programul de lucru astfel nct contactul dintre
lucrtori i solicitani s nu fie prea mare. De asemenea, poate fi util i organizarea de seminarii
privind managementul stresului sau timpului [1] .
Este foarte important s se previn starea de oboseal profesional pentru c aceasta nu
afecteaz un singur membru al personalului ci este transmis i celorlali. n acest sens, Beth
Belevins arta: "Cnd un angajat se plnge de condiiile de lucru i/sau se ndoiete de utilitatea,
de rostul sau de satisfacia muncii sale, aceast atitudine va avea cu siguran influen i asupra
colegilor si.
Pentru a nu permite rspndirea acestor simptome, managerii trebuie s le recunoasc i s le
previn ori de cte ori este posibil. De asemenea, managerul are un rol esenial n gsirea unor
corelaii i alternative optime ntre durata perioadelor de munc, durata pauzelor pentru odihn,
numrul, coninutul i momentul introducerii acestor pauze, astfel nct s se asigure o eficien
sporit, un nivel optim al capacitii de munc i o bun stare a sntii.
5.3. Analiza ergonomic a locului de munc
Pentru a asigura eficiena sistemului "om-mijloace de munc-mediu i a micora posibilitile de
eroare, n condiiile reducerii solicitrilor, concomitent cu creterea satisfaciei n munc, este
necesar, att pentru proiectant ct i pentru organizatorii i pentru conductorii proceselor de
munc, s se foloseasc metode adecvate, care s se bazeze pe cunoaterea posibilitilor i a
cerinelor omului n procesul muncii. n aceste condiii analiza, proiectarea i reproiectarea
ergonomic a locului de munc este de mare utilitate.
Procedeul are ca punct de plecare analiza condiiilor de munc existente sau proiectate pentru a
se realiza n diferite variante i pentru fiecare loc de munc, n funcie de factorii de evaluare i
de criteriile de influen [1] .
5.4. Proiectarea ergonomic a mobilierului de birou
Cteva din cerinele la care trebuie s rspund un loc de munc organizat pe baza principiilor
ergonomice ce au ca obiectiv optimizarea relaiei "om-mijloc de munc-mediu se refer la
mobilier:
- amplasarea i combinarea adecvat a mobilierului, din punct de vedere funcional i estetic;
- mobilierul s fie simplu, s asigure poziia corect a prilor corpului n timpul executrii
operaiilor i s corespund cerinelor ergonomice i estetice.
Mobilierul de birou a fcut obiectul unor norme i recomandri precise care le stabilesc
dimensiunile, capacitatea de stocare, spaiul necesar pentru utilizare; acestui mobilier i se
asociaz echipamentele i materialele utilizate n mod curent sau cu intermitene n serviciile i ]n
posturile de lucru.
Alegerea mobilierului va fi relativ uoar dac beneficiarul se adreseaz unor productori
specializai. Cea mai mare parte dintre acetia au experien i dispun de echipe care se pot
deplasa i pot propune proiecte de implementare care s corespund ct mai exact posibil
nevoilor beneficiarului, posibilitilor financiare i planurilor arhitectului. ncercnd s obin cel
mai bun pre, beneficiarul poate apela la mai muli furnizori, reinnd pe cei care ofer livrarea i
montarea pe loc n termene rezonabile. Nu trebuie pierdut din vedere i faptul c implementarea
mobilierului nu este niciodat definitiv i dup un timp pot fi necesare unele modificri; de aceea
este preferabil mobilierul format din module mici, demontabile, uor de deplasat i de aezat
(rafturi independente cu fa dubl, scaune ergonomice sau pliante, fotolii dispuse individual sau
n banchete, mese de lucru ce pot lua diferite forme). Multe probleme datorate unei previziuni
deficitare la nivelul stabilirii planurilor se pot rezolva sau ameliora prin dispunerea variabil a
mobilierului.
Alegerea cu grij a mobilierului de birou poate avea o contribuie important asupra moralului
personalului i de asemenea poate fi o cale de cretere a eficienei n munc. Mobilierul nepotrivit
poate avea serioase repercusiuni asupra sntii i strii fizice a personalului, care n final se
poate transpune ntr-un nivel ridicat de absenteism i ntr-un randament redus.
Mobilierul unui birou modern dotat cu aparatur electronic (computere, terminale, imprimante,
echipamente pentru microfilme) trebuie s fie proiectat astfel nct s satisfac toate necesitile
personalului care lucreaz cu aceste echipamente. De asemenea, este necesar s existe cabluri
suficient de lungi care s fie aezate astfel nct s fie ct mai puin vizibile. Cablurile pot fi
ncorporate n birouri astfel nct computerele, telefoanele sau sursele de lumin s poat fi
poziionate n locuri corespunztoare, n felul acesta securitatea n lucru crete i se creeaz
economii importante de cablu.
Numeroase firme ofer astzi mobilier modern pentru personalul care lucreaz n grup cu
echipamente legate la reea. Aceste staii de lucru faciliteaz colaborarea iar mobilierul se
adapteaz uor la necesitile echipamentelor. Pupitrele pentru terminale pot avea extensii de
tastatur pentru operare confortabil, iar mesele pentru imprimante pot avea un sertar dedesubt
n care este pstrat hrtia .
Pentru mobilierul de birou se pot folosi mai multe materiale, dar uzuale sunt: lemnul, plasticul i
metalul.
n opinia multor specialiti, cea mai important pies de mobilier n birouri este scaunul, de aceea
alegerea scaunului perfect va fi tratat pe larg n acest capitol.
Dei pentru muli poate s par o problem lipsit de importan, chiar hilar, alegerea scaunului
pentru locul de munc a devenit n ultimul timp un subiect mult discutat i studiat de specialitii n
ergonomie.
Pentru cei mai muli oameni cel mai important echipament de birou este calculatorul. ntr-adevr,
att calculatorul ct i proiectarea ntregii staii de lucru este astzi important, dar s nu uitm c
fr un scaun confortabil, munca lucrtorilor nu poate fi eficient.
Majoritatea lucrtorilor din birou stau n medie opt ore pe zi pe scaun la masa de lucru, de aceea
nu este deloc uimitor c scaunul a devenit astzi cea mai important pies de mobilier n birouri.
Statul pe scaun o perioad mare de timp poate provoca diverse probleme cum ar fi: dureri ale
picioarelor, datorit marginilor platformei; dureri de spate, cauzate de poziia ncordat a coloanei
i a muchilor dorsali, poziie care provoac vasoconstricii ce ncetinesc circulaia sngelui, deci
i oxigenarea*.
Scaunul trebuie, de asemenea, s ofere, n special pentru oamenii mai scunzi, posibilitatea de
sprijin a picioarele pe podea sau pe un suport (condiie obligatorie pentru cei care lucreaz n
poziia eznd). Acest suport, ns, trebuie s permit extensia picioarelor i pstrarea poziiei
verticale a corpului sau puin aplecat pe spate.
Ajustabilitatea este cea mai important trstur de calitate a scaunelor de birou. Pentru
alegerea scaunului perfect este necesar consultarea unor standarde realizate de firme
specializate*.
La fel de important n munca de birou este ajustarea meselor de lucru. nlimea planului de
lucru trebuie dimensionat n funcie de distana optim de vedere pentru meninerea corpului n
poziie natural, precum i n funcie de mrimea efortului solicitat de brae.
Pentru a putea respecta aceste dimensiuni, mesele de lucru trebuie s dispun de un mecanism
care permite ajustarea nlimii pn la nivelul corespunztor.
n prezent firmele specializate n producerea mobilierul de birou pun tot mai mult accent pe
aspectul ergonomic al produselor lor.
[1] Les profils des postes, Paris, Ed. Masson, 1976, p. 20-40.
* Peste 31 de milioane de americani sufer n prezent de dureri de spate. Dar aceste dureri
reprezint numai una din problemele de sntate pe care lucrtorii din birouri din Statele Unite le
au la locurile lor de munc. Centrul Naional pentru Statistica Sntii arat c aproximativ 20%
din durerile de spate sunt cauzate de poziia la locul de munc, determinnd o scdere a
productivitii cu 25%. Acelai centru menioneaz c durerile de spate reprezint aproximativ
40% din totalul durerilor musculare aprute la locurile de munc. Aetna Life and Casualty
estimeaz c durerile repetitive, inclusiv cele de spate, determin n Statele Unite pierderi de 20
de miliarde de dolari pe an cuprinse n costuri medicale i n reduceri de salariu.
Geoff Wright, un specialist canadian n ergonomie arat c: "Astzi majoritatea specialitilor
recunosc c staia de lucru i scaunul trebuie proiectate astfel nct s se adapteze diferenelor
fizice dintre lucrtori. Dac acest lucru nu este fcut, angajaii nu vor putea lucra la ntreaga lor
capacitate, iar riscul durerilor de gt, de umeri, de spate, de brae sau de ncheieturi este
deosebit de mare.
Un scaun ergonomic ar trebui s ofere spatelui, n special zonei lombare, un suport. Dr. Wright
spune c acest suport ar trebui s fie ajustabil. De asemenea, sptarul scaunului ar trebui s
permit i o ajustare pe vertical pentru a se adapta lungimii spatelui lucrtorilor, dei aceast
soluie, arat profesorul Burloiu, nu rezolv problema durerilor de spate. Durerea este provocat
de nclinarea n fa a corpului, nsoit de ncordarea coloanei i a muchilor dorsali, de aceea
este necesar o nclinare a planului de lucru spre operator (ca un pupitru) astfel nct corpul s
nu se mai ncline n fa, s stea drept sau chiar puin nclinat pe spate. Dei muli specialiti
spun c este necesar o ajustare nainte a sptarului pentru a reduce durerile de spate,
proiectarea, n ultimul timp, a unor tastaturi pentru calculatoare cu un sistem care permite
schimbarea unghiului de lucru, ntrete ideea profesorului Burloiu.
* De exemplu, n Statele Unite, American Naional Standards nstitute-Human Factors and
Ergonomics Society (ANS-HFES), un grup independent, analizeaz i produce astfel de
standarde. Aceast instituie recomand pentru scaunele de birou urmtoarele caracteristici:
- s permit lucrtorilor s stea cu braele drepte de la umr i cu coatele ndoite;
- s permit lucrtorilor s stea pe scaun cu genunchii ndoii i cu picioarele sprijinite pe podea
sau pe un suport;
- s dispun de un sptar care s pstreze poziia dreapt a spatelui.
Standardele ergonomice sunt mbuntite periodic iar standardele ANS-HFES sunt n mod
curent revizuite. Administraia Clinton s-a ocupat n mod deosebit de aceast problem, cernd
Occupational Safety and Health Administration (OSHA) s fac noi propuneri n acest sens.
n acelai timp, un mare numr de state din America au propus propriile standarde ergonomice.
Semnificativ este propunerea California Occupational Safety and Health Administration
(CALOSHA). Conform acestor standarde platforma scaunelor trebuie s fie ajustabil att n
nlime ct i n adncime, sptarul trebuie s fie ajustabil, n special pentru zona lombar, i de
asemenea suportul pentru brae.
Propunerile OSHA i revizuirea standardelor staiilor de lucru de ctre ANS-HFES au ca obiectiv
creterea productivitii i reducerea riscurilor de apariie a unor dureri determinate de
echipamentele i de mobilierul de birou. n acelai timp specialitii n ergonomie sprijin
activitile de realizare a unor noi produse care s asigure siguran i sntate la locurile de
munc.
Si n Marea Britanie exist o mare preocupare pentru realizarea unor astfel de standarde
ergonomice. n acest sens, British Standard ofer urmtoarele dimensiuni pentru scaunele
ajustabile ale dactilografelor i operatorilor pe calculator:
nlimea scaunului de la pmnt 393,7-495,3 mm
Limea scaunului s nu fie mai mic de 330,2 mm
Lrgimea scaunului 406,1 i 431,8 mm
nlimea sptarului de la nivelul platformei ntre 203,2 mm i 301,8 mm
Adncimea sptarului ntre 127mm i 152,4 mm
Lrgimea sptarului nu mai mare de 304,8 mm
Aceste dimensiuni sunt proiectate s asigure poziia confortabil pe scaun cu spatele rezemat de
sptar i cu picioarele sprijinite pe podea. Totui ele nu trebuie considerate ca etalon deoarece
sunt valabile numai n condiiile antropometrice specifice rii respective.
Majoritatea managerilor accept ideea c scaunul ergonomic este ntr-adevr important pentru
creterea confortului lucrtorilor, pentru eliminarea problemelor de sntate care n final pot duce
la creterea productivitii, numai c acest scaun i n general mobilierul ergonomic este nc
prea scump (cel puin pentru firmele romneti). Totui trebuie s ne gndim la faptul c
pierderile determinate de nefolosirea lor sau necunoaterea utilizrii lor (20 de miliarde de dolari
pe an n SUA) depesc cu mult aceste costuri. S reflectm asupra vorbei englezului: Sunt prea
srac pentru a cumpra lucruri ieftine.
5.4.1. Proiectarea i mbuntirea factorilor de ambian fizic
Ambiana fizic reprezint o component important a procesului de proiectare ergonomic a
locului de munc. Etimologic noiunea de ambian se refer la mediul material i social n care o
persoan sau o colectivitate i desfoar activitatea.
n birouri proiectarea factorilor de ambian trebuie s aib n vedere: caracteristicile generale ale
muncii, coninutul specific al muncii, solicitrile impuse n procesul muncii, factorii psiho-sociali.
De asemenea, importante sunt i posibilitile materiale, tehnico-economice ale acestor structuri.
Principalii factori de ambian fizic sunt: iluminatul, microclimatul (temperatura, umiditatea,
viteza aerului, puritatea aerului), coloritul i zgomotul.
luminatul este unul dintre factorii care exercit o influen important asupra productivitii
angajailor i asupra gradului lor de oboseal. O iluminare defectuoas poate cauza disconfort
vizual i o poziie nenatural a corpului, fiind deci o piedic n calea performanei.
Cercetrile arat c 80% pn la 85% din cantitatea de informaie pe care o asimilm parvine pe
cale vizual, de aceea confortul vizual este esenial. Dar modul de iluminare nu afecteaz numai
confortul vizual ci i pe cel fizic.
luminatul la locul de munc poate fi mprit n 4 categorii:
1. luminarea ambiental este dat de obicei de o surs de lumin montat n tavan (tub
fluorescent). Uneori este singura surs de lumin la locul de munc.
2. luminarea cu ajutorul lmpilor de birou. Dei ofer confortul individual, acest tip de
iluminare este absent n cele mai multe locuri de munc.
3. luminarea direcionat este de obicei asigurat de surse de lumin orientate n jos, sau de
lumini "de urmrire. Este folosit pentru iluminatul anumitor obiecte sau pentru creterea
nivelului de intensitate.
4. luminarea natural provine prin geamuri, ui sau perei de sticl. Are un efect pozitiv
asupra omului, dar nu este disponibil permanent.
Poziionarea. Locul de munc trebuie astfel poziionat nct linia vizual s fie paralel cu lumina
i cu ferestrele. Lumina care cade ntr-un unghi corespunztor pe suprafaa de lucru previne
reflexia care poate ntuneca imaginea sau poate crea contraste de fundal.
Comutatorul. Diferitele tipuri de comutatoare permit lucrtorilor s aprind pe rnd cte o serie de
lumini, ceea ce permite reglarea nivelurilor de lumin ambiental.
Jaluzelele. Permit controlul luminii naturale pe parcursul ntregii zile.
O alt problem a iluminatului o reprezint ntreinerea. O bun ntreinere a elementelor
componente ale lmpilor include o schimbare regulat la 2/3 din via a acestora, controale
atunci cnd ncep s dea mai puin lumin i curirea regulat. O nou generaie de startere
electro-magnetice i de tuburi fluorescente cu eficien i cu via mrite sunt din ce n ce mai
folosite, reducnd foarte mult aceste probleme de ntreinere.
luminarea eficient determin i scderea costurilor. Studiile arat c 85 de ceni dintr-un dolar
cheltuit pe un sistem de iluminat deja existent se duc la costul de electricitate. nvestiiile n
sisteme eficiente de iluminare duc la reducerea acestor costuri, vor reduce munca de ntreinere
i vor mbunti calitatea luminii.
Cromatica (coloritul) constituie un alt factor de ambian fizic ce influeneaz productivitatea
muncii i care are un rol important asupra capacitii vizuale, n asigurarea unui iluminat eficient
i a unui confort sporit. Folosirea culorilor n munca de birou se bazeaz pe efectele fiziologice i
psihologice ale culorilor asupra omului (tabelul 3).
Astfel:
Roul are efecte benefice asupra sistemului nervos, stimuleaz circulaia sngelui i pofta de
mncare, vasele limfatice i metabolismul. Roul accelereaz ritmul cardiac i respiraia,
combate frigul, d impresia de mrire a spaiului, d rezisten la efort psihic i fizic, creeaz o
ambian vesel i optimist. Dar privitul intens i timp ndelungat a acestei culori determin
oboseala care se va resimi la nivelul ntregului organism. Roul ajut n urmtoarele afeciuni:
rceli, stri subfebrile, dureri reumatice provocate de frig i de oboseal, eczeme, TBC, depresie
nervoas, paralizie, astenie fizic.
Verdele este calmant i d senzaia de odihn. Este culoarea naturii i a speranei, dilat vasele
de capacitate mic, scade tensiunea arterial, echilibreaz. Lumina verde favorizeaz sugestia i
autosugestia, dar obosete dac nuanele sunt prea ntunecate.
Oranjul tonific aparatul respirator, combate strile de anxietate, stimuleaz atenia, fixeaz
calciul n oase, este afrodiziac. De asemenea, este tonifiant pentru ficat i pentru funciile de
nutriie. Oranjul este indicat n bronite cronice, sclerodermii, enfizem pulmonar, astm bronic,
rinite cronice, litiaz biliar, boli de rinichi. Oranjul nu are contraindicaii.
Albastrul are ca efect scderea presiunii sanguine, a tonusului muscular, calmeaz respiraia i
reduce frecvena pulsului. Ca efecte psihologice, este o culoare foarte rece, odihnitoare i
linititoare care ndeamn la calm i la reverie, la predispoziie spre concentrare i spre linite
interioar. n exces, albastrul poate duce la depresie. Albastrul confer seriozitate, tendina spre
evocare, spaialitate, ngduin, pace interioar, nostalgie.
Violetul este culoarea regal prin excelen. Recunoscut ca sedativ, violetul stimuleaz
producerea globulelor albe, crete tensiunea arterial i frecvena ritmului cardiac.
Culorile birourilor ergonomice se aleg i n funcie de coeficientul de reflexie. Astfel se recomand
vopsirea plafoanelor n culori cu coeficient de reflexie ridicat, ns mat, pentru a mpiedica
strlucirea. Pardoseala s aib un coeficient de reflexie de 15-30%. Pentru mobilier se
recomand culori deschise, avnd un coeficient de reflexie de 30% pn la 50%. Pentru maini
de scris sau pentru calculatoare sunt indicate culori neutre (gri, bej).
Zgomotul. Nivelul general al zgomotelor trebuie s se nscrie n limite corespunztoare
specificului muncii de birou, al crui coninut implic un anumit grad de solicitare psihic i
nervoas.
Limitele maxime admisibile pentru zgomot sunt:
70 db n secretariate i n centre de calcul ;
50-60 db n servicii financiar-contabile i n celelalte birouri cu lucrri repetitive care necesit
o anumit concentrare.
ntensiti mai mari de 110 db situeaz zgomotele dincolo de limitele suportabile. [1]
Pentru evitarea efectelor determinate de intensitile mari ale zgomotului, n special cele neuro-
psihice (tulburri de atenie, sustragere, ncordare, oboseal) sunt necesare msuri de prevenire
precum:
acte normative de limitare a zgomotelor;
soluii silenioase pentru tehnologia de birou;
dimensionarea corespunztoare a ncperilor;
dispersarea i dispunerea raional a echipamentelor;
perei, plafoane i planee din materiale fonoabsorbante;
sli pentru recreere n timpul pauzelor;
control ORL periodic.
Microclimatul. Acesta se refer la starea fizic a aerului la locul de munc, ce se caracterizeaz
prin temperatur, umiditate, cureni de aer i radiaiile termice ale corpurilor nclzite [2] .
Un microclimat necorespunztor poate reduce capacitatea de munc a executantului, poate
spori riscul de mbolnviri i implicit reduce productivitatea muncii. Temperatura optim n
ncperile birourilor stimuleaz lucrul, crete eficiena.
Senzaia de bun stare fiziologic apare atunci cnd diferena dintre temperatura aerului i cea a
suprafeei ncperii nu depete 2-30C.
Temperatura aerului recomandat pentru munca intelectual n poziia eznd este de 21-230C,
iar pentru munca uoar n poziia eznd este de 190C. De asemenea, specialitii cer, n
general, ca diferena ntre temperatura exterioar i cea interioar n timpul sezonului cald s nu
depeasc 40C.
n stabilirea temperaturii optime trebuie s se ia n calcul i micarea i umiditatea aerului.
Micarea aerului trebuie s fie mai mic de 0,2 m/s; n cazul lucrrilor deosebit de delicate care
cer o imobilitate prelungit a corpului, nu trebuie s depeasc 0,1 m/s.
giena modern recomand ca n ncperile nclzite umiditatea relativ a aerului s fie cuprins
ntre 50 i 70%. De asemenea, cercetrile efectuate demonstreaz c pentru o relaie optim
ntre umiditatea relativ i temperatura aerului, aceti indicatori trebuie s aib urmtoarele
perechi de valori:
Umiditate relativ (%) Temperatura aerului (C)
70 21,3 50 22,5 30 23,9
Dac aceste proporii nu se pstreaz apar efecte negative asupra aparatului respirator.
Acestea ar fi posibilitile pe care le are la dispoziie specialistul n ergonomie pentru a conferi
locului de munc mai mult personalitate, confort i funcionalitate.
Cnd n sistemul informaional predomin mijloacele tehnice de culegere, prelucrare, msurare a
datelor i informaiilor, sistemul respectiv devine informatic partea automatizat a sistemului
informaional. Prin evoluia tehnicii de calcul s-a ajuns la automatizarea unui numr nsemnat de
operaii i lucrri, dar nu este posibil nlocuirea total a sistemului informaional de ctre cel
informatic.
Pentru a fi eficient folosirea calculatorului n prelucrarea datelor, acestea din urm trebuie s
ndeplineasc o serie de condiii:
a) s fie n volum mare;
b) s aib grad ridicat de complexitate;
c) calculele s necesite volum important de munc;
d) s existe necesitatea prelucrrii repetate a acestui tip de date.
n rile cu tradiie n informatic, n urma studiilor efectuate s-a ajuns la concluzia c un sistem
informatic optim trebuie s aib urmtoarele structuri:
80% prelucrare automat;
15% mecanizat;
5% manual.
Fiind o component a sistemului informaional, cel informatic nu reprezint un scop n sine, la fel
ca i cel informaional n care este integrat, ci ajut sistemul decizional n obinerea unor
informaii de calitate, n vederea conducerii procesului sau unitii respective. Fiind considerat
intern este structurat, n funcie de complexitatea elementelor sale i de mrimea sa, pe mai
multe niveluri.
Prin folosirea tot mai larg a computerului s-a ajuns la prelucrarea integral a informaiilor. Cu
ajutorul calculatorului se pot efectua o serie de operaiuni, precum:
planificarea primar;
planificarea de timp i capaciti;
elaborarea comenzilor i ordinea lor;
date de producie i analiz.
Prin noul concept, CM (Computer ntegrated Manufacturing) se obine optimizarea fabricaiei, a
organizrii unei ntreprinderi n general. nstrumentele integrrii sunt introduse pe mai multe
etape:
1. legtura organizatoric ntre sistemele tehnice;
2. cnd sistemele de baz sunt nelegate, se vor realiza reelele necesare;
3. legturi de date (transferul de date ntre sisteme);
4. crearea bazei comune de date pentru CM.
Conceptul de sistem, ca i cel de control al proceselor, este foarte important pentru managerul
unei organizaii. O organizaie este privit, n general, ca un sistem cu un anumit numr de
subsisteme i un scop comun. Aceste subsisteme trebuie s fie legate mpreun i controlate
pentru a realiza acest scop. Sistemele informatice furnizeaz date n legtur cu cadrul intern i
extern i ajut conducerea n luarea deciziilor ce au impact deosebit asupra existenei i
funcionrii n continuare a organizaiei.
Sistemele informatice de birou integreaz tehnologii variate, ce includ: comunicarea datelor,
textelor, sunetelor sau imaginilor. Pregtirea documentelor i comunicarea mesajelor n forme
variate produc o serie de beneficii, cum ar fi:
a) creterea accesului interpersonal, prin facilitatea comunicrii ntre diferite persoane;
b) accesul la informaie care poate fi gsit n diferite locuri i sub diferite forme, economisind i
timpul pentru descoperirea ei;
c) creterea productivitii individuale, prin folosirea sistemelor suport personale ce fac posibil
creterea randamentului;
d) creterea gradului de continuitate ntre diferite activiti;
e) mbuntirea controlului asupra activitilor personale.
Sistemul integrat implic existena a dou elemente fundamentale: o baz de date central i o
reea de telecomunicaii.
La mijlocul secolului trecut, Samuel F.B. Morse a deschis epoca telecomunicaiilor, declannd
una dintre cele mai dramatice confruntri comerciale a timpului.
,Dat fiind c o parte mare din afaceri depinde acum de obinerea i trimiterea de informaii,
companiile din toat lumea s-au grbit s-i interconecteze angajaii prin reele electronice.
Aceste reele formeaz infrastructura cheie a secolului XX, la fel de important pentru mersul
afacerilor i dezvoltarea economiei naionale asemenea cilor ferate pe timpul lui Morse afirma
A. Toffler n celebra sa carte Puterea n micare.
Fr telecomunicaii nu ar fi posibil dect o parial automatizare a biroului. O reea de
telecomunicaii permite computerelor i terminalelor din diferite locuri s comunice unele cu
altele. Aceasta are diverse forme i mrimi. Mrimea reelei depinde att de locul unde sunt
instalate terminalele interconectate, ct i de numrul de conectri necesar. O reea poate
include un cablu coaxial ce conecteaz dou birouri, sau un satelit ce leag cldirile din diferite
orae sau ri. Reelele sunt de diferite tipuri, n funcie de datele care sunt transmise prin reea.
Acestea pot fi texte, semnalele audio, video care circul cu anumit vitez.
,Raportat la un birou, o reea care poate s opereze cu diferite tipuri de date este cea mai
potrivit. Astfel de reele sunt de dimensiuni mici dar sunt foarte scumpe. De aceea se urmrete
la nceput planificarea ctorva noduri, adic o reea local (LAN) spune Myles E. Walsh n
lucrarea Sisteme informaionale computerizate.
Companiile devin din ce n ce mai dependente de reelele lor electronice pe care le folosesc n
activitile zilnice. Privite cndva ca instrumente strict administrative, reelele informative sunt
considerate tot mai mult arme strategice, ajutnd companiile s-i protejeze pieele constituite i
s le atace pe cele noi.
Computerele, terminalele, reelele de telecomunicaii formeaz corpul i structura scheletic a
unui sistem, atribuindu-i o anumit form de organizare. Software-ul este cel ce d via acestui
sistem i i permite s realizeze funciile de birou.
Sistemul integrat, prin intermediul modulelor sale, poate realiza o multitudine de procesri ale
informaiei.
Primul pas n automatizarea biroului a fost introducerea sistemului de procesare a textului cu
logic distribuit. Acest sistem este echipat cu capaciti de telecomunicare i de procesare a
datelor. ntr-un sistem cu logic distribuit software-ul este nmagazinat n computerul principal.
Fiecare terminal folosete acelai program din computer pentru a-i realiza sarcina.
ntr-un sistem cu resurse distribuite, fiecare terminal va avea propria memorie i putere de
procesare. n acest fel va reine propria copie a software-ului de procesare. Caracteristicile mai
avansate ale acestor sisteme includ interfee cu echipament foto, copiatoare pentru ieiri i
echipamente cu OCR (Optical Character Recognition) pentru intrri.
ntr-un birou nu se lucreaz numai cu cifre, rapoarte, bugete sau planuri, procesarea imaginilor
fixe sau mobile, proiectarea asistat, realizarea de grafice sunt tot mai des utilizate.
Un alt mod de a procesa documentele include digitizarea i stocarea datelor fr a mai fi
necesar introducerea de la tastatur. Textele sau imaginile fotografice, de exemplu, pot cpta
o form digital folosind un scanner (echipament ce poate transforma informaia analogic n
digital).
Procesarea vocii este o alt realizare a tehnicii moderne. Sistemele de introducere a vocii
continu s fie limitate datorit modului n care decurge procesul vorbirii. Pentru introducerea
informaiei ntr-un astfel de sistem este necesar o central telefonic sau o combinaie telefon-
terminal. Pentru a utiliza sistemul, se introduc comenzile n procesor prin intermediul butoanelor,
apoi se introduce mesajul audio vorbind direct n receptor. Mesajele sunt stocate sub form
digital, dar pot fi transformate i n form analogic.
maginea i vocea formeaz un tandem n timpul videoconferinelor.
Una dintre cele mai importante realizri ale unui birou automatizat este teleconferina
capacitatea de a lega persoane aflate la distan, care au acces la propriile fiiere i la baza de
date a organizaiei respective.
Videotextul este de asemenea rezultatul utilizrii noilor tehnologii birotice. Este o form de editare
electronic ce ofer un potenial uria pentru afaceri i guvern. Procesarea de date, texte, voce i
a imaginii precum i transmiterea acestora se potrivesc unui numr tot mai mare de aplicaii de
birou.
Sistemele suport personale formeaz o categorie aparte de sisteme informatice de birou ce ofer
asisten celor din executiv, managerilor i altor utilizatori.
Acest tip de sisteme ofer potenialul necesar pentru creterea eficienei prin mbuntirea
organizrii activitilor. Ele pot furniza urmtoarele servicii:
a) calendare de management;
b) programe de ntruniri;
c) pota electronic;
d) pregtirea documentelor;
e) localizarea documentelor i gruparea acestora;
f) note i comentarii.
7.1. Sisteme informatice viitoare. Sisteme expert i inteligen artificial
Tehnologiile i noile moduri de organizare existente au creat, prin extensie, o nou terminologie
aplicat unei stri de fapt. La aceast or aproape oricine a auzit de "automatizarea biroului i
de "biroul viitorului.
n viitor computerele vor deveni mai ieftine i mai puternice datorit progresului tehnologic
continuu. O cantitate echivalent de putere computerizat actual va costa cu 20-30% mai puin
n viitor.
Dac "n 1980 un computer principal pentru afaceri de mare ntindere costa 4,5 mil.$ i avea
capacitatea s execute 4,5 MPS (milioane de instruciuni pe secund) se folosete ca etalon
BM 3033 iar n deceniul 90 acelai computer, suferind mbuntiri de 30% pe an, costa 125
000$. dup cum afirm James A. Senn n Sisteme informatice n management, n prezent costul
lui este de cteva mii de dolari.
Computerele personale se nlocuiesc cu modele noi la fiecare 3 ani i sunt indicii c acest termen
se va scurta.
Capacitatea de stocare secundar se mbuntete, de asemenea, cu 40% pe an.
Nevoia de interconectare va asigura existena capacitii de a lega utilizatorii i managerii cu
datele din mainframe-uri. Comunicarea datelor de toate tipurile va fi larg rspndit i tot mai
multe companii vor investi n serviciile de baze de date comerciale.
Va crete considerabil interesul pentru sistemele expert i inteligena artificial, care vor facilita
construirea bazei de cunotine i procedurilor de interferen. Managerii sistemelor informatice
vor avea o preocupare sporit n activitatea de organizare, influennd natura activitilor. n
prezent, probabil cea mai prosper ramur a inteligenei artificiale este cea a sistemelor expert
destinate rezolvrii de probleme n domenii de specialitate.
Sistemele expert preiau cunotinele bazate pe informare direct sau pe experien, acumulate
de ctre specialist, relativ la un set bine delimitat de probleme, i i asum sarcina rezolvrii
acestora, urmrind minimalizarea interveniei utilizatorului n cursul rezolvrii.
Extinderea rapid pe care a cunoscut-o domeniul implementrii de sisteme expert a avut ca
suport permanent dezvoltarea unei categorii specializate de instrumente complexe dedicate
acestui domeniu, denumite "sisteme cadru sau "sisteme anvelop, care permit preluarea n mod
eficient a seturilor de cunotine specifice din domeniul de specialitate pentru care este realizat
sistemul expert respectiv.
De regul un sistem expert se construiete utilizndu-se un limbaj specializat (LSP, PROLOG,
SNARK etc.). El se realizeaz, pe de o parte, de ctre specialitii n informatic, dispunnd
eventual de un produs-program adecvat, iar pe de alt parte, de expertul uman sau de experii n
domeniul vizat.
Unul dintre obiectivele activitii de cercetare n domeniul sistemelor expert este ca utilizatorul
calculatorului s devin "invizibil. n afara unor cunotine standard, practic toate cunotinele
urmeaz s fie introduse n memoria mainii de ctre viitorul utilizator, n scopul soluionrii unor
probleme de care creatorul sistemului nu va avea niciodat cunotin. nteligena acestuia din
urm intr doar n preul iniial de vnzare a produsului.
Din acest punct de vedere, cel mai semnificativ aspect se refer la codificarea cunotinelor.
Datorit msurilor ntreprinse a fost creat o baz larg i sofisticat de cunotine, existnd
posibilitatea ca acestea acumulate i stocate s fie distribuite la cererea celor interesai.
ntr-o vreme n care limbajul tiinific este att de diversificat, n care minii umane i vine din ce n
ce mai greu s aspire ctre disciplinaritate, perspectiva unei integrri viitoare a sistemelor expert
ofer o alternativ reconfortant.
7.2. Reele de telecomunicaii. nternet intermarketing
Telecomunicaiile reprezint unul dintre cele mai dinamice domenii ale economiei mondiale, fapt
ilustrat de cel puin trei elemente:
- sistemul de dezvoltare a reelelor de telecomunicaii, care depete constant ritmul mediu de
cretere a produsului naional brut;
- are loc o reutilare a reelelor pe baza celor mai noi realizri tehnico-tiinifice n domeniul
microelectronicii, tehnicii de calcul, materialelor cu transparen ridicat etc.;
- ca urmare a extinderii reelelor, crete n mod constant numrul de utilizatori/beneficiari, se
lrgesc funciile i posibilitile reelelor.
Conceptul NS (nformation Network System) presupune dezvoltarea funciilor reelei de
comunicaii pentru a se oferi posibiliti noi i diversificate de comunicaie ntre calculatoare sau
ntre calculatoare i terminale, folosind mediul vocal, de date sau imagini, disponibile la un pre
de cost convenabil.
,n reelele viitoare de comunicaii va crete mult rolul canalelor de transmitere a informaiilor
video, ceea ce va permite realizarea unei concordane ntre posibilitile acestor reele i
particularitile psihofiziologice ale omului care obine informaiile de baz cu ajutorul vzului i
auzului. (Mary J. Cronon Afaceri prin nternet)
n ceea ce privete utilizarea sateliilor geostaionari de telecomunicaii, n ultimii ani se constat
apariia unor mutaii importante. Dac iniial sateliii de acest tip aveau rolul s asigure fluxul de
informaii solicitate de diferite organisme statale i guvernamentale, de marile firme sau companii
industriale, de curnd i-au fcut apariia utilizatorii particulari.
SDN (ntegrated Services Digital Network) reprezint n momentul de fa formula acceptat pe
larg de comunitatea internaional a telecomunicaiilor, att n ceea ce privete echipamentele ct
i serviciile asigurate.
Transmisiile sincron prin fibr optic reprezint o noutate n domeniu. Un exemplu n acest sens l
constituie reeaua Metrobus a firmelor BELLABS i AT&T. Aceasta are o capacitate echivalent
cu 13 000 de circuite telefonice, reprezentnd prima implementare comercial a reelei sincron cu
fibre optice SONET.
nternetul va cunoate i el profunde schimbri, greu de imaginat.
nternetul este un adevrat beneficiu pentru companiile cu tehnologie avansat, care au nevoie
de personal foarte bine pregtit n aplicaiile i proiectele lor specifice. Noile strategii n afaceri
acord o importan deosebit nelegerii corecte a informaiilor transmise i primite prin reea.
Dac ar fi s ne referim numai la marketing, folosind nternetul departamentele implicate n acest
domeniu se pot familiariza rapid cu dorinele i necesitile clienilor. nfrastructura complex a
nternetului a transformat n realitate un vis al celor care prospecteaz piaa, chiar dac firma
american DGTAL folosea nternetul pentru a distribui anunuri ctre editori, consultani i
analiti, nc din 1980.
7.3. Noua logic de organizare i adaptare a biroului
,Prima faz de organizare uman ce i-a dovedit eficiena din antichitate pn aproape de zilele
noastre a fost i este cea piramidal. Acest tip de structur, utilizat n armat pe timpul
romanilor, n organizarea bisericii mai trziu, a fost preluat i n ntreprinderi precum General
Motors i BM pentru un timp, ca apoi s fie nlocuit cu forme mai flexibile care asigurau o mai
mare mobilitate procesului de producie i de informare arta Jay R. Galbraith n lucrarea sa
Organizarea n viitor.
Organizaiile i ntreprinderile n care domin informaia presupun o comunicare rapid,
intercomunicare ntre conductori i executani, legturi directe i puternice ntre toi lucrtorii i
decidenii procesului de producie.
n SUA a aprut principiul ,high tech high touch, adic o tehnologie nalt ce implic relaii
intense ntre oameni, cooperare, o mai mare interaciune interpersonal care s suplineasc
golul uman creat de raportul om-tehnic.
Peter Drucker, sociolog i economist american, reia n lucrrile sale ideea piramidei ntr-o nou
viziune: ,n instituia bazat pe informaie, tiina se va afla cu precdere la baza piramidei, unde
se afl productorii direci. Azi i n viitor, organizarea va fi deci mult mai puin ierarhic.
Organizarea de tip lateral va crea posibilitatea contactelor spontane trans-funcionale, ducnd la
o mai bun comunicare i coordonare.
Cadrul afacerilor se schimb n mod dramatic iar rolul personalului n organizaie apare tot mai
mult sub semnul schimbrii. Legat de un proces decizional mai rapid, descentralizarea poate
conduce la fragmentare, multiplicare, lips a coordonrii n organizaie. Modelul organizrii
distribuite este cel n care se mut din sfera conducerii n subsidiar. erarhia este deci n
descretere. n multe cazuri organizaiile trebuie s neleag importana pstrrii unor informaii
confideniale, rezervndu-i astfel un avantaj n competiie.
Urmtoarea list conine anumite atribute care descriu noul mod de organizare comparativ cu
cel vechi.
Moduri de organizare (comparaie)
Nou
Vechi
Dinamic
Abundena informaiei
Global
Dimensiuni reglabile
Orientat spre producie, clieni
Orientat spre aptitudini
Spirit de echip
mplicare
Reea lateral (orizontal)
Stabil
Lipsa informaiei
Local
Dimensiuni mari
Funcional
Orientat spre activitate
Spirit individualist
Comand, control
erarhic
n esen, exist o nou logic de organizare care cere ca nevoile practice s fie asociate cu
toate sistemele manageriale ale unei organizaii. Noile organizaii trebuie s adopte conceptul de
auto-structurare n ceea ce privete organizarea activitii. n multe cazuri noua structur n
ansamblu necesit o tehnologie avansat i ar fi total nerealist s le solicitm de la nceput
perfeciune.
7.4. Noul loc de munc
Biroul viitorului va deine o tehnologie avansat dar i utilizatori care trebuie s-i fac fa, s o
exploateze i chiar s participe la dezvoltarea ei. Conceptul include urmtoarele elemente:
stocarea i localizarea rapid a datelor;
mesajele transmise i primite;
sistemele de suport decizional;
distribuirea muncii n diferite locuri.
Elementele sale funcionale de baz sunt:
pregtirea i reproducerea documentelor;
comunicaiile;
stocarea i localizarea informaiei pe diverse medii.
Sistemele birotice create n ultimul timp sunt parte integrant a sistemului informaional al unitii,
i n aceast postur, obiectivele i sarcinile sale se nscriu n cadrul obiectivelor i sarcinilor
generale ale organizaiei.
Computerele uureaz munca n domeniul administrativ, dar schimb i faa locului de munc.
,n sistemul de educaie al zilei de mine, locul de munc centralizat va pierde din importan
(.). O bun parte din studiu se va realiza chiar n camera studentului, acas sau ntr-un dormitor
comun, la orele pe care el nsui le va alege afirma A. Toffler n Socul viitorului.
n societatea actual, n care mediul de schimb a devenit informaia electronic, a aprut
conceptul de ,autostrzi informaionale. Se pot transmite astfel date de mare importan ctre
persoanele de rspundere, din diferite puncte geografice n care se afl, la un moment dat, chiar
i n mijloacele de transport. Tot n acelai mod vor aprea ,birourile mobile, din care se vor
putea ncheia tranzacii cu parteneri situai n birourile lor din cldiri.
Companii puternice din SUA ca General Motors, BM au trecut la ncorporarea factorilor
psihologici n bunurile fabricate, ceea ce va reprezenta marca de calitate a produciei n viitor.
Epistemologia biroticii nu permite separarea dimensiunilor psihosociologice ale comunicrilor
ntreprinderii de analiza i modificarea sistemelor de informare. Birotica confer noiunii de
totalitate organizaional puterea unui concept operaional i reglat. Birotica poate fi aplicat
pretutindeni, deoarece noile tehnologii vor permite reducerea efortului fizic, documentele vor avea
o calitate superioar, condiiile de munc vor fi ameliorate iar confortul, securitatea i satisfacia
vor crete.