Sunteți pe pagina 1din 89

MANUAL DE SECRETARIAT I ASISTEN

MANAGERIAL
http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/intro.htm
INTRODUCERE
n actuala revoluie tehnico-tiinific informatica, telecomunicaiile, producerea i
comunicarea informaiei au devenit prioriti incontestabile dar cu largi aplicaii n viaa
tiinific, economic i social. n acest context a aprut o disciplin relativ recent:
birotica - termenul fiind introdus n limbajul cotidian n jurul anului 1976. Birotica vizeaz
automatizarea activitilor administrative i de birou depind cadrul tehnic al proceselor
administrative.
Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil o
dat cu rspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care au ptruns n orice birou i n
orice secretariat al unei organizaii sau instituii sporind considerabil productivitatea i
calitatea muncii administrative.
Birotica s-a nscut din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii administrative i
de birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a datelor, urmrind creterea
performanei i calitii muncii de secretariat i de birou n toate domeniile de activitate.
Pe de alt parte biroul n general, secretariatul n special a devenit unul dintre cele mai
importante locuri de munc n societatea contemporan; secretariatul a cptat funcii i
roluri multiple i complexe comparativ cu deceniile anterioare. Aceste transformri sunt
valabile i n cazul societii romneti.
Principalele funcii care revin secretariatului n prezent sunt urmtoarele: prelucrarea
informaiilor, documentarea, funcia de reprezentare, funcia de filtru i legtur pentru
solicitri de contacte cu conducerea, funcia de asistare direct a managementului.
Dup cum se poate observa n activitatea de secretariat i n aceea a secretarelor (asistent
manager) predomin procesele informaionale i decizionale, informaia oferind suportul
pentru decizia managerial, iar comunicarea de informaii i de decizii ocupnd o pondere
important ntr-o organizaie.
n literatura de specialitate, secretariatul este definit ca un nucleu cu activiti, atribuii i
sarcini individuale complexe. n zilele noastre activitatea de secretariat presupune un
complex de activiti i tehnici de lucru specifice (activiti de documentare, coresponden,
protocol, arhivare de documente .a.).
Prezentul volum, pornind de la aceste considerente, conine noiuni teoretice, dar i
practice, referitoare la activitatea de secretariat i asisten managerial.
1
Astfel acesta furnizeaz noiuni teoretice referitoare la: conceptul de birotic,
managementul i marketingul, ntr-o organizaie, noiuni de drept administrativ i comercial.
Totodat lucrarea cuprinde, n cea mai mare parte, noiuni practice legate de activitatea de
secretariat: tehnici de secretariat, funciile secretariatului modern, organizarea i
prelucrarea arhivei contemporane, elemente de protocol, norme romneti de drept
administrativ i comercial.
Am considerat util s furnizm celor interesai att noiuni teoretice ct i practice, deoarece
n prezent nu exist n Romnia o astfel de lucrare, respectiv un Manual de secretariat i
asisten managerial adaptat la realitile romneti.
Lucrarea a avut drept obiectiv s trateze principalele activiti ale secretarelor (asistent
manager) i ale secretariatului.
Desigur, fiind la prima editare, Manualul va fi mbuntit pe msura atenionrii noastre de
ctre specialiti.
Autorii sunt, cei mai muli, cadre didactice universitare de la Colegiul Universitar de
Administraie i Secretariat din cadrul Facultii de Litere a Universitii din Bucureti.
Desigur, prezentul manual nu epuizeaz problematica propus, dar autorii ndjduiesc c
prezentul Manual de secretariat i asisten managerial va fi un preios instrument de lucru
care va contribui la mbuntirea i modernizarea activitii de birou, n special a
secretariatelor i a secretarelor (asistent manager).
Autorii
CAP. I. BIROTIC
Lector univ. dr. Ionel Enache
Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat
Facultatea de Litere - Universitatea din Bucureti
1. CONCEPTUL DE BIROTIC
n contextul actualei revoluii tehnico-tiinifice, n care informatica i telecomunicaiile,
producerea i comunicarea informaiei sunt prioriti incontestabile, cu largi aplicaii n
ntreaga via economic, tiinific i social, definirea biroticii este o problem necesar
dar dificil.
Birotica vizeaz automatizarea activitilor administrative i de birou, cu toate acestea,
obiectul ei depete cadrul tehnic al proceselor administrative. Astfel, prin asocierea cu
cele mai noi servicii de telecomunicaii, cu noile mijloace de stocare i de transmitere a
informaiei audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optic i
electronic i n special cu noile realizri n materie de echipamente i de programe
2
informatice, birotica ofer noilor tehnici de procesare a informaiei valene profesionale i
economice cu multiple efecte sociale.
Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil odat
cu rspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus i prin
accesibilitatea utilizrii lor, au ptruns n orice birou sporind considerabil productivitatea i
calitatea muncii administrative.
Birotica este un cuvnt intrat n limbajul cotidian relativ recent prin preluarea termenului
francez bureautique care, la rndul su, este echivalentul termenului englezesc office
automation. Termenul a fost introdus n limba francez de P. Berger i L. Nauges, dup
Convenia Informatic din anul 1976. Ambele termene, dar mai ales cel englezesc,
sugereaz domeniul biroticii - BIROUL - i obiectivul fundamental al acesteia -
AUTOMATIZAREA BIROULUI.
Se poate spune c termenul a nceput s circule n Frana dup 1982 cnd, ntr-o publicaie
de specialitate (Jurnal Oficial), gsim urmtoarea definiie: "Birotica: ansamblu de tehnici i
de mijloace utilizate n automatizarea activitilor de birou, n special a aspectelor legate de
comunicaie prin cuvnt, prin scris sau prin imagine.
n timp au aprut numeroase ncercri de a defini birotica.
n esen iroti!" stu#i"$ "ns"%&u& "!ti'iti&or #e (ro#u!ere) #e #istriuie *i
#e e+(&o"t"re " in,or%"iei #in (ers(e!ti'" %un!ii #e irou) fr ns a se substitui
disciplinelor nrudite: informatica, telecomunicaiile, telematica.
Birotica s-a nscut, deci, din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii
administrative i de birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a datelor,
urmrind creterea performanei i calitii muncii de birou n orice domeniu de activitate.
ntr-o alt perspectiv, mai recent, adaptat la coordonatele societii informaionale spre
care ne ndreptm, birotica se contureaz ca un proces de automatizare flexibil aplicat la
cel mai important loc de munc al societii de azi, i mai ales de mine: BIROUL. Sistemele
birotice faciliteaz procesarea, diseminarea i coordonarea informaiei, materia prim a
oricrei activiti de birou. Prin aceasta se ncearc nlturarea comarului birocratic.
Astzi birourile au trei roluri organizaionale importante:
1. Coordoneaz i conduc munca lucrtorilor dintr-o organizaie.
2. Integreaz munca realizat pe toate nivelurile cu funciile din organizaiile respective.
3. Cupleaz organizaia cu mediul, integrnd informaional clienii i furnizorii.
Pentru a ndeplini aceste roluri, n general, birourile desfoar cinci mari activiti:
1. Managementul documentelor.
2. Introducerea informaiilor n fiiere.
3. Conducerea proiectelor.
3
4. Coordonarea personalului.
5. Repartizarea pe sarcini a indivizilor i a grupurilor. [1]
Prima dintre acestea consum aproximativ 40% din efortul total, celelalte activiti ocup
restul de 60% n mod egal.
Pentru a defini mai exact conceptul de birotic se impune sublinierea particularitilor i
tendinelor muncii de birou, indiferent de coninutul su economic.
Astfel, o prim particularitate o constituie predominana proceselor informaionale i
decizionale. Informaia, materia prim a oricrei activiti de birou, ofer suportul deciziei
manageriale n orice sistem i organizaie economico-social.
O alt particularitate o reprezint ponderea mare pe care o ocup comunicarea de informaii
i de decizii, prin cele dou forme ale sale: oral i scris.
n Romnia, termenul de birotic a cptat o circulaie larg dup 1989. Acest fenomen
poate fi explicat prin influena combinat a urmtoarelor circumstane:
Transformarea social care a permis dezvoltarea proprietii private, fenomen ce a
dus la crearea ntreprinderilor mici i mijlocii. Acestea i-au bazat dezvoltarea pe utilizarea
profesional a calculatoarelor personale (PC).
Evoluia tehnologic mondial care a permis descentralizarea accesului la informaie
prin creterea extraordinar a numrului de calculatoare personale i a celorlalte
echipamente informatice.
Liberalizarea importurilor de materiale de birou, inclusiv tehnic de calcul,
consumabile, echipamente de birou (telefoane, faxuri, copiatoare). [2]
n prezent n dezvoltarea biroticii exist dou tendine majore:
Una de natur tehnologic ce implic o cretere a capacitii de intercomunicare
(telefoane, radio, TV).
Una de natur organizaional care se refer la tendina de a dezvolta structuri de tip
reea.
n multe cazuri, n mod greit, birotica este asimilat cu munca de secretariat, locul unde se
intersecteaz cele mai importante fluxuri informaionale ale ntreprinderii, dar secretariatul
reprezint numai unul din birourile care fac obiectul de studiu al biroticii.
n viitor, birotica va urmri crearea biroului electronic, bazat pe utilizarea calculatoarelor,
echipamentelor de comunicaie i a altor dispozitive electronice, care tinde spre eliminarea
consumului uria de hrtie din biroul clasic.
Oie!ti'e&e iroti!ii
4
Obiectivul general al biroticii este creterea calitii, productivitii i flexibilitii muncii de
birou prin automatizarea activitilor. Cele mai importante activiti de birou se refer la
introducerea, la prelucrarea, la memorarea i la extragerea informaiilor. n societatea
contemporan cantitatea de informaie ce trebuie prelucrat este tot mai mare.
Productivitatea muncii n acest sector a cunoscut o cretere mult mai lent n comparaie cu
celelalte sectoare. De aceea sperana creterii productivitii muncii este legat de
dezvoltarea biroticii.
Informatizarea muncii de birou, n afar de creterea calitii i productivitii muncii
administrative, determin i alte efecte economice i sociale cum ar fi:
Eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabil a acestuia.
Eliminarea efortului fizic i intelectual solicitat de prelucrarea manual a informaiei.
Eliminarea efortului solicitat de lectura i de controlul exactitii documentelor primite
sau expediate.
Reducerea timpului de recepie, de prelucrare i de transmitere a informaiei n
activitatea administrativ.
Creterea exactitii proceselor informaionale, a capacitii de memorare i a vitezei
de regsire a informaiei.
Scderea considerabil a costului informaiei i a deciziei pe care aceasta din urm se
fundamenteaz.
Prin!i(ii&e iroti!ii -./ :
1. Principiul specificitii. Munca de tip administrativ desfurat n birou reprezint
obiectul de studiu al biroticii. Dei coninutul muncii n birou difer n funcie de nivelul
ierarhic ntr-o organizaie i de caracteristicile generale ale acesteia, exist o trstur
comun: lucrul cu documente i cu informaii.
2. Principiul frecvenei de apariie a diferitelor tipuri de activiti. Birotica se oprete
numai asupra celor mai utilizate proceduri i aciuni pentru a obine efectul maxim prin
simplificare, prin automatizare i prin integrare.
3. Principiul simplificrii. Activitile care apar frecvent sunt - n prima etap - analizate,
simplificate i apoi n etapa a doua automatizate i integrate.
4. Principiul automatizrii flexibile. Repetitivitatea relativ a unor activiti permite
automatizarea flexibil a unor sarcini, adic automatizarea realizat direct de ctre
utilizator.
5. Principiul integrrii. Acest principiu se refer la partajarea (utilizare n comun) datelor
i informaiilor dintr-o organizaie. Integrarea reprezint etapa final a procesului birotic
optimizat n care colaborarea dintre utilizatorul mijloacelor birotice i informaticieni este
inevitabil.
5
[1] I. NFTNIL, Birotica i performana managerial, Bucureti, 2000, p. 7.
[2] Ibidem, p. 10.
[3] Ibidem, p. 11.
CAP. II. TE0NICI DE SECRETARIAT
Lector univ. Nina VRGOLICI
Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat
Facultatea de Litere - Universitatea din Bucureti

1. ROLUL 1I LOCUL SECRETARIATULUI N STRUCTURA UNEI ORGANI2A3II
1.1. Or4"ni$"i" *i stru!tur" ei or4"ni$"tori!
Organizaia - este o form concret de desfurare a activitii umane n diferite domenii:
economic, social, cultural, politic etc. Orice tip de activitate trebuie administrat. De aceea,
orice organizaie funcioneaz ca un sistem ale crui componente sunt n strns legtur
pentru a putea interveni fiecare la momentul oportun cu mijloace proprii, spre a rspunde
unei nevoi. Organizaia poate fi considerat ca o colectivitate ierarhizat de oameni i
obiective, ca un ansamblu de mijloace de producie i de informaii, o mpletire de interese
generale i individuale. Ea are o structur proprie, determinat de scopul pentru care a fost
creat. n vederea obinerii obiectivelor social-economice, orice organizaie ndeplinete mai
multe funcii:
a) funcia de cercetare-dezvoltare;
b) funcia comercial !i de mar"etin#;
c) funcia de $roducie;
d) funcia financiar-contabil;
e) funcia de $er%onal.
Structura organizatoric a unei organizaii reprezint ansamblul persoanelor i
compartimentelor de munc (tehnico-productive, economice, administrative), modul n care
sunt constituite i grupate precum i legturile care se stabilesc ntre ele.
6
O structur organizatoric raional este condiia esenial pentru: asigurarea funcionrii
normale a compartimentelor de munc, repartizarea precis a responsabilitilor, stabilirea
riguroas a dependenelor ierarhice, a unitii ntre responsabilitile unei funcii i puterea
de decizie. Reprezentarea grafic a structurii unei organizaii poart numele de
organigram.
Indiferent de ramura economic sau activitatea social desfurat, structura organizatoric
este alctuit din urmtoarele elemente:
1. 5un!i" 6funcia de conducere !i funcia de e&ecuie)
7. Postu&
.. Pon#ere" ier"r8i!
9. Co%("rti%ente&e 6com$artimente funcionale !i com$artimente o$eraionale)
:. Ni'e&uri&e ier"r8i!e
;. Re&"ii&e or4"ni$"tori!e
<. A!ti'iti&e
La baza nfiinrii unei organizaii st Regulamentul de Organizare i Funcionare (ROF) care
este poate cel mai important element de reglementare a competenelor unei instituii. Este
un act normativ care reglementeaz funcionarea compartimentelor (stabilete
competentele pentru fiecare compartiment n parte, atribuii i responsabiliti) i este
adoptat de forul de conducere superior al organizaiei respective. Mai exist i Regulamentul
de Ordine Interioar (ROI) care reglementeaz regulile de conduit cerute angajailor n
relaiile de serviciu, programul de lucru, circulaia documentelor i este adoptat pe cale de
dispoziie de ctre conductorul unitii. Acest regulament intern trebuie permanent
actualizat, modificat i completat n conformitate cu dinamica de dezvoltare a
departamentelor.
Pe baza actelor normative de nfiinare i care le reglementeaz funcionarea (ROF),
unitile i elaboreaz propriile regulamente de organizare i funcionarea adaptate la
structura organizatoric, aprobate i completate cu sarcini specifice domeniului lor de
activitate.
Ansamblul activitilor, atribuiilor i sarcinilor de secretariat sunt cuprinse n ROF al
secretariatelor, care face parte din ROF al organizaiei respective.
ROF al organizaiei are un caracter general i este completat de Statul de Funcii. Statul de
Funcii are un caracter intern i prevede numrul de posturi pentru fiecare compartiment,
gradul i pregtirea angajailor, precum i relaiile dintre acetia. Este o completare
necesar a ROF pe baza creia se poate calcula bugetul de colarizare a personalului1.
La rndul su, este completat de fia postului care cuprinde atribuiile i obligaiile fiecrui
angajat n parte.
7
Legea reglementeaz explicit c organigrama unei instituii nu intr n vigoare pn la
adoptarea ROF i a Statului de Funcii.
1.7. A!ti'it"te" #e se!ret"ri"t
Printre activitile cu importan deosebit n cadrul unei organizaii economico-sociale este
i activitatea de secretariat.
Activitatea de secretariat este structurat n compartimente specializate i are o ampl
generalizare. Ea se desfoar la niveluri diferite, att n cadrul organelor centrale ale
administraiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primrii,
consilii locale), ct i la nivelul agenilor economici, al unitilor de profiluri diferite
(academii, instituii de nvmnt superior, coli, biblioteci, etc). De aceea, structura,
forma de organizare, amploarea, numrul de funcii i unele atribuii sunt diferite de la o
organizaie la alta.
Munca de secretariat n administraia public prezint unele particulariti fa de
secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului ca nsui managementul instituiilor
publice i structura organizaional sunt diferite de organizarea i conducerea companiilor i
firmelor private. Aici termenul de secretar a fost nlocuit cu cel de asistent manager.
Secretariatul este considerat ca interfa a efului unei instituii cu personalul angajat i cu
persoanele din afar instituiei i de asemenea, reprezint (n unele cazuri) o dublare a
direciilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuiilor specifice. Astfel
secretara preia o serie de atribuii privind personalul, activiti administrative, activiti de
relaii cu publicul.
Secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin
degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, crendu-i astfel condiiile necesare realizrii
principalelor sale funcii: prevedere - organizare - comand - coordonare control.
Secretara trebuie s creeze condiii optime pentru luarea deciziilor care reprezint actul
esenial al conducerii.
In literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de funcii i
respectiv persoane care le ocup) cu activiti, atribuii i sarcini individuale complexe.
Acest grup de oameni specializai sunt reunii sub o autoritate ierarhic (directori de
secretariate, efi de serviciu, secretari-efi) autoritate subordonat la rndul su direct
conducerii i care are precizate atribuii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrrilor
specifice muncii de secretariat.
Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activiti.
1) Activiti cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon,
stenografierea, multiplicarea, redactarea nscrisurilor dictate de efi, clasarea documentelor,
nregistrarea corespondenei).
2) Activiti prin care duc la ndeplinire sarcinile i atribuiile prevzute n fia postului
(documentare, coresponden, protocol, organizarea manifestrilor, etc.)
3) Activiti pe care le decid, le iniiaz singure (cursuri de perfecionare, instruire a
secretarelor din subordine),
8
4) Activiti de reprezentare a efilor lor (primiri oficiale, participare la discuii cu
parteneri de afaceri, etc.)
Activitile se descompun n atribuii, iar atribuiile n sarcini. Atribuia reprezint sfera de
competen a unui compartiment, iar executarea atribuiilor de ctre un compartiment
presupune competena membrilor compartimentului n realizarea sarcinilor ce decurg din
aceste activiti.
1.3. Atribuiile i sarcinile secretariatelor
Compartimentului secretariat i revin atribuii globale din care se extrag i se detaliaz
sarcini pentru fiecare lucrtor. Atribuiile i sarcinile unei secretare depind de structura i
domeniul de activitate al organizaiei respective i sunt cuprinse n fia postului.
Se poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi n tara activitatea de
secretariat, (in cazul n care funcioneaz ca un serviciu autonom), ea include urmtoarele
atribuii i sarcini :
executarea lucrrilor de registratura general (sortarea, nregistrarea, datarea,
distribuirea) acolo unde nu exist un compartiment specializat de registratur.
lucrri de coresponden primit i emis de unitate; lecturarea corespondenei
primite, prezentarea la conducere, nregistrarea, repartizarea i urmrirea rezolvrii
corespondenei primite, ntocmirea unor rspunsuri pe baza documentrii prealabile,
dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondenei cu materialul de baz;
pregtirea corespondenei pentru expediere, predarea la registratur sau expedierea
direct, dup caz, asigurarea transportului corespondenei prin organizarea muncii
curierilor.
atribuii de documentare: detectarea surselor interne i externe, selectarea
materialului; prezentarea materialelor rezultate sub form de tabele, scheme, statistici, etc.,
clasarea documentelor, organizarea i asigurarea unei bune funcionri a arhivei unitii.
scrierea rapid, stenografierea discuiilor din edinele, conferinele, ntlnirile de
afaceri, stenografierea dup dictare (i la telefon), transcrierea setnogramelor.
multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maina de scris sau
calculatorul (folosind metoda oarb), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea
mainilor de copiat, corectarea greelilor, cunoaterea unor sisteme de corectare a
materialelor pentru editorial.
traduceri i retroversiuni de acte, coresponden, materiale documentare,
cunoaterea unei limbi strine de circulaie internaional scris i vorbit.
probleme de protocol i relaii cu publicul: ntocmirea unor planuri pentru
desfurarea n bine condiii a ntlnirilor cu persoane din afr instituiei, primirea
vizitatorilor i a partenerilor de afaceri, cunoaterea, documentarea n ceea ce privete
regulile de comportament i protocol specifice rii din care vine partenerul, pregtirea
corespondenei protocolare cu ocazia diferitelor evenimente.
9
evidena necesarului de consumabile i evidena de personal (secretara
ntocmete referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, ine
evidena orelor suplimentare, concediilor, evidena delegaiilor, a deplasrilor i a
evenimentelor profesionale.
pregtirea cltoriilor de serviciu ale efului, rezervarea de bilete, a camerei de
hotel, obinerea vizei (dac este cazul), pregtirea documentelor necesare pentru ntlnirile
de lucru, contactarea persoanelor cu care trebuie s se ntlneasc eful i stabilirea
programului.
cunoaterea i folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, maina de
multiplicat, fax, aparatura de nregistrare-clasare, interfonul, etc.); cunoaterea
tehnoredactrii computerizate i a programelor pentru aceasta.
organizarea sistemului informaional: primirea prelucrarea i transmiterea
informaiilor.
ntocmirea contabilitii primare a firmei
primirea i transmiterea comunicrilor telefonice
organizarea edinelor i a materialelor necesare.
difuzarea n unitate a deciziilor i instruciunilor cu caracter de circulat.
preluarea de la efi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara
(asistenta manager) le poate rezolva sau chiar secretara poate delega o serie de
responsabiliti persoanelor din subordine.
perfecionarea permanent din punct de vedere profesional.
supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia,
evaluarea posibilitilor fiecruia i stabilirea responsabilitilor.
respectarea disciplinei muncii.
Exercitarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune exercitarea responsabilitilor,
a prerogativelor dar i competena n a le realiza.
Competena celor care lucreaz n compartimentele de secretariat se concretizeaz n a fi:
un bun stenograf - s poat transmite i transcrie exact ceea ce i se dicteaz;
un dactilograf ndemnatic, scriind fr greeli de tastare i limb;
un bun corespondent, folosind o limb corect i bogat n coninut;
un bun specialist n clasarea i arhivarea actelor, corespondenei i
documentelor, capabil s le gseasc, la nevoie, cu rapiditate;
10
un interpret capabil s discute cu persoane strine, s fac cunoscute ideile
reprezentanilor firmei, s comunice acestora ideile reprezentanilor firmei, i s comunice
acestora ideile interlocutorilor strini fr denaturri;
un bun organizator al sistemului informaional, capabil s primeasc, s
prelucreze i s transmit informaii, precum i s in la zi evidenele pentru conducere i
celelalte compartimente ale unitii;
un bun traductor, capabil s traduc cu rapiditate un text din/n limba
romn/limba strin;
un bun cunosctor al lucrrilor de secretariat i coresponden, capabil s
nregistreze, repartizeze i s urmreasc rezolvarea corespondenei primite, s
pregteasc rspunsul la scrisorile indicate de conducere, s prezinte la semnat
corespondena mpreun cu materialul de baz, s ntocmeasc formele de expediere a
corespondenei;
un bun organizator al contactelor ntre conducere i persoanele din afar i din
interiorul firmei (ntlniri de lucru, edine, conferine); capabil s fac oficiul de secretar de
edin i s redacteze procese-verbale;
un bun documentarist, capabil s detecteze surse de documentare, s selecteze
i s claseze materialul, s-l difuzeze sub form de buletine, fise, etc;
un bun specialist n manipularea i utilizarea aparaturii moderne de birou
(calculatoare, maini de multiplicat, aparatur de nregistrare-clasare, etc);
un bun lucrtor, capabil s ntocmeasc statistici specifice sectorului de
secretariat, s le prezinte sub form de grafice i tabele;
un bun agent de triere i transmitere a comunicrilor telefonice, capabil s
filtreze, limitnd pn la evitarea total a caracterului nociv al suprasolicitrilor i
ntreruperilor frecvente ale activitii conducerii n anumite perioade.
un lucrtor capabil s redacteze rapoarte, referate, informri pe baza unor
directive generale i a materialului documentar;
un bun specialist pentru controlul i corectura editorial i tipografic a
materialelor n curs de multiplicare.
1.4. Organizarea secretariatelor
In scopul desfurrii activitii specifice, secretariatele dispun de resurse umane i
materiale. Resursele umane se refer la personalul angajat n activitatea de secretariat
(persoane fizice bine pregtite i capabile s se adapteze permanent la noutile din
domeniu). De modul lor de integrare n sistem depinde eficienta aparatului administrativ.
Resursele materiale se refer la obiectele i mijloacele prin care se asigura condiiile de
munca n acest domeniu, i anume:
spaiul de lucru ;
11
obiecte de iluminat;
obiecte de micro-climat, colorit, izolare fonica, mobilier;
maini i aparate moderne de birou (maini de scris, de stenografiat, multiplicat,
aparate de nregistrat, calculatoare, fax, telex etc.)
In funcie de modul de utilizare a resurselor umane i materiale, activitatea de secretariat
poate fi organizata astfel:
n unitile administrative i firmele mici ntreg nucleul de secretariat este
centralizat;
n administraiile centrale i locale, n organizaii mari, aezarea fizic este parial
centralizata (birouri colective), parial descentralizata (efi de cabinet, secretarii
conductorilor).
Organizarea centralizat n secretariate prezint urmtoarele avantaje:
concentrarea echipamentelor de birou, ceea ce nseamn utilizarea lor la
capacitate maxima;
pregtirea noilor cadre este rapid, afectarea lor pe lng grupuri conduse
centralizat influeneaz pozitiv formarea i perfecionarea lor;
posibilitatea stabilirii unor standarde comune, ca rezultat al uniformitii
metodelor de operare n munca de birou;
costul performantelor este sczut, ca i al investiiilor n maini de birou i al
ntreinerii lor, deoarece sunt folosite n cadru restrns.
1 Victor Alistar, Ion Popescu Slniceanu, Protocol coresponden secretariat !n
"dministraia Public, Editura Lumina Lex, Bucureti, 2001, p.126
CAP. III. 5UNC3IILE SECRETARIATULUI MODERN
Lector univ. drd 'aria ()RI*)
Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat
Universitatea ,Ovidius Constana
Consi#er"ii 4ener"&e (ri'in# e'o&ui" %eseriei #e se!ret"r
12
O abordare evolutiv a meseriei de secretar nu se poate realiza dect n contextul evoluiei
istorice a managementului i a mijloacelor de comunicaie. nc din fazele de nceput, n
practicarea acestei meserii, descoperim trei coordonate eseniale care i-au marcat
funcionarea pn astzi:
meseria de secretar a aprut i a funcionat ntotdeauna pe lng factorii de decizie
ai vieii economico- sociale;
tratarea informaiei scrise, a stat la baza acestei activiti i,
confidenialitatea, a constituit o cerin esenial sub aspect deontologic.
Coordonata confidenialitii este sugerat chiar de termenul ,secretar(), provenind din
latinescul ,secretum (secret, tain) i desemnnd o persoan care tie i pstreaz secrete.
Sub aspect practic, meseria de secretar preced - n timp istoric, apariia denumirii sale.
Dac inem cont de faptul c primele forme ale scrierii au aprut din necesitile
administraiei de stat de a emite dispoziii, de a da ordine i a administra bunuri, putem
lega apariia acestei meserii de casta scribilor, secretarii autoritilor, considerai a constitui
prima celul a birocraiei, n Orientul antic [1] .
n special, n perioada faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori
specializai n comunicarea scrisa.
Problema confidenialitii se punea, la vremea respectiv, numai pe cale oral, fiind extrem
de rare persoanele care tiau s citeasc.
Aa se explic i practica unor autoriti de a tia limba scribilor, spre a se asigura de
pstrarea secretului profesional.
Termenul grammati#os, [2] denumind n limba greac i profesia de $secretar% poate fi
considerat cel mai sugestiv, n ceea ce privete posibilitile asocierii acestei meserii cu
nceputurile scrierii.
Treptat, prin trecerea de la un sistem economic la altul i prin evoluia mijloacelor de
comunicaie, se contureaz alte coordonate funcionale ale acestei profesii. [3]
In perioada feudalismului, o data cu schimbrile produse n sistemele de conducere prin
apariia anumitor grade de ierarhizare si, prin apariia hrtiei ca suport informaional,
munca de secretariat capt contururile specializrii.
Astfel, persoana desemnat cu titlul de secretar, n Evul Mediu, se ocupa de corespondena
monarhului sau a unor nali demnitari. Aceasta presupunea meninerea n continuare, a
sarcinilor iniiale de caligrafiere a textelor, la care sau adugat alte operaiuni de expediere
dar i de eviden a circulaiei documentelor scrise.
In epoca modern, o dat cu ptrunderea mainilor de scris mecanice n structurile
administrative, imaginea secretarei se va asociata att de profund cu acest mijloc de
imprimare a textelor, nct activitatea sa se va confunda pn n epoca contemporana, cu
aceea de dactilograf.
13
Trebuie s precizm, ns, c din punct de vedere istoric, aceast meserie a aparinut
brbailor, pn la nceputul secolului XX, cnd au nceput s fie promovate drepturile
ceteneti refuzate femeii secole de-a rndul. Nici Revoluia Francez cu ideile ei luminoase
nu a avut curajul s lanseze femeia n viaa administrativ, dar a declanat goana dup o
egalitate de sexe. [4]
n epoca contemporan, conform statisticilor, 95% din funciile de secretar sunt ocupate de
femei, n special n rile Europei Occidentale, ele dovedindu-se mai dotate dect brbaii n
domeniul competenei sociale i al inteligenei emoionale& '() Se contureaz, astfel, noi
cerine, privind practicarea acestei profesiuni. Managementul modern, cristalizat ca tiin
tot la nceputul secolului XX, dezvolt noi valori, privind resursele umane i resursele
informaionale, la aceasta aducndu-i contribuia tiine precum sociologia, psihologia,
ergonomia.
Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, i reevaluarea auxiliarului su
de baz, secretariatul.
n spatele acestui curent ascensional se afl i dezvoltarea continu a tehnologiilor
informaionale i comunicaionale care au revoluionat viaa birourilor. Astzi, competenele
secretariatului impun n egal msur, cunotine, informaii i deprinderi cerute muncii
tradiionale secretariale la care se adaug altele noi: domeniul biroticii. Abordnd, cerinele
actuale ale acestei profesiuni, la modul general, putem enumera: stpnirea procedeelor de
citire i scriere rapida; utilizarea calculatorului n editarea de texte i pentru baze de date;
utilizarea celorlalte aparatelor de tratare a informaiei i comunicaie; cunoaterea
principiilor de organizare a timpului i a documentelor; posedarea i si exercitarea a 1-2
limbi de circulaie internaional; cunotine generale de statistic i contabilitate; abiliti
de comportament n relaiile cu publicul i ali factori; Din aceast perspectiv, activitatea
secretariatelor devine tot mai complex i specializat. Secretara este tot mai implicat n
procesul de gndire fiind nevoit de multe ori s preia pri din activitile conducerii spre a
le prelucra independent, s gestioneze fluxuri de informaii i timpul managerilor, s
manevreze mijloace tehnice de tratare a informaiei i de comunicaie.
Posibilitile sale de degrevare a aciunilor managementului sunt nelimitate.
Cu privire la perspectivele acestei profesii, n lumea occidental s-au exprimat trei curente
de opinie: [6]
a) ntr-o prim categorie se ncadreaz cei care consider c rolul secretarei este depit i
c n viitor va disprea. Argumentele care se aduc n acest sens, privesc evoluia rolului
calculatorului pentru activitatea fiecrui manager i de aici, ideea c, n timp, calculatorul va
ajunge s suplineasc rolul secretarei;
b) n a doua categorie pot fi ncadrai cei care consider ca, dimpotriv, rolul secretarei este
n continu cretere i c nici calculatorul nici altceva nu va reui s-o suplineasc;
c) un al treilea curent, susine c, n perspectiv, secretara i va depi statutul profesional
actual, fiind tot mai implicat n acti*iti paraprofesionale n care competenele ei s
impun cunotine noi din alte domenii (economie, management, juridic), alturi de cele
tradiionale.
14
Privit din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor nu va mai fi exercitata de oricine
i oricum.
n rile occidentale se experimenteaz i testeaz pentru viitor, secretariate pe domenii,
echipe de secretariat pentru prestri de servicii birotice sau pentru lucru la distan.
1. 5un!ii&e se!ret"ri"tu&ui %o#ern
Activitatea de secretariat se exercit n toate sistemele economico-sociale, inclusiv n firme,
indiferent domeniul acestora de activitate. Componenta structurala cu rol complementar pe
lng de un post de conducere, secretariatul efectueaz lucrri de natura administrativa, de
rutina, pentru degrevarea titularului funciei n cauz. n echipa manager-secretar, o
sarcin unic este finalizat prin contribuia celor dou persoane. Astfel, managerul concepe
un document, sau aplic o rezoluie pe o cerere. Secretariatul va prelua, n continuare, toate
operaiunile ce in de redactarea, stilizarea, distribuirea sau memorarea informaiilor
prelucrate.
Complexitatea procesului de munc, variaz n funcie de dimensiunea i complexitatea
structurii organizatorice, de stilul de management, de dotarea tehnic i nivelul de pregtire
al secretariatului.
Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, consider c utilizarea eficace
a secretariatului, constituie o modalitate esenial de amplificare a eficacitii muncii
manageriale.
Un secretariat bine organizat i competent poteneaz munca managerului prin mai multe
elemente:
degreveaz managerul de o serie de aciuni de rutin, pur administrative,
contribuind, astfel, la utilizarea raional a timpului de lucru de care el dispune;
creeaz condiiile preliminare pentru realizarea de ctre manager a unor contacte
operative i eficiente cu persoane din interiorul i exteriorul organizaiei;
asigur vehicularea corespunztoare a informaiilor la nivelul conducerii firmei, cu
deosebire n perimetrul ealonului superior al acesteia;
contribuie decisiv la organizarea raional a activitii managerilor de nivel superior
din cadrul firmei (directori generali, directori executivi).
Aceste elemente stau la baza principalelor funcii ce revin secretariatului:
Funcia de tratare a informaiilor;
Funcia de documentare;
Funcia de ,filtru i legtur n contactele conducerii;
Funcia de asistare direct a managerului;
15
Funcia de reprezentare.
n continuare, vom aborda activitile i atribuiile specifice pe care le implic fiecare funcie
n parte, metodele i tehnicile specifice dobndite n practicarea acestei profesiunii, precum
i tendinele de evoluie a profesiunii n contextul general al transformrilor economice,
tehnice i sociale. O astfel abordare trebuie privit, ns, doar ca posibilitate de
sistematizare teoretic a procesului muncii de secretariat, deoarece, n practic, o serie de
activiti pe care le vom trata distinct n exercitarea unei funcii, sunt necesare n ansamblul
exercitrii acestei profesiuni.
[1] Giovannini GIORANNINI, (ed .) +e la sile, la siliciu - Istoria mi.loacelor de comunicare !n
mas. Bucureti : Editura tehnic, 1989, p. 5-70 ; Marin AIFTINCA, Babilonul informaiei -
/tre o nou ordine internaional !n domeniul comunicrii i informaiei - Bucureti :
Editura politic, 1987, 286 p.
[2] n limba romn termenul a fost preluat sub forma "grmtic i a circulat cu sensul de
"secretar sau "scriitor ntr-o cancelarie domneasc.
[3] Ovidiu NICOLESCU; Ion VERBONCU, E*oluia managementului pe plan mondial. n:
Management, Bucureti, Editura economic, 1999, p. 63-74
[4] Virginia VEDINAS, Elemente de protocol Bucureti, Lumina Lex, 2000, p.78-90.
[5] Susan VINNICOMB; Nina COLWILL L, 0emeile !n management Bucureti , Teora, 1998.
[6] Ibidem, p. 83.
CAP. I=. ORGANI2AREA 1I PRELUCRAREA AR0I=EI
CONTEMPORANE
(rof. univ. dr. )dina +erciu-,r#-ice%cu
Directorul Colegiului Universitar de Administraie i Secretariat
Facultatea de Litere - Universitatea din Bucureti
(rof. 'aria (etre
Arhivele Naionale Istorice Centrale - Bucureti
16
Arhivistica este disciplina care are domenii de investigaie izvoarele scrise pe supori friabili
(uori deteriorabili) i pe baza crora se efectueaz cercetri fundamentale i aplicative n
vederea stabilirii soluiilor optime de selecionare, ordonare, inventariere, conservare i
valorificare a documentelor. Alturi de arhivistic se afl informarea documentar care
studiaz informaiile, datele cuprinse n documente, n publicaii, elabornd apoi mijloace de
cercetare eficiente de prelucrare analitic - sintetic, de regsire a datelor i de transmitere
a lor ct mai bine la beneficiar.
Documentele, mai ales acelea care conin informaii tiinifice i tehnice constituie principala
surs de informare documentar.
Documentul este un act oficial sau particular prin care se adeverete (sau se preconizeaz)
un fapt, se confer un drept sau se recunoate o obligaie. Potrivit normelor internaionale
documentul este definit ca "un material pe care este nregistrat o informaie sau "o
informaie nregistrat pe un segment. Prin urmare elementele unui document constau n:
informaii, nregistrarea lor, suportul.
Noiunea de document, din punct de vedere arhivistic, are o accepiune foarte larg. Astfel
n Dicionarul tiinelor Speciale ale Istoriei documentul este definit, n sens arhivistic, ca
fiind orice surs "pe supori friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, nregistrrilor
sonore, cinematografice sau a altor imagini, care prezint interes pentru cunoaterea
istoric[1].
Prin urmare documentul este un text scris sau tiprit, inscripie sau orice alt mrturie care
servete la cunoaterea unui fapt real, din prezent sau din trecut, redactat ntr-o form
clar i avnd unitate de unitate de coninut i neles de sine stttor. Legea Arhivelor din
1996 menioneaz c prin documentele care fac parte din Fondul Naional al Romniei se
nelege: acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii, manuscrise,
proclamaii, afie, chemri, planuri, schite, hari, pelicule cinematografice i alte asemenea
mrturii precum i nregistrri foto, video, audio i informaia cu valoare istoric, realizate n
ar sau de ctre creatori romani n strintate[2].
Arhivele ar fi, aadar, grupuri mari de documente de o mare diversitate att sub aspectul
informaiei ct i sub aspectul suportului pe care sunt realizate n arhive, fie ele arhive
naionale, departamentale (judeene), istorice, curente, documentele se afl grupate n
fonduri i colecii.
Fond arhivistic se consider totalitatea documentelor create n decursul vremii de organele
de stat, de alte organizaii sau de persoanele fizice care au ndeplinit funcii sau misiuni de
rspundere n stat sau au avut un rol deosebit n viaa politic, social, economic,
tiinific, cultural sau artistica a rii, care constituie izvor de cunoatere a istoriei patriei,
a dezvoltrii politice, economice, sociale i culturale a rii[3].
In actuala Lege a Arhivelor Naionale se specifica: Constituie izvoare istorice i alctuiesc
Fondul Arhivistic Naional al Romniei, documentele create de-a lungul timpului de ctre
organele de stat, organizaiile publice sau private, economice, sociale, culturale, religioase,
militare, precum i de ctre persoanele fizice[4].
Colecia arhivistic reprezint un ansamblu de documente a cror adunare laolalt s-a fcut
prin alegere sau din ntmplare; sunt documente care au fost grupate de o organizaie, de o
familie sau de o persoan fizic conform unui anumit criteriu (tematic, cronologic,
particulariti externe, lingvistic) fr a se ine cont de proveniena lor[5]. Colecia are mai
17
muli creatori ai documentelor care de multe ori au fost create n locuri diferite, la intervale
de timp diferite, pot avea o tematic diferit dar au form i raporturi asemntoare.
S-a dovedit c nu tipul trebuie s fie norma de selecionare a arhivelor, ci utilitatea lor. Doar
teoretic, s-a fixat alt criteriu: arhive vii, necesare administraiei curente i arhive moarte,
care nu mai ndeplineau acest oficiu.
Clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice[6]. Exista mai multe
criterii de clasificare:
A. Dup deinerea arhivelor:
arhive deinute de organizaiile creatoare de arhiv;
arhive ale Arhivelor Naionale;
arhive deinute de alte organizaii i persoane particulare.
B. Dup etapele procesului de formare a arhivelor:
arhive curente (de registratur);
arhive de depozit;
arhive istorice (permanente).
C. Dup ornduirea social:
arhive feudale;
arhive moderne;
arhive capitaliste;
arhive socialiste.
D. Dup etapele istoriei arhivelor:
arhiva la destinatar (actul era necesar, dar grija pstrrii lui revenea celui cruia i
era destinat i care beneficia de coninutul lui);
arhiva la emitent (grija pstrrii actului revine celui care l creeaz);
arhiva de registru (de pe actele emise se fcea o copie pentru o mai bun ordine i
eviden); copierea se fcea n registru;
arhiva de registru (se mai numete i arhiva de secretariat sau administrativ).
E. Dup creatorii arhivelor:
18
arhive centrale, create de instituiile de conducere din stat;
arhive administrative, create de: prefecturi, primrii, consilii populare;
arhive judectoreti sau judiciare, create de instituii ca: Sfatul Domnesc, tribunale,
curi cu juri etc.;
arhive poliieneti - provin de la instituiile de la perioada modern care aveau n
sarcin meninerea ordinii i care erau organe executive ale statului;
arhive economice, provenite de la instituii care au avut atribuii n diferite ramuri ale
economiei i cele provenite de la Ministerul Agriculturii, al Industriei i al Comerului;
arhive statistice - fac parte din arhivele economice; apar n sec. al XIX-lea, prin
nfiinarea oficiilor statistice (1859);
arhive militare - cuprind documente create de armata, Ministerul de Rzboi, Marele
Stat Major;
arhive sanitare - aparin unor instituii create la sfritul sec. al XIX-lea; amintesc de
leacuri pentru boli, msuri de prevenire, epidemii;
arhive sociale ale unor organizaii pe ramuri de producie, constituite cu scopul de a-
i pstra interesele lor, de a-i organiza pentru obinerea de privilegii (bresle i corporaii);
arhive culturale - create de instituii de cultur precum ASTRA, Ateneul Romn,
biblioteci, muzee;
arhive de nvmnt, slab reprezentate n feudalism, cnd existau coli pe lng
mnstiri; dup sec. al XIX-lea se organizeaz nvmntul, iar arhivele sunt create de
coli, licee, universiti;
arhive ecleziastice, cele mai bogate arhive din perioada feudal pn astzi, cu
documentele cele mai vechi;
arhive personale - totalitatea actelor i documentelor concepute, primite, adunate i
totodat conservate contient de ctre o persoan;
arhive familiale - ansamblul actelor create i primite de membrii unei familii, de
familie ca persoan juridic sau de organe administrative ale familiei, care prin destinaia lor
s-au pstrat n proprietatea succesiv sau colectiv a acesteia.
F. Dup materia subiacent, exist documentele scrise pe:
hrtie, lemn, mtase, metal, papirus (material sub form de foi, prelucrat din
tulpina plantei numit papirus, pe care se scria n antichitate), pergament (material de scris
obinut din prelucrarea pieilor unor animale), scoara de copac.
G. Dup modul de percepere de ctre om:
19
arhive vizuale;
arhive sonore;
arhive audio-vizuale.
Pornind de la aceste definiii i explicaii se ajunge la clasificarea modern a arhivelor.
Abordarea acestui aspect presupune numeroase puncte de vedere, dar care nu sunt
necesare n prezenta lucrare, dar clasificare arhivelor este necesar din considerente
teoretice i practice[6]. Exist mai multe criterii de clasificare.
Evenimentele din decembrie 1989 a produs perturbaii i n domeniul arhivelor. Pentru a se
putea prelua fondurile arhivistice abandonate pentru a se putea lrgi accesul la cercetarea
arhivelor istorice naionale s-a recurs la un cadru legislativ minim[7], respectiv Legea
nr.40/1990 i Hotrrea Guvernului Romniei nr.769/1991.
Transformrile produse n sistemul instituional, apariia sectorului particular, abandonarea
sau fragmentarea multor fonduri arhivistice au determinat elaborarea unei noi legi
arhivistice. Noua lege a Arhivelor Naionale a fost promulgat la 2 aprilie 1996 prin decret
de Preedintele Romniei. Aceasta stipula (art. 3) c administrarea, supravegherea i
protecia special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei se realizeaz de ctre Arhivele
Naionale, unitar bugetare n cadrul Ministerului de Interne.
Pornind de la actele normative n vigoare, unitilor creatoare i deintoare de documente
la revin o serie de obligaii privind evidena, selecionarea, pstrarea, folosirea i depunerea
la Arhivele Naionale a nscrisurilor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional. Acestea
constituie cerinele n materie de arhive pe care societatea le adreseaz amintitelor uniti,
dovad c legiuitorul recunoate importana i rolul arhivelor n stat.
Urmrind organizarea i desfurarea activitii arhivistice la nivel naional, n mod unitar,
Arhivele Naionale au elaborat prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996, Instruciuni
pri*ind acti*itatea de arhi* la creatorii i deintorii de documente. Aceste instruciuni sunt
deosebit de utile i vin s completeze dispoziiile cuprinse n Legea Arhivelor Naionale din 2
aprilie 1996.
Primul capitol al instruciunilor cuprinde n 7 articole dispoziii generale ce definesc
documentele ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei (F.A.N.); faptul c
administrarea, supravegherea i protecia special a F.A.N. se realizeaz de Arhivele
Naionale; obligaiile deintorilor i creatorilor de arhiv n nfiinarea compartimentelor de
arhiv, conform complexitii i cantitii de arhiv precum i structura i competena
compartimentelor de arhiv stabilite de conducerea unitilor creatoare i deintoare de
arhiv, cu avizul de specialitate al Arhivelor Naionale; atribuiile personalului
compartimentului de arhiv i obligaia de a comunica n scris, n termen de 30 de zile,
Arhivelor Naionale, nfiinarea, reorganizarea sau oricare alte modificri survenite n
activitatea instituiilor cu implicaii asupra compartimentului de arhiv;
Cel de-al doilea capitol cuprinde n 108 articole obligaiile creatorilor i deintorilor de
documente ncepnd de la evidena, inventarierea, selecionarea, pstrarea, folosirea
documentelor i pn la depunerea lor la Arhivele Naionale i rspunderile i sanciunile ce
se aplic n cazul nerespectrii acestor obligaii.
20
E'i#en" #o!u%ente&or
Legislaia arhivistic prevede obligaia creatorilor de documente de a nregistra toate
documentele intacte, ieite ori ntocmite pentru uz intern la registratura general, ntr-un
singur registru de intrare-ieire sau n mai multe (atunci cnd instituia creeaz un numr
unic de documente), fr ca numerele de nregistrare date documentelor s se repete.
nregistrarea documentelor marcheaz existena oficial a acestora i reprezint actul de
natere al fiecrui document i de corectitudinea nregistrrii depinde, n mare msur,
asigurarea pstrrii lor.
Numrul mare i diversitatea documentelor care intr i ies de la un creator necesit
organizarea precis a circuitului lor.
Atunci cnd creatorul de documente creeaz un numr mare de documente, nregistrarea
acestora se face la fiecare compartiment de munc, la registratura general nscriindu-se
numrul de nregistrare atribuit de expeditor i denumirea compartimentului la care se
repartizeaz spre nregistrare i rezolvare.[8]
nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor, ncepnd de la 1
ianuarie pn la 31 decembrie ale fiecrui an.
n registrul de intrare-ieire se vor preciza urmtoarele elemente: numrul de nregistrare;
data nregistrrii; numrul i data documentului date de emitent; numrul filelor
documentului; numrul anexelor; emitentul; coninutul documentului pe scurt;
compartimentul cruia i s-a repartizat; data expedierii; modul rezolvrii; destinatarul;
numrul de nregistrare al documentului la care se conexeaz i indicativul dosarului dup
nomenclator, care se va stabili i completa n registru dup rezolvarea documentului.
Documentele care se refer la aceeai problem se conexeaz la primul document
nregistrat; n dreptul fiecrui document conexat se trece n rubrica corespunztoare,
numrul de nregistrare al documentului la care se face conexarea.
Documentele expediate din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz ca i
documentele iniiale, completndu-se coloanele adecvate.
n cazul documentelor expediate ca rspuns, acestea vor primi numrul de nregistrare al
documentului la care se rspunde.
Gru("re" #o!u%ente&or >n #os"re
Operaiunea de baz a registraturii este primirea, nregistrarea i repartizarea documentelor
spre rezolvare. Fiecare document, dup coninut, urmeaz s fie repartizat la un dosar.
Legislaia arhivistic stabilete c anual, documentele se grupeaz n dosare, potrivit
problemelor i termenelor de pstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor.
Prima operaie n cadrul formrii dosarului const n aezarea n bibliorafturi sau n mape a
documentelor primite de la diferii corespondeni, persoane juridice sau fizice, mpreun cu
documentele de rspuns (dac au necesitat rspuns), ct i cu anexele lor, conturndu-se
aezarea documentelor n ordinea descresctoare a numerelor de nregistrare. Aceasta este
21
prima faz a formrii dosarului n care evolueaz, concomitent cu cea de rezolvare a
lucrrilor, respectiv de constituire a documentelor.
Gruparea documentelor primite, expediate, ct i a anexelor se face printr-un riguros
discernmnt, repartizndu-se la aceeai map numai documentele care se refer la aceeai
problem i cu acelai termen de pstrare, pe baza unor indicatori prestabilii, care
nsumeaz sub o form determinat grupa de documente create ntr-o instituie.[9]
Nomenclatorul dosarelor se ntocmete de fiecare creator pentru documentele proprii sub
forma unui tabel n care se nscriu, pe compartimente de munc, categorii de documente
grupate pe probleme n termene de pstrare. El este un element analitic i servete att la
registratur, n vederea repartizrii documentelor intrate la compartimentele pentru
rezolvare, ct mai ales compartimentelor pentru repartizarea documentelor dup rezolvare
n dosare, cci dosarul nu capt aceast accepiune dect n momentul cnd este ncheiat
i perfectat.
Literatura de specialitate acord nomenclatorului de dosare un loc important.[10] Ideea
constituirii dosarelor potrivit unui instrument asemntor nomenclatorului dosarelor a fost
prezent de la nfiinarea Arhivelor Statului. Primele instruciuni de organizare a acestora
dispuneau constituirea dosarelor create n decursul unui an pe baz de opise i predarea lor
la arhiv pe aceeai baz.
Pe lng acestea s-a indicat, ca documentele intrate s fie prescrise n condici generale n
ordinea intrrii lor, iar n alte condici, numite alfabetice, s se nscrie documentele dup
alfabet.
Legislaia arhivistic a statornicit ca instrument de constituire a arhivei curente
nomenclatorul dosarelor, de existena i aplicarea lui corect depinznd toate activitile
ulterioare, respectiv: clasarea documentelor pe probleme i termene de pstrare,
constituirea unitilor arhivistice, inventarierea lor, selecionarea, valorificarea informaiilor
documentare etc.
O arhiv fr nomenclator, este un conglomerat eterogen de documente, a crui
reorganizare necesit o reclasare a actelor, deci o dublare a muncii. Constituirea
documentelor pe baza nomenclatorului este sistemul cel mai economic i, n acelai timp,
operativ.[11]
Nomenclatorul dosarelor este un tabel sistematic n care sunt desfurate, structura
schemei de organizare a creatorului unitii arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci
.a.) concepute pe probleme i termene de pstrare.
El se ntocmete de fiecare creator, dup modelul din anexa nr.1.[12]
n prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc, n
ordinea n care figureaz n schema de organizare a creatorului, i se numeroteaz cu cifre
romane.
n rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc i se numeroteaz cu
litere majuscule.
22
n rubrica a treia se trece, n rezumat, coninutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare
dosar numerotndu-se cu cifre arabe, ncepnd cu nr.1 la fiecare compartiment de munc.
n nomenclator se trece i registrele, cartotecile, condicile i alte materiale preconstituite.
Cifra roman, litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul dosarului (ex: I A).
Indicativul poate fi format numai din litera majuscul i cifra arab (ex: B) sau numai din
cifra arab (ex: 4), dac creatorul are ca pri componente numai compartimente de munc
fr subdiviziuni sau mici compartimente de munc.
La nregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura n registrul de intrare-ieire, la
rubrica rezervat acestuia, ca i pe fiecare document n parte.
n rubrica a patra a nomenclatorului se nscrie termenul de pstrare (ex: P,10,5,C.S.).
Stabilirea lui se face inndu-se seama de legile n vigoare, de importana practic pentru
activitatea creatorului de documente i, n mod deosebit, de importana tiinific a
informaiilor pe care le conin documentele.
n dreptul grupelor de documente care se pstreaz permanent se trece cuvntul
"permanent (prescurtat "P) iar pentru acelea care se pstreaz temporar, cifra care
reprezint numrul anilor ct se pstreaz (1,3,5,10 etc). Dac termenul de pstrare al
unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, n momentul ntocmirii
nomenclatorului, sau dac exist motive s se presupun c, n anumite conjuncturi,
informaiile documentelor pot avea importan tiinific, lng termenul de pstrare
temporar se menioneaz "C.S. (comisie de selecionare). La expirarea termenului de
pstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecionare i, dup caz, pot fi
propuse pentru eliminare sau reinute permanent.
ntr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceeai problem, cu acelai termen de
pstrare. n cazul acelorai genuri de documente, ntocmite pe perioade de timp diferite i,
respectiv, cu termene de pstrare diferite (planuri, dri de seam lunare, trimestriale,
anuale .a.), se constituite dosare separate, pentru fiecare termen de pstrare. Astfel,
documentele cu valoare permanent, care din nevoile practice ale creatorului exist n mai
multe exemplare, se pstreaz n original ntr-un dosar cu termen permanent iar celelalte
exemplare se pstreaz ntr-un dosar separat cu meniunea "cpii, cruia i se d un
termen temporar. n aceast categorie se ncadreaz instruciunile i normele metodologice
de lucru, studiile i documentele, ordinele circulare i alte documente cu caracter aplicativ i
care se pstreaz la o map de lucru, la compartimentul care execut acele atribuii, dar ele
se vor regsi n arhiva creatorului la compartimentul emitent, n exemplarul original, cu
semnturile, aprobrile i avizele respective.
Atunci cnd n cadrul aceleiai probleme se creeaz documente cu termene de pstrare
difereniate, n raport cu importana informaiilor pe care le nsumeaz, se grupeaz n
dosare diferite, ex.: dosarele de prognoze, planuri de perspectiv i documentaiile
corespunztoare, planurile periodice, situaiile decadale, lunare, trimestriale vor primi
termene temporare de pstrare.
Nomenclatorul dosarelor elaborat de creator trebuie s cuprind ntreaga problematic i s
nsumeze propunerile tuturor compartimentelor, n aa fel nct nici o categorie de
documente s nu rmn pe dinafar, ntruct aceste omisiuni pot duce ulterior, la ncercri
de asimilare prin analogie care, n final, provoac pierderea individualitii documentelor i
imposibilitatea nominalizrii i regsirii lor.[13]
23
Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se produc schimbri n
structura creatorului de documente. Adic se nfiineaz noi comportamente de munc sau
subdiviziuni, nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora i cu dosarele nou
create. n cazul compartimentelor de munc sau subdiviziunilor lor care i dezvolt
activitatea crend alte grupe de documente dect cele prevzute iniial, nomenclatorul se
completeaz cu noile dosare. Cnd au loc ns reorganizri, restructurri de compartimente,
schimbri de atribuii etc, se ntocmete un nomenclator nou.
De menionat c n nomenclator trebuie s fie cuprinse i documentele care prin informaiile
pe care le nsumeaz au regim secret, i care , n mod firesc, se constituie dup aceleai
reguli dar se pstreaz separat, pe termene de pstrare. Dup expirarea termenului de
pstrare cu caracter secret, aceste documente trec la arhiva general pentru ntregirea
fondului.[14]
Legislaia arhivistic stabilete responsabilitatea alctuirii nomen-clatorului dosarelor. eful
fiecrui compartiment rspunde de ntocmirea proiectului de nomenclator pentru
documentele specifice compartimentului respectiv iar proiectele sunt centralizate de eful
compartimentului de arhiv i se nainteaz, n dou exemplare, spre aprobare i
confirmare.
Nomenclatorul este aprobat de conducerea unitii creatoare de documente i se confirm la
nivel central de Arhivele Naionale, i al nivel local de direciile judeene ale Arhivelor
Naionale. Dup confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, n
vederea aplicrii lui.
Un exemplar din nomenclator se afl la registratura general pentru a servi la repartizarea
corespondenei ctre compartimente precum i pentru menionarea n registrul de intrare-
ieire a indicativului dosarului unde s-a clasat lucrarea.
Constituire" #os"re&or
i dosarul, ca orice produs social, i are istoria lui. Termenul de "dosar a urmat celui de
"dela care la rndul su s-a desprins din termenul de "acta. Primele instruciuni de
organizare a arhivei n ]ara Romneasc i Moldova, emise n anul 1831, fixau obligativitate
creatorilor de arhiv de a grupa toate documentele care le creeaz, n dosare, pe probleme,
iar n interiorul acestora, n ordine cronologic, dup data primirii, urmat de conceptul de
rspuns sau alte nscrisuri, apoi cusute dup sistemul legtoriei de cri. Mai trziu, statutul
administrativ din decembrie 1848, stabilete i alte detalii asupra dosarului, prin care limita
grosimea lui, cernd ca acesta s nu depeasc 25 cm.
n Transilvania, organizarea actelor, n spe a dosarelor, a avut un curs aparte. Aici, la
sfritul secolului al XVIII-lea, a fost introdus sistemul de registratur, potrivit cruia actele
dintr-un an au fost pstrate n strict ordine cronologic, dup numrul de nregistrare. Din
aceast form s-au desprins mai trziu diferite alte sisteme, printre care cel mai frecvent a
fost acel al numrului de baz, adic de grupare a actelor referitoare la aceeai chestiune
ntr-un singur loc. Paralel s-a dezvoltat i sistemul fascicolelor, prin care se grupau la un loc,
n clase pe probleme, toate chestiunile de acelai fel. Ambele sisteme reprezint forma de
tranziie ntre sistemul cronologic de pstrare a actelor i cel al dosarelor i pregtesc
terenul pentru introducerea sistemului modern al dosarelor.[15]
24
Dup rezolvarea lor, documentele se grupeaz n dosare, potrivit nomenclatorului i se
predau la compartimentul de arhiv, n al doilea an de la constituire. n vederea predrii
dosarelor se efectueaz o serie de operaiuni.
Prima operaiune este ordonarea documentelor n dosar, cronologic, sau n cazuri speciale,
dup alte criterii (alfabetic, geografic, etc.); cnd n constituirea dosarului se folosete
ordinea cronologic, actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele noi dedesubt. La
efectuarea acestei operaii o atenie deosebit se acord anexelor pentru a se asigura
gruparea lor la documentele din care au fost desprinse.
Odat cu clasarea documentelor n cadrul dosarului se separ dubletele, notele de nsemnri
personale care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nu au legtur cu
problema din dosar, fie c au fost repartizate greit, fie c au fost consultate i nu au fost
puse la locul lor. Dubletele, ciornele, sunt nlturate cu avizul comisiilor de selecionare, iar
documentele care nu fac obiectul dosarului respectiv se trec la dosarul de care aparin.
nscrierea acestor elemente este necesar, ntruct prin ele se pot identifica dosarele n
cadrul fondului arhivistic, se asigur o operativ integrare n fond sau compartiment i
constituie factori de asigurare a integritii fondului.
In'ent"riere" #os"re&or. Pre#"re" &" !o%("rti%entu& "r8i'
Inventarierea este operaiunea de luare n eviden a unitilor arhivistice, n urma creia
rezult inventarul fondului sau coleciei. Ea se poate face prin dou metode: metoda direct
i metoda indirect sau pe fie.
Prin metoda direct inventarierea se efectueaz direct, cu documentele, datele se nscriu pe
coperta dosarului i de aici n inventare. Aceast metod are o serie de inconveniente:
necesit spaiu i mutarea de mai multe ori a documentelor dintr-un loc n altul. Ea se aplic
majoritii creatorilor de arhiv.
Prin metoda indirect, inventarierea se execut pe baza fielor. Aceast metod permite
nlturarea eventualelor greeli n redactarea coninutului rezumatelor i evit mutarea
repetat a materialelor, iar fiele pot fi folosite i n alte scopuri: crearea unui fiier tematic
sau cronologic; trecerea pe calculator.[16]
Legislaia arhivistic prevede predarea documentelor la compartimentul de arhiv pe baz
de inventare, ntocmite dup modelul prezentat la anexa 2.[17] Inventarul cuprinde toate
dosarele cu acelai termen de pstrare, create n cursul unui an, de ctre un compartiment
de munc. Fiecare compartiment va ntocmi attea inventare cte termene de pstrare sunt
prevzute n nomenclator. n cazul dosarelor formate din mai multe volume, n inventar
fiecare dosar va primi un numr direct, distinct.
Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru documentele nepermanente i n 4
exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rmne la
compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun odat cu dosarele la
compartimentul de arhiv. Dosarele nencheiate n anul respectiv, ca i cele care se opresc
la compartimentele de munc, se trec n inventarul anului respectiv, cu menionarea
nepredrii lor, n felul acesta se nltur pericolul rtcirii dosarelor i se asigur arhivarea
lor corect. n momentul predrii lor ulterioare, n inventare se va meniona acest lucru.
25
Rubrica "Coninutul dosarului va cuprinde genurile de documente (coresponden, sinteze,
rapoarte, memorii, ordine etc.), emitentul, destinatarul, problema sau problemele coninute
i perioada la care se refer.
Genul documentelor este elementul cu care ncepe rezumatul i se va extrage din coninutul
dosarului. Dup el este menionat emitentul cu denumirea complet, apoi destinatarul tot cu
denumirea complet. Problema sau problemele coninute n dosar constituie esena lui i se
va reproduce ct mai exact. nlturarea neesenialului i redactarea ntr-o form clar a
problemelor importante duce la regsirea rapid a informaiilor. Dosarele care cuprind acte
din mai muli ani se vor inventaria la anul de nceput, menionndu-se n inventar anii
extremi.
Inventarele care redau operativ i exhaustiv informaiile existente n arhiv, determin
eficiena maxim a regsirii informaiilor. Trebuie avut n vedere c un dosar, chiar i un
document, nu trateaz n mod exclusiv o singur problem, ci include o diversitate de
probleme conexe. Informaia privitoare la aceste probleme conexe este expus riscului
pierderii din neputina de a reda diversitatea de probleme n coninutul dosarului.[18]
Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor intr n obligaia compartimentelor
creatoare de documente. Predarea la arhiv se face conform unei programri prealabile, pe
baza unui proces verbal. La preluare, compartimentul de arhiv verific fiecare dosar,
urmrind respectarea modului de constituire a dosarelor i concordana ntre coninutul
acestora i datele nscrise n inventar. n cazul constatrii unor neconcordane, ele se aduc
la cunotina compartimentului creator care efectueaz corecturile ce se impun.[19]
Evidena dosarelor i inventarelor depuse la compartimentul de arhiv se ine n registrul de
eviden curent, conform modelului prevzut la anexa 4 din Legislaia arhivistic.[20]
Dac compartimentul de arhiv pstreaz i alte fonduri arhivistice, n registrul de eviden
curent se deschide cte o partid pentru fiecare fond.
Astfel, la capitolul "Preluri se trec, n ordinea prelurii, toate inventarele dosarelor
preluate; fiecare inventar se trece separat, sub un numr de ordine. Pentru fiecare inventar
se noteaz:
Numrul de ordine al inventarului
Data prelurii documentelor din inventarul respectiv
Denumirea compartimentului de la care provine inventarul
Datele extreme ale documentelor
Totalul dosarelor din inventar
Totalul dosarelor primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv
Numrul dosarelor lsate la compartiment i depuse ulterior
La capitolul "Ieiri se trec:
26
Data ieirii documentelor din eviden
Unde s-a predat
Denumirea, numrul i data actului pr baza cruia au fost scoase din eviden
Totalul dosarelor ieite
Scoaterea dosarelor din evidena arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau
deintorilor de documente i cu confirmarea Arhivelor Naionale, n urma selecionrii,
transferului ctre alt unitate deintoare sau ca urmare a distrugerii provocate de
evenimente neprevzute.[21]
Articolul 28 din Legislaia arhivistic prevede c dosarele sunt scoase din evidena arhivei pe
baza unuia din urmtoarele acte, dup caz:
Proces-verbal de selecionare (conform anexei nr.5)[22]
Proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr.6)[23]
Proces-verbal de constatare a deteriorrii complete sau pariale a documentelor sau a
lipsei acestora
Documentele deteriorate pot fi scoase din eviden n urma propunerii comisiei de
selecionare, aprobat de conducerea unitii creatoare sau deintoare i confirmat de
Arhivele Naionale.

Se&e!ion"re" #o!u%ente&or
Selecionarea documentelor este activitatea arhivistic de cea mai mare importan,
ntruct n cadrul ei se apreciaz importana documentelor sau inutilitatea unora dintre ele i
se hotrte pstrarea sau eliminarea lor definitiv, angajnd n cel mai nalt grad,
responsabilitatea creatorilor de arhiv.
Selecionarea are drept scop pe de o parte stabilirea documentelor cu valoare documentar-
istoric, n vederea predrii lor la Arhivele Naionale i pe de alt parte introducerea n
circuitul economic a celor care nu mai prezint interes pentru societate sub nici un aspect.
Documentele constituite de creator pe probleme i termene de pstrare ocup an de an
spaii de depozitare i solicit nsemnate fonduri bneti pentru conservarea i evidena lor.
Termenele de pstrare la creator se stabilesc n raport de valoarea tiinific sau utilitatea
practic a documentelor. Interesul practic este limitat la un numr de ani de 3, 5, 10, 15,
20 etc, timp n care documentele pot servi ca surs de informare i de documentare pentru
activitatea creatorului, dar pot s fie i mai lungi (de 30, 50 sau 100 de ani) dac
documentele au o valoare practic ndelungat (ex.: arhivele de personal, de plata
retribuiei .a).[24]
Legislaia arhivistic prevede c n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de
documente s funcioneze cte o comisie de selecionare numit prin decizia sau ordinul
27
conductorului unitii respective. Ea este compus din preedinte, secretar i un numr
impar de membri, numii din rndul specialitilor proprii, reprezentnd principalele
compartimente de arhiv. eful compartimentului de arhiv este de drept secretarul
comisiei de selecionare.[25]
Membrii comisiei de selecionare trebuie s fie numii din rndul specialitilor cu experien
care prin pregtirea, discernmntul, privirea de ansamblu asupra muncii din domeniul
respectiv, s fie n msur s hotrasc asupra importanei informaiilor cuprinse n
documente.
Efectuarea n bune condiii a selecionrii documentelor este determinat de pregtirea i
experiena celor care efectueaz selectivarea, modul de constituire a dosarelor, calitatea
inventarelor i a nomenclatoarelor. Cei care fac aceast apreciere trebuie s cerceteze atent
dosar de dosar, s chibzuiasc dac documentele care se pstreaz permanent sun suficient
de cuprinztoare, concludente n ce privete rolul creatorului n stat, economie, cultur etc.
De asemenea, pentru selecionarea corect este necesar cercetarea integral a
documentelor i a inventarelor lor, indiferent de termenul de pstrare actual, pentru a se
crea privirea de ansamblu asupra documentelor existente i a informaiilor pe care le
cuprind. Altfel exist riscul de a distruge documente care nu mai pot fi recuperate.
Formalismul, superficialitatea, incompetena pot duce la pierderi irecuperabile de
documente.[26]
Comisia de selecionare se ntrunete anual sau ori de cte ori este nevoie. Secretarul
prezint comisiei inventarele dosarelor cu termenele de pstrare expirate. O atenie
deosebit va fi dat dosarelor care au meniunea "C.S. (comisa de selecionare). Dac
comisia constat greeli de ncadrare a documentelor la termenele de pstrare sau
stabilete ca unele dintre acestea s fie pstrate permanent, ele se trec n inventarele
corespunztoare termenului lor de pstrare, la anul i compartimentul de munc respectiv.
La ncheierea lucrrilor, comisia ntocmete procesul- verbal (model: anexa nr. 5 din
Legislaia arhivistic[27]) care se nainteaz spre aprobare conducerii unitii. Sunt
selecionate att documentele create de unitatea respectiv ct i cele create de alte uniti
i pstrate n depozitul acesteia.
Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecionare spre a fi eliminate mpreun cu
procesul-verbal aprobat de conducerea unitii i inventarul documentelor permanente
create n perioada pentru care se efectueaz selecionarea (cte un exemplar) se
nainteaz, cu adres nregistrat, pentru confirmare, la Arhivele Naionale, n cazul
unitilor centrale, sau la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, n cazul unitilor locale.
[28]
Arhivele Naionale sau direciile judeene pot hotr pstrarea permanent a unor dosare,
chiar dac, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de pstrare temporar. Este
evitat astfel pierderea unor informaii importante.
Documentele supuse selecionrii se pstreaz n ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de
organele de control ale Arhivelor Naionale, n vederea confirmrii lucrrii de selecionare.
Matricele sigilare (sigilii, tampile, parafe), confecionate din metal, cauciuc sau orice alte
materiale, se inventariaz n ordinea drii lor n folosin, ntr-un registru.[29] Selecionarea
matricelor sigilare scoase din uz se efectueaz de ctre comisiile de selecionare, pe baz de
proces-verbal (anexa nr. 6)[30], nsoit de inventar (anexa nr. 7)[31], cu confirmarea
Arhivelor Naionale. n inventar, conform anexei nr. 7 va fi menionat data prelurii i
28
denumirea organizaiei (sau numele persoanei) de la care s-a preluat matricea, materialul
din care este confecionat placa metalic (aur, argint, oel etc) ct i suportul (filde, lemn,
ebonit etc), forma (rotund, ptrat, triunghiular), dimensiunile (diametru, lungimea
laturilor n cm), descrierea cmpului (elementele caracteristice ale stemei, emblemei,
monogramei etc), legenda (se va reproduce textul din exerg, textul ntregit i dac este
cazul, traducerea n limba romn, ntre paranteze) i anul confecionrii.
Selecionarea unui fond reprezint un moment important n procesul de pregtire n vederea
intrrii lui n Arhivele Naionale. Aceasta necesit i din partea arhivistului cruia i se
ncredineaz lucrarea spre avizare s-i determine pe membrii comisiei de selecionare s
judece documentele nu att de pe poziii administrative, ct de pe poziia cercettorului
dornic s se informeze, s cunoasc i s aprecieze peste decenii preocuprile generaiei
trecute pentru dezvoltarea sectorului respectiv de activitate.[32]
Or#on"re") in'ent"riere" *i se&e!ion"re" #o!u%ente&or se!rete #e st"t
Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, aprobate
de conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 prevd la art.
37: "Documentele secrete de stat se nregistreaz, manipuleaz, studiaz i pstreaz
potrivit actelor normative n vigoare privind aprarea secretului de stat.[33]
Conform acelorai instruciuni, gruparea documentelor n dosare se face pe baza
nomenclatorului n care se cuprind i categoriile de documente din listele de date i
informaii secrete de stat; gruparea documentelor secrete n dosare se face separat de cele
nesecrete; documentele secrete de serviciu i nesecrete care fac corp comun cu
documentele secrete de stat (situaii, grafice, schie, tabele) i care nu pot fi separate, vor
intra n componena dosarului cu documente secrete de stat; gruparea documentelor
secrete de stat n dosare, legarea lor, numerotarea filelor i certificarea se fac n anul
urmtor crerii lor, la compartimentul special, i se predau compartimentului de arhiv, pe
baz de inventare, la expirarea caracterului secret. Pstrarea i selecionarea lor la
compartimentul de arhiv se fac n acelai mod ca la documentele nesecrete.
Documentele secret de stat care i pstreaz acest caracter i dup expirarea termenului
de pstrare prevzut n nomenclator se selecioneaz la compartimentul special de o
comisie de selecionare compus din persoane care au acces la date, informaii i
documente secrete de stat. Din aceast comisie va trebui s fac parte i eful
compartimentului special.
Dac pentru anumite categorii de documente secrete de stat momentul trecerii lor la arhiva
general este bine marcat (ex.: cercetrile tiinifice din diferite domenii sunt secrete pn
la finalizare i publicare; inveniile i inovaiile pn la punerea lor n practic etc.) pentru
altele, aceast operaiune este lsat la aprecierea celor care le-au dat caracterul de secret.
Rezult necesitatea urmrii cu atenie a declasificrii documentelor atunci cnd nceteaz
caracterul lor secret i predarea lor la arhiva general ntruct majoritatea lor prezint
valoare documentar-tiinific.[34]
Prelucrarea documentelor neconstituite pe probleme i termene de pstrare
n situaia n care numrul creatorilor de arhiv este n continu cretere, datorit
dezvoltrii economiei de pia, iar la vechii creatori munca de arhiv a fost lsat pe ultimul
plan, n paralel cu transformarea sau dispariia unui numr important de instituii, sunt
numeroase cazuri cnd n cadrul depozitelor de arhiv se gsete arhiva neprelucrat.
29
Instruciunile privind activitatea de arhiv la deintorii de documente prevd la articolele
40-42, metodologia de prelucrare a documentelor neconstituite pe probleme i termene de
pstrare.
Astfel deintorii arhivelor prelucrate sunt obligai s determine apartenena la fond
(fondarea), inndu-se seama de denumirea destinatarului, tampila de nregistrare,
rezoluia sau notele tergale i coninutul actului; s ordoneze documentele n cadrul fondului
dup un criteriu stabilit (pe ani i compartimente de munc, iar n cadrul compartimentului
pe probleme, pe compartimente i ani, iar n cadrul anului pe probleme, alfabetic .a.);
dac un dosar cuprinde documente din mai muli ani se ordoneaz la anul cel mai vechi,
fr a se lua n consideraie datele documentelor anexate. Numerotarea dosarelor se face
ncepnd cu numrul 1, pe fiecare an.[35]
n cazul documentelor foi volante, ordonarea lor se execut dup criteriul cronologic, apoi
se grupeaz pe probleme n dosare.
Se procedeaz apoi la inventarierea dosarelor, registrelor, condicilor etc, pe ani, indiferent
de termenul de pstrare, apoi comisia de selecionare cerceteaz dosarele poziie cu poziie,
stabilind unitile arhivistice care se elimin i cele care se rein, prezentnd importana
tiinific i practic.
n procesul ordonrii documentelor fr eviden, se separ documentele de acelai fel, cu
termene de pstrare 1-5 ani (boniere, chitaniere, fie de pontaj, condici de prezen), n
vederea eliminrii lor globale, cu ocazia selecionrii, la expirarea termenului de pstrare.
Inventarele ntocmite pentru acest gen de documente vor cuprinde: numrul curent,
categoria de documente, anii extremi, cantitatea (n metri lineari sau uniti arhivistice),
poziia n nomenclator i termenul de pstrare.[36]
Prelucrarea tuturor documentelor aflate n depozitele de arhiv prin fondare, ordonare,
inventariere i gestionare fcut cu profesionalism i sim de rspundere va aduce n
circuitul cercetrii tiinifice date importante ale istoriei economice, sociale, politice i
culturale ale poporului romn.
5o&osire" #o!u%ente&or
Bogia de informaii cuprins n depozitele de arhiv a diverilor creatori i ndeosebi
documentele care fac parte din Fondul Arhvistic Naional poate fi folosit pentru cercetarea
tiinific; rezolvarea unor lucrri administrative, informri, documentri precum i pentru
eliberarea unor copii, extrase, certificate.
Conform articolelor 20 i 21 din Legea Arhivelor Naionale, documentele care fac parte din
Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi consultate, la cerere, de ctre cetenii romni
i strini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a mplinit acest
termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unitii creatoare sau
deintoare. Legea stabilete c documentele cu valoare deosebit nu se expun n public, n
original, ci sub form de reproducere, pentru protejarea lor.[37]
Articolul 44 din Instruciunile privitoare la activitate de arhiv la creatorii i deintorii de
documente, din 23 mai 1966, prevede obligativitatea creatorilor de documente s elibereze
la cerere, certificate, copii i extrase dup documentele pe care le creeaz i le dein, chiar
dac nu au ndeplinit termenul de 30 de ani, dac acestea se refer la drepturi ce-l privesc
30
pe solicitant cum sunt: vechimea n munc, studii, drepturi patrimoniale.[38] Certificatul va
cuprinde o expunere exact i clar a datelor rezultate din documente, va indica numai
datele existente precum i denumirile documentelor din care s-au extras elementele
necesare ntocmirii certificatului; n el nu vor fi expuse concluzii personale, datele se expun
n ordine cronologic, iar referatul pe baza cruia se redacteaz certificatul va fi semnat i
datat de persoana care a fcut cercetarea i va cuprinde denumirea fondului cercetat i
cotele unitilor arhivistice cercetate (anul i numrul din inventar).
Dac, la cererea petiionarului sau din dispoziia conducerii unitii creatoare sau
deintoare, recercetndu-se documentele, se gsesc noi date, se poate elibera fie un nou
certificat, menionndu-se c l completeaz pe cel anterior, cu indicarea numrului i datei
de emitere a precedentului, fie se poate emite un nou certificat, menionndu-se toate
datele, inclusiv cele din certificatul anterior, care se va anula i retrage; noul certificat va
primi alt numr de nregistrare.
n cazul cnd n arhiv nu se gsesc date cu privire la obiectul cererii, aceast situaie se
comunic n scris solicitantului; dac se cunoate unitatea deintoare a documentelor,
cererea se trimite spre rezolvare respectivei uniti, comunicndu-i-se solicitantului acest
lucru. Nu sunt admise, n textul certificatului, tersturi sau completri printre rnduri,
rspunderea asupra exactitii datelor o poart referentul i eful lui ierarhic iar copiile sau
extrasele se legalizeaz de unitatea care le elibereaz i se nmneaz personal
solicitantului ori mputernicitului su legal sau se expediaz prin pot.
Dac n dosarul n care s-a fcut cercetarea se afl diplome, certificate de studii, acte de
stare civil sau alte acte originale personale, acestea se restituie titularului, sub semntur,
reinndu-se la dosar o copie certificat de responsabilul arhivei.
Pentru regsirea facil a informaiilor, evidena cererilor se va ine pe baz de fie ntocmite
pentru fiecare solicitant n parte. Fia va cuprinde numele i prenumele solicitantului,
numrul i data nregistrrii cererii, va fi ordonat alfabetic iar acolo unde dotarea permite,
va fi creat un subansamblu arhivistic computerizat de eviden i regsire a cererilor i
actelor eliberate.[39]
Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv pentru cercetare se face prin consemnarea
ntr-un registru de depozit, conform anexei nr.8[40]. n registru, dup rubrica cu numrul
curent, urmeaz rubrica n care se consemneaz denumirea fondului i a compartimentului
din care provine unitatea arhivistic scoas; apoi rubrica unde se noteaz cota unitii
arhivistice, aa cum este ea trecut pe copert; urmeaz rubrica unde este consemnat
scopul scoaterii din depozit (cercetare, consultare pentru eliberare de certificate etc); apoi
rubrica unde se trece numele solicitantului i funcia ndeplinit n instituia deintoare;
urmeaz rubrica unde se trece data scoaterii unitii arhivistice i semntura
solicitatului; apoi rubrica ce cuprinde data restituirii unitii arhivistice i semntura
arhivarului depozitului care valideaz astfel rearhivarea. Exist i o rubric pentru
observaii.
n afara registrului de depozit exist nc un instrument care faciliteaz munca arhivarului i
anume fia de control (anexa nr.9)[41] care se introduce n raft, n locul dosarului scos
pentru cercetare. Cnd dosarul este rearhivat, fia de control va fi anulat. Ea cuprinde:
denumirea fondului (coleciei) din care face parte dosarul scos pentru cercetare, denumirea
compartimentului, numrul din inventar al dosarului, anul, numele i prenumele
solicitantului i data.
31
Dac aceste operaiuni sunt respectate ntocmai, situaia fiecrei uniti arhivistice dintr-un
depozit este foarte uor de regsit, i cu ajutorul registrului de depozit i cu ajutorul fiei de
control. n acelai timp, arhivarul va controla la rearhivare integritatea unitii arhivistice,
asigurat de dosarul numerotat legat i certificat.
Pre&u!r"re" "r8i'isti! " #o!u%ente&or te8ni!e *i #e >nre4istr"re te8ni!
Cantitatea documentelor tehnice i de nregistrare tehnic este n etapa actual din ce n ce
mai mare i necesit cunotine de ordonare, inventariere i selecionare deosebite fa de
alte tipuri de arhiv.
Documentele tehnice i de nregistrare tehnic reprezint totalitatea actelor purttoare de
informaie tehnic sau produse ale aciunii de nregistrare tehnic pe supori magnetici,
fotosensibili sau din hrtie tratat special. Aceste documente, indiferent de natura
informaiilor, a suportului sau a scrisului, se nregistreaz la intrarea, crearea sau ieirea lor,
dup caz. nregistrarea se poate face fie pe baz de registru de intrare-ieire, fie pe
calculator, ntr-un fiier special, fie prin alte mijloace moderne de nregistrare, ntr-o
registratur general, ori pe compartimente, cu condiia asigurrii regsirii rapide a
documentelor n circulaia lor. O dat nregistrat, documentul poate deveni o pies ntr-un
grupaj sau temei pentru crearea unei uniti arhivistice (totalitatea documentelor care se
refer la o problem dat i se constituie ca unitate de pstrare). Unitile arhivistice
constituite de compartimentele de lucru (servicii, birouri, laboratoare etc.) se predau la
arhiv n al doilea an dup crearea lor sau n al doilea an dup ce procesul tehnic, pentru
care au fost ntocmite, a fost ncheiat. Predarea se face pe baz de proces-verbal (anexa nr.
3)[42] i inventare (anexa nr. 2)[43], a aceleai ca i pentru arhiva general. Intrrile i
ieirile din gestiunea arhivei, se consemneaz n registrul de eviden curent (anexa nr.4)
[44].
Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare se realizeaz cu
respectarea principiilor generale:
Principiul unitii fondurilor presupune c toate documentele create de o societate,
instituie sau persoan fizic (fonduri arhivistice), ori selecionate de o instituie, familie sau
persoan fizic (colecie) trebuie s se pstreze ntr-un singur loc, sub o singur gestiune i
prelucrare.
Principiul respectrii fa de creator presupune respectarea succesiunii unitilor
arhivistice n fond sau colecie potrivit sistemului de organizare dat de creator.
Principiul dreptului comunitilor locale presupune pstrarea fondurilor i coleciilor
arhivistice din zona geografic n care au fost create.
Avnd n vedere c arhivele tehnice i de nregistrare se prezint de obicei pe supori
diferite naturi i care impun condiii de pstrare specifice (principiul prioritii conservrii),
este necesar gsirea unor forme de administrare care s asigure compatibilitatea
sistemului cu tradiie arhivistic (principiul compatibilitii sistemelor).[45]
Documentele tehnice i de nregistrare pot aprea incidental n interiorul unui fond clasic
sau pot constitui fonduri i colecii integrale.
32
Atunci cnd aceste documente apar incidental fie ca ilustraii cuprinse n text, fie ca anexe,
se vor ordona, inventaria, eventual seleciona, mpreun cu unitatea arhivistic n care sunt
ncorporate.
Dac documentul tehnic i de nregistrare este unitate sau mai multe uniti arhivistice
incidentale, ele se vor constitui n parte structural separat, ordonate pe baza criteriului
cronologic sau a criteriului tematic (i n cadrul lui cronologic). Instruciunile privind
activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente din 23 mai 1996 expun pe larg
prelucrarea fondurilor i coleciilor constituite integral din documente tehnice i de
nregistrare la articolele 59-80.[46]
Pstr"re" #o!u%ente&or *i or4"ni$"re" #e(o$itu&ui #e "r8i'
Prin pstrarea documentelor sau pstrarea arhivei se nelege preocuparea pentru
asigurarea existenei i integritii documentelor, dar i procesul de prelungire a vieii utile a
documentelor de arhiv printr-un complex unitar de msuri tehnice i organizatorice.[47]
Creatorii i deintorii de documente sunt obligai prin legislaia arhivistic s pstreze
documentele n condiii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii,
sustragerii sau comercializrii lor. Documentele de arhiv se pstreaz n depozite
construite special sau n ncperi amenajate n acest scop care le protejeaz mpotriva
prafului, luminii solare, uzurii mecanice, variaiilor de temperatur i umiditate, surselor de
infecie, pericolului de foc, inundaii sau infiltraii de ap. Depozitele trebuie s fie dotate cu
rafturi sau alte mijloace de depozitare, din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive i
fr emanaii. Dimensionarea elementelor de pstrare a arhivei trebuie s aib n vedere
dimensiunile materialului suport) hrtie, film etc.), ale materialelor de protecie (cutii,
containere), ale spaiului de construcie aferent, asigurndu-se accesul la documente i
posibilitatea unei evacuri rapide n caz de necesitate.
Rafturile trebuie s fie aezate perpendicular pe sursa de lumin natural, iar iluminatul
artificial s urmreasc culoarul dintre rafturi. ntre perei i rafturi, ca i ntre rafturi se
asigur un spaiu liber de 0,7-0,8 m. lime sau mai mare, iar pentru depozitele de arhiv
mai nalte de 2,4 m. este obligatorie dotarea depozitelor cu crucioare de transport interior
care s asigure transportul n siguran a documentelor i manevrarea lor n aa fel nct s
fie evitat deteriorarea.
Documentele se pstreaz n cutii de carton, mape, plicuri sau tuburi, n raport cu natura i
dimensiunea lor i se aeaz n rafturi pe maneta de ndosariere sau pe maneta inferioar.
Dac creatorul deine documente de mai multe tipuri (hrtie, filme, fotografii, benzi
magnetice), acestea se depoziteaz pe categorii.
Depozitele de arhiv care conin material scris, trebuie s se asigure un microclimat cu
temperaturi cuprinse ntre 15-20 C i umiditi relative de 50-60%, iar n depozitele de
materiale fotografice i cele de benzi magnetice, temperaturile optime sunt cuprinse ntre
14-18

C, air umiditatea relativ de 40-50%. Acestea se msoar cu aparate de control
(termometre, higrometre etc.) cu care trebuie s fie dotate depozitele iar citirile vor fi
consemnate ntr-un caiet de depozit.
Ferestrele depozitului trebuie s fie asigurate mpotriva luminii solare prin perdele de doc
sau alte sisteme parasolare i de depozitele vor fi aerisite natural sau prin instalaii de
33
climatizare. Se vor asigura curenia i ordinea interioar prin desprfuire, curire
mecanic, dezinsecie i deratizare, ultimele dou operaiuni, cel puin odat la 5 ani.
Pentru prevenirea incendiilor este interzis folosirea focului deschis, a radiatoarelor,
reourilor, fumatului n incinta depozitelor i utilizarea comutatoarelor sau ntreruptoarelor
defecte. Depozitele vor fi prevzute cu stingtoare portabile cu ncrctur de dioxid de
carbon i praf sau gaze inerte precum i cu mijloace de alarmare i semnalizare antiincendiu
sau cu instalaii de stingere automat a incendiilor. Orice situaie de calamitate n depozitele
de arhiv se va comunica imediat Arhivelor Naionale sau direciilor judeene.
n depozitele de arhiv, dosarele se ordoneaz pe ani, n cadrul anului pe compartimente i
termene de pstrare sau pe compartimente i n cadrul compartimentului, pe ani i pe
termene de pstrare. Pe rafturi, dosarele se aeaz de sus n jod i de la stnga la dreapta
iar rafturile i poliele se numeroteaz.[48]
Deosebit de utile sunt ghidurile de depozit, unde sunt menionate fondurile, rafturile,
poliele i ?????? al documentelor aflate n depozitul respectiv.
De(unere" #o!u%ente&or &" Ar8i'e&e N"ion"&e
Instituiile creatoare i deintoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic
Naional se depun la Arhivele Naionale pentru pstrarea permanent astfel:
Documentele scrise, dup 30 de ani de la crearea lor;
Documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor;
Actele de stare civil, dup 100 de ani de la ntocmirea lor;
Documentele fotografice i peliculele cinematografice dup 20 de ani de la crearea
lor;
Matricele sigilare, dup scoaterea lor din uz.
Creatorii i deintorii de documente le pot deine, dup expirarea termenului de depunere,
dac le sunt necesare desfurrii activitii, pe baza aprobrii Arhivelor Naionale, n acest
caz depunnd cte un exemplar al inventarului documentelor permanente pe care le dein,
al Arhivele Naionale. Sunt exceptate de la depunere, conform art. 14 din Legea Arhivelor
Naionale, urmtoarele instituii: Ministerul Aprrii Naionale, Ministerul Afacerilor Externe.
Serviciul Romn de Informaii, Serviciul de Informaii Externe, Serviciul de Protecie i Paz,
alte organe cu atribuii n domeniul siguranei naionale, Academia Romn.[49]
Dac o unitate creatoare de documente se desfiineaz fr ca activitatea ei s fie
continuat de alta, eful compartimentului de arhiv ntocmete un proces-verbal n
prezena reprezentatului Arhivelor Naionale, n care se consemneaz: denumirea fondului
arhivistic, cantitatea, anii extremi, stadiul de prelucrare, starea de conservare. Acesta este
semnat de eful compartimentului de arhiv din unitatea desfiinat i de membrii comisiei
de lichidare; un exemplar al procesului-verbal se pred reprezentatului Arhivelor Naionale.
Documentele cu valoare tiinific vor fi preluate de Arhivele Naionale, iar cele cu valoare
practic vor fi depuse la Ministerul Muncii i Proteciei Sociale.
34
Preluarea documentelor de la creatori i deintori de ctre Arhivele Naionale se efectueaz
prin confruntarea inventarelor cu unitile arhivistice. mpreun cu documentele se predau
i inventarele acestora, n 3 exemplare. Predarea-preluarea se consemneaz ntr-un proces-
verbal, ntocmit n 2 exemplare, conform modelului anexa nr.6.[50]
Procesul-verbal se ntocmete i se nregistreaz la unitatea creatoare sau deintoare,
numrul lui fiind trecut n registrul de eviden curent, n dreptul inventarelor dosarelor
predate. Procesul-verbal se nregistreaz i la Arhivele Naionale. Un exemplar rmne la
unitatea creatoare sau deintoare, celelalte dou sunt trimise la Arhivele Naionale.
Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional sunt bunuri de interes naional,
crora statul le acord protecie special pedepsind pe cei care aduc prejudicii integritii lor
sau nu iau msuri privind evidena, selecionarea i pstrarea acestor documente.
Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuinare a
documentelor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional constituie infraciuni i se
pedepsesc conform prevederilor Codului Penal. Constatarea contraveniilor i aplicarea
sanciunilor se fac de mputerniciii Arhivelor Naionale iar plngerea mpotriva procesului-
verbal de constatare a contraveniei se face n termen de 15 zile de la primirea comunicrii,
la judectoria n a crei raz teritorial a fost svrit contravenia.
Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, elaborate
n spiritul noii legislaii arhivistice, cuprind norme accesibile tuturor lucrtorilor din sectorul
registratur-arhiv, iar formarea, perfecionarea i atestarea personalului compartimentului
de arhiv prin coala Naional de Perfecionarea Arhivistic asigur desfurarea ntregii
activiti arhivistice n mod unitar la nivelul ntregii ri.
[1] +icionar al 1tiinelor speciale ale istoriei, Bucureti, Ed. St. Enciclopedic, 1982, p. 103-
104; vezi i Florea Oprea, /oninutul i e*oluia conceptelor i ale practicii de pstrare
conser*are i restaurare a arhi*elor !n $"rhi*a 2omaneasc%, tom I, 1995, p. 26-39.
[2] $Monitorul Oficial%, nr. 71/9 aprilie 1996.
[3] +icionarul p. 121-122.
[4] $Monitorul Oficial%, nr. 71/9 aprilie 1996
[5] +icionarul, p.7 4; vezi i 3e,icograf "rchi*e 4erminolog5, cf. Florea Oprea, p. 33.
[6] Ibidem, p.33-34; Florea Oprea, op& cit& p.34-37, mparte arhivele n arhive clasice i
arhive tehnice, fiecare dintre acestea n clasificri i subclasificri proprii.
[7] Marin Radu Mocanu, "rhi*ele 6aionale !n competiie cu timpul "rhi*a rom7neasc, tom
II, 1996, p.13, idem, "rhi*ele 6aionale i 8ocietatea rom7neasc, Bucureti, Edit. M.I.,
1997, p.15.
[8] 3egislaie arhi*istic, Bucureti 2001, p. 26.
35
[9] Cristiana Dinu, Vasile Nicula, /onstituirea dosarelor pe termene de pstrare, n "Revista
Arhivelor, an LV, vol.X2, nr.4/1978, p. 444
[10] Emilia Cohn, 6omenclatorul de dosare i indicatorul de termene de pstrare 9
instrumente de baz !n acti*itatea arhi*istic, n "Revista Arhivelor, an LVI, vol. XLI, nr.
1/1979, p.17.
[11] Voica Coman, Metodologia de elaborare a nomenclatorului dosarelor n "Revista
Arhivelor, an LXI, vol. XLVI, nr.4/1984, p. 414.
[12] 3egislaie arhi*istic p. 52.
[13] Voica Coman, op& cit&, p. 415.
[14] Elena Ciuc, +in e,periena 0ilialelor "rhi*elor 8tatului Municipiului Bucureti pe linia
acti*itii de !ndrumare i control la arhi*ele B&+&8&, n "Revista Arhivelor, an LXII, vol.
XLVII, nr. 4/1985, p. 399.
[15] Cristina Dinu, Vasile Nicula, op& cit&, p.16.
[16] Marcel Dumitru Ciuc, Ordonarea i in*entarierea documentelor aflate !n depozitele
arhi*elor statului, n "Revista Arhivelor, an LVI, vol. XLI, nr.3/1979, p. 300.
[17] 3egislaie arhi*istic, f. 53.
[18] Ion Cozac, /onsideraii asupra ordonrii i in*entarierii documentelor din epoca
contemporan, n "Revista Arhivelor, an LVI, vol. XLI, nr. 1/1979, p.23.
[19] 3egislaie arhi*istic p. 54.
[20] Ibidem, p. 55.
[21] Ibidem, p. 31.
[22] Ibidem, p. 56.
[23] Ibidem, p..57.
[24] Voica Coman, 8elecionarea documentelor la organizaii, n "Revista Arhivelor, an LIX,
vol. XLIV, nr.4/1982, p.370.
[25] 3egislaie arhi*istic, p. 32.
[26] Voica Coman, 8elecionarea documentelor :, p. 373.
[27] 3egislaie arhi*istic, p. 56.
[28] Ibidem, p. 32.
36
[29] Maria Dogaru, Instrumentele de e*iden i informare tiinific pentru iz*oarele
sigilare, n "Revista Arhivelor, an LVI, vol. XLII, nr.2/1979, p. 154.
[30] 3egislaie arhi*istic, p.57.
[31] ibidem, f.58.
[32] Vasile Cplnean, /onsideraii pri*ind selecionarea arhi*elor la creator, n "Revista
Arhivelor, editat de Asociaia Arhivitilor "David Prodan, Cluj-Napoca, seria a III-a, vol.I,
1995, nr.1-2, p. 77.
[33] 3egislaie arhi*istic, p. 33.
[34] Elena Ciuc, op& cit&, p. 399.
[35] 3egislaie arhi*istic, p. 34.
[36] Ibidem, p. 35.
[37] Legea Arhivelor Naionale, n "Monitorul Oficial al Romniei, VIII, nr. 71 din 9 aprilie
1996, p. 4.
[38] 3egislaie arhi*istic, p. 36.
[39] Ibidem, p. 37.
[40] Ibidem, p. 59.
[41] Ibidem, p. 60.
[42] Ibidem, p. 54.
[43] Ibidem, p. 53.
[44] Ibidem, p. 55.
[45] Ibidem, p. 39.
[46] Ibidem, p. 40-45.
[47] Florea Oprea, /oninutul i e*oluia conceptelor i ale practicii de pstrare conser*are
i restaurare a arhi*elor, n "Arhiva Romneasc, tom I, fasc.2/1995, p. 31.
[48] 3egislaie arhi*istic, p.49.
[49] Legea Arhivelor Naionale, n "Monitorul Oficial al Romniei, VIII, nr. 71, din 9 aprilie
1996, p.3.
[50] 3egislaia arhi*istic, p. 57.
37
CAP. =. MANAGEMENT 1I MAR@ETING
Prof& uni*& dr& Magdalena Platis
Directorul Departamentului de Administraie Public
Universitatea din Bucureti
1. M"n"4e%ent
Conceptul de management cunoate 3 accepiuni: "!ti'it"te) 4ru( #e o"%eni !"re
!on#u! o >ntre(rin#ere *i *tiin.
Termenul de "management este preluat din limba englez, dar izvorul su este cuvntul
"%"nus din latin care nseamn mn i implic aciunea de manevrare. n italian, s-a
format apoi cuvntul "mannegio care se refer la prelucrarea cu mna i de aici, a aprut
termenul francez "%"nA4e cu semnificaia de loc unde sunt dresai caii. Ulterior, a
aprut n limba englez cuvntul "manage care exprim activitatea de administrare, de
conducere i are substantivul "management, care nseamn conductor.
n acest fel, se observ c %"n"4e%entu& !" "!ti'it"te a fost identificat mai nti n
sfera sportiv. Ulterior, a fost adoptat n tiina militar, n politic, ziaristic,
administraie public. Termenul de management s-a impus n activitatea economic prin
rspndirea lucrrii "T8e M"n"4eri"& Re'o&ution a lui B"%es Burn8"%, n anul 1941.
Ca activitate, managementul se poate identifica odat cu procesul de concentrare a
activitii colective de munc a oamenilor, adic odat cu procesul de adncire a diviziunii
muncii.
Coninutul activitii de management poate fi neles dac se ncearc o analiz
comparativ ntre aceasta i activiti cu care se confund: organizare, ndrumare,
dirijare, administrare, leadership. Prin urmare:
managementul nu se identific cu activitatea de organizare. Pentru ca un
sistem economic s fie bine organizat, este necesar o decizie managerial n acest sens,
dar pentru a beneficia de o conducere adecvat este necesar o organizare
corespunztoare;
managementul nu se confund cu activitatea de ndrumare, respectiv
supravegherea. Aceasta din urm presupune o latur a conducerii valabil n condiiile n
care munca este perceput ca aciune uman necesar pentru existen dar lipsit de
contiin i devotament profesional;
managementul nu nseamn activitatea de dirijare. Aceasta presupune
orientarea unui sistem economic spre atingerea de noi trepte n dezvoltarea sa i
reprezint un segment al activitii manageriale;
managementul nu se identific cu activitatea de administrare. Aceasta
38
presupune o abordare static a ntreprinderii n care accentul cade pe munca de birou, n
timp ce activitatea de management urmrete capacitatea ntreprinderii de a se adapta la
schimbri;
Managementul, ca 4ru( #e o"%eni !"re !on#u!e un siste% e!ono%i! (o direcie, un
departament, o secie, o ntreprindere, un minister etc.) se difereniaz cel puin dup
dou !riterii i anume:
domeniul de activitate n care lucreaz managerul;
nivelul ierarhic din cadrul organizaiei n care activeaz.
Este evident c un manager nu face acelai lucru cu un altul din alt domeniu de activitate
i nici n acelai domeniu, doi manageri nu realizeaz aceeai munc dac se situeaz pe
trepte diferite ale piramidei conducerii. Un ministru nu desfoar aceeai activitate cu
un rector sau un director de spital sau un preedinte de banc. n plus, rectorul nu
desfoar o activitate identic cu un decan sau ef de catedr sau ef de lucrri. Cu ct
managerul se situeaz pe o treapt mai nalt a piramidei conducerii, cu att ponderea
funciilor tehnice, de execuie scade i crete ponderea funciilor manageriale.
C" *tiin, managementul reprezint o tiin economic de firm, ca i
marketingul. Locul su n cadrul sistemului tiinelor economice nu este central, dar
coninutul su se dezvolt prin prelucrarea conceptelor de baz de la alte tiine
economice pe care le interpreteaz ntr-o manier proprie i la rndul su, ofer idei,
teorii i principii care pot fi preluate de alte tiine ale sistemului.
Managementul, ca tiin are un obiect de studiu specific. Oie!tu& #e stu#iu al tiinei
managementului l reprezint re&"ii&e #e !on#u!ere adic totalitatea raporturilor dintre
elementele implicate ntr-o organizaie i dintre acetia i factorii exteriori. n acest fel,
managementul privete att firma i variabilele intrinse!i respectiv organizarea ei i
procesele care se deruleaz n interiorul unei organizaii, ct i conjunctura n care
acioneaz firma, respectiv factorii e+trinse!i care nseamn elementele de micro i
macromediu ale ntreprinderii.
n concluzie, %"n"4e%entu& reprezint un "ns"%&u #e "!ti'iti desfurate cu
scopul de a se asigura funcionalitatea normal, eficient a sistemelor economice de ctre
unul sau mai muli in#i'i$i i care fac obiectul unei *tiine.
7. Pro!esu& #e %"n"4e%ent
n orice ntreprindere (ro!esu& %un!ii n sens larg cunoate dou laturi:
- de execuie, prin care resursele umane acioneaz asupra elementelor materiale;
- de conducere, prin care o parte a resursei umane acioneaz asupra celeilalte
pri de factor uman.
Prin urmare, (ro!esu& #e %"n"4e%ent const ntr-un ansamblu de aciuni prin care
managerul individual sau de grup prevede, organizeaz, coordoneaz, ia decizii i
39
controleaz activitatea salariailor n vederea realizrii obiectivelor ntreprinderii.
Coninutul procesului de management poate fi abordat din mai multe puncte de vedere:
a) sub aspect metodologic, procesul managerial const n succesiunea
urmtoarelor etape:
definirea scopului, adic a strii dorite sistemului
analiza situaiei actuale, adic nelegerea strii sistemului n prezent
determinarea problemei, respectiv a contradiciei dintre situaia actual i scopul
propus
adoptarea deciziei prin care se ncearc rezolvarea contradiciei
b) din punct de vedere economic, procesul managerial cuprinde etape logice care
vizeaz corelaia nevoi-resurse i anume:
determinarea necesitilor ntreprinderii
analiza resurselor disponibile
repartizarea resurselor
folosirea resurselor n vederea satisfacerii nevoilor
c) din punct de vedere social, procesul managerial const n implicarea omului n
toate segmentele activitii dintr-o ntreprindere n ntregul proces de atragere i
administrare a resurselor;
d) din punct de vedere informaional, procesul de management vizeaz
parcurgerea urmtoarelor etape:
cercetarea informaiilor disponibile
completarea informaiilor utile
prelucrarea informaiilor
transmiterea informaiilor
e) sub aspect organizaional, procesul de management include totalitatea
regulilor de funcionare a ntreprinderii, aflate n vigoare la un moment dat, care confer
raionalitate aciunilor omului i anume:
ansamblul reglementrilor i normelor
40
totalitatea metodelor de instruire
principiile de stabilire a rspunderii
ansamblul relaiilor de cooperare ntre diverse verigi ale organizaiei
f) din punct de vedere funcional, procesul de management include:
previziunea
organizarea
coordonarea
decizia
controlul
n practic, aceste abordri ale activitii de conducere sunt dificil de identificat distinct,
dintr-un punct de vedere sau altul. Aceasta, deoarece procesul de management are un
caracter complex care se manifest prin multiple ntreptrunderi ale zonei economicului
cu socialul, juridicul, informaionalul etc. Cu alte cuvinte, orice proces de management se
manifest dup anumite reguli comune, dar difer de la o firm la alta, fiind mai mult sau
mai puin eficient. Aceast diversitate se explic pe de o parte n funcie de factorii
obiectivi care influeneaz ntreprinderea (resursele disponibile, informaia cunoscut,
calitatea factorului uman etc.) iar pe de alt parte n funcie de abilitatea
ntreprinztorului de a face fa conjuncturii, respectiv schimbrilor din mediul de afaceri
al ntreprinderii.
Complexitatea i diversitatea procesului de management se completeaz cu alte trsturi
ale sale i anume:
dinamism;
stabilitate;
continuitate;
consecven;
ciclicitate.
Procesul de management este dinamic deoarece problematica unei organizaii, relaiile de
conducere, metodele de management etc. se schimb permanent. El este n acelai timp
i stabil deoarece urmrete folosirea unor structuri cunoscute n preluarea informaiilor i
adoptarea deciziilor. Este de asemenea, continuu avndu-se n vedere continuitatea
activitilor de producie, reparaii, schimb i consum. Totodat, procesul de management
se caracterizeaz prin consecven, n sensul c fiecare etap a sa este obligatorie i prin
ciclicitate, deoarece n urma unei decizii este posibil ca scopul atins s devin noua
41
situaie fa de care se stabilesc noi obiective i are loc astfel, reluarea procesului de
management.
H. Fayol a identificat funciile managementului sub forma succesiunii urmtoare:
prevedere, organizare, coordonare, comand, control.
n managementul contemporan prevederea este inclus n activitatea de previziune, iar
comanda nlocuit cu decizia prin asigurarea motivrii salariailor.
A. Previziunea
Previziunea nseamn funcia managementului prin care se asigur activitatea de
anticipare a viitorului. Realizarea activitii de previziune pornete de la cunoaterea
resurselor disponibile, a rezultatelor activitii trecute, situaia actual i obiectivele
urmrite.
Previziunea se realizeaz prin mai multe instrumente:
diagnoz;
prognoz;
planificare i
programare.
Di"4no$" cuprinde ansamblul operaiunilor de diagnosticare a situaiei ntreprinderii n
vederea cunoaterii strii sistemului la un moment dat. n acest sens se utilizeaz date
statistice i informaionale din evidena contabil.
Pro4no$" reprezint totalitatea operaiunilor de investigare n timp a activitii
ntreprinderii n vederea anticiprii evoluiei viitoare a sistemului i fundamentrii
deciziilor strategice.
P&"ni,i!"re" reprezint varianta previziunii prin care se asigur ncadrarea activitii
curente a ntreprinderii n tendinele de dezvoltare a acestuia i a economiei n general.
Componentele planificrii sunt:
planul care este un instrument managerial prin care se stabilesc obiective,
direcii de aciune i se asigur coordonarea activitilor din ntreprindere folosindu-se
factorii de producie disponibili;
timpul este o variabil important a planificrii n funcie de care se asigur:
R previziuni strategice (pe durat de 5-10 ani) care vizeaz aspecte eseniale
cum ar fi retehnologizarea ntreprinderii sau utilizarea de noi metode de marketing;
R previziuni pe durat medie (1-5 ani) care vizeaz obiective mai puin ample,
42
care deriv din cele strategice;
R previziuni tactice, de scurt durat (pe perioade mai mici de 1 an);
procesul de planificare care const ntr-un ansamblu de etape corelate ntre
ele care urmresc elaborarea i aplicarea planurilor i obiectivelor organizaiei. Schematic,
etapele unui proces de planificare pot fi prezentate ca n fig. nr. 3.
n faza pregtitoare a procesului de planificare se formuleaz obiectivele i misiunea
ntreprinderii, se stabilesc ipotezele i premisele mediului de afaceri.
Faza planificrii propriu-zise se concretizeaz n elaborarea planurilor pe termen scurt,
mediu i lung, respectndu-se corelaiile dintre acestea.
n cadrul etapei planurilor de rezerv, orice agent economic elaboreaz o strategie de
rezerv la care ar putea s apeleze n cazul unor schimbri de mediu care nu i mai permit
aciunile lansate potrivit planurilor iniiale.
Faza implementrii se refer la declanarea activitii n conformitate cu planurile
elaborate.
Faza revederii i propune compararea rezultatelor nregistrate cu misiunea ntreprinderii,
i reluarea unui nou proces de planificare.
Pro4r"%"re" reprezint modalitatea de previziune care const n succesiunea i
intercondiionarea activitilor unui sistem economic n intervale scurte de timp
(sptmni, mai multe zile, o zi sau pe or, pe schimb de lucru, etc.).
n practic, se ntlnesc muli manageri care evit previziunea activitii firmei, prefernd
s lase piaa s se pronune dac accept sau nu o aciune sau produs. Iat cteva
motive pentru care nu se face planificare microeconomic n cadrul unor ntreprinderi:
este nevoie de prea mult timp pentru previziune i prea mult munc;
managerul nu are cunotine despre cum s fac previziunea;
viitorul intuit de manager este prea nesigur;
decidenii au comportamente care susin c triesc pentru prezent;
exist teama de eec n ceea ce privete relaia efort-efect al procesului de
previziune.
B. Organizarea
Organizarea reprezint o funcie a managementului prin care se delimiteaz procesele de
munc pe componente (operaii, lucrri, etc.) i se grupeaz pe formaii de lucru i
compartimente de munc.
43
Organizarea este considerat cea mai "vizibil funcie a managemen-tului. Ea se
manifest prin folosirea urmtoarelor instrumente manageriale:
autoritatea;
responsabilitatea;
rspunderea;
delegarea.
Autorit"te" reprezint dreptul i abilitatea managerului de a influena aciunile
subordonailor si.
n literatura de specialitate, se analizeaz autoritatea n strns legtur cu puterea pe
care o exercit managerul. n acest sens, puterea exprim capacitatea conductorului de
a convinge sau influena aciunile salariailor, adic de a-i determina pe alii s fac ceea
ce vrei tu. n schimb, autoritatea const n abilitatea managerului de a convinge i de a
da dispoziii pentru manifestarea unei aciuni, adic de a decide.
Autoritatea se poate clasifica astfel:
a) dup relaiile care o genereaz, exist:
autoritate tradiional (ce apare ca o consecin a relaiilor generate de poziia n
societate a indivizilor);
autoritate charismatic (ce se manifest atunci cnd managerul dispune de caliti
deosebite, aproape mistice);
autoritate raional-legal (ce se observ la indivizii care ocup o anumit poziie sau
rang oficial, ntr-o ntreprindere).
b) dup natura ei exist:
autoritate profesional (care este o consecin a recunoaterii meritelor i
rezultatelor nregistrate de un individ, nu neaprat manager);
autoritate ierarhic (ce se manifest ca urmare a transmiterii unor sarcini de lucru
unor subalterni care astfel, capt autoritate i rspund de executarea obligaiilor lor);
autoritate funcional (ce apare n cadrul funciunilor ntreprinderii, adic la nivelul
unor activiti omogene care sunt reglementate prin activitatea unui manager).
Res(ons"i&it"te" const n obligaia membrilor unei organizaii de a realiza n cele mai
bune condiii sarcinile care le revin. Un individ responsabil de o anumit activitate trebuie
s fac eforturi pentru finalizarea ei manifestnd clar interesul i preocuparea pentru
executarea acestei obligaii.
44
Rs(un#ere" const n obligativitatea indivizilor de a rspunde de realizarea sau
nendeplinirea unor sarcini de serviciu, respectiv de a da socoteal n faa superiorilor si
de stadiul lucrrii respective.
De&e4"re" este un instrument al organizrii procesului de management prin care se
permite trecerea temporar a autoritii sale unei alte persoane. Delegarea autoritii
conduce automat i la delegarea responsabilitii, n timp ce rspunderea revine ambilor
subieci, adic i managerului iniial i delegatului su. Delegarea reprezint o necesitate
la o firm complex deoarece permite ncrcarea echilibrat cu sarcini a managerului i
executanilor, printr-o distribuie raional a sarcinilor de lucru.
n procesul organizrii se asigur aciuni de stabilire a structurii organizatorice a
ntreprinderii, de creare a unui sistem informaional adecvat care s permit un flux de
informaii rapide i complete, de identificare a atribuiilor i responsabilitilor salariailor
care vor fi incluse n regulamentul de organizare i funcionare a ntreprinderii, de
coordonare ntre activitatea de conducere i cea de execuie.
C. Coordonarea
Coordonarea reprezint sincronizarea aciunilor, deciziilor i activitilor dintr-o
ntreprindere prin adaptarea ei la condiiile mediului de afaceri.
Desigur, complexitatea vieii economice oblig ntreprinderea s fac fa unor perturbri
ale funcionrii sale normale cum ar fi ntrzieri n primirea materiilor prime sau recepia
unor materiale necorespunztoare din punct de vedere calitativ, rezilierea unor contracte
etc. Toate acestea fac necesar adaptarea la dinamismul economic i confer
ntreprinderii un caracter flexibil n ceea ce privete organizarea subsistemelor sale.
De aceea, coordonarea activitilor poate contribui la evitarea unor dereglri n
funcionarea firmei. Aceast corelare de activiti se realizeaz prin mai multe modaliti,
ntre care:
coordonarea prin politica de personal;
coordonarea prin rapoarte privind rezultatele nregistrate;
coordonarea prin instruciuni;
coordonarea prin instruirea personalului de conducere, etc.
D. Antrenarea
Antrenarea este funcia managementului care vizeaz aciunile concentrate asupra
factorului uman n scopul determinrii acestuia s contribuie activ la realizarea sarcinilor
i obiectivelor care i revin.
Antrenarea cuprinde dou momente distincte: comanda i motivarea.
Co%"n#" reprezint aciunea managerului de influenare a salariailor i capt forma
45
deciziei n managementul democratic.
Comanda intervine atunci cnd se identific cei trei ,"!tori care o fac necesar:
managerul cu autoritatea sa;
executantul cu pregtirea i calificarea sa;
sarcinile i obiectivele de ndeplinit.
Comanda devine eficient atunci cnd se asigur cteva !erine ale sale:
ordinele formulate s fie simple i directe, clare i oportune;
ordinele s nu depeasc competena salariailor;
ordinele s nu contravin principiilor managementului.
Moti'"re" reprezint aciunea de antrenare a energiei creatoare a indivizilor pentru
realizarea obiectivelor cu maxim de eficien.
Exist numeroase studii cu privire la teoria motivaiei, dar punctul de plecare este
ntotdeauna ordonarea nevoilor dup logica lui A. Maslow, adic n succesiunea
urmtoare:
nevoi fiziologice;
nevoi de securitate;
nevoia de contacte umane i afiliere la grup;
nevoia de stim i respect;
nevoia de autorealizare.
Desigur c n lipsa motivaiei muncii apare un comportament dezinteresat, o evitare a
responsabilitii, o nstrinare a indivizilor de procesul muncii.
Motivaiile pot fi:
intrinseci i reprezint stimulente proprii individului sub forma contiinei sau
plcerii de a muncii;
extrinseci i reprezint totalitatea determinanilor care influeneaz randamentul i
interesul muncii unui individ. Acetia pot fi pozitivi sub forma premiilor, primelor,
prestigiului, laudelor, promovrilor etc., sau negativi sub forma sanciunilor, penalizrilor,
retrogradrilor, criticilor etc.
46
E. Contro&u&
Controlul reprezint ansamblul activitilor prin care se !o%("r performanele
nregistrate de un agent economic sau diverse componente ale sale cu obiectivele propuse
i se "!ione"$ pentru corelarea rezultatelor cu scopurile urmrite.
Controlul eficient trebuie s se bazeze pe un flux de informaii corecte, precise i clare, s
foloseasc metode de investigare simple, s fie oportun i s se deruleze cu costuri mici.
n situaia n care verificarea rezultatelor dovedete atingerea scopurilor procesul de
management se reia, dar dac exist o contradicie ntre acestea, se impune o intervenie
ntr-una din variantele urmtoare:
fie se reevalueaz obiectivele dac rezultatele depesc scopurile propuse;
fie se mbuntesc performanele dac rezultatele obinute sunt inferioare
scopurilor.
Controlul poate fi:
a) n funcie de momentul realizrii:
preventiv (se ncearc evitarea dereglrilor sistemelor organizaiei);
feed back (se pune accent pe corectarea sistemelor economice):
- autocrectiv (problemele aprute se corecteaz automat);
- non-autocrectiv (problemele se rezolv prin intervenia managerului);
b) n funcie de natura lui:
ierarhic (se realizeaz de sus n jos);
financiar (se verific utilizarea disponibilitilor bneti);
bugetar (se utilizeaz declaraiile de rezultate anticipate);
tehnic (se urmrete calitatea produselor i serviciilor);
c) n funcie de subiectul care l lanseaz:
direct (iniiat de manager);
indirect (realizat de manager pe baza analizei rezultatelor obinute);
autocontrol (realizat de executant).
47
Controlul ndeplinete urmtoarele ,un!ii:
funcia de evaluare a rezultatelor, n sensul c activitatea de control are ca
punct de plecare estimarea situaiei concrete a firmelor, cunoaterea performanelor sale
cantitative i calitative;
funcia recuperativ prin care se permite eliminarea dereglrilor din activitatea
firmei odat ce au fost descoperite neajunsurile;
funcia preventiv care contribuie la evitarea unor dezechilibre dac se
intervine naintea producerii unor evenimente;
funcia informativ care evideniaz rolul controlului n adoptarea deciziilor
ulterioare;
funcia stimulativ care tenteaz factorul uman s depun eforturi pentru
ameliorarea activitii i rezultatelor sale n scopul obinerii unor concluzii favorabile n
urma controlului.
.c-eme !i corelaii

4rsturile muncii manageriale eficiente

48
Procesul de planificare
Realizarea activitii de control poate fi reflectat schematic astfel:

"cti*itatea de control

CAP. =I. NO3IUNI GENERALE DE DREPT
ADMINISTRATI=

Uti&i$"te >n "!ti'it"te" %"n"4eri"& " unei instituii
Lector univ. dr. Oana I/C/
Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat
Facultatea de Litere - Universitatea din Bucureti
1. Siste%u& "utoriti&or (u&i!e !ons"!r"t #e !onstitui" Ro%Cniei #in 1DD1
1.1. Noiune" #e Constituie
49
Termenul de "constituie deriv din latinescul "constitutio, care nseamn "aezare cu
temei. Expresia a fost folosit nc din timpul Imperiului roman, legile date de mprat
numindu-se "constituii imperiale.
Supremaia Constituiei se fundamenteaz pe coninutul i forma legii fundamentale. Poziia
dominant a Constituiei are drept consecina un coninut normativ complex, dar i
nsemnate efecte pe planul activitilor statale i juridice. Datorit acestei poziii dominante,
Constituia este izvorul tuturor reglementarilor, att pe plan economic, ct i politic, social i
juridic.
1.7. An"&i$" Tit&u&ui III #in Constituie #in (ers(e!ti'" (rin!i(iu&ui se("r"iei *i
e!8i&iru&ui (uteri&or
Lui John Locke, filosof i jurist englez, i revine meritul de a fi cercetat pentru prima data,
mai metodic i ntr-o lumin nou, principiul separaiei puterilor. n lucrarea sa, "Essay on
civil guvernment, Locke susinea existena a trei puteri : legislati* - trebuie s aparin
parlamentului i era considerat putere suprem deoarece dicta reguli de conduit general
obligatorii, e,ecuti* - limitat la aplicarea legilor i la rezolvarea unor cazuri care nu
puteau fi prevzute i determinate prin lege, urma s fie ncredinat monarhului, federati*
- era ncredinat tot regelui i avea n competena sa dreptul de a declara rzboi, de a face
pace i de a ncheia tratate.
Elaborarea acestei teorii aparine, ns, lui Montesquieu, care n lucrarea "Despre spiritul
legilor, afirma c libertatea este posibil numai dac cele trei puteri ale statului sunt
independente. $"tunci c7nd !n m7inile aceleiai persoane sau aceluiai corp de dregtori
puterea legislati* este !ntrunit cu puterea e,ecuti* nu e,ist libertate deoarece se
poate nate teama ca acelai monarh sau acelai senat s fac legi tiranice pe care sa le
aplice !n mod tiranic%&
In Constituia Romniei, Titlul III este consacrat autoritilor publice i el are o structura
care determina concluzia c, dei Constituia nu consacra ,expresis verbis principiul
separaiei puterilor n stat, aspect pe nedrept criticat uneori, din substana reglementarilor
sale deducem o consacrare implicita a acestui principiu. Astfel, Titlul III are urmtoarele
capitole:
1. Parlamentul ] puterea legiuitoare
2. Preedintele ] puterea executiv
3. Guvernul ] puterea executiv
4. Raporturile Parlamentului cu Guvernul
5. Administraia public ] puterea executiv
6. Autoritatea judectoreasc ] puterea judectoreasc
Important n organizarea statal este independena autoritilor statale, independena care
nu poate fi total, dar poate fi foarte larg. Organele de stat trebuie s depind unele de
altele numai att ct este necesar formrii sau desemnrilor i eventual exercitrii unor
atribuii.
50
Constituia actual nu folosete sintagma de putere a statului n accepiunea ei ancestral
tradiional, utiliznd o varietate terminologica prin care se reflecta una i aceeai realitate
politico-juridic. Singurul text unde conceptul de putere a statului este utilizat n
accepiunea sa tradiional este art.80, care consacra funcia de mediere a Preedintelui
ntre puterile statului i ntre stat i societate. Constatam din structura Titlului III, ca
regsim un capitol de sine stttor intitulat "Administraia public. Se pune astfel
problema, dac autoritile pe care le consacr acest capitol sunt singurele care nfptuiesc
administraie public. Rspunsul este negativ, n sensul c i alte autoriti publice care sunt
plasate n alte pri ale Constituiei au sarcini de natura administrativa. Ins, autoritile
grupate n capitolul 5 nfptuiesc exclusiv administraie publica rupta de jocul politic, cu
excepia unora care sunt supuse acestui joc prin natura lor (prefect, ministere).
n ceea ce privete regimul politic pe care l consacra actuala Constituie, acesta
este semiprezidenial parlamentarizat atenuat, n sensul ca atribuiile ce i incumb
preedintelui ntr-un regim semiprezidenial tipic sunt transferate ctre Parlament n
calitatea lui de organ suprem reprezentativ al populaiei.
Conform prevederilor constituionale, atributele statului sunt realizate de cele trei puteri ale
sale astfel:
a) (utere" &e4is&"ti', nfptuit de ctre Parlament cu cele dou camere: Senatul i
Camera Deputailor;
b) (utere" e+e!uti', exercitat de Preedinte, Guvern, ministere, organe de
specialitate ale administraiei publice centrale i organele administraiei publice locale;
c) (utere" Eu#e!tore"s!, realizat de ctre instanele judectoreti: judectorii,
tribunale, curi de apel, Curtea Suprem de Justiie.
7. DE5INI3IA *i TRSTURILE ADMINISTRA3IEI PUBLICE
Dreptul administrativ este o ramur a dreptului public, alturi de dreptul constituional,
dreptul internaional public i altele*.
Conceptul de baz al acestei ramuri de drept este cel de administraie cuvnt care
deriv din limba latin, respectiv prepoziia ad care nseamn la, ctre i minister
care nseamn supus, servitor. Potrivit etimologiei, cuvntul administraie a evocat o
activitate n supuenie, executat la comand, activitatea n sine aprnd atunci cnd
societatea s-a mprit n comandani i comandai. Administraia public este o dimensiune
a executivului, fr a fi ns singurul element al acestuia. Activitatea executiv are dou
componente de baz, respectiv :
Gu'ern"re", trasarea deciziilor eseniale pentru prezent, dar mai ales pentru viitorul
unei ri, inclusiv din perspectiva relaiilor cu alte state sau cu organizaii internaionale.
A#%inistr"re", rezolvarea nevoilor curente, cotidiene.
Administraia public, n mod tradiional, presupune dou elemente de baz:
51
Executarea legii - cuvntul "lege fiind neles n accepiunea "lato sensu, de act
normativ cu fora obligatorie i nu n accepiunea "stricto sensu, de act juridic al
Parlamentului.
Prestarea de servicii publice n limitele legii.
Conceptul de serviciu public a fost vreme ndelungat noiunea cheie a dreptului
administrativ, care era definit a reprezenta drepturile serviciilor publice. Prin ser*iciul public
se !nelege acti*itatea organizat sau desfurat de o autoritate a administraiei publice
pentru a satisface ne*oi sociale !n interes public& Nu orice nevoie social reprezint
n acelai timp i o nevoie de interes public. Pentru a cpta un asemenea statut, ea trebuie
s fie valorizat de clasa politic i transpus ntr-o norm de drept.
Misiunea serviciilor publice este s satisfac anumite nevoi sociale, obiectiv care se poate
realiza pe dou ci:
Printr-un organ public (o universitate de stat).
Poate fi rodul unei iniiative private care se face des resimita ca intervenie n
prestarea serviciilor publice (serviciul public de nvmnt prestat ntr-o instituie privat).
Un alt concept specific dreptului administrativ este cel de ordine public prin care se
!nelege un minimum de condiii necesare pentru o *ia social acceptabil. Ordinea
public este ansamblul regulilor care asigur sigurana societii i a cror nclcare nu
antreneaz dect ilegalitatea parial a unui act sau fapt juridic. Expresia "n limitele legii
evoc principiul de drept potrivit cruia totul este permis, dac nu este interzis de lege.
Subliniem, ns, c activitatea administraiei este guvernat de principiul legalitii, care
este nscris n mai multe texte din Constituie ( de exemplu : art. 16 alin. 2 "nimeni nu este
mai presus de lege; art. 51 instituie ca obligaie fundamentala respectarea Constituiei, a
supremaiei sale i a legilor).
Dreptul administrativ poate fi definit ca ramura dreptului public care reglementeaz concret
sau cu *aloare de principiu relaiile sociale din sfera administraiei publice precum i pe
cele de natur conflictual dintre autoritile publice sau structuri pri*ate in*estite cu
autoritate public pe de o parte i cei *tmai !n drepturile lor prin actele administrati*e
ale acestor autoriti pe de alt parte.
In obiectul de reglementare al dreptului administrativ intr astfel dou categorii de relaii
sociale:
Relaii de administrare activ ] administraie n lucru, care se caracterizeaz prin
punerea n executare a legii sau prin prestarea de servicii publice, n limitele legii.
Relaii de administraie conflictual ] care vizeaz litigiile aprute ntre administraie
i administrai.
Specific administraiei publice este regimul de putere public, acesta nsemnnd clauzele
(prerogativele) exorbitante, derogatorii de la dreptul comun, cu care sunt investite
autoritile administrative publice i prin intermediul crora fac s prevaleze interesul public
(general), atunci cnd vine n contradicie cu interesul particularilor.
52
Administraia public reprezint ansamblul activitilor desfurate de Preedintele
Romniei, Guvern, autoritile administrative autonome centrale, autoritile administrative
autonome locale si, dup caz, structurile subordonate acestora, prin care, n regim de
putere public, se duc la ndeplinire legile sau, n limitele legii, se presteaz servicii publice.
Rezult din definiie urmtoarele trsturi ale administraiei publice:
Activitate prin care se realizeaz dou obiective : de executare a legii i de prestare
de servicii publice, n limitele legii.
Activitate desfurat n regim de putere publica, concretizat prin investirea
autoritilor care o presteaz cu anumite prerogative, care derog de la dreptul comun i
prin intermediul crora ele reuesc sa fac s prevaleze interesul public, atunci cnd intr n
contradicie cu cel particular.
Activitate desfurata de anumite autoriti executive i administrative, denumite
generic autoriti de administraie publice.
Potrivit actualului sistem constituional i legal, aceste autoriti sunt de dou categorii:
De natur statal (etatica)
De natur autonom, local alese prin sufragiu universal, egal, direct, secret,
liber exprimat de colectivitatea politico-teritorial.
Dac n regimul totalitar sintagmele de administraie public i administraie de stat erau
sinonime, n actualul sistem acest lucru nu mai este valabil, deoarece administraia nsi,
inclusiv autoritile care o realizeaz, nu sunt doar autoriti statale, ci i unele de natura
autonoma care funcioneaz n unitile administrative teritoriale n care sunt alese. Exist i
unele autoriti ca, de exemplu, primarul, care are un dublu statut : astfel, el este, n primul
rnd i cu precdere, o autoritate autonom pentru c este ales de cetenii cu drept de vot
dintr-o comuna (ora, municipiu) si, n al doilea rnd. este o autoritate statal (atribuii de
stare civila, de autoritate tutelara, n domeniul alegerilor .).
Din punct de vedere al izvorului care le consacr, distingem ntre :
autoriti consacrate de Constituie : Preedinte, Guvern, consiliul judeean, local i
primar
autoriti consacrate de legea cadru, care se adaug celor consacrate de Constituie :
subprefectul, comisia administrativ a judeului, preedintele i vicepreedintele consiliului
judeean etc..
In actualul sistem constituional i legal, administraia public este nfptuit de dou mari
categorii de autoriti:
1. Autoriti #e n"tur st"t"&F
Preedintele i Guvernul ] reprezint cei doi efi ai executivului n actualul sistem
constituional i legal.
53
Ministerele i alte organe ] reprezint centrele de specialitate subordonate
Guvernului.
Autoriti centrale nesubordonate Guvernului ] numite generic autoriti centrale
autonome.
Serviciile descentralizate i desconcentrate ale ministerelor din unitile
administrative teritoriale.
Prefectul ] reprezentantul Guvernului n teritoriu.
7. Autoriti "utono%e &o!"&eF
Consiliul local ] autoritate autonom local cu caracter deliberativ.
Primarul ] ca autoritate autonom executiv.
Consiliul judeean ] care este autoritate administrativ public judeean cu caracter
deliberativ.
Constituia actual consacr un dualism al executivului care este deinut de un organ
unipersonal (Preedintele) i de un organ colegial (Guvernul). Atribuiile de natur
administrativ ale Guvernului sunt ns mai numeroase dect cele ale Preedintelui. Potrivit
art. 101 din Constituie, Guvernul exercit conducerea general a administraiei publice.
Potrivit art.110 din Constituie, este calificat expres ca un organ al administraiei publice de
rang central. n exercitarea rolului de conductor al administraiei publice, Guvernul intr n
urmtoarele tipuri de raporturi cu celelalte autoriti administrative:
Raporturi de subordonare n ceea ce privete ministerele i celelalte autoriti
centrale subordonate lui.
Raporturi de colaborare i coordonare fa de autoritile centrale autonome.
Raporturi de tutel administrativ fa de autoritile autonome locale. Acestea se
exercit prin prefect care este reprezentantul Guvernului n teritoriu i ele evoc misiunea
pe care o are Guvernul de a veghea la respectarea legalitii activitii autoritilor
autonome locale.

.. NORMELE DE DREPT ADMINISTRATI=
Nor%" #e #re(t, n general, este o regula de conduita generala, abstracta, cu caracter
obligatoriu a carei ducere la indeplinire se realizeaza fie n mod voluntar fie, la nevoie, prin
forta coercitiva a statului.
Din punct de vedere al structurii sale i norma de drept administrativ are o structura
trihotomic ( trei pri), fiind format din:
1. I(ote$" : norma de drept administrativ poate arta (cuprinde):
54
Imprejurarile, condiiile, situaiile n care se aplic norma juridic,
subiectele de drept, persoane fizice sau juridice care cad sub incidena normei;
explicaia semnificaiei unor termeni;
definiii, principii, scopul activitii unui organ.
Dat fiind faptul c fenomenul administrativ este un fenomen vast ce presupune o
complexitate i multitudine de aspecte i ipoteza are caracter dezvoltat, ea putnd s fie
absolut determinat sau relativ determinat dup modul n care sunt reglementate
mprejurarile n care ea se aplic.
Ipoteza este absolut determinat cnd sunt conturate cu exactitate imprejurarile n care se
va aplica dispoziia, situaie n care autoritatea administraiei publice nu poate dect s
verifice i s ateste ori s ia act i s confirme. Este vorba de aa numita competen legat
(autoritatea administrativ este inuta de norm juridic).
Ipoteza este relativ determinat cnd legea (izvorul formal de drept) prevede, n general,
mprejurarile n care se aplic norma, existena lor concret urmnd a fi stabilit de organul
care o aplic. Este vorba de compena de apreciere.
2. Dis(o$iti" : cuprinde aciunile i inaciunile prilor, stipulate de o manier
imperativ, categoric, determinat de regimul de putere public specific administraiei. Un
act normativ cuprinde, de regul, mai multe categorii de dispoziii.
Dispoziia este, n general, categoric, imperativ, deoarece relaiile sociale care fac obiectul
reglementrii dreptului administrativ se desfoar n procesul de realizare a puterii. Astfel
principalele norme de drept administrativ au o dispoziie cu un caracter onerativ, prin care
subiectele de drept la care se refer norma sunt obligate la o anumit conduit, la o
anumit prestaie.
O mare categorie de norme de drept administrativ au o dispoziie prohibitiv, cuprinznd
reguli de interzicere a unor aciuni; este cazul, n principal, al normelor cu caracter
contravenional.
Dispoziia normei de drept administrativ are uneori i caracter permisiv, prevznd numai
facultatea de a aciona sau nu, lsnd la latitudinea subiectelor de drept s fac sau nu
anumite aciuni. De cele mai multe ori, aceste dispoziii sunt evocate prin verbul a putea,
introdus n expresii ca "autoritatea administrativ poate., "ceteanul poate..
La fel ca i ipoteza, i dispozita normei de drept administrativ poate fi absolut determinat i
relativ determinat.
3. S"n!iune" : cuprinde consecinele juridice care apar n momentul n care dispoziia
normei nu este respectat. Exist preri potrivit crora norma de drept administrativ nu ar
avea sanciune n sensul existenei unor situaii n care nu sunt prevzute urmrile juridice
ale nerespectarii normei. Trebuie avut n vedere faptul c o norm de drept se duce la
ndeplinire nu numai datorit consecinelor negative pe care le atrage nerespectarea ei, deci
nu doar din teama de represiune. Norma juridic se respect i din convingere, dreptul n
ansamblul sau avnd i un caracter educativ. Trebuie de asemenea fcut distincie ntre
55
sanciune ca element structural al normei juridice i sanciunea ca modalitate de
concretizare a uneia din formele de rspundere specifice dreptului administrativ. Din punct
de vedere al modalitatilor de exprimare pot fi identificate mai multe tipuri de sanciuni:
Sanciuni specifice primei forme de rspundere pe care o cunoate dreptul
administrativ: rspunderea administrativ disciplinara (ex. destituirea din funcie, revocarea
alegerii, mutarea disciplinara etc.)
Sanctiuni specifice rspunderii administrativ - contraventionale (ex. amenda,
avertismentul, inchisoarea contraventionala etc.)
Sanciuni specifice rspunderii administrativ - patrimoniale care vizeaz repararea
prejudiciilor produse prin actele administrative.
9. RAPORTURILE DE DREPT ADMINISTRATI=
R"(ortu& Euri#i! n general este o relaie social reglementat prin norma de drept.
R"(ortu& #e #re(t "#%inistr"ti' reprezint acea relaie social care a fost reglementat
direct printr-o norm de drept administrativ sau indirect prin intervenia unui fapt juridic. n
doctrin s-au exprimat urmtoarele preri cu privire la categoriile de rapoarte de drept
administrativ:
1. Opinia potrivit creia ele nu pot mbrac dect forma r"(ortu&ui #e suor#on"re
fiind vorba despre subordonarea altui subiect de drept fa de un organ public, de regul
unul administrativ.
2. Concepia potrivit creia aceste rapoarte pot mbrca pe lng prima form i forma
r"(ortu&ui #e !o&"or"re cnd ele se stabilesc ntre subieci aflai pe aceeai poziie
juridic.
3. Recunoaterea, pe lng celelalte dou, a nc unei categorii - r"(ortu& #e
("rti!i("re recunoscut a fi prezent n situaiile existenei unui organ colegial i privind
membrii acelui organ. n realitate, aceast form de raport juridic nu are o identitate de
sine stttoare pentru ca membrii organului colegial nu particip la formele de lucru ale
acestuia ca subiecte distincte de drept, ci ca membri ai autoritii respective.
In concluzie, n mod tradiional se recunoate existena raportului de drept administrativ
sub forma raportului de colaborare i subordonare. n afara lor, Constituia actual mai
permite i identificarea altor forme de astfel de rapoarte (raportul de tutel administrativ
care se stabilete ntre Guvern i autoritile autonome locale din unitile administrativ
teritoriale). Potrivit Art. 101 Gu'ernu& are dou misiuni constituionale pe care le exercit
n baza programului su de guvernare care a fost acceptat de Parlament i anume:
Aceea de a asigura realizarea politicii interne i externe a rii.
De a exercita conducerea general a administraiei publice. n aceast ultim calitate
el vegheaz la respectarea legalitii de ctre unitile administraiei publice alese n
unitile administrativ teritoriale. Aceast activitate i rapoartele care se stabilesc n temeiul
ei sunt denumite tradiional rapoarte de tutela administrativ i ele l ndrituiesc pe prefect,
56
reprezentantul Guvernului n teritoriu, s atace n faa instanelor de contencios actele pe
care le considera ilegal emise de acestea, acte care sunt suspendate de drept.
Alte tipuri de rapoarte sunt cele reglementate de Art. 121 care consacr rolul coordonator al
Consiliului Judeean asupra Consiliului Local n vederea realizrii serviciilor publice de interes
judeean.
Rapoartelor de drept administrativ, indiferent de modalitile de concretizare, le sunt
caracteristice urmtoarele trsturi:
1) Din punct de vedere al suie!te&or, raporturile de drept administrativ au n mod
obligatoriu un purttor al autoritii publice, care, potrivit Constituiei ar putea fi: statul,
prin organele sale, unitile administrativ teritoriale, un organ al administraiei publice, dar
poate fi i o alt autoritate public, potrivit art.48 din Constituie.
2) Cel de-al doilea element, !ontinutu&, particularizeaz raporturile de drept
administrativ prin aceea c ele sunt formate din drepturile i obligaiile prilor care
particip la procesul de nfptuire a administraiei, respectiv executarea legii i prestarea de
servicii publice n limitele legii, precum i emiterea de acte normative cu fora juridic
inferioar legii.
3) Trstura general a raporturilor de drept administrativ prin prisma oie!tu&ui lor
este aceea c aciunea sau inaciunea lor, n general conduita prilor, se realizeaz ntr-un
regim de putere public, raporturile de drept administrativ fiind "raporturi de putere.
BIBLIOGRA5IEF
/onstituia 2omaniei
/odul /i*il
3egea 6r&;<(=<>>< a "dministraiei publice locale
Deleanu, "+rept constituional i instituii politice, Editura Lumina Lex, Bucureti,
1991
Drganu, T., "+rept constituional i instituii politice, Editura Lumina Lex,
Bucureti, 1998
Iorgovan, A., "4ratat de drept administrati*, Editura Nemira, 1996
Muraru, I., "+rept constituional i instituii politice, Editura Actami, Bucureti, 1998
Negoi, A., "+rept administrati* i tiina administraiei, Editura Atlas Lex SRL,
1993
Popa, N., "4eoria generala a dreptului, Bucureti, Editura Actami 1994
Vedina, V., Tipisca, M., "6oiuni de drept administrati*, Editura Departamentului
de nvmnt Deschis la Distan, Bucureti
57
* Distincia ntre cele dou mari ramuri de drept, public i privat, s-a fcut nc din
antichitate. Potrivit adagiului lui Ulpian, dreptul public este cel care se preocupa de viaa
statului, a cetii n ansamblul sau, de relaia cetate - cetean, pe cnd dreptul privat este
preocupat de interesele particularilor, ale indivizilor privii izolat, ca subiecte de drept
distincte.
CAP. =II. NOTIUNI GENERALE DE DREPT
COMERCIAL
Uti&i$"te >n "!ti'it"te" %"n"4eri"& " unei instituii
1. NO3IUNEA DE DREPT COMERCIAL
Denumirea "drept comercial sugereaz ideea c dreptul comercial constituie o
reglementare juridic, adic un ansamblu de norme juridice care privete comerul.
n sens etimologic, expresia de "comer provine din latinescul "commercium, care la
rndul sau reprezint o juxtapunere a cuvintelor "cum i "mer,, ceea ce nseamn "cu
marfa. Deci, comerul ar consta n operaiuni cu mrfuri.
n sens economic, comerul este definit ca o activitate care are ca scop schimbul si, prin
aceasta, circulaia bunurilor de la productor la consumator. Sub acest aspect, comerul ar
consta n operaiunile cuprinse n intervalul dintre momentul producerii mrfurilor i intrrii
lor n circulaie, pn n momentul ajungerii acestora la consumatori.
n sens .uridic, noiunea de comer are un coninut mai larg dect cel al noiunii definite n
sens economic. Ea cuprinde nu numai operaiunile de interpunere i circulaia mrfurilor, pe
care le realizeaz negustorii, ci i operaiunile de producere a mrfurilor, prin transformarea
materiilor prime, materialelor, etc. i obinerea unor rezultate de o valoare mai mare, pe
care le realizeaz fabricanii sau, n general, ntreprinztorii.
Avnd n vedere accepiunea juridic a noiunii de comer, dreptul comercial are o sfer mai
cuprinztoare, acesta reglementnd activitatea comercial, definit ca o activitate de
producere i circulaie a mrfurilor.
1.1. Oie!tu& #re(tu&ui !o%er!i"&
Potrivit concepiei clasice a dreptului comercial, exist dou sisteme care permit
determinarea sferei dreptului comercial.
58
n sistemul subiecti*, dreptul comercial are ca obiect normele juridice la care sunt supui
comercianii. Deci, dreptul comercial este un drept profesional, care se aplic persoanelor
care au calitatea de comerciant. Acest sistem a stat la baza primelor reglementari legale ale
activitii comerciale, anterioare marii codificri franceze de la nceputul secolului al XIX-
lea.
Dup sistemul obiecti*, dreptul comercial are ca obiect normele juridice aplicabile
comerului, adic acelor acte juridice, fapte i operaiuni, calificate de lege ca fapte de
comer, indiferent de persoana care le svrete. Acest sistem a constituit fundamentul
Codului comercial francez de la 1807.
Codul comercial romn are la baz, ca principiu, sistemul obiectiv.
1.7. De,inii" #re(tu&ui !o%er!i"&
+reptul comercial este un ansamblu de norme .uridice de drept pri*at care sunt aplicabile
raporturilor .uridice iz*or7te din actele .uridice faptele i operaiunile considerate de lege ca
fapte de comer precum i raporturilor .uridice la care participa persoanele care au calitatea
de comerciant&
Istoria dreptului comercial este strns legat de istoria comerului si, implicit a dezvoltrii
societii omeneti.
La nceputurile sale, comerul a fost guvernat de reguli cutumiare, fie de sorginte locale,
fie de proveniena strin, ca urmare a legturilor cu negustorii de pe alte meleaguri.
n 1887 a fost adoptat Codul comercial romn, care este i astzi n vigoare. La elaborarea
acestui cod a fost folosit Codul comercial italian din anul 1882. n Italia, Codul comercial
francez a fost adoptat n 1808. Dar, ulterior, prin valorificarea tradiiei, dar i a tot ce era
nou n doctrina francez, belgian i german, n anul 1882 s-a reuit adoptarea Codului
comercial italian.
1... I$'o"re&e #re(tu&ui !o%er!i"&
Art.1 C.com. dispune: "In comer se aplic legea de fa. Unde ea nu dispune se aplic
Codul civil.. Din aceste dispoziii legale rezult c dreptul comercial are ca izvoare formale
Codul comercial i Codul civil. Dei nu sunt menionate, izvoare ale dreptului comercial sunt
i legile comerciale speciale, respectiv legile civile speciale. Un anumit rol n aplicarea
reglementarii legale l au obiceiurile, jurisprudena i doctrina dreptului comercial.
1G Izvoarele le#i%lative "&e #re(tu&ui !o%er!i"&
/odul comercial reprezint principalul izvor de drept comercial. El cuprinde norme juridice
care reglementeaz instituiile fundamentale ale dreptului comercial: faptele de comer,
comercianii, obligaiile comerciale i falimentul.
3egile comerciale speciale mai frecvent ntlnite sunt: Legea nr. 31/1990 republicata, cu
modificrile ulterioare, Legea privind Registrul comerului, Legea privind combaterea
concurentei neloiale, Legea privind impozitul pe profit etc.
59
Cu privire la corelaia dintre Codul comercial i legile comerciale speciale se aplic principiile
generale (specialia generalibus derogant).
/odul ci*il reprezint un izvor subsidiar al dreptului comercial, aa cum rezult din
dispoziiile art. 1C. com. O importan deosebit o au dispoziiile Codului civil privind
materia obligaiilor, n special cele referitoare la izvoarele i efectele obligaiilor, precum i
cele relative la contractele speciale (contractul de societate, contractul de vnzare-
cumprare, contractul de mandat etc.).
7G /zurile comerciale nu sunt izvoare de drept. Dar, dac n dreptul nostru comercial nu
exist uzuri legislative, doctrina recunoate uzurile interpretative (convenionale).
Astfel, potrivit art. 970 C.civ., conveniile trebuie executate cu bun credin. De asemenea,
dispoziiile ndoielnice se interpreteaz dup obiceiul locului unde s-a ncheiat contractul.
3) +octrina dreptului comercial, ca i practica .udiciar n domeniu, au un rol important n
interpretarea legilor comerciale.
7. 5APTELE DE COMER3
Codul comercial romn stabilete anumite acte juridice i operaiuni pe care le clasific
","(te #e !o%er. Prin svrirea uneia sau mai multor fapte de comer se nasc raporturi
juridice care sunt reglementate de legile comerciale.
Art. . Co# !o%er!i"& prevede: Legea consider fapte de comer:
1) cumprrile de producte sau de mrfuri spre a se revinde, fie n natur, fie dup
ce se vor fi lucrat sau pus n lucru,
2) vnzrile de producte, vnzrile i nchirierile de mrfuri n natur sau lucrate,
3) cumprrile sau vnzrile de pri sau de aciuni ale societilor comerciale,
4) orice ntreprindere de furnituri,
5) ntreprinderile de spectacole publice, comisioane, agenii i oficii de afaceri,
6) ntreprinderile de construcii,
7) ntreprinderile de fabrici, de manufactur i imprimerie,
8) ntreprinderile de editur, librrie i obiecte de art,
9) operaiunile de banc i schimb,
10) operaiunile de mijlocire n afaceri comerciale,
11) ntreprinderile de transport de persoane sau de lucruri pe ap sau pe uscat,
12) cambiile i ordinele de producte sau mrfuri .. pct. 20.
60
/odul comercial rom7n ca i modelul sau italian reglementeaz faptele de comer iar nu
actele de comer.
Legiuitorul romn a voit s supun legilor comerciale nu numai raporturile rezultate din
actele juridice (manifestrile de voin svrite n scopul de a produce efecte juridice), ci i
raporturile izvorte din faptele juridice. Deci, potrivit Codului comercial intr sub incidena
legilor comerciale nu numai contractele comerciale, ci i faptele licite (mbogirea fr justa
cauz, plata nedatorat) i faptele ilicite svrite de comerciani n legtura cu activitatea
lor comerciala.
Enumerarea prevzut la art. 3 Cod comercial are un caracter enuniativ, exemplificativ i
nu limitativ. Legiuitorul a consacrat ca fapte de comer cele mai frecvente acte juridice i
operaiuni care constituiau baza activitii comerciale la data adoptrii reglementarii.
Aceasta nseamn c la lista faptelor de comer prevzute expres de lege se pot aduga i
alte fapte de comer, adic alte acte i operaiuni, cu condiia ca acestea s aib
caracteristicile faptelor de comer expres recunoscute de lege.
Codul comercial nu d o definiie a faptei de comer; el stabilete numai o list a actelor
juridice i operaiunilor pe care le declar fapte de comer. n absena unei definiii legale a
faptei de comer, doctrina dreptului comercial a cutat s formuleze o definiie general a
faptei de comer. Aceasta prezint interes practic sub mai multe aspecte:
a) ntruct unele acte juridice sunt bivalente - comerciale i civile - este imperios
necesar s se stabileasc un criteriu de delimitare ntre actele comerciale i cele civile,
b) enumerarea faptelor de comer, fcut de art. 3 C. com. este enuniativ i nu
limitativ, astfel nct trebuie s existe anumite criterii de comercialitate n temeiul crora
judectorul s poat recunoate i alte acte sau operaii ca fapte de comer, chiar dac ele
nu sunt expres prevzute de lege;
c) o definiie general a faptei de comer servete, pe un plan mai general, la
determinarea sferei dreptului comercial i implicit delimitarea acestuia de dreptul civil.
Actele de comer sau faptele de comer sunt actele juridice, faptele juridice i operaiunile
economice prin care se realizeaz producerea de mrfuri, executarea de lucrri ori prestarea
de servicii sau o interpunere n circulaia mrfurilor, cu scopul de a obine profit.
Faptele de comer reglementate de Codul comercial se mpart n trei categorii: fapte de
comer obiective, fapte de comer subiective i fapte de comer unilaterale sau mixte.
7.1. 5"(te&e #e !o%er oie!ti'e
Faptele de comer obiective sunt actele juridice sau operaiunile prevzute n principal de
art.3 Cod comercial. Ele sunt denumite obiective deoarece legiuitorul le-a considerat
comerciale datorit naturii lor i pentru motive de ordine publica. Orice persoan este liber
s svreasc ori s nu svreasc asemenea acte sau operaiuni. n aceast situaie,
persoana n cauz intr sub incidena legilor comerciale. Faptele de comer obiective pot fi
mprite n trei mari grupe:
7.1.1. O(er"iuni&e #e inter(unere >n s!8i% s"u !ir!u&"ie
61
Aceste operaiuni corespund noiunii economice de comer, n sensul de activitate de
vnzare - cumprare a mrfurilor pentru a ajunge de la productor la consumator.
a. Cum$rarea !i v0nzarea comercial
Sub aspectul structurii sale, vnzarea-cumprarea comercial este asemntoare vnzrii-
cumprrii civile. Este vorba de un contract n temeiul cruia o parte (vnztorul) se oblig
s transmit celeilalte pri (cumprtorul) proprietatea unui lucru, n schimbul unui pre
(art. 1294 C. civ.). Ceea ce deosebete vnzarea-cumprarea comercial de cea civil este
funcia economic a contractului i anume interpunerea n schimbul bunurilor. Cnd
contractul ndeplinete aceasta funcie, vnzarea-cumprarea este o fapt de comer i deci
supus legilor comerciale.
Trstura caracteristic a cumprrii i vnzrii comerciale o constituie intenia de
revnzare; cumprarea este fcut n scop de revnzare sau nchiriere, iar vnzarea este
precedat de o cumprare fcut n scop de revnzare.
Intenia de revnzare sau nchiriere trebuie sa ndeplineasc trei condiii:
intenia de revnzare sau nchiriere trebuie sa existe la data cumprrii;
intenia de revnzare sau nchiriere trebuie s fie exprimat de cumprtor, adic s
fie cunoscut contractantului;
intenia de revnzare sau nchiriere trebuie s priveasc n principal bunul cumprat.
Cumprarea i vnzarea comercial poate avea ca obiect numai bunuri mobile: producte,
mrfuri, titluri de credit.
Productele sunt produsele naturale ale pmntului care se obin prin cultura sau exploatare
direct (de exemplu cereale, legume) sau produsele animalelor (de exemplu lna, laptele).
Mrfurile sunt produse ale muncii destinate schimbului (de exemplu autoturismele).
Titlurile de credit sunt nscrisuri n baza crora titularii lor pot s exercite drepturile
specificate n cuprinsul lor.
Nu sunt fapte de comer cumprrile de producte sau de mrfuri care s-ar face pentru uzul
sau pentru consumaia cumprtorului ori a familiei sale.
b. O$eraiunile de banc !i %c-imb1
Potrivit art. 3 pct. 11 C. Com. sunt considerate fapte de comer operaiunile de banc i
schimb.
Operaiunile de banc sunt operaiunile asupra sumelor de bani n numerar, creditelor i
titlurilor negociabile. Ele sunt operaiuni de depozit, de efectuare de pli, de acordare de
credite, operaiuni asupra titlurilor de credit.
62
Operaiunile de schimb sunt operaiunile de schimb de moned sau bilete de banc
naionale sau strine, precum i operaiunile referitoare la transmiterea de fonduri prin
evitarea transferului de numerar.
7.1.7. Intre(rin#eri&eF
In concepia Codului Comercial ntreprinderea apare ca o structur de organizare a unei
activiti (un organism economic i social) iar nu ca un subiect de drept.
?ntreprinderea constituie organizarea autonom a unei activiti, cu ajutorul factorilor de
producie (forele naturii, capitalul i munca) de ctre ntreprinztor i pe riscul su, n
scopul producerii de bunuri i servicii, destinate schimbului, n vederea obinerii unui profit.
Aceast definiie privete numai ntreprinderile avute n vedere de Codul Comercial. Deci,
pentru a fi supus Codului Comercial, ntreprinderea trebuie s aib ca obiect operaiunile
prevzute de art. 3 C. Com., care sunt considerate fapte de comer.
Din definiia dat rezult urmtoarele caracteristici ale ntreprinderii:
a) existena unei organizri autonome a unei activiti cu ajutorul factorilor de producie;
b) asumarea de ctre ntreprinztor a coordonrii ntregii activiti i implicit a riscului
acestei activiti;
c) scopul activitii este producerea de bunuri i servicii destinate schimbului n vederea
obinerii unui ctig;
7.1... 5"(te&e #e !o%er !one+eF
0aptele de comer cone,e sunt acte juridice sau operaiuni care dobndesc comercialitate
datorit strnsei legturi pe care o au cu acte sau operaiuni considerate de lege fapte de
comer.
Din categoria faptelor de comer conexe fac parte:
a) contractele de report asupra titlurilor de credit;
b) cumprrile sau *7nzrile de pri sociale sau aciuni ale societilor comerciale;
c) operaiunile de mi.locire !n afaceri;
d) cambia sau ordinele !n producte sau mrfuri;
e) operaiunile cu pri*ire la na*igai;
f) depozitele pentru cauza de comer;
g) contul curent i cecul;
h) contractele de mandat comision i consignaie;
63
i) /ontractele de ga. i fide.usiune&
7.7. 5"(te&e #e !o%er suie!ti'eF
Art. 4 C. com. dispune: "Se socotesc, afar de acestea (adic cele prevzute n art. 3 - nota
n.s.), ca fapte de comer celelalte contracte i obligaiuni ale unui comerciant, dac nu sunt
de natur civil sau dac contrariul nu rezult din nsui actul.
Prin urmare, pe lng faptele de comer obiective, a cror comercialitate este independent
de calitatea persoanei care le svrete, Codul comercial reglementeaz i faptele de
comer subiective care dobndesc caracter comercial din calitatea de comerciant a
persoanei care le svrete.
7... 5"(te&e #e !o%er uni&"ter"&e s"u %i+teF
Potrivit art. 5 C. com., nu se pot considera fapte de comer vnzarea productelor pe care
proprietarul sau cultivatorul le are dup pmntul sau, ori cel cultivat de acesta. Deci,
vnzarea de produse agricole unui comerciant este act de comer pentru comerciant i act
civil pentru agricultor.
Apoi, art. 6 C. com. prevede ca asigurrile de lucruri sau stabilimente care nu sunt obiectul
comerului i asigurrile asupra vieii sunt fapte de comer numai pentru asigurtor.
Deoarece n toate aceste cazuri actele juridice sau operaiunile menionate sunt fapte de
comer numai pentru una dintre pari, ele au fost denumite fapte de comer unilaterale sau
mixte.
Faptele de comer unilaterale sau mixte sunt guvernate de legea comerciala pentru ambele
pari, chiar dac pentru una dintre ele actul juridic are caracter civil (art.56 C. com.).

.. COMERCIAN3II
..1. Noiune" #e !o%er!i"ntF
Potrivit Codului Comercial Roman, subiecte ale raporturilor comerciale pot fi att
comercianii, ct i necomercianii. Reglementarea sa se aplic oricrei persoane care
svrete fapte de comer obiective (art. 3 C.com), indiferent dac persoana care le
svrete are sau nu calitatea de comerciant.
Dac svrirea faptelor de comer are un caracter profesional, persoana n cauz devine
comerciant (art. 7 C.com). Odat dobndit calitatea de comerciant, toate actele i faptele
juridice ale acestei persoane sunt prezumate a fi comerciale (art. 4. C.com).
Dac ns, svrirea faptelor de comer obiective de ctre o persoan are caracter
accidental, dei raportul juridic care s-a nscut este supus reglementarii comerciale, totui,
persoana care le-a svrit pstreaz calitatea de necomerciant (art.9 C.com).
64
In concluzie, ca expresie a concepiei sale obiective, codul comercial prevede c "sunt
comerciani aceia care fac fapte de comer, avnd comerul ca profesiune obinuit, i
societile comerciale. (art. 7 C.com)
Precizarea noiunii de comerciant prezint un mare interes (r"!ti!. Calitatea de comerciant
implic un statut juridic diferit de cel al necomercianilor, cu consecine deosebite asupra
raporturilor juridice la care particip:
a. legea instituie anumite obligaii pentru comerciani, considerate obligaii comerciale,
astfel, nainte de nceperea comerului, comerciantul este obligat s cear nmatricularea n
registrul comerului, iar n cursul exercitrii i la ncetarea comerului s cear nscrierea n
registru a meniunilor privind actele i faptele a cror nregistrare este prevzut de lege;
orice comerciant are obligaia s in anumite registre de contabilitate (art. 22 C. com) i de
asemenea s desfoare activitate comerciala n condiiile unei concurente loiale;
b. legea instituie o prezumie de comercialitate; toate actele i operaiunile svrite de
comerciant sunt prezumate a fi fapte de comer i deci supuse legilor comerciale (art.4
C.com);
c. actele comerciale ncheiate de comerciant sunt supuse unor reguli speciale,
derogatorii de la regimul actelor juridice civile;
d. n cazul ncetrii plailor pentru datoriile sale comerciale, comerciantul poate fi
declarat n faliment; procedura falimentului este aplicabil numai comercianilor ea nu se
aplic necomercianilor, chiar dac s-au obligat prin acte comerciale;
e. comercianii pot participa la constituirea unor camere de comer i industrie, ca
organizaii autonome, destinate s promoveze i s apere interesele lor;
f. comercianii sunt supui impozitului pe profitul realizat prin activitatea comercial;
Art. 34 C. com. prevede ca dispoziiile codului comercial privind registrele comerciale nu se
aplic colportorilor comercianilor care fac micul trafic ambulant, cruilor sau acelor al
cror comer nu iese din cercul unei profesiuni manuale.
..7. C"&it"te" #e !o%er!i"ntF
In temeiul Codului Comercial calitatea de comerciant se dobndete n mod diferit, dup
cum este vorba de o persoan fizic sau de o persoan juridic.
..7.1. DoCn#ire" !"&itii #e !o%er!i"ntF
a. Dobndirea calitii de comerciant de ctre o persoan fizic: "sunt comerciani aceia
care fac fapte de comer avnd comerul ca profesiune obinuita, potrivit art. 7 C. com.
Pentru dobndirea calitii de comerciant sunt necesare trei condiii:
1. s svreasc anumite fapte de comer obiective;
2. s svreasc fapte de comer ca profesiune;
65
3. s svreasc fapte de comer n nume propriu;
Calitatea de comerciant a unei persoane fizice se cere a fi delimitat de alte profesiuni pe
care le exercit persoanele fizice. Avem n vedere pe meseriai, pe cei care exercit profesii
liberale i pe agricultori. Meseriaul este considerat comerciant n cazurile n care cumpr
mrfuri n vederea prelucrrii i revnzrii lor (art. 3. pct.1. C.com) sau, folosind fora de
munc strin, i organizeaz o ntreprindere (art. 3 pct. 9 C.com.). Persoanele care
exercit profesii liberale nu au calitatea de comerciant (exemplu medicii, avocaii, notarii
publici). n cazul n care pentru exercitarea activitii, cel care ndeplinete o profesiune
liberal (dentistul) cumpr i folosete anumite materiale se consider c aceste acte sunt
accesorii i deci persoana n cauz nu devine comerciant. ntruct vnzarea produselor pe
care proprietarul sau cultivatorul le are de pe pmntul sau ori pe care le-a cultivat nu este
fapta de comer, ci act juridic civil, nseamn ca agricultorii nu au calitatea de comerciani.
b. Dobndirea calitii de comerciant de ctre societile comerciale: potrivit art. 7 C.
com. pe lng persoanele fizice, au calitatea de comerciant i societile comerciale. Sunt
avute n vedere societile comerciale reglementate de Legea Nr. 31/1990: societatea, n
nume colectiv, societatea n comandita simpla, societatea pe aciuni, societatea n
comandita pe aciuni i societatea cu rspundere limitata. Societatea comerciala are o unica
finalitate; ea se constituie n scopul de a desfura o activitate comercial; societatea este
comercial numai dac obiectul ei, prevzut obligatoriu n actul constitutiv consta n
svrirea uneia sau mai multor fapte de comer obiective. Exercitarea activitii comerciale
este raiunea de a fi a societii comerciale. n consecin, pentru a dobndi calitatea de
comerciant, societatea comercial trebuie s se constituie cu respectarea condiiilor
prevzute de lege n acest sens.
c. Calitatea de comerciant a altor persoane juridice:
<& 8tatul i unitile sale administrati* teritoriale: art. 8 C. com. prevede c: "Statul, judeul
i comuna nu pot avea calitatea de comerciant. Aceasta concepie a codului comercial era
justificata la data adoptrii sale, cnd activitatea statului i a unitilor sale administrativ
teritoriale privea numai serviciile publice. Pornind de la faptul ca statul svrete pe lng
actele de autoritate necesare funcionarii serviciilor publice i acte cu caracter privat, n
doctrina s-a considerat ca el este subiect al raporturilor comerciale. Deci, cu toate ca nu are
calitatea de comerciant, statul poate svri anumite fapte de comer.
;& 2egiile autonome: potrivit art.135 din Constituie, proprietatea public aparine statutului
sau unitilor sale administrativ teritoriale. Bunurile proprietate public sunt inalienabile. n
condiiile legii ele pot fi date n administrare regiilor autonome ori instituiilor publice sau pot
fi concesionate sau nchiriate. Potrivit Legii Nr.15 / 1990, regiile autonome se organizeaz i
funcioneaz n ramurile strategice ale economiei naionale. Calitatea de comerciant a regiei
autonome se dobndete din momentul nfiinrii sale, dup caz, prin hotrre a guvernului
sau prin decizia organului administraiei publice locale.
@& Organizaiile cooperatiste: ntruct prin desfurarea unor activiti de producere i
desfacere de mrfuri, de prestri de servicii, se urmrete obinerea de profit, aceast
activitate are caracter comercial. n consecin organizaiile cooperatiste au calitatea de
comerciant.
A& "sociaiile i fundaiile: potrivit legii, scopul nfiinrii asociaiilor i fundaiilor este
desfurarea unei activiti dezinteresate, iar nu obinerea unui profit. Deci asociaiile i
fundaiile nu au calitatea de comerciant.
66
3.2.2. Dovada calitii de comerciant:
In cazul unei persoane fizice, ntruct calitatea de comerciant se dobndete prin svrirea
faptelor de comer obiective cu caracter profesional, nseamn c aceast calitate se poate
proba numai prin prezentarea unor dovezi din care s rezulte c persoana n cauz a
svrit efectiv una sau mai multe fapte de comer prevzute de art. 3 C.com. ca o
profesiune obinuit i n nume propriu.
In cazul societii comerciale, calitatea de comerciant se dobndete prin nsi constituirea
societii. Deci, calitatea de comerciant a societii comerciale se poate proba prin dovedirea
constituirii societii n condiiile prevzute de lege. Un mijloc de dovada care ar putea fi
folosit este copia certificat de pe nmatriculare n registrul comerului a societii
comerciale.
3.2.3 ncetarea calitii de comerciant
In cazul persoanei fizice, aceasta nceteaz s mai aib calitatea de comerciant n momentul
n care nu mai svrete fapte de comer ca profesiune. ncetarea trebuie s fie efectiv i
din ea s rezulte intenia de a renuna la calitatea de comerciant.
In cazul societii comerciale, calitatea de comerciant se pierde n momentul n care
societatea nceteaz s mai existe ca persoana juridica. Societatea comerciala i nceteaz
existena prin dizolvare i lichidare. Potrivit legii, dizolvarea poate avea loc prin trecerea
termenului stabilit pentru durata societii, imposibilitatea realizrii obiectului societii sau
realizarea acestuia, hotrrea adunrii generale, faliment. Dizolvarea societii nu atrage
dup sine pierderea automat a personalitii juridice a societii. n aceasta situaie,
societatea nu mai poate face operaiuni comerciale, dar poate face operaiunile necesare
lichidrii.
CAP. =III. ELEMENTE DE PROTOCOL
Ne!es"re "!ti'itii #e se!ret"ri"t
1. Ro&u& (roto!o&u&ui
Ceremonialul creeaz cadrul i atmosfera n care urmeaz s se desfoare raporturile
dintre interlocutori / parteneri. Protocolul codific regulile care guverneaz ceremonialul, al
crui obiect este de a oferi fiecrui participant prerogativele, privilegiile i imunitile la care
are dreptul. Ceremonialul i protocolul garanteaz egalitatea n drepturi a partenerilor, care
permite fiecreia dintre ei s-i fac auzit n mod liber vocea. i unul i cellalt impun
curtoazia care trebuie s guverneze raporturile ntre oamenii de bun credin. Ceremonialul
i protocolul guverneaz, de asemenea, negocierea, ncheierea i intrarea n vigoare a unor
documente / acte specifice. Ambele au o inciden zilnic asupra vieii i activitii de
afaceri.
67
Protocolul pune problema regulilor care determin ordinea de precdere ntre parteneri.
7. Eti!8et"
,Regulile de conduit sau ,regulile de comportare la care se refer eticheta contribuie la
buna desfurare a relaiilor din societate, n general, i la o desfurare normal a
activitii in afaceri n special. Este foarte important cunoaterea i aplicarea acestor reguli
de ctre fiecare partener, dat fiind c necunoaterea sau ignorarea lor pot duce, uneori, la
interpretri eronate, la complicaii relaionale care depesc sfera relaiilor strict personale
ale celor n cauz. Nu se pot concepe relaii ntre parteneri fr contactul uman necesar i,
n cadrul acestui contact, fr respectarea unor reguli de etichet.
Necunoaterea acestor reguli poate fi considerat, n ultim instan, o lips de competen
profesional a unei persoane chemate s reprezinte interesele unei pri pe planul relaiilor
specifice. n concluzie, nsuirea i respectarea unor reguli de eticheta pot i trebuie s
constituie o sarcin de ordin profesional.
A. 3inut" ,i$i! 6(e str"# *i >n so!iet"teG
Este foarte important ca partenerii s aib o inut corect, ngrijit, s se controleze
permanent n fiecare ocazie asupra acesteia. n societate este greit s te sprijini de
sptarul unui scaun sau de perete, s ii minile n buzunar sau s te joci nervos cu
bricheta, batista sau alt obiect. Pe ct posibil, trebuie evitat s stai cu spatele la alt
persoan care este aezat pe scaun, fotoliu sau canapea. Aezarea pe scaun sau canapea
trebuie fcut de aa manier nct s nu denote o stare de plictiseal sau satisfacia de a fi
cucerit un loc pe care nu eti dispus s-l cedezi. Trebuie evitat strngerea genunchilor cu
minile, sprijinirea capului de sptar, btutul cu degetele pe braele scaunului. ncruciarea
genunchilor la prea mare nlime trebuie, de asemenea, evitat. Femeile trebuie s acorde
mare atenie felului cum stau pe scaun i cum i ncrucieaz picioarele, astfel nct rochia
s poat acoperi genunchii. n timpul conversaiei este nepoliticos s-l apuci de rever sau de
nasture pe interlocutor pentru a da mai mult greutate argumentelor personale sau s-l
aprobi btndu-l pe umeri ori lovindu-l cu cotul. De asemenea, trebuie evitate o gesticulare
excesiv, un rs zgomotos, tusea, strnutul i alte zgomote dizgraioase (aerofagii etc.)
B. S"&utu&
Salutul este o manifestare de curtoazie fa de o alt persoan sau de un grup de persoane.
El comport, n mimic i n inut, o serie de nuane care pot s-i modifice sau s-i
completeze sensul, s constituie o expresie de stim sau o simpl obligaie formal. Cteva
reguli de baza !n legtur cu salutul:
brbaii salut primii femeile;
persoanele mai tinere salut primele pe cele mai n vrst;
subalternii salut pe superiorii in grad.
Rspunsul la salut este obligatoriu: un gest contrar poate fi socotit ca lips de politee. Este
recomandabil ca brbatul cnd salut cu plria s o in de calot, nclinnd uor capul i
privind la persoana salutat. Dac minile i sunt ocupate, se accept salutul printr-o simpl
nclinare a capului. n alte cazuri, salutul se face printr-o nclinare a capului. De obicei,
68
femeia rspunde la salut printr-o uoar nclinare a capului, arbornd uneori un surs. n
cazul ntlnirii cu o persoan cunoscut pe care nu doreti, totui, s-o salui, eschivarea
trebuie fcut cu tact. Cnd este ntlnit o persoan care pare cunoscut, fr a o putea
identifica imediat, este preferabil, s fie salutat. Persoanele care se afl intr-o maina
salut primele persoanele cunoscute de pe strada, n cazul n care au fost vzute. Dac
persoana cunoscut este mpreun cu mai muli prieteni, necunoscui celui care salut, se
salut tot grupul. n timpul salutului se folosesc i formulele: ,bun dimineaa, bun ziua
sau bun seara. La ntlnirile oficiale se pronun denumirea rangului: ,bun ziua domnule
director, presedinte, ministru etc.#.
Strngerea de mn poate interveni fie cnd persoanele care s-au salutat se opresc pentru
a sta de vorb sau a continua drumul mpreun, fie cu ocazia prezentrii lor. n cazul
strngerii de mn rolurile sunt inversate: femeia este aceea care ntinde prima mna,
persoana cea mai n vrst celei mai tinere i persoana cu grad superior celei sau celor cu
grad inferior. Pentru o secund, cele dou persoane se privesc n ochi n momentul
strngerii minii.
n toate mprejurrile, brbaii se scoal pentru a strnge mna interlocutorului; femeile, n
schimb, nu se ridic n picioare dect cnd este vorba de o persoan mult mai n vrst sau
pe care dorete s-o onoreze n mod special.
Srutul minii continu nc s fie practicat n numeroase locuri sau mprejurri, fiind
considerat ca o form de curtoazie, mai ales cnd este vorba de femei n vrst sau
cstorite, de soii de nali demnitari etc. Srutul minii se face ntr-o form politicoas,
prin aplecarea corpului, iar n anumite mprejurri este recomandabil s se simuleze gestul
(n aer liber, de exemplu). Este greit s se srute mna nmnuat. De asemenea, este
greit s se rezerve acest gest numai pentru unele dintre femeile care se afl mpreun.
C. Pre$entri&e
n probleme de etichet, de o deosebit importana n activitatea partenerilor este felul n
care se fac prezentrile. n aceast privin trebuie respectate urmtoarele reguli:
brbatul este prezentat femeii;
persoana mai tnr este prezentat celei mai in vrst;
persoana cu gradul inferior este prezentat celei cu grad superior .
Persoana care face prezentrile se adreseaz cu formula: ,mi permitei s v prezint pe..
Dac persoana recomandat are mai multe titluri, se pronun numai titlul cel mai mare. La
prezentarea unuia dintre soi de ctre cellalt se spune simplu: ,soul meu sau ,soia mea.
La prezentarea unei perechi se va spune: domnul i doamna Ionescu sau domnul Ionescu i
doamna, ncepndu-se ntotdeauna cu soul. Formule ca ,ncntat, ,sunt fericit de a v fi
ntlnit / cunoscut se folosesc n mod curent.
Dei n practica noastr nu se obinuiete autoprezentarea, n tot mai multe ri ea este
cunoscut n rndul oficialitilor i n corpul diplomatic. n astfel de ocazii trebuie s se
evite ca la autoprezentare s se adauge, n afar de nume, apelative ,domnul sau ,doamna
., adugndu-se, eventual, funcia sau calitatea. n unele situaii prezentarea sau
autoprezentarea este urmat de schimbul crilor de vizit.
69
Unele excepii de la regulile de prezentare:
fata tnr va fi ea prezentat unui brbat n vrst i nu invers;
Dac se prezint o personalitate politic sau bine cunoscut n viaa publica se va pronuna
numai titlul acesteia nu i numele; ex. ,domnul preedinte etc.
D. Con'ers"i"
Orice reuniune sau aciune protocolar, orict de atent ar fi pregtit, risc s devin
plictisitoare n lipsa unor conversaii interesante i utile. Pentru crearea unei atmosfere
plcute, gazda trebuie s se gndeasc la alegerea oaspeilor, astfel nct ntre acetia s
existe anumite puncte de contact, fie prin faptul c lucreaz n aceleai domenii de activitate
sau n domenii care au contingen ntre ele, fie prin formaia lor intelectual.
Organizarea acestor aciuni nu constituie un scop n sine. Ele trebuie s devin instrumente
de munc, s constituie un element principal al activitii diplomatice, o component
principal a muncii de informare i de relaii.
Arta conversaiei nu poate fi nsuit dup anumite formule. Pentru desfurarea unei
conversaii plcute i mai ales utile muncii de informare se cer o bun pregtire politic i
profesional, cunotine variate de cultur general, tact, atenie, politee i alte asemenea
nsuiri pe care diplomaii trebuie s le posede i care pot fi obinute printr-o munc
struitoare, permanent de pregtire multilateral.
n ceea ce privete atitudinea n timpul unei conversaii, de obicei se spune c nu este
frumos ,s pari nici mai inteligent i nici mai instruit dect interlocutorul tu. n timpul unei
conversaii, diplomatul trebuie s aib o atitudine corect, ns degajat, s fie plcut n
conversaie i s o canalizeze n problemele care l intereseaz. Desigur, respectul opiniei
personale oblig pe oricine s asculte cu politee tezele interlocutorului su. Aceasta nu
nseamn c nu se poate interveni, ci este chiar recomandabil s se intervin ns ntr-o
form politicoas, dar ferm, n explicarea poziiilor proprii atunci cnd ele sunt interpretate
n mod eronat. Acest lucru trebuie fcut cu calm i tact, astfel nct modul n care se susine
o prere contrarie s nu se fac de pe o poziie de superioritate ostentativ sau persiflare.
Trebuie evitate ntreruperile partenerului cu exclamaii de felul: ,nu avei dreptate!, ,ce
eroare! etc.
Se va evita, pe ct posibil, tusea sau strnutul zgomotos n timpul conversaiilor, acestea
fcndu-se ct mai discret posibil i ntotdeauna n dosul batistei, cu corpul ntors ntr-o
parte fa de interlocutor.
La o mas este recomandabil ca diplomatul s se ntrein cu partenerul din dreapta i din
stnga sa i s evite, pe ct posibil, discuiile cu partenerii ndeprtai. La recepii,
cocktailuri este recomandabil s se circule printre invitai, s nu se evite conversaia cu
strinii, iar reprezentanii din cadrul acelorai ministere sau ambasade s nu se adune n
grupuri.
E. Con'orire" te&e,oni!
Telefonul este un mijloc important i extrem de util n rezolvarea sarcinilor profesionale
curente, ct i n meninerea legturilor fireti ntre cunoscui, prieteni. De aceea,
70
convorbirile telefonice necesit respectarea unor anumite reguli de care este indicat s se
in seama. n acest sens, trebuie cunoscut n primul rnd necesitatea de a se face
prezentrile de rigoare, iar n al doilea rnd, n cazul secretarelor, cum se face o legtur
telefonic. Prezentarea trebuie s se fac indicndu-se numai numele apelantului (fr
apelativul domnul.), precum i instituia la care lucreaz, evitndu-se de obicei s se indice
i funcia.
n situaia cnd legtura telefonic a fost fcut prin secretariat, apelantul trebuie s
atepte la telefon legtura cu persoana cutat. Tot n cazul legturii stabilite prin
secretariat este recomandabil ca secretara s nu fac imediat legtura, ci s procedeze n
prealabil la identificarea persoanei care solicit convorbirea i s cear asentimentul celui
chemat, ntruct anumite raiuni pot impune ca o convorbire sau alta s nu aib loc atunci
cnd este solicitat.
n cazul unei convorbiri oficiale care comport o anumit importan este bine s se
identifice persoana care o recepioneaz, innd seama de obligaia de a ntocmi nota
telefonic. Pe nota transmis se va preciza data, ora i numele persoanei care a recepionat
comunicarea. n cazul transmiterii unei comunicri de o deosebit importan, nu este greit
i nici nepoliticos s se cear citirea, pentru controlul exactitii, a notei transmise.
5. Re4u&i !e ur%e"$ " ,i res(e!t"te !u (ri&eEu& unor "!iuni (roto!o&"re 6%ese)
re!e(ii) !o!Ht"i&uriG.
]inuta i comportarea lucrtorului diplomatic n timpul aciunilor protocolare menionate
prezint o deosebit importan.
3inut" *i !o%(ort"re" >n ti%(u& unei %ese
]inuta vestimentar va fi cea indicat n invitaie. n cazul cnd o asemenea precizare nu
exist, se va mbrca un costum adecvat ocaziei respective.
]inuta fizica trebuie s fie degajat, nu forat. Picioarele se in normal pentru a nu
incomoda vecinii. Coatele nu se in pe mas. n timpul mesei numai capul poate s fie puin
aplecat deasupra marginei mesei i nicidecum umerii sau ntregul bust. n mod normal
ducerea mncrii la gur se execut cu antebraul i minile fr a antrena micarea
braului i a umerilor.
La nceputul mesei, ervetul se pune desfcut pe genunchi. El nu se va prinde n rscroiala
hainei, n decolteu sau de gt. tersul gurii cu ervetul se va face n mod ct mai discret
posibil. La terminarea mesei, ervetul nu se pliaz la loc, ci se strnge i se pune lng
farfurie. Nu se mnnc n grab sau nervos. Gestul de a ine degetul mic n sus cnd se
bea sau se mnnc nu este recomandabil. Lingura i cuitul se folosesc numai cu mna
dreapt. Furculia se ine ns cu mna stng cnd, n acelai timp, se folosete i cuitul.
Dac se folosete numai furculia, ea poate fi inut n mna dreapt. n cazul stngacilor
adaptarea se face discret pe msura desfurrii mesei, fr schimbarea ostentativ a
tacmurilor. n timp ce se mnnc, tacmurile se in uor deasupra farfuriei, fr a le
ridica cu vrful n sus sau a gesticula cu ele. Cnd se bea, tacmurile se pun pe farfurie,
ncruciate sau unul lng altul, cuitul n partea dreapt iar furculia cu dinii n sus. Dup
terminarea fiecrui fel de mncare, furculia i cuitul se pun n prealabil pe farfurie, n
aceeai poziie: furculia va avea ns, de ast dat, dinii n jos. Este nepoliticos s se
mnnce direct de pe cuit. Cnd se scap un tacm pe jos, se ridic, se pune pe marginea
71
mesei i se cere altul. n timpul mesei se vor evita zgomotele inutile i dizgraioase:
sorbirea cu zgomot a supelor sau a ciorbelor, ciocnirea tacmurilor, scobirea n dini etc.
De asemenea pieptnatul, pudrarea sau rujarea n timpul mesei nu sunt un semn de bun
cretere. Controlul inutei trebuie fcut naintea intrrii n sufragerie.
La mese se poate ura vecinilor ,poft bun. Supele i buturile se servesc de ctre osptar
din partea dreapt, n timp ce restul felurilor de mncare se servesc din partea stng.
Serviciul ncepe cu femeia care ocup locul de onoare la dreapta gazdei brbat, ultima
servit fiind gazda femeie; apoi se trece la brbai, ncepndu-se cu brbatul care ocup
locul din dreapta gazdei femeie i terminnd cu gazda brbat. Semnalul de ncepere a mesei
l d gazda femeie, invitnd oaspeii s serveasc. Brbatul gazd invit oaspeii pentru
servirea buturii. Ridicarea de la mas va fi fcut la semnul dat de gazda femeie, dup ce
s-a asigurat ns c toi invitaii au terminat de mncat.
Toastul se rostete, de obicei, la desert. Sunt cazuri ns cnd acesta este rostit i la
nceputul mesei. ntr-o asemenea situaie trebuie s se asigure c butura alcoolic s fie
deja turnat n pahare. Nu se toasteaz cu buturi nealcoolice. Paharul cu care se toasteaz
se ridic pn la nivelul feei. Dac n timpul toastului brbaii se ridic de pe scaune,
femeile pot rmne jos. Ele se vor ridica numai dup un toast oficial, mpreun cu brbaii.
Organizarea unei mese-bufet se obinuiete foarte des, mai ales cnd exist interesul de a
se invita un numr mai mare de persoane. n acest caz, mncrurile (bufetul) se aranjeaz
pe mese lungi, n centrul sau pe una din laturile salonului. Oaspeii se servesc singuri sau
ajutai de civa osptari. Se poate mnca n picioare, caz n care este nevoie de mai mult
dexteritate, ntruct cu mna stng se va ine farfuria i se va mnca cu mna dreapt,
folosirea cuitului fiind foarte anevoioas. Dac este loc, se mai poate mnca aeznd
farfuria pe masa de bufet sau pe mese alturate special amenajate n acest scop.
Cocktailurile i recepiile au loc n picioare. n acest caz serviciul poate fi asigurat, fie de
osptari, care circul printre invitai, cu platourile de mncare i butur, fie prin instalarea
unor mese-bufet n centrul sau pe laturile saloanelor, oaspeii servindu-se singuri, sau cu
ajutorul ctorva osptari.
G. 5u%"tu&
n aceast problem, o prim regul de politee impune ca nefumtorii s nu fie stingherii
de ctre fumtori. Se recomand ca un brbat s nu fumeze n apropierea unei femei, un
tnr lng o persoan mai n vrst, un funcionar n faa sau lng superiorul su, dac
tie c toi acetia nu suport fumul de igar. n asemenea mprejurri, ntrebarea ,mi
permitei s fumez?, mai ales cnd este nsoit de gestul de a scoate igara din pachet sau
a aprinde bricheta, este deplasat, deoarece interlocutorului i va fi greu s rspund
negativ. Abinerea de a fuma, n asemenea situaii, este cea mai bun soluie. De
asemenea, trebuie avute n vedere i alte cteva reguli eseniale:
nu se salut cu igara n gur;
nu se vorbete cu igara sau pipa n colul gurii i nu se ine igara permanent n gur
pufind din ea;
72
nu se intr cu igara sau pipa aprins n locuina unde eti invitat sau n biroul
superiorilor n grad.
Se recomand ca femeile s nu fumeze pe strad sau dac fumeaz s nu dea fumul pe
nas. n societate brbatul ofer foc mai nti femeilor i apoi brbailor. O femeie poate oferi
foc altor femei, dar nu este normal s ofere foc brbailor. Folosirea scrumierelor pentru
aruncarea scrumului de igar este absolut obligatorie. Este inadmisibil s se foloseasc la
ntmplare oricare vas drept scrumier. Gazda nu va ncepe s fumeze nainte de a oferi
igri invitailor si; invitaii nu vor fuma nainte de a cere permisiunea gazdei. La o mas
oficial nu se fumeaz dect din momentul cnd sunt oferite igri de ctre gazd, de obicei
nu nainte de a se trece la felul principal de mncare, respectiv la friptur.
0. 3inut" 'esti%ent"r
n activitatea de relaii cu publicul, inuta vestimentar are o deosebit importan. Regula
de etichet vestimentar cere o mbrcminte corect, n plin armonie cu conformaia
corpului i mprejurrile n care este purtat. n aceasta const i adevrata elegan. A fi
elegant nu nseamn preocuparea exclusiv pentru numrul i preul toaletelor, copierea
fidel a modei lansate de diferite case de specialitate, ci preocuparea pentru alegerea unor
materiale de bun calitate i o croial corespunztoare, capabile s rspund unor nevoi ct
mai variate i fr a se demoda prea repede. La brbai accesoriile au mare importan. Se
cere: o cma curat i bine clcat, o cravat discret, asortat, ca i nclmintea sau
ciorapii, la culoarea costumului. La femei culorile i desenul materialului ca i croiala rochiei
trebuie s fie armonizate cu aspectul fizic. O femeie cu tenul palid nu va face dect s-i
evidenieze i mai mult paloarea dac se va mbrca n culori galbene sau verzi. O femeie
corpolent i de statur mic nu va purta o rochie plisat sau cu dungi dispuse orizontal sau
cu o croial scurt, dup cum o femeie nalt nu va purta o rochie cu dungi dispuse vertical.
Excesul de bijuterii nu contribuie la obinerea unei note de mai mult elegan, ci
dimpotriv.
3inut" #e $i s"u inut" #e or"* Bse folosete dimineaa i dupCamiazaD
La aciunile la care se impune inuta vestimentar de ora, pot fi oferite urmtoarele
sugestii:
(entru femei F
rochie scurt de sezon, deux-pieces sau tailleur, din materiale i culori potrivite
sezonului (ziua nu se mbrac rochii din materiale lucioase - lam sau dantel);
mnui simple i plrie, asortate cu mbrcmintea;
accesorii discrete;
poeta obinuit de o culoare asortat cu mbrcmintea;
pantofi de zi, cu tocuri joase, de o culoare asortat cu mbrcmintea (nu se
recomand pantofi din piele lucioas);
palton, pardesiu sau hain de blan, dup sezon.
73
(entru brbai1
costum (hain i pantaloni) de aceeai culoare (nu prea nchis), de croial obinuit;
cma alb sau cu dungi de culoare asortat la costum;
cravat, ciorapi i pantofi asortai la culoarea costumului;
mnui numai cnd se poart i plrie;
palton sau pardesiu, numai cnd este cazul.
/nele $recizri1
costumul ,uni se poart cu cma ,uni i cravat cu dungi discrete;
la cma n dungi se poart i cravat ,uni;
cravat modern, nflorat sau cu diferite modele geometrice, trebuie s fie aleas cu
mult grij;
culoarea ciorapilor se asorteaz cu cea a cravatei;
nu se poart cravat la cma cu mnec scurt;
toamna, iarna i primvara se vor purta mnui din piele, n circumstanele care
impun elegan.
3inut" #e se"r s"u inut" #e !u&o"re >n!8is
La aciunile la care se impune inuta vestimentar de culoare nchis, se recomand:
(entru femei
rochie de sear din mtase, lam, dantel, ln, jers etc., de obicei de lungime
obinuit sau dac moda impune, mai lung;
mnui din piele sau mtase, scurte (la rochie cu mneci) sau lungi -3/4 (la rochie
fr mneci);
bijuterii de pre, dar discrete i n numr redus;
poet de dimensiuni mici din piele, mtase sau materiale lucioase (paiete, mrgele
etc.), de culoare asortat cu mbrcmintea;
pantofi din piele lucioas sau mat i ciorapi din mtase sau dantel, n culori asortate
cu mbrcmintea;
n sezonul rece, palton, pardesiu sau hain de blan de culoare nchis.
74
Aceasta este inuta vestimentar recomandat pentru diferite ocazii oficiale, mese,
recepii, gale de film, spectacole teatrale etc., ns n ora poate fi folosit, cu deplin succes,
costumul taior sau deux-pieces, confecionat din materiale de bun calitate i cusut cu mult
gust. Nu se recomand folosirea pantofilor cu tocul nalt la inuta cu pantaloni.
(entru brbai
costum de culoare neagr sau nchis, cu pantaloni i vest de aceeai culoare (stof
uni sau cu dungi discrete din acelai fir);
cma alb;
cravat argintie sau asortat la culoarea costumului;
ciorapi negri;
mnui, cnd se poart i plrie;
pantalon sau pardesiu cnd este cazul (totdeauna cu mnui).
3inut" (entru !ere%onii&e !u !"r"!ter ,uner"r
La ceremoniile cu caracter funerar se recomand urmtoarea inut vestimentar:
(entru femei
mbrcminte de sezon, de culoare neagr;
ciorapi negri subiri;
poet neagr;
pantofi negri;
batist alb, ndoliat;
plrie i mnui de culoare neagr;
palton, pardesiu sau fulgarin de culoare neagr, n funcie de anotimp.
(entru brbai
3a !nmorm7ntri:
costum de culoare neagr;
cma alb;
cravat, ciorapi i pantofi de culoare neagr;
75
palton, pardesiu, fulgarin, mnui i plrie de culoare neagr (n funcie de
anotimp);
fular alb, de mtase.
b) 3a prezentarea de condoleane - hain neagr sau inut de culoare nchis. La
prezentarea de condoleane se recomand hain neagr, dar nu este obligatorie.
c) 3a depunerea de coroane de flori sau .erbe, se recomand folosirea inutei de culoare
nchis.
3inut" #e !ere%onie s"u inut" s(e!i"&
n practica internaional, inuta variaz de la o ar la alta, observndu-se tendina de
renunare la mbrcmintea clasic de mare ceremonie i anume; smoking, jachet i frac.
n ultimul timp, n multe ri, la ceremoniile de mare fast se folosete costumul negru sau
nchis.
De regul la aciunile cu caracter diplomatic, trebuie respectat inuta indicat pe invitaie.
n cazul cnd nu exist o asemenea precizare, se va folosi mbrcmintea corespunztoare
practicii locale pentru toate aciunile prevzute n programul acestor vizite. Acest lucru
impune cunoaterea dinainte a practicii locale n vederea confecionrii din timp a
vetmintelor necesare.
De reinut:
dac brbatul este mbrcat n smoking, partenera va purta rochie scurt, fr
mneci, fr plrie i mnui (n unele ri, la mesele care au loc la ore trzii se indic
rochie lung);
dac brbatul este mbrcat n jachet (de obicei, la vizite oficiale n cursul zilei),
partenera va purta rochie scurt cu plrie i mnui;
dac brbatul este mbrcat n frac, partenera va purta rochie lung, fr mneci i
cu mnui lungi.
Este imperios necesar ca n toate ocaziile, la aciunile protocolare, vizite, mese, recepii,
cocktailuri, ceaiuri etc., s se poarte mbrcmintea indicat n program sau pe cartea de
invitaie. n lipsa unei asemenea precizri, se poate ine cont de urmtoarele recomandri:
Portul mnuilor
Purtatul mnuilor depinde de obiceiurile locale. Pe strad ns, brbatul i va scoate
mnua din mna dreapt pentru a saluta. Femeile nu-i scot mnuile dect dac ntlnirea
este fixat dinainte. n interior, brbatul nu intr cu mna dreapta n mnu. Este
preferabil ca ea s se scoat nainte de a suna la u. Mnuile se scot n restaurant i ntr-o
sal de dans, dar ele se pot purta n tren, la sport i pentru condusul mainii. La bal, la
teatru, ca i la toate manifestrile publice care au loc n interior, brbaii i vor scoate
mnuile, n timp ce femeile - dac doresc - pot s le pstreze. La o invitaie la mas, nu se
intr n sufragerie cu mnuile n mn. Cnd se mbrac pardesiul, mantoul, paltonul,
mnuile sunt obligatorii.
76
A&te re4u&i #e eti!8et:
Pe strad - prioritatea de trecere este urmtoarea: femeia trece naintea brbatului,
cel mai n vrst naintea celui mai tnr, gradul superior naintea celui inferior.
Iniiativa de a intra in discuie aparine femeii, celui mai n vrst sau mai mare n
grad (cu excepia cazurilor cnd sunt de comunicat probleme urgente i importante pentru
interlocutori).
La urcarea n mi.loacele de transport public se d ntietate femeilor, persoanelor mai
n vrst i superiorilor n grad. La coborre se procedeaz invers: brbatul sau persoana
mai tnr coboar primul i ajut apoi femeile sau pe cei mai in vrst.
n cazul unei deplasri cu maina, locul de onoare este la spate n dreapta banchetei,
dup care urmeaz cel din stnga, iar locul trei, n fa, lng ofer. n cazul cnd dou
femei i un brbat sau doua femei i doi brbai se afl mpreun, locul femeilor este pe
bancheta din spate, cea mai n vrst stnd la dreapta, iar a brbailor n fa.
Dac doi brbai nsoesc o femeie, cel mai in vrst sau superior n grad st pe
bancheta din spate, la stnga femeii, iar al doilea brbat n fa.
.. Or4"ni$"re" %ese&or) !o!Ht"i&Iuri&or) re!e(ii&or *i >ntC&niri&or (rietene*ti
A. Or4"ni$"re" %ese&or 6#eEun) #ineuG
Organizarea i participarea la mese, unde sunt invitai oaspei strini i personaliti locale,
a ncetat s mai fie o simpl aciune de curtoazie, protocolar devenind o modalitate de
lucru, un instrument care, folosind adecvat cadrul mai puin oficial n care se desfoar,
poate permite att realizarea unor contacte mai strnse ntre participani, ct i discutarea
sau chiar rezolvarea unor probleme de munc.
Reuita unor astfel de mese, atingerea scopului urmrit, depind att de oportunitatea
aciunii i de alegerea oaspeilor, ct i de priceperea i tactul cu care gazda invit, primete
i se ocup de invitai.
"G O$ortunitatea or#anizrii me%elor
n general, organizarea meselor diplomatice trebuie s urmreasc un obiectiv precis, s
constituie o aciune de munc, care s contribuie la susinerea i dezvoltarea activitii
organizatorului, la lrgirea i ntrirea contactelor cu persoanele invitate.
G )le#erea invitailor
Alegerea invitailor, ca nivel i numr, este determinat de:
importana persoanei sau delegaiei n cinstea creia este oferit masa;
scopul care se urmrete;
nivelul la care are loc aciunea respectiv.
77
Practica a demonstrat c pentru reuita unei aciuni de acest fel este necesar s existe un
echilibru ntre nivelul i numrul oaspeilor strini invitai i cel al reprezentanilor gazdei,
astfel ca participanii s poat gsi subiecte de discuie de interes comun.
La alegerea invitailor se va avea n vedere ca participanii s se poat nelege ntre ei ntr-
o limb de circulaie internaional, accesibil tuturor. Oaspetele care nu cunoate nici o
limb de circulaie internaional, dar a crui prezen este dorit n mod deosebit, va fi
invitat cu translatorul su.
c) 2rimiterea invitaiilor
Transmiterea i primirea invitaiilor reprezint primul contact al organizatorului mesei cu cel
invitat, astfel c modul n care se deruleaz acest moment va contribui sau nu la reuita
aciunii. Transmiterea invitaiilor se face dup ce n prealabil, persoanele care urmeaz a fi
invitate au fost consultate asupra datei i posibilitii de participare. Menionarea ocaziei sau
scopului pentru care se face invitaia este un semn de respect i consideraie fa de cel
invitat.
Textul invitaiei va fi redactat n numele celui care va oferi masa i va fi adresat persoanei
i nu funciei celui invitat. n msura n care uzanele locale prevd, pe invitaii va fi indicat
i inuta dorit la aciune. n cazul protocolului romnesc se folosete, n special, ,inuta de
ora, la dejun i ,haina de culoare nchis, pentru dineu. n funcie de nivelul i
importana care se acorda mesei, haina nchis poate fi folosit i pentru dejun. Practica
internaional prevede pentru acest gen de aciuni:
,tenue de ville - ,informal dress - costum de ora
,habit fonc - ,dark suit - costum de culoare nchis
,cravate noire - ,black tie - smoking.
Pe invitaiile trimise persoanleor care au acceptat participarea se va scrie, n colul din
dreapta jos, P.M.(pour memoire). Invitaiile transmise fr consultarea celui invitat vor
purta meniunea RSVP (repondez s'il vous plait).
De obicei, rspunsul la invitaie trebuie dat n timp util, pentru a permite gazdei, n caz de
neparticipare, s invite o alta persona. Este recomandabil ca rspunsul s fie dat printr-o
formul care s includ mulumiri pentru invitaie i precizarea c se va putea sau nu onora
invitaia. Nimeni nu poate fi reprezentat la o mas de o alt persoan, fr ncunotiinarea
i asentimentul prealabil al gazdei.
Este important ca invitaia s ajung la destinatar cu cel puin 10-14 zile naintea aciunii.
#G (la%amentul la ma%
Locul de onoare este aezat totdeauna pe latura care ofer, n funcie de ncpere, privirii
ocupantului fie ua de intrare, fie fereastra dac ua este lateral, fie, n cazul n care i ua
i fereastra sunt aezate lateral, perspectiva cea mai larg.
Plasamentul se face ntotdeauna dup ce a fost stabilit ordinea de precdere, att a
brbailor ct i a femeilor. Ordinea de precdere se face innd cont de funcie. La nivel de
78
reprezentare egal, vechimea n funcie, gradul, vechimea la post etc., sunt elemente pe
baza crora se poate realiza ordinea de precdere. Femeile vduve sau divorate au
precdere - n principiu - asupra celor necstorite, atunci cnd nu au funcie.
Pentru a nlesni identificarea locului la mas al fiecrui invitat, se vor folosi cartonae
dreptunghiulare pe care scrie numele persoanei respective. Cnd numrul invitailor este
mare, pentru a se evita circulaia n jurul mesei pentru identificarea plasamentului la mas,
se folosete al doilea rnd de cartonae pe care este schiat planul general al mesei i este
marcat locul invitatului. n funcie de numrul participanilor i formatul mesei, poate fi
alctuit un tablou cu plasamentul general, care se expune la loc vizibil pentru orientarea
oaspeilor. Se pot avea n vedere i soluii combinate, de plasament la masa n form de
potcoav cu mese rotunde sau dreptunghiulare, n funcie de nivelul participrii la aciuni i
numrul invitailor. n situaia cnd la o mas se invit o persoan cu grad mai mare ca cel
al gazdei, aceasta din urm poate ceda locul su acesteia. n caz contrar, persoana cu
gradul mai mare va ocupa locul din dreapta oaspetelui principal. Cnd gazda este un
celibatar sau soia este absent, se obinuiete ca locul de onoare din faa gazdei s fie
oferit soiei invitatului cu gradul cel mai mare. Cnd se dorete s se acorde oaspetelui de
onoare (necstorit sau a crei soie este absent) o atenie deosebit, locul de onoare va fi
cel din faa soiei gazdei. n acest caz, gazda-brbat se aeaz fie la dreapta primei femei,
fie pe ultimul loc - ceea ce este mai politicos. n funcie de nivelul la care are loc aciunea,
n situaia n care exist, locul translatorului poate fi: n spatele gazdei sau la mas, n
stnga ei.
Masa Bufet
Se organizeaz cnd exist interesul de a se invita un numr mai mare de persoane.
Mncrurile vor fi aezate pe mese lungi, n centrul sau pe laturile salonului. Oaspeii se
servesc singuri sau ajutai de civa osptari. Se poate mnca n picioare n acelai salon
sau saloane alturate, unde se pot aranja grupuri de msue, pe care se aeaz farfurii i
tacmuri. Nu se face plasament.
e) )ran3area me%ei
Aranjarea corect i cu gust a mesei creeaz o ambian plcut i uureaz att serviciul
osptarilor, ct i consumul mncrurilor pregtite[1].
Scaunele trebuie aranjate la distane potrivite: s nu fie prea aproape pentru ca
vecinii s se jeneze reciproc n timpul mnuirii tacmurilor i nici prea deprtate nct
discuiile s fie stnjenite.
0aa de mas clasic este alb sau cu desene discrete de aceeai culoare (damasc).
nainte de a fi folosit, este indicat s fie controlat dac este perfect curat i recent
clcat, astfel nct pliurile s nu mpiedice aranjarea mesei. n cazul cnd sunt necesare
mai multe fee de mas (ceea ce trebuie evitat n msura posibilului) se va observa ca
suprapunerea lor s se fac pe o linie ct mai puin perceptibil. Sub faa de mas se
ntinde, de obicei, un molton gros, care permite o mai bun fixare a tacmurilor i, totodat,
ferete masa de pete.
n ultimul timp, se folosesc n mod curent fee mici de mas, individuale, fcute
dintr-o pnz fin, de obicei cu broderie, din pai sau rafie n diferite culori. Feele de mas
79
individuale se folosesc numai cnd gazda dispune de o mas din lemn de calitate superioar
i perfect lustruit.
1er*eelele se aranjeaz n diferite forme, pliate n form dreptunghiular sau
triunghiular, fie direct pe farfurie, fie la stnga acesteia. Cel mai practic este aranjarea lui
n form triunghiular, cu vrful n sus, la stnga farfuriei, astfel nct s mascheze feliile de
pine sau chifle.
4ac7murile folosite la o mas oficial trebuie s fie de calitate bun, de preferin din
argint sau argintrie. Gazda are obligaia s le controleze naintea fiecrei mese, spre a se
ncredina c sunt curate i n bun stare. Nu este nimic mai neplcut dect ca, n timpul
unei mese, vreunui invitat s-i cad, de exemplu, mnerul cuitului sau ca acesta s nu
taie. De regul, fiecare fel de mncare se mnnc cu tacm separat. De aceea i
tacmurile se aranjeaz n ordinea servirii meniului, n jurul farfuriei. Iat, de exemplu,
aranjamentul pentru un dineu:
- la dreapta farfuriei: lingura de sup, cuitul de pete, cuitul de carne;
- la stnga farfuriei: furculia de pete i cea de carne;
- n faa paharelor: furculia, cuitul i linguria de desert.
- lamele cuitelor vor fi ntotdeauna ndreptate spre farfurie.
Paharele se aranjeaz n faa farfuriei, drept, oblic sau n semicerc, numrul lor
depinznd de cel al buturilor servite; fiecare fel de vin se bea dintr-un pahar separat. La un
dineu, de exemplu, la care se vor servi dou feluri de vin i ampanie se vor pune patru
pahare, cel mai mare fiind pentru ap. Dac aperitivul se servete direct la mas, se pune n
plus phrelul de uic (sau alt butur)care, de obicei, se umple nainte de aezarea
oaspeilor la mas. Paharele de lichior sau coniac se pun pe mas odat cu cafeaua sau
puin mai nainte.
Masa se aran.eaz, de obicei, cu flori, pe mijloc, ntre cele dou rnduri de tacmuri.
Ornamentul cel mai practic const ntr-un aranjament de diferite flori cu tijele tiate scurt,
puse ntr-o vaz joas, astfel nct oaspeii plasai faa n fa s se poat vedea cu
uurin. Ca ornament mai pot servi fructierele pe care se aranjeaz fructe de sezon,
bomboniere, precum i diferite bibelouri de calitate superioar. Buchete mai mari de flori se
pot pune n vaze speciale pe mobilele din jur.
Ca piese accesorii, la o mas mai pot fi aranjate: servicii pentru sare, piper, mutar
sau alte diverse condimente, scrumiere etc. n cazul cnd la mas se servete pete sau
fructe care necesit folosirea degetelor pentru scoaterea oaselor, respectiv a smburilor, se
obinuiete ca n dreptul fiecrui invitat s se pun cte un bol cu ap, n care oaspeii i
vor putea clti degetele. n ap se pot pune petale de flori, felii de lmie etc.
fD 'eniul
Meniul va fi ntocmit n funcie de oaspei i sezon, preocuparea de baza a gazdei trebuie s-o
constituie calitatea mesei i felul n care este servit. Se vor evita mesele prea ncrcate sau
care presupun un consum exagerat de alcool.
80
La o masa (dejun, dineu) nu este indicat s se serveasc, n afara desertului, mai mult de
dou feluri, cnd sunt suficient de consistente sau trei, cnd se stabilete un meniu mai
uor. n general, nu se servete dect un singur fel de mncare din carne. Numai la
banchete se poate introduce i al doilea fel. Alegerea desertului se face n funcie de restul
meniului: un desert mai uor (salat de fructe, ngheat), dac celelalte feluri de mncare
au fost mai grele i un desert mai consistent (tort, plcint etc.) n caz contrar. Fructele pot
fi servite ca desert (proaspete, compot, salat), fie dup acesta, dac masa nu a fost prea
ncrcat.
Vinurile se aleg dup componena meniului. La o mas nu se vor servi mai mult de dou
feluri de vin (alb, rou) i un vin dulce, desert sau ampanie.
Cafeaua cu coniac (lichior etc) poate fi servit la mas sau ntr-un salon separat. Dac se
servete separat, dup terminarea mesei, gazda-femeie se va ridica prima, invitnd oaspeii
n salonul respectiv.
Unele reguli de etichet referitoare la aciunile protocolare enunate
n cazul cnd eful unei instituii ofer o mas cu un numr mai mare de oaspei, este bine
ca cel puin unul dintre colaboratori s fie invitat, pentru a-l ajuta la primire. Dac vestiarul
este departe de salonul de primire, este bine ca acest colaborator s ntmpine oaspeii la
ieirea din vestiar, ajutndu-i s ia cunotin de plasamentul la masa. Acesta se face pe o
plac special, de obicei confecionat din piele sau material plastic, n care se introduc
buci mici de carton, pe care se scrie numele fiecrui invitat, aranjate n jurul unei piese,
de forma mesei, montat n mijlocul plcii;
Sosirea la mas cu punctualitate trebuie respectat cu strictee, pe de o parte avnd n
vedere c se pot servi unele mncruri fixe care se pregtesc ,la minut, pe de alt parte,
pentru a evita ca ceilali invitai s atepte pe cel ntrziat. Pentru prentmpinarea unor
asemenea situaii este recomandabil ca 15-30 minute de la ora indicat pe invitaie s se
serveasc drink-uri i mici aperitive, n picioare, prilej inclusiv pentru un prim contact ntre
toi participanii la mas.
]inuta la o mas este cea indicat pe invitaie. n cazul cnd o asemenea precizare nu
exist, n funcie de anotimp i ora mesei, se va mbrca un costum corespunztor, care
poate fi de culoare mai deschis la prnz i n orice caz de culoare nchis seara (gris-fer,
bleu-marin etc). La orice mas, brbaii mbrac ns cma alb, cu pantofi i ciorapi
asortai culorii costumului. Se va avea, de asemenea, grij ca ntre ciorapi i cravat s nu
fie un contrast izbitor. La o mas de prnz, femeile pot mbrca o rochie simpl de zi, bine
croit i potrivit vrstei - n privina modelului i culorii. La o masa de sear (dineu) se va
prefera o rochie de mtase sau ln, mai nchis, cu croial simpl. Rochia de sear (de
obicei mai lung, dintr-un material nchis i mai greu) nu se poart dect atunci cnd
brbatul este n smoking sau frac. Portul plriei la prnz este uzual, chiar la o rochie de
strad. De asemenea, n special la o mas de sear, se obinuiete s se poarte mnui.
Lungimea i culoarea acestora depind de croiala rochiei i de gustul personal.
Cnd osptarul anun c masa este servit, gazda-brbat invit pe soia oaspetelui
principal i o conduce la locul ei. Gazda-femeie invit pe oaspetele de onoare s ntre n
sufragerie, dar ea trece dup intrarea tuturor oaspeilor. La sfritul mesei, gazda-femeie se
ridic i iese prima din sufragerie.
81
nainte de invitarea la mas, gazda va avea grija s recomande ntre ei pe oaspeii care nu
se cunosc.
Servitul mesei ncepe ntotdeauna cu oaspeii-femei, n ordinea de precdere a acestora i
continu apoi cu brbaii, astfel nct gazda-soie va fi servit ultima dintre femei, iar
gazda-so ultimul dintre brbai.
Se va controla cu grij mbrcmintea osptarilor, ea trebuind s fie curat i de aceeai
croial. De asemenea, osptarii vor fi instruii cu privire la ordinea n care vor fi servii
oaspeii i la comportarea n timpul mesei (s nu fie zgomotoi, s nu serveasc sau s
circule n timpul toasturilor, dect dac este necesar s umple paharele etc.).
Cei ce stau mpreun la aceeai mas au obligaia de a discuta ntre ei. A proceda altfel
nseamn o total lips de politee. n cazul cnd doi oaspei plasai unul lng altul nu se
cunosc, brbatul poate arta vecinei sale cartea lui de vizit, din dreptul tacmului,
spunnd: ,Numele meu, al dv.? sau numai ,numele meu, n timp ce se uit spre cartea de
vizit a persoanei necunoscute.
Se poate fuma din momentul n care osptarii servesc oaspeii cu igri. n cazul cnd
igrile sunt pe mas, de obicei nu se fumeaz nainte de a se trece la ultimul fel de
mncare (carne) sau pn cnd gazda nu face o invitaie n acest sens.
Oaspetele principal, care de obicei d semnalul de plecare, prsete locuina gazdei, n
mod obinuit, dup 1/2-1 or de la terminarea mesei. Bineneles, n aceast privin nu
exist o regul fix, plecarea oaspetelui principal fiind n funcie i de alte elemente ca:
atmosfera existent i natura discuiilor care se poart, anumite interese personale sau
angajamente ulterioare etc. n cazul cnd unii invitai au obligaii care nu le permit s
atepte plecarea invitatului principal, vor putea prsi locuina, scuzndu-se att fa de
acesta, ct i fa de gazd.
B. Or4"ni$"re" !o!Ht"i&uri&or *i re!e(ii&or
Cocktail-urile i recepiile se organizeaz n diferite mprejurri ca: ziua naional, prezena
n ar a unei delegaii strine etc. n general, cocktailurile se organizeaz n ocazii mai
puin oficiale i au loc dup-amiaza, la orele 17.00 sau 18.00. Recepiile au un caracter mai
oficial, n cinstea unei delegaii de nalt nivel etc., ele avnd loc mai ales seara, n jurul
orelor 19.00 sau 20.00. Pe invitaii se menioneaz, de obicei, ocazia cu care se ofer
cocktailul sau recepia respectiv. Oaspeii vor fi salutai, la sosire i plecare, de ctre gazd
i soia sa i, eventual, de unul dintre colaboratori. O preocupare deosebit trebuie s se
acorde ateniei fa de oaspei, urmrindu-se ca gazdele s se ntrein cu ct mai muli
oaspei i n special cu personalitile mai marcante. Este recomandabil ca problemele pe
care gazda are interesul s le abordeze n ziua respectiv s fie pregtite cu mult grij,
indicndu-se care anume dintre colaboratori va ridica una sau alta dintre ele i cui anume,
astfel nct aceleiai persoane s nu i se ridice probleme similare de ctre diferii membri ai
instituiei.
C. Ce"iuri *i >ntC&niri (rietene*ti
Ceaiurile sunt aciuni protocolare organizate, fr o ocazie deosebit, cu scopul de a se crea
o ambian propice unor discuii amicale. Ceaiurile se organizeaz fie dimineaa ntre orele
82
10.30-11.30 sau dup-amiaza, ncepnd cu orele 16.00 pn la orele 18.00. La ceai se pot
servi alune, fursecuri, bomboane de ciocolat, iar n ncheiere diferite sucuri.
[1] Vezi anexa.
9. U$"ne #e !ere%oni"& *i (roto!o& #i(&o%"ti! (r"!ti!"te >n Ro%Cni"
Primirea efilor de misiune
Misiunea diplomatic este rugat s comunice Ministerului Afacerilor Externe, n timp util,
data sosirii, mijlocul de transport i punctul de intrare n Romnia a noului ef de misiune
pentru a fi ntmpinat conform uzanelor diplomatice. La sosirea la post, efii de misiune
sunt salutai n Bucureti, la gar sau aeroport, n numele ministrului afacerilor externe, de
directorul Protocolului sau de adjunctul acestuia. Dac sosirea sau plecarea efului de
misiune are loc n zilele de smbt sau duminic, srbtori sau alte zile n care oficial nu se
lucreaz precum i dup orele 22.00 sau nainte de orele 08.00, acesta va fi salutat de un
funcionar al Direciei Protocol.
=i$ite&e (roto!o&"re "&e *e,i&or #e %isiune &" sosire" &" (ost
Dup sosirea sa la Bucureti, eful de misiune face o vizit directorului Protocolului
Ministerului Afacerilor Externe, care l informeaz asupra uzanelor locale privind ceremonia
prezentrii scrisorilor de acreditare i asupra regulilor de protocol care trebuie respectate de
efii misiunilor diplomatice n Romnia.
Cu ocazia acestei vizite, eful de misiune solicit o audien, n legtur cu prezentarea
copiilor scrisorilor de acreditare, la ministrul afacerilor externesau n lipsa acestuia, la un
secretar de stat. Ulterior, directorul Protocolului informeaz pe eful de misiune despre ziua
i ora cnd va fi primit de ministrul afacerilor externe sau de secretarul de stat n vederea
depunerii copiilor scrisorilor de acreditare.
nsrcinatul cu afaceri titular nmneaz directorului Protocolului copia scrisorii de cabinet
prin care este numit n aceast funcie i a celei de rechemare a predecesorului, n cazul c
acesta nu a depus-o la plecare.
n ziua i ora fixate pentru audien la ministrul afacerilor externe sau la secretarul de stat,
eful de misiune este ateptat i prezentat ministrului de directorul Protocolului.Cu acest
prilej, ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat are o convorbire cu eful de
misiune. eful de misiune nmneaz ministrului afacerilor externe sau secretarului de stat
copiile scrisorilor de acreditare i ale scrisorilor de rechemare a predecesorului su, n cazul
n care acesta nu le-a depus la plecare.
Directorul Protocolului informeaz pe eful de misiune de data i ora fixate pentru audiena
la preedintele Romniei n vederea prezentrii scrisorilor de acreditare. eful de misiune
comunic n prealabil directorului Protocolului numele colaboratorilor si cu grad diplomatic
83
care urmeaz s-l nsoeasc la ceremonia depunerii scrisorilor de acreditare; numrul
acestora poate fi de 1-3 persoane.
Numirea unui nsrcinat cu afaceri a.i., va fi comunicat ministrului afacerilor externe al rii
acreditare printr-o scrisoare sau telegram, de ctre ministrul afacerilor externe al rii
acreditante.
Cere%oni" (re$entrii s!risori&or #e "!re#it"re
n ziua fixat pentru depunerea scrisorilor de acreditare, directorul Direciei Protocol din
Ministerul Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conduce pe ambasador de la reedin
sau ambasad la Palatul Cotroceni. Deplasarea ambasadorului la Palatul Cotroceni se va
face cu un autoturism pus la dispoziie de Protocolul Preediniei. Colaboratorii care l
nsoesc (1-3) se deplaseaz cu maini ale ambasadei.
La intrarea n curtea Palatului Cotroceni, ambasadorul coboar din main i este salutat de
eful Protocolului Preediniei, care l invit s treac n revist garda militar de onoare.
Aceasta ceremonie se desfoar n acordurile Marului de ntmpinare. Ambasadorul se
oprete n dreptul drapelului Romniei i salut printr-o uoar nclinare a capului, dup
care continu trecerea n revist a grzii. Dup trecerea n revist a grzii militare de
onoare, ambasadorul este invitat n main, unde l ateapt directorul Direciei Protocol din
Ministerul Afacerilor Externe. Odat ajuni la Palat, ambasadorul i colaboratorii si sunt
condui ntr-un salon de ateptare n care sunt arborate steagurile respectivei ri i al
Romniei.
Ambasadorul, nsoit de directorul Direciei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe, urmai
de colaboratorii ambasadorului, intr n Sala Unirii i se opresc la 4-5 pai n faa
preedintelui Romniei. Sunt prezeni ministrul afacerilor externe sau un secretar de stat i
un consilier prezidenial sau de stat. Directorul Protocolului din Ministerul Afacerilor Externe
se adreseaz preedintelui Romniei cu formula "+omnule preedinte am onoarea s *
prezint pe E,celena 8a domnul :&& ambasadorul e,traordinar i plenipoteniar al :&& !n
2om7nia.
Ambasadorul l salut pe preedintele Romniei printr-o uoar nclinare a capului i se
adreseaza cu urmtoarele cuvinte: " +omnule preedinte permiteiCmi s * !nm7nez
scrisorile prin care preedintele :&& +omnul :&& m acrediteaz !n calitate de ambasador
e,traordinar i plenipoteniar al :&& !n 2om7nia precum i scrisorile de rechemare a
predecesorului meu.
Ambasadorul se apropie de preedinte pentru a-i nmana scrisorile de acreditare, precum i
scrisorile de rechemare a predecesorului su, dac este cazul. nmnarea se face cu ambele
mini de la o distan de circa un metru.
Dup primirea scrisorilor, preedintele i strnge mna ambasadorului.
Preedintele prezint ambasadorului persoanele oficiale romne care asist la ceremonie. La
rndul su, ambasadorul prezint preedintelui pe colaboratorii si. Preedintele l invit pe
ambasador pentru o fotografie oficial lng steagul Romniei.
Preedintele are apoi o ntrevedere, ntr-un salon contiguu - Biblioteca - cu noul
ambasador. La ntrevedere asist ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat,
84
consilierul prezidenial sau de stat, eful Protocolului Preediniei i colaboratorii
ambasadorului. Directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe se retrage ntr-un
salon alturat n ateptarea ncheierii ceremoniei care dureaza circa 15 minute.
Dup terminarea convorbirii, marcat de oferirea unei cupe de ampanie, preedintele i ia
rmas bun de la ambasador. Ambasadorul i colaboratorii si ies din palat i se ndreapt
spre maini. De aceast dat, autoturismul oficial n care se afl ambasadorul are arborat
fanionul naional al rii respective (pe aripa din fa dreapta).
Directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conduce pe
ambasador pn la reedina sau cancelaria acestuia, unde se poate oferi o cup de
ampanie sau cocktail restrns.
Einuta la ceremonia prezentrii scrisorilor de acreditare este costum de culoare nchis,
uniform diplomatic sau costum naional.
Or#ine" #e (re!#ere " *e,i&or #e %isiune
Ordinea de precdere a efilor de misiuni diplomatice va fi determinat, pentru ambasadori,
de ziua i ora prezentrii scrisorilor de acreditare preedintelui Romniei, iar pentru
nsrcinaii cu afaceri a.i. de data notificrii la MAE a asumrii conducerii misiunii
diplomatice;
Ziua i ora prezentrii scrisorilor de acreditare de ctre ambasadori sunt stabilite n funcie
de ziua i ora prezentrii copiilor scrisorilor de acreditare la ministrul afacerilor externe sau
secretarul de stat;
Ziua i ora prezentrii copiilor scrisorilor de acreditare se stabilesc n funcie de ziua i ora
sosirii la Bucureti;
Dac n aceeai zi i la aceeai or sosesc doi sau mai muli ambasadori - n acelai avion
sau nav maritim - ordinea depunerii copiilor scrisorilor de acreditare va fi stabilit pe
criterii alfabetice (denumirea rii) sau prin tragere la sori.
Asen" *e,u&ui #e %isiune
n caz de plecare temporar din Romnia, eful misiunii trimite o Not Verbal Ministerului
Afacerilor Externe - Direcia Protocol - indicnd numele colaboratorului care l nlocuiete pe
timpul absenei sale, n calitate de nsrcinat cu afaceri a.i.
De asemenea, eful misiunii notific n scris Ministerului Afacerilor Externe - Direcia
Protocol - ntoarcerea i reluarea funciilor sale;
n caz de plecare definitiv sau temporar din Romnia a unui nsrcinat cu afaceri a.i.,
notificarea nlocuirii acestuia cu un alt nsrcinat cu afaceri a.i. se face printr-o scrisoare sau
telegram adresat ministrului afacerilor externe al Romniei de ctre ministrul afacerilor
externe al rii respective.
P&e!"re" #e,initi' #in Ro%Cni" " *e,i&or #e %isiune
85
La plecarea definitiv din Romnia, scrisorile de rechemare pot fi depuse la Preedintele
Romniei fie personal de ctre efii de misiune, fie de succesorii acestora, odat cu
depunerea scrisorilor lor de acreditare;
Scrisorile de rechemare ale nsrcinailor cu afaceri titulari se depun ministrului afacerilor
externe, fie de ei personal, fie de succesori, odat cu scrisorile lor de cabinet.
efii de misiune care prsesc definitiv Romnia sunt salutai la plecare, la gar sau la
aeroport, de directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau de adjunctul acestuia.
Dac sosirea sau plecarea efului de misiune are loc n zilele de smbt sau duminic,
srbtori sau alte zile n care oficial nu se lucreaz precum i dup orele 22.00 sau nainte
de orele 08.00, acesta va fi salutat de un funcionar al Direciei Protocol.
Plecarea definitiv a efului de misiune se notific de ctre respectiva misiune prin Nota
Verbal n care se menioneaza data plecrii definitive, dorina efecturii unor vizite de
rmas bun (la preedintele rii, primul ministru i ministrul afacerilor externe) de a cror
perfectare se ocup Ministerul Afacerilor Externe - Direcia Protocol.
La plecarea definitiv a unui ambasador sau ef de misiune, un membru al conducerii
Ministerului Afacerilor Externe (ministrul de externe sau un secretar de stat) ofer un dejun
sau dineu in onoarea respectivului ef de misiune.
O&i4"ii&e (roto!o&"re "&e soii&or *e,i&or #e %isiune
Dup prezentarea scrisorilor de acreditare de ctre eful de misiune, soia acestuia poate
solicita o vizit protocolar de prezentare la soia ministrului afacerilor externe. Soiile
efilor de misiune trimit cri de vizit soiilor personalitilor romne crora soii lor le-au
fcut vizite protocolare de prezentare sau le-au trimis cri de vizit.
Pre$ent"re" s!risori&or #e !"inet #e !tre >nsr!in"ii !u ","!eri titu&"ri &"
%inistru& ","!eri&or e+terne
n ziua i la ora fixate pentru depunerea scrisorii de cabinet, nsrcinatul cu afaceri titular
vine la Ministerul Afacerilor Externe unde este primit de directorul Protocolului cruia i
nmneaz, ntr-o scurt ntrevedere, copia scrisorii de cabinet. Imediat dup aceast
ntrevedere, directorul Protocolului l conduce la cabinetul ministrului sau secretarului de
stat.
nsrcinatul cu afaceri titular nmneaz ministrului afacerilor externe sau secretarului de
stat scrisoarea de cabinet pentru numirea sa i pe aceea de rechemare a predecesorului
su, n cazul c acesta nu a depus-o nainte de plecare. Cu aceasta ocazie are loc o scurt
convorbire.
]inuta pentru audiena la ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat a nsrcinatului
cu afaceri titular, pentru depunerea scrisorilor de cabinet, este costum de culoare nchis.
Pre$ent"re" !o&"or"tori&or *e,u&ui #e %isiune
eful de misiune prezint pe primul su colaborator, sosit la post, printr-o vizit pe care o
face directorului Protocolului i directorului de relaii din Ministerul Afacerilor Externe.
86
Ceilali membrii ai misiunii, cu grad diplomatic, sunt prezentai, la sosireala post,
directorului adjunct al Protocolului din MAE sau altor colaboratori ai aceste Direcii
Ataaii militari i ataaii comerciali fac vizite de prezentare la Ministerul Aprrii Naionale
i, respectiv, la Ministerul Industriei i Comerului, conform uzanelor respectate n aceste
ministere.
De!"nu& Cor(u&ui Di(&o%"ti!
Decan al Corpului Diplomatic este eful de minsiune cu grad de ambasador extraordinar i
plenipoteniar, cu cea mai mare vechime la pot. n Romnia, decan al Corpului Diplomatic
este, din oficiu, reprezentnatul Vaticanului - respective Nuniul Apostolic.
Intrarea i ieirea din funcie a decanului Corpului Diplomatic se face n mod automat, fr
nici o ceremonie. n absena acestuia, decan a.i. al Corpului Diplomatic devine ambasadorul
aflat imediat dup Nuniul Apostolic, n ordinea de precdere. Notificarea acestei situaii la
Ministerul Afacerilor Externe - Direcia Protocol - intr n practic diplomatic.
"6EF"
Cele mai uzuale plasamente la mas sunt urmtoarele:
Masa la care particip numai brbai

Varianta 1

G = gazda
O = oaspetele de
onoare
Varianta 2

G = gazda
O = oaspetele de
onoare

Masa la care particip i femei

87
Varianta 1 (cifrele subliniate - femei)

G = gazda
SG = soia gazdei

Pentru a se evita plasarea femeilor la capetele meselor este de preferat atunci cnd numrul
femeilor este egal cu cel al brbailor, s se foloseasc urmtoarea varianta de plasament:
G = gazda
SG = soia gazdei

Masa !n form de potcoa*

Varianta 1

G = gazda
SG = soia gazdei
Varianta 2

G = gazda
SG = soia gazdei
88

Masa rotund

Numrul invitailor este mic.

G = gazda
SG = soia gazdei
Nota:
Exemplele de mai sus nu epuizeaz n ntregime gama de situaii ce pot aprea n cadrul
unor asemenea aciuni.

BIBLIOGRA5IE
Baldrige, Letitia, /odul manierelor !n afaceri Ediia IV, Business Tech Internaional i
Amerocart SRL, Bucureti, 1996;
Bonciog, Aurel, +rept diplomatic, Editura Fundaiei "Romnia de mine,2000;
Dessault, Louis, Protocol instrument de comunicare, Editura Galaxia, Bucureti, 1996
Malia, Mircea, +iplomaia coli i instituii, Ediia a II-a, Editura Didactic i pedagogic,
Bucureti, 1975;
Marinescu, Aurelia, /odul bunelor maniere astazi Editura Humanitas , Bucuresti, 1995 ;
Vedina,Verginia, Elemente de protocol Editura Luminalex Bucureti, 2000;
?ndreptar de protocol Mandat MAE, http://domino.kappa.ro/mae/mae.nsf /All/Indreptar.
89