1PARTEA I-a BAZELE BIROTICII

1. INTRODUCERE N BIROTIC 1.1 Definirea biroticii n ultimele dou decenii, miniaturizarea i scderea preului componentelor electronice au fcut ca acestea s ptrund n domenii foarte variate incluznd viaa domestic i activitile de birou. Microprocesorul a devenit un element obinuit al unor aparate i echipamente ca: maini de splat, televizoare, aparate audio-video, telefoane, maini de scris, etc. Mulumit microprocesoarelor, informatica se insereaz n toate aceste echipamente, fcnd posibil comunicarea informaiilor ntre maini cu funcii distincte e!emplu: copiatoare inteli"ente ce primesc informaia de la microcalculatoare, ndeplinind simultan i funciile de imprimant i fa!#. $u aprut echipamente multifuncionale care copiaz, imprim, comunic i distribuie documente. $ceste evoluii tehnolo"ice au un impact deosebit asupra activitii de birou, care pn acum a cunoscut doar trei inovaii ma%ore: telefonul &'()#, maina de scris &'*+# i copiatorul de uz "eneral n anii ,+#. -aralel cu dezvoltarea tehnic e!ist o preocupare tot mai evident a conductorilor de ntreprinderi pentru optimizarea i reducerea costului activitilor de birou. .a urmare se prefi"ureaz un /birou al viitorului/, obiect de studiu pentru disciplina 0irotic. 1Birotica desemneaz asistena n activitile de birou furnizat de mijloace i proceduri ce fac apel la tehnici de informaii, de telecomunicaii i de organizare administrativ i n general la tot ce concur la logistica biroului2 345. n alt formulare, Birotica desemneaz ansamblul de tehnici i procedee care urmresc ca sarcinile de birou s fie executate de echipamente, automatizarea activitilor administrative i de birou 345. 0irotica acoper deci echipamente de tratare a te!telor, ima"inii i cuvintelor si face apel la mi%loace de telecomunicaii din cele mai variate. 6 component foarte important a biroticii, alturi de mi%loacele tehnice i procedurile administrative, o constituie factorul uman, care nu trebuie ne"li%at n nici un proiect de birotic. .a disciplin, birotica posed nite frontiere "reu de marcat, dar putem spune c ea se ocup att cu 1electronica de birou2, ct i cu inte"rarea unor tehnolo"ii independente n vederea ameliorrii calitii i &

productivitii activitilor de birou. 6 ima"ine biroticii este dat de fi"ura &.&. ntruct domeniile de aplicaie ale biroticii se refer la activitile ce se deruleaz ntr-un birou este util precizarea a ceea ce se nele"e printr-un birou, n accepiunea prezentei lucrri.

7ehnici informatice

7ehnici de telecomunicatii

- tratarea datelor - tratarea te!telor - tratarea ima"inilor - tratarea vocii

$ctivitati de birou -ersonal

- retele - echipamente - servicii - teleinformatica profesionala

- er"onomie 7ehnici de or"anizare - amena%area cadrului administrativa de munca

- metode si proceduri

- psiholo"ia or"anizarii

8i".&.&. 6 ima"ine sintetic a biroticii. 9ursa 345, pa". :4. Biroul este o celul suficient de autonom pentru a-i a%usta sin"ur ritmul de lucru n funcie de necesiti, pentru a-i defini calitatea lucrrilor, etc. ;imensiunea sa este redus n spaiu i ca numr de persoane tipic o duzin#. ntr-un birou pot lucra persoane cu diferite profesiuni cadre de conducere, tehnicieni, funcionari, secretare, dactilo"rafe, etc#, activitatea biroului fiind cea care realizeaz inte"rarea i unitatea sa 345. 8i"ura &.: ofer o ima"ine tipic dintr-un birou modern. -ot fi definite dou funcii eseniale ale biroului: - funcia de stocare i re"sire a informaiei - funcia de pilotare a aciunilor, de asistare a mana"erului n timp ce prima funcie ocup n momentul de fa cea mai mare parte din activitatea unui birou, cea de-a doua, mult mai necesar mana"erilor, este pe cale de a fi optim asi"urat de birotica modern. $ceasta pune la dispoziia mana"erilor sau responsabililor baze de date filtrate i adaptate lurii deciziilor, aa- numitele 1baze de date inteli"ente2 i interfee /prietenoase/ cu echipamentele ce doteaz biroul modern. :

8i".&.:. $spect tipic al unui birou modern 1.2. Princi a!e!e "o#enii "e a !ica$ie %i co# onente!e biroticii 0irotica folosete diferite tipuri de informaii care circul n birouri i care pot fi clasificate n patru cate"orii vezi i :.&.#: te!te documente redactate de orice natur# date informaii numerice i alfanumerice# ima"ini informaii vizuale, desene, foto"rafii# vocea informaii vocale sau sonore servind comunicrii om-om sau om-main#. <innd seama de acestea, birotica are aplicaii n urmtoarele domenii: pre"tirea documentelor - domeniul procesrii te!telor sau ima"inilor schimbul de informaii - domeniul telecomunicaiilor de birou difuzarea documentelor - domeniul reproducerii electronice sau repro"rafiei clasarea, arhivarea i accesul la dosare - domeniul micro"rafiei automatizate i al bazelor de date di"itale sub form ma"netic sau optic planificarea activitilor de birou - domeniul "estiunii sarcinilor i timpului manipularea datelor numerice - domeniul pro"ramrii informatice =

a%utor n luarea deciziilor - domeniul sistemelor interactive decizionale i al cercetrii operaionale. securitatea i controlul activitilor de birou - domeniul procedurilor de or"anizare administrativ. conceperea posturilor de lucru i a mediului ambiant al acestora domeniul er"onomiei i al arhitecturii interioare a birourilor. n fi"ura &.=. sunt ilustrate principalele domenii de aplicaie ale biroticii:
7ratarea te!telor
7elecomunicatii de birou

>nformatica

$rhivare si acces

Sisteme birotice

?chipamente de birou

9ecuritate si control

@epro"rafie

8i". &.=. -rincipalele domenii de aplicaie ale biroticii. 9ursa: 345, pa". :(. ;ac se studiaz flu!urile informaionale dintr-o or"anizaie firm# se constat c birotica este o parte a sistemului informaional al acesteia, funcionnd ca o veri" ntre sistemul ntreprinderii i mediul social economic fi". &.4#. -e de alt parte birotica realizeaz i interfaa dintre sistemul de telecomunicaii e!tern i sistemul informatic intern al or"anizaiei. n concluzie birotica poate fi considerat un nod de cone!iune ntre or"anizaie i mediu, ntre sistemul decizional i cel operaional, ntre sistemul informatic i sistemul de telecomunicaii.

6r"anizatie firma# 9ubsistemul decizional

9ubsistemul informational

9ubsistemul birotic

8lu! informational

Mediul social economic

9ubsistemul operational

8i". &.4. Aocul biroticii n sistemul or"anizaional n ordine cronolo"ic componentele informatice i de telecomunicaii au fost primele utilizate n birotic dar ulterior au aprut i alte componente ilustrate n fi"ura &.,.

7ratare te!te Microcalculatoare si telecomunicatii 9isteme de repro"rafie $rhivare si acces la documente

6r"anizarea posturilor de lucru birotice

8i". &.,. .omponentele biroticii 1iceber"ul2 birotic#. 9ursa: 345, pa". =+. -aralel cu diversificarea orientrilor biroticii au aprut i s-au diversificat echipamente destinate rezolvrilor noilor sarcini. ?chipamentele ,

i procedurile birotice sunt ilustrate n tabelul &.&, n ordinea etapelor lo"ice ale flu!ului de informaii. 7abelul &.&. ?chipamente i proceduri birotice INTRARE - maini de scris electronice din ce n ce mai rar folosite# - terminale video - echipamente de citire optic e!. scanere# - vocodere sesizare a comenzii vocale# - camere de luat vederi numerice - aparate foto di"itale ARHIVARE - suport hrtie - suport ma"netic dischete, discuri, benzi ma"netice# - suport micro-foto microfie i microfilme# - suport optic discuri optice numerice, de tip .;# RESTITUIRE - DUPLICARE - sisteme de procesare te!te i ima"ini - imprimante TRANSMITERE - telefoane, tele! - telefoane celulare - telecopiatoare - telete!t - telefa! - pot electronic - uniti de sintez vocal - cititoare pentru micro-foto - fotocopiatoare, plottere

1.&. O 'c(i$) a biro*!*i #ana+eria! #o"ern n seciunile precedente am ncercat o precizare a coninutului i domeniilor biroticii. Bom schia, n continuare o perspectiv plauzibil pentru echipamentele, munca i ambiana biroului modern. Coile echipamente ce apar au drept caracteristic esenial tendina de inte"rare a diferitelor funcii, astfel nct se prefi"ureaz un 1birou al viitorului2, dotat cu mobilier er"onomic n care vom "si un numr mic de echipamente multifuncionale. n momentul de fa nc mai e!ist o distincie clar ntre locul de munc i locuin. Aa serviciu se mer"e pentru a lucra, iar acas pentru odihn i rela!are. ;in ce n ce mai rspnditele laptop-uri, telefoanele mobile, posibiliti facile i fle!ibile de lucru la distan schimb ns obiceiurile i viaa. 6amenii pot lucra acas mbinnd ocupaiile personale cu activiti )

profesionale. Aucrul ntr-o echip, ai crei membri nu se afl n acelai loc, devine din ce n ce mai frecvent. $ceste tendine modific i perspectiva asupra locului de munc. $u fost analizate elementele care afecteaz climatul social dintr-un birou, posibilitatea ca femeile s lucreze acas, mbinnd activitile profesionale cu activitile casnice. -e de alt parte abordrile er"onomice au condus la concluzia c biroul trebuie s fie a%ustabil, s se adapteze persoanelor de diferite se!e i dimensiuni, s poat fi modificat dup preferinele fiecruia. n consecin mobilierul va trebui s fie mobil i s se poat adapta cerinelor celui care l folosete o anumit perioad de timp. 9tructura ierarhic a companiilor cu birouri individuale, fi!e, este nlocuit cu structuri flotante n care lucrul se desfoar n echip. $n"a%aii vor avea nevoie de spaii n care s se desfoare activitatea n echip dar i de locuri n care s poat "ndi i lucra n linite i intimitate. Dn model de 1birou al viitorului2, ar avea posturi de lucru ca cel ilustrat n fi"ura &.).

8i".&.). Dn post de lucru n biroul viitorului ar putea arta aa <innd seama de funcia de asistare a mana"erului, pe care biroul modern trebuie s o ndeplineasc ntr-o mult mai mare msur dect pe cea de stocare de informaii, ar fi interesant de vzut ce pretenii, referitoare la birou, au mana"erii. -rincipalele dorine ale unui mana"er n le"tur cu munca desfurat ntr-un birou modern sunt: s dispun sau s aib ntotdeauna cu el telefonulE s nu-i fie biroul acoperit cu aparate i cabluriE (

s-i "seasc pe oameni sau pe subalterni atunci cnd are nevoie de ei, la rndul lor, ei s-l poat "si repedeE s aib eventual pe cineva care s-i contacteze operativ pe oameniE s nu fie necesar s cltoreasc att de multE s poat fi n dou locuri n acelai timpE -.-ul su s nu fie att de "reu de folosit i de neprietenosE s poat vedea simultan i inte"ral un numr mare de pa"ini electroniceE ecranul -.-ului mana"erial s fie plat, orizontal i s aib calitile hrtieiE s poat dialo"a rapid cu -.-ul mana"erialE s aib o baz de date n format electronic a tuturor contractelor de afaceriE scrisorile s-i fie sortate, rezumate, aezate pe prioriti i fiate electronicE s poat face i nre"istra comentarii sonore asupra documentelorE s poat dispune de facilitile biroului su oriunde s-ar afla.

;intre barierele care ar putea s apar n satisfacerea listei de dorine enumerate mai sus pot fi amintite urmtoarele: e!istena unor reele de cabluri a biroului i o zon de comunicaie limitatE e!istena unor restricii privind cordoanele sau alte le"turiE e!istena unor posibiliti limitate de susinere a teleconferinelorE consumarea unei cantiti prea mari de hrtie pentru teste informaionaleE suprancrcarea cu informaii care ateapt s fie ordonate pentru a fi uor de re"sitE e!istena unor interfee inadecvate i neprietenoaseE funcionarea unor dispozitive multiple care nu se inte"reaz uorE $ceste bariere pot fi eliminate prin realizarea biroului modern ce se dorete un 1birou al viitorului 1. Dn asemenea birou este realizat cu a%utorul tehnolo"iei disponibile de%a i folosite pentru a satisface toate dorinele sau cerinele bine definite, incluznd i un set de interfee orientate spre mana"er. ntre caracteristicile specifice ale biroului mana"erial modern se numr: comunicarea optic fr cablu i cu o lime mare a benzii de frecvenE echipament ncorporat i o suprafa activ pentru afiarea i manipularea documentelor i aparatelor periferice active fr cablu FGireless2#E dispozitive de intrare i ieire multi-standardE interfee '

inteli"ente i adaptiveE sisteme de control intuitive i er"onomiceE teleconferine cu ima"ini interactive la scar umanE acustic de nalt fidelitateE intrare-ieire prin comand vocal. Dna dintre limitele ma%ore actuale ale proiectrii i realizrii biroului mana"erial modern o constituie necesitatea ncrcrii acestuia cu un numr mare de cabluri. .hiar i n cazul dezvoltrilor tehnolo"ice de ultim or cu fibre optice, mai rmne nc o problem de baz n le"tur cu biroul cablat: aducerea fibrelor sau a cablului acolo unde se dorete. 6dat cu cererea crescnd de comunicaie, aceast tendin este posibil s devin chiar mai problematic n viitor. n ma%oritatea sectoarelor economice viteza pieei i schimbarea provocat de tehnolo"ie implic reor"anizri re"ulate i deplasri de personal i de operaiuni. Cu este un lucru neobinuit faptul c mutarea biroului implic de obicei o ntrziere de circa trei luni necesar terminrii tuturor sistemelor electronice au!iliare ale biroului mana"erial. ?chipamentele electrooptice fr fir ofer posibilitatea unei comunicri fi!e i mobile la distan mic, pentru interiorul biroului fr restriciile de frecven. -rincipiul este similar cu al radioului. ;atele pot fi radiate omnidirecional de la o anten i un aparat emisie-recepie montate n tavan, pe birou sau pe un suport fi". &.(#.

8i".&.(. .omunicaii de birou care utilizeaz lumina infraroie difuzat $paratele de emisie-recepie care utilizeaz dispozitive de dispersie holo"rafic pot ilumina celule foarte bine definite, astfel c pot fi poziionate *

i adresate pe diferite domenii de date, direct din biroul mana"erial modern fi".&.'#.
;ioda laser miez Holo"ram de faz 8ibr optic @eea de microlentile de 9i

8ascicule multiple dup holo"ram

Aumina difuzat sub forma unui fascicul conic

8i". &.'. 9chema surselor holo"rafice cu suprafa mare n acest fel cu a%utorul echipamentului optic fr fir, biroul poate avea un 1eter2 optic omniprezent astfel c mana"erii i birourile lor pot dispune de comunicaii cu banda lar". Mana"erii i echipamentele sunt libere 1s cutreiere2 o cldire fr alte date, imprimante, fa! sau cabluri telefoniceE este necesar doar ener"ia electric. n plus softGare-ul pentru recunoaterea vocii permite comanda vocal pentru calculator i sistemele de comunicaie. .ombinarea recunoaterii vocii i a instalaiei de localizare ofer o metod si"ur de funcionare a biroului mana"erial modern oriunde ar fi amplasat n firm. Mana"erul se poate adresa oricrui alt birou mana"erial i acesta va putea verifica identitatea acestuia i poate stabili modelul de conversaie utiliznd comunicarea optic de band lar" cu care are acces la facilitile biroului modern al mana"erului. Mana"erii pot folosi video-conferinele n scopul de a reduce deplasrile, putnd s ofere, n acelai timp, medii de lucru pentru o echip mana"erial n cazul firmelor dispersate "eo"rafic. -rin completarea cu hardGare de tele-prezen, un mana"er poate fi literalmente 1n dou locuri n acelai timp2. Aimea de band limitat disponibil n prezent pentru aceast interfa uman produce n mod curent anomalii vizuale n percepia ima"inilor i este duntoare realizrii potenialului complet. -entru a mbunti i umaniza aspectele limitatoare ale video-conferinelor se poate folosi un tip diferit de interfa. n biroul mana"erului se poate plasa er"onomic un monitor mare H;7B cu proiecie din spate. $cesta produce ima"ini de mare definiie la mrime natural n faa utilizatorului ntr-un mod natural Ffa n fa2. -entru a spori n continuare naturaleea i caracterul intuitiv al acestei interfee se poate introduce tehnolo"ia tridimensional pentru a adu"a adncime ima"inii, dimensiune, realitate i personalitate mediului. 6 modalitate de realizare a ima"inilor tridimensionale o constituie electro-holo"rafia, denumit i holo-video. 9istemul a fost dezvoltat la M>7 9D$# i este primul mediu vizual care produce ima"ini holo"rafice =-; ale &+

unor obiecte e!istente sau care nu pot e!ista fizic fi".&.*#. ;in punct de vedere al teleconferinelor tele-prezen# sistemul holo-video reprezint o soluie pentru 1umanizarea2 ntrunirii.

8i". &.*. >lustrare a sistemului holo-video n momentul de fa mana"erii sunt de multe ori 1necai2 ntr-o mare de informaii, utile i inutile, a cror or"anizare si sistematizare de ctre mana"er este din ce n ce mai dificil i uneori devine chiar imposibil. 6 ieire din aceast situaie o pot oferi bazele e ate i!teli"e!te care reprezint noua tehnolo"ie a secolului II> pentru mana"ementul informaiei. $ceste baze de date asi"ur memorarea i re"sirea informaiei n manier dinamic, informaie concretizar n idei, decizii i mai ales n cunoatere tezaurizat sau transmis. ?laborarea rapoartelor financiare, a strate"iilor investiionale i a altor acte mana"eriale poate fi mult uurat prin re"sirea inteli"ent a informaiilor. ntrea"a tehnolo"ie pentru realizarea unui birou mana"erial modern descris mai sus este disponibil sau n curs de dezvoltare i finalizare. .u toate acestea, foarte puine elemente au fost inte"rate ntr-un sistem complet care s reflecte beneficiile poteniale posibile. .rearea unui mediu n care mana"erii s poat lucra intuitiv, s or"anizeze informaiile i interaciunile pe scar uman, ar trebui s constituie un obiectiv principal mana"erial, i se poate realiza prin intermediul unui birou modern intuitiv. 9copul unui asemenea birou este de a nltura toate barierele de interfa prin orientarea uman a tehnolo"iei pentru a desctua inteli"ena omului, a mana"erului i a mainii. @educerea continu, e!ponenial, a costului n domeniul nma"azinrii electronice a datelor, al puterii de prelucrare i al limii benzii de comunicaie, fac ca, n prezent, acest lucru s devin o posibilitate real de amena%are i utilizare a unor birouri mana"eriale moderne.

&&

Bib!io+rafie 'e!ecti,) entr* ca ito!*! 1&. 0lasis, Jean--aul de: La bureauti#ue$ outils et a%%licatio!s, ?ditions dK6r"anisation, -aris, &*',, pa". &*-==. :. 9ocobeanu >onel, 9ocobeanu >ordana: Secretele secretariatelor& Structuri$atribu'ii$e(icie!'), ?ditura ?ficient, 0ucureti &**', pa".:),-:').

ntreb)ri reca it*!ati,e&. .are sunt cauzele care au determinat apariia 0iroticii ca disciplinL :. .are sunt elementele eseniale ale definiiei 0iroticiiL =. .e este un birou i care sunt principalele tendine de evoluie ale acestuiaL 4. .are sunt componentele 0iroticiiL ,. .are sunt domeniile de aplicaie ale biroticiiL ). .are sunt principalele proceduri birotice i ce echipamente se folosesc n fiecare cazL (. .e modificri ale lucrului ntr-un birou se prefi"ureazL '. .are sunt tendinele n ceea ce privete mobilierul de birouL *. .e soluii se ntrevd n ceea ce privete echipamentelor dintr-un birouL interconectarea

&+. n ce direcie credei c ar trebui s evolueze interfaa om-calculatorL

&: