Ce este un proiect?

PROIECT=ANTICIPAREA SCHIMBARII Un proiect reprezint de fapt un set de activiti desfurate ntr-o perioad de timp determinat, planificate i controlate i care au drept scop producerea unei schimbri n bine a situaiei beneficiarilor instituiei Proiectele sunt n mod normal unice, anumite activiti nefiind repetitive i se afl n majoritatea cazurilor sub conducerea unui manager de proiect cruia i se d autoritate i resurse.
1

Etapele proiectului
1.CONCEPIA - formularea i dezvoltarea ideii de proiect;
identific i analizeaz problema; determin dac proiectul este necesar; stabilete scopul i obiectivele proiectului; estimeaz resursele disponibile; pregtete propunerea de proiect pentru a fi naintat spre aprobare forului de decizie al instituiei.

2. IMPLEMENTAREA - declanarea i execuia

proiectului. Presupune:
definirea abordrii organizaionale a proiectului; definirea sarcinilor proiectului; programarea etapelor de execuie i alocarea resurselor; formarea echipei de proiect; pregtirea activitilor; identificarea procedurilor nvechite; instruirea la locul de munc; supervizarea derulrii activitilor; monitorizarea performanei realizrii; evaluarea periodic i reconsiderarea restului proiectului prin prisma ndeplinirii celor 5 funcii manageriale; inerea unui jurnal al proiectului; realizarea de rapoarte periodice i pe faze de implementare, inclusiv rapoarte financiare, att pentru uz intern, ct i pentru finanatori.

3. NCHEIEREA
Presupune: ncheierea tuturor angajamentelor i a contractelor legate de proiect; evaluarea final; realizarea rapoartelor finale pentru organizaie i finanatori; recompensarea celor implicai n proiect; aprecierea utilitii continurii proiectului i n ce mod.

2.ETAPA DE CONCEPIE A PROIECTULUI

ETAPA DE CONCEPIE A PROIECTULUI

Scopul este definirea elementelor caracteristice ale proiectului care sunt absolut necesare pentru ca forul decizional al instituiei (i apoi eventual i finanatorul, dac proiectul este finanat din exteriorul instituiei) s poat lua o decizie n cunotin de cauz privind eventuala implicare a instituiei n acest proiect. Dac decizia este pozitiv, ncepe a doua faz (planificarea detaliat i organizarea). Dac nu, proiectul se termin nainte de a implica instituia n cheltuieli majore inutile.

Activiti derulate n aceast etap:

Analiza situaiei beneficiarilor i identificarea unei probleme majore a crei rezolvare este accesibil organizaiei; Construirea unei argumentaii n jurul acestei probleme, privind mai ales importana i urgena rezolvrii ei; Definirea soluiei vizate, a scopului i a obiectivelor proiectului; Definirea activitilor majore i estimarea costurilor i a resurselor umane i materiale necesare i a celor disponibile; Prezentarea propunerii de proiect forului de decizie.

2.1 Analiza nevoilor

Elemente componente

Analiza social

Situaia grupului int

Analiza problemei

Condiiile economic

Analiza politic

Situaia social general

Analiza SWOT
Strengths/Puncte forte
Interne pozitive Catalogarea caracteristicilor in limita contextului exact al proiect care vor fi in beneficiul proiectului sau al obiectivelor sale

Weaknesses/Puncte slabe
Interne negative Catalogarea caracteristicilor in limita contextului exact al proiect care vor fi in detrimentul proiectului sau al obictivelor sale

Analiza SWOT
Opportunities/Oportunitati
Externe pozitive In afara contextului exact al proiectului, care vor ajuta proiectul sau obiectivele sale

Threats/Amenintari
Externe negative In afara contextului exact al proiectului, care ar putea dauna proiectului sau obiectivele sale

10

2.2 Enunarea i motivarea problemei

problema este reprezentat de o nevoie sau o stare de fapt negativ care trebuie nlturat. Ideea unui nou proiect pornete ntotdeauna de la necesitatea rezolvrii unei probleme existente la nivelul unui grup, al unei comuniti, sau chiar la nivelul ntregii ri. Prin urmare, primul pas ar trebui s fie identificarea problemei ce se dorete a fi abordat, enunarea i justificarea ei.

List de ntrebri
De ce este aceast situaie o problem? Cine este afectat de aceast problem? A cui este problema? Care este impactul problemei asupra comunitii? Ct de urgent este rezolvarea problemei i de ce? Este rezolvabil aceast problem cu resursele disponibile? Ce se poate ntmpla dac nu este rezolvat aceast problem?

2.3 Analiza Factorilor interesati

Cum? Este o procedura care permite: Identificarea persoanelor, grupurilor, organizatiilor avind o legatura cu proiectul Identificarea intereselor si asteptarilor grupurilor & personelor care au o posibila relevanta pentru proiect

Analiza Factorilor interesati

Cine sunt stakeholderii ? Cine?

Orice persoana, grupuri de persoane, institutii, asociatii sau firme care ar putea fi implicate in proiect, direct sau indirect, pozitiv or negativ

Analiza Factorilor interesati

Participarea factorilor interesati: permite formularea si/sau adaptarea proiectelor la conditiile sociale, economice si politice; permite obtinerea de informatii relevante; intareste relevanta obiectivelor in raport cu nevoile; arata cum percep factorii interesati realitatea; intareste capacitatile locale;

intareste societatea civila si procesul democratic

Analiza Factorilor interesati

Cum?

Cum sa procedam?
1. Identificati grupurile/institutiile
importante 2. Clasificati (grupuri tinta, beneficiari, grupuri de interese, contractori, etc.) 3. Caracterizati si analizati strategiile acestora 4. Identificati consecintele pentru proiect

Analiza Factorilor interesati Aspecte de referinta: 1. Caracteristicile grupului: Social, economic, institutional Statutul grupului (formal/informal) Structura (conducere)

Analiza Factorilor interesati 2. Interese, motivare: Nevoi, aspiratii Strategie Interese (deschise/ascunse) Asteptari & preocupari Atitudini fata de proiect

: Analiza Factorilor interesati

3. Potential si constringeri: Puncte tari, Puncte slabe Posibile contributii la proiect

Analiza Factorilor interesati

Concluzii pentru proiect:

Alegerea partenerilor
Cum se poate tine cont de grup? Ce actiuni se pot intreprinde? Cum se poate aborda grupul?

Analiza Factorilor interesati (Stakeholder):

Matricea Caracteristicilor
Stake-holder

Caracteristici

Interese & asteptari interese, asteptari

social, economic, institutional diferenta barbati/femei structura, organizare, statut

Capacitataea si motivatia pentru schimbare resurse disponibile cunostinte, experienta posibila contributie

Actiuni posibile Aprecierea rolului in sau fata de proiect cum sa se abordeze grupul

2.4 Definirea scopului

Scopul este o propoziie - fraz care descrie imaginea unui viitor posibil pentru care trebuie s lucrm.

2.5 Definirea obiectivelor

Obiectivele deriv din scop i sunt formulri scurte, o singur propoziie, care reprezint baza rezultatelor pe care proiectul le va avea n final. Pentru ndeplinirea fiecrui obiectiv trebuie implementate activiti conexe.

Metoda SMART (iste): Specific; Msurabil; Abordabil; Realist; Timp ncadrabil n timp. Specific - este obiectivul clar: cine, ce, cnd, unde, cum, grup-int? Msurabil - sunt rezultatele msurabile? Abordabil - este un obiectiv care poate fi n general atins i care ne apropie de atingerea scopului? Realist - are organizaia resursele necesare pentru atingerea lui n timpul dat? Timp (timely) - exist un termen-limit?

2.6 Activitile proiectului

Activitatea este un mijloc de a atinge un obiectiv (metod) Acest capitol trebuie s cuprind: 1. Enunarea fiecrei activiti n parte; 2. Specificarea responsabilului activitii respective; 3. Specificarea resurselor de care este nevoie (personal, echipament, timp); 4. Descrierea secvenelor n timp i modul cum se interfereaz activitile;

ntrebri
Ce anume avei de fcut pentru atingerea obiectivului? (Rspunsul la aceast ntrebare l constituie aciunile ce trebuie ntreprinse); Ce sarcini trebuie ndeplinite n cadrul fiecrei aciuni? (Rspunsul la aceast ntrebare l constituie subactivitile ce trebuie ntreprinse); Ce resurse sunt necesare pentru ndeplinirea fiecrei sarcini? (Rspunsul v ajut s evaluai resursele de care avei nevoie i planificarea n timp); Care sunt datele de ncepere i terminare a sarcinilor? (Rspunsul la aceast ntrebare v ajut s determinai secvenele n timp); Cum se vor selecta participanii? (Rspunsul v ajut s v dai seama dac vei avea oamenii necesari pentru ducerea activitilor la bun sfrit).

2.7 Bugetul proiectului

Bugetul proiectului reprezint planificarea financiar a acestuia RECOMANDRI : se nceap din timp; fie consultate toate persoanele implicate n activiti de bugetare i care au cunotine sau abiliti n estimarea costurilor; fie respectate cerinele finanatorului, atunci cnd aceste cerine exist

Categorii de cheltuieli
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Personal salariile brute ale angajailor cu norm ntreag sau parial, onorariile; Diurn pentru deplasri n ar i strintate; Transport local sau internaional; Echipamente i bunuri mobil, echipamente, tehnic de calcul, piese de schimb; Costuri direct legate de proiect chirie, consumabile, telefon, internet, electricitate; Conferine, seminarii; Alte costuri publicaii, audit, evaluare, traduceri; Costuri administrative de obicei maximum 7% din costurile totale

Cadrul logic al proiectului

Matricea cadru logic este o metod de prezentare a coninutului unui proiect ntr-un mod n care este posibil stabilirea logic i sistematic a obiectivelor proiectului. Aceasta este reflectat n relaiile cauzale ntre diferitele niveluri ale obiectivelor, pentru a putea verifica dac aceste obiective au fost ndeplinite i pentru a stabili ce ipoteze (factori), din afara controlului proiectului, pot influena succesul su.

Matricea cadru logic se prezint ca un tabel cu patru coloane i patru rnduri, continnd principalele elemente ale unui proiect si relatiile dintre ele. Logica interveniei Obiectiv general Obiectiv specific ( Scopul proiectului) Indicatori verificabili n mod obiectiv Surse si mijloace de verificare Ipoteze

Rezultate
Activiti Mijloace Costuri Precondii i

De la Analiza Strategiei la
Descrierea Proiectului
Arborele obiectivelor Descrierea Proiectului
ObIective generale Scop proiect

Rezultate

Activitati

Intervenia logic Obiective generale Scopul Proiectului

Care este obiectivul general, mai larg, la care proiectul va contribui? Care este obiectivul specific pe care l va atinge proiectul?

Formatul Cadrului Logic Indicatori de Surse i realizare mijloace de a obiectivelor verificare

Care sunt indicatorii cheie legai de obiectivul general? Care sunt indicatorii cantitativi sau calitativi care arat dac i n ce msur s-au atins obiectivele specifice ale proiectului?

Supoziii

Care sunt sursele de informare pentru aceti indicatori? Care sunt factorii i condiiile care nu sunt sub controlul direct al obiectivelor proiectului i care sunt necesare pentru atingerea acestor obiective? Ce riscuri trebuie luate n considerare? Ce factori i condiii externe trebuie realizate pentru a obine rezultatele i efectele ateptate n timpul planificat?

Rezultate

Care sunt sursele de informare care exist sau pot fi accesate? Ce metode sunt necesare pentru a colecta aceste informaii? Care sunt rezultatele concrete Care sunt indicatorii Care sunt sursele de ce trebuie obinute pentru pentru a msura dac i n informare pentru atingerea obiectivelor specifice? ce msur i-a atins aceti indicatori? Care sunt efectele i beneficiile proiectul rezultatele i scontate ale proiectului? Ce efectele scontate?
mbuntiri i schimbri vor fi produse de ctre proiect?

Activiti

Care sunt activitile cheie ce trebuie realizate i n ce ordine pentru a produce rezultatele ateptate?

Mijloace: Ce mijloace sunt necesare pentru implementarea acestor activiti ex. personal, echipamente, consumabile, faciliti operaionale

Costuri:

Ce condiii din afara controlului direct al proiectului trebuie s fie prezente pentru implementarea activitilor planificate?

Precondiii:

Ce pre-condiii sunt necesare nainte de nceperea proiectului?

Verificarea final a calitii matricei cadru logic Dup ce matricea cadru logic este complet, trebuie verificat din nou dac: logica vertical este complet i corect; indicatorii i sursele de verificare sunt accesibile i credibile; precondiiile sunt realiste; ipotezele sunt realiste i complete; riscurile sunt acceptabile; probabilitatea succesului este suficient de mare; beneficiile justific costurile;