Tehnicile pentru a-ti face viata mai usoara la

lucru

Managementul agendei

1) Sa ai intotdeauna o agenda pe birou.
2) Noteaza totul cu creionul poti sterge daca se schimba ceva.
3) Introdu in agenda toate evenimentele cheie ale anului incluzand aici sarbatorile
legale; vacante programate; date speciale ale companiei (ex. sfarsitul anului,
sfarsitul lunii); zilele de nastere, reuniuni sociale; insemnari cu privire la controlul
stomatologic/ oftalmologic/ verificarea tehnica a masinii/ reinnoirea
abonamentelor etc.
4) Introdu-ti in agenda toate intalnirile aratand ora de incepere; ora estimata de
terminare a intalnirii; durata deplasarii; locatia (cu numar de telefon daca nu este
la birou) si cine va participa la intalnire atat din partea firmei tale, cat si a
celorlalte firme.
5) Programeaza-ti intalniri cu tine insuti chiar daca nu te intalnesti cu alta
persoana, asta nu inseanma ca nu ai nevoie de timp pentru a lucra sau gandi in
pace si liniste.
6) Formeaza-ti un cod de culori care sa iti permita sa marchezi in agenda timpul
alocat tie, timpul alocat altora si timpul liber.
7) Stabileste reguli impreuna cu altii, cand pot sa aloce timp in agenda ta fie pentru
ei, fie pentru altii.

Managementul listei

1) Fa o lista de facut nu o multime de biletele!! Tine-ti lista la zi.
2) Tine evidenta sarcinilor indeplinite.
3) Insemneaza-ti cu creionul comentarii referitoare la sarcinile indeplinite pe
jumatate.
4) Nu lasa pe nimeni sa adauge ceva pe lista ta trebuie sa fi de acord cu faptul ca
devine sarcina ta si sa ti-o notezi tu pe lista.
5) Fii realist cu lista ta.
6) Fa deosebirea intre sarcinile urgente, importante si necesare.
7) Pune toate sarcinile pe lista atat cele personale cat si cele de servici deoarece
este lista ta.
8) Pune stelute la sarcinile dificile te vei simti bine atunci cand le-ai terminat!

Managementul sedintelor

1) Chiar este necesara aceasta sedinta?
2) Cine trebuie sa participe si pentru care puncte?
3) Verifica contrangerile de timp ale fiecaruia.
4) Realizeaza o agenda de lucru reala in functie de participanti si de timp.
5) Stabileste prioritati pentru punctele agendei de lucru.
6) Fa deosebire intre punctele urgente, importante si necesare.
7) Stabileste un responsabil cu timpul si unul care sa faca rezumatul.
8) Respecta agenda!
9) La sfarsit, asigura-te ca toata lumea este de acord cu masurile care trebuie sa le ia
si cu termenele.

Managementul telefoanelor

1) Apelurile telefonice reprezinta intreruperi permiti intreruperi?
2) Explica pe scurt unei persoane daca ii faci legatura cu cineva la telefon de ce si
pentru cat timp.
3) Daca esti ocupat expica situatia, intreaba daca e urgent, ia numarul de telefon si
stabileste momentul cand sa revii cu un telefon intr-un anumit interval de timp.
4) Planifica-ti convorbirile telefonice dinainte scrie cateva idei cu liniuta pe o
hartie inainte de a suna.
5) Niciodata sa nu lasi telefonul sa sune de mai mult de sase ori asteptand sa ti se
raspunda suna inapoi.
6) Ramai pe fir asteptand sa se elibereze linia doar daca este urgent suna inapoi.
7) Dupa convorbire hotaraste ce sa faci cu informatia convorbirea a fost parte
integranta din planificarea ta de lucru sau a fost o intrerupere?
8) Daca intreruperea era importanta, noteaza-ti in agenda cand te vei ocupa de ea.
9) Daca poti, foloseste convorbirile telefonice pentru a-ti varia stilul de lucru.


Tehnici de prioritizare si management al
timpului

Doriti o strategie castigatoare pentru viata voastra? Acest capitol va va ajuta sa
creati aceasta strategie. Va examina stabilirea prioritatilor in toate formele posibile: pe
termen lung, pe termen scurt, personale, profesionale, si multe altele. Va va ghida printr-
un sir de posibilitati instructive. Si va va prezenta cinci optiuni de prioritizare din care sa
puteti alege. Scopul este sa gasiti o metoda de ordonare care sa se potriveasca cu stilul si
dispozitia voastra.

Sistemul ABC

Sistemul ABC este bunicul strategiilor de stabilire a
prioritatii, aceasta metoda spune ca toate sarcinile pot si trebuie
sa fie categorisite ca fiind de tipul A, B, C:
Sarcinile de tip A sunt acele sarcini care trebuie indeplinite, si repede.
Cand sunt realizate, sarcinile de tip A pot duce la rezultate extraordinare. Daca
nu sunt facute, pot genera consecinte serioase, neplacute sau dezastruoase.
Prioritatile de tip A sunt practic urgente.
Sarcinile de tip B sunt acele sarcini care ar trebui facute curand. Nu sunt
la fel de urgente ca sarcinile de tip A, dar totusi sunt importante. Pot fi
amanate, dar nu cu mult. In scurt timp, pot trece cu usurinta la nivelul A.
Sarcinile de tip C sunte acele sarcini care pot fi lasate deoparte fara a avea
consecinte teribile. Unele pot sa ramana in aceasta categorie un timp
nedeterminat. Altele mai ales cele legate de termene limita indepartate vor
trece in cele din urma la nivelul B sau A pe masura ce termenul se apropie.
Sarcinile D sunt acele sarcini care, teoretic, nici nu trebuie facute. Rar au
termene fixate. Ar fi dragut sa fie indeplinite, dar in mod real pot fi
ignirate cu desavarsire, fara efecte adverse sau serioase.
Avantajul sistemului ABC este ca ne ajuta sa eliminam sentimentele legate de
sarcini. Pentru unii, chiar si sistemul ABC este prea restrictiv. Sau genereaza prea multe
sarcini A sau C. In acest caz, puteti sa le subimpartiti pe subcategorii: A1, A2, A3.
















Pe masura ce cantariti aceste intrebari, raspunsurile voastre va pot aduce lamuriri
si pot stimula dorinta de a stabili prioritatile in mod diferit. Poate o sa doriti sa stabiliti un
set personal de criterii pentru a hotari care sarcini apartin unui anumite categorii.



ABC-ul prioritizarii

Aceste abordari va pot ajuta sa va usurati munca de stabilire a prioritatilor:
Ce este important?

Cum hotariti importanta relativa a diferitelor sarcini? Mai jos gasiti cinci criterii dupa care
puteti evalua sarcinile atunci cand stabiliti prioritatile:
1. Beneficii mari. Care sarcini vor oferi cele mai bune rezultate sau reprezinta cea mai
buna investitie a timpului si energiei voastre?
2. Esentiale pentru scopurile voastre. Care sarcini sunt absolut esentiale pentru
indeplinirea scopurilor voastre personale si profesionale?
3. Esentiale pentru scopurile firmei. Care sarcini vor aduce cele mai mari beneficii
firmei, cele mai mari rezultate ale investititei facute in angajarea voastra?
4. Esentiale pentru scopurile sefului vostru. Care sarcini le considera seful vostru ca
fiind cele mai importante?
5. Nu pot fi incredintate altora. Care sarcini pot fi facute numai de voi? Acestea vor
avea prioritate mare.
Momentul cel mai bun pentru stabilirea prioritatilor este dupa-masa sau seara dinainte nu
dimineata. In acest fel, dupa un somn bun puteti revizui lista dimineata. Poate veti
descoperi cateva lucruri pe care veti dori sa le modificati.
Marcati fiecare sarcina din agenda cu o litera. Presupunere: aveti o agenda,
electronica sau de hartie. Facand acest lucru va puteti da seama ca trebuie sa
rearanjati ordinea temporala a catorva sarcini trecute cu creionul.
Completati o lista de facut in ordine aleatoare, apoi marcati fiecare sarcina cu un
scor. Aceasta lista trebuie sa va coordoneze orarul.
Inzestrati-va biroul cu un sistem de indosariere cu trei sau patru tavite. Tavita de sus
notati-o cu A, urmatoarea cu B, s.a.m.d. Asezati fiecare proiect, etc., intr-un dosar pe
care sa il puneti in tavita corespunzatoare. (anumite programe de calculator va permit
sa faceti acest lucru cu fisierele.) In fiecare dimineata, revizuiti sarcinile de tip A si B,
urcand sarcinile, daca este necesar. Verificati sarcinile de tip C si D in fiecare vineri
dimineata pentru a gasi sarcinile care trebuie mutate mai sus.








Sistemul cu cartonase/post-it-uri

Daca preferati un sistem mai usor de folosit pentru a
va ordona sarcinile, incercati aceasta variatie bazata pe
hartie a sistemului ABC. Scrieti fiecare din sarcini pe un
cartonas separat. Asezati cartonasele pe o suprafata
orizontala si apoi plasatile in ordinea importantei sau a actiunii necesare. Puteti face
acelasi lucru cu post-it-uri mari. Nici macar nu avesi nevoie de o suprafata intinsa
orizontala: le puteti sa le puneti in linie pe perete. Puteti folosi si panouri magnetice mari
care va permit sa mutati sarcinile dintr-un loc in altul foarte usor.
Aceste sisteme de stabilire a prioritatilor prezinta doua avantaje considerabile.
Mai intai, permit unei echipe de oameni sa stabileasca prioritati, deoarece mai multi pot
Este vital sau este urgent?

Aceasta deosebire importanta n cazul stabilirii prioritatilor este functie de timp. O
sarcina este urgenta daca trebuie ndeplinita imediat. Pe termen lung, astfel de sarcini
pot fi mai putin importante ca alte sarcini mai vitale (adica extrem de importante), dar
importanta lor este marita de faptul ca sunt extrem de sensibile la timp. Deci, este vital
sa programezi sarcinile urgente primele, chiar daca importanta sarcinii (toate celelalte
caracteristici fiind identice) ar categorisi-o n clasa B mai degraba decat A.
sa vada si sa manipuleze sarcinile in acelasi timp. In al doilea rand ceea ce este si mai
important va permit sa vedeti dintr-o singura privire, fara sa controbaiti prin birou dupa
o lista, care sunt cu exactitate sarcinile care trebuie indeplinite, si astfel economisiti din
timpul vostru pretios.














Sistemul inventarului

O alta versiune a sistemului ABC sistemul inventarului
este orientat mai ales pe rezultate. In loc sa lasati categoriile A, B,
Ca sa va organizeze programul, sistemul inventarului presupune ca invatati mai multe din
analizarea felului in care v-ati petrecut ziua, si apoi din aplicarea a doua zi ceea ce ati
invatat. Argumentele sale sunt ca analiza post-activitate reprezinta o abordare mai
realista, care poate schimba comportamentul, orientata pe feedback decat alte abordari
bazate pe identificarea categoriilor.
Evaluarea productivitatii relative a activitatilor unei zile reprezinta punctul central
al acestui sistem. Este important sa stabilim inca de la inceput ce ne asteptam sa realizam,
si apoi sa comparam cu ceea ce am realizat efectiv, pentru a ne face o idee despre cat de
Dosarul cu sarcini

O versiune usor modificat a sistemului cu cartonase l reprezint dosarul cu
sarcini. Luati 31 de dosare, trecsnd pe fiecare o dat din lun, si asezati-le ntr-un
biblioraft. Puneti fiecare sarcin care trebuie ndeplinit ntr-un dosar, n functie de
sensibilitatea acesteia la timp. De exemplu, dac trebuie s pltiti o factur psn n
data de 25, puneti-o n dosarul pentru 19 sau 20. Cu cst o sarcin este mai sensbil la
timp, cu atat trebuie s o puneti ntr-un fisier mai devreme. Dac activitatea trebuie
desfsurat ntr-o anumit dat, trebuie pus n dosarul zilei de dinainte, pentru a v
reaminti de ea, iar apoi, csnd este citit, trebuie mutat n dosarul corect. Toate
sarcinile la care trebuie s lucrati si azi si maine, trebuie mutate la sfsrsitul zilei, n
dosarul de msine. Dosarul unei zile trebuie prelucrat pentru stabilirea priorittilor n
dup-masa zilei dinainte.
Versiunile electronice ale acestor dosare de sarcini au devenit obisuite n multe
afaceri. Dac trebuie s v ocupati de ceva care este pe hartie (ex. plata
impozitului pe proprietate), atunci introduceti o referire la acel lucru n dosarul
cu sarcini al programului de calculator (pltiti impozitul pe proprietate).
eficiente sunt metodele noastre actuale si ce fel de modificari ar putea sa le
imbunatateasca.
Chiar daca aceasta metoda nu reprezinta, in sine, o masura de economisire a
timpului, ea poate genera comportamente care economisesc timpul. Pe masura ce
descoperiti ce activitati sunt mai productive si mai eficiente, spune teoria, veti incepe sa
va adaptati comportamentul in consecinta. Si pe masura ce faceti acest lucru, veti incepe
sa va descotorositi de minutele irosite. Modificarea comportamentului este o strategie
importanta in managementul timpului. Daca folositi sistemul inventarului dorind sa va
modificati comportamentul in concordanta cu ceea ce ati invatat, rezultatul va fi cu
siguranta ca va veti petrece timpul mai eficient.

Sistemul beneficiilor

Cu ce ma aleg? Stephanie Winston, autorul lucrarii
Getting Organized (Organizati-va) (New York: Editura
Warner, 1991, editie revizuita), spune ca aceasta este
intrebarea esentiala pe care trebuie sa ne-o punem atunci cand incepem sa stabilim
prioritatile.
Pentru a exemplifica modul in care functioneaza acest sistem, sarcinile imaginare
prezentate mai jos acopera un spectru de valori de la beneficii mari pana la beneficii
reduse. Beneficiile nu sunt intotdeauna financiare, deoarece putem lua in consuderare
multe alte valori: emotionale, sociale, practice, placute, s.a.m.d. Ganditi-va cum le-ati
evalua voi: cu beneficii mari, medii sau reduse.
Sa scoateti 200$ de la bancomat nu mai aveti decat 20$
Sa scrieti o plangere la un lant hotelier
Sa faceti ordine pe biroul de acasa
Sa platiti facturi scadente
Sa dati telefon la o organizatie caritabila, desi nu vreti sa faceti acest lucru
Sa cumparati un frigider nou
Sa va ascultati sotul cum va povesteste surescitat ceva ce chiar nu va
intereseaza
Sa convingeti un vecin sa construiti un gard intre proprietatile voastre
Sa faceti cumparaturi pentru cina
Sa sunati inapoi trei prieteni
Sa cititi un articol despre Hawaii. Va ganditi sa mergeti acolo in concediu
Sa urmati un curs seral despre palnificarea financiara personala. Inca nu v-
ati inscris
Sa va ascultati fiica adolescenta cum se plange ca nu se intelege cu
prietenii
Sa sunati inapoi pe cineva pe care nu il cunoasteti (Nu stiti nici despre ce
este vorba)
Nu a fost usor sa stabiliti prioritatile, nu-i asa? Acest lucru dovedeste ca reactiile
voastre emotionale si contextul fiecarei actiuni afecteaza deciziile pe care le luati.
Dupa cum am spus, programarea trebuie sa fie logica. Daca la prima privire
cumparaturile pentru cina par avea mai mare prioritate decat sa mergeti la bancomat, daca
aveti nevoie de bani pentru a face cumparaturile, atunci bancomatul are prioritate mai
mare. Daca indeplinirea unei sarcini depinde de terminarea altei sarcini, atunci aceasta
din urma va avea prioritate mai mare chiar daca, din punct de vedere obiectiv, este o
sarcina minora. Si numai pentru ca v-ati simti bine citind un articol despre Hawaii, nu
inseamna ca trebuie sa faceti acest lucru prima data.
Principiul Pareto :: 80/20 ::

Vilfredo Pareto, economist italian, a observat in 1906 ca 20% dintre italieni
stapanesc 80% din capitalul natiunii. In timp, acest raport a fost aplicat in diferite situatii
si a devenit o regula: valoarea unei mici parti de elemente dintr-un grup depaseste cu
mult valoarea obtinuta din restul elementelor.
Cum se poate aplica acest lucru in practica? Iata cateva exemple concrete si
cunoscute ale principiului Pareto la lucru:
20% din mail-urile primite duc la 80% din valorile obtinute, restul de 80%
practic nu au nici o valoare
80% din vanzarile unei firme provin de la 20% din clienti
80% din timpul petrecut la telefon este petrecut cu 20% din persoanele cu
care vorbiti pe parcursul anului
majoritatea oamenilor obtin 80% din valoarea pe care o utilizeaza la
computerele lor din 20% din functiile acestuia
20% din angajatii unei firme iau 80% din perioada de concediu medical
80% din hainele pe care le purtati in mod obisnuit reprezinta numai 20%
din hainele pe care le aveti in dulap
A devenit imposibil sa stapanim fluxul informational care trece peste noi. Pentru a
ramane in frunte, trebuie sa devenim selectivi. Trebuie sa ne concentram asupra acelor
20% din informatii care duc la 80% din valoare, si sa le respingem pe restul.
Acest principiu poate fi aplicat in foarte multe domenii, incat exemplele sunt
nelimitate. Daca nu uitam ca 80% din valoarea voastra pentru firma aproape sigur este
rezultatul a 20% din munca voastra (si produs in 20% din timpul pe care il petreceti la
servici), probabil veti dori sa imbunatatiti acest raport. Productivitatea reala si progresul
care o insoteste adesea pot la fel de bine sa depinda de descoperirea modului in care sa
profitam de pe urma principiului Pareto.
Intreruperile si alti hoti de timp

Exista numerosi factori care actioneaza ca hoti de timp, astfel facand administrearea
eficienta a timpului mai dificila. Cativa dintre acestia sunt:

Intreruperile neasteptate.
Telefoanele date.
Aminarile.
Un spatiu de lucru dezordonat si dezorganizat.
Problemele de sistem.
Problemele cu personalul.















Observaii:
Ali hoi de timp care m afecteaz:




























Controlul ntreruperilor neateptate:
Controlul telefoanelor care trebuie date:































Controlul amnrilor:
Controlul spaiului de lucru:




























Controlul problemelor de sistem:
Controlul problemelor cu personalul:






























Controlul altor hoi de timp:
Cum mi pot folosi timpul
cel mai bine n acest
moment?