MANAGEMENTUL COMUNICRILOR N CADRUL PROIECTULUI

n literatura de specialitate managementul comunicrilor n cadrul proiectului cuprin de procesele necesare pentru colectarea, diseminarea, stocarea i utilizarea final a informaiilor legate de proiect ntr-un mod adecvat i la momentul potrivit. Managem entul comunicrilor asigur legturile de baza dintre persoanele, ideile i informaiile n ecesare pentru atingerea succesului. Membrilor echipei de proiect implicai n realizarea obiectivului de instalare a lin iei de furajare granulat pentru hrana suinelor li se prezint maniera n care comunicr ile pe care ei le fac ca indivizi afecteaz proiectul n ntregul lui. Managementul comunicri reprezint o vedere de ansamblu asupra urmtoarelor procese ma jore: Planificarea comunicrilor stabilirea nevoilor de informaii i comunicare a celor licai n derularea proiectului: cine are nevoie de ce informaie, cnd este ea necesara i modul n care le va fi furnizat; Distribuirea informaiilor asigurarea accesului la informaie n timp util; Raportrile privind performana colectarea i diseminarea informaiilor privind ex proiectului. Acestea includ raportri legate de progresul proiectului, msurarea pro greselor i previziuni privind evoluia viitoare; Finalizarea administrativ generarea, strngerea i diseminarea informaiilor care formalizeaz finalizarea unei etape sau a proiectului.

Planificarea comunicrilor presupune stabilirea nevoilor de informare i comunicare a celor implicai n proiect, momentul n care acestea le sunt necesare i modul n care le vor fi oferite. Planificarea comunicrilor este adesea n strnsa legtur cu planificarea organizaional uct structura organizaionala a proiectului are un impact major asupra necesitilor co municaionale legate de acesta. Managerii de proiect isi consuma 90% din timp comunicand: intalniri, rapoarte, c onvorbiri telefonice, emailuri, prezentari, sedinte de proiect etc. Ce comunica: informatii, idei si cunoastere. Data fiind proportia deosebit de mare alocata c omunicarii este evident ca aceasta trebuie planificata in mod adecvat. Managerul de proiect trebuie sa identifice cerintele stakeholderilor in ceea ce priveste comunicarea, sa determine informatiile care sunt necesare iar apoi respectand co nditiile specifice proiectului - sa planifice modul in care vor fi livrate acest e informatiiRezultatul procesului de planificare a comunicarii se concretizeaza in planul de management al comunicarii, plan care va contine: metodele care vor fi utilizate pentru a colecta si arhiva diverse tipuri de informatii, detalii pr ivind modul in care va fi distribuita informatia: catre cine, cand si prin ce me tode, descrierea informatiei ce va fi distribuita, inclusiv formatul, continutul , nivelul de detaliere, conventiile si/sau definitiile ce vor fi utilizate, alte detalii necesare si, nu in ultimul rand, modul in care se va actualiza planul d e comunicare pe masura ce proiectul progreseaza. Managerul de proiect stabilete nevoile comunicaionale n cadrul proiectului prezenta t mai sus, i anume : schema de derulare a proiectului i responsabilitile celor implicai n derulare a acestuia ; departamentele i specializrile celor care contribuie la realizarea proiect ului ; planificarea detaliat a numrului de persoane care vor fi implicate n proiec t i a locaiilor acestora ; sursele externe de informare (ex. comunicarea cu presa). Pe baza analizei persoanelor implicate n proiect se elaboreaz planul de management al comunicrii. Acesta este un document care conine : un ansamblu structurat i ordonat care detaliaz metodele care vor fi folos ite pentru adunarea i stocarea diferitelor tipuri de informaii. Procedurile trebui e s includ de asemeni colectarea i diseminarea informaiilor actualizate i corectarea materialelor distribuite anterior ; o structur de distribuire care detaliaz direcia n care vor circula informaiil e (raportri privind progresele realizate i stadiile de execuie, date, planificri, do

cumentaie tehnica, etc.), i prin ce metode vor fi distribuite (rapoarte scrise, nt runiri, etc.). Aceasta structura este n corelaie cu responsabilitile i cu diagrama de relaii descrise de organigrama proiectului ; Schimbul de informaii ntre membrii echipei de proiect se realizeaz astfel : emitent ul transmite informaia clar, fr ambiguiti i n mod complet astfel nct receptorul s o neze corect i s confirme c a neles-o. Rapoartele de execuie organizeaz i nsumeaz informaiile acumulate i rezultatele tuturor analizelor efectuate.