UC GESTIONAREA DOCUMENTELOR DE EVIDEN A PERSONALULUI

Personalul, reprezint resursa uman a oricrei entiti i este singura resurs care poate aduce plus valoare n cadrul acesteia. Celelalte resurse de care dispune orice unitate sunt resurse care se consum/uzeaz fizic i /sau moral. Plus valoarea este dat de capacitatea managementului unitii de a gestiona eficient resursele umane astfel nct aceast resurs s produc rezultatele de care avem nevoie. Tocmai, din acest punct de vedere, resursa uman este una dintre cele importante investiii n cadrul unei organizaii, resurs care tot timpul trebuie motivat i antrenat n vederea implicrii ct mai depline a angajailor la realizarea i atingerea obiectivelor organizaionale. n cadrul modulului anterior, cel de ntocmire a documentelor de eviden a personalului am vzut care sunt documentele de eviden a personalului i modul de ntocmire ale acestora. n cadrul prezentului capitol vom aborda modul de gestionare ale acestor documente. Gestionarea documentelor de eviden a personalului se realizeaz de ctre departamentul de resurse umane/serviciul constituit la nivelul unitii. Mrimea acestui departament/serviciu depinde de dimensiunea unitii i de specificul profilului su de activitate. Care este rolul evidenei peronalului ? Exist cel puin 6 motive pentru care este absolut necesar evidena personalului, i anume: 1. Prima i poate cea mai important este pentru a se ndeplini cerinele legale. Instituiile guvernamentale, inclusiv cele fiscale, pot s cear informaii despre ct personal este angajat, care este salariul pltit acestora, cu ct au fost pltii de-a lungul unui numr de ani i cte ore au lucrat. Regleme ntrile privind timpul de m unc i Legea salariului minim pe economie impun fiecrui a s existe evidene specifice n legtur cu numrul orelor de munc i respectiv cu remunerarea personalului. Cele mai importante prevederi privind resursele umane sunt prevzute n Codul Muncii - Legea 53/2003 cu modificrile i completrile ulterioare. Tot ceea ce se face n legtura cu resursa uman a societii, adic personalul, trebuie s fie fcut cu respectarea prevederilor din Codul muncii i alte aspecte legislative prevzute n Codul Fiscal. Orice abatere de la regulile prevzute de legislaia n vigoare sunt considerate abateri i sunt aspru sancionate, att pentru angajatori, ct i pentru angajai.

UC GESTIONAREA DOCUMENTELOR DE EVIDEN A PERSONALULUI

2. Un alt motiv pentru care este necesar gestionarea resursei umane este pentru a-i furniza organizaiei

informaii pe baza crora s se ia decizii.

Cunoat erea i informaia sunt indispensabile pentru luarea unor decizii bune la nivel organizaional, la nivel individual, accesul la informaii fidele realitii, concrete i oricnd verificabile, care pot fi utilizate pentru argumentare i influen, este un factor crucial al capacitii de realizare. n trecut, informaiile financiare erau extrem de pr euite i disponibile la niveluri nalte de complexitate. Informaiile de personal erau mai greu de obinut, dar graie faptului c softurile informatice devin tot mai sofisticate i n acest domeniu, asemenea informaii au nceput s fie mai bune i mai u or de accesat. nc un aspect semnificativ este acela c, ntr - o er a naltei tehnologii, produsele de toate felurile se vd rapid i cu uurin imitate de concuren. Ca urmare, produsele devin din ce n ce mai asemntoare ntre ele, iar piaa a nceput s pun un accent tot mai mare pe servire. Acum, calitatea serviciului este de multe ori aceea care i difereniaz pe furnizori. Iar acest fapt a determinat factorii de decizie din organizaii s aprecieze mai mult mult valoarea angajailor lor, din ca uza necesitii ca ei s -i serveasc bine pe clieni. ntr-o organizaie sntoas buna servire i include i pe colegi, nu doar persoanele care sunt interfaa dintre clieni i organizaie. La rndul su, acest aspect sporete accentul pus pe calitatea informaiilor de personal. De exemplu, dac vrei s aflai gradul de fluctuaie a personalului din departamente diferite, un sistem computerizat bun va permite aceast evaluare relativ cu uurin. Deinerea unor astfel de informaii ar putea ajuta la identificarea problemelor. 3. Pentru a nregistra la dosar aranjamentele i acordurile contractuale Acesta este un motiv pentru a elimina tot felul de nenelegeri care pot aprea pe parcursul derulrii contractlui de munc. n momentul n care n cadrul contractului individual de munc/contractelor colective de munc, regulamentul intern etc. sunt prevzute toate clauzele i acestea au fost corect nelese i asumate de ctre pri, atunci este mai puin probabil s apar aspecte neprevzute/nenelegeri. Totodat, rspunderea/asumarea scris a tuturor drepturilor i obligaiile de ctre ambele pri ne poate asigura i n cazul unor eventuale dispute.

UC GESTIONAREA DOCUMENTELOR DE EVIDEN A PERSONALULUI

Exist o vorb limba nu se poate pune la dosar, aa c ... orice document prin care au fost stabilite de comun acord anumite lucruri este foarte bine s fie fcut n scris i, neaprat semnat de ctre ambele pri. 4. Pentru a ine evidena datelor de contact a angajailor Acest aspect este la fel de important ca i celelalte. n prezent, n era tehnologiilor nalte sunt tot felul de programe informatice care ne permit gestionarea eficient a resurselor umane. Vorbesc aici, nu doar de datele cu privire la contractul de munc, ci i de datele personale ale angajailor, respectiv: CNP, contul bancar, telefon mobil, detalii despre familie etc. Aceste evidene pot fi utile n momente diferite din cadrul unitii (felicitare pentru ziua onomastic, cadouri pentru copii, dac este necesar chemarea la servici n momentul n care lipsete cineva etc). 5. Pentru a furniza documentaie n eventualitatea unei plngeri mpotriva organizaiei Drepturile de protecie ale angajailor impun ca angajatorii s in evidene pentru a se proteja pe ei nii, ca angajatori, de acuzaia c s-au comis acte de discriminare mpotriva angajailor sau c au fost concediai abuziv. Legislaia de protecie a sntii i securitii impune inerea evidenei accidentelor, a expunerii la substane toxice, a instructajului care s-a fcut i multe altele. Angajatorii trebuie s fie capabili s demonstreze c gestioneaz n mod responsabil problemele de sntate i securitate. Atunci cnd angajaii consider c li s-au nclcat drepturile, ei pot s nainteze reclamaii ctre autoritile competente. Ateptrile la adresa angajatorilor cresc fr ncetare. 6. Pentru a furniza informaii necesare n demersul consultativ Este posibil s se impun cerin e mai mari prin regl ementri n materie de informare i consultare, care cuprind informaii cu privire la evoluiile legate de raporturile de munc din organizaie. Chiar dac organizaia nu intr sub incidena acestor reglementri, vor exista n continuare numeroase direcii n care sunt necesare informaii pentru consultare. Spre exemplu, dac angajaii ar putea fi disponibilizai, se impune s fie cons ultai, iar dac urmeaz s fie transferai ntr-o alt organizaie, de asemenea trebuie s existe consultare. Informaii le despre posturile alternative, tarife

UC GESTIONAREA DOCUMENTELOR DE EVIDEN A PERSONALULUI

de salarizare i cerine de calificare, precum i consemnri n scris ale consultri lor n sine, vor fi importante. innd cont de toate aceste aspecte prezentate mai sus este foarte important ca toate aceste lucruri s fie reglementate foarte clar la nivelul fiecrei uniti prin diferite metode, respectiv: regulamentul intern (care este obligatoriu), manuale, ghiduri, proceduri diverse etc. Cu ct sunt mai clare i de neles toate aceste aspecte, cu att problemele legate de personal vor fi puine i uor de rezolvat eliminnd situaiile n care se poate ajunge n instan, iar n cazul diferitelor controale din partea autoritilor competente n domeniu nu vor exista sanciuni, eventual cteva msuri de mbuntire. n gestionarea documentelor de eviden a personalului, dup cum a mai spus i anterior este foarte important inerea evidenei. Aceasta se poate realiza att manual, ct i computerizat. Din ce n ce mai mult formularele de angajare, copiile ale diferitelor documente solicitate la angajare, corespondena primit n legtur cu acest lucru se face computerizat. Acest lucru se realizeaz prin scanarea documentelor i arhivarea acestora n fiiere. Arhivarea electronic a documentelor prezint avantajul c este facil de utilizat, permite gsirea acestora cu uurin fa de arhiva n form fizic. Arhivarea electronic a acestor documente se poate realiza prin indexare, adic ordonarea lor dup anumite criterii prestabilite n cadrul unitii. Totodat, pot fi alocate anumitor fiiere i termene limit de expirare, termene dup care acestea s fie stocate astfel nct s fie acceste doar dac mai este cazul. Atenie foarte mare la faptul c avem limitri legislative cu privire la protecia datelor legate de personal, Legea 677/2001 privind protecia datelor cu caracter personal. n acest caz, prin proceduri clare vor fi stabilite persoanele responsabile cu introducerea datelor i accesarea acestora. Trebuie acordat o atenie mrit acestui lucru, deoarece n cazul divulgrii informaiilor cu privire la datele personale fr acceptul persoanei n cauz se poate ajunge n instan. Protecia datelor trebuie s fie asigurat i n cazul angajatorului. Managementul unitii trebuie s se asigure cu privire la persoanele responsabile cu accesarea datelor i nivelul de acces al acestora. Adic, care sunt persoanele (nominalizate prin decizii scrise i asumate) care pot accesa datele, care sunt datele care pot fi accesate i care sunt repercursiunile n cazul n care aceste informaii s-au scurs din unitate. Nu trebuie s ne transformm n SRI, dar

UC GESTIONAREA DOCUMENTELOR DE EVIDEN A PERSONALULUI

este foarte important s ne aprm, mai ales c foarte multe sesizri, sanciuni i aciuni n instan au la baz conflictele de munc. n domeniul gestionrii documentelor de eviden a personalului, instituia abilitat cu controlul i verificarea modului de aplicare a reglementrilor generale i speciale n domeniul relaiilor de munc, a securitii i sntii n munc este Inspecia Muncii. Ea reprezint organismul specializat al administraiei publice centrale, cu personalitate juridic, n subordinea Ministerului Muncii, Familiei, Proteciei Sociale i a Persoanelor Vrstnice. nfiinarea i organizarea Inspeciei Muncii este reglementat prin Legea nr. 108/1999. Aceasta are organizate n teritoriu, la nivel local, Inspectoratele Teritoriale de Munc. Obiectivele principale ale activitii Inspeciei Munci sunt urmtoarele: Controlul aplicrii prevederilor legale referitoare la rtelaiile de munc, la securitatea isntatea n munc, la protecia salariailor care lucrez n condiii deosebite i a prevederilor legalereferitoare la asigurrile sociale; Informarea autoritilor competente despre deficienele legate de aplicarea corect a dispoziiilor legale n vigoare; Furnizarea de informaii celor interesai despre cele mai eficace miloace de respectarea legislaiei muncii; Asistarea tehnic a angajatorilor i angajailor pentru prevenirea riscurilor profesionale i a conflictelor sociale ; Iniiere de propuneri adresate Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale pentru mbuntirea legislaiei existente i elaborarea de noi acte normative n domeniu. ndeplinirea obiectivelor enumerate mai sus se realizeaz prin urmtoarele atribuiuni pe care le are I nspecia Muncii: a. n domeniul stablirii relaiilor de munc controleaz:

UC GESTIONAREA DOCUMENTELOR DE EVIDEN A PERSONALULUI

o ncadrarea n munc i ncetarea activitii persoanelor care desfoar orice activitate n temeiul unui contract individual de munc sau al unei convenii civil de prestri servicii; o stabilirea respectarea duratei timpului de lucru; o stabilirea i acordarea drepturilor salariale, precum i a celorlalte drepturidecurgnd din munca prestat; o accesul fr nici o discriminare pe piaa muncii al tuturor persoanelor apte demunc, respectarea normelor specifice privind condiiile de munc ale tinerilor, femeilor, precum i ale unor categorii de persoane defavorizate; o respectarea celorlalte prevederi cuprinse n legislaia muncii i a clau zelor contractelor colective de munc; b. n domeniul securitii i sntii n munc: o a cord asisten tehnic persoanelor juridice la elaborarea programelor de prevenire a riscurilor profesionale i controleaz realizarea acestora; o efectueaz sau solicit msurtori i determinri, examinaz probe de produse i de materiale n uniti i n afarra acestora, pentru clarificarea unor situaii de pericol; o dispune sistarea activitii sau scoaterea din funciune a echipamentelor tehnice, n cazul n care constat stare de pericol iminent de accidentare sau mbonvire profesional, i sesizeaz, dup caz, organele de urmrire penal; o acord angajatorilor, persoane juridice sau fizice, autorizaia de funcionare din punct de vedere al securitii n munc. o retrage autorizaia de funcionare din punct de vedere al securitii n munc,dac constat c prin modificarea condiiilor care au stat la baza emiterii acesteianu se respect prevederile legislaiei n vigoare;

UC GESTIONAREA DOCUMENTELOR DE EVIDEN A PERSONALULUI

o cerceteaz accidentele de munc conform prevederilor normelor metodologice privind comunicarea, accidentelor de munc; o coordoneaz activitatea de instruire i informare a angajailor n domeniul securitii, sntii i al relaiilor de munc i urmrete activitatea de formare a specialitilor n domeniu; o controleaz aplicarea dispoziiilor legale referitoare la certificarea produselor, mainilor, utilajelor i a echipamentelor de protecie d in punct de vedere al securitii n munc, la intrarea acestora pe teritoriul naional; o controleaz respectarea cerinelor legale referitoare la sntatea n munc i la nlturarea riscurilor de mbolnviri profesionale. S ne amintim mpreun care sunt documentele de eviden a personalului i s ncercm s le grupm pe categorii. Avem astfel: 1. Documente de angajare 2. Documente prin care este stabilit prezena la lucru 3. Documente privind timpul de lucru prestat 4. Documente privind producia obinut sau alte rezultate ale muncii 5. Documente privind serviciile de medicina muncii (sntate i securitate n munc) i protecia muncii 6. Documente privind calculul sau evidena salariilor 1. DOCUMENTE DE ANGAJARE Sunt primele categorii de documente de eviden a personalului. Acestea iau fiin la momentul recrutrii/angajrii personalului. Inspectorul de resurse umane ntocmete pentru fiecare angajat cu contract cercetarea, nregistrarea, raportarea i evidena

UC GESTIONAREA DOCUMENTELOR DE EVIDEN A PERSONALULUI

individual de munc un d o s a r d e p e r s o n a l care reprezint totalitatea documentelor necesare angajrii; completrii i ntocmirii unui contract individual de munc; derulrii i ncetrii contract individual de munc pentru fiecare angajat n parte. Coninutul dosarului este compus din: - toate documentele personale ale salariatului (certificat de natere, buletin de identitate, certificat decstorie, hotrre de divor, livret militar dac este cazul, diploma ultimei coli absolvite pe baza creia se face angajarea, orice certificat de perfecionare, specializare, reconversie profesional obinut de angajatul n cauz de la un centru de perfecionare acreditat de la un formator, adeverinmedical, fisa de aptitudini, declaratia pentru deducere personale - totalitatea documentelor n ordine cronologic emise de candidat i naintate conducerii (cererii, referate, plngeri, notificaii toate vor fi datate) - totalitatea documentelor ntocmite de compartiment din partea conducerii ctre persoana n cauz (acte adiionale, decizii de sancionare, referate de promovri, declaraii de ncetare a activitii). Toate se pstreaz ntr-un dosar plic neperforate pentru a li se asigura durabilitatea lor pe o perioad stabilit prin legislaie si in instruciunile ARHIVELOR STATULUI. Pentru angajaii activi dosarele de personal se arhiveaz n cadrul departamentului de resurse umane, iar pentru fotii salariai plecai, care au primit carnetul de munc/adeverina de vechime, dosarul de personal integral fr nici o fil lips se arhiveaz n arhiva societii. Pentru o identificare rapid i corect a fiecrui dosar n stnga sus i se va a tribui un numr de marc (nr. matricol) n ordinea cronologic a angajrii. din A c e s t n u m r s e a t r i b u i e i p e organigrama societii. n situaia plecrii angajatului

societate, numrul matricol nu se atribuie altei persoane, iar dac persoana revine dup o perioad de timp i preia fostul numr matricol, i va reactiva dosarul din arhiv, l va completa cu noile documente de personal car eapar ca urmare a reangajrii. Pe toate celelalte documente care i asigur salariatului statutul de angajat cu contract individual de munc se va trece numrul de marc pornind de la contractul individual de munc care poate fi numerotat cu numrul de marc atribuit chiar dac contract individual de munc este nregistrat la REVISAL cu numr i dat; pe legitimaia de interior ecusonul; pe

UC GESTIONAREA DOCUMENTELOR DE EVIDEN A PERSONALULUI

legitimaia de exterior; pe fiamedical dac societatea dispune de cabinet medical propriu sau este arondat n zon la o policlinic privat unde personalul are contract individual de munc cu timp parial cu societatea n cauz; pe fia de inventar pentru mijlocul de munc asigurat de societate personalului acesteia nvederea desfurrii procesului muncii conform meseriei sau funciei i sarcinilor ce i revin; pe carnetul de munc al fiecrui angajat se scrie pe o bulin aplicat n stnga sus.Tot n scopul unei evidene de personal fiecare Departament de Resurse Umane va avea un registru de personal care nu se confund cu REGES registru general de eviden a salariailor. Ca o recapitulare a celor enunate mai sus, dosarul de personal al angajatului trebuie s conin cel puin urmtoarele piese obligatorii: Fia/formularul de recrutare/selecie CV-ul persoanei Copie dup actul de identitate Copie dup actele de studii Copie dup certificate diverse care atest experiena n domeniu Eventuale referine/recomandri solicitate Contractul individual de munc Fia postului Fia medical de aptitudini Decizii Acte adiionale la CIM Formularul anual de evaluare a performanelor Adeverine de vechime de la angajatori anteriori

Dosarele personale ale angajailor pot fi organizate n bibliorafturi ordonate alfabetic sau n ordinea angajrii. Pentru uurin n obinerea informaiilor fiecare biblioraft ar trebui s conin un OPIS. Deasemenea, pot fi organizate separat i apoi arhivate dosarele personale ale angajailor care au prsit unitatea.

UC GESTIONAREA DOCUMENTELOR DE EVIDEN A PERSONALULUI

2. DOCUMENTE PRIN CARE ESTE STABILIT PREZENA LA LUCRU Prezena angajatului la locul de munc se gestioneaz cu ajutorul urmtoarelor documente: Condica de prezen; Cardul de pontaj

Organizarea acestora se poate face diferit n funcie de organizarea departamentului de resurse umane i de procedurile, manualele i politica firmei. 3. DOCUMENTE PRIVIND TIMPUL DE LUCRU PRESTAT Gestionarea documentelor privind timpul de lucru prestat se face cu ajutorul foii colective de prezen, time-shett-uri sau situaia absenelor nsoit de documente justificative (cereri diverse, concedii medicale etc) Sunt documentele de eviden n urma crora sunt stabilite drepturile salariale. O eviden defectuoas a acestora poate conduce la apariia conflictelor de munc. i n cazul acestor documente modalitatea de organizare rmne la latitudinea departamentului. 4. DOCUMENTE PRIVIND PRODUCIA OBINUT SAU ALTE REZULTATE ALE MUNCII Sunt documentele , aa cum spune i denumirea , atest sau mai bine zis justific munc salariatului. Acestea documente pot fi : raportul de producie, bonul de lucru, pontajul lucrrilor executate. Se regsesc n cele mai multe cazuri la munc n acord unde plata angajatului se efectueaz fie pe or, pe numr de piese, numr de produse etc. 5. DOCUMENTE PRIVIND SERVICIILE DE MEDICINA MUNCII (SNTATE I SECURITATE N MUNC) I PROTECIA MUNCII Sunt documente foarte importante i care fac obiectul controlului Inspeciei Muncii prin ITM. Fiecare unitate poate opta pentru gestionarea acestor documente n regim propriu sau poate externaliza serviciul, adic se pot ncheia contracte de prestri servicii pentru acestea cu firme/persoane fizice autorizate specializate pe acest domeniu. i n acest caz, fiecare dintre angajai va avea cte o fi pentru fiecare dintre acestea servicii. n cazul

10

UC GESTIONAREA DOCUMENTELOR DE EVIDEN A PERSONALULUI

serviciilor de protecia muncii dosarele vor fi completate cu testele care sunt aplicate pe parcursul instructajului periodic. 6. DOCUMENTE PRIVIND CALCULUL SAU EVIDENA SALARIILOR Documentele pentru calculul i evidena drepturilor salariale sunt: Lista de avans Statul de plat Lista cu indemnizaiile privind concediul de odihn Fluturaii de salarii Declaraiile lunare

Atenie !!! Timpul de pstrare al acestora este de 50 ani.

11