Microsoft Excel Calcul Tabelar

Aplicatiile de calcul tabelar folosesc date ce sunt

prezentate sub forma de tabele.
Informatia este astfel organizata pe linii si coloane.
Elementele tabelului se numesc celule si acestea
sunt unic determinate de identificatorul de coloana si
identificatorul de linie (asemanator tabelei de sah).
Aplicatiile soft de calcul tabelar folosesc notiunea de
spreadsheet sau sheet (foaie, pnza) pentru foaia
de calcul.
Acesta reprezinta un tabel de dimensiuni mari n care
fiecare celula poate contine informatie numerica,
data calendaristica, sir de caractere (si alte tipuri) dar
si formule matematice care au ca argumente valori
numerice din alte celule.
Un fisier (numit si registru de calcul) poate contine
mai multe foi de calcul).
De asemenea un utilitar de calcul tabelar prezinta o
biblioteca de functii matematice, statistice,
economice ce ajuta utilizatorul minimiznd efortul
depus n crearea formulelor pentru calculul dorit.
Pentru a ntregi si finaliza lucrul n acest domeniu
astfel de programe prezinta si facilitati de creare de
grafice pentru a reprezenta clar si elegant datele
obtinute.
Caracteristici ale calcului tabelar:
Permite crearea de formule matematice ntr-un mod facil, avnd n ajutor biblioteci
de funcii predefinite.
Modificarea unei date ntr-un domeniu care este folosit ca argument pentru o
funcie duce automat la actualizarea rezultatului calculat de funcia respectiv.
Conine faciliti de reprezentare grafic. Asemntor actualizrii formulelor i
graficele se refac odat cu modificarea valorilor numerice din celulele utilizate ca
domeniu.
Se permit operaii asemntoare softurilor dedicate lucrului cu baze de date:
Operaii de inserare de date, tergere, cutare, ordonare, nlocuire automat.
Prezint faciliti de tehnoredactare.
Diemnsiuni
O foaie de calcul poate conine maxim 256 (16384 Excel 2007, 2010) coloane
notate dup cum urmeaz: A, B, C, , Z, AA, AB, ,AZ, BA , IA, ..IV (XFD).
Numrul maxim de linii este de 65536 i se numeroteaz de la 1 la 65536 (1048576 n
Excel 2007). O celul poate conine maxim 32000 de caractere (alfabetice, numerice).
Calcul: XFD=> X=24, F=6, D=4, total 26 litere: 24*26^2+6*26+4=16384 coloane.
Un fiier de calcul tabelar conine una sau mai multe foi de calcul, care sunt implicit
denumite sheet1, sheet2, . Utilizatorul poate redenumi foaia de calcul afindu-i
meniul contextual (clic mouse dreapta) i alegerea opiunii rename.
3
Bar de unelte sau
instrumente (tools)
Bar de formule
Foaia de calcul activ
Buton activare
creare grafic
Buton activare
sortare
Bar de titlu
(implicit Book1)
Buton activare bibliotec
funcii
Bar de instrumente pentru
aranjare n pagin
FEREASTRA PRINCIPAL EXCEL 2003
4
FEREASTRA PRINCIPAL EXCEL 2007
Band
(ribbon fie, band,
pamblic)
Subgrup specific
formatare celul
Exist diferene semnificative ntre cele dou versiuni ale softului Excel.
Meniul din versiunea 2003 este reconfigurat i plasat pe orizontal n versiunea 2007.
FEREASTRA PRINCIPAL EXCEL 2010
5
Form Tip indicator Descriere
form de cruce alb Apare n momentul trecerii pe deasupra celulelor foii
de calcul. n aceast situaie pot fi selectate celulele dorite.
form de cruce neagr Apare cnd se atinge colul din dreapta jos a seleciei.
Se folosete pentru a umple celulele destinaie. Se
selecteaz nti sursa i apoi prin ,,drag and drop se
ncarc destinaia (funcioneaz att pentru text ct i
formule).

form de sgeat Este specific poziionrii pe bara de meniu, sau de

unelte, sau pe conturul seleciei. Se folosete pentru a
lansa n execuie o comand sau a muta blocul selectat.
I
form de I (mare) Apare n momentul poziionrii pe bara de formule sau
se intr n editarea celulei respective (dublu clic).
sau:
indicatoare cu form de
sgeat dubl
Se folosesc pentru redimensionarea pe orizontal
respectiv vertical (dup direcia sgeii), a coloanelor
respectiv rndurilor. Apare n momentul suprapunerii
prompterului de mouse pe barele gri indicatoare.
sgeat pe diagonal Indic posibilitatea de redimensionare a obiectului
grafic selectat n momentul respectiv.
FORMELE PROMPTERULUI DE MOUSE
6
Deplasarea n cadrul foii de calcul
Sunt situaii n care cantitatea de informaie depete fereastra activ de
prezentare. Pentru a ajunge s vizualizm orice subdomeniu al foii de calcul se
vor folosi comenzile urmtoare.
Tastele sgei ne deplaseaz n direcia dorit (sus, jos, dreapta, stnga)
trecnd prin fiecare celul.
Se pot folosi barele orizontal respectiv vertical. Prin metoda drag and
drop acestea vor indica coloana respectiv rndul care vor deveni vizibile n
fereastra activ.
PgDn / PgUp permit deplasarea spre nceputul documentului respectiv
spre sfritul lui cu cte o pagin de afiare.
Alt+PgDn / PgUp deplaseaz la dreapta respectiv la stnga fereastra de
afiare cu cte o pagin.
Ctrl+Home / Ctrl+End poziioneaz la nceputul respectiv la sfritul foii de
calcul.
Ctrl+sgeat permite poziionarea pe marginile maxime ale foii de calcul.
Ctrl+PgUp / Ctrl+PgDn duc la schimbarea foii de calcul active.
Tot pentru poziionare n cadrul foii de calcul se poate folosi i funcia GoTo
care se afl n meniul Edit sau se poate lansa tastnd Ctrl+G. n csua text
Reference (referina dorit), se vor introduce coloana respectiv rndul celulei
destinaie. De exemplu introducnd A200 ne vom poziiona pe coloana A rndul
200.
7
Formatarea celulelor
Definirea caracteristicilor ce in de tipul
de dat, aliniere, font, chenar, tip haur
realizeaz formatul celulei. Pentru a
activa fereastra corespunztoare exist
dou metode: 1 meniu Format + Cells
(2003); respectiv Home+Number (2007)
2 Activarea meniului contextual i
alegerea opiunii format cells.
Formatarea textului dintr-un grup de
celule ajut mult utilizatorul la
introducerea datelor sau la prezentrile
finale unde se cere un aspect deosebit.
Formatarea celulei cuprinde caracteristici
grupate n mai multe pagini de
prezentare. Din grupul number pot fi
alese 12 opiuni ce sunt descrise n
continuare.
8
General Nu exist un specific pentru acest format. Accept i scrierea cu
zecimale dar nu mai mult de 15 numere dup virgul. Afiarea se face totui numai
pe 9 numere. Este forma implicit, prestabilit la instalarea programului.
Number Prezint o opiune de delimitare a miilor (pentru specificul USA acesta
este ,), se poate defini numrul de zecimale (implicit dou), se poate alege una din
cele 4 forme de afiare a numerelor negative.
Currency (valut) Conine diferite simboluri monetare specifice fiecrei ri. Se
poate seta numrul de zecimale folosit ct i forma de prezentare a numerelor
negative la fel ca la tipul numeric. Implicit simbolul monetar este $ (exist i simbolul
monetar Lei folosit n Romnia).
Accounting (contabilitate) Este asemntor tipului Currency. Diferena const n
faptul c alinierea este fcut cu distanare ntre numrul respectiv i tipul valutei
folosite. Nu permite setri pentru numere negative.
Dates Conine setri necesare lucrului cu date calendaristice. Sunt 12-17
variante puse la dispoziie. Se pot afia luna, ziua, anul (cu 2 sau 4 caractere) i
chiar ora i minutul (Day(), Month(), Year(), Now()).
Time Timpul poate fi afiat n 9 formate prestabilite. Pot fi afiate i secundele
i chiar ziua, luna i anul.
9
Percentage Se folosete pentru a specifica caracteristicile datelor introduse
sub form de procente. Numrul de zecimale se poate impune de utilizator (este
opional). Valoarea numeric ce se transform n procent trebuie s fie ntre 0 i 1.
Fractions Pentru afiarea numerelor sub form de fracie utilizatorul are de
ales dintre 9 posibiliti de prezentare. Astfel se pot rotunji respectivele valori
numerice.
Scientific Forma tiinific este des utilizat pentru afiarea numerelor mari, n
notaie exponenial. Se permite setarea numrului de zecimale. Spre exemplu
numrul 12200000000 se poate scrie n forma tiinific 1.22E+10 adic :
1.22 *10
10
.
Text Acest format interpreteaz toate datele ca fiind de tip text.
Special Din acest format fac parte codurile ZIP, numerele de telefon evident
intr-o form standard.
Custom Sunt puse la dispoziie 41 de formate dar se pot crea i tipuri noi
specifice necesare utilizatorului.
10
Exemple de formatri personalizate
Caractere speciale:
# (semn pentru afiare de numere) afieaz valorile numerice calculate fr a
impune un numr de zerouri nesemnificative.
0 (zero) impune afiarea valorilor numerice nesemnificative.
? Semn folosit pentru alinirea datelor la punctul zecimal sau la semnul de
fracie.
Exemple
Valoare format afiare
1232456.123456 #,###.#### 1,232,456.1235
1232456.123456 #.###00000 1232456.12345600
1232456.12 #.###00000 1232456.1200000
10 #.###00000 10.00000
10.1 ?.??? 10.1
123.23456 ?.??? 123.234
10 ?.??? 10.
11
Operatori de calcul in Microsoft Excel
Operatorii specific tipul de calcul care poate fi efectuat cu ajutorul formulelor
matematice. Microsoft Excel include 5 tipuri de operatori de calcul: aritmetici; de
comparaie; pentru lucru cu text; logici i de referin.
Operatori aritmetici de baz:
Operator Exemplu
+ (semnul plus) Adunare (3+3)
(semnul minus)
Scdere (31)
Negativ (1)
* (asterisk) Multiplicare (3*3)
/ (slash) mprire (3/3)
% (semnul procent) Procent (20%)
^ (ridicare la putere) Ridicare la putere (3^2)
Operatori utilizai pentru compararea valorilor
Rezultatul obinut n urma comparrii a dou
valori este de tip logic (TRUE sau False).
Operator Exemplu
= (semnul egal) (A1=B1)
> (semnul mai mare ca) (A1>B1)
< (semnul mai mic ca ) (A1<B1)
>= (mai mare egal cu) (A1>=B1)
<= (mai mic egal cu ) (A1<=B1)
<> (diferit de) (A1<>B1)
12
Operator pentru concatenare textului
Operator Exemplu
& (ampersand)
Concateneaz sau conecteaz dou iruri pentru a oine n final un singur ir: ("Medicin
"&"General" se va obine: Medicin General)
Operatori de referin
Identificarea celulelor din tabelul de calcul se realizeaz folosind acest tip de operatori.
Operator Exemplu
: (dou puncte)
Operator de definire a blocurilor de date (domeniu de date). Sunt luate n calcul
toate celulele cuprinse ntre limitele prezente: (B5:B15)
, (virgula)
Operator ce realizeaz unirea datelor ce de obicei nu sunt consecutive (pe linie
sau coloan): =SUM(B5:B15,D5:D15)
(spaiu)
Operator de intersecie a blocurilor de date (cele comune intr n calcul):
=AVERAGE(B7:D7 C6:C8)
13
Precedena operatorilor
Pentru evaluarea unei funcii ce conine mai muli operanzi i operatori Excel ine cont de ordinea
prioritii operatorilor. Dac se ntlnesc operatori cu aceeai preceden (sau prioritate) se evalueaz
citind de la stnga la dreapta formula respectiv.
Operator Description
: (dou puncte)
(spaiu)
, (virgula)
Operatori de referin
Negaie
% Procent
^ Ridicare la putere
* and / nmulire i mprire
+ and Adunare i scdere
& Concatenare text
= < > <= >= <> Comparare
Utilizarea parantezelor pentru grupare poate schimba ordinea de efectuare
a calculelor n cazul unei formule.
.
=5+2*3 rezultat 11
=(5+2)*3 rezultat 21
=(B4+25)/SUM(D5:F5)
prioritate minim
prioritate maxim
14
Operatori logici
I logic (AND)
Sintax: AND(logical1,logical2, ...)
Exemple
Formula Descriere (rezultat)
=AND(TRUE, TRUE) Toate argumentele sunt TRUE (TRUE)
=AND(TRUE, FALSE) Un argument este FALSE (FALSE)
=AND(2+2=4, 2+3=5) Toate argumentele sunt evaluate TRUE (TRUE)
A B
Data
50
104
Formula Descriere (rezultat)
=AND(1<A2, A2<100) Deoarece 50 este ntre 1 i 100 (TRUE)
=IF(AND(1<A3, A3<100), A3, "The
value is out of range.")
Deoarece evaluarea din expresia AND este FALSE se va afia: The
value is out of range.
=IF(AND(1<A2, A2<100), A2, "The
value is out of range.")
Deoarece evaluarea din expresia AND este TRUE se va afia: 50.
15
SAU logic (OR)
Sintax: OR(logical1,logical2,...)
A B
Formul Descriere (rezultat)
=OR(TRUE) Argumentul este TRUE (TRUE)
=OR(1+1=1,2+2=5) Toi argumenii au valoarea FALSE (FALSE)
=OR(TRUE,FALSE,TRUE) Cel puin un argument este TRUE (TRUE)
NEGAIE (NOT)
Sintax: NOT(logical)
A B
Formula Description (Result)
=NOT(FALSE) Contrariul (opusul) pentru FALSE (TRUE)
=NOT(1+1=2) Contrariul (opusul) pentru TRUE (FALSE)
16
Tehnica AutoFill
Aceasta ajut la completarea celulelor cu date deduse din informaia coninut n
celulele surs. S presupunem c avem de completat coloana denumit ,,Nr. crt. a
unui tabel de 100 de pacieni. Este o operaie simpl dar foarte plictisitoare prin
completare pas cu pas de utilizator.
Metod de lucru:
Se introduc n primele dou celule valorile de plecare a seriei. Pentru cazul
nostru se vor introduce valorile 1 i 2 n celulele A1 respectiv A2.
Se selecteaz cele dou celule.
Se poziioneaz mouse-ul n colul dreapta jos a seleciei, moment n care
prompterul se transform n cruce neagr.
Prin metoda Drag and Drop din aceast poziie se aplic clic stnga mouse i
se marcheaz destinaia. Destinaia nu poate fi dect pe linie sau coloan dup cum
au fost selectate primele dou celule. n exemplul nostru se va trage din coloana A
pn la celula A100. Astfel computerul va completa automat numrtoarea
continund cu 3 i ajungnd la 100.
Funcia AutoFill lucreaz pe direcia unei coloane sau a unui rnd. Totui pot fi
completate n acelai timp mai multe coloane dac n primele 2 celule din coloane se
scriu corect primele 2 elemente de plecare a seriei. Dac selectm o singur celul
atunci comanda se transform ntr-o simpl copiere pe linia sau coloana respectiv.
Se prezint n continuare un tabel cu datele introduse n celulele denumite surs i
completrile liniare realizate cu funcia AutoFill.
17
Date introduse Completare cu AutoFill
1 , 2 3, 4, 5, 6, 7,
5, 15 25, 35, 45,
a1, a2 a3, a4, a5, a6,
q1, q2 q3, q4, q5,
21:00, 22:00 (introducere
de or)
23:00, 0:00, 1:00,
Monday, Tuesday Wednesday, Thursday,Friday,
10/10/2000, 10/11/2000 10/12/2000, 10/13/2000, (date
calendaristice n form lun/zi/an)
5, 4.5
(scade cu 0.5)
4, 3.5, 3, 2.5, 2, 1.5, 1, 0.5, 0, -0.5, ..
test
(o singur celul)
test, test, test, (rol de copiere)
Exemple pentru funcia AutoFill
18
Celule neconsecutive
Exist situaii cnd se dorete ca celulele de completat s se afle la diferite
distane ntre ele (de cteva rnduri sau coloane). Pentru a realiza aceasta se
vor selecta primele 2 celule apoi innd apsat tasta Ctrl se va selecta
destinaia de completat, chiar dac aceasta nu e format din celule consecutive
(dar obligator pe linia sau coloana primelor dou celule surs).
n continuare din meniul Edit se aleg opiunile: Fill i Series. Se va activa
aici butonul AutoFill apoi pasul de cretere i evident OK. Iat n acest mod s-
a realizat exemplul de mai jos.
S-a plecat de la valorile 1 i 2 apoi s-au completat automat celulele
neconsecutive cu valori pn la 7.
Excel 2007:
Home + Editing + Fill
1 2 3 4 5 6 7
19
Serii de puteri
Funcia AutoFill lucreaz doar cu serii liniare. Dac dorim s completm
anumite celule cu valori ale unei serii de puteri se va proceda astfel:
Se completeaz primele dou celule cu valorile dorite prima respectiv a doua
din cadrul seriei dorite.
Se selecteaz aceste celule i meninnd tasta Ctrl apsat se definete
destinaia. Celulele de completat (destinaia) pot fi i neconsecutive dar trebuie s
fie obligator pe linia sau coloana definit de primele dou celule.
Din meniul Edit se alege opiunea Fill apoi Series.
Aici se va activa butonul Growth, iar n csua text Step value se va introduce
raia seriei dorite. Ca o facilitate se poate introduce i o valoare numeric maxim
la care s se opreasc ncrcarea seriei.
Opiunea trend ajut la determinarea automat a raiei seriei.
Mai jos este prezentat o serie de puteri cu raia 2 completat prin aceast
metod.
3 6 12 24 48 96 192 384
20
Exemple
21
Crearea de liste personalizate
Dac se lucreaz des cu un anumit tip de date ce se repet, se pot realiza liste
personale definite de utilizator.
Paii necesari pentru realizarea unor liste personale (Excel 2003):
Se alege din bara de meniu din grupul Tools elementul Options.
Se activeaz pagina logic CustomLists.
n continuare se activeaz New Lists apoi List Entries.
Se introduce lista tastndu-se enter dup fiecare element.
Noua list poate fi scris ntr-o foaie de calcul (pe linie sau coloan) i apoi
importat tot n pagina logic CustomLists.
Excel 2007:
Se alege : Microsoft Office Button , apoi Excel Options.
Click pe Popular, apoi Top options for working with Excel, click Edit CustomLists.
Excel 2010: File + Options + Advanced + General + Edit Custom Lists 22
Excel 2010: File + Options + Advanced +
General + Edit Custom Lists
23
Scrierea unei formule matematice
O alt metod de a completa automat un set de celule const n aplicarea
unei formule i copierea n cadrul destinaiei dorite (coloan sau rnd). S
presupunem c avem de nmulit dou celule i rezultatul s-l adunm cu
valoarea celei de a treia.
Se va scrie formula de calcul doar n celula D1 apoi va fi copiat n celelalte
celule i astfel se vor calcula automat valorile funciei corespunztor datelor
relative din coloanele A, B i C.
n celula D1 se va scrie formula: ,,=A2*B2+C2. Menionm c orice
formul ncepe cu ,,=. n final prin copiere se vor obine rezultatele dorite
prezentate n tabelul urmtor.
A B C D
1 3 5 5 20
2 4 6 2 26
3 6 3 7 25
Este important de remarcat faptul c
formula din D1 este copiat n D2
pstrndu-se relativitatea la celule i
anume n D2 formula va fi: ,,=A2*B2+C2.
De fapt este ceea ce doream s
obinem. Indicele 2 a fost schimbat
automat de program.
24
Cteva funcii necesare la utilizarea soft-urilor de calcul tabelar
Dup cum s-a menionat deja o formul ncepe cu semnul ,,= i poate conine ca
argumente valori ale celulelor i chiar alte funcii. Exist implementate n Excel peste
300 funcii grupate dup domeniul de activitate. Pentru a folosi biblioteca de funcii
vom activa butonul Paste Function sau din meniu vom alege Formulas i Insert
Function. nainte de aceasta vom avea grij s fim poziionai n celula dorit.
Dintre funciile prezentate n Excel, o importan major o au cele din domeniul
matematic i statistic. O parte din acestea folosesc blocuri de date. Blocul de date se
definete prin celula de nceput, caracterul : i celula de sfrit. Un bloc de date
poate conine celule de pe o linie, de pe o coloan sau o form general de matrice
de date.
Exemple de blocuri de date:
- pe linie: C3:F3 (3 reprezint rndul, C coloana)
- pe o coloan: D4:D10
- bloc cuprinznd o matrice de date: B2:D7
25
Calculul mediei datelor: AVERAGE(bloc1, bloc2, .,bloc max 30)
Dup cum se prezint n sintax se pot media date din mai multe domenii,
deci celule neconsecutive din foia de calcul. Numrul de blocuri de date maxim
este 30, dar datele dintr-un bloc pot fi in numr mare de zeci de mii. Blocul de
date trebuie s conin obligatoriu date numerice. Dac anumite date din grup nu
sunt de tip numeric atunci acestea sunt ignorate. Astfel datele text, logice, sau
celule ce nu conin informaie nu vor fi introduse n calcul.
3 E
4 1.2
5 2.1
6 abc
7 1.82
8 1.35
9
10 1.6175
n celula E10 a fost introdus formula: =average(E4:E8)
Rezultatul este dup cum se vede:
(1.2+2.1+1.82+1.35)/4=1.6175
Celula cu textul ,,abc (E6) a fost ignorat.
Totui dac introducem explicit formula: =average(2,3,f,5)
atunci rezultatul anun eroare n argumentele funciei.
26
Determinarea maximului dintr-un ir de date:
MAX(bloc1, bloc2, ..bloc max 30)
Asemntor mediei afiarea maximului folosete un numr de maxim 30 blocuri
de date. Dac n cadrul celulelor intr erori cauzate de alte funcii atunci i rezultatul
dedus prin maxim va reprezenta o eroare. Celulele nule, text, valori logice vor fi
ignorate.
A B C D
1 1 2 TRUE 3
Astfel funcia: =max(A1:D1) , va prezenta valoarea 3.
Calculul minimului unui set de date: MIN(bloc 1, bloc 2, . bloc max 30)
Dac celulele din bloc nu conin numere atunci valoarea 0 va fi dedus de
funcie. Aceasta poate s ne ajute sau s ne dezavantajeze funcie de logica pe
care dorim s o aplicm.
27
Contorizarea datelor: COUNT(bloc1, bloc2, . bloc max 30)
Se ine cont numai de celulele ce conin numere, date calendaristice sau text ce
conine numere care pot fi convertite n tip numeric. Sunt admise maxim 30 de
blocuri. Celulele vide, valorile logice, textele ce nu pot fi convertite n numere, sau
blocurile ce prezint erori sunt ignorate.
13 C
14 1
15 2
16 t
17 12
18 10/12/1999
19
20 4
n celula C17 este introdus valoarea 12 iar tipul
celulei este text. Aceasta se observ i dup alinierea
datelor n cadrul celulelor.
n celula C20 s-a introdus funcia:
=count(C14:C18)
Rezultatul este 4 deoarece avem dou valori
numerice (C14, C15) o dat tip text (C17) ce poate fi
convertit n tip numeric i o dat calendaristic
(C18).
28
Exemplu practic:
- calculul mediei aritmetice,
- calculul mediei ponderate .
29