Codul PS-03 PROCEDURA GENERAL

Ediia/Revizia 2/0
Data reviziei 01.12.2013

AUDIT INTERN



Nr. exemplar: _____



Copie controlat Copie necontrolat



Elaborat
R.M.C.:
Avizat
Viceprimari:
Aprobat
PRIMAR,

Natalia Covaci,





Marcela Papici,


Dr. Radu Roca




Dr. Coica Costel Dorel


Prezentul document a fost aprobat la data de ................................ si este proprietatea PRIMARIEI SATU MARE
Este interzis multiplicarea i transmiterea documentului fr acordul elaboratorului, copiile fiind controlate i numerotate.

Pagina 1 / 7





























PROCEDURA GENERAL PROCEDURA GENERAL PROCEDURA GENERAL PROCEDURA GENERAL

AUDITUL INTERN AUDITUL INTERN AUDITUL INTERN AUDITUL INTERN

Procedura PS-03: AUDITUL INTERN corespunde clauzei 8.2.4
din SR EN ISO 9001:2008, ales ca model de referin pentru
implementarea sistemului de management al calitii n cadrul
PRIMRIEI MUNICIPIULUI SATU MARE
Codul PS-03 PROCEDURA GENERAL
Ediia/Revizia 2/0
Data reviziei 01.12.2013

AUDIT INTERN


Pagina 2 / 7















CUPRINS

1 SCOP ............................................................................................................................................... Pag. 3
2 DOMENIU DE APLICARE ......................................................................................................... Pag. 3
3 DOCUMENTE DE REFERIN ................................................................................................ Pag. 3
4 TERMINOLOGIE I ABREVIERI .......................................................................................... Pag. 3
4.1 Terminologie ......................................................................................................................... Pag. 3
4.2 Abrevieri ................................................................................................................................ Pag. 4
5 DESCRIEREA PROCESULUI .................................................................................................... Pag. 4
5.1 Programare audituri interne................................................................................................. Pag. 4
5.2 Planificarea auditului ........................................................................................................... Pag. 4
5.3 Efectuarea auditului............................................................................................................... Pag. 5
5.4 Elaborarea raportului de audit ........................................................................................... Pag. 5
5.5 ncheiere audit ....................................................................................................................... Pag. 5
5.6 Stabilire i implementare corecie i aciuni corective ...................................................... Pag. 5
5.7 Verificarea si raportarea aplicrii coreciei i a eficacitii aciunilor corective ............ Pag. 6
5.8 Monitorizarea procesului............................................. ........................................................ Pag. 6
6 RESPONSABILITI ................................................................................................................... Pag. 6
7 NREGISTRRI ............................................................................................................................. Pag. 7
8 ANEXE.............................................................................................................................................. Pag. 7
Codul PS-03 PROCEDURA GENERAL
Ediia/Revizia 2/0
Data reviziei 01.12.2013

AUDIT INTERN


Pagina 3 / 7

1. SCOP
Prezenta procedur are ca scop stabilirea modului de planificare i desfurare a auditurilor interne ale
calitii din cadrul Primriei municipiului SATU MARE, pentru a se determina dac SMC este conform
cu msurile planificate, referitoare la standardul SR EN ISO 9001:2008, i dac SMC este implementat,
meninut eficace i mbuntit continuu.
2. DOMENIU DE APLICARE
Procedura se aplic pentru toate procesele, departamentele i funciile incluse n cadrul SMC al
Primriei municipiului SATU MARE, ct i pentru toate clauzele aplicabile ale SR EN ISO 9001: 2008.
3. DOCUMENTE DE REFERIN
SR EN ISO 9001: 2008 Sisteme de management al calitii. Cerine
SR EN ISO 19011: 2011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calitii i/sau de mediu
Manualul calitii MSMC-01
Decizii organizatorice, privind componena echipelor de audit intern
4. TERMINOLOGIE I ABREVIERI:
4.1 Terminologie

Audit Proces sistematic, independent i documentat n scopul obinerii de dovezi de audit
i evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina msura n care sunt ndeplinite
criteriile de audit.
NOTA Auditurile interne, uneori denumite i audituri de prim parte, sunt conduse
de sau n numele organizaiei nsi pentru scopuri interne i pot constitui baza
pentru o organizaie pentru declaraia pe propria rspundere a conformitii.

Program de
audit
Ansamblu de unul sau mai multe audituri planificate pe un anumit interval de timp i
orientate spre un scop anume.

Criterii de audit Ansamblul de politici, proceduri sau cerine utilizate ca o referin.
Dovezi de audit nregistrri, declaraii ale faptelor sau alte informaii care sunt relevante n raport cu
criteriile de audit i verificabile.

Constatri ale
auditului
Rezultatele evalurii dovezilor de audit colectate, n raport cu criteriile de audit.
NOTA - Constatrile de audit pot indica fie conformitatea sau neconformitatea cu
criteriile de audit, fie oportuniti pentru mbuntire.

Concluzii ale
auditului
Rezultatele unui audit furnizate de echipa de audit, dup luarea n considerare a
obiectivelor auditului i a tuturor constatrilor de audit.
Auditat

Organizaie care este auditat.
n contextul prezentei proceduri, auditatul poate fi un departament, o structur
organizatoric din cadrul unui departament (compartiment) sau o zon dintr-un
departament.
Auditor Persoan care are competena de a efectua un audit.

Echipa de audit Unul sau mai muli auditori care efectueaz un audit.

Competen Abilitatea demonstrat de a aplica cunotine i aptitudini.

Codul PS-03 PROCEDURA GENERAL
Ediia/Revizia 2/0
Data reviziei 01.12.2013

AUDIT INTERN


Pagina 4 / 7

Aciune
corectiv
Aciune de eliminare a cauzei unei neconformiti detectate sau a altei situaii
nedorite.

Aciune
preventiv
Aciune de eliminare a cauzei unei neconformiti poteniale sau a altei posibile
situaii nedorite.

Corecie Aciune de eliminare a neconformitii detectate.
4.2 Abrevieri

SMC Sistem de management al calitii
RMC Reprezentantul conducerii cu managementul calitii
RA Responsabili de activitate
AI Auditor intern
CEA Coordonatorul echipei de audit
EA Echipa de audit
RNC Raport de neconformitate

5. DESCRIEREA PROCESULUI
5.1. Programare audituri interne
Programarea auditurilor interne se realizeaz la nceputul fiecrui an i se documenteaz prin elaborarea
Programului anual de audituri interne, cod PS-03 / F1, astfel nct fiecare compartiment implicat n
SMC s fie auditat cel puin o dat pe an.
Programul anual de audituri interne este transmis tuturor departamentelor care urmeaz a fi auditate, prin
Nota interna, pe care responsabilii de activitate implicai (viitorii auditai) au obligatia de a o inregistra
in Registrele de intrare-iesire.
Se pot iniia audituri interne neplanificate, n oricare din urmtoarele situaii:
n funcie de rezultatele auditurilor anterioare,
atunci cnd intervin modificri importante n structura organizatoric,
cnd se constat disfuncionaliti majore n realizarea proceselor,
dac se constat creterea numrului de reclamaii de la ceteni sau alte organizatii etc.
5.2. Planificarea auditului
Prin decizii organizatorice, primarul/viceprimarul stabilete componena echipei de audit astfel nct att
CEA, ct i auditorii interni s fie independeni de activitatea auditat.
Echipa de audit este format din:
CEA,
minim 1 auditor.
Membrii echipei de audit trebuie s ndeplineasc urmtoarele condiii:
studii suficiente pentru a dobndi cunotine i abiliti generice pentru auditori sistem de
management al calitii, care s dovedeasc meninerea i mbuntirea competenei;
experien relevant n efectuarea auditurilor interne, astfel nct s poat evalua corect i obiectiv
activitatea auditat;
vechime relevant n cadrul organizatiei;
s nu-i auditeze propria activitate.
Codul PS-03 PROCEDURA GENERAL
Ediia/Revizia 2/0
Data reviziei 01.12.2013

AUDIT INTERN


Pagina 5 / 7

Pe baza Programului anual de audituri interne se ntocmete Planul de audit, cod PS-03 / F2, i se
transmite responsabilului de activitate care va fi auditat, cu cel putin o sptmn nainte de efectuarea
auditului.
5.3. Efectuarea auditului
Auditurile interne se desfoar conform prevederilor SR EN ISO 19011: 2003.
Auditul se desfoar sub form de interviu avndu-se n vedere urmtoarele:
conformitatea SMC cu cerinele standardului SR EN ISO 9001: 2008 i identificarea zonelor de
mbuntire potenial a SMC;
documentele i nregistrrile SMC;
conformarea cu cerinele legale i alte reglementri aplicabile;
rezultatele auditurilor anterioare.
Pentru efectuarea auditului intern se pot utiliza Chestionare de audit, cod PS-03/F3, pregatite in
prealabil de EA.
n chestionarele de audit se nregistreaz att constatrile pozitive, ct i neconformitile constatate
referitoare la activitatea auditat.
Neconformitile constatate de catre EA sunt documentate clar, concis i sprijinite de dovezi; ele sunt
comunicate RA supus auditrii spre a fi analizate de ctre acesta.
5.4. Elaborarea raportului de audit
Dup efectuarea auditului EA se ntrunete i revizuiete constatrile tuturor membrilor si, pe baza
acestora, CEA ntocmete raportul de audit, cod PS-03/F4.
Pentru fiecare neconformitate constatat CEA ntocmete cte un raport de neconformitate (RNC), cod
PS-03/F5 care se anexeaz la raportul de audit.
Constatrile din raportul de audit mpreun cu rapoartele de neconformitate sunt comunicate de ctre
CEA n cadrul edinei de nchidere a auditului, tuturor responsabililor de activitate auditai.
5.5. ncheiere audit
Dup reuniunea de inchidere si prezentarea concluziilor de catre CEA, auditul se consider ncheiat.
In acest sens se ntocmete Dosarul auditului, care conine urmtoarele documente
Programul de audit,
Plan de audit,
Chestionar de audit dupa caz,
Raportul de audit,
Rapoarte de neconformitate,
Originalele acestor documente se afl la CEA, iar copii ale Programului anual de audit, Planului de
audit, Raportului de audit i RNC se difuzeaza la toi responsabilii de activitate auditai.
5.6. Stabilire si implementare corecie i aciuni corective
Pentru mbuntirea continu a SMC, pe baza neconformitilor constatate, responsabilul de activitate
auditat stabilete n RNC (att pe copia sa, ct i pe originalul de la CEA):
corecia pentru eliminarea neconformitii;
aciunea corectiv necesar pentru eliminarea cauzelor care au generat neconformitatea;
data pentru aplicarea coreciei i aciunii corective.
Coreciile i aciunile corective trebuie aplicate pn la data planificat n RNC.
Codul PS-03 PROCEDURA GENERAL
Ediia/Revizia 2/0
Data reviziei 01.12.2013

AUDIT INTERN


Pagina 6 / 7


5.7. Verificarea i raportarea aplicrii coreciei i a eficacitii aciunilor corective
La expirarea termenului planificat n RNC, CEA verific dac corecia i aciunile corective stabilite au
fost implementate, completndu-se constatrile n RNC, att pe exemplarul original existent la CEA, ct
i pe copiile de la responsabilul de activitate auditat.
n situaia n care, la verificarea coreciilor/aciunilor corective se constat c acestea nu au fost aplicate,
se poate stabili un nou termen de aplicare.
Verificarea eficacitii aciunilor corective din RNC se efectueaz naintea analizei efectuate de
management.
n situaia n care aciunile corective nu au fost eficace RNC sunt supuse analizei primarului /
viceprimarilor pentru stabilirea altor aciuni corective.
n urma verificrii implementrii i eficacitii aciunii corective, rezultatele sunt raportate
responsabilului de activitate auditat i RMC.
5.8. Monitorizarea procesului
Datele referitoare la efectuarea auditurilor i eficacitatea aciunilor corective sunt analizate statistic i
sunt prezentate n Analiza efectuat de management, conform PO-02.
6. RESPONSABILITI
6.1. Primarul
nominalizeaz prin decizie pe CEA i aprob componena EA;
stabilete/aprob acele aciuni corective/preventive care depesc limitele de competen ale
angajailor din subordine;
aprob programul de audit asigurnd toate condiiile necesare desfurrii auditului la data
planificat;
particip la editele de deschidere i nchidere a auditului.
6.2. Viceprimarii
nominalizeaz prin decizie pe CEA i aprob componena EA, n lipsa primarului sau n cazul
comandrii unor audituri neplanificate pentru procesele de care sunt responsabili;
particip la editele de deschidere i nchidere a auditului stabilind aciunile corective/preventive in
limitele de competena alocate
6.3. Coordonatorul echipei de audit (CEA)
ntocmete programul de audit la nceputul fiecrui an calendaristic, supunndu-l spre aprobare
primarului, si-l difuzeaz catre toi RA implicai;
ntocmete planul de audit pe care-l difuzeaz tuturor RA care vor fi auditai
alctuiete EA i o instruiete cu privire la scopul, domeniile ce vor fi auditate, criteriile de audit etc.
conduce auditul intern, asigurndu-se c sunt respectate toate prevederile prezentei proceduri i a EN
ISO 19011: 2003.
redacteaz raportul de audit i RNC, prezentndu-le n edinta de nchidere tuturor RA auditai;
la expirarea termenului stabilit n RNC, verific dac neconformitile descoperite au fost rezolvate;
pstreaz i arhiveaz dosarul auditului n original pe perioada menionat n prezenta procedura.
6.4. Membrii echipei de audit
auditeaz procesele care le-au fost repartizate prin planul de audit, asigurndu-se de relevana,
completitudinea i corectitudinea datelor culese de la auditai;
Codul PS-03 PROCEDURA GENERAL
Ediia/Revizia 2/0
Data reviziei 01.12.2013

AUDIT INTERN


Pagina 7 / 7

prezint constatrile pozitive i propunerile de neconformitate la AS, n vederea redactrii raportului
de audit.


6.5. RA auditat
are obligaia de a prezenta toate datele cerute de auditori i de a rspunde tuturor ntrebrilor acestora
pentru a demonstra modul n care se desfoar procesul care este auditat.

7. NREGISTRRI

Gestionare
Nr.
anex
nregistrare Cod
Funcia
Perioada de
pstrare
Mod de pstrare
Observaii
-
Note, consemnri,
dovezi
Auditor intern Min. 1 an ndosariate Notie
1
Program anual de
audituri interne
PS-03/F1 RMC 3 ani ndosariate Formular
2 Plan de audit PS-03/F2 CEA 3 ani ndosariate Formular
3
Chestionar de
audit
PS-03/F3 Auditor intern 3 ani ndosariate Formular
4
Raport de audit
intern
PS-03/F4 CEA 3 ani ndosariate Formular
5 RNC PS-03/F5
CEA
RA implicati
3 ani ndosariate Formular
-
nregistrri ale
SMC
Auditat Min. 1 an
ndosariate +
format electronic


8. ANEXE
Formularele utilizate pentru nregistrri, reprezint anexe la prezenta procedur.



PROGRAM ANUAL DE AUDITURI INTERNE
ANUL: .....................
PS 03 - F1,ed: 2rev.0 din 01.12.2013 pag. 1/1


CRITERII DE AUDIT: ISO 9001

DEPARTAMENT ian feb mar apr mai iun iul aug sept oct nov dec






































Data: .....................

Aprobat, Elaborat,








PLAN DE AUDIT
Nr.
PS 03-F2,ed: 2 rev.0, din 01.12.2013 pag. 1/2
OBIECTIVUL AUDITULUI: Evaluarea conformitii cu cerinele aplicabile din ISO 9001:2008
DOMENIUL AUDITULUI: PRIMARIA SATU MARE
CRITERII DE AUDIT: ISO 9001: 2008, toate procedurile de sistem i de proces (PS, PP)
ntocmite n conformitate cu cerinele standardelor respective, PL.
PERIOADA DE DESFURARE :
COMPONENA ECHIPEI DE AUDIT:

Auditor sef
Auditor

REPREZENTANTUL
DEPARTAMENTULUI AUDITAT:


Clauza din
SR EN ISO
9001:2008
Clauza din
SR EN ISO
14001: 2005
Denumire proces
1, 4.1, 4.2 Stabilire SMC
4.1+6.1, 6.2,
6.2.1, 6.3, 6.4
Asigurare resurse
5.1, 5.2, 5.3,
5.5.1, 5.5.2,
5.5.3
Angajamentul, Orientare catre client, Stabilire autoritate i
responsabiliti
5.3, 5.4. Stabilirea politicii privind calitatea i sigurana alimentar
Stabilirea obiectivelor calitii
Planificarea SMC
4.2.3 Controlul documentelor; Elaborare documente
4.2.4 Controlul nregistrrilor
5.5.3, 7.2.3 Comunicare intern i extern
5.6 Analiza efectuat de management
6.6.2 Instruire, contientizare, competen
7.1, 7.2 Planificarea realizarii produsului, Identificarea i analiza cerinelor
clienilor
7.3 Proiectare si dezvoltare
7.4 Aprovizionare
7.5.1, 7.5.3

Control furnizare serviciu (Validare procese speciale, Identificare i
trasabilitate produs, ntreinere i reparaii,)
7.5.5 Manipulare, depozitare i livrare produs
7.6 Controlul echipamentelor de msur i control
8.1, 8.2.1 Masurare analiza si imbunatatire, Evaluare satisfacie clieni
8.2.2 Audituri interne


PLAN DE AUDIT
Nr.
PS 03-F2,ed: 2 rev.0, din 01.12.2013 pag. 2/2
8.2.3 Msurare i monitorizare procese
8.2.4 Msurare i monitorizare produs
8.3 Control produs neconform
8.4 Analiz date
8.5.1 mbuntirea continu a SMC
8.5.2 i 8.5.3 Aciuni corective i preventive
1.1, 7.2 Identificare i acces la prevederi legale i alte cerine

Elaborat, Data:
Auditor sef




CHESTIONAR DE AUDIT Nr.........
Conformitate Nr.
crt.
Cerinta Clauza SR EN ISO
9001:2008
Denumire proces
Constatri
DA NU

PS 03 - F3, ed: 2, rev.0 din 01.12.2013 pag. 1/1



















Departament auditat:

Data : ..
Criterii de audit:




Auditori Auditai
Nume i prenume Semntura Nume i prenume Funcia Semntura





RAPORT DE AUDIT INTERN
Nr...............
PS 03-F4, ed: 2rev.0 din 01.12.2013 pag. 1/1
OBIECTIV:
DEPARTAMENTUL AUDITAT:
RESP. DEPARTAMENT AUDITAT:
ECHIPA DE AUDIT: Nume Semntura
- -
- -
- -
CRITERII DE AUDIT:


CHESTIONAR DE AUDIT NR:
CONSTATARI POZITIVE:













NECONFORMITI CONSTATATE




RECOMANDRI:



Auditor sef: ................................................ DATA:



RAPORT DE NECONFORMITATE
NR..........

PS 03 - F5, ed: 2rev.0 din 01.12.2013 pag. 1/
A. DEPARTAMENT:
RAPORT DE AUDIT NR.:
NECONFORMITATEA CONSTATAT:


Clauza SR EN ISO 9001:2008
..
Denumire proces

AUDITOR SEF:
DATA :
B. STABILIRE:
CORECIE:



DATA PLANIFICAT PENTRU
APLICARE:

..../....../.....


ACIUNE CORECTIV:



..../....../.....
RESP. DEPARTAMENT AUDITAT:
DATA :
C. VERIFICAREA APLICRII CORECIE I ACIUNII CORECTIVE







AUDITOR SEF:
DATA :
D. EFICACITATE ACIUNE CORECTIV:






AUDITOR SEF:
DATA :

DA NU